Contabilidad Gerencial Unidad II Técnica contable y cuentas de Balance General

CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD

OBJETIVO DE LA UNIDAD

Conocer la técnica contable y el registro de las transacciones, el proceso del sistema contable y las cuentas de Balance General.

El Proceso Contable

1. Se da una transacción ó un acontecimiento que afecta a la empresa: • Compra • Producción • Venta • Valuación de pasivos en dólares al tipo de cambio de cierre de mes 2. Consultamos el catálogo de cuentas para analizar como se registrará. ¿Pero que es una cuenta?

La Cuenta Contable Las cuentas actúan como el elemento de mayor detalle con el que podemos trabajar en contabilidad, recogiéndose en ellas la actividad desarrollada con un cliente, proveedor, cuenta bancaria, elemento de activo, etc.

Nombre de la Cuenta (Bancos) El lado izquierdo de la cuenta T se llama debe Cuando el saldo de la cuenta queda del lado izquierdo se le llama saldo deudor

El lado derecho de la cuenta T se llama haber

Cuando el saldo de la cuenta queda del lado derecho se le llama saldo acreedor

Nombre de la Cuenta (Bancos) El lado izquierdo de la cuenta T se llama debe Cuando el saldo de la cuenta queda del lado izquierdo se le llama saldo deudor

El lado derecho de la cuenta T se llama haber

Cuando el saldo de la cuenta queda del lado derecho se le llama saldo acreedor

Catálogo de cuentas  Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica.  Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.  Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Catálogo de cuentas La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

Numérica Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros. 110300000 – BANCOS 110301000 – BANCO SANTANDER

Catálogo de cuentas La elaboración de este catálogo puede ser de forma: Decimal Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo. 11.03.00 – BANCOS 11.03.01 – BANCO SANTANDER

Catálogo de cuentas La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

Alfabética Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

A - Activos AC – Activos Circulants AC - B – BANCO AC - B – S - BANCO SANTANDER

Catálogo de cuentas La elaboración de este catálogo puede ser de forma: Alfanumérico Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. AA – BANCOS AA.01 – BANCO SANTANDER

Catálogo de cuentas Objetivos del catálogo  Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.  Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.  Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad

3. Realizamos el asiento contable Para registrar el asiento, contamos con pólizas de: • Ingreso (registran los ingresos de la empresa) • Egreso (cheques, salidas de efectivo, transferencias) y • Diario (eventos que no son ni ingreso ni egreso, ejemplo depreciaciones, amortizaciones, reclasificaciones, provisiones).

Algunas pocas empresas sólo utilizan 1 póliza (menos específico ó detallado).

Cuenta y subcuenta Nombre de la cuenta Cargos y abonos Montos a cargar y abonar

Partida doble Explicación de la transacción Iniciales Fecha y número de póliza

4. Los cargos y abonos Debemos realizar los cargos y abonos dentro de las póliza Los cargos y abonos son registros (captura) de datos en las cuentas. Las cuentas son las unidades más detalladas de la contabilidad es el lugar en el cual se van haciendo los registros.

Si la contabilidad fuese un documento, el archivo en el cual guardamos los datos sería la cuenta 

Archivo de pólizas Las pólizas se archivan en orden cronológico, arriba la última realizada y hasta abajo la primera del mes.

30 de Abril

1 de Abril

La contabilidad como sistema

Entradas

Proceso de Conversión

Libro diario y mayor

Transacciones

Asientos Contables

Catálogo de Cuentas

Salidas

Programa de contabilidad

Balanza de comprobación

Estados financieros

La Partida Doble

TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE • Cualquier transacción realizada por la entidad siempre genera una causa y un efecto, que modifican la estructura de sus recursos y sus fuentes, registradas mediante cargos y abonos, sin alterar la igualdad numérica de su balance.

Una de las reglas de la técnica contable es la Partida Doble de Fray Luca Paccioli, la cual dice que a todo Cargo corresponde un Abono, por lo que los registros contables siempre estarán balanceados ó cuadrados.

Derechos

Obligaciones

5.3 TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE La contabilidad financiera se basa en el postulado de dualidad económica que establece que el activo es igual al pasivo más el capital contable A=P+C Es decir que los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines proceden de fuentes externas e internas

Las operaciones que la contabilidad cuantifica se registran por medio de la teoría de la partida doble, mediante cargos y abonos que representan los aumentos y disminuciones del activo, pasivo y capital contable.

Saldo y cierre de una cuenta ¿Qué es el saldo? Es la diferencia existente entre las sumas del debe (izquierda) y las sumas del haber (derecha) de una cuenta. Tipos de saldo

Saldo deudor. Si la suma del Debe es mayor que la del Haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor. Debe 1,000- Haber 300 = Saldo deudor 700 Saldo acreedor. Si la suma del Haber es mayor que la del Debe, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor. Haber 1,000 - Debe 300 = Saldo acreedor 700 Saldo Cero. Si la suma del Debe es igual a la suma del Haber, se dice que la cuenta está saldada, cerrada o que su saldo es cero. Debe 1,000 - Haber 1,000 = Cuenta saldada, Saldo = 0

LAS CUENTAS DE BALANCE GENERAL

Clasificación del activo

Los activos se clasifican según su convertibilidad en efectivo.

Primero se presentan los que ya son efectivo y luego los que se convertirán más pronto en efectivo.

CUENTAS DE ACTIVO CIRCULANTE

• • • • • • • • • • • • •

Caja (morralla) Fondo fijo (gastos menores) Bancos (flujo de cobros y pagos) Inversiones temporales (acciones) Clientes (venta a crédito) Documentos por cobrar (pagarés, documentos) Deudores diversos (le deben a la empresa) Almacén (inventarios MP, PP, PT) Anticipo a proveedores (me deben mercancía) IVA acreditado (compré y pagué iva) IVA por acreditar (compré y no he pagado) IVA a favor (acredita – trasladado) Anticipo a ISR (mi nivel de venta me dio a pagar isr) • Seguros pagados por anticipado (seguro de 1 año) • Renta pagadas por anticipado (anticipé rentas) • Intereses pagados por anticipado (me cobraron intereses de 1 año)

CUENTAS DE ACTIVO FIJO

• • • •

Terrenos. Edificios. Mobiliario y equipo de oficina. Equipo de transporte, de entrega, de reparto, vehículos, automóviles, etc. • Equipo de cómputo • Maquinaria • Depreciación acumulada de cada uno de los activos anteriores excepto terrenos.

Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Clasificación del pasivo

Los pasivos se clasifican según su convertibilidad en egresos. Se presentan los que consideramos se pagarán primero y los de largo plazo posteriormente.

CUENTAS DE PASIVO CORTO PLAZO

• Proveedores (le compré MP y la debo) • Acreedores diversos (compré servicios ó productos no MP y lo debo) • Acreedores bancarios (debo al banco) • Documentos por pagar (firmé un pagaré) • IVA cobrado (vendí y cobré) • IVA por cobrar (vendí y no he cobrado) • IVA por pagar (lo que vendí es más de lo que compré) • Impuestos por pagar (me dio a pagar la anual y no lo he pagado) • Dividendos por pagar (Ganancias que no he pagado a socios) • P.T.U. por pagar (10% de mis utilidades) • Anticipo de clientes (les debo mercancía) • Rentas cobradas por anticipado (les debo el uso del bien)

CUENTAS DE PASIVO LARGO PLAZO

• Documentos por pagar • Hipotecas por pagar • Obligaciones por pagar

Clasificación del capital contable

El capital se presenta: 1º Capital contribuido (capital social) 2º Capital ganado (reservas de capital, utilidades retenidas, resultados de ejercicios anteriores) 3º Resultado del ejercicio

CUENTAS DE CAPITAL

Contribuido • Capital social (acciones) • Aportaciones para futuros aumentos de capital

Capital ganado • Reserva legal (5% de la utilidad neta hasta formar un 20% del capital social) • Utilidad del ejercicio (coincide con estado de resultados) • Utilidades retenidas (años anteriores) • Pérdidas acumuladas (años anteriores)

Las cuentas de pasivo y capital (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace más negativo y por tanto nuestra obligación o deuda decrementa, mediante anotaciones en el debe (parte izquierda) Incrementan su valor, se hace más positivo por lo que la obligación o deuda aumenta, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Diario Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa.

El primer registro de una operación se hace en el diario. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

Mayor  Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y capital.  Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa de sus activos, pasivos y capital.

 Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.  Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

Hojas del libro mayor de un comerciante de Leipzig, 1876-1885.

Balanza de comprobación  Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas

 El total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.  La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos.

Break Al regresar Estado de Situación Financiera Balance General

Concepto El balance general o estado de situación financiera, muestra información relativa a un punto en el tiempo sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad.

NIF A1

Concepto BALANCE GENERAL El balance general es emitido tanto por las entidades lucrativas como por las entidades con propósitos no lucrativos y se conforma básicamente por los siguientes elementos: •

Activos

•

Pasivos y

•

Capital contable o patrimonio contable

Este último, cuando se trata de entidades con propósitos no lucrativos. NIF A5 – Elementos básicos de los EEFF

Elementos que componen el ESF o BG Activos

Definición Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente, beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. NIF A5

Elementos que componen el ESF o BG Pasivo

Un pasivo es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. NIF A5

Elementos que componen el ESF o BG Capital contable o patrimonio contable El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y el de patrimonio contable, para las entidades con propósitos no lucrativos; sin embargo, para efectos de este marco conceptual, ambos se definen en los mismos términos. Definición Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos NIF A5

Unidad II Estado de Situación Financiera o Balance General

Unidad II Estado de Situación Financiera o Balance General

Formas de presentación Las formas de presentación del balance general mas comunes son: 1. Presentación tipo Cuenta Es la presentación más usual. Se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital.

Formas de presentación Las formas de presentación: 2. Presentación tipo Reporte.

Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital.

Reporte

REGLAS DE PRESENTACIÓN En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación y son: •Nombre de la empresa. •Titulo del estado financiero. •Fecha a la que se presenta la información. •Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación.

•Cortes de subtotales y totales claramente indicados. •Moneda en que se expresa el estado.

Ecuación del balance

A=P+C

Activo – Pasivo = Capital

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS • Caja

• Sirve para dar cambio en el mostrador, inicia con un importa inicial, ingresa venta, regresa cambios, hace el corte de caja y termina con lo mismo que inició. • Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando y disminuye abonando.

 Fondo Fijo

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 Sirve para pagar gastos menores, se crea con un importe y se levanta una carta responsiva por dicho importe, por consiguiente NO cambia a lo largo del tiempo a menos que se aumente ó disminuya el fondo (ó se cierre el fondo y regrese el dinero al banco).  Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando y disminuye abonando.

 Bancos

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 Sirve para operar el negocio, ingresar cobros y hacer pagos, gastos menores, el primer depósito es al inicio de operaciones y se va aumentando y disminuyendo según la operación.  Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando (depósitos) y disminuye abonando (cheques).

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS  Clientes

 Surge cuando la empresa vende a crédito normalmente porque el mercado lo demanda, aumenta con las ventas a crédito y disminuye con la cobranza.  Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando (depósitos) y disminuye abonando (cheques).

 Inventario

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 La mayoría de las industrias requieren inventario para poder tener entrega inmediata a sus clientes, el just in time es una opción para reducirlos. Aumenta con la compra a Proveedores y disminuye con Ventas.  Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando (depósitos) y disminuye abonando (cheques).

 Activos Fijos

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 La mayoría de las industrias requieren inventario para poder tener entrega inmediata a sus clientes, el just in time es una opción para reducirlos. Aumenta con la compra a Proveedores y disminuye con Ventas.  Es de Activo, por lo que su naturaleza es el Debe (cargo), por consiguiente aumenta cargando (depósitos) y disminuye abonando (cheques).

 Proveedores

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 Los proveedores son la principal fuente de financiamiento de las pymes, nos proporcionan materia prima ó producto para comercializar. No tendríamos proveedores si todas las compras fueran de contado. Aumenta cuando compramos a crédito y disminuye cuando les pagamos.

 Es de Pasivo, por lo que su naturaleza es el Haber (abono), por consiguiente aumenta abonando (compras) y disminuye cargando (pagos).

 Acreedores Bancarios

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 Muchos empresarios pymes fondean sus operaciones con tarjetas de crédito ó créditos de capital de trabajo, los más comunes son los créditos simples y revolventes. Aumenta la deuda cuando contratamos créditos y nos lo depositan y disminuye cuando pagamos capital.  Es de Pasivo, por lo que su naturaleza es el Haber (abono), por consiguiente aumenta abonando (créditos) y disminuye cargando (pagos).

 Capital Social

ENTENDAMOS COMO FUNCIONAN ALGUNAS CUENTAS

 El capital social lo aportan los socios al iniciar operaciones y en caso de que el negocio durante su marcha requiera futuras inversiones. Aumenta el Capital al emitir acciones y disminuye cuando liquidamos a un socio.  Es de Capital (similar al Pasivo), por lo que su naturaleza es el Haber (abono), por consiguiente aumenta abonando (emisión de acciones) y disminuye cargando (liquidando socios).

Activo Circulante

Carga

Abona

Caja

Cuando se crea la cuenta para dar cambios en punto de venta

Cuando se da de baja la caja

Fondo fijo

Cuando se crea para gastos menores

Cuando se da de baja al fondo fijo

Bancos

Depósitos al banco

Pagos, cheques, transferencias

Clientes

Vendemos a crédito, derecho de cobro

Cobranza, se liquida la deuda del cliente

Inventario

Cuando compramos

Cuando vendemos

Deudores diversos

Cuando damos prestado dinero

Cuando nos pagan

IVA Acreditable

Al comprar productos o servicios

Al recuperar el impuesto ó compensarlo

Activo Fijo

Carga

Edificios

Al adquirir el activo Al venderlo ó al haber un desgaste o depreciación

Mobiliario Maquinaria

Abona

Terrenos

Al adquirir el activo Al vender el activo (no se deprecia)

Gastos de instalación

Al crear un proyecto de mejora ó instalación inicial

Al amortizarlo

Pasivo Corto Plazo

Carga

Abona

Proveedores

Al pagarle al proveedor o nos condone deuda

Al hacer compras a crédito

Acreedores

Al pagar al acreedor o nos condone deuda

Al comprar algún servicio ó producto que no sea inventario

Documentos por pagar

Al pagar deuda

Al contratar una deuda

IVA Trasladado

Al enterar o pagar el impuesto

Al vender productos

Pasivo Corto Plazo

Carga

Abona

Acreedores hipotecarios

Al pagar el crédito

Al contratar el crédito

Documentos por pagar a largo plazo

Al pagar el crédito

Al contratar el crédito

Capital Contribuido

Carga

Abona

Capital social

Liquidación de socios

Aportaciones de socios

Utilidades acumuladas

Al repartir utilidades o capitalizarlas

Al obtener ganancias en el ejercicio

Utilidad del ejercicio

Pérdidas del ejercicio, aparece en Negativo

La utilidad que se va ganando durante el ejercicio

Capital Ganado

Hagamos algunos ejemplos: • Se crea la empresa con aportación de 100 mil pesos de capital y se depositan al banco • Se compran artículos para su posterior venta, 10 mil de contado y 10 mil a crédito • Pagamos al proveedor los 10 mil pesos • Compramos una motocicleta por 35 mil pesos a crédito • Pedimos un crédito al banco para capital de trabajo por $300,000 • Creamos una caja para cambios por $2 mil pesos y un fondo fijo por $5 mil pesos.

Bibliografía Normas de información financiera

Autor: CNIF Editorial: Instituto Mexicano de Contadores Públicos Organización contable y administrativa de las empresas Autor: Joaquín Rodríguez Valencia Editorial: Thomson

Gracias por su atención Contabilidad Gerencial Unidad II Técnica contable y cuentas de Balance General

CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD