MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR: Coordinación General de Planificación Priscila Kon, Subcoordinadora Nacional de Institucional Talento Humano, (e). FECHA: Noviembre 2012 FECHA: Noviembre 2012 VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012 1. CONTROL DEL DOCUMENTO Versión

Motivo Cambio ó Anulación

Fecha de Actualización

2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es regular según la normativa los distintos movimientos de personal que se generen en materia de talento humano en el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a los Servidores (as) de carrera del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 4. DEFINICIONES •

“…Traslado administrativo.- Se entiende por traslado administrativo al movimiento, debidamente motivado, de la servidora o servidor público de un puesto a otro vacante, de igual clase y categoría o de distinta clase pero de igual remuneración, dentro de la misma entidad y que no implique cambio de domicilio…” Art. 35 de la LOSEP.

•

“…Cambio administrativo.- Se entiende por cambio administrativo el movimiento de la servidora o servidor público de una unidad a otra distinta. La autoridad nominadora podrá autorizar el cambio administrativo, entre distintas unidades de la entidad, sin que implique modificación presupuestaria y siempre que se realice por necesidades institucionales, por un período máximo de diez meses en un año calendario, observándose que no se atente contra la estabilidad, funciones y remuneraciones de la servidora o servidor…” Art. 38 de la LOSEP.

•

Subrogación.- Es el acto administrativo mediante el cual la Autoridad Competente, designa al servidor o servidora, para el ejercicio de un puesto de nivel jerárquico superior, cuyo titular se encuentre legalmente ausente. Art. 126 de la LOSEP.

•

Encargo.- ES el acto administrativo mediante el cual la Máxima Autoridad, asigna el ejercicio de un puesto ubicado o no en la escala del nivel jerárquico superior, a un servidor o servidora, hasta la designación del titular del puesto. Art. 127 de la LOSEP.

5. BASE LEGAL • • • •

Constitución de República del Ecuador. Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y su Reglamento. Normativa relacionada de acuerdo al requerimiento.

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL 6. DIRECTRICES 6.1. Si el cambio, traslado o traspaso es aprobado fuera del domicilio habitual, el (la) Servidor (a) deberá presentar su declaración juramentada indicando su traslado de residencia personal y/o familiar para proceder con el pago de compensación por residencia (Art. 274 y 275 del Reglamento de la LOSEP). COMISIONES DE SERVICIO: 6.2. Para comisiones de servicio con remuneración en el exterior se debe emitir una resolución por parte de la máxima autoridad. 6.3. La comisión de servicios puede ser de hasta 2 años con remuneración y hasta 6 años sin remuneración, en caso de prestar servicios en otra entidad del Estado. 6.4. Para autorizar las comisiones de servicios con o sin remuneración el (la) Servidor (a) debe haber cumplido por lo menos un año de servicios en la Institución. 6.5. No se concederá comisiones de servicios con o sin remuneración a los (las) servidores (as) que ocupen puestos de nivel jerárquico superior, periodo fijo, nombramientos provisionales o tengan contratos de servicios ocasionales (Art. 31 de la LOSEP). 6.6. Para comisiones de servicio sin remuneración de personal que ingresa a la Institución, tendrán derecho a percibir la remuneración mayor o al pago de la diferencia entre lo que percibe en la entidad de origen y lo presupuestado en la que prestará sus servicios (Art. 31 de la LOSEP). TRASLADOS, TRASPASOS y CAMBIOS: 6.7. Los traspasos de puesto se realizarán en base a los criterios establecidos en el Art. 69 del Reglamento de la LOSEP. 6.8. El traslado procederá siempre y cuando se cumplan las condiciones señaladas en el Art. 68 del Reglamento de la LOSEP. 6.9.

Para traspasos, cambios administrativos o intercambios voluntarios de puestos se requerirá aceptación del Servidor (a) por escrito (Art. 77 del Reglamento de la LOSEP).

6.10. Para los cambios administrativos se aplicara únicamente en los casos establecidos en el Art. 71. Del Reglamento de la LOSEP. 6.11. Para los cambios administrativos no podrá sobrepasar los 10 meses dentro de un mismo año calendario (Art. 71 de la LOSEP). INTERCAMBIOS: 6.12. Se rige a los Artículos 73, 74, 75 y 76 del Reglamento de la LOSEP. RENUNCIA VOLUNTARIA: 6.13. El servidor (a) que voluntariamente deseare separarse de su puesto, deber comunicar por escrito a la Autoridad Nominadora, con al menos 15 días de anticipación.

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL 6.14. Si la Autoridad Nominadora no se pronunciare en el plazo señalado, se considerará aceptada para los fines legales. 6.15. La Autoridad Nominadora podrá aceptar inmediatamente la renuncia después de presentada por el servidor (a). 7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO •

Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano.

8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO •

Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano.

9. PROCEDIMIENTO COMISIONES DE SERVICIOS 9.1. La Autoridad Nominadora del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social recibe el pedido de la Autoridad Nominadora de la Institución requirente y lo remite a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano. 9.1.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) pide carta de aceptación al (la) Servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 9.1.2. El (la) Servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social acepta o no la Comisión de Servicios. 9.1.2.1. Si el (la) servidor (a) no acepta la comisión de servicios, se comunica con memorando al (la) Presidente (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social y mediante oficio a la Entidad que requirió al (la) Servidor (a). 9.1.2.2. Si el (la) Servidor (a) acepta la comisión de servicios, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista): • • •

•

Elabora el informe favorable para la comisión, el cual lo remitirá a la Autoridad Nominadora para su aprobación, Elabora la acción de personal, Elabora el oficio indicando a la entidad que requirió que fue aprobada la comisión y envía certificado de pago de remuneración a la Institución requirente indicando hasta cuando se pagó la remuneración al (la) servidor (a), Además envía mail a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera y Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa informando la salida del (la) servidor (a) y a la Subcoordinación Nacional de Tecnología de la Información para que elimine al (la) Servidor (a) del sistema electrónico.

9.1.3. Si es comisión sin remuneración, el (la) Servidor (a) debe presntar a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) entrega formulario de descargo de bienes al (la) servidor (a). 9.1.3.1. En el formulario el (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social indica si adeuda o no a la Institución, descarga sus bienes, entrega toda la información, documentación física y magnética.

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL 9.1.3.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) saca al funcionario de la nómina y hace el aviso de salida en el IESS. 9.1.4. Si es comisión con remuneración el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) notifica con acción de personal al (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social para su salida. 9.1.5. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) remite oficio adjuntando la acción de personal a la Institución que requirió al (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social en comisión de servicios ya sea con remuneración o sin remuneración. 9.1.6. Una vez terminado el tiempo de duración de la comisión de servicios o si el (la) servidor (a) o la Institución decide dar por terminada dicha comisión, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) solicita al (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social el oficio de parte de la Institución requirente, la acción de personal donde se da por terminada la comisión de servicios y la certificación de orden de pago de remuneración que indique hasta cuando se le pagó en la Institución donde estaba laborando. 9.1.7. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) cuando la comisión de servicios es con remuneración elabora acción de personal de reintegro. 9.1.8. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) cuando la comisión de servicios es sin remuneración ingresa al (la) servidor (a) en el sistema del IESS, a la nómina y envía correo electrónico a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera, y a la Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa para que le asignen los bienes necesarios, a la Subcoordinación Nacional de Tecnología de la Información y al jefe (a) del área a la que pertenece el (la) servidor (a) indicando el reintegro del mismo. TRASLADOS, TRASPASOS, CAMBIOS E INTERCAMBIOS 

Cambio

9.2. Si es cambio administrativo, cuando dispone la Autoridad Nominadora el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) notifica a través de informe y acción de personal al (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social para su cambio. 9.2.1. Si se trata de una solicitud del (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social a través de un memorando a Presidencia: 9.2.1.1. Si Presidencia autoriza el cambio, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) realiza el Informe de análisis y acción de personal y se realiza el cambio. 

Traslado dentro de la Institución

9.1. La Autoridad Nominadora dispone a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano, por iniciativa propia o por un requerimiento de cualquier área del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, el traspaso del (la) servidor (a) dentro de la institución. 9.1.1. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano, niega el traspaso dentro de la

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL institución solo en el caso que el (la) servidor (a) se encuentre en comisión de servicios. 9.1.2. Si es un lugar distinto al habitual de trabajo, se pide al servidor (a) por medio de memorando la autorización para traspaso. 9.1.2.1. Si el (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social no acepta el traspaso, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora el Informe para la Máxima Autoridad indicando que no procede (fin del proceso). 9.1.2.2. Si el (la) servidor (a) acepta el traspaso, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora el Informe y remite al Ministerio de Finanzas para hacer la reforma del distributivo. 9.1.2.2.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) con la aprobación del Ministerio de Finanzas realiza la acción de personal y comunica al (la) servidor (a). 9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) emite un correo electrónico dirigido a: los jefes de área (actual y anterior), Subcoordinación Nacional de Talento Humano, Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera, Subcoordinación Nacional de Gestión Administrativa y Subcoordinación Nacional de Tecnología de la Información. 

Traspaso de una Institución a otra

9.1. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano por disposición de la Autoridad Nominadora o su Delegado, entrega el pedido de traspaso a la Autoridad Nominadora o Delegado de la institución a la cual se le hará el traspaso del (la) servidor (a). 9.2. Si es un lugar distinto al habitual de trabajo, se pide al servidor (a) por medio de memorando la autorización para su traslado de una Institución a otra. 9.2.1. Si el (la) servidor (a) no acepta su traspaso, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora el Informe para la Máxima Autoridad indicando que no procede (fin del proceso). 9.2.2. Para los traspasos a otras instituciones; se añade lo siguiente: Si el (la) servidor (a) autoriza el traspaso, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora el Informe y remite a la Institución requirente para que analice requerimiento y lo apruebe. 9.2.2.1. Si el informe es favorable, las áreas de Talento Humano de ambas instituciones envían sus respectivos informes al Ministerio de Finanzas para hacer las reformas de sus distributivos. 9.2.2.2. Una vez que el Ministerio de Finanzas aprueba las reformas, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) realiza la acción de personal para ejecutar el traspaso del (la) servidor (a). 

Intercambios

9.1. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe del (la) servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social el memorando de solicitud de intercambio, en el cual el (la) servidor (a) debe señalar: los datos generales del puesto y el destino, así

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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL como el motivo del cambio. 9.2. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano emite el informe correspondiente a la Autoridad Nominadora, en no más de 15 días. 9.3. La Autoridad Nominadora de cada institución autoriza o no el intercambio. 9.3.1. Si autorizan, la máxima autoridad de cada institución firman el acuerdo de intercambio voluntario interinstitucional. 9.4. El Ministerio de Finanzas emite la resolución en la que modifica los distributivos de remuneraciones mensuales de cada institución. 9.5. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano de cada Institución emiten las acciones de personal de ambos servidores (as) en máximo 5 días laborables en la nueva institución. RENUNCIAS VOLUNTARIAS 9.1. El (la) servidor (a) requirente presenta 15 días antes de su salida la carta de renuncia a la Máxima Autoridad del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 9.2.

Una vez que la Máxima Autoridad del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social aprueba, el (la) servidor (a) requirente debe presentar el formulario de descargo de bienes para liquidación y presentar la declaración juramentada de fin de gestión, en cumplimiento con el plazo señalado en la Ley.

SUBROGACIONES O ENCARGO 9.1. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe memorando o resolución de la Máxima Autoridad encargando o subrogando a un servidor para que ocupe un puesto. 9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) realiza la acción de personal. 9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) comunica a través de email al personal del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social para su conocimiento. 10.REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO • • • •

Memorando de Solicitud. Informe de Recursos Humanos. Acción de personal. Resolución.

11. CONTROL DE REGISTROS Nombre Código Ubicación Física Criterio de Almacenamiento Tiempo de Conservación en Área Tiempo en archivo Inactivo

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