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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO:
PROCEDIMIENTO
NOMBRE:
CODIGO: DP-PT-81
DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS
VERSION: 4
DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
Fecha de Vigencia: 10 / 07 / 15
HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN 1
Adopción del procedimiento
2
Modificación del objetivo Modificación Definiciones Modificación en 8. Desarrollo del procedimiento “Tramites aeroportuarios (llegada de comitivas presidenciales y/o organismos internacionales a Colombia)”
3
Ajustar el alcance Modificación los entes de control Modificación definiciones
4
Alcance Documentos asociados: Manual del Protocolo y formatos que exige OPAIN Desarrollo del procedimiento
CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ
CARGO
FECHA
ANA CARLINA PLAZAS
Embajadora
09/07/15
REVISÓ
CARGO
FECHA
JUAN CLAUDIO MORALES PAREDES
Director General del Protocolo
09/07/15
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE
CARGO
FECHA
LIZ ALEXY JEREZ
Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional
10/07/15
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas que permitan asistir en los trámites aeroportuarios y otorgar las cortesías protocolarias a que haya lugar, a los Funcionarios y/o Delegaciones Oficiales nacionales y extranjeros a su arribo y salida del país. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la nota informado el protocolo a seguir. Se procede a coordinar el arribo o salida de funcionario y/o delegación extranjeras en visita oficial a Colombia con autoridades y entidades estatales (Migración Colombia, DIAN y policía) involucradas en los procesos habituales del viajero en el Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá y en los demás terminales aéreos del país, así como con las diferentes Empresas de Transporte Aéreo de Pasajeros y las respectivas entidades administrativas aeroportuarias. 3. BASE LEGAL • • • • •
Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). Convención de Viene de 1963, sobre Relaciones Consulares (Ley 17 de 1971). Convención de Nueva York de 1946, sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Internacionales. Decreto 2148 de 1991, por medio del cual se regulan algunos privilegios e inmunidades. Resolución 3084 de 1991 Ministerio de Hacienda.
4. DEFINICIONES CARNET: documento requerido por el funcionario de la misión que le permite transitar por las áreas restringidas del Aeropuerto Internacional El Dorado. INSPECTOR DE PLATAFORMA – IP / INDIA PAPA: Funcionario encargado de vigilar y controlar los movimientos de personal y de vehículos automotores sobre la plataforma de aviones. INSPECTOR DE TERMINAL AÉREO INTERNACIONAL O NACIONAL – IT / INDIA TANGO: Funcionario del aeropuerto encargado de controlar el Terminal aéreo dentro del muelle de arribo y embarque de pasajeros. Asigna la posición de parqueo de los aviones. S2: Jefe de Seguridad Aeroportuaria (Encargado de Turno) SALA V.I.P.: Espacio del aeropuerto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores para la recepción y despedida de altos dignatarios nacionales e internacionales, y delegaciones extranjeras en visita oficial.
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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Manual de Protocolo Formatos que exige OPAIN: (estos documentos podrán ser consultados a través de la siguiente página www.opain.co - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas. - Procedimiento de expedición de permisos. - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas para personal extranjero. - Carta de solicitud de sticker por pérdida o deterioro. - Carta de solicitud de sticker.
6. REGISTROS Programación de actividades diarias (Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los Organismos Internacionales, así como por las demás entidades oficiales del Estado. Registro de solicitudes cursadas. (Permisos y Actividades). 7. POLITICAS DE OPERACION Las actividades de este procedimiento deben realizarse de acuerdo a los parámetros establecidos por: Trámites Migratorios: Inmigración y Emigración. Trámite Aduanero Trámite de Aerolínea: Check In (pasabordos y facturación de equipajes) Trámite Tributario: Gestionar las exoneraciones de impuestos (tasa aeroportuaria / impuesto de timbre) cuando haya lugar a esto. Trámite de tránsito de vehículos en la plataforma Tránsito de personas en las zonas restringidas Conexiones: De vuelos Internacionales a Vuelos Nacionales y viceversa
Cuando se presenten no conformidades por incumplimiento de los requisitos establecidos en este procedimiento, se aplicara el procedimiento de control de servicio no conforme
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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
OBSERVACIONES
Inicio
1. Recepcionar vía fax, correo electrónico o telefónicamente el requerimiento del salón VIP Oficial del Protocolo
Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir (No de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, No de vehículos y personas)
2. Registrar en la agenda Oficial del Protocolo
3. Coordinar con las autoridades competentes Oficial del Protocolo
En esta actividad se coordinan de ser necesario a: DIAN, Migración Colombia, Policía Nacional
4. Tramitar autorización de permisos de ingreso de personas a las áreas restringidas del aeropuerto internacional El Dorado Oficial del Protocolo
5. Tramitar, cuando sea el caso, la autorización de ingreso de vehículos a plataforma para apoyar el recibimiento de altos dignatarios y/o delegaciones extranjeras
Estos permisos únicamente se tramitarán a las personas que pertenezcan a la Misión.
Oficial del Protocolo
6. Verificar con la aerolínea la posición, hora de llegada del avión Oficial del Protocolo
7. Realizar avanzada para facilitar el paso de los delegados por los diferentes puntos de control Oficial del Protocolo
8.Coordinar con la Misión la hora de llegada del vuelo Oficial del Protocolo
1
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TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
OBSERVACIONES
1
9. Asistir en la tramitación de autorizaciones para ingreso a las áreas restringidas Oficial del Protocolo
10. Acompañar, cuando corresponda, en la sala VIP a los encargados de recibir al funcionario y/o delegación en visita oficial Oficial del Protocolo
11. Averiguar la posición de parqueo del avión con la seguridad aeroportuaria (S2) Oficial del Protocolo
12. Recibir y atender el funcionario y/o a las comitivas en la Sala VIP durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión Oficial del Protocolo
13. Informar al funcionario y/o jefe de la delegación la confirmación de hora de llegada del avión Oficial del Protocolo
14. Guiar al funcionario y/o comitiva de recepción a la posición de desembarco del avión Oficial del Protocolo
15. Recibir al funcionario y/o delegación que llega en visita oficial a Colombia en la puerta de desembarco del avión Oficial del Protocolo
16. Conducir al funcionario y/o delegación a la Sala VIP de Cancillería en el Aeropuerto Internacional el Dorado Oficial del Protocolo
17. Tramitar sello de entrada al país del funcionario y/o delegación ante migración Colombia Oficial del Protocolo
2
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Esta actividad se lleva a cabo en caso de ser requerido
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TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
OBSERVACIONES
2
Para el retiro de equipaje de bodega los funcionarios y o delegaciones que arriben en misión oficial a Colombia deberán entregar, al encargado por su misión, los strikes de identificación de equipaje y el formato: “Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de DineroViajeros” de la DIAN. El oficial de Protocolo, de ser necesario, orientará al responsable del equipaje para cumpla su función sin inconvenientes
18. Coordinar, con el encargado de la Misión la recepción del equipaje que acompaña al funcionario y/o comitiva visitante Oficial del Protocolo
19. Apoyar al funcionario y/o delegación en la presentación de la “Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de Dinero- Viajeros” de la DIAN Oficial del Protocolo
20. Entregar los pasaportes sellados al funcionario de la misión responsable de los mismos y/o a su titular Oficial del Protocolo
21. Guiar al funcionario y/o delegaciones hacia los vehículos si se encuentran en la plataforma o hacia la salida del Aeropuerto Oficial del Protocolo
Si el vehículo de cancillería no se encuentra disponible se solicita a seguridad aeroportuaria (S2), un vehículo guía por la plataforma para la guía de los vehículos en los que se desplazara el funcionario y/o delegación en visita oficial a Colombia.
Fin
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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
OBSERVACIONES
Inicio
1. Recepcionar la nota en físico o por correo electrónico con el requerimiento de las cortesías aeroportuarias Oficial del Protocolo
Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir (No de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, No de vehículos y personas)
2. Registrar en la agenda las cortesías aeroportuarias Oficial del Protocolo
3. Tramitar autorizaciones de permisos para ingreso de personas a las áreas restringidas Oficial del Protocolo
Se requiere vehículos en la plataforma? Si
4. Tramitar autorización de permisos de vehículos de plataforma No
Oficial del Protocolo
5. Coordinar con los designados por la Misión Diplomática la hora de chequeo en la aerolínea, sello de pasaportes y salida de viajeros
Esta actividad debe realizarse tres (3) horas antes de la salida del vuelo
Oficial del Protocolo
6. Orientar y si es necesario realizar el chequeo ante la aerolínea Oficial del Protocolo
Chequeo: Pasajero, chequeo del equipaje, pago de impuestos y trámite de Pasabordo
7. Coordinar con Migración Colombia para realizar el trámite de sello de salida en los pasaportes Oficial del Protocolo
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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO 1
8. realizar avanzada hasta Sala de Abordaje Oficial del Protocolo
9. Esperar en la Sala VIP al funcionario(s) encargado(s) de recibir a los viajeros Oficial del Protocolo
Esta au tor izad o de los veh ículos a plataforma?
Si No
10. Coordinar el ingreso de vehículos con el guía de seguridad en la plataforma Oficial del Protocolo
11. Asesorar a los funcionarios de las Misiones en el trámite de autorización para ingreso a las áreas restringidas Oficial del Protocolo
12. Recibir y atender en la Sala VIP al funcionario(s) designado (s) por la Misión durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión Oficial del Protocolo
13. Coordinar con la aerolínea la hora inicial y final del embarque Oficial del Protocolo
14. Informar al funcionario y/o delegación el momento de abordaje Oficial del Protocolo
2
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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
2
15. Guiar al funcionario y/o delegaciones al avión Oficial del Protocolo
16. Acompañar a las comitivas de regreso a la Sala VIP o a la puerta de salida del aeropuerto Oficial del Protocolo
Hay vehículos en la plataforma?
Si
No
17. Solicitar a OPAIN S.A vehículo guía por la plataforma desde el punto de control de ingreso acordado, hasta la posición de llegada de la aeronave y allí recoger a los viajeros Oficial del Protocolo
Fin
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TRÁMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA OBSERVACIONES
DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
Inicio
1. Recibir solicitud Oficial del Protocolo
2. Verificar si la solicitud de ingreso de vehículos a rampa cumple con los requisitos exigidos por OPAIN S.A. y solicitar la aprobación de la Dirección General del Protocolo Oficial del Protocolo
La información es correcta? Si
No
3. Solicitar aclaraciones a la Dirección de Protocolo o a la Misión solicitante Oficial del Protocolo
4. Diligenciar el formato, con destino a la oficina de OPAIN Oficial del Protocolo
OPAIN. Seguridad Aeroportuaria, entidad encargada de la autorización del ingreso de vehículos a rampa
5. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan Oficial del Protocolo
La información es correcta? No
6. Informar a la Misión solicitante sobre las correcciones a realizar, de forma y/o contenido, de la nota de solicitud y/o de los anexos que sustentan la solicitud Si
Oficial del Protocolo
7. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación ante la oficina de Seguridad Aeroportuaria Oficial del Protocolo
8. Coordinar con el (S2) la guía de vehículos en rampa Oficial del Protocolo
Fin
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TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
Inicio
1. Recibir la solicitud enviada por la Misión Diplomática u Organismo Internacional Oficial del Protocolo
2. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan Oficial del Protocolo
La información es correcta?
Si
No
3. Solicitar correcciones y/o aclaraciones a la Misión Diplomática u Organismo Internacional Oficial del Protocolo
4. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación Oficial del Protocolo
5. Orientar sobre los procedimientos y pagos a seguir para que el encargado de la misión u Organismo Internacional realice el trámite correspondiente Oficial del Protocolo
6. Asistir al Jefe de Misión, Jefe de Oficina Consular y a sus respectivos cónyuges, en caso de presentarse alguna dificultad, para agilizar los trámites correspondientes Oficial del Protocolo
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TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
OBSERVACIONES
1
7. Verificar carnet Técnico Administrativo
La información es correcta?
No
8. Solicitar correcciones Si
Técnico Administrativo
9. Orientar al Solicitante para recibir el carnet en la oficina de carnetización Oficial del Protocolo
El documento es correcto?
No
10. Informar al solicitante y a la oficina de carnetización para que realicen la corrección
Si
Oficial del Protocolo
Fin
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DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS
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9. PUNTOS DE CONTROL TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA
RESPONSABLE
REGISTRO
Agenda
Solicitudes
1
Filtración de Información en las solicitudes de requerimiento del salón VIP, se corre el riesgo de atender delegaciones no oficiales y realizar así mismo actividades no oficiales.
Chequeo de la solicitud y firma aprobatoria del Director de Protocolo.
Con cada solicitud.
Funcionario diplomático encargado de la sala y/o Oficial de Protocolo
2
No se desarrolle la actividad protocolaria por comunicación ineficiente
Constante comunicación
Con cada solicitud.
Oficiales del aeropuerto
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