Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

CODIGO: DP-PT-81

DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS

VERSION: 4

DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO

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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

Fecha de Vigencia: 10 / 07 / 15

HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO

VERSIÓN 1

Adopción del procedimiento

2

Modificación del objetivo Modificación Definiciones Modificación en 8. Desarrollo del procedimiento “Tramites aeroportuarios (llegada de comitivas presidenciales y/o organismos internacionales a Colombia)”

3

Ajustar el alcance Modificación los entes de control Modificación definiciones

4

Alcance Documentos asociados: Manual del Protocolo y formatos que exige OPAIN Desarrollo del procedimiento

CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ

CARGO

FECHA

ANA CARLINA PLAZAS

Embajadora

09/07/15

REVISÓ

CARGO

FECHA

JUAN CLAUDIO MORALES PAREDES

Director General del Protocolo

09/07/15

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE

CARGO

FECHA

LIZ ALEXY JEREZ

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

10/07/15

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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas que permitan asistir en los trámites aeroportuarios y otorgar las cortesías protocolarias a que haya lugar, a los Funcionarios y/o Delegaciones Oficiales nacionales y extranjeros a su arribo y salida del país. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la nota informado el protocolo a seguir. Se procede a coordinar el arribo o salida de funcionario y/o delegación extranjeras en visita oficial a Colombia con autoridades y entidades estatales (Migración Colombia, DIAN y policía) involucradas en los procesos habituales del viajero en el Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá y en los demás terminales aéreos del país, así como con las diferentes Empresas de Transporte Aéreo de Pasajeros y las respectivas entidades administrativas aeroportuarias. 3. BASE LEGAL • • • • •

Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). Convención de Viene de 1963, sobre Relaciones Consulares (Ley 17 de 1971). Convención de Nueva York de 1946, sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Internacionales. Decreto 2148 de 1991, por medio del cual se regulan algunos privilegios e inmunidades. Resolución 3084 de 1991 Ministerio de Hacienda.

4. DEFINICIONES CARNET: documento requerido por el funcionario de la misión que le permite transitar por las áreas restringidas del Aeropuerto Internacional El Dorado. INSPECTOR DE PLATAFORMA – IP / INDIA PAPA: Funcionario encargado de vigilar y controlar los movimientos de personal y de vehículos automotores sobre la plataforma de aviones. INSPECTOR DE TERMINAL AÉREO INTERNACIONAL O NACIONAL – IT / INDIA TANGO: Funcionario del aeropuerto encargado de controlar el Terminal aéreo dentro del muelle de arribo y embarque de pasajeros. Asigna la posición de parqueo de los aviones. S2: Jefe de Seguridad Aeroportuaria (Encargado de Turno) SALA V.I.P.: Espacio del aeropuerto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores para la recepción y despedida de altos dignatarios nacionales e internacionales, y delegaciones extranjeras en visita oficial.

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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS  

Manual de Protocolo Formatos que exige OPAIN: (estos documentos podrán ser consultados a través de la siguiente página www.opain.co - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas. - Procedimiento de expedición de permisos. - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas para personal extranjero. - Carta de solicitud de sticker por pérdida o deterioro. - Carta de solicitud de sticker.

6. REGISTROS  Programación de actividades diarias (Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los Organismos Internacionales, así como por las demás entidades oficiales del Estado.  Registro de solicitudes cursadas. (Permisos y Actividades). 7. POLITICAS DE OPERACION Las actividades de este procedimiento deben realizarse de acuerdo a los parámetros establecidos por: Trámites Migratorios: Inmigración y Emigración. Trámite Aduanero Trámite de Aerolínea: Check In (pasabordos y facturación de equipajes) Trámite Tributario: Gestionar las exoneraciones de impuestos (tasa aeroportuaria / impuesto de timbre) cuando haya lugar a esto.  Trámite de tránsito de vehículos en la plataforma  Tránsito de personas en las zonas restringidas  Conexiones: De vuelos Internacionales a Vuelos Nacionales y viceversa    

Cuando se presenten no conformidades por incumplimiento de los requisitos establecidos en este procedimiento, se aplicara el procedimiento de control de servicio no conforme

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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

OBSERVACIONES

Inicio

1. Recepcionar vía fax, correo electrónico o telefónicamente el requerimiento del salón VIP Oficial del Protocolo

Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir (No de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, No de vehículos y personas)

2. Registrar en la agenda Oficial del Protocolo

3. Coordinar con las autoridades competentes Oficial del Protocolo

En esta actividad se coordinan de ser necesario a: DIAN, Migración Colombia, Policía Nacional

4. Tramitar autorización de permisos de ingreso de personas a las áreas restringidas del aeropuerto internacional El Dorado Oficial del Protocolo

5. Tramitar, cuando sea el caso, la autorización de ingreso de vehículos a plataforma para apoyar el recibimiento de altos dignatarios y/o delegaciones extranjeras

Estos permisos únicamente se tramitarán a las personas que pertenezcan a la Misión.

Oficial del Protocolo

6. Verificar con la aerolínea la posición, hora de llegada del avión Oficial del Protocolo

7. Realizar avanzada para facilitar el paso de los delegados por los diferentes puntos de control Oficial del Protocolo

8.Coordinar con la Misión la hora de llegada del vuelo Oficial del Protocolo

1

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TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

OBSERVACIONES

1

9. Asistir en la tramitación de autorizaciones para ingreso a las áreas restringidas Oficial del Protocolo

10. Acompañar, cuando corresponda, en la sala VIP a los encargados de recibir al funcionario y/o delegación en visita oficial Oficial del Protocolo

11. Averiguar la posición de parqueo del avión con la seguridad aeroportuaria (S2) Oficial del Protocolo

12. Recibir y atender el funcionario y/o a las comitivas en la Sala VIP durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión Oficial del Protocolo

13. Informar al funcionario y/o jefe de la delegación la confirmación de hora de llegada del avión Oficial del Protocolo

14. Guiar al funcionario y/o comitiva de recepción a la posición de desembarco del avión Oficial del Protocolo

15. Recibir al funcionario y/o delegación que llega en visita oficial a Colombia en la puerta de desembarco del avión Oficial del Protocolo

16. Conducir al funcionario y/o delegación a la Sala VIP de Cancillería en el Aeropuerto Internacional el Dorado Oficial del Protocolo

17. Tramitar sello de entrada al país del funcionario y/o delegación ante migración Colombia Oficial del Protocolo

2

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Esta actividad se lleva a cabo en caso de ser requerido

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TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

OBSERVACIONES

2

Para el retiro de equipaje de bodega los funcionarios y o delegaciones que arriben en misión oficial a Colombia deberán entregar, al encargado por su misión, los strikes de identificación de equipaje y el formato: “Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de DineroViajeros” de la DIAN. El oficial de Protocolo, de ser necesario, orientará al responsable del equipaje para cumpla su función sin inconvenientes

18. Coordinar, con el encargado de la Misión la recepción del equipaje que acompaña al funcionario y/o comitiva visitante Oficial del Protocolo

19. Apoyar al funcionario y/o delegación en la presentación de la “Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de Dinero- Viajeros” de la DIAN Oficial del Protocolo

20. Entregar los pasaportes sellados al funcionario de la misión responsable de los mismos y/o a su titular Oficial del Protocolo

21. Guiar al funcionario y/o delegaciones hacia los vehículos si se encuentran en la plataforma o hacia la salida del Aeropuerto Oficial del Protocolo

Si el vehículo de cancillería no se encuentra disponible se solicita a seguridad aeroportuaria (S2), un vehículo guía por la plataforma para la guía de los vehículos en los que se desplazara el funcionario y/o delegación en visita oficial a Colombia.

Fin

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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

OBSERVACIONES

Inicio

1. Recepcionar la nota en físico o por correo electrónico con el requerimiento de las cortesías aeroportuarias Oficial del Protocolo

Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir (No de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, No de vehículos y personas)

2. Registrar en la agenda las cortesías aeroportuarias Oficial del Protocolo

3. Tramitar autorizaciones de permisos para ingreso de personas a las áreas restringidas Oficial del Protocolo

Se requiere vehículos en la plataforma? Si

4. Tramitar autorización de permisos de vehículos de plataforma No

Oficial del Protocolo

5. Coordinar con los designados por la Misión Diplomática la hora de chequeo en la aerolínea, sello de pasaportes y salida de viajeros

Esta actividad debe realizarse tres (3) horas antes de la salida del vuelo

Oficial del Protocolo

6. Orientar y si es necesario realizar el chequeo ante la aerolínea Oficial del Protocolo

Chequeo: Pasajero, chequeo del equipaje, pago de impuestos y trámite de Pasabordo

7. Coordinar con Migración Colombia para realizar el trámite de sello de salida en los pasaportes Oficial del Protocolo

1

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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO 1

8. realizar avanzada hasta Sala de Abordaje Oficial del Protocolo

9. Esperar en la Sala VIP al funcionario(s) encargado(s) de recibir a los viajeros Oficial del Protocolo

Esta au tor izad o de los veh ículos a plataforma?

Si No

10. Coordinar el ingreso de vehículos con el guía de seguridad en la plataforma Oficial del Protocolo

11. Asesorar a los funcionarios de las Misiones en el trámite de autorización para ingreso a las áreas restringidas Oficial del Protocolo

12. Recibir y atender en la Sala VIP al funcionario(s) designado (s) por la Misión durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión Oficial del Protocolo

13. Coordinar con la aerolínea la hora inicial y final del embarque Oficial del Protocolo

14. Informar al funcionario y/o delegación el momento de abordaje Oficial del Protocolo

2

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TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

2

15. Guiar al funcionario y/o delegaciones al avión Oficial del Protocolo

16. Acompañar a las comitivas de regreso a la Sala VIP o a la puerta de salida del aeropuerto Oficial del Protocolo

Hay vehículos en la plataforma?

Si

No

17. Solicitar a OPAIN S.A vehículo guía por la plataforma desde el punto de control de ingreso acordado, hasta la posición de llegada de la aeronave y allí recoger a los viajeros Oficial del Protocolo

Fin

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TRÁMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA OBSERVACIONES

DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

Inicio

1. Recibir solicitud Oficial del Protocolo

2. Verificar si la solicitud de ingreso de vehículos a rampa cumple con los requisitos exigidos por OPAIN S.A. y solicitar la aprobación de la Dirección General del Protocolo Oficial del Protocolo

La información es correcta? Si

No

3. Solicitar aclaraciones a la Dirección de Protocolo o a la Misión solicitante Oficial del Protocolo

4. Diligenciar el formato, con destino a la oficina de OPAIN Oficial del Protocolo

OPAIN. Seguridad Aeroportuaria, entidad encargada de la autorización del ingreso de vehículos a rampa

5. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan Oficial del Protocolo

La información es correcta? No

6. Informar a la Misión solicitante sobre las correcciones a realizar, de forma y/o contenido, de la nota de solicitud y/o de los anexos que sustentan la solicitud Si

Oficial del Protocolo

7. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación ante la oficina de Seguridad Aeroportuaria Oficial del Protocolo

8. Coordinar con el (S2) la guía de vehículos en rampa Oficial del Protocolo

Fin

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TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

Inicio

1. Recibir la solicitud enviada por la Misión Diplomática u Organismo Internacional Oficial del Protocolo

2. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan Oficial del Protocolo

La información es correcta?

Si

No

3. Solicitar correcciones y/o aclaraciones a la Misión Diplomática u Organismo Internacional Oficial del Protocolo

4. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación Oficial del Protocolo

5. Orientar sobre los procedimientos y pagos a seguir para que el encargado de la misión u Organismo Internacional realice el trámite correspondiente Oficial del Protocolo

6. Asistir al Jefe de Misión, Jefe de Oficina Consular y a sus respectivos cónyuges, en caso de presentarse alguna dificultad, para agilizar los trámites correspondientes Oficial del Protocolo

1

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TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO DIRECCIÓN DE PROTOCOLO

OBSERVACIONES

1

7. Verificar carnet Técnico Administrativo

La información es correcta?

No

8. Solicitar correcciones Si

Técnico Administrativo

9. Orientar al Solicitante para recibir el carnet en la oficina de carnetización Oficial del Protocolo

El documento es correcto?

No

10. Informar al solicitante y a la oficina de carnetización para que realicen la corrección

Si

Oficial del Protocolo

Fin

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9. PUNTOS DE CONTROL TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA

RESPONSABLE

REGISTRO

Agenda

Solicitudes

1

Filtración de Información en las solicitudes de requerimiento del salón VIP, se corre el riesgo de atender delegaciones no oficiales y realizar así mismo actividades no oficiales.

Chequeo de la solicitud y firma aprobatoria del Director de Protocolo.

Con cada solicitud.

Funcionario diplomático encargado de la sala y/o Oficial de Protocolo

2

No se desarrolle la actividad protocolaria por comunicación ineficiente

Constante comunicación

Con cada solicitud.

Oficiales del aeropuerto

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