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PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO  

1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr el suministro de bienes y/o servicios a las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad del Atlántico de acuerdo a sus necesidades a través de la modalidad de contrato.

2. ALCANCE Aplica a todos a los procesos académicos y administrativos de la Universidad del Atlántico, desde la solicitud de un bien o servicio hasta la provisión final del mismo a la dependencia solicitante.

3. RESPONSABLES 3.1.

JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS

Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo. Además, es quien evalúa las cotizaciones de los proveedores, remite los documentos soporte a la oficina jurídica y soluciona con los proveedores cualquier eventualidad. 3.2.

PROFESIONALES UNIVERSITARIOS DE BIENES Y SUMINISTROS

Son los encargados de realizar toda la gestión operativa necesaria descrita en este procedimiento para cumplir con la entrega final de los bienes y/o servicios solicitados. 3.3.

OFICINA JURÍDICA

Es la oficina encargada de construir todos los documentos necesarios para la concertación de la contratación de los proveedores de productos y/o servicios.

4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: •

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: También conocido como CDP, es el documento utilizado en la Universidad del Atlántico para apartar del presupuesto el rubro y cantidad de dinero necesario para una compra o contratación.

•

CONTRATO: Es el documento legal que ordena al proveedor el despacho de un producto o prestación de un servicio. También se conocen como OPS (Orden de prestación de servicios) o CPS (Contrato de prestación de servicios). REGISTRO PRESUPUESTAL: También conocido como RP, es el documento que apropia el dinero apartado en el presupuesto con el CDP al proveedor escogido.

•

 

   

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PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO   5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: •

Todas las compras a tramitar deberán solicitarse con por lo menos 7 días de anticipación ante el ordenador del gasto (Rector) para que este proceso pueda desarrollarse con tiempos normales de operación.

•

Por ningún caso será legalizada una compra o prestación de servicio que se haya consumido sin antes realizar el proceso descrito a continuación (Hechos cumplidos).

•

Para tramitar los pagos a los proveedores deben presentarse sin excepción los siguientes documentos legales exigidos de acuerdo al tipo de empresa: o o o o o o o o o o o

Orden de compra CDP RP Pago de estampillas original Pago de aportes parafiscales RUT Cámara de Comercio Certificación bancaria Factura o cuenta de cobro Recibido a satisfacción Aceptación de póliza (Cuando el contrato lo exija)

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No.

1

Descripción

Solicitar al ordenador del gasto la aprobación de la compra de un bien o suministro, o la contratación de un servicio, de acuerdo a la necesidad requerida por el área.

2

Evaluar la solicitud compra/contratación.

realizada

y

aprobar

o

negar

3

Remitir a la Vicerrectoría Administrativa el concepto emitido por el rector en la solicitud de compra/contratación aprobada, o enviar de vuelta al emisor las solicitudes no aprobadas.

Responsables

Documento/ Registros

Vicerrectores, Decanos y Jefes de Oficina.

Carta de solicitud de compra o contratación.

Rector

Carta de solicitud de compra o contratación.

Asistente de Rector

Carta de solicitud de compra o contratación.

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PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO   4

Evaluar financieramente las solicitudes de compra/contratación aprobadas por el rector, autorizar y/o emitir observaciones para la ejecución de las mismas, y remitir a dependencia responsable de gestionar.

Vicerrector Administrativo y Financiero

Carta de solicitud de compra o contratación.

5

Analizar las directrices impartidas por Rector y Vicerrector para la ejecución de las compras/contrataciones aprobadas y autorizadas.

Jefe de Bienes y Suministros

Carta de solicitud de compra o contratación.

6

Buscar mínimo 3 proveedores para la venta del producto o prestación del servicio aprobado.

Profesional Universitario

Base de datos de proveedores (física y digital)

7

Solicitar cotización a proveedor.

Profesional Universitario

Cotizaciones

8

Analizar cotizaciones de proveedores y contrastar contra directrices de estatuto contractual.

Jefe de Bienes y Suministros

Cotizaciones, Estatuto Contractual

9

Definir modalidad de contratación y proveedor a contratar.

Jefe de Bienes y Suministros

Cotizaciones, Estatuto Contractual

10 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

11

Profesional Universitario

Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Oficina Financiera remitir a Gestión de Bienes y Suministros.

CDP

Enviar carpeta con documentos soportes a la Oficina 12 Jurídica para constitución del contrato u Orden de prestación de servicios.

Profesional Universitario

Carta de solicitud, cotizaciones, CDP

Constituir contrato u orden de prestación de servicios de 13 acuerdo a la directriz establecida por Bienes y Suministros.

Oficina Jurídica

CPS u OPS

14 Enviar contrato para firma del rector.

Oficina Jurídica

CPS u OPS

15 Numerar contrato firmado y enviar a Bienes y Suministros.

Oficina Jurídica

CPS u OPS

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PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO   16

Contactar a proveedor para firma de contrato y entregar copia del mismo.

Profesional Universitario

17

Concertar con proveedor fecha y hora de entrega del producto o prestación del servicio contratado.

Profesional Universitario

18

Solicitar expedición de Registro Presupuestal al Oficina Financiera.

Profesional Universitario

19 Expedir RP.

CPS u OPS

Oficina Financiera

RP

20 Recibir productos despachados por los proveedores.

Profesional Universitario

Remisiones

Entregar producto a dependencia solicitante y solicitar firma de recibido, si los productos son tecnológicos se 21 deben entregar a la oficina de informática para proceso interno.

Profesional Universitario

Remisión

22

Solicitar recibido a satisfacción del producto o servicio a la dependencia solicitante.

Profesional Universitario

22

Recibir y tramitar pago a cuentas de proveedores que deben contar con los documentos de ley.

Profesional Universitario

23 Archivar soportes de la compra o contratación. Solicitar a la Oficina Jurídica acta de liquidación del 24 contrato, una vez terminado el mismo (cuando fuere necesario).

Profesional Universitario Profesional Universitario

7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA • • • •

Norma NTC GP 1000:2004 Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001 Estatuto contractual (Resolución 000006 de octubre 06 de 2009) Guía para solución de problemas

8. REGISTROS • • • •

Carta de solicitud Base de datos de proveedores Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra

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Acta de liquidación de contrato

   

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PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO   • • • • • •

Contrato Registro Presupuestal Remisiones Pagos de Estampillas Pólizas Acta de liquidación de contrato

VER

FECHA

0

Noviembre 24 de 2009

1

Junio 9 de 2014

9. CONTROL DE CAMBIOS ELABORÓ DESCRIPCIÓN Ing. Maryorie Mantilla

VERSIÓN ORIGINAL

Sandra Yance Lugo

Se modifica el numeral 5, Política y Condiciones de Operación; Se elimina el pago de la Publicación en la Gaceta Departamental, puesto que este requisito fue eliminado por el Gobierno Nacional.

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