Código : PCU.03

PROCESO GESTIÓN CULTURAL

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS Revisó: Director Cultural Asistente Organizacional

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Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No 1880

Aprobó: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer los lineamientos para la organización y coordinación de eventos culturales y artísticos en consonancia con el Proyecto Institucional.

Inicia con la elaboración o recepción de propuestas, continua con la evaluación, pertinencia, asignación de recursos y finaliza con su posterior perfeccionamiento y legalización de convenios de apoyo.

NORMATIVIDAD Resolución 140 de 1985 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· · · · · · · · ·

Propuesta: Documento que describe el contenido del evento, el tipo de público y el presupuesto requerido. Convenio: Acuerdo libre y voluntario de dos o más personas para crear, modificar o dar por terminados derechos y obligaciones entre las partes. Programa de Mano: Contenido del evento, currículo. Materiales Impresos: Elementos que se producen para servir de medio de información y comunicación del evento. Montaje: Última actividad del proceso de producir una exposición. Se trata de poner directamente al espectador frente a la obra para que a través de la visión y apreciación, realice la interpretación de lo que ésta comunica. Guión Museológico: Guía en la que aparece descrita todo la documentación de la exposición (historia y razón de ser), selección, organización interna y las relaciones de la institución en su contexto social y cultural. Guión Museográfico: Guía teórica y práctica de la instalación de exposiciones, actividad que incluye todo lo relacionado con las instalaciones técnicas, requerimientos funcionales, espaciales, circulación, almacenamiento, medidas de seguridad y la conservación del material exhibido. Respuesta a Solicitud: Carta o memorando expedido por la Dirección Cultural que confirma la disponibilidad del escenario para la fecha y hora solicitada. Evento Institucional: Son los organizados por la Universidad, a través de las Unidades Académico Administrativas que la integran y los organizados por las Entidades Públicas de nivel Departamental y Municipal. Para la División Cultural se consideran Eventos institucionales los Festivales de: Piano, Guitarra

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CONSIDERACIONES

·

Cuando se realizan exposiciones dentro de los escenarios de la Universidad, el asistente administrativo del proceso de gestión cultural verificará la recepción y entrega de las obras de conformidad con el cliente. En caso de perdida de alguna de obra, se informará a su dueño y se dejará registro.

·

En las sedes Regionales el responsable de organizar y coordinar los eventos culturales y artísticos es el Coordinador de Bienestar Universitario.

·

Los requerimientos técnicos para la sede de Socorro se diligencian en el Formato FRF.27 perteneciente al proceso de Recursos Físicos.

·

Las actividades nueve, diez, once y doce, relacionadas con la organización y coordinación de eventos, son realizadas por la profesional administrativa de biblioteca en la sede de Barrancabermeja.

Solicitud de espacios físicos

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Inicio/Fin

Decisión

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

INICIO

1. Elabora ó recepciona propuesta

1. Elabora o recepciona propuesta escrita en donde se especifica la información general del evento. La propuesta debe presentarse con al menos treinta (30) días de anticipación a la realización del evento.

Propuesta escrita

2. Evalúa pertinencia de la propuesta

3. Envía respuesta sobre la solicitud

Respuesta a la solicitud

1

Pág. 3

No

2. Analiza y evalúa la pertinencia de la propuesta, el tipo de evento y calidades del solicitante.

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Conector

Conector de página

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Universitario

Propuesta Escrita

Director Cultural Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Universitario

Director Cultural 3. Envía respuesta por escrito confirmando o no la realización del Asistente evento. Si la propuesta es viable económicamente y cumple con Organizacional la función institucional, acepta realizar el evento . Coordinación Bienestar Universitario

¿Es un evento institucional? Si

2

No Pág. 3

¿Requiere montaje de exposición?

Si 4. Desarrolla el montaje

1

Asistente Administrativo 4. Desarrolla el montaje en la Sala de Exposiciones, a partir del Auxiliar de Servicios guión museológico (intelectual) y museográfico (montaje) Generales definido, de acuerdo con normas técnicas de conservación y Coordinación Bienestar exhibición. Universitario

Manual de Montaje de Exposiciones

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

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1

2

5. Estructura el programa del evento

6. Solicita información de artistas

7. Selecciona los Artistas

5. Estructura el programa del evento, selecciona fechas de acuerdo al calendario académico y realiza ajustes según la disponibilidad presupuestal.

Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Calendario de eventos Universitario

6. Si aplica, se solicita y recepciona la hoja de vida de los artistas

Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Universitario

7. Si aplica, se evalúa la información de los artistas y se contacta a las personas idóneas para la realización del evento.

Grupo Primario Coordinación Bienestar Universitario

8. Gestiona la divulgación del evento en los diferentes medios de comunicación.

Asistente Organizacional Profesional Administrativo de Comunicación Institucional

9. Coordina los aspectos logísticos y requerimientos técnicos para la realización y desarrollo del evento de acuerdo al escenario artístico.

Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Universitario

10. Verifica la realización del evento

Delegado de Dirección Cultural Coordinación Bienestar Universitario

Acta reunión

8. Gestiona la divulgación del evento

1

9. Coordina aspectos logísticos y técnicos

10. Verifica la realización del evento

11. Elabora informe anual de gestión

Informe anual de gestión

2

11. Elabora informe anual de gestión al terminar el año, en donde presenta los resultados al líder del proceso de las actividades realizadas.

Asistente Organizacional Coordinación Bienestar Universitario

Requerimientos Técnicos

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

2

12. Archiva los documentos

FIN

12. Archiva los documentos

Auxiliar Administrativo Coordinación Bienestar Universitario

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Diciembre 05 de 2007

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento

Abril 16 de 2009

Modificación en actividad tres relacionada con la respuesta a las solicitudes, inclusión de actividades seis y siete correspondientes a la selección de artistas e inclusión requerimientos técnicos como documentos de referencia

3

Septiembre 23 de 2009

Modificaciones relacionadas con el responsable de llevar a cabo las actividades en las sedes regionales.

4

Octubre 14 de 2010

Modificación en consideraciones relacionada con la aclaración del responsable de llevar a cabo las actividades de organización y coordinación de eventos en la sede de Barrancabermeja. En las actividades seis y siete se incluye “si aplica”.

5

Mayo 19 de 2011

Modificación en la consideración número cuatro, dado que la actividad relacionada no es la número nueve (9) sino la número ocho (8).

6

Agosto 01 de 2014

Se eliminan la consideración número tres y la consideración número cuatro, porque no aplican.

2