Story Transcript
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 1 de 12
21/07/08
PROCESO AL QUE PERTENECE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 2 de 12
21/07/08
CONTENIDO
Pág. 1.
CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
4
1.1 Nombre del subproceso
4
1.2 Nivel del proceso
4
1.3 Proceso al que pertenece
4
1.4 Normatividad
4
2.
OBJETIVO
4
3.
ALCANCE
5
4.
3.1 Desde:
5
3.2 Hasta:
5
CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
5
4.1 Responsable:
5
4.2 Participantes:
5
5.
DIAGRAMA DE BLOQUE
5
6.
PRODUCTO
5
6.1 Interacción
6
6.2.
Criterios de calidad del producto:
7
6.3.
Control del Producto No Conforme:
7
7.
RECURSOS
7
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 3 de 12
21/07/08
7.1.
Físicos
7
7.2.
Humano
7
7.3.
Monetarios
7
8.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
7
9.
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
8
10.
PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
10
11.
DEFINICIONES
11
11.1. Detección de necesidades de capacitación
11
11.2. Capacitación
11
11.3. Entrenamiento
11
11.4. Programas de capacitación
11
11.5. Capacitación institucional o corporativa
11
11.6. El ser
11
11.7. El hacer
11
11.8. Capacitación especifica
12
11.9. Competencias laborales
12
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 4 de 12
21/07/08
1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
1.1 Nombre del subproceso Formación y capacitación 1.2 Nivel del proceso Apoyo 1.3 Proceso al que pertenece Gestión del Talento Humano 1.4 Normatividad Tipo de Norma
Número
Fecha de Entrada en Vigencia
Denominación de la Norma
Artículo
2008
Norma Técnica Colombiana
4.2.3, 4.2.4, 6.2.1, 6.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.
Resolución 39 Rectoral
Diciembre 19 de 2006
Resolución Rectoral
Todo
Decreto
7 de junio de 1965
Código Laboral
Todo
NTC ISO
9001
2351
Aplicación Específica
Todos los Artículos
Formación y capacitación del personal Formación y Capacitación del Personal
2. OBJETIVO Fortalecer habilidades y competencias en los empleados y docentes de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, para el ejercicio de sus funciones a través de la capacitación específica y corporativa.
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 5 de 12
21/07/08
3. ALCANCE 3.1 Desde: Inicia con las necesidades de capacitación 3.2 Hasta: Termina con la evaluación del evento de capacitación.
4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO 4.1 Responsable: Directora de Gestión de Talento Humano 4.2 Participantes: Rector, Secretario General, Directivo o Jefe de Unidad, Facilitadores.
5. DIAGRAMA DE BLOQUE
ELABORAR PLAN DE CAPACITACION
EVALUAR LA GESTIÓN DEL SUBPROCESO
6. PRODUCTO Personal capacitado.
APROBAR PLAN DE CAPACITACION
EJECUTAR PLAN DE CAPACITACION
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 30/04/10
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
PÁGINA: 6 de 12 R. 23
21/07/08
6.1 Interacción
ENTRADA PROCESO Y/O SUBPROCESO
RESPONSABLE
INFORMACIÓN
MEDIO
TODOS LOS PROCESOS
Coordinadores de Programas y Jefes de Unidad
Necesidades de capacitación
Impreso, Correo Electrónico
Coordinador de Planeación y control interno
Directrices para formular planes, informe de gestión de la corporación.
Electrónico ò Físico
Director(a) de Calidad
Informe consolidado e informe de auditoría de calidad
Director(a) de Calidad
Documentos vigentes del sistema de gestión de calidad
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
AUDITORIA DE CALIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Físico
Electrónico
PROCESO Y/O SUBPROCESO
SALIDA PROCESO RECEPTOR
RESPONSABLE
Plan de capacitación y actividades. Informe trimestral del plan estratégico de unidad (C.M.I)
TODOS LOS PROCESOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Formación y Capacitación
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
INFORMACIÓN
Directora de unidad de Gestión del Talento Humano
MEDIO Correo Electrónico Correo Electrónico
Acciones de mejora, preventivas y/o correctivas.
Físico
Acciones de mejora, preventivas o correctivas Solicitudes de ajustes documentales
Físico
COPIA CONTROLADA
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 7 de 12
21/07/08
6.2. Criterios de calidad del producto: Capacitación pertinente y oportuna; Competencias y habilidades fortalecidas; Actualización de conocimientos; Evaluación de desempeño. 6.3. Control del Producto No Conforme: Ver subproceso de control del producto o servicio no conforme.
7. RECURSOS
7.1. Físicos Video Beam, equipos de cómputo, Auditorios, teléfono, Internet, Implementos de oficina. 7.2. Humano Directora de Gestión del Talento Humano. Secretario General. 7.3. Monetarios Presupuesto asignado por la Institución.
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Ver anexo)
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 8 de 12
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
21/07/08
9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO CICLO PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA 1. solicitar a todas las unidades administrativas y académicas de la corporación Politécnico Marco Fidel Suarez a noviembre 30 de cada vigencia, reportar las necesidades de capacitación.
P
1.
2.
V
ELABORAR PLAN DE CAPACITACION
VERIFICAR PLAN DE CAPACITACION
DIRECTORA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
SECRETARIO GENERAL
2. Consultar otras fuentes como evaluación de desempeño, resultados de auditorías de calidad y consolidar las necesidades de capacitación. 3. elaborar el plan de Capacitación.
3.
APROBAR PLAN DE CAPACITACIÓN
COMITÉ DIRECTIVO
Exploración de necesidades capacitación. Memorando
Plan de capacitación
GTH-FC-F1 R.S.C
RSC
1. Revisar que el plan de capacitación este elaborado conforme a consolidado de necesidades y a políticas y directrices recibidas de la alta dirección. 2. aprobar si esta conforme en caso contrario solicitar y/o ajustes pertinentes. 3. presentar al comité directivo 1. Revisar el plan de capacitación.
H
REGISTRO NOMBRE CODIGO
2. Dar recomendaciones y directrices de ejecución. 3. Aprobar en comité y levantar acta con las decisiones tomadas.
Acta
R.S.C
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 9 de 12
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
CICLO PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DIRECTORA GESTIÓN TALENTO HUMANO A
4. EJECUTAR PLAN DE CAPACITACION
DIRECTORA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
V
5. EVALUAR LA GESTION DEL SUBPROCESO
DIRECTORA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
21/07/08
REGISTRO NOMBRE
TAREA 1. Elaborar cronograma de capacitación 2. Preparar la logística necesaria 3. comunicar por escrito ocho días antes al personal seleccionado para la capacitación indicando el objetivo de la capacitación, tema, lugar y horario 4. realizar la capacitación y tomar asistencia
5. evaluar la capacitación, consolidar y analizar los resultados. 6. Enviar retroalimentación con los resultados de la capacitación a facilitador del evento. 1. Elaborar cuadro de mando integral y respectivo análisis del mismo, dando cuenta del cumplimiento de los indicadores del subproceso 2.Proponer y documentar las acciones requeridas, bien sean de mejora, correctivas y preventivas 3. Remitir el informe A la coordinación de planeación y control interno. 1. Identificar, analizar y solicitar los ajustes a los documentos del sistema de Gestión de la calidad. 2.Documentar los respectivos cambios en los formatos 3. Remitir los cambios a la dirección de calidad, cada que sea necesario para su análisis, aprobación y notificación. 4.Implementar las acciones de que le sean aprobadas
CODIGO
Correo electrónico
RSC
Control de asistencia a capacitación, reuniones y eventos Evaluación del evento de capacitación. Email
GTH-FC-F2
Cuadro integral
PE – F2
de
mando
Acta
GTH-FC-F3
SGC – CDRF2
Planilla de control de cambios Reporte de no conformidad y acciones propuestas.
SGC – CDRF6
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 30/04/10 PÁGINA: 10 de 12
SUBPROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN R. 23
21/07/08
10. PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
IDENTIFICACIÓN NOMBRE
CÓDIGO
1
2
3
4
5
RESPONSABLE DE ARCHIVAR
MEDIO
ACCESO/UBICACIÓN
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
EVALUACIÓN DE LA GTH-FC-F3 CAPACITACIÓN DIRECTORA DE GESTION DE TALENTO HUMANO
FISICO
1 año
Eliminar
1 año
Eliminar
Archivo de Gestión de Talento Humano
CONTROL DE ASISTENCIA
GTH-FC-F2
NECESIDADES DE CAPACITACION.
GTH-FC-F1
1 año
Eliminar
CORREOS ELECTRONICOS
RSC
1 años
Eliminar
SUBPROCESO DE FORMACIÓN CAPACITACIÓN R. 23
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 Y 30/04/10 PÁGINA: 11 de 12
21/07/08
11. DEFINICIONES
11.1. Detección de necesidades de capacitación Proceso mediante el cual se descubren o localizan de manera objetiva las necesidades de capacitación y entrenamiento que requieren los empleados administrativos. 11.2. Capacitación Proceso de aprendizaje permanente, orientado al mejoramiento de los conocimientos y competencias del personal administrativo. 11.3. Entrenamiento Preparación o adecuación práctica al empleado administrativo para el efectivo desempeño de las actividades que debe desarrollar en su puesto de trabajo. 11.4. Programas de capacitación En la institución existen cuatro programas de capacitación 11.5. Capacitación institucional o corporativa Programas generales dirigidos a todos los empleados administrativos que se requieren para el fortalecimiento de la cultura de PMFS, enfocados en el ser y en el hacer. 11.6. El ser Son todos los componentes que constituyen la esencia, estructura personal y comportamiento del ser humano. 11.7. El hacer Son todas las acciones y comportamientos que constituyen el desempeño laboral.
SUBPROCESO DE FORMACIÓN CAPACITACIÓN R. 23
COPIA CONTROLADA CÓDIGO: GTH-FC VERSIÓN: 4 Y 30/04/10 PÁGINA: 12 de 12
21/07/08
11.8. Capacitación especifica Se orienta a las necesidades específicas que el empleado administrativo requiere para desempeñar sus funciones. Actualiza a dicho empleado en los cambios e innovaciones que se presentan en el medio, respecto a las funciones que realiza. 11.9. Competencias laborales Es el conjunto de habilidades, aptitudes y actitudes que tiene una persona de una persona para desempeñar de la mejor manera, en diferentes contextos y con base en los referentes de calidad y resultados esperados en los procesos en los cuales participa.