REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: RECIBOS DE SUELDOS ELECTRONICOS La Dirección General de Personal de la Universidad, dependiente de Rectorado ha impulsado un proyecto para eliminar el recibo de sueldos en papel. Dentro de la Dirección General de Personal, la Dirección de Haberes es responsable de la gestión de los recibos. La situación previa a la implementación del recibo electrónico en la Universidad era 

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un sistema integrado de Gestión de RRHH: permite administrar todos los datos de los 3000 agentes, sus designaciones (aproximadamente 4500 cargos activos), datos para la liquidación de sueldos y calcula la liquidación pero no incluye la impresión de recibos. una aplicación satélite desarrollada a medida para imprimir los recibos de sueldos en papel preimpreso una vez finalizada y controlada la liquidación en el sistema de Gestión de RRHH

Situación actual:

Sistema de Gestión de RRHH

Sistema de Datos Liquidación

Recibos

Impresión de Recibos

Se transcriben a continuación fragmentos de dos entrevistas del analista de sistemas en referencia a la implementación del recibo de sueldos electrónico. Primer entrevista con el Director de Personal (Julio de 2012): Director: Estamos evaluando seriamente eliminar la impresión del recibo de sueldo en papel y ofrecer un servicio de descarga de recibo electrónico a la comunidad universitaria. Analista: ¿Se dejaría de imprimir el recibo por triplicado que actualmente se genera a partir de la liquidación? Director: Si, en la actualidad una vez que cerramos la liquidación y se imprimen todos los recibos, deben repartirse en las bocas de entrega: Departamentos Académicos, Edificio CEMS (para el personal de las escuelas dependientes) y Rectorado (edificio Colon 80). Cada empleado debe ir personalmente a retirarlo y la realidad es que no lo hacen. Analista: ¿no necesitan los recibos para sus trámites o como constancia de sueldo?

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Director: desde que pusimos una consulta a través de la Intranet que permite a cada empleado ver la composición de su sueldo, liquidación por liquidación, no los requieren más. Hicimos un relevamiento y un alto porcentaje usa esa consulta vía web para sus trámites y no busca el recibo oficial. Analista: ¿qué pasa con todos esos recibos? Director: Todos los recibos que no son retirados deben guardarse en la Dirección General de Economía y Finanzas, en cajas, discriminados por período y liquidación. La Dirección General de Economía y Finanzas ha manifestado la falta de espacio físico ante la acumulación de recibos de sueldos, y la excesiva carga laboral que genera la administración de los mismos; Analista: ¿la idea es dejar de imprimir los recibos y usar esa consulta? ¿Es posible legalmente? Director: No, nuestra idea es generar un recibo electrónico, de acuerdo a las normativas y disposiciones legales vigentes y permitirle a cada empleado descargarlo a través de Intranet, en lugar de la consulta que hoy tienen Analista: ¿Ya averiguaron cuáles son las normativas y disposiciones legales? Director: Por una parte, sabemos que la Universidad tiene que pedir una autorización como empleador para poder emitir recibo electrónico. La Resolución 1455/2011 del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social reglamenta el régimen de autorización a los empleadores para emitir recibos de pago de salarios o cualquier otra formas de remuneración al personal en relación de dependencia, a través de formas electrónicas o digitales, pudiéndose reemplazar el soporte en papel. Estamos gestionando esta autorización. ……

Entrevista con Director de Haberes Haberes: Estuvimos averiguando en la delegación Regional del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, y esta delegación no cuenta con instrucciones precisas sobre el procedimiento a seguir para obtener la autorización Analista: ¿Eso significa que no es posible implementarlo? Haberes: Elevamos la consulta al Asesor Legal ya que para nosotros es muy importante poder eliminar la impresión de recibos. Todo el proceso de impresión, distribución, almacenamiento y búsqueda posterior de un recibo en particular es muy engorroso. Y encima, la mayoría no los retira. Usan la consulta del sueldo que publicamos todos los meses con servicio informativo. Analista: ¿Cuál fue la opinión del asesor letrado?

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Haberes: El Asesor Letrado recomendó avanzar en la implementación y el CSU autorizó provisoriamente emitir recibos electrónicos y continuar las gestiones para la autorización en la implementación. Todo esto siempre que el documento con formato electrónico denominado Recibo de Haberes contenga todos los datos que exige la reglamentación vigente. Analista: En principio, ¿los datos son los mismos que contiene el recibo en papel actual? Haberes: En principio sí, pero deberíamos confirmarlo. Para nosotros es muy importante garantizar la aceptación de este recibo por parte de terceros. Por ejemplo, si un empleado lo presenta en un banco o en otro organismo. Analista: Y si no lo aceptan? Haberes: Para esos casos prevemos la posibilidad de que la Dirección de Haberes pueda imprimir en todo momento el mismo recibo electrónico que el empleado descarga vía web y certificarlo. Nuestra expectativa es que el recibo electrónico sea lo suficientemente riguroso como para que estos casos sean mínimos. Si no, vamos a tener una cola de gente pidiendo certificación de recibos… Haberes: Nosotros hoy no atendemos pedidos de recibos ya que los recibos en papel se distribuyen a las dependencias y cada uno lo retira. Queremos mejorar y agilizar el servicio, no generar un montón de pedidos en nuestra ventanilla… Analista: entiendo… Haberes: Otro punto importante es que desde la Secretaría de Rectorado están pensando en no realizar la próxima compra de papel preimpreso. Habría que verificarlo pero creo que la disponibilidad nos alcanza para imprimir recibos hasta fin de año… ….

En el mes de octubre de 2012, la Universidad autorizó reemplazar los recibos impresos por su publicación y descarga por parte de los agentes a través de la web. Esta decisión se reglamentó a través de una resolución interna CSU-479/12

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA AUTORIZA EMISION RECIBOS EN FORMA ELECTRONICA O DIGITAL MEDIANTE PAGINA WEB OFICIAL Resolución CSU-479/12 Expte.525/2011. BLANCA, 24 de agosto de 2012 VISTO: La Resolución 1455/2011 del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social que reglamenta el régimen de autorización a los empleadores para emitir recibos de pago de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia, a través de formas electrónicas o digitales, en reemplazo de soporte en papel utilizado; y CONSIDERANDO: Que la Resolución mencionada en el visto establece los requisitos que se deben cumplimentar para obtener la autorización por parte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, pero que aún no se encuentra reglamentada por la Secretaría de Trabajo; Que la Dirección de Haberes realizó las averiguaciones pertinentes en la delegación Regional del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, sin contar la misma con instrucciones precisas sobre el procedimiento a seguir para dar cumplimiento a la normativa citada en el visto; Que el logro de dicha autorización puede demorar la implementación de un procedimiento que beneficia en varios sentidos a nuestra institución, siendo el principal objetivo brindar un mejor servicio a todo el personal universitario; Que la aplicación de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) es innegable en los tiempos que transitamos y que la Universidad debe favorecer su aplicación en los procesos y/o servicios que crea conveniente; Que la Dirección General de Personal ha fundamentado las razones por las cuales resulta beneficiosa la implementación basándose en la cantidad de agentes que no retira el recibo de pago de sueldo, pero en el momento de efectuar las consulta en la Dirección de Haberes, se constata que cuenta con la impresión de la liquidación que a título informativo se publica mensualmente en la página web de la Universidad; Que la Dirección General de Economía y Finanzas ha manifestado la falta de espacio físico ante la acumulación de recibos de sueldos, y la excesiva carga laboral que genera la administración de los mismos; Que el documento con formato electrónico denominado Recibo de Haberes contendrá todos los datos que exija la reglamentación vigente; Que en virtud de lo expuesto, teniendo en cuenta que resulta necesario armonizar las legítimas expectativas vertidas en el uso de tales medios con las garantías que deben asegurarse al ejercicio de los derechos de los trabajadores, como derivación del orden público laboral vigente, se estima procedente establecer los requisitos o modalidades que aseguren la validez probatoria de los recibos emitidos bajo el modo en examen, la veracidad de sus enunciaciones, la intangibilidad de la remuneración allí descripta y el más eficaz contralor de su pago;

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Que la Dirección General de Asuntos Jurídicos de esta Casa de Altos Estudios ha tomado la intervención que le compete, otorgando opinión positiva mediante Dictamen Nº 7412; Que el Consejo Superior Universitario en su reunión de fecha 22 de agosto de 2012, aprobó el proyecto de su Comisión de Economía, Finanzas y Edificios; POR ELLO, EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO RESUELVE: ARTÍCULO 1º: Autorizar provisoriamente a la Dirección General de Personal, a emitir recibos de pago de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia, a través de formas electrónicas o digitales mediante la página web oficial de ésta Casa de Altos Estudios, en reemplazo de soporte en papel utilizado hasta la fecha. ARTÍCULO 2º: La autorización conferida en el artículo anterior, caducará cuando se obtenga el número de Resolución del la Secretaría de Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 6º de la Resolución 1455/2011. ARTÍCULO 3º: La Secretaría General Técnica, dispondrá el procedimiento necesario para llevar a cabo la publicación del Recibo de Haberes, a través de las dependencias a su cargo, como así también la aprobación del modelo del mismo. ARTÍCULO 4º: No obstante lo resuelto en ésta resolución, el personal que necesite para algún trámite personal la copia del Recibo de Haberes debidamente firmada, lo podrá solicitar en la Dirección General de Personal. ARTÍCULO 5º: Pase a la Secretaría General Técnica y a las Direcciones Generales de Economía y Finanzas y de Personal. Cumplido, archívese. DR. GUILLERMO CRAPISTE RECTOR UNS DR. DIEGO DUPRAT SEC. GRAL C.S.U

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CASO: RELEVAMIENTO DE INFORMACION DE BECARIOS Y PASANTES La siguiente es una conversación (parcial) entre personal de la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Investigación (SCTeI) de una Universidad y un analista del área de sistemas: … Personal técnico-administrativo de la Secretaría: Necesitamos un sistema que nos permita agilizar el relevamiento de datos de becarios y pasantes… Analista: ¿Qué tipo de relevamiento realizan? Personal técnico-administrativo de la Secretaría: Todos los años, en el mes de diciembre recolectamos la información del personal que se desempeña (o desempeñó en ese año) en las Facultades de la universidad con carácter de becarios o pasantes. Estos casos no son registrados en el Sistema de Gestión de Personal, motivo por el cual este relevamiento lo realizamos en forma manual. Analista: ¿Cómo recolectan la información? Personal técnico-administrativo de la Secretaría: Cada Facultad debe enviarnos su información en una fecha límite establecida y consensuada con los Secretarios de Investigación de las Facultades. El problema es que cada uno la recolecta con un formato diferente porque usan estos datos para construir su memoria anual y en la Secretaría debemos compilar toda la información en una planilla integrada. La información es enviada en diferentes formatos electrónicos pero se requiere que también se envíe en papel y firmada por el secretario de la Facultad. Analista: ¿Cómo compilan la información? ¿Qué pasa si detectan errores o información faltante? Personal técnico-administrativo de la Secretaría: El proceso es muy artesanal, genera muchas idas y vueltas para la verificación de algunos datos, corrección de datos erróneos o pedir datos que faltan. Toda la comunicación se realiza por mail o vía telefónica pero luego necesitamos contar con la versión final de la información corregida y firmada por el Secretario de la Facultad ya que es quien avala los datos. Por eso es necesario sistematizarlo y ordenarlo… Personal técnico-administrativo de la Secretaría: Además necesitamos poder buscar y consultar la información con distintos criterios para controles internos y para dar respuesta a requerimientos de información de la propia Institución y de otros organismos …

A partir de esta conversación se realizaron una serie de reuniones con las personas involucradas en este relevamiento en la SCTeI, se relevaron sus requerimientos y se validaron con ellos. Luego se inició el desarrollo del sistema, con un proceso iterativo en el que cada entrega era validada por la secretaría. Con el sistema finalizado y aprobado por la SCTeI se presentó el sistema a los responsables de las Facultades (que hasta el momento enviaban los datos en documentos tipo texto o planillas Excel) para interiorizarlos acerca de la nueva modalidad de carga y envío de la información. Con sorpresa, el analista descubrió el rechazo por parte de las Facultades hacia la aplicación, justificando el mismo en el hecho de que implicaba una sobrecarga adicional al trabajo que estaban realizando. (NOTA: el sistema NUNCA se puso en producción) 6

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: REGISTRO NOMINAL DE VACUNAS Un municipio ha iniciado un plan de mejora sanitaria que incluye la vigilancia epidemiológica dentro de sus políticas. Uno de los objetivos es el fortalecimiento de los programas de vacunación. En este marco, ha decidido implementar un sistema de información centralizado a través del cual todos los centros de vacunación de Bahía Blanca y la zona de influencia registren la recepción y aplicación de vacunas. Se plantea el mantenimiento de un registro nominal de vacunas aplicadas como estrategia efectiva no solo para la captación del paciente sino también como soporte de otras acciones que el municipio desea llevar adelante, tales como el seguimiento individualizado del estado de vacunación, la puesta en marcha de sistemas de captación activa y la identificación de malas prácticas sistemáticas. Cada vez que un centro de vacunación reciba una partida de vacunas, deberá registrar de qué vacuna se trata, el fabricante, número de lote, cantidad de dosis y fecha de recepción. Normalmente las partidas son enviadas con un remito. Las vacunas tienen una fecha de vencimiento y cada dosis tiene una identificación unívoca y un código de barras o QR con los datos.

Cada vez que se aplica una vacuna es necesario registrar datos de identificación de la persona, datos de tipo sanitario (centro de vacunación, médico solicitante) y datos de la vacuna (identificación de la vacuna, fabricante, lote y fecha) así como también cualquier observación que considere importante El seguimiento individualizado permitirá: -

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Implementar un servicio de recordatorio al paciente (o adulto responsable en el caso de niños) 72 horas antes de la fecha del refuerzo de acuerdo a lo establecido en el Calendario Oficial de Vacunación de Argentina Reducir las pérdidas de vacunación Minimizar las pérdidas de inmunización (por falta de aplicación de refuerzos). Dar soporte a la urgente notificación y posterior investigación de reacciones adversas a vacunas Poner a disposición del paciente los datos sobre las vacunas administradas 7

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Para poder realizar este seguimiento es necesario contar con datos de contacto de los pacientes (domicilio, celular, usuario de redes sociales, mail) Resulta imprescindible que todo recién nacido sea ingresado al sistema antes de las seis semanas de vida (este ingreso podría realizarse en la maternidad) y el sistema debe notificar los ingresos posteriores a esa edad. En el momento de consulta para vacunación, el centro de vacunación debería tener accesibilidad a la información de vacunas del paciente. La información sobre cada vacuna aplicada debe ser registrada con una tolerancia máxima de demora de 15 días. Se ha fijado este estándar dado que se pretende utilizar esta información para otras estrategias, que carecen de sentido si los datos de vacunaciones están desactualizados (como ser los recordatorios y controles de dosis aplicadas, entre otras). El registro debe respetar un protocolo único para todos los centros de aplicación de vacunas. El sistema debe ser capaz de determinar las necesidades futuras de vacunación de acuerdo a la situación del paciente y calendario de vacunación. El registro de reacciones adversas y contraindicaciones formales a la aplicación de una vacuna permitirá analizar excesos de reacciones adversas con una vacuna o un lote en particular, reacciones adversas debido a errores en la práctica de administración o manipulación de las vacunas. También permitirá disponer de información de reacciones adversas anteriores de un paciente al momento de decidir si corresponde o no su aplicación Resulta imprescindible contar con información correcta y confiable por lo que se deberán minimizar las fuentes de error en el ingreso de los datos. Dado que se trata de datos sensibles, de acuerdo al Artículo 2 de la Ley de Protección de Datos Personales, se deberá prestar especial atención a los aspectos de seguridad y confidencialidad de la Información. Este sistema deberá poder integrarse con los otros sistemas de información sanitaria implementados. Deberá integrarse al menos con -

El sistema de vigilancia de enfermedades de declaración obligatoria a los efectos de determinar efectividad vacunal, fallos vacunales, necesidades adicionales de vacunación, El sistema de atención hospitalaria: tanto para la vigilancia activa de las reacciones adversas a vacunas como para brindar un servicio de información acerca de las vacunas aplicadas a pacientes que se acerquen a los hospitales

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Explotación de los datos: -

Cobertura de vacunación: tasas de cobertura por centro de vacunación, localidad, barrio, edad, vacuna 8

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos -

Vacunación pendiente Vacunación atrasada Cumplimiento del calendario Ficha personal con resumen de vacunación e incidencias Certificados individuales de las vacunas recibidas Impresión del calendario de vacunación asociado a un individuo Localización de poblaciones de riesgo Identificación de de personas vacunadas con lotes que hayan presentado algún tipo de problema de seguridad o efectividad Identificación de malas prácticas sistémicas de vacunación: retraso en el inicio de aplicación de vacunas, utilización de presentaciones incorrectas (adultos/niños), utilización de vacunas caducadas, utilización de vacunas fuera de la edad recomendada

CASO: OLIMPIADA MATEMATICA ARGENTINA A continuación se transcribe parte de una entrevista de un analista con la Comisión de la FOMA (Fundación Olimpíada Matemática Argentina) Directivo 1: Necesitamos un sistema para poder manejar la Olimpíada de Matemática… Analista: ¿Qué es la Olimpíada de Matemática (OMA)? Directivo 1: Es un conjunto de concursos de matemática organizados por la FOMA que se repiten todos los años en los que participan muchos jóvenes de todo el país. Algunos ejemplos son: Olimpíada Matemática Ñandú, Competencia Torneos Geométricos, Olimpíada Matemática Argentina, Torneo Computación y Matemática. Con estos concursos esperamos alentar a todos los que tienen aptitudes matemáticas a desarrollarlas e incrementar la capacidad de razonar de alumnos de educación primaria y secundaria de Argentina. Directivo 2: Nuestro problema es que actualmente no contamos con un sistema que nos permita realizar la gestión completa de las competencias anuales y esto nos complica su organización, difusión y desarrollo. Analista: ¿Cómo realizan actualmente esta gestión? Directivo 1: Todo se realiza manualmente. Para cada competencia contamos con un formulario word que completan y nos envían por mail a [email protected] con los anotados…En ese formulario registran: competencia a la que se anotan, escuela, domicilio de la escuela, mail de la escuela, localidad de la escuela, datos del responsable de la escuela (apellido, nombre, cuil, datos de contacto) y la lista de alumnos (apellido, nombre, cuil, fecha de nacimiento, domicilio, localidad del inscripto, año de escolaridad. Directivo 2: También tenemos planillas Excel para anotar quién se presenta y los resultados (quién aprueba o desaprueba) de los distintos exámenes de cada competencia. Para poder obtener después el orden de mérito…

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Analista: ¿Cada inscripto les manda la planilla por mail? Directivo 1: NO! La participación en la OMA, es a través de los colegios. Los responsables en cada colegio se ocupan de anotar a sus alumnos en una competencia y nos envían la planilla de anotados por mail. La verdad es que es algo a mejorar, y mucho… A veces hay confusiones o no nos llega un mail y nos faltan inscriptos. Actualmente nuestro personal administrativo chequea esa cuenta y organiza la información de todas las inscripciones. Necesitamos que el responsable en cada escuela complete algún formulario electrónico donde inscriba a los alumnos y ya quede registrada la inscripción. Nosotros (la comisión y el personal administrativo) consultaríamos esta información en línea. Esto nos permitiría mejorar mucho la organización. Analista: ¿Quiénes pueden participar en las competencias? Hay algún control a realizar durante la inscripción? Directivo 2: Cada año cada competencia define su período de inscripción. En ese período se anota todo el que quiere participar (en el nivel que le corresponde) y después de las rondas eliminatorias queda uno de cada nivel, que es el Campeón. Se premia además en cada nivel a uno o dos Subcampeones por orden de mérito. Analista: ¿Qué son los niveles? Directivo 2: Son las categorías según el año de escolaridad que está cursando el alumno que se anota. Por ejemplo, en la Olimpíada Matemática Ñandú pueden participar alumnos de 5 a 7 años y hay tres niveles: Primer Nivel: alumnos de 5 años de escolaridad; Segundo Nivel: alumnos de 6 años de escolaridad; Tercer Nivel: alumnos de 7 años de escolaridad. Esto debe controlarse al momento de la inscripción Analista: ¿Se controla según la fecha de nacimiento? Directivo 2: No, el control no es por la edad. Analista: ¿Y qué son las rondas? Directivo 1: Las rondas son las etapas. Por ejemplo, las Olimpíadas Matemáticas Ñandú tienen 5 etapas o rondas: Escolar (se rinde en la escuela), InterEscolar (compiten todas las escuelas de una localidad), Zonal, Regional y Nacional. En cada ronda el participante rinde una evaluación individual. Las pruebas pueden durar hasta cuatro horas. En cada prueba se fija con claridad la duración de la misma. Directivo 2: Es muy importante para nosotros llevar el registro detallado de los resultados de cada participante en cada evaluación para garantizar la transparencia de las competencias. No solamente si aprobó o desaprobó sino el puntaje exacto (hasta con decimales) Directivo 1: Además, para cada competencia solamente se obtiene un campeón y uno o dos subcampeones y por lo general hay pruebas muy buenas. Por eso el jurado otorga menciones de honor a algunos participantes. Analista: ¿Llevan registro de todo eso? Directivo 1: Sí, todo esto también se lleva en planillas…Mantenemos el registro histórico de los campeones, subcampeones y menciones de honor de todas las competencias de la OMA. Además la FOMA da información estadística a otras organizaciones nacionales e internacionales que promueven las matemáticas.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Analista: ¿Quién registraría la asistencia y los resultados de cada examen? Directivo 1: Depende de la etapa… el tema de los resultados es sensible Directivo 2: Especialmente hay que ver para los casos de las etapas Escolar e InterEscolar… Analista: ¿Quién crea las pautas de cada concurso? Directivo 1: La FOMA tiene un comité que define los concursos: Nombre, Niveles, Escolaridad de cada nivel, Etapas… Analista: ¿Y quién define las competencias anuales? Directivo 2: Cada año la FOMA arma la ficha de la competencia anual de cada concurso con los datos: año, a qué concurso corresponde, integrantes de su consejo directivo, del jurado y del comité olímpico (en todos los casos indicando si es titular ó suplente). De todas estas personas se anota cuil, apellido, nombre, domicilio, fecha de nacimiento, mail de contacto, domicilio, teléfono Directivo 1:, También se define la fecha, hora y lugar del examen de cada etapa. Siempre respetando los niveles y las etapas definidas para el concurso. Una competencia no puede tener más o menos etapas del concurso correspondiente. Además, cada examen tiene un único examen y se toma en todo el país el mismo día y hora. Analista: ¿Qué consultas necesitan? Directivo 1: Necesitamos listados de las competencias de un año con sus períodos de inscripciones, cantidad de inscriptos y detalle de inscriptos Directivo 2 : También toda la información de los inscriptos en una competencia y su desempeño debe estar disponible para los integrantes de su consejo directivo, su jurado, su comité olímpico (en todos los casos, titulares y suplentes) y el comité directivo de la FOMA Directivo 1: Los organizadores necesitan un listado que le muestre para cada competencia anual: Cantidad de inscriptos, cantidad que se presentó, aprobó y desaprobó en cada etapa. Analista: ¿Información que necesitan para difusión? Directivo 1: Necesitamos consultas públicas (para el público en general) de todas competencias del año en curso y el período habilitado para inscripción. Analista: ¿Publican algo más? Directivo 2: Ahora, cuando termina el examen de una etapa de una competencia el jurado arma una planilla de los alumnos que pasan a la próxima etapa, la publicamos en el sitio oficial de la Olimpiada Matemática Argentina y queda accesible a todo público. También necesitamos esta consulta. Un ejemplo de esta planilla es: Olimpíada: Olimpíada Matemática Ñandú 2013 Nivel: Primer Nivel Alumnos clasificados para Etapa Nacional (son todos los alumnos que aprobaron la Etapa Regional) Apellido Nombre Localidad Provincia Escuela

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Directivo 2: Cuando termina la competencia el jurado arma el listado final y lo publicamos en el sitio: Olimpíada: Olimpíada Matemática Ñandú 2013 Nivel: Primer Nivel Campeón: Apellido Nombre Localidad Primer Subcampeón Apellido Nombre Localidad Segundo Subcampeón Apellido Nombre Localidad Menciones Apellido Nombre Localidad

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Analista: ¿Alguna otra información que consideren importante? Directivo 2: Si, el tema de la asistencia y los certificados. El participante puede decidir no presentarse en una etapa y no tiene ninguna consecuencia, pero necesitamos llevar control de quién asistió. No solamente para saber quién rindió o no rindió sino para darle a los padres o tutores acompañantes un certificado de asistencia. Lo que ocurre es que a partir de la ronda de zonales los alumnos deben viajar para participar y los padres necesitan certificados para presentar en el trabajo. Es un problema porque se arman colas larguísimas de padres pidiendo el certificado. Necesitamos que el sistema permita imprimir este certificado a demanda Directivo 2: En algunas competencias anuales puede ocurrir que se defina una etapa adicional para resolver casos de empates…

CASO: GESTION DE BECAS Y SUBSIDIOS DE LA UNS La Universidad Nacional del Sur brinda a sus alumnos una oferta de becas y subsidios, para que puedan acceder con mayor facilidad a la Educación Superior. Está destinado a apoyar a alumnos que por problemas familiares, dificultades económicas o pedagógicas tienen dificultades para la continuidad de tus estudios: La Secretaría General de Bienestar Universitario administra estas becas y subsidios: -

Subsidio Económico: está destinado para aquellos alumnos de escasos recursos, que cumplan con un rendimiento académico adecuado. Subsidio de Transporte: destinado a estudiantes que vivan a más de 20 cuadras de la UNS y consta de un pasaje ida y vuelta diario, durante el año lectivo solicitado. Subsidio de Comedor: almuerzo y cena de lunes a viernes. Almuerzo los días sábado. El mismo se hace efectivo en el Comedor Universitario que posee la Universidad ubicado en Av. Alem 1161.

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Residencia Estudiantil: pensadas para ofrecer alojamiento a estudiantes que provienen de localidades cercanas a Bahía Blanca (más de 50 Km de distancia) y cuya situación socioeconómica amerite el otorgamiento de dicho beneficio. Subsidios Especiales: para un objetivo determinado a evaluar

Su otorgamiento está regido por la resolución del CSU -888/09 La Universidad ha decidido implementar un sistema que le permita gestionar el proceso completo desde la inscripción hasta la publicación del orden de mérito obtenido para cada beneficio Información adicional en www.uns.edu.ar, Secretaría General de Bienestar Universitario

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos REGIMEN DE SUBSIDIOS PARA ALUMNOS (Deroga CSU-16/08)

Resolución CSU-888/09 Expte. 1586/78 BAHIA BLANCA, 7 diciembre 2009. VISTO: El Régimen de Subsidios para Alumnos elevado por la Secretaría General de Bienestar Universitario; y CONSIDERANDO: Que consta la opinión de la Comisión Asesora de dicha Secretaría a fs. 186; Que el Consejo Superior Universitario aprobó en su reunión del 2 de diciembre de 2009, lo aconsejado por su Comisión de Interpretación y Reglamento; POR ELLO, EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO RESUELVE: ARTICULO 1º).- Derogar la Resolución CSU-16/08. ARTICULO 2º).- Aprobar el REGIMEN DE SUBSIDIOS PARA ALUMNOS que obra como Anexos I y II de la presente resolución. ARTICULO 3º).- Pase a la Secretaría General de Bienestar Universitario a sus efectos. Tomen razón los Departamentos Académicos. Dése al Boletín Oficial. Cumplido, archívese. DR. GUILLERMO H. CRAPISTE RECTOR ABOG. DIEGO DUPRAT SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos ANEXO I (Res. CSU-888/09) REGIMEN DE SUBSIDIOS PARA ALUMNOS ARTICULO 1º).- La Universidad Nacional del Sur otorga subsidios para alumnos de grado, de acuerdo a lo establecido en la presente reglamentación. ARTICULO 2º).- Los subsidios serán otorgados a los alumnos regulares que cursen estudios de grado en esta Universidad, en atención a las necesidades económicas y la situación académica, que acrediten los solicitantes, y estarán destinados a solventar erogaciones provenientes de razones de estudio. ARTICULO 3º).- Los subsidios para alumnos serán fijados y actualizados por el Consejo Superior Universitario, a propuesta de la Comisión Asesora de la Secretaría General de Bienestar Universitario. ARTICULO 4º).- El Consejo Superior Universitario designará anualmente a los integrantes de la Comisión Asesora de la Secretaría General de Bienestar Universitario, según lo establecido en la Resolución CSU-256/07, Artículo 5º. La CASGBU estará compuesta por un representante titular y un suplente por cada lista de profesores, graduados, alumnos y no docentes, representados en el CSU; y un representante titular y un suplente por las residencias estudiantiles de la UNS. ARTICULO 5º).- Los subsidios para alumnos serán de cinco tipos: 1) Suma de dinero fija, mensual a establecer periódicamente. 2) Equivalente al valor total o parcial de las comidas del Comedor Universitario. Se pagará mensualmente al Concesionario del Comedor Universitario ante recibo firmado por el beneficiario. 3) De alojamiento, en las viviendas de la Universidad, de acuerdo al reglamento correspondiente. 4) De transporte, se entregarán al estudiante los pasajes necesarios para un viaje de ida y vuelta por cada día hábil del período lectivo. Sólo corresponderá esta forma de subsidio para alumnos cuya residencia diste más de 20 cuadras de la sede de la UNS en la cual curse. 5) Subsidios especiales, para un objetivo determinado, cuyo otorgamiento será juzgado en cada oportunidad. Podrán estar dirigidos a I -- Cubrir gastos de asistencia médica que no estén contemplados por el servicio que ofrece la UNS. II -- Apoyo a actividades que contribuyan a la formación del estudiante salvo las vinculadas con: La elaboración de trabajos de grado (trabajo final de carrera, proyectos, seminarios, laboratorios avanzados, etc.), cuando estos deban ser realizados fuera de la ciudad de Bahía Blanca o cuando su realización demande una erogación por parte del alumno. La asistencia a congresos, cursos u otras actividades académicas relacionadas con algún aspecto de la vida universitaria. ARTICULO 6º).- El trámite de inscripción para los alumnos regulares, se realizará a través de la página web de la Universidad Nacional del Sur (www.uns.edu.ar) en la planilla habilitada a tal fin, desde el 1 de setiembre hasta el 30 de setiembre del año en curso. Para los alumnos ingresantes a la UNS, la inscripción se llevará a cabo desde el momento de la inscripción a la UNS y hasta el 28 de febrero del año siguiente. ARTICULO 7º).- La Secretaría General de Bienestar Universitario deberá promover una amplia difusión sobre el período de inscripción a las becas y subsidios conjuntamente con los centros de estudiantes y organizaciones intermedias de los distintos barrios de la ciudad. ARTICULO 8º).- Los beneficiarios de los subsidios para alumnos deberán comunicar por nota dirigida a la Secretaría General de Bienestar Universitario: 15

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos

a) b) c) d)

Cualquier cambio que modifique el nivel de ingresos familiares; Cambio de domicilio y teléfono; Pérdida de la condición de alumno regular; Abandono de los estudios.

ARTICULO 9º).- La Secretaría deberá efectuar, finalizado el primer cuatrimestre, controles para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente reglamentación. Estos controles se realizarán seleccionando en forma aleatoria un diez por ciento (10%) del total de subsidiados. ARTICULO 10º).- Cualquier información voluntariamente falseada en la declaración jurada o el no haber cumplido con el artículo 8º implicará la pérdida del derecho a solicitar nuevos subsidios, y hará pasible al estudiante de una sanción que será propuesta por la CASGBU y aprobada por el Consejo Superior Universitario. ARTICULO 11º).- Los subsidios para alumnos se otorgarán a partir del mes de marzo de cada año, por el término de diez (10) mesas durante ese año, y podrán ser renovados por un máximo de tantos períodos lectivos como comprenda el desarrollo de su carrera (entendiendo por su carrera a la de mayor duración entre las que está cursando) ARTICULO 12º).- La SGBU verificará que todas las solicitudes contengan un informe socioeconómico realizado por Asistentes Sociales de los Municipios correspondientes, en caso de alumnos de la zona, y de Asistentes Sociales de la SGBU en caso de alumnos de Bahía Blanca ARTICULO 13º).- El otorgamiento del subsidio será considerado en tanto el solicitante se ajuste al siguiente régimen a) b)

Necesidad socio-económica, evaluada según el Anexo II de la presente resolución. Cumplimiento de los siguient4es requisitos académicos mínimos: Para los alumnos regulares, haber reunido 3,0 puntos entre el 1º de setiembre del año anterior y el 31 de agosto del año en curso. Para los alumnos que ingresaron en la UNS en el año en curso, haber reunido 1,0 puntos entre el 1º de marzo y el 31 de agosto del año en curso, debiendo tener necesariamente una materia cursada y una materia aprobada. Para los alumnos ingresantes, se considerarán sólo las solicitudes de aquellos cuyo nivel socio-económico dificulte su ingreso al sistema universitario y tengan número de libreta universitaria

* La asignación será la siguiente: 0,7 puntos por asignatura aprobada y 0,3 puntos por asignatura cursada en los períodos mencionados. * El puntaje obtenido se corregirá con un factor f=6/número de materias correspondientes al plan de estudios de la carrera c)

El orden de mérito se confeccionará de acuerdo al puntaje de necesidad socioeconómica del inciso a) entre los alumnos que cumplan con los requisitos del inciso b) del presente artículo.

ARTICULO 15º).- La CASGBU evaluará de acuerdo al presupuesto y la cantidad de inscripciones recibidas si se considerarán las solicitudes de aquellos alumnos cuyo rendimiento académico sea inferior al antes mencionado. ARTICULO 16º).-Los subsidios caducan, además de los casos previstos en el artículo 9º de la presente reglamentación en los siguientes casos: 16

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a) b) c) d) e)

Cuando producida una modificación en la situación socioeconómica del beneficiario del subsidio, el Consejo Superior Universitario lo estime conveniente. Cuando un beneficiario no se presente a percibirlo, por dos veces consecutivas, sin mediar aviso ni causa justificada. Abandono de los estudios o finalización de la carrera. Renuncia Toda otra causa que, a juicio del Consejo Superior Universitario, justifique la cesación.

ARTICULO 17º).- La SGBU deberá publicitar la nómina de alumnos beneficiados. En caso de que el alumno beneficiado no se presente a cobrar su subsidio durante dos veces consecutivas, la SGBU deberá comunicar, en forma fehaciente, al alumno su situación. En caso de no recibir respuesta durante los siguientes 15 días corridos, se cumplirá con lo establecido en el inciso b) del artículo 15º).ARTICULO 18º).- Durante el mes de setiembre de cada año, la SGBU deberá comprobar que los alumnos ingresantes hayan cursado al menos una materia durante el primer cuatrimestre del año en curso. En caso de no cumplimentarse este requisito, la SGBU deberá elevar el trámite de baja al CSU. ARTICULO 19º).- Serán además funciones de la Comisión Asesora de la Secretaría General de Bienestar Universitario: a) b) c)

Analizar las solicitudes presentadas Elevar al Consejo Superior Universitario un listado de la nómina de alumnos a subsidiar. Aconsejar al Consejo Superior Universitario sobre aspectos relacionados con la presente reglamentación. d) Elevar al CSU la propuesta de sanciones en los casos contemplados en el artículo 10º).ARTICULO 20º).- Serán además funciones de la Secretaría General de Bienestar Universitario: a) Solicitar al Consejo Superior Universitario que declare vacantes los subsidios cuando la situación socioeconómica de los solicitantes así lo justifique. b) Itar al Consejo Superior Universitario que declare vacantes los subsidios en caso de caducidad. ARTICULO 21º).- El CSU, a propuesta de CASGBU, y a solicitud del beneficiario, podrá eximir de alguna de las condiciones exigidas en el presente reglamento, en casos debidamente justificados. ARTICULO 22º).- Los subsidios para alumnos son compatibles con Becas de Estímulo al Estudio, y con un cargo de Ayudante Alumno. ARTICULO 23º).- En el momento en que el alumno envía la solicitud debidamente cumplimentada la SGBU entenderá que el solicitante conoce la presente reglamentación, disponible en la web.

DR. GUILLERMO H. CRAPISTE RECTOR ABOG. DIEGO DUPRAT SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

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ANEXO II - (Res. CSU-888/09) INDICADORES A B C D E F G H

A: Nivel de Ingresos Coeficiente = 5

DESCRIPCION Nivel de ingresos Vivienda familiar: tipo y tenencia Tasa de Dependencia Familiar Condición de actividad Salud: estado y cobertura Otros bienes Distancia a la UNS Erogaciones por Impuestos y Servicios

O 1501 2501 3501 4001 4501

Tramos de Ingreso a a a a a a

PONDERACION 30 10 25 10 10 5 5 5 100

1500 2500 3500 4000 4500 5000

Valor 6 5 4 3 2 1

B: Vivienda fliar: tipo y tenencia Coeficiente = 5

Categorías Propietario Deudor de un crédito hipotecario Inquilino Cedida

Valor 0 1 2 1

C: ** Tasa de Dependencia. Fliar Coeficiente = 10

Categorías 1 persona 2 a 3 personas 4 a 5 personas 6 o mas personas

Valor 0 1 2 2,5

D: Condición de actividad Coeficiente = 1

Categorías Ocupado Subocupado Desocupado

Valor 0 5 10

E: Salud: estado y cobertura Coeficiente = 1

Categorías Posee cobertura médico asistencial Posee cobertura y padece enfermedad No posee cobertura médico asistencial No posee y padece enfermedad

Valor 0 5 7 10

F: Otros bienes Coeficiente = 1

Categorías Poseen automotor de menos de 5 años Poseen automotor de menos de 10 años Poseen automotor de mas de 10 años No poseen automotor

Valor 0 2 3 5

G: Distancia a la UNS Coeficiente = 1

Categoría Más de 40 cuadras Más de 20 cuadras Menos de 20 cuadras

Valor 5 3 0

H: Erogaciones por Impuestos y Servicios Coeficiente = 1

Categorías Impuestos y Servicios elevados Impuestos y Servicios medios Impuestos y Servicios bajos

Valor 0 3 5

** Hijos o personas que están a cargo del sostén de familia. En caso de madre sola, sostén de familia, se agregarán 5 puntos.

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CASO: ESTUDIO DE ARQUITECTURA Y DISEÑO Una empresa dedicada a la arquitectura y diseño, líder en el desarrollo de proyectos de diseño ha decidido renovar completamente su sitio institucional. La empresa ha experimentado un gran crecimiento en los últimos años obligando a la gerencia a reorganizarla e incorporar personal especializado en los distintos servicios creándose nuevos departamentos como el Departamento de Arquitectura, Departamento de Diseño de interiores y Departamento de Marketing. Los servicios brindados por la empresa abarcan:  

Departamento de Arquitectura: proyectos arquitectónicos de empresas y particulares Departamento de Diseño: diseño y decoración de interiores para viviendas o locales y diseño personalizado de muebles.

Actualmente existe un sitio para la empresa que presenta falencias en la organización de la información y novedades, limitaciones en la utilización de los nuevos canales de comunicación y no contempla la incorporación de contenidos visuales y/o multimedia. Para la empresa resulta fundamental que el nuevo sitio refleje la nueva identidad empresarial y potencie la difusión de sus servicios ya que su desarrollo forma parte de una nueva estrategia comercial y de publicitaria para el año 2014. Como parte de esa nueva estrategia se buscar reforzar el contacto con los clientes actuales y potenciales CASO: ESCUELA SECUNDARIA Una escuela secundaria necesita informatizar su gestión académica. Actualmente el trabajo se realiza en forma completamente manual con los problemas derivados de esta situación: demoras administrativas, errores, documentación en papel inconsistente y/o repetida, entre otros. La gestión académica comprende desde la preinscripción de aspirantes a ingresar hasta el egreso de los alumnos: 

INGRESO: o Los aspirantes a ingresar deben completar una planilla con sus datos personales, la escuela de procedencia y otros datos familiares. Con la planilla firmada por los padres o tutores responsables, estos deben presentarse en la escuela para completar el trámite de preinscripción. o Todos los aspirantes rinden dos exámenes. En función de la cantidad de preinscriptos se asigna la cantidad de aulas y docentes necesarios para estos exámenes. Cada docente recibe un listado con la fecha, hora, el aula y la lista de preinscriptos que deben rendir. 19

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos o

o

o o o o o



Es condición eliminatoria presentarse a todas las evaluaciones, por lo que en el ingreso a cada examen debe verificarse la identidad de los preinscriptos y se les hace firmar la planilla de asistencia. La corrección de los exámenes debe ser completamente anónima. El día de cada examen casa aspirante recibe un código y los docentes solo conocen este código al momento de corregir y definir el puntaje. Los docentes deben completar el puntaje obtenido en cada examen corregido, registrándolo asociado al código En base a los puntajes obtenidos en cada examen se calcula el puntaje total. Una vez registrados todos los puntajes se confecciona el orden de mérito de los aspirantes. El listado completo del orden de mérito es publicado De este listado se seleccionan la cantidad de aspirantes hasta cubrir el cupo de vacantes existente.

GESTION ACADEMICA: La gestión académica de los alumnos incluye: o Cursado y aprobación de asignaturas o Calificaciones trimestrales y anuales o Exámenes de diciembre, marzo y previas o Cálculo de promedios o Control de inasistencias o Sanciones disciplinarias o Proceso de egreso.

CASO: INVERSIONES INMOBILIARIAS La actividad inmobiliaria está fuertemente relacionada a la inversión, mueve grandes volúmenes de recursos financieros y de información. Este grado de tamaño y complejidad se suman al objetivo de rentabilizar los recursos invertidos. Como una actividad que cada vez toma mayor importancia, la Gestión de Proyectos Inmobiliarios, se transforma en una herramienta fundamental como mecanismo implementador del éxito del proyecto y como controlador de los resultados cualitativos y cuantitativos deseados, especialmente en un contexto de inestabilidad y volatilidad económica. Una empresa de Proyectos e Inversiones Inmobiliarias ha solicitado un sistema que le permita mejorar la gestión de sus proyectos. Luego de una entrevista inicial, la información recopilada es la siguiente: La empresa desarrolla proyectos inmobiliarios de diferente tipo: multifamiliares, barrios de viviendas unifamiliares, locales y oficinas. Una vez definido un proyecto y calculado su costo estimado, la empresa lo ofrece a potenciales inversores. Los inversores son personas que deciden comprar un inmueble en una etapa temprana de su construcción a un costo menor debido al riesgo implícito y plazo de espera. El 20

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos valor del inmueble se incrementa a medida que se avanza en las distintas etapas de su construcción. Cuando un inversor decide invertir en un proyecto, se establece un “contrato” entre PII y el inversor fijando el monto que aportará el inversor, la forma de pago/entrega de los fondos, el bien que recibirá a cambio y el plazo de entrega del bien. Cada proyecto está a cargo de un jefe de proyecto y uno o más ingeniero/s y arquitecto/s dependiendo de su envergadura. Entre las responsabilidades del jefe del proyecto está el cálculo de todos los ítems requeridos para su desarrollo y ejecución y el costo asociado a cada ítem. Este costeo permite presupuestar el costo total del proyecto. Según lo detallado por el cliente: “ Los presupuestos constan de: TERRENOS, DETALLE DE MATERIALES, MANO DE OBRA , HONORARIOS POR CALCULO, PROYECTO, DIRECCION, HONORARIOS POR ADMINSITRACION, HONORARIOS POR COMERCIALIZACION, IMPUESTOS, METROS A CONSTRUIR, METROS PROPIOS VENDIBLES.DIVIDIENDO SURGE EL VALOR DEL M2 VENDIBLE” De donde deducimos que para calcular el presupuesto de un proyecto se deben considerar un conjunto de ítems clasificados en rubros y subrubros. Actualmente los ingenieros y arquitectos calculan y almacenan la información asociada a cada proyecto de manera diferente. Si bien se han confeccionado planillas modelo para volcar los datos de un proyecto, cada equipo de profesionales toma la planilla base y la modifica, agregando rubros e ítems que considera relevantes o eliminando aquellos que no considera útiles; o incorporando/eliminado niveles de detalle. Esto aumenta la probabilidad de errores humanos al momento de calcular el costo de un proyecto. Eliminar estas fuentes de error es prioritario ya que tienen un alto impacto en las decisiones de nivel gerencial y en la rentabilidad del negocio. También se dificulta tanto la búsqueda como la interpretación de los datos por parte de la gerencia ya que no dispone de una estructura de los datos de proyectos estandarizada. Para solucionar este inconveniente es imprescindible que los diferentes equipos de trabajo asignados a distintos proyectos compartan una misma formar de organizar la información. Los inversores de un proyecto pueden solicitar periódicamente informes de avance y estado del proyecto para verificar el destino de los fondos aportados. Por esto, la gerencia necesita un mecanismo ágil para el seguimiento de la imputación del capital invertido hasta el momento en cada proyecto y la posibilidad de generar reportes de control de los montos aportado por cada inversor, costos reales de ítems ya adquiridos (comparado con el estimado inicial) y costos de ítems que aun no se han adquirido (incluyendo los valores presupuestados por los proveedores si existen). Para poder obtener informes de avance es necesario registrar las actividades y tareas involucradas en el proyecto, su duración estimada y recursos requeridos. Actualmente se registran estos datos en una planilla de ejecución del proyecto . Es importante contar con una herramienta adecuada que permita registrar la información inicial, ajustes en la planificación y porcentajes de avance de las actividades y tareas. Debe ser posible comparar la planificación “base” o “inicial” y la 21

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos ejecución real del proyecto para controlar demoras e identificar aquellas tareas críticas y prioritarias. Durante la ejecución de un proyecto pueden aparecer nuevos ítems y nuevas actividades que afectan tanto el costo presupuestado como la planificación temporal del mismo. Resulta crítico mantener controlados ambos aspectos y disponer de alertas que notifiquen estas situaciones al nivel gerencial; así como distinguir en todo momento los ítems y actividades definidos en la etapa de definición del proyecto de los incorporados durante la ejecución. Se deben identificar e informar las siguientes situaciones:   

ítems del proyecto que no fueron previstos en el listado inicial y se incorporaron luego ítems a los que no se les asignó un costo estimado Ítems del proyecto con una diferencia entre el costo estimado y el real superior a un porcentaje “P” establecido como parámetro de control

Por cada ítem que debe adquirirse se realiza la gestión de compras, que abarca la solicitud de presupuestos a distintos proveedores. Estos entregan una proforma con el precio de cada ítem solicitado. Se comparan los precios a fin de adjudicar la compra. Para cada ítem se debe registrar el proveedor a quien fue adjudicado, el precio real, plazo y la fecha real de entrega como parte de las tareas de seguimiento de la ejecución. Esta gestión debe sistematizarse de manera de mejorar el proceso y el seguimiento de las adjudicaciones, pudiendo controlar en todo momento el stock requerido, comprado, recibido, pendiente de entrega o facturación. Así como también controlar las demoras en entregas por parte de los proveedores Para la gerencia es importante disponer de herramientas no solamente de seguimiento del proyecto sino también de evaluación del mismo a través de indicadores, desvíos entre costos presupuestados y reales, incrementos por incorporación de ítems/actividades no contempladas, cumplimiento por parte de los proveedores, cumplimiento en las fechas de finalización de las actividades del proyecto, demoras críticas, etc. Consideran fundamental contar con alarmas y avisos, reportes en formato grafico, proyecciones y tendencias. Su expresión textual fue: “BASICAMENTE lo que necesito es un tablero de comando donde cargamos toda la información de presupuesto, luego las comparativas, con varios valores y la decisión de compra. Luego el stock comprado, el recibido y lo pendiente de entrega o facturación”

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: SEDRONAR Para desarrollar sus actividades, una Institución requiere el uso de sustancias que encuadran dentro de los Precursores Químicos. Estas sustancias están controladas por la Secretaría de Programación para la Prevención de la Drogadicción y la Lucha contra el Narcotráfico (SEDRONAR) En el mes de noviembre de 2013, uno de los directivos de la Institución se comunicó con el Director del área de sistemas para plantearle la necesidad de desarrollar un sistema que permita cumplir con la normativa de la SEDRONAR: Directivo: Como sabrás, esta organización compra y utiliza sustancias que están incluidas en el padrón de sustancias reguladas por SEDRONAR, y estamos obligados a informar trimestralmente la compra y uso de estas sustancias. Analista: ¿Que es el SEDRONAR? Directivo: Es la Secretaría de Programación para la Prevención de la Drogadicción y la Lucha contra el Narcotráfico Analista: ¿Desde cuándo se está informando y cómo se está haciendo? Directivo: Designamos un persona (Esteban) que si bien cumple funciones administrativas es un estudiante avanzado de ingeniería química y por lo tanto está familiarizado con este tema. Realiza los relevamientos en todas las áreas que utilizan sustancias reguladas y luego confecciona los informes completando las planillas electrónicas y se presentan al SEDRONAR Analista: ¿Esos informes cómo se presentan? ¿Electrónicamente o en papel? Directivo: Deben ser firmadas por la autoridad máxima de la organización y se hacen de acuerdo a la normativa vigente Directivo: Necesitamos con urgencia implementar un sistema que permita cumplir con esta norma de un modo más ágil y ordenado, ya que su incumplimiento provocaría que la institución sea eliminada de la lista de Instituciones habilitadas para el manejo de sustancias reguladas. Quedaríamos inhabilitados para su compra, con un grave impacto en las actividades de la institución Directivo: Entendemos que dados los plazos el próximo informe (febrero) se realice manualmente tal como venimos realizando los anteriores pero necesitamos que el segundo informe de 2014 (aproximadamente junio) pueda realizarse a través del sistema Analista: OK. Antes de dar algún plazo, necesito reunirme con los involucrados en el proceso y relevar toda la información. Documentación relacionada obtenida a partir de entrevistas:   

http://www.renpre.gov.ar/pdfs/reso_y_dispo/2012_resolucion_900_12.pdf http://www.prensa.argentina.ar/2013/01/21/37836-la-sedronar-lanzo-el-sistema-de-trazabilidadde-precursores-quimicos.php Ley 23.737 y los decretos 1095/96, 1161/00.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: ALQUILER DE AUTOS Entrevistar a una persona que haya alquilado un auto en EEUU en los últimos 2 años y averiguar cómo es el proceso de alquiler desde que se completa el formulario online hasta que se devuelve el auto. A partir de la entrevista identificar  

Los subsistemas de software que conforman un sistema del tipo Rent a Car Los participantes que deberían estar involucrados en el desarrollo de requerimientos de acuerdo a los subsistemas mencionados

Para mayor información ingresar en el sitio de una empresa de Rent a car americana (Alamo, Herz u otra) Ingrese en el sitio de una empresa de Rent a Car americana (Alamo, Hertz u otra), y reconstruya los requerimientos funcionales del subsistema que permite Registrar el Alquiler online a partir del análisis de la aplicación. CASO: JUEGO PACMAN Pac-Man es un videojuego arcade creado por el diseñador de videojuegos Toru Iwatani de la empresaNamco (basado supuestamente en la forma de una pizza con un trozo faltante), y distribuido por Midway Games al mercado estadounidense a principios de los años 1980. Desde que Pac-Man fue lanzado el 21 de mayo de 1980, fue un éxito. Se convirtió en un fenómeno mundial en la industria de los videojuegos, llegó a tener el Récord Guiness del videojuego de arcade más exitoso de todos los tiempos con un total de 293.822 máquinas vendidas de 1981 a 1987 y acabó con el dominio de Space Invaders, donde la 'acción predominante era shoot-em-up (disparar a todos)' para reemplazarla por un formato único, más humorístico y poco violento que gustó a muchísimas personas. La empresa ha decidido relanzar este juego en una versión más moderna, multiplataforma, que pueda jugarse On line, en PC local, tablets, celulares. También le interesa que el juego pueda integrarse con el uso de redes sociales. Como analista se le ha encargado la identificación de los requerimientos con una breve descripción de cada uno

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: DEPARTAMENTO DE SANIDAD DE LA UNS El departamento de sanidad de la UNS brinda servicios al personal de la Universidad (docentes y no docentes), a los alumnos y a los ingresantes. Si bien se han implementado algunas facilidades que le permiten consultar información de otros sistemas de la UNS, la gestión del Departamento de Sanidad se realiza en forma manual. Para minimizar los errores y mejorar el servicio y la atención a la comunidad universitaria se ha planteado sistematizar la gestión del Departamento de Sanidad. Con este propósito, se desea desarrollar un sistema que permita organizar las tareas que se llevan adelante en el Departamento y la información asociada. El departamento cuenta con los servicios médicos: clínica médica, traumatología, cardiología, psiquiatría, ginecología, odontología y enfermería. Además, de ser necesario pueden realizarse derivaciones para interconsultas con ciertos especialistas: oftalmología, endocrinología, otorrinolaringología y urología. Cada servicio cuenta con un consultorio donde el profesional atiende a los pacientes, completan la fecha de su historia clínica con los resultados del control o entrevista y con sus observaciones personales. En el departamento pueden realizarse exámenes básicos de laboratorio (sangre y orina) y estudios radiológicos simples Además de la atención médica de alumnos y docentes, el Departamento tiene otras funciones: 



Para cumplimentar los requisitos de apertura del legajo, todo agente deberá realizar en este departamento el examen preocupacional correspondiente para obtener el certificado de aptitud requerido por la Dirección General de Personal. La información de los nuevos empleados es enviada al Departamento de Sanidad por la Dirección General de Personal Como requisito de ingreso, los aspirantes deberán llevar a cabo en este departamento una revisación médica general para obtener la certificación de aptitud física o psicofísica (según sea la carrera elegida). Este certificado es requisito obligatorio para obtener el número de legajo o libreta universitaria que se genera en el Departamento de Ingreso. Dicha revisación incluye:  Análisis de sangre y orina  Medidas antropométricas (talla y peso)  Agudeza visual (tablas)  Control de presión arterial  Examen bucodental  Examen psiquiátrico y oftalmológico (para todas las carreras de Profesorado)  Examen clínico final Para esto, los ingresantes deben iniciar su trámite en el Departamento de Ingreso y luego concurrir al Departamento de Sanidad y solicitar el turno correspondiente a cada examen. El examen clínico debe realizarse al final, una vez que se dispone de todos los anteriores. 25

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos 

Justificaciones: En el Departamento de Sanidad deben gestionarse también las justificaciones por inasistencias:  Alumnos: Si en el transcurso de su carrera, el alumno tuviera necesidad de justificar una inasistencia a exámenes o clases obligatorias por razones de salud, deberá concurrir a los consultorios de este Departamento, López Francés 850, el mismo día de la inasistencia. Si tuviera imposibilidad física para trasladarse a dicha dependencia, deberá dejar constancia de su nombre y apellido, carrera y número de credencial al teléfono 4595124 o 4595125, o vía mail [email protected] Dentro de las 48 hs. de finalizado el reposo, deberá tramitar personalmente en este Departamento la justificación, presentando a tal efecto el certificado médico y la credencial universitaria en los horarios de atención médica.  Docentes y No docentes: Las justificaciones de inasistencias por razones de enfermedad personal o familiar se realizarán: o por la visita aleatoria en domicilio de un médico de este Departamento o; o cada agente deberá tramitarla personalmente en el Departamento en los horarios de atención médica.

Cada vez que un empleado registra una inasistencia, se informa a la Dirección General de Personal quien debe registrar y enviar este aviso al Departamento de Sanidad para que se gestione la justificación Se espera que el sistema sea flexible y permita registrar los datos de los servicios y profesionales que atienden pero también incorporar nuevos servicios/profesionales. Cada profesional define los días y horarios de atención, así como también la cantidad/duración de los turnos. Estos turnos pueden ser asignados a personal de la UNS o a alumnos. Entre los servicios prioritarios que desea brindar el Departamento se encuentra la consulta de turnos disponibles para un servicio médico, indicando día, horario y profesional disponible Se deberá prestar especial atención a aspectos de seguridad y confidencialidad de la información.

CASO: SOLICITUD TAXI (Mobile) Se le ha encargado desarrollar los requerimientos para una aplicación Mobile en la cual el cliente pueda pedir el taxi desde la Aplicación (Android o iPhone) y le llegue la información al chofer que se encuentre más cerca geográficamente. Los choferes usarían la aplicación desde sus celulares para recibir los pedidos de taxi. El funcionamiento del sistema sería análogo a los radio taxi pero sin utilizar radio y sin que se necesite un operador y viendo también la posibilidad de pagar con tarjeta.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: RESTAURANTE Para un restaurante mediano de 40 mesas, se requiere la implementación de un software para atención de mesas, gestión de pedidos y pago de cuentas. Debe ser una aplicación compatible con Android y/o IOS. Debe ser amigable con los meseros y cajeros. Los meseros atenderán las mesas provistos de tablets e irán ingresando los pedidos de los clientes Los pedidos deben informarse en la cocina en forma de Ordenes de Pedido o Vouchers Al finalizar, el cajero emitirá la cuenta de la mesa con el detalle de los pedidos de los clientes, importes parciales y el importe total. Se registrará la forma de pago que podrá ser efectivo, debito, tarjeta de crédito. En el caso de los cupones de promoción (click ofertas, agrúpate, click on, etc.), los meseros deben registrar los pedidos del mismo modo para que se generen las ordenes de servicio, pero no tienen costo. Cualquier adicional a la promoción deberá ser abonado por los clientes

CASO: IMPRESIÓN DE TITULOS En el año 2002 se acercó al área de sistemas de una Universidad, el responsable del proceso administrativo de egreso de los alumnos, que culmina con la emisión del diploma, su legalización en el Ministerio de Educación de la nación y su entrega en una colación de grado. Planteó la necesidad de desarrollar una aplicación que permitiera imprimir los diplomas de los egresados a partir de la información registrada en el sistema SIU-GUARANI, dado que es el SIUGUARANI el sistema de gestión académica que registra la información de los alumnos desde su ingreso hasta su egreso y colación. Hasta ese momento, los diplomas eran confeccionados por un letrista a quien se le entregaba un listado con la información de los nuevos egresados. El letrista completaba los datos manualmente en el diploma. Sin embargo, la Resolución R-613/2002 estableció el nuevo modelo y procedimiento de impresión del diploma.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos Normativa: GRADUADOS APRUEBASE EL MODELO DE DIPLOMA DE LA UNS Resolución R-613/02 Expediente 2016/02 BAHIA BLANCA, 26 de setiembre de 2002. VISTO: El Acuerdo Nro. 8 del Consejo de Universidades, en el cual se señalan recomendaciones con respecto a la emisión de los diplomas indicando explícitamente que "los modelos deben ser únicos por Universidad, tanto de grado como los de posgrado y aprobados por Resolución Rectoral donde conste el detalle descriptivo del título"; y CONSIDERANDO: Que la única normativa existente en esta Casa de Estudios data del año 1952 para los egresados del Instituto Tecnológico del Sur; Que a partir del año 1975 hasta la actualidad existen sólo registros de modificaciones en los diplomas pero ninguno indicando prototipo del mismo; Que mediante Resolución R-155/90 y su modificatoria CU-240/93 se establece a quienes corresponde la rúbrica; Que a partir de junio del año 2002 se han incorporado medidas de seguridad a fin de evitar posibles adulteraciones; Que, en consecuencia resulta imprescindible contar con el acto administrativo que fije las normas del diploma a entregar por esta Casa de Estudios a efectos de preservar las medidas de seguridad incorporadas; POR ELLO, EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR R E S U E L V E: ARTICULO 1º).- Aprobar el modelo de diploma a entregar por la Universidad Nacional del Sur, obrante en el Anexo I de la presente resolución; el detalle descriptivo que corre comoAnexo 2 y el procedimiento de impresión que corre como Anexo 3. ARTICULO 2º).- Regístrese, comuníquese, tomen razón la Dirección de Alumnos y Estudio; los Departamentos Académicos, el Programa de Desarrollo Informático, la Dirección de Audiovisuales de la Secretaría de Comunicación y Cultura y, cumplido, archívese. DR. LUIS MARIA FERNANDEZ RECTOR LIC. SANDRA BAIONI SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos ANEXO I

DATOS PERSONALES

Se encuentra en condiciones

D.N.I., L.C. o L.E. Nº............................................CLASE...........................................

para la firma de las autoridades

OFICINA ENROLADORA........................................................................................... CEDULA DE IDENTIDAD Nª...............................EXPEDIDA POR............................ .................................................................................................................................... PASAPORTE Nº..................................................EXPEDIDO POR........................... NACIDO/A EL ....................................DE.....................................DE.........................

FIRMA DEL EGRESADO/A

SELLO DE LA UNIVERSIDAD 29

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos

ANEXO 2. Del Formato Los diplomas que otorga la Universidad Nacional del Sur responderán a las siguientes características: a. b. c. d. e. f.

Serán iguales para todos los títulos: pre-grado, grado y de posgrado. El formato es de 41 cm. de alto x 50 cm. de ancho. El papel es blanco de registro exacto de 290 gr./m2. Está impreso por Casa de Moneda (empresa de servicios de impresiones de seguridad) en sistema offset con fondo de seguridad, texto a un color y numerado en tipografía. Se le adiciona sobre una cinta Bandera Argentina, una oblea timbrada a seco y cortada a molde con borde dentado con el escudo de la Universidad Nacional del Sur de 9,8 cm. de diámetro. A los fines de una más completa identificación del graduado se agrega en el reverso del diploma una foto color 4x4 3/4 perfil derecho con firma del egresado y sello de la Universidad y otra se archiva con el formulario de la solicitud de título. Los diplomas llevan las firmas que el Consejo Superior Universitario determina. DR. LUIS MARIA FERNANDEZ RECTOR DRA. MARIA FERNANDA CRAVERO SECRETARIA GENERAL ACADEMICA

ANEXO 3 Del procedimiento de impresión 1.

El Procedimiento de impresión de diplomas se realiza a través de un programa informático desarrollado por el Programa de Desarrollo Informático de la Universidad Nacional del Sur y cuenta con las siguientes características:

a. b. c. d.

Solicita identificación de usuario y clave para el ingreso. Toda operación realizada por el sistema registra usuario y fecha de la misma. Permite almacenar e imprimir la foto del egresado. Los datos de los egresados son originados por el Sistema de Gestión de la Dirección General de Alumnos y Estudio y los mismos no pueden ser modificados. Genera en forma automática el número correlativo del diploma, el cual debe coincidir con el número preimpreso por la Casa de la Moneda. Permite controlar la anulación de diplomas y emite un listado para ser chequeado físicamente con los diplomas anulados. El título es impreso a partir de los datos registrados en un sistema de impresión gráfica de alta calidad.

e. f. g. 1.

El personal de la Dirección de Títulos y Egresados está autorizado para realizar el procedimiento detallado, a fin de extremar los recaudos en la confección de diplomas ya que los mismos acreditan la actuación académica de los egresados. DR. LUIS MARIA FERNANDEZ RECTOR DRA. MARIA FERNANDA CRAVERO SECRETARIA GENERAL ACADEMICA

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: CENTRAL TELEFONICA En un Campus Universitario, se ha reemplazado una vieja Central Telefónica por una más moderna y es necesario contar con un sistema que permita no solamente registrar la información de las líneas telefónicas sino también procesar en forma automática las llamadas que se realizan para realizar controles sobre estas líneas. Por este motivo la Universidad ha decidido desarrollar un sistema que brinde estas funcionalidades El Campus tiene varios edificios en los que funcionan las dependencias de la Universidad. Cada edificio tiene un nombre por el cual se lo identifica y su domicilio. Las dependencias que funcionan en cada edificio tienen un código interno, un nombre por el cual son conocidas y una persona responsable de la dependencia (que forma parte del plantel del personal de la Universidad). De cada agente de la Universidad se registra el legajo, cuil, apellido, nombre, fecha de nacimiento, estado civil y fecha de alta La central telefónica administra la información de todas las líneas de la Universidad 

   

Algunas líneas corresponden a los conmutadores. Estos conmutadores pueden ser automáticos o atendidos por una operadora. A través de estos conmutadores es posible comunicarse con todos los teléfonos de la Universidad. Cada edificio tiene asociada al menos una línea de conmutador automático y una línea de conmutador con operadora Las líneas que no son conmutadores corresponden a teléfonos internos, es decir que solo puede llamarse a ellos desde otros teléfonos de la Universidad. Se identifican por su número de interno que es un número de 4 dígitos. Hay líneas que corresponden a teléfonos internos y además tienen asignado un número al cual puede llamarse desde el exterior (en forma directa, sin necesidad de llamar al conmutador). A estas líneas se las identifica como Internos con Discado directo Toda línea tiene un estado: Activa/En reparación/DeBaja Algunas líneas permiten llamadas al exterior (fuera de la Universidad)

A modo de ejemplo, se muestran las planillas manuales que actualmente se utilizan: Planilla de Edificios Edificio Edificio Rectorado Edificio Alem …..

Domicilio Av. Colón 80 Av. Alem 1253

Conmutador Operadora: 4595000 4595001

Conmutador Automático: 4595010 4595050

Planilla de Líneas telefónicas Tipo de Línea Conmutador Operadora

Interno ------

Discado Directo 4595000

Conmutador Operadora

------

4595001

Permite llamadas externas? SI (Autorizó José Perez – 10/05/2012) SI (Autorizó José Perez – 10/05/2012)

Estado ACTIVA ACTIVA

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos

Conmutador Automático Conmutador Automático Interno Interno con Discado Directo

-----------2100 2101

4595010 4595050 -----4595111

Interno

2500

-----

NO NO NO SI (Autorizó Marta Gomez – 11/04/2012) SI (Autorizó Marta Gomez – 10/05/2012)

ACTIVA ACTIVA ACTIVA ACTIVA En Reparación

….. De la entrevista con el Encargado de la Central se obtuvo la siguiente información: 

   

Cada vez que se agregan una línea telefónica registra los datos de la línea: tipo de la línea, código interno de la central, interno asignado y/o número de discado directo asignado según corresponde. Dado que existe un interés de realizar a futuro la gestión de las reparaciones a través del sistema, además de los datos antes mencionados de cada línea es necesario registrar otros datos técnicos: caja, par primario, par secundario y número de dispositivo. Estos son datos técnicos requeridos para el mantenimiento posterior Recibe las autorizaciones para la habilitación de llamadas externas para una línea y actualiza los datos de la línea registrando la fecha de la autorización y el agente autorizante Cuando una línea se encuentra en reparación o se la da de baja debe actualizar su estado Necesita consultar e informar tanto las altas como las bajas de las líneas telefónicas en un período Necesita disponer de los datos de las líneas que se encuentran en reparación a una fecha

De la entrevista con el Encargado de Asignaciones se obtuvo la siguiente información:  

Las dependencias solicitan la asignación de líneas de internos. Cada vez que se asigna una línea a una dependencia, se debe registrar para ese interno la dependencia a la que está asignado y una descripción adicional que amplíe la información de su ubicación física. La solicitud indica además si se requiere que el interno tenga discado directo. Dado que existe un número limitado de discados directos en la central, el Encargado de Asignaciones deberá verificar si es posible o no dar curso al pedido.



Actualmente esta asignación se registra en planillas del tipo Interno Dependencia 2100 Departamento de Química 2101

 

Departamento de Química

Descripción Adicional Laboratorio de FisicoQuímica Administración

Discado Directo 4595167 --------------------------------

En algunos casos, en simultáneo con la solicitud de la línea se recibe la autorización para llamadas externas que es derivada al Encargado de la Central Existen agentes de la Institución que disponen de un PIN o clave que les permite llamar desde cualquier teléfono de la central sin restricciones (llamadas a celulares, larga distancia y exterior). El encargado de asignaciones es responsable de llevar un registro 32

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos

 

cuidadoso de estos PINs, guardando para cada uno el agente a quien fue entregado y la fecha. Debe poder consultar en cualquier momento los pins asignados Debe poder consultar las asignaciones de líneas en una dependencia, todo un edificio o toda la Universidad

La nueva central permite disponer de la siguiente información de todas las llamadas: Número origen, número destino, fecha, hora de inicio, hora de finalización, duración, pin (para los casos de llamadas saliente con clave), también queda registrado el pin utilizado. Las posibles llamadas son Entrantes Desde Interno a Interno Desde Externo a Interno

Salientes Desde Interno a Interno Desde Interno a Externo

El sistema deberá permitir al encargado de la central importar diariamente la información de las llamadas para poder procesarlas y obtener procesar en forma automática reporte de control Las autoridades han solicitado poder obtener a través del sistema:    

Asignaciones de líneas en una dependencia, todo un edificio o toda la Universidad Reporte mensual de llamadas de una dependencia discriminadas por teléfono Reporte de llamadas de un interno, incluyendo tanto llamadas entrantes como salientes, fecha, hora de inicio, hora de finalización, duración, pin utilizado (en el caso que se haya utilizado) Reporte de llamadas con un pin

Ver ejemplo en http://guia.uns.edu.ar/ CASO: ORDENES DE SERVICIO PARA LA CENTRAL TELEFONICA

Sistema de Reparaciones de líneas telefónicas Unos meses después de poner en marcha una nueva central telefónica, la institución ha decidido implementar un nuevo sistema para llevar registro de los pedidos y reparaciones de las líneas telefónicas que atiende el Departamento de Soporte Técnico. De cada línea de la central se dispone de la siguiente información: tipo de la línea, código interno de la central, número de interno asignado (4 dígitos). Además es necesario contar con datos técnicos como caja, par primario, par secundario y número de dispositivo. Cada vez que un agente de la empresa hace un reclamo por mal funcionamiento de una línea, se inicia una Orden de Servicio (ODS) como la siguiente:

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos MODELO DE ORDEN DE SERVICIO (ODS) (del sistema manual) Nro de ODS: 1056 Fecha: 01/04/2013 Agente que inicia el reclamo: 7112 – Marta Gonzalez Vía del reclamo mail/teléfono/personal: Mail Descripción: la línea no tiene tono

Número Mail:

Interno 1089 [email protected]

Observaciones:

Estado:

Iniciada

Derivaciones: Fecha Técnico

En reparación

Finalizada

Fecha de Cierre:

Descripción

Los datos de todos los agentes de la empresa son provistos por el Departamento de Cargos y consisten en: número de legajo, apellido, nombre y fecha de alta. Una nueva ODS es atendida inicialmente por responsable del Departamento de Soporte Técnico quien decide a qué técnico asignarla. Cuando una ODS es asignada a un técnico, la línea pasa al estado “En reparación” y se registra la fecha en que le fue derivada. El técnico que recibe una ODS registra la descripción de su reparación y puede finalizar la orden de servicio o derivarla a otro técnico. En el caso de finalizar la ODS la misma cambia al estado “Finalizada”. En caso de derivarla nuevamente se registra la fecha y técnico a quien se deriva. De esta manera una misma orden de servicio puede tener varios pasos en la reparación hasta que la misma finaliza (ver planilla modelo ODS). En el Departamento de Materiales se mantiene actualizada la información de los materiales. De cada material mantiene un código, descripción, stock disponible y stock mínimo para pedidos. Los técnicos realizan solicitudes de materiales completando los siguientes datos: técnico solicitante, fecha de la solicitud y por cada material requerido la cantidad que necesita. Cada solicitud tiene un número de solicitud que la identifica. Al recibir los materiales se completa cantidad entregada (no siempre coincide con la solicitada) El Departamento de Soporte espera que el sistema les brinde: - a cualquier empleado de la empresa un mecanismo ágil para registrar sus solicitudes de ODS, así como consultar la información de una un ODS en particular. - al responsable del Departamento de Soporte Técnico una herramienta que le permita realizar la gestión y control de las ODS, consultar información de una ODS en particular, consultar ODS asignadas a un técnico, imprimir reportes gerenciales de duración de ODS. - a los técnicos la información de la ODS asignadas y les permita registrar los datos de sus reparaciones.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos - al encargado de stock una consulta ágil de la información del stock de materiales existente, la posibilidad de registrar todos los movimientos de materiales y permitirle actualizar el stock por compras. CASO: CONCURSOS ABIERTOS PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Cada dos años aproximadamente en la Universidad se realiza una convocatoria a interesados en cubrir eventuales vacantes como personal administrativo. A cada convocatoria se postulan aproximadamente 2000 personas. La gestión de los concursos del personal administrativo está a cargo de la Secretaría General Técnica de Rectorado, más específicamente, la Subsecretaría de RRHH.Se realiza la apertura de un Llamado a Concurso a aspirantes, que se publica en el sitio de la UNS. Por ejemplo en diciembre de 2013 se realizó esta convocatoria a través de la resolución: http://www.servicios.uns.edu.ar/institucion/conc_nd/docs/C223-R415.pdf Suponga que usted es el analista a quien se ha encargado el desarrollo de un sistema que permita gestionar las inscripciones, controlar la asistencia de los postulantes a las distintas instancias, registrar los puntajes obtenidos en cada una, publicar de los resultados de cada instancia, confeccionar y publicar del orden de mérito resultante. La Resolución R- Nº 385/13 - Expte. XEXP 40/2013 establece, entre otras pautas: Las instancias y calificaciones: Prueba de Oposición

Evaluación Antecedentes

de

80% (80 ptos)

20%

Examen escrito: Esta instancia consistirá en un examen escrito y será eliminatorio si el postulante no alcanzara al menos el SETENTA (70) porciento del puntaje total del escrito

60%

48 puntos

Examen en PC: Esta instancia consistirá en un examen realizado en PC y será eliminatorio si el postulante no alcanzara al menos el SETENTA (70) por ciento del puntaje total de la evaluación en PC. Entrevista: el postulante que haya superado las dos instancias anteriores pasará a una entrevista personal Antigüedad Experiencia Capacitación Otros Antecedentes

22%

17,6 puntos

18%

14,4 puntos 5 puntos 5 puntos 5 puntos 5 puntos

25% 25% 25% 25%

ANONIMATO: Si bien es necesario identificar al postulante al momento de rendir para verificar su identidad, ningún examen escrito podrá contener elemento alguno que identifique al postulante. Sólo se asignará un código biunívoco que estará asociado al postulante en un listado que será resguardado en sobre cerrado en la Unidad de Auditoría Interna de la UNS, el mismo será lacrado y firmado por los miembros del Jurado y los Veedores gremiales hasta que finalicen las instancias evaluativas. En caso que el postulante agregue marcas o signos que hagan posible su identificación será automáticamente declarada nula su participación, sin posibilidad de articular recurso alguno. Finalizada cada una de las instancias, el Jurado procederá a la corrección de los exámenes y la publicación del listado ordenado alfabéticamente de aprobados que serán quienes hayan 35

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos alcanzado por lo menos el SETENTA (70) por ciento del puntaje total del examen. Los mismos deberán presentarse en la fecha, horario y lugar publicado en la página web institucional a rendir la siguiente instancia. Una vez terminada las dos primeras instancias evaluativas de la prueba de oposición (prueba escrita de oposición y evaluación en PC) el Jurado elaborará un listado ordenado alfabéticamente, que contendrá los postulantes que deberán presentar la carpeta de antecedentes. El puntaje obtenido en la Evaluación de Antecedentes será sumado a los puntajes obtenidos en cada una de las instancias de la prueba de oposición. El Orden de Mérito estará conformado por aquellos postulantes que hayan obtenido como mínimo más de CINCUENTA (50) puntos del puntaje total del concurso (prueba de oposición y evaluación de antecedentes), y no podrá consignar empate en una misma posición o grado. El Orden de Mérito tendrá una vigencia de un (1) año, conforme lo establecido en el artículo 41º del Decreto 366/06, pudiendo prorrogarse por necesidades de servicio, mediando acuerdo de la Comisión Paritaria de Nivel Particular del Personal No Docente de la Universidad Nacional del La resolución R-1672/2013 establece pautas específicas para estos llamados a concurso: INSCRIPCIÓN, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES CONCURSO ABIERTO- CATEGORÍA 7 ADMINISTRATIVO RESOLUCIÓN R- Nº 1672/13 Inscripción  La inscripción se efectuará íntegramente por Internet, a través de la página web oficial: www.uns.edu.ar/ConcursosND - Ingresando al Concurso correspondiente.  El postulante deberá completar un formulario digital a través de la página web oficial, que tendrá carácter de Declaración Jurada.  El postulante que falseara alguno de los datos declarados en cualquier etapa quedará automáticamente desafectado del concurso.  Al momento de completar el formulario de inscripción, el postulante deberá colocar su dirección de correo electrónico personal, la cual lo habilitará como usuario del sistema. Al finalizar la inscripción automáticamente se le enviará un correo electrónico a la casilla proporcionada, validándose la clave de acceso. La UNS deslinda su responsabilidad en relación a los posibles inconvenientes que pudieran presentarse en la recepción de la citada confirmación.  Los datos ingresados podrán ser modificados hasta el día de cierre de la inscripción.  La mera completitud del formulario de inscripción, implica el conocimiento y la aceptación de todas las condiciones establecidas en la normativa que rige en el ámbito de la UNS.  Los postulantes deberán imprimir una copia de la constancia de inscripción, la cual deberá ser presentada al momento de rendir el examen escrito. Confirmación de Asistencia  En el periodo fijado por la Resolución que llama a concurso, los interesados deberán ingresar en la página web y confirmar su asistencia al examen. Dicha confirmación es condición para que los inscriptos adquieran carácter de postulantes, quedando habilitados para acceder a las instancias concursales.  Aquel inscripto que NO confirme su asistencia NO podrá presentarse a rendir ningún examen. Comunicaciones – Notificaciones  Para todo el proceso concursal, la única vía válida y fehaciente de comunicación y notificación será a través del sitio web oficial de la Universidad Nacional del Sur (www.uns.edu.ar/ ConcursosND).  Es responsabilidad de los postulantes consultar el sitio web citado, a los fines de conocer las novedades en cada una de las etapas concursales.  Por consultas particulares dirigirse al mail: [email protected] 36

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: RESERVA DE SALONES El Departamento de Extensión de una Institución necesita un sistema de Reserva de Salones para eventos. Los empleados administrativos del Departamento registran las reservas que solicitan los responsables de los eventos. Estas reservas deben ser autorizadas por el Jefe del Departamento de Extensión, quien puede autorizarlas, rechazarlas o enviarlas a revisión. Hasta 48 horas antes del evento es posible cancelar una reserva Cada salón tiene sus propias características:            

Nombre del salón (Por ejemplo, Salón de Actos) Edificio (cada edificio tiene su domicilio) Piso Capacidad (cantidad de personas) Asientos (si dispone de asientos fijos o no) Tiene boca de Red UNS? Tiene red inalámbrica? Tiene PC? Tiene Cañon? Tiene Pantalla? Tiene equipo de sonido? Observaciones

Los salones se reservan para eventos Una reserva puede incluir varias fechas, horarios y salones diferentes. Por ejemplo, para un congreso se pueden estar utilizando varios salones en simultáneo. La reserva tiene un costo total por el conjunto de salones reservados. Cada reserva tiene asociado el Responsable (que es un empleado), y se registran cuáles son las características requeridas (no todas las reservan necesitan todas las características). El jefe de departamento revisa todas las reservas y es responsable de autorizarlas. Las reservas autorizadas quedan Confirmadas.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: DIGESTO Desde el Consejo Superior de una universidad se ha solicitado sistematizar el Digesto, compendio ordenado y sistematizado de las normas, emanadas de la Asamblea Universitaria, el Consejo Superior y el Rectorado. Este proyecto está alineado con uno de los ejes del Plan Estratégico Institucional “Gestión Institucional”, relacionado con la mejora en la información institucional y la transparencia en la gestión. En el caso del Digesto, se trata justamente de normas/actos resolutivos de los diferentes órganos de gobierno de la universidad. De las entrevistas con los usuarios se ha recopilado la siguiente información: Esta aplicación debe permitir a las Secretarías de Rectorado y a la Secretaría del Consejo Superior y a la Asamblea Universitaria ingresar al sistema las normas emitidas por cada una de ellas indicando tipo (resolución, disposición, ordenanza, etc.), número, año, emisor, título, tema, subtema, fecha. El catálogo de temas y subtemas es propio de cada secretaría u órgano de gobierno. En cada Secretaría el Director Administrativo deberá verificar la carga. Una vez controladas y confirmadas las normas, quedan disponibles para su consulta pública. Una de las quejas principales del sistema actual, (que solamente contiene un índice de normas) es la falta de palabras claves para restringir la búsqueda. Por ello, es muy importante que se puedan catalogar correctamente las normas de acuerdo a sus palabras claves. Para que el sistema sea operativo, los usuarios plantearon la necesidad de que todo usuario habilitado para la carga pueda actualizar el tesauro. De este modo, si se dan cuenta de que falta una palabra clave en el tesauro durante la carga de una norma, pueden agregarla. Se requiere adjuntar el documento electrónico de la norma La efectividad de la búsqueda es un aspecto crítico a considerar. Las autoridades necesitan poder ubicar todas las normas de un tema, independientemente de la Secretaría u Organo de Gobierno que la originó. El Secretario General del Consejo Universitario, quien está coordinando a los usuarios solicitó que el tesauro se administre en forma centralizada, para evitar palabras claves duplicadas o sinónimos que dificulten la localización de normas por palabra clave. Se solicitó que se implemente la posibilidad de buscar en el texto completo de la norma. Algunas normas requieren una publicación “interna”; esto es, que sean visibles entre secretarías y órganos de gobierno, pero no al público.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: AVISOS AL PERSONAL A TRAVES DE UNA INTRANET (Integración con otros sistemas de comunicación (mail, sms, redes sociales) Una institución cuenta con un plantel de más de 3000 empleados de diferentes escalafones, categorías y agrupamientos. Ha implementado una Intranet que permite a sus empleados consultar información y realizar algunos trámites via web. Cuando un nuevo agente es dado de alta como empleado de la institución, se genera en forma automática una cuenta de correo institucional y una cuenta en la IntraNET, registrándose además otros datos adicionales de contacto (opcionales) como son su celular, usuario de facebook, usuario de tweeter. Dado que la institución necesita mejorar sus mecanismos de comunicación interna, ha decidido implementar un sistema que le permita dar avisos al personal a través de la IntraNET. El sistema debe permitir a aquellos usuarios habilitados, crear un nuevo aviso, indicando el título, texto del mismo, período de vigencia y el conjunto de agentes a quienes notificar. Estos agentes visualizarán el aviso al ingresar a la IntraNET y se deben notificar de que han leído el aviso para poder continuar. Adicionalmente se enviará el aviso por mail (a la cuenta institucional) y por los otros mecanismos adicionales (sms, redes sociales). Para estos últimos casos debe ser posible definir para el mismo aviso un mensaje breve. Además de dar un aviso a un conjunto de agentes determinado por el escalafón, la categoría o el agrupamiento o la combinación de estos filtros; es posible dar un aviso a un agente en particular o un conjunto de agentes seleccionados ad hoc para ese aviso. También es posible dar un aviso a todos los agentes. En este último caso, deberá ser aprobado por una autoridad. Los usuarios habilitados para dar avisos están restringidos a un listado aprobado por las autoridades y formalizado en una disposición interna. Las autoridades que aprueban avisos masivos están definidas por la máxima autoridad de la institución. En todos los casos se habilitan a personas que ocupan determinados cargos en la institución, por el término que dura su designación en ese cargo. Definiciones:  Escalafón: El escalafón consiste en la lista de rangos en que se agrupan las personas integradas en una institución. Dichos rangos pueden definir funciones jerárquicas, administrativas, operativas, o ser tan solo un elemento honorario. Por ejemplo en la UNS existen tres escalafones: Autoridades, Docentes y NO docentes  Categoría: grado de jerarquía dentro de un escalafón  Agrupamiento: Es el conjunto de categorías, abarcativos de funciones programadas para el logro de un objetivo común, dentro del cual se desarrolla una carrera administrativa. Los agrupamientos son: a) Administrativo b) Mantenimiento, producción y servicios generales c) Técnico-profesional d) Asistencial  Cargo: Conjunto de actividades desempeñadas por una persona, que pueden incluirse en un todo unificado y ocupa una posición formal dentro de un organigrama. Cada cargo tiene asociada una categoría y un agrupamiento

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos CASO: REGISTRACION DE ACTIVIDAD ACADEMICA DE ALUMNOS DE LA ESCUELA X Como parte del proceso de elicitación y análisis del sistema de gestión académica se realizó una entrevista con los involucrados en el proceso de carga de calificaciones y se obtuvo la siguiente información Auxiliar Docente1: para cada alumno deben cargarse a fin de año las calificaciones anuales de todas las materias en las correspondientes ACTAS DE CALIFICACIONES ANUALES. Las calificaciones anuales están conformadas por dos notas. Una nota es conceptual y la otra nota es numérica. Las calificaciones conceptuales son  Aprobado con mención (Aprobado)  Aprobado (Aprobado)  No alcanzo los objetivos (Desaprobado)  Tiene muchas dificultades (Desaprobado) Los alumnos que aprueban (nota conceptual) tienen además una nota numérica de aprobación Los alumnos que desaprueban (nota conceptual) rinden en distintas instancias en mesas de examen hasta que aprueban. Auxiliar Docente 2: Para los exámenes rendidos en mesas de exámenes (diciembre, febrero, previas) solamente se califica al alumno con nota numérica. Por cada mesa de examen se confecciona un ACTA DE EXAMEN. Auxiliar Docente3: Para poder egresar un alumno debe tener todas las materias aprobadas sin importar en qué instancia fue aprobada la materia. Cuando un alumno egresa se confecciona el certificado de egreso que debe presentarse al Ministerio. Para ser aceptado por el Ministerio, las materias deben coincidir exactamente con las informadas en el plan curricular. Auxiliar Docente 2: Para el certificado de egreso solamente se consideran las notas numéricas y se calcula el promedio. O sea, todas las materias deben tener la nota numérica correspondiente a la aprobación (no interesa si esa nota proviene de una nota de fin de año o de una mesa de examen) Auxiliar Docente1: Para la materia Ingles, los alumnos que traen constancia de aprobación de exámenes oficiales o internacionales quedan eximidos de la materia y deben cumplir la carga horaria de dicha materia con una actividad de tipo taller. Se lo exime del idioma y se califica el taller que hace para completar la carga horaria. CASO: NUEVO ESTADO EN UN TRAMITE Un Instituto Universitario ha implementado distintos sistemas para resolver diferentes gestiones: la gestión académica, movimientos de documentación, nómina de empleados, etc. La Mesa General de Entradas del instituto registra todos los movimientos de documentación oficial dentro y fuera del instituto utilizando el Sistema de Movimientos de Documentación. Todo expediente que circula dentro y fuera del Instituto está registrado.

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REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 Casos El Departamento de Egreso de un Instituto Universitario gestiona el proceso completo desde que un alumno que finalizó sus estudios inicia la solicitud del título hasta que el título es entregado en un acto de colación a través del sistema de gestión académica. A lo largo de este proceso, el trámite va pasando por una serie de estados hasta que finaliza. El responsable del Departamento de Egreso ha planteado el siguiente pedido al Departamento de Sistemas: Lo que nos pasa es que cuando enviamos el diploma al Ministerio para su legalización tenemos que esperar que lo devuelvan legalizado para continuar el trámite. Ahora no podemos distinguir entre aquellos trámites con diploma impreso que todavía tenemos en la oficina de los que fueron enviados al Ministerio. Asé es que necesitamos que agreguen un estado nuevo para los trámites de egreso después de que están impresos y se enviaron al Ministerio para identificarlos. Muchas veces el trámite regresa al Instituto por algún motivo y debe ser reeviado (por ejemplo, por documentación incompleta por un error en el envío de la documentación). A nosotros nos alcanza con conocer que se realizó el envío y aún no fue devuelto legalizado

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