TRABAJO PRACTICO FINAL CONSIGNA 1. Introducción 2. Objetivos: 2.1.

Objetivo como empresa

2.2.

Objetivos como estudiantes

3. Desarrollo 3.1.

Nombre del evento

3.2.

Fecha

3.3.

Horario

3.4.

Relevamiento de la sala

•

Ubicación

•

Qué tiene

•

Ambientación

•

Alquileres

•

Mobiliario

•

Material gráfico

•

Hoja de sitio de jóvenes

•

Proveedores

•

Invitados

•

Personas que participan activamente en el evento

•

Programa, cronograma y organigrama

•

Recursos Técnicos

•

Catering, vajilla, mantelería y souvenir

•

Presupuesto abierto

4. Conclusión

 

4.1.

Conclusión general

4.2.

Conclusión individual 1

 

INDICE

Introducción ....................................................................................................... Objetivos............................................................................................................. Objetivo como empresa ................................................................................................... Objetivo como estudiantes...............................................................................................

  Desarrollo ........................................................................................................... Nombre del evento........................................................................................................... Fecha ............................................................................................................................... Horario ............................................................................................................................. Relevamiento de la sala...................................................................................................

Conclusión ......................................................................................................... Bibliografía .........................................................................................................

 

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1. INTRODUCCION Los aromas logran hacer que la mente del ser humano obtenga una sensación, un recuerdo o una emoción en especial; estos mismos hace que los sentidos se estimulen y se obtengan experiencias nuevas. “Aromatiza tu vida” es un evento cuyo tema a tratar es la aromaterapia. Actividad que se basa en la valorización de la naturaleza como fuente esencial de vida, y que lo hace utilizando las bondades naturales que brindan las plantas mediante aceites esenciales que representan la energía vital de éstas; de esta manera lograr el bienestar a través de un equilibrio entre salud, belleza y armonía emocional. La aromaterapia es considerada una medicina alternativa; según el caso en varias personas, mediante el uso de esencias y aceites naturales se registraron efectos terapéuticos de algún tipo. La aromaterapia es un viaje a la naturaleza mediante la utilización en hornillos, baños de inmersión, cremas, inhalaciones y masajes. La finalidad de dicho evento es incentivar al desarrollo del olfato por medio de la aromaterapia, dar a conocer la existencia de la actividad y los gratos beneficios de ésta en la vida de las personas. Para ello estarán presentes profesionales de la aromaterapia que proveerán información sumamente útil e interesante que les permitirá a los asistentes que poseen poco conocimiento a cerca del tema, aprender a usar de una manera beneficiosa los aromas de las plantas naturales para su bienestar tanto corporal como mental. Se invitará a los participantes del evento a disfrutar de propuestas naturales; teniendo la satisfacción de vivenciar el contacto directo con los placenteros aromas y deliciosos alimentos naturales que se les ofrecerá, los cuales darán paso a una gozosa y agradable sensación de bienestar.

 

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2. OBJETIVOS 2.1.

Objetivo como empresa:

Lograr una completa y correcta organización del evento en forma generalizada, en tanto y en cuanto a los recursos necesarios y disponibles para el desarrollo total del mismo.

•

Dar a conocer la aromaterapia y enseñar cuáles son las principales aplicaciones en la vida cotidiana, la cosmética y la terapéutica.

•

Comprender la aromaterapia en relación a la salud y la energética humana.

•

Revelar los aceites respecto a sus aromas y cualidades; y cuáles son los que mejor van con cada personalidad.

•

Informar sobre los beneficios de las esencias para proteger la salud, cuidar la higiene, preservar la belleza y favorecer el equilibrio emocional.

2.2.

Objetivo como estudiantes:

Como alumnos de la carrera de Publicidad y Relaciones Públicas de la Universidad de Palermo, respecto a la materia “Taller de Comunicación II” y respectivamente “Organización de Eventos I”, los objetivos son compartidos de manera grupal. Dentro de éstos, están:

•

Reconocer

los

diferentes

tipos

de

eventos,

sus

características

determinantes y su planificación necesaria. •

Ser conscientes a la hora de aplicar las herramientas como destrezas necesarias para planificar de forma estratégica un evento completo de acuerdo a su tipología.

 

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•

Manejar de manera fluida el conocimiento adquirido en cuento a las características de la implementación de la organización de eventos en nuestro futuro ámbito laboral.

•

Adquirir las herramientas necesarias para desempeñarnos de buena manera en el ámbito de la comunicación tanto empresarial, corporativa, como cultural y social.

3. DESARROLLO 3.1.

Nombre del evento

Aromatiza tu vida 3.2.

Fecha

Noviembre 30 de 2012 3.3.

Horario

14:00 horas, en Ecuador 933 PB6 3.4.

•

Relevamiento de la sala:

Ubicación:

El lugar donde será realizado el evento “Aromatiza tu vida” es un aula que hace parte de la infraestructura de la Universidad de Palermo ubicada en el barrio que lleva su mismo nombre. Esta (aula PB6) se encuentra en Ecuador 933 y su acceso dentro del complejo universitario es muy fácil puesto que esta a pocos metros de la entrada principal.

 

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La universidad esta ubicada sobre una calle con poco flujo de transito vehicular, lo cual facilitara no solo la llegada de los invitados, sino también la llegada del equipamiento que será utilizada para el evento.

•

Qué tiene:

El aula asignada para la realización de dicho evento, no cuenta con recursos suficientes para la organización del mismo. Esta tiene un televisor y dos pizarrones. La misma posee una pared roja la cual será contrastada con la decoración la cual tendrá el evento y sus otras tres paredes son completamente blancas, lo cual le dará luminosidad al espacio y será tomado como una ventaja para la ambientación de relajación que se le quiere dar al evento. El salón cuenta con una superficie de 3m de alto y 6,75 de ancho; el mismo nos brinda la posibilidad de incorporar elementos para la decoración de este y a pocos pasos del salón están ubicados los baños tanto femeninos como masculinos. En la entrada de la universidad estará ubicado el hall en el que serán recibidos y acreditados todos los invitados al evento.

•

Ambientación:

La aromaterapia es una técnica de relajación que tiene sus orígenes en países árabes y asiáticos. Gracias a dicha información surgió la idea de ambientar el evento con elementos representativos de estas culturas y así mismo girar todo el evento en torno a esta temática que suele ser interesante y llamativa para el público en general. Primero que todo, el aula será convertida en una especie de galería de arte la cual tendrá en sus paredes fotografías tanto de los países de donde míticamente se originó la aromaterapia y de igual forma imágenes de los recursos naturales que utilizan para la elaboración de los productos de aromaterapia.

 

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La entrada al aula estará decorada con un ramo de flores, el cual estará colocado en lun florero encima de la mesa de acreditación. La ventana que se encuentra en un costado del salón, será decorada con papel crepe para darle dinamismo a la misma; las mesas que se utilizarán serán cubiertas por manteles y flores. Serán ubicados elementos que transmitan cierto sentido de relajación y cultura hindú. Las flores serán parte esencial de la decoración puesto que representan la naturaleza de donde proviene todo el tema; de esta manera transmitirá un sentimiento de relajación y comodidad dentro del evento. Uno de los tableros, el cual se ubica en el que sería el frente del evento será decorado a su alrededor con flores y en el mismo se reflejarán los recursos que los expositores utilizaran para sus charlas. Las credenciales del staff, serán indispensables; estas identificaran a cada uno de los que hacen parte del mismo.

•

Alquileres:

Básicamente los elementos que se alquilaron, fue la cantidad de 35 puff y 2 mesas tipo árabes, las cuales ayudaran con la ambientación que se le quiere dar al evento. En ellos se ubicaran los asistentes al mismo en el momento en que la exposición de las diferentes empresas que harán presencia en el evento expongan lo que tienen para mostrar.

•

Mobiliario:

Dentro del mobiliario a utilizar y el cual fue pedido directamente a las autoridades de la Facultad de Diseño y Comunicación de la Universidad de Palermo se encuentran elementos tales como:

 

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-

Cañón, en caso de que los expositores necesiten proyectar algo a cerca de su empresa/producto.

-

Dos (2) mesas de taller, las cuales serán utilizadas para la ubicación de los productos que se mostraran y demás elementos que necesiten un soporte.

-

Dos mesas en “L”; una hará parte del staff para sus pertenencias y la otra para la ubicación de un ramo de flores en la entrada del aula.

-

Dos (2) bancos de madera para ser utilizados ante cualquier eventualidad.

-

Tacho de basura grande para el desalojo de residuos que se vaya generando durante el evento.

•

Material gráfico:

Invitación

 

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Credenciales

Afiche

 

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•

Proveedores:

-

Divia Gandha: Empresa que ofrece productos relacionados con Aromaterapia. Su misión es recoger las virtudes de los óleos aromáticos y las plantas medicinales que se desarrollan en los jardines de Argentina y el mundo. Desarrollan productos con el fin de proveer bienestar en las personas. Persona contacto: Claudia Gorban http://www.divia-gandha.com.ar/productos.php

•

Invitados:

Asturias, Nicole: ü María Fernanda Miranda ü Sharon Cohen ü Daniela Moll ü Daniela Fernández ü María José Morales Pakciarz, Micaela: ü Karen Polak ü Magali Ostrosky ü Ginette Yanani ü Andrea Sabbag ü Yahel Haber ü Mariela Mas

 

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Santiago Ross, Karla: ü Karla Patricia ü Camila Quintana ü Marianela Sarda ü Alejandra García ü Margarita Macías Solano Duque, Tulio: ü Karen Moreno Plata ü Estefania Amaya Cubillos ü Nathalie Van Brackel ü Suania Cereceda ü María Estrada Zabala, Mariela Alejandra: ü Martina Medina ü Laura Gena ü Antonella Gena ü Natalia Lerner ü María de los Ángeles Cucci

•

Personas que participan activamente en el evento:

Representante de Divia Gandha: Ofrecerá una charla dinámica explicativa de cómo la aromaterapia ayuda al cuerpo humano a través del sentido del olfato. Revelará los secretos mas preciados de esta terapia alternativa natural y como la podemos utilizar a

 

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  nuestro favor en estos días tan estresantes que se vive actualmente en nuestra sociedad. Además presentará los productos de la marca diferenciándolos del resto del mercado y dando las razones por las cuales son mejores que otros. Persona activa: Claudia Gorban

•

Programa, organigrama y cronograma:

Programa del evento: 14.00: Ingreso de Invitados al salón, se servirá jugos a cada invitado. 14.30: Entrega de pruebas. 14.50: Charla representante de Divia Gandha 15.30: Contacto entre las personas activas del evento con los invitados mientras se servirá comidas y Jugos. 16.00: Realización de aromas 16.15: Entrega de souvenirs 16.30: Fin del evento Organigrama Pre Evento

Tulio/Micaela  

Nicole  

Grá0ica  del   evento  

 

Mariela  

Contacto  con   personas  activas   en  el  evento  

contratación  del   catering  

compra  de  telas  

Tulio  

Karla  

Contacto  con  el   grupo  que  se   comparte  espacio  

compra  de  telas  

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Micaela  

división  y   organización  de   tareas  

prespuestos   empresa  de   caterings  

contacto  general   del  grupo  

  Organigrama Evento:

Cronograma: Concepción de la idea del evento Se comenzó la búsqueda de temas, los cuales fueran viables para la organización de un evento real. Análisis de viabilidad: Se comenzó a analizar la viabilidad del tema elegido, para decidir si se tenían los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Comienza la búsqueda de proveedores, recursos materiales, fecha, lugar, hora y tipo de invitados. Concretar la idea: La propuesta fue aceptada y comienza la puesta en marcha del evento. Se

Micaela  

Tulio  

Decoración   del  salón  

Karla  

Recepción    

Acreditación    

Decoración  

Nicole  

Atención  en   sector  de   Jugos  

Decoración  

Organización   de  invitados    

Mariela  

Organización   general   durante  la   decoración  

Resolución   de   imprevistos  

Compra  de   0lores  

Contacto  con   personas   activas  del   evento  

Micaela  

Atención  en   sector   Catering  

Organización   general   durante  el   evento  

comienza a crear el logo del evento para diseñar toda la papelería y planificar el plan de comunicación. Se decide el tipo de invitación que va a ser enviada y porque vía se enviarán.

 

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Compra  de   0lores  

Compra  de   Rolitos  

  Evento: − Armado − Evento − Desarme Post Evento: Evaluación post-evento, durante el cual se evalúa el evento, para saber si fue exitoso y cuales fueron sus fallas.

•

Recursos técnicos:

-

Proyector

-

Equipo de sonido

-

Micrófono

-

Extensión de luz

-

Computadora

-

Pendrive

-

CD’s

-

Ipod

•

Catering, vajilla, mantelería y souvenirs:

El catering ofrecido en el evento constara de lo siguiente:

 

-

Biscuit especiado con mousse de chocolate blanco

-

Streusel de manzana con canela;

-

Minimuffins de pera, nuez y jengibre;

-

Financiers de coco

-

Jugos de fruta naturales (naranja, mandarina, frutilla y limón)

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La vajilla estará basada en platos de plásticos para la presentación de la mesa de dulces, los vasos que se utilizaran serán vasos de plástico seleccionados para no perder la línea de sofisticación que se pretende darle al evento y serán utilizadas también cuatro jarras plásticas las cuales contendrán las bebidas naturales que se ofrecerán durante el evento. La mantelería que se utilizara será: -

Dos (2) manteles de Razo color crudo (marfil) para cubrir las mesas taller

-

Dos (2) manteles de tela no tejida (ecológica) color naranja para la mesa de catering

El obsequio que se entregará al finalizar el evento serán unas bolas de tul selladas con delicada cinta de velo, la cual contendrá jabones artesanales con esencias naturales. La misma será entregada en el momento en que cada

invitado con su debida acreditación salga del aula en el que se está realizando el evento.

 

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•

Presupuesto

4. CONCLUSIONES 4.1.

Conclusión general:

Trabajar en grupo suele ser complicado y más aún cuántas más personas sean; como grupo ninguno se salva de esa característica de complejidad a la hora de ponerse de acuerdo y cumplir con las debidas responsabilidades. Así todo, el trabajar en grupo permitió la unificación, teniendo en mente un mismo objetivo. El aprender a dividirse correctamente las tareas y tomar más responsabilidades como unidad y no como unidades desprendidas es algo que se ha venido aprendiendo a lo largo de la cursada. De todos modos, el grupo ha funcionado bien en cuanto a entregas de trabajos a su debido tiempo. En un principio, fue difícil encontrar un tema para el evento, sin embargo, a partir de las diferentes ideas que se lanzaron al aire, la ayuda de la docente y la compenetración del grupo generaron una sola idea, con un solo propósito a partir del cual se empezó a trabajar en el proyecto. Una vez anclado el tema del evento, empezó a dar marcha la organización y la búsqueda de los diferentes recursos que se necesitarían para la realización del mismo. Cabe resaltar que la salida de dos integrantes del grupo, lo cual genero ventajas tales como una mejor organización y una comunicación mas fluida entre los integrantes del grupo. Sin embargo, consigo llego una desventaja, la cual se define en el financiamiento del evento, lo cual se aumentaría en cada uno de los que continúan labores en el proyecto. A pesar de los imprevistos que han surgido, el grupo hoy día funciona activamente y de manera positiva, ya teniendo organizado el evento y muy

 

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próximo a su fecha de realización, y de esta manera la proyección y posterior realización del evento proporcionará una visión más real y tangible en cuanto a lo que refiere la actividad laboral de organización de eventos. 4.2.

Conclusiones personales:

Asturias, Nicole: El trabajo practico realizado, si bien tuvo ciertos inconvenientes al principio, entre los integrantes del grupo, al final del mismo todo fue llevadero y se logro cumplir con los objetivos propuestos. Poco a poco, cada uno fue tomando un rol importante en el grupo y fue contribuyendo con dichas cualidades. No puedo decir que todo fue un éxito pero tengo grandes expectativas para el final del evento, el 30 de noviembre. Empezamos siendo 7 en el grupo y eso lo hizo aun mas difícil y complico mas el trabajo. Dicen que 7 cabezas piensan mejor que 1, pero también se hace mas difícil ponerse de acuerdo dado el mundo interno de cada uno. Alfinal quedamos 5 y logramos poner todo en marcha. Quede satisfecha con los resultados y espero quedar aún más contenta con el evento. Espero haber podido atribuir algo tanto al equipo como a las personas con las que se trabajo. Pakciarz, Micaela: El presente trabajo práctico me resultó divertido e interesante. Si bien en un principio no nos poníamos de acuerdo entre los integrantes del grupo para elegir una temática del evento, finalmente acordamos entre todos en que el evento se trate sobre aromaterapia. Logramos dividirnos las tareas en forma adecuada y creo que a todos nos pareció satisfactorio el trabajo final. Igualmente hubieron

 

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problemas de grupo en cuanto a las relaciones personales entre todos, ya que la mayoría no nos conocíamos y evidentemente no nos llevamos tan bien como esperábamos. Personalmente tuve un grave problema ya que me enferme durante las últimas semanas de cursada lo cual me imposibilitó asistir a las clases, reuniones de grupo y hasta hacer trabajos prácticos en mi casa ya que cursé una internación en el sanatorio. Además yo era la líder del grupo por lo cual implicó una dificultad mayor para todos, me reemplazó Tulio quedando el como único líder del grupo y creo que lo llevo a cabo en forma excelente. Finalmente pudimos superar las diferencias que teníamos entre todos los miembros del grupo y espero que siga siendo así hasta el evento real inclusive ya que es un trabajo que tengo buenas y altas expectativas para el 30 de noviembre. Santiago Ross, Michel: Durante la cursada logré adquirir un amplio conocimiento sobre todo el proceso que se necesita realizar para poder llevar a cabo un evento exitoso y llegué a la conclusión que es mucho más complejo de lo que tenía pensado, pero el proceso sigue siendo muy interesante. Todo lo aprendido en la cursada me servirá en un futuro, ya que estudio la carrera de Publicidad y Relaciones Públicas y puedo sacarle provecho. Durante la realización de nuestro evento, trabajamos en equipo y cada cual utilizo sus conocimientos en las diferentes áreas, de manera que nos complementábamos, con el fin de conseguir un trabajo final exitoso. Me pareció muy interesante el contenido de la cursada y el hecho de realizar un evento,

llevando a cabo todos lo procesos, como lo

realizaría un organizador en la vida real.

 

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Solano Duque, Tulio: En la sociedad actual se nos presentan muchas eventualidades y debemos estar preparados para asumir cualquiera que llegue a la vida de alguien. No soy estudiante de Organización de Eventos ni Relaciones Públicas; sin embargo, veo para mi carrera (Publicidad) parte indispensable de esta linda labor, puesto que cada uno debe ser conocedor de pequeños detalles que pueden ser importantes; en este caso, en cualquier momento de mi vida podré encontrarme con la realización de un evento de lanzamiento de producto, o de una empresa, o cualquier otra cosa que vaya mas ligada con la Publicidad. Muchos fueron los conocimientos adquiridos durante la cursada, herramientas las cuales serán indispensables para la vida cotidiana y en especial para la vida laboral que en algún momento tendré. Con lo cual podré ayudar en diferentes aspectos y podré aportar en cualquier situación lo que logré aprender a lo largo de este satisfactorio cuatrimestre. El Trabajo Práctico Final fue un puente para vincularme de manera directa con todo lo que conlleva a la organización de un evento; desde su preparación hasta el desmontaje que hay del mismo al finalizar este. A demás siento indispensable el haber conocido personas con las cuales me relacione en este tiempo, así mismo crear un vinculo personal y universitario con cada uno de ellos y de esa manera verme a mi mismo desde otra perspectiva; con una visión más aplicada a la realidad, observándome como seguramente seré en un ámbito laboral externo.

 

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Zabala, Mariela: Tanto en el T.P final como en el total de la cursada de la materia “Taller de Comunicación II” en la que se trabajó de manera conjunta entre los compañeros, fue un desafío grupal el cual tuvo que tener como características principales la organización y correcta administración tanto del tiempo como de los roles y tareas a realizar para la producción de total de los trabajos. Sinceramente a pesar de las controversias y eventualidades que se presentaron el grupo ha logrado unificarse y crecer desde el aspecto de unidad, de grupo. Enseñanza valiosa para todos nosotros, el aprender a trabajar en grupo. Respecto al T.P final que consta no sólo de organizar un evento sino también en llevar a cabo dicho proyecto, considero complacidamente que me aportará el provecho de atestiguar la correspondencia de articulación y amalgama de la teoría aplicada a la práctica. Esto me permite y brinda una visión mucho más clara y consistente de lo que es y conlleva la actividad de organizar eventos, visión que me será muy provechosa tanto en la vida en general como en mi futuro ámbito laboral.

 

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