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ACUERDO No. 003 (Febrero 23 de 2009)

POR EL CUAL SE ESTABLECE EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES PARA LOS EMPLEOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE TARSO S.A E.S.P La Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P, en uso de sus facultades legales en especial las que le confiere la ley 142 de 1994, los estatutos en el articulo vigésimo séptimo y CONSIDERANDO: A. Que es deber de la Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P acatar las disposiciones constitucionales y legales, que en materia de administración pública dicte el Congreso de la República. B. Es competencia de la Junta Directiva, definir el manual de funciones y competencias laborales, de acuerdo con la estructura adoptada. C. Que la Junta Directiva mediante Acuerdo No. 001 de Febrero 23 de 2.009 adoptó la Estructura Orgánica, su Nomenclatura, Clasificación, Códigos y Denominaciones de empleos y se fijó la Escala Salarial de la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P D. Por las consideraciones anteriores, ACUERDA: ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos que conforman la planta de personal de la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES, COMPETENCIAS Y REQUISITOS I. IDENTIFICACIÓN NIVEL DIRECTIVO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO GERENTE CODIGO 0 GRADO 01 NUMERO DE CARGOS 1 AREA DIRECTIVA JEFE INMEDIATO JUNTA DIRECTIVA II. PROPOSITO PRINCIPAL EL Gerente es el representante legal de la entidad prestadora de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. Le compete ejercer las funciones de dirección, coordinación y control de todas las actividades que desarrolle la Empresa, así como velar por la existencia de un adecuado sistema de planeación estratégica de la entidad, cooperar y armonizar en el cumplimiento de los planes de desarrollo del Municipio en materia de servicios públicos, y velar por la correcta y eficaz asignación de los recursos humanos, técnicos y financieros de que dispone la Institución. Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Representar a la Empresa ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional. 2. Autorizar con su firma todos los documentos públicos y privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la Institución. 3. Nombrar y remover a los empleados de la Empresa cuyo nombramiento y remoción le corresponda realizar según la naturaleza de la Entidad y según la delegación otorgada por la máxima autoridad de la misma. 4. Rendir informe a la Junta Directiva, ó a la Asamblea General, (según sea el caso) de los resultados de la gestión administrativa, comercial y financiera de la Empresa. 5. Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes y activos de la Empresa, vigilar la actividad de los empleados e impartir las órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la entidad prestadora. 6. Cumplir y hacer cumplir oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento de la Empresa. 7. Presentar para estudio y aprobación de la Junta Directiva, el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia fiscal. Ordenar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la entidad y del Plan Anual Mensualizado de Caja -PAC- de conformidad con las políticas fijadas en el plan financiero y con las pautas que establezca la normatividad vigente sobre la materia. 8. Presentar a la Junta Directiva, los proyectos de acuerdo que sean necesarios para el normal funcionamiento de la Empresa o para dar cumplimiento a los requerimientos legales que hayan sido formulados, especialmente los que tienen que ver con el régimen tarifario, los sistemas de seguimiento y evaluación de gestión y resultados, y en general, lo relacionado con la correcta prestación de los servicios a su cargo. 9. Adoptar los correctivos y/o mecanismos que sean necesarios para atender las observaciones o recomendaciones que le sean formuladas a la Gerencia de la Empresa tanto por la Asesoria Financiera, la auditoria externa y por los organismos de control y vigilancia competentes. 10. Coordinar con el funcionario encargado de las Peticiones, Quejas y Recursos y Atención al Cliente las actividades de liquidación, cobro y recaudo de los servicios, así como la ejecución de los procesos de aplicación de pagos, la determinación de los estados de cartera de servicios y de cualquier otro derecho que corresponda al patrimonio de la Empresa. 11. Coordinar la ejecución de las actividades de reconocimiento y pago de los compromisos adquiridos por la Empresa. 12. Vigilar el proceso de registro e imputación contable y presupuestal, de todos los ingresos, erogaciones y demás obligaciones de la entidad, garantizando que se lleven en forma confiable y actualizada, tomando en cuenta las normas vigentes sobre la materia. 13. Coordinar el trámite y solución de las quejas y reclamos que los usuarios formulen y que se relacionen con el cumplimiento de las actividades propias del objeto social de la Empresa. 14. Coordinar los procesos de selección, vinculación, registro y control, capacitación y entrenamiento, bienestar social y salud ocupacional, del personal vinculado a la Empresa. 15. Determinar las necesidades de adiestramiento y capacitación del personal, elaborar los planes anuales de capacitación, programar los eventos que satisfagan dichas necesidades. 16. Coordinar las actividades de racionalización de los procedimientos, con el fin de suprimir los trámites innecesarios e implementar los requeridos para el cumplimiento de las funciones, en aplicación de los principios de economía, celeridad y eficacia. 17. Coordinar con los demás funcionarios la elaboración del plan anual de compras. 18. Fijar los procedimientos de adquisición y compra de los bienes necesarios para el normal Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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funcionamiento de la Empresa. Controlar los procesos de alta, recibo, almacenamiento y baja de los mismos. 19. Dirigir el proceso de organización, actualización y conservación del sistema de archivo y de correspondencia. 20. Firmar los cheques girados a sus beneficiarios, en razón de la cancelación de los compromisos que la Empresa haya asumido legalmente. 21. Responder por la existencia, el mantenimiento y la actualización permanente de un sistema de registro (manual o automatizado) de las novedades del personal de la Empresa y autorizar los actos administrativos relacionados con la administración del recurso humano (permisos, vacaciones, licencias, liquidación de prestaciones, etc.). 22. Refrendar con su firma los formularios de autoliquidación de aportes por concepto de pensiones, cesantías, riesgos profesionales, y demás que deban ser cancelados a las entidades del sistema de seguridad social. Garantizar el trámite pertinente a la cancelación oportuna de los mismos. 23. Disponer lo necesario para el orden de entrada y salida de elementos del almacén y para la conservación de los materiales almacenados. 24. Autorizar con su firma los despachos de elementos solicitados por los funcionarios de la Empresa 25. Coordinar la elaboración de los formatos para solicitudes de cotizaciones y la realización de licitaciones, preparando los cuadros comparativos de ofertas que permitan escoger la propuesta más favorable para la Empresa 26 Las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva, ó por la Asamblea General de socios. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Los planes y programas en materia de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo deben estar acordes las políticas y normas contempladas con los planes de desarrollo Municipal y regional. 2. Los planes y programas en materia de capacitación para el personal de la entidad deben estar acordes con la misión, la visión, los objetivos estratégicos y deben responder a las necesidades institucionales en materia de desarrollo empresarial. 3. El desarrollo y ejecución de los programas y proyectos deben ser con eficiencia, eficacia, oportunidad, calidad, pertinencia y celeridad. 4. La actuación del servidor publico producto de sus funciones y los programas establecidos deben cumplirse con fundamento en los intereses generales y se desarrollan en función de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES Relaciones Publicas, Capacidad de Gestión Administrativas, Conocimiento básicos de la constitución y de la ley 142 de 1994. Normas sobre administración de personal, metodología de investigación y diseño de proyectos. VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Estudios: Titulo de Tecnólogo o profesional Experiencia: Veinticuatro meses (24) de en las áreas de Ciencias Administrativas, experiencia relacionada en áreas Ingenierías o Derecho, o Bachiller con administrativas estudios superiores o tecnológicos en las mismas áreas, con un mínimo de cuatro (4) semestres aprobados.

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES, COMPETENCIAS Y REQUISITOS I. IDENTIFICACIÓN NIVEL ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario(a) General CODIGO 1 GRADO 02 NUMERO DE CARGOS 1 DEPENDENCIA Área Administrativa y Financiera JEFE INMEDIATO Gerente II. PROPOSITO PRINCIPAL Realizar funciones auxiliares de apoyo a los procesos administrativos, colaborar con el desarrollo de los planes, proyectos y programas que ejecute la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar los registros presupuestales y de tesorería relacionados con las operaciones presupuestales de ingresos financieros de la Empresa. 2. Custodiar y mantener actualizados los libros auxiliares presupuestales y de tesorería. 3. Realizar los registros relacionados con la apertura, movimiento y cancelación de cuentas corrientes 4. Elaborar, con la periodicidad con que lo determine la Gerencia, la nómina de pago de los empleados y de los demás trabajadores vinculados a la Empresa, y realizar las imputaciones correspondientes en el presupuesto de gastos de la Institución.. 5. Diligenciar mensualmente el pago de la Retefuente y otros impuestos nacionales realizados por la empresa. 6. Relacionar el pago de los aportes por afiliación de los empleados de la empresa al sistema de seguridad social. 7. Realizar la relación de cuenta por pagar y enviársela diariamente al gerente, para que se autorice el proceso de elaboración de cheques. 8. Recibir los extractos bancarios, notas crédito y notas débito. Y pasárselos al contador de la entidad 9. Elaborar la Conciliación Bancaria. 10. Elaborar el Informe de Ejecución Presupuestales y pasarlo a la gerencia y contador 11. Elaborar el informe de ejecución de tesorería y pasarlo al gerente y al contador. 12. Solicitar, antes de su finalización, los útiles de oficina necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones. (Papelería, lápices, fólder y demás) 13. Tramitar la legalización de los avances y anticipos autorizados. 14. Registrar las operaciones relacionadas con el ingreso y salida de dinero en el libro de tesorería diariamente. 15. Participar en la Elaboración del Programa Anual de Compras y proponer las modificaciones que requería. 16.Relacionar el pago de lo aportes por afiliación de los empleados de la empresa al sistema de seguridad social 17. Preparar informes y oficios requeridos por el Gerente de la Empresa 18.Atender a los usuarios que lo requieren para asegurar una mejor prestación de los servicios 19. Mantener una buena imagen ante los usuarios apoyando las actividades que realice la Empresa 20. Dar buen manejo a la correspondencia, agilizar la comunicación actualizando la base de Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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datos. 21. Apoyar la organización de los diferentes eventos programados por la Empresa, para el normal desarrollo. 23. Recibir los mensajes telefónicos, tomar nota de ellos y transmitirlos a las personas interesadas 24. Hacer las llamadas telefónicas que le sean solicitadas y transmitir por fax o internet los documentos que le sean requeridos. 25. Mantener ordenado y actualizado el archivo general de la Empresa, siguiendo las normas adoptadas para tal efecto. 26. Contestar la correspondencia que le sea encomendada, siguiendo las instrucciones de la gerencia 27. Colaborar con la Gerencia en la preparación de los informes periódicos que deban rendirse ante la revisoría fiscal, la auditoría externa y ante los demás organismos de vigilancia y control de la Empresa y al SUI. 28. Apoyar las actividades de elaboración de las minutas de contratos de suministro, o de prestación de servicios que necesite contratar la Empresa. 29. Colaborar con la en la programación, control y supervisión de las actividades de recibo, almacenamiento, conservación, entrega, inventario y realización de pedidos de bienes, suministros, herramientas, insumos, materiales y demás elementos que se manejan en el almacén 30. Recibir, atender, tramitar y apoyar la solución de las quejas y reclamos que presenten los usuarios, suscriptores o suscriptores potenciales de los servicios prestados por la Empresa y su registro en el SUI. 31. Asesorar a los usuarios y suscriptores que lo soliciten sobre el procedimiento de reclamación establecido por la Empresa, indicándoles los trámites o pasos que se deban seguir. 32. Llevar adecuadamente el archivo de todas las peticiones, quejas y recursos presentados para efectos de investigaciones posteriores. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. El desarrollo y ejecución de las actividades deben ser con eficiencia, eficacia, oportunidad, calidad, pertinencia y celeridad. 2. La actuación del servidor publico producto de sus funciones y los programas establecidos deben cumplirse con fundamento en los intereses generales y se desarrollan en función de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES Relaciones Públicas, Manejo de programas de Word, Exel, Power Point y contabilidad básica. VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Tecnólogo o técnica en Secretariado, o Bachiller con conocimientos en Secretariado y Contabilidad y manejo de sistemas. ARTICULO SEGUNDO. Competencias Comunes a los Servidores Públicos. Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales serán las siguientes:

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Competencia Orientación a resultados

Definición de la Conductas asociadas competencia Realizar las funciones y Cumple con oportunidad en función cumplir los compromisos de estándares, objetivos y metas organizacionales con eficacia establecidas por la entidad, las y calidad. funciones que le son asignadas. Asume la responsabilidad por sus resultados Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general

Orientación al usuario y al Dirigir las decisiones y ciudadano acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con Considera las necesidades de los las responsabilidades públicas usuarios al diseñar proyectos o asignadas a la entidad servicios Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad

Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas.

Transparencia

Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Hacer uso responsable y claro Proporciona información veraz, de los recursos públicos, objetiva y basada en hechos. eliminando cualquier discrecionalidad indebida en Facilita el acceso a la información su utilización y garantizar el relacionada con sus acceso a la información responsabilidades y con el servicio a gubernamental. cargo de la entidad en que labora Demuestra imparcialidad en sus decisiones Ejecuta sus funciones con base en Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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las normas y criterios aplicables

Compromiso con la Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales

Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

ARTICULO TERCERO. Competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos que como mínimo, se requieren para desempeñar los empleos a que se refiere el presente Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, serán las siguientes: NIVEL DIRECTIVO Competencia Liderazgo

Definición de la competencia Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales

Conductas asociadas Mantiene a sus colaboradores motivados. Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y

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Planeación

Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas

metas institucionales. Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles Busca soluciones a los problemas. Distribuye el tiempo con eficiencia.

Toma de decisiones

Establece planes alternativos de acción. Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar

Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose Efectúa cambios complejos y con acciones concretas y comprometidos en sus actividades o consecuentes con la decisión en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión.

Dirección y Desarrollo de Personal

Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras

Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares

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de productividad. Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores.

Conocimiento del entorno

Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional

Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.

NIVEL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Competencia Manejo de la Información

Definición de la competencia Conductas asociadas Manejar con respeto las Evade temas que indagan informaciones personales e sobre información confidencial. institucionales de que dispone. Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no.

Adaptación al cambio

Disciplina

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente

Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente.

Transmite información oportuna y objetiva. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Responde al cambio con flexibilidad. Promueve el cambio. Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante

Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Relaciones Interpersonales Establecer y mantener Escucha con interés a las relaciones de trabajo personas y capta las amistosas y positivas basadas preocupaciones, intereses y en la comunicación abierta y necesidades de los demás fluida y en el respeto por los demás. Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. Colaboración Cooperar con los demás con el Ayuda al logro de los objetivos fin de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones institucionales con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. Carrera 19 No. 19 – 58 Tel. 8458541 Ext. 109 E.mail: [email protected]

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ARTICULO CUARTO. El Gerente, entregará a cada funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el presente Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, en el momento de la posesión, en el proceso de reinducción institucional o cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones, o cuando mediante la adopción o modificación del Manual se afecten las establecidas para los empleos. ARTICULO QUINTO. El Gerente, mediante acto administrativo adoptará las modificaciones o adiciones necesarias para mantener actualizado el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales y podrá establecer las equivalencias entre estudios y experiencia, en los casos en que se consideren necesarios. ARTICULO SÉXTO : El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

CUMPLASE Dado en el Municipio de Tarso a los Veintitrés (23) días del mes de Febrero de 2009.

FREDY ALBERTO HURTADO PEREZ Presidente Junta Directiva ESEPTAR S.A. E.S.P.

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Tarso, Febrero 23 de 2.009

Señores Junta Directiva Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P

Asunto: proyecto de acuerdo por medio del cual se establece el manual de funciones. Señores junta directiva Presento para su estudio y aprobación el proyecto de acuerdo por medio del cual se establece el manual de funciones de la Empresa de Servicios Públicos de Tarso S.A. E.S.P De acuerdo con su competencia es responsabilidad de la Junta directiva, establecer el manual de funciones de la empresa, con el fin de establecer las responsabilidades de cada cargo. De la celeridad con la que sea aprobado este proyecto, depende el cumplimiento de la gestión administrativa. Atentamente

EDUARDO RÍOS LOAIZA Gerente

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