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ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACION DE LA CUENTA DE SUELDOS Y JORNALES EN ALIMENTOS POLAR COMERCIAL.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACION DE LA CUENTA DE SUELDOS Y JORNALES EN ALIMENTOS POLAR COMERCIAL.
EMPRESA: ALIMENTOS POLAR COMERCIAL
AUTORA: Oriana Ramírez C.I: 19.343.754
San Diego, Septiembre de 2014
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACION DE LA CUENTA DE SUELDOS Y JORNALES EN ALIMENTOS POLAR COMERCIAL.
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor académico
_______________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor empresarial
AUTORA: Oriana Ramírez C.I: 19.343.754
San Diego, Septiembre de 2014.
ÍNDICE GENERAL CONTENIDO
pp.
ÍNDICE DE CUADROS………………………………………………………….
VI
ÍNDICE DE GRÁFICOS…………………………………………………………
VII
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1 CAPÍTULO I
3 LA EMPRESA................................................................................................ 3 1.1.Ubicación de la Empresa...................................................................................... 1.2. Reseña Histórica .............................................................................................. 3 1.3. Mercado ................................................................................................ 6 1.4. Misión…………………………………………………………… 7
II
1.5. Visión…………………………………………………………..
7
1.6 Objetivos……………………………………………………….
8
1.7 Valores………………………………………………………….
8
1.8. Políticas………………...........................................................
9
1.9. Estructura organizacional de la empresa………………………
10
1.10 Descripción del Departamento……………………………….
11
1.10. Actividades realizadas durante el período de las pasantías….
12
El PROBLEMA…………………………………………………….. 13 2.1. Planteamiento del Problema……………………………………. 13 2.2. Objetivos del Estudio…………………………………………… 16 2.2.1. Objetivo General………………………………………… 16 2.2.2. Objetivos Específicos……………………………………. 16 2.3 Justificación…………………………………………………….. 16 2.4 Alcances………………………………………………………… 18 2.5 Limitaciones…………………………………………………….. 18
III
19 MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL ......................................................... 3.1. Antecedentes ................................................................................................ 19 23 3.2. Bases Teóricas ................................................................................................
3.3. Definición de Términos Básicos ................................................................ 32 IV
FASES METODOLÓGICAS................................................................35 4.1 Fase I…………………………………………………………….. 35 4.2 Fase II…………………………………………………………… 36 4.3 Fase III…………………………………………………………..
V
37
38 RESULTADOS................................................................................................ 5.1 Fase I: Diagnosticar la situación actual………………………..
39
5.2 Fase II: Determinar la factibilidad técnica y económica………… 49 5.3 Fase III: Elaborar las estrategias gerenciales…………………… 50 5.3.1 Justificación de la Propuesta………………………………… 51 5.3.2 Objetivos de la Propuesta…………………………………… 52 5.3.3 Desarrollo de la Propuesta…………………………………... 52 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………
59
REFERENCIAS………………………………………………….
61
ANEXOS…………………………………………………………..
63
LISTA DE CUADROS CONTENIDO CUADRO
p.p
1
Cuenta sueldos y jornales ……………………………………
39
2
Registros contables……………………………………………
40
3
Políticas……………………………………………………….
41
4
Técnicas administrativas……………………………………..
42
5
Herramientas efectivas………………………………………
43
6
Escala salarial………………………………………………..
44
7
Procesos administrativos…………………………………….
45
8
Estrategias administrativas……………………………………
46
9
Controles internos…………………………………………….
47
10
Estrategias laborales…………………………………………
48
LISTA DE GRÁFICOS CONTENIDO GRÁFICOS
p.p
1
Cuenta sueldos y jornales ……………………………………
39
2
Registros contables……………………………………………
40
3
Políticas……………………………………………………….
41
4
Técnicas administrativas……………………………………..
42
5
Herramientas efectivas………………………………………
43
6
Escala salarial………………………………………………..
44
7
Procesos administrativos…………………………………….
45
8
Estrategias administrativas……………………………………
46
9
Controles internos…………………………………………….
47
10
Estrategias laborales…………………………………………
48
INTRODUCCIÓN La Gerencia provee operativamente una serie de mecanismos, técnicas o estrategias que tienen como objetivo común introducir cambios organizacionales planificados, que les garantice su posicionamiento y competitividad a través del mejoramiento continuo del rendimiento y el desempeño. En otras palabras, la gerencia es el canal consciente que permite a las organizaciones, decidir la dirección de las mismas, en correspondencia con la visión, misión y objetivos. Pero desde el punto de vista operativo, son las estrategias los elementos mediante los cuales se pueden alcanzar. A través de las estrategias gerenciales se identifican las fortalezas y debilidades; se establecen las prioridades; se diseñan los planes; se orientan y se utilizan los recursos de manera eficiente; se coordinan, ejecutan y controlan las actividades; se delimitan las tareas; se formulan y evalúan los proyectos. Como puede observarse, las estrategias gerenciales son las herramientas operativas que procuran cambios efectivos en el desarrollo de la organización del presente hacia el futuro. Sin embargo, su adecuada aplicación dependerá del grado de conocimiento y compresión que se posea de las estrategias a utilizar y su impacto en la filosofía de la organización. En este contexto, se presenta el estudio, en la empresa Alimentos Polar Comercial presenta debilidades en la recaudación, observación, comprobación y control de la información que se requiere para los registros contables relacionados con los salarios y jornales. Es por ello, que se plantea como objetivo general proponer estrategias gerenciales para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial. El informe de pasantía se presenta de acuerdo a los siguientes capítulos:
Capítulo I: Denominado “La Empresa”, referido a la organización estudiada, en cuanto a su identificación, reseña histórica, proceso básico, mercado, productos, misión, visión, estructura organizativa (organigrama) y actividades desarrolladas durante el periodo de la pasantía. Capítulo
II:
Denominado
“El
Problema”,
se
expone
el
planteamiento
y formulación del problema, objetivos del estudio, justificación, alcance y limitaciones del estudio. Capítulo III: Nombrado
“Marco Referencial Conceptual”, se refiere a los
antecedentes, bases teóricas y definiciones de términos básicos que sustentan el estudio. Capítulo IV: Denominado “Fases Metodológicas”, que comprende las etapas llevadas a cabo durante el estudio para la consecución de los objetivos propuestos. Capítulo V: En este capítulo se mencionan los recursos con los cuales se contará para el desarrollo del informe de pasantía, conformados por los recursos humanos, materiales e institucionales. Finalmente se presentan las referencias bibliográficas
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa
Alimentos Polar Comercial, Planta Salsas y Untables, se encuentra ubicada en la Zona Industrial Norte II, Av. Luis Ernesto Branger al lado de la Cámara de Industriales del Estado Carabobo. La Planta Salsas y Untables, es una empresa , manufacturera que se dedica al procesamiento de materia prima, las cuales son transformadas en productos alimenticios de consumo masivo de alta calidad, tales como margarina, mayonesas, salsas para pasta, kétchup y quesos fundidos. Para ello, la planta se divide en cuatro áreas: Margarina, Mayonesa, Kétchup y Queso. La margarina en sus diferentes presentaciones Mavesa, Mavesa Ligera, Dorada, Chiffon, y Chef es el producto con mayor demanda en el mercado Venezolano, con más de 6,5 millones de Kilogramos por mes, siendo Mavesa la marca líder, utilizando para su elaboración materia prima de alta calidad y sometidos a tres constantes y rigurosos procesos; todo esto sumando a un sistema de higiene y seguridad, garantizando la excelencia de sus productos y sus trabajadores.
1.2 Reseña Histórica
En el año 1938 Lorenzo Mendoza Fleury decide ampliar los límites del negocio familiar de jabones de “Mendoza & Compañía”, hacia un nuevo sector del mercado, la industria cervecera, la cual inicia operaciones en el año 1941, en la parroquia
de Antimano de Caracas, bajo el nombre de “Cervecería Polar, C.A”; Contando para ese entonces con 50 empleados, una capacidad instalada de 30 mil litros mensuales y solo dos productos: Cerveza Polar y Bock. Con el transcurrir de los años la empresa extendió la cadena de suministros acentuando su presencia en el territorio Nacional e Internacional. Incremento la capacidad de producción con la creación y adquisición de nuevas plazas e industrias y se logró la diversificación de los productos siendo hoy en día líder en bebidas y alimentos, cuyos principales productos son: cerveza, malta, refresco, agua mineral, harina, margarina, aceite de maíz, arroz, pasta, salsas, pescados enlatados y congelados, helados, vinos, snacks y alimentos balanceados para animales. Desarrollados así una compleja estructura organizativa en función de tres criterios de operación: Unidades Estratégicas de Negocio (UEN), Unidades Funcionales de Apoyo (UFA) y Unidades corporativas (UC). Polar en el año 2001 se convierte en la primera organización de Latinoamérica en obtener la certificación de calidad Platinum 9000. Este mismo año, bajo oferta pública adquiere Mavesa, una empresa estable en el ramo de alimentos dentro del mercado Nacional y con capacitación en mercados Internacionales, con la finalidad de integrarla y fortalecer aún más la Unidad Estratégica de Negocio (UEN) de alimentos. Mavesa, cuyas siglas significan Margarinas Venezuela S.A., fue fundada en el año 1949 en Caracas. Esta empresa arranca con la propuesta de un producto original y novedoso en aquel entonces, sustituto de la tradicional margarina elaborada con aceite vegetal hidrogenado. En 1956 Mavesa adquiere “Las Llaves”, la cual había sido fundada en 1879. Dos años más tardes se convierte en la primera fuerza de venta propia y distribución Nacional directa. En mayo de 1957, se forma la firma “MARCOR” que fabricaba la mantequilla
Excélsior y la margarina Miranda. Luego en 1960, la planta cambia de nombre a Alimentos Lácteos C.A. (ALACA). Procesando solo margarina Nelly y Marcor; toda la materia prima era importada a excepción del aceite de coco. Cinco años después es adquirida e instalada la planta de hidrogenación. Entre 1978 y 1979 se lleva a cabo la fusión de las empresas MAVESA y ALACA, unificándose esfuerzos hacia intereses comunes. En 1983 las operaciones de MAVESA Caracas, comienzan a realizarse en ALACA Valencia. En 1989 arranca la planta de quesos en Valencia con las producciones de Rikesa y queso Llanera, y un año más tarde la producción de salsa Nelly. Ya para 1991 se producen en ALACA las margarinas Regia, Nelly, Mavesa y Suave Dorada, a la par de la mayonesa Mavesa, la salsa Nelly y el queso Rikesa. En 1992, se inician los planes de expansión y automatización de la planta, un año después se inicia la relación sinérgica planteada en la negociación con Cargill de Venezuela, logrando la reestructuración de la planta de mayonesa y cediendo al Cargill todas sus operaciones de aceites Vatel, Branca y el Águila, Manteca los Tres Cochinitos, la Campiña y Freyco. En 1995, se inaugura la nueva planta de margarina, una de las más modernas de Latinoamérica abriendo un horizonte de nuevas posibilidades en la producción de ese reglón. De esta manera, Mavesa y en especial la planta Mavesa Alimentos (ALACA), se ha integrado en un vasto complejo destinado a manufacturar y vender productos de consumo masivo, tales como las margarinas, salsa, mayonesas y quesos, con una filosofía orientada al personal como primera ventaja competitiva, a satisfacer las necesidades del consumidor, promover la investigación agrícola, adquirir y adecuar nuevas tecnologías y a una estrecha responsabilidad con la comunidad. Hoy en dia forman parte de la historia del siglo XX en Venezuela. Han crecido ofreciéndoles a los consumidores una amplia variedad de productos de calidad.
A partir del 2001, Mavesa Alimentos pasa a ser Alimentos Polar planta Valencia, manteniendo sus mismas políticas y valores, a fin de mantenerse competitivos y avalados por su gran organización, como lo es Empresas Polar. Actualmente Alimentos Polar Comercial planta Salsas y Untables participa con todos sus productos en el mercado local Venezolano, y para el de exportación en Colombia con los productos: Margarina Mavesa, Kétchup Pampero, Mayonesa Mavesa, Vinagre Blanco Mavesa. Cuenta con una capacidad mensual para procesar 6.500 toneladas de margarina, 3.200 toneladas de mayonesa y salsas y 600 toneladas de quesos, y una nómina que asciende en estos momentos a 2.358 trabajadores, sumándose al plantel del Polar, de 14.000 puestos para un total de 16.358 personas.
1.3 Mercado
Como fue indicado anteriormente la planta se divide en cuatro grandes ramos de producción que son: Margarina, Mayonesa, Kétchup y Quesos; de los cuales se deriva los siguientes portafolios de productos para el mercado de consumidores minoristas y mayorista: Margarinas: •
De Anaquel: Mavesa, Ligera.
•
Refrigeradas: Panelitas (Mavesa con sal y sin sal), Chiffon y Dorada.
•
Industriales: Chef con sal y sin sal, Chef Hojaldre, Chef Galletera, Chef Panadera, Chef Desmoldante.
Mayonesa y Salsas: • Mayonesas: Mavesa. • Salsas Emulsionadas: Presto. Quesos: • Fundido: Rikesa
Kétchup y Salsas: • Kétchup: Pampero Pasta de Tomate Pampero: • Salsa para Pasta Pampero: Bolognesa, Napolitana y Completa. • Mostaza: Presto. Vinagres: • Vinagres Blancos: Mavesa Aceites: • Fracciones de Palma: Estearinas, Oleínas y Superoleinas y Palma RBD. 1.4 Misión
“Satisfacer las necesidades de consumidores, clientes, compañías, vendedores, concesionarios, distribuidores, accionistas, trabajadores y suplidores, a través de nuestros productos y de la gestión de nuestros negocios, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio/valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del país.”
1.5 Visión
“Consolidaremos nuestra posición en Venezuela y extenderemos nuestras actividades en la Comunidad Andina de Naciones. Seremos líderes en los mercados donde participemos, logrando que el 40% de nuestras ventas totales provengan de productos de alto valor agregado. Contaremos con una organización orientada al mercado, que promueva la generación y difusión del conocimiento en las áreas comercial, tecnológico y gerencial”.
Desarrollaremos un portafolio de marcas fuentes y de reconocida calidad, así como sistemas comerciales y de información que nos permitan colocar nuestro productos en la totalidad de los puntos de ventas, donde tendremos una presencia predominante. Seleccionaremos, capacitaremos a nuestro personal con el fin de alcanzar los perfiles requeridos, lograremos su pleno compromiso con los valores de Empresas Polar y le ofreceremos las mejores oportunidades de desarrollo.
1.6 Objetivos • Producir y comercializar competitivamente productos alimenticios. • Satisfacer las exigencias del consumidor tanto de los mercador internacionales, en particular aquellos del área Andina, así como también del Venezolano. • Aumentar sin pausa el valor de la compañía, para asi gratificar a sus accionistas y generar bienestar para su personal y las comunidades con las que interactúan.
1.7 Valores •
Orientación al mercado: “Satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes de manera consistente”.
•
Orientación a resultados y eficiencia: “Somos consistentes en el cumplimiento de nuestros objetivos, al menor costo posible”
•
Agilidad y Flexibilidad: “Actuamos oportunamente ante los cambios del entorno, siempre guiados por nuestra visión, misión y valores”.
•
Innovación “Tenemos una actitud proactiva ante la generación de nuevas tecnologías y nuevos productos. Poseemos disposición a aprender, gerencia y difundir el conocimiento”.
•
Trabajo en equipo: “Fomentamos la integración de equipos con el propósito de alcanzar metas comunes”.
•
Reconocimiento continuo al logro y la excelencia: “fomentamos y reconocemos constantemente entre nuestros trabajadores la excelencia y la orientación al logro”.
•
Oportunidades de empleo sin distinción: “Proveemos oportunidades de empleo en igualdad de condiciones”.
•
Integridad y Civismo: “Exhibimos una actitud consistente ética, honesta, responsable, equitativa y proactiva hacia nuestro trabajo y hacia la sociedad en la cual nos desenvolvemos”.
•
Relaciones de mutuo beneficio con las partes interesadas: “Buscamos el beneficio común en nuestras relaciones con las partes interesadas del negocio”.
1.8 Políticas •
Es política y compromiso de Alimentos Polar Comercial C.A, en suministrar en forma permanentes, productos y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros clientes y consumidores, mediante el mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos; asegurándola permanencia de nuestras empresas y contribuyendo a la conservación del medio ambiente y al mejoramiento de la calidad de vida en los mercados donde participamos.
•
Es responsabilidad del encargado de servicios de plantas, determinar las unidades generadas y compradas de cada uno de los servicios utilizados en la producción.
•
Cada servicio de planta utilizado en la producción debe tener su centro de costos para cuantificar los gastos incurridos en su generación y/o distribución.
•
La tarifa de un servicio de planta para un mes se calculara con base a los gastos incurridos en su generación durante el mes anterior.
•
Las tarifas de los servicios de planta se deben calcular a más tardar el primer día de cada mes.
•
El responsable de servicios de planta debe informar al analista de costos los porcentajes de incidencias de un servicio sobre otro para efectuar los ciclos de distribución de los centros de costos.
Estructura Organizacional de la Empresa. La estructura organizativa, orientada al compromiso de suministrar en forma permanente, productos que satisfagan las necesidades de los consumidores, mediante el mejoramiento continúo de la calidad en todos los aspectos asegurando la permanencia de la empresa y contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida. Figura 1: Organigrama de Alimentos Polar Comercial
Fuente: Gerencia de Operaciones Contables (2.014)
1.10 Descripción del Departamento
Supervisar, Administrar y asegurar el registro y procesamiento de la información contable de Alimentos Polar y Compañías filiales, en el área de Nómina, Activo Fijo, Pasivo del Exterior y Control de Pasivo, con el propósito de asegurar la información optima de los estados Financieros, de acuerdo a las Políticas, principios contables y los lineamientos establecidos por la gerencia de operaciones contables. Misión del Departamento Operaciones Contables Proporcionar un excelente manejo y control de los registros e información contable para la empresa tomando en cuenta las consideraciones de la gerencia de operaciones contables de Alimentos Polar Comercial.
Estructura Organizacional del Departamento Figura2: Organigrama del Departamento de Operaciones Contables
Fuente: Gerencia de Operaciones Contables (2.014)
1. 11Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantías
2
Registros de Pagos de Nomina
3
Análisis Contables de las Cuentas de Nomina
4
Registros de Gastos y Provisión al cierre del mes
5
Seguimiento de partidas pendientes
6
Seguimiento de partidas pendientes en conciliación Bancaria
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
Las características de los actuales escenarios que involucran transformaciones, cambios, oportunidades muestran que las empresas son exitosas cuando estas logran conquistar mercados que satisfagan plenamente a sus consumidores, apoyadas de una gerencia, que se ha actualizado e identificado con ellos, dando paso a nuevos paradigmas que la ciencia administrativa ha propiciado en las funciones operativas de las organizaciones, en su estructura, liderazgo y en su cultura organizacional. Dentro de este contexto, se han dado
muchos cambios en los escenarios
modernos, incidiendo en el proceso administrativo, en las funciones de la empresa, en su operatividad, haciendo que ellos den oportunidad a que aparezca un nuevo prototipo de la gestión empresarial con nuevos tópicos gerenciales y que permitan a la gerencia adentrarse en los escenarios altamente competitivos. En este contexto,
los registros y transacciones administrativas constituyen el
punto de partida de un sistema contable; a partir de ellos, se analiza la estructura financiera de cualquier institución, por lo tanto son de gran importancia porque permiten controlar un área que constituye la parte económica de las organizaciones, pero estas transacciones contables no son realizadas arbitrariamente; existen un conjunto de normas y procedimientos que rigen el proceso de los registros contables; permiten y garantizan la veracidad de la información registrada y así emitir estados financieros confiables.
Dentro de lo planteado, la estructura salarial de una empresa es importante para tener control sobre los recursos económicos disponibles para tal fin. De igual manera, los empleados necesitan conocer las bases sobre las cuales se fundamentan sus ingresos. De no tenerse claro este tema, pueden generarse situaciones de inconformidad entre los empleados y se favorecen incongruencias entre los perfiles y los ingresos para el cargo En este sentido, la administración de salarios constituye el conjunto de normas y procedimientos tendentes a establecer o mantener estructuras de salarios equitativas y justas en una organización, que le permitan atraer y retener al personal adecuado para el correcto ejercicio de sus atribuciones. Por lo tanto, dicha administración se encarga de estudiar los principios y técnicas para lograr que la remuneración total que percibe el trabajador por el desempeño de sus funciones, sea adecuada a la importancia de su puesto, a su eficiencia y a las posibilidades económicas institucionales Es vital que todos los movimientos contables que una institución, específicamente de los registros de los salarios y de los pasivos laborales sean asentados y registrados correctamente, puesto que conducirá a conocer la situación real de la planificación de los sueldos y salarios. Por lo tanto, la información sobre los registros salariales de manera oportuna y efectiva, proporciona los datos necesarios a los contadores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro, y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos económicos, financieros y materiales Por lo tanto, es necesario que las organizaciones tengan estrategias de administración salarial, procedimientos de compensación variable y beneficios extralegales para sus trabajadores con el fin de garantizar que el desempeño de las personas se oriente a lo que la empresa espera. Al respecto, el diseño de mejores políticas de registros salariales, debe ser parte de una estrategia empresarial, porque le permite evaluar a la organización la magnitud de la deuda que tiene implícitamente con sus trabajadores.
Desde esta perspectiva, la Gerencia provee operativamente una serie de mecanismos, técnicas o estrategias que tienen como objetivo común introducir cambios organizacionales planificados, que les garantice su posicionamiento y competitividad a través del mejoramiento continuo del rendimiento y el desempeño. Por otro lado, las estrategias gerenciales proporcionan un marco de referencia para la actividad organizacional que pueda conducir a un mejor funcionamiento y una mayor sensibilidad de la organización. La gerencia ha aprendido que si definen específicamente la misión de su organización, estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello, y se toman más sensibles ante un ambiente en constante cambio. Bajo estos parámetros, se presenta el estudio en la empresa Alimentos Polar Comercial. Esta organización está presentando inconvenientes en la recaudación, observación, comprobación y control de la información que se requiere para los registros contables relacionados con los salarios y jornales. Actualmente existen en la cuenta partidas de antigüedad pendientes por identificar y regularizar, debido a la falta de soporte que permitan cruzar la partida con el trabajador correspondiente. Otra causa es la metodología utilizada en el registro que hace que este no sea reclasificado a la cuenta correspondiente en el momento sino posterior a la fecha de análisis. Como se observa, la información registrada no es oportuna, incumpliendo con las normas y procedimientos. Es por ello importante, hacer un seguimiento de las transacciones contables, lo cual le permitirá administrar correctamente los sueldos y salarios, puesto que se obtendrán registros precisos para el control administrativo y financiero. Los procesos administrativos no ha estado orientados al cumplimiento de los objetivos organizacionales, la gerencia no ha sabido desarrollar estrategias en las operaciones fundamentales del departamento basadas en el control, en las operaciones, en la efectividad, en el manejo de recursos, en mantener la efectividad y eficiencia operacional y administrativa, en la confiabilidad de la información financiera, en el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, pero sobretodo
en la toma de decisiones .Al respecto, se requieren aplicar estrategias gerenciales para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales en alimentos polar comercial.
1.1.1 Formulación del Problema
¿Cuáles serían las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial?
1.2 Objetivos del Estudio
1.2.1 Objetivo General Proponer estrategias gerenciales para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial.
1. 2.2 Objetivos específicos • Diagnosticar la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales. • Determinar la factibilidad técnica y económica de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales. • Elaborar las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial
1.3 Justificación
Toda organización ya sea pública o privada, tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus
recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos, ya que estos son la mejor manera de hacer funcional cualquier institución y poner a disposición del organismo información que pueda ser usada para la continuidad exitosa del funcionamiento de está En este punto, la política salarial de una organización empresa constituye un factor fundamental de apoyo a la estrategia de gestión del potencial humano y de la organización como un todo y está conformada por el conjunto de factores monetarios y no monetarios que la organización brinda a sus colaboradores, como contraprestación al trabajo dedicado para la ejecución de los fines de la organización. En este contexto, el presente estudio ofrece una solución a través de estrategias gerenciales a fin optimizar la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial, fortaleciendo sus procesos administrativos los cuales le permitirán el logro de los objetivos departamentales y organizacionales, puesto que considerará las partidas relacionadas con los pasivos laborales para dar cumplimiento a la normativa legal. También podrá contar podrá contar con información cierta de la situación actual que presentan los trabajadores con respecto al salario y los beneficios socioeconómicos que ofrecen, gestionando los procesos para mantener la equidad salarial entre los empleados, motivar su desempeño, conservar la competitividad en el mercado, mejorar la eficiencia (productividad y control costos) de la organización y fomentar orientaciones estratégicas como calidad, trabajo en equipo e innovación Asimismo, se podrá disponer de una fuerza de trabajo suficientemente motivada y comprometida para un desempeño eficiente y eficaz, que conduzcan al logro de los objetivos y las metas organizacionales, y al mismo tiempo se logre satisfacer las expectativas y aspiraciones de sus integrantes, el cual permita impulsar la innovación, el liderazgo, el desarrollo de competencias, el sentido de pertenencia, la satisfacción personal y por ende la institucional u organizacional. Del mismo modo trabajo es relevante para la Universidad José Antonio Páez, así como para las universidades, ya puede de servir de fundamento para ulteriores
investigaciones y aplicación de nuevos estudios. Por lo que se convierte en un marco referencial teórico con el objeto de enriquecer la literatura existente en cuanto al manejo de procesos y estrategias gerenciales para el registro de las cuentas de los salarios, que podrá ser utilizado por otros investigadores que estén interesados en la temática.
2.4 Alcance
La propuesta de estrategias gerenciales para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial surge de la necesidad de brindar una metodología para la administración, registro y control de los sueldos y jornales como medida de eficiencia productiva, lo cual incidirá positivamente en todas las áreas funcionales de la empresa y en una actitud proactiva de los trabajadores hacia la organización.
2.5 Limitaciones
Para el desarrollo de este estudio, se presentan limitaciones relacionadas con el manejo y proceso de la información que se requiere para llevar cabo la misma. Sin embargo, se cuenta con los recursos humanos, económicos y financieros, así como con la aprobación de todas las personas relacionadas con la problemática planteada para el levantamiento de la información; por lo tanto, se estima que no existirán limitaciones para el avance del trabajo.
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes
Los antecedentes describen brevemente trabajos previas relacionados con el tema a investigar, es decir, debe existir una vinculación directa, éstas servirán de base para fijar tendencias acerca los resultados a obtener. Al respecto, Tamayo y Tamayo (2009), señala que: “se trata de hacer una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado con el fin determinar el enfoque metodológico de la investigación (p 103). A continuación se presentan los trabajos relacionados para el estudio. Real, M (2012), realizó un informe técnico de pasantía, titulado: “Evaluación del Sistema de Nómina, Cálculo y Registros Contables de las Retenciones en materia de Obligaciones Tributarias de la empresa Salud Araima C.A. (Locatel, Puerto Ordaz)”, presentada en la Universidad Nacional Experimental de Guayana para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. La organización presentaba problemas para el cálculo de la nómina, ya que se venía realizando en una hoja de Excel que llevaba más tiempo de lo esperado y no se cumplían los objetivos y metas establecidos por la empresa; por lo cual tuvo como objetivo general evaluar el sistema de registros contables y cálculo de la nómina. La metodología utilizada se desarrolló bajo un estudio documental y de campo. Para la recolección de datos se utilizó la observación directa y una entrevista no estructurada aplicada los trabajadores del Departamento de Recursos Humanos de la empresa.
Los resultados obtenidos, permitieron concluir que los procedimientos utilizados para el cálculo y registro de la nómina no es el más adecuado, porque presenta fallas en su estructuración, generando retrasos en los procesos contables relacionados con el cálculo y registros de las cuentas de los sueldos y salarios. Este trabajo aporta información relevante, puesto que analiza y evalúa la manera como se registran las cuentas relacionadas con la nómina de una empresa, así como los procedimientos que deben realizarse para el manejo efectivo de su cálculo. En este sentido, sirve de marco referencial para analizar las estrategias gerenciales que se requieren en la empresa en Alimentos Polar Comercial para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales Otro trabajo consultado fue el de Robalino, C (2012), titulado” Estrategias Gerenciales para el fortalecimiento organizacional, operacional y administrativo de la empresa Diseños Rivelino King, C.A.”, presentado en la Universidad de Nueva Esparta, para optar por el título de Licenciado en Administración de Empresas. La esencia de esta investigación se basó en la proposición de estrategias de gestión para el fortalecimiento organizacional, operacional y administrativo de la empresa con el propósito de conseguir una mejor estructuración y así lograr el objetivo de expansión y crecimiento en todo el país. Metodológicamente se basó en una investigación de descriptiva con un diseño de campo no experimental. Como técnica de recolección de información se empleó la entrevista no estructurada, la cual fue aplicada a una población conformada por 7 trabajadores y100 clientes. Como muestra se tomaron todos los empleados y el 30% de los clientes. Una vez analizado los resultados, s concluyó que a nivel organizacional no están claramente definidas las funciones y responsabilidades de los trabajadores, asimismo a nivel operativo los procedimientos y registros no son los más adecuados, por lo cual se proponen estrategias para optimizar los procesos operativos y organizacionales. El antecedente planteado, guarda relación con el presente estudio, puesto establecen estrategias gerenciales basadas en la funcionalidad real de la empresa para identificar los factores que requieren cambios y formular acciones estratégicas para
fortalecer estas áreas. En tal caso, proporciona las herramientas necesarias para mejorar, a través de la aplicación de estrategias los registros y controles de las cuentas de sueldos y jornales en la empresa alimentos Polar Comercial. Por otra parte, Villanueva, F (2011), realizó un trabajo titulado: “Estrategias Gerenciales Para Optimizar La Gestión Financiera Del Centro Medico Rafael Guerra Méndez Ubicado En Valencia, Edo. Carabobo”, presentado en la Universidad de Carabobo para optar por el título de Magíster en Administración de Empresas Mención Finanzas. El trabajo de grado tuvo como objetivo general proponer estrategias gerenciales para optimizar la gestión financiera de centro médico Rafael guerra Méndez ubicado en Valencia, Edo. Carabobo. El estudio se desarrolló bajo una metodología cuantitativa del tipo investigación de campo, descriptiva, tomando en consideración una población de 10 trabajadores que conforman el departamento de finanzas. Se empleó como instrumento de recolección de datos el cuestionario en escala de Likert, aplicado a través de la técnica de la encuesta, validado a través del juicio de expertos. La información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un análisis cuantitativo, que permitió la presentación de los resultados por medio de tablas de frecuencia y gráfico de torta, así como su respectiva interpretación. Entre las conclusiones a las que llegó el investigador, destacan: La clínica ha desarrollado políticas financieras que les asegures que sus procesos administrativos y financieros sean eficaces, la gerencia de administración y finanzas carece de indicadores de gestión que le permitan evaluar oportunamente los procesos financieros de manera de tomar medidas correctivas cuando exista desviación en los objetivos propuestos, debido al mal manejo del flujo de efectivo la empresa no cumple a tiempo con sus obligaciones, además de poseer debilidades en sus sistema de información que les apoye en la buena toma de decisiones financieras de la gerencia. Este trabajo se relaciona con el presente estudio, puesto que presenta la forma de como optimizar la gestión administrativa y financiera través de la aplicación de
estrategias gerenciales para el logro de los objetivos organizacionales, lo cual sirve de basamento teórico para la propuesta de estrategias gerenciales para la optimización de las cuentas de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial. Otro trabajo consultado fue el de Arteaga, H y Noguera, M (2010), titulado: “Estrategias para mejorar la Gestión de los Procesos Administrativos y Contables de la empresa Inversiones Y Transporte Hermoral C.A.”, realizado en la Universidad de Carabobo para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El presente trabajo de grado tiene como finalidad definir estrategias para mejorar la gestión de los procesos administrativos y contables de la empresa Inversiones y Transporte Hermoral C.A. El estudio se enmarcó dentro de una investigación cuantitativa del tipo investigación de campo, con un nivel descriptivo, tomando en consideración una población de los 15 trabajadores que conforman el departamento de administración y contabilidad de la empresa. Se empleó como técnica la encuesta, bajo el instrumento de recolección de datos el cuestionario en escala de Likert, validado a través del juicio de expertos. La información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un análisis cuantitativo, que permitió la presentación de los resultados por medio de tablas de frecuencia y gráfico de torta, así como su respectiva interpretación. Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas: La gerencia se concentra en dar respuesta a los problemas que se le presentan a diario, deponiendo en un segundo plano las verdaderas funciones de una gerencia estratégica., así mismo, la empresa pierde oportunidades desde el punto de vista financiero al no manejar las mejores técnicas administrativas y contables. Este antecedente se relaciona con el presente estudio, ya que señala las estrategias que se deben aplicar para mejorar la información administrativa y financiera de una empresa, sirviendo de elemento para optimizar los registros administrativos que realiza la empresa con respecto a la administración de los sueldos y salarios.
Finalmente, se consultó el trabajo de Uzcátegui, T, Hernández, A y Zapiain, T (2010), titulado: “Plan Estratégico para optimizar los Procesos Contables y Administrativos de la Firma Contable MBC & Asociados”, realizado en la Universidad de Carabobo para optar por el título de Licenciados en Contaduría Pública. El presente trabajo de grado tiene como finalidad establecer un plan estratégico para optimizar los procesos contables y administrativos de la firma contable MBC & asociados. El estudio se enmarcó dentro de una investigación cuantitativa del tipo investigación de campo, con un nivel descriptivo, tomando en consideración una población de 10, conformada por los trabajadores de la firma contable MBC & Asociados. Se empleó como técnica la encuesta bajo el instrumento de recolección de datos el cuestionario en escala de Likert, validado a través del juicio de expertos. La información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un análisis cualitativo y cuantitativo. Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas: Falta de un manual de normas y procedimientos que defina las funciones contables y administrativas; procesos contables no definidos, falta de políticas de control administrativo y contable. Para lo cual se desarrolló un plan estratégico que permita optimizar los procesos contables y administrativos de la firma contable MBC & Asociados. Este antecedente, sirve de precedente para la investigación, dado que muestra un plan estratégico para evaluar los procesos administrativos y contables, así como de lineamientos
estratégicos para
de
esta manera
optimizar
las
actividades
administrativas y contables que desarrolla la empresa. En este caso mejorar los registros contables de las cuentas de sueldos y jornales.
3.2 Bases Teóricas
De acuerdo a Arias (2006), las bases teóricas “comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado,
dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado” (p 14). Esta sección puede dividirse en función de los tópicos que integran la temática tratada o de las variables que serán analizadas. Para el desarrollo de la
presente investigación, las bases
teóricas se enfocaran sobre los temas de: estrategias, estrategias gerenciales, salarios, obligaciones laborales y registros contables
3.2.1 Estrategias
Todas las organizaciones tienen que superar los retos de desarrollo estratégicos, algunas por el deseo de aprovechar nuevas oportunidades y otras para superar importantes problemas. La definición de estrategia según Johnson, G., Scholes, K. y Whittington, R. (2006):
La estrategia se puede considerar como la creación de oportunidades mediante la acumulación de recursos y competencia en una organización. Esto se conoce como el enfoque de recurso y capacidades, que se ocupa de explotar la capacidad estratégica de una organización en términos de recursos y competencias, para lograr una ventaja competitiva y/o nuevas oportunidades. (p.7) Por otro lado, Koontz y Weihrich (2008), definen la estrategia como la “…determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos” (p. 123), por lo tanto, la estrategia es un marco de referencia para las decisiones de una empresa que conforman su naturaleza y rumbo. Una estrategia será práctica y útil si un marco de referencia que especifique el alcance y los límites de cada área de decisión. En este orden de ideas, Díez y López (2001) afirman que:“…la estrategia es la elección de una vía de actuación entre distintas alternativas con vistas a alcanzar un objetivo… (p 150), está caracterizada por:
• La incertidumbre: acerca del entorno, el comportamiento de los competidores y las referencias de los clientes. • La complejidad: derivada de las distintas formas de percibir el entorno y de interrelacionarse éste con la empresa. • Los conflictos organizativos: entre los que toman decisiones y los que están afectados por ellas
Por otro lado, Según Quinn (1991) lo define como: Una estrategia es un patrón o plan que integra las metas mayores de una organización, las políticas y acciones secuenciales hacia un todo cohesionado. Una estrategia bien formulada ayuda a coordinar los recursos de la organización hacia una posición "Única y Viable", basada en sus competencias relativas internas, anticipando los cambios en el entorno y los movimientos contingentes de los oponentes inteligentes. Koontz 2003, señaló que las estrategias son: Programas generales de acción que llevan consigo compromisos de énfasis y recursos para poner en práctica una misión básica. Son patrones de objetivos, los cuales se han concebido e iniciado de tal manera, con el propósito de darle a la organización una dirección unificada. (p. 79) Atendiendo a las ideas antes señaladas, la estrategia es usada como herramienta de dirección para facilitar procedimientos y técnicas, que empleadas de manera interactiva y funcional, contribuyen a lograr una interacción proactiva de la organización con su entorno, coadyuvando a lograr efectividad en la satisfacción de las necesidades del público objetivo a quien está dirigida la actividad de la misma.
3.2.2 Niveles de Estrategias
De acuerdo a Koontz (2008), la estrategia es un marco de referencia para las decisiones de una empresa que conforman su naturaleza y rumbo. Una estrategia será práctica y útil si un marco de referencia que especifique el alcance y los límites de
cada área de decisión. Establece tres niveles de estrategias que deben estar relacionadas
con
cuatro
componentes:
entorno,
recursos,
competencia
y
competitividad. Estrategia global o "estrategia de empresa". A este nivel se trata de considerar la empresa en relación con su entorno, planteándose en qué actividades se quiere participar y cuál es la combinación más apropiada de éstas. En este nivel de estrategia cobran mayor importancia relativa el primer y segundo componentes, al tratarse se acotar el ámbito de actividad y asignar las capacidades entre los distintos negocios que configuran el ámbito de actuación. En un segundo nivel está la "estrategia de negocio". Esta se hace necesaria en las empresas multiactividad. Si las empresas están suficientemente diversificadas, se suelen identificar, en vez de simples negocios, lo que se llama unidades estratégicas. Cada unidad estratégica es un conjunto de actividades o negocios, homogéneos desde el punto de vista estratégico, o sea, para la cual es posible formular una estrategia común y a su vez diferente de la estrategia adecuada para otras actividades y/o unidades estratégicas. La estrategia de cada unidad es en si autónoma, si bien no independiente ya que se integra en la estrategia de la empresa A este nivel se trata de determinar cómo desarrollar lo mejor posible la actividad o las actividades correspondientes a la unidad estratégica, o sea en un entorno competitivo, cómo competir mejor en tal o cual negocio. El problema concierne, pues, particularmente al segundo y tercer componentes. En el cuarto componente se pone el énfasis en la sinergia que produce la integración acertada de las distintas áreas funcionales dentro de cada actividad. En el tercer nivel está la "estrategia funcional". A este último nivel la cuestión es cómo utilizar y aplicar los recursos y habilidades dentro de cada área funcional de cada actividad (producción, marketing, finanzas, etc) o cada unidad estratégica, a fin de maximizar la productividad de dichos recursos. Los componentes claves son el segundo y el cuarto, este último correspondiendo al efecto sinérgico que se deriva de la coordinación e integración correcta de las distintas políticas y acciones que se
diseñen dentro de cada área funcional. Las estrategias a desarrollar en esta investigación van dirigidas en este nivel, ya que los componentes más importantes a ser tomados en cuenta son: el recurso humano y la competencia, ya que se relacionan directamente con la problemática planteada
3.2.3 Estrategias Gerenciales
Según Henderson (2008), “Es la búsqueda deliberada por un plan que desarrollo la ventaja competitiva de un negocio y la multiplique”. (p. 86). Formular la estrategia de una organización, implica tres grandes pasos: • Determinar donde se encuentre la empresa; analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro. Para esto son útiles herramientas como la matriz DOFA. • Determinar a donde se quiere llegar; esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio. • Determinar cómo llegar hasta allí; es decir, el plan estratégico; la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como: que productos y servicios ofrecer, que demandas del mercado satisfacer, a que segmento de clientes atender, que tecnología utilizar o desarrollar, que método de ventas utilizar, que forma de distribución utilizar y que área geográfica atacar.
También implica los siguientes pasos: • Asignar y procurar los recursos necesarios: financieros, humanos, tiempo, tecnología, etc. • Establecer la estructura humana: puede ser una estructura jerárquica de comando, equipos multi-funcionales, etc.
• Establecer responsabilidades: cada tarea o proceso debe ser responsabilidad de una persona o un equipo. • Manejar el proceso: evaluar los resultados, y hacer los ajustes necesarios. La gerencia moderna en las instituciones exige asumir nuevos retos, los grandes cambios que se suceden en el entorno, hacen que se asuman nuevas estrategias y modelos de gerencia. Las estrategias gerenciales son sin duda, una herramienta necesaria a aplicar por cualquier líder en una organización empresarial para lograr el desarrollo y fortalecimiento de la gestión desplegada, en consecuencia un gerente debe desarrollar fórmulas adecuadas a las demandas propias de la empresa y emplearlas para que la organización sea exitosa. De allí, que abordar el tema de las estrategias como factor clave para optimizar la gerencia organizacional, permite marcar, delinear y establecer prioridades para lograr los objetivos propuestos al iniciar una gestión. Dentro de este marco, estrategias bien formuladas permiten coordinar de manera efectiva a los miembros de una organización.
3.2.4 Salarios
De acuerdo a Chiavenato (2002), indica que el salario:
Es la retribución en dinero o su equivalente pagado por el empleador al empleado en función legislación de salarios, estructura y reglas de prestaciones, negociación colectiva, pagos de prestaciones, investigación de prestaciones, determinación de salarios base del cargo que éste ejerce y de los servicios que presta. (p 302) Los salarios son a la vez un costo y una inversión. Costo, porque los salarios se reflejan en el costo del producto o del servicio final. E inversión, porque representa
aplicación de dinero en un factor de producción, como un intento por conseguir un retorno mayor. El mismo autor afirma, que el salario puede ser directo e indirecto. Directo es aquel que recibe el trabajador exclusivamente como contraprestación del servicio en el cargo ocupado. Mientras que el salario indirecto es el resultante de cláusulas de la convención colectiva de trabajo y del plan de servicios y beneficios sociales. El salario indirecto incluye gratificaciones, premios, comisiones, propinas y adicionales. La suma del salario directo y del salario indirecto constituyen la compensación laboral, siendo ésta, todo cuanto el empleado recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en la organización.
3.2.5 Obligaciones Laborales
De acuerdo a Aguilar M. y Salzano M. (2003) definen a las obligaciones laborales como “Pasivos provenientes de obligaciones contractuales o impositivas como son sueldos, comisiones, regalías, gratificaciones, impuestos retenibles o cargo de la misma empresa, participación de utilidades a los trabajadores” (p 50) Los pasivos laborales comprenden las sumas de dinero que la empresa debe pagar a los trabajadores por concepto de prestaciones laborales, tales como: indemnización, aguinaldo, bono y vacaciones. Puede registrarse en una cuenta que se llama Reserva para Prestaciones Laborales o bien Reserva para Pasivo Laboral. El pasivo laboral es la deuda implícita acumulada por cada trabajador en caso que la empresa tuviera que despedirle en un determinado momento De acuerdo a Latapi (2011), las obligaciones laborales “son toda clase de obligaciones ya sean remunerativas o no a favor de los empleados de una entidad, estas pueden ser a corto plazo o a largo a largo plazo y a la terminación de la relación laboral” (s/p). Estas pueden ser:
Obligaciones Laborales a corto plazo: son las remuneraciones y los pagos que se realizan en favor de un empleado o de sus dependientes económicos producto de la relación laboral que se mantiene con la entidad, tales como sueldos y salarios, tiempo extra, compensaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldos, comisiones, destajos y en general cualquier pago que se realice habitualmente siempre que sean pagaderos dentro de los doce meses siguientes al corte del ejercicio. Obligaciones Laborales a Largo plazo: son las remuneraciones y los pagos que se realizan en favor de un empleado o de sus familiares ocasionados por la relación laboral, o en su caso por cualquier pago que se realice habitualmente siempre que sean pagaderos en más de los doce meses siguientes al corte del ejercicio, dentro de estas obligaciones podría entrar también, los pagos por aniversario (pago después de 25 años de trabajar en la empresa), los pagos realizados después de haber trabajados un largo periodo en la empresa como son años sabáticos. Obligaciones a la Terminación de la Relación Laboral: son remuneraciones o pagos que se realizan a favor del trabajador o su familiares al terminar la relación laboral, tales como la Prima de antigüedad, alguna indemnización previamente pactada, bonos por retiro y demás. Obligaciones Laborales Proyectadas: es el monto de las obligaciones laborales que se debe provisionar para que existan los fondos suficientes al momento en que se deba hacer frente a la obligación valuadas a los valores nominales que se tendrán a la fecha de liquidación
En base a lo anterior, los pasivos laborales serían todos aquellos beneficios cuantificables monetariamente, que corresponden al trabajador como una obligación por parte del empleador de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Trabajo y su reglamento, decretos del Ejecutivo Nacional y cláusulas contractuales resultantes de discusiones de convenciones colectivas entre el patrono y los trabajadores, los cuales deben ser entregados al mismo por parte del patrono al terminar la relación
laboral o en su oportunidad de pago, como es el caso del pago del bono vacacional o de las llamadas utilidades o bonificación de fin de año. Para un empresario es importante conocer las obligaciones principales que nacen de a relación laboral y que tiene no solo frente a sus propios trabajadores, si no frente a organismos laborales a través de los cuales se cumplen esas obligaciones. En su relación con los trabajadores, el empresario va a encontrar que tiene que hacer ciertos pagos y aportaciones que, a corto o mediano plazo, sirven para que el trabajador obtenga beneficios económicos o protección para ciertas necesidades de su vida.
3.2.6 Registros Contables
Los registros contables son la memoria permanente de toda empresa, lo que le va a permitir conocer la claridad y objetividad del manejo transparente de todas sus operaciones y así comprobar la exactitud y confiabilidad de cada uno de los pasos que se toman en cuenta al registrar la información obtenida. De acuerdo a Catacora (2008), “es el
registro destinado a asentar consecutivamente cualquier clase de
transacción, que afecta o pueda afectar; transformar o modificar el patrimonio de la empresa, con indicación de los detalles esenciales que puedan necesitarse para consulta posterior” ( p.213).
3.2.7 Importancia de los Registro contables
De acuerdo al autor anterior, Su importancia radica en lo siguiente: • Permite efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación específica. • Son la base para la elaboración de los estados financieros. • Ayuda a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa. Asimismo, establece las siguientes fases:
Recolección de Registros: Corresponde a toda la recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Clasificación de Registros: Consiste en la separación de las operaciones de acuerdos con criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede ser realizada con base en tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que típicamente son efectuadas en una empresa. Codificación de Registros: Consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de una lista. Todo sistema que las operaciones o registros sean codificado de alguna manera, ello hace necesario que una empresa requiera la adopción de algún método de codificación. Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se puedan acceder posteriormente a la información Se puede señalar, que el manejo de registros que constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. Por lo cual, para la empresa Alimentos Polar Comercial es un proceso importante porque el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad
3.3 Definición de Términos Básicos
Competencias: conjuntos de patrones de conducta, que la persona debe llevar a un cargo para rendir eficientemente en sus tareas y funciones Control: Enfrentar una situación y manejarla con capacidad física y mental para ejecutar procedimientos de acuerdo a los planes y políticas establecidas. Costos Laborales: Se compone de conceptos que surgen de la legislación vigente y de las características propias de la actividad y la empresa. La legislación vigente se conforma partiendo de la Constitución Nacional y siguiendo con las Leyes, los Estatutos Profesionales, Decretos y Resoluciones, Convenios Colectivos de Trabajos
y otras normativas de menor jerarquía, en tanto que, según la actividad o la empresa, se incorporan conceptos por usos y costumbres y otras veces por negociaciones individuales o colectivas entre trabajadores y el empleador Cultura Organizacional: A veces llamada atmósfera o ambiente de trabajo, es el conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten sus miembros. Crea el ambiente humano en el que los empleados realizan su trabajo. Una cultura puede existir en una organización entera o bien referirse al ambiente de una división, filial, planta o departamento Efectividad: Es la relación entre los resultados logrados y los resultados que se habían propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos planificados Factores laborales: Son los factores que incrementan la calidad de vida laboral de los empleados y tienen beneficios tangibles e intangibles en las organizaciones en términos de la satisfacción, motivación y compromiso organizacional Gerencia: Es el arte de hacer que las cosas ocurran, es decir, es el cuerpo de conocimientos aplicables a la dirección efectiva de una organización. Gestión: Proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en él intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. Motivación: La motivación es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia las metas organizacionales, condicionadas por la capacidad de esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual Objetivos Organizacionales: Es una situación deseada que la empresa
intenta
lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado Políticas: Son criterios generales que sirven para orientar las acciones y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos por la organización
Procedimientos Administrativos: Es el proceso que permite el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de una organización de manera eficiente y eficaz Procedimientos Contables: Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la organización en los libros de contabilidad. Productividad: Medida de eficiencia con la cual se utiliza un recurso (humano o físico) considerando su rendimiento o resultado: la productividad se obtiene de la relación: resultado sobre recursos. Técnicas gerenciales: es el conjunto de herramienta s del cual dispone el gerente como menú para utilizarlas según las circunstancias.
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
Fase I: Diagnóstico de la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales.
Para el cumplimiento de esta fase, será necesario recabar la información a través de las técnicas de recolección de información. En este sentido, Arias (2006), define la técnica de recolección de datos como “el procedimiento o forma particular de obtener datos o información” y el instrumento de recolección de datos “es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información” (p. 67). En este sentido, se aplicará la encuesta, que de acuerdo a Méndez (2007), es un “método que consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias”. (p.124). El instrumento que se empleará para recabar la información será el cuestionario, el cual es definido por Bisquerra (2002) como “Una escala, la cual posee varias alternativas, donde los encuestados pueden contestar lo que ellos consideren correcto”. (p. 118). Este cuestionario se estructurará con preguntas cerradas para conocer la situación con respecto al registro de la cuenta sueldos y jornales y será aplicado a la población objeto de estudio. Al respecto, Palella y Martins (2006), definen a la población como “el conjunto de unidades de las que se desea obtener información y sobre las que se van a generar conclusiones”. (p.93).
En este caso, estará conformada por 14
trabajadores que laboran en el Departamento de Operaciones Contables. Por otra parte, Tamayo y Tamayo (2009), define la muestra de la siguiente
manera “es cuando seleccionamos algunos de los elementos con la intención de averiguar algo sobre la población de los cuales están tomados, nos referimos a ese grupo de elementos como muestra”. (p 115). Debido a que la población es de tipo finita y manejable, es necesario tomar como muestra la totalidad de la población. En este sentido, la muestra se considera de tipo censal. López (1999) define la muestra censal “como aquella porción que representa a toda la población, es decir la muestra es toda la población a investigar.” (P 12). Luego de presentar el análisis producto de la aplicación de la encuesta, se presentarán las técnicas de análisis de datos. En este sentido, se clasificará la información ordenadamente y posteriormente se analizará toda la información obtenida acerca del tema abordado. Realizado todo este proceso la información será jerarquizada de acuerdo a los objetivos de la investigación. Posteriormente se efectuará la codificación y tabulación de los datos utilizando técnicas de estadísticas descriptivas donde se destacarán las funciones absolutas y relativas. Seguidamente la información recolectada se presentará a través de gráficos en porcentajes, los que permitirán visualizar las tendencias y opiniones de los individuos a los cuales se aplica el cuestionario
Fase II: Determinación de la factibilidad técnica y económica de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales
En esta fase, se realizará un análisis de factibilidad, la cual se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, se apoya en 3 aspectos: Operativa: Durante esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se evalúa y determina todo lo necesario para llevarla a cabo. Técnica: Se refiere a los recursos necesarios como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, etc., que son necesarios para efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto, y la factibilidad económica, se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios
para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos. El éxito de un proyecto está determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores. En tal sentido, para determinar la factibilidad de la aplicación de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta sueldos y jornales se tomarán en cuenta los resultados que se obtengan en la fase anterior. Es decir, se recopilarán datos relevantes sobre el desarrollo del proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.
Fase III: Elaboración de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial.
En esta fase se presentará la propuesta, a través de la elaboración de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial. La propuesta nacerá de la necesidad de solventar las debilidades detectadas en el registro y control de las cuentas contables relacionadas con los sueldos y salarios, por lo que se fortalecerán los procesos administrativos así como el logro de los objetivos departamentales y organizacionales, puesto que considerarán las partidas relacionadas con los pasivos laborales para dar cumplimiento a la normativa legal., permitiendo medir la rentabilidad y capacidad financiera con que cuenta adquiridos en materia laboral.
realmente para el cumplimiento de los compromiso
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1 Análisis y Presentación de los Resultados
En este capítulo se desarrolla todo lo relacionado con el análisis de los resultados, partiendo previamente de la información recabada mediante la aplicación del instrumento de recolección de información. Balestrini (2006), señala que: El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las interrogantes de investigación. El análisis implica el establecimiento de categorías, la ordenación y manipulación de los datos para resumirlos y poder sacar algunos resultados en función de las interrogantes de la investigación (p. 169). Mediante la interpretación de estos resultados se pudo; en primer lugar realizar un diagnóstico de la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales. Para ello, se empleó un cuestionario elaborado con 10 preguntas de tipo cerradas, el cual fue aplicado a la población objeto de estudio conformada por 14 trabajadores que laboran en la empresa. Los resultados del cuestionario se tabularon y se codificaron en cuadros de frecuencias porcentuales, las respuestas se muestran mediante diagramas de barra y cuadros estadísticos de frecuencia porcentual, elaborando reportes descriptivos con comentarios e inferencias sobre la información recabada. Con los resultados obtenidos, se realiza el análisis de factibilidad para determinar si la empresa cuenta con los recursos operativos, técnicos y económicos para llevar a cabo la propuesta. Este análisis de factibilidad permitió la elaboración de las estrategias gerenciales para la optimización de la
cuenta de sueldos y jornales en
Alimentos Polar Comercial.
5.2. Fase I: Diagnosticar la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales. Ítem 1 ¿Se emplean procedimientos para el registro y presentación de las cuenta sueldos y jornales en los estados financieros?
Cuadro 1. Cuenta sueldos y jornales Aspectos Frecuencia Si 6 No 8 Total 14
Porcentajes 43% 57% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 1. Cuenta sueldos y jornales Fuente: Cuadro 1
Análisis. Los resultados obtenidos muestran, que el 57% de las personas encuestadas consideran que no se emplean procedimientos para el registro y presentación de las cuenta sueldos y jornales en los estados financieros. Esto es debido a que existen inconvenientes en la recaudación, observación, comprobación y control de la
información que se requiere para los registros contables. Por otro lado, un 43% que si utilizan procedimientos, los cuales se reflejan en el balance general. Ítem 2 ¿Los registros contables de los sueldos y jornales de la empresa emiten información confiable y actualizada? Cuadro 2. Registros contables Aspectos Si No Total
Frecuencia 7 7 14
Porcentajes 50% 50% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 2. Registros contables Fuente: Cuadro 2
Análisis En este ítem, se observa que el 50% de las personas encuestadas cree que los registros contables de los sueldos y jornales de la empresa emiten información confiable y actualizada. Sin embargo, otro 50% señala lo contrario, ya que existen fallas en el proceso de información administrativo y contable dentro de la organización, incumpliendo con las normas y procedimientos. Esto origina una
desinformación y un descontrol sobre las transacciones y operaciones que se ejecutan, afectando la toma de decisiones oportuna en beneficio de la organización ¿Existen políticas para el manejo de las cuenta de salarios y jornales?
Cuadro 3. Políticas Aspectos Si No Total
Frecuencia 6 8 14
Porcentajes 43% 57% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 3. Políticas
Fuente: Cuadro 3 Análisis El 57% de las personas encuestadas señala, que no existen políticas para el manejo de las cuenta de salarios y jornales, ya que se observan partidas pendientes por identificar y analizar, lo que dificulta la reclasificación de las cuentas en el momento oportuno. Otro 43% indican que las políticas establecidas por la dirección canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones administrativa y contable en cuanto a la administración de los salarios. Es importante señalar, que una política salarial sólida que se comunica al personal y es comprendida por éste ayudará a la
organización a establecer un mayor grado de equidad entre sus miembros y les ayudará a lograr una mejor planificación y asignación de recursos. Ítem 4 ¿Se aplican técnicas administrativas para la determinación de los costos operativos en referencia a las erogaciones y pasivos laborales propias de la empresa? Cuadro 4. Técnicas administrativas Aspectos Frecuencia Si 8 No 6 Total 14
Porcentajes 57% 43% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 4. Técnicas administrativas Fuente: Cuadro 4
Análisis Los resultados indican que el 57% de las personas encuestadas, considera que se aplican técnicas administrativas para la determinación de los costos operativos en referencia a las erogaciones y pasivos laborales propias de la empresa. Otro 43% señalan que los procedimientos que se aplican no son eficientes para el control de los costos operativos. Cabe señalar, que la empresa lleva un control de sus erogaciones comunes que se realizan a diario. Sin embargo, no cuentan con procedimientos
contables actualizados para la determinación de los costos operativos, puesto que solo se limitan a llevar controles rutinarios de registro de los pasivos. Ítem 5 ¿Se utilizan herramientas tendentes a establecer o mantener estructuras de salarios equitativas y justas en la organización?
Cuadro 5. Herramientas efectivas Aspectos Frecuencia Si 8 No 6 Total 14
Porcentajes 57% 43% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 5. Herramientas efectivas Fuente: Cuadro 5
Análisis Como se muestra en los resultados obtenidos en el gráfico cinco, el 57% de las personas encuestadas, considera que se utilizan herramientas tendentes a establecer o mantener estructuras de salarios equitativas y justas en la organización. Sin embargo, un 43% señala que las herramientas que se no son efectivas. Es importante para la empresa aplicar técnicas para lograr que la remuneración total que percibe el
trabajador por el desempeño de sus funciones, sea adecuada a la importancia de su puesto, a su eficiencia y a las posibilidades económicas institucionales Ítem 6 ¿La empresa mantiene alguna escala salarial aplicable a los trabajadores; donde estratifique los diferentes rangos de cargos desempeñados? Cuadro 6. Escala salarial Aspectos Si No Total
Frecuencia 8 6 14
Porcentajes 57% 43% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 6. Escala salarial Fuente: Cuadro 5
Análisis De acuerdo a los resultados obtenidos, el 57% de las personas encuestadas, considera que la empresa mantiene alguna escala salarial aplicable a los trabajadores; donde estratifique los diferentes rangos de cargos desempeñados. Otro 43% señala que no se estudian los valores y escalas de sueldos. La clasificación de los cargos la efectúan por el tiempo de permanencia en la empresa, o por la jerarquización de los puestos, es decir, mayor rango, mayor sueldo. La organización requiere establecer los
lineamientos necesarios para proporcionar una base equitativa para la determinación de los salarios Ítem 7 ¿Los procesos administrativos y contables que se ejecutan en la empresa permiten la consecución de los objetivos de manera eficiente?
Cuadro 7. Procesos administrativos Aspectos Frecuencia Si 6 No 8 Total 14
Porcentajes 43% 57% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 7. Procesos administrativos Fuente: Cuadro 7
Análisis A través del siguiente gráfico, se puede observar que el 57% del personal encuestado considera que los procesos administrativos y financieros que se ejecutan en la empresa no permiten la consecución de los objetivos de manera eficiente, puesto que no se administrar correctamente los sueldos y salarios. Otro 25% opina, que los procesos se ejecutan correctamente. La empresa debe determinar una clara estructura administrativa para a proyectarse en el tiempo. En este caso, requiere administrar
correctamente los sueldos y salarios, ya que se obtendrán registros precisos para el control administrativo y financiero Ítem 8 ¿Se emplean estrategias de administración salarial para la toma de decisiones efectiva por parte de la gerencia la empresa? Cuadro 8. Estrategias administrativas Aspectos Frecuencia Si No 14 Total 14
Porcentajes 100% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 8. Estrategias administrativas Fuente: Cuadro 8
Análisis Como se observa en el gráfico anterior, el 100% de las personas encuestadas considera que no se emplean estrategias de administración salarial para la toma de decisiones efectiva por parte de la gerencia la empresa, ya que los salarios y de los pasivos laborales no son asentados y registrados correctamente, lo que no permite garantizar la fiabilidad de la información financiera que debe ser presentada a la gerencia. La información sobre los registros salariales de manera oportuna y efectiva, proporciona los datos necesarios para analizar la situación actual, así como formular
objetivos apropiados para el futuro, y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos económicos, financieros y materiales Ítem 9 ¿Se aplican controles internos para revisar y comprobar los registros de los sueldos y jornales? Cuadro 9. Controles internos Aspectos Si No Total
Frecuencia 6 8 14
Porcentajes 43% 57% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 9. Controles internos Fuente: Cuadro 9
Análisis Los resultados muestran, que el 57% de las personas encuestadas señalan que no se aplican controles internos para revisar y comprobar los registros de los sueldos y jornales, dado que no se hace un seguimiento de las transacciones contables. Otro 43% opina si se lleva un control. Cabe señalar, que la función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo. Es por ello, que la cuenta
sueldos y jornales requiere de un adecuado control interno que permita la recolección, cálculo, clasificación, distribución y registro de una manera efectiva y oportuna Ítem 10 ¿Considera que se deben establecer estrategias laborales para proceso de cálculo y registro de la cuenta sueldos y jornales? Cuadro 10. Estrategias laborales Aspectos Si No Total
Frecuencia 14 14
Porcentajes 100% 100%
Fuente: Ramírez, O (2014)
Gráfico 10. Estrategias laborales Fuente: Cuadro 10
Análisis Como se observa en los resultados obtenidos en el gráfico anterior, el 100% del personal encuestado, considera que se deben establecer estrategias laborales para el proceso de cálculo y registro de la cuenta sueldos y jornales, por lo que se requieren establecer estrategias gerenciales que contribuyan a optimizar las competencias del
personal responsable del seguimiento, cálculo, registro y pago de las obligaciones por concepto de las obligaciones laborales 5.3 Fase II: Determinar la factibilidad técnica y económica de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales
Luego de conocer la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales, a través de los resultados obtenidos, se determina la factibilidad técnica, operativa y económica de las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales
Factibilidad Técnica: El apartado de factibilidad técnica se refiere a las alternativas técnicas y a las tecnologías a utilizar. El elemento a considerar son los recursos materiales, que se refieren a las herramientas, equipos, instrumentos, tecnología. Como se trata de un mejoramiento de la situación actual, se pretende llevar a cabo el proyecto con los recursos disponibles y hacer mejor uso de ellos, especialmente aprovechar al máximo las ventajas del sistema operativo que la empresa dispone, y la cual ofrece buenas características para la implementación de las estrategias gerenciales propuestas, por lo que la propuesta técnicamente es factible de llevar a cabo.
Factibilidad Operativa: A nivel operativo el proyecto es factible, debido a que no se requerirá de la contratación de nuevos empleados, ni la ampliación o reestructuración del área física, lo que significa que con el área existente se podría aplicar la propuesta, sin tener que llevar a cabo alteraciones, en cuanto a la estructura organizacional, lo que permite apreciar que las acciones correctivas aquí establecidas se cumplirán. De igual manera, se cuenta con la disposición manifestada por la gerencia y del personal, en función de apoyar la iniciativa tendente la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial
Factibilidad Económica: El presente proyecto se considera económicamente factible, pues los recursos que habrá de invertir la empresa para desarrollar e implementar el proyecto, estarán disponibles sin inconveniente alguno, ya que los mismos no representan altas sumas de dinero. Por lo tanto, solo se requiere plasmar el contenido de la propuesta en un instructivo administrativo y darla a conocer al personal a través de folletos y trípticos, los cuales pueden elaborados en la empresa sin generar costo alguno, puesto que se dispone del recurso humano y material para poner en práctica la propuesta.
5.3 Fase III: Elaborar las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial
Mediante el estudio realizado en el presente trabajo, basados en los objetivos planteados, se diagnosticó la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales, así como se determinó la factibilidad técnica y económica de las estrategias gerenciales. Con ello se llegó a la propuesta de una serie de acciones destinadas a fortalecer el manejo y control de la cuenta salarios y jornales en la empresa Alimentos Polar Comercial. Al respecto, la propuesta tiene como finalidad: • Establecer de manera precisa las actividades que deben realizarse para el correcto oportuno de los registros de las cuenta sueldos y jornales • Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno de las cuentas contables relacionadas con los salarios •
Planear una mejor y más definida asignación de recursos de la empresa
5.3.1 Justificación de la Propuesta
En la actualidad el desarrollo constante que tiene toda empresa para ser competitiva ha sido el fortalecimiento estratégico que garantice el ingreso económico o financiero que permita el logro de los objetivos organizacionales. En este ámbito de ideas, las estrategias gerenciales proporcionan un marco de referencia para la actividad organizacional que pueda conducir a un mejor funcionamiento y una mayor sensibilidad de la organización. En ese contexto, la investigación se justifica, ya que las estrategias gerenciales que se proponen, permitirá mantener actualizado las descripciones de las actividades que deben seguirse para el manejo, registro y control de la cuenta salarios y jornal, proporcionando información confiable a la gerencia para la toma de decisiones efectiva, ya que se normalizarán los procesos, contribuyendo a mejorar la eficacia y eficiencia de las actividades que se ejecutan en el área contable. Además, obtener información rápida y oportuna al momento de realizar las operaciones y a su vez facilitar el aprendizaje del personal, pudiendo disipar inquietudes en la ejecución de los procedimientos. Se podrá ver en forma objetiva cuál es la situación actual de los salarios para cada uno y para el conjunto de los cargos analizados y así podrá tomar las mejores decisiones que la lleven a contar con una escala de salarios justa y equitativa, de acuerdo con el valor e importancia de los cargos y de sus propias posibilidades económicas. Visto de esta forma, se plantean los lineamientos contables administrativos, que se requieren para optimizar la cuenta Sueldos y jornales. De igual forma, se elaboran herramientas gerenciales basadas en el control interno y se formula un instrumento de control que permita monitorear el manejo de dicha cuenta.
5.3.2 Objetivos de la Propuesta
5.3.2.1 Objetivo General de la Propuesta • Elaborar las estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial 5.3.2.2 Objetivos Específicos de la Propuesta • Establecer lineamientos contables administrativos para el registro de la cuenta sueldos y jornales • Elaborar herramientas gerenciales basadas en el control interno para las cuenta sueldos y jornales • Formular un instrumento de control, que permitan monitorear la cuenta sueldos y jornales
5.3. 3 Desarrollo de la propuesta
Objetivo 1: Establecer lineamientos contables administrativos para el registro de la cuenta sueldos y jornales
Finalidad: • Establecer la exactitud de los registros contables del rubro de sueldos y salarios y su concordancia con los registros auxiliares. • Determinar las existencias de las partidas del rubro y la ocurrencia de las transacciones registradas.
• Determinar que todas las transacciones que debieron haberse registrado, se encuentren incluidas en las cuentas En tal sentido, se propone lo siguiente: Lineamientos contables administrativos para el registro de la cuenta sueldos y jornales
Departamento de Operaciones Contables
Contabilización Contabilización denómina nómina de
Pagos de salarios Retenciones Deducciones Ajustes
Clasificació n y registro correcto de transaccione
Catálogo de cuentas Registros oportunos
Contabilizació n de prestaciones laborales
Políticas de acuerdo de la legislación laboral
Optimización de los sueldos y jornales
Fuente: Ramírez, O (2014)
Contabilización correcta de deducciones y retenciones
Retención del I.S.R Cuotas ISSO patronales y laborales
Explicación:
A continuación se describe el esquema planteado:
Contabilización de nómina: Los adeudos al personal, pagos de salarios, los ajustes a nóminas, las retenciones y deducciones a los salarios, acumulaciones de nómina (pasivo), así como su distribución contable deben calcularse, contabilizarse, clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y oportunamente. En este caso, es responsabilidad del analista de control de pasivo llevar estos registros e informar a del departamento cualquier desvío o retraso que se pueda presentar.
Clasificación y registro correcto de transacciones: Una vez contabilizada la nómina, es necesario que se utilicen cuentas correctas en los registros por remuneraciones al personal, para ello el analista de control de pasivo debe hacer uso del catálogo de cuentas para que se registren las transacciones de la cuenta sueldos y jornales en fechas correctas (oportuno) y en las cantidades correctas.
Contabilización de prestaciones laborales: Las prestaciones deben de contabilizarse correctamente y de acuerdo a las políticas adoptadas por la administración en cumplimiento de la legislación laboral o de los términos del contrato de trabajo. Asimismo el cumplimiento del pago de las mismas.
Contabilización correcta de deducciones y retenciones: Todas las deducciones y retenciones que se efectúan a los sueldos y salarios proceden de acuerdo a la legislación aplicable (Retención del I.S.R. a asalariados, Cuotas ISSO patronales y laborales). Asimismo la verificación del cálculo de impuesto y cuotas resultantes, como su oportuno e íntegro pago.
Objetivo 2: Elaborar herramientas gerenciales basadas en el control interno para las cuenta sueldos y jornales
Finalidad: Lograr que todas las operaciones contables-financieras que se realicen se registren adecuadamente, minimizando las fallas, a través de la supervisión y evaluación para que tomen medidas al respecto. Por lo tanto, para que el control interno jornales de la cuenta sueldos sea adecuado, las herramientas gerencias que se proponen son las siguientes: Controles Internos interno de la cuenta Sueldos y jornales
Organización División de labores Custodia y registro
Control interno de la cuenta Sueldos y jornales
Supervisión Reconocimientos periódicos al sistema de control interno
Evaluación y Seguimiento Unificar criterios Alinear objetivos Aplicar correctivos
Fuente: Ramírez, O (2014)
Explicación:
Organización: La gerencia de la empresa (Gerencia de Operaciones Contable de Alimentos Polar Comercial C.A) debe asumir la responsabilidad de las políticas y decisiones, de acuerdo lo siguiente: Coordinar conjuntamente con el Coordinador de Operaciones Contables una división de labores que independice las funciones de operación, custodia y registro, para que haya una asignación de responsabilidades de modo que cada transacción se realice con la aprobación de la persona autorizada para ello. Supervisión: Debe existir vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos bajo su responsabilidad de acuerdo a lo señalado por la administración. El Coordinador de Operaciones Contables llevará a cabo reconocimientos periódicos al sistema de control interno Evaluación y Seguimiento: La Gerencia de Operaciones Contables deberá comprobar que se logren los procedimientos de control interno que se aplican a la cuenta de sueldos y jornales. Al respecto, se requiere ejercer un control conjuntamente con el Coordinador de Operaciones Contables, observando lo siguiente: • Unificar criterios en el departamento de Operaciones Contables para asegurar que las actividades que se desarrollan normalmente se efectúen de la forma más adecuada asegurando su calidad y agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren • Alinear los objetivos del departamento de Operaciones Contables con un estilo de dirección, donde la estructura y el plan organizacional estén claramente definidos y comprometidos con la visión y misión del departamento, Esto permitirá el compromiso y la responsabilidad de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos. Para ello se deberán considerar valores éticos, fundamentados en competencias que
deben adquirir el personal que labora en el departamento. • Aplicar correctivos cuando se presenten desviaciones. Al respecto, se deben diseñar criterios de evaluación de los procesos contables permanentemente, empleando políticas para salvaguardar los recursos obtenidos, y de esta manera verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, esto permitirá llevar registros contables confiables, así como información oportuna y actualizada Objetivo 3: Formular un instrumento de control, que permitan monitorear la cuenta sueldos y jornales Instrumento de control para monitoerar la Cuenta sueldos y jornales Empresa Alimentos Polar Comercial
Indicadores
Se contabilizan, se clasifican y se registran la cuenta sueldos y jornales en el momento preciso para su análisis por parte de la gerencia Se recaudan, se comprueba y se controla la información que se requiere para los registros contables relacionados con los salarios y jornales Se realiza un seguimiento de las transacciones contables referente a los sueldos y jornales Se ejecutan los planes de mejoramiento para medir el desempeño del personal en cuento al manejo y control de la cuenta sueldos y Fuente: Ramírez, O (2014)
Departamento de Operaciones Contables Status : Medida Hallazgo/ Correctiva Desviación
Cuando y Quién
Instrumento de control para monitoerar la Cuenta sueldos y jornales
Finalidad: • Conocer y determinar periódicamente los puntos fuertes y áreas de mejora que afectan a las personas. • Evitar la reincidencia de posibles fallos o errores. • Verificar si los cambios requeridos la organización para apoyar la estrategia, se dan y en qué medida. • Contribuir a conocer el estado de salud/calidad de vida en el trabajo y descubrir las áreas problemáticas. • Fomentar y facilitar el cambio y la mejora continua Instructivo:
Indicadores: indican el desempeño de la unidad o criterio de análisis, y la cual por comparación periódica por un valor de referencia podrá indicar posibles desvíos respecto a los cuales se deberán tomar decisiones y acciones correctivas. Status: muestra el estado en que se encuentra la unidad a evaluar. Está conformado por: Hallazgo: Es toda información permite identificar los hechos o circunstancias que de manera significativa inciden en la gestión que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto Desviación cuando no se cumple con la normativa. Medida Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. En caso de no cumplirse la normativa, establecer la medida correctiva a que diera lugar Cuando y quién: establecer cuando debe realizarse la medida correctivas y quién será el responsable de ejecutarla
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Luego de analizar los resultados se presentan las siguientes conclusiones. De acuerdo al diagnóstico de la situación actual en el manejo del registro del concepto de sueldos y jornales, se concluye que existen inconvenientes en la recaudación, observación, comprobación y control de la información que se requiere para los registros contables, observándose fallas en el proceso de información administrativo y contable, así como en el registro y presentación de la cuenta sueldos y jornales en los estados financieros. Esto origina una desinformación y un descontrol sobre las transacciones y operaciones que se ejecutan, afectando la toma de decisiones oportuna en beneficio de la organización. Al respecto, los cálculos y la presentación incorrecta del rubro de sueldos y Jornales inciden en que la empresa genere pérdidas de tiempo y costos adicionales en la corrección de las mismas, por lo cual se deben aplican controles internos para revisar y comprobar los registros de los sueldos y jornales y realizar un seguimiento de las transacciones contables. Por otro lado, se concluye que la empresa posee los recursos técnicos, operativos y económicos para llevar a cabo las estrategias gerenciales en este sentido, no se presentan limitaciones con respecto a la operatividad del departamento de Operaciones Contables, por lo que el desarrollo del presente proyecto no significa un obstáculo para las operaciones diarias de la empresa Finalmente, se concluye que es necesario elaborar estrategias gerenciales para la optimización de la cuenta de sueldos y jornales en Alimentos Polar Comercial, por lo cual se establecieron una serie de acciones para fortalecer el manejo y control de dicha cuenta, a través de lineamientos contables administrativos, así como herramientas gerenciales basadas gerenciales basadas en el control interno y se formuló un instrumento para permitan monitorear la cuenta sueldos y jornales
Recomendaciones
Luego de haber realizado la propuesta para la optimización de la cuenta sueldos y jornales en la empresa Alimentos Polar Comercial se sugieren las siguientes recomendaciones: • Que se implemente la propuesta planteada, ya que a través de la misma se evitan las deficiencias y errores en la preparación, presentación, cálculos y pagos de sueldos y salarios, prestaciones laborales, retenciones de impuestos y cuotas laborales. • Igualmente se recomienda, identificar los canales o líneas comunicacionales ya existentes, a través de los cuales fluye la información dentro del área contable así como ampliar la relación comunicacional existente con los trabajadores para establecer la confianza mutua y las expectativas compartidas • Desarrollar y ejecutar un manual de normas y procedimientos que establezcan no solo
las funciones propias del departamento y las actividades contables que
intervienen, sino de todas las áreas funcionales de la empresa (compras, ventas, cuentas por cobrar, entre otras) a fin de optimizar los procesos y velar por el cumplimiento de las normas a través de la delegación de responsabilidades. • Desarrollar un programa de capacitación y adiestramiento en materia contable, y a nivel de control de procesos, para el personal que intervienen en las actividades que desarrolla el departamento de administración y contabilidad. • El departamento de contabilidad deberá implementar una cultura de control, a través de indicadores de gestión que permitan evaluar oportunamente la ejecución de los procesos contables.
REFERENCIAS
Bibliográficas: Aguilar, M y Salzano, M (2003) Sociedades Mercantiles en Venezuela. Valencia: Clemente Editores, C. A. Arias F (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica. 5ta Edición. Editorial Episteme. Arteaga, H y Noguera, M (2010). Estrategias para mejorar la Gestión de los Procesos Administrativos y Contables de la empresa Inversiones Y Transporte Hermoral C.A.”, realizado en la Universidad de Carabobo. Bisquerra, R. (2002). Metodología I. editorial Me Graw Hill: México, D.F. Catacora, C. (2008). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial Mc Graw-Hill Interamericana de Venezuela. S.A. Caracas. Chiavenato, I. (2002). Gestión del talento humano. Colombia: Mc Graw-Hill. Díez, L y López, J (2001). Dirección financiera, Planificación, Gestión y Control. Madrid: Financial Times Prentice Hall Henderson, B (2008). Estrategias Gerenciales para contadores Públicos. Indiana: New Age International. Johnson, G.; Scholes, K; Whittington, R. (2006): Dirección Estratégica, Ed. Prentice Hall. Koontz, H y Weihrick, K (2008). Administración Una Participación Global. McGraw Hill Editores. México. López (1999). Procesos de Investigación. Caracas. Editorial Panapo Méndez C. (2007). Metodología, Diseño y Desarrollo del Proceso de Investigación. Colombia: Editorial Mc.Graw Hill. Palella, S. y Martins, F. (2006). Metodología de la Investigación Cuantitativa. Editorial Fedupel. Venezuela
Quinn, J. B. (1991). El proceso estratégico. Concepto, contexto, casos. Nueva York Irwin. Real, M (2012). Evaluación del Sistema de Nómina, Cálculo y Registros Contables de las Retenciones en materia de Obligaciones Tributarias de la empresa Salud Araima C.A. (Locatel, Puerto Ordaz)”, presentada en la Universidad Nacional Experimental de Guayana Robalino, C (2012). Estrategias Gerenciales para el fortalecimiento organizacional, operacional y administrativo de la empresa Diseños Rivelino King, C.A.”, presentado en la Universidad de Nueva Esparta Tamayo y Tamayo (2009). El proceso de la investigación científica. México Uzcátegui, T, Hernández, A y Zapiain, T (2010). Plan Estratégico para optimizar los Procesos Contables y Administrativos de la Firma Contable MBC & Asociados”, realizado en la Universidad de Carabobo. Villanueva, F (2011). Estrategias Gerenciales Para Optimizar La Gestión Financiera Del Centro Medico Rafael Guerra Méndez Ubicado En Valencia, Edo. Carabobo”, presentado en la Universidad de Carabobo Electrónicas Latapi (2011). Obligaciones Laborales. Documento en línea. Disponible en mcontable.blogspot.com/2011/12/obligaciones-laborales.html. Consultado en Julio de 2014.
ANEXOS
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Agradecemos su colaboración y disposición para con este estudio y el haber aceptado apórtanos estos datos, al igual que la honestidad y claridad en las repuestas. Garantizamos la confiabilidad de la información.
Este cuestionario está diseñado para tener una idea clara sobre los aspectos que Ud., como trabajador de la empresa en estudio pueda aportar para afianzar la propuesta de ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACION DE LA CUENTA DE SUELDOS Y JORNALES EN ALIMENTOS POLAR COMERCIAL.
. Gracias por su atención.
INSTRUCCIONES: -
Lea detenidamente cada una de las preguntas
Marque con una (X) la alternativa que considere correcta
Cuestionario Ítem 1
PREGUNTAS ¿Se emplean procedimientos para el registro y presentación de las cuenta sueldos y jornales en los estados financieros?
2
¿Los registros contables de los sueldos y jornales de la empresa emiten información confiable y actualizada?
3
¿Existen políticas para el manejo de las cuenta de salarios y jornales?
4
¿Se aplican técnicas administrativas para la determinación de los costos operativos en referencia a las erogaciones y pasivos laborales propias de la empresa?
5
¿Se utilizan herramientas tendentes a establecer o mantener estructuras de salarios equitativas y justas en la organización?
6
¿La empresa mantiene alguna escala salarial aplicable a los trabajadores; donde estratifique los diferentes rangos de cargos desempeñados?
7
¿Los procesos administrativos y contables que se ejecutan en la empresa permiten la consecución de los objetivos de manera eficiente?
8
¿Se emplean estrategias de administración salarial para la toma de decisiones efectiva por parte de la gerencia la empresa?
9
¿Se aplican controles internos para revisar y comprobar los registros de los sueldos y jornales?
10
¿Considera que se deben establecer estrategias laborales para proceso de cálculo y registro de la cuenta sueldos y jornales?
Fuente: Ramírez, O (2014)
Si
No