GOBERNACION Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Reserva de Biosfera Seaflower “tejer un mundo más humano y seguro” NIT: 892400038-2

ESTUDIOS PREVIOS El Departamento Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 del 2012, procede a efectuar los Estudios y documentos previos del objeto contractual, para que el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, adelante el proceso de contratación. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. Los Fondos de Seguridad de las Entidades Territoriales tienen el carácter de "fondos cuenta" y deben ser administrados como una cuenta especial sin personería jurídica. Estos fondos de seguridad, serán administrados por el Gobernador o el Alcalde según el caso, quienes pueden delegar esta responsabilidad en un Secretario del Despacho. Es así como en la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Isla, cuenta con un proyecto de inversión bajo la Secretaria del Interior denominado “FONDO DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA DE SAN ANDRÉS, ISLA” Estos recurso están constituidos por los ingresos que se recauden de la contribución especial equivalente al cinco por ciento (5%) de los contratos de obra pública suscritos para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial o puertos aéreos, marítimos o fluviales o los de adición al valor de los existentes, a excepción de los contratos de concesión. El Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana para el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Islas, es el instrumento en el cual se recopila las políticas locales en materia de seguridad y convivencia ciudadana, articuladas con las políticas nacionales en esa materia, es así como a se establecen unos ejes temáticos y unas líneas de acción bajo las cuales se identifican unas actividades a ejecutarse atendiendo las necesidades y la problemática del territorio insular, a partir del Plan de Desarrollo 2008-2011 “Living island for all” y el plan de desarrollo 2012-2015 “Para tejer un mundo más humano y seguro”, además de las competencias de las instituciones según el problema y las acciones adelantar. Es así como cada una de las instituciones comprometidas, en el Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana, presentaron planes y proyectos ante el Gobierno Departamental para ser ejecutados con los recursos del Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana, previa priorización en el seno del Comité de Orden Público, tal y como se establece en los Decretos 2165 de 1991 y 399 del 2011. El compromiso de las autoridades militares, de policía, inteligencia y administrativas no es solo propiciar y establecer un ambiente seguro a los habitantes del territorio insular, sino promover la sana convivencia asumiendo procesos colectivos de formación ciudadana, ajustada a los cambios sociales y a la multiculturalidad que viene experimentado el archipiélago en los últimos años. Es así como a través de la formulación de proyectos y actividades estratégicas presentadas por la unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, para el año 2012, fueron aprobados en comité del Fondo de seguridad, recursos correspondiente a las obras ejecutadas en el 2011, por SETENTA Y CINCO MILLONES ($75.000.000.00) y para el año 2012, aprobados CINCUENTA MILLONES DE PESOS $(50.000.000.00), para un total de CIENTO VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($125.000.000.00) para satisfacer las necesidades de bienes y servicios que se requiere para desarrollar la estrategia Consagrada en los ejes de plan. Teniendo en cuenta que el Gobierno Nacional, en la lucha contra la trata de personas para el periodo del 2007 al 2012, mediante el decreto Reglamentario 4786 de 2008, consagra en uno de sus ejes la prevención y en su Artículo 14 de la ley 985 de 2005, establece que el comité interinstitucional, promoverá la creación de los comités regionales Departamentales y/o Municipales, los cuales serán precedidos por los Gobernadores y

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como secretaria técnica la Secretaria del Interior; se crea el comité en el Archipiélago, con el fin de desarrollar acciones plasmada en la Estrategia Nacional y teniendo en cuenta que San Andrés también se ve inmersa por su ubicación geoestratégica, como corredor final. Dentro las funciones que tiene la Unidad, como miembro activo del Comité, es encaminar sus esfuerzos en la Estrategia Nacional y principalmente en el primer eje de la Política Pública que es la Prevención y persuasión. Bajo este contexto y como autoridad migratoria, Migración Colombia Regional San Andrés, analiza el comportamiento de la dinámica migratoria en la detección de grupos de migrantes irregulares, además de organizaciones internacionales de trata de personas, siendo una herramienta efectiva para coadyuvar al diseño de la política migratoria colombiana y contrarrestar el modus operandi de dichas organizaciones internacionales con incidencia en San Andrés, a partir del ejercicio del control migratorio en los diferentes puestos de control migratorio aéreo, marítimo y centros de facilitación de servicios migratorios, de la región, donde se desarrolla el proceso de atención a los viajeros nacionales y extranjeros Por lo anteriormente expuesto y con base al proyecto presentado, es necesario iniciar un proceso contractual para la instalación de un sistema para el control de acceso y sistema control de visitantes para el Centro de Servicios de Facilitación Migratoria y su Puesto de Control Migratorio Aéreo, de la Regional San Andrés, en donde se presta el servicio de Extranjería a los ciudadanos nacionales y extranjeros. La anterior solicitud, atiende a la necesidad de implementar niveles de seguridad en las instalaciones, como organismo de Seguridad, adscrito al ministerio de relaciones exteriores, es necesario velar por la imagen institucional y generar presencia como autoridad migratoria en todo el territorio Nacional. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Adquisición, instalación, montaje y puesta en servicio de equipos para el sistema de control de accesos de visitantes, funcionarios y vehículos, en el CSFM de la Regional San Andrés, teniendo en cuenta las características y especificaciones técnicas detalladas en ficha técnica del presente estudio previo. B. LUGAR DE EJECUCIÓN: El objeto del contrato se ejecutará en la Isla de San Andrés, en las instalaciones del CSFM de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. FORMA DE PAGO: La Gobernación Departamental, pagará al CONTRATISTA el valor pactado en un único pago equivalente al 100% del valor del mismo, previa la presentación de la factura o cuenta de cobro correspondiente, acompañada de la certificación de cumplimiento debidamente firmada por el supervisor del contrato, así como el certificado de paz y salvo por todo concepto expedido por el Revisor Fiscal cuando exista, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, del pago de sus obligaciones a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. PARÁGRAFO 1: Si la factura o cuenta de cobro no ha sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA.

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PARÁGRAFO 3: Los pagos estarán sujetos al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar y aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja (PAC). Los documentos soporte para los pagos deberán ser avalados por el supervisor del contrato. PARAGRAFO 4: Si la Entidad recibe la factura de cobro en los cinco (5) últimos días hábiles del respectivo mes, se tramitarán para efectos de pago con el primer día hábil del siguiente mes. Lo anterior de acuerdo con la Disponibilidad del Programa mensualizado Anual de Caja (PAC). C. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta la necesidad planteada por la Gobernación Departamental, para la aprobación de proyectos presentados por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, Regional San Andrés, el presente proceso de contratación se enmarca dentro de la modalidad de MÍNIMA CUANTÍA, acorde con lo señalado en el capítulo V, Artículos 3.5.1 y ss., del Decreto 0734 de 2012. D. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será la Secretaria de Gobierno de la Gobernación Departamental o quien haga sus veces. E. GARANTIAS: De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento. PARAGRAFO: Con el fin de minimizar los riesgos de la etapa contractual se fija la forma de pago contra el recibo a satisfacción de los bienes solicitados. 3. ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS. Se requiere contratar la aadquisición e instalación, montaje y puesta en servicio de equipos para el sistema de control de accesos de visitantes, funcionarios y vehículos, en el CSFM de la Regional San Andrés, teniendo en cuenta las características y especificaciones técnicas detalladas en ficha técnica. ÍTEM

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

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Sistema para control de accesos y Sistema control de Visitantes

PROPUESTA

CANTIDAD

ELEMENTO Lector biométrico autónomo 12.800 registros en PARA PUERTA DE ENTRADA PRINCIPAL memoria y hasta 9.000 huellas con comunicación Ethernet.

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Electroimán de 300 Lb con soporte y fuente instalado PUERTA ENTRADA PRINCIPAL

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Lector biométrico autónomo 12.800 registros en PARA PUERTA PUERTA INTERNA memoria y hasta 9.000 huellas con comunicación Ethernet.

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Electroimán de 300 Lb con soporte y fuente instalado PUERTA SALIDA INTERNA

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Instalación de lectores biométricos, instalación aplicación principal en computador de control, parametrizacion de todo el sistema acorde a políticas de seguridad, y capacitación (la instalación no incluye cableados de RED y energía). Esta mano de obra se realizará en un total de 16 horas*.

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KIT EUROBAT 300 BASICO ELECTROMECANICO. Alimentación: 115V. Para hojas de hasta 3 metros de ancho y 300 kilos de peso. 18 ciclos por hora. Incluye: • 2 brazos • 1 tarjeta electrónica básica • 1 receptor para 64 controladores • 1 llave switch • 2 controles remoto (trabajo a 15 mts) • 1 lámpara de señalamiento

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Instalación de brazo electromecánico para apertura de puerta. PARA PUERTA DE VEHICULO

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Instalacion y suministro de cableados desde el punto de control entrada y salida parqueadero

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pedestal de equipos de control para entrada y salida de vehiculos con caja de proteccion IP65

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Equipo para enrolamiento (captura de huellas) desde oficina*

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Computador de actuara como servidor para la aplicación biometric door Programador de tarjetas de proximidad tarjetas de proximidad Respaldo de energía para funcionamiento continuo por aproximadamente 12 Horas Licencia de Software Biometric Door para el registro y control de visitantes. Incluye dos licencias de usuario adicionales. Lector de huellas digitales USB para PC portería. Cámara USB.

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Instalación aplicación principal en computador de control, parametrizacion de todo el sistema acorde a políticas de seguridad. Acompañamiento en enrolamiento (captura de 30 huellas dactilares), capacitación a usuarios, acompañamiento personalizado para solución de inquietudes (la instalación no incluye cableados de RED y energía). Esta mano de obra se ejecutará en una (1) jornada de seis (6) horas

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instalacion de cableados de red y energia entre oficina de informacion a la puerta prinicpal (5mts), y oficina de informacion y puerta trasera (15 mts), a la puerta de acceso vehicular (15mst)

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4. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: - Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por la Entidad. - Mantener vigente la garantía única por el tiempo pactado en el contrato, así como de las modificaciones que se presenten en la ejecución del mismo. - Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993. - Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del contrato.

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Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo. Presentar los informes sobre la ejecución del contrato, que le sean solicitadas por el supervisor del mismo. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando con ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas por el supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

5. ANÁLISIS ECONÓMICO Y PLAZO DEL CONTRATO. A. ANÁLISIS TÉCNICO: Los aspectos técnicos básicos se estructuraron contemplando los requerimientos mínimos, con base en los cuales los proponentes formularan sus ofertas, de tal forma, que las mismas se enmarquen dentro de todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en este estudio previo. Cabe señalar que las condiciones podrán ajustarse, con base en las condiciones que ofrezca el mercado dentro del curso del proceso, de acuerdo con las solicitudes y observaciones que formulen los proponentes. Las condiciones técnicas se establecieron teniendo en cuenta la normatividad vigente sobre la materia y el análisis del resultado del estudio de mercado. B. ANÁLISIS ECONÓMICO El mercado Nacional cuenta con proveedores autorizados, de reconocida trayectoria, con capacidad de suministrar los diferentes elementos acorde con las necesidades institucionales, que cuentan con instalaciones y equipos adecuados para la realización de estos servicios. A efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación y como punto de referencia, se tomó las cotizaciones presentadas por Softtronics y nova trónica

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CONCLUSION: Con base en lo anterior el valor estimado para esta contratación es de VEINTISEIS MILLONES SEISCIENTOS VEINTISIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS MCTE ($26.627.375,00). C. PLAZO EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección, será de treinta (30) días calendario, contados a partir del cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal correspondiente.

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6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. La Administración tiene un valor estimado para este Contrato de VEINTISEIS MILLONES SEISCIENTOS VEINTISIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS MCTE ($26.627.375,00). Para lo cual en el presupuesto asignado al DEPARTAMENTO, existe disponibilidad para atender el gasto. Para el cumplimiento del objeto derivado del presente proceso de contratación de Mínima cuantía se expidió el Certificado Disponibilidad Presupuestal No. 2036, de fecha de 12 de septiembre del 2013 por el Profesional Especializado del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda Departamental. El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista. En San Andrés, Isla a los 21 días del mes de Noviembre del 2013.

EILEEN STEPHENS BOWIE Secretaria de Gobierno (E).