ESTUDIOS PREVIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ENTIDAD

MUNICIPIO DE SOACHA CUNDINAMARCA

DEPENDENCIA QUE PROYECTA

SECRETARÍA GENERAL

FECHA

OCTUBRE DE 2012 VEEDURÍAS CIUDADANAS Y CONTROL SOCIAL

En cumplimiento a lo establecido en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.2° del Decreto 734 de 2012, se convoca públicamente a las veedurías ciudadanas, a las diferentes asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, que estén interesadas, para que realicen control social al proceso de contratación, a fin que de considerarlo procedente, formulen las recomendaciones necesarias para buscar la eficiencia institucional. Y en coherencia con el plan de desarrollo “integrar la participación de los ciudadanos en las tomas de las decisiones y el mejoramiento continuo de la administración pública” del municipio. Con lo anterior y para efectos legales se entiende convocada a la veeduría Ciudadana. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN (Numeral 1 Articulo 3.5.2. del Decreto 0734 de 2012) En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la ley 1474 de 2011 en concordancia con el artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012, se hace necesario la elaboración y suscripción de un estudio previo que estará conformado por los documentos definitivos que servirán de soporte para la presente contratación. La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 2º, que uno de los fines del Estado es: “Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación”. Ahora bien, dentro de las facultades del Alcalde Municipal de Soacha, está la de contratar la adquisición de los diferentes bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad en cumplimiento de su misión Constitucional y Legal. En cumplimiento de los planes y proyectos que ejecuta la administración municipal en el ejercicio de las funciones inherentes a su objeto y naturaleza requiere contratar el suministro de pasajes aéreos a nivel Nacional e Internacional, para garantizar el desplazamiento de sus funcionarios a cumplir comisiones de servicio tanto de gestión de carácter administrativo como operacional. Que por Decreto Municipal número 316 del 27 de julio de 2011 el Alcalde Municipal de Soacha delegó en los Secretarios de Despacho la competencia para la realización de licitaciones, concursos y convocatorias públicas y la adjudicación para la celebración de contratos sin límite de cuantía, requeridos para el cumplimiento de la misión institucional. Mediante Acuerdo Municipal No. 07 de 2012, el Concejo Municipal autoriza al Alcalde del Municipio de Soacha para celebrar y suscribir contratos y convenios con entidades de orden nacional o internacional, entes territoriales, departamentales, municipales y particulares. El suministro oportuno de los pasajes aéreos a través de diferentes aerolíneas y agencias de viajes, contribuye directamente al desarrollo armónico de los proyectos, programas y actividades ordinarias y extraordinarias que realiza la administración municipal en el país y en el exterior.

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La Secretaria General contribuye con bienes y suministros con el fin de apoyar el funcionamiento de las diferentes dependencias administrativas, requiere garantizar el desplazamiento a todos y cada uno de sus funcionarios a eventos y actividades que permitan la ejecución y desarrollo de las funciones indicadas en la ley. Siendo así y atendiendo actividades trazadas para la vigencia fiscal 2012, ejecución de recursos resulta necesario para el Municipio de Soacha, adelantar un proceso de convocatoria pública que permita el suministro de pasajes en las rutas nacionales e internacionales, logrando actuar de los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones durante lo que resta de presente vigencia fiscal. Por lo anterior, y atendiendo la necesidad presentada, la Secretaria General, está autorizada legalmente para contratar el suministro de pasajes aéreos, a través del rubro presupuestal Viáticos y gastos de viaje. Dentro de los fines de la contratación estatal señalados en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993… (…) las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Es por lo anterior, que se hace necesaria la contratación suministro de pasajes aéreos para los funcionarios de la Administración Municipal de Soacha 2. LA DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR (Numeral 2 Artículo 3.5.2 del Decreto 0734 de 2012) OBJETO: “SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE SOACHA” IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR: TIPO DE CONTRATO: OBJETO CONTRACTUAL CONTRATO DE OBRA

CONTRATO DE COMPRAVENTA

CONTRATO DE SUMINISTRO

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CONTRATO DE CONSULTORIA

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

OTRO (ESPECIFICAR CUAL)

3. LAS CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS. (Numeral 3 Articulo 3.5.2° del Decreto 0734 de 2012) 3.1 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS: Para el desarrollo y ejecución del objeto en mención, el contratista debe suministrar pasajes aéreos nacionales e internacionales para cumplir con la participación a comisiones, eventos y/o jornadas de capacitación a los funcionarios de la administración municipal. El proponente deberá cotizar pasajes aéreos a las ciudades a nivel nacional que a continuación se relacionan: Cali Medellín

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Cartagena Bucaramanga Cúcuta El proponente deberá cotizar pasajes aéreos a las ciudades a nivel internacional que a continuación se relacionan: Buenos aires Miami Madrid NOTA: No obstante lo anterior, se puede presentar la necesidad de hacer desplazamientos a otros destinos a nivel nacional o internacional.  Oferta de tarifas aéreas nacionales e internacionales: Proporcionar al Municipio de Soacha ya sea por correo electrónico o fax, las opciones en las diferentes rutas y horarios según la clase y fecha solicitada, indicando la clase y costo del pasaje reservado, dentro de las dos (2) horas siguientes al requerimiento, si se trata de reservas para vuelos nacionales, o dentro de las cuatro (4) horas siguientes al requerimiento, si se trata de reservas para vuelos internacionales, garantizando la tarifa por cuarenta y ocho (48) horas como mínimo.  Entrega de Pasajes: Suministrar los pasajes aéreos en rutas nacionales e internacionales en la clase y tarifas que la Secretaria General del Municipio de Soacha requiera a través del supervisor del contrato, ya sea en forma física o por correo electrónico o situándolo en el lugar que indique el supervisor, en el interior o exterior del País, sin costo adicional para la administración municipal y asegurar el suministro de pasajes los días que éstos le sean requeridos, dentro de las veinticuatro (24) horas del día, sin importar la temporada, en días hábiles o festivos y efectuar la entrega anticipada de pasabordos.  Conexiones, reservas, cambio de reservas, cancelaciones y confirmaciones: -

Enviar por fax o por correo electrónico o mediante entrega personal, dentro de las dos (2) horas siguientes al requerimiento que le haya efectuado el Municipio, si se trata de reservas para vuelos nacionales o dentro de las diez (10) horas siguientes al requerimiento que le haya efectuado el Municipio, si se trata de reservas para vuelos internacionales. La confirmación de la reservación debe hacerse al correspondiente supervisor del contrato, indicando el costo y la clase de pasaje reservado.

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Efectuar las conexiones, reservaciones y confirmación de sillas en todos los vuelos solicitados por el supervisor del contrato, sin costo para la administración municipal. Los pasajes aéreos no utilizados y que no se pueden anular, a solicitud de la administración municipal serán revisados. Las facturas o certificados de emisión o confirmación de reservas no deben traer anotaciones tales como “pasajes aéreos no reembolsables”, etc.

 Información sobre reducción de tarifas: Comprometerse a ofrecer las tarifas mínimas e informar a los solicitantes de la administración municipal, sobre la reducción de tarifas y ofertas que realicen las aerolíneas o agencias de viajes. Las reducciones de tarifas y ofertas serán en el cien por cien (100%) para el Municipio de Soacha.  Servicio de línea telefónica, fax, celular y personal: -

Disponer de una línea telefónica, fax, línea celular y de personal para comunicación con el

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Municipio de Soacha, durante el día, todo el año y en el Aeropuerto El Dorado de la Ciudad de Bogotá. Asignar a una persona responsable para Municipio de Soacha, que atienda todo lo relacionado con el desarrollo del contrato.

 Asesorías: Tramitar y/o asesorar a los funcionarios del Municipio de Soacha y a sus colaboradores en la consecución de todo tipo de documentos necesarios para los viajeros colombianos hacia otros países y de otros países hacia Colombia, tales como: visas, pasaportes, vacunas que deban aplicarse a los viajes, obtención de documentos relacionados con el pago de los impuestos de salida o tasas aeroportuarias y en general sobre los demás requisitos que existan para esos efectos. Igualmente por accidentes en vuelo, pérdida de equipaje, cobertura mundial en asistencia médica y legal. Por tales razones es importante contar con un contacto en el aeropuerto.  Informes: Presentar mensualmente al supervisor designado, informes por tipo de servicio (viajes nacionales, internacionales según las ciudades de destino; por usuarios, valor de los pasajes adquiridos y reembolsos efectuados y estado de cuenta del contrato.  Características de los pasajes aéreos: Proporcionar a la Secretaria General del Municipio de Soacha un listado de tarifas aéreas nacionales e internacionales en las diferentes rutas y clases, el cual deberá mantenerse actualizado durante la vigencia del contrato e informar sobre las condiciones y restricciones que presentan cada uno de los pasajes aéreos emitidos por el contratista o por las aerolíneas (si se trata de agencias de viajes).  Reintegro del valor de los pasajes aéreos no utilizados: Reintegrar al Municipio de Soacha, el valor de los pasajes aéreos no utilizados y que fueron debidamente pagados.  No penalización por reembolsos: No cobrar al Municipio de Soacha, suma alguna por concepto de reembolsos que se deban efectuar a la Entidad.  Certificado de Inscripción en el Registro Nacional de Turismo: De conformidad con el artículo 61 de la Ley 300 de 1996, el oferente deberá presentar el correspondiente CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE TURISMO expedido por el Viceministerio de Turismo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el que conste que se encuentra inscrito en el Registro Nacional de Turismo, el cual debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta y actualizarse durante la ejecución del contrato, si es el caso.  Licencia de Funcionamiento IATA: El oferente deberá presentar la licencia de funcionamiento vigente de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo IATA. Se aceptará como documento supletorio para el caso de la licencia IATA, la presentación de los dos (2) últimos pagos de reportes (anexar factura general y el comprobante de pago).

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3.3 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL PROPONENTE FAVORECIDO: 3.3.1 Desarrollar el objeto del contrato, de conformidad con la naturaleza del servicio, los presentes estudios previos y la propuesta presentada por el contratista para el suministro de los bienes objeto del mismo. 3.3.2 Garantizar el transporte aéreo en las rutas nacionales e internacionales que se requieran, o en cualquiera de las aerolíneas operarias (si se trata de agencia de viajes). 3.3.3 Entregar los pasajes en los días y horarios que sean requeridos sin importar la temporada, días hábiles o festivos. 3.3.4 Situar los tiquetes aéreos en el lugar indicado por el supervisor del contrato, cuando el Municipio lo requiera. 3.3.5 Atender en forma inmediata cualquier cambio que se presente en los tiquetes previamente expedidos, entregando los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el Municipio. 3.3.6 Efectuar sin costo alguno las conexiones, reservas y confirmación de sillas en todos los vuelos solicitados por el Municipio. 3.3.7 Proporcionar sin costo alguno y de manera mensual, un listado de tarifas aéreas nacionales ofertadas o en las diferentes aerolíneas (si se trata de agencia de viajes), rutas y clases, el cual deberá mantenerse actualizado durante la ejecución del contrato. 3.3.8 Informar permanentemente sobre las nuevas tarifas y ofertas ofertadas o que realicen las aerolíneas (si se trata de agencia de viajes). 3.3.9 Proceder con la debida diligencia y cuidado, para conseguir los precios más favorables del mercado en la expedición de los tiquetes aéreos a suministrar. 3.3.10 Para garantizar lo anterior y de conformidad con el principio de economía, el Municipio podrá consultar los precios del mercado y con tres (3) veces que se compruebe que las reservas presentadas por la aerolínea o agencia de viajes contratada, supera dichos costos, dará por terminado unilateralmente el contrato. 3.3.11 Otorgar al Municipio los beneficios a que tenga derecho, los cuales especificará en su propuesta. 3.3.12 Efectuar el reembolso por la no utilización total o parcial de los tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas. 3.3.13 Manejar un sistema especializado para la solicitud de reservas, expedición y situado de los pasajes. 3.3.14 Contar con capacidad y disponibilidad para situar tiquetes en cualquier ciudad con aeropuerto en el país en las fechas requeridas. Para el efecto en caso de tener convenio o sucursales de la aerolínea o agencia de viajes en otras ciudades del país, presentando el documento que lo certifique. 3.3.15 Informar por escrito sobre las tarifas reducidas y ofertas con que cuente o que realicen las aerolíneas (si se trata de agencia de viajes). 3.3.16 Prestar asesoría en itinerarios más favorables, conexiones con aeropuertos nacionales, ubicación de pasajes, conexiones hoteleras e informes de rutas. 3.3.17 Tratamiento especial consistente en el no cobro de penalidades y sanciones relacionadas con reembolsos, revisados, cambios de itinerario o fechas de los pasajes, en los eventos de cancelación o no uso del tiquete expedido. 3.3.18 Garantizar la sustitución de pasajes en caso de no ser utilizados. 3.3.19 Suministro de información sobre infraestructura con que cuenta la aerolínea o agencia de viajes para prestar un buen servicio. 3.3.20 Disponibilidad y número de empleados de la aerolínea o agencia de viajes, que atenderían las necesidades de suministro de pasajes. 3.3.21 Tiempo de entrega real de los pasajes, después de solicitados por la entidad. 3.3.22 Tiempo de reserva de tiquetes, posibilidades de cambios de reserva cuando ya está expedido el tiquete o revalidación del mismo a favor de cualquier funcionario del Municipio, de acuerdo a solicitud presentada por el mismo. 3.3.23 Procedimiento a seguir en caso de extravío o hurto de tiquetes y/o no utilización de acuerdo a lo indicado anteriormente. 3.3.24 Procedimientos y tarifa aplicada para el situado de pasajes. 3.3.25 Obtener las mejores tarifas del mercado racionalizando el presupuesto y consecuentes

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con los decretos de austeridad del gasto público. 3.3.26 Contar con asesoría permanente, métodos claros y desarrollo tecnológico por parte de la aerolínea o agencia de viajes seleccionada en la ejecución del contrato. 3.3.27 Contar con el suministro inmediato de tiquetes aéreos en rutas nacionales e internacionales en el lugar especificado, con sus reservaciones, conexiones y trayectos de ida y regreso debidamente reconfirmados desde y hacia cualquier lugar del país. 3.3.28 Responder ante la Alcaldía de Soacha, cuando por causas imputables al contratista o sus dependientes, se causen daños a la entidad. 3.3.29 Garantizar en términos generales, todo los elementos requeridos y ofrecidos en la propuesta que dio origen al contrato para su cabal y oportuno cumplimiento. 3.3.30 Mantener vigentes las garantías durante el término de ejecución y liquidación del contrato, por los valores y con los amparos previstos en el mismo. 3.3.31 Atender en forma inmediata las observaciones y solicitudes del Supervisor del contrato, con el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones, los controles de calidad, los plazos, la calidad del servicio prestado, los pagos de salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales del personal asignado al proyecto; los pagos a proveedores y en general, todas las observaciones y requerimientos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 3.3.32 Acreditar durante la ejecución del contrato, los aportes parafiscales suyos y de sus empleados, según el artículo 50 de la Ley 789/2002. 3.3.33 Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato. 4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO JUSTIFICADO SUMARIAMENTE, ASI COMO PLAZO DE EJECUCION DEL MISMO. (Numeral 4 Artículo 3.5.2 del Decreto 0734 DE 2012) De conformidad con la Ley 80 de 1993, el presupuesto oficial para la contratación fue calculado de acuerdo a las realidades objetivas del mercado, las necesidades de la entidad y con el fin de evitar precios artificialmente bajos o el ofrecimiento de plazos o términos que no puedan ser cumplidos por el contratista, por lo cual para la presente contratación, el estudio mercado se realizó usando los siguientes criterios: Solicitud de propuestas a reconocidos expertos en el tema según el mercado. Se realizo solicitud de cotizaciones a proveedores de los productos o servicios

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Se acudió a estudios de entidades que provean información de precios Histórico de precios en el Municipio de Soacha Otra. (Especifique cual)

El estudio de mercado realizado se incorpora en documento anexo, el cual hace parte integral del presente estudio previo. ESTUDIO DE MERCADO Teniendo en cuenta las realidades objetivas del mercado, las necesidades del Municipio y con el fin de evitar la presentación de ofertas con precios artificialmente bajos o la proposición de plazos o términos que no puedan ser cumplidos, el estudio de mercado se realizó solicitando cotizaciones de los productos requeridos, y se realizó el estudio de precios a varias ciudades donde generalmente se desplazan los funcionarios en comisión oficial, teniendo en cuenta que se realizó la consulta en tarifa económica, el precio depende de la disponibilidad de cupos, precios del combustible y otros gastos al momento de la consulta, anexando los resultados al estudio previo. (Ver soportes de la consulta) obteniendo los siguientes resultados: Razón Social AROSTOUR VUELOS NACIONALES Cartagena Cali

Valor Unitario

Cantidad

$422.140 $350.340

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Bucaramanga Cúcuta Pasto Popayán DESPEGAR VUELOS NACIONALES Cartagena Cali Bucaramanga Cúcuta Pasto Popayán TOTAL DE VUELOS NACIONALES VALOR PROMEDIO DESPEGAR VUELOS INTERNACIONALES Miami Madrid Buenos Aires AROSTOUR VUELOS INTERNACIONALES Miami Madrid Buenos Aires TOTAL VUELOS INTERNACIONALES VALOR PROMEDIO

$357.540 $390.540 $290.000 $506.940

1 1 1 1

$462.740 $174.980 $234.400 $155.220 $239.000 $472.140

1 1 1 1 1 1 6 $2.027.990

$1.015.650 $1.885.150 $1.420.800

1 1 1

$940.540 $2.300.000 $1.422.140

1 1 1 3 $8.984.280

Con el fin de hacer un presupuesto acorde a las realidades del mercado y teniendo en cuenta los gastos provenientes de la expedición de polizas y los descuentos municipales a los cuales debe someterse el contratista, se estima el consecuente valor para la futura contratación hasta en la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE. ($10.000.000) incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y descuentos de carácter Nacional, Municipal y costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve, los cuales serán pagaderos con cargo al presupuesto del año 2012. Lo anterior con el fin de darle cumplimiento al principio de pluralidad de oferentes, al basar la estimación del valor economico en cifras reales. PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución del contrato será de SEIS (6) MESES Y /O HASTA AGOTAR PRESUPUESTO, lo primero que ocurra, término contado a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, firmada entre el Supervisor y el Contratista. GARANTIAS: De acuerdo con el Articulo 5.1.3° Clases de Garantías del Decreto 0734 de 2012 En los procesos de contratación los oferentes o contratista podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías allí descritas. Teniendo en cuenta las actividades a desarrollar se hace necesario que el contratista realice la constitución de GARANTIA a favor del MUNICIPIO DE SOACHA con una compañía de seguros o en una entidad bancaria legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas casas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Financiera y cumplan con todos los requisitos de ley. Por los amparos de: De Cumplimiento del Contrato: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del plazo de ejecución del mismo y seis (06) meses más. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá al MUNICIPIO de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del término de ejecución del mismo y tres (3) años más.

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Calidad del servicio: Por una suma asegurada igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato y con vigencia igual al termino de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. 5. EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. (Numeral 5 articulo 3.5.2. del decreto 0734 de 2012) El presupuesto estimado para esta contratación asciende a la suma DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE. ($10.000.000), según Certificado de disponibilidad presupuestal No. 1444 de fecha dos (2) de octubre de 2012. El valor de la propuesta deberá cubrir el valor total del servicio, incluido el IVA y los demás impuestos nacionales y municipales, costos y gravámenes a que haya lugar para la suscripción, legalización, y ejecución del contrato así como también publicación en caso de que sea procedente (IVA, ICA, retefuente, publicación en el diario único de contratación, póliza, entre otros, de acuerdo con la ley). ORDENADOR DEL GASTO: ORIGINAL FIRMADO __________________________________________ ALBERTO ANTONIO RIVERA RODRIGUEZ Secretario General Proyectó: Yuly Marcela Suesca M. Abogada Secretaría General - Contrato número 0456 de 2012

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