INFORME DE AUDITORÍA FONDO GANADERO DEL TOLIMA S.A. (VIGENCIA FISCAL 2011) CGR – CDSA No. DICIEMBRE DE 2012 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

FONDO GANADERO DEL TOLIMA S.A. (VIGENCIA FISCAL 2011)

Contralor Delegado Sector Agropecuario

Luis Alberto Higuera Malaver

Director de Vigilancia Fiscal

Jairo Enrique Garzón Rodríguez

Supervisor Nivel Central

Lily Luz Lozano Medina

Gerente Departamental

Ferney Alcides Esquivel Arias

Responsable de Auditoría

José Fernando Cabezas León

Equipo Auditor

William Melo Santos. Milciades Falla Quiroga. Oscar Javier Varón Devia. Nubia Torres Silva.

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TABLA DE CONTENIDO

Páginas 1. CARTA DE CONCLUSIONES

4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

9

2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

9

2.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

9

2.3 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS

10

2.3.1

Gestión y Resultados

10

2.3.2

Contable y Financiero

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3. ANEXOS

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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor CAMILO ANDRÉS ROMERO PIÑERES GERENTE FONDO GANADERO DEL TOLIMA S.A. Ibagué (Tolima). La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría (PGA 2012), al Fondo Ganadero del Tolima S.A., a través de la evaluación de los principios de la Gestión Fiscal: economía, eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en los procesos examinados. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. El representante legal de la entidad Fondo Ganadero del Tolima S.A., rindió el Informe Anual consolidado por la vigencia fiscal del año 2011, dentro de los plazos previstos en la No. Resolución No. 06445 de 2012, de fecha 6 de enero de 2012; sin embargo, se reportó en el SIRECI, formatos sin ninguna información. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s), y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Proceso: Gestión y Resultados Se verificó la existencia de planes, programas, proyectos establecidos por el Fondo Ganadero del Tolima y se estableció su grado de avance y cumplimiento. 4 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

Se revisaron los indicadores de Gestión y analizaron los resultados. Se verificó la existencia de estrategias y mecanismos de Gestión Ambiental debidamente planificados e implementados para prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos ambientales causados al medio ambiente al ejercer sus actividades y su articulación con el Departamento de Gestión Ambiental y Calidad. Se revisó y analizó el Sistema de Control Interno del Fondo Ganadero del Tolima. Se Calificó el grado de avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento vigente y la efectividad de las acciones con vencimiento a 30 de septiembre de 2012. La contratación estuvo enfocada a la compra de alimento y medicina veterinaria para el manejo de animales de propiedad del Fondo Ganadero (bovinos, ovinos, avestruces y porcinos), en la compra y mantenimiento de maquinaria, equipos e insumos para las plantas de sacrificio y planta de procesados y reparaciones locativas en los inmuebles en los cuales se ejecutan las diferentes líneas de negocio de la entidad. De un total de 820 contratos, se examinaron 132, distribuidos en 3 contratos de ganado, 38 contratos de obra y 91 ordenes de compra, que representan el 16,1% del total de los contratos celebrados. La muestra seleccionada suma un total de $910.680.010, que representa un 46,02% del valor total contratado, que asciende a la suma de $1.978.981.404. De igual forma, se revisaron 4 contratos de Prestación de Servicios celebrados en años anteriores, que han sido prorrogados y se encuentran en ejecución. Proceso: Contable y Financiero La auditoría se centró en los procesos de registro de las cuentas de: Deudores – Clientes, Inventarios, Propiedades Planta y Equipo, y Valorizaciones dada la importancia respecto al total de Activos, y que representan el 2.78%, 10.61%; 44.13% y 38.78%, respectivamente. Para Cuentas de Resultado se tomó la participación de los ingresos operacionales en relación con los Ingresos, que fue del 98.16%. Se realizó una evaluación financiera del Fondo, de los últimos cinco (5) años (período 2011-2007), donde se analizaron indicadores de flujo de Efectivo, de Endeudamiento, de actividad, rotación o de eficiencia e indicadores de rentabilidad. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de nuestra auditoría. 5 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría. Denuncias de la Ciudadanía Durante la auditoría no se allegaron Denuncias de la ciudadanía.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría General de la República, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la Gestión en los procesos auditados, CUMPLE con los principios de economía, eficiencia, eficacia y evaluación de la sostenibilidad ambiental. No obstante lo anterior, se presentaron los siguientes hechos: En los Contratos de Ganado se presentas observaciones tales como: El valor total del ganado entregado en Deposito, señalado en el total del cuadro resumen de la clausula primera y en letras y números a continuación de este, difiere del valor real de la sumatoria de las partidas de cada ítem; y en el contrato de Ganado Bufalino No. 2318 de 2008, es deficiente la identificación del Depositario, porque se carece de número de identificación de la sociedad y no se identifica al representante legal de la sociedad que firma el contrato. En la Hacienda Los Guayabos no se encontraron a disposición del personal encargado del procedimiento de inseminación artificial, los inventarios precisos y al día del semen guardado en los termos de inseminación artificial. Proceso: Contable y Financiero En cuanto al Proceso Contable y Financiero, el Fondo Ganadero del Tolima, en la cuenta Propiedad Planta y Equipo, las conciliaciones que realiza la entidad del valor en libros a diciembre 31 de 2011 con el valor de los avalúos se efectúa a nivel de cuenta (Terrenos - 1504 y Edificaciones - 1516), más no se realiza para cada inmueble individualmente considerado, al no estar registradas en las subcuentas Depreciación Acumulada y los Ajustes por Inflación el saldo de cada bien, además que no están registrados en la subcuenta Edificaciones -1516, los valores de cada inmueble a nivel de auxiliar. Las facturas por venta de ganado, carecen de algunos requisitos legales que contempla la norma para que se constituyan en títulos valores.

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La entidad recuperó el valor de $11.406.300 de una factura por venta de ganado con 21 meses de vencimiento, lo que se constituyó en Beneficio de Auditoría por el accionar de la Contraloría.

OPINIÓN SOBRE EL PROCESO CONTABLE Se registró a diciembre 31 de 2011, el valor en libros de la cuenta Terrenos por menor valor en cuantía de $469.770.599,12, con respecto al valor de los avalúos correspondientes, lo cual generó una subestimación de los Activos y del Patrimonio en ese valor. Las salvedades encontradas, que afectan la Opinión sobre el proceso contable ascienden a $469.770.599,12, valor que representa el 2.84% del Activo Total de la entidad. Con base en lo expuesto, la Contraloría General de la República conceptúa que, salvo por lo expresado en el párrafo anterior, cumple con las normas y procedimientos establecidos y los saldos de las cuentas examinadas son razonables

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO El resultado del seguimiento efectuado por el equipo auditor al Plan de Mejoramiento, es de 80,12% de cumplimiento y 85,09% de avance. En el texto del informe se describen los aspectos más significativos del seguimiento. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron nueve (9) hallazgos Administrativos, de los cuales uno (1) presenta solicitud de apertura de un Proceso Administrativo Sancionatorio. Además, un (1) hallazgo se constituyó en Beneficio de Auditoría por recuperación en cuantía de $11.406.300.

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PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe presentar un Plan de Mejoramiento, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en este informe. El Plan de Mejoramiento debe ser presentado en la Gerencia Departamental Colegiada del Tolima – CGR, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, en los formatos de que trata la Resolución No. 05872 de 11 de Julio de 2007, según lo establecido en la Resolución Orgánica No. 06289 del 08 de marzo de 2011, artículo 41, emitida por la CGR. Sobre el Plan de Mejoramiento la CGR no emite pronunciamiento; no obstante, será insumo para el seguimiento para un próximo proceso auditor. Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán, por parte de la Entidad, que deberán responder a cada debilidad detectada y comunicada, el cronograma para su implementación y los funcionarios responsables de su desarrollo.

Bogotá D.C.,

LUIS ALBERTO HIGUERA MALAVER Contralor Delegado para el Sector Agropecuario Director DVF: Jairo Enrique Garzón Rodríguez Supervisor de Auditoría: Lily Luz Lozano Medina.

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En la evaluación del Sistema de Control Interno, el Fondo Ganadero del Tolima S.A. obtuvo una calificación total de 1,174, que lo ubica en el rango de EFICIENTE. Total Calificaciones Ponderación (Total de la calificación / Nº Ítems evaluados) % Ponderación (% Asignado) Subtotal Calificaciones (Ponderación * % Ponderación)

89

96

1,113

1,200

30%

70%

0,334

0,840

1,174

TOTAL CALIFICACIÓN - PUNTAJE (SUMA DE SUBTOTALES)

CALIFICACION SCI: EFICIENCIENT E / CON DEFICIENCIAS / INEFICIENT E

EFICIENTE

VALORES DE REFERENCIA

Rangos De 1 a < 1,5 De =>1,5 a 2 a 3

Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente

Calificación para Gestión

91,31

2. 2. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El Plan de Mejoramiento contiene 35 hallazgos para los cuales el Fondo Ganadero del Tolima planteó 38 Acciones de Mejoramiento; con corte de evaluación al 30 de septiembre de 2012; 27 se encuentran vencidas, y de estas se cumplieron 23 acciones y se incumplieron 3, sin ningún avance y 1 con avance de 50%. El resultado del seguimiento efectuado por el equipo auditor al Plan de Mejoramiento, es de 80,12% de cumplimiento y 85,09% de avance. Tabla No. 1 Evaluación Plan de Mejoramiento PUNTAJE BASE PUNTAJE AVANCE PORCENTAJE ITEMS EVALUADOS EVALUACION POR META CUMPLIMIENTO (Semanas)

27

356,52

445

DE

80,12%

Fuente: Equipo Auditor

ACCIONES INCUMPLIDAS -

Para la vigencia del 2011 en el informe que se presentará a la Asamblea General de Accionistas se enunciará en el informe de gestión que presenta la Junta Directiva y la Gerencia, sobre las actividades ejecutadas por el Comité de auditoría.

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-

Diseñar e implementar un formato teniendo en cuenta las variables descritas en el hallazgo que registre la información sobre la carga y rotación de potreros. Aumentar la carga animal por hectárea del programa silvo-pastoril en la hacienda Los Cauchos. Hacer un replanteamiento del proyecto de Ovinos con criterios técnicos y comerciales que nos determinen el tamaño ideal de la producción.

2.3. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS La evaluación de la Gestión y Resultados fue FAVORABLE, al obtener una calificación ponderada de 85,59%, en la que se evaluaron los siguientes componentes: Tabla No.2 COMPONENTE PONDERACION CALIFICACION Gestión 20% 84,35 Resultados 30% 84,70 Legalidad 10% 85,00 Control Interno 10% 91,31 TOTAL 59,91 x100 = 70

TOTAL 16,87 25,41 8,50 9,13 59,91

85,59%

2.3.1. Proceso Gestión y Resultados Este componente fue afectado por los siguientes hallazgos: · Hallazgo No. 1 – Contrato de Ganado Todo contrato legalmente celebrado es ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales. (Articulo 1602 Código Civil). Es obligación condicional la que depende de una condición, esto es, de un acontecimiento futuro, que puede suceder o no. (Artículo 1530 Código Civil). En los Contratos de Ganado No. 2318 de 2008 y Nos. 2323 y 2324 de 2011, se presentan las siguientes deficiencias: 1. En el Contrato de Ganado No. 2323, suscrito en el año 2011, el valor total del ganado entregado en deposito, señalado en el total del cuadro resumen de la clausula primera y en letras y números a continuación de este, difiere del valor real de la sumatoria de las partidas de cada ítem, ya que mientras 10 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

la suma de estos es de $123.126.800, el valor reportado en el contrato es de $127.126.800, y la clausula Vigésima del mismo contrato denominada “PERDIDAS”, se encuentra repetida y con texto diferente una y otra. 2. En los Contratos de Ganado Nos. 2323 y 2324 de 2011, en la clausula décima sexta del contrato se establecen dos indicadores para definir el porcentaje de reparto de utilidades en el Ganado de Cría; en la misma clausula se dice que: “si la mortalidad en el ganado de cría no excede del 2% anual, la utilidad para el depositario será del 60%, sin tenerse en cuenta los porcentajes de natalidad contemplados anteriormente”, pero no establece qué porcentajes correspondería al Depositario en el evento de que la mortalidad supere el porcentaje del 2%. 3. En el contrato de Ganado Bufalino No. 2318 de 2008, es deficiente la identificación del Depositario, porque se carece de número de identificación de la sociedad y no se identifica al representante legal de la sociedad que firma el contrato, ya que aparece una rubrica, sin nombre y sin número de documento de identificación. Lo anterior debido a falta de gestión administrativa en la elaboración de los textos contractuales, lo que podría generar conflictos en la interpretación de las clausulas de los contratos y en la liquidación final de los mismos. · Hallazgo No. 2 - Compras En el Flujograma del “Procedimiento de Compras” se establece el orden de las actividades a seguir para la consecución de bienes o servicio, así: Solicitud de Comprar à Solicitud y Revisión de Cotizaciones à Selección del Proveedor à Generación de Orden De Compra à Recepción de Producto y Factura à Verificación del Producto Comprado. (Procedimiento Compras Versión: 009 fecha 24 feb / 10 Pagina 8 de 9). En la revisión de los Contratos de Obra firmados y ejecutados en el año 2011, por el Fondo Ganadero del Tolima, se encontraron las siguientes deficiencias: · En el contrato suscrito con Mecano Agrícola del Tolima el 28 de julio de 2011, existen inconsistencias en las fechas de los documentos contractuales, la fecha de la cotización es posterior a la de la firma del contrato y a la de recibo a satisfacción. · En el contrato suscrito con Enrique Patiño Díaz el 5 de julio de 2011, no existe cotización del servicio y acta de recibo a satisfacción, la fecha de la 11 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

factura de pago del 100% del contrato es de la misma fecha de suscripción del contrato, cuando se había pactado el pago únicamente del 50% de manera anticipada. · En el contrato suscrito con Edison Patiño Riveros el 16 junio de 2011, la fecha del documento equivalente a la factura es la misma de la suscripción del contrato y por el 100% del mismo, cuando se había pactado el pago únicamente del 50% de manera anticipada. · En el contrato suscrito con Ricardo Pazo el 31 de marzo de 2011, la fecha del pago concuerda con la de suscripción del contrato y la de recibo definitivo es del 2 de abril, cuando el contrato se suscribe el 31 de marzo y el plazo era de 15 días. Lo anterior debido a falta de gestión de la administrativa en la aplicación del procedimiento de contratación y de cuidado en el cumplimiento de lo pactado respecto a la forma de pago, lo que genera incumplimiento del proceso de calidad suscrito por la entidad, pagos anticipados no pactados y recibo anticipado de obras que afectan la garantía pactada. · Hallazgo No. 3 – Manejo de Inventarios en los Termos de Nitrógeno Líquido para Inseminación Artificial. El Manual de Reproducción Bovina establece que: “La calidad de la inseminación artificial está influenciada por el proceso usado en el transporte, almacenamiento y manipulación, la deficiencia en cualquier eslabón de esta cadena, puede producir dosis de semen completamente inefectivas”. Criterio que no se cumplió según se refleja a continuación: En la Hacienda Los Guayabos, propiedad del Fondo Ganadero del Tolima S.A., no se encontraron a disposición del personal encargado del procedimiento de inseminación artificial los inventarios precisos y al día del semen guardado en los termos de inseminación artificial identificados con la siguiente nomenclatura: SC33/26 MVE; DS34; SC20/20 MVE (Los Guayabos) y SC20/20 (Los Cauchos). Lo anterior debido a falta de gestión administrativa de las recomendaciones técnicas para el adecuado manejo de los termos de inseminación artificial, lo que podría ocasionar mayores costos operacionales por la pérdida innecesaria de Nitrógeno Liquido y mayores riesgos de inviabilidad de las pajillas por una excesiva exposición del semen a cambios de temperatura, además de desgaste 12 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

administrativo al ser necesario repetir la operación de ascenso y descenso de las canastillas por no encontrarse el semen requerido. · Hallazgo No. 4 – Requerimientos de la Secretaría de Salud Municipal de Ibagué Mediante Actas de Visita 8451-2011, de octubre 6 de 2011 y WOR-10314/2011, de noviembre 11 de 2011, la Secretaría de Salud Municipal de Ibagué, ordenó la realización de tomas de muestras de agua para leptospira, pruebas de aguas residuales en diferentes puntos de muestreo hasta la salida a la fuente y exámenes sobre la calidad del agua a nivel microbiológico y fisicoquímico en los siguientes sitios: captación de agua, antes de la bocatoma, en la salida de la planta de agua, en el recorrido dentro de la planta y después del tratamiento de aguas residuales. A 29 de octubre de 2012, el Fondo Ganadero del Tolima S.A. no había presentado los resultados de los exámenes de laboratorio de las muestras de agua para leptospira, los cuales habían sido solicitados desde el 6 de octubre de 2011 por la Secretaría de Salud de Ibagué, incumpliendo con la ejecución de las recomendaciones sanitarias de la dependencia encargada de la planeación, dirección, coordinación y control de las políticas de salud en el municipio de Ibagué. Lo anterior debido a deficiencias en el seguimiento a los compromisos y recomendaciones de los órganos de inspección, vigilancia y control sobre las actividades y servicios ofrecidos por el Fondo, lo que podría generar sanciones por el incumplimiento a las disposiciones sanitarias legales vigentes, además de impedir que se focalicen las medidas preventivas y de promoción para hacer más efectivas las intervenciones en salud pública. · Hallazgo No. 5 – Presentación informe SIRECI Es deber de entidades y particulares sujetos de control presentar la información sobre la administración, manejo y rendimiento de fondos, por una vigencia determinada (Resolución Nº 6289 de 2011, modificada por Artículo tercero de la Resolución 6445 de 2012). La suscripción del Plan de Mejoramiento se debe realizar dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del recibo del informe de auditoría final. (Resolución 6289 de 2011, modificada por Resolución No. 6445 de 2012).

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El Fondo Ganadero del Tolima en la presentación del Informe Anual consolidado de la vigencia 2011, en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI, se observaron las siguientes inconsistencias: -

El Plan de Mejoramiento fue presentado de manera extemporánea (13 de marzo de 2012), toda vez que el informe final de la Auditoría fue entregado al Fondo el 13 de febrero de 2012 y la fecha limite de rendición al SIRECI, era el 5 de marzo de 2012.

-

Rindieron sin información los siguientes formatos: F4 - Planes de Acción y Ejecución de Plan estratégico, F6 - Indicadores de Gestión; F8.3 Proyectos o actividades que han solicitado tramite ambiental, F8.6 - Política de Gestión Ambiental Institucional, Programación y Ejecución Presupuestal de Gastos – Tarifa Fiscal, y F9 - Relación de Procesos Judiciales.

Lo anterior debido a falta de gestión administrativa, lo que genera inobservancia de la norma e imposibilita la agilidad, economía y facilidad en el manejo de la información en forma sistematizada. Con fundamento en este hallazgo, se solicitará la apertura de un Proceso Administrativo Sancionatorio.

2.3.2. Proceso Contable y Financiero Este componente fue afectado por los siguientes hallazgos: · Hallazgo No. 6 - Registro avalúo Terrenos Al cierre del período, el valor neto de los activos de Propiedad Planta y Equipo, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual, el más apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso (Artículo 64 del Decreto 2643 de 1993, sobre Normas Técnicas Contables de Propiedades, Planta y Equipo). En el Fondo Ganadero del Tolima S.A. a diciembre 31 de 2011 se registró el valor en libros de la cuenta Terrenos, por menor valor en cuantía de $469.770.599,12, con respecto al valor de los avalúos correspondientes, como se observa en la siguiente tabla:

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Tabla No. 3 Tab la de com p araci ón del val or en libros a 31 de dicie mbre de 2011 con el val or de los avalúo s C ód ig o cuenta 1504 15040502 15040503 15041001 15041002 15041003

Va lo r en libros a 3 1/12/2 011 (1)

Descrip ció n d el b ien

V alor Av alúo Com ercial

Difere ncia s

Terr enos Ter reno Carlim a Ter reno an tes Frigo ibagu é Ter reno Hac iend a los G uayabo s Ter reno Hac iend a los C auc hos Ter reno Frigoe spinal VAL O R TO TAL

875.480. 903,07 920.630. 792,00

6 26.000.00 0,00 1.1 10.733.50 0,00

-24 9.480.903 ,07 19 0.102.708 ,00

3 .565.754. 945,81 2 .033.779. 577,00

3.8 58.817.80 0,00 2.0 94.088.90 0,00

29 3.062.854 ,19 6 0.309.323 ,00

524.223. 383,00 7 .919.869. 600,88

7 00.000.00 0,00 8.3 89.640.20 0,00

17 5.776.617 ,00 46 9.770.599 ,12

( 1) E l valo r en lib ros co rr esp onde a l val or h istór ico, más aju ste s por in fla ció n y valo riza cio nes d e Te rr en os. F ue nte: E qu ip o A ud itor con base e n los saldos a Dic./2011 tom ad os d el au xilia r de cue nta s 1 50 4 - 1910 0 4/02/03 /05/0 7 y 15 0499 /02/03/0 4 del a plica tivo S IIGO .

Lo anterior, se presentó al no efectuar la comparación en forma individual por cada bien inmueble o subcuenta sino en forma global a nivel de cuenta, y a debilidades en los mecanismos de seguimiento y monitoreo, lo que generó una subestimación de los Activos y del Patrimonio por valor de $469.770.599,12, e incumplimiento de la norma contable referente a este tema. · Hallazgo No. 7 - Auxiliares Propiedad Planta y Equipo Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito. (Artículo 7 del Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas, tema Auxiliares). Una vez determinado el valor comercial y cuando éste exceda el costo ajustado en libros, se procederá a registrar la valorización como superávit por valorizaciones de propiedad planta y equipo. Cuando se establezca que el valor comercial es inferior a la valorización registrada, sin afectar el costo ajustado, ésta debe reversarse hasta su concurrencia. Cualquier diferencia por debajo del costo ajustado, atendiendo la norma de prudencia, para cada inmueble individualmente considerado se constituirá una provisión que afectará el Estado de Resultados del respectivo período; para estos efectos no se aceptará el método de "grupos homogéneos (Plan Único de Cuentas - Decreto 2650/93, dinámica valorizaciones propiedad planta y equipo). (Negrilla fuera de texto) En la cuenta Propiedad Planta y Equipo, las conciliaciones que realiza la entidad del valor en libros a diciembre 31 de 2011 con el valor de los avalúos se efectúa a nivel de cuenta (Terrenos – 1504, y Edificaciones - 1516), más no se realiza para cada inmueble individualmente considerado, al no estar registradas en las subcuentas Depreciación Acumulada y los Ajustes por Inflación el saldo de cada bien, además que no están registrados en la subcuenta Edificaciones - 1516, los valores de cada inmueble a nivel de auxiliar, debido a falta de gestión 15 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

administrativa cuando se parametrizaron las cuentas en el aplicativo SIIGO, lo que genera dificultad al realizar los registros contables de la conciliación de los activos o para conocer el valor en libros cuando estos se vendan, y que los valores en libros de cada terreno y edificación no guarden relación con el de los avalúos. · Hallazgo No. 8 - Requisitos Facturas El artículo 774 del Código de Comercio, modificado con el artículo 3 de la ley 1231, contempla nuevos requisitos para la emisión de las facturas de venta a partir de octubre 17 de 2008: El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla. Si la venta se hace para ser cancelada por cuotas, eso también se tiene que mencionar dentro del original de la factura (ver artículo 777 del Código de comercio, modificado con artículo 4 de la ley 1231). No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. Las facturas del FGT por venta de ganado, carecen de algunos requisitos legales que contempla la norma para que se constituyan en Títulos Valores, como son: En las facturas no se establece si la venta fue por una operación de contado o crédito, ya que en las que se estipula que es a crédito en la fecha de vencimiento se coloca la misma fecha de la factura, como si fuera al contado, las facturas que no se establece si es al contado o a crédito, los clientes cancelan en dos o tres cuotas, pero en el original del documento no se hace mención para ser cancelada bajo esta modalidad, no se relaciona la fecha de recibido de la factura, debido a que en el aplicativo que emite las facturas por computador no se han parametrizado adecuadamente los requisitos, y a debilidades en los procedimientos y mecanismos de control de la entidad, lo que genera un riesgo por no cumplir con los requisitos para constituirse en un título valor en el evento que la factura se lleve a procesos para ejercer la acción cambiaria o a un 16 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

ejecutivo, lo que puede conllevar a la pérdida de recursos para el Fondo, en incumplimiento de la norma sobre este tema. · Hallazgo No. 9 - Ventas El sistema de pago de los ganados tiene múltiples modalidades. En las pequeñas poblaciones es común la negociación de palabra, con un pago inicial y el resto a un plazo que fluctúa entre 15 y 30 días. En las plazas regionales y terminales es usual un adelanto en dinero y el saldo se garantiza con un cheque a 20 ó 30 días. Como en todos los negocios, si el pago es de contado o con un plazo reducido para el pago, el precio puede ser menor. Esta modalidad de pago no deja de tener grandes riesgos, pues usualmente no hay garantías reales ni un patrimonio representativo sobre el cual, en caso de no pago, se pu eda buscar la recuperación de los valores pendientes por la venta de los animales (Carta FEDEGAN No. 113 – ¿Cómo se forman los precios ganaderos?). Así mismo, en la factura de venta (si la venta fue hecha a crédito), debe quedar consignada la fecha de vencimiento para el pago de la factura. Si no se incluye esa fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los 30 días calendario siguiente a su emisión (Numeral 1 del mismo artículo 774 del Código de comercio, modificado con artículo 3 de la ley 1231 de 2008). “La prescripción comienza a correr el día siguiente del vencimiento en las obligaciones que tienen determinado plazo dentro del cual deben ser cumplidas; y en aquellos casos en que lo que autoriza la ley es ejercitar un determinado derecho, desde el día en que tal derecho pudo hacerse valer” (Ordinal 969 del Código de Comercio). Así, se constituye en el instrumento mediante el cual el paso de ese lapso hace operar la pérdida de la oportunidad de hacer valer un derecho en razón de la inacción del titular. En el caso de la prescripción de la acción cambiaria derivada de la expedición de una factura cambiaria en contrato de compra venta, el Código de Comercio señala en el Artículo 789: La acción cambiaria directa prescribe en tres años a partir del día del vencimiento. Las deudas de difícil cobro se registra el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor u otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes. (Decreto 2650 de 1993, por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes). 17 Calle 14 No. 3 – A -34 • (078)2619620 • Ibagué • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

Uno de los requisitos que deben tener las facturas para constituirse en título valor es la fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla (Artículo 774 del Código de Comercio). El FGT realizó una venta de ganado bovino mediante la Factura No. 5236 del 28 de enero de 2011 por valor de $14.400.000, sin fijar la fecha de vencimiento ni tener la firma de aceptación del comprador, quien realizó un abono por $2.993.700 en marzo del mismo año, sin que a la fecha haya cancelado el saldo con vencimiento de 21 meses por $11.406.300, cuando estas transacciones se realizan al contado o a plazos muy cortos de cancelación de las facturas por tratarse de la venta de un activo fácilmente convertible en efectivo; además, no se ha reclasificado la deuda en la cuenta 1390 - Deudas de Difícil Cobro, debido a falta de gestión administrativa al entregar ganado en esas condiciones, no iniciar la gestión de cobro oportunamente y a debilidades en los mecanismos de control en el área contable, lo cual dado el vencimiento puede afectar el recaudo del dinero al quedar el 42% del tiempo para que prescriba la acción cambiaria y afecta la presentación de la cuenta deudores al no registrarse en deudas de difícil cobro, además que se pierde la posibilidad para poder hacer efectivo el derecho, al no estar firmada, ya que aceptaciones tácitas, sin el documento, no le dan ninguna garantía y posible pérdida de recursos por $11.406.300. Por intervención de la Contraloria General de la Republica, el Fondo Ganadero del Tolima S.A. gestionó y logró que el cliente consignará los $11.406.300, constituyéndose como Beneficio Directo de Auditoría por Recuperación.

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3. ANEXOS

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ANEXO No. 1

CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

HALLAZGOS

NÚMERO

ADMINISTRATIVOS

9

DISCIPLINARIOS

0

FISCALES

0

PENALES

Valor $ (millones)

0

PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIO

1

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