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MANUAL DE CALIDAD

Oficina Asesora de Planeación Calle 45 A # 9-46 Teléfonos: 3487777 - PBX: 3487800 Fax 3487804 www.ssf.gov.co - e-mail: [email protected] Bogotá D.C., Colombia

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MANUAL DE CALIDAD

CODIGO: MAN-PCA-005 VERSION: 6

Manual de Gestión Integral

FECHA: 04/Dic/2014

INTRODUCCIÓN

Un enfoque organizacional basado en procesos, es una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para los usuarios y otras partes interesadas. Actualmente, la SSF está estructurada como una jerarquía de unidades funcionales, con lo cual está habituada a gestionarse verticalmente, con la responsabilidad por los resultados obtenidos. El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización. También mejora la gestión de las interrelaciones de los procesos, los cuales se gestionan como un sistema, mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones.

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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL 3

1.1 Objetivo de Manual El presente Manual, pretende más allá de dar cumplimiento al requisito de la norma, constituirse en el documento regente del Sistema Gestión de Calidad de la Superintendencia de Subsidio Familiar, el cual comprende la definición del Sistema, a través de la descripción de su política y objetivos institucionales, mapa de procesos, secuencias e interacciones entre los mismos; haciendo referencia a los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y a las caracterizaciones del proceso, como documentos identificadores y trazadores del modelo de la entidad, sustentados en su misión, objetivos y funciones reglamentarias. 1.2 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Para efectos de la certificación de Calidad el alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la Superintendencia de Subsidio Familiar – SSF se muestra a continuación: “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR Y DEMÁS ENTIDADES QUE COMPROMETAN FONDOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR”. 1.3 Justificación de Exclusiones Para el Sistema de Gestión de Calidad de la SSF, no aplican los siguientes requisitos de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 • 7.3 Diseño y Desarrollo del servicio: Se encuentra excluido por considerarse que el diseño y desarrollo no aplica a la entidad en razón a que la SSF no diseña, controla o desarrolla los servicios que presta debido a que ya están establecidos por las Políticas sectoriales, normatividad y directrices propia de la Entidad. • 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio: La Superintendencia puede inspeccionar los resultados de los procesos para la prestación del Servicio internamente y de esa manera puede determinar la conformidad o no conformidad con respecto a la especificaciones establecidas para cada de ellos y el cumplimiento de los requisitos de los Usuarios, por las razones anteriores no se tendrá en cuenta en el Sistema de Gestión del Calidad (SGC).

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• 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición: Teniendo en cuenta la naturaleza de los Productos o Servicios que entrega la Superintendencia, y que durante su prestación o entrega no se requiere la utilización de equipos de seguimiento y medición que garanticen el nivel de confianza en sus mediciones mediante la continua verificación y calibración de los mismos, se excluye este requisito no aplicable para prestar sus servicios de Inspección, Vigilancia y Control. Las anteriores exclusiones no afectan la capacidad o responsabilidad de la entidad para proporcionar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos legales y/o de los Usuarios. 1.4 Control del Manual El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los procesos, los procedimientos y los requisitos de ley; la naturaleza de su actualización se identifica en la tabla que aparece al final del documento. Su revisión es realizada por el Proceso de Planeación Institucional y aprobada por el Coordinador de este proceso, el manual será publicado en el aplicativo Isolucion, y para efectos del Sistema de gestión de Calidad las copias impresas se consideran como copias NO CONTROLADAS. Una vez aprobado el Manual, el Proceso de Planeación Institucional actualiza el listado maestro de documentos y lo publica en el aplicativo Isolucion, e informa a través de distintos medios internos de comunicación a todos los funcionarios de la entidad y particulares al servicio de la SSF para que pueda ser consultado.”. 1.5 Estructura de la Documentación La documentación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad se encuentra organizada de la siguiente forma:

Primer Nivel: Manual del Sistema de Gestión de Calidad Segundo Nivel: Caracterizaciones de Procesos SGC. Tercer Nivel: Procedimientos de los procesos, Cuarto Nivel: Lineamientos, Manuales Operativos Quinto nivel: Guías, Instructivos, Protocolos, Sexto Nivel: Formatos y registros específicos para cada Proceso. 2. LA SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIO FAMILIAR – SSF

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2.1 Presentación de la SSF El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo. No constituye salario ni se computa como factor del mismo. Se paga a través de las Cajas de Compensación Familiar. Surge en nuestro país en 1954 y en un principio su actividad estuvo restringida solamente a la repartición del subsidio en dinero, con prohibición expresa de adelantar cualquier actividad diferente. Más adelante se abrió la posibilidad para que se efectuaran obras o servicios de beneficio social con los remanentes no utilizados y con los saldos de las apropiaciones semestrales para el pago del subsidio familiar en dinero. En 1979 dos trascendentales iniciativas legislativas son presentadas a la consideración del Congreso de la República: el proyecto de Ley por el cual se creaba la Dirección General del Subsidio Familiar en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y aquel por el cual se reformaba el régimen de la prestación. Después de arduos debates al interior del legislativo, el primero devino en el proyecto de ley que creaba la Superintendencia del Subsidio Familiar y fue finalmente aprobado en diciembre de 1980 convirtiéndose en la Ley 25 de 1981. El segundo sufrió candentes debates en tres legislaturas, fue aprobado en diciembre de 1981 y se convirtió en la Ley 21 de 1982. A pesar de que la ley que le dio origen fue publicada el 9 de marzo de 1981 y que su primer director fue nombrado en mayo, y sólo hasta septiembre de ese año inició operaciones. Fue preciso, antes, cumplir dispendiosos trámites de índole presupuestal que requirieron la adición del presupuesto de la nación en virtud de la Ley 54 de 1981. El Decreto N° 2545 de 1981 fijó la planta de personal y el 24 de septiembre iniciaron labores sus primeros funcionarios. Esta entidad quedó adscrita al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y su organización y funcionamiento se deben someter a las normas de la ley que la creó. Igualmente, que ejercerá sus funciones de conformidad con las instrucciones del Presidente de la República y con las políticas laborales y de seguridad social que adopte el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. A raíz de la escisión del Ministerio de la Protección Social, llevada a cabo mediante la

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Ley 1444 de mayo de 2011, la Superintendencia pasó a ser una entidad adscrita al nuevo Ministerio del Trabajo. 2.2 Organigrama de la entidad 6

2.3 Misión La Superintendencia del Subsidio Familiar es una Entidad estatal del orden nacional cuya razón de ser, es garantizar mediante sus funciones de inspección, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar. Garantiza, de acuerdo acorde con la Ley y las normas vigentes, la ampliación de la cobertura del Sistema de Subsidio Familiar y la calidad de los servicios que prestan

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las Cajas de compensación, en especial a la población de medianos y bajos ingresos, en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad. 2.4 Visión La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 años tendrá un posicionamiento en tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar. 2.5 Trámites y servicios La Superintendencia del Subsidio Familiar, con el fin de prestar un mejor servicio a la ciudadanía, pone a disposición los siguientes trámites y servicios: 2.5.1 Tramites Si usted es un trabajador con contrato laboral en una empresa y no está afiliado a una Caja de Compensación Familiar, puede reportar su empresa ante la Superintendencia del Subsidio Familiar. De igual manera, si su empleador se encuentra en mora con la Caja de Compensación, debe reportarlo. Póngase en contacto con nuestra línea gratuita a nivel nacional 018000910110 o a través de en el portal corporativo Conozca este trámite. Los Trámites son los siguientes: • Presentación y reporte de Elusión en el Pago de los Aportes a las cajas de compensación Familiar. • Solicitud de aprobación de los Proyectos de inversión de compra de arrendamiento de bienes inmuebles de las cajas de Compensación Familiar. 2.5.2 Servicios De conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 12 del Decreto 2150 de 1992, es función de la Superintendencia del Subsidio Familiar (División Legal), expedir las certificaciones sobre existencia y representación legal de las entidades sometidas a control. Los mismos permiten identificar la razón social, personería jurídica, NIT, representantes legales y aspectos inherentes a su objeto social, con el ánimo de ser tenidos en cuenta para proyectos, convenios, programas o para las mismas acciones

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judiciales que se Conozca este servicio:

pudieran

iniciar

contra

las

Corporaciones.

• Expedición de certificados de existencia y Representación legal de las cajas de compensación Familiar. 8

• Aula Virtual. 2.6 Política integral Satisfacer las expectativas del cliente, soportados en personal competente y constantemente capacitado en función de prestar los servicios de inspección, vigilancia y control; por medio del cumplimiento del marco legal, los lineamientos de los planes de gobierno e institucionales, manejo ecoeficiente de los recursos y el mejoramiento continuo con eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de Calidad.” 2.7 Objetivos del sistema de gestión de calidad Los objetivos del Sistema de Gestión de calidad son los siguientes: 1. Superar los niveles de satisfacción del cliente establecidos en la prestación de los servicios. 2. Fortalecer las competencias de nuestro talento humano, mediante planes de bienestar y de capacitación. 3. Garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad sea eficiente, eficaz y efectivo. 4. Propender por el cumplimiento de la ejecución de los planes institucionales a partir de los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional. 5. Administrar y controlar integralmente los riesgos. 6. Optimizar el consumo de los recursos naturales y no naturales utilizados en cumplimiento de las funciones propias de la entidad. 7. Fortalecer la inspección, vigilancia y control de las cajas de compensación familiar. 3 INTERACCIÓN DE PROCESOS. La interacción entre los procesos del SGI, describe las relaciones que se dan entre ellos, es continua y debe darse en un marco de comunicación permanente de doble vía, tanto de los responsables como de los ejecutores de los mismos, para prestar servicios con calidad y oportunidad a los usuarios y lograr el cometido de

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mejoramiento del desempeño institucional. En la SSF, la relación se presenta en términos de CLIENTE o PROVEEDOR

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Procesos del sistema de gestión de calidad El Mapa de Procesos propuesto para la SSF, orienta una propuesta de organización con enfoque de procesos, generadores de valor y que se entienden transversales en el quehacer diario institucional, hacia el logro de la satisfacción de las necesidades del cliente y el cumplimiento de sus expectativas. Los procesos necesarios para producir los resultados misionales previstos de la entidad, incluyen gestión, recursos, realización (misión), medición y mejora. Se encuentran identificados en caracterizaciones de proceso.

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Los Procesos Gestionados son los siguientes: 1. Direccionamiento Estratégico 2. Planeación Institucional 3. Comunicación Pública 4. Visitas a Entes Vigilados 5. Evaluación de Gestión de Cajas de Compensación Familiar 6. Control Financiero Contable de las CCF 7. Interacción con el Ciudadano 8. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos 9. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar 10. Gestión Financiera y Presupuestal 11. Gestión de Sistemas de Información 12. Gestión del Talento Humano 13. Contratación Administrativa 14. Gestión Jurídica 15. Control Disciplinario 16. Recursos Físicos 17. Almacén e Inventarios 18. Gestión Documental 19. Notificaciones y Certificaciones 20. Evaluación y Control Mapa de procesos El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de procesos de la entidad, contiene los macro procesos en forma diagramada, de los cuales se desprenden los diferentes procesos institucionales mencionados anteriormente. El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO y de EVALUACIÓN.

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3.1 Estructuración de Procesos Estratégicos La estrategia es un mecanismo utilizado para generar desarrollo y lograr éxito de manera sostenible, es el patrón de decisiones en una organización, la cual determina sus objetivos, propósitos y metas. Incluye procesos para el establecimiento de políticas fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos y revisión por la dirección. Contiene además, los procesos necesarios para medir y analizar el desempeño institucional, así como mejorar su eficacia y su eficiencia.

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3.1.1 Macroproceso: Gestión de Direccionamiento Proceso 1. Direccionamiento Estratégico 12

El objetivo de este proceso es Dirigir, presidir actuar y controlar la acción administrativa necesaria para desarrollar la misión, visión, objetivos, planes, programas de cada uno de los procesos de la entidad; garantizando la aplicación de las leyes y reglamentos en lo referente al subsidio familiar y ordenar a los organismos vigilados que se ajusten a ellos. Procedimientos Expedición De Actos Administrativos De La Ssf (Resol Y Circ):  Alcance de este procedimiento se aplica a la emisión de actos administrativos de resoluciones o circulares de la SSF. Desde la proyección hasta su publicación. Revisión por la Dirección  Alcance: Este procedimiento Aplica a todos los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad desde la recopilación de la información y preparación del informe hasta la elaboración de las acciones de mejoramiento implementadas que garantice la continua, eficacia y mejora del Sistema

Proceso 2. Planeación Institucional. El objetivo del proceso es el de coordinar y apoyar la elaboración de los planes, programas, proyectos y el mantenimiento y mejora continua del SGC para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de SSF. Procedimientos Acciones Preventivas Y Correctivas 

Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación de los hallazgo de no conformidades potenciales o reales, el análisis de sus causas, la apertura y desarrollo de acciones de mejora, correctivas y/o preventivas y la evaluación de su

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efectividad hasta las acciones necesarias de mitigación o aprobación a la utilización del servicio No conformidades.

Administración de los Riesgos Institucionales 

Alcance: Este procedimiento inicia desde la identificación del riesgo del proceso hasta el seguimiento y control de las acciones necesarias de cumplimiento.

Control De Documentos 

Alcance: Aplica para todo documento externo e interno (nuevo o actualización) que se considere como documento del Sistema Integrado de Gestión - SIG; desde el momento en el que se solicita su inclusión hasta su cargue, aprobación y publicación en la herramienta ISOLUCION.

Control Operacional 

Alcance: Este procedimiento aplica para todos los procesos y Procedimientos de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Formulación y Seguimiento Plataforma Estratégica Institucional 

Alcance: Desde la solicitud y recopilación de la información del sector y de la entidad hasta la obtención de la plataforma estratégica aprobada y divulgada.

Formulación y Seguimiento A Planes De Acción 

Alcance: Este procedimiento aplica para la formulación de los Planes de Acción Anuales y el seguimiento a las ejecuciones trimestrales, iniciando con el envío de las directrices para su formulación hasta la elaboración y publicación del informe consolidado de ejecución trimestral.

Formulación, Registro y Seguimiento Proyectos De Inversión 

Alcance: El presente procedimiento aplica para todos los proyectos de inversión de la Superintendencia del Subsidio Familiar que se formulen, registren, modifiquen y viabilicen por las instancias competentes. Inicia desde la identificación de las necesidades de inversión hasta la presentación del informe de seguimiento a proyectos de inversión.

Motivación, Comunicación y Consulta

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Alcance: Este procedimiento inicia desde las actividades y decisiones pertinentes a la Superintendencia del Subsidio Familiar hasta la difusión tanto a nivel interno como a las partes interesas en aspectos del Sistema Integral de Gestión.

Realización de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 

Alcance: Este proceso aplica para la realización de la Audiencias publica anual que hace la SSF. Inicia desde la realización del cronograma de actividades hasta el día de la realización de la encuesta.

Recaudo Cuota de Sostenimiento de la Entidad 

Alcance: Aplica para el recaudo de todas las cuotas de sostenimiento que pagan las CCF en todo el país. Desde la determinación del coeficiente de pago por CCF hasta la verificación de las consignaciones en la Dirección del Tesoro Nacional.

Registro, Administración y Análisis de Indicadores 

Alcance: Este procedimiento inicia desde la identificación del indicador del proceso de acuerdo con las familias y tableros de control creados en la herramienta ISOlución hasta las acciones necesarias de cumplimiento.

Tratamiento Producto / Servicio no Conforme 

Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación del incumplimiento de requisitos en la prestación del servicio o la entrega de productos hasta la evaluación de la efectividad de las acciones tomadas para evitar su repetición

3.1.2 Macroproceso: Gestión de Comunicación. Proceso 1. Comunicación Pública. El objetivo de este proceso es el de Desarrollar actividades de comunicación audiovisual interna y externa que permitan a la Superintendencia del Subsidio informar sobre las funciones de inspección, vigilancia y control así como la orientación al ciudadano que se brinda a través de los diferentes canales de comunicación; los derechos y deberes de los colombianos respecto del subsidio familiar y los servicios sociales que prestan las Cajas de Compensación Familiar. Procedimientos: Elaboración de Boletines de Prensa

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

Alcance: El presente procedimiento abarca desde la redacción de las notas de prensa hasta el envío y su eventual publicación en los medios de comunicación.

Gestión de Medios de Comunicación Institucional 

Alcance: Este procedimiento cubre desde el momento de la solicitud de información por parte de las áreas hasta su publicación en los medios institucionales de comunicación.

Manejo de la Publicidad de la SSF 

Alcance: El presente procedimiento empieza desde el planteamiento de las campañas publicitarias para promocionar los canales de comunicación con la ciudadanía hasta su producción y publicación.

Medición de la Percepción de Medios de Comunicación Interna 

Alcance: Este procedimiento cubre desde la aplicación de la encuesta hasta su tabulación, análisis y socialización de resultados.

Producción del Programa de Televisión A Su Servicio 

Alcance: Este procedimiento cubre desde la preproducción del programa hasta su emisión.

3.2 Estructuración de Procesos Misionales. Corresponde a esta categoría, los procesos de realización o los que concretan el cumplimiento de la misión de la entidad y el resultado previsto para el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. 3.2.1 Macroproceso: Inspección, Vigilancia y Control. Inspección: Conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación, sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera sobre la situación de los servicios y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera, técnica, administrativa y económica de las entidades sometidas a vigilancia, dentro del ámbito de su competencia. Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

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Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las CCF y demás sujetos de vigilancia, cumplan con las normas que regulan el Sistema de Subsidio Familiar, para su desarrollo. Control: Es la facultad que posee la SSF de sancionar a las entidades y a los funcionarios por las malas prácticas en la administración y en la prestación de los servicios sociales, y de exigir en consecuencia modificaciones en los comportamientos, procedimientos y resultados. El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Proceso 1. Control financiero contable de las cajas de compensación familiar – CCF. Este Proceso tiene por Objetivo analizar, reglamentar y fijar procedimientos, emitir observaciones y recomendaciones e impartir instrucciones a las CCF sobre temas financieros y contables soportados en la normatividad vigente. Procedimientos: Asignación de Excedentes Segunda Y Tercera Prioridad FOVIS Sectores Rural y Urbano. 

Alcance: Aplica para todas las Cajas de Compensación Familiar del país e inicia con la recepción de la información del CDI para la identificación de los recursos remanentes de la segunda y tercera prioridad, hasta la determinación y asignación de los recursos a las Cajas receptoras o particulares.

Concepto Financiero y Contable en Proyectos de Inversión y Consultas Internas y Externas. 

Alcance: Este procedimiento se aplica a los proyectos de inversión que las Cajas de Compensación Familiar solicitan autorización de aprobación y seguimiento según el caso, y a las consultas técnicas contables remitidas por Terceros Internos O Externos, Desde El Momento En Que Se Recibe En La Dirección hasta la emisión del respectivo concepto al solicitante.

Cuota De Referencia, Cuociente Departamental y Aplicación De Recursos 

Alcance: El presente procedimiento inicia con la solicitud de la información financiera y estadística específica a las Cajas de Compensación Familiar con corte a 31 de diciembre de cada año, hasta la solicitud de la copia de la resolución de Cuociente Departamental para su archivo.

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Determinar los Valores de las CCF Cuyo Porcentaje no superó el Obligatorio del 55% después de pagar la Cuota Monetaria 

Alcance: Este procedimiento se aplica para las CCF que generen excedentes del 55%. Se inicia con el análisis de la información financiera y contable con corte al 31 de diciembre y finaliza con la elaboración del proyecto del acto administrativo respectivo.

Estudio de la Ejecución Presupuestal De Ingresos y Egresos 

Alcance: Inicia con la presentación de los informes de gestión trimestrales de las Cajas de compensación Familiar a la Dirección Financiero Contable y la asignación al profesional encargado de su análisis, y finaliza con la evaluación de las respuestas recibidas sobre las observaciones y/o recomendaciones proferidas como producto del análisis realizado.

Estudio de Presupuestos De Ingresos y Egresos Aprobados. 

Alcance: Este procedimiento se aplica para la revisión y análisis inicial de los ingresos y egresos presupuestales de las cajas de compensación familiar a los cortes señalados por la superintendencia de los Presupuestos de Ingresos y Egresos remitidos por las Cajas de Compensación Familiar, inicia con la radicación en la Dirección Financiero Contable de los Presupuestos de Ingresos y Egresos y la asignación al profesional encargado de su análisis, y finaliza con la evaluación de las respuestas recibidas sobre las observaciones y/o recomendaciones proferidas como producto del análisis realizado.

Revisión y Análisis de los Estados Financieros de las Cajas De Compensación Familiar 

Alcance: Este procedimiento se aplica a la información financiera y contable de las Cajas de Compensación Familiar vigiladas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. inicia desde el momento que es asignada la información financiera y contable de las Cajas de Compensación Familiar vigiladas por la Superintendencia del Subsidio Familiar a un funcionario para su revisión y análisis, hasta el archivo de la información financiera como la complementaria.

Proceso 2. Evaluación de gestión de cajas de compensación familiar - CCF. El Objetivo de este proceso es la de ejercer el seguimiento a la ejecución de los fondos de ley, servicios sociales, coberturas, focalización, programas, proyectos, inversiones y demás actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de las CCF, con el fin de darle cumplimiento al proceso de Inspección, vigilancia y control

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mediante el análisis y evaluación de los informes trimestrales de gestión enviados por las CCF.

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Procedimientos Certificación de Disponibilidad De Recursos Del FOVSI Para Promoción De Oferta 

Alcance: Aplica para toda CCF que reporte a la SSF la intención de utilizar recursos de promoción de oferta del componente de vivienda del FOVIS previstos por la normatividad vigente. Desde la presentación de la solicitud formal del proyecto hasta la expedición de la respectiva certificación de disponibilidad de recursos.

Cuociente Nacional y Particular de los Recaudos de las CCF 

Alcance: Aplica para todas las CCF desde la emisión de la resolución para determinar el cociente nacional y particular de los recaudos correspondientes a las CCF hasta el seguimiento de su cumplimiento.

Compensación De Recursos Del FONEDE 

Alcance: El presente procedimiento se aplica a todas las labores del proceso de compensación entre Cajas de Compensación Familiar de los recursos no ejecutados del FONEDE, por parte de la División Operativa de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Constitución de Aportes Voluntarios con destino al FONIÑEZ 

Alcance: Se realiza para aquellas Corporaciones que autónomamente y previa autorización de su Consejo Directivo decidan destinar un porcentaje de recursos adicionales al que le corresponde apropiar de manera obligatoria con destino al componente del Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria FONIÑEZ

Constitución de Aportes Voluntarios con destino al FOVIS 

Alcance: Aplica para aquellas Corporaciones que autónomamente y previa autorización de su Consejo Directivo decidan destinar un porcentaje de recursos adicional al que les corresponde apropiar de manera obligatoria con destino al componente de vivienda del Fondo de Vivienda de Interés Social FOVIS. El

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procedimiento inicia desde recepción de solicitud formal de la CCF hasta la autorización otorgada por el Superintendente del Subsidio Familiar.

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Cronograma Anual de Asignaciones de Subsidios de Vivienda 

Alcance: Contiene toda la programación de asignaciones y postulaciones que desarrollaran las CCF durante la vigencia correspondiente. Este procedimiento inicia Desde la radicación de la información del cronograma hasta la publicación de informe cronograma de asignaciones y postulaciones del FOVIS.

Empleadores Morosos 

Alcance: Aplica para todas las empresas, que se encuentran en mora en el pago de los aportes parafiscales al subsidio familiar. Desde la recepción de reporte por parte de las CCF hasta el generación de oficios de cobro y reenvió nuevamente a la CCF correspondiente.

Informe de Evaluación a Cajas Afiliadas A FONEDE 

Alcance: Se aplica a los informes de ejecución mensual del FONEDE de todas las C.C.F.

Certificación de Disponibilidad de Recursos del FOVIS para Promoción de Oferta 

Alcance: Aplica para toda CCF que reporte a la SSF la intención de crear sus fondos voluntarios dentro de la normatividad vigente. Desde la presentación de la solicitud formal y su proyecto hasta la formalización de este.

Reporte de Información Financiera Sobre la Gestión Administrativa y Financiera del FOVIS 

Alcance: Aplica para la información generada por la totalidad de las CCF durante la periodicidad regulada por la normatividad vigente. Desde la recepción de la información hasta su reporte a los entes interesados.

Reporte de Información sobre la Gestión Administrativa Y Financiera Del FOVIS – Componente De Vivienda 

Alcance: Se genera la nueva versión del documento de conformidad con el (Decreto 2595 de 2012 "Por el cual se modifica la Estructura de la

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Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las Funciones de sus Dependencias") y a la Circular externa 002 de 2014, por la cual se dan instrucciones generales y remisión de información para la inspección, vigilancia y control. 20

Seguimiento y Control al Programa de Atención Integral a la Niñez 

Alcance: Este procedimiento comienza desde la realización del seguimiento y control de acuerdo a la Ley 633 de 2000, Ley 789 de 2002, Decreto 827 de 2003, Decreto 1729 de 2008, Circular Externa Interinstitucional MEN- ICBF-SSF del 29 de agosto de 2009, Decreto 2190 de 2009, hasta los lineamientos generales de atención integral a la niñez.

Seguimiento y Control Al Programa de Jornada Escolar Complementaria 

Alcance: Este procedimiento comienza desde la realización del seguimiento y control de los programas de Jornada Escolar Complementaria, hasta los lineamientos de la SSF y el Ministerio de Educación Nacional.

Seguimiento y Control a los Recursos de Ley 115 de 1994 

Alcance: Este procedimiento inicia con la recepción del informe trimestral por parte de la dirección para la gestión de las cajas de compensación familiar, sigue con la verificación y consolidación del informe y culmina con la elaboración del informe de aplicación de los recursos de la ley 115 de 1994 y su traslado para la revisión y firma por parte de la Superintendente de Subsidio Familiar.

Seguimiento y Control a Ingresos, Egresos, Mercadeo y Salud 

Alcance: Aplica a todo informe trimestral de gestión que envian las CCF para verificar los ingresos, los egresos, la información financiera, el programa de mercadeo y de salud, con respecto a los presupuestos de ingresos y egresos de cada CCF.

Proceso 3. Visitas a de Entes Vigilados. El propósito de este Proceso Contribuir al cumplimiento de la gestión institucional a través de la inspección, vigilancia y control, en los aspectos administrativos, financieros, contables, de funcionamiento y operativos de las CCF y demás entidades

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que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas con relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo.

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Procedimientos Ejecución y Seguimiento de Visitas 

Alcance: El presente procedimiento tiene inicio en la programación de visitas, hasta el seguimiento en la Caja de Compensación Familiar al Plan de Mejoramiento.

Realización de Seminario y/o Talleres A Cajas de Compensación Familiar 

Alcance: Inicia desde la programación de los seminarios y/o talleres y va hasta la realización.

Visitas Especiales 

Alcance: Inicia desde la solicitud de la Visita Especial hasta el informe de la misma o traslado a autoridades competentes en los casos en que haya lugar.

Proceso 4. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos. Cuyo objetivo es el de analizar y evaluar la eficiencia y la eficacia de los planes, programas, proyectos de inversión y servicios sociales ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar; y llevar el registro y analizar la información estadística del sistema del subsidio familiar, en cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control en beneficio de la población afiliada. Procedimientos Análisis y Concepto de los Programas y Proyectos de Inversión de Autorización General 

Alcance: Aplica para la presentación de todos los programas y/o proyectos y actividades relacionadas con el análisis de los servicios sociales, presentados por las C.C.F., desde la presentación del programa y/o proyecto, revisión, análisis, hasta la emisión del concepto técnico.

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Análisis y Concepto de los Recursos de Reposición Interpuestos por las C.C.F. sobre los Planes, Programas y Proyectos de Inversión de Autorización Previa 

Alcance: Aplica para la presentación de todos los recursos de reposición interpuestos por las Cajas de Compensación Familiar sobre planes, programas y proyectos de inversión, desde la presentación del recurso de reposición, revisión y análisis, hasta la emisión del concepto técnico de si es procedente o no es procedente.

Análisis y Recomendación de Aprobación, Objeción o Negación de los Proyectos de Inversión de Autorización Previa. 

Alcance: Aplica para la presentación de todos los proyectos y actividades relacionadas con el análisis de los servicios sociales y evaluación de proyectos presentados por las Cajas de Compensación Familiar, desde la presentación del proyecto, revisión, análisis, hasta la emisión del concepto de aprobación o negación y del correspondiente acto administrativo (resolución).

Elaboración de Información Estadística de las Cajas de Compensación Familiar 

Alcance: El presente procedimiento es aplicado desde la captura de la información estadística de la CCF hasta la publicación de todos los informes de población, Cobertura en Servicios Sociales, Recurso Humano e Infraestructura que lleva a cabo Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos De Inversión.

Análisis y Recomendación de Aprobación, Objeción o Negación de los Planes, Programas y Proyectos de Inversión de Autorización Previa 

Alcance: Aplica para la presentación de todos los planes, programas, proyectos y actividades relacionadas con el análisis de los servicios sociales, evaluación de proyectos y estudios especiales de las Cajas de Compensación Familiar, desde la presentación del proyecto, revisión, análisis, hasta la emisión del concepto de aprobación o negación y del correspondiente acto administrativo (resolución).

Evaluación y Registro de Convenios de Cooperación Nacional e Internacional 

Alcance: El presente procedimiento aplica desde la recepción del convenio hasta su respectiva revisión, estudio y registro.

Evaluación y Conceptos del POA, Inversiones y Tarifas 

Alcance: El procedimiento comienza desde el envío de la Circular anual a las Cajas de Compensación Familiar a finales de cada año, que instruye para el correcto diligenciamiento del POA, Presupuesto de Ingresos, Egresos e

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Inversiones y Tarifas, de la respectiva vigencia, hasta la elaboración del oficio con las correspondientes observaciones y/o recomendaciones.

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Modificación Del Límite Máximo Del Monto Anual De Las Inversiones 

Alcance: Aplica para la presentación de todas las modificaciones del Límite Máximo del Monto Anual de las Inversiones presentadas por las Cajas de Compensación Familiar, desde la presentación de la modificación hasta la emisión del concepto técnico, del oficio de viabilidad o no viabilidad y de su traslado para registro, seguimiento y control.

Proceso 5. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar. El Objetivo de este proceso es el de vigilar y controlar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias relacionadas con la creación, organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar y demás entes recaudadores y pagadores del subsidio familiar e iniciar las acciones a que haya lugar en caso de incumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Procedimientos: Análisis y Desarrollo de las Investigaciones Administrativas 

Alcance: Inicia con el análisis de los informes de hallazgos detectados en las cajas, con los soportes probatorios pertinentes y la indicación de las posibles violaciones legales, reglamentarias, estatuarias y/o directrices del organismo de control y vigilancia, así como de las quejas, denuncias o reclamos presentados por los particulares o remitidos por otras entidades, para de esta manera determinar si con base en las informaciones recibidas se inicia Investigación Administrativa, a los miembros de los Consejos Directivos, Directores Administrativos, Revisor Fiscal, Contador o algún funcionario de la Corporación, hasta su culminación.

Aprobación- Improbación De Las Decisiones De Asambleas 

Alcance: Inicia con la recepción de las convocatorias de todas las asambleas realizadas por los entes vigilados, hasta la aprobación o desaprobación de las decisiones tomadas en éstas.

Expedición de Certificaciones de Existencia y Presentación

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3



Alcance: El presente procedimiento es aplicado desde la recepción de la solicitud por parte de las Cajas de Compensación Familiar, los Particulares o personas jurídicas para su certificación hasta la remisión del oficio por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar que contenga dicha certificación. 24

Medidas Cautelares 

Alcance: Este procedimiento inicia desde la recepción del insumos documentales que evidencien la necesidad de adoptar la medida especial, prosigue con el análisis sobre las medidas de intervención administrativa a adoptar (vigilancia especial, intervención administrativa parcial o total o liquidación), así como la elaboración de las resoluciones que adopte la medida especial, hasta la proyección de la resolución por medio de la cual se levanta la medida cautelar o se liquida la CCF intervenida.

Nombramiento de Director Administrativo Principal y/o Suplente 

Alcance: Inicia desde la recepción de la documentación de la CCF hasta la formalización del registro del nuevo director administrativo, para el registro de todos los nombramientos de Director Administrativo (Principal y Suplente) de Entes Vigilados por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Registro de Designación de Consejeros Directivos en Representación de los Trabajadores 

Alcance: Inicia desde la recepción de la resolución emitida por el Ministerio del Trabajo hasta la remisión del oficio de autorización para su envió, para el registro de la designación de Consejeros Directivos en representación de los trabajadores de todas las CCF.

Rubricación De Libros 

Alcance: Inicia con la recepción de libros para rubricación hasta el envió del oficio remisorio y libros rubricados a la respectiva Caja de Compensación Familiar, es aplicado a todas las solicitudes de rubricación de libros de los entes vigilados por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Seguimiento A Fusiones Entre CCF 

Alcance: Inicia con la recepción del acta de Asamblea que contiene la solicitud de fusión de las Cajas de Compensación Familiar que de común acuerdo estén dispuestas a efectuarla hasta su ejecución.

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Proceso 6. Interacción con el ciudadano. El objetivo para este proceso es el Proteger los derechos y deberes de los ciudadanos entorno a los temas de subsidio familiar por medio de la atención y orientación a los mismos, y los diferentes mecanismos desarrolladas por la entidad para evitar la vulneración de sus derechos y mejorar la imagen de la entidad. Procedimientos: Canales de Atención al Ciudadano 

Alcance: Inicia con la planificación del proceso, continua con la recepción de las solicitudes realizadas por los ciudadanos o usuarios del sistema, continua con la comunicación y respuesta de la caja de compensación familiar y finaliza con la respuesta final al usuario, el análisis y mejoramiento del servicio prestado por el proceso.

Medición de la Satisfacción de los Servicios 

Alcance: Inicia con la planificación de la actividad, continua con la elaboración del instrumento de medición y entrega de material promocional finaliza con el análisis de los resultados de la encuesta y formulación de acciones frente al mismo.

Medición de la Satisfacción del Usuario de la SSF y de las CCF 

Alcance: Aplica para la medición de la satisfacción de los usuarios que llegan a la entidad por medio de los canales de atención dispuestos para la ciudadanía, afiliados o no a una caja de compensación familiar; y de igual forma se mide la satisfacción de las cajas de compensación familiar a nivel nacional frente a los servicios prestados por la entidad. Dicho procedimiento se realiza desde la elaboración del instrumento de medición y la determinación de la muestra hasta el análisis de los resultados y formulación de acciones frente al mismo.

Participación en eventos y/o Ferias de Atención al Ciudadano 

Alcance: Inicia con la planificación de actividades del proceso y finaliza con la realización en el seminario anual CCF y/o participación en feria y/o eventos.

3.3 Estructuración de Procesos de Apoyo.

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Los procesos de apoyo están constituidos por aquellos que brindan soporte para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales especialmente en lo relacionado con la provisión de los recursos necesarios para la prestación del servicio. 3.3.1 Macroproceso Gestión de Tecnología e Información. 26

Proceso 1. Gestión de Sistemas de Información. El objetivo de este proceso es el de suministrar y mantener los bienes y servicios de tecnologías de información y comunicaciones mediante la identificación y satisfacción de necesidades de la organización con el fin de apoyar y fortalecer los procesos de la entidad. Procedimientos: Copias de Respaldo 

Alcance: El presente procedimiento inicia con la identificación de los datos relevantes objeto de salvaguarda y finaliza con la restauración de copias cuando así se requiera.

Formulación Proyectos de Inversión de Tecnología 

Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad hasta la adopción del Plan de Inversión Anual en el plan de acción de la Oficina.

Implementación de Soluciones de Software Aplicativo 

Alcance: El presente procedimiento inicia con la identificación de las necesidades de las áreas y finaliza con la puesta en operación de la solución de software implementada.

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Infraestructura Tecnológica 

Alcance: Cubre desde la elaboración de los planes de mantenimiento hasta la expedición de cumplidos a satisfacción del servicio de mantenimiento.

Monitoreo del Comportamiento del Sistema 

Alcance: El presente procedimiento inicia con la implementación de las herramientas de monitoreo hasta la ejecución de las tareas de monitoreo.

Soporte y Atención a Solicitudes

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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Alcance: El procedimiento inicia con la programación y supervisión de los mantenimientos preventivos y finaliza con la medición de indicadores y acciones correctivas.

Proceso 2. Gestión Documental. Establecer directrices que permitan aplicar eficaz, eficiente y efectivamente los procesos archivísticos de la Entidad para Gestionar y administrar toda la información física y electrónica que producen las dependencias en el ejercicio de las funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar, teniendo en cuenta el ciclo vital del documento desde el momento de su radicación hasta su conservación final, aplicando las herramientas archivísticas para asegurar la memoria institucional de la Entidad. Procedimientos: Administración Documental 

Alcance: Este procedimiento inicia con la apertura de las carpetas con base en su tabla de retención documental y finaliza en la revisión de los tiempos de retención para la posible eliminación de la documentación o traslado al Archivo General de la Nación.

Administración y Circulación para el Préstamo de Archivos 

Alcance: El procedimiento inicia en la recepción de la solicitud de préstamo y culmina en el registro de la devolución de la documentación solicitada.

Administración del Archivo Central 

Alcance: Este procedimiento inicia en la programación del cronograma de transferencias documentales, y finaliza en la revisión de los tiempos de retención para la posible eliminación de la documentación o traslado al AGN.

Control De Registros 

Alcance: Aplica en todas las áreas de la Superintendencia, para todo documento externo e interno que se considere evidencia de gestión o de resultado de las actividades desempeñadas; incluye identificación, almacenamiento, protección, acceso, tiempo de retención y disposición de los registros y sus transferencias entre archivos de gestión, central e histórico.

Gestión de Correspondencia Entrante

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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Alcance: El presente procedimiento inicia con la recepción de la correspondencia entrante hasta su entrega en cada dependencia de la SSF.

Gestión De Correspondencia Enviada 

Alcance: El presente procedimiento inicia con la recepción de correspondencia para envío, hasta el alistamiento de las comunicaciones.

3.3.2 Macroproceso Gestión Jurídica. Proceso 3. Procesos Disciplinarios Investigar y/o sancionar las conductas de los servidores públicos o ex servidores públicos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, originadas en el incumplimiento de deberes funcionales, la extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, la violación de los regímenes de prohibiciones, de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses y demás normas imperativas. Procedimientos: Procesos Ordinarios 

Alcance: Aplica a los servidores y ex servidores públicos del a Superintendencia del Subsidio Familiar. El proceso disciplinario inicia de oficio, con ocasión de una queja o informe de servidor público. La evaluación de la queja puede dar lugar a un auto inhibitorio, remisión por competencia, caducidad, indagación preliminar, investigación disciplinaria, auto de citación a audiencia, archivo definitivo, fallo sancionatorio o absolutorio. Se debe garantizar el debido proceso y el principio de la doble instancia.

Procesos Verbales 

Alcance: Aplica a los servidores y ex servidores públicos del a Superintendencia del Subsidio Familiar. El proceso disciplinario inicia de oficio, con ocasión de una queja o informe de servidor público. La evaluación de la queja puede dar lugar a un auto inhibitorio, remisión por competencia, caducidad, indagación preliminar, investigación disciplinaria, auto de citación a audiencia, archivo definitivo, fallo sancionatorio o absolutorio. Se debe garantizar el debido proceso y el principio de la doble instancia.

Proceso 4. Gestión Jurídica.

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Apoyar a la entidad en la gestión jurídica, fijando la posición jurídica de la entidad y sus vigilados para el desarrollo del ordenamiento del sistema de subsidio familiar, además de ejercer una adecuada y permanente defensa de los procesos judiciales de la SSF ante cualquier autoridad judicial y Gestionar y hacer efectivas las resoluciones por medio de las cuales la SSF impone sanciones pecuniarias a sus vigilados. 29

Procedimientos: Compilación y Sistematización de Normatividad y Jurisprudencia 

Alcance: Este procedimiento empieza desde la compilación y organización de la normatividad y jurisprudencia hasta la concepción de desarrollo de normas e instrumentos jurídicos legales.

3.3.3 Macroproceso Gestión Financiera y Presupuestal. Proceso 5. Gestión Financiera y Presupuestal. Gestionar, administrar y proporcionar adecuadamente los recursos financieros que faciliten el desarrollo de los procesos de la SSF, dirigidos a cumplir con el plan estratégico de la entidad. Elaborar el anteproyecto de presupuesto, efectuar la distribución del plan anual mensualizado de caja -PAC, la ejecución presupuestal, los pagos y obligaciones incluidos los tributarios, hasta la elaboración, presentación y sustentación de estados financieros. Procedimientos: Cadena Presupuestal 

Alcance: El proceso inicia desde la formulación del anteproyecto, desagregación del decreto de liquidación del presupuesto, la ejecución presupuestal de egresos e ingresos y la presentación de los estados financieros e informes contables a los diferentes entes de interés.

Ejecución Presupuestal De Ingresos 

Alcance: Aplica para el registro de causación de los ingresos presupuestales generados por la entidad, desde la verificación en aplicativo SIIF de los rubros concepto de ingresos asociados a la unidad ejecutora al iniciar la vigencia hasta la confrontación y revisión de los registros contables generados automáticamente en el sistema con la causación del ingreso.

Elaboración Anteproyecto Presupuesto

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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Alcance: Aplica para la realización del anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos y Marco de Gasto de Mediano Plazo, desde la recepción de los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hasta el registro en el aplicativo SIIF.

Elaboración y Presentación de la Información Contable 

Alcance: Inicia con la recepción y registro de la información contable en la Superintendencia del Subsidio Familiar y finaliza con la generación de los estados financieros.

3.3.4 Macroproceso Logística. Proceso 6. Contratación Administrativa. Gestionar la Contratación de la Superintendencia para asegurar el cumplimiento de la misión institucional, apoyando las áreas técnicas, en la adquisición de bienes, obras y servicios que se requieran. Procedimientos: Etapa Contractual 

Alcance: Aplica para la totalidad de los contratos suscritos por la Entidad, a partir del momento de su perfeccionamiento y legalización hasta la finalización del término de ejecución.

Etapa Post-Contractual 

Alcance: Aplica para todos los procesos contractuales que adelante la Superintendencia del Subsidio Familiar en cada vigencia, sin tener en cuenta la cuantía de cada uno de ellos, salvo las excepciones establecidas en la ley, hasta la entrega del paz y salvo por aparte de la entidad.

Etapa Precontractual 

Alcance: Aplica para la gestión contractual que adelanta la Superintendencia a través de los diferentes procesos de selección, desde el momento en que se recibe la solicitud de contratación con los soportes documentales, allegados por el área que requiere adelantar la contratación, hasta el perfeccionamiento y legalización del respectivo contrato.

Planificación De La Contratación Institucional

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3



Alcance: Aplica para todos las dependencias que requieren ejecutar su presupuesto en los diferentes proyectos y gastos de funcionamiento.

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Proceso 7. Recursos Físicos. Asegurar la eficiente administración de los bienes y servicios requeridos en la operación de los procesos de la entidad, manteniendo adecuadamente los recursos físicos, optimizando la oportunidad en la adquisición y suministro de bienes y servicios, como área de apoyo de la superintendencia de subsidio familiar. Procedimientos: Administración de Caja Menor 

Alcance: El presente procedimiento inicia con el estudio de necesidades para la asignación de recursos hasta el cierre de la caja menor.

Coordinación del Buen Uso de Bienes y Servicios 

Alcance: La coordinación inicia con la planeación de los servicios o bienes requeridos hasta la satisfacción de la necesidad.

Proceso 8. Almacén e Inventarios. Controlar el ingreso y egreso de todos los bienes de la Superintendencia del Subsidio Familiar y mantener actualizado los inventarios de bienes devolutivos y controlables de la entidad. Procedimientos: Administración Del Inventario 

Alcance: Inicia con el registro en la base de datos de inventarios y puesta en servicio, hasta la verificación física de los bienes que se encuentran en las diferentes dependencias, para el registro y control de los inventarios de bienes devolutivos, nuevos y usados a cargo de los cuentadantes.

Egreso de Bienes de Consumo del Almacén

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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Alcance: Inicia con la recepción de la solicitud de elemento de consumo hasta el archivo del comprobante de egreso de consumo.

Egreso de Bienes Devolutivos Del Almacén 

Alcance: Aplica para todo movimiento de egreso de bienes devolutivos desde la recepción de las solicitudes de las diferentes dependencias hasta el registro del egreso en control de inventarios y aplicativo NEON.

Egreso de Bienes para Dar de Baja 

Alcance: Inicia con la identificación de los bienes susceptibles a dar de baja, hasta la transferencia de los mismos a otras entidades públicas.

Entrada de Bienes Adquiridos al Almacén 

Alcance: Inicia desde que se reciben físicamente los bienes adquiridos por la entidad (De Consumo o Devolutivos) en el almacén, hasta que se entregan para el consumo o utilización.

Pérdida o Hurto de Elementos Devolutivos 

Alcance: Inicia con el recibo de la comunicación escrita de la pérdida o hurto de bienes devolutivos, hasta la reposición de los mismos.

Reintegro de Bienes 

Alcance: Inicia con la recepción de la solicitud de reintegro del bien devolutivo hasta el ingreso al almacén.

Traslado de Elementos Devolutivos 

Alcance: Inicia desde la solicitud de traslado de un bien hasta el registro de las modificaciones en la base de datos del inventario, para todo movimiento de bienes devolutivos.

Proceso 9. Notificaciones y Certificaciones. Realizar el trámite pertinente para dar a conocer los actos administrativos y efectuar las autenticaciones requeridas por terceros a través de los canales establecidos y con el fin de que puedan surtir los efectos jurídicos pertinentes. Procedimientos: Autenticación de Documentos

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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Alcance: El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de autenticación internas y/o externas, continúa con la autenticación y finaliza con la entrega de los documentos autenticados al solicitante.

Notificación y Certificaciones de Actos Administrativos 

Alcance: Inicia con la planificación del proceso, continúa con la expedición de los actos administrativos de la entidad y finaliza con la firmeza del mismo.

3.3.5 Macroproceso Gestión de Desarrollo Humano. Proceso 10. Gestión de Talento Humano. Desarrollar competencias y habilidades en los colaboradores de la Superintendencia del Subsidio Familiar, para apoyar el cumplimiento de la misión institucional, mediante la asignación, el seguimiento, la evaluación del recurso humano y el fortalecimiento del clima y cultura organizacional. Procedimientos: Administración de la Nómina 

Alcance: Este procedimiento comienza con la recepción e ingreso de novedades mensuales en la base de datos de nómina y finaliza con la producción de la nómina mensual.

Bienestar Social 

Alcance: Inicia con la formulación del Plan de Bienestar e Incentivos y termina con la consolidación de la información generada en desarrollo de las actividades programadas.

Definición de Acuerdos y Compromisos Laborales 

Alcance: Este procedimiento aplica para los funcionarios de Carrera Administrativa, nombrados en período de prueba, de Libre nombramiento y remoción que pertenecen a los niveles diferentes al directivo, es decir, al nivel asesor, profesional, técnico, asistencial. , desde la comunicación inicial hasta el seguimiento y archivo de los documentos de soporte en la historia laboral de cada funcionario.

Evaluación del Desempeño Laboral

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3



Alcance: Este procedimiento aplica para los funcionarios de Carrera Administrativa, nombrados en período de prueba, de Libre nombramiento y remoción que pertenecen a los niveles diferentes al directivo, es decir, al nivel asesor, profesional, técnico, asistencial. , desde la comunicación inicial hasta el seguimiento y archivo de los documentos de soporte en la historia laboral de cada funcionario.

Expedición de Certificaciones 

Alcance: Este procedimiento comienza con la recepción de la solicitud de certificaciones y constancias laborales; y sigue con la elaboración de las mismas.

Inducción, Reinducción y Entrenamiento en el Puesto de Trabajo 

Alcance: Desde la inducción hasta la reinducción y entrenamiento en el puesto de trabajo del personal.

Plan Institucional de Capacitación 

Alcance: Este procedimiento inicia a partir del instrumento que diagnostica necesidades de capacitación para proponer un Plan Institucional de Capacitación que es validado y aprobado por la administración y termina con su ejecución y seguimiento.

Salud Ocupacional 

Alcance: Inicia con la formulación del Programa de Salud Ocupacional y termina con la consolidación de la información generada en desarrollo de las actividades programadas.

Vinculación y Retiro De Personal 

Alcance: Este procedimiento inicia con la determinación de la existencia de la vacante y culmina en la remisión al examen médico para el egreso.

3.4 Estructuración de Procesos de Evaluación. Está compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y desempeño de las actividades de la entidad, e identificar las áreas en las que se requiera hacer cambios. Este grupo incluye: Controlar los cambios y recomendar acciones preventivas para evitar posibles

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problemas. Monitorear las actividades, comparándolas con el plan y la línea base para el desempeño y logro de los objetivos institucionales. Proceso 1. Gestión de Evaluación y Control. Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión Integral, la aplicación de controles y verificar la efectividad del Sistema de Control Interno, mediante el seguimiento, medición y análisis de la gestión y resultados conducentes a la implementación de acciones de mejora continua. Procedimientos: Arqueo de Caja Menor 

Alcance: Aplica a todos los soportes que respaldan los pagos efectuados por Caja Menor, desde la verificación de los recibos provisionales que soportan los pagos hasta la conciliación de saldos de efectivo y bancos registrados en el formato de arqueo y elaboración de informe.

Auditoría Interna 

Alcance: Este procedimiento inicia desde la programación de las auditorias del sistema integrado de gestión de la entidad hasta el informe final de las auditorías internas con el fin de medir, evaluar y controlar Sistema de la entidad.

Seguimiento a la Contratación 

Alcance: Aplica para el control de una muestra selectiva de 70% de la contratación del periodo. Desde la solicitud de la información de contratación hasta la emisión de los informes resultado de la revisión.

Elaboración de Informes a Entes Externos 

Alcance: Aplica para todos los informes contenidos en el cronograma de informes que reposa en la oficina de Control interno. Desde la solicitud de la información a las diferentes dependencias hasta el envío del informe.

Rendición de Cuenta Anual a la CGR 

Alcance: Corresponde a la información sobre la cuenta consolidada de la entidad para una vigencia fiscal, desde la solicitud de la información hasta la radicación de la cuenta.

Verificación de Autoevaluación Institucional

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3



Alcance: Este procedimiento inicia desde la evaluación de la aplicación efectiva de controles institucionales hasta la medición analizada de indicadores de gestión institucional. 36

Verificación de Planes De Acción 

Alcance: Aplica para la verificación selectiva de los planes de acción de la entidad Desde la verificación hasta la emisión del informe si es pertinente.

V. MATRIZ DE SECUENCIAS E INTERACCIONES La interacción entre los procesos del SGI, describe las relaciones que se dan entre ellos, es continua y debe darse en un marco de comunicación permanente de doble vía, tanto de los responsables como de los ejecutores de los mismos, para prestar servicios con calidad y oportunidad a los usuarios y lograr el cometido de mejoramiento del desempeño institucional. En la SSF, la relación se presenta en términos de CLIENTE o PROVEEDOR

4. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE NORMA Los procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de

Calidad

son:

• Control de Documentos, • Control de Registros, • Auditorías Internas, • Control de Servicio No Conforme, • Acciones Preventivas y • Acciones Correctivas.

4.1 Control de Documentos y Registros La SSF cuenta con una herramienta tecnológica que administra la información del Sistema de Gestión de Calidad, en donde se establecen las directrices para aprobar,

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revisar y actualizar los documentos, y asegurarse de que se identifican sus cambios y el estado actual del documento. A su vez, este sistema permite que las versiones pertinentes se encuentren en los puntos de uso, prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, identificar los documentos de origen externo y controlar su distribución. 37

Los registros del sistema de gestión de Calidad que aseguran el mantenimiento de las evidencias de calidad y la efectividad del sistema se mantienen archivados según la utilización de las Tablas de Retención Documental y Back Ups en cada puesto de trabajo. Para especificar lo relacionado al control se cuenta con el procedimiento de control de registros.

4.2 Auditorías Internas La organización, cuenta con un procedimiento en el que se establecen las directrices para realizar las auditorías internas de la entidad. Las auditorías internas tienen el objetivo principal de determinar si el Sistema de Gestión de Calidad cumple con los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y GP1000:2009, los legales y aquellos establecidos por la organización. 4.3 Servicio / producto no conforme Con el objetivo de controlar e identificar las actividades que pueden generar un producto o servicio No Conforme la entidad estableció el procedimiento de Tratamiento Producto / Servicio No Conforme, el cual permite establecer las causas, las acciones necesarias para eliminarlas, y la metodología para realizar el seguimiento y aplicación de las acciones implementadas. Ver Anexo. Matriz de servicio no conforme 4.4 Acciones correctivas y preventivas El Sistema de Gestión de Calidad cuenta con un procedimiento de acciones correctivas y preventivas que describe el sistema establecido para identificar y corregir las condiciones adversas a la calidad, investigar las causas y determinar las acciones que deben tomarse para evitar su repetición o en su efecto prevenirlas. Las No conformidades sean estas reales o potenciales, que requieren la aplicación de Acciones Correctivas o preventivas son detectadas a través de las evidencias sobre Producto y/o servicio No Conforme, los resultados de las Auditorías Internas, los reclamos de los clientes, los indicadores de gestión, Autoevaluación del Control y las conclusiones generadas por la Revisión al Sistema efectuada por la Dirección.

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Con el fin de dar cumplimiento al numeral 7.5.4, de la NTC ISO 9001:2008, "PROPIEDAD DEL CLIENTE" referente al cuidado de los bienes durante el tiempo que este bajo el cuidado o estén siendo utilizados por la SSF, se establece una matriz de control. 38

VII. MATRIZ DE CONTROL DE PROPIEDAD DEL CLIENTE Con el fin de dar cumplimiento al numeral 7.5.4, de la NTC ISO 9001:2008, "PROPIEDAD DEL CLIENTE" referente al cuidado de los bienes que son propiedad del cliente durante el tiempo que este bajo el cuidado o estén siendo utilizados por la SSF, se establece la siguiente matriz de control de propiedad del cliente. Matriz de Control de Propiedad del Cliente 7.5.4 Propiedad del cliente: La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase 4.2.4). NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. NOMBRE DEL PROCESO

ESTUDIOS ESPECIALES Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICACION DEL PRODUCTO

METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA POR PARTE DEL PROCESO

PLANES DE MEJORAMIENTO DE VISITAS A CAJAS DE COMPENSACIÓN

Dependiendo de la información se realiza oficio, Se guarda en carpeta debidamente identificada y se guarda en archivador durante un año. Pasado el año el documento es enviado al CDI para ser archivado. Los prestamos son registrado en planilla y son controlados por la secretaria

RESPONSABLE POR LA PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL PRODUCTO PROPIEDAD DEL CLIENTE

INFORMACIÓN DE AGENCIAS ESPECIALES CONFAVOI, ICOMCAJA,

Los actos administrativos, las resoluciones e informes de gestión, son guardados en SECRETARIA SUPERINTENDENCIA carpetas respectivas y archivadas DELEGADA ESTUDIOS ESPECIALES debidamente en archivador durante un año. Y LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

PROYECTOS

Son guardados en carpetas en archivador por SUPERINTENDENTE DELEGADO un tiempo de ocho (8) días, tiempo de PARA ESTUDIOS ESPECIALES Y LA duración del proyecto. Pasados los ocho (8) EVALUACIÓN DE PROYECTOS días, la carpeta es enviada a la Delegada para Proyectos y Estudios Especiales para ser archivada durante un (1) año. Pasado el año, es enviado al CDI

INFORMACION DE ESTADISTICAS DE LAS CCF DE TODAS LAS VARIABLES QUE SE ANALIZAN EN LA SSF

La Información suministrada por las CCF para el reporte de variables estadísticas del sistema del subsidio familiar, Se guardará en las carpetas y cumplirá con las condiciones de custodia de la TRD del área de estadística.

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

7.5.4 Propiedad del cliente: La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase 4.2.4). NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL FINANCIERO CONTABLE DE LAS CCF

IDENTIFICACION DEL PRODUCTO

METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA POR PARTE DEL PROCESO

ESTADOS FINANCIEROS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Estos documentos llegan al proceso para hacer los Corte entre junio 30 y dic 31, Se guarda en carpeta debidamente identificada , y se guarda en archivador entre un (1) año a dos (2) años, pasado este tiempo, es enviado CDI, SEGÚN TDR

PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Esta información llega al proceso en el mes de Marzo de cada año, Se guarda en carpeta debidamente identificada , y se guarda en archivador durante un (1) año,, pasado este tiempo, es enviado CDI

SOPORTES PARA EXPEDIR RESOLUCION DE CUOTA MONETARIA CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR

Esta información llega al proceso en el mes de Enero de cada año, Se guarda en carpeta debidamente identificada , y se guarda en archivador durante un (1) año,, pasado este tiempo, es enviado CDI, según TDR

Archivador horizontal metálico que contiene 55 carpetas con los estatutos de todas las Cajas de Compensación Familiar que operan a nivel nacional, dichas carpetas se CONTROL LOS ESTATUTOS encuentran debidamente foliadas e LEGAL DE DE LAS CAJAS identificadas de manera independiente con CAJAS DE DE código único por Caja de Compensación COMPENSACIÓN COMPENSACIÓN Familiar. FAMILIAR FAMILIAR Estas carpetas constituyen la propiedad del cliente para el proceso Control Legal a las Cajas de Compensación Familiar, en consecuencia siempre deben estar bajo llave

VISITAS A ENTES VIGILADOS

INFORMACION SOPORTE DEL MAPA DE RIESGOS DE LAS CCF

El programa anual de visitas se construye con base en la información que remiten las CCF para la construcción del MAPA DE RIESGOS DE LAS CCF. Esta información que remiten las CCF, se guardará en la carpeta de la serie documental mapa de riesgos con el tipo documental soportes de mapa de riesgos y respetara las condiciones de custodia de las TRD de la oficina de Planeación.

RESPONSABLE POR LA PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL PRODUCTO PROPIEDAD DEL CLIENTE

SECRETARIA DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE JEFE DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

La custodia de la llave del archivador la tiene la secretaria de la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales y al archivo únicamente pueden acceder la secretaría de la Superintendencia Delegada y el funcionario encargado del Procedimiento de la Designación de Consejeros Directivos, Improbación de las decisiones de Asambleas, Nombramiento de Directo Administrativo Principal y Suplente.

La responsabilidad de la custodia de los soportes del mapa de riesgos es la Superintendente Delegada para la Gestión de en archivo de gestión. La responsabilidad de la custodia de los soportes de las visitas será el Superintendente Delegada para la Gestión en archivo de gestión.

SOPORTES DOCUMENTALES DE LAS VISITAS La Información suministrada en la CCF DE INSPECCION durante la realización de las visitas, El archivo central será el responsable A CCF Se guardará en el expediente de la visita y después de cumplirse el tiempo en cumplirá con las condiciones de custodia de archivo de gestión según TRDs. la TRD de la División Legal

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7.5.4 Propiedad del cliente: La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase 4.2.4). NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. NOMBRE DEL PROCESO

IDENTIFICACION DEL PRODUCTO

METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA POR PARTE DEL PROCESO

RESPONSABLE POR LA PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL PRODUCTO PROPIEDAD DEL CLIENTE

La Información suministrada por las CCF para el consolidado de informes de evaluación de INFORMES DE gestión de las CCF, Se guardará en las GESTION DE LAS carpetas y cumplirá con las condiciones de CCF custodia de la TRD de la Dirección para la EVALUACIÓN DE Secretaria de Dirección para la Gestión Gestión de las CCF. GESTION CAJAS de las CCF DE COMPENSACIÓN La Información suministrada por las CCF para Jefe de la Dirección para la Gestión de FAMILIAR el consolidado de informes de evaluación de las CCF INFORMES gestión de las CCF, Se guardará en las PERIODICOS DE carpetas y cumplirá con las condiciones de FONDOS DE LEY custodia de la TRD de la Dirección para la Gestión de las CCF.

INTERACCIÓN CON EL CIUDADANO

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

La información la reportan los usuarios por medio del canal virtual establecido para atender la PQRs de la entidad, a este sistema solo tienen acceso las personas que por el desarrollo de sus funciones requieren ingresar al mismo. Jefe de Oficina de Protección al Usuario A su vez, la información física de las PQRs se protege de acuerdo a los lineamientos de la entidad y solo se tiene acceso a ella por el Vo.Bo. de la dependencia que administra esta información.

Fecha: 02/Ago/2010 Este documento es copia del manual con código MAN-PCA 004 aprobado el 28 de agosto de 2009. Se genera éste al día de hoy y sin cambios de versión, debido a que el Manual integral se desapareció de la visualización después del daño definitivo sufrido por el aplicativo ISOlución el 30 de junio de 2010, lo cual imposibilitó su lectura adecuada al no llamar el documento. Se realizaron las actualizaciones del cambio de nombre del proceso Investigaciones Disciplinarias por el de Procesos Disciplinarios y el cambio del responsable del proceso Gestión Documental por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental, por considerarse cambios de forma y no de fondo. Fecha: 09/Sep/2011 Se realiza cambio de versión, resultado de un análisis de SGI, el cual nos lleva a replantear elementos fundamentales del sistema como son: NIVELES DEL MAPA DE PROCESO, POLITICA Y OBJETIVOS INTEGRALES, DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS; los cuales se modifican en esta versión.

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Fecha: 22/Ago/2012 Se realiza cambio de versión, resultado de un análisis de SGI, el cual nos lleva a complementar la información que por norma se requiere y no se encontraba descrita en ningún documento del sistema: se adiciona información de PRPIEDAD DE CLIENTE REQUISITO 4.2.4 , Y SERVICIO NO CONFORME REQUISITO 8.4 ; los cuales se modifican en esta versión. VERSIÓN

FECHA

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Se cambió versión en razón a que se unificaron los siguientes procesos: Análisis y Asesoría Jurídica, Proceso de Defensa Judicial y Proceso de Cobro Coactivo se integró en un solo proceso llamado “Gestión Jurídica”. Presupuesto, Contabilidad y Pagaduría se unifico en un solo proceso llamado “Gestión Financiera y presupuestal”

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04/Dic/2014

Planificación de la Calidad y Planificación Institucional se Integraron en un nuevo proceso llamado “Planeación Institucional” Además fue considerado el Numeral 7.5.2 “Validación de los Procesos de Producción y/o Prestación del Servicio para Exclusión

Nombre:

Cargo:

Fecha:

ELABORO Pablo Emilio Vidarte Coronado PROFESIONAL ESPECIALIZADO OFICINA ASESORA DE PLANEACION 04/Dic/2014

Nombre:

Cargo:

Fecha:

REVISO Luz Amparo Restrepo de Cortes CONTRATISTA OFICINA DE PLANEACION

04/Dic/2014

Nombre:

APROBO Zoilo Urbina Contreras

Cargo:

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

Fecha:

04/Dic/2014

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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ANEXO Anexo. Matriz de servicio no conforme PROCESO MISIONAL

CONTROL FINANCIERO CONTABLE DE LAS CCF

SERVICIOS QUE PRESTA

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

Analizar el Presupuesto de Ingresos y Egresos

El Informe del análisis de los presupuestos de ingresos y egresos sea veraz, oportuno y dentro de la normatividad

Determinar las directrices para la Presentación de información financiero contable de las CCF

Circulares con los parámetros y directrices deben ser pertinentes, oportunos y dentro de los parámetros administrativos establecidos

Reglamentar las actividades de contabilidad, auditoría y revisoría fiscal.

Definir el cuociente departamental y cuota monetaria departamental.

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES Registros no se presenten de manera legibles, sean difícilmente identificable no se pueda recuperar. Incumplimiento de los términos establecidos (tiempo, asertivo, dentro de la normatividad) para el análisis de los presupuestos.

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los tiempos y los requerimientos que deben cumplirse

Verificar al momento de la recepción del documento que La circular no tenga el visto éste tenga el visto bueno por bueno de la Oficina Jurídica. parte de la oficina jurídica / realizar refuerzo sobre la metodología para el control de La circular no tenga el visto documentos bueno de la Oficina Jurídica. Realizar continuamente Circulares con parámetros La circular no sea emitida verificación a la normatividad claros y precisos dentro de los tiempos para garantizar el establecidos y no tenga la cumplimiento de los tiempos y información requerida los requerimientos que deben cumplirse No se verifique la veracidad Verificar previamente y antes y confiabilidad de la de su entrega la legibilidad, información remitida por las identificación y recuperación Resolución con los términos CCF posterior de los registros de referencia departamental Verificar al momento de la claros y entendibles La resolución no tenga el recepción del documento que visto bueno de la Oficina éste tenga el visto bueno por Jurídica. parte de la oficina jurídica /

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE

No se verifique la veracidad y confiabilidad de la información remitida por las CCF

Identificar y calcular los valores de transferencia de Resolución de transferencias recursos de entre CCF verídicos La resolución no tenga el Cajas que no visto bueno de la Oficina ejecutaron el Jurídica. 55%

Certificar los valores de la Certificados de Cuota pagados vigentes monetaria

valores

Informe de la Revisión (E.F Revisar, )y análisis (E.F analizar y junio evaluar los diciembre ) estados financieros. Oficio a CCF con las observaciones. Hacer seguimiento y Informes periódicos de control a FOVIS seguimiento y control de

ESTUDIOS ESPECIALES Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Recibir y distribuir los planes operativos, proyectos de inversión con y sin autorización previa para estudio y análisis.

Analizar los Planes Operativos

La certificación no corresponda al requerimiento efectuado por el juzgado Incumplimiento de condiciones y términos de ley. Incumplimiento por parte de las CCF en las directrices estipuladas para la presentación de los estados financieros con corte establecido Incumplimiento de los tiempos de respuesta FOVIS No se realice informe / Informe no tenga información consolidada para su análisis y seguimiento

No verificación de la base de datos de asignación. Incumplimiento programa de trabajo.

del

Programación y distribución de los planes y proyectos

Autorización del Formato de recibo por funcionario sin la firma respectiva

Oficio de observaciones y recomendaciones de la División de Servicios Sociales

No revisión del estándar del oficio de observaciones y recomendaciones

No hacer el Check list de la información del Plan Operativo

realizar refuerzo sobre la metodología para el control de documentos Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros Verificar al momento de la recepción del documento que éste tenga el visto bueno por parte de la oficina jurídica / realizar refuerzo sobre la metodología para el control de documentos Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación de los registros

Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

Realizar informe conforme requisitos / verificar y validar la información soporte del informe Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros /Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Verificar al momento de la recepción del documento que éste tenga la firma del responsable / realizar refuerzo sobre la metodología para el control de documentos y registros Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Realizar refuerzo sobre la metodología para hacer el Check list del plan operativo / Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

Analizar los Programas y Proyectos de Inversión de autorización previa

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

Resolución de aprobación o aprobación de proyectos con autorización previa

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES

No realizar seguimiento y trazabilidad al documento mientras esta en el área asignada

No este establecido periodo para la ejecución trámite de acuerdo a establecido en Art 76 Decreto 341 del 88 Analizar los Programas y Concepto de la División Proyectos de Operativa (FOVIS Inversión de Utilización de recursos en autorización promoción de oferta) general Consolidado de Población afiliada, Aportes, Subsidio Monetario Consolidado de Coberturas en Servicios Sociales Consolidado de Recurso Capturar y Humano de las CCF consolidar los Consolidado de datos para estadísticos del Infraestructura Prestación de Servicios Sistema del Subsidio Familiar

VISITAS A ENTES VIGILADOS

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE

el del lo de

No trasladar los proyectos de autorización general a la División Legal cuando sean dispuestos por el superintendente

Consolidado no tenga la información actualizada en cuanto a: total de afiliados, total de aportes, total subsidios monetarios, información de porcentaje de cobertura en servicios sociales, total de recursos humanos, infraestructura para prestación de servicio / La información del consolidado no se realice en los tiempos establecidos / Anuario de Estadísticas del No se realice análisis a los resultados del consolidado y Subsidio Familiar no se generen planes de acción con respecto al análisis de los resultados.

Consolidar los datos estadísticos por No se tenga el total de cajas Caja de Consolidado por Caja de de compensación familiar Compensación Compensación Familiar actualizado a la fecha Familiar de los últimos cinco años No se realice análisis de resultados del estadístico / no se generen planes de Analizar la acción respecto a los Análisis estadístico de la información resultados que arrojó el información estadística estadístico, no se realice seguimiento a la ejecución de los planes de acción establecidos PROGRAMACI Programación anual de Incumplimiento ÓN DE VISITAS visitas programación anual

cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Establecer metodología que permita verificar el seguimiento y la trazabilidad a los documentos cuando se encuentren el área asignada / Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Verificar a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros

Reforzar metodología para la generación de informes y revisar el mismo antes de entrega con el fin de garantizar los requisitos exigidos

Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, y asertividad de la información

Reforzar la metodología para el análisis estadístico / reforzar la metodología para la correcta generación de las acciones a partir de los resultados y el análisis estadístico Verificar previamente La programación respectiva

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES establecida

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE

Resoluciones de comisión a visitas No generación de acta de Actas de comité Directivo de comité directivo y gestión y seguimiento seguimiento PLANEACIÓN DE LAS VISITAS EJECUCIÓN DEL PLAN DE VISITAS ORDINARIAS ELABORACIÓN Y VALIDACIÓN DE INFORME DE VISITA Y OFICIO DE RECOMENDAC IONES CON SOLICITUD DE PLAN DE MEJORAMIENT O.

Planes de visitas ordinarias Visitas in situ a las CCF Acta de cierre de visita Informe de visita Informe ejecutivo de la visita

planes

de

Incumplimiento de visitas No generación de acta de visita / Generación de acta sin firma de asistencia No realizar visita No realizar ni entregar informe de visita

No generación del oficio y de Oficio de recomendaciones a plan de mejoramiento / plano la CCF con solicitud de Plan de mejoramiento no es de Mejoramiento congruente con el oficio

Pliegos de Cargos ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE INFORME Informe evaluativo DE VISITAS

CONTROL LEGAL DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Incumplimiento visitas

/Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

No generación de pliegos No generación de informe evaluativo /El informe evaluativo no sea congruente con la información No generación de la carta de Carta de aprobación del Plan autorización del plan de de Mejoramiento mejoramiento No generación del informe APROBACIÓN trimestral / entrega fuera de DE PLANES DE Informe trimestral de avance los tiempos establecidos / MEJORAMIENT del Revisor Fiscal. Información del informe no O sea congruente con los registros Diligenciamiento erróneo del Formato de seguimiento del formato de plan de Plan de Mejoramiento seguimiento No generación de SEGUIMIENTO seguimiento / entrega fuera A PLANES DE de los tiempos establecidos / Informe de seguimiento MEJORAMIENT Información del informe no O sea congruente con los registros Realizar el registro interno de directores administrativos principales y suplentes y No generación de registro en demás Actualización oportuna de los tiempos establecidos / representantes Base de datos de Registro y diligenciamiento erróneo del Legales, Control registro consejos directivos, representantes de los empleadores y trabajadores y

Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros /Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

Verificar la normatividad aplicable para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros Asegurarse de la legibilidad de la información al momento de diligenciar el registro Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE

revisores fiscales de las CCF Adopciones cautelares

Analizar y desarrollar las investigaciones administrativas

de

medidas

Aperturas de investigaciones administrativas (Pliegos de cargos)

Resoluciones de sanción o absolución.

Analizar, determinar y aplicar las medidas cautelares a las CCF cuando haya lugar a ello.

Recomendaciones del equipo directivo para determinación de medida cautelar (intervención administrativa, vigilancia especial o intervención de afiliaciones)

Colaboración Oficio con la información interinstitucional requerida. .

Velar porque no se presente evasión y elusión de los aportes por parte de los afiliados al sistema de CCF

EVALUACIÓN DE GESTIÓN DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Analizar y evaluar los Planes Operativos, Límites Máximos de inversiones

Analizar y hacer seguimiento a los planes, programas sociales, proyectos de inversión y sus modificaciones.

Comunicaciones a empresas morosas.

Visita a las empresas objeto de la queja.

Informe consolidado del límite máximo proyectado por las CCF para la vigencia

Consolidado de ejecución trimestral de los proyectos de inversión

No generar las medidas cautelares / no realizar seguimiento No generar el pliego de cargos respectivos para la apertura de las investigaciones No generación de resoluciones de sanción o absolución /Generación de resoluciones donde no describa la sanción o absolución No generación de recomendaciones para determinar las medidas cautelares / Las recomendaciones no sean congruentes con las medidas cautelares establecidas // no se haga seguimiento a las medidas cautelares establecidas No realización de los oficios en los tiempos establecidos / El oficio tenga información incongruente y no requerida No realicen comunicados a empresas morosas / no se realice seguimiento a la efectividad de la comunicación enviada a empresas morosas No se coordine visita a empresa objeto / Se coordine pero no se realice la visita / no se deje registro respectivo de la visita No generación del informe dentro de los tiempos establecidos / Informe no tenga la información real y actualizada requerida para determinar el límite proyectado por las CCF No se genere el informe oportunamente / el informe no contenga la información real del consolidado de ejecución trimestral

Matriz de control de proyectos y sus La matriz no se encuentre modificaciones radicadas en actualizada a la fecha la SSF Vs ejecución reportada por la CCF No se realice el llamado de Oficio a entidades reguladas atención a las CCF / No se de llamado de atención realice seguimiento a sobre el estado de ejecución entidades reguladas de proyectos. encargadas del estado de

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Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse

Realizar refuerzo sobre la metodología para el control de documentos Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES ejecución de proyectos.

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos

Informe

No se realice informe / Informe no tenga información consolidada para su análisis y generación Verificar previamente y antes de acciones de su entrega la legibilidad, de la información

Analizar y evaluar los resultados de los ingresos, egresos, Informe Trimestral información financiera, salud y mercadeo de las CCF Calcular el cociente particular y nacional, mediante el cual se establecen los porcentajes Resolución no sea emitida sobre los cuales oportunamente / la las diferentes Resolución del cociente resolución contenga el CCF deben particular y nacional resultado del cálculo del apropiar cuoeficiente erróneo (error recursos y de cálculo) destinarlos en forma específica al FOVIS, FONIÑEZ y FONEDE. No se realice informe / Informes periódicos de Informe no tenga seguimiento y control de información consolidada Hacer FONEDE para su análisis y seguimiento y seguimiento control a No se realice acto FONEDE administrativo / No se realice Actos administrativos seguimiento al acto administrativo Informe de Atención Integral No se realice informe / Hacer a la niñez Informe no tenga seguimiento y información consolidada control a Informe de Jornada Escolar para su análisis y FONIÑEZ Complementaria seguimiento No se realice informe / Hacer Informes periódicos de Informe no tenga seguimiento y seguimiento y control de información consolidada control a FOVIS FOVIS para su análisis y seguimiento Hacer seguimiento y Informes periódicos de control a seguimiento y control de FONDO DE FONDO DE EDUCACIÓN. EDUCACIÓN Medición de índices de gestión de las CCF

No se realice informe / Informe se realice fuera de los tiempos requeridos para su análisis y toma de decisiones

No se tenga actualizado los indicadores según tiempos de medición No se realice análisis a Resultado de los indicadores resultados de los Indicadores

Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, de la información

Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos

Realizar informe conforme requisitos / verificar y validar la información soporte del informe

Reforzar metodología para la generación de informes y revisar el mismo antes de entrega con el fin de garantizar los requisitos exigidos Verificar la periodicidad de analizar los índices de gestión / Reforzar la metodología para el análisis de los indicadores de gestión / reforzar la

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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

PROCESO MISIONAL

SERVICIOS QUE PRESTA

IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS NO CONFORMES indicadores de gestión y no se generen los planes de acción respectivos para su mejora No se tenga actualizado los Información actualizada indicadores según tiempos disponible para la consulta de medición No se tengan soportes de información a los Información soporte de requerimientos requerimientos de carácter Los soportes no sean interno y externo consistentes con la información suministrada CARACTERÍSTICAS O REQUISITOS

Velar porque no se presente evasión y elusión de los Comunicaciones aportes por empresas morosas. parte de los afiliados al sistema de CCF Solicitudes atendidas manera Oportuna

Atención a solicitudes.

No realicen comunicados a empresas morosas / no se a realice seguimiento a la efectividad de la comunicación enviada a empresas morosas

de Solicitudes atendidas fuera de los términos de ley

Respuesta coherente a la No responder las información solicitada. inquietudes de los Usuarios. La falta sistemática de la Evidenciar la notificación al trazabilidad de las quejoso solicitudes de los Usuarios

INTERACCIÓN CON EL CIUDADANO

Que la encuesta evalué la per sección del cliente con respecto al servicio Que el instrumento no Prestado. evalué aspectos relevantes Emprender acciones de para la mejora del Servicio. acuerdo al análisis de satisfacción realizado. La no divulgación de los Informar a los usuarios sobre de aspectos relevantes del aspectos relevantes al subsidio familiar a los subsidio Familiar. Usuarios

MÉTODO DE CORRECCIÓN Y AJUSTE metodología para la correcta generación de las acciones correctivas y preventivas 48

Verificar previamente y antes de su entrega la legibilidad, identificación y recuperación posterior de los registros

. Realizar continuamente verificación a la normatividad para garantizar el cumplimiento de los requerimientos que deben cumplirse Sistema de monitoreo con alertas tempranas que avise al funcionario los días restantes para el vencimiento del requerimiento. Concientizar a los funcionarios sobre la importancia de atender y responder las solicitudes de los usuarios. Utilizar los canales establecidos por la entidad para las respuestas a los usuarios.

Medir el Grado de satisfacción de los Usuarios. Análisis de la satisfacción del Cliente.

Verificara los aspectos del servicio que se buscan mejorar con el instrumento de medición.

Eventos Difusión

Verificar los aspectos relevantes que deben ser divulgados por la entidad