MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Actualización Noviembre 2012

Manual de Procedimientos

1

ÍNDICE Presentación

I

Estructura Orgánica

II

Simbología

III

Descripción de Procedimientos

IV

Subdirección de Administración      

Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones de Activo Fijo. Tramitación de Viáticos por Comisión. Autorización de la Reposición de Gastos de Fondo Fijo de Caja. Actualización de Manuales Administrativos. Elaboración del Programa Operativo Anual. Proyecto de Finiquito o Liquidación por Terminación de la Relación Laboral.

10 14 20 23 28 32

Departamento de Recursos Humanos       

Selección de Personal. Movimientos de Personal. Afiliación del Personal ante el I.M.S.S. Obtención del Bono de Puntualidad. Elaboración de la Nómina. Organización de Festejos Laborales. Control del Prestador de Servicio Social.

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36 42 45 49 53 59 63

Manual de Procedimientos

2

Departamento de Capacitación 

70

Capacitación y Adiestramiento.

Departamento de Servicios Generales  

Adquisición de Mobiliario y Equipo de Oficina. Adquisición de Artículos de Oficina, Material de Limpieza, Material Eléctrico, Material para Equipo de Cómputo, Consumibles, Otros.

 

Control y Distribución de Activos. Tramitación del Pago a Proveedores por Compras de Activo Fijo, Papelería, Artículos de Escritorio, Material de Limpieza y Contratación de Servicios.

  

Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina. Levantamiento de Inventario de Activo Fijo. Baja de Mobiliario y/o Equipo de Oficina, Equipo de Cómputo y Equipo de Transporte.

   

Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles. Control del Archivo General. Envío y Recepción de Correspondencia. Control y Mantenimiento de Equipo de Transporte.

78 83 90 95 98 104 111 116 122 126 129

Departamento de Informática   

Desarrollo de Sistemas Informáticos. Prestación de Servicios de Soporte Técnico. Elaboración de Diseños de Imagen.

136 142 145

Directorio

V

Firmas de Autorización

VI

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3

I.- PRESENTACIÓN El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta Institución. El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al logro de una mayor eficiencia. Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y actividades en esta Unidad Jurídica. Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer, mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución. Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel Subdirección y Jefatura de Departamento, identificando en primer término el nombre, objetivo y normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripción y

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1

finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la secuencia de las operaciones del mismo. La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones, fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo de prestadores del servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que la administración se ha trazado.

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2

II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

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3

III.- SIMBOLOGÍA

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4

TERMINAL Indica el inicio o final del procedimiento.

OPERACION Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVO Indica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmente conjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior las siguientes instrucciones: A= Alfanumérico N= Numérico C= Cronológico

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Manual de Procedimientos

5

ARCHIVO PROVISIONAL Indica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condiciones dadas para el archivo definitivo.

CONECTOR Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PAGINA Representa una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNION Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

PREPARACION Indica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior del símbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.

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LINEAS PARALELAS (EN POSICION VERTICAL) Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión del diagrama.

DISKETTE Representa almacenamiento de archivo en disco flexible.

PASA EL TIEMPO Indica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.

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IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS

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ÁREA: SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DIRECTOR/GERENTE

DE FINANZAS

SUBDIRECTOR DE FINANZAS

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de proporcionar a las áreas de la Institución, los recursos humanos, técnicos y materiales; diseñar y proponer la normatividad para la conservación, distribución, uso y manejo de los bienes muebles; vigilar el cumplimiento de los lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios; coordinar el programa anual de capacitación; así como el desarrollo de los sistemas informáticos que agilicen la operación de las a actividades que realiza la Institución.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

OBJETIVO: SUMINISTRAR OPORTUNAMENTE A LAS DIFERENTES AREAS DE LA INSTITUCION SUS REQUERIMIENTOS DE ACTIVO FIJO PARA CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE METAS Y PROGRAMAS.

FRECUENCIA: ANUAL

NORMAS: 

EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO DEBERA ELABORARSE DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS DEL S.S.T.E.E.V.



EL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO PARA SU IMPLEMENTACION DEBERA SER AUTORIZADO POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACION.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

10

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Subdirector Administración.

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Solicita a los titulares de las diferentes áreas, requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario y equipo de oficina. Pasa el tiempo.

2

Recibe de los titulares de las diferentes áreas requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario y equipo de oficina.

3

Turna al Departamento de Servicios Generales requerimientos para elaborar proyecto de programa.

Departamento de Servicios Generales.

4

Elabora proyecto de programa y turna al Subdirector de Administración.

Subdirector Administración.

5

Presenta al Director-Gerente la propuesta para Vo.Bo.

de

¿Otorgó Vo. Bo.? No: 5-A

Modifica propuesta y devuelve. Regresa a la actividad número 4. Si:

Director-Gerente.

6

Lo presenta al Consejo de Administración para su aprobación. No:

6-A

Regresa a la actividad número 4. Si:

7

Lo devuelve al Subdirector de Administración.

8

Presenta programa al Subcomité para su conocimiento

9

Formula recomendaciones y da instrucciones al Subdirector de Administración.

10

Implementa autorizado.

Programa

Anual

de

Adquisiciones

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Actualización Noviembre 2012

11

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

.

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

INICIO

T IT ULARES DE AREA SUBDIRECT OR DE ADM INIST RACIÓN

SOLICIT A REQUERIMIENT OS

T IT ULARES DE AREA RECIBE REQUERIMIENTOS

DEAPART AM ENT O DE SERVICIOS GENERALES T URNA REQUERIMIENTOS

SERVICIOS GENERALES

ELABORA Y DEVUELVE

SUBDIRECT OR DE ADM INIST RACION PROYECT O DE PROGRAM A

1

1

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12

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

.

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

1

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

DIRECTOR- GERENTE

DIRECTOR- GERENTE

PRESENTA PROPUESTA PARA Vo. Bo.

¿OTORGO Vo.Bo.?

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

NO

MODIFICA PROPUESTA

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

SI PRESENTA PROPUESTA PARA APROBACION

FORMULA

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

1

RECOMENDACIONES Y DA INSTRUCCIONES

IMPLEMENTA

CONSEJO PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

FIN

Actualización Noviembre 2012

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Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITACION DE VIATICOS POR COMISION.

OBJETIVO: PROPORCIONAR AL EMPLEADO LOS RECURSOS ECONOMICOS NECESARIOS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA COMISION ENCOMENDADA.

FRECUENCIA: PERIODICA

NORMAS: 

EL PERSONAL ASIGNADO PARA UNA COMISION FUERA DE LA CIUDAD, SE REGULARA DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE VIATICOS DEL S.S.T.E.E.V.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

14

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Subdirector Administración.

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Recibe oficio y formato de solicitud de viáticos del área correspondiente, notificando la realización de una comisión fuera de la ciudad de un empleado.

2

Turna al Departamento de Recursos Humanos solicitud de viáticos, para verificar y/o ajustar cantidad solicitada.

Departamento de Recursos Humanos.

3

Verifica y/o ajusta cantidad de dinero necesaria para sufragar gastos de la comisión de conformidad al tabulador autorizado y devuelve al Subdirector de Administración.

Subdirector Administración

4

Recibe y revisa solicitud.

5

Otorga Vo. Bo. a la solicitud de viáticos y rubrica formato.

6

Regresa solicitud al Area solicitante.

Titular del Area Solicitante.

7

Turna al Director-Gerente.

Director-Gerente.

8

Firma de autorización y devuelve.

Titular del Area Solicitante.

9

Entrega al empleado solicitud autorizada.

Empleado Comisionado.

10

Recoge solicitud y recibe instrucción de cobrar los recursos económicos en el Departamento de Caja.

Departamento de Caja.

11

Entrega recursos económicos al empleado comisionado y recaba firma de recibido en formato de solicitud de viáticos y lo mantiene en archivo cronológico provisional.

de

Pasa el tiempo. Termina la comisión. Empleado Comisionado.

Titular del Área Solicitante.

Actualización Noviembre 2012

12

Relaciona gastos en formato comprobación de viáticos.

13

Presenta comprobación de gastos al titular del Área solicitante.

14

Otorga Vo. Bo. a comprobación de gastos y turna al Subdirector de Administración para autorización.

15

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Subdirector Administración.

ACTIVIDAD

N O.

de

15

Verifica la documentación. ¿Está correcta la documentación? No:

15-A Devuelve e informa anomalías encontradas. Regresa a la actividad numero 14. Si: 16

Autoriza y turna al Departamento de Caja para finiquito. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

16

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

VIÁTICOS POR COMISIÓN

Actualización Noviembre 2012

17

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

VIÁTICOS POR COMISIÓN 1 TITULAR DEL AREA SOLICITANTE DIRECTOR-GERENTE

TITULAR DEL AREA SOLICITANTE

EMPLEADO SOLICITANTE

FIRMA DE AUTORIZACION Y DEVUELVE

ENTREGA AUTORIZADA

RECOGE Y RECIBE INSTRUCCION DE COBRAR EN

SOLICITUD DE VIATICOS

EMPLEADO SOLICITUD DE VIATICOS

DEPTO. DE CAJA SOLICITUD DE VIATICOS CHEQUE

DEPTO. DE CAJA

ENTREGA Y RECABA FIRMA DE RECIBIDO

EMPLEADO SOLICITANTE CHEQUE FORMATO DE SOLICITUD DE VIATICOS

C

/TERMINA LA COMISION/ EMPLEADO SOLICITANTE

1

RELACIONA GASTOS

PRESENTA Y SOLICITA Vo.Bo.

FORMATO DE SOLICITUD DE VIATICOS

TITULAR DEL AREA CORRESPONDIENTE COMPROBACION DE GASTOS

2

Actualización Noviembre 2012

18

Manual de Procedimientos

Gobierno del Estado Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

VIÁTICOS POR COMISIÓN

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Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION DE LA REPOSICION DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA.

OBJETIVO: CONTAR OPORTUNAMENTE CON LOS RECURSOS ECONOMICOS NECESARIOS PARA CUBRIR LOS GASTOS MENORES, QUE DIARIAMENTE SE REALIZAN EN LA INSTITUCION.

FRECUENCIA: PERIODICA

NORMAS: 

LA REPOSICION DEL FONDO FIJO DE CAJA DEBERA SOLICITARSE CUANDO EXISTAN COMPROBANTES DE EROGACIONES QUE SUMEN APROXIMADAMENTE EL 60% DEL TOTAL DEL FONDO.



SOLO SE ACEPTARAN LOS COMPROBANTES DE GASTOS QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y CUYO MONTO NO EXCEDA A $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.).

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

20

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Subdirector Administración.

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Recibe del Departamento de Caja reposición de gastos del fondo fijo.

solicitud

de

2

Revisa y verifica comprobantes presentados y cantidad a reponer. ¿Está correcta la reposición de gastos? No:

2-A

Devuelve e informa al anomalías encontradas.

Departamento

de

Caja

Regresa a la actividad número 1. Si: 3

Autoriza solicitud.

4

Devuelve al Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO.

Actualización Noviembre 2012

21

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AUTORIZACIÓN DE LA REPOSICIÓN DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA INICIO

DEPTO. DE CAJA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

REPOSICION DE GASTOS

RECIBE 1

REPOSICION DE GASTOS

REVISA Y VERIFICA

¿ESTA CORRECTA?

NO

DEPTO. DE CAJA

DEVUELVE E INFORMA ANOMALIAS

1

SI

AUTORIZA

DEVUELVE

REPOSICION DE GASTOS

DEPTO. DE CAJA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE. DEPARTAMENTO DE CAJA

Actualización Noviembre 2012

22

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO: MANTENER ACTUALIZADOS LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA INSTITUCIÓN.

FRECUENCIA: PERIÓDICA.

NORMAS: 

TODA ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, DEBERÁ SER SOLICITADA

MEDIANTE

OFICIO

A

LA

SUBDIRECCIÓN

DE

ADMINISTRACIÓN. 

EL RESPONSABLE DEL ÁREA DEBERÁ ANEXAR LAS MODIFICACIONES REALIZADAS

A

LA

CARPETA

DEL

MANUAL

ADMINISTRATIVO

AFECTADO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de Noviembre de 2012

23

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO Subdirección Administración

ACTIVIDAD

N O. de

1

Recibe del Área solicitante, oficio (original y 2 copias) requiriendo apoyo para actualizar el Manual Administrativo especificando (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público.

2

Sella de recibido el oficio (original y 2 copias) y mantiene el documento original en archivo temporal.

3

Acuerda con el Área solicitante, fecha para proporcionar el apoyo requerido. Pasa el tiempo.

Responsable del Área.

4

Realiza entrevista con el responsable del Área y registra las modificaciones al Manual Administrativo afectado y (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público).

5

Imprime borrador de las modificaciones realizadas al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público) y lo entrega al responsable del área.

6

Analiza documento con las correcciones realizadas al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público). ¿Autoriza las modificaciones? No:

Subdirección Administración

de

6-A

Adiciona información al documento borrador e informa a la Subdirección de Administración.

6-B

Realiza las nuevas afectaciones al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público) e imprime documento actualizado. Conecta con la actividad número 7. Sí:

7

Anexa impreso actualizado con las correcciones realizadas a la carpeta del Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público).

.

Actualización Noviembre 2012

24

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

N O.

8

ACTIVIDAD Adjunta impreso actualizado de las modificaciones especificadas en el oficio y lo mantiene en archivo cronológico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

25

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS INICIO

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

RECIBE REQUERIMIENTO PARA ACTUALIZAR MANUAL

AREA RESPONSABLE O-2 OFICIO

1-2 SELLA, MANTIENE Y DEVUELVE

O OFICIO

C

OFICIO

ACUERDA FECHA

RESPONSABLE DEL AREA

RESPONSABLE DE AREA

REALIZA ENTREVISTA Y REGISTRA MODIFICACIONES

BORRADOR

IMPRIME Y ENTREGA

IMPRESO BORRADOR

ANALIZA MODIFICACIONES

IMPRESO BORRADOR

1

Actualización Noviembre 2012

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Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 1

NO

IMPRESO BORRADOR

ADICIONA INFORMACION E INFORMA

¿AUTORIZA?

SI IMPRESO ACTUALIZADO

REALIZA AFECTACIONES E IMPRIME

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

ANEXA IMPRESO ACTUALIZADO A LA CARPETA

CARPETA MANUAL ACTUALIZACION

ADJUNTAR IMPRESO

C

OFICIO ACTUALIZACION

FIN

Actualización Noviembre 2012

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Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.

OBJETIVO: PLASMAR LAS PRINCIPALES ACCIONES A REALIZAR POR LA INSTITUCIÓN Y MEDIR SU EJECUCIÓN.

FRECUENCIA: ANUAL.

NORMAS: 

EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBERÁ SER ELABORADO EN EL MES DE DICIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de Noviembre de 2012

28

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO Subdirección Administración

Subdirección Administración

ACTIVIDAD

N O. de

de

1

Solicita a cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica de la Institución, acción o acciones para integrar en el Programa Operativo Anual del ejercicio siguiente..

2

Registra en el impreso del formato del Programa Operativo Anual, la acción reportada y requisa los demás apartados marcados en el documento (unidad de Medida, cantidad, Presupuesto, Fecha y Área Responsable), de acuerdo a la información proporcionada por cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica

3

Captura información proporcionada por cada responsable de Área, imprime documento borrador del Programa Operativo Anual y lo presenta al Subdirector de Administración.

4

Recibe y verifica información contenida en el documento borrador del Programa Operativo Anual. ¿Aprueba acción reportada? No:

4-A

Indica modificaciones y devuelve a la Subdirección de Administración.

4-B

Regresa a la actividad número 3. Si:

5

Presenta documento del Programa Operativo Anual al Director-Gerente para Vo. Bo. ¿Otorga Vo. Bo.? No:

Director/Gerente.

6

Indica modificaciones en el documento borrador y lo devuelve al subdirector de Administración. Regresa a la actividad número 3. Si:

7

Presenta documento del Programa Operativo Anual al Consejo de Administración para su autorización. FIN DE PROCEDIMIENTO

Actualización Noviembre 2012

29

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL INICIO

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

SUBDIRECTORES Y JEFE DE UNIDAD JURIDICA

SOLICITA ACCION(ES) PARA INTEGRAR POA

SUBDIRECTORES Y JEFE DE UNIDAD JURIDICA

REGISTRA ACCION EN IMPRESO DEL FORMATO Y REQUISA APARTADOS

POA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

1 CAPTURA INFORMACION, IMPRIME Y LO

POA BORRADOR

PRESENTA

2

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

POA BORRADOR

RECIBE Y ANALIZA

POA BORRADOR NO ¿APRUEBA?

ANOTA MODIFICACIONES Y DEVUELVE

1

SI DIRECTOR / GERENTE PRESENTA DOCUMENTO BORRADOR PARA VO.BO.

POA BORRADOR

1

Actualización Noviembre 2012

30

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

1

DIRECTOR / GERENTE

POA BORRADOR

RECIBE Y VERIFICA INFORMACION

IMPRESO BORRADOR

¿OTORGA VO.BO.?

NO

INDICA MODIFICACIONES Y DEVUELVE

2

SI

PRESENTA PARA AUTORIZACION Y FIRMA

POA

FIN

Actualización Noviembre 2012

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Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACIÓN POR TERMINACION DE LA RELACION LABORAL.

OBJETIVO: DAR POR TERMINADO LA RELACION LABORAL, MEDIANTE EL PAGO DE PRESTACIONES A QUE TIENE DERECHO EL TRABAJADOR.

FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS:  LEY ESTATAL DEL SERVICIO CIVIL.  LEY FEDERAL DEL TRABAJO.  REGLAMENTO INTERNO DE LA LEY NÚMERO CUATRO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de Noviembre de 2012

32

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Subdirector Administración.

N O.

de

Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Subdirector Administración.

de

ACTIVIDAD

1

Recibe del Jefe de la Unidad Jurídica oficio (original y copia) para elaborar proyecto de finiquito o liquidación del trabajador.

2

Sella, firma de recibido y devuelve oficio (copia).

3

Turna oficio (original) del trabajador al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que calcule proyecto de finiquito o liquidación.

4

Obtiene de su archivo el expediente del trabajador y cuantifica prestaciones en función de la antigüedad y sueldo

5

Verifica adeudos institucionales del trabajador con los Departamentos de Control Administrativo, Contabilidad, Prestaciones Sociales, Caja y Servicios Generales.

6

Elabora, firma proyecto de finiquito o liquidación y recibo liberatorio de pago y los turna al Subdirector de Administración para iniciar trámite de pago.

7

Acuerda con el Director-Gerente autorización del pago de finiquito o liquidación del trabajador.

8

Turna al Departamento de Caja finiquito o liquidación y recibo liberatorio del trabajador para su pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: Solicitud de Elaboración de Cheque para Pagos Diversos. Departamento de Caja.

Actualización Noviembre 2012

33

Manual de Procedimientos

DIRECCIÓN SUB. DE ADMINISTRACIÓN

PROYECTO DE FINIQUITO POR TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL INICIO JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

RECIBE PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACION DEL TRABAJADOR

SELLA, FIRMA DE RECIBIDO Y DEVUELVE

OFICIO

OFICIO

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS TURNA PARA QUE CALCULE PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACION

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO

OBTENER EXPEDIENTE, CUANTIFICAR PRESTACIONES POR ANTIGUEDAD Y SUELDO

A

VERIFICAR ADEUDOS INSTITUCIONALES

RECIBO ELABORA PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACION, FIRMA Y LO TURNA PARA TRAMITE DE PAGO

REPORTE

ACUERDA AUTORIZACION DE PAGO DE FINIQUITO O LIQUIDACION DEL TRABAJADOR

REPORTE

TURNA FINIQUITO O LIQUIDACION Y RECIBO DEL TRABAJADOR PARA SU PAGO

REPORTE

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

RECIBO

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

DIRECTOR/GERENTE

RECIBO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE PARA PAGOS DIVERSOS. DEPTO. DE CAJA

Actualización Noviembre 2012

FIN

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Manual de Procedimientos

ÁREA: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de aplicar las políticas y lineamientos en materia de selección y contratación de personal; de controlar el proceso de emisión de nómina y pago de sueldos, salarios y demás prestaciones, así como deducciones y descuentos al personal del SSTEEV; de participar en el levantamiento de actas administrativas y disciplinarios relacionados con incidencias del personal; de controlar la plantilla del personal y actualizar el tabulador de sueldos de la Institución; de planear, organizar y realizar los eventos que brinden armonía y motivación al personal que labora dentro de la misma.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

35

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SELECCION DE PERSONAL.

OBJETIVO: RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL QUE REQUIERA LA INSTITUCION PARA EL BUEN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS: 

EL SOLICITANTE DEBERA CUBRIR LOS REQUISITOS PARA SU INGRESO A LA BOLSA DE TRABAJO, DE ACUERDO AL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.



PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN ASPIRANTE A OCUPAR UNA PLAZA VACANTE O DE NUEVA CREACION, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

36

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento De Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O.

1

Entrevista al aspirante y analiza perfil. ¿Se requiere perfil del aspirante en bolsa de trabajo? No:

1-A

Rechaza. Fin. Si:

2

Solicita requisitos documentales: a) Currículum (original). b) Solicitud de empleo con fotografía. c) Formato de datos generales.

3

Recibe del aspirante documentos y determina fecha de examen. Pasa el tiempo. Llegada la fecha del examen.

4

Aplica y califica examen psicométrico. ¿Obtuvo calificación satisfactoria? No:

4-A

Rechaza y devuelve al aspirante los siguientes documentos: a) Curriculum. b) Solicitud de Empleo con fotografía. Fin. Si:

5

Actualización Noviembre 2012

Integra expediente del aspirante en la bolsa de trabajo con los siguientes documentos: a) Currículum (original). b) Examen psicométrico. c) Solicitud de empleo con fotografía.

37

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Pasa el tiempo. 6

Recibe del Departamento solicitante requisición de personal. ¿Existe perfil del puesto en bolsa de trabajo? No:

6-A

Recurre a fuentes de reclutamiento externo. Regresa a la actividad número 1. Si:

7

Obtiene curriculum y analiza que cumpla perfil solicitado.

8

Establece comunicación con el aspirante.

9

Programa entrevista con el Jefe del Departamento solicitante. Pasa el tiempo. Llegada la fecha.

Jefe del Solicitante.

Departamento

10

Entrevista al aspirante. ¿Hay resultado satisfactorio? No:

10-A Rechaza y devuelve documentos a la bolsa de trabajo. Sí:

Subdirector Administración.

de

11

Aprueba contratación e informa al Subdirector de Administración.

12

Recibe notificación de contratación.

13

Turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos notificación de contratación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

38

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

SELECCIÓN DE PERSONAL INICIO

1

ENTREVISTA Y ANALIZA PERFIL

JEFE DEL DEPTO. DE REC. HUM.

¿SE REQUIERE PERFIL DE INTERESADO EN LA BOLSA DE TRABAJO?

INTERESADO

NO RECHAZA

FIN

SI SOLICITA REQUISITOS DOCUMENTALES CURRICULUM RECIBE Y ESTABLECE FECHA DE EXAMEN

SOLICITUD CON FOTOGRAFIA DATOS GENERALES

LLEGADA LA FECHA DEL EXAMEN EXAMEN PSICOMETRICO

APLICA Y CALIFICA

¿OBTUVO CALIFICACION SATISFACTORIA?

NO

RECHAZA Y DEVUELVE

FIN 0 CURRICULUM

SI

1

Actualización Noviembre 2012

SOLICITUD CON FOTOGRAFIA

39

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

SELECCIÓN DE PERSONAL 1

2

0 CURRICULUM

INTEGRA EXPEDIENTE

EXAMEN PSICOMETRICO SOLICITUD CON FOTOGRAFIA

DEPTO. SOLICITANTE

RECIBE

¿EXISTE PERFIL DE PUESTO EN BOLSA DE TRABAJO?

REQUISICION DE PERSONAL

NO

RECURRE A FUENTES DE RECLUTAMIENTO EXTERNO

1

SI

SACA Y ANALIZA

CURRICULUM

COMUNICA CON EL ASPIRANTE

PROGRAMA ENTREVISTA CON EL JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE

2

Actualización Noviembre 2012

40

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

SELECCIÓN DE PERSONAL 2

LLEGADA LA FECHA

JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE

0 CURRICULUM

ENTREVISTA AL ASPIRANTE

EXAMEN PSICOMETRICO

¿HAY RESULTADO SATISFACTORIO?

NO

RECHAZA

2

SI

APRUEBA CONTRATACION E INFORMA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

RECIBE AVISO DE CONTRATACION

TURNA AVISO DE CONTRATACION

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

NOTIFICACION

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS NOTIFICACION

FIN

Actualización Noviembre 2012

41

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTOS DE PERSONAL.

OBJETIVO: MANTENER ACTUALIZADA LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDE LOS MOVIMIENTOS DE PERSONAL.

FRECUENCIA: EVENTUAL NORMAS: 

TODA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DEBERÁ ESTAR SOPORTADA CON SU NOMBRAMIENTO CORRESPONDIENTE.



A LOS NOMBRAMIENTOS QUE CONTEMPLEN UNA RETROACTIVIDAD MAYOR DE TREINTA DÍAS NO SE LES DARÁ CURSO.

 

EL DEPARTAMENTO SOLICITANTE DEBERÁ INFORMAR MEDIANTE OFICIO (ORIGINAL) DEL MOVIMIENTO DE PERSONAL AL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN, TURNANDO COPIA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y MANTENIENDO PARA ARCHIVO UNA COPIA.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

42

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO Departamento de Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O. 1

Recibe del Departamento solicitante oficio de notificación (1 copia) del movimiento de personal. ¿Es de nuevo ingreso? Si:

1-A

Elabora expediente del trabajador.

1-B

Registra en el sistema de base de datos de nómina los generales del trabajador. Conecta con la actividad número 3. No:

2

Obtiene expediente del trabajador del archivo de personal dados de baja.

3

Registra e imprime movimiento de personal (original). Tipo de movimiento: a) Base b) Confianza c) Contrato Carácter del nombramiento: a) Definitivo. b) Provisional. c) Interino. d) Tiempo fijo. Tipo del nombramiento: a) Alta. b) Baja. c) Licencia con sueldo. d) Licencia sin sueldo. e) Incapacidad médica.

4

Recaba firma de Vo. Bo. del Subdirector de Administración.

5

Recaba firma de autorización del Director-Gerente.

6

Abre o anexa expediente. Fin del Procedimiento.

Actualización Noviembre 2012

43

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN

SUB. DE REC. HUMANOS

MOVIMIENTOS DE PERSONAL INICIO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

RECIBE NOTIFICACION DE MOVIMIENTO DE PERSONAL

AREA SOLICITANTE

1 ¿ES DE NUEVO INGRESO?

SI

ELABORA EXPEDIENTE REGISTRA EN BASE DE DATOS DE NOMINA, GENERALES DEL TRABAJADOR

NO

OBTIENE EXPEDIENTE DEL EMPLEADO EN EL ARCHIVO TIPO DE MOVIMIENTO CARACTER DE NOMBRAMIENTO TIPO DE CONTRATACION

1

REGISTRA E IMPRIME MOVIMIENTO DE PERSONAL

MOVIMIENTO DE PERSONAL

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION RECABA FIRMA DE VO. BO.

MOVIMIENTO DE PERSONAL

DIRECTOR / GERENTE RECABA FIRMA DE AUTORIZACION

ANEXA

MOVIMIENTO DE PERSONAL

MOVIMIENTO DE PERSONAL EXPEDIENTE

FIN

Actualización Noviembre 2012

44

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AFILIACION DEL PERSONAL ANTE EL I.M.S.S.

OBJETIVO: OTORGAR EL BENEFICIO DE SEGURIDAD SOCIAL AL EMPLEADO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS: 

LOS FORMATOS DE AVISOS AL I.M.S.S. SE DEBERAN PRESENTAR ANTE ESE INSTITUTO, DENTRO DE LOS SIGUIENTES CINCO DIAS HABILES A LA FECHA DEL MOVIMIENTO.



UNICAMENTE SERAN ACEPTADAS LAS INCAPACIDADES MEDICAS EXPEDIDAS POR EL I.M.S.S.



EN CASO DE ALTA DEL TRABAJADOR Y DE NO CONTAR CON NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL, SU AFILIACIÓN SE REALIZARÁ EN EL FORMATO “AVISO DE INSCRIPCIÓN” (AFIL-02).

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

45

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

Departamento de Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de las áreas del SSTEEV, oficio del movimiento de personal (alta, modificación de salario o baja).

2

Identifica y marca en el oficio, tipo y fecha del movimiento a realizar.

3

Obtiene del expediente del empleado, el número de seguridad social.

4

Clasifica movimiento de personal. ¿Que movimiento se va a realizar? Baja de personal: Conecta con la actividad número 6. Alta de personal o modificación de salario:

5

Obtiene el salario diario integrado del tabulador “cálculo del S. D. I. del ejercicio”, que corresponda al puesto del empleado.

6

Accesa al sistema informático EDCIDSE y captura los siguientes datos:          



Número de registro patronal. Tipo de movimiento. Número de seguridad social. Apellido paterno, materno y nombre(s) del trabajador. Salario diario integrado (en caso de alta o modificación de salario). Tipo de trabajador. Tipo de salario. Semana. Fecha del movimiento. Causa de baja (en su caso). Registro federal de causante.

Pasa el tiempo. 7

Recibe del IMSS el reporte de confirmación del movimiento y lo archiva de manera cronológica y definitiva en la carpeta “Movimientos IMSS del ejercicio”. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Actualización Noviembre 2012

46

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS

INICIO

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

ÁREAS

R ECIBE AVISO DE MOV. DE PERSONAL

IDENTIFICA Y MARCA MOVIMIENTOS

OBTIENE NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL

OFICIO

- ALTA - MODIFICACION AL SALARIO - BAJA

OFICIO

A

CLASIFICA MOVIMIENTOS DE PERSONAL

1

Actualización Noviembre 2012

47

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS 1

¿TIPO DE MOVIMIENTO A REALIZAR?

BAJA

1

ALTA MODIFICACION DE SALARIO

IDENTIFICA Y MARCA MOVIMIENTOS

OBTIENE S.D.I DEL EMPLEADO

1

TABULADOR

ACCESO AL SISTEMA INFORMATICO EDCIDSE Y CAPTURA

IMSS RECIBE Y GUARDA

REPORTE

C

FIN

Actualización Noviembre 2012

48

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OBTENCION DEL BONO DE PUNTUALIDAD.

OBJETIVO: ESTIMULAR LA PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DEL PERSONAL.

FRECUENCIA: MENSUAL

NORMAS: 

LAS ENTRADAS Y SALIDAS DEL PERSONAL SE AJUSTARAN A LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

49

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

Departamento de Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe del Departamento de Supervisión tarjetas de asistencia del personal de farmacias correspondientes al mes anterior de calendario.

2

Emite del sistema listado de asistencia del personal de oficina correspondiente al mes anterior de calendario. ¿Está todo el personal? No:

2-A

Solicita documentación faltante. Regresa a la actividad número 1. Si:

3

Revisa entrada y salida de cada empleado. ¿Tiene tolerancias, retardos y/o faltas? Si:

3-A

Identifica y cuantifica retardos y/o faltas.

3-B

Determina descuento (número de días). Conecta con la actividad número 6. No:

4

Marca nombre del empleado que obtuvo bono de puntualidad.

5

Determina monto del bono de puntualidad.

6

Registra en reporte mensual.

7

Archiva de manera cronológica y provisional. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: ELABORACION DE NOMINA.

Actualización Noviembre 2012

50

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD INICIO DEPTO. DE SUPERVISION

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

LISTA DE PERSONAL DE OFNA.

RECIBE ASISTENCIAS DEL PERSONAL

TARJETAS DE PERSONAL DE FARMACIAS

LISTA DE PERSONAL DE OFNA.

EMITE

¿ESTA TODO EL PERSONAL?

NO SOLICITA FALTANTES

DEPTO. INFORMATICA DEPTO. DE SUPERVISION LISTADO

SI REVISA ENTRADA Y SALIDA DE CADA EMPLEADO

LISTADO

TARJETAS

TARJETAS

¿TIENE TOLERANCIAS, RETARDOS Y/O FALTAS?

SI

CUANTIFICA DESCUENTO

REGISTRA REPORTE MENSUAL

NO OBTIENE BONO DE PUNTUALIDAD

C

1

Actualización Noviembre 2012

51

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

1

IDENTIFICA MONTO DEL BONO

REGISTRA

REPORTE MENSUAL

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE NOMINA

Actualización Noviembre 2012

52

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LA NOMINA.

OBJETIVO: DETERMINAR QUINCENALMENTE EL COSTO DE LA NOMINA A PAGAR AL PERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA: QUINCENAL NORMAS: 

LAS SUBDIRECCIONES DEBERAN TURNAR AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS LOS MOVIMIENTOS A LA NOMINA CON UN PLAZO MAXIMO DE CINCO DIAS HABILES ANTERIORES A LA FECHA DE PAGO DE LA QUINCENA CORRESPONDIENTE, DE NO SER ASI EL MOVIMIENTO SE DARA EN LA SIGUIENTE QUINCENA.



SU ELABORACION SE REGIRA DE ACUERDO AL MARCO NORMATIVO PARA EL OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES Y LA APLICACIÓN DE DEDUCCIONES.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

53

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

Departamento de Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe del Departamento solicitante oficio de:

2

Recibe de la Subdirección de Finanzas los siguientes reportes:

a) b) c) d) e) f)

Alta. Baja. Diferencia de sueldo. Turno adicional. Descuento de farmacia. Descuento de teléfono. g) Otros.

a) Descuento de casa-habitación/IPE. b) Descuento de préstamos/IPE. c) Descuento de préstamos/SSTEEV.

3

Recibe del departamento de Control Administrativo reportes de descuentos por ventas a crédito a farmacias y electrodomésticos.

4

Obtiene del archivo cronológico y provisional: reporte bono de puntualidad.

5

Clasifica percepciones y deducciones.

6

Verifica y analiza percepciones y deducciones. ¿Existen percepciones extraordinarias? No: Conecta con la actividad número 8. Si:

7

Determina importes de acuerdo a marco normativo.

8

Obtiene acceso al sistema base de datos.

9

Aplica movimientos de percepciones y deducciones y otros movimientos de acuerdo a los oficios.

10

Verifica un movimiento de cada partida de documentos aplicados (toma muestra) ¿Están correctos? No:.

Actualización Noviembre 2012

54

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

10-A Corrige anomalías. Conecta con la actividad número 11. Si: 11

Integra nómina.

12

Determina reporte de aplicación por Departamento de percepción-deducción.

13

Ejecuta impresión de notificaciones de depósito.

14

Imprime en original y dos copias, reporte de aplicación por departamento y el resumen general de nómina y obtiene del Subdirector de Administración el Vo. Bo.

15

Distribuye reportes de nómina de la siguiente manera:

16

Solicita al Subdirector de Finanzas realice el depósito en la cuente para el pago de nómina.

Original: Departamento de Finanzas. Copia 1: Departamento de Contabilidad. Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.

Conecta con el Procedimiento: ELABORACIÓN DE CHEQUE. Pasa el tiempo. 17

Accesa al sistema de conexión empresarial HSBC y realiza transferencia electrónica para abono en cuenta del empleado.

18

Imprime reporte del banco y anexa al resumen general de nómina y reporte de aplicación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

55

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

ELABORACIÓN DE LA NOMINA

INICIO DEPTO. SOLICITANTE DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

0-1 OFICIO

RECIBE

SUBDIR. FINANZAS RECIBE

RECIBE

DEPTO DE CONTROL ADMVO

OBTIENE

0-1 REPORTES

-ALTA -BAJA -DIFERENCIA DE SUELDO -TURNO ADICIONAL -DESCUENTO DE FARMACIA -DESCUENTO DE TELMEX -OTROS -DESCUENTO CASA-HAB./IPE -DESCUENTO PRESTAMO./IPE -DESCT0 PRESTAMO/SSTEEV

-DESCTO X VENTAS A CREDITO A FARMACIAS Y ELECTRODOMESTICOS

REPORTE

REPORTE BONO DE PUNTUALIDAD

C

CLASIFICA PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

VERIFICA Y ANALIZA PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

OFICIO

REPORTES

1

Actualización Noviembre 2012

56

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

ELABORACIÓN DE LA NOMINA 1

EXISTEN PERCEPCIONES EXTRAORDINARIAS

NO

1

SI DETERMINA IMPORTE DE ACUERDO A MARCO NORMATIVO

REPORTE

OBTIENE ACCESO AL SISTEMA

1

APLICA MOVIMIENTO DE PERCEPCIONESY DEDUCCIONES Y OTROS

OFICIOS

REPORTES

VERIFICA UN MOVIMIENTO DE CADA PARTIDA

¿ESTAN CORRECTOS?

DOCUMENTOS CODIFICADOS

NO

CORRIGE ANOMALIAS

2

SI

INTEGRA NOMINA

DETERMINA POR DEPTO Y PERCEPCION DEDUCCION

2

REPORTE

2

Actualización Noviembre 2012

57

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

ELABORACIÓN DE LA NOMINA 2

EJECUTA IMPRESION

0-1 NOTIFICACIONES DE DEPOSITO

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION IMPRIME Y OBTIENE Vo.Bo.

0-2 APLICACION POR DEPTO 0-2 RESUMEN GENERAL DE NOMINA

DISTRIBUYE.

SOLICITA DEPOSITO EN CUENTA

0 REPORTES DE NOMINA

DEPTO. FINANZAS DEPTO. CONTABILIDAD 1

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CHEQUE

ACCESO AL SISTEMA HSBC

REALIZA TRANSFERENCIA ELECTRONICA

IMPRIME Y ANEXA

REPORTE DEL BANCO

C APLICACION RESUMEN

FIN

Actualización Noviembre 2012

58

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACION DE FESTEJOS LABORALES.

OBJETIVO: PROCURAR UN AMBIENTE DE TRABAJO CORDIAL Y DE COMPAÑERISMO.

FRECUENCIA: EVENTUAL NORMAS: 

LOS FESTEJOS LABORALES SERAN LOS SIGUIENTES: - DIA DEL NIÑO. - DIA DE LA MADRE. - DIA DE LA SECRETARIA. - DIA DEL EMPLEADO. - FESTIVIDAD DE FIN DE AÑO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

59

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

1

Considera festejo a realizar.

2

Revisa importe presupuestado para el evento.

3

Elabora programa de necesidades.

4

Presenta al Subdirector de Administración propuesta para Vo. Bo. ¿Aprueba propuesta? No:

Subdirector Administración.

de

4-A

Rechaza y modifica propuesta. Regresa a la actividad número 3. Si:

5

Presentan propuesta autorización.

al

Director-Gerente

para

¿Autorizó propuesta? No: Director-Gerente.

5-A

Rechaza y modifica propuesta. Regresa a la actividad número 5. Si:

Jefe del Depto. de Recursos Humanos.

6

Cotiza de acuerdo al programa de necesidades.

7

Solicita a la Subdirección de Finanzas recursos económicos.

8

Realiza compras y/o contrata servicios. Pasa el tiempo. Llegada la fecha del evento.

9

Organiza festejo.

10

Comprueba ante la Subdirección de Finanzas gastos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

60

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES INICIO

JEFE DEL DEPTO. DE REC. HUM.

CONSIDERA FESTEJO A REALIZAR

REVISA IMPORTE PRESUPUESTADO PARA EL EVENTO

ELABORA PROGRAMA DE NECESIDADES

1

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

PRESENTA PROPUESTA PARA VO. BO.

¿OTORGO VO. BO.?

NO

RECHAZA Y MODIFICA

PROPUESTA

SI DIRECTOR/GERENTE PRESENTA PARA AUTORIZACIÓN

1

PROPUESTA

1

Actualización Noviembre 2012

61

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES 1

¿AUTORIZO.?

NO

RECHAZA Y MODIFICA

PROPUESTA

COTIZA DE ACUERDO AL PROGRMA DE NECESIDADES SUBDIRECCION DE FINANZAS

SOLICITA RECURSOS ECONOMICOS

REALIZA COMPRAS Y/O CONTRATA SERVICIOS

LLEGADA LA FECHA DEL EVENTO ORGANIZA FESTEJOS

COMPRUEBA GASTOS

SUBDIRECCION DE FINANZAS

FIN

Actualización Noviembre 2012

62

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL.

OBJETIVO: DOTAR Y CONTROLAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL QUE REQUIERA LA INSTITUCION PARA APOYAR EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS: 

PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

63

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

Departamento de Recursos Humanos.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de las diferentes áreas, requerimiento de prestador(es) de servicio social.

2

Establece contacto con Instituciones de Educación Superior, solicitando prestador(es) de servicio social. Pasa el tiempo.

3

Recibe del prestador de servicio social solicitud.

4

Realiza entrevista y analiza perfil. ¿Cumple con el perfil requerido? No:

4-A

Rechaza solicitud del prestador de servicio social. Regresa a la actividad número 3. Si:

Jefe del Área Solicitante.

5

Canaliza al prestador de servicio social con el Jefe del Área solicitante

6

Entrevista al prestador de servicio social. ¿Cumple requisitos solicitados? No:

6-A

Informa rechazo al Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Conecta con la actividad 2. Si:

Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Actualización Noviembre 2012

7

Informa aceptación al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

8

Solicita los siguientes documentos: a) Carta de presentación de la perteneciente. b) Constancia de estudios o certificado.

Institución

64

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

9

Elabora carta de aceptación y recaba autorización del Subdirector de Administración.

10

Integra expediente del prestador de servicio social. Pasa el tiempo.

Subdirector Administración.

de

11

Recibe del prestador de servicio social reporte mensual de actividades (original y copia).

12

Turna al Subdirector de mensual para autorización.

13

Analiza reporte mensual, sella y firma de autorización.

14

Devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Humanos reporte mensual.

15

Entrega al prestador de servicio social, reporte mensual (original y copia) para recabar firmas de la Institución Educativa a la que pertenece.

16

Recibe del prestador de servicio social reporte mensual (copia).

17

Integra reporte mensual (copia) al expediente y archiva de manera alfabética y definitiva.

Administración

reporte

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

65

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL INICIO

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

DE LAS DIFERENTES AREAS

RECIBE REQUERIMIENTOS

2 ESTABLECE CONTACTO CON INSTITUCIONES DE EDUCACION

SOLICITUD DE PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL 1

RECIBE SOLICITUD

REALIZA ENTREVISTA Y ANALIZA PERFIL

¿CUMPLE CON PERFIL REQUERIDO?

NO

RECHAZA

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL SOLICITUD

SI CANALIZA AL PRESTADOR DEL SERVICIO SOCIAL

1 JEFE DEL AREA SOLICITANTE

1

Actualización Noviembre 2012

66

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL 1

JEFE DEL AREA SOLICITANTE

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

ENTREVISTA

2 ¿CUMPLE REQUISITOS SOLICITADOS?

NO

INFORMA RECHAZA

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

SI

INFORMA ACEPTACION

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITA CARTA DE PRESENTACION

ELABORA Y RECIBE AUTORIZACION

INTEGRA EXPEDIENTE

CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION CARTA DE ACEPTACION

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

2

Actualización Noviembre 2012

67

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REC. HUMANOS

CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL 2

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL RECIBE

0-1 REPORTE MENSUAL DE ACTIVIDADES

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION TURNA PARA AUTORIZACION

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

ANALIZA SELLA Y FIRMA

REPORTE

REPORTE

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS DEVUELVE

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

ENTREGA PARA RECABAR FIRMAS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

REPORTE

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL 0 REPORTE

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL RECIBE

INTEGRA AL EXPEDIENTE

1 REPORTE

REPORTE MENSUAL

A

FIN

Actualización Noviembre 2012

68

Manual de Procedimientos

ÁREA: DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de cubrir las necesidades de capacitación del personal de la Institución; desarrollar las aptitudes y actitudes tanto laborales como personales de los trabajadores de la Institución; así como incrementar la motivación y el trabajo en equipo del personal de la Institución.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

69

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN. OBJETIVO: INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL DESARROLLO PERSONAL DE LOS TRABAJADORES A TRAVES DE LA IMPARTICIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN. FRECUENCIA: EVENTUAL NORMAS: 

LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN DEBERÁ BASARSE EN LA DETECCIÓN DE NECESIDADES OBTENIDAS MEDIANTE ENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL.



EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DEBERÁ PROMOVER LA CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCIÓN.



EL PARTICIPANTE DEBERÁ CUBRIR EL SESENTA POR CIENTO DE ASISTENCIA PARA TENER DERECHO A LA CONSTANCIA RESPECTIVA.



LAS NOTAS, RECIBOS Y FACTURAS POR GASTOS QUE GENERE LA IMPARTICIÓN DEL CURSO SE DEBERÁN RESGUARDAR PARA LA COMPROBACIÓN DE LOS MISMOS, ANEXANDO UN OFICIO DIRIGIDO AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS, CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CAJA Y QUE CONTENGA LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

70

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Capacitación.

Depto.

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Detecta necesidades de capacitación de personal a través de los Jefes de Área o de la aplicación de encuestas.

2

Elabora relación de temas.

3

Inicia pláticas con Instituciones oficiales o externas.

4

Elabora programa anual.

5

Solicita al Subdirector de Administración Vo. Bo. ¿Obtiene Vo. Bo.? No:

5-A

Modifica programa anual. Regresa a la actividad número 5. Si:

6

Recaba autorización del Director-Gerente. ¿Obtiene autorización? No:

Director-Gerente.

6-A

Reajusta programa anual. Regresa a la actividad número 6. Si:

Jefe del Departamento de Capacitación.

Actualización Noviembre 2012

7

Confirma cursos con las Instituciones oficiales y/o externas.

8

Elabora oficio de notificación de programa anual y recaba firma del Subdirector de Administración.

9

Distribuye oficio de la siguiente forma: Original: Director-Gerente. Copia 1: Subdirector de Administración. Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.

71

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

10

Elabora promociónales (carteles).

11

Coloca carteles en periódico mural. Pasa el tiempo.

12

Contacta con el instructor y recibe confirmación de asistencia.

13

Recibe de cada titular de Área notificación de participantes.

14

Elabora lista de participantes.

15

Solicita al instructor manual del curso a impartir.

16

Obtiene fotocopias del manual.

17

Solicita recursos económicos al Departamento de Caja para realizar compras de artículos necesarios. Conecta con el Procedimiento: Administración del Fondo Revolvente. Departamento de Caja. Fin.

Pasa el tiempo. 18

Inicia curso el instructor y distribuye manual del curso entre participantes. Pasa el tiempo.

19

Recibe lista de asistencia y determina constancias a entregar.

20

Elabora (constancias, diplomas, etc.).

21

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector de Administración firmas en los impresos.

22

Organiza clausura del curso y entrega constancias. Pasa el tiempo.

Actualización Noviembre 2012

23

Recibe del instructor reporte de evaluación y elabora cuadro estadístico.

24

Elabora relación de gastos, recaba Vo. Bo. del Subdirector de Administración y presenta ante el Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 72

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO INICIO

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

JEFES DE AREA

DETECTA NECESIDADES DE CAPACITACION

ENCUESTAS

RELACION DE TEMAS

ELABORA

INSTITUCIONES OFICIALES Y/O PRIVADAS

INICIA PLATICAS

1

RELACION DE TEMAS

PROGRAMA ANUAL

ELABORA Y CALENDARIZA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION PROGRAMA ANUAL

SOLICITA Vo.Bo.

¿OBTIENE Vo. Bo.?

NO

PROGRAMA ANUAL

MODIFICA

SI

1

RECABA AUTORIZACION

DIRECTOR-GERENTE 2

1

Actualización Noviembre 2012

73

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO 1

1

¿OBTIENE AUTORIZACION?

NO

REAJUSTA PROGRAMA ANUAL

SI

CONFIRMA CURSOS

ELABORA Y RECABA FIRMA

INSTITUCIONES OFICIALES Y/O PRIVADAS RELACION DE TEMAS

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION OFICIO DE NOTIFICACION DE PROGRAMA ANUAL

0

DISTRIBUYE DOCUMENTOS

DIRECTOR-GERENTE SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION 1 2

ELABORA PROMOCIONALES

CARTELES

COLOCA EN PERIODICO MURAL

CARTELES

C

2

Actualización Noviembre 2012

74

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO 2

CONTACTA RECIBE CONFIRMACION DE ASISTENCIA

INSTRUCTOR

TITULAR DE AREA RECIBE

ELABORA

SOLICITA MATERIAL

OBTIENE FOTOCOPIAS

NOTIFICACION DE PARTICIPANTES

0 LISTA DE PARTICIPANTES

INSTRUCTOR MANUAL DE CURSO

MANUAL DEL CURSO

REALIZA COMPRAS DE ARTICULOS NECESARIOS

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL FONDO REVOLVENTE DEPARTAMENTO DE CAJA

3

Actualización Noviembre 2012

75

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE CAPACITACIÓN

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO 3

INICIA CURSO Y DISTRIBUYE

RECIBE Y DETERMINA CONSTANCIA A ENTREGAR JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS ELABORA IMPRESOS

INSTRUCTOR PARTICIPANTES 0 MANUAL DEL CURSO

F

INSTRUCTOR LISTA DE ASISTENCIA

CONSTANCIAS

DIPLOMAS DIRECTOR GERENTE Y SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION RECABA FIRMAS

CONSTANCIAS DIPLOMAS

ORGANIZA CLAUSURA

CONSTANCIA DIPLOMAS

RECIBE REPORTE DE EVALUACION Y ELABORA

ELABORA Y PRESENTA

INSTRUCTOR CUADRO ESTADISTICO SUBDIRECTOR DE GASTOS RELACION DE GASTOS

FIN

Actualización Noviembre 2012

76

Manual de Procedimientos

ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de dar cumplimiento al marco normativo, lineamientos y disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, arrendamiento, y contratación de servicios; de verificar la convocatoria, invitaciones y bases de licitaciones de la Institución; de vigilar la integración y actualización del catálogo de artículos y padrón de proveedores de la Institución; de planear, dirigir y controlar las actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento y suministros de materiales de bienes muebles; de la actualización de los sistemas de información de inventarios; de planear, organizar y dirigir las actividades encaminadas a proporcionar a las áreas de la Institución, los servicios generales y vehiculares para el desempeño de sus funciones; de organizar y controlar la conservación, uso y mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución; de diseñar y realizar los proyectos de construcción y remodelación de inmuebles adscritos a la Institución.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

77

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. OBJETIVO: SATISFACER LAS NECESIDADES DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA EN OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS. FRECUENCIA: PERIODICA NORMAS: 

SOLO SE GESTIONARAN LAS ADQUISICIONES CONTEMPLADAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, AUTORIZADO POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACION.



EL PROCESO DE ADQUISICION NORMATIVIDAD VIGENTE.



LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.



LOS FORMATOS DE SOLICITUD DEBERAN ESTAR DEBIDAMENTE REQUISITADOS.



COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.



ELABORAR CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES.



TODA ADQUISICION SERA BASADA EN CALIDAD Y PRECIO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

SE

DEBERA

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

APEGAR

A

LA

Fecha: 30 de noviembre de 2012

78

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de oficinas centrales y farmacias, requisición de compra. ¿Esta considerado Adquisiciones?

en

Programa

Anual

de

No: 1-A

Cancela. Fin Si:

Departamento de Servicios Generales.

2

Da instrucciones al personal del Departamento de Servicios Generales que establezca contacto con proveedores y solicite cotizaciones.

3

Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.

4

Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.

5

Analiza condiciones económicas y técnicas.

6

Presenta al Jefe del Departamento de Servicios Generales cuadro comparativo. ¿Rebasa el monto para adquisición directa? Si:

6-A

El proceso de adquisición normatividad vigente.

se

apegará

a

la

Fin. No: Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Departamento de Servicios Generales.

Actualización Noviembre 2012

7

Reporta al Subdirector de Administración y toman decisión.

8

Informa al personal del Departamento de Servicios Generales que elabore orden de compra.

9

Elabora orden de compra y recaba firmas del Jefe del Departamento de Servicios Generales y del Subdirector de Administración. 79

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

N O.

10

ACTIVIDAD

Confirma pedido al proveedor y distribuye orden de compra de la siguiente manera: Original: Proveedor. Copia 1: Archivo numérico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.

Actualización Noviembre 2012

80

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA INICIO

OFNAS. CENTRALES FARMACIAS REQUISICION DE COMPRA

RECIBE JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

¿ESTA CONSIDERADO EN EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES?

NO

INICIO

CANCELA

SI PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

SOLICITA TRES COTIZACIONES

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

SOLICITA TRES COTIZACIONES

PROVEEDORES

CUADRO COMPARATIVO

RECIBE Y ELABORA

COTIZACIONES ANALIZA CONDICIONES

JEFE DEPTO. SERVICIOS GENERALES CUADRO COMPARATIVO

PRESENTA

¿REBASA EL MONTO PARA ADQUISICION DIRECTA?

SI

EL PROCESO DE ADQUISICION SE APEGARA A LA NORMATIVIDAD VIGENTE

FIN

NO 1

Actualización Noviembre 2012

81

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

REPORTA Y TOMAN DECISION

INFORMA QUE ELABORE

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION CUADRO COMPARATIVO

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ORDEN DE COMPRA

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

INFORMA QUE ELABORE

O-1 ORDEN DE COMPRA

CONFIRMA PEDIDO Y DISTRIBUYE

FIN

Actualización Noviembre 2012

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

PROVEEDOR

0 ORDEN DE COMPRA

1

N

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS

82

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICION DE ARTICULOS DE OFICINA, MATERIAL DE LIMPIEZA, MATERIAL ELECTRICO, MATERIAL PARA EQUIPO DE COMPUTO, CONSUMIBLES, OTROS.

OBJETIVO: SATISFACER LAS NECESIDADES DE ARTICULOS DE OFICINA Y DEMAS CONSUMIBLES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA INSTITUCION. FRECUENCIA: PERIODICA NORMAS: 

EL PROCESO DE ADQUISICIONES SE DEBERA ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE.



COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.



SE DEBERA ELABORAR COTIZACIONES.



LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION Y FIRMA DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.



SE RECIBIRAN LOS ARTICULOS DE ACUERDO A LA ORDEN DE COMPRA, SELLANDO DE RECIBIDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE.



LOS VALES SE RECIBIRAN DE OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS A MAS TARAR EL DIA QUINCE DEL MES Y DEBERAN SER SURTIDOS LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DEL MES SIGUIENTE.



LAS SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DEBERAN ESTAR JUSTIFICADAS Y FIRMADAS POR EL TITULAR DEL AREA SOLICITANTE.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

UN

CUADRO

APEGAR

COMPARATIVO

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

DE

A

LO

LAS

Fecha: 30 de noviembre de 2012

83

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Departamento de Servicios Generales.

1

Recibe de oficinas centrales, farmacias y tienda de electrodomésticos requerimientos de consumibles.

2

Compara requerimientos contra existencias del Almacén para elaborar relación de productos a comprar.

3

Contacta con proveedores y solicita cotizaciones de los artículos.

4

Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.

5

Analiza condiciones económicas y técnicas.

6

Presenta al Jefe de Servicios Generales cuadro comparativo. ¿Rebasa el monto para adquisición directa? Si:

6-A

El proceso de adquisición normatividad vigente.

se

apegará

a

la

Fin. No: Jefe del Departamento de Servicios Generales.

7

Verifica disponibilidad presupuestal. ¿Existe presupuesto? SI:

7-A

Sugiere proveedor e informa al Subdirector de Administración. Conecta con la actividad número 9. No:

8

Analiza necesidades. ¿Es prioritario? No:

8-A

Cancela solicitud. Fin. Si:

Subdirector Administración.

Actualización Noviembre 2012

de

9

Informa al Subdirector de Administración y solicita autorización. 84

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Subdirector de Administración. Jefe del Departamento de Servicios Generales

10

Autoriza realizar compra.

11

Da instrucciones al personal del Departamento de Servicios Generales que elabore orden de compra.

Departamento de Servicios Generales.

12

Elabora orden de compra (original y dos copias) de productos ya cotizados y recaba firmas del Jefe del Departamento de Servicios Generales y del Subdirector de Administración.

13

Confirma pedido distribuyendo orden de compra de la siguiente manera: Original: Proveedor. Copia 1: Almacén. Copia 2: Archivo numérico y definitivo.

Pasa el tiempo. 14

Recibe del proveedor mercancía, factura y orden de compra (original).

15

Verifica mercancía y documentos entregados por el proveedor contra su orden de compra (copia 1). ¿Está completo el pedido? No:

15-A Solicita mercancía faltante. Regresa a la actividad 14. Si: 16

Recibe pedido, sella factura y orden de compra (original).

17

Especifica en cada factura a que departamento o farmacia pertenece el artículo.

18

Entrega artículos de acuerdo al requerimiento.

19

Integra expediente de cotizaciones y solicitudes de artículos de papelería.

20

Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales factura y paquete de documentos para trámite de pago. Conecta con el procedimiento: Tramite de Pago a Proveedores.

21

Actualización Noviembre 2012

Mantiene y archiva orden de compra (copia 1) de manera numérica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 85

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA INICIO

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

OFNAS. CENTRALES FARMCIAS RECIBE

REQUERIMIENTOS DE CONSUMIBLES

RELACION DE PRODUCTOS A COMPRAR

COMPARA CON EXISTENCIAS EN ALMACEN PARA ELABORAR

SOLICITA COTIZACIONES

PROVEEDORES

CUADRO COMPARATIVO

RECIBE Y ELABORA

ANALIZA CONDICIONES

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES CUADRO COMPARATIVO

PRESENTA

¿REBASA EL MONTO PARA ADQUISICION DIRECTA?

SI

PROCESO DE ADQUISICION SE APEGA A LA NORMATIVIDAD VIGENTE

NO FIN 1

Actualización Noviembre 2012

86

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA 1

JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GENERALES

VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

¿EXISTE PRESUPUESTO?

SI

SUGIERE PROVEEDOR E INFORMA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

CANCELA SOLICITUD

FIN

NO

ANALIZA NECESIDADES

¿ES PRIORITARIO?

NO

SI

INFORMA Y SOLICITA AUTORIZACION

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

ANALIZA SOLICITUD

2

Actualización Noviembre 2012

87

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA 2

NO ¿AUTORIZO?

CANCELA

FIN

SI DEPTO. SERVICIOS GENERALES JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO GENERALES

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DA INSTRUCCIONES DE ELABORAR

ORDEN DE COMPRA

JEFE DEL DEPTO. SERVICIOS GENERALES Y SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION ELABORA Y RECABA FIRMAS

CONFIRMA PEDIDO DISTRIBUYENDO COPIAS

0-2 ORDEN DE COMPRA

0 ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR ALMACEN

1 2

N

PROVEEDOR 1

RECIBE MERCANCIA

VERIFICA MERCANCIA CONTRA

0 ORDEN DE COMPRA

0 FACTURA

0 ORDEN DE COMPRA 0 FACTURA

3

Actualización Noviembre 2012

C ORDEN DE COMPRA

88

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA 3

¿ESTA COMPLETO EL PEDIDO?

NO

SOLICITA MERCANCIA FALTANTE

1

SI

RECIBE PEDIDO Y SELLA

0 FACTURA 0 ORDEN DE COMPRA

ESPECIFICA A QUE DEPTO. O FARMACIA PERTENECE

0 FACTURA

ENTREGA ARTICULOS DE ACUERDO

REQUERIMIENTO

INTEGRA EXPEDIENTES

COTIZACIONES MENSUALES VALES MENSUALES

TURNA PARA SU PAGO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES FACTURAS 0 ORDEN DE COMPRA

ARCHIVA

1 ORDEN DE COMPRA

N

FIN

Actualización Noviembre 2012

89

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS. OBJETIVO: DISTRIBUIR CORRECTAMENTE LAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO, ASI COMO CONTROLAR SU UBICACION Y ESTADO FISICO. FRECUENCIA: DIARIO

NORMAS: 

RECIBIR ACTIVOS DE ACUERDO A ORDEN DE COMPRA.



TODO DOCUMENTO QUE AMPARE LA COMPRA SE DEBERA SELLAR DE RECIBIDO.



REGISTRAR Y DAR DE ALTA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS EL ACTIVO.



ASIGNAR NUMERO DE INVENTARIO A CADA ACTIVO.



IDENTIFICAR EL ACTIVO MEDIANTE LA ETIQUETA CORRESPONDIENTE.



ENTREGAR ACTIVO ETIQUETADO, RESGUARDO CORRESPONDIENTE.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

CONJUNTAMENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CON

EL

Fecha: 30 de noviembre de 2012

90

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Encargado de Activo Fijo.

Control

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Recibe del Jefe del Departamento de Servicios Generales orden de compra. Pasa el tiempo.

2

Recibe del proveedor activo fijo, orden de compra y factura (originales).

3

Verifica activo contra los documentos soporte. ¿Están correctos los datos? No:

3-A

Rechaza y devuelve activo y/o documento(s). Regresa a la actividad número 2. Si:

4

Recibe activo y sella factura.

5

Da de alta en el sistema de base de datos de acuerdo a factura y orden de compra.

6

Elabora resguardos y etiqueta.

7

Etiqueta activo.

8

Entrega físicamente activo, junto con el resguardo correspondiente al Departamento Solicitante (usuario).

9

Recaba firma de recibido del Departamento Solicitante (usuario) en resguardo.

10

Concentra requisición de compra, cédula de cotizaciones, orden de compra y factura (originales), y archiva de manera numérica y temporal.

11

Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales documentos originales para el trámite de pago. Conecta con el procedimiento: Trámite de pago a Proveedores.

12

Actualización Noviembre 2012

Archiva resguardo (original) y fotocopia de factura de manera numérica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 91

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS INICIO

ENCARGADO DE CONTROL DE ACTIVO. FIJO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES RECIBE

C-1 ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR 1

RECIBE ACTIVO FIJO

0 ORDEN DE COMPRA

VERIFICA ACTIVO CONTRA SOPORTES

¿ESTAN CORRECTOS LOS DATOS?

0-1 ORDEN DE COMPRA

NO

0 FACTURA

0 FACTURA

RECHAZA Y DEVUELVE ACTIVO Y/O DOCUMENTOS

1

SI RECIBE ACTIVO Y SELLA

DA DE ALTA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS

0 FACTURA

ORDEN DE COMPRA

FACTURA

1

Actualización Noviembre 2012

92

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS 1

ELABORA

RESGUARDO ETIQUETA

ETIQUETA ACTIVO

ENTREGA ACTIVO Y DOCUMENTO

DEPTO. SOLICITANTE RESGUARDO

RECABA FIRMA DE RECIBIDO

CONCENTRA

RESGUARDO

REQUISICION DE COMPRA

N CEDULA DE COTIZACIONES

0 ORDEN DE COMPRA

TURNA

0 FACTURA

JEFE DEL DEPTO. DE SERCICIOS GENERALES REQUISICION DE COMPRA CEDULA DE COTIZACIONES

2

0 ORDEN DE COMPRA

0 FACTURA

Actualización Noviembre 2012

93

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS 2

ARCHIVA

0 RESGUARDO

N

C ORDEN DE COMPRA FIN

Actualización Noviembre 2012

94

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO, PAPELERIA, ARTICULOS DE ESCRITORIO, MATERIAL DE LIMPIEZA Y CONTRATACION DE SERVICIOS.

OBJETIVO: CONTROLAR EL PAGO DE FACTURAS VERIFICANDO MERCANCIA Y TURNARLAS PARA SU PAGO.

FRECUENCIA: DIARIO NORMAS: 



LAS FACTURAS DEBERAN CONTENER EL SELLO DE RECIBIDO DEL ALMACEN DE SERVICIOS GENERALES. LOS MEMORANDUM PARA TRAMITE DE PAGO DEBERAN LAS FIRMAS SIGUIENTES: a) JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES. b) SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION (Vo. Bo.)

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CONTENER

Fecha: 30 de noviembre de 2012

95

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Depto. De Servicios Generales.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe paquete de documentos (facturas por concepto de compras de papelería, activo fijo, pago de servicios, etc.).

2

Verifica de la factura: datos, monto y sello de recibido por almacén contra orden de compra. ¿Es correcta la factura? No:

2-A

Devuelve factura para corrección. Regresa a la actividad número 1. Si:

3

Elabora memorándum solicitando pago, indicando monto, concepto, fecha de pago, proveedor y partida presupuestal.

4

Recaba del Subdirector de Administración firma de autorización.

5

Turna a la Subdirección de Finanzas memorándum y factura para su liquidación. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE.

Actualización Noviembre 2012

96

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

TRAMITACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO, PAPEPELERIA. INICIO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE DOCUMENTOS DE COMPRA

FACTURA

VERIFICA

FACTURA

1

¿ES CORRECTA LA FACTURA?

NO

ORDEN DE COMPRA

1 DEVUELVE PARA CORRECCION

FACTURA

SI

ELABORA SOLICITANDO PAGO

RECABA FIRMA DE AUTORIZACION

MEMORANDUM

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION MEMORANDUM

TURNA PARA SU LIQUIDACION

SUBDIRECCION DE FINANZAS FACTURA

MEMORANDUM

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE

Actualización Noviembre 2012

97

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. OBJETIVO: CONSERVAR EN INSTITUCION.

ÓPTIMAS

CONDICIONES

EL

ACTIVO

FIJO

DE

LA

FRECUENCIA: SEMANAL NORMAS: 

RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.



SE DEBERA DE RECIBIR LA SOLICITUD DE REPARACION JUNTO CON EL ACTIVO.



SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES HASTA 10 SALARIOS MINÍMOS, EL PAGO SE EFECTUARÁ DIRECTAMENTE DEL FONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.



SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN ACTIVO FIJO OSCILA ENTRE 10 Y 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE CONTRTARÁ DIRECTAMENTE CON EL PROVEEDOR (SEGÚN LA NORMATIVIDAD AUTORIZADA POR EL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES DEL SSTEEV).



SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES MAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERÁ COTIZAR CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.



EN CASO DE QUE EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO SEA MAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.



LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y EL VO. BO. DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

98

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Departamento de Servicios Generales.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de oficinas centrales y farmacias solicitud de reparación acompañada del bien mueble.

2

Contacta con proveedor y solicita cotización (si es hasta 10 S.M.V. se paga directamente del fondo operativo de Departamento de Servicios Generales).

3

Verifica que el costo de la reparación del bien mueble no sea mayor a 100 salarios mínimos vigentes. ¿Es mayor? No:

3-A

Contacta directamente con el proveedor. Conecta con la actividad número 8. Si:

4

Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.

5

Recibe cotizaciones y elabora cuadro comparativo.

6

Analiza condiciones económicas y técnicas.

7

Presenta al Jefe del Departamento de Servicios Generales cuadro comparativo. ¿Costo de reparación es igual al 60% del costo de compra? SI:

7-A

Cancela solicitud, informa al depositario y da de baja el bien mueble. FIN NO:

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

8

Autoriza orden de reparación y entrega activo al proveedor. Pasa el Tiempo.

Actualización Noviembre 2012

99

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Encargado mantenimiento.

ACTIVIDAD

N O.

de

9

Recibe activo reparado por el proveedor. ¿Satisface la reparación? No:

9-A

Rechaza y devuelve al proveedor.

9-B

Exige garantía al proveedor. Regresa a la actividad número 9. SI:

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

10

Sella factura de recibido y elabora contra recibo para entregárselo al proveedor.

11

Turna al Jefe del Departamento de Generales, factura para trámite de pago.

12

Elabora memorándum anexando solicitud de reparación, factura y cotización para el trámite de pago correspondiente.

13

Recaba del Subdirector de Administración Vo. Bo.

14

Turna a la Subdirección de Finanzas para pago, los siguientes documentos:  Memorándum.  Factura.

Servicios

Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE. Encargado mantenimiento.

de

15

Entrega al Departamento Solicitante activo reparado y recaba firma en comprobante de recibido.

16

Mantiene comprobante cronológica y definitiva.

de

recibido

de

manera

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

100

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA INICIO OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE JUNTO CON EL BIEN MUEBLE

SOLICITUD DE REPARACIÓN PROVEEDOR

CONTACTA Y SOLICITA

COTIZACIÓN

VERIFICA COSTO DE REPACIÓN

SI LA COTIZACIÓN ES HASTA 10 S.M.V. SE PAGA DEL FONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

COTIZACIÓN

PROVEEDOR ¿ES MAYOR?

NO

SI

1

3 PROVEEDORES COTIZACIÓN COTIZACIÓN COTIZACIÓN COTIZACIÓN

CONTACTA

CUADRO COMPARATIVO COTIZACIÓN COTIZACIÓN COTIZACIÓN

RECIBE Y ELABORA

ANALIZA CONDICIONES ECONÓMICAS Y TÉCNICAS

CUADRO COMPARATIVO COTIZACIÓN COTIZACIÓN COTIZACIÓN

CUADRO COMPARATIVO

PRESENTA

¿COSTO?

CONTACTA

SI

CANCELA, INFORMAN DA DE BAJA EL BIEN MUEBLE

JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GRALES.

FIN

NO 1

Actualización Noviembre 2012

101

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1 JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GRALES. 1

AUTORIZA REPARACION Y ENTREGA EL ACTIVO

COTIZACIÓN

PROVEEDOR 2

RECIBE ACTIVO REPARADO

¿SATISFACE?

NO

RECHAZA Y DEVUELVE

EXIGE GARANTIA

2

SI SELLA DE RECIBIDO, ELABORA Y ENTREGA

TURNA PARA TRÁMITE DE PAGO

JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GRALES.

ELABORA PARA TRÁMITE DE PAGO

RECABA FIRMA DE VO.BO.

TURNA PARA PAGO

FACTURA CONTRARECIBO JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GRALES. FACTURA

SOLICITUD MEMORÁNDUM DE REPARACIÓN FACTURA COTIZACIÓN SUBDIRECTOR DE SOLICITUD MEMORÁNDUM ADMINISTRACIÓN DE REPARACIÓN FACTURA COTIZACIÓN

MEMORÁNDUM FACTURA

2

Actualización Noviembre 2012

102

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 2

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE. DEPTO. DE CAJA

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO

ENTREGA ACTIVO REPARADO Y RECABA FIRMA

GUARDA

DEPARTAMENTO SOLICITANTE COMPROBANTE

COMPROBANTE

C

FIN

Actualización Noviembre 2012

103

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

OBJETIVO: CONTROLAR Y INSTITUCION.

ACTUALIZAR

EL

ACTIVO

FIJO

PROPIEDAD

DE

LA

FRECUENCIA: SEMESTRAL NORMAS: 

SE DEBERA REALIZAR UN LEVANTAMIENTO GENERAL POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.



EL INVENTARIO SE REALIZARA UTILIZANDO EL FORMATO INFORME PARA INTEGRACION DE ARCHIVOS DE ACTIVO FIJO.



PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO, EL USUARIO DEBERA PRESENTAR SU FORMATO DE RESGUARDO.



EL USUARIO SE HARA RESPONSABLE DEL DETERIORO, DAÑO O DESTRUCCION POR NEGLIGENCIA DE LOS BIENES A SU CARGO.



LOS RESULTADOS SE REGISTRARAN EN EL REPORTE DE INVENTARIOS, MISMO QUE DEBERA CONTENER LA FIRMA DEL USUARIO Y DE LA PERSONA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES QUE REALIZO LA ACTIVIDAD.

Actualización Noviembre 2012

104

Manual de Procedimientos



SU EJECUCION SE REGULARA CON BASE A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.



EN CASO DE DETERIORO GRAVE, ROBO, PERDIDA, DESTRUCCION O TRANSFERENCIA DE ACTIVO, SE NOTIFICARA AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS Y AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA LA AFECTACION CORRESPONDIENTE.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

105

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Subdirector Administración.

ACTIVIDAD

N O.

de

1

Determina fecha para inventario de activo fijo.

levantamiento

2

Organiza cuadrillas y calendarios de trabajo.

3

Prepara material requerido.

4

Elabora programa económicos.

5

Presenta al Subdirector de Administración programa de trabajo para Vo. Bo.

6

Recibe programa de trabajo.

de

recursos

físico

del

materiales

y

¿Otorgó Vo. Bo.? No: 6-A

Regresa para corrección. Conecta con la actividad número 4. Si:

7

Rubrica documento y devuelve.

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

8

Recibe programa y solicita a la Subdirección de Finanzas recursos materiales y económicos.

Subdirector de Finanzas.

9

Proporciona al Jefe del Departamento de Servicios Generales recursos solicitados.

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

10

Recibe recursos. Pasa el tiempo. Llegada la fecha de levantamiento del inventario.

Departamento de Servicios Generales.

Actualización Noviembre 2012

11

Coordina las actividades del personal de Servicios Generales.

12

Solicita al usuario los resguardos de los bienes a su cargo. 106

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

N O.

ACTIVIDAD

13

Revisa resguardo contra expediente y activo fijo. ¿Existen diferencias? Si:

13-A Solicita sustento para justificación. 13-B Registra diferencia en el formato para levantamiento del inventario de activo fijo. 13-C Firman de conformidad formato correspondiente (usuario y responsable de la actividad). 13-D Realiza ajustes en el sistema de base de datos. 13-E Efectúa canje de la etiqueta y del resguardo que corresponda al activo. 13-F Ejecuta afectación correspondiente. Fin. No:

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

14

Elabora reporte de levantamiento de inventario de activo fijo.

15

Recaba firma de aceptación del usuario en el reporte.

16

Rinde informe al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

17

Integra expediente. Pasa el tiempo.

18

Comprueba gastos ante el Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

107

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

Actualización Noviembre 2012

108

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO 1 JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES PROGRAMA DE TRABAJO

RUBRICA Y DEVUELVE

SUBDIRECCION DE FINANZAS JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE Y SOLICITA RECURSOS

SUBDIRECCION DE FINANZAS

PROPORCIONA LOS RECURSOS

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

PROGRAMA DE TRABAJO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE RECURSOS

LLEGADA LA FECHA DEL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO COORDINA LAS ACTIVIDADES

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

USUARIO DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

SOLICITA

RESGUARDO DE BIENES

2

Actualización Noviembre 2012

109

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO 2

REVISA ACTIVO FIJO CONTRA

RESGUARDO EXPEDIENTE

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

SOLICITA SUSTENTO PARA JUSTIFICACION

NO

ELABORA

REPORTE DE LEVANTAMIENTO

REGISTRA DIFERENCIA

USUARIO RESPONSABLE DE ACTIVIDAD

USUARIO RECABA FIRMA DE ACEPTACION

REPORTE DE LEVANTAMIENTO

FIRMAN DE CONFORMIDAD

JEFE DEL DEPTO. SER. GRALES.

RINDE

JEFE DEL DEPTO. SERVICIOS GENERALES.

INTEGRA

INFORME

EXPEDIENTE

FORMATO PARA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE A.F.

FORMATO PARA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE A.F.

REALIZA LOS AJUSTES EN EL SISTEMA

EFECTUA CANJE EN ACTIVO

ETIQUETA RESGUARDO

COMPRUEBA GASTOS

DEPTO. DE CAJA

EJECUTA AFECTACION CORRESPONDIENTE

FIN FIN

Actualización Noviembre 2012

110

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE CÓMPUTO Y EQUIPO DE TRANSPORTE.

OBJETIVO: DAR DE BAJA LOS BIENES INMUEBLES QUE POR SU ESTADO FISICO O CUALIDADES TECNICAS NO RESULTEN UTILES O FUNCIONALES, LOS EXTRAVIADOS O ROBADOS; LOS QUE SE HUBIEREN DETERIORADO NOTABLEMENTE O DESTRUIDO, O LOS QUE NO SE REQUIERAN PARA EL SERVICIO AL CUAL SE LES DESTINO.

FRECUENCIA: ANUAL

NORMAS: 

DAR CUMPLIMIENTO A LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL CAPITULO V DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES INMUEBLES DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE VERACRUZ Y DEMAS DISPOSICIONES APLICABLES.



LAS BAJAS DE LOS BIENES INMUEBLES DEBEN CONTAR CON LA AUTORIZACION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.



SE DEBERA SOMETER AL CONSEJO DE ADMINISTRACION EL DESTINO FINAL DE LOS ACTIVOS A DAR DE BAJA.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

111

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Subdirector Administración. Director-Gerente.

ACTIVIDAD

N O.

de

Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.

1

Integra expediente de activos propuestos para baja:   

Lista de activos. Fotocopia de facturas. Dictamen técnico.

2

Presenta expediente al Subdirector de Administración para análisis y revisión

3

Analiza expediente e informa al Director-Gerente

4

Presenta expediente al subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas para su Vo. Bo.

5

Analiza información. ¿Otorgó el Vo. Bo.? No:

5-A

Rechaza información. Regresa a la actividad numero 3. Si:

6

Remite al Director-Gerente.

Director-Gerente.

7

Recibe y somete a consideración del Consejo de Administración para autorización y destino final de activos.

Consejo de Administración.

8

Analiza expediente. ¿Autoriza? No:

8-A

Rechaza información. Regresa a la actividad numero 3 Si:

Actualización Noviembre 2012

112

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Director-Gerente.

N O.

9

ACTIVIDAD

Determina destino final del activo en apego a la normatividad vigente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

113

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE INICIO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

LISTADO DE ACTIVOS

INTEGRA EXPEDIENTE

FOTOCOPIA DE FACTURAS DICTAMEN TECNICO

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

PRESENTA

EXPEDIENTE PARA SU ANALISIS

1 SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

DIRECTOR - GERENTE

ANALIZA

EXPEDIENTE

2

DIRECTOR - GERENTE

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS

PRESENTA

EXPEDIENTE

SUBCOMITE

ANALIZA INFORMACION

¿OTORGA Vo.Bo.?

EXPEDIENTE

NO

RECHAZA EXPEDIENTE

1

SI

SUBCOMITE

REMITE

DIRECTOR - GERENTE

EXPEDIENTE

1

Actualización Noviembre 2012

114

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE 1

DIRECTOR - GERENTE

CONSEJO DE ADMINISTRACION

RECIBE Y SOMETE A CONSIDERACION

EXPEDIENTE

CONSEJO DE ADMINISTRACION

ANALIZA EXPEDIENTE

¿AUTORIZA?

NO

RECHAZA INFORMACION

2

SI DETERMINA DESTINO FINAL

FIN

Actualización Noviembre 2012

115

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE BIENES INMUEBLES.

OBJETIVO: CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES PROPIEDAD DE LA INSTITUCION.

LOS

BIENES

INMUEBLES

FRECUENCIA: MENSUAL

NORMAS: 

RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.



SE DEBERA EVALUAR LA NECESIDAD DEL SERVICIO SOLICITADO.



COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.



SE DEBERA ELABORAR COTIZACIONES.



LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DE LOS SUBDIRECTORES DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.



SERAN PROGRAMADOS LOS TRABAJOS DE CONSERVACION MANTENIMIENTO POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

UN

CUADRO

COMPARATIVO

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

DE

LAS

Y

Fecha: 30 de noviembre de 2012

116

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe solicitud de reparación del bien inmueble.

2

Presenta al Subcomité de Adquisición y Obras Públicas de la Institución solicitud. ¿Tiene presupuesto? Si:

2-A

Solicita autorización. No:

3

Evalúa necesidad o prioridad de reparación y solicita autorización.

4

Realiza evaluación y levantamiento físico en el Área solicitante.

5

Elabora croquis requeridas.

Departamento de Servicios Generales.

6

Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.

7

Elabora cuadro comparativo y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

8

Analiza condiciones económicas y técnicas.

9

Turna al Subdirector de Administración cuadro comparativo para tratarlo ante el Subcomité de Adquisición y Obras públicas.

Subcomité de Adquisición y Obras Públicas.

10

Toma decisión e informa al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

11

Solicita anticipo de recursos económicos a la Subdirección de Finanzas contando con el vo. bo. del Subdirector de Administración.

12

Recibe y entrega anticipo al prestador de servicios.

13

Integra paquete de documentos con las cotizaciones y cuadro comparativo.

Actualización Noviembre 2012

indicando

las

especificaciones

117

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Pasa el tiempo. Llegada la fecha. 14

Realiza recepción de trabajos concluidos.

15

Supervisa trabajos realizados.

16

Tramita finiquito ante la Subdirección de Finanzas contando con el Vo. Bo. del Subdirector de Administración.

17

Concluye finiquito con el prestador de servicios y mantiene en archivo cronológico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

118

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES INICIO

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE

SOLICITUD DE REPARACION

PRESENTA AL S.A.O.P.

SOLICITUD DE REPARACION

¿TIENE PRESUPUESTO?

SI

SOLICITA AUTORIZACION

NO EVALUA PRIORIDAD Y SOLICITA AUTORIZACION

REALIZA EVALUACIÓN Y LEVANTAMIENTO FISICO

AREA SOLICITANTE

ELABORA CROQUIS CON ESPECIFICACIONES

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

CONTACTA Y SOLICITA COTIZACION

PROVEEDORES

1

Actualización Noviembre 2012

119

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES 1

ELABORA Y TURNA

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

CUADRO COMPARATIVO

ANALIZA CONDICIONES

TURNA PARA TRATARLO ANTE EL S.A.O.P.

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS (S.A.O.P.)

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION CUADRO COMPARATIVO

TOMA DECISION E INFORMA

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

SOLICITA ANTICIPO CON Vo. Bo.

SUBDIRECCION DE FINANZAS

RECIBE ANTICIPO Y ENTREGA

INTEGRA PAQUETE

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

PRESTADOR DE SERVICIOS CHEQUE

COTIZACIÓNES

CUADRO COMPARATIVO

2

Actualización Noviembre 2012

120

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES 2

/ LLEGADA LA FECHA / REALIZA RECEPCION DE TRABAJOS

SUPERVISA LOS TRABAJOS

TRAMITA PARA Vo.Bo.

SUBDIRECCION DE FINANZAS SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINIQUITO

PRESTADOR DE SERVICIOS CONCLUYE

FINIQUITO

C FIN

Actualización Noviembre 2012

121

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL.

OBJETIVO: SALVAGUARDAR DOCUMENTACION CON VALOR HISTORICO PARA LA INSTITUCION.

FRECUENCIA: DIARIO NORMAS: 

LOS EXPEDIENTES SE MATENDRAN ORDENADOS, CLASIFICADOS Y EN BUEN ESTADO.



LOS EXPEDIENTES PARA ARCHIVO SE RECIBIRAN CONJUNTAMENTE CON LA SOLICITUD RESPECTIVA Y DEBIDAMENTE IDENTIFICADA Y ORDENADA.



SE DEBERA REQUERIR EL FORMATO CORRESPONDIENTE PARA LA SALIDA DE EXPEDIENTES.



LA DOCUMENTACION SE DEPURARA DEPENDIENDO DE NATURALEZA CADA CINCO AÑOS, CON EL TRAMITE RESPECTIVO.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

SU

Fecha: 30 de noviembre de 2012

122

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Encargado General.

de

Archivo

ACTIVIDAD

N O.

1

Mantiene depuración, ordenamiento y clasificación de los documentos archivados.

2

Recibe de las diferentes Áreas, solicitud de préstamo o de ingreso de documentos.

3

Identifica tipo de solicitud. ¿Es préstamo o ingreso de documentos? Préstamo:

3-A

Recibe solicitud (formato).

de

resguardo

de

documentos

3-B

Entrega documentación y conserva solicitud (copia). Pasa el tiempo.

3-C Recibe documentación prestada y cancela solicitud de resguardo. 3-D Se conecta con la actividad número 6. Ingreso: 4

Revisa solicitud, que este debidamente requisitada. ¿Están completos los datos? No:

4-A

Rechaza y devuelve. Regresa a la actividad número 2. Si:

5

Realiza la depuración, ordenamiento y clasificación de la nueva documentación.

6

Integra y acomoda físicamente los documentos en el archivo general. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

123

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL INICIO

ENCARGADO DE ARCHIVO GENERAL

DEPURACION, ORDENAMIENTO Y CLASIFICACION

ARCHIVO EN GENERAL

0

2

SOLICITUD PRESTAMO O INGRESO

RECIBE

IDENTIFICA

¿PRESTAMO O INGRESO?

RECIBE

SOLICITUD DE RESGUARDO

ENTREGA

DOCUMENTACION

PRESTAMO

INGRESO

REVISA REQUISITOS

SOLICITUD DE RESGUARDO

RECIBE Y CANCELA

SOLICITUD DE RESGUARDO

1 1

Actualización Noviembre 2012

124

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL

1

¿ESTAN COMPLETOS?

NO

DEVUELVE

2

SI

1

DEPURA, ORDENA Y CLASIFICA

NUEVOS DOCUMENTOS

INTEGRA Y ACOMODA EN ARCHIVO GENERAL

NUEVOS DOCUMENTOS

FIN

Actualización Noviembre 2012

125

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA.

OBJETIVO: CONTROLAR Y AGILIZAR LA COMUNICACION DE LA INSTITUCION A TRAVES DE LA CORRESPONDENCIA QUE SE ENVIA O RECIBE DE LOS AFILIADOS, SINDICATOS, PROVEEDORES, PRESTADORES DE SERVICIOS Y USUARIOS EN GENERAL.

FRECUENCIA: DIARIO NORMAS: 

LA CORRESPONDENCIA SE DEBERA DE ENTREGAR ANTES DE LAS 13:30 HORAS DEBIDAMENTE REQUISITADA.



SE DEBERAN RELACIONAR, FOLIAR Y COLOCAR LOS TIMBRES CORRESPONDIENTES PARA SER ENTREGADOS EN LAS OFICINAS DE CORREOS (FORMATO DE ENVIOS).



CADA MES SE HARA EL ABASTECIMIENTO CORRESPONDIENTE PARA EL ABASTECIMIENTO DE TIMBRES Y LA COMPROBACION DE LA COMPRA DE ESTOS.



LA CORRESPONDENCIA REMITIDA AL APARTADO POSTAL SERA DISTRIBUIDA AL AREA CORRESPONDIENTE.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

126

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

Encargado de Oficialía de Partes.

N O.

ACTIVIDAD

1

Recibe de las diferentes Áreas la correspondencia.

2

Válida sobres registrados en formato de envíos.

3

Asigna número de folio consecutivo correspondencia (interna y externa).

4

Coloca timbre postal a la correspondencia envía (mediante correo certificado).

5

Presenta correspondencia ante la oficina de servicio postal.

6

Recoge en la oficina de servicio postal la correspondencia remitida a la Institución en las áreas de apartado postal y entrega de documentos.

7

Registra y asigna número de folio consecutivo a la correspondencia recibida, en formato.

8

Turna correspondencia al Área remitida y conserva copia de recibido en archivo cronológico y definitivo.

a

la

que se

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

127

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Actualización Noviembre 2012

128

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE.

OBJETIVO: CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES EL EQUIPO DE TRANSPORTE, VIGILAR EL USO ADECUADO DE LAS UNIDADES, ASI COMO EL EFICIENTE APROVECHAMIENTO DE LOS CONSUMIBLES.

FRECUENCIA: MENSUAL NORMAS: 

LA REVISION DE LAS BITACORAS DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE SE DEBERA REALIZAR EN LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DE CADA MES.



LA CONSERVACION DEL EQUIPO DE TRANSPORTE SE SUGETARA A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DE SERVICIOS GENERALES.



SE DEBERA INFORMAR OPORTUNAMENTE AL JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES DE CUALQUIER ANOMALIA O MAL USO DE LOS VEHICULOS DE LA INSTITUCION.



LA CONTRATACION DE SERVICIOS SE APEGARA A LO DISPUESTO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

129

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Departamento de Servicios Generales.

1

Recibe bitácoras de consumo de combustible y de mantenimiento de equipo de transporte.

2

Revisa bitácora de consumo de combustible. ¿Detectó alguna anomalía? No: Continúa con la actividad No. 3. Si:

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

2-A

Analiza documento y reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

2-B

Recibe información y documento.

2-C Verifica información en bitácora y solicita responsable del vehículo aclare anomalía.

al

¿Se solventó anomalía? Si: Conecta con la actividad No. 3. No: 2-D Reporta al Subdirector de Administración. Subdirector Administración.

de

2-E

Toma medidas correctivas y da instrucciones al Jefe del Departamento de Servicios Generales

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

2-F

Ejecuta instrucciones e informa al responsable del vehículo Fin.

Departamento de Servicios Generales.

3

Revisa bitácora de mantenimiento de equipo de transporte. ¿La unidad requiere mantenimiento?

Actualización Noviembre 2012

130

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

No: Fin. Si:

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

4

Reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

5

Acuerda con el responsable del vehículo fecha para llevar la unidad al servicio automotriz. Pasa el tiempo. Llegada la fecha.

Responsable del Vehículo.

6

Recibe orden de servicio del Departamento de Servicios Generales y entrega unidad al taller automotriz. Pasa el tiempo.

7

Recoge vehículo del taller y checa servicio. ¿Se realizó bien el servicio? No:

7-A

Reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales y regresa vehículo al taller. Regresa con la actividad No. 6. Si:

8

Registra en bitácora, servicio proporcionado a la unidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

131

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

INICIO

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

RECIBE BITACORAS

CONSUMO COMBUSTIBLE

MANTTO. EQUIPO DE TRANSPORTE

CONSUMO COMBUSTIBLE

REVISA BITACORA

A SI

DETECTA ALGUNA ANOMALIA

ANALIZA Y REPORTA ANOMALIA

NO

1

B

REVISA BITACORA

MANTTO. EQUIPO DE TRANSPORTE

NO

¿LA UNIDAD REQUIERE MANTTO.?

JEFE DEPTO DE SERVICIOS GENERALES

FIN

RECIBE INFORMACION Y DOCUMENTOS

CONSUMO COMBUSTIBLE

C VERIFICA INFORMACION Y SOLICITA SE ACLARE ANOMALIA

RESPONSABLE UNIDAD

SI 2

Actualización Noviembre 2012

1

132

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE 1

2

JEFE DEPTO DE SERVICIOS GENERALES

REPORTA

JEFE DEPTO DE SERVICIOS GENERALES

NO

RESPONSABLE DEL VEHICULO

ACUERDO FECHA

SI

¿SE SOLVENTA ANOMALIA?

1

D SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

REPORTA

E TOMA MEDIDAS Y DA INSTRUCCIONES

DEPTO. SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPTO DE SERVICIOS GENERALES

F

RESPONSABLE VEHICULO

RECIBE DOCUMENTO Y ENTREGA UNIDAD AL TALLER

2

EJECUTA INSTRUCCIONES E INFORMA

ORDEN DE SERVICIO

RESPONSABLE DEL VEHICULO

FIN

RECOGE VEHICULO Y CHECA SERVICIO

NO

¿SE REALIZO BIEN EL SERVICIO?

REPORTA Y RECIBE VEHICULO

2

SI 3

Actualización Noviembre 2012

133

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE SERV. GRALES

CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE 3

REGISTRA SERVICIO RECIBIDO

MANTTO. EQUIPO DE TRANSPORTE

FIN

Actualización Noviembre 2012

134

Manual de Procedimientos

ÄREA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de presentar las propuestas de planeación, desarrollo, implementación, control, mantenimiento, actualización y difusión de la normatividad en materia de Tecnologías de la Información e Innovación Tecnológica en la Institución; de coordinar la realización de acciones para su difusión y optimización de los recursos tecnológicos; de impulsar la automatización de actividades de la Institución; de coordinar, desarrollar, consolidar y mantener sistemas computacionales útiles para el soporte de procesos de la Institución; Analizar y proponer las plataformas tecnológicas que serán utilizadas por los empleados de la Institución; de desarrollar y gestionar los programas de capacitación en materia de Tecnologías de la Información.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

135

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMATICOS.

OBJETIVO: AUTOMATIZAR LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DE LAS AREAS USUARIAS MEDIANTE EL DESAROLLO DE SISTEMAS.

FRECUENCIA: EVENTUAL NORMAS: 

SE DEBERAN ANALIZAR LOS OBJETIVOS, ALCANCES, NORMAS Y POLITICAS QUE RIGEN LOS SISTEMAS, A FIN DE ESTABLECER BASES Y METODOLOGIAS PARA SU DESARROLLO.



EN COORDINACION CON LOS USUARIOS, SE ESTABLECERAN LAS RESPONSABILIDADES MUTUAS PARA EL DESARROLLO DE CADA SISTEMA.



EN COORDINACION CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA, EL ENCARGADO DE SOPORTE TECNICO. EVALUARAN LA VIABILIDAD DE LOS PROYECTOS PARA QUE SEAN AUTORIZADOS TANTO POR DIRECTIVOS COMO USUARIOS.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

136

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Informática.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de las Áreas usuarias memorándum de requerimientos de sistematización.

2

Informa al Encargado de Desarrollo de Sistemas los requerimientos solicitados. ¿Se puede atender solicitud? No:

2-A

Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si:

Encargado de Desarrollo de Sistemas.

3

Determina los recursos humanos para dar inicio al estudio de viabilidad.

4

Elabora estudio de viabilidad del proyecto.

5

Realiza reuniones preliminares con los usuarios para evaluar el alcance del proyecto.

6

Formula constancia del estudio de viabilidad mediante minutas de trabajo y documentación del mismo.

7

Turna al Jefe del Departamento de Informática estudio de viabilidad para autorización. ¿Existe viabilidad para su desarrollo? No:

Jefe del Departamento de Informática.

7-A

Reporta los resultados correspondiente.

obtenidos

al

usuario

Si:

Actualización Noviembre 2012

8

Asigna los requerimientos humanos y técnicos.

9

Elabora programa de trabajo.

137

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

AREA Y/O PUESTO

N O.

ACTIVIDAD

10

Define especificaciones del sistema mediante diseño detallado (diagramas de flujo, diccionario de datos y productos del sistema).

11

Elabora definición de cada proceso resultante del diseño detallado.

12

Documenta diseño detallado conforme a los estándares establecidos.

13

Elabora diseño de base de datos, programación y pruebas.

14

Elabora manual del usuario y políticas de operación del sistema.

15

Ejecuta la implementación del sistema.

16

Formula carta de aceptación del sistema.

17

Recaba del Titular del Área usuaria, del Jefe del Departamento de Informática y del Encargado de Desarrollo de Sistemas, firmas en carta de aceptación.

18

Distribuye carta de aceptación de la siguiente manera: Original: Titular del Área usuaria. Copia 1: Jefe del Departamento de Informática. Copia 2: Encargado de Desarrollo de Sistemas.

19

Efectúa la entrega recepción del sistema conforme a la carta aceptación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

138

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Actualización Noviembre 2012

139

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Actualización Noviembre 2012

140

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Actualización Noviembre 2012

141

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACION DE SERVICIOS DE SOPORTE TECNICO. OBJETIVO: ATENDER LAS SOLICITUDES DE INSTALACION, CONFIGURACION Y MANTENIMIENTO DEL HARDWARE Y SOFTWARE REQUERIDO POR LOS USUARIOS. FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS: 

LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO DEBERAN SOLICITARSE POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.



LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO SERAN AUTORIZADAS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Actualización Noviembre 2012

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

142

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

AREA Y/O PUESTO

Jefe del Departamento de Informática.

ACTIVIDAD

N O.

1

Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos técnicos.

2

Informa al Encargado requerimientos técnicos.

de

Soporte

Técnico

¿Existe disponibilidad de tiempo y de viabilidad? No: 2-A

Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si:

3

Establece fecha compromiso.

4

Registra en bitácora las actualizaciones de las configuraciones de hardware y software, cuentas de usuario, plan de seguridad, respaldos y mantenimiento.

5

Elabora calendario de las fechas compromiso.

6

Ejecuta actividades de acuerdo a calendario. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

143

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO

Actualización Noviembre 2012

144

Manual de Procedimientos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DISEÑOS DE IMAGEN.

OBJETIVO: ELABORAR LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEL S.S.T.E.E.V. CON LOS PAQUETES DISPONIBLES.

FRECUENCIA: EVENTUAL

NORMAS: 

LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEBERAN SOLICITARSE POR ESCRITO.



LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN SERAN AUTORIZADOS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.

Elaboró: SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Actualización Noviembre 2012

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

145

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

AREA Y/O PUESTO

ACTIVIDAD

N O.

Jefe del Departamento de Informática.

1

Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos de diseños de imagen impresos.

2

Informa al Encargado requerimientos.

de

Diseño

de

Imagen

¿Existe disponibilidad de tiempo? No: 2-A

Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si:

Encargado Imagen.

de

Diseño

de

3

Establece fecha compromiso.

4

Elabora el servicio de diseño, gratificación y edición con la paquetería comercial disponible.

5

Elabora calendario con las fechas compromiso.

6

Entrega al Área usuaria el servicio de edición impreso. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Actualización Noviembre 2012

146

Manual de Procedimientos

SUB. DE ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE INFORMÁTICA

ELABORACIÓN DE DISEÑO DE IMAGEN

Actualización Noviembre 2012

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Manual de Procedimientos

V .- D I R E C T O R I O

DIRECCIÓN-GERENCIA Lic. Ricardo Olivares Pineda SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS C.P. Jorge A. Carvajal Madero SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Dr. Raymundo E. Flores Lomán SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN C.P. Porfirio R. Jiménez Hernández UNIDAD JURIDICA Lic. Armando I. Lecuona Ramírez CONTRALORÍA INTERNA L.A.E. Alejandro Moctezuma Cano

Actualización Noviembre 2012

148

Manual de Procedimientos

Actualización Noviembre 2012

149

Manual de Procedimientos