MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Marzo de 2009

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE HOJA INTRODUCCIÒN

3

I

OBJETIVO DEL MANUAL

4

II

MARCO JURÍDICO

5

III 1

PROCEDIMIENTOS Para el servicio de fotocopiado

12 12

2

Para el servicio de limpieza

18

3

Para el servicio de vigilancia

24

4

Para el mantenimiento de jardínes

30

5

Para el mantenimiento del parque vehicular

36

6

Para el servicio de de recolección de residuos peligrosos, biológico-infecciosos (RPBI)

42

7

Para la recepción y registro de bienes muebles

48

8

57

9

Para la recepción de solicitudes de asignación de bienes y registro de salida de almacén de activo fijo Para la emisión de reportes de bienes de activo fijo

10

Para el levantamiento del inventario físico de activo fijo

70

11

Para la baja definitiva de bienes muebles

78

12

84

13

Para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN Para la solicitud de bienes muebles y de consumo

14

Para la realización de Licitación Pública

102

15

Para realizar Invitación a cuando menos tres personas

118

16

Para la adjudicación directa por monto

130

17

Para la adjudicación directa por Comité

137

18

Para la formulación de pedidos

144

19

Para la formulación de contratos

155

20

Para elaborar el Programa de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo Para la atención de solicitudes de mantenimiento

168

21

63

93

175

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

22

Para la elaboración del informe mensual de servicios de mantenimiento.

188

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Medicina Genómica (INMEGEN) fue creado como un organismo público descentralizado de la Administración Pública Federal el 20 de julio de 2004. Nace con la finalidad de impulsar la plataforma de la medicina genómica en México y tiene como propósito contribuir al fortalecimiento del Sistema Nacional de Salud y a mejorar el cuidado de la salud de los mexicanos. Con el propósito de delimitar responsabilidades en el ejercicio de las funciones asignadas a las diversas áreas del INMEGEN, a continuación se enuncian los procedimientos correspondientes de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios dependiente de la Dirección de Administración. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios actualmente se integra por los Departamentos de Servicios Generales, Adquisiciones y Mantenimiento; así como las áreas de Activo Fijo y Almacén. Se presenta esta primera versión del manual de procedimientos de esta área, a fin de que sirva de apoyo para el personal que labora en el Instituto, así como para el de nuevo ingreso.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

I.- OBJETIVO DEL MANUAL Difundir las políticas y procedimientos de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Nacional de Medicina Genómica, a fin de que sirva como instrumento técnico de apoyo para la capacitación del personal que labora en dicha área y para conocimiento del personal de nuevo ingreso a la misma.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

II MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 05-II-1917 y sus reformas. Leyes Ley de Planeación D.O.F. 5-I-1983 y sus reformas Ley General de Salud D.O.F. 7-II-1984 y sus reformas Ley General de Protección Civil D.O.F. 12-V-2000 y sus reformas Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 31-VIII-2007 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas Ley Federal de Entidades Paraestatales. D.O.F. 14-V-1986 y sus reformas Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 30-III-2006 y sus reformas Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2002 y sus reformas Ley Federal del Trabajo D.O.F. 1-IV-1970 y sus reformas Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado D.O.F. 31-XII-1975 y sus reformas Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13-III-2002 y sus reformas Ley Federal de Responsabilidad de los Servidores Públicos. D.O.F. 31-XII-2002 y sus reformas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Ley Federal del Procedimiento Administrativo D.O.F. 4-VIII-1994 y sus reformas Ley de los Institutos Nacionales de Salud D.O.F. 26-V-2000 y sus reformas Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2009 D.O.F. 10-XI-2008 Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2009 D.O.F. 28-XI- 2008 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Sector Público D.O.F. 4-I-2000 y sus reformas Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales D.O.F. 26-I-1990 y sus reformas Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 28-VI-2006 y sus reformas Reglamento General de Seguridad e Higiene en el Trabajo D.O.F. 5-VI-1978. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2003 y sus reformas Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Sector Público D.O.F. 13-II-1990 Reglamento de Insumos para la Salud D.O.F. 4-II-1998 Acuerdos Acuerdo que determina los servidores públicos que deberán presentar declaraciones de situación patrimonial en adición a los que se señala en la ley de la materia. D.O.F. 9-IV-1990

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Códigos Código Civil Federal. D. O. F. 28-VIII-2005. Código Penal Federal. D.O.F. 23-XII-1985 Código Federal de Procedimientos Civiles D.O.F. 18-XII-2002. Código Federal de Procedimientos Penales D.O.F. 19-XII-2002. Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 y sus reformas Estatutos Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Autorizado por la Junta de Gobierno. 16-III-2007 Manuales Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Autorizado en Sesión Ordinaria por la Junta de Órgano de Gobierno. 16-III-2008. Planes y Programas Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 D.O.F. 31-V-2007. Programa Nacional de Salud 2007-2012 D.O.F. 16-X-2007. Programa Sectorial de Salud 2007-2012 D.O.F. 14-XII-2007. Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012. D.O.F. 11-XII-2008.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Decretos Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques de la Administración Pública Federal. D.O.F. 05-IX-2007 Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D.O.F. 04-XII-2006 Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública hasta el nivel de Director General en sector centralizado o su equivalente en el sector paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan en sus funciones. D.O.F. 02-IX-1988. Decreto para realizar la entrega-recepción del Informe de los Asuntos a cargo de los Servidores Públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. D. O. F. 14-IX-2005. Acuerdos del Ejecutivo Acuerdo por el que se adicionan y modifican los lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D.O.F. 14-X-2007 Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal. D.O.F. 12-V-2008 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la accesibilidad de las personas con discapacidad a inmuebles federales. D.O.F. 12-I-2004 Acuerdo que establece las disposiciones generales para el Programa de Ahorro de Energía en la Administración Pública Federal. D.O.F. 28-VI-2003

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Acuerdo que establece los montos máximos de renta que las instituciones públicas federales podrán pactar durante el ejercicio fiscal 2009, en los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebren. D.O.F. 31-XII-2008 Acuerdo por el que se fijan criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades en lo referente a los familiares de los Servidores Públicos. D.O.F. 11-II-1983 Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarán en la entrega y recepción de despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y de los servidores públicos hasta el nivel de Director General en el sector centralizado; Gerente o sus equivalentes en el sector paraestatal. D.O.F. 05-IX-1988. Fe de Erratas D.O.F. 20-IX-1988.

Otros ordenamientos jurídicos Oficio Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal. D. O. F. 31-VII-2002. Código de Ética y de Conducta del INMEGEN II Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-X-2005. Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D. O. F. 29-XII-2006. Lineamientos generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 18-VIII-2003. Lineamientos internos para la Clasificación y Desclasificación de la Información del Instituto Nacional de Medicina Genómica. III Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III-2006.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Lineamientos generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 20-II-2004. Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos del Instituto Nacional de Medicina Genómica. V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III-2007. Lineamientos para la Protección y Seguridad de los Sistemas de Datos Personales del Instituto Nacional de Medicina Genómica. V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III-2007. Lineamientos para la Protección de Datos Personales. D. O. F. 30-IX-2005. Normas conforme a las cuales se llevarán a cabo los avalúos y justipreciaciones a que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F. 27-IX-2006 Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal. D.O.F. 28-XII-2007

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 12 de

1.- Servicio de Fotocopiado

197

III.1 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 1.- Servicio de Fotocopiado

Código: Rev.

Hoja: 13 de 197

1.0

Propósito

1.1

Controlar el servicio de Fotocopiado que requieran las áreas que integran el INMEGEN con oportunidad y eficiencia, para el óptimo cumplimiento de sus actividades.

2.0

Alcance

2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas que integran el INMEGEN

2.2

A nivel externo no aplica.

3.0

Políticas de Operación, Normas y Lineamientos

3.1

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará mediante oficio o memorándum a las diferentes áreas del INMEGEN, el volumen de copias que requerirán por mes y por año, con el fin de poder integrar el proyecto de gasto y contribuir al mejor cumplimiento de sus funciones.

3.2

El Departamento de Servicios Generales entregará a las unidades del INMEGEN una clave de acceso a las fotocopiadoras que les permita reproducir el volumen de copias necesario, con lo cual se llevará el conteo de copias, por cada usuario autorizado.

3.3

El Departamento de Servicios Generales realizará mensualmente lectura de todos los equipos para elaborar las estadísticas de consumo por usuario y por área de adscripción.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 14 de

1.- Servicio de Fotocopiado

4.0

197

Descripción del Procedimiento

Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0

Asignación 1.1 La Subdirección de Recursos Materiales y Subdirección de de claves Servicios, asigna clave de acceso por Recursos usuario autorizado. Materiales y Servicios • Claves de acceso

2.0

Recepción de claves

2.1 Recibe mediante oficio, la clave de acceso Área usuaria para el servicio de fotocopiado. •

3.0

Oficio con claves de acceso

Generación 3.1 El usuario teclea clave de acceso y dispone Área usuaria de copias. del servicio de fotocopiado.

4.0 Lectura de Servicio.

4.1 El Jefe del Departamento de Servicios Generales, realiza el levantamiento de lecturas de fotocopiado por usuario y registra en el control establecido. •

5.0 Integración estadística.

Jefe del Departamento de Servicios Generales

Control de uso de fotocopiado

5.1 Elabora estadísticas de consumo de Jefe del fotocopiado, por usuario, por departamento, Departamento de por subdirección y por dirección. Servicios Generales • Estadisticas de consumo por usuario y área

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 15 de

1.- Servicio de Fotocopiado

5.0

197

Diagrama de Flujo

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

USUARIO

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

| Inicio

2

1 ASIGNA CLAVES PARA SERVICIO DE FOTOCOPIADO

RECIBE CLAVE DE ACCESO AL SERVICIO DE FOTOCOPIADO Claves de Acceso

3 TECLEA CLAVE EN EQUIPOS Y DISPONE DEL SERVICIO Oficio con Claves de Acceso

4 REALIZA LECTURAS DE FOTOCOPIADO Control de fotocopiado

5 ELABORA ESTADÍSTICAS DE FOTOCOPIADO Estadísitca de Consumo

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 16 de

1.- Servicio de Fotocopiado

|

197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques por la Administración Pública Federal, DOF 05-09-2007.

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0

Registros

Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Informes mensuales sobre consumo de fotocopiado

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

Formato de Lectura de consumo de fotocopiado

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 17 de

1.- Servicio de Fotocopiado

197

8.0

Glosario

8.1

INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica.

8.2

Servicio.- La Prestación de Servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública.

5.0

Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de actualización 1ª. Versión

6.0

Descripción del cambio

Marzo, 2009

No aplica

Anexos 6.1

Formato sobre el Informe mensual de fotopiado.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 18 de

1.- Servicio de Fotocopiado

197

III.2 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE LIMPIEZA

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 1.- Servicio de Fotocopiado

Código: Rev.

Hoja: 19 de 197

1.0 Propósito 1.1 Conservar en óptimas condiciones de higiene las instalaciones del INMEGEN, mediante el servicio integral de limpieza.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas del INMEGEN.

2.2 A nivel externo no aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 1.- Servicio de Fotocopiado

Código: Rev.

Hoja: 20 de 197

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1.

El jefe del Departamento de Servicios Generales es responsable de elaborar el Programa para el otorgamiento del Servicio de Limpieza Integral en el Instituto; el cual es autorizado por el Director de Administración y el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios, quien implementa el servicio, de conformidad con las necesidades institucionales bajo el procedimiento de licitación pública.

3.2.

El Programa para el otorgamiento del Servicio de Limpieza Integral en el Instituto, debe incluir las especificaciones, distribución de las áreas, número de elementos y la descripción de los materiales, el equipo y accesorios para la limpieza necesarios para cubrir las diversas áreas del Instituto, así como la fecha en que el proveedor deberá hacer entrega de éstos en las instalaciones del INMEGEN.

3.3.

El Jefe del Departamento de Servicios Generales deberá supervisar que el servicio de limpieza se realice conforme al programa autorizado de manera de conservar en estado óptimo las instalaciones del INMEGEN y de conformidad con el contrato de servicios formalizado con el proveedor.

3.4.

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será responsable de verificar el cumplimiento del Programa para el otorgamiento del Servicio de Limpieza Integral en el Instituto, y en su caso, determinar e informar oportunamente sobre la aplicación de sanciones, en caso de incumplimiento del contrato de servicio y normas aplicables.

3.5.

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será responsable de la recepción de las facturas que presente el proveedor, a fin de revisar y verificar que el pago al proveedor se realice, previo cumplimiento del servicio de limpieza y conforme al contrato establecido.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 1.- Servicio de Fotocopiado

Código: Rev.

Hoja: 21 de 197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elabora programa

1.1.Elabora el Programa para el otorgamiento del Departamento Servicio de Limpieza Integral en el Instituto. de Servicios Generales • Programa de Limpieza

2.0 Autoriza Programa

2.1.Autoriza Programa para el otorgamiento del Director de Servicio de Limpieza Integral en el Instituto. Administración •

Programa de Limpieza

3.0 Revisa y envía 3.1. Revisa y envía contrato de servicios para su Subdirector de contrato cumplimiento y supervisión. Recursos Materiales y • Contrato de Servicio de Limpieza Servicios 4.0 Recepción de contrato

4.1 Recibe el contrato de servicios de limpieza Departamento para su aplicación. de Servicios Generales • Contrato de Servicio de Limpieza

5.0 Recepción del 5.1 Recibe facturas y verifica cumplimiento Departamento contrato conforme el Contrato de Servicios de Limpieza. de Servicios Generales • Contrato de Servicio de Limpieza

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 22 de

1.- Servicio de Fotocopiado

197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

| Inicio

ELABORA PROGRAMA DE LIMPIEZA PROGRAMA DE LIMPIEZA

3

2

1

REVISA Y ENVÍA CONTRATO DE SERVICIOS

AUTORIZA PROGRAMA PROGRAMA DE LIMPIEZA

CONTRATO DE LIMPIEZA

4 RECIBE Y APLICA

CONTRATO DE LIMPIEZA

5 VERIFICA CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO CONTRATO DE LIMPIEZA

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 23 de

1.- Servicio de Fotocopiado

|

197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0

Registros

Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Contrato de Servicio

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

8.0

Glosario 8.1 8.2

9.0

INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica Servicio.- La prestación de servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública. Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de actualización 1ª. Versión

10.0

Marzo, 2009

Descripción del cambio No aplica

Anexos 10.1. Formato: Lista de asistencia 10.2. Formato: Conciliación sobre la asignación del personal de limpieza 10.3. Bitácora del personal de limpieza

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:24 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

III.3 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE VIGILANCIA

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:25 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

1.0

Código: Rev.

Propósito 1.1

2.0

El servicio de seguridad y vigilancia será contratado para vigilar los bienes e instalaciones del INMEGEN, así como cuidar el orden y la seguridad de visitantes y empleados.

Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas del INMEGEN.

2.2

A nivel externo no es aplicable.

3.0

Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1

El jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable de elaborar el Programa de Seguridad y Vigilancia del Instituto.

3.2

El Subdirector de Recursos Materiales y Servicios será responsable de la implementación del Programa de Seguridad y Vigilancia del Instituto y de verificar la actualización y emisión de las consignas que debe cumplir el personal de vigilancia.

3.3

El Subdirector de Recursos Materiales y Servicios será el responsable de supervisar que el servicio de vigilancia se realice de acuerdo al contrato y las consignas establecidas.

3.4

El jefe del Departamento de Servicios Generales mensualmente realizará la conciliación de las asistencias del personal de vigilancia, aplicando el descuento de las faltas y la penalización por los servicios no proporcionados.

3.5

El Jefe del Departamento de Servicios Generales verificará que se realice el pago de la factura y de los servicios de vigilancia proporcionados.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:26 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.1.Elabora el programa de vigilancia y consignas de seguridad. • Programa de Vigilancia y Seguridad y de Consignas de seguridad. 1.1 Autoriza el programa de vigilancia y 2.0 Autoriza Proconsignas de seguridad. grama • Programa de Vigilancia y Seguridad y de Consignas de seguridad. 3.0 Verifica su im- 3.1 Ordena y verifica la implementación del Programa de Vigilancia y Seguridad por el Jefe del plementación Departamento de Servicios Generales. • Programa de Vigilancia y Seguridad y de Consignas de seguridad. 4.0 Recepción de 4.1 Recibe programa y contrato de servicios de vigilancia y seguridad para su aplicación. contrato • Contrato de servicios de vigilancia y seguridad. De acuerdo con el contrato de vigilancia, 5.0 Verifica pago 5.1 verifica la plantilla de asistencia del de contrato personal de vigilancia y el cumplimiento de las consignas de seguridad establecidas. • Lista de asistencia. • Reporte de vigilancia • Bitácora de hechos extraordinarios por turnos. 6.1 Mensualmente elabora reporte sobre monto a 6.0 Conciliación pagar y determina descuentos de los tiempos de factura no cubiertos y determina e informa sobre la penalización por los servicios no proporcionados. • Reporte sobre servicios de vigilancia. TERMINA PROCEDIMIENTO 1.0 Elabora Programa.

Departamento de Servicios Generales Dirección de Administración

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

Departamento de Servicios Generales Departamento de Servicios Generales

Departamento de Servicios Generales

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Código: Rev. Hoja:27 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

|

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Inicio

3

2

1 ELABORA PROGRAMA DE VIGILANCIA

AUTORIZA PROGRAMA PROGRAMA DE VIGILANCIA

PROGRAMA DE VIGILANCIA

VERIFICA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA PROGRAMA DE VIGILANCIA

4 RECIBE Y APLICA CONTRATO DE VIGILANCIA

5 VERIFICA PAGO DEL CONTRATO CONTRATO DE VIGILANCIA

6 CONCILIA FACTURAS Y ELABORA REPORTE REPORTE FINAL

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:28 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

|

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Lista de asistencia

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

Parte de novedades

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

8.0 Glosario 8.1 8.2

INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica Servicio.- La prestación de servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:29 de 197

3.- Servicios de Vigilancia

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1Lista de asistencia 10.2Bitácora: Parte de novedades

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:30 de 197

III.4 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE JARDINES

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:31 de 197

1.0 Propósito 1.1 Conservar en óptimas condiciones las áreas verdes y las plantas ornamentales ubicadas en las instalaciones del INMEGEN, mediante el oportuno mantenimiento preventivo y correctivo. 2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas del INMEGEN.

2.2

A nivel externo no aplica

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 El Jefe del Departamento de Servicios Generales es el responsable de elaborar el Programa de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de áreas verdes y plantas ornamentales del INMEGEN. 3.2 El Jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable de supervisar que se dé cumplimiento al clausulado establecido en el contrato de los servicios. 3.3 El Jefe del Departamento de Servicios Generales será responsable de supervisar la prestación de los servicios. 3.4 El Jefe del Departamento de Servicios Generales mensualmente realizará la conciliación de las asistencias del personal contratado, aplicando el descuento por las faltas y la penalización por los servicios no proporcionados. 3.5 El Jefe del Departamento de Servicios Generales será quien autorice el pago de la factura por los servicios proporcionados, previa verificación de los mismos.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:32 de 197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Elabora programa

Actividad

Responsable

1.1. Elabora el Programa de mantenimien- Departamento de to de áreas verdes y plantas de ornato. Servicios Generales •

2.0 Autoriza Programa

Programa de mantenimiento de áreas verdes y plantas de ornato.

2.1. Autoriza programa de mantenimiento Director de de áreas verdes y plantas ornamentales. Administración •

3.0 Envía contrato

Programa de mantenimiento de áreas verdes y plantas de ornato

3.1. Envía, al Departamento de Servicios Subdirector de Generales el contrato de servicios y Materiales y Servicios supervisa su cumplimiento. •

4.0 Recepción del contrato

Contrato de servicios

4.1 Recibe el contrato de servicios de Departamento de Jardinería e implementa servicios. Servicios Generales •

5.0 Verifica cumplimiento del contrato.

Contrato de servicios

5.1. Verifica la prestación del servicio de Jardinería contratado.

Departamento de Servicios Generales

6.0 Concilia factura 6.1. Mensualmente descuenta las faltas Departamento de de personal y los servicios no Servicios Generales y autoriza. proporcionados. 6.2 Recibe y autoriza factura para su pago, archiva copia. • Factura TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Código: Rev. Hoja:33 de 197

4.- Mantenimiento de Jardines

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES |

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Inicio

3

2

1 ELABORA PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

AUTORIZA PROGRAMA PROGRAMA DE VIGILANCIA

PROGRAMA DE M,ANTENIMIEN

VERIFICA IMPLEMENTACIÓN CONFORME CONTRATO PROGRAMA DE MANTEN

4 RECIBE Y APLICA CONTRATO DE MANTENIMIENT

5 VERIFICA CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO CONTRATO DE MANTENIMIENT

6 CONCILIA FACTURAS Y AUTORIZA PAGO FACTURA

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:34 de 197

4.- Mantenimiento de Jardines

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de Conservación

Programa de Mantenimiento de Jardinería

5 años

Contrato de Servicios de Jardinería

5 años

Copia de facturas autorizadas

5 años

Responsable de conservarlo Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

Código de Registro o Identificación única No aplica No aplica No aplica

8.0 Glosario 8.1

INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica

8.2

Servicio.- La prestación de servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:35 de 197

4.- Mantenimiento de Jardines

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de actualización 1ª. Versión

Marzo de 2009

Descripción del cambio No aplica

10.0 Anexos 10.1Lista de asistencia. 10.2Bitácora de servicio.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:36 de 197

III.5 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:37 de 197

1.0 Propósito 1.1

Contar con un documento que permita llevar un adecuado control de mantenimiento preventivo y correctivo de la plantilla vehicular del INMEGEN.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas que integran el INMEGEN

2.2

A nivel externo el procedimiento no aplica.

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable de elaborar el Programa para el control de mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular.

3.2

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable de tramitar el pago de tenencia y verificación de toda la flotilla vehicular del Instituto.

3.3

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable del resguardo de los vehículos que se encuentren asignados a esa área.

3.4

Es responsabilidad del titular del Departamento de Servicios Generales, controlar el uso del parque vehicular, mediante una bitácora por vehículo, la cual deberá contener, destino, servicio prestado, etc.

3.5

Mensualmente, el Jefe del Departamento de Servicios Generales elaborará un reporte por vehículo de los servicios prestados, kilometraje recorrido, gasolina consumida y mantenimiento proporcionado.

3.6

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será responsable de controlar el buen uso del parque vehicular asignado a esa área.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:38 de 197

4.- Mantenimiento de Jardines

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Elabora Programa.

Actividad 1.1

•

2.0 Autoriza Programa

Responsable

Elabora el Programa para el mantenimiento Departamento preventivo y correctivo del parque vehicular de Servicios Generales Programa para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular

2.1 Autoriza el Programa para el mantenimiento Dirección de Administración preventivo y correctivo del parque vehicular. •

Programa preventivo vehicular.

para el mantenimiento y correctivo del parque

3.0 Verifica su im- 3.1 Ordena y verifica la implementación del Pro- Subdirección de plementación grama para el mantenimiento preventivo y correc- Recursos Materiales y Servitivo del parque vehicular cios • Programa para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular 4.0 Recibe progra- 4.1 Recibe programa para su aplicación. Departamento ma e implementa de Servicios • Programa para el mantenimiento Generales preventivo y correctivo del parque vehicular 5.0 Verifica pago 5.1 Concilia factura y verifica que se realice pago. Departamento de factura de Servicios • Factura Generales TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

Código: Rev. Hoja:39 de 197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

| Inicio

3

2

1 ELABORA PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE PARQUE VEHICULAR

AUTORIZA PROGRAMA PROGRAMA DE MANTENIMIENT

PROGRAMA DE MANTENIMIEN

VERIFICA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA PROGRAMA DE MANTENIM.

4 RECIBE Y APLICA

PROGRAMA DE MANTENIMIENT

5 VERIFICA PAGO DE FACTURA FACTURA

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:40 de 197

4.- Mantenimiento de Jardines

|

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Responsable de Conservación conservarlo

Programa para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular

5 años

Copia de facturas pagadas

5 años

8.0

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

Código de Registro o Identificación única No aplica

No aplica

Glosario 8.1 8.2 8.3

INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica. Servicio.- La Prestación de Servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública. Bitácora.- Documentos en el que se anota la plantilla del parque vehicular para efectos de control los datos estadísticos del uso de cada unidad propiedad del INMEGEN

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

4.- Mantenimiento de Jardines

9.0

Código: Rev. Hoja:41 de 197

Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

Código: Rev.

Hoja: 42 de 197

III.6 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS, BIOLÓGICO-INFECCIOSOS (RPBI)

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

Código: Rev.

Hoja: 43 de 197

1.0 Propósito 1.1

Proporcionar el servicio de recolección, traslado, tratamiento y disposición final de residuos peligrosos, biológico-infecciosos (RPBI) generados en las instalaciones del INMEGEN, acatando lo establecido en los diversos ordenamientos y disposiciones vigentes que resulten aplicables.

2.0 Alcance 2.1 2.2

A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas del INMEGEN. A nivel externo el procedimiento no aplica

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1

El Departamento de Servicios Generales es responsable de elaborar el Programa del Servicio de Recolección de residuos peligrosos, biológicoinfecciosos (RPBI).

3.2

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será el responsable de supervisar que se dé cumplimiento al clausulado establecido en el contrato del servicio de (RPBI).

3.3

El Jefe del Departamento de Servicios Generales será responsable de supervisar la prestación del servicio de (RPBI).

3.4

El Departamento de Servicios Generales mensualmente realizará la conciliación de los servicios prestados, aplicando la penalización por los servicios no proporcionados.

3.5

El Departamento de Servicios Generales será quien autorice el pago de la factura por los servicios proporcionados.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 44 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Verificación del contrato

Actividad

1.1 Elabora el Programa del Servicio de Departamento de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico- Servicios infecciosos (RPBI). Generales •

2.0 Autoriza Programa

Responsable

Programa del Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológicoinfecciosos (RPBI).

2.1 Autoriza programa de RPBI y envía para su Director de cumplimiento. Administración •

Programa del Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológicoinfecciosos (RPBI).

3.0 Envía contrato

3.1 Recibe programa y envía junto con el Subdirector de contrato de servicios para su cumplimiento. Materiales y Servicios • Contrato de servicios

4.0 Recepción del contrato

4.1 Recibe el contrato de servicios de RPBI y aplica. •

Contrato de servicios

Departamento de Servicios Generales

5.0 Verifica cumplimiento del contrato.

5.1 Verifica se realice el servicio de Departamento de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico- Servicios infecciosos (RPBI). Generales

6.0 Concilia y autoriza pago de factura.

6.1 Mensualmente revisa los manifiestos por Departamento de servicios proporcionados, conciliando con la Servicios factura a pagar. Generales •

Factura TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

Código: Rev.

Hoja: 45 de 197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

| Inicio

3

2

1 ELABORA PROGRAMA (RPBI).

AUTORIZA PROGRAMA (RPBI).

PROGRAMA DE (RPBI).

PROGRAMA DE (RPBI).

VERIFICA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA PROGRAMA DE (RPBI).

4 RECIBE Y APLICA

PROGRAMA (RPBI).

5 VERIFICA SE REALICE LA RECOLECCIÓN (RPBI).

CONTRATO DE SERVICIOS

6 CONCILIA FACTURAS Y AUTORIZA PAGO

FACTURA

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 46 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

|

197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Norma Oficial Mexicana NOM-087-ECOL-SSA1-2002, Protección ambiental-Salud ambiental-Residuos peligrosos biológico-infecciosos-Clasificación y especificaciones de manejo

No aplica

7.0 Registros

Registros Programa del Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológicoinfecciosos (RPBI).

Contrato de Servicio

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 47 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

8.0 Glosario INMEGEN- Instituto Nacional de Medicina Genómica. Residuos peligrosos. Todos aquellos residuos que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables y biológico-infecciosas, que representan un peligro para el equilibrio ecológico o el ambiente; mismos que serán manejados en términos de la propia ley, su Reglamento y normas oficiales mexicanas que expida la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales previa opinión de diversas dependencias que tengan alguna injerencia en la materia, correspondiéndole a la SEMARNAT su regulación y control.

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo de 2009

No aplica

10.0 Anexos No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 48 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

III.7 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE BIENES MUEBLES

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

Código: Rev.

Hoja: 49 de 197

1.0 Propósito 1.1 Establecer un control estricto en la recepción y registro de entrada de bienes

muebles en el almacén de activo fijo verificando que los mismos cumplan con lo establecido en los pedidos fincados a los proveedores, así como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen al almacén de activo fijo del Instituto, con la finalidad de mantener actualizada la información relativa al patrimonio del Instituto, es responsabilidad del área mantener la custodia y actualizados los resguardos de todos los bienes.

2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable 3.0 Políticas de operación, normas y líneamientos 3.1

El responsable del área de activo fijo, deberá verificar en el sistema de activo fijo”, en forma oportuna y permanente, el registro de todas las entradas de bienes muebles al Instituto.

3.2

El responsable del área de activo fijo deberá solicitar a los proveedores que invariablemente entreguen los bienes muebles la presentación de la siguiente documentación: pedido correspondiente y factura en original y cuatro copias.

3.3

La recepción de los bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como; marca, accesorios, descripción, precio, calidad requerida, cantidades solicitadas, etcétera.

3.4

El responsable del área de activo fijo conjuntamente con el área solicitante, realizará la verificación de los bienes recepcionados, con la finalidad de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos, en caso de detectar alguna de estas situaciones se procederá como indica el Punto 9, Capítulo VII, de las “Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN”. CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

Código: Rev.

Hoja: 50 de 197

3.5

El encargado del área, para la recepción de bienes muebles deberá apoyarse con el área usuaria, para que valide las caracteristicas de los bienes, y que estos se apeguen a lo solicitado en el contrato o pedido.

3.6

Posterior a la recepción física de los bienes, el personal auxiliar del área del activo fijo, procederá a registrar la nota de entrada al sistema de activo fijo, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido y copia de la factura.

3.7

Elaborado el registro de entrada en el sistema de activo fijo, el personal auxiliar del área de activo fijo deberá verificar y validar la correcta captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.

3.8

Será responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del área de activo fijo, el inmediato acomodo de los bienes recepcionados, así como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto dichos bienes, sean entregados a los usuarios finales.

3.9

Los primeros cinco días de cada mes, el responsable del área de activo fijo, hará entrega mensual de las notas de entrada de bienes muebles a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, y al Departamento de Adquisiciones.

3.10

Los primeros cinco días de cada mes, el responsable del área de activo fijo, hará entrega mensual de las notas de salida y resguardos debidamente firmados de bienes muebles a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

3.11

Los primeros cinco días de cada mes, el responsable del área de activo fijo, hará entrega mensual de las bajas definitivas de bienes, debidamente firmadas con los soportes documentales “dictámen técnico del área competente” a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

3.12

En los meses de julio y enero de cada año, el responsable del área de activo fijo, hará la conciliación del valor de los activos fijos del INMEGEN, considerando las entradas y bajas definitivas de los bienes muebles, obteniendo la validación de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 51 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Recibe copia del pedido de bienes muebles adquiridos. 2.0 Revisión de factura para entrega de bienes.

Actividad

Responsable

1.0 Envía copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) Departamento de Adquisiciones fincados a proveedores. • Pedidos y/o contratos 2.1 Recibe copia de los pedidos y/o contratos y verifica contra factura original, del proveedor la Responsable del que debe cumplir con los datos, fiscales, Área de activo administrativos y técnicos de acuerdo al pedido. fijo • Factura NO Cumple: Entrega factura, al proveedor para su corrección. (regresa a la actividad núm. 1 SI cumple: procede a la recepción de los bienes.

3.0 Recepción de bienes.

4.0 Verifica bienes muebles.

3.1 En las fechas preestablecidas recibe los bienes relacionados en (los) pedido(s) y/o contrato(s), así como las facturas o remisiones que los amparan. • Copia de pedido y/o contrato • Factura o remisión 4.1 Extrae del archivo el pedido y/o contrato y verifica que los bienes que le están siendo entregados, sean concordantes a los estipulados en el pedido, facturas o remisiones. PROCEDE: NO: Rechaza y no recibe los bienes que incumplan con lo solicitado indicándole al proveedor, las causas que motivaron este hecho. Regresa a la actividad núm.2.0.

Responsable del Área de activo fijo

Responsable del Área de activo fijo

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 52 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

SI: Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o remisión; plasma la firma y nombre del encargado de activo fijo, se obtiene copia de la misma, adjuntando a la copia del pedido y devuelve el original de la factura o remisión al proveedor. •

Factura o remisión

5.1 Ingresa al sistema “de activo fijo, captura y hace efectiva la entrada de bienes, procede a emitir la nota de entrada al almacén, para trámite de pago al proveedor. •

5.0 Ingresa al sistema y emite nota de entrada

Nota de entrada 0/3 copias

Original al proveedor 1ª. Copia.- para el expediente consecutivo de entradas. 2ª. Copia.- para el expediente de pedidos (departamento de adquisiciones). 3ª. Copia.- para la Subdirección de Recursos Financieros

6.0 Verifica la entrega mensual de notas de entrada

6.1 Al finalizar el mes reciben memorándum del área de activo fijo, con relación de las notas de entrada de activo fijo y reciben copias de dichas notas. • Nota de entrada • Memorándum

Auxiliar de almacén de activo fijo

Áreas de Adquisiciones y recursos financieros

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 53 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

7.1 Instruye al personal auxiliar de almacén 7.0 Instruye sobre Responsable del para resguardar lo bienes recepcionados, en el acomodo de Bienes Área de activo fijo almacén de activo fijo. 8.0 Supervisa periódicamente

8.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y elaboración de resguardos de los bienes recepcionados, hasta en tanto son entregados a los usuarios finales.

Área de activo fijo

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 54 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

5.0 Diagrama de Flujo ACTIVO FIJO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

INICIO

Inicio

Recibe copia de pedido o contratos

Envía copia de pedido

Verifica Datos de Factura

Datos completos en Factura

No

Entrega Factura para corrección

Si Recepción de bienes

Verifica bienes

Cumple con las especificaciones

No Devuelve a Proveedor

Si 5 Recibe bienes

Captura Información y elabora nota de entrada

Relación de Notas de Activo Fijo

Supervisa el resguardo de bienes en el Almacén

FIN

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 55 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

| |

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008 Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica No aplica

Manual del Sistema de activo fijo

No aplica

7.0 Registros Código de Registro o Identificación única

Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Nota de entrada al activo fijo

5 años

Responsable del Área de Activo fijo

No aplica

8.0 Glosario 8.1 Solicitud de asignación.- Documento a través del cual las áreas solicitan la asignación de los bienes. 8.2 Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de activo fijo, que ampara la recepción y registro de los bienes muebles al almacén de activo fijo. 8.3 Sistema “activo fijo”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 56 de

6.- Servicio de Recolección de Residuos Peligrosos, Biológico-Infecciosos (RPBI)

197

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1Nota de entrada de activo fijo.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

Código: Rev. Hoja:57 de 197

III.8 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE ASIGNACIÓN DE BIENES Y REGISTRO DE SALIDA DE ALMACÉN DE ACTIVO FIJO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

Código: Rev. Hoja:58 de 197

1.0 Propósito 1.1 Dar a conocer el procedimiento de recepción de solicitudes de asignación y entrega de los bienes requeridos por las áreas solicitantes del Instituto, con la finalidad de que éstas cuenten con los bienes necesarios para realizar eficáz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas.

2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área del activo fijo. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Solamente el personal autorizado en el catálogo de firmas correspondiente podrá solicitar bienes al área del almacén de activo fijo. 3.2 El responsable del área de Activo fijo actualizará anualmente o cuando se requiera por baja y/o alta de personal, el catálogo de firmas del personal autorizado para solicitar bienes del almacén de activo fijo. 3.3 Las distintas áreas del Instituto, únicamente podrán solicitar al área de activo fijo la asignación de bienes dentro de los horarios establecidos. 3.4 Las solicitudes de asignación podrán realizarse de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. y de 15:00 a 16:00hrs, mismas que serán verificadas y atendidas por el personal de activo fijo. 3.5 La entrega de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplen y son coincidentes con las características y cantidades señaladas en la solicitud de asignación, así como de que en dicho documento, está plasmada la firma de recibido por parte de la persona autorizada en el catálogo de firmas elaborado para tal fin.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

Hoja:59 de 197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Solicitud de asignación de bienes.

2.0 Solicitudes de asignación autorizadas por atender.

Actividad

Responsable

1.1 Recibe solicitud de asignación de bienes por parte del usuario. • Solicitud de asignación de bienes 2.1 Analiza solicitudes de asignación de bienes efectuadas por el personal autorizado en el catálogo de firmas para solicitar bienes del almacén de activo fijo. 2.2 verifica existencias del bien y analiza si procede la entrega. PROCEDE NO: Informa al área usuaria motivo por el que no se atiende su solicitud de asignación. SI: Instruye al personal auxiliar del área de activo fijo se prepare el resguardo. • Resguardo del bien asignado

Responsable del Área de activo fijo

Responsable de Almacén del Área de Activo Fijo

3.1 Prepara el bien mueble solicitado. 3.2 Entrega al usuario el bien requerido y Responsable del solicita firma del resguardo por la persona Área de activo fijo resguardataria del bien asignado. • Resguardo de bienes

3.0 Entrega de bienes.

4.0 Formalización del resguardo 5.0 Control de resguardos de bienes

4.1 El usuario recibe el(os) bien(es) y firma de conformidad. • Resguardo de de bienes 5.1 Verifica y archiva el original del resguardo debidamente requisitada (firmada), en el expediente correspondiente. • Resguardo de bienes

Áreas usuarias

Auxiliar de Almacén del Área de Activo Fijo

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

Hoja:60 de 197

5.0 Diagrama de Flujo ÁREA DE ACTIVO FIJO

ÁREA USUARIA

|

INICIO

1 Entrega solicitud de bienes

2 Recibe solicitud de asignación de bienes 2 Analiza solicitud

No Informa al área usuaria motivo de rechazo

Cumple con autorización ?

Si 3 Entrega bien solicitado 4 Formaliza resguardo y envía

Resguardo de Bienes Muebles 5

Control de resguardos

FIN

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Firma Fecha

Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

|

Hoja:61 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008

No aplica

Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica

Manual del Sistema de Activo fijo

No aplica

Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Vale de Resguardo

5 años

Responsable de conservarlo Responsable del Área de Activo Fijo

Código de Registro o Identificación única No aplica

8.0 Glosario 8.1

8.2

8.3

Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la solicitud y recepción de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes áreas del Instituto. Catálogo de firmas.- Documento en el cual se encuentra el nombre, puesto y firma autógrafa del personal autorizado por los directores de Área, para retirar materiales e insumos de los almacenes Sistema “activo fijo”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 8.- Recepción de Solicitudes de Asignación de Bienes y Registro de Salida de Almacén de Activo Fijo.

Código: Rev. Hoja:62 de 197

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1. Vale de Resguardo 10.2. Catálogo de firmas

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:63 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

III.9 PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE REPORTES DE BIENES DE ACTIVO FIJO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

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Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

Código: Rev. Hoja:64 de 197

1.0 Propósito 1.1

Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera, mensual o cuando se requiera, el área de activo fijo, a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Adquisiciones, o en su caso para áreas fiscalizadoras que los solicitan.

2.0Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del almacén de activo fijo. 2.2 A nivel externo no es aplicable.

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 El responsable del área de activo fijo, en los plazos establecidos y de manera correcta, deberá emitir los reportes que son generados del sistema de activo fijo, los cuales se harán llegar a las áreas correspondientes, a través de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. 3.2 El responsable del área de activo fijo, deberá respaldar, en medios magnéticos, toda la información que se generen del Sistema de activo fijo e, igualmente, conservar copia de los reportes que emita. 3.3 El responsable del área de activo fijo, previo a la emisión de reportes, deberá verificar, comprobar y validar la correcta captura de la información contenida en los documentos fuente, así que los registros individuales de los bienes hayan sido afectados adecuadamente. 3.4 El responsable del área de activo fijo, deberá conciliar mensualmente, las cifras contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de contabilidad y, en su caso, aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha conciliación.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:65 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

1.0 Emisión de reportes.

2.0 Elabora conciliación con adquisiciones

Actividad

Responsable

1.1 Emite listados previos de los reportes que son generados de manera permanente o mensualmente, tales como: • Reporte de movimientos, • Entradas al almacén de activo fijo, • Reporte de bienes de activo fijo por partida presupuestal, • Reporte de existencias de el almacén, • Reporte de nulo movimiento, etc.

Responsable de Almacén de Activo Fijo

1.2 Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y servicios. • Listado de Notas de Entrada por partida • Listado de resguardos elaborados y firmados • Reporte valor del activo por partida presupuestal • Reporte valor del activo por dirección de área • Reporte valor del activo por resguardatario 2.1 Conjuntamente con el departamento de adquisiciones, concilian los pedidos formalizados. Existen diferencias? Si: Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que Responsable del correspondan para su corrección Área de Activo No: Obtiene firma de conformidad en la Fijo conciliación por parte del departamento de adquisiciones. 2.2 Emite reportes definitivos, respalda la información de losmismos en medios magnéticos y archiva listados previos. CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:66 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

  

3.0 Efectúa conciliación con el área de contabilidad

Relación de Pedidos Listado de Notas de Entrada por partida Conciliación

3.1 Con el departamento de contabilidad concilia las cifras contenidas en los reportes contra las consignadas en los registros contables y, en su caso, determina diferencias. Existen diferencias? No: Obtiene firma de conformidad en la conciliación por parte del Depto. de Contabilidad. Si: Aclara las diferencias determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos. 3.2 Emite reportes definitivos, respalda la información de los mismos en medios Responsable del magnéticos y archiva listados previos. Área de Activo • Relación de pedidos Fijo • Listado de notas de entrada por partida • Listado de Resguardos • Conciliación TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:67 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

5.0Diagrama de Flujo ALMACÉN DE ACTIVO FIJO

|

ÁREA DE ACTIVO FIJO

Inicio

1

2

EMITE LISTADOS

CONCILIA CON EL ÁREA DE ADQUISICS

LISTADOS

EMITE REPORTES DEFINITIVOS REPORTES

CONCILIA CON EL ÁREA DE CONTABILIDAD

ENVIA CARPETAS A LA SRM REPORTES

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:68 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

|

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008

No aplica

Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica

Manual del Sistema de Almacén “activo fijo”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Nota de Entrada

5 años

Responsable del Área de Activo Fijo

No aplica

8.0 Glosario 8.1 Sistema de Activo Fijo- Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes adquiridos por el Instituto. 8.2 Reportes- Listados de Notas de Entrada al Almacén de Activo Fijo, Resguardo de Bienes asignados, listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el Sistema de Activo Fijo.

CONTROL DE EMISIÓN

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Autorizó:

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Lic. Mario Campesino Romeo

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:69 de 197

9.- Emisión de Reportes de Bienes de Activo Fijo

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo de 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1Reporte “Valor del Inventario por partida presupuestal”

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

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Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

Código: Rev. Hoja:70 de 197

III.10 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVO FIJO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

Código: Rev. Hoja:71 de 197

1.0 Propósito 1.1

Contar con un documento que sirva de guía para la toma física de bienes muebles, existente en el almacén de activo fijo y bienes asignados al personal del Instituto, y como instrumento para la inducción del personal que interviene en dicho proceso, así como garantizar que los controles y procedimientos utilizados para dicha toma física, sean óptimos, eficaces y eficientes.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del Almacén de activo fijo.

2.2

A nivel externo no aplica

3.0

Políticas de Operación, Normas y Lineamientos

3.1

El responsable del área de almacén de activo fijo, tendrá la obligación de efectuar, por lo menos una vez al mes, pruebas selectivas de cuando menos 2 de los resguardos de bienes firmados, a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.

3.2

El responsable del área de activo fijo, deberá coordinar la toma física de los bienes existentes en el almacén de activo fijo.

3.3

La toma física del activo fijo existente en el almacén, invariablemente se deberá efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal.

3.4

El responsable del área de activo fijo, previo a la toma del inventario, deberá verificar que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a entradas y salidas, y que estén debidamente actualizados los registros de los bienes ubicados en almacén de activo fijo.

3.5

El responsable del área de activo fijo, previo al levantamiento del inventario de activo fijo, deberá elaborar relaciones de los bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las cuales contendrán el nombre de los mismos, su clave, cantidad de bienes, costo unitario y costo total:

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

  

Código: Rev. Hoja:72 de 197

Por nulo movimiento.- se señalará el período a partir del cual no hayan tenido movimiento los bienes que se indiquen. Por obsolescencia. Para baja definitiva.

3.6

El personal auxiliar de almacén de activo fijo conjuntamente con el responsable del área, con la debida anticipación a la toma de los inventarios físicos, deberá: • Etiquetar todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén de activo fijo. • Obtener del sistema de activo fijo, un listado de los bienes existentes en el almacén que contenga la clave CABM, descripción del bien, cantidad, unidad de medida, precio unitario y importe total.

3.7

El encargado del área de activo fijo, deberá coordinar al personal auxiliar que participará en el levantamiento físico de los bienes existentes en el almacén.

3.8

Con la información contenida en el listado, comprobará que sean coincidentes las cifras resultantes del conteo y en caso de existir diferencias, conjuntamente con el personal responsable del conteo, llevará a cabo la aclaración correspondiente por escrito, con soporte documental.

3.9

Al finalizar el inventario, concluirá el requisitado de las cedulas, en el que certifique que la totalidad de los bienes en el almacén fueron inventariados.

3.10

El responsable del área del activo fijo, turnará a la Subdirección de Recurso Materiales y Servicios, el listado que contiene el resultado del inventario físico de bienes, a fin de que ésta lleve a cabo los trámites de ajuste correspondientes.

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

Código: Rev. Hoja:73 de 197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.1 Elabora y presenta para su autorización el Responsable del 1.0 Elabora programa programa de levantamiento de activo fijo área de activo fijo de levantamiento de • Programa de Levantamiento de activo fijo Activo Fijo 2.1 Autoriza programa de levantamiento de Activo Fijo y da instrucciones para su Subdirector de Recursos 2.0 Autoriza programa cumplimiento Materiales y • Programa de Levantamiento de Servicios Activo Fijo 3.0 Emite listado de bienes existentes en almacén

3.1 Ingresa al sistema de activo fijo y emite listado de bienes existentes en almacén de Responsable de activo fijo. área de activo fijo • Listado de bienes existentes

4.1 Realiza el conteo de bienes existentes fisicamente en el almacén de activo fijo. 4.2 Lleva a cabo el comparativo de las cifras resultantes del levantamiento fisico y en su caso, determina diferencias. PROCEDE: NO: 4.0 Lleva a cabo Responsable de comparativo de Conjuntamente con la persona responsable área de activo fijo cifras del conteo de efectuar el conteo, aclara las diferencias y asienta la cifra definitivaen el formato vs. existencias establecido. SI: Firma el listado base, concluye el requisitado del listado de bienes inventariados e informa a la Subdirección de Recursos Materiales y servicios. CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

Código: Rev. Hoja:74 de 197

5.1 Integra carpeta con los siguientes anexos: • Bienes de nulo movimiento • Bienes en mal estado • Bienes existentes en almacén 5.0 Integra carpeta de • Comparativo, sobrantes, faltantes, Responsable de resultados valuación del inventario físico área de activo fijo • Resguardos firmados y pendientes de firma • Valor de inventario por partida presupuestal TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:75 de 197

10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

5.0 Diagrama de Flujo ÁREA DE ACTIVO FIJO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Inicio

|

1

2

ELABORA PROGRAMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

AUTORIZA PROGRAMA

PROGRAMA DE ACTIVO FIJO

3 EMITE LISTADO

LISTADO DE BIENES

4 REALIZA INVENTARIO Y DETERMINA DIFERENCIAS

INVENTARIO

EXISTEN DIFERENCIAS ?

5 INTEGRA CARPETAS

6 ENVIA CARPETAS A LA SRM

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

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Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

|

Código: Rev. Hoja:76 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008

No aplica

Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F 11-XI-2004

No aplica

Manual del Sistema de Almacén “activo fijo”

No aplica

Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios

No aplica

7.0 Registros Registros Inventario Físico de Activo Fijo

Tiempo de Responsable de Conservación conservarlo Responsable del 5 años Área de Activo Fijo

Código de Registro o Identificación única No aplica

8.0 Glosario 8.1 Sistema “activo fijo”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica. 8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacén de activo fijo, listado de bienes asignados, listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacén.

CONTROL DE EMISIÓN

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Lic. Julio Castillo Vinalay

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:77 de 197

10.- Levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo

9.0 Cambios de esta versión Número de revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo de 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1Listado de existencias en Almacén de Activo Fijo. 10.2Bitácora de servicio.

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:78 de 197

11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

III.11 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

Código: Rev. Hoja:79 de 197

1.0 Propósito 1.1

Contar con un procedimiento para la recepción y registro de bienes para baja definitiva que por distintas causas son entregados al área de almacén de activo fijo por las distintas áreas que integran el Instituto.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable es aplicable al personal del Área de Activo fijo y al personal autorizado en el catalogo de firmas para solicitar baja de bienes del almacén de activo fijo.

2.2

A nivel externo el procedimiento no aplica.

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 Las áreas del Instituto, podrán solicitar la baja definitiva de bienes muebles al área de activo fijo cuando justifiquen técnicamente el motivo de su baja. 3.2 El área de activo fijo verificará que los bienes para baja definiva sea el mismo bien que se encuentra resguardado por el solicitante. 3.3 El área de activo fijo deberá integrar la documentación necesaria para realizar el procedimiento de baja definitiva del bien. 3.4 El área de activo fijo deberá actualizar los registros en el sistema de activo fijo de los bienes dados de baja. 3.5 El área de activo fijo integrará la documentación soporte para trámitar ente la subdirección de recursos financieros el registro contable correspondiente.

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:80 de 197

11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Recepción de 1.1 Envía solicitud de baja definitiva del bien. solicitud de baja • Solicitud de baja definitiva 2.1 Recibe y analiza.

Área Usuaria

No procede: Se hace la devolución al área requirente, para su corrección. Si procede: Modifica el resguardo excluyendo el bien para baja. 2.2 Procede al retiro del bien del área usuaria, ingresandolo al almacén de activo fijo. 2.2 Solicita el dictámen técnico por parte del área responsable de emitir este documento, en el que determina si procede o no la baja 2.0 Recepción del definitiva. Responsable del bien para baja No procede: Se resguarda en el almacén de activo fijo activo fijo y se pone a disposición para su reasignación. Si procede: lo almacena en el área del almacén de bienes para baja definitiva y lo da de baja de los bienes activos. 2.3 Integra el bien dado de baja al paquete de bienes para baja definitiva y procede al proceso de desincorporación de los mismos. 2.4 Realiza el procedimiento de desincorporación de bienes y turna documentación soporte al departamento de contabilidad. TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:81 de 197

11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

5.0 Diagrama de Flujo ÁREA DE ACTIVO FIJO

ÁREA USUARIA Inicio

|

1 ENVÍA SOLICITUD DE BAJA SOLICITUD DE BAJA

2 RECIBE Y ANALIZA SOLICITUD DE BAJA

PROCEDE??

MODIFICA RESGUARDO

RESGUARDO

PROCEDE DICTAMEN?

INTEGRA CARPETAS

REALIZA PROCEDIMIENTO DE DESINCORPORACIÓN

Fin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:82 de 197

11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

|

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica

Manual del Sistema de Almacén “activo fijo”

No aplica

7.0 Registros

Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Resguardo

5 años

Responsable del Área de Activo Fijo

No aplica

Nota de Baja

5 años

Responsable del Área de Activo Fijo

No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 11.- Baja Definitiva de Bienes Muebles

Código: Rev. Hoja:83 de 197

8.0 Glosario 8.1 Solicitud de baja definitiva: Documento emitido por el área usuaria en el que solicta la baja del bien asignado. 8.2 Nota de baja definitiva: Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la baja del bien 8.3 Sistema “activo fijo”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto.

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1Solicitud de Baja del Bien

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 84 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

III.12 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 85 de 197

1.0 Propósito 1.1

Contar con un elemento rector en el que se señalen claramente los bienes y servicios que previsiblemente adquirirá y/o contratará el Instituto, señalando además las cantidades y montos a erogar.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes.

2.2

A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios la integración ddel Programa Anual Estimado de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN, del siguiente ejercicio y del que abarque más de un ejercicio presupuestal; así como de la actualización y difusión del programa definitivo, a más tardar el 31 de marzo del ejercicio fiscal vigente.

3.2

Será responsabilidad del Departamento de Adquisiciones del Instituto, elaborar e integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN, conforme a los objetivos institucionales, el programa de necesidades de las diversas áreas del Instituto y al presupuesto autorizado.

3.3

El Director de Administración deberá verificar la remisión del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN a la Secretaría de Economía y una vez obtenida la autorización respectiva verificar su difusión, a más tardar el 31 de marzo de cada año.

3.4

El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN, que se remita a la Secretaría de Economía tendrá carácter informativo y no presupondrá compromiso alguno de contratación. (artículo 21 de la Ley).

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

3.5

Código: Rev.

Hoja: 86 de 197

Durante su vigencia, el Programa podrá ser adicionado, modificado, suspendido o cancelado, conforme a las necesidades que surjan del Instituto, sin responsabilidad alguna de la entidad. (artículo 21 de la Ley).

CONTROL DE EMISIÓN

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Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 87 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Elaboran programa de necesidades

2.0 Recibe programa y turna

Actividad

Responsable

1.1 Elaboran Programa de necesidades de bienes consumo, lo autoriza el titular de la Dirección Adscripción del área requirente y lo remiten a Dirección de Administración. • Programa de necesidades de bienes consumo

de de Áreas la Sustantivas, y de Apoyo. de

2.1 Recibe programa anual de necesidades, de las áreas y turna para su costeo a la Subdirección de Recursos Financieros. Al mismo tiempo, solicita a almacenes validar existencias. • Programa de necesidades de bienes de consumo

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

3.0 Informa de 3.1 Almacén recibe e informa existencias y costos Área de Almacén existencias y promedios de los bienes requeridos. costos • Programa de necesidades de bienes de consumo 4.0 Remite presupuesto

5.0 Recibe y remite 6.0 Recibe y verifica

4.1 Recibe programa y remite presupuesto autorizado Subdirección de para el ejercicio por la Subdirección de Recursos Recursos Financieros Materiales y Servicios. • Programa de necesidades de bienes de consumo y presupuesto autorizado 5.1 Recibe presupuesto y remite al Departamento de Subdirección de Recursos Adquisiciones para su observancia. y • Programa de necesidades de bienes de Materiales Servicios consumo y presupuesto autorizado 6.1 Recibe, verifica y remite Programa a la Dirección Subdirección de de Administración para visto bueno. Recursos • Programa de necesidades de bienes de Materiales y consumo Servicios CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 88 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

7.0 Da visto bueno al programa

197

7.1 Da visto bueno al Programa y regresa a la Dirección de Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para Administración presentación al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. • Programa de necesidades de bienes de consumo 8.1 Recibe programa autorizado por la Dirección de Administración y presenta al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios el Programa para que éste efectúe su revisión, observaciones y recomendaciones convenientes y solicita se autorice. PROCEDE:

8.0 Recibe y presenta al Comité

Subdirección de Recursos NO: Efectúa las observaciones y recomendaciones Materiales y que considere, da visto bueno y envía al Servicios Departamento de adquisiciones. SI: Remite mediante oficio firmado por el Director de Administración, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios a la Secretaria de Economía para su difusión, posteriormente archiva acuse de recibido de la Secretaría de Economía.

8.2 Turna programa al Departamento de Adquisiciones para su ejecución. • Programa de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado. 9.0 Elabora 9.1 Recibe programa y elabora programa de programa de procedimientos de compras, a fin de ejecutar Departamento procedimientos programa de Adquisiciones, Arrendamientos y de Adquisiciones de compra Servicios. • Programa de procedimientos de compras Fin del Procedimiento. CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 89 de 197

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 90 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

5.0 Diagrama de Flujo AREAS SUSTANTIVAS Y DE APOYO

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

SUBDIRECCIÓN DE REC. MAT. Y SVCS.

ÁREA DE ALMACÉN

SUBD. DE RECURSOS FINANCIEROS

Inicio

Recibe programa anual de necesidades

Elabora programa anual de necesidades

Solicita existencias y costos promedios en almacén

Valida existencias y costos promedios

Recibe existencias y costos y solicita. Prspto.

Recibe solicitud de presupuesto e informa

Recibe presupuesto autorizado

Recibe programa de necesidades y

Turna presupuesto y programa anual de necesidades

Elabora programa anual de adquisiciones

Recibe, analiza y autoriza programa de adquisiciones

Presenta al comité para autorización

1 CONTROL DE EMISIÓN

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1 Recibe autorización del

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 91 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

AREAS SUSTANTIVAS Y DE APOYO

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

SUBDIRECCIÓN DE REC. MAT. Y SVCS.

197

ÁREA DE ALMACÉN

SUBD. DE RECURSOS FINANCIEROS

1 Recibe autorización del Comité

Recibe programa Autorizado y realiza procedimientos

Remite a la Secretaría de Economía y Adquisiciones

Fin

CONTROL DE EMISIÓN

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Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

|

Código: Rev.

Hoja: 92 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Requisición de compra

5 años

Número de pedido o contrato

5 años

Responsable de conservarlo Jefe del Departamento de Adquisiciones Jefe del Departamento de Adquisiciones

Código de Registro o Identificación única No aplica

No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 93 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

8.0

Glosario.-

8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1 No aplica.

CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev.

Hoja: 93 de 197

III.13 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE BIENES MUEBLES Y DE CONSUMO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 94 de 197

1.0 Propósito 1.1 Solicitar la adquisición de bienes muebles y de consumo no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o sin existencias en el Almacén, con el propósito de satisfacer las necesidades de los diferentes Unidades y apoyar la realización de sus funciones.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes.

2.2

A nivel externo no aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 95 de 197

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 El Departamento de Adquisiciones es la Unidad Administrativa facultada para adquirir los bienes, artículos y productos que requieren las áreas del Instituto para realizar las funciones que tienen encomendadas. 3.2 El Instituto podrá convocar, adjudicar o contratar adquisiciones sólo cuando cuente con la autorización global o específica del presupuesto de inversión y de gasto corriente por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (art. 25 de la Ley) 3.3 Las requisiciones de bienes serán elaboradas y requisitadas correctamente por las áreas usuarias y presentadas a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para el trámite correspondiente. Las requisiciones incorrectas se devolverán al área de origen para su modificación. 3.4 Para que el Departamento de Abastecimiento tramite una requisición se requiere que previamente el área de Almacenes certifique en la misma requisición que no tiene existencias de los bienes en cuestión. 3.5 Cuando se trate de bienes, artículos o productos no contemplados en el Programa Anual de Adquisiciones, las áreas usuarias deberán anexar a su requisición la justificación correspondiente. 3.6 La atención de las requisiciones extraordinarias estarán sujetas al cumplimiento de normas, requisitos, procedimientos, instancias y sistemas, por lo que el trámite tendrá una duración 5 días hábiles; el tiempo de atención contará a partir de que el Departamento de Abastecimiento reciba la requisición de bienes correctamente elaborada y requisitada. 3.7 Corresponderá a las áreas usuarias lo siguiente: • Presentar sus requisiciones con la debida oportunidad. • Ajustarse al programa y presupuesto anual autorizado. • Requerir su compra de acuerdo con un calendario o programa de entrega. 3.8 Precisar las características y especificaciones de los bienes así como las condiciones que deberán tomarse en cuenta para la adquisición

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 96 de 197

3.9 A favor del mejor aprovechamiento de los recursos financieros otorgados al Instituto, las áreas usuarias solo solicitarán el surtimiento o adquisición de los bienes, o productos estrictamente indispensables para la correcta ejecución de las actividades que tienen a su cargo. 3.10 Con la finalidad de conocer el monto aproximado a erogar, el Departamento de Adquisiciones solicitará las cotizaciones necesarias, (mínimo tres), las cuales se cotejarán contra los montos que al efecto señale el decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación cada año para determinar si la contratación o pedido se realiza mediante el procedimiento de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa. (artículos 40,41 y 42 de la Ley) 3.11 Las cotizaciones deberán cumplir con los requisitos siguientes: − Estar elaboradas en papel membretado del proveedor, con nombre, domicilio, teléfono y registros impresos. − Fecha de elaboración. − Dirigida al Jefe del Departamento de Aadquisiciones o servidor público facultado para recibir cotizaciones. − Describir en forma clara y detallada los bienes que se ofertan, señalando nombre del bien, características, especificaciones, marca, modelo, cantidad y unidad de medida. − Condiciones de venta, precio unitario neto, subtotal por partida o concepto de compra, descuentos, IVA y condiciones de pago, empaque y embarque. − Garantía de sostenimiento de la oferta (vigencia de la cotización). − Firma del representante legal.

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Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 97 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

6.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elabora requisición

1.1 Elabora requisición de compra en original y dos copias debidamente firmada por el titular Áreas Sustantivas, de la Dirección de la unidad requirente y las y de Apoyo. entrega al área de Almacenes. • Requisición de compra

2.0 Recibe requisición

2.1 Recibe requisición y verifica existencias.

Área de Almacenes 2.2 Coloca sello de "no existencia" en los tres de Activo Fijo tantos de la requisición y la regresa al solicitante. • Requisión de compra 3.1 Recibe requisición con sello de no Áreas Sustantivas, y de Apoyo. existencia. • Requisión de compra

3.0 Recibe requisición 4.0 Recaba autorización

4.1 Recaba autorización de la Dirección de Dirección de área. área de adscripción.

5.0 Presenta requisición

5.1 Presenta en la Subdirección de Recursos Áreas Sustantivas, Materiales y Servicios la requisición. y de Apoyo. • Requisión de compra

6.0 Recibe requisición

6.1 Recibe requisición de bienes, revisa, acusa recibo, registra y turna al Departamento de Área de Almacenes de Adquisiciones. Activo Fijo 6.2 Entrega copia de la requisición sellada a la unidad solicitante. • Requisión de compra

7.0 Determina tipo de compra

7.1 Recibe copia sellada de la requisicion de compra. CONTROL DE EMISIÓN

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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 98 de

12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

197

7.2 Determina si la compra se realiza por adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas o licitación pública, con base en el monto estimado a erogar. Realiza el procedimiento y Archiva el original de la requisición en el expediente del pedido y la copia en el consecutivo. TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 99 de 197

5.0 Diagrama de Flujo

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

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Código: Rev.

Hoja: 100 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Requisición de compra

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Número de pedido o contrato

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 12.- Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Código: Rev.

Hoja: 101 de 197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1. No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

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Hoja:102 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

III.14 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 14.- Realización de Licitación Pública

Código: Rev. Hoja:103 de 197

1.0 Propósito 1.1

Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios, mediante la publicación de convocatorias y la realización de Licitaciones Públicas que permitan la participación libre del mayor número de proveedores y contratistas posible, con el fin de asegurar al Instituto las mejores condiciones de compra y observar la normatividad vigente..

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes.

2.2

A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

El Instituto, en cumplimiento de la normatividad vigente, adjudicará los pedidos y contratos rutinariamente de acuerdo con el procedimiento de licitación pública. (artículo 27 de la Ley)

3.2

Las licitaciones públicas, en los términos del artículo 28 de la Ley, podrán ser nacionales o internacionales. Para determinar el carácter de la licitación se observará el artículo 23 del Reglamento.

3.3

En los pedidos y contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Departamento de Adquisiciones determinará tanto el presupuesto total como el parcial correspondiente a cada uno de los ejercicios involucrados. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los precios que se encuentren vigentes en ese momento y se otorgará preferencia a las previsiones para la solventación de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley)

3.4

Para la participación, contratación o adjudicación de las adquisiciones, solo se podrán exigir los requisitos que marcan expresamente la Ley y su Reglamento, los cuales aplicarán igual para todos los participantes, debiendo el Instituto proporcionar a todos, las mismas facilidades para accesar a la información relacionada con el proceso. (artículo 26 de la Ley) CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev. Hoja:104 de 197

3.5

Los proyectos de bases y convocatorias de licitación pública serán preparados por el Departamento de Adquisiciones siguiendo lo señalado por los artículos 30 y 31 del Reglamento. Las bases antes de su publicación, se someterán a consideración del Subcomité Revisor de Bases de Licitación.

3.6

En los casos de adquisición de bienes de uso restringido, el Departamento de Abastecimiento anexará al proyecto de bases que se someta a consideración del Subcomité competente, el oficio y dictamen de inversión que emita la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. (artículo 16 de la Ley)

3.7

Todas las convocatorias y bases de licitación se publicarán en el Diario Oficial de la Federación y contendrán la información señalada por los artículos 29 y 30 de la Ley.

3.8

La inserción de convocatorias y bases de licitación en el sistema Compranet deberá realizarse el mismo día de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. (artículo 31 de la Ley)

3.9

La adquisición de las bases de licitación se efectuará en el Departamento de Adquisiciones cubriendo previamente su costo en la Tesorería dependiente de la Subdirección de Recursos Financieros. Cuando la adquisición de bases se realice vía Compranet, el pago correspondiente se efectuará en una Institución Bancaria autorizada, la cual expedirá el recibo que acredite dicho pago. En ambos casos el proveedor presentará el recibo correspondiente en el Departamento de Adquisiciones antes de la Junta de Aclaraciones y anexará una copia a sus propuestas técnica y económica para poder participar en la licitación. (artículo 27 del Reglamento)

3.10

El plazo para presentar y efectuar la apertura de proposiciones no podrá ser menor a 15 días hábiles en licitaciones públicas de carácter nacional y 20 en internacionales, contados a partir de la fecha en que se publique la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación. En ambos tipos de licitación el plazo se podrá recortar a 10 días hábiles, cuando existan razones que así lo justifiquen, lo autorice el Comité de Adquisiciones y no se limite la posibilidad de participación a los proveedores o contratistas. (artículo 32 de la Ley)

3.11

Los plazos y otros requisitos establecidos en las convocatorias y bases se podrán modificar hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones, como lo señala el artículo 33, fracciones I y II de la Ley. CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev. Hoja:105 de 197

3.12

Bajo ninguna circunstancia, las modificaciones a las convocatorias y bases de licitación podrán consistir en la sustitución total o parcial de los bienes considerados originalmente, adición de otros de naturaleza diferente o en la variación significativa de las características iniciales. (artículo 33 de la Ley)

3.13

Los sobres conteniendo las propuestas técnicas y económicas se entregarán en los plazos y lugares señalados en las bases. (artículo 31 de la Ley)

3.14

Las propuestas serán firmadas autógrafamente en la última hoja de cada documento y en aquellas partes que determine el Instituto, por persona facultada para ello. Las propuestas no se desecharán cuando las demás hojas carezcan de firma. (artículo 38 del Reglamento)

3.15

El acto de presentación y apertura de proposiciones se realizará en un acto, siguiendo lo señalado por el artículo 35 de la Ley. Previamente a la evaluación de las propuestas, el Departamento de Adquisiciones verificará que cumplan los requisitos marcados en las bases de licitación. En la evaluación que se realice no se podrán aplicar sistemas de puntos o porcentajes. (artículo 36 de la Ley)

3.16

No se recibirán las propuestas de proveedores y contratistas que caigan en los supuestos señalados por el artículo 9 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y en los del artículo 50 de la Ley. (artículo 29 de la Ley)

3.17

Los proveedores y contratistas que no cumplan con los requisitos solictidos como obligatorios en las bases, serán descalificados y no podrán participar en la apertura de propuestas técnicas y económicas. ( artículo 35 de la Ley)

3.18

Los proveedores y contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta económica, serán descalificados y no serán tomados en cuenta para el fallo. (artículo 35 de la Ley)

3.19

No será motivo de descalificación la falta de acreditación de la persona que entregue las propuestas, pero solo podrá participar en el acto con carácter de oyente. (artículo 36 del Reglamento)

3.20

Con base en la evaluación, el pedido o contrato se adjudicará al licitante cuya propuesta resulte la mas solvente para cumplir satisfactoriamente las condiciones legales, técnicas y económicas fijadas por el Instituto y garantizar a satisfacción CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev. Hoja:106 de 197

las obligaciones exigidas. Cuando dos o mas proposiciones sean igualmente solventes, el pedido o contrato se adjudicará a la proposición que ofrezca el precio mas bajo, incluyendo en su caso, el porcentaje previsto en el artículo 14 de la Ley. Si persiste el empate se efectuará un sorteo manual por insaculación para determinar al licitante ganador. (artículo 44 del Reglamento) 3.21

Las áreas solicitantes realizarán la evaluación técnica y serán responsables de la misma

3.22

En los procesos de licitación pública se dará preferencia a los proveedores y contratistas nacionales, en los términos marcados por los artículos 14 y 28 de la Ley.

3.23

Contra la resolución que contenga el fallo no procederá recurso alguno; sin embargo, procederán las inconformidades que presenten los licitantes en los términos del artículo 65 de la Ley. (artículo 37 de la Ley)

3.24

El resultado de la evaluación se hará constar en un dictamen que reseñará cronológicamente los actos y/o procedimientos, el análisis de las proposiciones y las razones que operaron para admitirlas o rechazarlas. Este dictamen será base para el fallo el cual se dará a conocer en Junta Publica con los licitantes o bien, por escrito dentro de los cinco días posteriores a su emisión. El fallo contemplará lo señalado por el artículo 46 del Reglamento. (artículo 36 de la Ley)

3.25

El Instituto podrá declarar desierta una Licitación cuando se cumplan los supuestos señalados por el artículo 38 de la Ley y 47 del Reglamento.

3.26

El Instituto podrá cancelar una licitación pública por caso fortuito o fuerza mayor o cuando se presenten circunstancias que justifiquen la extinción de la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio y se demuestre que de continuar el procedimiento de adquisición o contratación se podrían ocasionar daños o perjuicios graves a la Institución. (artículo 38 de la Ley)

3.27

El Instituto, si así conviene a sus intereses y previa justificación, podrá distribuir entre varios proveedores o contratistas los bienes o servicios correspondientes a una misma partida, si así está previsto en bases. En estos casos, los precios no podrán exceder del 5% respecto de la propuesta solvente mas baja. (artículo 39 de la Ley).

CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:107 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Elabora propuesta de bases

1.1 Elabora propuesta de bases de licitación y la turna mediante oficio (original y copia), para Departamento revisión y aprobación del Subcomité de revisión de Adquisiciones. de bases. 1.2 Obtiene acuse de recibo y archiva. • Propuesta de bases de licitación

2.0 Recibe documentación

2.1 Recibe documentación, analiza y en su caso, emite visto bueno y turna a la Subcomité Revisor Subdirección de Recursos Materiales y de Bases Servicios.

3.0 Elabora formato

3.1 Elabora formato de solicitud de suficiencia presupuestal y lo presenta en la Subdirección Departamento Adquisiciones de Recursos Financieros. • Formato de Solicitud de suficiencia presupuestal

4.0 Recibe solicitud

4.1 Recibe solicitud revisa registros y comunica la existencia de suficiencia presupuestal a el Subdirección Recursos Departamento de Abastecimiento. Financieros.

5.0 Recibe forma- 5.1 Recibe formato de suficiencia presupuestal Departamento to y determina: de Procede? Adquisiciones No: lo comunica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. Si: recibe las bases, elabora convocatoria y recaba firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios. 5.2 Elabora y envía oficio (original y copia), al Departamento de Presupuesto, solicitando el recurso para publicar la convocatoria en el CONTROL DE EMISIÓN

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14.- Realización de Licitación Pública

Diario Oficial de la Federación. 5.3 Obtiene acuse de recibido y archiva copia del oficio en expediente consecutivo. 6.0 Recibe oficio

7.0 Recibe autorización 8.0 Elabora y entrega oficio

6.1 Recibe oficio, solicita a la Tesorería la Subdirección transferencia del pago correspondiente. de Recursos • Recibe oficio Financieros 7.1 Recibe autorización de pago y realiza Departamento transferencia bancaria. de Tesorería. 8.1 Recibe documento de pago de Departamento convocatoria. de 8.2 Elabora oficio con firma del Director de Adquisiciones Administración, dirigido al Director del Diario Oficial de la Federación, solicitando publicación de la convocatoria. 8.3 Entrega oficio, comprobante de pago y convocatoria en el Diario Oficial y archiva copia. • Oficio, comprobante de pago y convocatoria

9.0 Recibe y publica

9.1 Recibe y publíca en la fecha solicitada la Diario Oficial de la convocatoria de licitación pública. Federación • Convocatoria de licitación pública

10.0 Elabora y envía oficio

10.1 Elabora y envía oficio a la Contraloría Interna, Almacén, Áreas usuarias y Cámaras Departamento con firma del Director de Administración, Adquisiciones solicitando designación de sus representantes en la junta de aclaraciones y en los actos de apertura y fallo, anexando copia de las bases de licitación y archiva copia del oficio con acuse de recibido de las diferentes áreas. • Oficio de designación • Bases de licitación CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:109 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

11.0 Designa representantes

11.1 Reciben y designan a sus representantes Contraloría Interna, Áreas para la junta de aclaraciones, así como para los Almacén, usuarias y Cámaras actos de apertura de propuestas y fallo.

12.0 Ingresa convocatoria

12.1 Ingresa convocatoria y bases de licitación pública al sistema Compranet para consulta y Departamento adquisición por parte de los proveedores o Adquisiciones contratistas. 12.2 Elabora, firma y turna oficio dirigido a la Subdirección de Finanzas solicitando la venta de bases, indicando su costo y el periodo de venta; archiva copia del oficio. • Oficio de solicitud de venta de bases

13.0 Recibe oficio 13.1 Recibe oficio para venta de bases a Departamento proveedores que lo soliciten. de Tesorería. • Oficio de solicitud de venta de bases 14.0 Analizan bases

14.1 Se presentan en la tesorería cubren el costo de bases y solicitan recibo Proveedores correspondiente en original y copia. 14.2 Entregan copia del recibo de pago de bases al Departamento de Abastecimiento y reciben bases de licitación. 14.3 Si la compra es mediante el sistema Compranet deberán efectuar pago en la Institución Bancaria señalada en bases y bajar a través del sistema las bases correspondientes. 14.4 Analizan las bases, determinan dudas sobre su contenido y las presentan por escrito a CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:110 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

la Subdirección de Recursos Materiales. • Bases de licitación 15.0 Recibe propuestas y comunica fallo

15.1 Organiza junta de aclaraciones en la fecha señalada en bases, levanta acta Subdirección Recursos correspondiente y entrega copia a los de Materiales y participantes. Servicio. 15.2 Envía acta de la junta de aclaraciones a la Secretaría de la Función Pública, vía Compranet. 15.3 Recibe propuestas técnicas y económicas así como, en su caso, muestras de los bienes por adquirir. 15.4 Efectúa acto de apertura de ofertas técnicas, elabora acta y entrega copia a los participantes. 15.5 Analiza conjuntamente con el área solicitante y/o el almacén, las ofertas técnicas y elaboran el dictamen técnico. 15.6 Realiza acto de apertura económica de las empresas que pasaron el dictamen técnico, levanta acta y entrega copia a los participantes. 15.7 Elabora cuadro comparativo de ofertas económicas y fallo. 15.8 Comunica fallo y nombre del licitante ganador, levanta acta correspondiente, entrega copia a los participantes y transmite resultado a la Secretaria de la Función Pública, vía sistema Compranet. CONTROL DE EMISIÓN

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•

16.0 Resguarda documentación

Código: Rev. Hoja:111 de 197

Acta de fallo

16.1 Integra y resguarda toda la documentación Departamento al expediente de la licitación pública. Continúa procedimiento para la elaboración de de Adquisiciones pedido o contrato. TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 14.- Realización de Licitación Pública

Código: Rev. Hoja:112 de 197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

SUBCOMITE DE REVISION DE BASES

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

INICIO

3

5

RECIBE DOCUMENTACION, ANALIZA, Y TURNA

RECIBE SOLICITUD, REVISA REGISTROS Y COMUNICA

1

ELABORA PROPUESTA DE BASES DE LICITACION Y TURNA PARA REVISION Y APROBACION

DOCUMENTACION

PROPUESTAS

SOLICITUD

OFICIO (0,1)

2

OBTIENE ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA

ACUSE

4

ELABORA FORMATO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y LO PRESENTA ACUSE

6

RECIBE FORMATO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y DETERMINA FORMATO DE SUFICIENCIA

NO

SI

¿EXISTE?

LO COMUNICA A LA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y CONSERVACION

RECIBE BASES, ELABORA CONVOCATORIA Y RECABA FIRMA

7

CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:113 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

SUBCOMITE DE REVISION DE BASES

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

6 9

10

RECIBE OFICIO Y SOLICITA ELABORACION DE CHEQUE

RECIBE SOLICITUD, ELABORA CHEQUE Y LO ENTREGA

7

ELABORA OFICIO Y ENVIA SOLICITUD DE RECURSOS PARA PUBLICACION EN EL D.O.F.

SOLICITUD DE CHEQUE

CHEQUE

OFICIO (0,1)

8

OBTIENE ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA

ACUSE (1)

11

RECIBE CHEQUE, ELABORA OFICIO SOLICITANDO PUBLICACION OFICIO

12

PAGA EN INSTITUCION BANCARIA EL COSTO DE LA PUBLICACION

13

ENTREGA OFICIO, COMPROBANTE BANCARIO, CONVOCATORIA Y ARCHIVA COPIA OFICIO COMPROBANTE CONVOCATORIA

14

CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:114 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

CONTRALORIA INTERNA, ALMACEN, AREAS USUARIAS Y CÁMARAS

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

13 15

16

ELABORA OFICIO Y ENVIA SOLICITANDO DESIGNACION DE REPRESENTANTES, ANEXANDO COPIA DE LAS BASES Y ARCHIVA COPIA

14

RECIBE Y PUBLICA CONVOCATORIA EN FECHA SOLICITADA

19

RECIBEN OFICIO Y DESIGNAN REPRESENTANTE OFICIO

RECIBE OFICIO Y ESPERA ASISTENCIA DE PROVEEDORES PARA VENTA DE BASES

OFICIO(1) OFICIO

COPIA DE BASES OFICIO COMPROBANTE CONVOCATORIA

20

17

INGRESA CONVOCATORIA Y BASES EN SISTEMA COMPRANET PARA CONSULTA

18

ELABORA, FIRMA , TURNA OFICIO, INDICANDO COSTO , PERIODO DE VENTA Y ARCHIVA COPIA

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Hoja:115 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

19

AREA DE COMPRAS

30

24

ORGANIZA JUNTA DE ACLARACIONES, LEVANTA ACTA Y ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES

20

SE PRESENTAN, CUBREN COSTO DE BASES Y SOLICITAN RECIBO

ELABORA CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS TECNICAS Y FALLO

32

INTEGRA TODA LA DOCUMENTACION AL EXPEDIENTE DE LA LICITACION PUBLICA DOCUMENTACION

DUDAS CUADRO COMPARATIVO

25

RECIBO (0,1)

33 ENVIA ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICAVIA COMPRANET

21

31

ACTA

ENTREGA COPIA DE RECIBO EN DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

PEDIDO O CONTRATO 26

RECIBO (1) RECIBE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS, ASI COMO MUESTRAS DE LOS BIENES

22

ELABORA CONTRATO O PEDIDO

COMUNICA FALLO Y NOMBRE DEL LICITANTE GANADOR, LEVANTA ACTA, ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES Y TRANSMITE RESULTADO A LA SFP VIA COMPRANET

FIN

RESLUTADOS

PROPUESTAS SI LA COMPRA ES POR COMPRANET EFECTUA PAGO EN INSTITUCION BANCARIA Y BAJA BASES A TRAVEZ DEL SISTEMA BASES

23

27

EFECTUA ACTO DE APERTURA DE OFERTAS TECNICAS ELABORA ACTA Y ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES ACTA

ANALIZAN BASES, DETERMINAN DUDAS Y PRESENTAN POR ESCRITO

28

DUDAS

ANALIZA OFERTAS TECNICAS Y ELABORAN DICTAMEN

DICTAMEN

29

REALIZA ACTO DE APERTURA ECONOMICA, LEVANTA ACTA Y ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES ACTA

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Código: Rev. Hoja:116 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Requisición de compra Número de pedido o contrato

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Hoja:117 de 197

14.- Realización de Licitación Pública

8.0Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles. 8.4 Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN. 8.5 Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

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No aplica

10.0Anexos 10.1. No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

Código: Rev. Hoja:118 de 197

III.15 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

Código: Rev. Hoja:119 de 197

1.0 Propósito 1.1

Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios, mediante la selección e invitación de proveedores o contratistas idóneos por su capacidad e infraestructura, así como por sus antecedentes comerciales con el Instituto, con la finalidad de lograr la participación en la etapa final de al menos tres de ellos y garantizar así las mejores condiciones de compra para la Institución.

2.0 Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes.

2.2

A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

Cuando no exista suficiencia presupuestal para la adquisición o contratación, se pospondrá o cancelará el proceso de invitación a cuando menos tres personas.

3.2

En los pedidos y contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, la Subdirección determinará tanto el presupuesto total como los parciales correspondientes a cada uno de los ejercicios involucrados. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los precios vigentes y se otorgará preferencia a las previsiones para solventar las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley)

3.3

La aplicación del procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, será fundamentado por el área solicitante mediante escrito firmado por su titular, en el que acredite la existencia de alguno de los criterios y motivos marcados por los artículo 40 y 41 de la Ley respectivamente.

3.4

Independientemente de lo expresado en la política anterior, el Instituto podrá bajo su estricta responsabilidad, adjudicar pedidos o contratos mediante el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, cuando el importe de la operación no rebase el monto máximo que establezca el decreto del presupuesto de egresos cada año, y no se fraccione para quedar comprendida en este supuesto. (artículo 42 de la Ley) CONTROL DE EMISIÓN

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3.5

A proveedores o contratistas, sólo se les podrán exigir los requisitos que marca la Ley, los cuales aplicarán por igual para todos los participantes, debiendo el Instituto proporcionarles a todos las mismas facilidades para accesar a la información relacionada con el proceso. (artículo 26 de la Ley)

3.6

Las bases y las invitaciones serán preparadas por el Departamento de Aquisiciones. En las invitaciones se señalará como mínimo la cantidad y descripción de los bienes o servicios, plazo y lugar de entrega o prestación del servicio, así como las condiciones de pago. (artículos 30 y 31 del Reglamento)

3.7

Para la adquisición de bienes de uso restringido, el Departamento de Aquisiciones deberá solicitar y contar previamente con el oficio y dictamen emitido por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.

3.8

Los plazos para presentar proposiciones se establecerá para cada operación en congruencia con el tipo de bien o servicio requerido, así como la complejidad para integrar las propuestas. (artículo 43 de la Ley)

3.9

Las propuestas técnicas y económicas se entregarán un solo acto en un sobre, cerrado, lacrado y firmado por el licitante o su apoderado legal. (artículo 34 de la Ley)

3.10 La presentación de proposiciones y la apertura de proposiciones se efectuará en un solo acto; conforme lo establece el. (artículo 35 de la Ley) 3.11 Previamente a la evaluación, el Departamento de Adquisiciones verificará que las propuestas cumplan con todos los requisitos señalados en la invitación respectiva. En la evaluación que se realice no se podrán aplicar sistemas de puntos o porcentajes. (artículo 36 de la Ley) 3.12 Los proveedores o contratistas que no cumplan con los requisitos de la oferta técnica, serán descalificados y no podrán participar en la apertura de proposiciones. (artículo 35 de la Ley) 3.13 No se recibirán propuestas de los proveedores o contratistas que se encuentren en los supuestos señalados en el artículo 9 de la Ley federal de responsabilidades administrativas de los servidores públicos y 50 de la Ley. (artículo 29 de la Ley) CONTROL DE EMISIÓN

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3.14 Con base en la evaluación, el pedido o contrato se adjudicará al licitante cuya propuesta resulte la mas solvente por cumplir satisfactoriamente las condiciones legales, técnicas y económicas fijadas por el Instituto y garantizar las obligaciones exigidas. Cuando dos o mas proposiciones sean igualmente solventes, el pedido o contrato se adjudicará a la proposición que ofrezca el precio mas bajo, incluyendo en su caso, el porcentaje previsto en el artículo 14 de la Ley. En caso de persistir el empate, se efectuará un sorteo manual por insaculación para determinar al licitante ganador. (artículo 44 del Reglamento) 3.15 Las áreas solicitantes realizarán la evaluación técnica y serán responsables de la misma. 3.16 Contra la resolución que contenga el fallo no procederá ningún recurso; sin embargo, procederán las inconformidades que presenten los licitantes en los términos del artículo 65 de la Ley. (artículo 37 de la Ley) 3.17 El resultado de la evaluación se hará constar en un dictamen que reseñará cronológicamente los actos y procedimientos, el análisis de las proposiciones y las razones que operaron para admitirlas o rechazarlas; este dictamen será base para el fallo, el cual se dará a conocer en junta publica o bien por escrito, dentro de los cinco días posteriores a la emisión de esté. (artículo 36 de la Ley) 3.18 Cuando no se reciban propuestas o las que se reciban no cumplan con los requisitos señalados en la invitación o los precios ofertados sean económicamente inaceptables, el procedimiento de invitación se declarará desierto; se archivarán las propuestas recibidas y se efectuará una segunda invitación. (artículo 42 de la Ley) 3.19 Cuando en la segunda invitación tampoco se reúnan al menos tres propuestas o las que se reciban no cumplan los requisitos señalados en la invitación o los precios ofertados sean económicamente elevados, el procedimiento se declarará nuevamente desierto, se archivarán las propuestas recibidas y el Instituto quedará facultado para realizar la adquisición o contratación por el procedimiento de adjudicación directa. Asimismo, el Instituto podrá cancelar un proceso de invitación por caso fortuito o fuerza mayor o cuando se presenten circunstancias que justifiquen la extinción de la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio y se demuestre que de continuar el proceso se ocasionarían daños o perjuicios graves a la Institución. (artículo 42 de la Ley)

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3.20 Para que una partida sea objeto de análisis y posible adjudicación se requerirá que al menos tres proveedores la coticen. (artículo 43 de la Ley) 3.21 El Instituto, si así conviene a sus intereses y previa justificación, podrá distribuir entre varios proveedores los bienes correspondientes a una misma partida, si así esta previsto en bases; en estos casos los precios no podrán exceder del 5% respecto de la propuesta solvente mas baja.

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Hoja:123 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.1 Elabora propuesta de bases de 1.0 Elabora propuesta de bases Invitación a cuando menos tres personas Departamento y la turna mediante oficio (original y Adquisiciones copia), para revisión y aprobación del Subcomité de revisión de bases.

de

1.2 Obtiene acuse de recibo y archiva. • Propuesta de bases 2.0 Recibe documentación y analiza

2.1 Recibe documentación, analiza y en su caso, emite visto bueno y turna a la Subcomité de Revisión Subdirección de Recursos Materiales y de Bases Servicios. • Propuesta de bases

3.0 Elabora formato 3.1 Elabora formato de suficiencia presupuestal y lo presenta en la Departamento Subdirección de Recursos Financieros Adquisiciones • Formato de suficiencia presupuestal 4.0 Elabora oficios y envía

4.1 Elabora oficios de invitación a los proveedores participantes Departamento Adquisiciones 4.2 Envía invitaciones anexando copia de las bases y obtiene acuse de recibido • Oficio de invitación • Bases

5.0 Invita a representante del OIC

5.1 Elabora oficios y envía a OIC en el INMEGEN, Almacén, área usuaria, para Subdirección que envíen un representante a los Recursos eventos del proceso. Materiales Servicios

de

de

de y

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Hoja:124 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

6.0 Recibe oficio y bases

7.0 Organiza junta

8.0 Integra propuestas técnicas y económicas 9.0 Recibe proposiciones técnicas y económicas

6.1 Reciben oficio de invitación de participación y copia de las bases. • Oficio de invitación • Bases 7.1 Organiza junta de aclaraciones, levanta acta, entrega copia e informa fecha de entrega de propuestas. • Acta 8.1 Integran propuestas tecnicas y economicas y las envían o entregan personalmente • Propuestas técnicas y económicas

Contraloría Interna, Almacén, Áreas usuarias

Departamento Adquisiciones

de

Proveedores prestadores servicios

o de

Subdirección Recursos 9.2 Realiza acto de apertura de Materiales proposiciones técnicas y económicas en Servicios un solo evento

de

9.1 Recibe proposiciones técnicas económicas en sobre cerrado

9.3 Levanta acta de apertura propuestas tecnicas y económicas

y y

de

9.4 Elabora dictámen técnico en conjunto con el área usuaria 9.5 Elabora cuadro comparativo de precios propuestos por los participantes 9.6 Emite fallo y levanta acta del evento y entrega copia a los participantes • Acta 10.0 Difunde acta e 10.1 Recibe y difunde acta de fallo via compranet Departamento integra Adquisiciones documentación 10.2 Integra la Documentación al Expediente de la Invitación correspondiente

de

TERMINA PROCEDIMIENTO CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:125 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE ABASTECIMEINTO

SUB COMITE DE REVISION DE BASES

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

INICIO 3

5

RECIBE BASES, REVISA, AUTORIZA Y TURNA

RECIBE SOLICITUD Y DETERMINA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

1

ELABORA BASES DE INVITACION Y LAS TURNA POR OFICIO (O,1) PARA REVISION

BASES

SOLICITUD

OFICIO (O,1) BASES

NO

SI

2 ¿EXISTE?

ACUSA DE RECIBIDO RECHAZA SOLICITUD Y NOTIFICA

ACUSE DE RECIBIDO

4 COMUNICA SUFICIENCIA RECIBE BASES AUTORIZADAS, ELABORA FORMATO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y LO ENTREGA BASES

6

ELABORA INVITACIONES (ORIGINAL Y COPIA), Y OBTIENE FIRMA

7

ENVIA INVITACIONES ANEXANDO COPIA DE LAS BASES Y ARCHIVA COPIACON ACUSE OFICIO (O,1)

8

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Hoja:126 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

PROVEEDORES O PRESTADORES DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

CONTRALORIA INTERNA, ALMACENES Y AREAS USUARIAS

7

8

11

12

RECIBEN BASES E INVITACION

ELABORA , ENVIA OFICIO SOLICITANDO UN REPRESENTANTE A LOS EVENTOS Y ARCHIVA ACUSE

RECIBEN OFICIOS Y DESIGNAN REPRESENTANTES PARA LOS ACTOS CORRESPONDIENTES SEGUN BASES

INVITACIONES

OFICIO (O,1)

BASES

BASES

9

13

REVISAN BASES Y DETERMINAN DUDAS

ORGANIZA JUNTA DE ACLARACIONES, LEVANTA ACTA ENTREGA COPIA Y RECUERDA FECHA DE ENTREGA DE PROPUESTAS

10

ACUSE

ENVIAN VIA FAX CON 48 HRS. DE ANTICIPACION O LAS PRESENTAN EL DIA DE LA JUNTA

15

BASES RECIBE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS PROPUESTAS

16

14

INTEGRAN PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS Y LAS ENVIAN O ENTREGAN PERSONALMENTE PROPUESTAS

REALIZA ACTO DE APERTURA DE OFERTAS TECNICAS ,ELABORA ACTA Y ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES PROPUESTAS

17

ELABORA DICTAMEN TECNICO EN CONJUNTO CON EL AREA USUARIA DICTAMEN

18

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

PROVEEDORES O PRESTADOR DE SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

Código: Rev. Hoja:127 de 197

CONTRALORIA INTERNA, ALMACENES Y AREAS USUARIAS

17

18

21

REALIZA APERTURA DE OFERTAS ECONOMICAS, LEVANTA ACTA, ENTREGA COPIA A LOS PARTICIPANTES Y ENVIA COPIA PARA DIFUSION

RECIBE Y DIFUNDE VIA COMPRANET EL ACTA DE FALLO

ACTA

ACTA COPIA (1,2) 22

19

ELABORA CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS ECONOMICAS CUADRO COMPARATIVO

INTEGRA LA DOCUMENTACION AL EXPEDIENTE DE LA INVITACION RESPECTIVA, ARCHIVA Y ELBORA PEDIDO DOCUMENTACION PEDIDO

20

EMITE FALLO, LEVANTA ACTA, ENTREGA COPIA Y ENVIA COPIA PARA SU DIFUSION ACTA FIN

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|

Código: Rev. Hoja:128 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Requisición de compra Número de pedido o contrato

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

Código: Rev. Hoja:129 de 197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1. No aplica

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Hoja:130 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

III.16 PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACIÓN DIRECTA POR MONTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

Código: Rev. Hoja:131 de 197

1.0 Propósito 1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios requeridos por el Instituto, mediante el procedimiento de adjudicación directa por monto, debidamente fundamentado en los criterios y circunstancias que enuncia la Ley, con la finalidad de lograr la atención oportuna y eficiente de las necesidades existentes en las diferentes áreas. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes. 2.2 A nivel externo el procedimiento no aplica. 3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 Cuando no exista suficiencia presupuestal para solventar la adquisición vía adjudicación directa, la Subdirección de Recursos Financieros devolverá la orden de compra sin el sello correspondiente. 3.2 En los contratos o pedidos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Instituto determinará tanto el presupuesto total como los relativos a los ejercicios que se afecten. En la formulación de estos presupuestos se tomarán en cuenta los costos que en su momento se encuentren vigentes, otorgándole preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley) 3.3 El Instituto podrá bajo su estricta responsabilidad, contratar adquisiciones a través del procedimiento de adjudicación directa por monto, cuando el importe de cada operación no exceda el monto máximo que establezca el decreto del presupuesto de egresos de la Federación de cada año, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en este supuesto. (artículo 42 de la Ley) 3.4 En todos los procedimientos de adjudicación directa por monto se deberá contar con la propuesta de cuando menos tres proveedores. (artículo 43 de la Ley) CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev. Hoja:132 de 197

3.5 La adjudicación directa se realizará a favor del proveedor que cuente con capacidad de respuesta inmediata y recursos técnicos y financieros adecuados, que ofrezca el precio más conveniente para el Instituto y compruebe que sus actividades comerciales guardan relación directa con los bienes que se contratarán o adjudicarán. (artículo 40 de la Ley)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:133 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Consulta catálogo

Actividad

Responsable

1.1 Consulta el catálogo de proveedores y de acuerdo con los bienes o servicios Departamento requeridos, selecciona a los proveedores o de contratistas que participarán en el Adquisiciones procedimiento de adjudicación directa. 1.2 Invita vía correo electrónico a los proveedores o contratistas a cotizar y les envía la descripción de los bienes o servicios requeridos. • Lista de bienes o servicios requeridos

2.0 Elabora cotiza- 2.1 Recibe descripción de bienes o servicios ción y elabora su cotización y la envía por correo Proveedor o la entrega personalmente en el Prestador Departamento de Adquisiciones. Servicio • Lista de bienes o servicios requeridos 3.0 Envía cotización por sistema

3.1 Recibe comparativo mínimo 3 conveniente pedido.

o de

cotización y elabora cuadro con las cotizaciones recibidas Departamento y selecciona la oferta más de para la Institución y elabora Adquisiciones

3.2 Envía mediante el Sistema Compranet los pedidos que rebasan 2,500 salarios mínimos sin IVA. • Pedido TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 15.- Invitación a cuando menos tres personas

Código: Rev. Hoja:134 de 197

5.0 Diagrama de Flujo

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|

Código: Rev. Hoja:135 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Requisición de compra Número de pedido o contrato

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:136 de 197

15.- Invitación a cuando menos tres personas

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0

Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0Anexos 10.1. No aplica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 137 de

17.- Adjudicación Directa por Comité

197

III.17 PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACIÓN DIRECTA POR COMITÉ

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 17.- Adjudicación Directa por Comité

Código: Rev.

Hoja: 138 de 197

1.0 Propósito 1.1 Realizar la adquisición y contratación de bienes y servicios requeridos por el Instituto, mediante el procedimiento de adjudicación directa autorizada por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMEGEN, con fundamento en el artículo 41 de la Ley, con la finalidad de lograr la atención oportuna y eficiente de las necesidades existentes en los diferentes servicios. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizará la compra de insumos y la contratación de servicios cuando se cumpla alguno de los supuestos del artículo 41 de la Ley, excepto los considerados en las fracciones II, V y XII. 3.2 La justificación que se presente para fundamentar la autorización del Comité, deberá invocar en su caso, criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren la mejor compra para el Instituto. (artículo 40 de la Ley). 3.3 La justificación para el uso de la opción de adquisición directa por artículo 41, deberá constar por escrito y estar firmada por el titular del área usuaria o requirente del bien o servicio. (artículo 40 de la Ley). 3.4 La justificación que se presente a consideración del Comité deberá contener como mínimo: • Descripción de los bienes y servicios solicitados • Plazos y condiciones de entrega de los mismos • Motivación y fundamento legal del supuesto de excepción • Precio estimado • Forma de pago propuesta • Procedimiento de contratación propuesto (artículo 49 del Reglamento)

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Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 139 de

17.- Adjudicación Directa por Comité

197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0

1.1 Envía oficio solicitando la adquisición de bienes Solicita adquisición vía artículo 41 de la Ley, anexando la justificación Áreas Sustantivas, y correspondiente y archiva copia del oficio. de Apoyo. • Solicitud de adquisición

2.0

Recepción de oficio y realización de convocatori a

2.1 Recibe oficio y justificación, elabora solicitud para el Comité e incluye el asunto en el orden del Subdirección de Recursos día. Materiales y Servicios. Integra el soporte documental del asunto a la carpeta, incluyendo en su caso, información sobre existencias, consumos y precios promedio. 2.2 Elabora oficio (original y copia) para convocar a sesión de Comité y distribuir la carpeta informativa. Recaba firma del Director de Administración en el oficio. Distribuye oficio y carpetas entre los integrantes del Comité, recaba acuse de recibido y archiva copia del oficio con acuse. • Oficio de convocatoria y carpeta

3.0

Sesiona en fecha programad a

3.1 Sesiona en la fecha programada, revisa la de solicitud de autorización, así como la Comité Adquisiciones, documentación soporte. Los integrantes del Arrendamientos Comité emiten su voto y determinan. y Servicios Procede adquisición? No: Se asientan los hechos en acta, se informa la decisión al Área usuaria y termina procedimiento. CONTROL DE EMISIÓN

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Lic. Julio Castillo Vinalay

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 140 de

17.- Adjudicación Directa por Comité

197

Si: Asientan los hechos en acta, se firma el formato de solicitud de acuerdo y se turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. • Acta de la sesión 4.0 Remite copia de solicitud de acuerdo

4.1 Recibe y remite al Departamento de Adquisiciones una copia de la solicitud de acuerdo, firmada por los Integrantes del Comité. • Solicitud de acuerdo

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

5.0 Recibe autorización y realiza pedido

5.1 Recibe autorización del Comité y continúa Departamento procedimiento para la formulación de pedidos en de Adquisiciones los términos señalados en el procedimiento respectivo. • Solicitud de acuerdo autorizada TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 141 de

17.- Adjudicación Directa por Comité

197

5.0 Diagrama de Flujo SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

AREA USUARIA

INICIO

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

2 7

RECIBE OFICIO Y JUSTIFICACION, ELABORA SOLICITUD E INCLUYE ASUNTO EN ORDEN DEL DIA

1

SESIONA EN LA FECHA PROGRAMADA Y REVISA SOLICITUD DE AUTORIZACION ASI COMO, DOCUMENTACION SOPORTE

OFICIO

ENVIA OFICIO SOLICITANDO ADQUISICION

10

JUSTIFICACION

RECIBE AUTORIZACION DEL COMITE Y ELABORA PEDIDO

SOLICITUD OFICIO (0,1)

3

AUTORIZACION

DOCUMENTACION

PEDIDIO

JUSTIFICACION

INTEGRA SOPORTE DOCUMENTAL A LA CARPETA DE COMITE

8 FIN

SOPORTE

LOS INTEGRANTES DEL COMITE EMITEN SU VOTO Y DETERMINAN

4

ELABORA OFICIO (ORIGINAL Y COPIA) PARA CONVOCAR A SESION DEL COMITE Y DISTRIBUYE

NO

SI ¿PROCEDE?

OFICIO(O,1)

5

SE ASIENTA EN EL ACTA SE INFORMA AL AREA USUARIA Y TERMINA PROCEDIMIENTO

RECABA FIRMA DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACION EN OFICIO

ASIENTAN LOS HECHOS EN ACTA, SE FIRMA FORMATO Y SE ENVIA

OFICIO

6

DISTRIBUYE OFICIO Y CARPETAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITE Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO OFICIO CARPETA ACUSE DE OFICIO

9

RECIBE Y REMITE COPIA DE LA SOLICITUD DE ACUERDO FIRMADA SOLICITUD DE ACUERDO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 17.- Adjudicación Directa por Comité

|

Código: Rev.

Hoja: 142 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Requisición de compra Número de pedido o contrato

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 143 de

17.- Adjudicación Directa por Comité

197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1. No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 144 de

18.- Formulación de Pedidos

197

III.18 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE PEDIDOS

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 18.- Formulación de Pedidos

Código: Rev.

Hoja: 145 de 197

1.0 Propósito 1.1 Formalizar mediante el llenado y requisitado adecuado del Formato de Pedido, la adquisición de bienes, observando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, con el propósito de que los áreas sustantivas y de apoyo cuenten oportunamente con los recursos materiales necesarios para su operación. 2.0

Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0

Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Derivado del fallo objeto de una licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa, se generará un pedido que será formulado por el Departamento de Adquisiciones. 3.2 Los pedidos se pactarán a precios fijos, unitarios, netos y vigentes por lo menos 30 días después de la fecha de apertura de ofertas económicas o presentación de las cotizaciones. No obstante, cuando así se justifique, se podrán pactar incrementos o decrementos a los precios, aplicando la fórmula de ajuste que establezca la convocante antes de la presentación de las propuestas técnicas y económicas. (artículo 44 de la Ley). 3.3 Si el interesado no firma el pedido por causas imputables a el mismo, dentro del plazo señalado por el artículo 46 de la Ley, el Instituto podrá adjudicar el pedido al proveedor que haya presentado la siguiente proposición solvente mas baja. 3.4 El licitante a quien se le adjudique un pedido no estará obligado a suministrar los bienes si el Instituto por causas imputables a el mismo, no firma el pedido oportunamente (artículo 46 de la Ley). CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 18.- Formulación de Pedidos

Código: Rev.

Hoja: 146 de 197

3.5 Cuando así lo exijan las condiciones operativas y exista suficiencia presupuestal, se podrá acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados en los términos del artículo 52 de la Ley. 3.6 Los pedidos contendrán como mínimo los requisitos indicados por el artículo 45 de la Ley. Los pedidos se formalizarán dentro de los veinte días naturales siguientes a la fecha del fallo respectivo. (artículo 46 de la Ley) 3.7 Cuando un bien se requiera en forma repetitiva, se podrán celebrar contratos y pedidos abiertos. (artículo 47 de la Ley) 3.8 En los pedidos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Instituto determinará el presupuesto total y los relativos a los ejercicios que se afectarán, tomando en cuenta los costos vigentes y otorgando preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley). 3.9 El Departamento de almacenes bajo ninguna circunstancia recibirá bienes que no estén amparados por un pedido debidamente requisitado y firmado. 3.10 En caso de que los bienes no cumplan las especificaciones y características técnicas señaladas en el pedido, se devolverán a los proveedores sin darles entrada, indicándoles que corrijan las deficiencias o diferencias detectadas, lo cual se informará inmediatamente a la Subdirección de Recursos Materiales. 3.11 El atraso en la formalización de los pedidos prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento por parte del Instituto y del proveedor. (artículo 46 de la Ley). 3.12 La garantía que exija el Instituto para asegurar el cumplimiento de los pedidos que suscribe podrán ser mediante, cheque certificado, de caja o fianza 3.13 La firma de Servidores Públicos facultados en los pedidos, se ajustará a lo señalado en el documento denominado Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 147 de

18.- Formulación de Pedidos

197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Elabora pedido y registra

Actividad

Responsable

1.1 Elabora pedido, de acuerdo con las características y especificaciones indicadas por Departamento el área solicitante, derivado del resultado de la de Licitación Pública, Invitación a cuando menos Adquisiciones tres personas o Adjudicación Directa. Recaba firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios. • Pedido (original y 5 copias) 1.2 Turna pedido a la Subdirección de Recursos Financieros para asignación presupuestal, con relación (original y copia), archiva acuse de recibido y registra fecha del movimiento en el sistema de control. • Pedido y relación (original y copia)

2.0 Revisa presupuesto y determina

2.1 Revisa estado del ejercicio presupuestal en la partida correspondiente y determina: Subdirección de Recursos ¿Procede?. Financieros No: regresa pedido al Departamento de Adquisiciones y termina procedimiento. Si: Estampa sello presupuestal, regresa original del pedido al Departamento de Adquisiciones con oficio, archiva copia del pedido y del acuse de recibido. • Pedido y relación

3.0 Recaba firmas, turna y registra

3.1 Recibe pedido, recaba firmas del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Departamento y Director de Administración, registra fecha del de Adquisiciones movimiento en sistema de control. 3.2 Turna relación en (original y copia), pedidos a la Subdirección de Recursos Financieros para CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja: 148 de

18.- Formulación de Pedidos

197

resello presupuestal y archiva acuse de recibido y registra fecha del movimiento en sistema de control. • Pedido y relación 4.0 Resella pedido

4.1 Resella pedido, regresa original y una copia al Departamento de Adquisiciones con oficio Subdirección Recursos (original y copia) y archiva una copia del pedido de Financieros y acuse de recibido. • Pedido y relación

5.0 Registra fecha en sistema

5.1 Recaba, en su caso y de acuerdo con montos, firmas adicionales y registra fecha del Departamento Adquisiciones movimiento en sistema de control.

de

Recaba firma del proveedor en el pedido, distribuye. • Original del pedido para el proveedor o prestador del servicio • 1ª. copia del pedido al expediente • 2ª. copia al Almacén 5.2 Registra fecha del movimiento en sistema de control. 6.0 Entrega pedido al proveedor

6.1 Entrega al proveedor o prestador del servicio, original del pedido y/o contrato, Departamento garantía y acreditación correspondientes y Adquisiciones acusa de recibido en la copia del pedido y/o contrato. Archiva en expediente la copia del pedido. 6.2 Recibe original del pedido • Pedido y/o contrato • Garantía y correspondientes

acreditación

7.0 Recibe bienes 7.1 Recibe bienes y verifica que cumplan con las características y especificaciones, cotejando Área de Almacén y verifica CONTROL DE EMISIÓN

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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 149 de

18.- Formulación de Pedidos

197

contra la copia del pedido. 7.2 Sella de recibido en el original y copias de la factura. Entrega el original de la factura sellada al proveedor archiva una copia de la factura en el expediente y turna 2ª. Copia de la factura al Departamento de Adquisiciones • Pedido y/o contrato y bienes 8.0 Recibe copia de factura y captura pedido

8.1 Recibe copia de la factura y la archiva en el expediente correspondiente junto con la Departamento Adquisiciones garantía del proveedor. Captura pedido en sistema Compranet de acuerdo a lineamientos establecidos. • Pedido • Copia de factura y garantía TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 18.- Formulación de Pedidos

Código: Rev.

Hoja: 150 de 197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE ALMACENES

INICIO

4

1

REVISA ESTADO DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL EN LA PARTIDA PRESUPUESTAL Y DETERMINA

ELABORA ORDEN DE COMPRA (ORIGINAL Y COPIA) SEGUN PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA

NO

2

SI ¿PROCEDE?

RECABA FIRMAS DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO

REGRESA ORD EN DE COMPRA AL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y TERMINA PROCEDIMIENTO

3

TURNA ORDEN DE COMPRA PARA SELLO PRESUPUESTAL CON RELACION (ORIGINAL Y COPIA), ARCHIVA ACUSE DE RECIBO Y REGISTRA FECHA DE MOVIMIENTO ORDEN DE COMPRA

ESTAMPA SELLO PRESUPUESTAL, REGRESA ORIGINAL DE LA ORDEN DE COMPRA CON OFICIO, ARCHIVA ORDEN DE COMPRA Y ACUSE ORDEN DE COMPRA (2) OFICIO (0,1)

RELACION

5

RECIBE ORDEN DE COMPRA, IMPRIME PEDIDO (ORIGINAL Y 2 COPIAS) Y RECABA FIRMAS ORDEN DE COMPRA PEDIDIO (0,3)

6

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Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 151 de

18.- Formulación de Pedidos

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

197

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE ALMACENES

5

6

TURNA PEDIDIO CON RELACION (ORIGINAL Y COPIA) PARA RESELLO PRESUPUESTAL, ARCHIVA ACUSE Y REGISTRA FECHA DE MOVIMIENTO

7

11

RESELLA PEDIDIO, REGRESA, ORIGINAL Y COPIA CON OFICIO Y ARCHIVA COPIA DE OFICIO Y PEDIDIO

RECIBE ORIGINAL DEL PEDIDO, ENTREGA GARANTIA Y ACREDITACION Y ACUSA DE RECIBO EN COPIA DE PEDIDIO

PEDIDIO

PEDIDIO (1)

PEDIDIO

OFICIO

GARANTIA

RELACION (2 C.)

ACUSE

12

8

RECABA EN SU CASO Y DE ACUERDO A MONTOS FIRMAS ADICIONALES

9

RECABA FIRMA DEL PROVEEDOR EN EL PEDIDO Y DISTRIBUYE COPIAS (ORIGINAL) PROVEEDOR (1) EXPEDIENTE (2) ALMACEN

10

ENTREGA ORIGINAL DEL PEDIDIO Y REGISTRA FECHA EN SISTEMA DE CONTROL PEDIDIO (O,1)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 152 de

18.- Formulación de Pedidos

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

197

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE ALMACENES

11

14 12

ARCHIVA EN EXPEDIENTE COPIA DE PEDIDIO PEDIDIO (1)

10

13

RESELLA PEDIDIO, REGRESA (ORIGINAL Y 2 COPIAS) CON OFICIO (ORIGINAL Y 2 COPIAS) Y ARCHIVA COPIA DE PEDIDIO

ENTREGA LOS BIENES SOLICITADOS SEGUN PEDIDIO

RECIBE BIENES, VERIFICA QUE CUMPLA CON ESPECIFICACIONES SEGUN PEDIDIO

PEDIDIO(O,2) 15

SELLA DE RECIBIDO EN ORIGINAL Y COPIAS DE LA FACTURA

11

17 FACTURA

ARCHIVA ACUSE DE RECIBO RECIBE COPIA DE LA FACTURA Y LA ARCHIVA EN EXPEDIENTE JUNTO CON GARANTIA

16

ACUSE

ENTREGA ORIGINAL DE FACTURA SELLADA, ARCHIVA UNA COPIA Y TURNA COPIA AL DEPARAMENTO DE ABASTECIMIENTO

FACTURA (1 C) GARANTIA

18

FACTURA (3 C)

CAPTURA PEDIDIO EN SISTEMA COMPRANET DE ACUERDO A LINEAMIENTOS

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 153 de

18.- Formulación de Pedidos

|

197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Requisición de compra

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Número de pedido o contrato

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Registros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Hoja: 154 de

18.- Formulación de Pedidos

197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

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No aplica

10.0 Anexos 10.1. No aplica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 19- Formulación de Contratos

Código: Rev.

Hoja: 155 de 197

III.19 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE CONTRATOS

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 19- Formulación de Contratos

Código: Rev.

Hoja: 156 de 197

1.0 Propósito 1.1 Contar con el Documento Oficial que permita tramitar y controlar la contratación de los servicios que requieren las diferentes áreas del Instituto Nacional de Medicina Genómica para realizar sus funciones, dentro del marco normativo que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de adquisiciones y las áreas requirentes de bienes. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable 3.0

Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Los contratos se pactarán a precios fijos, unitarios, netos y vigentes por lo menos 30 días después de la fecha de apertura de ofertas económicas o presentación de las cotizaciones. No obstante, cuando así se justifique, se podrán pactar incrementos o decrementos a los precios, aplicando la fórmula de ajuste que establezca la convocante antes de la presentación de las propuestas técnicas y económicas, en caso de licitación o invitación. (artículo 44 de la Ley) 3.2 Si el interesado no firma el contrato por causas imputables a el mismo o dentro del plazo señalado en el artículo 46 de la Ley, el Instituto podrá adjudicar el contrato al proveedor que haya presentado la siguiente proposición mas baja. 3.3 El licitante al que se le haya adjudicado un contrato, no estará obligado a suministrar los servicios si el Instituto por causas imputables al mismo, no firma el contrato oportunamente. (artículo 46 de la Ley) 3.4 Cuando así lo exijan las condiciones operativas, se podrá acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados en los términos del artículo 52 de la Ley.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 19- Formulación de Contratos

Código: Rev.

Hoja: 157 de 197

3.5 Los contratos contendrán como mínimo los requisitos y datos indicados por el artículo 45 de la Ley. Los contratos se formalizarán dentro de los veinte días naturales siguientes a la fecha en que tenga lugar el fallo respectivo. 3.6 Cuando un bien o servicio se requiera en forma repetitiva, se podrán celebrar contratos abiertos en los términos del artículo 47 de la Ley y el 56 de su Reglamento. 3.7 En los contratos que rebasen un ejercicio presupuestal, el Instituto determinará el presupuesto total y los relativos a los ejercicios que se afectarán, tomando en cuenta los costos vigentes y otorgando preferencia a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas durante ejercicios anteriores. (artículo 24 de la Ley) 3.8 En caso de que los servicios que proporciona el proveedor no cumplan las especificaciones y características técnicas señaladas en el contrato, se le hará saber a éste, indicándole que corrija las deficiencias o diferencias detectadas. 3.9 Las garantías que exige el Instituto para asegurar el cumplimiento de los contratos pueden ser mediante, cheque de caja, cheque certificado fianza 3.10 El atraso en la formalización de los contratos prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento por parte del propio Instituto y del proveedor. (artículo 46 de la Ley).

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Hoja: 158 de

19- Formulación de Contratos

197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.1 Elabora contrato de acuerdo con los 1.0 Elabora contrato y envía requerimientos del área solicitante y el Departamento resultado de la licitación pública, invitación a Adquisiciones cuando menos tres personas o adjudicación directa.

de

1.2 Mediante relación firmada por el Subdirector de Recursos Materiales (original y copia), envía contrato a la Subdirección Jurídica para su revisión y visto bueno y archiva copia de la relación con acuse de recibido. • Contrato 2.1 Recibe contrato y procede a su revisión para comprobar que cumple con la Subdirección de normatividad y se salvaguardan los intereses Asuntos Jurídicos. del Instituto.

2.0 Revisa contrato y dictamina

2.2 Elabora y envía oficio dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales (original y copia) comunicando su dictamen favorable o sus observaciones y archiva copia del oficio con acuse de recibido. • Oficio 3.0 Recibe contrato y turna

3.1 Recibe oficio y contrato y lo turna al Subdirección Departamento de Adquisiciones. Recursos • Oficio y contrato Materiales Servicios.

4.0 Recibe oficio y contrato

4.1 Recibe oficio así como contrato y determina: Departamento Procede? Adquisiciones No: Regresa a la actividad 1. Si: Vía correo envía copia del contrato al CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja: 159 de

19- Formulación de Contratos

197

proveedor para su revisión y conformidad. • Contrato 5.0 Regresa contrato y comentarios

5.1 Recibe contrato y procede a su revisión, al término, regresa contrato a la Subdirección de Proveedor Recursos Materiales y Servicios con Prestador observaciones o conformidad. Servicio • Contrato

6.0 Turna contrato

6.1 Recibe y turna contrato al Departamento de Subdirección Adquisiciones. Recursos • Contrato Materiales Servicios

7.0 Recibe contrato y determina

7.0 Recibe contrato, verifica observaciones y determina. Departamento Procede? Adquisiciones No: Regresa a la actividad 1. Si: Prepara cuatro juegos del contrato y los remite mediante relación (original y copia) para rúbrica al Área Usuaria y archiva copia de la relación con acuse de recibido.

8.0 Recibe contrato y envía

8.1 Recibe los cuatro juegos del contrato, sella, regresa por oficio (original y copia) al Subdirección Departamento de Adquisiciones y archiva oficio Jurídica con acuse de recibido.

9.0 Recibe contrato y remite

9.1 Recibe los cuatro juegos originales del contrato y los remite a la Subdirección de Departamento de A Recursos Financieros mediante oficio (original y dquisiciones copia) y archiva copia de éste con acuse de recibido.

o de

de y

de

10.0 Recibe cuatro juegos del contrato firma y 10.0 Recibe Área Sustantiva y contrato y regresa regresa a adquisiciones. de Apoyo 11.0 Recibe

11.0 Recibe contrato firmado por el usuario y lo CONTROL DE EMISIÓN

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Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 160 de

19- Formulación de Contratos

197

turna a la Subdirección de Recursos Materiales Departamento y Servicios. Adquisiciones

contrato y turna

12.1 Recibe contrato, firma y lo regresa 12.0 Recibe contrato y regresa

Subdirección Recursos Materiales Servicios

de de y

13.0 Recibe y envia

13.1 Recibe contrato y envía los cuatro juegos del contrato a trámite de suficiencia Departamento presupuestal mediante relación (original y Adquisiciones copia) firmada y archiva copia de la relación con acuse de recibido.

14.0 Recibe contrato y sella

14.1 Recibe los cuatro juegos del contrato y revisa suficiencia presupuestal. Subdirección Recursos Coloca sello de suficiencia presupuestal, financieros. regresa mediante oficio (original y copia) tres ejemplares del contrato al Departamento de Adquisiciones y conserva copia para trámites internos y archiva copia del acuse de recibido.

15.0 Recibe contrato y turna

15.1 Recibe tres tantos del contrato con suficiencia presupuestal y turna para firma del Departamento Director de Administración Adquisiciones

de

16.0 Recibe y regresa

16.1 Recibe, firma y regresa al Departamento de Adquisiciones Dirección Administración

de

17.0 Comunica a proveedor

17.1 Comunica al proveedor y/o prestador del Servicio que debe pasar a firmar su contrato y a Departamento entregar la garantía respectiva. Adquisiciones

de

18.0 Entrega garantía

18.1 Obtiene y entrega garantía Departamento de Adquisiciones.

en

Proveedor prestador servicios

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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de

el

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

de

o de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 19- Formulación de Contratos

Código: Rev.

Hoja: 161 de 197

19.1 Recibe y revisa la garantía y determina ¿Procede? Departamento No: Comunica al proveedor que debe acudir Adquisiciones ante la Institución afianzadora para cambiarla. Si: Continua procedimiento. 20.0 Firma tantos 20.1 Firma los tres tantos del contrato. Proveedor del contrato prestador servicios 19.0 Recibe y revisa

21.0 Entrega contrato a proveedor

21.1 Entrega un ejemplar del contrato al proveedor y/o prestador del Servicio. Departamento Adquisiciones 21.2 Remite por oficio (original y copia) un ejemplar del contrato a la Subdirección Jurídica y archiva otro ejemplar del contrato junto con la documentación soporte y el oficio de envio a la Subdirección Jurídica con acuse de recibido.

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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Marzo de 2009

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de

o de

de

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 162 de

19- Formulación de Contratos

197

5.0 Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

AREA JURIDICA

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

INICIO

1

3

5

7

ELABORA CONTRATO DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y A EL RESULTADO DE LA LICITACION

RECIBE CONTRATO, PROCEDE A SU REVISION PARA COMPROBAR QUE CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD

RECIBE CONTRATO, PROCEDE A SU REVISION PARA COMPROBAR QUE CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD

RECIBE CONTRATO Y PROCEDE A SU REVISION

CONTRATO

CONTRATO

CONTRATO

CONTRATO

4

2

8

MEDIANTE RELACION FIRMADA (ORIGINAL Y COPIA) ENVIA CONTRATO PARA REVISION, Vo. Bo. Y RELACION

ELABORA Y ENVIA OFICIO COMUNICANDO SU DICTEMEN Y ARCHIVA COPIA DEL OFICIO CON ACUSE DE RECIBO

RELACION (O,1)

REGRESA CONTRATO CON OBSERVACIONES O CONFORMIDAD

OFICIO (O,1) CONTRATO

6 9

RECIBE OFICIO ASI COMO, CONTRATO Y DETERMINA RELACION (O,1)

RECIBE Y TURNA CONTRATO

CONTRATO

NO

EXISTEN OBSERVACIONES

SI

10 ENVIA COPIA DEL CONTRATO PARA REVISION Y CONFORMIDAD

REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 1

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 163 de

19- Formulación de Contratos

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

197

AREA USUARIA

AREA JURIDICA

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

9

11

13

15

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO, RUBRICA, REGRESA POR OFICIO Y ARCHIVA OFICIO CON ACUSE

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO, LOS FIRMA , LOS REGRESA POR OFICIO Y ARCHIVA OFICIO CON ACUSE

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO, LOS FIRMA Y LOS REGRESA

10

RECIBE CONTRATO, VERIFICA Y DETERMINA

CONTRATO(6)

CONTRATO(6)

CONTRATO(6)

CONTRATO

16 ¿SON VALIDADAS?

NO

SI PREPARA SEIS JUEGOS DEL CONTRATO, REMITE MEDIANTE RELACION PARA RUBRICA Y ARCHIVA

REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 1

12

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO, LOS REMITE PARA FIRMA POR OFICIO Y ARCHIVA OFICIO CON ACUSE CONTRATO(6)

14

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO LOS TURNA PARA FIRMA

CONTRATO(6)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 164 de

19- Formulación de Contratos

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

197

DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

15

16

17

RECIBE Y ENVIA 6 JUEGOS DEL CONTRATO PARA TRAMITE DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL CON RELACION FIRMADA Y ARCHIVA COPIA CON ACUSE DE RECIBO

RECIBE 6 JUEGOS DEL CONTRATO Y REVISA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

20

22

RECIBE CONTRATOS, FIRMA Y REGRESA

OBTIENE Y ENTREGA GARANTIA

CONTRATO(6)

CONTRATO(6)

CONTRATO(3)

RELACION

GARANTIA

18 19 COLOCA SELLO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL, REGRESA MEDIANTE OFICIO (ORIGINAL Y COPIA) TRES EJEMPLARES Y CONSERVA LOS OTROS TRES PARA TRAMITES Y ARCHIVA

RECIBE TRES TNATOS DEL CONTRATO CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y TURNA PARA FIRMA

23

CONTRATO(6)

CONTRATO(3)

21

COMUNICA AL PROVEEDOR QUE DEBE PASAR A FIRMAR DE CONTRATO Y A ENTREGAR GARANTIA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 165 de

19- Formulación de Contratos

197

PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

22

24

23 FIRMA TRES EJEMPLARES DEL CONTRATO

COTRATO (3) RECIBE , REVISA LA GARANTIA Y DETERMINA GARANTIA

NO

SI

¿ESTA CORRECTA?

COMUNICA AL PROVEEDOR QUE DEBE ACUDIR A CAMBIARLA

CONTINUA PROCEDIMIENTO

25

ENTREGA UN EJEMPLAR DEL CONTRATO AL PROVEEDOR CONTRATO(3)

26

REMITE POR OFICIO (ORIGINAL Y COPIA) UN EJEMPLAR DEL CONTRATO AL AREA JURIDICA Y ARCHIVA EL OTRO CON DOCUMENTACION SOPORTE DOCUMENTACION

FIN

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 166 de

19- Formulación de Contratos

|

197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

Manual del Sistema “SQL-Ledger”

No aplica

7.0 Registros Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Requisición de compra

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Número de pedido o contrato

5 años

Jefe del Departamento de Adquisiciones

No aplica

Registros

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Rev.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja: 167 de

19- Formulación de Contratos

197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición de materiales de consumo o bienes muebles.

8.4

Sistema “SQL-Ledger”.- Conjunto de elementos ordenados que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los bienes muebles y de consumos adquiridos por el INMEGEN.

8.5

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1. No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Código: Rev. Hoja:168 de 197

III.20 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PROGRAMA DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:169 de 197

20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

1.0

Propósito 1.1

2.0

Establecer en forma precisa y ordenada las actividades que se realizarán para propiciar y conservar en condiciones óptimas de operación los muebles, equipos e instalaciones ocupadas por el INMEGEN, con la utilización de recursos humanos propios, herramientas y refacciones adquiridas.

Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas. 2.2 A nivel externo no aplica.

3.0

Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de efectuar recorridos de inspección para detectar requerimientos de mantenimiento.

3.2

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de recibir, registrar y clasificar solicitudes de servicios de mantenimiento.

3.3 El Departamento de Mantenimiento será el responsable de evaluar la factibilidad técnica de los requerimientos. 3.4 El Departamento de Mantenimiento será el responsable de analizar la capacidad de respuesta de los recursos propios disponibles en coordinación con la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. 3.5

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de determinar las actividades a desarrollarse con recursos propios o con recursos contratados en coordinación con la Subdirección de Recursos Materiales.

3.6

El incumplimiento de lo establecido en este apartado se sancionara conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:170 de 197

20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Indica normatividad.

1.1 Indica a la Subdirección de Recursos Dirección de Materiales y Servicios elabore el programa de Administración trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo. • Programa de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo

2.0 Recepción de indicación.

2.1 Recibe indicación para elaborar el programa de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo y turna. • Programa de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo 3.1 Recibe información de requerimientos de mantenimiento necesidades de adaptación o redistribución de espacios mediante solicitud escrita, telefónica o personal. • Requerimientos

3.0 Recepción de Información.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. Departamento de Mantenimiento

4.0 Recopilación 4.1 Recaba información directa de requerimientos Departamento de en inspecciones rutinarias de los equipos e de requerimientos instalaciones. Mantenimiento • Requerimientos 5.0 Clasificación y 5.1 Clasifica la información para determinar las Departamento determinación. actividades a realizarse con recursos propios o de contratados. Mantenimiento • Requerimientos 6.0 Elaboración de requisición.

6.1 Elabora requisición anual de herramientas y Departamento materiales necesarios para ejecución de de trabajos con recursos propios. Mantenimiento • Requisición anual

7.0 Elaboración de Catálogos de conceptos.

7.1 Elabora catálogo de conceptos de los trabajos Departamento a realizarse con recursos contratados. de Mantenimiento • Catálogo de conceptos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:171 de 197

20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

8.0 Elaboración de programa.

9.0 Recepción de procesos de adquisición.

8.1 Elabora programa de trabajo anual en el mes de noviembre del año vigente, para el ejercicio siguiente y lo turna para su revisión. • Programa de Trabajo 9.1 Con el programa de trabajo y en coordinación con la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios organiza y lleva a cabo los procesos para la adquisición de materiales y la asignación de trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo correspondientes. • Programa de Trabajo

Departamento de Mantenimiento Departamento de Mantenimiento

TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:172 de 197

20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

5.0 Diagrama de Flujo 5.0 Diagrama de Flujo DIRECCION DE ADMINISTRACION

SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

INICIO

1

INDICACION DE NORMATIVIDAD

2 RECEPCIÓN DE INDICACION

3 RECEPCION DE INFORMACION

4 RECOPILACION DE REQUERIMIENTO S

5 CLASIFICACION Y DETERMINACION

6 ELABORACION DE REQUISICION

7 ELABORACION DE CATALOGOS DE CONCEPTOS

8 ELABORACION DE PROGRAMA ANUAL

9 PROCESO DE ADQUISICIONES

TERMINO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

|

Código: Rev. Hoja:173 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Responsable de conservarlo

Código de Registro o Identificación única

Programa de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

Requisición anual

5 años

Catálogo de conceptos

5 años

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

No aplica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Elaborar el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Código: Rev. Hoja:174 de 197

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

Bienes Muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

8.3

Catálogo.- Instrumento administrativo que presenta en forma sumaria, ordenada y sistematizada un listado de cosas o eventos relacionados con un fenómeno en particular.

8.4

Licitación.- Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de bienes y servicios, del Gobierno Federal, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores.

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.1No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:175 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

III.20 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

1.0

Hoja:176 de 197

Propósito 1.1

2.0

Código: Rev.

Atender los requerimientos de mantenimiento mediante la utilización de personal, equipo, herramientas y materiales del Instituto con los recursos contemplados en el presupuesto de gasto autorizado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

Alcance 2.1 A nivel interno el Procedimiento es aplicable a las áreas administrativas del Instituto. 2.2 A nivel externo no aplica

3.0

Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de hacer cumplir al personal operativo con su jornada de trabajo en base a sus derechos y obligaciones.

3.2

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de atender en forma eficiente y oportuna los requerimientos de servicio que le son solicitados.

3.3

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de la utilización en forma adecuada y conveniente de las herramientas y los materiales de trabajo.

3.4

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de informar, cuando se haya realizado la orden de servicio o, en su caso las causas que lo hubieran impedido.

3.5

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de recibir el formato de orden de servicio debidamente requisitado.

3.6

El incumplimiento de lo establecido en este apartado se sancionará conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

Código: Rev. Hoja:177 de 197

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Indicación de normatividad.

1.1 Indica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios supervise la ejecución Dirección de de trabajos de mantenimiento con recursos Administración. propios.

3.0 Recepción de indicación.

2.1 Recibe indicación para supervisar la Subdirección de ejecución de trabajos de mantenimiento con Recursos Materiales recursos propios. y Servicios.

3.0 Recepción de solicitud.

3.1 Recibe solicitud de servicio de mantenimiento escrita, telefónica o personal, registra en libretas de control por Departamento de especialidad y elabora “orden de servicio”. Mantenimiento. • Orden de servicio • Solicitud de servicio

4.1 Evalúa prioridad, grado de dificultad y Departamento de 4.0 Evaluación del naturaleza del trabajo a realizar y determina Mantenimiento. trabajo. el personal operativo que lo llevara a cabo. Departamento de 5.0 Verificación de 5.1 Verifica existencias en el almacén del Mantenimiento. existencias Departamento de Mantenimiento. 6.1 Recibe el material para la ejecución de Departamento de la “orden de servicio”. Mantenimiento. • Orden de servicio Departamento de 7.0 Requisición de 7.1 Solicita compra de material no existente Mantenimiento. compra. en el almacén del Instituto. 6.0 Entrega de material.

8.1 Recibe material solicitado e indica al personal operativo la realización del trabajo Departamento de Mantenimiento. indicado en la “orden de servicio”. • Orden de servicio Departamento de 9.0 Supervisión de 9.1 Supervisa la correcta ejecución de los Mantenimiento. trabajos trabajos y recaba firma de conformidad del 8.0 Recibe material y da instrucciones

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

Código: Rev. Hoja:178 de 197

área solicitante en la “orden de servicio”. • Orden de servicio TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIÓN

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:179 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

5.0 Diagrama de Flujo 5.0 Diagrama de Flujo DIRECCION DE ADMINISTRACION

SUBDIRECCION DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

SUBDIRECCION DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO (DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO E INMUEBLES)

INICIO

1 INDICACION DE NORMATIVIDAD

2

3

RECEPCIÓN DE INDICACION

RECEPCION DE SOLICITUD

4 EVALUACION DEL TRABAJO

5 VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

SI 6 ENTREGA DE MATERIAL

NO

7 REQUISICION DE COMPRA

8 RECEPCION DE MATERIAL

9 INDICACION AL PERSONAL

10 SUPERVISION DE TRABAJOS

11 RECABACION DE FIRMAS

TERMINO

CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

|

Código: Rev. Hoja:180 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Solicitud de compra de material

5 años

Orden de servicio

5 años

Vale de salida

5 años

Responsable de Código de Registro o conservarlo Identificación única Subdirector de Recursos Materiales y No aplica Servicios Subdirector de Recursos Materiales y No aplica Servicios Subdirector de Recursos Materiales y No aplica Servicios

8.0 Glosario 8.1 Bienes Muebles.- Son mercancía cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es su caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc. 8.2 Servicio.- La prestación de servicios de cualquier naturaleza excepto los relacionados con Obra Pública.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

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Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:181 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo de 2009

No aplica

10.0 Anexos 10.2Requisición de bienes o servicios. 10.3Orden de servicio. 10.4Nota de Salida

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Julio Castillo Vinalay

Lic. Mario Campesino Romeo

Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Marzo de 2009

Marzo de 2009

Marzo de 2009

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Código: Rev.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:182 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

10.1 Formato: “Requisición de bienes o servicios” INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA GENÓMICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Departamento de Adquisiciones

REQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS 1

FOLIO: HOJA:

SELLO DE RECEPCIÓN

TIPO DE REQUISICIÓN Nacional

DÍA

MES

Servicios

Importación

AÑO

SOLICITANTE:

REC. PRESUPUESTALES:

EXTENSIÓN:

REC. PROPIOS:

PART.

CANTIDAD

UNIDAD

5

4

9

REQUISICIÓN CON CARGO A:

2

FECHA DE SOLICITUD:

DE

XXX

PRECIO UNITARIO

DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES

IMPORTE

3

8

OBSERVACIONES ESPECIALES DE TRANSPORTE HIELO SECO: REFRIGERACIÓN: OTROS INDICAR:

DOCUMENTACIÓN QUE ANEXA

USO TÉCNICO:

COTIZACIÓN: CATÁLOGO:

Normales

6

DICTAMEN TÉCNICO: OTROS INDICAR:

USO SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS COMPROMISO:

USO EXCLUSIVO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES TIEMPO DE ENTREGA

FORMA DE PAGO

T.C.

PARTIDA: VIGENCIA DE COTIZACIÓN

FUNDAMENTO LEGAL

NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

IMPORTE SUBTOTAL

VÍA

I.V.A.

M.N.

TOTAL $

AUTORIZA (NOMBRE, FIRMA Y CARGO)

7

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Revisó :

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Hoja:183 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DENOMINADO “REQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS” Núm.

Denominación

1.

Requisición de bienes o servicios del

Se anotará el nombre del departamento de mantenimiento.

2.

Fecha de solicitud

Se anotará la fecha de elaboración de la orden de compra.

3.

Descripción de los bienes

Se anotarán las especificaciones de los materiales o artículos que se solicitan.

4.

Unidad

Se anotará la unidad de medida de los materiales que se solicitan.

5.

Cantidad

Se anotará la cantidad de los materiales que se solicitan.

6.

Uso técnico

Se anotará el uso o destino de los materiales solicitados.

7.

Nombre y firma del solicitante

Se anotará el nombre y firma del jefe del departamento de mantenimiento.

8.

Área de Almacén

Se anotará firma y sello de no-existencia del almacén de varios.

9.

Área de Compras

Se anotará firma y sello de recibido del área de compras.

CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:184 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

1.1 Formato “Orden de Servicio

ORDEN DE SERVICIO FECHA: ______1______ AREA SOLICITANTE _______2______ NUM. DE ORDEN ____3____

DESCRIPCION

MATERIALES UTILIZADOS

4

7

OBSERVACIONES

MANO DE OBRA

5

8

AUTORIZO :

REPORTO :

RECIBIO DE CONFORMIDA D:

6

9

10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Hoja:185 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DENOMINADO “ORDEN DE SERVICIO “DE MANTENIMIENTO Núm. Concepto 1. Fecha

Descripción Se anotará la fecha de recepción del reporte de mantenimiento.

2.

Área solicitante

Se anotará el nombre del área o servicio solicitante.

3.

Núm. de orden

Se anotará el número progresivo por orden cronológico de recepción.

4.

Descripción

Se anotará la descripción del servicio solicitado.

5.

Observaciones

Se anotará las observaciones que en su caso considere convenientes el solicitante.

6.

Autorizó

Se anotará el nombre del jefe del departamento de mantenimiento de inmuebles y la firma de autorización correspondiente.

7.

Materiales utilizados

Se anotará los materiales utilizados en la ejecución de la orden servicio.

8.

Mano de obra

Se anotará el nombre del personal que realiza los trabajos correspondientes.

9.

Reportó

Se anotará el nombre de la persona que solicitó el servicio.

10.

Recibió de conformidad

Se anotará la firma de conformidad de los trabajos realizados.

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20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

10.3 Formato: “Nota de Salida”

1 3

2

4

6

5

8

7

9

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Hoja:187 de 197

20.- Atención de Solicitudes de Mantenimiento

Instructivo del Formato “Nota de Salida”

No.

Concepto

Descripción

1

Nombre del Solicitante

Anotar nombre del Servidor Público que solicita

2

Numero consecutivo de salida de Anotar el número consecutivo de nota de almacén salida emitida por el sistema de almacenes.

3

Fecha de la nota de salida

Anotar la fecha de elaboración de la nota de salida.

4

Cantidad solicitada

Anotar la cantidad solicitada por cada uno de los materiales e insumos.

5

Descripción de los materiales e insumos

Anotar la descripción incluyendo el catálogo de los materiales e insumos.

6

Precio Unitario

Anotar el precio unitario de los materiales e insumos.

7

Nombre y Firma del que recibe

Anotar el nombre y plasmar firma de Servidor Publico que recibe.

8

Nombre y Firma de quien entrega

Anotar el nombre y plasmar firma del personal que entrega perteneciente al área de almacén.

9

Importe total de la nota de salida

Anota el importe total de la nota de salida

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Código: Rev. Hoja:188 de 197

III.21 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

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1.0

3.0

Hoja:189 de 197

Propósito 1.1

2.0

Código: Rev.

Determinar el universo de acción del inmueble, instalaciones y equipos, para determinar las necesidades programadas de mantenimiento preventivo y/o correctivo y que permita su continua operación, así mismo dar a conocer a las autoridades el grado de cumplimiento de las metas preestablecidas en el programa anual de trabajo, indicando las actividades realizadas por especialidad y por servicio, mensual y anualmente.

Alcance 2.1

A nivel interno el Procedimiento es aplicable a todas las áreas del Instituto.

2.2

A nivel externo no aplica

Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1

El Departamento de Mantenimiento elabora sus respectivos programas anuales de mantenimiento.

3.2

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de determinar el universo de acción del inmueble, instalaciones y equipos que competen a su área.

3.3

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de analizar y evaluar los requerimientos en cuanto a su factibilidad técnica, prioridad, alcance de los recursos disponibles, capacidad técnica y fuerza de trabajo.

3.4

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de programar los trabajos a realizar con personal del departamento y los contratados a empresas específicas en las que se requiere mano de obra, herramienta y refacciones especializadas.

3.5

El Departamento de Mantenimiento será el responsable de determinar: unidad, cantidad, frecuencia y tipo de mantenimientos preventivos y correctivos, vigencia del contrato y cobertura o no de refacciones CONTROL DE EMISIÓN

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Hoja:190 de 197

21.- Elaboración del Informe Mensual de Mantenimiento

4.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

1.0 Indicación de normatividad

1.1 Indica a la Subdirección de Recursos Dirección de Materiales y Servicios elabore el informe mensual Administración y anual de actividades.

2.0 Recepción de indicación

2.1 Recibe indicación para realizar el informe Subdirección mensual, anual de actividades y turna de Recursos Materiales y Servicios. 3.1 Recibe indicación y clasifica las órdenes de Departamento servicio ejecutadas en el mes por especialidad: de aire acondicionado, electricidad, plomería, Mantenimiento. pintura, aire comprimido, mobiliario y otros. 4.1 Contabiliza las órdenes de servicio de cada Departamento especialidad desglosando el área en la que de fueron realizadas en el formato “relación mensual Mantenimiento. de órdenes realizadas”.

3.0 Clasificación de órdenes 4.0 Comprobación de órdenes

5.0 Notificación de Informe mensual 6.0 Relación de trabajos

5.0 Turna el informe mensual a la Dirección de Administración y a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. 6.0 Relaciona trabajos realizados por contrato anualmente

Departamento de Mantenimiento. Departamento de Mantenimiento.

7.0 7.0 Elabora informe anual de trabajos realizados Elaboración de con recursos propios y con recursos contratados informe 8.0 Notificación de 8.0 Turna informe anual a la Dirección de Informe anual Administración y a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.

Departamento de Mantenimiento. Departamento de Mantenimiento.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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Código: Rev. Hoja:191 de 197

5.0 Diagrama de Flujo

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|

Código: Rev. Hoja:192 de 197

6.0 Documentos de Referencia Documentos

Código (cuando aplique)

Estatuto Orgánico del INMEGEN.

No aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Marzo 2008

No aplica

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

No aplica

7.0 Registros Registros

Tiempo de Conservación

Relación mensual de Órdenes realizadas

5 años

Responsable de conservarlo Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

Código de Registro o Identificación única No aplica

8.0 Glosario 8.1

Adquisición.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a título singular o universal, por cesión o herencia.

8.2

PAAS.- Programa Anual de Adquisiciones y Servicios.

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Código: Rev. Hoja:193 de 197

9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

1ª. Versión

Marzo, 2009

No aplica

11.0Anexos 11.1Relación mensual de órdenes realizadas

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Hoja:194 de 197

21.- Elaboración del Informe Mensual de Mantenimiento

10.1 Formato:“Relación Mensual de Órdenes Realizadas” AIRE ELECTRICI ACONDICIONA PLOMERIA DAD DO

Servicio DIRECCIÓN GENERAL

1

2

PINTURA

AIRE COMPRIMIDO

MOBILIARIO

OTROS

TOTAL

4

5

6

7

8

3

SALA DE JUNTAS COORDINACION GENERAL SALA DE JUNTAS GOBIERNO OFICINA SUBDIRECTOR Y AREA SECRETARIAL AULA MAGNA SALA DE JUNTAS INFORMATICA BIOINFORMATICA BIBLIOTECA AREA DE SUBDIRECCIONES Y JEFES DE DEPARTAMENTO SALA DE JUNTAS 6° PISO CTO. PRE-PCR UNIDAD DE GENOTIPIFICACION Y ANAL. EXPRESION UNIDAD DE SECUENCIACION LABORATORIO DE PROTEOMICA LABORATORIO DE ENFERMEDADES MULTIFACTORIALES LABORATORIO DE HAP MAP LABORATORIO DE GENOTIPIFICACION CUARTO OBSCURO Y MICROSCOPIO MICROBIOLOGIA AREAS COMUNES CULTIVO CELULAR BANCO D.N.A. EXT. RNA CUARTO FRIO MATERIALES Y ULTRACONDELADORES EQUIPO COMUN LAVADO Y ESTERILIZACION AREA SECRETARIAL AREA DE SCANEO COMEDOR BAÑOS AREAS COMUNES T O T A L E S:

9

SUPERVISO:

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Hoja:195 de 197

21.- Elaboración del Informe Mensual de Mantenimiento

Instructivo del Formato “Relación Mensual de Órdenes realizadas” No.

Concepto

Descripción

1

Aire acondicionado

Se anota el número de órdenes ejecutadas de aire acondicionado.

2

Electricidad

Se anota el número de ejecutadas de electricidad.

órdenes

3

Plomería

Se anota el número ejecutadas de plomería.

de

órdenes

4

Pintura

Se anota el número ejecutadas de pintura.

de

órdenes

5

Aire Comprimido

Se anota el número de ejecutadas de aire comprimido.

órdenes

6

Mobiliario

Se anota el número ejecutadas de mobiliario.

órdenes

7

Otros

Se anota el número de órdenes ejecutas de otros.

8

Total

Se anota el número total de órdenes ejecutadas por área o servicio.

9

Totales

Se anota el número total de órdenes ejecutadas por especialidad

de

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