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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAGO DE REFRIGERIOS
Aprobado con Resolución Administrativa Nº 019/2013 La Paz, 29 de enero de 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PAGO DE REFRIGERIOS
MP-ADM-PREF-07 1 de 16 00 Noviembre/2012
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
INDICE
1.
OBJETO.- ........................................................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE.- ..................................................................................................................................................... 2
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 2
4.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 2
5.
RESPONSABLES.- ........................................................................................................................................... 4
6.
POLITICAS DE OPERACIÓN.- ........................................................................................................................ 7
7.
INSUMOS PARA EL PAGO DE REFRIGERIOS ............................................................................................. 10
8.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.- ..................................................................................................... 20
9.
REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 20
10. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 20 11. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 20
Nombre Elaborado por:
Revisado por:
Cargo
Miguel Choque
Técnico I en Organización
Juan Manuel Aguilera
Responsable de Servicios Generales
María Palacios Arce
Jefe Administrativo
Ivonne Segales
Jefe Financiero
Lilian Peñarrieta
Gerente Administrativo Financiero Directora de Planificación y Proyectos
Aprobado por:
Gustavo Portocarrero
Gerente General
Firma
Fecha
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OBJETO.-
1.
Otorgar refrigerios en especie al personal de Planta y Consultor, que por la naturaleza de sus funciones así lo requiera, y refrigerios en efectivo al personal de planta dependiente de la Empresa Estatal de Televisión de BOLIVIA TV. ALCANCE.-
2.
Este manual es de aplicación obligatoria para todas las áreas de BOLIVIA TV. Abarca desde los procedimientos de solicitud de refrigerios hasta el pago respectivo del refrigerio ya sea en especie o en efectivo. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.-
3.
Se emplea los siguientes documentos de referencia: a) Resolución de Directorio Nº 004 de 4 de Septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Presupuestos de BOLIVIA TV; b) Resolución de Directorio Nº 004 de 4 de Septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de BOLIVIA TV; c) Resolución Administrativa Nº 053 de 24 de septiembre de 2009, que aprueba el pago de refrigerio a todos los funcionarios permanentes de la Empresa Estatal de BOLIVIA TV; d) Acta de Reunión Nº 004/2010 de 13 de julio de 2010 para Refrigerios del personal de BOLIVIA TV; e) Según el Acta de Reunión Nº 004/2010, el pago de Refrigerios en Efectivo es otorgado a todo el personal administrativo de planta de BOLIVIA TV, tales como la Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia de Marketing y Ventas, Jefatura de Auditoría Interna, Dirección de Planificación y Proyectos y Dirección Jurídica Nacional. f) Según el Acta de Reunión Nº 004/2010, el pago de Refrigerios en Especie es otorgado al personal operativo de BOLIVIA TV, tales como las Gerencias de Producción, Técnica e Informaciones, exceptuando los Gerentes, Jefes y Asistentes Administrativos. 4.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.4.1 Altas de Personal.- Ingreso de una persona a BOLIVIA TV bajo la modalidad de personal de planta o consultor, para el desarrollo de determinadas funciones. 4.2 Bajas de Personal.- Fin de la relación laboral que une a una persona con BOLIVIA TV ya sea por decisión de una de las partes o por mutuo acuerdo.
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4.3 Bajas médicas.- Documento en el que un médico certifica que el personal (planta o de consultoría) debe abandonar durante un tiempo determinado su puesto de trabajo a causa de una enfermedad o un daño físico. 4.4 Contrato.- Documento legal de naturaleza administrativa que regula la relación contractual entre la entidad contratante y el contratado, estableciendo derechos y obligaciones para ambas partes. 4.5 Comisión de viaje.- Personal designado para realizar viajes laborales al interior o fuera del país. 4.6 Firma Electrónica.- Es una forma de autorización y validación de los registros contables, presupuestarios y de tesorería equivalentes a las firmas manuscritas a través de medios informáticos, introduciendo mecanismos de seguridad a cargo de las autoridades y servidores públicos responsables de su manejo, asimismo tienen validez legal y fuerza probatoria suficiente para efectos legales que correspondan, en cumplimiento al Art. 26º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. 4.7 Memorándum.- Documento empleado como forma de comunicación que señala en forma breve asuntos de carácter administrativo dirigidos al personal de BOLIVIA TV. 4.8 Memorándums de designación.- Memorándum usado en la incorporación de personal de planta (altas de personal) en BOLIVIA TV. 4.9 Memorándums de destitución.- Memorándum usado para el retiro de personal de planta de BOLIVIA TV (bajas de personal). 4.10 Personal de planta.- Funcionario público que trabaja y se encuentra en la planilla de BOLIVIA TV, que cuenta con el beneficio de refrigerios. 4.11 Personal de Consultoría.- Personal que se rige por un contrato de Consultoría en línea o Por Producto, sin contar con el beneficio de pago de refrigerios, sin embargo si acceden al pago en especie para los turnos en las áreas debidamente autorizadas. 4.12 Personal de turno.- Personal que trabaja en turnos definidos, cumpliendo un horario pre establecido, no debiendo ser inferior a las 8 (ocho) horas. 4.13 Permisos por día.- Autorización para faltar al trabajo por problemas familiares, gestiones personales, etc. debidamente autorizado por su inmediato superior. 4.14 Renuncia.- Acción de dejar voluntariamente o desistir de las funciones asignadas por la empresa, este hecho da fin a la relación laboral con BOLIVIA TV, previa aceptación del inmediato superior. 4.15 Refrigerio en Especie.- Beneficio entregado en físico (almuerzo y/o cena) equivalente al monto aprobado con Resolución Administrativa, mismo que es otorgado al personal de BOLIVIA TV.
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4.16 Refrigerio en Efectivo.- Beneficio monetario equivalente al monto aprobado con Resolución Administrativa, que es otorgado al personal de planta de BOLIVIA TV. 4.17 Reuniones de Trabajo.- Es un acto o proceso grupal por el cual se convoca a dos o más personas de las áreas organizacionales de BOLIVIA TV con empresas o instituciones por cuestiones laborales y con el propósito de lograr un objetivo común que beneficie a la empresa a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información, búsqueda de acuerdo(s) o soluciones sobre determinado(s) tema(s). 4.18 Responsable de Área.- Comprende a: Gerentes, Directores, Jefe de Programación y Promoción y Máximas Autoridades Regionales. 4.19 Trabajos Extraordinarios.- se considera trabajo extraordinario a aquellas horas de trabajo fijadas fuera de la jornada laboral, que son previamente autorizadas por los superiores jerárquicos para realizar trabajos urgentes o de importancia estratégica de BOLIVIA TV, conforme lo establece el Reglamento Interno de Personal vigente. 4.20 Vacaciones.- Se refiere a un periodo determinado en el que el personal de planta de BOLIVIA TV toma un receso de sus actividades, exceptuando feriados o días representativos del Estado Plurinacional de BOLIVIA. 5.
RESPONSABLES.5.1 El Responsable de Recursos Humanos es responsable de: a)
Prever dentro del POA y Presupuesto de la Gerencia Administrativa Financiera la prestación de servicios de comedor y pago en efectivo para el personal de BOLIVIA TV en oficina central, en caso de asignarse este beneficio en las Oficinas Regionales, en coordinación con el funcionario responsable de la Regional incluirá en el POA estos servicios b) Elaborar la Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo de todo el personal beneficiario de BOLIVIA TV. c) Revisar y dar visto bueno al Cuadro Resumen y Detalle de Pago de Refrigerios de todas las oficinas regionales de BOLIVIA TV. d) Verificar el rol de turnos, aprobado previamente por el Responsable de Área y remitido por la Gerencia Administrativa Financiera. 5.2 El Técnico en Planillas es responsable de: a)
Elaborar el reporte del movimiento del personal de la Regional La Paz y consolidar los informes de las oficinas regionales de BOLIVIA TV. b) Revisar y verificar la documentación enviada por las oficinas regionales del interior del país, ya que en las oficinas Regionales cada Asistente Administrativo o personal designado está encargado de realizar el reporte de movimiento con el visto bueno del inmediato superior. c) Cuantificar el número de refrigerios en efectivo a pagar del mes respectivo. d) Elaborar el Cuadro Resumen y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo de todas las oficinas regionales de BOLIVIA TV. e) Registrar y controlar la designación de turnos del área que así lo requiera.
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f)
Mantener un archivo actualizado con toda la documentación de respaldo para el pago de refrigerios en efectivo.
5.3 El Beneficiario del Refrigerio en Efectivo es responsable de: a) b)
Presentar oportunamente los documentos de respaldo que justifiquen su ausencia del lugar de trabajo, baja médica, permiso, vacación y/o designación de comisión de viaje. Presentar oportunamente sus facturas para el descargo de impuestos respectivo, hasta cada 18 de cada mes.
5.4 El Beneficiario del Refrigerio en Especie es responsable de: a) b)
Firmar las Listas de Asignación de Refrigerios en el momento de la recepción del refrigerio, mostrando su documento o credencial de identificación respectiva. Consumir en el día y hora de acuerdo a nómina remitida por el Jefe Inmediato, En caso de no consumir el beneficio otorgado, éste no puede ser trasladado a otro día, ni otorgado a terceras personas.
5.5 El Responsable de Servicios Generales es responsable de: a)
Realizar las gestiones necesarias para la contratación del servicio de comedor para la oficina central, en caso de otorgarse este beneficio a las regionales se coordinara con el responsable de la misma. b) Elaborar la lista de asignación de refrigerios, sobre la información remitida por las diferentes Áreas Organizacionales de BOLIVIA TV y remitir oportunamente a la concesionaria de alimentos la lista de asignación de refrigerios. c) Revisar, controlar y analizar el detalle de consumo de refrigerios, verificando entre otros datos el número y costos de refrigerios consumidos en el mes en coordinación con el Responsable de Recursos Humanos, para la verificación de altas, bajas, bajas médicas y comisiones de viaje. d) Elaborar la Solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor, en función a las actas de conformidad remitidas por las Áreas Organizacionales de BOLIVIA TV. e) Realizar inspecciones in situ de forma periódicas a las instalaciones que ocupa la concesionaria, velando que posea las condiciones necesarias y de higiene para brindar el servicio y cumpla con el contrato y Especificaciones Técnicas. f) Mantener un archivo del cuadro final de los pagos de refrigerios realizados. 5.6 El Jefe Administrativo es responsable de: a)
Revisar y dar visto bueno a la solicitud de pago de refrigerios en efectivo y la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor, verificando la documentación de respaldo.
5.7 La Concesionaria de Alimentos es responsable de: a)
Planificar los insumos necesarios para cumplir con el servicio de comedor de BOLIVIA TV.
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b)
Hacer que cada funcionario (de planta o de consultoría) firme las Listas de Asignación de Refrigerios en el momento de la recepción del refrigerio respectivo, previa verificación de credencial. c) Acumular semanalmente las listas de asignación de refrigerios debidamente firmadas por los funcionarios que reciben este beneficio. d) Solicitar pago por el servicio de comedor a Gerencia Administrativa Financiera vía Ventanilla Única, adjuntando el detalle y el cuadro resumen del total consumido en el mes, por concepto de refrigerios, reuniones de trabajo y/o Trabajos extraordinarios. e) Velar que las planillas de asignación de refrigerios no tenga deficiencias ni alteraciones en los respaldos, caso contrario quedarán nulos. f) Invalidar e informar sobre los refrigerios no consumidos para efectos de cancelación. g) Enviar los refrigerios en especie a los lugares donde sean requeridas, previa comunicación de la Jefatura Administrativa. 5.8 El Gerente Administrativo Financiero es responsable de: a) b)
Autorizar la Solicitud de Pago de Refrigerios y la Solicitud de Cancelación de la prestación de servicios de comedor respectivamente. Verificar el proceso de pago en el SIGMA y autorizar el pago mediante la firma electrónica.
5.9 El Jefe Financiero es responsable de: a) b) c)
Verificar los datos del pago en el SIGMA del C-31 y colocar en el sistema el estado APROBADO. Elaborar la programación de la ejecución presupuestaria física y financiera mensual, estableciendo los compromisos, gastos y pagos máximos a contraer, devengar y efectuar. Designar al Responsable de Pago de Refrigerios en efectivo, según necesidades y disponibilidad de tiempo.
5.10 El Responsable de Contabilidad es responsable de: a)
Verificar que toda la documentación y sus respaldos correspondientes se encuentren completos y en orden. b) Realizar el registro de datos en el sistema SIGMA hasta el estado VERIFICADO. c) Viabilizar las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero en los Comprobantes Contables d) Verificar la documentación del Pago de Refrigerios en Efectivo. e) Archivar y salvaguardar toda la documentación del proceso con los respaldos respectivos. 5.11 El Responsable de Tesorería y Crédito Público es responsable de: a) b)
Elaborar el Reporte de Pago o Programa de Priorización para el Pago de Refrigerios en Especie. Emitir los cheques y viabilizar las firmas del Gerente Administrativo Financiero y/o del Jefe Financiero, para el pago de refrigerios en efectivo.
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5.12 El Responsable de Pago de Refrigerio en efectivo es responsable de: a) b) c)
Hacer efectivo el cheque entregado por el Responsable de Tesorería de manera oportuna, para la cancelación del refrigerio. Entregar el monto total correspondiente a cada funcionario en efectivo, verificando que contenga sus datos personales y la firma respectiva en la nómina de refrigerios. Presentar el descargo previo a la emisión del nuevo cheque.
5.13 El Responsable de Área Organizacional es responsable de: a) b) c)
Planificar el rol de turnos según las actividades o eventos programados para su unidad. Revisar la lista de asignación de refrigerios y aprobar mediante el acta de conformidad el consumo de refrigerios del turno respectivo. Elaborar y firmar las actas de conformidad para la firma de los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales respectiva.
5.14 El Asistente Administrativo del Área Organizacional es responsable de: a) b) c)
6.
Elaborar las actas de conformidad para la firma de los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales a la que corresponda. Remitir a la Unidad de Recursos Humanos los memorándums de asignación de viajes y/o las nóminas de turnos extraordinarios. Elaborar las listas del personal beneficiario del refrigerio en especie y remitir oportunamente a la Gerencia Administrativa Financiera, en los plazos establecidos en el presente manual.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.I.
No se entregará ningún tipo de refrigerio al personal que no esté incluido en las nóminas actualizadas de BOLIVIA TV (Personal de Planta, Personal Eventual y Consultores de Línea).
II.
Toda Solicitud de pago de refrigerios o Cancelación de Prestación de Servicios de comedor cuya documentación de respaldo se encuentre con deficiencias y alteraciones en los respaldos, quedarán nulos a efectos de pago.
III.
Todo personal de BOLIVIA TV que se encuentre en las planillas de asignación de refrigerios en especie no podrá recibir el refrigerio en efectivo.
IV.
Toda asignación de refrigerio en especie deberá encontrarse debidamente autorizada por los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales, caso contrario no se otorgará este beneficio.
V.
El funcionario no podrá beneficiarse con 2 refrigerios en un mismo día, salvo turnos extraordinarios debidamente autorizados.
VI.
Las listas de los funcionarios beneficiarios de refrigerios deberán ser elaboradas, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
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VII.
Deberán ser autorizadas por los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales; Ordenadas en forma alfabética, de acuerdo al formulario Rol de Turnos FORMPRF-RTR-07; Los funcionarios deben cumplir turnos de 8 (ocho) horas continuas, para recibir el beneficio; Las modificaciones deberán ser reportadas oportunamente mediante nota y formulario Rol de Turnos FORM-PRF-RTR-07, caso contrario no serán tomados en cuenta para la asignación de refrigerios en especie.
Límites de gasto para reuniones de trabajo y trabajos extraordinarios. Reuniones de Trabajo, se asignará un monto máximo mensual de: Gerencia General Gerencias de Área Direcciones
500 Bs. / Mes 250 Bs. / Mes 150 Bs. / Mes
Las reuniones de trabajo deberán contar con la nómina debidamente firmada por los funcionarios y/o visitas que asistan a la reunión, las mismas deberán ser elaboradas por los Asistentes Administrativos. En el caso de la Gerencia General si la reunión es realizada con visitas la nómina no requiere las firmas respectivas, siendo suficiente la firma del Gerente General al pie de la misma. Trabajos Extraordinarios Para el personal que no es beneficiado con el refrigerio en especie y realice Trabajos extraordinarios, se asignará un monto máximo diario por trabajos extraordinarios en un rango mayor a 4 Horas fuera del horario establecido, previa justificación y autorización del jefe inmediato y aprobación de la Gerencia Administrativa Financiera, se asignará un refrigerio equivalente a Bs. 25.- por día, el pago podrá ser realizado mediante Caja Chica. En caso de las Regionales la solicitud y la aprobación podrán realizarse mediante correo electrónico, documentos que se constituyen como respaldo de gasto y descargo posterior. VIII.
De los Plazos: a.
Todas las regionales de BOLIVIA TV, deben remitir al área de Recursos Humanos, el Informe del movimiento de personal dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente mes.
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b. La Solicitud de Pago y la documentación de respaldo debe ser entregada dentro de los
10 días hábiles siguientes a la recepción de Informes de las Regionales como periodo máximo. c.
Las nominas de las reuniones de trabajo deberán ser remitidas en el día de realizada la misma.
d. Las solicitudes de refrigerios para trabajos extraordinarios, deberán ser remitidos con
la debida anticipación, las nominas debidamente firmado por el personal beneficiado deberán ser remitidos en un plazo de 24 horas.
e.
La Concesionaria de Alimentos tiene un plazo de 5 días hábiles desde el inicio del siguiente mes, para entregar el informe y el detalle del consumo de refrigerios.
f.
El Responsable de Servicios Generales en coordinación con el Responsable de Recursos Humanos tienen un plazo máximo de 5 días hábiles después de la entrega del informe de la Concesionaria de Alimentos, para remitir su informe mensual al Jefe Administrativo.
g. Los
Gerentes, Directores, Jefes de Área y Responsables regionales deberán remitir las listas de los beneficiarios con el refrigerio en especie a la Gerencia Administrativa Financiera vía ventanilla Única para que sea remitida a la Unidad de Servicios Generales y recursos Humanos, de acuerdo a plazos establecidos.
IX.
De las Exigencias: a.
El pago de refrigerios se realiza por día efectivo trabajado (8 horas continuas), es decir, que el beneficio no se paga en días de vacaciones, permisos, viajes y bajas médicas.
b. Los
funcionarios que se ausenten del lugar de trabajo por diferentes causas, deben justificar su ausencia presentando los siguiente documentos según sea el caso: Permisos por días: Autorización para salida en horario de trabajo Solicitud de Licencia especial por días Bajas médicas: Para el personal de planta presentar el Formulario de Baja Médica de la Caja Petrolera de salud. Para el personal en consultoría presentar el Certificado Médico Comisión de viajes: Memorándum de viaje autorizada y firmada por el inmediato superior Vacaciones: Formulario de Solicitud de Vacaciones
c.
El archivo y salvaguarda de comprobantes y registros contables sean magnéticos o físicos, así como los documentos de respaldo, deben ser protegidos y archivados en forma adecuada, de tal manera que ofrezca seguridad y fácil localización.
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d. Los
comprobantes y registros contables deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas.
7.
INSUMOS PARA EL PAGO DE REFRIGERIOS PARA REFRIGERIOS EN ESPECIE: Solitud de pago de la Concesionaria (Servicio Comedor). - Fotocopia de contrato. - Cuadro resumen de consumo de refrigerio por Área Organizacional. - Listas de asignación de refrigerios. - Acta de conformidad por el Responsable de Servicios Generales - Actas de Conformidad de las Áreas respectivas - Factura correspondiente. PARA REFRIGERIOS EN EFECTIVO: - Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo por el Responsable de Recursos Humanos - Cuadro Resumen - Detalle del pago de refrigerios - Reporte de permisos, viajes, bajas y vacación (Oficina central) - Reportes de Asistencia del Personal de todas las regionales, verificando también el periodo al que corresponde la solicitud y el monto total a pagar. - Reporte presentación del Formulario 110.
8.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.-
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-01 REFRIGERIO EN EFECTIVO Etapa
Responsable
1
Responsable de Recursos Humanos
2
Técnico en Planillas
Actividad
Instrumento
Plazo Referencial
Recepciona de las oficinas regionales de BOLIVIA TV, FORM-ADM-RMP-01 + FORMADM-MDP-02 dentro de los primeros 3 días hábiles del siguiente mes, un resumen mensual del movimiento de personal (FORMADM-RMP-01) adjuntando los siguientes documentos de respaldo, según corresponda: Permisos por día Renuncias Permisos Bajas médicas y/o Vacaciones Memorándums de comisión de viaje Asimismo, el (la) Técnico en Planillas elabora el Reporte de Movimiento de Personal (FORM-ADM-MDP-02) de la oficina regional La Paz, además de verificar y consolidar la información de todas las oficinas regionales de BOLIVIA TV.
3 Días
Recepcionada la documentación, elabora el Cuadro FORM-PRF-CRS-03 + FORMPRF-DPR-04 Resumen (FORM-PRF-CRS-03) y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo (FORM-PRF-DPR-04) del mes respectivo, donde entre otros datos señala el nombre, cargo, fecha de ingreso, fecha de desvinculación, permisos u otros y el número de cuenta bancaria para el respectivo depósito en efectivo.
3 Días
Cuando el Servidor Público no cuente con un N° de cuenta, el refrigerio se lo paga en efectivo, para el efecto deberá firmar el Detalle de Pago de Refrigerios una vez recibido el pago.
3
Responsable de Recursos Humanos
Elabora la Solicitud de Pago de Refrigerios y lo remite al Gerente Administrativo Financiero previo visto bueno del Jefe Administrativo, dentro de los primeros 10 días hábiles del siguiente mes como periodo máximo, adjuntando la siguiente documentación de respaldo:
Solicitud de pago + Reporte de Movimiento de Personal + Cuadro Resumen (FORM-PRFCRS-03) + Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORM-PRF-DPR-04 )
En el día
---
En el día
a. Cuadro Resumen (FORM-PRF-CRS-03) b. Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORMPRF-DPR-04 ) c. Reporte de Movimiento de Personal (FORMADM-MDP-02) - Altas de personal de BOLIVIA TV (FORMPRF-ADP-05) - Bajas de personal de BOLIVIA TV (FORMPRF-BDP-06) - Permisos por día - Memorándums de designación en Comisión de Viaje - Bajas Medicas - Vacaciones
4
Gerente Administrativo Financiero
Recibe documentación, revisa y autoriza la solicitud de pago y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes.
T: 3 días
T: En el día
Solicitud de pago, Reporte de Movimiento de Personal, Cuadro Resumen (FORMPRF-CRS-03), Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORM-PRF-DPR04)
Elabora la Solicitud de Pago de Refrigerios y lo remite al Gerente Administrativo Financiero previo visto bueno del Jefe Administrativo
3
Recepciona de las oficinas regionales de BOLIVIA TV, dentro de los primeros 3 días hábiles del siguiente mes, un resumen mensual del movimiento de personal FORM-ADM-RMP-01 + FORM-ADM-MDP-02
1
Responsable de Recursos Humanos
FORM-PRF-CRS-03 + FORMPRF-DPR-04
Recepcionada la documentación, elabora el Cuadro Resumen y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo del mes respectivo
Recibe documentación, revisa y autoriza la solicitud de pago y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes.
T: En el día
4
2 T: 3 días
Gerente Administrativo Financiero
Técnico en Planillas
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-01 REFRIGERIO EN EFECTIVO
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PAGO DE REFRIGERIOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión: MP-ADM-PREF-07 12 de 16 00 Noviembre/2012
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Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
MP-ADM-PREF-07 13 de 16 00 Noviembre/2012
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-02 REFRIGERIO EN ESPECIE Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo Referencial
1
Gerente Administrativo Financiero
A través del área de Servicios Generales prevé dentro de su POA y presupuesto, la contratación de servicios de comedor para el personal de BOLIVIA TV (Regional La Paz).
---
indeterminado
FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal
1 Día
Asimismo, el Responsable de Servicios Generales solicitará oportunamente la contratación de servicios de comedor para el personal de BOLIVIA TV.
2
Responsable de Área
Para acceder al beneficio de pago de refrigerios en especie el Responsable de Área planifica y elabora el rol de turnos (FORM-PRF-RTR-07) según las actividades o eventos programados para su unidad, considerando entre otros datos; Nombre, lugar, cargo, fecha(s), turno (comprende la hora de inicio y fin previstos). Asimismo, remite al Jefe Financiero el rol semanal o cuando se presente un evento, actividad programada o especial, de la siguiente manera: -
Un día antes cuando se trate de un evento o actividad especial Dos días antes cuando se presente un rol de turnos semanal
3
Jefe Administrativo
Recibe documentación, deriva al Responsable de Recursos Humanos para el control de turnos de las unidades debidamente autorizadas por el Responsable de Área, debiendo el Técnico en Planillas registrar y verificar la designación de turnos con las altas y bajas, vacaciones, permisos u otros que se presenten, tanto del personal de planta como de consultoría de línea de BOLIVIA TV.
---
En el día
4
Responsable de Recursos Humanos
Recibe documentación, verifica, da visto bueno y remite al Responsable de Servicios Generales la autorización de turnos, para la asignación de refrigerios en especie.
---
En el Día
FORM-PRF-LAR-08
En el día
Al mismo tiempo, cuando corresponda dependiendo del movimiento de personal de BOLIVIA TV, cada inicio de mes, el Responsable de Recursos Humanos remite al Responsable de Servicios Generales el Registro de Personal operativo de planta y de consultoría de línea actualizado para el control respectivo de la asignación de refrigerios.
5
Responsable de Servicios Generales
Recibida la autorización de turnos semanal o cuando se presente una actividad especial programada o no, el Responsable de Servicios Generales elabora las Listas de Asignación de Refrigerios (FORM-PRF-LAR-08), considerando entre otros datos; Lugar, Nombre, Cargo, Horarios de turno (incluyen hora de inicio y fin previstos) y la asignación del refrigerio respectivo (Almuerzo o Cena). Asimismo, el Responsable de Servicios Generales remite las listas de asignación de refrigerios 1 día antes de la fecha programada a la concesionaria de alimentos.
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PAGO DE REFRIGERIOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
MP-ADM-PREF-07 14 de 16 00 Noviembre/2012
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Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
6
Concesionaria de Alimentos
Brinda el servicio, acumulando semanalmente las listas de asignación de refrigerios firmadas y con el número de C.I. (Carnet de Identidad) de los servidores públicos que reciben este beneficio.
Listas de asignación de refrigerios
Plazo Referencial En el día
Sin embargo, el primer día de la siguiente semana de prestado el servicio la concesionaria remite las listas de refrigerios (original) al Responsable de Servicios Generales, debiendo de conservarse una copia de las listas para el descargo mensual respectivo.
7
Responsable de Servicios Generales
Elabora y remite el acta de conformidad para la firma Acta de Conformidad + Lista Responsable del área respectiva adjuntando la Lista de de Asignación de Refrigerios Asignación de Refrigerios firmados por los beneficiarios.
8
Responsable de Área
Recibe documentación, revisa la lista de asignación de refrigerios de su área verificando entre otros datos; el personal designado según el turno, nombres y evento. Si no se tiene ninguna observación firma el acta de conformidad aprobando el consumo de refrigerios del personal a cargo.
En el día
--
1 Día
Factura + Detalle mensual+ Copias de las Listas de Asignación de Refrigerios
Hasta 5 de cada mes
Entrega el acta de conformidad adjuntando la lista de asignación de refrigerios al Responsable de Servicios Generales para su control y archivo. Asimismo, en el caso de encontrarse observaciones comunica al Jefe Administrativo las observaciones halladas, por lo que el Jefe Administrativo procede a tomar las acciones respectivas según sea el caso.
9
Concesionaria de Alimentos
Remite mensualmente para fines de cancelación un cuadro resumen y detalle mensual del total consumido por concepto de refrigerios, mismo que lo remite vía Ventanilla Única al Responsable de Servicios Generales, dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente mes. Al mencionado detalle se adjunta la factura y la fotocopia de las listas de asignación de refrigerios con las firmas respectivas (fotocopia).
10
Responsable de Servicios Generales
Recibe documentación, revisa el detalle remitido por la FORM-PRF-ACF-09 + Legajo concesionaria y clasifica los costos incurridos en refrigerios durante el turno o actividad programada o especial del personal de planta y consultoría de línea de las áreas debidamente autorizadas.
2 Días
Una vez verificado el detalle de la concesionaria, si no se tiene ninguna observación o disconformidad el Responsable de Servicios Generales elabora el Acta de Conformidad del servicio prestado (FORM-PRF-ACF09).
11
Responsable de Servicios Generales
Asimismo, elabora y remite la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor del mes respectivo al Jefe Administrativo adjuntando la siguiente documentación de respaldo. -
Detalle y resumen presentado por la Concesionaria Acta de Conformidad
Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato
1 Día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAGO DE REFRIGERIOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
MP-ADM-PREF-07 15 de 16 00 Noviembre/2012
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad -
-
12
Jefe Administrativo
13
Gerente Administrativo Financiero
Instrumento
Plazo Referencial
Detalle del número de refrigerios consumidos en el mes, adjuntando las listas de asignación de refrigerios Actas de conformidad de los Responsables de Área Factura correspondiente. Otros de acuerdo a Contrato y Especificaciones Técnicas.
Recibe documentación, revisa y da visto bueno a la Documentación de Respaldo Solicitud de cancelación verificando que se encuentre en orden toda la documentación de respaldo, por lo tanto remite dicha documentación al Gerente Administrativo Financiero para su autorización. Recibe y revisa documentación, autoriza la solicitud de cancelación y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes.
---
En el Día
En el Día
T: Ind.
T: En el Día
Recibe y revisa documentación, autoriza la solicitud de cancelación y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes
13
A través del área de Recursos Humanos prevé dentro de su POA y presupuesto, la contratación de servicios de comedor para el personal de BOLIVIA TV
1
Gerente Administrativo Financiero
T: 1 Día
T: 1 Día
FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal
Recibe documentación, revisa la lista de asignación de refrigerios de su área verificando entre otros datos; el personal designado según el turno, nombres y evento
8
FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal
Planifica y elabora el rol de turnos según las actividades o eventos programados para su unidad
2
Responsable de Área
T: En el día
T: En el Día
Documentación de Respaldo
Recibe documentación, revisa y da visto bueno a la Solicitud de cancelación
12
Recibe documentación, deriva al Responsable de Recursos Humanos para el control de turnos de las unidades debidamente autorizadas por el Responsable de Área
3
Jefe Administrativo
T: En el día
Recibe documentación, verifica, da visto bueno y remite al Responsable de Servicios Generales la autorización de turnos
4 T: En el Día
T: En el Día
T: 2 Días
T: 1 Día
T: En el día
T: 5 Cada mes
Remite mensualmente para fines de cancelación un cuadro resumen y detalle mensual del total consumido por concepto de refrigerios Factura + Detalle mensual+ Copias de las Listas de Asignación de Refrigerios
9
Listas de asignación de refrigerios
Brinda el servicio, acumulando semanalmente las listas de asignación de refrigerios firmadas
6
Concesionaria de Alimentos
PAGO DE REFRIGERIOS
Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato
Elabora y remite la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor del mes respectivo al Jefe Administrativo
11
FORM-PRF-ACF-09
Revisa el detalle remitido por la concesionaria
10
Acta de Conformidad + Lista de Asignación de Refrigerios
Elabora y remite el acta de conformidad para la firma Responsable del área respectiva
7
FORM-PRF-LAR-08
Recibida la autorización de turnos semanal o cuando se presente una actividad especial programada o no, el Responsable de Servicios Generales elabora las Listas de Asignación de Refrigerios
5
Responsable de Recursos Humanos Responsable de Servicios Generales
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-02 REFRIGERIO EN ESPECIE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
MP-ADM-PREF-07 16 de 16 00 Noviembre/2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAGO DE REFRIGERIOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
MP-ADM-PREF-07 17 de 16 00 Noviembre/2012
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-03 PAGO DE REFRIGERIOS (Procedimiento Contable) Plazo Referencial
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
1
Jefe Financiero
Recibe documentación con la autorización para iniciar la solicitud de pago de refrigerios, verifica que se encuentre con toda la documentación necesaria y remite al Responsable de Contabilidad para su análisis y registro.
Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato
En el Día
2
Responsable de Contabilidad
Deriva la(s) solicitudes de pago al Profesional en Contabilidad para la revisión y verificación de toda la documentación de respaldo.
---
En el Día
3
Profesional en Contabilidad
Recibe documentación, revisa que toda la documentación e información se encuentre con los respaldos respectivos, en orden y completos, además de cotejar la documentación de respaldo con lo efectivamente señalado en las solicitudes.
Legajo
En el día
Informe
En el día
Por lo que se revisa y verifica la siguiente documentación de respaldo: Para Refrigerios en Especie: Solitud de pago de la Concesionaria (Servicio Comedor). Fotocopia de contrato. Cuadro resumen de consumo de refrigerio por Área Organizacional. Listas de asignación de refrigerios. Acta de conformidad por el Responsable de Servicios Generales Actas de Conformidad de las Áreas respectivas Factura correspondiente. Para Refrigerios en Efectivo: Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo por el Responsable de Recursos Humanos Cuadro Resumen Detalle del pago de refrigerios Reporte de permisos, viajes, bajas y vacación (Oficina central) Reportes de Asistencia del Personal de todas las regionales, verificando también el periodo al que corresponde la solicitud y el monto total a pagar. Reporte presentación del Formulario 110. En el caso de que se tengan observaciones se devuelve a la Área de Recursos Humanos o Servicios Generales, según corresponda.
4
Profesional en Contabilidad
Verifica que se encuentre la documentación necesaria y elabora el Informe de verificación del documento que respalde el proceso de pago de refrigerio, señalando que toda la información y documentación se encuentra completa y correcta y remite al Responsable de Contabilidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PAGO DE REFRIGERIOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
MP-ADM-PREF-07 18 de 16 00 Noviembre/2012
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
Plazo Referencial
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
5
Responsable de Contabilidad
Verifica el periodo y monto a pagar, y realiza el registro de datos en el sistema de contabilidad SIGMA hasta el estado VERIFICADO, generando el Registro de Ejecución de Gastos C-31, el mismo que es firmado como forma de conformidad a su verificación, dicha documentación es remitida inmediatamente al Jefe Financiero.
Registro de Ejecución de Gastos C-31
6
Jefe Financiero
Verifica los datos del pago en el SIGMA con la Comprobante Contable C-31 documentación recepcionada, aprueba el pago señalando en el sistema el estado APROBADO y firma el C-31 como forma de conformidad a su aprobación. Asimismo, toda la documentación es remitida al Gerente Administrativo Financiero para la autorización de pago.
7
Gerente Administrativo Financiero
Verifica el proceso en el sistema, coloca el pago en estado FIRMADO (Firma Electrónica), firma el C-31 y lo remite al Responsable de Tesorería para la ejecución del pago.
---
En el día
8
Responsable de Tesorería
Para el pago de refrigerios en especie, el Responsable de Tesorería elabora el Reporte de Pago (Programa de Priorización) y lo adjunta a la documentación recibida remitiéndolo al Jefe Financiero para su aprobación.
Reporte de Pago
1 Día
9
Jefe Financiero
Aprueba el programa de priorización y lo remite al Responsable de Contabilidad para hacer efectivo el pago.
---
En el Día
10
Responsable de Tesorería
Para el pago de refrigerios en efectivo, el Responsable de Cheques + Detalle de Pago de Refrigerios Tesorería emite los cheques con los montos indicados viabilizando las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Jefe Financiero, en caso de ausencia de uno de los dos se considera a uno de ellos como las firmas autorizadas.
En el día
1 Día
En el día
Se emiten los cheques de la siguiente manera: Se emite cheque para impuestos, para el pago del IVA 13%. Se emite cheque a nombre del Responsable de Pago de Refrigerios (designado por el Jefe Financiero), cuando el funcionario no cuente con un número de cuenta bancaria, Ingresa al sistema de Contabilidad (SIGMA) y abona a las cuentas de cada funcionario que cuente con un número de cuenta bancaria autorizado.
11
El Responsable de Pago de Refrigerio
12
Responsable de Contabilidad
Elabora y firma los Comprobantes Contables correspondientes, viabilizando las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero.
Comprobantes Contables
En el día
13
Responsable de Contabilidad
Archiva y custodia los comprobantes contables con los respaldos respectivos.
Archivo
En el Día
Una vez cobrado el cheque entrega el monto Detalle de pago de refrigerios correspondiente a cada funcionario, para el efecto el funcionario firma el Detalle de Pago de Refrigerios como forma de conformidad a su recepción. Posteriormente el Responsable de Pago de Refrigerios devuelve dicha documentación al Responsable de Contabilidad.
---
T: En el día
Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato
Recibe documentación con la autorización para iniciar la solicitud de pago de refrigerios
1
Jefe Financiero
T: En el día
T: En el día
T: En el día
T: En el día
Archivo
Archiva y custodia los comprobantes contables con los respaldos respectivos
T: En el día
T: En el día
Informe
Verifica que se encuentre la documentación necesaria y elabora el Informe de verificación del documento que respalde el proceso de pago de refrigerio
4
Recibe documentación, revisa que toda la documentación e información se encuentre con los respaldos respectivos, en orden y completos
3
Profesional en contabilidad
T: 1 Día
T: En el día
Aprueba el programa de priorización y lo remite al Responsable de Contabilidad para hacer efectivo el pago
9
Comprobante Contable C-31
Verifica los datos del pago en el SIGMA con la documentación recepcionada, aprueba el pago señalando en el sistema el estado APROBADO y firma el C-31
6
Jefe Financiero
T: En el día
Verifica el proceso en el sistema, coloca el pago en estado FIRMADO (Firma Electrónica), firma el C-31 y lo remite al Responsable de Tesorería para la ejecución del pago
7
Gerente Administrativo Financiero
T: 1 Día
T: En el día
Cheques + Detalle de Pago de Refrigerios
Para el pago de refrigerios en efectivo, el Responsable de Tesorería emite los cheques con los montos indicados viabilizando las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Jefe Financiero
10
Reporte de Pago
Para el pago de refrigerios en especie, el Responsable de Tesorería elabora el Reporte de Pago
8
Responsable de Tesorería
T: ---
Detalle de pago de refrigerios
entrega el monto correspondiente a cada funcionario, para el efecto el funcionario firma el Detalle de Pago de Refrigerios
11
Responsable de Pago de Refrigerios
PAGO DE REFRIGERIOS
13
Comprobantes contables
Elabora y firma los Comprobantes Contables correspondientes, viabilizando las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero
12
Registro de Ejecución de Gastos C-31
Verifica el periodo y monto a pagar, y realiza el registro de datos en el sistema de contabilidad SIGMA hasta el estado VERIFICADO
5
Deriva la(s) solicitudes de pago al Profesional en Contabilidad para la revisión y verificación de toda la documentación de respaldo
2
Responsable de Contabilidad
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF-07-03 PAGO DE REFRIGERIOS (Procedimiento Contable)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
MP-ADM-PREF-07 19 de 16 00 Noviembre/2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: Páginas: Versión: Fecha de emisión:
PAGO DE REFRIGERIOS
MP-ADM-PREF-07 20 de 16 00 Noviembre/2012
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN BOLIVIA TV
REGISTROS.LISTA MAESTRA Código FORM-PRF-RMP-01 FORM-PRF-MDP-02 FORM-PRF-CRS-03 FORM-PRF-DPR-04 FORM-PRF-ADP-05 FORM-PRF-BDP-06 FORM-PRF-RTR-07 FORM-PRF-LAR-08 FORM-PRF-ACF-09
9.
Descripción Resumen de Movimiento de Personal Reporte de Movimiento de Personal Cuadro resumen Detalle de Pago de Refrigerios Altas de Personal Bajas de Personal Rol de Turnos Lista de Asignación de Refrigerios Acta de Conformidad del Servicio Prestado
ANEXOS. Formatos y Formularios
10.
CUADRO DE CAMBIOS.VERSION
FECHA DE REVISION
DESCRIPCION DEL CAMBIO
REVISADO POR
APROBADO POR
FIRMA
00
Elaboración
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FECHA DE APROBACION