MANUAL DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA CA‐CGAF‐01‐P02‐01        Versión 1.0  23/07/2015      1   

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Contenido 1. 

INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3 

2. 

LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 4 

3. 

ROLES .......................................................................................................................................... 4 

4. 

GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5 

5. 

DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 6 

6. 

PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA .................... 8 

6.1. 

PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8 

6.2. 

ALCANCE .................................................................................................................................. 8 

6.3. 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8 

7. 

INDICADORES ............................................................................................................................ 11 

8. 

ANEXOS ..................................................................................................................................... 11 

 

                          2   

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1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso 

INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA 

Código del Subproceso 

CA‐CGAF‐01‐P02‐01 

Descripción 

PROPÓSITO  Realizar  el  ingreso  de  los  materiales  de  oficina  y  aseo  y/o  consumibles  de  impresión  a  la  Bodega  de  Proveeduría,  que  se  reciban  por  adquisiciones  realizadas o por devolución de alguna Unidad.    DISPARADOR   Requerimiento programado de las Unidades   Necesidad  de  devolución  de  materiales  o  consumibles de cualquier Unidad     ENTRADAS   Reporte  de  Proyección  de  Compra  de  las  Unidades.   Acta  de  devolución  de  materiales  y/o  consumibles.    ACTIVIDADES PRINCIPALES   Realizar el requerimiento cuatrimestral   Aprobar la contratación   Recibir los materiales o consumibles   Ingresar al Inventario    PROCESO RELACIONADO   Contratación y Compras Públicas   Proveeduría 

Productos/Servicios del  Subproceso 

Materiales y consumibles ingresados a la Bodega de  Proveeduría 

Tipo de Subproceso 

Adjetivo 

Responsables del  Subproceso 

Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría 

Tipo del cliente 

Cliente interno 

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Marco Legal 

      

Constitución de la República  Código Civil  Código orgánico de organización territorial  Ley de la Contraloría General del Estado  Ley Orgánica del Sistema Nacional de  Contratación Pública y su reglamento  Resoluciones emitidas por el SERCOP   Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional  por Procesos 

 

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO   1. La  devolución  de  materiales  de  oficina  y  aseo  y/o  consumibles  de  impresión  deben  realizarse en el formulario Acta de Devolución de Materiales, donde se detallará el motivo  y el material objeto de la devolución.     2. La  Unidad  de  Custodio  de  Bienes–  Sección  Proveeduría  aceptará  devoluciones  de  materiales  de  oficina  y  de  aseo  y/o  consumibles  de  impresión  en  buen  estado  y  de  uso  vigente.     3. Las  devoluciones  de  materiales  o  consumibles  de  impresión  por  falta  de  uso,  deberán  realizarse  de  preferencia  en  un  tiempo  no  mayor  a  dos  (2)  meses  desde  la  fecha  de  la  solicitud.     4. Proveeduría,  mantendrá  un  calendario  de  pedidos  de  materiales  y  consumibles  de  impresión dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros, de los artículos que  no se dispongan existencias en Bodega.     5. Si  existe  la  disponibilidad  presupuestaria,  las  unidades  solicitantes  deberán  enviar  sus  solicitudes  por  cuatrimestre,  de  acuerdo  a  la  fecha  prevista  en  el  calendario  establecido  por la Unidad de Proveeduría.     

3. ROLES   Unidades Requirentes.‐ Dependencias institucionales que realizan requerimientos de materiales,  suministros  de  oficina  y  limpieza  o  consumibles  de  impresión  en  base  a  las  necesidades  presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 

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  Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales  y  servicios  para  satisfacer  los  requerimientos  de  las  diferentes  unidades  y  cumplimiento  de  los  objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.  Analista  de  Control,  Custodio  de  Bienes  y  Proveeduría.‐  Es  responsable  de  la  supervisión  de  ingreso,  egreso  y  consumo  de  suministros,  materiales,  de  dar  atención  a  los  requerimientos  de  bienes  de  consumo  realizados  por  las  diferentes  dependencias  de  la  institución,  así  como  de  su  entrega y recepción correspondiente.    Custodio  de  Bienes.‐  Es  el  funcionario  responsable  de  la  recepción,  registro  y  custodia  de  los  bienes que han sido adquiridos o asignados para uso de la Institución.   

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS   Kardex.‐  Es un documento o registro que se utiliza  para mantener el control de los materiales y  consumibles que se encuentran en el inventario, de manera que se pueda controlar las entradas y  salidas de los materiales o consumibles y conocer las existencias de cada artículo que se dispone  en Bodega.  Stock.‐ Es el conjunto de materiales o artículos que se mantienen como inventario en bodega para  el suministro y uso en la institución.  Stock  mínimo  y  máximo.‐  Es  la  cantidad  menor  o  mayor  de  materiales  respectivamente  que  se  puede mantener en la Bodega para satisfacer la demanda interna de consumo.  Materiales.‐ Para efectos de uso de este manual, se consideran como materiales a todos los útiles  de oficina, suministros de limpieza, que utilizan los servidores públicos o los proveedores de la  institución para desempeñar su trabajo.  Consumibles  de  impresión.‐  Corresponde  a  los  toners,  cartuchos,  partes  o  piezas  de  las  impresoras que se consumen con el uso de las mismas, las cuales se mantiene en el inventario de  las bodegas.  Catálogo  electrónico.‐  Registro  de  bienes  y  servicios  normalizados  publicados  en  el  portal  de  compras  públicas  para  su  contratación  directa  como  resultante  de  la  aplicación  de  convenios  marco.  Ínfima Cuantía.‐ Las contrataciones para ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de  servicios  cuya  cuantía  sea  igual  o  menor  al  multiplicar  el  coeficiente  0,0000002  del  presupuesto  inicial del Estado. Se utiliza para realizar adquisiciones emergentes.  5   

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  Subasta inversa.‐ Proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios normalizados  que  no  consten  en  el  catálogo  electrónico,  en  el  cual  los  proveedores  de  bienes  y  servicios  equivalentes, pujan hacia la baja del precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a  través del Portal Institucional.  Proveedor.‐ Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el  RUP,  de  conformidad  con  esta  Ley  Orgánica  del  Sistema  Nacional  de  Contratación  Pública,  habilitada  para  proveer  bienes,  ejecutar  obras  y  prestar  servicios,  incluidos  los  de  consultoría,  requeridos por las entidades contratantes.   

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO    

 

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6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA 6.1. PROPÓSITO Detallar  las  actividades  del  subproceso  para  ingreso de  los  materiales  de  oficina  y  de  aseo y  consumibles  de  impresión  a  la  Bodega  de  proveeduría,  sea  por  recepción  de  los  bienes  adquiridos a los proveedores o por devoluciones de los materiales o consumibles por parte de  otras Unidades de la Institución.   

6.2. ALCANCE El alcance del proceso de proveeduría abarca desde la solicitud de la proyección de compra de  materiales y consumibles de impresión a las diversas unidades de la institución o necesidad de  devolución  de  los  mismos,  hasta  su  registro  en  el  inventario  e  ingreso  a  las  bodegas,  su  registro y archivo respectivo.    

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES   ACTIVIDAD 

1. Elaborar  Acta  de  Devolución  de  Material a devolver  y  entregarla  junto  con los materiales 

ROL 

DESCRIPCIÓN 

DOCUMENTO  Y/O REGISTRO 

Unidad  requirente 

En  cualquier  Unidad  de  la  Institución  sea  en  planta  central  o  en  zona,  puede  generarse  la  necesidad  de  devolver  materiales  o  consumibles  que  hayan  solicitado,  por  lo  que  deben  elaborar  el  Acta de Devolución de Material, en la cual  se debe detallar el motivo y los materiales  o  consumibles  objeto  de  la  devolución  y  entregarla  a  Proveeduría  por  duplicado  junto con dichos materiales. 

Acta de  Devolución de  Material 

Por  otra  parte  el  Analista  de  Control,  Custodio de Bienes y Proveeduría, prepara  Analista de   el formulario de Proyección de Compra del  2. Solicitar  Reporte  Control, Custodio  Cuatrimestre que le corresponda y envía a  de  Proyección  de Bienes y  cada  Unidad  de  la  Institución  para  que  le  Cuatrimestral  Proveeduría  entreguen  sus  requerimientos  de  materiales y consumibles de impresión.  

Mail 

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3. Realizar  requerimiento  programado  de  acuerdo al POA 

Unidad  requirente 

Cada  Unidad  requirente  a  nivel  central  y  zonal,  en  función  de  su  programación  anual  determinada  en  el  POA,  realiza  su  requerimiento  de  materiales  y  consumibles  y  envía  a  Proveeduría  el  Reporte  de  Proyección  de  Compra  cuatrimestral, para que realice la provisión  de los mismos. 

Proyección de  Compra  Cuatrimestral 

El Analista de Control, Custodio de Bienes  y  Proveeduría,  recibe  de  las  diversas  Analista de  4. Recibir  requerimientos  y  Control, Custodio  unidades  requirentes  su  Proyección  de  Compra  para  el  Cuatrimestre,  los  cuales  de Bienes y  consolidar  el  revisa  y  consolida  las  cantidades  totales  Proveeduría  reporte  por cada ítem en un solo reporte. 

 

Por  cada  material  y  consumible  del  reporte  consolidado  va  comparando  con  Reporte  las existencias en bodega y de acuerdo con  Proyección de  5. Revisar  el  reporte  la  disponibilidad  de  recursos  de  cada  Analista de  Compra  con  las  existencias  unidad  para  este  rubro  determina  la  Control, Custodio  Cuatrimestral  en  Bodega  y  cantidad  para    cada  artículo  con  lo  cual  de Bienes y    solicitar  obtiene  la  Proyección  de  Compra  Proveeduría  Informe de  adquisición  Cuatrimestral de la Institución, mismo que  Stock mínimo y  envía en conjunto con el Informe de Stock  máximo  mínimo  y  máximo  de  los  materiales,  para  aprobación del Director Administrativo. 

6. Aprobar  solicitar  que  realice  adquisición 

y  se  la 

Director  Administrativo 

El  Director  Administrativo  aprueba  el  requerimiento  y  solicita  a  Compras  Públicas que verifique si dichos materiales  y  consumibles  se  disponen  para  adquisición  mediante  Catálogo  Electrónico,  de  ser  así  aprueba  la  adquisición, caso contrario solicita realizar  el  proceso  de  contratación  correspondiente. De esta manera se inicia  el  Proceso  de  Contratación  y  Compras  Públicas 

 

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7. Realizar  entrega  de  bienes  

8. Recibir  materiales  adquiridos 

9. Entregar  materiales  Proveeduría 

10.Realizar  recepción  materiales  consumibles 

Proveedor 

El  Proveedor  adjudicado,  una  vez  que  se  haya finalizado el proceso de contratación,  procede  a  notificar  la  entrega  de  los  materiales  y  consumibles,  entonces  de  acuerdo  a  lo  coordinado  entre  las  partes,  se  presenta  con  los  materiales  y  las  Actas  de Entrega – Recepción. 

 

Custodio de  Bienes 

El Custodio de Bienes, realiza la recepción  de  los  materiales  que  entrega  el  proveedor  y  en  constancia  de  la  aceptación  firma  las  Actas  de  Entrega  –  Recepción,  con  las  cuales  realizará  la  entrega de los mismos a Proveeduría.  

Actas de  Entrega –  Recepción      

Custodio de  Bienes 

El  Custodio  de  Bienes  elabora  el  Acta  de  Egreso  de  Bodega,  la  cual  entrega  por  duplicado  a  Proveeduría  junto  con  los  materiales  y/o  consumibles  para  su  administración  en  la  Bodega  correspondiente. 

Acta de Egreso  de Bodega   

El Analista de Control, Custodio de Bienes  y  Proveeduría,  recibe  el  Acta  de  Devolución o el Acta de Egreso de Bodega  que  corresponde  su  ingreso  a  Bodega,  según  sea  el  caso,  documentos  con  los  Analista de  la  cuales  revisa  los  materiales  y/o  de  Control, Custodio  consumibles  que  recibe  y  procede  a  de Bienes y  y  realizar  la  respectiva  recepción,  dejando  Proveeduría  como constancia de la aceptación la firma  en  el  Acta  respectiva,  junto  con  cualquier  novedad  en  la  recepción  si  fuera  el  caso,  entonces  devuelve  un  acta  original  y  se  queda con otra para archivo. 

Acta de Egreso  de Bodega    Acta de  Devolución de  Material 

la  los 

los 

los  a 

El Analista de  Control, Custodio de Bienes  y  Proveeduría,  realiza  el  ingreso  de  los  Analista de  materiales  y/o  consumibles  en  el  11.Registrar  en  el  Control, Custodio  inventario de la Bodega respectiva para su  inventario   de Bienes y  control  y  registro  en  el  kardex,  los  cuales  Proveeduría  se  utilizarán  para  cumplir  con  los  requerimientos  en  el  proceso  de  Proveeduría. 

Kardex 

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  El Analista de Control, Custodio de Bienes  y  Proveeduría,  digitaliza  el  Acta  de  Devolución  de  material  que  haya  recibido  Analista de  12. Archivar las actas  Control, Custodio  y la archiva tanto en físico como en digital.  e  incluir  en  el  Al  finalizar  cada  mes  el  acta  en  digital  se  de Bienes y  reporte mensual  Proveeduría  incluye como parte del Reporte Mensual a  Contabilidad,  como  respaldo  de  los  incrementos del inventario en el Kardex. 

Reporte  mensual de  Proveeduría   

7. INDICADORES N° 

Indicador 

Fórmula de Cálculo 

Unidad de  Medida 

Responsable de  Medición 

Frecuencia  de Medición 

1 

Porcentaje de  requerimientos de  servicios generales  internos atendidos  oportunamente 

Número de requerimientos  de servicios generales  atendidos / Total de  solicitudes recibidas 

Porcentaje 

Director  Administrativo 

Mensual 

 

8. ANEXOS      

Acta de devolución de material  Acta de entrega ‐ recepción  Acta de egreso de bodega  Kardex  

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  FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN  Acciones  Elaborado Por: 

Nombre  

Cargo 

Priscila Villarreal 

Analista de Procesos  Analista de Control,  Custodio de Bienes y  Proveeduría  Analista de Control,  Custodio de Bienes y  Servicios Generales 

William Pérez  Aprobado  Por:  Paúl Cevallos  Validado por: 

Valeria Yánez 

Directora Administrativa 

Firma     

 

 

  CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS   Versión  1.0     

Descripción del Cambio  Emisión Inicial   

Fecha de Actualización  23/07/2015   

   

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