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MI-CONT-001 CONTABILIDAD AUTOMÁTICA Y CONEXIÓN CONTABLE

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MI-CONT-001 Contabilidad Automática y Conexión Contable Versión 2800 Edición 01

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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800

Fecha de Emisión 07/Junio/2006

Elaboró Leopoldo Hernández López Valido Carlos Villanueva Quevedo

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INDICE

1. INTRODUCCIÓN_________________________________________________________________ 5 1.1 OBJETIVO _______________________________________________________________________ 5 2. MÓDULOS DEL SISTEMA RELACIONADOS CON EL DE CONTABILIDAD ____________ 6 3. INFORMACIÓN Y/ O CATÁLOGOS REQUERIDOS __________________________________ 7 3.1 INFORMACIÓN REQUERIDA _________________________________________________________ 7 3.2 CATÁLOGOS Y/ O CUENTAS REQUERIDAS ______________________________________________ 7 4. CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD AUTOMÁTICA __________________________ 8 4.1 CONFIGURACIÓN GENERAL ________________________________________________________ 8 4.2 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO ____________________________________________________ 11 4.3 CONFIGURACIÓN DE LA PÓLIZA ____________________________________________________ 15 4.4 AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES _________________________________________ 21 4.5. GENERALIZADORES PARA IMPORTES DEL DEBE Y HABER _______________________________ 22 4.6 VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD AUTOMÁTICA _______________________________________ 25 5. CONFIGURACIÓN DE LA CONEXIÓN CONTABLE ________________________________ 29 5.1 ACTIVAR CONEXIÓN CONTABLE EN CONFIGURACIÓN GENERAL _________________________ 5.2 HABILITAR CONEXIÓN CONTABLE EN MÓDULOS ______________________________________ 5.3 CONFIGURACIÓN DE LA PÓLIZA POR CONEXIÓN CONTABLE _____________________________ 5.4 EJEMPLO DE LA PÓLIZA POR CONEXIÓN CONTABLE.___________________________________

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1. Introducción Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar los procesos de la Administración y de la Economía de una organización empresarial, registrando, clasificando y sintetizando en forma significativa y expresar en dinero las operaciones de la empresa, para que la información procesada sirva a los Ejecutivos en la toma de decisiones. El presente documento le explicará lo necesario para efectuar la configuración de la contabilidad en Intelisis a manera de dar solución a las necesidades del área financiera. Cabe mencionar que la capacidad de adaptación y flexibilidad del módulo de Contabilidad que dispone Intelisis, le permite amoldarse a cualquier modelo de negocio. Para ello, cuenta, con las siguientes opciones de parametrización: • •

Contabilidad Automática, y Conexión contable.

Las opciones permiten automatizar el trabajo contable, por lo que cuando se configura correctamente, al final el área financiera enfocara más tiempo al análisis de información y toma de decisiones, ya que la captura o el registro contable se reducirá considerablemente, al generarse automáticamente y en forma transparente al usuario. ¿Que es la Contabilidad Automática y la Conexión Contable de INTELISIS?

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Contabilidad automática: es una herramienta del sistema que genera pólizas automáticas a partir de cualquier proceso administrativo de la empresa (Compras, ventas, gastos, etc.), tomando en cuenta para su automatización los conceptos, cuentas, catálogos, agrupaciones de catálogos y clasificaciones, siempre y cuando la póliza sea activada. Conexión contable: es un procedimiento automatizado muy poderoso, el cual obtiene información de cualquier módulo para llevarlo y procesarlo en el módulo de Contabilidad, utilizando el editor de expresiones y resolviendo contabilidad compleja de las organizaciones.

1.1 Objetivo •

Proporcionar la información necesaria, para configurar el módulo contable de INTELISIS, para que el sistema automáticamente genere el registro contable de las operaciones.

•

Ser utilizado a manera de consulta para resolver las inquietudes a lo largo del proceso de configuración de la contabilidad.

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2. Módulos del sistema relacionados con el de Contabilidad Los gran mayoría de los módulos del ERP- Intelisis se encuentran totalmente integrados entre si, y pueden configurarse de tal manera que generen automáticamente transferencias contables de todos sus movimientos al módulo de Contabilidad. El módulo de Contabilidad esta dirigido al registro y constante actualización de la información contable relacionada con las actividades propias de la empresa. Reúne y permite conciliar todos los detalles contables de las operaciones realizadas en el resto de los módulos. El diagrama siguiente muestra como interactúan los módulos del sistema y el módulo contable

Producción

Gastos

y Punto de Venta

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Tesorería y Caja

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3. Información y/ o Catálogos Requeridos 3.1 Información requerida El módulo de Contabilidad requiere que se de el alta de la siguiente información para que opere correctamente: •

Empresa: Registrar la empresa en la cual se va a trabajar.

•

Sucursales: En el caso de que lleguen a utilizarse se tienen que dar de alta las sucursales de la empresa.

•

Usuarios: Definir los usuarios autorizados para ingresar al sistema.

•

Tipos de Movimientos: Definir los movimientos que se contabilizarán.

•

Conceptos: Dar de alta los conceptos de los movimientos. Los conceptos en Nómina, Gastos y Cuentas por Pagar representan las partidas (ITEMS) que permiten ordenar e identificar sistemáticamente la aplicación de los movimientos que se generen en sus respectivos Módulos. Son indispensables para llevar el control y registro contable de cada movimiento, ya que generalmente estos se relacionan a una Cuenta Contable.

•

Monedas: Registrar las divisas que manejara la empresa (pesos, dólares, marcos, etc.), aunque es recomendable que por efectos de fluctuación de las divisas extranjeras siempre se lleve la contabilidad en moneda nacional (pesos).

•

Conocimientos Contables.

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3.2 Catálogos y/ o cuentas requeridas Los catálogos del sistema se agrupan en el menú Cuentas del sistema, en ellos se dan de alta, baja o efectúan modificaciones a la información de proveedores, personal, almacenes, centros de costos, clientes, etc. Las Cuentas requeridas por los movimientos e indispensables para la ejecución de operaciones en Intelisis son los siguientes: •

Clientes,

•

Proveedores,

•

Agentes,

•

Artículos,

•

Cuentas de dinero,

•

Conceptos,

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Conceptos de gastos.

•

Centro de costos,

•

Estaciones de trabajo,

•

UEN’s,

•

Centros de trabajo,

•

Cuentas contables

Para dar de alta las cuentas de los catálogos antes mencionados consulte el MI- MC- CTA-2800 Manual de Cuentas.

4. Configuración de la Contabilidad Automática 4.1 Configuración General Como ya se menciono antes la Contabilidad Automática es una opción de la configuración de Intelisis, que permite generar las pólizas contables de los movimientos del sistema (Compras, Ventas, Gastos, Activos Fijos, Inventarios, Tesorería, etc.). Ya que se dispone de la información anterior se debe configurar la póliza contable, de acuerdo a los siguientes pasos.

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1.- Ingresa a la ruta de acceso siguiente Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Empresas

2.- En la pantalla Abrir-Empresas selecciona el nombre de la empresa en cual se esta trabajando y oprime el botón Abrir. ® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006

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3.- Intelisis mostrara la pantalla de mantenimiento a Empresas, allí ingresa al menú .

4.- En la pantalla de la Configuración General, da clic en la ficha [CONTABILIDAD] y activa la casilla

de la opción ‘Contabilidad Automática’, enseguida presiona el botón

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Activar opción ‘Contabilidad Automática’

5.- Intelisis mostrara los siguientes check al activar la Contabilidad Automática, los que de

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acuerdo a su funcionalidad, se deben habilitar en caso de que las necesidades contables de la empresa lo requieran. OPCIONES

FUNCIONALIDAD

Desglosar Póliza por Concepto (Gastos)

Le indica al sistema que al efectuar el registro contable de movimientos, desglose el concepto de gasto en el detalle de la póliza.

Considerar la Permite que el sistema considere la clasificación contable a nivel del Clasificación a Nivel del concepto de gastos. Concepto (Gastos) Contabilizar Partidas sin Importe

Permite al sistema generara el registro contable de los movimientos aun cuando existan gastos sin importe o sea igual a cero.

Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión)

Indica al sistema que permita la cancelación de las pólizas contables, si la fecha de cancelación corresponde al mes donde se genero la póliza.

Contabilizar Nómina en Base a sucursal Trabajo del Personal (Requiere Contabilidad/ Pólizas Multi Sucursales)

Habilita la contabilización de la nómina basado en las sucursales de trabajo del personal, para que esta opción se aplique correctamente deben configurarse pólizas contables de nómina por cada sucursal de trabajo.

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4.2 Configuración del Módulo También es importante parametrizar el módulo de Contabilidad en la configuración de módulos. 1.- Ingresa a la ruta de acceso siguiente Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Empresas/ Edición/ Configuración de Modulos Paso 2 Seleccionar la ficha Contabilidad

2.- Estable los parámetros de la configuración con base en el ejemplo y descripción siguiente, al

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terminar dar clic en

.

Descripción de opciones OPCIONES

FUNCIONALIDAD

Moneda

establece la moneda en la que se efectuará el registro contable de las operaciones de la empresa en la base de datos. Las monedas se dan de alta en la ruta

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CONTABILIDAD AUTOMÁTICA Y CONEXIÓN CONTABLE Paralelo Otra Moneda

Permite indicar otra divisa diferente en la cual se desea llevar una contabilidad paralela a la principal

Paralelo Otra Moneda Automático

Al activar este check la contabilidad paralela en la moneda que se especifique, se emitirá en automático.

Tabla INPC

Indica el nombre de la tabla que contiene la información correspondiente al Índice Nacional de Precios al Consumidor, cuyos datos son de vital importancia para realizar determinadas operaciones contables, como la reevaluación de los inventarios, activo fijo, etc.

Tabla ISAN

Establece el nombre de la tabla que contiene la información correspondiente al ISAN, cuyos datos son de vital importancia para realizar el caculo de este Impuesto que se aplicará en la compra/ venta de un auto nuevo.

Tolerancia Redondeo

Indica el límite de tolerancia para la generación de redondeo en la moneda.

Formato Cuenta

Permite establecer la nomenclatura que obligatoriamente deberá usarse en el alta de las cuentas contables en el catálogo correspondiente. Algunos de los formatos que se pueden establecer en el sistema son: Tipo teléfono “999-999”, ó tipo # de parte; “>AAA-000”, etc.

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Símbolo

Verificar Posición de la Cuenta

Significado

>

Todos los caracteres que continúan se capturarán en mayúsculas hasta que aparezca el símbolo < .

<

Todos los caracteres que continúan se capturarán en minúsculas hasta que aparezca el símbolo > .

A

Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.

0

Requiere un número.

9

Acepta un número (opcionales)

Al activar esta opción, el sistema verifica que la posición de la cuenta y/ o subcuenta corresponda a la relación de las cuentas contables, ya que las claves de las cuentas representan la estructura de la contabilidad. Una subcuenta está definida correctamente si mantiene iguales los dígitos precedentes del nivel anterior y/o de la cuenta acumulativa a la que pertenece. Por Ejemplo: Cuenta 125-00-000 Subcuenta 125-14-000 Auxiliar 125-14-325

Cuenta Cierre (por Omisión)

Permite especificar la cuenta contable a utilizar por omisión al generar una póliza de cierre en el módulo de Contabilidad.

Verificar IVA

Cuando se activa el sistema verifica que el IVA aplicado en los movimientos coincida con el IVA configurado para los módulos

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CONTABILIDAD AUTOMÁTICA Y CONEXIÓN CONTABLE correspondientes. Permitir Cancelación/ Desafectación Póliza con Origen de Otros Módulos

Al habilitar esta opción el módulo de Contabilidad permitirá desafectar o cancelar pólizas emitidas, aún cuando su origen haya sido ocasionado por otros módulos (CXP, Compras, Gastos, Tesorería, etc.)

Centros de Costos

Muestra en la ficha de la configuración los check de los módulos de: Inventarios, Gastos, Compras, Ventas, Tesorería, CXC y CXP, y al habilitar la casilla de un módulo el sistema permitirá utilizar o manejar centros de costos dentro del módulo activado.

Formato Centros Costos

En este campo se define una nomenclatura para la claves de los Centros de Costos.

Afectar el Presupuesto con Movimientos (Pólizas)

Al activar esta opción el sistema afectara el presupuesto del ejercicio correspondiente, por medio de las pólizas contables generadas en el sistema.

Nivel Presupuesto

Permite establecer el nivel de afectación del presupuesto, mediante las pólizas contables, ya sea nivel detalle o nivel mayor.

Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros] de la pantalla Clientes (ruta: Menú Cuentas/ Clientes/ Clientes/ Abrir el registro del Cliente Cliente/ seleccionar carpeta Otros) para relacionar una cuenta contable por cliente, de tal manera que se configure una póliza que genere el registro contable de la operación a nivel Clientes.

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Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros Datos] de la pantalla Proveedores (ruta: Menú principal Cuentas/ Proveedor/ Proveedor Proveedor/ Abrir el registro de un Proveedor/ seleccionar carpeta Otros Datos) para relacionar una cuenta contable por proveedor, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel proveedores Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros Datos] de la pantalla del Personal (ruta: Menú principal Cuentas/ Personal/ Personal/ Personal Abrir el registro de un Empleado/ seleccionar carpeta Otros Datos) para establecer una cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel personal Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla Cuentas de Dinero (ruta: Menú principal Cuentas/ Cuentas de Dinero/ Cuentas de Dinero/ Cuenta Dinero Abrir los datos de una Cuenta) para relacionarla con una cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel cuenta de dinero, al efectuar movimientos. Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla donde se configuran los datos de almacén (ruta: Menú principal Cuentas/ Almacenes) para ligar Almacén el almacén con la cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel almacén, al efectuar movimientos. Cuenta Contable a Nivel Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla donde se dan de alta las formas de pago (ruta