PLAN DE MEJORAMIENTO

1. Objetivos de la Sesión 2. Conceptualización 3. Procedimiento 4. Análisis de Causa 5. Ejercicio

Rectoría Señor Rector (E) Carlos Javier Mosquera Suárez Oficina Asesora de Control Interno Dr. Jorge Enrique Vergara Vergara Ing. Joaquín Medina Tellez Oficina Asesora de Sistemas Ing. Paulo Cesar Coronado Sánchez Oficina Asesora de Planeación y Control Olga Lucia Bolaños Silva

OBJETIVO GENERAL Suministrar a los participantes el conocimiento teórico – práctico; que es requerido para la adecuada identificación, tratamiento y seguimiento de la eficacia de las acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Dar a conocer la herramienta para el reporte y seguimiento de los planes de mejoramiento.  Contextualizar en los participantes el marco teórico global referente al manejo de las acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.  Suministrar las pautas teórico – prácticas que se deben tener en cuenta para la correcta identificación, tratamiento y seguimiento de las acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.  Realizar un taller que facilite la interpretación y aplicación de los contenidos metodológicos planteados.

QUÉ ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO?

EL PLAN DE MEJORAMIENTO ES… El instrumento que recoge y articula todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora que emprenderá la Universidad para dar tratamiento a aquellos incumplimientos, hallazgos, debilidades, observaciones, no conformidades, que tendrán impacto en el cumplimiento a las metas establecidas, de tal forma que permitan el desarrollo institucional.

Por qué un Plan de Mejoramiento Institucional? Porque es el reflejo de: • La gestión de la institución universitaria, • De los procesos, actividades y desempeño de la institución, de los procesos y de las personas. Que se manifiesta en los resultados y mejoramiento institucional.

Para qué un Plan de Mejoramiento Institucional? Los planes de mejoramiento se realizan para identificar el nivel de gestión de la institución examinando la capacidad de ésta para moverse en el tiempo y alcanzar los resultados previstos.

Fuentes del plan de Mejoramiento Institucional: •

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Auditorias Externas, (Los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político, CNA y con las partes interesadas) Auditorias internas de la Oficina Asesora de control Interno Auditorias Internas del SIGUD Administración del riesgo Evaluación de Indicadores Revisión por la Dirección Las autoevaluaciones realizadas. Evaluación del Subsistema de Control Interno Evaluación de pares Académicos

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Su contenido contempla: Fuente Fecha de la observación, hallazgo, NC… Origen (nombre de la auditoria) Capitulo Hallazgo, No Conformidad, Observación y/o Situación detectada Priorización de hallazgo Proceso afectado Líder del proceso Factor del CNA Metodología Análisis de Causas Causa raíz Tipo de Acción propuesta (correctiva, preventiva o de mejora) Detalle de la acción Formula del indicador Meta

Su contenido contempla: • • • • • • • • • • • • • • • • •

Unidad administrativa o dependencia responsable Nombre del responsable de la Ejecución Fecha de inicia Fecha de finalización Tipo de recursos Valor del Recursos Fecha de seguimiento del responsable de la acción Seguimiento de la acción Soportes Fecha de seguimiento de la Oficina Asesora de Control Interno Evidencia o soporte de la ejecución Resultado del indicador Análisis del seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Control Interno Cumplimiento Efectividad de la Acción Estado de la Acción Auditor que realizo el seguimiento.

CONSEJOS PARA LA PRACTICA 1.- Los planes que se formulen, deben ser aprobados por la autoridad competente, incluir la asignación de los recursos necesarios para la realización de las acciones propuestas, definir responsables, incluir medidas para su seguimiento, fechas límites de implementación y de ser posible la determinación de los indicadores de logro y seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad. 2.- Al momento de realizar planes de mejoramiento se debe tener en cuenta que estas acciones deben ser no sólo cumplibles sino que se soporten en un análisis de costobeneficio; además deben atacar directamente las causas de la situación detectada, y deben ser realizados con objetividad con el fin de asegurar el mejoramiento continuo. 3.- Se recomienda que los responsables de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento, hagan seguimiento permanente al cumplimiento de las mismas.

4.- Las Oficinas de Control Interno realizarán seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas es estos planes.

Estructura Plan de Mejoramiento Institucional IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO

Fuente

(Nombre completo del Informe origen del hallazgo y el Ente Externo, Interno y/o Partes Interesadas) (Selecciones lista desplegable)

Fecha del Hallazgo

Tipo de Auditoria y/o Origen

(DD-MM-AA) Fecha del Informe

Especificar la clase de Auditoria (especial, regular, fiscal, interna, de gestión, etc)

Capitulo

Hallazgo, No Conformidad, Observación y/o Situación detectada

Registre el numeral, título o pagina del informe de Auditoria

(No y/o requisito de la no Conformidad o el Hallazgo)

Priorización de Hallazgos

Proceso afectado

(Lista Desplegable) de acuerdo a la (Seleccione de Politica de la Lista Operación desplegable) contendia en el Procedimiento GIPR-004, Acciones

Líder Proceso

factor CNA

(Información automática)

(Seleccione de la Lista desplegable)

ESTABLECIMIENTO ACCIONES DE MEJORA Hace referencia a las actividades a las cuales se compromete cada lider responsable del proceso afectado para cerrar el hallazgo, observacion, o situación detectada Metodologia analisis de causas

Causa(s) raiz del Hallazgo

(Ver GI-GUI-004, Guía para (Seleccione de la la Identificación y Análisis Lista desplegable) de Causas)

Tipo de Acción Propuesta

(Seleccione de la Lista desplegable)

Detalle de la Acción y/o actividades

(Detalle todas las Acciones que ejecutarán para eliminar la(s) causa(s) del Hallazgo)

Unidad Académica y/o Administrativa responsable de ejecución

Nombre y cargo del responsable de la ejecución

(Formule (Resultado acorde a la deseado (Seleccione de la Lista acción del desplegable) propuesta) indicador)

Contratista o funcionario encargado de llevar a cabo la acción)

Fórmula del indicador

Meta

Fecha Inicio

(DD-MMAA)

Fecha Terminación

(DD-MM-AA)

Tipo Recursos

Valor del Recurso

(Presupuest e el $ o cantidad (Lista que desplegable) considera es necesario para cumplir

Estructura Plan de Mejoramiento Institucional AUTOEVALUACIÓN Se refiere al seguimiento que debe hacer el responsable de la ejecución (columna "R") fecha de seguimiento

seguimiento

soportes

fecha real en la que el responsable lleva a cabo la actividad

Describa las actividades llevadas a cabo

Describa los documentos que demuestran el avance físico de la acción

Estructura Plan de Mejoramiento Institucional PRIMER SEGUIMIENTO DE 20XX hace referencia al seguimiento que hace la oficina Asesora de control Interno Fecha seguimiento

(DD-MM-AA)

Evidencias o Soportes ejecución de la acció

Analisis Resultado Seguimiento del OACI Indicador

(De acuerdo (Relacione los al documentos que seguimiento soportan y evidencian coloque el avances de ejecución) resultado)

Cumplimiento

Eficacia, esta (Información relacionada con el del análisis cumplimiento de la adelantado por actividad propuesta el Auditor que (0=no cumple; 1= realizó el cumple parcialmente; seguimiento) 2= cumple)

Efectividad de la acción

Estado de la Acción

Auditor que realizó el seguimiento

Eficacia, esta relacionada con el cumplimiento de la actividad propuesta (0=no cumple; 1= cumple

A= Abierta; C= cerrada

(Seleccione de la Lista desplegable)

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

GI-PR-004, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Reflexión “Cada problema lleva en sí mismo la semilla de su propia solución”

Pasos para Implementar AC–AP–AM ACPM

Análisis de Datos Con el análisis de datos podemos verificar que se alcancen los resultados planeados (Eficacia), con los recursos disponibles (eficiencia). Se deben realizar revisiones periódicas para recopilar y analizar los datos resultados de seguimiento y la medición de los procesos y el producto y/o servicio.

Metodologías para el Análisis de Causas Para efectuar el análisis de causa se debe usar como mínimo una de las siguientes herramientas de mejora:  Cinco porqués.  Diagrama de causa efecto (Espina de Pescado)

Cinco Porqués? Método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular.

Llega al centro de la realidad, extracta la causa raíz de un hallazgo o problema, permitiendo llegar al fondo del problema.

Cinco Porqués? Describir el problema a analizar con las componentes necesarias tener claridad acerca del mismo: Qué pasa? Dónde pasa? Desde cuándo pasa? Cuánto? Qué está perjudicando?

para

Pregúntese la causa que origina el problema.  De la causa planteada encuentre que causa ha ocasionado esta situación. Haga este ejercicio cuantas veces sea necesario, con el objetivo de encontrar la causa raíz del problema. Puede ser que en la tercera o cuarta evaluación haya encontrado la causa raíz.

Ejemplo de Cinco Porqués?

Diagrama Causa - Efecto o Espina de Pescado Herramienta que ayuda a identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas, tanto de problemas específicos como de características de calidad. Muestra gráficamente la relación sistemática entre un resultado determinado (efectos) y todos los factores (causas) posibles que influyen en dicho resultado.

Diagrama Causa - Efecto o Espina de Pescado  Determinar o identificar el hallazgo, problema o efecto que se quiere analizar.  Se registra en una frase que resuma el hallazgo o problema y se ubica dentro de una caja que se dibuja en la parte extrema izquierda del papel (denominado cabeza del pescado).  Identificar las causas mayores y sub-causas que contribuyen a él y representarlas por líneas diagonales (espinas principales). Se obtienen mediante ”lluvia de ideas”.

Diagrama Causa - Efecto o Espina de Pescado  Cada rama principal será alimentada por sub-causas consignadas en el listado de ideas resultante del primer ejercicio, incluso las sub-causas puede ser alimentadas a su vez por otras sub-causas.  Validar la lógica de toda la cadena causal.  Analizar y leer el diagrama en dirección al efecto estudiado, con esto se busca asegurar que cada rama tenga sentido lógico y operativo.  Conclusiones que es la misma Causa Raíz resultado del ejercicio debe ser registrada en la herramienta que se está adaptando para el manejo del Plan de Mejoramiento, en el campo correspondiente a análisis de causas.

Ejemplo de Diagrama de Causa – Efecto o Espina de Pescado

Establezca acciones con responsables y fechas límites

Realice seguimiento a las acciones propuestas

Confirme que las Acciones fueron Eficaces