Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios Licitación Pública N° 001-2012/OSCE-CM

SUB DIRECCIÓN DE PROCESOS ESPECIALES - DIRECCIÓN TÉCNICO NORMATIVA ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

Culminada la etapa de presentación de observaciones fueron recibidas en mesa de partes del OSCE, cuarenta y cuatro (44) observaciones, de las cuales se verificó que una (1) de éstas correspondía a la empresa COSAPI DATA S.A. (RUC: 20100083362), la cual al momento de presentación de su observación no contaba con registro de participantes vigente en el presente Convenio Marco, requisito obligatorio para la atención de las observaciones, por lo que dicha observación no ha sido considerada dentro del pliego absolutorio. Por tanto, el presente pliego absolutorio contiene cuarenta y tres (43) observaciones formuladas por once (11) participantes. Dichas observaciones han sido identificadas con un número correlativo en función del orden de recepción y agrupadas de acuerdo a la temática tratada. TEMA 01: MATRIZ OBSERVACIÓN N° 04: PARTICIPANTE: COMERCIAL DENIA S.A.C. Referencia: MATRIZ Antecedente: En las impresoras laser y multifuncionales laser Kyocera nos hemos percatado que existen errores en algunas especificaciones técnicas de acuerdo al catálogo del fabricante de estos equipos, solicitamos se sirvan acoger a lo siguiente: Contenido: Taskalfa 255 Dice ciclo mensual de trabajo recomendado: 82,000 Debe decir ciclo mensual de trabajo recomendado: 80,000 Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que el modelo de impresora de la referencia, no se encuentra en el listado inicial de fichas-producto contenido en el aplicativo de MATRIZ DE PROPUESTA. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Kyocera, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 05: PARTICIPANTE: COMERCIAL DENIA S.A.C. Referencia: MATRIZ

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Antecedente: En las impresoras laser y multifuncionales laser Kyocera nos hemos percatado que existen errores en algunas especificaciones técnicas de acuerdo al catálogo del fabricante de estos equipos, solicitamos se sirvan acoger a lo siguiente: Contenido: Impresora Laser FS – 3040MFP/3140MFP/3540MFP/3640MFP/KM-2810/KM-2820 Dice resolución: (impresión / captura) 600/1200 Debe decir resolución: (impresión / captura) 1200/600 Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que el modelo de impresora de la referencia, no se encuentra en el listado inicial de fichas-producto contenido en el aplicativo de MATRIZ DE PROPUESTA. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Kyocera, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 06: PARTICIPANTE: COMERCIAL DENIA S.A.C. Referencia: MATRIZ Antecedente: En las impresoras laser y multifuncionales laser Kyocera nos hemos percatado que existen errores en algunas especificaciones técnicas de acuerdo al catálogo del fabricante de estos equipos, solicitamos se sirvan acoger a lo siguiente: Contenido: Impresora Laser FS – 4020D Dice resolución: 600 ppp Debe decir resolución: 1200 ppp Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que el modelo de impresora de la referencia, no se encuentra en el listado inicial de fichas-producto contenido en el aplicativo de MATRIZ DE PROPUESTA.

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Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Kyocera, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 07: PARTICIPANTE: COMERCIAL DENIA S.A.C. Referencia: MATRIZ Antecedente: En las impresoras laser y multifuncionales laser Kyocera nos hemos percatado que existen errores en algunas especificaciones técnicas de acuerdo al catálogo del fabricante de estos equipos, solicitamos se sirvan acoger a lo siguiente: Contenido: Impresora Laser FS – 2020D Dice conectividad: S/N/N Debe decir conectividad: S/O/N Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que existió un error en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, por lo que corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: Nº de parte: CONECTIVIDAD (USB/LAN/WLAN):

1102J04US0 S/O/N

Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Kyocera, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones adicionales que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 08: PARTICIPANTE: COMERCIAL DENIA S.A.C. Referencia: MATRIZ Antecedente: En las impresoras laser y multifuncionales laser Kyocera nos hemos percatado que existen errores en algunas especificaciones técnicas de acuerdo al catálogo del fabricante de estos equipos, solicitamos se sirvan acoger a lo siguiente:

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Contenido: Impresora Laser FS – 1320D Dice conectividad: S/N/N Debe decir conectividad: S/O/N Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que existió un error en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, por lo que corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: Nº de parte: CONECTIVIDAD (USB/LAN/WLAN):

1102LZ4US0 S/O/N

Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Kyocera, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones adicionales que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 14: PARTICIPANTE XEROX DEL PERÚ S.A. Referencia: Matriz Antecedente: De la revisión de la matriz encontramos algunos errores en cuanto a la catalogación y clasificación de nuestros productos, en algunos casos por reemplazo y otros por definición de especificaciones, como por ejemplo:    

En la categoría impresora láser, figura el modelo Xerox Phaser 636DN/DT/DX/N siendo actualmente reemplazado por la Phaser 6700. En la categoría IMPRESORA MULTIFUNCIONAL LASER encontramos la Xerox workCentre 7500 DNP/NP, correspondiendo a la categoría IMPRESORA LASER como Xerox Phaser 7500 DNP/NP En la categoría GRAN FORMATO INYECCION falta especificar que el equipo Xerox WF7142MFP 7142S cuenta con la función de ADF Entre otros.

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Contenido: Agradeceremos, en consideración al Principio de Libre Concurrencia y Competencia, se sirvan realizar una nueva revisión de los productos registrados en la Matriz, que permitan a los diferentes participantes elegir la gama completa y correcta de productos de todos los fabricantes. Absolución: Respecto al primer punto de la observación formulada, es necesario precisar las fichas-producto contenidas en el aplicativo Matriz de Propuesta son un reflejo de la oferta de productos en un momento especifico del tiempo y, siendo que la naturaleza del rubro al que pertenecen estos productos resulta dinámica en el tiempo, no resulta viable gestionar la adición o retiro de fichas-producto contenidas en el aplicativo Matriz de Propuesta. Por otro lado, es necesario señalar que no resulta técnicamente viable que un Convenio Marco referido a rubros que incorporan productos con obsolescencia tecnológica y políticas de renovación tecnológica, pueda iniciar operaciones con la totalidad de fichasproductos disponibles en el mercado nacional para determinado rubro debido al dinamismo generado, caso contrario, su inicio resultaría complejo e indeterminado En consecuencia, de acuerdo a lo señalado en la sección 37 de la Bases del proceso de selección, INCOPORACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS, una vez iniciada la vigencia del Convenio Marco, se podrá solicitar la incorporación de alternativas de productos adicionales. El procedimiento para la incorporación será periódico, enfocado a productos identificados por fichas-producto y comunicado al proveedor adjudicatario que se encuentre vigente en el catálogo respectivo a través del SEACE., lo que permitirá garantizar que el dinamismo de la industria se refleje en los Catálogos respectivos. Respecto al segundo punto, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que el modelo de impresora de la referencia, no se encuentra en el listado inicial de fichas-producto contenido en el aplicativo de MATRIZ DE PROPUESTA. Respecto al tercer punto, luego de la verificación respectiva, se ha corroborado que las impresoras gran formato in inyección modelos WF7142MFP y WF7142, no cuentan con la función ADF. Respecto al cuarto punto, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca Xerox, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones adicionales que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 26: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: Matriz de Propuesta. 3. Regiones Coberturadas

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Antecedente: Cuando uno trata de ingresar el plazo de entrega de la región Ucayali, el sistema no deja hacerlo apareciendo un error de “End of file encountered”. Si uno ignora este error el sistema no guarda la información ingresada y si uno le da cancelar el sistema cierra automáticamente la matriz. Contenido: Agradeceremos revisar la matriz y corregir el error descrito en antecedentes.

Absolución: En virtud de la observación formulada, se ha detectado que existió un error de programación en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, por ende, corresponde ACOGER la presente observación y con motivo de la integración de la Bases se realizará la corrección pertinente en el archivo instalador del aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA. OBSERVACIÓN N° 27: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: MATRIZ Antecedente: Las tintas HP con código : C6614D, C9351AL, C9351CL, C9352CL, 51626A, C8727AL, C8728AL, 51629A, 51633M, 51640A, 51641A, 51645AL, 51649A, CB334AL, C6656AL, CB316WL, CB318WL, CB319WL, CB320WL, C6657AL, C6658AL, CC640WL, CC643WL, CC641WB, CC641WL, CC644WL,

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CN690AL, CN691AL, CB335WL, CB336WL, CB337WL, CB338WL, C6578DL, C6578AL, C9385AL, C9381A, C9386AL, C9387AL, C9382A, C9388AL, C9396AL, C9391AL, C9392AL, C9393AL, CC653AL, CC656AL, CC645AL, CD971AL, CD975AL, CD972AL, CD973AL, CD974AL, C9361WL, C8765WL, C4902AL, C4903AL, C4904AL, C4905AL, C4906AL, C4907AL, C4908AL, C4909AL, C8766WL, C8767WL, C9363WL, C9364WL, C4900A, C4901A, muestran capacidades en mililitros equivocadas todas son iguales a 40 ml, lo que muestra un claro error. Sin embargo, sus rendimientos por página son correctos. Contenido: Solicitamos la revisión o el retiro del campo de capacidad del suministro ya que será suficiente para el comprador el rendimiento en páginas del mismo. Absolución: Respecto a la observación formulada, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que existió un error en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, respecto de algunas fichas-producto, por lo que corresponde ACOGER parcialmente la presente observación, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: N° de parte: C6614D, C9351AL, C9351CL, C9352CL, 51626A, C8727AL, C8728AL, 51629A, 51633M, 51640A, 51641A, 51645AL, 51649A, C6656AL, CB316WL, CB318WL, CB319WL, CB320WL, C6657AL, C6658AL,CC640WL, CC643WL, CC641WL, CC644WL, CN690AL, CN691AL, CB335WL, CB336WL, CB337WL, CB338WL, C6578DL, C9385AL, C9386AL, C9387AL, C9388AL, C9396AL, C9391AL, C9392AL, C9393AL, CC653AL, CC656AL, CC645AL, CD971AL, CD975AL, CD972AL, CD973AL, CD974AL, C9361WL, C8765WL, C4902AL, C4903AL, C4904AL, C4905AL, C4906AL, C4907AL, C4908AL, C4909AL, C8766WL, C8767WL, C9363WL, C9364WL CAPACIDAD:

NO APLICA

Por otro lado, luego de la verificación respectiva, se ha detectado que las fichas-producto con número de parte C6578AL, CB334AL y CC641WB, no forman parte del listado inicial de fichas-producto contenido en el aplicativo de MATRIZ DE PROPUESTA. Asimismo, luego de la verificación respectiva, se ha corroborado que las fichas-producto con número de parte C4900A, C4901A, C9381A y C9382A presentan capacidades correctas. Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-producto de la marca HP, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones adicionales que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el N° Anexo 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 31: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L.

Antecedente: La tinta en las impresoras HP en el segmento de oficina son de dos tipo, pigmentadas y colorantes. La mayoría de éstas impresoras de oficina la tinta negra es del tipo pigmentada para dar una mejor apariencia en los texto y la tinta colorante (color), y en el caso de los 3 colores del tipo colorantes. Sin embargo vemos en casi todas los suministros de tinta HP que la información en el campo adicional está incompleta ya que en una misma impresora con 4 colores puede tener una pigmentada y 3 colorantes, o 4 pigmentadas o 4 colorantes. Contenido: Solicitamos que el campo adicionales en el caso de los suministros HP de tinta, sea eliminado o se complete la información ya que NO todas las impresoras de tinta HP usan un solo tipo de tinta. Absolución: En virtud de la observación formulada, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-productos de la marca HP, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo N° 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. OBSERVACIÓN N° 33: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: MATRIZ Antecedente: Se solicita un teléfono para la atención en Lima y otro para Provincia Normalmente los teléfonos de las entidades públicas NO están habilidatados para poder marcar un 0800 y nos veríamos forzados a colocar un número fijo de Lima (donde normalmente están los centros de atención de las marcas). Contenido: Confirmar si se podrá utilizar un número 0800 para el soporte en Lima y en provincia o podrá ser un número fijo de Lima. Absolución: Respecto a lo formulado, debe señalarse que conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Ley, los participantes de un proceso de selección pueden formular consultas y observaciones respecto al contenido de las Bases. En ese sentido, el planteamiento efectuado por el participante tiene carácter de consulta, por lo que debería tener en consideración lo señalado en el artículo 54 del Reglamento que dispone que a través de las consultas los participantes podrán solicitar la aclaración de

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Referencia: MATRIZ Impresora a tinta HP

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cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas, acciones que deberán ser efectuadas en la etapa correspondiente - formulación de consultas - la misma que se constituye a una etapa anterior a la de observaciones y que se encuentra finalizada a la fecha. Por lo tanto, la consulta estaría efectuando un pedido en una etapa que no corresponde. Sin perjuicio de lo antes señalado, en aplicación del Principio de Transparencia, se procederá a absolver la presente consulta derivada erróneamente como una observación. Es preciso indicar que en las Bases del proceso de selección, así como en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA que forma parte de las Bases, no se precisa la obligación de colocar como número para la atención de las garantías que éste sea un número 0800; sin embargo, para la generación de su oferta si es necesario que se indique un número de atención en este campo. Sin perjuicio de lo expuesto, en virtud de lo señalado, se detectó la existencia de una validación errónea en los campos teléfono atención Lima y teléfono atención Provincias en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA ya que si resultaría válido consignar también un número 0800, por lo que con motivo de la integración de la Bases se procederá a modificar el número de caracteres requeridos en los campos mencionados. OBSERVACIÓN N° 35: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: MATRIZ Antecedente: Las tintas de plotters HP con código : C4800A, C4801A, C4802A, C4803A, C4810A, C4811A, C4812A, C4813A, muestran capacidades incorrectas. Contenido: Solicitamos la revisión de la capacidad de éstos suministros.

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Absolución: Respecto a la observación formulada, luego del análisis respectivo, se ha detectado que existió un error en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, respecto de algunas fichas-producto, por lo que corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: Nº de parte: CAPACIDAD:

C4801A, C4802A, C4803A, C4811A, C4812A, C4813A 410ml

Nº de parte: CAPACIDAD:

C4800A 600ml

Nº de parte: CAPACIDAD:

C4810A 690ml

Sin perjuicio de ello, se ha procedido a realizar una revisión integral de todas las fichas-productos de la marca HP, producto de dicha revisión se han realizado algunas modificaciones adicionales que podrán ser visualizadas en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA y en el Anexo 2: Relación de fichas-producto, los que formarán parte de las Bases Integradas. TEMA 02: GARANTÍA OBSERVACIÓN N° 22: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.3 Garantía Comercial, página 14 de las bases. Antecedente: 2.3 Garantía Comercial: Refiérase a la garantía contra defectos de fabricación de atención en sitio (on-side) y provista por un centro de atención de servicios (CAS) autorizado por el fabricante o marca, ofertada pora las fichas-producto tomando como base los plazos mínimos considerados en el aplicativo Matriz de Propuesta. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día siguiente de recepcionado el producto por la ENTIDAD CONTRATANTE. Contenido: Han considerado la misma garantía que los equipos para los consumibles. Para la atención de la garantía de los consumibles no aplica la garantía on site ni provista por un centro de distribución. La Entidad debe de comunicarse con el proveedor para dar los datos necesarios para procesar la solicitud de cada marca y luego debe enviar el consumible al proveedor. El proveedor a su vez envía el consumible a la respectiva marca para su revisión quien luego de revi sar el consumible, determina si la falla fue por defectos de fabrica o no ya que la garantía solo aplica por defectos de fabrica según los lineamientos de cada marca. Cabe resaltar que la garantía procede solo si el consumible está lleno (mínimo al 70%) y con la devolución del empaque original. El tiempo de respuesta de la garantía es a partir de la recepción por parte del proveedor del consumible enviado por la Entidad. Absolución: Es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son

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aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco la garantía comercial, definida como aquella garantía 1 contra defectos de fabricación de atención en sitio (on-site ), provista por un centro de servicio autorizado por el fabricante o un centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, ofertada para las fichas-producto tomando como base los plazos mínimos considerados en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, de acuerdo a lo señalado en el numeral 2.3 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES; por lo que corresponderá a los participantes del proceso de selección, formular la presentación de su propuesta en función de lo señalado. En consecuencia, en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto, será el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, según corresponda, quien determinará la existencia de los defectos de fabricación reportados, luego de lo cual recién procederá la ejecución de la garantía correspondiente. Por lo expuesto, en vista que el planteamiento formulado no corresponde a una observación, sino más bien a una aclaración de conceptos, se ha procedido a aclarar lo señalado en las Bases respecto de lo formulado. OBSERVACIÓN N° 23: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 47. Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.4 Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, página 14 y 15 de las bases. Antecedente: 2.4 Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación Refiérase al periodo de tiempo en la la entidad contratante deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo de un producto, en caso de defectos de fabricación, ofertados para las fichas-producto tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA de siete días calendario. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de enviada la solicitud por la ENTIDAD CONTRATANTE. El reemplazo no deberá generar ningún costo a la ENTIDAD CONTRATANTE. Contenido: Han considerado la misma garantía de los equipos para los consumibles. Para la atención de la garantía de los consumibles no existe el reemplazo mientras el fabricante o marca evalua y define si es por falla de fábrica o no y, por ende, si procede la garantía o no. Luego que los fabricantes o marcas determinan si procede la garantía corroboran el defecto de fabrica, se procede al envío del producto.

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Si existiera la posibilidad de reemplazo mientras es evaluado por el fabricante o marca y aun no se sabe si procede o no la garantía, se le estaría realizando doble entrega del producto en el caso de que si procédala garantía y en el caso que no proceda la garantía se le habría entregado un consumible que no corresponde. Absolución: Es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo 2 de un producto, en caso de defectos de fabricación, ofertados para las fichas-producto tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA de siete (07) días calendario. En consecuencia, en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto dentro del periodo de reemplazo garantizado ofertado, será el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, según corresponda, quien determinará la existencia de los defectos de fabricación reportados, momento en el cual recién procederá el reemplazo del producto correspondiente. Por lo expuesto, en vista que el planteamiento formulado no corresponde a una observación, sino más bien a una aclaración de conceptos, se ha procedido a aclarar lo señalado en las Bases respecto de lo formulado. Sin perjuicio de ello, se estima pertinente realizar precisiones en el numeral 2.4 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES, respecto del plazo para su contabilización, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar de la siguiente forma: 2.4 Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación: Refiérase al periodo de tiempo en que la ENTIDAD CONTRATANTE deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo3 de un producto, en caso de determine para éste defectos de fabricación, tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE

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Refiérase al desplazamiento del técnico al lugar de ubicación del equipo. Refiérase por un producto nuevo idéntico, o en caso la ENTIDAD CONTRATANTE lo estime conveniente por un producto de iguales o superiores características. 3 Refiérase por un producto nuevo idéntico, o en caso la ENTIDAD CONTRATANTE lo estime conveniente por un producto de iguales o superiores características. 2

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PROPUESTA de siete (07) días calendario. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de la recepción del producto por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE. El reemplazo no deberá generar ningún costo a la ENTIDAD CONTRATANTE. OBSERVACIÓN N° 24: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.5 Tiempo de respuesta para atención de la garantía, Página 15 de las Bases. Antecedente: 2.5 Tiempo de respuesta para atención de la garantía. Refiérase al periodo de tiempo en que la entidad contratante, en caso reporte defectos de fabricación del producto, deberá obtener respuesta indicándosele la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado desde el momento del registro de la solicitud. Contenido: Han considerado la misma garantía de los equipos para los consumibles. No procede el envío de un técnico para la aplicación de una garantía de consumibles. La Entidad debe de comunicarse con el proveedor adjudicatario para dar los datos necesarios para procesar la solicitud en cada fabricante o marca según los lineamientos de cada una y luego debe enviar el consumible al proveedor. Una vez que el proveedor recepcione el consumible lo envía a la respectiva marca para su revisión quien luego de evaluar el consumible determina si la falla fue por defectos de fábrica o no ya que la garantía sólo aplica por defectos de fábrica. Cabe resaltar que la garantía procede solo si el consumible está lleno (mín 70%) y con la devolución del empaque original. El tiempo de respuesta para atención de la garantía es a partir de la recepción por parte del proveedor del consumible enviado inicialmente por la Entidad ya que sin éste no se puede iniciar el trámite correspondiente hasta la confirmación de si procede o no la garantía. Absolución: Es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco.

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En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el tiempo de respuesta para atención de la garantía, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante, en caso reporte defectos de fabricación del producto, deberá obtener respuesta indicándosele la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado desde el momento del registro de la solicitud. Al respecto, luego del análisis respectivo resulta valido establecer que en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto podría configurarse que el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario - según corresponda, y en virtud de las limitaciones y complejidad de la atención de la garantía-, podría no requerir personal técnico. Por otro lado, la garantía comercial podrá incorporar las limitaciones de la garantía del fabricante, independientemente si la prestación de garantías para el producto es provista por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, siempre que las limitaciones de garantía: i) estén consignadas en formato impreso; ii) estén redactadas en idioma castellano; y iii) estén incorporadas dentro del empaque del producto. Es preciso señalar, que en caso existan limitaciones de garantía del fabricante que alteren el cumplimiento de la atención contra defectos de fabricación y/o atención en sitio (on-site), éstas nos serán aplicables. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación, en lo referido a la modificación del término “personal técnico designado” por “personal designado”, y con motivo de la integración de las Bases, precisar lo señalado de la siguiente forma: 2.5 Tiempo de respuesta para atención de garantía: Refiérase al periodo de tiempo máximo en que la ENTIDAD CONTRATANTE, en caso reporte posibles defectos de fabricación del producto, deberá obtener la confirmación de fecha de llegada máxima programada del personal designado4 por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado en horas cronológicas, contadas desde el momento de registro del reporte. Se ha establecido en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para este punto, el plazo máximo de setenta y dos (72) horas. Asimismo, en virtud de la observación formulada, y con motivo de la integración de las Bases, se agregará el siguiente párrafo en el numeral 2.3 de la sección 47 de las Bases, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES: 4

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Refiérase al personal acreditado por el centro de servicio autorizado para el cumplimiento de la garantía.

2.3 Garantía comercial: […] Por otro lado, la garantía comercial podrá incorporar las limitaciones de la garantía del fabricante, independientemente si la prestación de garantías para el producto es provista por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, siempre que las limitaciones de garantía: i) estén consignadas en formato impreso; ii) estén redactadas en idioma castellano; y iii) estén incorporadas dentro del empaque del producto. Es preciso señalar, que e n caso existan limitaciones de garantía del fabricante que alteren el cumplimiento de la atención contra defectos de fabricación y/o atención en sitio (on-site), éstas nos serán aplicables. OBSERVACIÓN N° 25: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.6 Tiempo de solución para atención de la garantía, Página 15 de las bases. Antecedente: 2.6 Tiempo de solución para atención de garantía Refiérase al periodo de tiempo en que la entidad contratante, deberá obtener solución al defecto de fabricación del producto que haya reportado, por parte del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ PROPUESTA para las ficuasproducto. Dicho plazo será contabilizado en días hábiles, contados desde el primer día hábil siguiente de la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto. Contenido: Han considerado la misma garantía de los equipos para los consumibles. No procede el envío de un técnico. El tiempo de solución para la atención de la garantía es el tiempo del envío del nuevo consumible si el fabricante o marca corroboró que se trataba de una falla de fábrica y por ende, si procede la garantía. Absolución: Es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco.

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En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el tiempo de solución para atención de garantía, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante, deberá obtener solución al defecto de fabricación del producto que haya reportado, por parte del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, en el lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto. Al respecto, luego del análisis respectivo resulta válido establecer que en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto podría configurarse que el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario - según corresponda, y en virtud de las limitaciones y complejidad de la atención de la garantía-, podría no requerir personal técnico. Por otro lado, en virtud de la absolución de la observación Nº 24, se ha determinado que la garantía comercial podrá incorporar las limitaciones de la garantía del fabricante, independientemente si la prestación de garantías para el producto es provista por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, siempre que las limitaciones de garantía: i) estén consignadas en formato impreso; ii) estén redactadas en idioma castellano; y iii) estén incorporadas dentro del empaque del producto. Es preciso señalar, que en caso existan limitaciones de garantía del fabricante que alteren el cumplimiento de la atención contra defectos de fabricación y/o atención en sitio (on-site), éstas nos serán aplicables. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación, en lo referido a la modificación del término “personal técnico designado” por “personal designado”, y con motivo de la integración de las Bases, precisar lo señalado de la siguiente forma: 2.6 Tiempo de solución para atención de garantía: Refiérase al periodo de tiempo máximo en que la ENTIDAD CONTRATANTE deberá obtener solución satisfactoria ante defectos de fabricación previamente determinados por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, en el lugar donde se encuentre el producto. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer (01) día calendario siguiente de la fecha de llegada máxima programada del personal designado5 por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto. Se ha establecido en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para este punto, el plazo máximo de 180 días calendario. OBSERVACIÓN N° 29: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: 5

Refiérase al personal acreditado por el centro de servicio autorizado para el cumplimiento de la garantía.

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Soporte en sitio (on site) de Suministros Antecedente: Todos los fabricantes tienen diferentes sistemas de garantías y esto afecta directamente al postor en el caso que tenga que honrar una garantía. En el caso de suministros los fabricantes (a los que se les compra los suministros), piden que para la aplicación de una garantía por desperfecto se verifique que el suministro sea original, que no se encuentre vacío (en algunos casos mínimo al 70%) y que se retorne en su caja original. Contenido: En la situación de que una entidad publica quiera aplicar la garantía por un suministro NO ORIGINAL o que se encuentre vacío, cual será el procedimiento a seguir?. Para la aplicación de la garantía el suministro tiene que ser revisado por la marca y de proceder, bastará con un documento del fabricante que indique que dicho producto no califique bajo garantía? Absolución: Respecto a lo formulado, debe señalarse que conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Ley, los participantes de un proceso de selección pueden formular consultas y observaciones respecto al contenido de las Bases. En ese sentido, el planteamiento efectuado por el participante tiene carácter de consulta, por lo que debería tener en consideración lo señalado en el artículo 54 del Reglamento que dispone que a través de las consultas los participantes podrán solicitar la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas, acciones que deberán ser efectuadas en la etapa correspondiente - formulación de consultas - la misma que se constituye a una etapa anterior a la de observaciones y que se encuentra finalizada a la fecha. Por lo tanto, la consulta estaría efectuando un pedido en una etapa que no corresponde. Sin perjuicio de lo antes señalado, en aplicación del Principio de Transparencia, se procederá a absolver la presente consulta derivada erróneamente como una observación. En consecuencia, de ocurrir el escenario hipotético planteado en la consulta, el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, según corresponda, deberán informar a la entidad contratante de las causas que impedirían la ejecución de las garantías asociadas al producto. Por otro lado, es preciso señalar que el proveedor adjudicatario será el único responsable respecto de la ejecución de garantías y cumplimiento de especificaciones técnicas (originalidad) de los productos asociados a las fichas-producto que haya adjudicado. OBSERVACIÓN N° 30: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: Soporte en sitio (on site) de Suministros por un centro autorizado de serivico. Antecedente: Para la atención de una falla o garantía, no es necesario que asista un técnico especializado ya que lo que hará es básicamente el recojo del suministro y la susbstitución del mismo.

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Contenido: Solicitamos que en el caso de las atenciones de soporte de suministro no sea necesaria la presencia de un técnico especialista ya que el procedimiento en la mayor parte de los casos será únicamente de intercambio. Absolución: Respecto a la observación formulada, y en virtud de la absolución de la observación Nº 24, corresponde ACOGER la presente observación, en lo referido a la modificación del término “personal técnico designado” por “personal designado”, y con motivo de la integración de las Bases, precisar lo señalado de la siguiente forma: 2.5 Tiempo de respuesta para atención de garantía: Refiérase al periodo de tiempo máximo en que la ENTIDAD CONTRATANTE, en caso reporte posibles defectos de fabricación del producto, deberá obtener la confirmación de fecha de llegada máxima programada del personal designado6 por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado en horas cronológicas, contadas desde el momento de registro del reporte. Se ha establecido en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para este punto, el plazo máximo de setenta y dos (72) horas. OBSERVACIÓN N° 36: PARTICIPANTE: EPSON PERÚ S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.6 Tiempo de solución para atención de la garantía, Página 15 de las bases. Antecedente: 2.6 Tiempo de solución para atención de garantía Refiérase al periodo de tiempo en que la entidad contratante, deberá obtener solución al defecto de fabricación del producto que haya reportado, por parte del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ PROPUESTA para las ficuasproducto. Dicho plazo será contabilizado en días hábiles, contados desde el primer día hábil siguiente de la fecha de llegada máxima 6

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Refiérase al personal acreditado por el centro de servicio autorizado para el cumplimiento de la garantía.

programada del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto. Contenido: Se ha considerado la misma garantía para los equipos y para los consumibles. No procede el envío de un técnico. El tiempo de solución para la atención de la garantía empieza desde el tiempo del envío del nuevo consumible si el fabricante o marca corroboró que se trataba de una falla de fábrica y por ende, si procede la garantía. Absolución: En virtud de la absolución de la observación N° 25, es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el tiempo de solución para atención de garantía, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante, deberá obtener solución al defecto de fabricación del producto que haya reportado, por parte del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, en el lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto. Al respecto, luego del análisis respectivo resulta valido establecer que en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto podría configurarse que el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario - según corresponda, y en virtud de las limitaciones y complejidad de la atención de la garantía-, podría no requerir personal técnico. Por otro lado, en virtud de la absolución de la observación Nº 24, se ha determinado que la garantía comercial podrá incorporar las limitaciones de la garantía del fabricante, independientemente si la prestación de garantías para el producto es provista por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, siempre que las limitaciones de garantía: i) estén consignadas en formato impreso; ii) estén redactadas en idioma castellano; y iii) estén incorporadas dentro del empaque del producto. Es preciso señalar, que en caso existan limitaciones de garantía del fabricante que alteren el cumplimiento de la atención contra defectos de fabricación y/o atención en sitio (on-site), éstas nos serán aplicables. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación, en lo referido a la modificación del término “personal técnico designado” por “personal designado”, y con motivo de la integración de las Bases, precisar lo señalado de la siguiente forma:

Refiérase al periodo de tiempo máximo en que la ENTIDAD CONTRATANTE deberá obtener solución satisfactoria ante defectos de fabricación previamente determinados por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, en el lugar donde se encuentre el producto. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer (01) día calendario siguiente de la fecha de llegada máxima programada del personal designado7 por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto. Se ha establecido en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para este punto, el plazo máximo de 180 días calendario. OBSERVACIÓN N° 37: PARTICIPANTE: EPSON PERÚ S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.5 Tiempo de respuesta para atención de la garantía, Página 15 de las bases. Antecedente: 2.5 Tiempo de respuesta para atención de la garantía. Refiérase al periodo de tiempo en que la entidad contratante, en caso reporte defectos de fabricación del producto, deberá obtener respuesta indicándosele la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de atención de servicio autorizado por el fabricante o marca, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado desde el momento del registro de la solicitud. Contenido: Se ha considerado la misma garantía para los equipos y para los consumibles. No procede el envío de un técnico para la aplicación de una garantía de consumibles. La Entidad debe de comunicarse con el proveedor adjudicatario para dar los datos necesarios para procesar la solicitud . luego debe de enviar el consumible al proveedor. Una vez que el proveedor recepcione el consumible lo envía a la respectiva marca para su revisión quien luego de evaluar el consumible determina si la falla fue por defectos de fábrica o no ya que la garantía sólo aplica por defectos de fábrica. Cabe resaltar que la garantía procede solo si el consumible ha sido devuelto en el empaque original. El tiempo de respuesta para atención de la garantía es a partir de la recepción por parte del proveedor del consumible enviado inicialmente por la Entidad ya que sin éste no se puede iniciar el trámite correspondiente hasta la confirmación de si procede o no la garantía.

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2.6 Tiempo de solución para atención de garantía:

Refiérase al personal acreditado por el centro de servicio autorizado para el cumplimiento de la garantía.

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Absolución: En virtud de la absolución de la observación N° 24, es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el tiempo de respuesta para atención de la garantía, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante, en caso reporte defectos de fabricación del producto, deberá obtener respuesta indicándosele la fecha de llegada máxima programada del personal técnico designado por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado desde el momento del registro de la solicitud. Al respecto, luego del análisis respectivo resulta válido establecer que en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto podría configurarse que el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario - según corresponda, y en virtud de las limitaciones y complejidad de la atención de la garantía-, podría no requerir personal técnico. Por otro lado, en virtud de la absolución de la observación Nº 24, se precisa que la garantía comercial podrá incorporar las limitaciones de la garantía del fabricante, independientemente si la prestación de garantías para el producto es provista por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, siempre que las limitaciones de garantía: i) estén consignadas en formato impreso; ii) estén redactadas en idioma castellano; y iii) estén incorporadas dentro del empaque del producto. Es preciso señalar, que en caso existan limitaciones de garantía del fabricante que alteren el cumplimiento de la atención contra defectos de fabricación y/o atención en sitio (on-site), éstas nos serán aplicables. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación, en lo referido a la modificación del término “personal técnico designado” por “personal designado”, y con motivo de la integración de las Bases, precisar lo señalado de la siguiente forma: 2.5 Tiempo de respuesta para atención de garantía: Refiérase al periodo de tiempo máximo en que la ENTIDAD CONTRATANTE, en caso reporte posibles defectos de fabricación del producto, deberá obtener la confirmación de fecha de llegada máxima programada del personal designado 8 por el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, al lugar donde se encuentre el producto, no pudiendo exceder el plazo máximo ofertado en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para las fichas-producto. Dicho plazo será contabilizado en horas cronológicas, contadas desde el momento de registro del reporte. Se ha establecido en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para este punto, el plazo máximo de setenta y dos (72) horas. OBSERVACIÓN N° 38: PARTICIPANTE: EPSON PERÚ S.A.

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Referencia: 47. Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.4 Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, página 14 y 15 de las bases. Antecedente: 2.4 Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación Refiérase al periodo de tiempo en la la entidad contratante deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo de un producto, en caso de defectos de fabricación, ofertados para las fichas-producto tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA de siete días calendario. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de enviada la solicitud por la ENTIDAD CONTRATANTE. El reemplazo no deberá generar ningún costo a la ENTIDAD CONTRATANTE. Contenido: Han considerado la misma garantía de los equipos para los consumibles. Para la atención de la garantía de los consumibles no existe el reemplazo ya que el fabricante o marca aplica el cambio de los productos cuando la falla es de fabricación previa evaluación. En el caso que el proveedor entregase un consumible en reemplazo se le estaría realizando doble entrega del producto en el caso que si proceda la garantía y en el caso que no proceda la garantía se le habría entregado un consumible que no corresponde. Absolución: En virtud de la absolución de la observación N° 23, es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco el reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, definido como el periodo de tiempo en que la entidad contratante deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo 9 de un producto, en caso de defectos de fabricación, ofertados para las fichas-producto tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA de siete (07) días calendario.

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Refiérase al personal acreditado por el centro de servicio autorizado para el cumplimiento de la garantía. Refiérase por un producto nuevo idéntico, o en caso la ENTIDAD CONTRATANTE lo estime conveniente por un producto de iguales o superiores características. 9

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En consecuencia, en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto dentro del periodo de reemplazo garantizado ofertado, será el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, según corresponda, quien determinará la existencia de los defectos de los fabricación reportados, momento en el cual recién procederá el reemplazo del producto correspondiente. Por lo expuesto, en vista que el planteamiento formulado no corresponde a una observación, sino más bien a una aclaración de conceptos, se ha procedido a aclarar lo señalado en las Bases respecto de lo formulado. Sin perjuicio de lo expuesto, se estima pertinente realizar precisiones en el numeral 2.4 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES, respecto del plazo para su contabilización, y con motivo de la integración de la Bases se procederá a precisar de la siguiente forma: 2.4

Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación:

Refiérase al periodo de tiempo en que la ENTIDAD CONTRATANTE deberá obtener, previa solicitud, el reemplazo10 de un producto, en caso de determine para éste defectos de fabricación, tomando como base el plazo mínimo previsto en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA de siete (07) días calendario. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día calendario siguiente de la recepción del producto por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE. El reemplazo no deberá generar ningún costo a la ENTIDAD CONTRATANTE. OBSERVACIÓN N° 39: PARTICIPANTE: EPSON PERÚ S.A. Referencia: 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.3 Garantía Comercial, página 14 de las bases. Antecedente: 2.3 Garantía Comercial: Refiérase a la garantía contra defectos de fabricación de atención en sitio (on-side) y provista por un centro de atención de servicios (CAS) atorizado por el fabricante o marca, ofertada pora las fichas-producto tomando como base los plazos mínimos considerados en el aplicativo Matriz de Propuesta. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día siguiente de recepcionado el producto por la ENTIDAD CONTRATANTE.

Absolución: En virtud de la absolución de la observación N° 22, es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco. En ese sentido, se ha determinado incluir para el presente Convenio Marco la garantía comercial, definida como aquella garantía contra defectos de fabricación de atención en sitio (on-site11), provista por un centro de servicio autorizado por el fabricante o un centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, ofertada para las fichas-producto tomando como base los plazos mínimos considerados en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, de acuerdo a lo señalado en el numeral 2.3 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES; por lo que corresponderá a los participantes del proceso de selección, formular la presentación de su propuesta en función de lo señalado. En consecuencia, en caso la entidad contratante reporte defectos de fabricación del producto, será el centro de servicio autorizado por el fabricante o el centro de servicio autorizado por el proveedor adjudicatario, según corresponda, quien determinará la existencia de los defectos de fabricación reportados, luego de lo cual recién procederá la ejecución de la garantía correspondiente. Por lo expuesto, en vista que el planteamiento formulado no corresponde a una observación, sino más bien a una aclaración de conceptos, se ha procedido a aclarar lo señalado en las Bases respecto de lo formulado. OBSERVACIÓN N° 42: PARTICIPANTE: COPY DEPOT S.A. Referencia: Requerimientos Técnicos y Condiciones Comerciales, 2.2.3 Garantía Comercial, Página 47 Antecedente: Señalan lo siguiente: Refierase a la garantía contra defectos de fabricación, de atención en sitio (on–site) y provista por un centro de atención de servicio (CAS9 autorizado por el fabricante ó marca, ofertada para las fichas-producto tomando como basen los plazos mínimos considerados

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Refiérase por un producto nuevo idéntico, o en caso la ENTIDAD CONTRATANTE lo estime conveniente por un producto de iguales o superiores características. 11 Refiérase al desplazamiento del técnico al lugar de ubicación del equipo.

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Contenido: Se ha considerado la misma garantía para los equipos y para los consumibles. La garantía on-site no aplica para los consumibles. El aplica r la garantía de los consumibles La Entidad debe de comunicarse con el proveedor y dar los datos necesarios para procesar la solicitud en cada marca y luego debe enviar el consumible al proveedor. El proveedor a su vez envía el consumible a la respectiva marca para su revisión quien luego de revisar el consumible, determina si procede o no la garantía dicha Garantía solo aplica por defectos de fabricación según los lineamientos de cada marca. El tiempo de respuesta de la garantía es a partir de la recepción por parte del proveedor del consumible enviado por la Entidad.

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en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA. Dicho plazo será contabilizado en días calendario, contados desde el primer día siguiente de recepcionado el producto por la ENTIDAD CONVOCANTE. Contenido: Señores de la Sub Dirección de Procesos Especiales – Dirección Técnico Normativa, en el presente proceso de Convenio Marco: 2.3 Garantía Comercial señalan que la garantía comercial es sólo contra el defectos de fabricación. Solicitamos a la Dirección Técnico Normativa, que en el caso que una institución x de provincia, adquiera un bien a x proveedor, dicha institución dentro del periodo de garantía del bien adquirido, deberá solicitar al proveedor que le presupueste los pasajes y viáticos del técnico, ya que como lo señalan solo la garantía comercial es por defectos de fábrica, de atención en sitio (on–site), porque una cosa es cumplir con una garantía en la Ciudad de Lima y otra cosa es cumplir una garantía en la Ciudad de Iquitos, en la región Amazónica o provincias. Absolución: Respecto a la observación formulada, se precisa que en la sección 25 de las bases del proceso de selección, PERFECCIONAMIENTO DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL, se indica que la orden de compra generada a través del módulo de Convenio Marco, que incorpora la orden de compra digitalizada, formaliza la relación contractual únicamente entre la entidad contratante y el proveedor adjudicatario, para todos los efectos legales, precisando que ésta comprende la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía). 12

Por otro lado, en virtud de la absolución de la consulta Nº 01 , se precisa que en el numeral 1 de la sección 15 de las Bases del proceso de selección, CRITERIOS DE EVALUACIÓN, se indica que el precio unitario ofertado para una ficha-producto deberá incluir todos los costos que incidan en la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía). Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. TEMA 03: REGLAS DE NEGOCIO OBSERVACIÓN N° 11: PARTICIPANTE: ONCORE S.A.C. Referencia: 23. Reglas del Negocio, Página 08-09

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Antecedente: Consulta Nº 052 Absolución En virtud de los puntos señalados en la consulta se estima pertinente establecer precisiones respecto del numeral 2 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, las cuales serán incorporadas en las Bases Integradas de la siguiente forma: …. …. ..// Contenido: Según lo absuelto en la consulta Nº 052 Solicitamos se agregue dentro de las Reglas del Negocio que existirá una alerta por cada cambio surgido en el estado para la SC y OC, enviando al correo electrónico que registro el Proveedor Adjudicatario para el Convenio Marco lo correspondiente a los datos de la Ficha – Producto que originaria la OC y SC según corresponda, detallando el cambio del estado como las fechas máxima entre el cambio un estado a otro, nuestra solicitud busca evitar dilatación en las comunicaciones entre Entidad Contratante y Proveedor Adjudicatario, nuestro petitorio se solicita bajo el amparo de los Principios que rige las contrataciones del Estado. Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que cualquier sistema de envío de alertas a través del correo electrónico, involucra la interacción no solo del emisor de la alerta (servidor del SEACE), sino también del receptor de la alerta (servidor de correo electrónico del proveedor adjudicatario) respecto del cual no es posible garantizar un óptimo funcionamiento. Por otro lado, la consola del proveedor de la que dispondrán todos los proveedores adjudicatarios, módulo de gestión administrado por el SEACE, les permitirá verificar en tiempo real las operaciones efectuadas en el Catalogo Electrónico por parte de su representada. Finalmente, se aclara que no existe información estadística que permita determinar el volumen de transacciones que recaerán sobre determinado proveedor antes de iniciada las operaciones de ninguno de los Catálogos Electrónicos del presente Convenio Marco. Adicionalmente, se ha establecido en el numeral 2.1.15 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, que el proveedor adjudicatario podrá registrar el rechazo de la OC de forma manual como máximo hasta el primer (01) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA, como consecuencia de la ocurrencia de alguna de las causales señaladas en la sección 28 de las Bases del proceso de selección, FACULTAD DE RECHAZO DE ORDENES DE COMPRA, precisando que dicho día hábil no será contabilizado para el plazo de entrega, lo que se traduce como un periodo de gracia para el proveedor adjudicatario, para la determinación del rechazo de una orden de compra. Sin perjuicio de ello, corresponderá al proveedor adjudicatario adoptar las medidas necesarias para la correcta administración de sus pedidos. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. 12

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Contenida en el pliego absolutorio de consultas del presente Convenio Marco, publicado con fecha 27 de junio de 2012.

OBSERVACIÓN N° 17: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 23 Reglas de Negocio, 2. Operatividad del módulo de Convenio Marco, 2.1.12 de bases y 2.1.4 de la absolución de consultas, Página 8 de las bases y página 14 de la absolución de consultas. Antecedente: Tanto en las bases como en la absolución de consultas señalan que el proveedor adjudicatario podrá registrar el rechazo de la OC de forma manual como máximo hasta el primer día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA cuando incurra en alguna de las 3 causales: i) obligaciones vencidas por parte de la entidad, ii) el monto de la orden sea inferior al valor mínimo de atención, iii) la orden de compra digitalizada no guarde relación con las condiciones establecidas en el módulo de Convenio Marco. Contenido: Dado que las causales i y iii demoran un tiempo en revisar, considerando que la validación de si la orden digitalizada guarda o no relación con las condiciones establecidas en convenio incluyen descripción de ítems, precios y cantidades y dado que la cantidad de ítems que una entidad puede incluir en su orden puede ser elevado y dado que cada proveedor canaliza al mismo tiempo requerimientos de varias entidades a la vez, se solicita que el tiempo dado a los proveedores adjudicatarios para el rechazo manual sea mayor al considerado en bases. Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en el numeral 1.3 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, con relación a la infraestructura, se indica que el proveedor adjudicatario deberá contar con el conjunto de elementos o servicios necesarios que le permitan atender satisfactoriamente los requerimientos generados a través del módulo de Convenio Marco por las entidades contratantes, de acuerdo a las condiciones establecidas. Además, es necesario precisar que la naturaleza del Convenio Marco propicia las compras atomizadas de las entidades contratantes en el afán de reducir los costos de almacenaje, por ello las contrataciones realizadas a través de los Catálogos Electrónicos de Convenios Marco, no se configuran como fraccionamiento. Por otro lado, la consola del proveedor de la que dispondrán todos los proveedores adjudicatarios, módulo de gestión administrado por el SEACE, les permitirá verificar en tiempo real las operaciones efectuadas en el Catalogo Electrónico por parte de su representada.

Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. OBSERVACIÓN N° 18: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 23. Reglas de Negocio, 2. Operatividad del módulo del Convenio Marco, 2.1.19. de la absolución de consultas, página 15 de la absolución de consultas. Antecedente: En la absolución de consultas, punto 2.1.19 indican que el proveedor adjudicatario podrá registrar la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC de forma manual desde el día de generado el estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE, teniendo en consideración como requisitos obligatorios para ello: i) el registro de la nomenglatura del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC, ii) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC, iii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la entrega de las fichasproducto asociadas a la OC, a travéz de la carga. Es preciso indicar, que el día calendario siguiente al último día considerado como plazo de entrega máximo asociado a la OC, de forma automática se producirá la modificación del estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE por ACEPTADA C/ENTREGA RETRASADA. Contenido: No han considerado sobre todo las entregas fuera de la zona del proveedor en que el sustento de la entrega llega días y hasta semanas después de entregado el pedido a la entidad dependiendo de donde fue la entrega. Los proveedores debemos de esperar a que las agencias de transporte devuelvan los cargos para poder contar con la confirmación de entrega, tanto la fecha exacta como el documento que formaliza la entrega. El tiempo de devolución de los cargos depende del lugar donde se realizó la entrega de la mercadería y de los transbordos que se tengan que realizar y de la accesibilidad cuando no es ciudad capital. Incluso dentro de la misma zona del proveedor la confirmación del entrega y documento que lo sustenta no llega el mismo día, demora por lo menos hasta el día siguiente de la entrega en los transportistas realizan las liquidaciones de entrega. Al no poder registrar la entrega de manera inmediata por no contar con la información completa, por un lado figuraría como aceptada c/entrega retrazada cuando no ha sido asi y por otro lado postergaría el tiempo de conformidad por parte de la entidad y correspondiente pago cuando el proveedor si realizó la entrega antes de la fecha máxima establecida. Absolución:

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Asimismo, se aclara que no existe información estadística que permita determinar el volumen de transacciones que recaerán sobre determinado proveedor, antes de iniciada las operaciones del Catálogo Electrónico respectivo. Adicionalmente, se ha establecido en el numeral 2.1.15 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, que el proveedor adjudicatario podrá registrar el rechazo de la OC de forma manual como máximo hasta el primer (01) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA, como consecuencia de la ocurrencia de alguna de las causales señaladas en la sección 28 de las Bases del proceso de selección, FACULTAD DE RECHAZO DE ORDENES DE COMPRA, lo que se traduce como un periodo de gracia para el proveedor adjudicatario, para la determinación del rechazo de una orden de compra. Sin perjuicio de ello, corresponderá al proveedor adjudicatario adoptar las medidas necesarias para la correcta administración de sus pedidos.

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En virtud de la observación formulada, luego del análisis respectivo corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado en el numeral 2.1.19 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, de la siguiente forma: 13

2.1.19 El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC de forma manual desde el día de generado el estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE, teniendo en consideración como requisitos obligatorios para ello: i) el registro de la nomenclatura del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC; y, ii) el registro de la fecha de entrega de las fichas-producto asociadas a la OC,. Es preciso indicar, que al día calendario siguiente al último día considerado como plazo de entrega máximo asociado a la OC, de forma automática se producirá la modificación del estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE por el estado ACEPTADA C/ENTREGA RETRASADA. Por lo indicado, corresponde también precisar lo señalado en la sección 29 de las Bases del proceso de selección, FACULTAD DE SUSPENSIÓN DE LAS FICHAS-PRODUCTO DEL PROVEEDOR ADJUDICATARIO, de la siguiente forma: Las fichas-producto del PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrán ser suspendidas de manera parcial o total de los CATÁLOGOS por los siguientes casos: […]  Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con registrar la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC, según lo señalado en el numeral 2.1.19 de la sección 23 de las Bases del PROCESO DE SELECCIÓN. […] OBSERVACIÓN N° 19: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 23. Reglas de Negocio, 2. Operatividad del módulo del Convenio Marco, 2.1.9, página 9 de las bases. Antecedente: Consideraciones en la generación de la OC en el módulo de Convenio Marco. Contenido: Debería de estar consignado en la OC los nombres de las personas autorizadas para la recepción y que esta información pueda ser visualizada por los proveedores y asimismo, siempre debe de estar alguna de las personas autorizadas en la entidad en el horario otorgado de atención de almacén ya que hemos tenido casos, incluso fuera de nuestra provincia de origen, que quien recepciono y dio conformidad a la entrega no fue la persona autorizada, tomando conocimiento nosotros como proveedores, al momento que la entidad no realiza el pago y solicita que nosotros como proveedores hacer sellar nuevamente la guía por alguna de las personas autorizadas para la recepción.

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Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso indicar que la orden de compra generada a través del módulo de Convenio Marco, que incorpora la orden de compra digitalizada, formaliza la relación contractual únicamente entre la entidad contratante y el proveedor adjudicatario, para todos los efectos legales, lo que genera derechos y obligaciones entre ambas partes; siendo una de las obligaciones de la entidad contratante disponer del personal necesario para la recepción de los productos relacionados a una orden de compra dentro del plazo establecido; por ende, en el supuesto que cualquier incumplimiento de obligaciones de las partes, éstas podrán emplear los mecanismos facultados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para la salvaguarda de sus derechos. Sin perjuicio de lo expuesto, es preciso señalar que las solicitudes de cotización y órdenes de compra del Catalogo Electrónico consignan información del lugar de entrega, que incorpora la dirección y el ubigeo geográfico; así como información de datos de contacto, que incorpora el nombre completo, teléfono fijo, teléfono celular y dirección de correo electrónico de la entidad contratante. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. OBSERVACIÓN N° 20: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 23. Reglas de Negocio, 2. Operatividad del módulo del Convenio Marco, 2.1.19. de la absolución de consultas, página 15 de la absolución de consultas. Antecedente: En la absolución de consultas, punto 2.1.19 indican que el proveedor adjudicatario podrá registrar la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC de forma manual desde el día de generado el estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE, teniendo en consideración como requisitos obligatorios para ello: i) el registro de la nomenglatura del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC, ii) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC, iii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la entrega de las fichasproducto asociadas a la OC, a travéz de la carga. Es preciso indicar, que el día calendario siguiente al último día considerado como plazo de entrega máximo asociado a la OC, de forma automática se producirá la modificación del estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE por ACEPTADA C/ENTREGA RETRASADA. Contenido: Las entregas fuera de la zona que son entregadas por empresas de transporte, alguna de ellas entregan con sus propios cargos,, otros hacen sin sellar la guía del proveedor. 13

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Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto.

Al tener que ingresar la nomenglatura del documento y archivo digitalizado que contiene el documento que registra la entrega ¿no habrá inconvenientes en ingresar la nomenglatura y documento de la agencia de transporte en los casos que la entreguen con su propia documentación? Absolución: Respecto a lo formulado, debe señalarse que conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Ley, los participantes de un proceso de selección pueden formular consultas y observaciones respecto al contenido de las Bases. En ese sentido, el planteamiento efectuado por el participante tiene carácter de consulta, por lo que debería tener en consideración lo señalado en el artículo 54 del Reglamento que dispone que a través de las consultas los participantes podrán solicitar la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas, acciones que deberán ser efectuadas en la etapa correspondiente - formulación de consultas - la misma que se constituye a una etapa anterior a la de observaciones y que se encuentra finalizada a la fecha. Por lo tanto, la consulta estaría efectuando un pedido en una etapa que no corresponde. Sin perjuicio de lo antes señalado, en aplicación del Principio de Transparencia, se procederá a absolver la presente consulta derivada erróneamente como una observación. En consecuencia, se precisa que para el registro de la nomenclatura del documento que formaliza la entrega, es posible que el proveedor adjudicatario registre la nomenclatura de la agencia de transportes, en caso que se entregue con su propia documentación. TEMA 04: MEJORAS OBSERVACIÓN N° 09: PARTICIPANTE: RUIZ VERGARA DENNYS CRISTIAN Referencia: Bases del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios Antecedente:

Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en la sección 40 de las bases del proceso de selección, REGISTRO DE MEJORAS, se indica que el proveedor adjudicatario, durante la vigencia del Convenio Marco, estará facultado a registrar mejoras directamente en los catálogos a través del módulo de Convenio Marco, las cuales se reflejarán de modo efectivo desde el primer (01) día calendario siguiente de registradas. Estas mejoras podrán ser permanentes en caso se refieran a: i) precio, ii) garantía, iii) costo de envío cero en provincias distintas a la de origen, iv) cobertura de atención, v) descuento al precio unitario según volumen, vi) plazo de entrega, vii) reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, viii) tiempo de respuesta para atención de garantía; y iv) tiempo de solución para atención de garantías; o temporales en caso se refieran a: i) costo de envío cero en provincias disti ntas a la de origen, y ii) descuento al precio unitario según volumen. Además, el proveedor adjudicatario estará facultado a solicitar al órgano especializado del OSCE, el registro de mejoras en aquellos rubros que no hayan sido considerados como de registro inmediato. Por otro lado, es preciso señalar que la incorporación del servicio de mantenimiento preventivo y software asociados a determinada ficha-producto podrá configurarse como una promoción, siempre que el órgano especializado del OSCE determine que sus beneficios están asociados a la finalidad de la ficha-producto y que su incorporación no implique una variación en su precio. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación y con motivo de la integración de las Bases se procederá a agregar lo señalado en el siguiente párrafo: Sección 40: REGISTRO DE MEJORAS […] El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará facultado a solicitar al órgano especializado del OSCE, el registro de mejoras en aquellos rubros que no hayan sido considerados como de registro inmediato, como es el caso de una promoción u otra que por su naturaleza no varía el precio del producto y promueve beneficios asociados a éste. El órgano especializado evaluará la mejora solicitada y, de proceder, adicionará su contenido en la ficha-producto correspondiente. OBSERVACIÓN N° 12: PARTICIPANTE: ONCORE S.A.C. Referencia: MATRIZ DE PROPUESTA FICHA PRODUCTO Antecedente: //… Sr. Presidente según lo absuelto en la Consulta Nº 066 los criterios de evaluación serán de la siguiente manera: Descripción del Criterio Precio unitario. Costo de envío cero en provincias distintas a la de origen.

Ponderación Ochenta por ciento (80%) Veinte por ciento (20%)

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Contenido: Luego de revisada las bases, éstas no indican el mecanismo que me permita durante la operación del convenio marco incorporar en mi oferta de una ficha-producto, mantenimientos preventivos y software. Por lo cual solicito al OSCE se modifiquen las bases y se incluya lo señalado.

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Para ser evaluado cada Postor ingresará a cada Ficha Producto previamente lo requerido en la Matriz de Propuesta- Convenio Marco, datos según corresponda, bajo ello tenemos como ejemplo la siguiente ficha-producto:

Teniendo hasta aquí el valor de Precio Unitario= para luego ser evaluado entre todos los postores de esta ficha producto. Igual sucedería para el caso del Costo de envió cero a provincias distintas a la de la origen y seguido de ello obtener un puntaje final por cada ficha producto que conllevaría la Adjudicación de la Buena Pro o no. Además tenemos que Según lo absuelto a nuestra consulta Nº 050 se tiene que las mejoras, SON MECANISMOS QUE PERMITAN DIFERENCIAR LAS OFERTAS ENTRE LOS PROVEEDORES y que la entidad contratante sustentará su decisión de contratar sobre las bases del costo total del bien o servicio, teniendo como mejoras: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.

Precio Garantía Costo de envío cero en provincias distintas a la de origen Cobertura de atención Descuento al precio unitario según volumen Plazo de Entrega Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación Tiempo de Respuesta para atención de garantía Tiempo de solución para atención de garantías o temporales en caso se refieran a i) costo de envío cero en provincias distintas a la de origen, y ii) descuentos al precio unitario según volumen

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Hasta aquí tenemos que luego de la evaluación y otorgamiento de la buena Pro, se conocerá cuantos Proveedores Adjudicados existirán por ficha-producto para el catálogo de Impresoras, consumible y Accesorios, para luego la Entidad Contratante tenga a bien entrar al Modulo indicado para la generación de la OC y SC. Sin embargo si bien la Entidad Contratante tiene la potestad de seleccionar la ficha-producto que incluya mejoras que determinen la decisión de seleccionar la mejor oferta para la generación de la OC y SC según corresponda, el Proveedor Adjudicatario no conocerá la importancia de cada una de las mejoras que lograrían que la Entidad Contratante seleccionaría su FICHA-PRODUCTO, siendo necesario e indispensable conocer la importancia de cada mejora con la finalidad de ofertar las mejores condiciones para el costo total del bien o servicio y finalmente el Órgano encargado de contrataciones (OEC) al momento de la toma de decisión para la selección tenga un análisis objetivo e imparcial evitando tener un análisis subjetivo porque si bien podrían sustenta la compra, no conocería en cuantitativamente las condiciones máximas o mínimas que podría ofertar un Proveedor Adjudicatario que beneficiaría a la Entidad Contratante frente a otra propuesta. ..// Contenido: Bajo lo anterior y en amparo de los Principios que rigen las contrataciones del estado, BASE LEGAL del proceso de selección, Solicitamos la modificación de la Matriz de Propuesta - Convenio Marco, detallando a lado derecho un porcentaje cuantitativo (como: ) Considerando para cada una de las MEJORAS enumeradas en la Sección 40: REGISTRO DE MEJORAS, que si bien no serán evaluadas en esta etapa del Convenio Marco por no corresponder a OSCE, servirá para un Imparcial análisis cuantitativo de la Ficha-Producto por parte de la OEC en cuanto a la comparación de mejoras y al conocer el porcentaje por cada mejora se tendría la selección de la FichaProducto con un porcentaje mayor en mejoras que proporcionalmente el máximo equivaldría al máximo valor que tenga porcada mejora, como en el ejemplo de Garantía Comercial el Proveedor Adjudicatario “A” coloque 36 meses (para la evaluación de OEC tendría 30%) frente al Proveedor Adjudicatario “B” de las mismas ficha – Producto que oferte : 24 meses (obtuviera un 20%). La razón de nuestra solicitud es buscar una toma de decisión que cada Proveedor Adjudicatario tengan el mismo trato justo e igualatorio unos frente a otros. Al contar con el porcentaje cuantitativo se determinaría los porcentajes máximos por cada mejora individual y como total todas las mejoras ofertadas que como máxima equivalen al 100%. Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección

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para la generación de un Convenio Marco, en ese sentido, las mejoras planteadas constituyen un mecanismo que permitirá diferenciar las ofertas de los proveedores adjudicatarios. 14

Por otro lado, en virtud de la absolución de consulta Nº 23 , se indica que los órganos encargados de las contrataciones (OEC) de las entidades contratantes, para efectuar una contratación a través de los catálogos electrónicos, deben contar con un expediente de contratación que contenga por lo menos: i) requerimiento; ii) sustento de la decisión de compra sobre la base del análisis del costo 15 total ; y iii) disponibilidad de recursos, conforme a lo señalado en el numeral 8.4.8.3 de la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD Directiva de Convenio Marco. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación OBSERVACIÓN N° 13: PARTICIPANTE: ONCORE S.A.C. Referencia: 47. Requerimientos Técnicos y Condiciones Comerciales, Bases del Convenio Marco de Impresoras, consumibles y Accesorios, Páginas 13-15 Antecedente: //… Según lo absuelto en nuestra consulta Nº 053 indican que el proveedor adjudicatario estará facultado a realizar mejoras al plazo de entrega por ficha-producto, refiriéndose como mejora solo a reducciones en dicho plazo. Sin embargo tenemos que los plazos de entrega podrían variar de acuerdo al lote de unidades de cada tipo de impresora que cada Proveedor Adjudicatario ofertaría a la largo del tiempo que dure el Convenio Marco según las condiciones de abastecimiento a nivel local o mediante una importación de cada BIEN impactando en forma variable los plazos de entrega ofertados, siendo los tiempos menores o mayores, determinado por la coyuntura del momento por cada lote a ofertar. Además en el supuesto que dentro de nuestra existencia ofertada se mejoraría el plazo de entrega de 20 días a 5 días calendarios con la finalidad de lograr una mejor oferta para el Entidad y que finalmente conlleve la Generación de la OC para la Adquisición de toda nuestra disponibilidad o parte de Ella, el Proveedor Adjudicatario para abastecerse de unidades a las Fichas-Catalogo tendría que conseguirlas en forma local o importarlas para contar con disponibilidad nuevamente, aumentando o disminuyendo el plazo de entrega para este nuevo lote de unidades según corresponda. Además en las Bases del proceso de selección es considerado el plazo de entrega como MEJORA y bajo responsabilidad del Proveedor Adjudicatario ofertaría una cantidad de días según sus condiciones, bajo su responsabilidad que de ello dependiera la selección o no, de su ficha producto. …//

Absolución: En virtud de la observación formulada, luego del análisis respectivo corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado en el numeral 2.1 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES, de la siguiente forma: 2.1 Plazo de entrega: Refiérase al plazo de entrega máximo ofertado para una ficha-producto en función de las regiones coberturadas. Dicho plazo podrá ser modificado directamente en los CATÁLOGOS a través del módulo de Convenio Marco, lo cual se reflejará de modo efectivo desde el primer día calendario siguiente de registrada la modificación. Es preciso indicar, que dicha modificación estará limitada a que el plazo de entrega máximo ofertado no podrá ser inferior a uno (01) día calendario. El plazo de entrega será contabilizado en días calendario, contados a partir del día de registro de aceptación de la OC, es decir el segundo (02) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA. Si el vencimiento del plazo de entrega máximo coincidiese con un día inhábil, se considerará como nuevo vencimiento de este plazo el primer día hábil siguiente, de conformidad con lo seña lado en el artículo 151 del REGLAMENTO16. El plazo máximo ofertado por el postor para la entrega de una ficha-producto no podrá exceder los ciento ochenta (180) días calendario. Por otro lado, corresponde también realizar precisiones en la sección 40 de las Bases del proceso de selección, REGISTRO DE MEJORAS, las cuales serán incorporadas en las Bases integradas de la siguiente forma: Sección 40: Registro de Mejoras El PROVEEDOR ADJUDICATARIO durante la vigencia del Convenio Marco, estará facultado a registrar mejoras directamente en los CATÁLOGOS a través del módulo de Convenio Marco, las cuales se reflejarán de modo efectivo desde el primer (01) día calendario siguiente de registradas. Estas mejoras podrán ser permanentes en caso se refieran a: i) precio, ii) garantía, iii) costo de envío cero en provincias distintas a la de origen, iv) cobertura de atención, v) descuento al precio unitario según volumen, vi) reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, vii) tiempo de respuesta para atención de garantía; y viii) tiempo de solución para

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Contenida en el pliego absolutorio de consultas del presente Convenio Marco, publicado con fecha 27 de junio de 2012. Refiérase al valor resultante que contempla todos los aspectos referidos a las características y condiciones del bien o servicio, tales como: i) precio; ii) rendimiento y vida útil; iii) condiciones comerciales, como los plazos de garantía, los plazos de entrega y las prestaciones asociadas o conexas, entre otros; iv) tiempo de atención ante fallas o averías; v) costo por flete; vi) mantenimiento; y viii) otros aplicables de acuerdo a la naturaleza de la contratación, señalado en el capítulo VI de la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD Directiva de Convenio Marco. 16 Supletoriamente se aplicara lo dispuesto en los artículos 183 y 184 del Código Civil. 15

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Contenido: Solicitamos se modifique lo absuelto en la Consulta Nº 053 y Que se faculte al proveedor adjudicatario a registrar sin limitación alguna a reducciones o ampliaciones en los plazos de entrega.

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atención de garantías; o temporales en caso se refieran a: i) costo de envío cero en provincias distintas a la de origen, y ii) descuento al precio unitario según volumen. […] Adicionalmente, con motivo de la integración de las Bases, resulta necesario establecer una nueva sección en las Bases del proceso de selección referida a los plazos de entrega, la cual será precisada de la siguiente forma: Sección: Plazos de Entrega Refiérase al plazo de entrega máximo ofertado para una ficha-producto en función de las regiones coberturadas. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará facultado a registrar reducción o ampliación en el plazo de entrega de las fichas producto, directamente en los CATÁLOGOS a través del módulo de Convenio Marco, las cuales se reflejaran de modo efectivo desde el primer (01) día calendario siguiente de registradas. Es preciso indicar, que dicha modificación estará limitada a que el plazo de entrega máximo ofertado no podrá ser inferior a uno (01) día calendario. El plazo de entrega será contabilizado en días calendario, contados a partir del día de registro de aceptación de la OC, es decir el segundo (02) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA. Si el vencimiento del plazo de entrega máximo coincidiese con un día inhábil, se considerará como nuevo vencimiento de este plazo el primer día hábil siguiente, de conformidad con lo seña lado 17 en el artículo 151 del REGLAMENTO . El plazo máximo ofertado por el postor para la entrega de una ficha-producto no podrá exceder los ciento ochenta (180) días calendario. OBSERVACIÓN N° 28: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: 15. Criterios de Evaluación Antecedente: En los criterios de evaluación se están mezclando categorías que contienen comportamientos totalmente diferentes en lo referente a tiempos de entrega, fleteo y soporte. Ejemplo: Un postor que quiera participar en las categorías de suministros y plotters (impresoras) vería afectado su tiempo de entrega y tiempo de atención, viéndose forzado a colocar en su oferta los tiempos máximos de entrega de los plotters y lo hace “no competitivo” contra otros postores que solo participarán en el rubro de suministros. Contenido: Solicitamos en beneficio de las entidades públicas y de los postores que cada uno de los catálogos (impresoras, accesorios y suministros), tengan tiempos de entrega y fletes independientes, para poder tener una mayor participación de postores y mejor cobertura con tiempos de entrega adecuados al tipo de producto.

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Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en el numeral 2.1 de la sección 47 de las Bases del proceso de selección, REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES COMERCIALES, se indica que el plazo de entrega es aquel plazo de entrega máximo ofertado para una ficha-producto en función de las regiones coberturadas. Por otro lado, en virtud de la absolución de la consulta Nº5718, se precisa que los precios ofertados corresponden a precios del producto, sin incluir los costos de envío, puesto que dicho costo será cotizado mediante la solicitud de cotización de costo de envío, siempre que el proveedor adjudicatario no haya ofertado costo de envío cero para la provincia determinada para el lugar de entrega19 del producto involucrado. Por lo expuesto, en vista que el planteamiento formulado no corresponde a una observación, sino más bien a una aclaración de conceptos, puesto que con virtud de la absolución de consultas este punto fue reformulado, se ha procedido a aclarar lo señalado en las Bases respecto de lo formulado. TEMA 05: INCORPORACIÓN DE PRODUCTOS OBSERVACIÓN N° 02: PARTICIPANTE: MERINO CALERO JUAN CARLOS Referencia: Paso 3, referido a referido a las Fichas – Producto de consumible Antecedente: Conforme al Estudio de Mercado del OSCE, en su numeral 2.1.2 el 80% de los procesos convocados fueron adjudicados a 84 empresas y de las cuales sólo 48 de ellas concentran el 72% del total, siendo estas empresas mayoristas o consorcios conformados por al menos un mayorista. Asimismo, en párrafo siguiente precisa el Estudio de Mercado que existe oferta a nivel nacional la cual presenta un alto grado de competencia no solo en función de la oferta encontrada sino porque le mercado local se encuentra inmerso en un contexto de economía de mercado que implica la libre entrada y salida de agentes al contar con barreras de ingreso bajas, lo que deriva en un mayor nivel de competencia y un bajo poder de los proveedores para fijar precio, concluyendo en que la oferta actual del mercado la representa aproximadamente 6,542 agentes en su mayoría distribuidores minoristas.

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Supletoriamente se aplicara lo dispuesto en los artículos 183 y 184 del Código Civil. Contenida en el pliego absolutorio de consultas del presente Convenio Marco, publicado con fecha 27 de junio de 2012. Cabe precisar, que todo postor estará obligado a ofertar costo de envío cero para su provincia de origen.

Sobre esta redacción se establece que el OSCE a través del presente convenio marco busca una mayor participación de empresas que puedan ofertar al Estado bienes que satisfagan sus necesidades, bajo las mejores condiciones económicas, situación concordante con los principios que rigen la Ley de Contrataciones del Estado. Sin embargo, esta situación se contradice cuando para el caso de los Toner, en el paso 3, referido a referido a las Fichas – Producto de consumible la descripción del producto deja notar que están exigiendo Toner con marcas definidas, por cuanto al abrir las alternativas se indica Productos Brother, Toshiba, Xerox, HP y otros, es decir esta descripción hace referencia a marcas especificas exigidas por el Convenio Marco, cuando debería indicar Producto “para ……” Brother, Toshiba, Xerox, HP, etc, de tal forma que este “para” permita ofertarse toner compatibles que no siendo de la marca del equipo le otorgan garantías al Estado, como nuevas, con certificaciones de calidad, certificaciones internacionales y garantía de fábrica, que se venden con amplia aceptación en mercados tan exigentes como Europa, Japón y el Asia, permitiendo que el Estado pueda contar con mayores marcas de suministros sobre el cual puedan escoger, no atando y obligando al Estado a adquirir bienes de marcas especificas que resultan caros y en contra del principio de economía. Esta corrección permitirá al Estado, ampliar su base de marcas a utilizar, generando un mayor ahorro de los recursos del Estado, pues mantener esta restricción sólo favorecerá a los 4 ó 5 grandes importadores a los cuales todos los 6542 agentes a los cuales hace referencia el Estudio de mercado les compran sus productos, y que conociendo que con este Convenio Marco ahora solo se compraran únicamente sus marcas procederán a subir sus precios, situación que inusualmente ya ha comenzado a producirse con mayor porcentaje en esta última semana, por lo que de no corregirse esta situación en el Convenio Marco lamentablemente sus efectos serán negativos para el Estado. Por otro lado, el Estudio de Mercado ni las bases hacen referencia a una standarización a determinada marca por lo que corresponde observarse el paso 3 de la Ficha de Producto a fin de que en la celda “Producto” se haga referencia a marcas sino producto “para marca……”, generando que tanto los consumibles de las marcas de los equipos como de otras marcas, se puedan ofrecer al Estado generando mejores ventajas técnicas y económicas, permitiendo a las diversas Entidades del Estado opten por lo más conveniente para ellos, en beneficio del Estado y cumpliendo con el fin social que persigue las contrataciones del Estado. Contenido: Se observa Paso 3, Fichas de Consumibles, referido a referido a las Fichas – Producto de consumible, debido a que restringe la libre participación de postores al exigir marcas y no permitiendo que otras marcas que pueden ofrecer consumibles, nuevos, de calidad, con certificaciones y calidad puedan vender sus productos al Estado, generando mayores costos al Estado, en desmedro de otras mar cas o empresas que podemos ofrecer consumibles mas ventajosos para el Estado no se nos permite participar en el proceso, situación contraria a los principios que rigen las Contrataciones del Estado.

Por otro lado, es necesario señalar que la Directiva Nº 010-2009/OSCE-CD- Lineamientos para la Contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular, se indica que la estandarización es el proceso de racionalización que una entidad debe de aplicar cuando le resulta inevitable contratar un bien o servicio de una determinada marca o tipo particular. En ese sentido, no aplica para los Convenios Marco, puesto que la finalidad de éstos no es contratar, sino seleccionar proveedores que formarán parte de los Catálogos Electrónicos de Convenio Marco. Además, la naturaleza dinámica de los productos que conforman el presente Convenio Marco, no permite establecer una estandarización respecto de éstos ya que pueden reducirse o aumentarse conforme a la oferta disponible en el mercado. En consecuencia, de acuerdo a lo señalado en la sección 37 de la Bases del proceso de selección, INCOPORACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS, una vez iniciada la vigencia del Convenio Marco, se podrá solicitar la incorporación de alternativas de productos adicionales. El procedimiento para la incorporación será periódico, enfocado a productos identificados por fichas-producto y comunicado al proveedor adjudicatario que se encuentre vigente en el catálogo respectivo a través del SEACE., lo que permitirá garantizar que el dinamismo de la industria se refleje en los Catálogos respectivos. Finalmente, es necesario señalar que no resulta técnicamente viable que un Convenio Marco referido a rubros que incorporan productos con obsolescencia tecnológica y políticas de renovación tecnológica, pueda iniciar operaciones con la totalidad de fichasproductos disponibles en el mercado nacional para determinado rubro, debido al dinamismo generado; caso contrario, su inicio resultaría complejo e indeterminado. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación; sin perjuicio de ello, cuando el Catálogo Electrónico inicie sus operaciones se podrá solicitar la incorporación de nuevos productos. OBSERVACIÓN N° 32: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: 37. Incorporación de Nuevos Productos. Página 12. Antecedente: El OSCE de oficio podrá establecer o establecerá un procedimiento de incorporación fichas-producto a los Catálogos. Contenido: Solicitamos que antes de iniciar el proceso se establezca el procedimiento de ingreso de nuevos productos asi como el procedimiento de participación de los postores y su forma de calificación. Sin éstos procedimientos, al iniciar el Convenio Marco no habría forma de poder reemplazar o ingresar rápidamente los nuevos productos. Absolución: 20

Refiérase como ficha-producto a la identificación inequívoca de un único producto respecto de características definidas previamente. En el caso del presente Convenio Marco, dicha identificación ha sido definida hasta la característica: número de parte.

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

Absolución: Es preciso señalar que en el artículo 99 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mencionado en la sección 5 de las Bases del proceso de selección, BASE LEGAL, se indica que en los procesos de selección bajo la modalidad de Convenio Marco son aplicables reglas especiales en la elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco, en ese sentido se ha determinado que los bienes objeto del Convenio Marco estarán definidos por fichas producto 20 identificadas hasta el nivel de número de parte.

20

Respecto a la observación formulada, corresponde ACOGER la presente observación y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado en la observación de la siguiente forma: Sección 37: INCORPORACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS El OSCE ha definido el procedimiento de incorporación de productos de la siguiente manera: 1.

Consideraciones Generales: 1.1

1.2 1.3

1.4

1.5 1.6

2.

Procedimiento: 2.1 2.2

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

2.3

2.4

2.5 2.6

2.7

3.

Es OSCE, determinara los productos, así como las correspondientes fichas-producto que las identifiquen, de oficio, o en virtud de solicitudes de parte, siempre que debidamente cumplan con adjuntar el Formato de Incorporación de Nuevos Productos. 21 La incorporación de nuevos productos estará enfocada únicamente a productos identificados por fichas-producto determinadas por OSCE y tendrá una periodicidad mensual. Las ofertas para la incorporación de nuevos productos sólo podrá ser efectuada por los PROVEEDORES ADJUDICATARIOS del presente Convenio Marco en cualquiera de los Catálogos Electrónicos que lo conformen, siempre y cuando no hayan perdido alguno de los requisitos de participación22 propuestos para el presente Convenio Marco. En caso el procedimiento de incorporación de nuevos productos determinase la inclusión de nuevos productos identificados por fichas-producto al PROVEEDOR ADJUDICATARIO, se extenderán a éstas las consideraciones establecidas en el Acuerdo del Convenio Marco, por lo que no será necesario suscribir un nuevo Acuerdo. La evaluación para la incorporación de nuevos productos únicamente estará enfocada en el precio unitario de la fichaproducto y en el cobro de costos de envió cero en provincias distintas a la de origen. Las demás condiciones comerciales referidas a la ficha producto, serán establecidas de la siguiente manera:  Existencias (stock), se considerará el nivel inicial mínimo de una (1) unidad.  Plazo de entrega, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de ciento ochenta (180) días calendario.  Garantía comercial, se considerará como mínimo el plazo establecido como garantía de fábrica.  Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, se considerará el plazo mínimo establecido en las Bases de siete (7) días calendario contabilizado desde la fecha de entrega del producto.  Tiempo de respuesta para atención de garantías, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de setenta y dos (72) horas.  Tiempo de solución para atención de garantías, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de ciento ochenta (180) días calendario. Cabe precisar, que todas las condiciones comerciales referidas podrán ser modificadas por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO el primer día hábil siguiente de incorporadas las fichas-productos en los Catálogos Electrónicos.

Desde el primer (01) día calendario y hasta el quinto (05) día calendario de cada mes, el OSCE recibirá de los interesados las solicitudes de incorporación de nuevos productos. Desde el sexto (06) día calendario y hasta el décimo quinto (15) día calendario de cada mes, el OSCE evaluará las solicitudes de incorporación de nuevos productos recibidas. El décimo sexto (16) día calendario de cada mes, el OSCE publicará las fichas-producto que hayan sido determinadas para el periodo, las que podrán ser visualizadas a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE 23. Desde el décimo séptimo (17) día calendario y hasta el vigésimo primer (21) día calendario de cada mes, el OSCE habilitará el ingreso de precios unitarios a las fichas-producto visualizadas a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE 24. Desde el vigésimo segundo (22) día calendario y hasta el vigésimo sexto (26) día calendario de cada mes, el OSCE evaluará las ofertas presentadas para cada ficha-producto, según los criterios definidos. El vigésimo octavo (28) día calendario de cada mes, el OSCE incorporará las fichas-producto que haya resultado adjudicadas en el Catálogo Electrónico correspondiente. Es preciso indicar, que con la incorporación se configura la notificación a través del SEACE al PROVEEDOR ADJUDICATARIO. El OSCE, de considerarlo necesario, podrá modificar el procedimiento en función al análisis de la operatividad del mismo, situación que será comunicada a las partes involucradas a través del SEACE.

Evaluación: 3.1

Criterios de Evaluación: Descripción del Criterio Precio unitario. Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de origen.

Ponderación Ochenta por ciento (80%) Veinte por ciento (20%)

 El precio unitario ofertado para una ficha-producto deberá incluir todos los costos que incidan en la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía).

21

Refiérase como ficha-producto a la identificación inequívoca de un único producto respecto de características definidas previamente. En el caso del presente Convenio Marco, dicha identificación ha sido definida hasta la característica: número de parte. 22 Los cuales son: i) contar con inscripción vigente como proveedor de bienes en el Registro Nacional de Proveedores, en adelante RNP,; ii) no estar incluido en el Registro de Proveedores Inhabilitados para Contratar con el Estado; y, iii) no estar comprendido en ninguno de los impedimentos señalados en el artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado. 23 Refiérase al siguiente enlace: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp 24 Refiérase al siguiente enlace: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp

21

 El cobro de costos de envió cero en las provincias distintas a la de origen, estará determinado en función de la oferta permanente de esta condición comercial registrada por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO en el CATÁLOGO ELECTRÓNICO involucrado el vigésimo primer (21) día calendario del mes. La evaluación de las fichas-producto se realizará siguiendo la metodología señalada en la sección 15 de las Bases del proceso de selección, CRITERIOS DE EVALUACIÓN, siendo adjudicadas todas las propuestas que hayan superado el puntaje mínimo establecido de sesenta (60 puntos) para cada ficha-producto. OBSERVACIÓN N° 41: PARTICIPANTE COPY DEPOT S.A. Referencia: 37 Incorporación de Nuevos Productos, Página 3 Antecedente: En la absolución de consultas: Consultas Nº 23 del participante empresa HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. la Sub Dirección de Procesos Especiales – Dirección Técnico Normativa, no señala aproximadamente en que meses del año, un proveedor podrá incorporar ó realizar la actualización de sus nuevos productos a las fichas–productos del Convenio Marco. Y en el último párrafo responden: Por lo expuesto, no será posible gestionar la adición o retiro de fichas productos contenidas en el Aplicativo Matriz de la Propuesta; Sin embargo, será posible incorporar nuevos productos durante la vigencia de los catálogos electrónicos. Contenido: Para no inducir a error solicitamos, a la Sub Dirección de Procesos Especiales – Dirección Técnico Normativa, que mencione que trámite debe realizar el proveedor (participante), para incorporar o realizar la actualización de sus nuevos productos a las fichas– producto del Convenio Marco. Así mismo, solicitamos en que frecuencia el proveedor (participante), podrá incorporar ó realizar la actualización de sus nuevos productos a las fichas-producto del Convenio Marco. Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en virtud de la absolución de la observación Nº 32 se ha definido el procedimiento para la incorporación de nuevos productos, indicando también que dicho procedimiento tendrá una periodicidad mensual. Sección 37: INCORPORACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS El OSCE ha definido el procedimiento de incorporación de productos de la siguiente manera: Consideraciones Generales: 4.1

4.2 4.3

4.4

4.5 4.6

5.

Procedimiento: 5.1

25

Es OSCE, determinara los productos, así como las correspondientes fichas-producto que las identifiquen, de oficio, o en virtud de solicitudes de parte, siempre que debidamente cumplan con adjuntar el Formato de Incorporación de Nuevos Productos. La incorporación de nuevos productos estará enfocada únicamente a productos identificados por fichas-producto25 determinadas por OSCE y tendrá una periodicidad mensual. Las ofertas para la incorporación de nuevos productos sólo podrá ser efectuada por los PROVEEDORES ADJUDICATARIOS del presente Convenio Marco en cualquiera de los Catálogos Electrónicos que lo conformen, siempre y cuando no hayan perdido alguno de los requisitos de participación 26 propuestos para el presente Convenio Marco. En caso el procedimiento de incorporación de nuevos productos determinase la inclusión de nuevos productos identificados por fichas-producto al PROVEEDOR ADJUDICATARIO, se extenderán a éstas las consideraciones establecidas en el Acuerdo del Convenio Marco, por lo que no será necesario suscribir un nuevo Acuerdo. La evaluación para la incorporación de nuevos productos únicamente estará enfocada en el precio unitario de la fichaproducto y en el cobro de costos de envió cero en provincias distintas a la de origen. Las demás condiciones comerciales referidas a la ficha producto, serán establecidas de la siguiente manera:  Existencias (stock), se considerará el nivel inicial mínimo de una (1) unidad.  Plazo de entrega, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de ciento ochenta (180) días calendario.  Garantía comercial, se considerará como mínimo el plazo establecido como garantía de fábrica.  Reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, se considerará el plazo mínimo establecido en las Bases de siete (7) días calendario contabilizado desde la fecha de entrega del producto.  Tiempo de respuesta para atención de garantías, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de setenta y dos (72) horas.  Tiempo de solución para atención de garantías, se considerará el plazo máximo establecido en las Bases de ciento ochenta (180) días calendario. Cabe precisar, que todas las condiciones comerciales referidas podrán ser modificadas por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO el primer día hábil siguiente de incorporadas las fichas-productos en los Catálogos Electrónicos.

Desde el primer (01) día calendario y hasta el quinto (05) día calendario de cada mes, el OSCE recibirá de los

Refiérase como ficha-producto a la identificación inequívoca de un único producto respecto de características definidas previamente. En el caso del presente Convenio Marco, dicha identificación ha sido definida hasta la característica: número de parte. 26 Los cuales son: i) contar con inscripción vigente como proveedor de bienes en el Registro Nacional de Proveedores, en adelante RNP,; ii) no estar incluido en el Registro de Proveedores Inhabilitados para Contratar con el Estado; y, iii) no estar comprendido en ninguno de los impedimentos señalados en el artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

4.

22

5.2 5.3

5.4

5.5 5.6

6.

interesados las solicitudes de incorporación de nuevos productos. Desde el sexto (06) día calendario y hasta el décimo quinto (15) día calendario de cada mes, el OSCE evaluará las solicitudes de incorporación de nuevos productos recibidas. El décimo sexto (16) día calendario de cada mes, el OSCE publicará las fichas-producto que hayan sido determinadas para el periodo, las que podrán ser visualizadas a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de 27 Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE . Desde el décimo séptimo (17) día calendario y hasta el vigésimo primer (21) día calendario de cada mes, el OSCE habilitará el ingreso de precios unitarios a las fichas-producto visualizadas a través de la opción Incorporación de 28 Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE . Desde el vigésimo segundo (22) día calendario y hasta el vigésimo sexto (26) día calendario de cada mes, el OSCE evaluará las ofertas presentadas para cada ficha-producto, según los criterios definidos. El vigésimo octavo (28) día calendario de cada mes, el OSCE incorporará las fichas-producto que haya resultado adjudicadas en el Catálogo Electrónico correspondiente. Es preciso indicar, que con la incorporación se configura la notificación a través del SEACE al PROVEEDOR ADJUDICATARIO.

Evaluación: 6.1

Criterios de Evaluación:

Descripción del Criterio Precio unitario. Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de origen.

Ponderación Ochenta por ciento (80%) Veinte por ciento (20%)



El precio unitario ofertado para una ficha-producto deberá incluir todos los costos que incidan en la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, reemplazo garantizado en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía).



El cobro de costos de envió cero en las provincias distintas a la de origen, estará determinado en función de la oferta permanente de esta condición comercial registrada por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO en el CATÁLOGO ELECTRÓNICO involucrado el vigésimo primer (21) día calendario del mes.

La evaluación de las fichas-producto se realizará siguiendo la metodología señalada en la sección 15 de las Bases del proceso de selección, CRITERIOS DE EVALUACIÓN, siendo adjudicadas todas las propuestas que hayan superado el puntaje mínimo establecido de sesenta (60 puntos) para cada ficha-producto. TEMA 06: ACTUALIZACIÓN DE FICHAS-PRODUCTO

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

OBSERVACIÓN N° 16: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: Consulta Nº 23, Sección 48, Página 3 de la absolución de consultas. Antecedente: Según la absolución de la consulta Nº23 indica que se estima pertinente establecer una nueva sección en las Bases del proceso de selección, la cual será incorporada en las Bases de la siguiente forma: El Organo especializado del OSCE, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto (asociadas al número de parte), como por ejemplo: la actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el empaque haya sido modificado en material o color, actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que cuenta, entre otros. Contenido: En base a qué información realizarán la actualización y cómo se determinará si dicha actualización no ha producido un incremento de costo por parte de las marcas a los proveedores de convenio marco? No deberían considerar ninguna actualización que haya tenido un incremento de precios por parte de los fabricantes o marcas ya que los proveedores de convenio marco no deberían estar supeditados a los cambios que realicen las marcas que tengan un incremento en el costo ya que los proveedores de convenio no pueden incrementar el precio adjudicado. O en todo caso que cada proveedor pueda aceptar o retirarse de una determinada ficha-producto que vaya a sufrir alguna actualización que haya contemplado algun incremento de costo por parte de los fabricantes o marcas. Absolución: En virtud de la absolución de la consulta Nº 23, se precisa que el órgano especializado del OSCE, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto (asociadas al número de parte). Sobre el particular, se precisa que dicha actualización se refiere a una misma ficha-producto definida por un número de parte y, por ende, no debería presentarse incremento de precios. 27 28

23

Refiérase al siguiente enlace: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp Refiérase al siguiente enlace: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp

Sin perjuicio de lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: Sección 48: ACTUALIZACIÓN DE FICHAS-PRODUCTO El órgano especializado del OSCE, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto (asociadas al número de parte), como por ejemplo: la actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el empaque haya sido modificado en material o color, actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que cuenta, entre otros. Dicha actualización no contemplará, bajo ningún criterio, el incremento del precio de la ficha-producto. OBSERVACIÓN N° 40: PARTICIPANTE: EPSON PERÚ S.A. Referencia: Consulta Nº 23, Sección 48, Página 3 de la absolución de consultas. Antecedente: Según la absolución de la consulta Nº23 indica que se estima pertinente establecer una nueva sección en las Bases del proceso de selección, la cual será incorporada en las Bases de la siguiente forma: El Organo especializado del OSCE, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto (asociadas al número de parte), como por ejemplo: la actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el empaque haya sido modificado en material o color, actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que cuenta, entre otros. Contenido: En Base a qué información realizarán la actualización de los productos y cómo se determinará si no se ha producido un incremento de costo por parte de las marcas No se deberían de considerar ninguna actualización que haya tenido un incremento de precios por parte de los fabricantes o marcas ya que los proveedores de convenio marco no deberían estar supeditados a los cambios que realicen las marcas en cuanto al precio de los productos En todo caso tendría que definir cada proveedor se acepta o se retirar del ítem que vaya a sufrir alguna actualización o algun incremento de costo por parte de los fabricantes o marcas.

Sección 48: ACTUALIZACIÓN DE FICHAS-PRODUCTO El órgano especializado del OSCE, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto (asociadas al número de parte), como por ejemplo: la actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el empaque haya sido modificado en material o color, actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que cuenta, entre otros. Dicha actualización no contemplará, bajo ningún criterio, el incremento del precio de la ficha producto. TEMA 07: VARIOS OBSERVACIÓN N° 01: PARTICIPANTE MANITEX S.A.C. Referencia: 43 DIFUSION, Página 13. Antecedente: El Proveedor adjudicatario DEBERÁ participar de manera OBLIGATORIA en todas las actividades de difusión del presente Acuerdo, refiérase a encuentros, ferias u otros, de acuerdo a la forma, plazo y condiciones señalados por el OSCE. Contenido: Dada la importancia de la difusión del Convenio Marco, y que estamos obligados a participar en estos encuentros, ferias u otros. Observamos que estos costos y gastos que incurran deben ser asumido íntegramente por el OSCE. Absolución: Respecto a la observación formulada, es necesario señalar que las actividades de difusión que se realicen en el ámbito del presente Convenio Marco resultan beneficiosas para el proveedor adjudicatario, en cuanto son un mecanismo para promover su oferta, lo que deviene en mejores resultados. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, y con motivo de la Integración de las Bases, se estima pertinente realizar precisiones en la sección 43 de las Bases del proceso de selección, DIFUSIÓN, de la siguiente forma:

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

Absolución: En virtud de la absolución de la observación Nº 16, corresponde ACOGER la presente observación, y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma:

24

Sección 43: DIFUSIÓN Es responsabilidad del PROVEEDOR ADJUDICATARIO participar en todas las actividades de difusión del presente Convenio Marco, refiérase a encuentros, ferias u otros, de acuerdo a la forma, plazo y condiciones señalados por el OSCE. Sin perjuicio de ello, el OSCE, de oficio y de acuerdo a la disponibilidad de la oferta, evaluará la condicionalidad de éste punto a fin de garantizar su adecuada implementación. OBSERVACIÓN N° 03: PARTICIPANTE: MANITEX S.A.C. Referencia: 27 PENALIDADES POR INCUMPLIMIENTO DE LA PRESTACION, Página 10 Antecedente: El Proveedor Adjudicatario podrá ser sujeto a la aplicación de penalidades por parte de la Entidad contratante, en caso se retrase injustificadamente en la atención de la prestación contratada, de conformidad con lo establecido en el Reglamento. Teniendo en cuenta que los precios ofertados deberán estar expresados en dólares americanos estadounidenses, considerando como máximo dos decimales, además no deberá incluir el Impuesto General a las Ventas (IGV), la aplicación de esta penalidad deberá ser aplicado al precio sin IGV. Contenido: Por lo tanto, solicitamos ACOJA nuestra observación referida a la aplicación de la penalidad precisando que monto a ser afectado con esta penalidad del 10% (acorde a Ley) sea a la BASE IMPONIBLE (valor venta) y no al TOTAL (Precio de venta) toda vez que no es aplicable una penalidad sobre el IMPUESTO GENERAL A LA VENTA (IGV 16%) Y AL IMPUESTO DE PROMOCION MUNICIPAL (IPM 2%). Absolución: Respecto a la observación formulada, en la sección 27 de las bases del proceso de selección, PENALIDADES POR INCUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN, se precisa que el proveedor adjudicatario podrá ser sujeto a la aplicación de penalidades por parte de la entidad contratante, en caso se retrase injustificadamente en la atención de la prestación contratada, de conformidad con lo establecido en el Reglamento. Sobre el particular, se precisa que el artículo 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, se indica que en caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o por el monto diferencial de propuesta.

Pliego Absolutorio de Observaciones del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios

Por otro lado, en la sección 30 de las Bases del proceso de selección, SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL, se indica que las controversias que surjan durante la ejecución contractual involucran únicamente a la entidad contratante y al proveedor adjudicatario, no acarreando responsabilidad al OSCE. Dichas controversias podrán ser resueltas mediante conciliación y/o arbitraje, de conformidad a lo dispuesto en la Ley de contrataciones del Estado y su Reglamento. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. OBSERVACIÓN N° 10: PARTICIPANTE: RUIZ VERGARA DENNYS CRISTIAN Referencia: 21 Suscripción del Acuerdo, Página 7 Antecedente: 6. Registro de Participante y 12. Presentación de Propuesta Contenido: He observado que las etapas de Registro de Participantes y Presentación de Propuestas se efectúan en tiempo real, a través del módulo de convenio marco de la zona segura del SEACE; sin embargo, la Suscripción del Acuerdo es de forma presencial por lo que solicito se modifique en las bases este punto y se realice de la misma forma que las etapas de Registro de Participantes y Presentación de Propuestas, y así hacer menos engorroso el proceso y ahorrar tiempo. Absolución: En virtud de la observación formulada, se procedió con el análisis respectivo, dado que lo señalado resulta congruente con los procedimientos electrónicos establecidos en las etapas de registro de participantes y presentación de propuestas. Por lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación y con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: Sección 21: SUSCRIPCIÓN DEL ACUERDO La citación para la suscripción del acuerdo se notificará a través del SEACE y/o a la dirección de correo electrónico registrada en la etapa de registro de participantes. La suscripción del acuerdo se efectuará en tiempo real, en el horario establecido en la citación, a través de la opción Suscripción de Acuerdo del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE29, a la cual se tiene acceso únicamente con el 29

25

Refiérase al siguiente enlace: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp

usuario y contraseña habilitados para el proveedor por parte del RNP. Es preciso indicar, que el PROVEEDOR ADJUDICATARIO deberá cumplir con los requisitos establecidos en la sección 4 de las Bases del proceso de selección– REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN, así como también registrar la declaración bajo juramento que: 1. 2. 3. 4. 5.

No tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al artículo 10 de la Ley. Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección. Es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efectos del proceso. Conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, así como en la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 30 Conoce, acepta y se somete a los términos y consideraciones establecidos en el Acuerdo adjunto .

Solo para el caso de consorcios, será un requisito obligatorio previo a la suscripción del acuerdo, la presentación - ante Mesa de Partes del OSCE, ubicada en Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 S/N - Jesús María/Lima/Lima, o en cualquiera de las oficinas zonales del OSCE establecidas en la sección 1, DATOS DEL CONVOCANTE, u otra oficina zonal que se encuentre operando, debiendo estar dirigidas al órgano especializado del OSCE responsable del PROCESO DE SELECCIÓN-, de la documentación siguiente: 1.

2. 3.

31

El contrato de consorcio debidamente llenado y consignando las firmas legalizadas de los consorciados, de acuerdo a las disposiciones señaladas en la Base Legal. Es preciso indicar que, el contrato de consorcio deberá: i) designar como único operador tributario para las operaciones realizadas en el módulo de Convenio Marco, al integrante del consorcio que realizó el registro de participación desde su acceso registrado en la zona segura del SEACE; y ii) designar como Representante Común del consorcio, al representante acreditado del integrante del consorcio que realizó el registro de participación a través de la zona segura del SEACE (con su usuario y contraseña habilitada por el RNP). Copia simple del documento nacional de identidad (DNI) o del carnet de extranjería de cada uno de los Representantes Legales o apoderados, que conforman el consorcio. Copia simple de la vigencia de poder legible donde consten las facultades de cada uno de los representantes legales o apoderados con una antigüedad máxima de treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de suscripción del Acuerdo.

La suscripción de este Acuerdo otorga el derecho a que el PROVEEDOR ADJUDICATARIO sea incluido en los CATÁLOGOS que correspondan. El OSCE, se reserva el derecho de realizar posteriormente las verificaciones que estime pertinentes y, en caso de incumplimiento, estará facultado a aplicar las sanciones previstas en La Ley y El Reglamento. Culminada esta etapa, se procederá a suscribir un acta por parte de los representantes del órgano especializado del OSCE y el veedor que, de ser el caso, haya designado el Órgano de Control Institucional, quienes dejarán constancia del total de acuerdos suscritos dentro del horario establecido para esta etapa. OBSERVACIÓN N° 15: PARTICIPANTE: CONNECTION TRADING S.A.

Antecedente: 3.1 Proceso convocado sin valor referencial Tanto en el resumen ejecutivo así como en las Bases del presente proceso de selección se aprecia que no se ha dispuesto incluir el valor referencial, siendo que en el resumen ejecutivo se señala lo siguiente: “Con relación del valor referencial, se debe señalar que luego de haber realizado los estudios respectivos, se ha determinado que no resulta necesaria su aplicación para los procesos convocados bajo modalidad de selección de Convenio Marco (…).” A respecto, lo indicado en el citado documento constituye una evidente trasgresión al principio de legalidad 32, dado que sin sustento legal de por medio se señala que de acuerdo a determinados estudios el valor referencial no resulta aplicable en los procesos convocado bajo la modalidad de Convenio Marco, a pesar que de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 26º y 27º de la Ley de contrataciones del Estado, en adelante la Ley, una condición mínima que debe contener las Bases de todo proceso de selección, indistintamente de la modalidad bajo la cual ha sido convocado, es el valor referencial, el cual tiene carácter público. Así, en el artículo 12º del Reglamento de la Ley, se señala que la determinación del valor referencial resulta ser de carácter obligatorio para la convocatoria de todo proceso de selección. Sobre el particular, es preciso señalar que incluso el mismo Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, en adelante OSCE, mediante Resolución Nº 89-2012-OSCE/PRE, aprobó la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD- Directiva de Convenio Marco, en la cual se establece que la determinación del valor referencial constituye una etapa que forma parte de la Fase de los Actos preparatorios, norma que constituye de cumplimiento obligatorio. En efecto, en el en el numeral 8.6.6 del acápite VIII Disposiciones Específicas de referida Directiva se señala que una vez definida la viabilidad, la Entidad responsable deberá determinar el valor referencial, en función de precios unitarios, para lo cual se tomará en cuenta lo regulado en la Ley y en el Reglamento; por lo que mediante informes no se puede desconocer dichas normas. 30

Refiérase al Acuerdo integrante de las Bases que estará incorporado en la opción Suscripción de Acuerdo del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE: https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp 31 De acuerdo al modelo establecido en el Anexo 1: Formato de Contrato de Consorcio, a ser incluido en las Bases Integradas. 32 Ley Procedimiento Administrativo General – Ley 24477 (…) Articulo IV.- Principios del procedimiento administrativo 1. El procedimiento administrativo se sustenta fundamentalmente en los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del Derecho Administrativo: 1.1 Principio de legalidad.- Las autoridades administrativas deben actuar con respeto a la Constitución, la ley y al derecho, dentro de las facultades que le estén atribuidas y de acuerdo con los fines para los que les fueron conferidas.

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Referencia:

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Esto es de tal claridad que en el Proyecto Ley Nº 274-2011-PE se propuso que el uso del valor referencial sea facultativo cuando se trate de procesos de selección sujetos bajo la modalidad de concurso oferta, es decir, que cuando el Ejecutivo remite dicha propuesta sabía que en todo proceso resulta ser obligatoria la inclusión del valor referencial; por consiguiente, no puede desconocerse lo dispuesto en la normativa vigente. Es más, existe como antecedentes a favor de lo indicado el Convenio Marco Nº 001-2010/OSCE-CM convocado para la adquisición de útiles de escritorio, en cuyo resumen ejecutivo se precisa el valor referencial, dándose cumplimiento con lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Por lo expuesto, observamos la inexistencia del valor referencial que ocasiona la nulidad del proceso. Por lo tanto, observamos la contravención a la normativa de contrataciones del Estado que origina la nulidad del proceso. 3.2 Reglas especiales del convenio marco De lo dispuesto en la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD – Directiva de Convenio Marco, así como lo establecido en el artículo 99º del Reglamento de la Ley de Contrataciones se desprende que esta modalidad de selección se caracteriza por la aplicación de reglas especiales durante la fase de proceso de selección, específicamente, las etapa de presentación, calificación y evaluación de propuestas. No obstante, las Bases han dispuesto reglas especiales para todas las etapas del proceso de contratación, inclusive en la fase de actos preparatorios, lo cual resulta ilegal pues se está actuando sin normas habilitantes que origina inseguridad jurídica, contraviene el principio de legalidad y ocasiona la nulidad del proceso de selección. Por lo expuesto, observamos la inexistencia del valor referencial que ocasiona la nulidad del proceso. Por lo tanto, observamos la contravención a la normativa de contrataciones del Estado que origina la nulidad del proceso. 3.3 Consistencia en los estudios previos Todo proceso de selección debe tener una convocatoria amplia, sin restricciones, pues el Estado se favorece de la mayor compe tencia y, asimismo, se cumple con el principio de trato justo e igualatorio. Es el caso que lo anterior se incumplido en el presente proceso, pues se otorgaron plazos distintos a los proveedores para su inscripción, teniendo ventajas aquellas marcas a las que se otorgo un mayor plazo. Específicamente se incumple también con el literal k) del artículo 4 de la Ley de Contrataciones del Estado que señala que todo postor de bienes, servicios o de obras debe tener participación y acceso para contratar con las Entidades en condiciones semejantes, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas. Debido a lo expuesto el proceso es nulo. Por lo expuesto, observamos la inexistencia del valor referencial que ocasiona la nulidad del proceso. Por lo tanto, observamos la contravención a la normativa de contrataciones del Estado que origina la nulidad del proceso. 3.4 Vulneración del Sistema Nacional del Control, de la Ley de Contratos del Estado y de la Constitución Política.

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Finalmente debemos decir que el presente convenio marco vulnera el Sistema Nacional de Control – Ley 27785 siendo por tanto invalido, debiendo declararse su nulidad. El presente convenio marco tal como está diseñado, permite que las entidades contraten directamente sin límites cuantitativos, incumpliéndose con ello el mandato constitucional que se establece en el artículo 79º de la Constitución Política, que ordena que todo contrato del Estado se realice mediante licitación o concurso previo. Es el caso que el convenio marco presente, no tiene un enfoque excepcional o dirigido a la compra de menor cuantía, si no que se plantea una ejecución indiscriminada y general vulnerándose así el mandato constitucional. La base legal del convenio, como se sabe, no puede preferirse y aplicarse vulnerando la constitución. Este incumplimiento origina que se socave el Sistema Nacional de Control puesto que es imposible controlar decisiones de los funcionarios en cuanto a la elección de especificaciones técnicas y en cuanto a marcas, cosa que la misma Ley de Contrataciones del Estado prohíbe. El convenio marco solo podría justificarse de forma excepcional, es decir, para menores cuantías. En ese caso, el procedimiento clásico se vuelve contrario al principio de eficiencia pues no resulta coherente afrontar sus costos y plazos. Distinto, en cambio, es el caso de compras mayores en donde el procedimiento clásico cumple su rol acorde con la constitución garantizándose el control del uso de los recursos públicos. Contenido: Por lo expuesto, se observa la validez de las Bases y del proceso. En tal sentido, se solicita la nulidad del presente proceso de selección. Absolución: Respecto de la observación formulada sobre la validez de las Bases y del proceso de precisa lo siguiente: Con relación al valor referencial: El Convenio Marco es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y/o servicios que requieran y que son ofertados a través de los Catálogos Electrónicos de Convenios Marco. En ese sentido, este tipo de proceso difiere de un procedimiento de contratación clásico, donde el fin público de una entidad, es abastecerse de un bien o servicio específico con un proveedor en un determinado periodo, considerando, entre otros, la determinación de un valor referencial que determina el costo del bien o servicio a contratar, y, además, de acuerdo con el artículo 27 de la Ley de Contrataciones del Estado, señala que su determinación tiene dos finalidades: i) determinar los fondos públicos que la entidad deberá asignar para la contratación que se derive del correspondiente proceso de selección; y, ii) determinar el tipo de proceso de selección que deberá convocarse para determinar al proveedor que brindará el bien o servicio requerido.

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Por otra parte, si bien la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD “Directiva de Convenio Marco”, ha establecido una secuencia y estructura de los actos preparatorios, entre los cuales figura la determinación del valor referencial aplicable a los Convenios Marco, el numeral 8.1.7, de la mencionada Directiva, faculta la determinación del valor referencial a aplicar en los Convenios Marco, es así que mediante Informe Nº 068-2011/DTN, la Dirección Técnico Normativa del OSCE, órgano competente para interpretar el marco regulatorio de las Contrataciones públicas, se concluye que en la modalidad de selección de Convenio Marco puede omitirse la determinación del valor referencial, pues en esta modalidad se selección el valor referencial no cumple la finalidad para la cual deber ser determinado en una contratación clásica- esto es, asignar los fondos públicos necesarios y determinar el tipo de proceso de selección-, convirtiéndose en 33 una formalidad costosa e innecesaria . Asimismo, el mencionado informe también señala que el Principio de Economía establece que “En toda contracción se aplicarán los

criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos, debiéndose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases y en los contratos.” 34 Con relación a las reglas especiales: El numeral 7.4 “Fases y Etapas del Convenio Marco” de la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD “Directiva de Convenio Marco”, que incluye actos preparatorios, selección, catalogación y ejecución contractual, señala que el procedimiento de desarrollo de cada una de las etapas será detallado en las Bases, pudiendo estar sujeto a la aplicación de reglas especiales. Con relación a la consistencia de los Estudios Previos El expediente de contratación de la Entidad responsable para la presente licitación, contiene todos aquellos documentos emitidos por el órgano responsable del Convenio Marco, que este caso corresponden a: i) informe demanda, ii) informe de oferta, iii) informe de viabilidad, iv) bases, esto último en concordancia con lo señalado en el numeral 8.1.7 y 8.1.8 de la Directiva Nº 002-2012/OSCE-CD “Directiva de Convenio Marco”, con lo que su consistencia se encuentra validada, de acuerdo al procedimiento establecido. A su vez, es necesario precisar que el plazo establecido en el cronograma de proceso de selección para el registro de participantes podrá ser modificado en función a las prórrogas a las que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley, se encuentre sujeta el referido proceso, situación que no supone ninguna transgresión al citado cuerpo legal ni ventaja para los participantes. Con relación a la vulneración del sistema nacional de control, de la Ley de Contratos del Estado y de la Constitución Pública: El artículo 99 del Reglamento de la Ley determina que el desarrollo de la fase de selección se realizará a través de una Licitación Pública o Concurso Publico que contendrá reglas especiales, además de ello y como fuese expuesto en el primer párrafo precedente el Convenio Marco es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y/o servicios que requieran y que son ofertados a través de los Catálogos Electrónicos de Convenios Marco, razón por la cual el proceso de selección vinculado no tiene como fin realizar contratación alguna.

OBSERVACIÓN N° 21: PARTICIPANTE: TAI LOY S.A. Referencia: 42. Existencias de Stock y 47 Requerimientos de Técnicos y condiciones comerciales, 2.2 Disponibilidad de Stock y absolución de la consulta 57, página 13 y 14 de las bases y página 19 y 20 de la absolución de consultas. Antecedente: La disponibilidad podrá reducirse incluso hasta cero o ampliarse directamente sin limitación a travéz del módulo de Convenio Marco, los cuales se reflejarán de modo efectivo desde el primer día calendario siguiente de registrada la modificación. Cuando el proveedor adjudicatario con cuente con existencias (stock) para una ficha-producto , estará facultado a reducirlas hasta cero y como consecuencia dicha ficha-producto no será visualizada en el catálogo respectivo sin precisar un plazo máximo dado que depende de la disponibilidad del proveedor adjudicatario. Si en las propuestas hay que indicar la cantidad de existencias (stock) y en las bases no indican como será la carga mensual de las existencias indicadas en la propuesta y dado que el convenio marco vigente de útiles de escritorio los incrementos de stock que se realicen son válidos solo para el mes en curso, lo cual es correcto, y el primer día útil del siguiente mes vuelve al stock inicial indicado en la propuesta. Contenido: Nos parece muy bien que se pueda poner stock 0 sin precisar plazo máximo dado que depende de la disponibilidad de stock, pero ¿Cómo discriminaría el sistema los casos en que cada proveedor ha puesto stock 0 por falta de disponibilidad para que no cargue nuevamente el stock inicial indicado en la propuesta? Hay que tener en cuenta que van a haber casos en que en un mes haya stock 0 porque las entidades colgaron ordenes por la cantidad total ofertada sin que esto signifique que no haya mayor disponibilidad por lo que al siguiente mes si debería de cargar lo ofertado en bases. Y también hay que tener en cuenta que durante el mes se pudo haber incrementado el stock solo por ese mes en curso. Debería de haber alguna forma para que el proveedor indique en el sistema que no cargue la cantidad inicial ofertada de forma manual cuando se ingrese el stock 0 por falta de disponibilidad para que se diferencien de los casos en que el stock 0 es porque las entidades 33

Ello en la medida que la Administración Pública estaría asumiendo el costo administrativo de determinar el valor referencial, procedimiento que no se encuentra acorde a la finalidad de proceso de selección que se convoque para generar un Acuerdo de Convenio Marco y por tanto deviene en innecesario. 34 Literal i) del artículo 4 de la Ley.

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De lo expuesto en los párrafos anteriores, se concluye que se ha seguido con el debido procedimiento tanto durante todas las etapas, fase de actos preparatorios y de selección, para el caso de la modalidad de Convenio Marco razón por la cual corresponde NO ACOGER la presente observación.

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colgaron ordenes por esa cantidad, y así se pueda cada mes regresar a la cantidad inicial ofertada en los ítems que no hay inconvenientes de stock. De no ser así, cada primer día útil del mes se tendría que volver a colocar en forma manual stock 0 en los productos que no hay disponibilidad haciendo repetitiva la operación y con el riesgo que alguna entidad coloque una orden ese día. Absolución: Respecto a la observación formulada, se precisa que en la sección 42 de las Bases del proceso de selección, EXISTENCIAS (STOCK), contempla que los proveedores adjudicatarios estarán facultados de controlar las existencias (stock) de las fichas-producto, refiriéndose a la facultad para que el proveedor adjudicatario realice sin limitación alguna reducciones o ampliaciones de existencias (stock) de las fichas-productos directamente en los catálogos a través del módulo de Convenio Marco, las cuales se reflejaran de modo efectivo desde el primer (01) día calendario siguiente de registradas. Por otro lado, en el numeral 8.1.8 de la Directiva 002-2012/OSCE-CD, se precisa que las Bases del Convenio Marco, dependiendo de la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación, podrán incorporar reglas especiales, de conformidad con lo señalado en el Reglamento, razón por la que las Bases del presente proceso de selección no contemplan la existencia de reinicios mensuales (ni de ningún otro tipo) respecto de las existencias (stock) de una determinada ficha-producto. Es preciso indicar, que las existencias (stock) ofertadas a través del aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA para una ficha-producto será considerado como existencias (stock) inicial. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación; sin perjuicio de ello, con motivo de la integración de las Bases se procederá a precisar lo señalado de la siguiente forma: El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará facultado a registrar sin limitación alguna reducciones o ampliaciones de existencias (stock) de las fichas-productos directamente en los CATÁLOGOS a través del módulo de Convenio Marco, las cuales se reflejaran de modo efectivo desde el primer (01) día calendario siguiente de registradas. Cuando una ficha-producto registre existencias (stock) iguales a cero (0), ésta NO será visualizada en el CATÁLOGO que corresponda; sin embargo cuando registre existencias (stock) mayores a cero (0), esta será visualizada en el CATÁLOGO que corresponda. No se ha establecido plazo máximo alguno para que una ficha-producto cuente con existencias (stock) igual a cero (0), ni condiciones de reinicio de existencias relacionadas a algún periodo de tiempo. OBSERVACIÓN N° 34: PARTICIPANTE: HEWLETT PACKARD PERÚ S.R.L. Referencia: 31. Comunicación de la Resolución Contractual, Pag. 11

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Antecedente: Cuando una Entidad Contratante resuelva una orden de compra derivada de una contratación a través del módulo de Convenio Marco, y ésta se encuentre consentida o arbitralmente firme, es decir cuando el proveedor tiene la orden de compra digitalizada, procederá a comprar los equipos para cumplir con el tiempo de entrega indicado en su propuesta, lo que lo hará incurrir muchas veces un gasto muy fuerte para poder hacer la venta. Contenido: Solicitamos que la resolución contractual SOLO se podrá dar antes de que se emita la Orden de Compra Digitalizada para no perjudicar al proveedor. Entiéndase que una vez hecha la orden de compra del proveedor a un fabricante, se vería seriamente perjudicado si es que se resolviera la venta. Absolución: Respecto a la observación formulada, es preciso señalar que en la sección 25 de las Bases del proceso de selección, PERFECCIONAMIENTO DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL, se indica que la orden de compra generada a través del módulo de Convenio Marco, que incorpora la orden de compra digitalizada, formaliza la relación contractual únicamente entre la entidad contratante y el proveedor adjudicatario, para todos los efectos legales; y que en el numeral 2.1.14 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, se indica que la formalización de la relación contractual se da a partir de la publicación de la OC. Asimismo, en el numeral 2.1.13 de la sección 23 de las Bases del proceso de selección, REGLAS DE NEGOCIO, se indica que uno de los requisitos para la generación de la orden de compra es el registro de la orden de compra digitalizada que se da a través de la carga de un archivo que la contenga, es decir que ambas son interdependientes y se producen al mismo tiempo, por lo que no resulta aplicable el escenario planteado en la observación. Por lo expuesto, corresponde NO ACOGER la presente observación. OBSERVACIÓN N° 43: PARTICIPANTE COPY DEPOT S.A. Referencia: Antecedente: Señores de la Sub Dirección de Procesos Especiales- Dirección Técnico Normativa, observamos que en la bases de la Licitación Pública Nº 001-2012/OSCE–CM, no hacen mención a ninguna marca y modelo de bienes que están incorporados al Convenio Marco (impresoras, Consumibles y Accesorios) Contenido: Solicitamos a los Señores de la Sub Dirección de Procesos Especiales –Dirección Técnico Normativa, que mencionen una relación de bienes a adquirir de las diferentes marcas que están ingresados al Convenio Marco (impresoras, Consumibles y Accesorios), para así saber cada proveedor que bienes estarán registrados en la fichas-producto del Convenio Marco.

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Absolución: Respecto a la observación formulada, se precisa que en el aplicativo MATRIZ DE PROPUESTA, incluido en las Bases del proceso de selección, se indica la relación de fichas-producto que forman parte de la convocatoria, las cuales han sido determinadas hasta el nivel de número de parte.

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Sin perjuicio de lo expuesto, corresponde ACOGER la presente observación y con motivo de la integración de las Bases se añadirá el Anexo Nº 2: Relación de fichas-productos.

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