CÓDIGO 760.10.08-3

PROCEDIMIENTO MINIMA CUANTIA

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PROCESO CONTRACTUAL

1.

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APROBO

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COORDINADOR (A) GRUPO GESTION CONTRACTUAL

SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO

Adquirir bienes y/o servicios que requiere la Unidad para el cumplimiento de las metas y objetivos cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la Unidad, independientemente de su objeto. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la descripción suscita de la necesidad del bien o servicio que pretende satisfacer la Unidad y finaliza con la creación del archivo del expediente contractual físico y electrónico, ordenado de manera cronológica. 3.

DEFINICIONES

Contratación Mínima Cuantía: Modalidad de selección que procede para adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. La Ley 1474 no es especial de contratación sino anticorrupción. Aceptación de Oferta: Acuerdo celebrado entre la Unidad y el contratista favorecido en el proceso de selección, estableciendo los derechos y obligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc.

4. ACTIVIDADES N°

1

Actividades (Diagrama de Flujo)

INICIO

PLANEACION CONTRACTUAL

2 PC

ELABORAR INVITACIÓN

COMUNICAR CONFORMACION COMITE

3

ELABORAR MEMORANDO

4 A

Descripción Aplicar el procedimiento Planeación Contractual

de

Responsable

Registro

Área Funcional Grupo de Gestión Contractual Grupo de Gestión Financiera

N/A

Elaboración de la invitación pública a participar conforme a las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto Grupo de Gestión 1082 de 2015, y publicación en la Contractual, Asesor página Contractual www.colombiacompra.gov.co. por un término mínimo de un (1) día hábil Comunicar que personas Profesionales conformaran el comité evaluador, designados del Área Funcional grupo para la elaboración del Estructurador memorando

Elaborar designación evaluador.

de

memorando Grupo de Gestión comité Contractual, Asesor Contractual

Invitación publica

Comunicación interna

Memorando designación de Comité evaluador

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N°

5

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Actividades (Diagrama de Flujo)

A

CONSULTAR CORREO

6

Descripción

Responsable

Registro

, Grupo de Contratos, Asesor Contractual.

Correo Electrónico con Observaciones

Grupo de Gestión Recibir las observaciones a la Contractual, Asesor invitación pública Contractual

Observaciones a la invitación pública

Remisión al comité evaluador de las observaciones presentadas a la invitación pública

Grupo de Gestión Contractual,

Observaciones a la invitación pública

Analizar las observaciones a la invitación pública, responder mediante memorando y remitir al Asesor Contractual.

Comité evaluador.

Memorando de remisión de respuestas

Consultar periódicamente el correo de contratos, con el propósito de establecer la presentación de observaciones a la invitación pública.

RECIBIR OBSERVACIONES

7 REMITIR OBSERVACIONES

8

9 PC

10

ANALIZAR OBSERVACIONES

PUBLICAR PAGINA

PROYECTAR ADENDA

Publicación en la página www.colombiacompra.gov.co las respuestas a las observaciones Grupo de Contratos, presentadas a la invitación pública

Publicación página web

Proyectar adenda, cuando Grupo Gestión hubiere lugar; publicar en la Contractual, Asesor página Web Contractual. www.colombiacompra.gov.co ; Ordenador del de lo contrario continuar con la Gasto actividad Nº 12

Adenda

Prorrogar el plazo de cierre del Grupo Gestión proceso de selección, cuando la Contractual, Asesor entidad lo estime conveniente o Contractual. cuando lo soliciten los Ordenador del proponentes. Gasto

Solicitudes de proponentes y Adenda

Grupo Gestión Publicar la prórroga del cierre y Contractual, Asesor los demás términos del proceso. Contractual

Publicación Pagina web adenda

Comité evaluador, Resolver las demás solicitudes Grupo Gestión de aclaración dentro del plazo del Contractual, Asesor proceso de selección. Contractual

Respuesta a observaciones

PROYECTAR ADENDA

11 PRORROGAR PLAZO

12

13

PUBLICAR PRORROGA

RESOLVER SOLICITUDES

B

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N°

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Actividades (Diagrama de Flujo)

B

14

Descripción

Responsable

Comité evaluador, Grupo Gestión Realizar en acto público el cierre Contractual, Asesor del proceso de selección. Contractual

Registro

Acta de Cierre

REALIZAR ACTO PÚBLICO

15

16 PC

VERIFICAR PROPUESTAS

ELABORAR Y FIRMAR ACTA

17 PC 18

19

20

21

22

Verificar el número de Comité evaluador, propuestas, se abre el sobre Grupo Gestión original y en presencia de todos Contractual, Asesor los representantes de los Contractual y oferentes que asisten al cierre; demás asistentes al se determina el número de folios. acto de cierre Grupo Gestión Elaborar y firmar el acta de cierre Contractual, Asesor del proceso de selección. Contractual y demás Firmar lista de asistencia

ENVIAR PROPUESTA A COMITE

DETERMINAR REQUISITOS

DETERMINAR REQUISITOS

PUBLICAR INFORME EN LA PÁGINA

RECIBIR EVALUACIONES

C

asistentes al acto de cierre

Acta de Cierre, propuestas foliadas

Acta de Cierre Firmada

Lista de asistencia

Enviar al comité evaluador la Grupo Gestión propuesta económica con el Contractual, Asesor precio más bajo para verificación acta de cierre Contractual de requisitos habilitantes Determinar el cumplimiento de los requisitos habilitantes con Comité evaluador, base en los criterios definidos en Grupo Gestión Informe de Evaluación la invitación pública y solicitar al Contractual, Asesor proponente subsanar o aclarar Contractual en caso que se requiera. En caso de que el proponente no cumpla con los requisitos Comité evaluador, habilitantes, se procede a la Grupo Gestión verificación del proponente Informe de Evaluación Contractual, Asesor ubicado en segundo lugar con el Contractual precio más bajo y así sucesivamente Poner a disposición de los proponentes en la página web Grupo Gestión www.colombiacompra.gov.co el informe de evaluación por un Contractual, Asesor Contractual término de un (1) día hábil para que presenten sus observaciones.

Publicación Pagina web

Grupo Gestión Recibir las observaciones Contractual, Asesor Observaciones a presentadas por los proponentes Contractual, Comité informe de evaluación de los informes de evaluación y Evaluador las distribuye al comité evaluador

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N°

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Actividades (Diagrama de Flujo)

ANALIZAR OBSERVACIONES

24

EVALUAR PRORROGA

25

VERIFICAR CUENTA

26 PC

ACEPTAR OFERTA

27

DECLARAR DESIERTO EL PROCESO

28 PC

Descripción

Responsable

Registro

con el fin de obtener respuesta a las mismas.

C

23

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ELABORÓ

PUBLICAR EN LA PÁGINA WEB

REMITIR COPIA DE ACEPTACIÓN

29

REMITIR COPIA CONTRATISTA

30 D

Analizar las observaciones a los Comité Evaluador, Respuestas a informes de evaluación, Grupo Gestión observaciones. proyectar respuestas a las Contractual, Asesor Informe de evaluación mismas Contractual Grupo Gestión Evaluar la prórroga para la Contractual, Asesor aceptación de la oferta, cuando Contractual, Comité lo consideren pertinente o se evaluador, haga solicitud al respecto para la Ordenador Del firma del Ordenador del Gasto. Gasto, Grupo Gestión Realizar el proceso de Contractual, Asesor verificación de la cuenta bancaria Contractual del contratista. Mediante Acto administrativo Ordenador del aceptar la oferta. En la Gasto, Grupo aceptación de la oferta se deberá Gestión informar el supervisor del Contractual, Asesor contrato. Contractual Declarar desierto el proceso de selección mediante acto Ordenador del administrativo cuando no se Gasto, Grupo presente propuesta, ninguna se Gestión ajuste a la invitación pública o en Contractual, Asesor general cuando falte voluntad de Contractual participación.

Adenda

Lista de chequeo

comunicación de aceptación de oferta

Resolución de declaratoria de desierta

Publicar en la página www.colombiacompra.gov.co Acto Administrativo de Grupo de Contratos, aceptación de la oferta o Asesor Contractual declaratoria de desierta del proceso de selección.

Publicación página web

Remitir al Grupo de Gestión Financiera, copia de la Grupo Gestión aceptación de la oferta y de los Contractual, Asesor documentos de legalización para Contractual adelantar el correspondiente registró presupuestal.

Registro presupuestal

Remitir al contratista por correo electrónico copia de la aceptación y el registro presupuestal, para el trámite de la póliza

Grupo Gestión Contractual,

Correo enviado al contratista

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Actividades (Diagrama de Flujo)

Descripción

Responsable

Registro

Ordenador del Gasto, Grupo Gestión Contractual,

Acta de aprobación de la póliza

Grupo Gestión Contractual, Asesor Contractual

Memorando de designación

D

31 APROBAR POLIZA

32 PC

33

34 PC

35

36

ELABORAR MEMORANDO

REMITIR CORREO

PUBLICAR EN LA PÁGINA WEB

ORGANIZAR EXPEDIENTE CONTRACTUAL

ENVIAR DOCUMENTACION

CIERRE DEL PROCESO

37

38

FIN

Analizar y aprobar la póliza única de garantía

Elaborar memorando designación de Supervisor

de

Remitir por correo electrónico al Supervisor copia del memorando Grupo Gestión de designación de supervisión Contractual, Asesor junto con la aceptación de la Contractual oferta, registro presupuestal y aprobación de la garantía.

Envió de correo electrónico con memorando de designación de supervisión, contrato y sus anexos

Publicar en la página Web www.colombiacompra.gov.co , adiciones, modificaciones que se Grupo Gestión profieran en el curso de la Contractual, Asesor ejecución contractual y con Contractual posterioridad a éste dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Publicación página web

Organizar el expediente Grupo Gestión contractual y remitirlo a Gestión Contractual, Asesor Documental (Organizar, rotular y, Contractual foliar)

Expediente Contractual

Enviar toda la documentación soporte de la ejecución del contrato incluyendo los informes de supervisión al grupo de Gestión Administrativa y Documental para el archivo respectivo en el expediente contractual, de manera ordenada cronológicamente y debidamente foliado, de acuerdo a las especificaciones del Archivo General de la Nación Dejar constancia del cierre del proceso, de acuerdo a lo previsto en el artículo 2.2.3.7.3 del Decreto 1082 de 2015. En los casos que aplique.

Supervisor Grupo de Gestión Administrativa y Documental.

Expediente Contractual

Grupo de Gestión Contractual

Acta de Cierre

FIN

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA -

Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012 Decreto1082 de 2015 Proceso de Gestión Contractual Procedimiento de Tramite Presupuestal Plan Anual de Adquisiciones Manual de Contratación y Supervisión Lineamientos y Manuales de Colombia Compra Eficiente

ANEXOS Anexo 1 Control de cambios Versión

Ítem del cambio

Versión 2

Ítem 1

Versión 2

Adición de actividad entre los Ítem 3 y 4

Versión 2

Adición de actividad entre los Ítem 16 y 17

Cambio realizado Se elimina de la actividad “ recomendado por el comité y se adiciona: “ Cuyo contenido debe corresponder al artículo 84 del Decreto 1510 de 2013” Se adiciona la actividad: “Comunicar que personas conformaran el comité evaluador, para la elaboración del memorando” Se adiciona a la actividad “firma lista de asistencia”

Versión 2

Adición de actividad entre los Ítem 28 y 29

Se adiciona la siguiente actividad “Analizar y aprobar la póliza única de garantía.”

Versión 2

Ítem 31

Se elimina la actividad ítem 31

Motivo del cambio

Fecha del cambio

Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

Cambio de definición del procedimiento. “se encuentran exentos del acto administrativo, los contratos y convenios que se suscriban en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política, artículo 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 y Convenios de Cooperación Internacional” Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

25/03/2014

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Cambio realizado

Motivo del cambio

Fecha del cambio

Se eliminan las actividades del ítem 33 al 49 Se adiciona la actividad: “Enviar toda la documentación soporte de la ejecución del contrato incluyendo los informes de supervisión al grupo de Gestión Administrativa y Documental para el archivo respectivo en el expediente contractual, de manera ordenada cronológicamente y debidamente foliado, de acuerdo a las especificaciones del Archivo General de la Nación “ Y se adiciona la actividad: “Dejar constancia del cierre del proceso, de acuerdo a lo previsto en el artículo 37 del Decreto 1510 de 2013.” Se elimina la actividad 1 y se inicia procedimiento de la modalidad indicado que previamente se debe realizar el procedimiento de planeación contractual

Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

Cambio de definición del procedimiento.

25/03/2014

Requisito para iniciar el procesos de contratación

28/11/2014

El Decreto 1510 de 2013 y la resolución de No.118 del 28 de febrero de 2013 “Reglamento de funcionamiento de comité de Contratación” no establece someter a presentación del comité de contratación las evaluaciones

28/11/2014

Se adiciona actividad “Remitir por correo electrónico al Supervisor copia del memorando de designación de supervisión junto con la aceptación de la oferta, registro presupuestal y aprobación de la garantía. “

Cambio de definición del procedimiento.

28/11/2014

Versión 3

Adición actividad luego del Ítems 30

Se adiciona una actividad más “Organizar el expediente contractual y remitirlo a Gestión Documental (Organizar, rotular y foliar)”

Es responsabilidad de Grupo de Gestión Contractual entregar a Gestión Documental los expedientes contractuales debidamente Organizados, rotulados y foliados

28/11/2014

Versión 3

Corrección de numeración actividades

Se corrige la numeración de las actividades del ítem 29 al ítem 49

Error de Numeración de actividades

28/11/2014

Versión 3

Numeral 5 Documentos de referencia

Se unifica la documentación con relación a las demás modalidades de contratación: de la siguiente manera:

Unificación de documentación de referencia con respecto a las demás modalidades de contratación

28/11/2014

Versión

Ítem del cambio

Versión 2

Ítem 31

Versión 2

Adición de actividad entre los Ítem 31 y 32

Versión 2

Ítem 1

Versión 2

Versión 3

Ítem 2

Ítem 31

Se eliminan la actividad del ítem 2

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Versión

Ítem del cambio

Cambio realizado

Motivo del cambio

Fecha del cambio

-

Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 Ley 489 de 1998 Decreto 777 de 1992 Decreto 1403 de 1992 Decreto Ley 019 de 2012 Decreto1510 del 17 de julio de 2013 Proceso de Gestión Contractual Procedimiento de Tramite Presupuestal - Plan Anual de Adquisiciones - Manual de Contratación y Supervisión - Lineamientos y Manuales de Colombia Compra Eficiente

Versión 4

Ítem 2

Versión 4

Ítem 37

Versión 4

Numeral 5 Documentos de referencia

Se cambia el número del artículo que aplica para la actividad Se cambia el número del artículo que aplica para la actividad

Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015 Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015

Se modifica el decreto 1510 de 2013 por el decreto 1082 de 2015

Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015

14/07/2015 14/07/2015 14/07/2015