ESTUDIOS PREVIOS PROCESO MINIMA CUANTIA MIC – 08 - 2013 SERVICIO DE FOTOCOPIADO

RESPONSABLE DEL AREA

: JONATHAN RAMÍREZ GUERRERO

RESPONSABLE DEL PROYECTO: AREA ADMINISTRATIVA

1.

DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

El Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones-FONCEP, es un establecimiento público del orden Distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, cuyo objeto es el reconocer y pagar las cesantías y las obligaciones pensiónales a cargo del Distrito Capital, el cual tiene a cargo la administración del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, El FONCEP, a través del Área Administrativa tiene bajo su responsabilidad, entre otras, coordinar, programar y hacer seguimiento al proceso precontractual que garantice la prestación oportuna del servicio de fotocopiado y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de la entidad. Para satisfacer las necesidades requeridas y para cubrir el servicio de fotocopiado en las distintas sedes del FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTIAS y PENSIONES-FONCEP, se deben utilizar estrategias que apunten a la prestación integral del mismo de manera eficiente, eficaz y oportuna, lo cual requiere contratar personas naturales o jurídicas legalmente constituidas, autorizadas y domiciliadas en Bogotá, consorcios o Uniones Temporales con experiencia en el suministro de las máquinas, tóner, papel, insumos, repuestos y el personal operativo, necesarios para atender el servicio requerido por la entidad, La Entidad no cuenta con equipos de fotocopiado para atender el servicio requerido, ésta necesidad se satisface mediante la contratación para la prestación del servicio incluyendo los insumos, repuestos, operarios y suministros para proporcionar el servicio en las cantidades requeridas por la entidad, con una persona natural o jurídica que desarrolle las actividades que el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones-FONCEP requiere contratar, En el mercado se observa que cada vez más entidades oficiales están adoptando el Outsourcing de sus labores administrativas y operativas dedicando mayores esfuerzos al cumplimiento de sus labores misionales y evitando: 1, Amplias plantas de personal de servicios generales con una carga prestacional considerable y la necesidad de un manejo administrativo especial. 2. Adquisiciones de insumos y equipos expuestos al desgaste y deterioro, así como a la obsolescencia tecnológica. 3. Mayores gastos administrativos, por concepto de prestaciones, sueldos, bodegaje, seguros, entre otros, situación que no va en consonancia con el principio de economía dispuesto para la administración pública.

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4. Costos adicionales de mantenimiento preventivo y correctivo así como de insumos especiales. Se entiende por Outsourcing, el uso estratégico de recursos externos para realizar tareas que tradicionalmente se manejan dentro de la entidad. De esta forma se transfiere a terceros actividades no misionales de la entidad. La tercerización libera carga administrativa y agiliza sus procesos, así el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones-FONCEP puede concentrar su tiempo y esfuerzos en actividades primordiales relacionadas con su misión. Confiar ésta tarea a un proveedor externo, no supone pérdida de control ni de información y más bien por el contrario, facilita el que hacer institucional. De otra parte, la contratación del servicio integral, es decir, mano de obra más el suministro de insumos, máquinas y equipos, ofrece las siguientes ventajas:   

Garantiza calidad y ahorro en razón a que los proponentes habilitados tienen los conocimientos precisos y especializados para asegurar un servicio eficiente confiable y de forma permanente. Al ser especialistas en esta labor, supone la disposición de procedimientos orientados a obtener resultados de la más alta calidad. Mayor racionalización y optimización en el uso de los insumos, ya que el personal está entrenado de conformidad con los procedimientos de uso de los recursos manejados por la empresa.

Así mismo, debido al alto volumen de fotocopiado de documentos en las distintas áreas del FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, Cesantías Y PENSIONES-FONCEP, se deben implementar estrategias que apunten a la prestación integral de este servicio de manera eficiente, eficaz y oportuna, lo cual requiere de personal con experiencia y calidad en el suministro de maquinas, insumos, repuestos y mantenimiento para realizar tales actividades, garantizando el normal funcionamiento de las áreas de la entidad. 2.

DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA E IDENTIFICACION DEL TIPO DE CONTRATO 2.1. Identificación DEL CONTRATO A CELEBRAR.

En este caso, en atención a la naturaleza de las obligaciones que se describen a continuación, el contrato a celebrar será de PRESTACION DE SERVICIOS. 2.2. OBJETO. Prestar el servicio de fotocopiado de alto rendimiento incluyendo operarios, servicio técnico, mantenimiento preventivo y correctivo, repuestos, papel, tóner, suministros y en general lodo lo que se requiera para cumplir con este servicio de manera eficiente y oportuna.

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2.3. ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL OBJETO A CONTRATAR La prestación del servicio de fotocopiado de alto rendimiento requerido por el Fondo De Prestaciones Económicas, Cesantías Y Pensiones-FONCEP, debe cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: MAQUINAS PARA FOTOCOPIADO UBICACIÓN

Carrera 6 No 14-98 Edificio Condominio Parque Santander Torre A PISO 2

Carrera 6 No 14-98 Edificio Condominio Parque Santander Torre A PISO 5

Carrera 6 No 14-98 Edificio Condominio Parque Santander Torre B PISO 7

DESCRIPCION Cantidad: Una (1) fotocopiadora Características técnicas:  Velocidad de copiado mínima 60 ppm  Alta de resolución de copiado  Funcionalidad digital  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Ubicación: centro de copiado  Trabajo pesado,  Diseño compacto, tipo sobremesa  Posibilidad de impresión dúplex  Compatible para trabajar en red con la configuración de los aplicativos utilizados en la entidad.  Software para asignación de claves por usuario Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Cantidad: Una (1) fotocopiadora Características técnicas:  Velocidad de copiado mínima 60 ppm  Alta de resolución de copiado  Funcionalidad digital  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Ubicación: centro de copiado  Trabajo pesado,  Diseño compacto, tipo sobremesa  Posibilidad de impresión dúplex  Compatible para trabajar en red con la configuración de los aplicativos utilizados en la entidad.  Software para asignación de claves por usuario Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Cantidad: Una (1) fotocopiadora Características técnicas:  Velocidad de copiado mínima 60 ppm  Alta de resolución de copiado  Funcionalidad digital  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Ubicación: centro de copiado  Trabajo pesado,  Diseño compacto, tipo sobremesa

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 

SEDE ARCHIVO CENTRAL. Trv 93No. 51-98 Parque Empresarial Puerta del Sol.

Posibilidad de impresión dúplex Compatible para trabajar en red con la configuración de los aplicativos utilizados en la entidad.  Software para asignación de claves por usuario  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Cantidad: Una (1) fotocopiadora Características técnicas:  Velocidad de copiado mínima 60 ppm  Alta de resolución de copiado  Funcionalidad digital  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente Ubicación: centro de copiado  Trabajo pesado,  Diseño compacto, tipo sobremesa  Posibilidad de impresión dúplex  Compatible para trabajar en red con la configuración de los aplicativos utilizados en la entidad.  Software para asignación de claves por usuario  Componentes de larga duración que preserven el medio ambiente

En cuanto al personal designado para prestar el servicio en cada una de las sedes del Fondo De Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones-FONCEP, se tendrá en cuenta los siguientes ítems:

PERSONAL REQUERIDO PARA EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO UBICACIÓN Carrera 6 No 1498 Edificio Condominio Parque Santander Torre A PISO 2 Y5 Carrera 6 No 1498 Edificio Condominio Parque Santander Torre B PISO 7 SEDE ARCHIVO CENTRAL. Transv. 93No. 51-98 Parque Empresarial Puerta del Sol.

CANTIDAD

DESCRIPCION

Dos (2) operarios

Acreditar título de bachiller Acreditar un (1) año o más de experiencia relacionada con el manejo de máquinas fotocopiadoras

Un (1) operario

Acreditar título de bachiller Acreditar un (1) año o más de experiencia relacionada con el manejo de máquinas fotocopiadoras

Un (1) operario

Acreditar título de bachiller Acreditar un (1) año o más de experiencia relacionada con el manejo de máquinas fotocopiadoras

NOTA: Las máquinas y personal descritos se ubicarán en el lugar que indique el FONCEP y su cantidad podrá variar de acuerdo a las necesidades de la entidad.

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El servicio debe ser prestado de manera permanente, en horarios y puestos adicionales cuando la entidad así lo requiera. La entidad podrá solicitar servicios y maquinas adicionales para las sedes objeto del contrato o para aquellos por los cuales llegare a ser responsable. Así mismo podrá solicitar el retiro de aquellas que a su juicio no sean necesarias. Para el caso de servicios adicionales el pago se efectuara por la misma tarifa propuesta y con cargo al presupuesto asignado a la contratación que resulte del proceso de selección. En el evento en que el FONCEP traslade sus instalaciones el servicio de fotocopiado será prestado donde el contratante así lo indique, en el número de puestos requeridos, sin que esto altere las condiciones inicialmente pactadas, Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para formular la propuesta con base en su propia información, asumiendo todos los gastos, costos y riesgos que ello implique. La propuesta que presente un oferente debe ceñirse a cada uno de los aspectos de estos estudios previos y el respectivo pliego de condiciones, para ser tenida en cuenta en la adjudicación del contrato. El contrato se ejecutara mediante el control de cada uno de los centros de copiado, ubicados en las sedes anteriormente mencionadas por medio del diligenciamiento de un formato de legalización de copias, en el cual se consignara de manera permanente el número de fotocopias, persona solicitante del servicio y jefe o supervisor del área quien autoriza el mismo, para de manera posterior cancelar única y expresamente la totalidad de fotocopias recibidas. 2.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATO 2.4.1.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA.

El servicio descrito debe ser prestado en las condiciones señaladas, incluyendo el suministro de máquinas, insumos, equipos y personal y cumpliendo las siguientes obligaciones: 1. El traslado e instalación de fotocopiadoras estará bajo la responsabilidad del Contratista y deberá coordinarse con el personal del FONCEP que asigne el supervisor para esta labor. 2. Los operarios, deben ser ubicados en los centros de copiado de la Sede Principal, la Sede Prestaciones Económicas y Archivo. El horario de los mismos será de lunes a viernes de 7:00 Am, a 4:30 p.m. y en horarios adicionales cuando la entidad así lo requiera, los cuales estarán bajo la responsabilidad total del Contratista y vinculados laboralmente por éste. El FONCEP podrá solicitar la disminución o incremento de los operarios y/o de las máquinas asignadas al servicio de la entidad, cuando así lo requiera para satisfacer sus necesidades y de conformidad con las situaciones administrativas y operativas que así lo demanden, respecto al cambio de operario dentro del día hábil siguiente a la solicitud, y de veinticuatro (24) horas a la solicitud para cumplir con la obligación de suministrar los insumos y repuestos para los equipos, 3. El contratista debe contar con las planillas u otro medio acordado para la autorización de las fotocopias, solo se cancelaran las fotocopias debidamente legalizadas mediante los documentos firmados por los funcionarios autorizados para tal fin.

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4. Se solicita utilizar cartuchos y equipos ecológicos que cumplan con los requerimientos mínimos de eficiencia y capacidad requeridos por la entidad y cumpliendo las normas establecidas por el gobierno distrital para tal fin. 5. Entregar al FONCEP, junto con la factura mensual, los documentos mediante los cuales se autorizan las fotocopias e impresiones, una relación de las fotocopias e impresiones tomadas en cada una de las máquinas y consolidado por dependencia. 6. Responder por las pérdidas o daños que cauce a los bienes o al personal a cargo del FONCEP en el ejercicio de las actividades que le sean asignadas y cuando sus actuaciones sean contrarias al objeto del contrato, a las buenas costumbres y a la Ley, 7. Atender los requerimientos realizados por la entidad en cuanto a prestación del servicio en días no hábiles o fuera del horario laboral establecido en la entidad. 8. Proveer para el cumplimiento del contrato las máquinas, insumos, repuestos y mano de obra necesarios para la prestación del servicio en forma adecuada, eficiente y oportuna, por el término de duración del mismo, 9. Atender los requerimientos que haga el FONCEP, dentro del día hábil siguiente a la solicitud. 10. Prestar el servicio con equipos o máquinas en excelente estado, con las características técnicas exigidas en el pliego de condiciones, los cuales deben ser ubicados dentro del plazo y en el lugar señalado por el FONCEP. 11. Asumir los costos y demás gastos ocasionados con la entrega de los equipos y los costos requeridos para la adecuada prestación del servicio objeto del contrato. 12. Realizar durante la ejecución del contrato y de acuerdo con las instrucciones impartidas por el supervisor, el cambio de los equipos y partes, cuantas veces se requiera, en el evento en que estos presenten defectos y en general cualquier defecto que no se ajuste a lo requerido por el FONCEP. Los cambios que efectúe el contratista no generarán ningún costo adicional al FONCEP. 13. Reemplazar los elementos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por el FONCEP, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de comunicación que en tal sentido realice el FONCEP, a través del supervisor del contrato. 14. Garantizar los pagos al Sistemas de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos profesionales, Cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. 15. Garantizar que la contratación de los operarios de las fotocopiadoras y de quienes presten el servicio de mantenimiento correctivo y preventivo, se hará por parte del proponente y no existirá relación contractual o laboral entre estos y el FONCEP, 16. Garantizar el correcto funcionamiento de los bienes que se utilizaran para prestar el servicio, para lo cual se debe realizar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los mismos, durante la ejecución del mismo. Mantenimiento Preventivo: Las actividades referentes al mantenimiento preventivo se deberán efectuar en coordinación con el Supervisor, de acuerdo con la programación de mantenimiento preventivo y correctivo propuesto por el contratista. El Mantenimiento correctivo: cuando se presente inconveniente en la operación de las impresoras y fotocopiadoras, el contratista deberá atender las llamadas de la entidad en el menor tiempo posible, pero en ningún caso más allá de cinco (S) horas después de reportada la falla. Lo anterior, también será válido para el caso en que el personal técnico del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones-FONCEP, observe una anomalía grave en el funcionamiento de las fotocopiadoras.

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17. Cumplir con las demás obligaciones de carácter general específico que surjan de la naturaleza del contrato y que garanticen el cabal y oportuno cumplimiento del objeto contractual del mismo. 2.4.2.

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del objeto, el contratista adquirirá con el FONCEP, las siguientes obligaciones generales:

1. Informar por escrito, entregando personalmente, antes de vencerse el plazo para efectuar el pago, al Responsable de pagos de la Entidad, el número de una cuenta bancaria o de ahorros en la cual el FONCEP deberá consignar los respectivos pagos a que haya lugar en el Contrato. El FONCEP no estará obligado a tramitar pago alguno mientras no se de cumplimiento a este requisito. 2. Mantener informado al supervisor del Contrato sobre el desarrollo de las actividades puestas bajo su responsabilidad. 3. Responder por la calidad y cumplimiento del contrato asignado. 4. En caso de incurrir el Contratista, por su culpa a juicio del FONCEP, en extravió, perdida, destrucción o daño no proveniente del uso normal, de materiales, equipos, elementos y en general de cualquier bien que el FONCEP le haya prestado para el desarrollo del objeto contractual pagará a este el valor del respectivo bien al precio registrado en los libros contables de la Entidad, si no hubiere pago del seguro ó lo pagado no alcanzare a cubrir el valor en libros. Si el Contratista no efectuare el correspondiente pago antes del acta de liquidación, el FONCEP queda autorizado para deducir de los saldos pendientes a favor del Contratista las correspondientes sumas. 5. Desarrollar el Contrato acorde con lo establecido en el artículo 5 de la ley 80 de 1993. 6. Constituir y mantener vigente la Garantía Única que impone la celebración del presente Contrato, en los términos establecidos en el mismo. 7. Cancelar la Publicación del Contrato a órdenes de la Dirección Distrital de Tesorería (Si hay lugar a ello). 8. El Contratista se compromete expresamente a cumplir con lo establecido en la Resolución 1677 de mayo 16 de 2008 "por la cual se señalan las actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y se establece la clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad', proferida por el Ministerio de Protección Social. 9. Que con la firma del contrato, el contratista declara bajo la gravedad de juramento que no se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las Entidades Estatales, consagradas en las disposiciones contenidas en los artículos 8° y 9° de la ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 4° del Decreto 679 de 1994, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, ni en conflicto de intereses frente al FONCEP, ni en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. 10. Las demás que se requieran de acuerdo con la naturaleza de la invitación pública. 2.4.3.

OBLIGACIONES DEL FONCEP:

En virtud del presente contrato el FONCEP se obliga a: a) Cancelar al contratista oportunamente el valor del contrato en la forma, plazos y condiciones que se indican en el mismo.

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b) Dar respuesta oportuna a través del Supervisor del Contrato a las peticiones del contratista. c) Aprobar oportunamente la Garantía Única, d) Las inherentes a la naturaleza del contrato y las contempladas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993. 2.5. PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución del contrato a ser celebrado es de (7) MESES o HASTA AGOTAR RECURSOS, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento del último requisito de ejecución y legalización del contrato. 2.6. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL. La supervisión de este contrato será ejercida por el Responsable de las Actividades Administrativas, o por quién designe el Director General del FONCEP., en ejercicio de las facultades que le son atribuidas por el artículo 14 de la ley 80 de 1993. El Supervisor será el intermediario entre el FONCEP y el Contratista y por su conducto se tramitarán todos los asuntos relativos al desarrollo del mismo, Además de lo anterior, la de mantener permanentemente informadas y actualizadas a las compañías de seguros, respecto a la ejecución del contrato y verificar que las garantías se encuentren vigentes por el término previsto contractualmente. De los requerimientos que se hagan a los contratistas, debe enviarse copia a las aseguradoras y en especial, notificar a la Oficina Jurídica a fin de tomar decisiones administrativas. 3.

FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

La presente contratación se adelantará mediante el proceso de selección abreviada para el suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través del procedimiento de menor cuantía, de conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012.

4.

ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO y ASPECTOS ECONÓMICOS 4.1. Análisis Histórico

Para determinar la cantidad de máquinas solicitadas y el valor del contrato se tuvo en cuenta además del estudio de mercados, el volumen de fotocopias que se registra por dependencia y no por sede, en razón a la distancia entre ellas, se solicita un centro de copiado por cada una. Esta disposición facilita para la entidad una mejor respuesta a las necesidades de los usuarios internos y externos Con fundamento en las anteriores consideraciones, se registra el histórico del promedio mensual del número de fotocopias por cada mes, a fin de justificar la cantidad aproximada de fotocopias requeridas por la entidad, Se establece el promedio de fotocopias tomadas en la vigencia 2012, según la necesidad en cada una de las dependencias:

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2012 - 2013

Nº DE COPIAS

JULIO 2012 AGOSTO 2012 SEPTIEMBRE 2012 OCTUBRE 2012 NOVIEMBRE 2012 DICIEMBRE 2012 ENERO 2013 FEBRERO 2013 MARZO 2013 ABRIL 2013 MAYO 2013 JUNIO 2013 TOTAL CONSUMO PROMEDIO

69.336 75.699 57.691 53.411 53.391 57.614 41.341 67.791 25.323 49.489 38.562 62.249 651.898 54.325

Por lo tanto, de acuerdo al histórico de ejecución del contrato de servicio de fotocopiado vigencia 2012, a un Valor Unitario Incluido IVA de $ 82 pesos, refleja un valor promedio mensual del servicio de fotocopiado incluido IVA de $ 4.454.650

4.2. Análisis Económico Se procedió a solicitar cotización vía correo electrónico a diferentes firmas que prestan servicio de fotocopiado en la ciudad de Bogotá D.C. obteniendo respuesta de varias de ellas, estas son:

PROPONENTE COLDATA S.A. SOLUTION COPY Valor Promedio Unitario Fotocopia

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Valor Unitario Fotocopia con IVA (incluido todos los costos asociados) 66 98 82

Con base en las cotizaciones se establece el Valor Promedio Unitario por Fotocopia, el cual es de $82 incluido IVA. 5. PRESUPUESTO OFICIAL: Para realizar el cálculo proyectado de los Costos para la vigencia del 2013, se parte como referencia del Valor Unitario por Fotocopia Incluido IVA del contrato de la vigencia 2012 - 2013 para calcular el valor unitario proyectado para el 2013 por el servicio de fotocopiado:

ITEM Valor Unitario Fotocopia con IVA (incluido todos los costos asociados) Promedio Mensual Fotocopias

PRESUPUESTO

$82 55.000

Subtotal

$4.510.000

Cantidad Meses

8

TOTAL CONTRATO

$36.080.000

Ahora bien, con el fin de garantizar que el Costo de la contratación del Servicio de Fotocopiado a precios del 2.013 sea suficiente para el suministro del servicio requerido, se recomienda que el No. de fotocopias promedio mensual se aproxime a 55.000 , debido a que la demanda por dependencia de éstas no es estática sino varía dependiendo de las necesidades mensuales que se presenten, razón por la cual con la proyección del promedio mensual se obtiene un presupuesto más amplio que cubre las posibles demandas estacionales que incrementen el consumo total para el tiempo proyectado. Así las cosas se procede a solicitar disponibilidad presupuestal por la suma de TREINTA Y SEIS MILLONES OCHENTA MIL PESOS Mcte. ($36.080.000) INCLUIDO IVA., amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.342 del 24 de Julio de 2.013. 6. FORMA DE PAGO El valor del contrato que se derive del proceso de selección, se pagará en mensualidades vencidas por la suma resultante de multiplicar el número de fotocopias por el valor de cada hoja, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en el FONCEP de los siguientes documentos: a) la certificación de cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones durante el periodo respectivo expedida por el supervisor del contrato, en la que se señale igualmente el valor a pagar por el servicio recibido a satisfacción.

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b) La(s) factura(s) respectiva(s) soportada(s) con los recibos originales de autorización de fotocopias. c) la certificación expedida por el revisor fiscal si el mismo se requiere legalmente o por contador público en la que conste que el contratista o sus integrantes si es un consorcio o unión temporal durante el periodo de ejecución contractual respectivo ha(n) efectuado los pagos a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en la Ley828 de 2003 Para lo anterior, debe aportar las planillas correspondientes, donde se evidencien todos los pagos realizados a sus empleados. y d) El informe de consumo por dependencia, conforme a los formatos establecidos por FONCEP. Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma o se haya aportado el último de los documentos. Las demoras en el pago originadas por la presentación incorrecta de los documentos requeridos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de naturaleza alguna. 6.1. Costos asociados al contrato a) Para la entidad Para la realización del proceso de selección, así como la ejecución del contrato, la entidad no incurre en valores asociados, puesto que todos los costos directos e Indirectos están estimados dentro del contrato.

b) Para el Contratista Concepto Garantía Única Cumplimiento

de

Valor Porcentaje 10%

Registro Distrital

Rete lCA

9.66 x 1.000

Retención en la Fuente

4%

Estampilla pro Adulto Mayor

0,5%

Estampilla Pro Cultura

0.5%

Estampilla Universidad Francisco José de Caldas

1%

Periodicidad del pago Pago Único a la firma del Contrato

Fuente

Pago único a la firma del Contrato.

de la

Documento de relatarla 5 de 2012 - secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá Estatuto Tributario

de la

Estatuto Tributario

de la

Acuerdo Concejo de Bogotá Acuerdo Concejo de Bogotá Acuerdo Concejo de Bogotá

Mensual sobre el valor factura antes de IVA Mensual sobre el valor factura antes de IVA Mensual sobre el valor factura antes de IVA Mensual sobre el valor factura antes de IVA Mensual sobre el valor factura antes de IVA

de la de la

Y demás impuestos establecidos por el Estatuto Tributario y normas vigentes. El pago se cancelará a la cuenta corriente o de ahorros que previamente y por escrito indique el contratista a FONCEP.

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7. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN La adjudicación del contrato que resulte del presente proceso de selección, se hará teniendo en cuenta como único criterio de evaluación el menor precio ofrecido por los oferentes, previa verificación de los documentos habilitantes presentados por los oferentes. 7.1. REQUISITOS JURÍDICOS HABILITANTES Los documentos de esta sección se concretan en el siguiente cuadro, de conformidad con lo que exige la legislación así: 1. Carta de presentación. 2. Propuesta debidamente firmada por el Proponente o Representante Legal. 3. Certificado de Existencia y Representación Legal Original, expedido con 30 días máximo de antelación. 4. Garantía de seriedad de oferta por el 10% del valor del contrato y 3 meses de plazo 5. Registro Único Tributario RUT. 6. Registro de Identificación Tributaria RIT. 7. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Proponente Representante Legal. 8. Constancia de cumplimiento de aportes parafiscales y sistema de seguridad social. Anexar planilla y pago. 9. Certificado de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría. 10. Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría. 11. Pasado Judicial vigente. 12. Compromiso Anticorrupción. 13. Carta suscrita por el Representante Legal en donde certifique bajo la gravedad de juramento que no tiene causales de inhabilidades e incompatibilidades para contratar conforme a lo estipulado por Ley. 14. Dos (2) Certificaciones de experiencia acreditada.

7.2. REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES EXPERIENCIA ACREDITADA Y ESPECÍFICA DEL PROPONENTE 7.2.1.

EXPERIENCIA ACREDITADA Y ESPECIFICA DEL PROPONENTE

Se requiere acreditar por parte del proponente y mediante mínimo dos (02) y máximo cuatro (04) certificaciones de contratos ejecutados y terminados en los últimos tres (03) años, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso, los cuales en conjunto deben cumplir con los siguientes requisitos: a) Acreditar experiencia en fotocopiado con operario, máquinas e insumos. b) La sumatoria del valor total de los contratos presentados debe ser igual o superior al valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación.

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Para los contratos ejecutados originalmente por consorcios o uniones temporales de los cuales haya hecho parte un participante, se acreditará la experiencia afectando el valor certificado por el correspondiente porcentaje de participación. En este caso se debe presentar el documento de acuerdo consorcial aplicado al contrato correspondiente. Si el contrato ha sido ejecutado por los mismos socios del consorcio o Unión Temporal se contará como un contrato y no se afectará por porcentajes de participación. Para efectos de la evaluación de la experiencia presentada por Consorcios o Uniones Temporales, serán evaluables los contratos presentados por cualquiera de los integrantes del grupo. Las certificaciones deben contener: 1. 2. 3. 4. 5.

Objeto. Plazo. Número del Contrato. (Si existe) Entidad contratante. Nombre del contratista Si se ejecutó en unión temporal o consorcio identificar los integrantes y su porcentaje de participación. 6. Valor final del contrato. 7. Fechas de iniciación y terminación. (Indicar las fechas de suspensión y reanudación, para los contratos que hayan sido suspendidos o se encuentren suspendidos) 8. Firma de la persona competente. Las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente, así: a) Para contratos públicos, por el ordenador del gasto de la entidad contratante o el funcionario competente. b) Para contratos privados suscritos con personas jurídicas, por el representante legal de la empresa contratante, o la persona delegada para suscribirlo, c) Para contratos privados suscritos con personas naturales, por la misma persona natural con quien se suscribió el contrato. NOTA: No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores externos a la Entidad contratante. En el evento en que el proponente no cuente con una certificación con toda la información anteriormente descrita, podrá adjuntar la siguiente documentación: a. Si el contrato se suscribió en consorcio o en unión temporal se podrá acreditar el porcentaje de participación mediante copia del acuerdo de consorcio o de unión temporal. b. La fecha de iniciación de la ejecución del contrato se podrá acreditar con la copia del acta de iniciación, de la orden de iniciación o con el documento previsto en el contrato. c. La fecha de terminación de la ejecución del contrato, se podrá acreditar con copia del acta de terminación, acta de liquidación o con el documento previsto en el contrato, d. El valor final del contrato se podrá acreditar con copia del acta de liquidación, NOTA: En ningún caso se aceptarán los documentos de soporte sin la certificación correspondiente.

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Si a partir de los documentos soportes de cada contrato, el proponente no acredita toda la información anteriormente detallada, el contrato no se tendrá en cuenta para evaluar la experiencia especifica del proponente, para cumplir con los requisitos mínimos o para efectos de la evaluación. Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento. El FONCEP se reserva el derecho de verificar durante la evaluación y hasta la adjudicación la información aportada por el proponente y solicitar los soportes que considere convenientes tales como: copias de los contratos, actas de liquidación, estados financieros, copia de pago de impuestos etc., sin que por ello el proponente este facultado para complementar, adicionar o mejorar su propuesta. 8. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. En atención de lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, los riesgos a tener en cuenta son los siguientes: Riesgos Operacionales

Probabilidad

Impacto para el Contratista

Asignación

Baja Media

Impacto para FONCEP Alta Baja

Hurto determinado o por terceros Accidentes Laborales: Enfermedad de los operarios Incapacidades Temporales Accidentes Desastres por causas naturales o provocados Incumplimiento de los proveedores de insumos

Alta Alta

Contratista Contratista

Baja

Alta

Alta

Baja

Baja

Alta

Entidad /Contratista Contratista

9. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL. EL contratista se obliga a constituir a favor del Fondo de prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones- FONCEP una garantía única expedida por una entidad bancaria o por una compañía de seguros legalmente establecidas en Colombia, cuya póliza matriz haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera. Esta garantía debe amparar los siguientes riesgos: EL CUMPLIMIENTO GENERAL DEL CONTRATO: Por un valor equivalente al diez (10%) del valor total contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) mes más. CALIDAD DEL SERVICIO; Por un valor equivalente al diez {10%} del valor total contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) mes más. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres {3} años más

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En caso de que haya necesidad de adicionar, prorroga o suspender la ejecución del contrato resultante, o en cualquier otro evento, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas vigentes.

JONATHAN RAMIREZ GUERRERO Responsable Área Administrativa

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