REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO Línea de investigación: Gestión organizacional Tema: Gestión administrativa

ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO, ESTADO MIRANDA

Tutor: Licenciado Armando Loaiza

Trabajo de Grado presentado por: María Leal. C.I. No.: 23.828.271 Rannder Escobar, C.I. No.: 24.663.539 Para optar al título de: Licenciado en Administración

Mayo, 2016

ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO, ESTADO MIRANDA by Leal, Maria ; Escobar, Rannder is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.

Caracas-Venezuela

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN HOJA DE EVALUADORES Línea de Investigación: Gestión Organizacional Tema: Gestión Administrativa ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO, ESTADO MIRANDA EVALUADORES JURADO TÉCNICO:

JURADO METODOLÓGICO:

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Nombre y Apellido

Nombre y Apellido

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Cedula de Identidad

Cedula de Identidad

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Firma

Firma Mayo 2016 Caracas – Venezuela

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APROBACIÓN DEL TUTOR

Caracas, 10 de Mayo de 2016

Ciudadano Coordinación de Trabajo de Grado Quien suscribe, LOAIZA ARMANDO, Cédula de Identidad N° 7.718.330, autorizo a los alumnos “MARÍA LEAL Y RANNDER ESCOBAR”, para inscribir y defender su Trabajo de Grado titulado ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO, ESTADO MIRANDA, para optar al Título otorgado por la Universidad Nueva Esparta en sus respectivas carreras.

Atentamente, ___________________________ LIC. ARMANDO LOAIZA C.I. N° 7.718.330

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ACEPTACIÓN DE TUTORÍA Caracas, 17 de septiembre de 2015 Ciudadano Coordinación de Trabajo de Grado Me dirijo a Usted para notificarle mi aceptación para responsabilizarme como Tutor de Grado del trabajo titulado Estudio Organizacional para la creación del Departamento Administrativo para la empresa Fivenca, Casa de Bolsa C.A., ubicada en el municipio Chacao, estado Miranda que llevan a cabo los Bachilleres “MARÍA LEAL Y RANNDER ESCOBAR”, para optar al Título otorgado por la Universidad Nueva Esparta en sus respectivas carreras. Igualmente declaro conocer y aceptar el Proyecto de Tesis elaborado por los tesistas mencionados. Atentamente, ___________________________ ARMANDO LOAIZA C.I. N° ___________________________________ Teléfono: _________________________________ Email: ____________________________________ Dirección: _____________________________________________________ _____________________________________________________________.

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DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS

Primero que todo agradezco a dios por dirigir cada uno de mis pasos, porque con su amor infinito me llena de bendiciones y me guía por el buen camino y no me abandona. Agradezco al profesor Armando Loaiza por su dedicación y apoyo en todo lo largo del presente trabajo de grado. A mi familia especialmente mis padres que siempre se han esforzado por darme lo mejor, por depositar su fe en mí por ser el impulso que siempre he necesitado para salir adelante a mis hermanos por estar presente. A la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A por permitirnos llevar a cabo la investigación y a todos los empleados por su colaboración. A Cristóbal Fletcher por brindarme su apoyo incondicional ante cualquier aspecto de mi vida y a todos los que me apoyaron durante toda la trayectoria de la carrera.

María Rosangelica Leal Mosquera

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DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS

A Dios, mis padres y a mis hermanos, quienes han sido la guía y el camino para poder llegar a este punto de mi carrera. Al licenciado Armando Loaiza por prepararnos y guiarnos durante la carrera y nuevamente en la presente investigación. A la Universidad Nueva Esparta por prepararme como un profesional con todas las cualidades y capacidades que demandan el mercado. A todas las personas que de alguna manera directa o indirectamente me apoyaron, aconsejaron impulsaron y creyeron en mí.

Rannder Alexandre Escobar Álvarez

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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO, ESTADO MIRANDA AUTORES: Br. María Leal Br. Rannder Escobar TUTOR: AÑO:

Lic. Armando Loaiza 2016 RESUMEN

El trabajo tuvo como objetivo general presentar el estudio organizacional para la creación del Departamento Administrativo para la empresa Fivenca, Casa de Bolsa C.A., ubicada en el municipio Chacao, estado Miranda. Se realizó una investigación bajo la modalidad de Proyecto Factible descriptivo y con diseño de campo. La población estuvo constituida por los 26 empleados de la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A., a la cual se le aplicó una encuesta escrita instrumentada por un cuestionario. Los datos recabados se analizaron con enfoque cuantitativo, presentado en cuadros de frecuencia y gráficos circulares y de barras, según los requerimientos del ítem. Dichos resultados permitieron detectar la necesidad de agrupar las funciones administrativas bajo una sola, de manera de otorgarle fuerza de rango, procurar la delegación de funciones, así como la comunicación y coordinación de las actividades. De acuerdo a ello, se estableció el estudio departamental para la propuesta de la creación de la Gerencia de Administración de la empresa, definiendo la nueva estructura y la descripción de funciones; posterior a ello, se estableció la factibilidad técnico-operativa y económica. Se concluyó que la Propuesta presentada conlleva una relación costo-beneficio muy favorable a los objetivos de productividad de la empresa en el mediano y el largo plazo. Palabras claves: Estudio organizacional, departamento administrativo, empresa, empresa financiera, casa de bolsa.

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NUEVA ESPARTA UNIVERSITY FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES SCHOOL OF ADMINISTRATION ORGANIZATIONAL STUDY FOR THE CREATION OF THE DEPARTMENT OF ADMINISTRATION FOR THE COMPANY FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., LOCATED IN THE CHACAO MUNICIPALITY, MIRANDA BEEN AUTHORS: Br. María Leal Br. Rannder Escobar TUTOR: YEAR:

Lic. Armando Loaiza 2016 ABSTRACT

The work aimed at general present the organizational study for the creation of the Administrative Department for the company located in Chacao, Miranda state, Fivenca House of Pouch C.A., Miranda. A research in the form of descriptive feasible project and field design was undertaken. The population was made up of 26 employees in the company Fivenca, which is applied to a written survey orchestrated by a questionnaire. The collected data were analyzed with quantitative approach, presented in tables frequency and pie charts and bar, according to the requirements of the item. These results allowed to detect the need for grouping the administrative functions under a single, in order to give strength range, ensure that the delegation of functions, as well as communication and coordination of activities. Accordingly, departmental study for the proposal of the creation of the administration management of the company, was established defining the new structure and description of functions; subsequent to this, established the comprises and economic feasibility. It was concluded that the proposal entails a relationship cost-benefit very favourable to the objectives of the company in the medium and long term productivity. Key words. Organizational study, Administrative Department, company, financial company.

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ÍNDICE GENERAL pp. HOJA DE EVALUACION...................................................................................i APROBACIÓN DEL TUTOR............................................................................ii ACEPTACIÓN DE TUTORÍA...........................................................................iii DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS......................................................iv DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS.......................................................v RESUMEN.......................................................................................................vi ABSTRACT.....................................................................................................vii INDICE GENERAL.........................................................................................viii LISTA DE CUADROS......................................................................................ix LISTA DE GRÁFICOS......................................................................................x INTRODUCCIÓN..............................................................................................1 CAPÍTULOS I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.............................................3 1.1 Planteamiento del Problema....................................................3 1.2 Formulación del Problema..........................................................10 1.2.1 Interrogante principal.........................................................10 1.2.2 Interrogantes secundarias.................................................10 1.3 Objetivos de la Investigación......................................................11 1.3.1 Objetivo General.................................................................11 1.3.2 Objetivos Específicos.........................................................11 1.4 Justificación de la Investigación................................................11 1.5 Delimitación..................................................................................13 1.5.1 Temática...............................................................................13 1.5.2 Espacial................................................................................13 1.5.3 Temporal..............................................................................14 1.6 Limitaciones..................................................................................14 II. MARCO TEÓRICO...............................................................................15 2.1 Antecedentes de la Investigación...............................................15 2.2 Reseña Empresarial.....................................................................17 2.3 Bases Teóricas..............................................................................19 2.3.1 Organización de Empresas................................................19 Delegación, descentralización y desconcentración. . .20 Estructura organizacional..............................................20 2.3.2 Procesos Administrativos..................................................21 2.3.3 Manual administrativo........................................................23 8

2.3.4 Estudio económico de proyectos.....................................25 Determinación de costos...............................................26 Relación costo-beneficio................................................26 2.4 Bases Legales...............................................................................27 2.5 Sistema de Variables....................................................................29 2.5.1 Operacionalización de Variables.......................................30 2.6 Definición de Términos Básicos.................................................33 III. MARCO METODOLÓGICO................................................................36 3.1 Tipo de Investigación...................................................................36 3.2 Diseño de la Investigación..........................................................37 3.3 Población y Muestra.....................................................................39 3.3.1 Población.............................................................................39 3.3.2 Muestra................................................................................40 3.4 Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos..........41 3.4.1 Técnica.................................................................................41 3.4.2 Instrumento.........................................................................41 3.4.3 Validación del instrumento................................................42 3.5 Procesamiento y Análisis de Datos............................................42 3.6 Fases de la Investigación............................................................43 IV. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS...................45 Resultados de la aplicación de la encuesta....................................46 V. LA PROPUESTA..................................................................................63 5.1 Objetivos de la Propuesta...........................................................63 5.1.1 Objetivo General.................................................................63 5.1.2 Objetivos Específicos.........................................................63 5.2 Justificación..................................................................................64 5.3 Descripción de la Propuesta.......................................................65 5.3.1 Estructura departamental propuesta................................66 Descripción de la Función de Administración y Finanzas....................................................................................68 Gerencia Administración................................................69 5.3.2 Manual de Funciones.........................................................70 5.3.3 Necesidades de localización.............................................78 5.3.4 Factibilidad técnica-operativa...........................................79 5.3.5 Factibilidad económica......................................................81 Costos de los requerimientos técnicos........................81 Estados financieros año de la inversión......................85 5.4 Relación Costo / Beneficios........................................................88 5.5 Plan de Acción..............................................................................89 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................91 Conclusiones......................................................................................91

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Recomendaciones..............................................................................93 REFERENCIAS...............................................................................................97 ANEXOS.......................................................................................................100 Anexo A. Solicitud de validación del instrumento........................101 Anexo B Solicitud de validación de instrumento..........................104 Anexo D Cuadro de Variable

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LISTA DE CUADROS CUADRO

pp.

1 Definición y operacionalización de las variables...................................31 2 Población en estudio.............................................................................39 3 División departamental actual...............................................................46 4 Procesos administrativos......................................................................48 5 Dificultades ante requerimientos administrativos.................................50 6 Motivos que generan fallas en los procesos administrativos...............51 7 Influencia de la falta de manuales de normas y procedimientos..........52 8 Necesidad de la creación del departamento administrativo.................53 9 Existencia del espacio físico para establecer el departamento administrativo.......................................................................................55 10 Identificación clara de las interacciones en el proceso.......................56 11 Coordinación de las actividades administrativas................................57 12 Delegación de responsabilidad administrativa....................................58 13 Existencia de manual de procedimientos administrativos..................59 14 Puestos ocupados de acuerdo al perfil requerido..............................60 15 Beneficia a los objetivos la creación de un departamento administrativo.....................................................................................61 16 Recursos Humanos para la Gerencia de Administración...................79 17 Acondicionamiento de la localización propuesta................................79 18 Mobiliario y equipos.............................................................................80 19 Software y licencias.............................................................................80 20 Costo acondicionamiento de la localización propuesta......................81 21 Costo recursos humanos....................................................................82 22 Costo mobiliario y equipos (Bolívares)...............................................83 23 Costo software y licencias (Bolívares)................................................83 24 Costo servicios y mantenimiento (Bolívares)......................................83 25 Depreciación.......................................................................................84 pp.

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26 Presupuesto general (Bs.)..................................................................85 27 Flujo de caja (Bolívares).....................................................................85 28 Balance año de la inversión inicial......................................................86 29 Estado de Resultado (Bolívares)........................................................87 30 Plan de acción.....................................................................................90

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LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO

pp.

1. División departamental actual..............................................................46 2. Procesos administrativos.....................................................................48 3. Dificultades ante requerimientos administrativos................................50 4. Influencia de la falta de manuales de normas y procedimientos.........52 5. Necesidad de la creación del departamento administrativo................53 6. Existencia del espacio físico para establecer el departamento administrativo.......................................................................................55 7. Identificación clara de las interacciones en el proceso........................56 8. Coordinación de las actividades administrativas.................................57 9. Delegación de responsabilidad administrativa.....................................58 10. Existencia de manual de procedimientos administrativos.................59 11. Puestos ocupados de acuerdo al perfil requerido..............................60 12. Beneficia a los objetivos la creación de un departamento administrativo.....................................................................................61

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INTRODUCCIÓN

La presente investigación se enmarca en la línea de Gestión Organizacional, específicamente en el tema gestion administrativa de la escuela de Administración de la universidad Nueva Esparta, donde se evalúa la situación actual de la empresa FIVENCA, Casa de Bolsa, C.A para la creación del departamento administrativo. Como bien se sabe toda organización presenta una estructura organizativa que viene representada por un organigrama, aquí se hace la comparación de la estructura organizacional funcional que tenía la empresa en el 2010 antes de caer en la intervención y paralización de las Casas de Bolsas por medidas políticas que afectaron de manera directa la estructura de la empresa provocando en ella modificaciones y desaparición de algunas unidades departamentales como es el caso del departamento administrativo que se vio obligado a su desaparición física por falta de personal. Hoy en día esta empresa se ha mantenido en el mercado de valores y sus operaciones administrativas tienen una enorme participación por lo que se ha visto en la necesidad de proponer la creación del departamento administrativo con una división de trabajo en la misma unidad de mando estableciendo normas y procedimientos mediante la aplicaciones como el manual de cargo donde se encuentra definida cada una de las funciones que cumple la persona en el cargo que se le ha asignado, asumiendo posición y autoridad para la toma de decisiones ante la presidencia y vicepresidencia de manera que se materialice estrategias, planes y objetivos establecidos por el mismo, trabajando en pro de los objetivos organizaciones y crecimiento como empresa mediante el trabajo en equipo y eficiencia. El estudio está organizado de la siguiente manera:

Capítulo I, en el cual se describe el Marco Problemático, conformado por el planteamiento del problema, la interrogante principal e interrogantes secundarias, los objetivos: generales y específicos, la justificación, las delimitaciones y limitaciones. En el capítulo II, se desarrolla el Marco Teórico referencie, en el cual se presenta la conceptualización de la temática, así como también la teoría relacionada con la misma. Previo a esto se presentan los antecedentes referidos a trabajos de investigación que han sido presentados en universidades reconocidas y que guardan relación con el estudio. De igual forma se presentan las bases legales que sustentan la investigación, la definición

de

términos

básicos

y

se

finaliza

con

el

cuadro

de

operacionalización de las variables. El capítulo III, muestra los principales elementos de la metodología. Se define el tipo y diseño de la investigación, modalidad, las unidades de estudio, las técnicas e instrumentos de recolección de los datos, validez y procedimiento En el capítulo IV, se exponen los resultados obtenidos una vez aplicada la encuesta a través del cuestionario y la entrevista por medio de la entrevista estructurada. De igual forma se presenta el análisis e interpretación de dichos resultados. El capítulo V se explica la propuesta técnica y el desarrollo detallado del estudio organizacional, definiendo las finalidades y pasos a seguir para lograr los objetivos. Para culminar el capítulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones finales del Trabajo de Grado, las referencias consultadas y los anexos.

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CAPÍTULO I EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 Planteamiento del Problema Los problemas de investigación surgen a través de interrogantes, preguntas o dudas, que el investigador desconoce acerca de un tema en específico y que a través de una investigación busca obtener las respuestas a sus interrogantes, es por ello que Arias (2012) define “un problema de investigación es una pregunta o interrogante sobre algo que no se sabe o que se desconoce, y cuya solución es la respuesta o el nuevo conocimiento obtenido mediante el proceso investigativo.”(p.39). La estructura organizacional es la forma en que se encuentra dividida una organización y como se relaciona entre sí, es decir, identifica cada uno de los departamentos que conforma la estructura y establece las funciones que debe operar dentro de la organización para cumplir las metas planteadas. Asimismo, Robbins y Coulter (1996) se refieren como la “estructura de la organización describe el marco formal o el sistema de comunicación y autoridad de la organización.”(p.335). De igual manera se habla de tres elementos contenidos en la estructura organizacional que abarcan las diferencias que existen dentro de una organización, la forma en que se realizan las actividades a través de normas y procedimientos, así también de cómo se distribuye o se concentra la autoridad en una empresa al momento de tomar decisiones. Es por ello que Robbins y Coulter (1996) manifiestan lo siguiente: La estructura de una organización puede describirse como una que contiene tres componentes: complejidad, formalización y centralización. El termino complejidad se refiere a la cantidad de diferenciación en una organización. Entre más sea la división del

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trabajo en una empresa, más niveles verticales habrá en la jerarquía y entre más dispersas esten las unidades de la organización geográficamente, más difícil (o complejo) será coordinar a las personas y sus actividades. Se conoce como formalización al grado en que en qué una organización depende de reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados. El término centralización describe dónde está la autoridad para la toma de decisiones. En algunas organizaciones la toma de decisiones está muy centralizada en los niveles superiores de la gerencia. Los problemas fluyen hasta los altos ejecutivos, quienes deciden que debe hacerse. En otras organizaciones, la descentralización se utiliza y la toma de decisiones se delega a los niveles bajos de la gerencia. Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura de una organización, emprenden lo que se conoce como diseño de la organización. (p.335). La estructura organizacional de una empresa facilita el logro de los objetivos planteados permitiendo a su vez que los empleados puedan estar dirigidos y motivados, sin embargo existe la posibilidad que las actividades planificadas no se lleven a cabo, por eso es necesario el control interno dentro de la organización y de su estructura organizativa para controlar y asegurar que se cumpla con las actividades y que la planificación se lleve a cabo. Para Robbins y Judge (2009), la estructura organizacional: Define el modo en que se dividen, agrupan y coordinan los trabajos de las actividades. Hay seis elementos claves que los directivos necesitan atender cuando diseñen la estructura de su organización: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, extensión del control, centralización y descentralización, y formalización. (p. 519). La Teoría Clásica de la Administración, a consideración de muchos investigadores, fue fundada por Henry Fayol, dando los principios, sus elementos constitutivos, los procedimientos y las técnicas en base a su experiencia práctica. Uno de los principios fundamentales que plantea la teoría clásica de la administración es la estabilidad y la permanencia del personal, tomando en cuenta que el cambio constante o rotación de los trabajadores afecta negativamente la eficiencia de cada trabajador en una

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organización, plantea que la permanencia de un empleado en un cargo durante largo tiempo resulta más favorable a la organización que hacer cambios constantes. De la misma manera, visualiza la iniciativa como la forma de asegurar el éxito, creando planes concebidos bajo la capacidad de cada quien en su puesto de trabajo, asegurando de esta manera la motivación necesaria del trabajador para la organización con sentido de pertenencia. Expresa Mezones (2012) en su blog spot lo siguiente: La departamentalización de una organización facilita el logro de los objetivos, según lo expresado por Robbins y Coulter (1996) “Proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de las metas organizacionales.” (p.345); Se sabe que la administración engloba toda actividad que requiere de una planificación para llevar a cabo los objetivos buscados, describe Robbins y Coulter (1996) en su libro Administración, la teoría de Fayol referente a la administración “Sostenía que la administración era una actividad común a todos los esfuerzos humanos en los negocios, el gobierno y hasta en el hogar.” (p.43). Tomando como referencia la definición de departamentalización y administración se puede definir el departamento administrativo como aquél que se encarga de planificar, organizar, dirigir, y controlar las actividades y los recursos humanos, financieros y materiales que llevan a cabo las empresas el cual tiene la capacidad para tomar decisiones y aplicar correctivos si es necesario para el cumplimiento de los objetivos. En este orden de ideas se tiene la organización Fivenca Casa de Bolsa, C.A, es una empresa financiera, aborda tres áreas del sector financiero: Mercado de Capitales, Finanzas Corporativas y Servicios Individuales. En el 2010

el sector financiero sufre un golpe fuerte al ser intervenidas las

Sociedades de Corretaje y Casas de Bolsa, tras la suspensión de título de valores

por la Comisión Nacional de Valores y el Banco Central de

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Venezuela, medida que se tomó según Tomas Sánchez expresidente de la Comisión Nacional de Valores conocida ahora como Superintendencia Nacional de Valores (SUNAVAL), por "medidas por los mutuos, problemas administrativos y ahora un nuevo lote que entra por supuestas operaciones especulativas" en el mercado cambiario. El diario El Universal (2010) publicó un artículo refiriendo lo siguiente: Tras la publicación en Gaceta Oficial de la nueva Ley de Ilícitos Cambiarios, la Comisión Nacional de Valores decidió suspenderle a las casas de bolsa las operaciones de compra y venta de bonos en dólares hasta tanto el Banco Central inicie sus operaciones en el mercado paralelo de divisas. Si bien esta medida es temporal, el Gobierno ha decidido que las casas de bolsa no podrán participar en el mercado paralelo de dólares, que ahora estará bajo la administración del Banco Central. El BCV, en una medida que afecta al resto de las entidades financieras, también prohibió temporalmente "la negociabilidad en el mercado secundario" de los bonos en divisas. En extinción En el mercado venezolano operan 63 casas de bolsa y 44 sociedades de corretaje y la decisión del Gobierno de prohibirles realizar transacciones en el mercado paralelo de divisas, junto a la eliminación de los mutuos, es un duro golpe que reduce al mínimo las fuentes de ingresos. (p.1) Lo expresado en la cita anterior llevo a muchas de estas instituciones a reducir personal y en otras ocasiones modificar su estructura organizacional; Fivenca Casa de Bolsa, C.A se vio obligada a reducir personal el cual trajo como consecuencia que su estructura interna se viera afectada. Para el 2010 Fivenca contaba con una estructura lineal vertical en el cual se representa las unidades ramificadas de arriba hacia abajo. A continuación el organigrama de la empresa para el año 2010:

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Figura 1. Organigrama de FIVENCA Casa de Bolsa. Fuente: FIVENCA, Casa de Bolsa (s.f.)

Figura 2. Organigrama Vicepresidencia de Ventas, FIVENCA Casa de Bolsa. Fuente: FIVENCA, Casa de Bolsa (s.f.)

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Figura 3. Organigrama de la Vicepresidencia de Tesorería, FIVENCA Casa de Bolsa. Fuente: FIVENCA, Casa de Bolsa (s.f.)

Figura 4. Organigrama de la Vicepresidencia de Administración, FIVENCA Casa de Bolsa. Fuente: FIVENCA, Casa de Bolsa (s.f.)

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Figura 5. Organigrama de la Vicepresidencia de Operaciones, Fivenca Casa de Bolsa. Fuente: Fivenca, Casa de Bolsa (s.f.) Actualmente, Fivenca Casa de Bolsa cuenta con un total de 26 empleados. Ejecuta las actividades administrativas de manera parcial, asignadas a departamentos que se involucran con su actividad como el departamento de tesorería, contabilidad, RRHH y operaciones, el cual solo presta apoyo, lo que genera sobrecarga de tareas para estos departamentos, no se define la responsabilidad y la autoridad en materia administrativa, esto debido a que no existe un departamento o la persona encargada de administración. A pesar de las dificultades que se presentaron en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., a raíz de la crisis del 2010, la empresa se ha mantenido en el Mercado, una de las áreas con más participación son las actividades relacionadas en materia administrativas ya que se generan solicitudes y requerimiento, por ejemplo:  Movimientos de las cuentas bancarias

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 Estados de cuentas y conciliaciones bancarias  Estatutos de los pagos a proveedores  Detalle de los rendimientos generados por portafolio de inversiones  Detalle de gastos operativos y financieros  Soportes de las contribuciones parafiscales.  Manejo de contrato con proveedores y clientes. La falta de agrupación de estas actividades bajo una figura departamental hace que las tareas administrativas se encuentran descentralizadas por lo que se crea un entorno complejo, no estable, las decisiones que se toman son de menor fuerza, no existe una gerencia administrativa que tenga participación e influya en las decisiones organizacionales que toma la empresa. De mantenerse la situación problemática descrita con anterioridad la empresa continuaría sobrecargada de actividades no correspondientes a su campo de acción que podrían ser realizadas por un departamento administrativo para tal fin Tomando en consideración lo expuesto con anterioridad, se quiere en el desarrollo de la presente investigación la creación de un departamento administrativo para la empresa Fivenca y de esta manera aumentar la efectividad y productividad de la misma. Partiendo de la información obtenida y tomando en cuenta las consideraciones anteriores, se plantean las siguientes interrogantes que serán dilucidadas durante el desarrollo de los objetivos del trabajo de grado.

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1.2 Formulación del Problema 1.2.1 Interrogantes principales ¿Qué beneficios y costos generarán la creación de un departamento encargado de las funciones y procedimientos del área administrativa para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A? ¿Qué o cuál será su efecto en la dinamiv=ca operacional rutinaria interna de la organización?

1.3 Objetivos de la Investigación 1.3.1 Objetivo General Realizar un estudio organizacional para la creación de un departamento administrativo para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, en el Municipio Chacao, Estado Miranda. 1.3.2 Objetivos Específicos -

Diagnosticar la situación actual de la empresa Fivenca Casa de Bolsa,

C.A respecto a la estructura organizativa y los procesos administrativos. -

Determinar las funciones y procedimientos requeridos para la creación

del departamento administrativo de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A -

Determinar los costos y beneficios esperados de la puesta en

funcionamiento del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A. -

Creación del manual de cargo para la distribución del actividades y

funciones internas para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A

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1.4 Justificación de la Investigación Los motivos principales por los que se lleva a cabo esta investigación se basa en la importancia en que toda organización debe establecer y definir su estructura organizacional así como las relaciones entre individuos, grupos y departamentos. Para facilitar el cumplimiento de los procesos y cumplir los objetivos estratégicos. Según Robbins y Coulter (1996) los propósitos que se buscan con el proceso de organización son: -

Dividir el trabajo a realizarse en puestos y departamentos específicos Asigna tareas y responsabilidades asociadas con los puestos individuales Coordina las diversas tareas organizacionales Conjunta puestos en unidades Establece relaciones entre individuos, grupos y departamentos Establece líneas de autoridad formales Asigna y utiliza los recursos organizacionales (p.335).

En general, la organización busca mejorar sus procesos que permitan facilitar los métodos con el fin de conseguir mejoras en el desempeño y resultado de la organización. A partir de la reapertura de un departamento de administración se pretende mejorar los procesos, los roles, reforzar la confianza interna y externa, ofrecer un servicio más personalizado y entrar en una política de mejoramiento continuo de manera que se logre más eficientemente los objetivos y se aporte al desarrollo y expansión de la compañía dentro de su área de influencia. La implementación del departamento administrativo dentro de la empresa Fivenca, Casa de Bolsa trae consigo beneficios a nivel de estructura organizacional proporcionando así la distribución correcta de las actividades el control y la coordinación de las funciones contribuyen al cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa, permitiendo este un mayor control interno a través de la planificación y supervisión de las actividades programadas en el departamento detectando cualquier error

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cometido y aplicando correctivos al mismo, contribuyendo a la seguridad laboral

y transparencia de los procedimientos administrativos y contable

realizados en dicho departamento. La presente investigación tiene como valor agregado el aporte que preste a las personas empresas u organizaciones, que adquieran conocimiento de cómo se maneja el área administrativa y las funciones que le corresponden a un departamento administrativo la importancia que representa un manual de cargo y la figura del departamento, también a las personas particulares permitiéndoles obtener el conocimiento sobre la gestión administrativa. A los Trabajadores de cualquier entidad, una vez exista la gerencia administrativa el gerente establece sus expectativas para el desempeño en el puesto lo que traerá consigo que los trabajadores asuman la responsabilidad y se sientas satisfecho debido a que conoce definida y claramente sus funciones y se desempeñen a su capacidad máxima en la elaboración de las tareas. Por último, para la Universidad Nueva Esparta, servirá como herramienta en las próximas investigaciones relacionadas con la gestión organizacional, incrementando las bases y los conocimientos para los estudiantes mediante los resultados arrojados en la presente investigación. 1.5 Delimitación Según Arias (2012) “La delimitación del problema significa indicar con precisión en la interrogante formulada: el espacio, el tiempo o periodos que será considerado en la investigación, y la población involucrada (si fuere el caso).” (p. 42). 1.5.1 Temática La investigación acerca del estudio organizacional para la recreación de un departamento administrativo se enmarca en la línea de investigación de

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Gestión Organizacional específicamente en el área administrativa para agrupar las tareas y funciones bajo una figura departamental. 1.5.2 Espacial La investigación se enmarca en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, la cual se encuentra ubicada en la Avenida Francisco de Miranda, Centro Lido, Torre C, piso 5, Oficina 51-C, el Rosal Caracas-Venezuela.

1.5.3 Temporal El tiempo estimado para realización de la investigación es de un (1) año, y cinco meses, comprende desde enero 2015 a mayo del 2016. 1.6 Limitaciones La limitación que se presenta en la investigación viene dada por la falta de información administrativa, suministrada por la gerencia. A medida que se realizaba la investigación se pudo obtener la información necesaria por parte de la gerencia y logro obtener puntos específicos que ayudaron a resolver varias interrogantes dentro del trabajo investigativo.

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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO

El marco teórico representa la base de donde parte una investigación, es donde se sustenta la investigación y sobre estas, se construye los análisis de los resultados obtenidos en el trabajo. En palabras de Balestrini (2002), el marco teórico “es el resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados del cuerpo teórico epistemológico que se asume, referidos al tema específico elegido para su estudio.” (p.85). 2.1 Antecedentes de la Investigación En este punto de la investigación, se consulta otros estudios realizados en los últimos años relacionados con nuestro tema de interés para fortalecer y sustentar la investigación que se lleva a cabo, entre estos estudios destaca: Robalino y Carrillo (2012), realizaron el estudio Estrategias gerenciales para el fortalecimiento organizacional, operacional y administrativo de la empresa Diseños Rivelino King, C.A., trabajo especial de grado presentado ante la Universidad Nueva Esparta para optar al título de Licenciados en Administración. Objetivo General: Proponer estrategias gerenciales para el fortalecimiento organizacional, operacional y administrativo de la empresa Diseños Rivelino King, C.A. La metodología empleada fue la de un proyecto factible descriptivo con diseño de campo. Se estudiaron los empleados de la empresa como población y le aplicaron una encuesta. Los resultados a que llegaron con dicho estudio fueron en que a nivel organizacional no define las actividades que debe cumplir cada área de la organización, por otra parte la falta de tecnología dentro de la misma para elaborar los registros que sean

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necesarios y no llevarlos de una manera manual y obtener resultados más rápidos a la hora de toma de decisiones. La investigación referenciada se vincula con la presente, por cuanto plantea como problema las debilidades que trae a la organización la falta de definir las funciones de los departamentos y empleados, por lo cual, le aporta a la presente conceptos teóricos que se evidencian en el marco teórico. Lobo (2014), realizó el trabajo especial de grado titulado Estrategia gerencial para la optimización de la gestión administrativa de la empresa servicios Todito 2020 C.A., para optar al título de Licenciado en Administración en la Universidad Nueva Esparta, Caracas, Venezuela. Objetivo General: Proponer una estrategia gerencial para la optimización de la gestión administrativa en la empresa “Servicios Todito 2020 C.A” a partir del año 2014. Fue un proyecto factible descriptivo con diseño de campo; los empleados de la empresa constituyeron la población y la técnica de recolección de datos fue la encuesta. Los resultados obtenidos se concluyó que en la organización necesita capacitar al personal para no tener que depender de la parte tecnológica y ayuda de terceros externos de la organización para resolver las problemáticas que se presenten, por otro lado, la organización puede trabajar con personas de distintas áreas, es decir, que se relacionen entre sí para obtener mejor rendimiento. Como aporte a esta investigación, se tiene que la organización o estructura empresarial debe tener definida y detallada las actividades y funciones que debe cumplir cada departamento de una empresa como se mencionó el estudio anterior, por otro lado el buen funcionamiento de la misma mejora la relación entre departamentos y el trabajo en equipo teniendo la capacidad de asumir y enfrentar dificultades que se pueda presentar en la organización. Monsant (2010), realizó la Propuesta de creación de un departamento de atención al cliente para mejorar el posicionamiento del taller mecánico científico Motor’s en el Distrito Capital, la cual presentó para optar al título de

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Licenciado en Administración ante la Universidad Nueva Esparta, Caracas, Venezuela. Objetivo general: Proponer la creación de un departamento de atención al cliente en el taller mecánico Científica Motor´s para optimizar su posicionamiento en los clientes actuales y potenciales en el Distrito Capital. La metodología fue de proyecto factible descriptivo con diseño de campo. Se estudió a los empleados de la empresa como población y le aplicaron una encuesta. Los resultados encontrados consisten en que al no tener un departamento de atención al cliente y manejar ese proceso de forma tecnológica no permite el desarrollo y diseños de planes para el talento humano de la organización y esto a su vez hace que el cliente se sienta incómodo y no bien atendido por parte de la empresa. Como aporte principal a esta investigación se tiene que la organización o estructura empresarial debe tener definida y detallada las actividades y funciones que debe cumplir cada departamento de una empresa donde se observa todos aquellos procesos que son necesarios para la organización y la función fundamental que debe realizar, dando así mejores resultados al momento de necesitar información sobre un área o departamento, para efectos de la investigación la creación del departamento administrativo que se quiere implementar dentro de la empresa Fivenca, refuerza su estructura organizacional mejorando la relación entre departamentos, por otro lado el buen funcionamiento de la misma reforzando el trabajo en equipo teniendo la capacidad de asumir y enfrentar dificultades que se pueda presentar en la organización.

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2.2 Reseña Empresarial Fivenca Casa de Bolsa C.A. es una empresa financiera de capital 100% venezolano; nació como un grupo financiero destinado a desarrollar estrategias personalizadas y satisfacer las necesidades de su cartera de clientes. Aborda tres áreas del sector financiero: el mercado de capitales, las finanzas corporativas y los servicios individualizados. Asimismo, cuenta con la autorización de la Superintendencia Nacional de Valores y es miembro de la Bolsa de Valores de Caracas. Fivenca se ha mantenido en el mercado de valores, según declaran sus socios, gracias a su compromiso y responsabilidad con los clientes y su capital humano y su apego a la legalidad. Actualmente, la empresa trabaja como operador de valores, con la capacidad de asesorar en temas de valoración de empresas, análisis de proyectos de inversión, emisiones de bonos, titularizaciones estudio de mercado y de entorno económico entre otros. A pesar de que Fivenca está expuesta al cambiante ambiente económico venezolano, vive con devoción y dedicación las metas organizacionales, busca nuevas soluciones a los compromisos asumidos. Asimismo, cuenta con profesionales altamente calificados con más de 25 años de experiencia en el sector de servicios financieros que les ha conferido reconocimiento por su compromiso efectivo y la atención hacia su cartera de clientes. Misión. De acuerdo con lo declarado en su sitio web, la misión de Fivenca Casa de Valores C.A. (s.f.) es “Trabajar con dedicación, en pro de los intereses de cada uno de nuestros clientes, garantizándole una relación directa y a largo plazo con expertos y estrategas financieros de reconocida trayectoria.” (p.1) Visión. De igual forma, Fivenca Casa de Valores C.A. (s.f.) declara “Ser la Casa de Bolsa de referencia del mercado de valores venezolano” (p.1).

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2.3 Bases Teóricas 2.3.1 Organización de Empresas La organización de empresas es el proceso que consiste en la coordinación y agrupación de las actividades, capaz de establecer y asignar tareas y funciones a individuos específicos mediante la asignación de autoridad y responsabilidad. Una definición de organización la explica Franklin (1999), como el proceso mediante el cual, “partiendo de la especialización y división del trabajo, agrupa y asigna funciones a unidades específica e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía para contribuir al logro de los objetivos comunes a un grupo de personas.” (p.201) Explica Flanklin que cuando se toma la decisión de modificar o hacer un ajuste a la estructura organizacional, se origina de las necesidades provenientes de una nueva función, un cambio en el marco legal que hay que adaptarse o, del redireccionamiento de los objetivos con el cual se busca abarcar nuevas responsabilidades evitando errores o fallas en la operatividad institucional. Por ello, se deben tomar en cuenta los elementos de la teoría administrativa clásica y neoclásica que comprenden la determinación y la agrupación de las actividades, lineamientos para la departamentalización, unidad de mando, autoridad, control y agrupación de las actividades entre otros, proporcionando decisiones firme para llevar a cabo un cambio administrativo. El cambio de estructura o modificación afecta de manera directa a toda la organización debido a que influye en su organigrama, el cual puede ser vertical u horizontal. Estos cambios se deben, de acuerdo a Franklin (ob.cit.), a dos factores: (a) factores internos como: nuevos objetivos, dificultad en el proceso de toma de decisiones, detenciones de problemas operativos y, (b) factores externos, entre los que pueden mencionarse la modificación de las

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condiciones económicas del país, cambios en el marco ambiental y acuerdos inter organizacionales, entre otros. Delegación, descentralización y desconcentración Uno de los elementos clave que se tienen que considerar en una dinámica de cambio organizacional es la delegación, a la cual se puede definir como el acto de facultar y responsabilizar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan. La administración centralizada delega poco y el máximo control se conserva en los niveles de decisión. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, al tiempo que conserva en los niveles superiores solo los controles necesarios. En ese orden de ideas, basándose en los principios que presenta Franklin (ob.cit.), se resalta la importancia y lo esencial de contar con una estructura departamental dándole autoridad a la unidad, donde se definan y deleguen las responsabilidades trayendo como consecuencia mayor control, coordinación y reprocidad entre la unidad, facilitando el logro de los objetivos de manera eficaz y eficiente para un mayor rendimiento. Estructura organizacional Al momento de la conformación de la estructura de una organización, se deben contemplar, según Franklin (ob.cit.), “elementos fundamentales y que sean congruentes con la selección del campo de trabajo, tiempo, producción, mercado, recursos disponibles y medio ambiente entre otros elementos, a fin de garantizar la permanencia de la organización en el mercado.” (p. 272). Tipos de estructura organizacional Existen tres tipos de estructuras organizacionales, las cuales, según el Instituto Blest Gana (2009), son: (a) estructura lineal, (b) estructura funcional y, (c) estructura de línea – staff.

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La estructura lineal, indica el autor en referencia, “se basa exclusivamente en la autoridad lineal y, en la aplicación del principio de unidad de mando. Establece que cada superior tiene autoridad única, exclusiva y absoluta sobre sus subordinados; no comparte con nadie.” (p.1) Es decir, cada subordinado tiene sólo un supervisor, entre el superior y el subordinado existe una línea directa y única de autoridad y responsabilidad. Los ejecutivos toman las decisiones y los subordinados las ejecutan. Por su parte, la estructura funcional “se basa en la autoridad especializada, que tiene el conocimiento técnico pero no el mando y la decisión.” (ob.cit., p.1) Las organizaciones con esta estructura evidencian que cada supervisor se dedica a una especialidad y cada persona puede estar subordinada simultáneamente a varios supervisores, dentro de la especialidad de cada uno. Por último, la estructura línea-staff reúne características de la estructura lineal y la estructura funcional; por ella se procura reducir las desventajas de las dos anteriores. Según (ob.cit.), “la acción y decisión están directamente relacionados con los objetivos de la empresa. Los órganos de producción y ventas constituyen los órganos de línea en la gran mayoría de las empresas.” (p.1). 2.3.2 Procesos Administrativos Cuando se piensa en un director o gerente, se piensa en alguien es capaz de determinar la prosperidad futura de una compañía lucrativa, o bien en la persona a la que se le rinden cuentas. En todo caso, son personas que, en primer lugar, trabajan en organizaciones; entiendo éstas como grupos de personas que colaboran y coordinan sus actividades para alcanzar una amplia variedad de metas, es decir, los resultados establecidos con antelación. En segundo lugar, como gerentes, son responsables de supervisar el aprovechamiento de los recursos, humanos y de otro tipo, de la organización para conseguir las metas.

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Dicho lo anterior, y según lo señalan Jones y George (2010), se puede decir que la administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización. Cabe destacar que los recursos de una organización comprenden bienes, como las personas y sus capacidades, habilidades y experiencia; la maquinaria, materias primas; tecnologías de cómputo y de información, y patentes, capital económico y empleados y clientes leales. Como se dijo anteriormente, el trabajo de la administración es ayudar a la organización a hacer el mejor uso de los recursos para conseguir sus metas. Según explican Jones y George (ob. cit.), los gerentes consiguen este objetivo, realizando las cuatro funciones gerenciales más importantes que contextualizan el proceso administrativo: planear, organizar dirigir y controlar. En la Figura 1 se puede observar dicho proceso, donde las flechas que enlazan las funciones indican la secuencia en que los gerentes las desempeñan.

Figura 6. Las cuatro funciones de la administración

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Fuente: Tomado de “Las funciones gerenciales principales” por Jones y George, Administración contemporánea, 2010, 8.

2.3.3 Manual administrativo Los manuales administrativos son herramientas que se utilizan en las empresas para lograr mayor eficiencia en los procesos administrativo. Estos manuales contienen información fundamental que sirve de guía y base de la unidad; contienen instructivos y los lineamientos que debe cumplir una determinada área. Franklin (ob.cit.), define los manuales administrativos como: Documentos que sirve como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas sistemas, procedimientos etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. (p.147). El objetivo de los manuales de procedimiento que explica Franklin (1999), son: -

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal

-

o sectorial) Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para

definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. - Coadyuvar a la correcta realización de las labores, encomendadas al -

personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la

-

repetición de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organización. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las

modificaciones necesarias en la organización. - Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación -

con el resto de la organización. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

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-

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

-

materiales, financieros y tecnológicos que la componen. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras

organizaciones. - Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interactúa la organización. Como se puede observar Franklin (ob.cit.), muestra una serie de objetivos que se contemplan en el manual administrativo el cual tiene un aporte y un valor inmenso dentro de la organización con lo que nos permite planificar, organizar y controlar de manera eficiente y en el menor tiempo las labores que realiza un departamento o área en especifica. Los manuales administrativos se clasifican según Franklin, por su naturaleza, por su contenido y por su ámbito. Para efectos de la investigación en curso, se definirá lo que son manuales administrativos y por funciones. Siguiendo con la referencia de Franklin (ob.cit.), los manuales administrativos “son aquellos en donde se hace mención a una sola organización y se puede referir a ella en forma general o a alguna de sus áreas.” (p.148) En cuanto a los manuales por puestos o manuales de funciones, “son aquellos que detallan las instrucciones que debe cumplir la persona dentro de una unidad” (p. 149); en estos manuales se precisa la identificación, funciones, relaciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una unidad dentro de una organización. 2.3.4 Estudio económico de proyectos En cuanto al objetivo que se debe perseguir en la evaluación económica, Baca (2001) indica: “es ordenar y sistematizar la información derivada de las etapas anteriores y elaborar los cuadros que servirán de base para la evaluación de resultados” (p.139).

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Por su parte, el portal asesor Factibilidad y Viabilidad (2010) apunta que estudiar la factibilidad económica de un proyecto “incluye el análisis de costo y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto.” (p.1) A partir de allí, se podrá establecer la relación de costo/beneficios que permita seleccionar la vía más conveniente para la empresa. Lo propuesto por el autor en referencia sugiere la evaluación de varios escenarios relativos a costos, de manera de contar con parámetros de evaluación para poder seleccionar la más conveniente. Así, se puede acotar que en el estudio económico la meta será “ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionan las etapas anteriores y elaborar los cuadros analíticos que sirven de base para la evaluación económica.” (Bacca, ob.cit., pp. 8-9) Es decir, en esta parte se determinan los costos totales, así como la inversión inicial requerida, su depreciación y amortización. Determinación de costos De acuerdo con lo interpretado de Sosa (2010), a través de la determinación de costos se puede maximizar las oportunidades de éxito en cualquier negocio. Con ella se puede conocer a tiempo si el precio de venta de lo producido permite lograr la obtención de beneficios, luego de cubrir todos los costos de funcionamiento de la empresa. La determinación de costos permite conocer, entre otros aspectos, cuál es el costo unitario de un artículo, cuál es el precio a que se debe vender, cuáles son los costos totales en que incurre la empresa y cuál es el punto de equilibrio. Gastos de administración. Siguiendo con Sosa (ob.cit.), estos costos provienen de la realización de la función administrativa en la empresa (sueldos y salarios, así como los gastos de oficina en general). Flujos de ingresos y egresos. Según Sosa (ob.cit.), “el flujo de caja constituye uno de los elementos más importantes del estudio de un proyecto,

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debido a los resultados obtenidos en el flujo de caja se evaluará la realización del proyecto.” (p. 126) Se construye con información básica proveniente de los estudios de mercado y técnico, así como también, de los cálculos de los beneficios. Relación costo-beneficio Se considera que el análisis costo-beneficio, según Iturrioz (s.f.), es “una técnica que permite valorar inversiones teniendo en cuenta aspectos (…), que no son considerados en las valoraciones puramente financieras. (…)” (p.1). De este estudio se obtiene la rentabilidad del proyecto con miras a tomar la decisión sobre si es o no conveniente de realizar. Para establecer la relación costo-beneficio de un proyecto, Factibilidad y Viabilidad (ob.cit.) recomienda tomar en cuenta lo siguiente: Se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan los costos. - La proporción costo/beneficio de cada alternativa se comparan con las que proporcionan los costos/beneficios de las otras alternativas para escoger la mejor. - Se determinan las formas en que la organización podría gastar su dinero. (p.1) -

2.4 Bases Legales La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N° 5.453 del año 2006, dispone lo siguiente: Artículo 117. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen; a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de

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defensa del público consumidor, el resarcimiento de los daños ocasionados. Según lo precitado, la empresa debe proporcionar a sus clientes todas las características sobre sus productos, al igual que deben garantizar calidad. Relacionado con las contraprestaciones sociales de los trabajadores que Fivenca tenga a bien contratar para ocupar los puestos de la Gerencia de Administración a crear, la Ley Orgánica del Trabajo, las Trabajadores y los Trabajadoras (LOTTT), publicada en Gaceta Oficial N°6.076 del año 2012, manifiesta: Artículo 99. El salario se estipulará libremente garantizando la justa distribución de la riqueza. En ningún caso será inferior al salario mínimo fijado por el Ejecutivo Nacional, conforme a la Ley. Artículo 131. Las entidades de trabajo deberán distribuir entre todos sus trabajadores y trabajadoras, por lo menos, el quince por ciento de los beneficios líquidos que hubieren obtenido al fin de su ejercicio anual. (…) Esta obligación tendrá, respecto de cada trabajador o trabajadora como límite mínimo, el equivalente al salario de treinta días y como límite máximo el equivalente al salario de cuatro meses. (…). Artículo 142. Las prestaciones sociales se protegerán, calcularán y pagarán de la siguiente manera: a) El patrono o patrona depositará a cada trabajador o trabajadora por concepto de garantía de las prestaciones sociales el equivalente a quince días cada trimestre, calculado con base al último salario devengado. El derecho a este depósito se adquiere desde el momento de iniciar el trimestre. b) Adicionalmente y después del primer año de servicio, el patrono o patrona depositara a cada trabajador o trabajadora dos días de salario, por cada año, acumulativos hasta treinta días de salario. (…). Artículo 173. La jornada de trabajo no excederá de cinco días a la semana y el trabajador o trabajadora tendrá derecho a dos días de descanso, continuos y remunerados durante cada semana de labor.

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La jornada de trabajo se realizará dentro de los siguientes límites: 1.La jornada diurna, comprendida entre las 5:00 a.m. y las 7:00 p.m., no podrá exceder de ocho horas diarias ni de cuarenta horas semanales. 2.La jornada nocturna, comprendida entre las 7:00 p.m. y las 5:00 a.m. no podrá exceder de siete horas diarias ni de treinta y cinco horas semanales. Toda prolongación de la jornada nocturna en horario diurno se considerará como hora nocturna. (…). Artículo 192. Los patronos y las patronas pagarán al trabajador o a la trabajadora en la oportunidad de sus vacaciones, además del salario correspondiente, una bonificación especial para su disfrute equivalente a un mínimo de quince días de salario normal más un día por cada año de servicios hasta un total de treinta días de salario normal. Este bono vacacional tiene carácter salarial. Con base en las interpretaciones hechas sobre el articulado precitado de la LOTTT, a efectos de la determinación de la factibilidad económica y financiera del proyecto se deberán tomar las previsiones de salarios, prestaciones sociales, vacaciones y utilidades de los trabajadores, así como el cálculo de otras compensaciones a las que tienen derecho, tales como el bono de alimentación establecido en la Ley de Alimentación para los Trabajadores y Trabajadores desde el año 2013. A este último aspecto, cabe señalar que el bono de alimentación fue modificado recientemente por el Ejecutivo Nacional, según Decreto Presidencial Decreto No. 2243 publicado en Gaceta Oficial N° 6.147 de fecha 1 de marzo 2016, el cual será de 2,5 unidades tributarias por día por treinta días, representando Bs. 13.275.De igual forma, cabe señalar que para todas las operaciones mercantiles, aunque no sean ejecutadas por comerciantes, rige el Código de Comercio de Venezuela, publicado en Gaceta Oficial N°475 del año 1955. Este Código establece: Artículo 2: Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de parte de algunos de ellos solamente: 1º La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles hecha con ánimo de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o

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subarrendarlas en la misma forma o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas cosas. En ese sentido, se desprende la adhesión de Fivenca a las disposiciones del Código de Comercio. Decreto con rango valor y fuerza

de Ley de mercado de valores,

publicada en Gaceta Oficial 6.211 el 30 de diciembre del 2015 Art: 1: la presente ley regula el mercado de valores, integrado por las personas naturales y juridicas que participan de forma directa o indirecta en los procesos de emision, custodia, inversion, intermediacion de titulos de valores, asi como sis actividades conexas o relacionadas, para lo cual se establecen los principios rectores de su organización y funcionamiento. Art. 7: la sociedad de corretaje de valores, es aquella persona juridica, que puede participar de forma directa o indirectamente en la intermediacion de titulos de valores, actuar como depositante profesional de valores, inversion, asi como sus actividades conexas o relacionadas. Art.8: la casa de bolsa, es aquella sociedad de corretaje de valores que detenta un puesto de bolsa de valores, y podra, ademas de las funciones de las sociedades de corretaje de valores, participar en forma directa en la intermediacion de valores en la bolsa de valores a la cual pertenezca.

Art. 14: La superintendencia nacional de valores, establecerá lineamientos de carácter general para la administración de los sistemas de riesgos que incluyen riesgo de mercado, crediticio, operacional de liquidez, legal y estratégico. Tales sistemas, además deberán ser aprobados por el referido ente regulador. Las casa de bolsa y sociedades de corretaje, deberán implementar controles que aseguren el cumplimiento de los sistemas de administración de riesgo y disponer de personal adiestrado en el uso, manejo, implementación, auditoria, seguimiento, control y soporten de los mismos. Ley de cajas de valores, publicada en Gaceta Oficial 36.020 el 16-062010

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Artículo 1.- Esta Ley regula los servicios prestados por aquellas sociedades anónimas que tienen por objeto exclusivo la prestación de servicios de depósito, custodia, transferencia, compensación y liquidación, de valores objeto de oferta pública. Parágrafo Único: La Comisión Nacional de Valores, mediante normas de carácter general podrá permitir a las Cajas de Valores la realización de otras actividades compatibles con su naturaleza, incluyendo las funciones asignadas por la Ley de Mercado de Capitales a los agentes de traspaso, así como las funciones de compensación y liquidación de fondos de operaciones bursátiles. Ley orgánica del sistema financiero nacional, publicada en Gaceta Oficial 39.447 el 16 de junio del 2010 Se establece un nuevo esquema de regulación del sistema financiero nacional, el cual está conformado por un conjunto de instituciones financieras públicas, privadas y comunales que operan en los sectores bancarios, segurador y mercado de valores, así como de las personas naturales y jurídicas usuarias de las mismas. Ley orgánica contra la delincuencia organizada y financiamiento al terrorismo, publicada en Gaceta Oficial 39.912 el 30 de Abril del 2012.

Art. 4: a los efectos de esta ley, se entiende por: Acto terrorista: es aquel acto intencionado que por su naturaleza o su contexto, pueda perjudicar gravemente a un país o a una organización internacional tipificado como delito según el ordenamiento jurídico venezolano, cometido con el fin de intimidar gravemente a una población; obligar indebidamente a los gobiernos o a una organización internacional a realizar un acto o a abstenerse de hacerlo o desestabilizar gravemente o destruir las estructuras políticas fundamentales, constitucionales, económicas o sociales de un país o de una organización internacional.

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2.5 Sistemas de Variables Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), “una variable es una propiedad que puede fluctuar y cuya variación es susceptible de medirse u observarse”. (p. 93). Las variables pueden cambiar con el paso del tiempo; el sistema de las variables comúnmente es desarrollado a través de un cuadro en donde se especifican las dimensiones, indicadores de gestión y su nivel de medición. Para efectos de esta investigación las variables se desprenden de los objetivos específicos, los cuales se presentan a continuación. Hurtado (2010), asigna una definición amplia del término variable considerándolo como definición del evento “implica precisar cuál o cuáles serán los fenómenos, eventos, hechos, características, procesos o situaciones a estudiar” (pp.131-132). 2.5.1 Operacionalización de Variables La operacionalización de las variables, se refiere a un proceso; por el que se logra describir cada aspecto referente a las variables, profundizando en los datos de manera específica. Palella y Martins (2012), lo definen como “el procedimiento mediante el cual se determinan los indicadores que caracterizan a las variables de una investigación con el fin de hacerlas observables y medibles con cierta precisión y factibilidad”. (pp. 73-74). Por otro lado, Arias (2012), agrega que “este tecnicismo se emplea en investigación científica para designar al proceso mediante el cual se transforma la variable de conceptos abstractos a términos concretos, observables y mediable, es decir, dimensiones e indicadores”. (p.63).

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Cuadro 1 Definición y operacionalización de las variables Objetivo especifico

Variable

Diagnosticar la situación actual de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A respecto a la estructura organizativa y los procesos administrativos

Situación actual de Fivenca Casa de Bolsa, C.A

Determinar las funciones y procedimiento s requeridos para la creación del departamento administrativo de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

Funciones y procedimiento s requeridos para la creación del departamento administrativo

Determinar los costos y beneficios esperados de la puesta en funcionamient

Costos y beneficios esperados de la puesta en funcionamient o del

Definición conceptual

Dimensión

Técnica e instrumento s Encuesta / Cuestionario

Indicadores - Procesos - Procedimientos - departamentos

Factores Internos

Factores Externos

Determinar el proceso administrativo para la operación del proyecto, definiendo la estructura organizaciona l

Funciones

-

Procedimiento s

-

Objetivos Estrategia de negocio Proceso administrativo Infraestructura para administración Estructura organizacional Definición de cargos Tareas y responsabilidades Normativa legal

Estudio económico

- Costos - Ingresos - Estados financieros

Rentabilidad del proyecto

- Proyección de gastos - Proyección de ingresos - VAN

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Análisis inductivo la

Análisis inductivo

Objetivo especifico

Variable

o del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A

departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

Creación del manual de cargo para la distribución del actividades y funciones internas para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A

Manual de cargo para la distribución correcta de las actividades internas en la empresa Fivenca C.A

Definición conceptual

Dimensión

Indicadores - TIR

   

Funciones

  

Fuente: Escobar y Leal (2016)

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Título del puesto. Sección de identificación Descripción del cargo Funciones y tareas principales del cargo. Perfil del cargo. Condiciones físicas, ambientales y de riesgos Conocimientos, habilidades y destrezas

Técnica e instrumento s

2.6 Definición de Términos Básicos Actividad/tarea. En general, son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas. (Jones y George, ob.cit.). Área de trabajo. Son los espacios compartidos comunes en entornos interconectados, donde todos los integrantes pueden interactuar entre sí y también, realizar sus propios proyectos de forma independiente (Jones y George, ob.cit.). Autoridad funcional: son las unidades especializadas en función de asesoría, planeación y supervisión, ubicadas fuera de la estructura piramidal del a organización (Jones y George, ob.cit.). Autoridad: facultad para dirigir las acciones, tomar decisiones, dar órdenes. Es la capacidad que tiene el responsable de un órgano para guiar a sus subordinados. (Jones y George, ob.cit.). Comunicación: es un proceso reciproco en que las unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado. (Jones y George, ob.cit.). Control. Inspección, fiscalización. Dominio, mando. Dispositivo para regular la acción de un mecanismo. (Jones y George, ob.cit.). Departamentalización. Es consecuencia de la división de las tareas y de la especialización horizontal, de manera que los departamentos o las secciones ubicadas en un mismo nivel jerárquico son responsables de una actividad específica y propia. (Jones y George, ob.cit.). Departamentalización: especialización de trabajo proceso que resulta de la división o combinación del personal y de operaciones. (Jones y George, ob.cit.).

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Departamento. Área, división o sucursal definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades y el logro de resultados específicos (Jones y George, ob.cit.). División de trabajo. La división del trabajo se basa en un concepto muy simple. El especializar el trabajo en una sola tarea, puede dar como resultado mayor productividad y eficiencia. En contraposición al hecho de asignar muchas tareas a un solo trabajador. (Jones y George, ob.cit.). Efectividad. Es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin cuestionar si dichos objetivos son o no adecuados (Jones y George, 2010). Entorno. Conjunto de agentes externos a la organización que afectan a su supervivencia, mantenimiento o desarrollo y que provoca en ella una determinada respuesta en sus propios agentes internos (Jones y George, ob.cit.). Funciones. Una función se refiere a la actividad o al conjunto de actividades que pueden desempeñar uno o varios elementos a la vez, obviamente de manera complementaria, en orden a la consecución de un objetivo definido. (Jones y George, ob.cit.). Jerarquización: establecer líneas de autoridad y delimita la responsabilidad de cada empleado ante un superior inmediato. (Jones y George, ob.cit.). Línea de mando: son líneas vinculadas íntimamente con la jerarquización debido a que representa el enlace entre las unidades. (Jones y George, ob.cit.). Medición. Se refiere a la información numérica que cuantifica los recursos, procesos, servicios, desempeño y resultados de la organización (Jones y George, ob.cit.). Planes. Propósitos o misión, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos (Jones y George, ob.cit.).

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Procedimiento: Conjunto de operaciones ordenadas en secuencia y cronografía que precisan la forma sistemática de haber determinado u n trabajo de rutina. Es decir, secuencia de etapas, pasos, operaciones o actividades interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo específico. Forma parte de un proceso (Jones y George, ob.cit.). Producción. Proceso por medio del cual se crean los bienes y servicios económicos, necesarios para la satisfacción de las necesidades humanas. (Jones y George, ob.cit.). Productividad. Razón producción – insumos en un periodo, tomando en cuenta debidamente la calidad (Jones y George, ob.cit.). Responsabilidad. Cumplimiento de las obligaciones o el cuidado al tomar decisiones o realizar algo. Ser responsable de alguien o de algo. (Jones y George, ob.cit.). Responsabilidad: es la exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo para dar cumplimiento a sus asignaciones. (Jones y George, ob.cit.). Tecnología. El uso de las computadoras cambio dramáticamente el campo de la Administración. La mayoría de las operaciones de manufactura emplean

computadoras, para

la

administración

de

sus inventarios,

programación de la producción, control de calidad, costos, etc. (Jones y George, ob.cit.). Unidad de mando: debe existir un solo jefe por unidad esto con la finalidad de que en cada unidad exista la autoridad formal. (Jones y George, ob.cit.).

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CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

La investigación se apoya en un marco metodológico a través del cual se establecen todos los pasos, técnicas, herramientas y procedimientos específicos, que los investigadores llevaron a cabo con la finalidad de concretar los objetivos planteados. Asimismo, Arias (2012) explica el marco metodológico como el “Conjunto de pasos, técnicas y procedimientos que se emplean para formular y resolver problemas” (p.16). En concordancia con lo anterior, en este capítulo se describen el tipo y diseño de la investigación, la población y la muestra estudiadas, las técnicas e instrumentos aplicados para recabar la información necesaria, así como los métodos para validar el instrumento y para analizar e interpretar la información recabada. Por último, se describen las fases que constituyeron el proceso investigativo. 3.1 Tipo de Investigación Para el desarrollo de la investigación en relación al problema y a los objetivos planteados para la propuesta de creación de la Gerencia Administrativa para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., se consideró una investigación de tipo descriptiva orientada a analizar el comportamiento de la variable en el contexto de estudio. En relación a la investigación descriptiva, Sabino (2002) expresa que esta trabaja sobre hechos enmarcados en una realidad, observando características que conllevan a la manifestación del comportamiento del objeto estudiado. Así, el autor plantea:

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La investigación de tipo descriptiva trabaja sobre realidades de hechos, y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta. Para la investigación descriptiva, su preocupación primordial radica en descubrir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se pueden obtener las notas que caracterizan a la realidad estudiada (ob.cit., p.51) En este sentido se evaluará el comportamiento de los individuos en unidades separadas o por departamentos para llegar a conocer procesos, actitudes, tareas y situaciones que predominan a través de la descripción exacta y cómo están relacionadas con las actividades administrativas. 3.2 Diseño de la Investigación El diseño de la investigación, según Arias (2012), “es la estrategia general que adopta el investigador para responder al problema planteado. En atención al diseño, la investigación se clasifica en: documental, de campo y experimental.” (p.26). La estrategia aplicada en la recolección de datos durante el proceso de investigación referente al estudio organizacional para la creación del departamento administrativo para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., se enmarcó en una investigación mixta, esto es, de campo no experimental y documental. Según Arias (ob.cit.), el diseño de campo consiste en obtener los datos directamente de la realidad, de una manera limpia y sin manipulación de los resultados, de acuerdo con lo que se desprende de la siguiente cita del autor: La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de todos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes. De allí su carates de investigación no experimental”. Claro está, en una investigación de campo también se emplea datos

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secundarios, sobre todo los provenientes de fuentes bibliográficas, a partir de los cuales se elabora el marco teórico. No obstante, son los datos primarios obtenidos a través del diseño de campo, lo esenciales para el logro de los objetivos y la solución del problema planteado. La investigación de campo, al igual que la documental, se puede realizar a nivel exploratorio, descriptivo y explicativo”. (p.31) Esto quiere decir que los datos recabados en la presente investigación, se obtuvieron directamente del personal que labora en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A.; de su percepción ante la situación, críticas y recomendaciones al carecer de un departamento administrativo, así como de técnicas que faciliten el mencionado proceso. Por otra parte, el diseño de campo no experimental, según Hernández, Fernández y Baptista (2010): …es aquella que se realiza sin manipular deliberadamente variables. Es decir, es investigación donde no se hace variar intencionalmente las variables independientes. Lo que se hace en la investigación no experimental es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos. (p.201). Los resultado que se obtuvieron a través del contacto directo con el personal que labora en la empresa referida, empleando como estrategia el método de la observación evaluando las situaciones que se presentan, la descripción, conductas y manifestaciones positivas y negativas permite, claramente definirla como diseño de campo no experimental, debido a que no se manipulo o provoco los resultados de las variables, sino que ya habían ocurrido. Por su parte, la investigación documental, tal como lo señala Arias (ob.cit.), contextualiza: …Al proceso sistemático de búsqueda y tratamiento de la información generada a partir de los estudios hechos sobre un particular que se han venido acumulando en el transcurso de la historia de la humanidad y que se presenta bajo las más diversas modalidades, que la hacen aun más interesante. (p.43)

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En este Trabajo Especial de Grado se examinan fuentes secundarias para la obtención de conocimientos referente a la estructura organizacional de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., con el fin de conocer sus características y la forma en que funciona, de manera de poder dar respuesta a los objetivos de la investigación planteados. 3.3 Población y Muestra 3.3.1 Población La población hace referencia a una determinada cantidad de personas u objetos que se encuentran en un mismo espacio geográfico. Según Hurtado y Toro (2001), "la población se compone de todos los elementos que van a ser estudiados y a quienes podrán ser generalizados los resultados de la investigación, una vez concluida ésta, para lo que es necesario que la muestra con la cual se trabaje sea representativa de la población". (s.p). Según Arias (ob.cit.), el término “población es un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Ésta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio” (p.81). De tal manera, la población que se enmarca en la presente investigación está compuesta por 26 trabajadores entre empleados y gerentes de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A. información que es proporcionada por la gerencia de recursos humanos.

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Cuadro 2 Población en estudio Nivel

No. de Trabajadores 1 2 3 14 3 3 26

Presidencia Vicepresidencia Directores Gerentes Analistas Trabajadores TOTAL Fuente: Fivenca Cada de Bolsa, C.A.

Según Arias (ob.cit.), la población es "conjunto finito o infinito de elementos con características comunes, para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Esta queda limitada por el problema y por los objetivos del estudio". (p. 81). La población que aquí se plantea es una población finita, debido a que los elementos que la integran son fácilmente identificables, tal como la define Arias (ob.cit.): “Agrupación en la que se conoce la cantidad de unidades que la integran. Además, existe un registro documental de dichas unidades.” (p. 3.3.2 Muestra La muestra es un subconjunto que se obtiene de la población general, para estudiar y analizar una porción de la misma. Balestrini (2006), señala que: “una muestra es una parte representativa de una población, cuyas características deben producirse en ella, lo más exactamente posible.” (p.141) Es una parte representativa de la población objeto a ser estudiada para analizarla en su totalidad. De esta manera, en vista del reducido número de empleados de la empresa, y el Interés por conocer sus opiniones respecto a los elementos que están afectamente la fluidez de los procesos administrativos, se tomó a la totalidad de la población de empleados de Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

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como muestra. En este caso, se habla entonces de una muestra de tipo censal. 3.4 Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos 3.4.1 Técnica Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas por las que el investigador recopila la información, de forma planificada, para promover el desarrollo de los sistemas de información. En ese sentido, una vez se conocen la población y la muestra, es necesario definir las técnicas y los instrumentos a utilizar en la recolección de datos para responder a las interrogantes planteadas. En palabras de Arias (2012): “se entenderá por técnica, el procedimiento o forma particular de obtener datos o información” (p. 67) y, entre las técnicas, define a la encuesta como: “una técnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de sí mismos, o en relación con un tema en particular.” (p. 73). En esta investigación se aplicó la encuesta de tipo escrita, ya que se consideró fácil de administrar y evaluar. Además, permitió percibir gestos, actitudes y tono de voz del encuestado al expresar libremente lo que le preocupa sobre las debilidades del departamento administrativo, permitiendo que la evaluación sea más cualitativa sin dejar de ser objetiva. 3.4.2 Instrumento Según Arias (ob.cit.) un instrumento de recolección es “cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital) que se utiliza para tener registros o almacenar información” (p.69). En el presente trabajo se utilizó como instrumento la el cuestionario que permitió, a través de una serie de

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preguntas relacionadas a un mismo contenido, obtener información valiosa agregándole valor a la investigación. (Anexo E) 3.4.3 Validación del instrumento La validación son las propiedades fundamentales de los instrumentos, definida por Navarro (2009) como la medida de confirmar el grado de precisión. Y la confiabilidad como la certeza que se obtiene de los instrumentos.(Anexo A) De esta manera, la validez del instrumento de recolección de datos utilizado en esta investigación fue determinada a través del juicio de expertos en el área de Administración y Metodología de la Investigación, profesores adscritos a la Universidad Nueva Esparta Cándido Pérez, Andrés Montesinos y Fabiola Fulchini. Para ello, a los expertos se les entregó un juego de los instrumentos junto con el formato de validación y la matriz de validación, de manera que luego de haber leído y analizado cada instrumento emitieran su juicio de valor con respecto al lenguaje, redacción y coherencia de los mismos (Anexo A). Estos puntos fueron de gran utilidad para una mejor precisión en la medición de las variables. 3.5 Procesamiento y Análisis de Datos Consiste en evaluar la información obtenida a través de la recopilación de los datos con la finalidad de detectar las causas y comprender el origen del fenómeno que se produce a raíz de una eventualidad. Según Arias (ob.cit.), en el análisis de datos “describe las distintas operaciones a las que serán sometidos los datos que se obtengan” (p.53) En el presente trabajo especial de grado el análisis se hizo de forma cuantitativa. Es por ello que los resultados obtenidos de la recolección de datos fueron sometidos a los métodos de tabulación y graficación. Esto, tal

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como al respecto lo señala Sabino (ob.cit.), consistió en preparar “un listado de datos presentados de forma agrupada según unas categorías o códigos previamente establecidos” (p.111), en cuanto a la graficación, este autor apunta que “consiste en expresar visualmente los valores numéricos que aparecen en los cuadros. Su objeto es permitir una comprensión global, rápida y directa, de la información que aparece en cifras. (p.118). Posteriormente, se realizó un análisis inductivo empleando fases como: comprender, analizar, contextualizar e interpretar, a fin de inspeccionar cuidadosamente los patrones de la similitud y la desigualdad encontrada en la búsqueda, permitiendo llegar a los resultados planteados en la definición de los objetivos. Es pertinente señalar que a efectos de la presente investigación se utilizó la gráfica de torta que consiste en un círculo que representa sectores o porciones con áreas proporcionales a la frecuencia de cada una de las clases. Se construye tomando ángulos, proporcionales a las frecuencias para cada una de las clases; facilitando así la compresión de lo representado. 3.6 Fases de la Investigación En este punto se deben describir brevemente las etapas o fases que se cumplieron para la realización de la investigación. A saber: Fase inicial: Constituyó la observación y documentación para poder determinar el problema a estudiar, se establecieron los objetivos y la justificación de la investigación. Fase documental: Esta fase hace referencia a la revisión bibliográfica, de trabajos, tesis, leyes y artículos que sirvieron de sustento a las bases teóricas y legales de la investigación. Fase de campo: Durante esta etapa se procedió a solicitar la información directamente a la dos población en estudio, aplicando la encuesta con su instrumento de recolección de datos.

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Fase de análisis de los resultados: Se organizaron los datos y se hizo el análisis cuantitativo de los mismos. A este nivel, se obtuvo respuesta a los tres primeros objetivos de la investigación, con lo cual pudo proceder a diseñar la propuesta objetivo general del estudio. Fase de propuesta. De acuerdo con los hallazgos y conclusiones obtenidos, se procedió a estructurar la propuesta de estudio organizacional para la creación del departamento administrativo para Fivenca Casa de Bolsa C.A., dando cumplimiento al objetivo general de la investigación.

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CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

En el presente capítulo se muestran los resultados obtenidos a través de la recolección de datos que se obtuvo mediante la encuesta aplicada a los empleados de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

Los resultados

fueron analizados uno por uno y graficados en porcentaje para mejor compresión e interpretación de los mismos, haciendo énfasis en aquella información que origina aportes que favorezca o no a la investigación para la creación del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A . Según Arias (2012), el propósito del análisis es “aplicar un conjunto de estrategias y técnicas que le permiten al investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del adecuado tratamiento de los datos recogidos.” (p.181). Es decir, el propósito del análisis de los datos se basa en el conocimiento encontrado durante la investigación mediante la recolección de datos a través de la aplicación de técnicas y estrategias adecuadas a la investigación. De tal manera, para facilitar al lector mejor compresión de los resultados, se muestran a continuación la tabulación, graficación y análisis deductivo de los resultados obtenidos en cada una de las respuestas del cuestionario aplicado.

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Resultados de la encuesta aplicada a los empleados y gerentes de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A. Pregunta No.1. Indique por favor el nombre del departamento al cual pertenece en la empresa. Cuadro 3 División departamental actual Departamento

Frecuencia absoluta 6 2 1 2 2 2 2 7 2

Negocios Tesorería Contraloría Contabilidad Operaciones Cumplimiento Trader Ventas Servicios Generales Total

26

% 23 8 4 8 7 7 8 27 8 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Servicios Generales; 8% Negocios; 23% Tesorería; 8% Ventas; 27% Contraloría; 4% Trader; 8% Contabilidad; 8% Cumplimiento; 7% Operaciones; 7%

Gráfico 1. División departamental actual Como se puede observar en el gráfico, un veintisiete por ciento (27%) de la población pertenece al departamento de ventas y el veinte tres por ciento

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(23%) corresponde al área de negocios, cónsono con la misión de la empresa que se basa en “Trabajar con dedicación, en pro de los intereses de cada uno de sus clientes, garantizándole una relación directa y a largo plazo con expertos y estrategas financieros de reconocida trayectoria” (Fivenca Casa de Bolsa, s.f.). Por tal motivo, una de las áreas claves para llevar a cabo los objetivos estratégicos de la organización es el área de negocios. Por otra parte, se observa que en la empresa se cumple el proceso de departamentalización, en vista que existe la división de tareas y cada departamento se especializa en una fase específica para la producción de un servicio. Lo que coincide con lo planteado por Franklin (1999), quien define la departamentalización como el proceso que consiste en la especialización del trabajo en un área específica donde se precisa y se identifica las actividades por unidades específicas en la organización.

Pregunta No. 2. De acuerdo a su labor diaria dentro de la empresa, ¿cuáles son los procesos administrativos con los que se relaciona regularmente? Marque con una X una o más de una, según sea el caso. Cuadro 4 Procesos administrativos Proceso administrativo No se relaciona Operaciones contables Operaciones de Tesorería Archivo Registro y Control de Datos Compra o Ventas a Proveedores Inventario Expediente y/o Documentación TOTAL Fuente: Escobar y Leal (2016)

Frecuencia absoluta 0 11 13 7 13 11 5 16 76

48

% 0 14 17 9 17 14 8 21 100

Gráfico 2. Procesos administrativos Según los datos obtenidos el mayor porcentaje de los procesos administrativos se relaciona con los expedientes y documentación en vista que la información que se maneja en el sector financiero es de tal importancia y confidencial que existe el departamento de cumplimiento en el cual el oficial de cumplimiento se encarga del cumplimiento de las leyes, regulaciones, normas, códigos organizacionales entre otros, verifica

que

todo documento este enmarcado con la ley y no presente ninguna irregularidad que con lleve a la legitimación de capitales o al financiamiento al terrorismo, es por esto que toda información que se recibe pasa por un proceso de verificación de datos. Adicionalmente, está seguido del registro de control de datos las operaciones de tesorería que complementan el proceso principal del negocio. Sin embargo, es importante mencionar que cada uno de estos procesos mencionados anteriormente se adaptan al concepto de administración en vista Robbins y Coulter (2005), definen la administración como la "coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas" (p.176), y es por ello que dentro de la empresa, se dividen las actividades en consecución del logro de los objetivos estratégicos de la misma.

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Pregunta No. 3. ¿Ha tenido dificultades al momento de solicitar requerimientos de índole administrativo? Cuadro 5 Dificultades ante requerimientos administrativos Proceso administrativo

Frecuencia absoluta 18 8 76

Si No TOTAL

% 69 31 100

No; 31% Si; 69%

Gráfico 3. Dificultades ante requerimientos administrativos La muestra que, en opinión de la mayoría de los encuestados (sesenta y nueve por ciento, 69%), los procedimientos actuales de la empresa presentan fallas. En ese sentido, para determinar cuáles son las fallas más comunes, se realizó el siguiente ítem.

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Pregunta No. 4. De ser afirmativa su respuesta indique con una X de acuerdo a las siguientes alternativas, Cuáles son los motivos que pueden estar originando las fallas en los procesos administrativos. Cuadro 6 Motivos que generan fallas en los procesos administrativos

Fallas en comunicación Falta de personal Reproceso Retraso en las solicitudes Exceso de procedimientos y controles Extravío de documentos Otros: Total

Frecuencia absoluta 8 6 5 4 2 1 0 26

% 31 23 19 15 8 4 0 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Los problemas más frecuentes en estas fallas corresponden a problemas comunicacionales, proceso que define Franklin (ob.cit.) como el “proceso reciproco en que las unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado.” (p.247). La falta de personal en el área encargada de dar respuesta al requerimiento en vista que todos los requerimientos de índole administrativos son llevados a cabo por la Gerencia de Contabilidad y tesorería la cual cuenta actualmente con dos personas adscritas a esta áreas, y por problemas en reproceso. Según lo que se logró evidenciar todos estos problemas radican en la falta de procedimientos definidos para la solicitud de requerimientos administrativos, los cuales ocasionan las fallas anteriormente descritas.

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Pregunta No. 5. ¿Cómo considera usted que la falta manuales de normas y procedimientos administrativos afectan las actividades de la organización? Cuadro 7 Influencia de la falta de manuales de normas y procedimientos Frecuencia absoluta 0 7 19 26

Nada Poco Bastante Total

% 0 27 73 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Poco; 27%

Bastante; 73%

Gráfico

4.

Influencia

de

la

falta

de

manuales

de

normas

y

procedimientos En efecto, el setenta y tres por ciento (73%) de los encuestados considera que la ausencia de manuales de normas y procedimientos afecta en alto grado el desarrollo de la empresa, en vista que se incumple con la función administrativa, la cual, según Sosa (2010), “es la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto" (p.89) Por tal motivo, es fundamental que todo el personal tenga definido cuáles son los pasos y

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acciones a seguir para efectuar los procedimientos administrativos a fin de poder alcanzar con éxito los objetivos planteados de manera eficaz y eficiente. Pregunta No. 6. ¿Considera usted necesaria la creación del departamento administrativo, como actividad específica, dentro de Fivenca Casa de Bolsa, C.A? En una escala del 1 al 4 elija siendo el 1 el menos necesario y 4 el más necesario. Cuadro 8 Necesidad de la creación del departamento administrativo Frecuencia absoluta 15 7 2 2 26

Altamente necesario Necesario Medianamente necesario No es necesario Total

% 58 27 8 8 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

No es necesario; 8% Medianamente necesario; 8% Necesario; 27% Altamente necesario; 57%

Gráfico 5. Necesidad de la creación del departamento administrativo Como se muestra en los resultados, el cincuenta y ocho por ciento (58%) de los encuestados seguido del veintisiete por ciento (27%) consideran necesario la creación del departamento administrativo. Al respecto, para Franklin (ob.cit.), los cambios organizacionales vienen dados

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por necesidades de desarrollo de una nueva función de un ámbito determinado, con la finalidad de atender todas las responsabilidades y obligaciones que se derivan por fallas operacionales que se abarca a través de la organización la agrupación de las actividades, división del trabajo y nuevas funciones. Es por ello que Franklin define la departamentalización como “proceso de especialización del trabajo, de acuerdo con el lugar, producto, clientela o proceso que resulta de la división o combinación del personal y de operaciones, así como de sus actividades en grupo o unidades especializadas entre sí.” (p.157). Pregunta No. 7. ¿Actualmente la empresa cuenta con espacio físico para llevar la implementación del departamento administrativo? Cuadro 9 Existencia del espacio físico para establecer el departamento administrativo Frecuencia absoluta 23 3 26

Si No Total Fuente: Escobar y Leal (2016)

% 88 12 100

No; 12%

Si; 88%

Gráfico 6. Existencia del espacio físico para establecer el departamento administrativo

54

Como se puede apreciar la empresa cuenta con las condiciones físicas para llevar a cabo la creación del departamento administrativo, el ochenta y ocho por ciento (88%) de la población está de acuerdo en que la empresa tiene el espacio físico para desarrollar la distribución de las áreas permitiendo la adaptabilidad incluyendo en los costó menos posibles es por ello que Franklin (ob.cit.) define la relación costo-beneficio como un gasto que salen de los recursos de la empresa y que debe ser justificado mediante el logro de mayor rendimiento en la productividad y en la eficiencia.

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Pregunta

No.

8.

Al

momento

de

solicitar

un

requerimiento

administrativo. ¿Identifica claramente a quien debe dirigirse? Cuadro 10 Identificación clara de las interacciones en el proceso Frecuencia absoluta 10 16 26

Si No Total

% 38 62 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Chart Title SI; 38% NO; 62%

Gráfico 7. Identificación clara de las interacciones en el proceso Según los resultados obtenidos, un sesenta y dos por ciento (62%) de la población no se encuentran orientada al momento de solicitar algún requerimiento o trámite, por lo cual, es notable la necesidad de la figura administrativa en la empresa que tenga la capacidad debe atender las necesidades, para mejorar la calidad de trabajo, la motivación y permanencia del personal. Caso contrario, el treinta y ocho por ciento (38%) de los encuestados sí conocen e identifican a quién deben dirigirse al momento de

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hacer una solicitud; lo cual servirá de apoyo para la documentación de los procedimientos administrativos y facilitar la departamentalización propuesta. Pregunta No. 9. ¿Percibe usted que las actividades administrativas se realizan de forma coordinada? Cuadro 11 Coordinación de las actividades administrativas Frecuencia absoluta 12 14 26

Si No Total

% 46 54 1

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Si ; 46%

No ; 54%

Gráfico 8. Coordinación de las actividades administrativas Según los resultados el 54% de los encuestados

afirma que las

actividades de índole administrativas en la empresa Fivenca Casa Bolsa, C.A se realizan de forma coordinada, de manera que se ven los resultados a través de su desempeño, si bien es cierto el 46% de los encuestados respondieron como no consideran que estén de todas coordinadas las actividades como se mencionó anterior una de las inconvenientes que se tiene ha sido la falta de comunicación esto derivado de la falta de organización y coordinación que indique la satisfacción total de los encuestados.

57

58

Pregunta No. 10. ¿Detecta que se ha delegado funciones a quien no corresponde la responsabilidad administrativa? Cuadro 12 Delegación de responsabilidad administrativa Frecuencia absoluta 11 3 12 26

Si No Desconozco Total

% 46 12 46 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Desconozco; 44%

Si ; 44%

No ; 12%

Gráfico 9. Delegación de responsabilidad administrativa De acuerdo con los resultados obtenidos la división trabajo y la determinación de las responsabilidades que le pertenece a cada puesto en cada unidad no debe quedar diluida la responsabilidad en diversas personas si no que se debe centrar y ser asignada a una persona logrando así la uniformidad de la información, funciones que se ven establecida en los manuales administrativos porque representa de forma escrita la manera en que debe realizarse la funciones dependiendo de su clasificación los manuales administrativos se clasifica por puestos según Benjamín Franklin (1999) son aquellos que hacen referencia a las responsabilidades y funciones que debe desempeñar cada individuo dentro de una departamento o unidad.

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60

Pregunta No. 11. ¿Existe en la empresa Fivenca Casa de Bolsa un manual de procedimientos Administrativos para la ejecución de las actividades? Cuadro 13 Existencia de manual de procedimientos administrativos Frecuencia absoluta 2 7 17 26

Si No Desconozco Total

% 8 27 65 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

Si ; 8% No ; 27% Desconozco; 65%

Gráfico 10. Existencia de manual de procedimientos administrativos

Un sesenta y cinco por ciento (65%) de la población desconoce la existencia de un manual de procedimientos administrativos en la empresa, como se mencionó en la pregunta anterior el manual de procedimientos es el que establece las funciones y responsabilidad dentro de una unidad de mando, Franklin (1999) lo define como documentos que sirven “como medios de comunicaciones y coordinación que permite registrar

y transmitir de

forma ordenada y sistemática, información de una organización. Así como las instrucciones y lineamientos que se considere necesario”. (p.147).

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Pregunta No. 12. ¿Considera usted, que los puestos en los diferentes departamentos son ocupados acorde al perfil del personal? Cuadro 14 Puestos ocupados de acuerdo al perfil requerido Frecuencia absoluta 16 6 4 26

Acorde al perfil No está acorde al perfil No responde Total

% 62 23 15 100

Fuente: Escobar y Leal (2016)

No responde; 15% No está acorde al perfil; 23% Acorde al perfil; 62%

Gráfico 11. Puestos ocupados de acuerdo al perfil requerido Como se muestra en la gráfica el sesenta y dos por ciento (62%) de los encuestados coinciden con que los puestos son ocupados acorde al perfil del personal a pesar de que la estructura organizacional se ha visto afectada por los factores externos que han incidido directamente en la toma de decisiones, y ha con llevado a la adaptación de nuevas estructuras haciendo frente a las responsabilidades y a las necesidades para gestionar al personal. Si se desea obtener el cien por ciento (100%) de los puestos ocupados acordes al perfil, es necesario realizar un estudio el análisis y descripción de puesto

de

trabajo

que

brinde

información

desenvolvimiento esperado del ocupante.

62

detallada

acerca

del

Pregunta No. 13. ¿Considera que de ser posible la existencia de una Gerencia administrativa en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, fortalece a la organización y refuerza el cumplimiento con los objetivos? Cuadro 15 Beneficia a los objetivos la creación de un departamento administrativo Frecuencia absoluta

%

Si

23

88

No

0

0

No responde

3

12

26

100

Total Fuente: Escobar y Leal (2016)

No responde; 12%

Si; 88%

Gráfico 12. Beneficia a los objetivos la creación de un departamento administrativo

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Con un ochenta y ocho por ciento (88%) como resultados de los encuestados manifiesta su acuerdo con la existencia de una gerencia administrativa lo que conlleva a planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades y procedimientos garantizando el desempeño del personal y manejo de los recursos para el cumplimiento de los objetivos la medición del rendimiento de la organización, teniendo la faculta de la tomar decisiones para lograr que sus subordinados respondan ante el ejercicio del mando. Por otro lado, Robbins y Coulter (2005) definen la gerencia como el proceso que consiste en cumplir las actividades de manera eficiente y eficaz por medio de otras personas. Análisis General de los Resultados El cuestionario se elaboró a través de una serie de preguntas de selección simple con ítems debidamente delimitados respondiendo a la necesidad del investigador de obtener el conocimiento buscado.( Anexo C) Los resultados revelaron que existe un grado de insatisfacción al momento

de

solicitar

un

requerimiento

administrativo,

originado

principalmente por fallas en la comunicación, falta de personal, el desconocimiento de quién lleva la gestión administrativa, la dilución de responsabilidades.(Cuadro N 5) En ese orden de ideas, se logró evidenciar que todos estos problemas radican en la falta de procedimientos definidos para la solicitud de requerimientos administrativo, los cuales deberían estar establecidas bajo un manual administrativo donde se definan funciones y responsabilidades de la unidad. Asimismo, es evidente que la empresa cumple con el proceso de departamentalización, pero es necesario hacer un ajuste en su estructura y establecer la unidad administrativa como figura departamental.(cuadro 6) Cabe destacar que los empleados de Fivenca Casa de Bolsa C.A. son conscientes de que estas modificaciones incurren en costo, sin embargo, resaltan la necesidad de establecer la propuesta para la creación del

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departamento ya que, a través de su rendimiento, la inversión se justificará en el tiempo.

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CAPÍTULO V LA PROPUESTA

CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA FIVENCA, CASA DE BOLSA C.A., UBICADA EN EL MUNICIPIO CHACAO A continuación se desarrolla la propuesta de los investigadores según el objetivo general del presente estudio, cuyo fin es proporcionar un estudio para la creación del departamento administrativo para la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A., ubicada en el municipio Chacao. 5.1 Objetivos de la Propuesta 5.1.1 Objetivo General Presentar un diseño departamental para la creación de la Gerencia de Administración en Fivenca Casa de Bolsa C.A. adaptado a sus necesidades actuales y de crecimiento. 5.1.2 Objetivos Específicos  Describir la estructura departamental propuesta a Fivenca Casa de Bolsa C.A. para la creación de la Gerencia de Administración.  Estudiar los requerimientos técnicos y operativos necesarios para la instalación

y puesta

en

funcionamiento de

la

Gerencia de

Administración en Fivenca Casa de Bolsa C.A.  Determinar la factibilidad económica de la propuesta para la creación de la Gerencia de Administración para Fivenca Casa de Bolsa C.A.

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5.2 Justificación Una vez concluido el análisis de los datos presentados en el capítulo anterior, basado en la aplicación de la encuesta y el cuestionario para dar un diagnóstico de la situación de partida, se llegó a la conclusión que la presencia departamental de la unidad administrativa es fundamental para la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A. Dicha función es la esencia de la armonía y funcionamiento en las organizaciones, ya que, al existir una descentralización de las funciones administrativas se pierde fuerza de rango, hay dispersión en cuanto a delegación de funciones y en cuanto a quiénes desempeñan estos cargos. Asimismo, tal dispersión no permite identificar a la persona responsable de las solicitudes o requerimientos para responder a las necesidades administrativas, debido a la falta de comunicación y coordinación de las actividades. En ese orden de ideas, cuando se agrupan todas las funciones administrativas bajo una misma figura departamental, esta toma fuerza de rango y autoridad, bajo la responsabilidad de quien ejerza las funciones y procedimientos que allí se establecen en función de los objetivos de la unidad. Ahora bien, el por qué se propone agrupar las actividades administrativas o centralizarlas, como se mencionó en los capítulos anteriores, responde a que con esta acción se le proporciona a la organización tanto a nivel interno como externo, el control y supervisión de las funciones así como una gerencia administrativa que asegure la rentabilidad de la empresa. El entorno de trabajo es más estable. No se tienen dudas acerca de quién debe realizar las tareas ni a quién se le debe preguntar, sino que se orienta a todo el personal acerca de quiénes son los responsables de la gestión administrativa. Por otro lado, las decisiones que se tomen desde la unidad son más significativas; por ello existe el término que hace referencia a la

67

departamentalización donde se habla de la división del trabajo de la función propuesta, y además, conlleva al desarrollo de la diversidad de habilidades y capacidades para facilitar el logro de las metas organizacionales. Si bien la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A. se ha adaptado a los cambios que ha tenido que afrontar y que ha visto afectada su estructura inicial que en un principio era mucho más compleja. No obstante, la empresa se ha mantenido en el mercado, siendo los procesos administrativos los que más tienen una participación dentro de su labor diaria. Es por ello que a pesar de contar con poco personal, es indispensable que la organización cuente con la presencia del departamento administrativo. 5.3 Descripción de la Propuesta La propuesta lograda está integrada por el diseño de las estrategias de Filantrópica, de Inversión Social y de Alianza Social; la correspondencia entre el tipo de estrategia y los componentes económico, social y medio ambiental así como los lineamientos de control de las estrategias. La propuesta se plantea de acuerdo a los resultados del diagnóstico realizado y para su estructuración, se dividió en seis secciones, todas contentivas de la misma. A saber: 1) objetivos, 2) justificación, 3) estructura 4) factibilidad y 5) plan de acción. Para realizar un ajuste en la estructura organizacional del organigrama de la empresa se tomó en cuenta los objetivos planteados al inicio de la investigación, la cual se encuentra enmarcada bajo un estudio organizacional siendo necesaria la elaboración de una propuesta que permita atender el planteamiento del problema. La presente propuesta tiene como base la

estructura organizacional

que es en donde se enmarca las áreas de una organización la cual es representada mediante un organigrama para Benjamín Franklin (1999) un organigrama es “la representación gráfica de la estructura orgánica de una

68

institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.” (p.65). A continuación organigrama actual de la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A.

Figura 7. Estructura organizacional actual de Fivenca Casa de Bolsa. Fuente: Fivenca Casa de Bolsa.

Como se puede apreciar, este organigrama tiene una presentación vertical debido a que sus unidades se encuentran de arriba hacia abajo iniciando por la junta directiva entrelazadas por líneas de conexión que representa la relación que hay entre cada departamento y la forma en que es transmitida la autoridad, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades.

69

5.3.1 Estructura departamental propuesta Así, basándose en la información que se logró evidenciar mediante la aplicación

de

la

encuesta,

la

empresa

necesita

un

departamento

administrativo que gestione sus funciones con autoridad de mando, con base en el manual administrativo de acuerdo a su aplicación por puesto. Lo que se propone es la agrupación de toda índole administrativa y de finanzas en una sola función, sonde a su vez, se crearía la Gerencia de Administración, la cual, una vez definidas y establecidas sus funciones mediante el manual de cargo será el responsable por los objetivos allí propuestos, tomará rango de valor y autoridad en la toma de decisiones para afrontar las distintas situaciones que se pueda presentar. En el organigrama propuesto, se mantiene la estructura actual de la empresa con sus relaciones lineales pero con una modificación en el área de operación, cambiando la denominación del Director de Finanzas a la de Director de Administración y Finanzas, agregándoles la Gerencia de Administrativa, quien será el encargado de la administración y control de los recursos humanos y materiales de la ejecución eficiente de las actividades. Las líneas que representan el manejo o la transmisión de la autoridad utilizada por la empresa, son las líneas de autoridad funcional las cuales según Franklin (1999), representan la relación que existen entre las unidades que conforman la estructura de la organización de manera especializada y no la de la dependencia jerárquica “la autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea” es probable que si el organigrama se muestra con

líneas de brazos cortos y discontinuo esta frente a un

organigrama de autoridad funcional. Así mismo, se mantienen las Gerencias de Trading y de Tesorería, en cuyo último caso, dado que no corresponde a la delimitación de este estudio, se deja sólo a manera sugerencia el cambio del Coordinador de Tesorería

70

por dos Analistas, uno de Planificación y Presupuesto y otro de Caja y Banco. Todo los propuesto y sugerido puede ser observado en el organigrama que a continuación se presenta.

Figura 8. Estructura organizacional propuesta de Fivenca Casa de Bolsa

Descripción de la Función de Administración y Finanzas Misión: velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción de los ingresos, el cumplimiento de las obligaciones y el control de las finanzas de la empresa y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los

71

compromisos de la Institución y apoyar a las autoridades en la colocación acertada de los recursos financieros. Responsabilidades: es responsable directo de dinero, títulos y valores, firma de cheques y custodia de materiales. Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto. Línea de reporte. La función recibe supervisión general de manera directa y periódica de la Presidencia de la empresa. A su vez, ejerce una supervisión general de manera directa y constante sobre sus colaboradores. Toma de decisiones: las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento. Relaciones internas y externas: mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades administrativas de la empresa, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. Mantiene relaciones continuas con entidades bancarias y financieras, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área y frecuentes con organismos públicos, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar lo relativo al área financiera de la empresa, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. Gerencia Administración Misión: planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales. Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la actividad productiva de la empresa Toma de decisiones: las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos,

72

mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento. Relaciones internas y externas: la función mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades administrativas y con todos los empleados de la empresa, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. La función mantiene relaciones continuas con entidades obligantes en materia de salud y seguridad laboral.

73

Figura 9. Estructura de la función Administración y Finanzas 5.3.2 Manual de Funciones A continuación, se presenta el manual contentivo de las funciones de trabajo

que

precisa

la

identificación,

relaciones,

funciones

y

responsabilidades asignadas a los puestos de la Gerencia de Administración propuesta para Fivenca Casa de Bolsa C.A.

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Pág. ____

MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION

Fecha: __ / __ / __

MANUAL DE FUNCIONES

REALIZADO

REVISADO

APROBADO

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FECHA

MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

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PRESENTACIÓN DEL MANUAL El Manual de Funciones es un documento formal que la Institución ha elaborado para plasmar parte de la forma de la organización adoptada, y que sirve como guía para todo el personal de la Gerencia de Administración. El Manual contiene la descripción de las funciones de todos los puestos en la Unidad, con los siguientes datos: Título del puesto. El título del puesto indica el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa. Sección de identificación. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción. Descripción del cargo. Indica cuáles son los deberes y responsabilidades del cargo. Las especificaciones del mismo son las características del individuo que habrá de cumplir con estos deberes y responsabilidades. Funciones y tareas principales del cargo. Contiene las funciones y las responsabilidades que cada trabajador tiene. Permite medir los límites del trabajador, constituye la esencia del cargo. Perfil del cargo. Es una recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas del empleado dentro de la institución: nivel de estudios, experiencia, requisitos de instrucción y conocimientos. Conocimientos, habilidades y destrezas. Son las capacidades con las que debe contar la persona para desempeñar el cargo, en diferentes contextos y con base en unos requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes al puesto. Están determinadas por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes, que debe poseer y demostrar el empleado. Es la construcción social de aprendizajes significativos y útiles para el desempeño productivo en una situación real de trabajo que se obtiene no sólo a través de la instrucción, sino también – y en gran medida- mediante el aprendizaje por experiencia en situaciones concretas de trabajo. Condiciones físicas, ambientales y de riesgos. Se refiere a las condiciones en las cuales, por lo general, se desempeña el cargo, incluyendo los riesgos asociados al mimo.

REALIZADO

REVISADO

APROBADO

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FECHA

MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

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OBJETIVOS Objetivo General Formular las políticas, planes, programas y proyectos para el funcionamiento de la Gerencia de Administración de FIVENCA Casa de Bolsa, C.A., tomando como fundamento las políticas establecidas por la Junta Directiva de acuerdo con el plan de negocio de la empresa. Objetivos Específicos - Contribuir al desarrollo de la administración de la empresa en general, procurando el adecuado funcionamiento y organización de la entidad y sus áreas organizacionales. - Implementar, implantar, actualizar y evaluar permanentemente el sistema administrativo y que este se encuentre inmerso en la Organización para el logro de la misión y objetivos Institucionales - Dirigir las actividades administrativas de la Gerencia de Administración y ser el ordenador que demande el desarrollo social y el fortalecimiento de Fivenca Casa de Bolsa, C.A., a través de la formulación de políticas institucionales y la adopción y adaptación de planes programas y proyectos. - Garantizar el uso eficiente de los recursos humanos de la Gerencia de Administración y el desempeño adecuado de las funciones y competencias asignadas por Fivenca Casa de Bolsa, C.A., en procura del mejoramiento de la calidad de vida laboral de los trabajadores de la Unidad, articuladas a las políticas de la empresa.

REALIZADO

REVISADO

APROBADO

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MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CARGO

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ORGANIGRAMA

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUPERVISOR INMEDIATO UBICACIÓN

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Director de Administración y Finanzas Sede administrativa CÓDIGO Coordinador de Procesos Administrativos; Analista de Salud y PERSONAL A SU CARGO Seguridad Laboral DESCRIPCIÓN DEL CARGO Es responsable de planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales. Se encarga del control administrativo del personal y coordinar toda la actividad de producción de la empresa. FUNCIONES Y TAREAS PRINCIPALES DEL CARGO 1 Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por las secciones a su cargo 2 Dirigir los procesos de cuentas por pagar y por cobrar de acuerdo a las políticas de la empresa Suministrar información confiable sobre las disponibilidades bancarias para la toma de 3 decisiones a las unidades de Operaciones, Negocios y Presidencia 4 Ejercer vicerrectorado administrativo 5 Dirigir el proceso de apertura de cartas de crédito y el trámite de su cancelación a proveedores 6 Controlar y prevenir irregularidades en el movimiento contable de la empresa 7 Examinar, analizar y evaluar el movimiento de ingresos y egresos de la empresa 8 Aprobar las órdenes de pago procesadas de acuerdo a los criterios establecidos Aprobar mediante firma: cheques, oficios y demás correspondencia del departamento a su 9 cargo 10 Presentar informes periódicos contables y administrativos a la Presidencia Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos en materia de salud y seguridad laboral 11 establecidos por la organización FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título Universitario Si _X__ No ____ Años de experiencia en el área laboral Grado académico: Bachiller TSU 2 a 4 años Superior X Post Grado X Diplomado Cursos 4 años o más X Carrera o Cursos: Administración, Recursos Humanos o Derecho con postgrado en Gerencia de Empresas CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS Gerencia Administrativa; manejo de paquetes software; manejo del estrés; capacidades de liderazgo, manejo de equipos, comunicación efectiva. CONDICIONES FÍSICAS, AMBIENTALES Y DE RIESGOS Trabajo de oficina; no realiza tareas repetitivas. Requiere tiempo de descanso entre jornadas y mobiliario ergonómico. Manejo del estrés. DATOS DE LA PERSONA QUE OCUPA EL CARGO ACTUALMENTE Nombres Cédula de identidad Apellidos Correo electrónico Fecha de ingreso Teléfono REALIZADO REVISADO APROBADO FECHA

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MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CARGO

ORGANIGRAMA

ASISTENTE DE ADMINISTRACIÓN SUPERVISOR INMEDIATO UBICACIÓN PERSONAL A SU CARGO

Fecha: __ / __ / __

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

DE ADMINISTRACIÓN GerenteASISTENTE de Administración Sede administrativa CÓDIGO No tiene personal directo a su cargo DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas por la Gerencia de Administración. Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. Transcribe y aceza información operando un microcomputador. Apoya en el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de salud y seguridad laboral.

1 2 3 4 5

FUNCIONES Y TAREAS PRINCIPALES DEL CARGO Mantener constante comunicación con el departamento de compras para la recepción de facturas, notas de crédito, notas de débito, órdenes de compra, y demás documentación para la emisión de pagos. Mantener actualización constante de los archivos digitales en materia de cuentas por pagar/ cobrar Vela por el cumplimiento de las condiciones de salud y seguridad laboral. Dar apoyo a toda la Gerencia de Administración

FORMACIÓN ACADÉMICA Título Universitario Si _X__ No ____ Grado académico: Bachiller TSU X Superior Post Grado Diplomado Cursos

EXPERIENCIA LABORAL Años de experiencia en el área laboral 2 a 4 años 4 años o más

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas; conocimientos de impuestos y seguros; conocimiento en facturación y cobranzas; conocimientos de LOPCYMAT. CONDICIONES FÍSICAS, AMBIENTALES Y DE RIESGOS Trabajo de oficina; no realiza tareas repetitivas. Requiere tiempo de descanso entre jornadas y mobiliario ergonómico. DATOS DE LA PERSONA QUE OCUPA EL CARGO ACTUALMENTE Nombres Cédula de identidad Apellidos Correo electrónico Fecha de ingreso Teléfono REALIZADO REVISADO APROBADO FECHA

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MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CARGO

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ORGANIGRAMA

ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

SUPERVISOR INMEDIATO UBICACIÓN PERSONAL A SU CARGO

ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR Gerente de Administración Sede administrativa CÓDIGO No tiene personal directamente a su cargo DESCRIPCIÓN DEL CARGO Hacer seguimiento, procesar y aplicar las facturas de órdenes de compra, los pagos electrónicos y tramitará las solicitudes de verificación manualmente ya sea dentro de un departamento específico o para toda la empresa. FUNCIONES Y TAREAS PRINCIPALES DEL CARGO 1 Recibir, verificar y gestionar las facturas entregadas a los distintos servicios. Hacer seguimiento y la resolución de las discrepancias relacionadas con el procesamiento de 2 facturas. 3 Preparación e impresión de cheques, registrar todos los cheques recibidos 4 Impresión y distribución de los informes financieros mensuales Emitir y entregar las facturas, notas de débito, notas de crédito, retenciones de I.V.A y 5 retenciones de I.S.L.R. a la seccional de Impuestos para sus respectivos archivos y conciliación con los ingresos en el sistema. Mantener comunicación constante con proveedores para entrega de retenciones, pagos, otros 6 (cumpliendo con los cronogramas internos de la organización). Preparar los depósitos bancarios, junto con las transacciones Automáticas de Cámara de 7 Compensación. FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título Universitario Si _X__ No ____ Años de experiencia en el área laboral Grado académico: Bachiller TSU 2 a 4 años X Superior X Post Grado Diplomado Cursos 4 años o más

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS Carrera o Cursos: Formación profesional en Contaduría. Normativas legales vigentes en ISLR, IVA y facturación CONDICIONES FÍSICAS, AMBIENTALES Y DE RIESGOS Trabajo de oficina; no realiza tareas repetitivas. Requiere tiempo de descanso entre jornadas y mobiliario ergonómico. DATOS DE LA PERSONA QUE OCUPA EL CARGO ACTUALMENTE Nombres Cédula de identidad Apellidos Correo electrónico Fecha de ingreso Teléfono REALIZADO REVISADO APROBADO FECHA

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MANUAL DE FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CARGO

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ORGANIGRAMA

ANALISTA DE CUENTAS POR COBRAR

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

SUPERVISOR INMEDIATO UBICACIÓN PERSONAL A SU CARGO

ANALISTA DE CUENTAS POR COBRAR Gerente de Administración Sede administrativa CÓDIGO No tiene personal directamente a su cargo DESCRIPCIÓN DEL CARGO Realizar tareas relacionadas al análisis de cuentas por cobrar para asegurar la correcta y oportuna recaudación de los créditos que surjan como resultado de la prestación de los servicios y para tramitar la cobranza judicial de acuerdo a las políticas establecidas.

1 2 3 4 5

FUNCIONES Y TAREAS PRINCIPALES DEL CARGO Analizar cuentas por cobrar que surjan como resultado de la prestación de los servicios y para tramitar la cobranza judicial de acuerdo a las políticas establecidas. Clasificar las Cuentas por Cobrar porción corriente y porción no corriente para la toma de decisiones Estudiar los expedientes que contienen solicitudes de devolución de créditos a su favor o ajustes de cuentas por cobrar para la toma de decisiones administrativas y/o contables Preparar informes técnicos para dar respuesta a solicitudes de auditoría

FORMACIÓN ACADÉMICA Título Universitario Si _X__ No ____ Grado académico: Bachiller TSU Superior X Post Grado Diplomado Cursos

EXPERIENCIA LABORAL Años de experiencia en el área laboral 2 a 4 años X 4 años o más

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS Formación profesional en Contaduría. Normativas legales vigentes en ISLR, IVA y facturación. CONDICIONES FÍSICAS, AMBIENTALES Y DE RIESGOS Trabajo de oficina; no realiza tareas repetitivas. Requiere tiempo de descanso entre jornadas y mobiliario ergonómico. DATOS DE LA PERSONA QUE OCUPA EL CARGO ACTUALMENTE Nombres Cédula de identidad Apellidos Correo electrónico Fecha de ingreso Teléfono REALIZADO REVISADO APROBADO FECHA

81

5.3.3 Necesidades de localización En la actualidad, la sede principal de Fivenca Casa de Bolsa funciona en una propiedad propia de 250 m2; por ello, las necesidades de la localización implican la remodelación de las oficinas correspondientes a un área de 25 mts2 donde se ubicarán al Gerente de Administración, a los analistas de Cuentas por Pagar y de Cuentas por Cobrar, así como al Analista de Administración quienes compondrán la Gerencia.

Figura 10. Plano localización de la Dirección de Administración y Finanzas (58mts2). Fuente: elaboración propia (2016) Cabe aclarar que el resto del área correspondiente a 140 mts2 que se describe en el plano anterior, a consecuencia del acondicionamiento para ubicar a la Gerencia de Administración de manera cercana a las demás dependencias de la Dirección de Administración y Finanzas, permanecerán igual a como están en la actualidad, con la salvedad de que si la empresa desea acogerse a la sugerencia de crear dos puestos de Analistas y eliminar la Coordinación de Tesorería y en su lugar, solo tendrá que dividir la actual oficina de éste último.

82

5.3.4 Factibilidad técnica-operativa Desde esa perspectiva, a continuación se establecen los recursos necesarios para la implementación de la Propuesta para la creación de la Gerencia de Administración de Fivenca Casa de Bolsa C.A. Cuadro 16 Recursos Humanos para la Gerencia de Administración Puesto

Actuales

Requeridos

Gerente

0

1

Analista C x P

0

1

Analista C x C

0

1

Asistente de Administración

0

1

Fuente: elaboración propia (2016).

Visto el cuadro anterior, los recursos humanos para ocupar los diferentes puestos considerados en la Propuesta, con el perfil requerido en las descripciones de cargo, deberán ser nuevos ingresos. Los mismos deben cumplir con el nivel de preparación y los conocimientos técnicos descritos en el Manual de Funciones.

83

Cuadro 17 Acondicionamiento de la localización propuesta Recurso

Disponible

Requeridos

Local físico de 25 mts 2

1

1

Remodelación y acondicionamiento 1 oficina para Gerente y tres oficinas para analistas (25 mts2)

0

1

Mano de obra para remodelación acondicionamiento de oficinas

y

0

1

cableado

0

1

Tabiquería, cableado telefónico, alumbrado

eléctrico,

Fuente: elaboración propia (2016)

Cuadro 18 Mobiliario y equipos Recurso

Disponible Requeridos

Escritorio gerencial módulo biblioteca Silla gerencial ejecutiva Escritorios/módulos Analistas 2 x 1,5 mts Escritorio Asistente de Administración Sillas Analistas y Asistentes (ergonómicas) Sillas para visitantes Computadores Intel Dual Core nueva con monitor 19 pulgadas Fotocopiadora Aparatos telefónicos

0 0 0 0 0 0

1 1 2 1 3 5

0

4

1 0

0 4

Fuente: elaboración propia (2016)

También ser requiere la disponibilidad de licencias para los softwares a instalar en las computadoras de la Gerencia, además del Windows Office, habrá que disponer de un paquete administrativo enfocado en la gestión de facturación y cuentas. Teniendo en cuenta que una licencia es un derecho o permiso para utilizar algo que no es de su propiedad, que un derecho a algo abstracto, inmaterial, y que un derecho es la acción que se tiene sobre una o cosa que bien no puede ser propia, por la que se puede hacer o exigir algo (utilizar en este caso), se debe clasificar como un activo intangible.

84

Cuadro 19 Software y licencias Recurso Licencia sistema administrativo contable Programas de Microsoft Office

Cantidad disponible 0 4

Cantidad requerida 4 4

Fuente: elaboración propia (2016)

De acuerdo con lo mostrado en el cuadro anterior, se deben adquirir cuatro licencias o una licencia multiusuarios de un paquete administrativo que automatice las funciones de la Gerencia de Administración a fin de minimizar el error humano y proveer información contable oportuna y confiable. Este paquete debe facilitar el registro de: contabilidad, activos fijos, impuestos,

presupuestos,

múltiples

informes,

Excel

e

indicadores,

programador de tareas contables, informes de cuentas por cobrar, informe de cuentas por pagar y los informes de auditoría

85

5.3.5 Factibilidad económica Costos de los requerimientos técnicos Cuadro 20 Costo acondicionamiento de la localización propuesta Cant.

Costo/Uni Bs.

Total Bs.

Local físico de 25 mts 2

1

0

0

Remodelación y acondicionamiento 1 oficina para Gerente y tres oficinas para analistas (25 mts2)

-

-

-

Mano de obra para remodelación acondicionamiento de oficinas 70 hrs/hombre (1)

y

-

350.000

350.000

cableado

-

700.000

700.000

1.050.000

1.050.000

Recurso

Tabiquería, cableado eléctrico, telefónico, alumbrado (1) Total

Fuente: elaboración propia (2016) Nota: (1) precios referenciales tomados del promedio de proveedores de Mercadolibre.com (Consulta: 2/4/2016)

86

Cuadro 21 Costo recursos humanos Ingreso individual

Cargo

Aporte patronal mes

Provisiones mensuales

Ingreso mensual x total empleados

S.S.O. (5%)

P.F. (2%)

L.P.H. (2%)

Bono alimenticio (beneficio empresarial)

Bono vacacional (Art. 192 LOTTT = 15 días/año)

Utilidades (Art. 131 LOTTT = 30 días/año)

Prest.Soc (Art. 142 LOTTT = 30 días x año)

Total Carga / Mes

Total año Bs.

Mes

Diario

Gerente de Administración (1)

65.000,00

2.166,67

65.000,00

3.250,00

1.300,00

1.300,00

13.275,00

2.708,33

5.416,67

5.416,67

97.666,67

1.172.000,00

Asistente de Administración (1)

23.000,00

766,67

23.000,00

1.150,00

460,00

460,00

13.275,00

958,33

1.916,67

1.916,67

43.136,67

517.640,00

Analistas (2)

29.000,00

966,67

58.000,00

2.900,00

1.160,00

1.160,00

26.550,00

2.416,67

4.833,33

4.833,33

101.853,33

1.222.240,00

146.000

7.300

2.920

2.920

53.100

6.083

12.167

12.167

242.657

2.911.880

Total

Fuente: elaboración propia (2016)

87

Cuadro 22 Costo mobiliario y equipos (Bolívares) Recurso

Cant. Costo / Uni

Escritorio gerencial módulo biblioteca Silla gerencial ejecutiva Escritorios/módulos Analistas 2 x 1,5 mts Escritorio Asistente de Administración Sillas Analistas y Asistentes (ergonómicas) Sillas para visitantes Computadores Intel Dual Core nueva con monitor 19 pulgadas Aparatos telefónicos Total

Total

1 1 2 1

240.000 65.000 165.000 95.000

240.000 65.000 330.000 95.000

3

48.000

144.000

5

14.900

74.500

4

320.000

1.280.000

4

12.000

48.000 2.276.500

Fuente: elaboración propia (2016) Nota. Precios referenciales tomados de Mercadolibre.com (Consulta: 2/4/2016)

Cuadro 23 Costo software y licencias (Bolívares) Recurso Licencia sistema administrativo contable A2

Cant. 4

Costo/Uni 71.800

Total 287.200

Fuente: elaboración propia (2016)

Cuadro 24 Costo servicios y mantenimiento (Bolívares) Recurso

Cant.

Costo/Uni

Total

Agua, luz, teléfono, internet

12

35.000

420.000

Mantenimiento (aseo) Total

12

5.000

60.000 480.000

Fuente: elaboración propia (2016)

88

Cuadro 25 Depreciación Descripción Escritorio biblioteca

gerencial

Cant. módulo

Silla gerencial ejecutiva Escritorios/módulos Analistas 2 x 1,5 mts Escritorio Asistente de Administración Sillas Analistas y Asistentes (ergonómicas) Sillas para visitantes Computadores Intel Dual Core nueva con monitor 19 pulgadas Aparatos telefónicos TOTAL

Costo

VIDA ÚTIL 1

1

240.000

24.000

1

65.000

6.500

2

330.000

33.000

1

95.000

9.500

3

144.000

14.400

5

74.500

7.450

4

1.280.000

256.000

4

48.000

48.000 398.850

2

3

4

5

6

7

8

9

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450 256. 000 0

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450 256. 000 0

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450 256. 000 0

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450 256. 000 0

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450

24. 000 6. 500 33. 000 9. 500 14. 400 7. 450

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

350.850

350.850

89

350.850 350.850

94.850

94.850

94.850

10

94.850

94.850

Cuadro 26 Presupuesto general (Bs.) Bs 1.050.000 2.911.880 2.276.500 287.200 480.000 7.005.580

Acondicionamiento localización Recursos Humanos Mobiliario y equipos Licencias y software Servicios y mantenimiento Total Fuente: elaboración propia (2016)

Respecto al presupuesto general de inversión para la creación de la Gerencia de Administración propuesta a FIVENCA Casa de Bolsa C.A., el mismo asciende a Bs. 7.005.580, el cual será aportado por los socios de la empresa en su totalidad.

Estados financieros año de la inversión Cuadro 27 Flujo de caja (Bolívares) Bs. Ingresos (1) Aporte socios

210.000.000 7.005.580

Total ingresos

217.005.580

Inversión inicial % de los ingresos

7.005.580 3,34

Total egresos

7.005.580

Beneficio antes de impuestos ISLR Saldo final

210.000.000 31.500.000 178.500.000

Fuente: elaboración propia (2016) Nota. (1) suministrado por Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

En el Flujo de Caja presentado puede observarse que la inversión económica requerida para la instalación y puesta en funcionamiento de la

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propuesta de Gerencia de Administración para la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A., sólo representa el 3,34% del total de los ingresos de la misma, el cual puede parecer ínfimo si se consideran los beneficios que de ello se obtendrán. Cuadro 28 Balance año de la inversión inicial ACTIVO CIRCULANTE INGRESOS APORTE SOCIOS TOTAL CIRCULANTE

210.000.000 7.005.580 217.005.580

FIJO 2.276.500 398.850

Activos Depreciación acumulada TOTAL FIJO

2.675.350

TOTAL ACTIVOS

219.680.930

PASIVO Y CAPITAL PASIVO ISLR POR PAGAR TOTAL PASIVO CAPITAL CAPITAL SOCIAL

31.500.000 31.500.000 7.005.580

UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTAL CAPITAL

178.500.000 185.505.580

TOTAL PASIVO Y CAPITAL Fuente: elaboración propia (2016)

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217.005.580

Cuadro 29 Estado de Resultado (Bolívares) 217.005.58 0

INGRESOS 7.005.58 0 210.000.00 0

Aporte socios Ingresos COSTO DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

9.282.08 0 2.276.50 0 7.005.58 0

Máquinas y equipos Acondicionamiento de oficinas UTILIDAD BRUTA EN SERVICIO

207.723.500

GASTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS 5.955.58 0

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS UTILIDAD DEL EJERCICIO ANTES DE IMPUESTO ISLR UTILIDAD DEL EJERCICIO

5.955.58 0 201.767.92 0 31.500.00 0 170.267.92 0

Fuente: elaboración propia (2016)

Cónsono con el bajo costo relativo de la inversión requerida para la Propuesta, los estados financieros presentados en el cuadro anterior se muestran poco afectados por la misma. De manera que, tal como indica Bacca (2010), el proyecto en evaluación podrá generar los efectivos

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requeridos para cumplir con las obligaciones contraídas por el estudio departamental que se propone. 5.4 Relación Costo / Beneficios Una vez definidas la factibilidad técnica-operativa y la factibilidad económica de la Propuesta, se pueden establecer los beneficios que a su vez permitirá evaluar la relación costo/beneficio del proyecto. Con relación a la inversión requerida para la puesta en marcha de la Propuesta, se encuentra que representa una mínima parte de los ingresos que proyecta obtener la empresa en el presente año asciende, es decir, 3,34%. Además, dichos fondos van a ser un aporte de los ingresos propios, lo cual significa que no acarrean costos de financiamiento. Por otra parte, dado que la función administrativa no genera directamente ingresos por ventas, el retorno de la inversión se evidenciará en los múltiples beneficios que se obtendrán con la departamentalización propuesta, los cuales se traducen en rentabilidad. Entre ellos, se mencionan los siguientes: -

Reflejo lógico de las funciones Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales Se sigue el principio de la especialización ocupacional Se simplifica la capacitación Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima Se enfocan las actividades hacia los objetivos generales de la

-

empresa Se beneficia la especialización y el punto de vista del personal clave Se motiva hacia la coordinación entre funciones Menores oportunidades a los reprocesos Mayo facilidad para el control administrativo

Visto lo anterior, es factible determinar que en relación a la inversión económica requerida para su puesta en funcionamiento, la Propuesta ofrece mayores beneficios que serán evidenciados y cuantificados por indicadores

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de productividad por ahorro de tiempo y reprocesos, en el mediano y el largo plazo. 5.5 Plan de Acción Este apartado se constituye como una guía que brinda una estructura que permite llevar a cabo la Propuesta. También se puede presentar como una manera de poder alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. En su contenido no solo deben estar los objetivos a concretar y la manera de hacerlo, sino que también es importante considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones, como sería las futuras revisiones. De acuerdo con lo anterior, seguidamente se presenta el plan de acción para la creación de la Gerencia de Administración propuesta.

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Cuadro 30 Plan de acción Meta Lograr la aprobación de la Propuesta por parte de la Junta Directiva de Fivenca C.A.

Gestionar la consecución de los fondos económicos para la inversión según el presupuesto general de la Propuesta Contratar al personal requerido

Acondicionar la localización propuesta

Actividad - Revisión/ajuste de la propuesta - Discusión con Junta Directiva - Formalizar la documentación de la propuesta incluyendo el estudio departamental - Consecución de las aprobaciones necesarias según el nivel de autoridad - Validación de los costos en el mercado a la fecha de aprobación del presupuesto - Gestión del aprovisionamiento de los fondos de la inversión - Preparación de pagos y cheques

Responsable Recursos Humanos

Fecha límite 30 Junio 2016

Control Plan de acción de la Propuesta

Director de Finanzas

15 Julio 2016

Plan de acción de la Propuesta

- Procesamiento de la selección del personal requerido según el perfil descrito en la Propuesta - Preparación del plan de inducción de los nuevos ingresos - Formalizar Manual de Funciones - Contratación de proveedores y servicios - Compra de materiales y equipos - Ejecución de la remodelación

Recursos Humanos

15 agosto 2016

Agenda de RRHH

Trading

15 Julio a 15 agosto 2016

Agenda de Trading

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones Con todos los aspectos aquí estudiados, se concluye como hecho importante que subraya la importancia de la departamentalización en las organizaciones: la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas. En ese orden de ideas, las tareas de la departamentalización incluyen actividades básicas, actividades auxiliares, actividades de supervisión y actividades de coordinación; de esta manera, es necesario realizar la función de la departamentalización administrativa de Fivenca Casa de Bolsa C.A., ya que esta le permite mejor desarrollo de las actividades que se establecen en la misma y por ende, sirven de soporte para el alcance de cada uno de los objetivos que ha planteado la empresa en términos de funcionabilidad y rendimiento. Al dar respuesta a la primera interrogante de la investigación que procuraba conocer cómo se encuentra actualmente la estructura organizativa y los procesos administrativos actuales de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., se puede decir que en la mencionada empresa existe un grado de insatisfacción al momento de solicitar un requerimiento administrativo, originado principalmente por fallas en la comunicación, falta de personal, el desconocimiento de quién lleva la gestión administrativa y, la dilución de responsabilidades. Se asumió que todos estos problemas radican en la falta de procedimientos definidos para el funcionamiento fluido y eficiente de las actividades administrativas, los cuales deberían estar establecidos y documentados, donde se definan funciones y responsabilidades de la unidad. Asimismo, se encontraron evidencias de que la empresa cumple con

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el proceso de departamentalización, pero las funciones administrativas no funcionan bajo la misma figura directiva. Al dar respuesta a la segunda interrogante de la investigación referida a conocer cuáles funciones y procedimientos serán necesarios para la creación del departamento administrativo de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., se identificó la necesidad de una función que agrupe las unidades de administración y finanzas, que vele por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción de los ingresos, el cumplimiento de las obligaciones y el control de las finanzas de la empresa y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la Institución y apoyar a las autoridades en la colocación acertada de los recursos financieros. De manera más específica, Fivenca requiere de una unidad administrativa que planee, ejecute y dirija la gestión administrativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales, así como de encargarse del control administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la actividad productiva de la empresa, además de mantener relaciones continuas con entidades obligantes en materia de salud y seguridad laboral. En respuesta a ello, se desarrolló la Propuesta para la creación de la Gerencia de Administración de la empresa, a cuyo proyecto se le determinó la factibilidad técnico-operativa y económica. Por último, al responder a la interrogante de determinar qué beneficios y costos generaran la creación del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A., una vez definidas la factibilidad de la Propuesta, se compararon los costos versus los beneficios, lo cual, a su vez permitió evaluar la relación costo/beneficio del proyecto. Al respecto, se apunta que con relación a la inversión requerida para la puesta en marcha de la Propuesta, representa una mínima parte de los

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ingresos que proyecta obtener la empresa en el presente año, es decir, 3,34%. Además, dichos fondos van a ser un aporte de los ingresos propios, lo cual significa que no acarrean costos de financiamiento. Por otra parte, dado que la función administrativa no genera directamente ingresos por ventas, el retorno de la inversión se evidenciará en los múltiples beneficios que se obtendrán con la departamentalización propuesta, los cuales se traducen en rentabilidad. Visto lo anterior, se determinó que en relación a la inversión económica requerida para su puesta en funcionamiento, la Propuesta ofrece mayores beneficios que serán evidenciados y cuantificados por indicadores de productividad por ahorro de tiempo y procesos, en el mediano y el largo plazo. Recomendaciones Vistos los resultados y conclusiones arrojados por el estudio departamental propuesto para la creación de la Gerencia de Administración en Fivenca Casa de Bolsa C.A., se recomienda lo siguiente: -

Una vez que los Directivos de la empresa hagan los ajustes que consideren pertinentes, implementar la propuesta a la brevedad posible con el fin de aplicar correctivos y controles a la situación desfavorable diagnosticada en este estudio. Esto, con la finalidad de evitar males mayores que pudieran repercutir en el futuro cercano en el clima organizacional, pérdidas económicas por reprocesos y merma

de la competitividad de la organización. - Tomar la internamente la iniciativa de documentar la totalidad de los puestos de trabajo que actualmente tiene la estructura de Fivenca. Para ello, se pueden tomar como referencia los presentados en el estudio departamental propuesto.

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Para ello se, se pueden tomar como referencia los presentados en el estudio departamental propuesto

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REFERENCIAS

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ANEXOS

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104

105

106

Anexo B. Cuadro de variables Objetivo especifico Diagnosticar la situación actual de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A respecto a la estructura organizativa y los procesos administrativos

Determinar las funciones y procedimientos requeridos para la creación del departamento administrativo de la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A. Presentar estudio organizacional la creación de un departamento administrativo para la empresa FIVENCA, casa

Variable Estructura organizativa y procesos administrativos actuales de Fivenca Casa de Bolsa C.A.

Dimensión Estructura organizativa

Indicadores -

Funciones y procedimientos requeridos para la creación del departamento administrativo

Estudio organizacional para la creación de un departamento administrativo en Fivenca Casa de

Nombre del departamento Interconexiones Presencia de fallas Causas de las fallas Importancia de los manuales Necesidad del departamento administrativo Espacio físico Conocimiento de las actividades y tareas Coordinación de las actividades Delegación de funciones Existencia de manual administrativos Puestos ocupados versus el perfil Viabilidad del departamento de administración

Funciones

-

Objetivos Estrategia de negocio Proceso administrativo Infraestructura para la administración Estructura organizacional

Procedimientos

- Definición de cargos - Tareas y responsabilidades - Normativa legal

Operatividad del proyecto

-

Equipos y herramientas Muebles y tecnología Recursos Humanos Servicios básicos Compras e insumos

107

Técnica e instrumentos Encuesta / Cuestionario

Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Análisis inductivo

N/A

Análisis inductivo

N/A

Objetivo especifico de Bolsa, en el Municipio Chacao, Estado Miranda. Determinar los costos y beneficios esperados de la puesta en funcionamiento del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A

Variable

Dimensión

Indicadores

Técnica e instrumentos

Ítem

Bolsa C.A. Costos y beneficios esperados de la puesta en funcionamiento del departamento administrativo en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, C.A.

Estudio económico

- Costos - Ingresos - Estados financieros

Rentabilidad del proyecto

-

Proyección de gastos Proyección de ingresos VAN TIR

108

Análisis inductivo

N/A

Anexo C CUESTIONARIO 1. Indique por favor el nombre del departamento al cual pertenece en la empresa. ___ Negocios ___ Tesorería ___ Contraloría ___ Contabilidad ___ Operaciones ___ Cumplimiento ___ Trader ___ Ventas Criterios de Evaluación

Opciones Si No

La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta 2. De acuerdo a su labor diaria dentro de la empresa, ¿cuáles son los procesos administrativos con los que se relaciona regularmente? Marque con una X una o más de una, según sea el caso. ___ No se relaciona ___ Operaciones contables ___ Operaciones de Tesorería ___ Archivo ___ Registro y Control de Datos ___ Compra o Ventas a Proveedores ___ Inventario ___ Expediente y/o Documentación Criterios de Evaluación

Opciones Si No

La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta 3. ¿Ha tenido dificultades al momento de solicitar requerimientos de índole administrativo?

109

___ Si ___ No Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

4. De ser afirmativa su respuesta indique con una X de acuerdo a las siguientes alternativas, Cuáles son los motivos que pueden estar originando las fallas en los procesos administrativos. ___ Fallas en comunicación ___ Falta de personal ___ Reproceso ___ Retraso en las solicitudes ___ Exceso de procedimientos y controles ___ Extravío de documentos ___ Otros: Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

5. ¿Cómo considera usted que la falta manuales de normas y procedimientos administrativos afectan las actividades de la organización? ___ Nada ___ Poco ___ Mucho

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada

110

Opciones Si No

La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

6. ¿Considera usted necesaria la creación del departamento administrativo, como actividad específica, dentro de Fivenca Casa de Bolsa, C.A? En una escala del 1 al 4 elija siendo el 1 el menos necesario y 4 el más necesario. ___ Altamente necesario ___ Necesario ___ Medianamente necesario ___ No es necesario Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta

7. ¿Actualmente la empresa cuenta con espacio físico para llevar la implementación del departamento administrativo? ___ Si ___ No Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

8. Al momento de solicitar un requerimiento administrativo. ¿Identifica claramente a quien debe dirigirse? ___ Si ___ No Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada

111

Opciones Si No

La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta 9. ¿Percibe usted que las actividades administrativas se realizan de forma coordinada? ___ Si ___ No Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta

10. ¿Detecta que se ha delegado funciones a quien no corresponde la responsabilidad administrativa? ___ Si ___ No ___ Desconozco Opciones Si No

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

11. ¿Existe en la empresa Fivenca Casa de Bolsa un manual de procedimientos Administrativos para la ejecución de las actividades? ___ Si ___ No ___ Desconozco

Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad

112

Opciones Si No

La pregunta recoge información indicadores La pregunta induce a una respuesta

precisa

sobre

los

12. ¿Considera usted, que los puestos en los diferentes departamentos son ocupados acorde al perfil del personal? ___ Acorde al perfil ___ No está acorde al perfil ___ No responde Criterios de Evaluación

Opciones Si No

La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta 13. ¿Considera que de ser posible la existencia de una Gerencia administrativa en la empresa Fivenca Casa de Bolsa, fortalece a la organización y refuerza el cumplimiento con los objetivos? ___ Si ___ No ___ No responde Criterios de Evaluación La pregunta está bien formulada La pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge información precisa sobre los indicadores La pregunta induce a una respuesta

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Opciones Si No