Seguimiento y control de proyectos en Hydra PSA

Seguimiento y control de proyectos

Los procesos de seguimiento y control: Aseguran que los objetivos del proyecto son alcanzados  Identifican desviaciones (progreso, presupuesto, calidad, etc)  Definen acciones para corregir las desviaciones 

Procesos de Dirección de Proyectos según el PMI

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Beneficios El desempeño del proyecto se observa y se mide de manera sistemática y regular, a fin de identificar variaciones respecto del plan para la dirección del proyecto. El grupo de procesos de seguimiento y control también incluye: 

Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles Problemas.



Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto



Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.

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¿Cómo usar las herramientas de Seguimiento y Control de Hydra PSA? 1. Conocer la información que ofrece Hydra PSA para facilitar el proceso de seguimiento y control de los proyectos. Ver Inventario de tableros de control  Ver Guías de seguimiento y control 

2. Identificar cuáles personas en la organización deben conocer esta información. 

Ver tipos de licencias en Hydra PSA, ¿Qué licencia necesito?

3. Dedicar un tiempo periódicamente a revisar la información de los tableros de control de eTask (15 minutos semanales) Programar semanalmente en su agenda la revisión de tableros

en Hydra PSA o informes.

4. Involucrar la información de Hydra PSA en las actividades de seguimiento y control del proyecto (reuniones, informes)

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Dimensiones del seguimiento y control Progreso del proyecto Planeado vs Real

 Cumplimiento del cronograma.  Identificación de desviaciones, ajustes necesarios. Estatus de riesgos y plan de contingencia

Estatus de las tareas y compromisos

Presupuesto

 Cumplimiento del  Tareas próximas a presupuesto definido. vencerse.  Identificación de  Tareas que están en desviaciones, ajustes riesgo de no cumplirse. necesarios. Documentación

Involucramiento de los Stakeholders

 ¿Los datos generados en el proyecto se mantienen en una ubicación correcta?  ¿Se elaboran y nombran de acuerdo con los estándares?

 Cumplimiento del plan de comunicaciones.  ¿Es necesario tomar acciones adicionales?

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IDENTIFICAR ACCIONES

Actualización del avance del proyecto en Hydra PSA Seguir estos pasos le tomará 15 minutos semanales

1

Reporte el avance de las tareas y complete las que ya se terminaron.

2

Adjunte los documentos y archivos que evidencian la ejecución de las tareas: actas, informes, etc.

Proyecto>Tareas o Mis Asignaciones > Tareas o Cronograma > Ver

Proyecto > Tareas > Detalle > Pestaña Adjuntos o Mis Asignaciones > Tareas > Pestaña Adjuntos

o Cronograma > Ver Tarea >

3

Complete los hitos que se alcanzaron.

4

Reporte la condición del proyecto y los comentarios respectivos sobre el desempeño del proyecto en la última semana.

Proyecto>Tareas o Mis Asignaciones > Tareas o Cronograma > Ver

Proyecto > Inicio del Proyecto o Reportes > Tableros de Control del Proyecto > Widget de Avance

5

Verifique el estado actual del proyecto ingresando al tablero de control. Reportes > Tableros de Control del Proyecto

Recomendaciones: Fije un día de la semana en el cuál seguirá estos pasos e inclúyalo en su agenda de tal manera que se convierta en una rutina semanal. www.hydra-management.com

¿Cuáles widgets utilizar para realizar seguimiento? 1

Para verificar el avance general del proyecto  Widget de progreso – Curva S  Widget de progreso – Progreso planeado vs. progreso real  Widget Hitos del proyecto  Widget Vista tabular Seguimiento a entregables  Widget Tareas - Salud

2

Para revisar información de detalle del proyecto  Widget Vista tabular Seguimiento a tareas atrasadas  Widget Vista tabular Seguimiento a tareas en alerta  Widget de riesgos

¿Qué es un Widget? Los widgdets son ventanas personalizables que proporcionan información de utilidad para el usuario. Por ejemplo, el widget de Hitos muestra un listado de los hitos del Proyecto con su fecha estimada, fecha real y estado.

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Ejemplo de configuración de un tablero de control El tablero de control que se muestra en la imagen está conformado por los siguientes widgets: Información general del proyecto  Progreso del proyecto – Vista: Diagrama de líneas  Progreso del proyecto – Vista: Tabla de datos  Tareas – Agrupadas por salud  Vista tabular – Listando por tareas atrasadas  Vista tabular – Listando por tareas en alerta  Entregables – Agrupados por salud  Vista tabular – Listando por entregables  Hitos  Riesgos - Vista: Matriz probabilidad Vs Impacto  Riesgos – Vista: Diagrama de Burbujas  Vista tabular: Listando por riesgos 

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Inventario de widgets Puntos de chequeo  Progreso del proyecto  Información general del proyecto  Entregables y asuntos  Hitos  Vista tabular  Resumen de costos y esfuerzos  Riesgos  Progreso de los cronogramas  Tareas  Texto  Registro de tiempos 

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Progreso del proyecto – Diagrama de líneas ¿Qué información brinda? • • •

El avance, esfuerzo o costo acumulado planeado y real del proyecto a través del tiempo. Permite comparar con una línea base. Permite identificar fácilmente cómo se ha desempeñado el proyecto de acuerdo a lo planeado.

¿Qué se debe tener en cuenta? La posición de la línea roja (progreso, costo o esfuerzo real) con respecto a la de la línea azul (progreso, costo o esfuerzo planeado). Opciones principales de configuración: Datos • Progreso • Esfuerzo • Costo

Vista • Diagrama de líneas • Diagrama de barras • Tabla de datos

¿Cuándo debe tomar acciones? • Si la gráfica se está analizando con datos de progreso, cuando la línea del progreso planeado tiene una tendencia a alejarse por debajo de la línea del progreso real.

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Progreso del proyecto – Tabla de datos ¿Qué información brinda? • • •

La evolución del progreso del proyecto desde su inicio. La condición y comentarios reportados por el Gerente sobre el estado del proyecto. La información es presentada por cortes semanales, quincenales o mensuales dependiendo de como se configure.

¿Qué se debe tener en cuenta? •

Los colores del progreso real (si los datos están en términos de progreso) son alertas sobre el avance real del proyecto respecto a lo planeado. Los comentarios que el Gerente de Proyecto registra. La variación entre el costo, avance o esfuerzo planeado versus el real.

Expanda para ver los comentarios.

•

Opciones principales de configuración:

•

Datos • Progreso • Esfuerzo • Costo

¿Cuándo debe tomar acciones?

Vista • Diagrama de líneas • Diagrama de barras • Tabla de datos

•

Cuando la variación entre el costo, progreso o esfuerzo planeado versus el real es significativa o supera los umbrales tolerados por la organización.

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¿Cómo se calcula el color del progreso real? El cálculo del color del progreso real se realiza basado en el valor del indicador SPI (Schedule Performance Index). El SPI nos indica la efectividad del proyecto de acuerdo a la planeación realizada. El valor del SPI resulta de dividir el progreso real entre el progreso planeado. El ideal es que el valor resultante sea muy cercano a 1. Lo cual indicaría que el avance real del proyecto es muy aproximado a lo planeado.

El proyecto se encuentra significativamente atrasado - SPI es menor a 0.6. El proyecto se encuentra atrasado - SPI está entre 0.6 y 0.9. El proyecto va de acuerdo a lo planeado - SPI es mayor a 0.9.

Cuando el SPI es mayor a 1, el avance del proyecto se encuentra adelantado respecto a lo planeado. www.hydra-management.com

Hitos del proyecto ¿Qué información brinda? El estado actual de los hitos del proyecto. Permite identificar los logros del proyecto que ya se han alcanzado y los que aún no.

¿Qué se debe tener en cuenta? El color en la columna Salud: Azul: El hito ya se alcanzó. Rojo: El hito ya debía haber sido alcanzado. Gris: Se planea que el hito debe alcanzarse más adelante. La columna Fecha Final Real indica la fecha en la cual el hito fue alcanzado.

¿Cuándo debe tomar acciones? 1. Cuando la salud de un hito se encuentre en rojo. 2. Cuando la fecha planeada (columna Fecha Final) para alcanzar el hito está próxima y considera que no se alcanzará el hito en esa fecha. www.hydra-management.com

Vista tabular El widget de vista tabular permite listar un conjunto de elementos asociados a un proyecto y filtrarlos por ciertas características. Los posibles elementos a listar son:

Algunos de los usos más comunes de este widget son: Listado de tareas atrasadas  Listado de tareas en alerta  Listado de entregables en progreso  Listado de entregables atrasados.  Listado de riesgos prioritarios.  Listado de issues.  Listado de tareas planeadas para la semana actual. 

Tareas  Entregables  Riesgos  Issues 

Las opciones de filtrado más comunes son: (Los filtros dependen del tipo de elemento que se está listando)

Estado Condición  Salud  Responsable  Prioridad  Etiqueta  

En las siguientes páginas se muestran algunos ejemplos de configuración e interpretación de esta widget:

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Vista tabular – Listado de entregables por estado ¿Qué información brinda? El estado actual de los entregables del proyecto. Permite visualizar: condición, responsable, salud, estado, progreso.

¿Qué se debe tener en cuenta? Es posible configurar filtros adicionales que permiten hacerle seguimiento a entregables con un atributo especifico. Por ej. únicamente los entregables con un estado seleccionado (Análisis)  Condición: algunos problemas, con bloqueos, con problemas  Etiquetas: de acuerdo con lo definido Opciones de configuración:

¿Cuándo debe tomar acciones?

Datos • Tareas • Entregables • Riesgos • Issues

1. Cuando el progreso del entregable no corresponda con lo planeado. 2. Cuando se han reportado las condiciones: algunos problemas , bloqueos importantes

Filtro • Estado = Análisis • Condición • Salud • Etiqueta • ….

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Vista tabular – Listado de tareas por salud ¿Qué información brinda? El estado actual de las tareas del proyecto. Permite visualizar: Nombre, condición, responsable, salud, estado, progreso.

¿Qué se debe tener en cuenta? Es posible configurar filtros adicionales que permiten hacerle seguimiento a tareas con un atributo especifico. Por ej. únicamente las tareas con Salud Atrasada  Condición: algunos problemas, con bloqueos, con problemas  Salud: no iniciada, a tiempo, el alerta, atrasada.

¿Cuándo debe tomar acciones? Opciones principales de configuración: Datos • Tareas • Entregables • Riesgos • Issues

1. Cuando la salud de la tarea se encuentre en alerta (amarilla) o en rojo (atrasada), especialmente las de prioridad alta. 2. Cuando se han reportado las condiciones: Algunos problemas o bloqueos importantes

Filtro • Estado • Condición • Salud = Alerta/Atrasada • Etiqueta www.hydra-management.com • ….

Entregables ¿Qué información brinda? Muestra los entregables agrupados por un criterio seleccionado al momento de la configuración del widget, por ejemplo: Salud, estado, condición, etc.

¿Qué se debe tener en cuenta? Es posible configurar filtros adicionales que permitan acotar la cantidad de entregables que se desean visualizar. Por ej. Podría ser posible agrupar los entregables por salud y filtrarlos por responsable con el fin de hacer seguimiento a los entregables que son responsabilidad de cierta persona(s).

¿Cuándo debe tomar acciones? Opciones principales de configuración: Agrupar por: • Complejidad • Condición • Estado

• • • •

Prioridad Responsable Salud Tipo

1. Cuando un alto porcentaje de entregables están atrasados, en alerta o con condición en problemas o con bloqueos importantes. 2. Cuando un alto porcentaje de entregables están en un estado que no coincide con lo que se esperaba.

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Tareas ¿Qué información brinda? Muestra las tareas del proyecto agrupadas por criterios como salud, estado, condición, entre otros.

¿Qué se debe tener en cuenta? El widget de tareas cuenta filtros que permiten hacer más específico el gráfico. Para, por ejemplo, ver la salud de las tareas que tienen alta prioridad.

¿Cuándo debe tomar acciones?

Opciones principales de configuración:

Agrupar por: • Complejidad • Condición • Estado

• • •

1. Cuando un alto porcentaje de tareas están atrasadas o en alerta. 2. Cuando un alto porcentaje de tareas asignadas a un mismo recurso, están atrasadas. 3. Si encuentra que la mayor parte de las tareas prioritarias está atrasadas.

Prioridad Responsable Salud www.hydra-management.com

Riesgos ¿Qué información brinda? Cómo se encuentran distribuidos los riesgos en la matriz de acuerdo a su probabilidad e impacto. Es una herramienta recomendada por el PMI para la priorización de riesgos.

¿Qué se debe tener en cuenta? En principio, los riesgos que se encuentren ubicados en la sección roja y naranja puesto que estos son los que tienen un impacto severo, crítico o catastrófico sobre uno o más objetivos del proyecto junto a una probabilidad alta de ocurrencia. Opciones principales de configuración: Vista • Matriz de probabilidad vs. Impacto • Diagrama de burbujas

¿Cuándo debe tomar acciones? 1. Principalmente cuando encuentre riesgos en la sección roja y naranja se recomienda hacer drilldown para saber a cuáles riesgos corresponden y el estado de su plan de respuesta. 2. Además es importante prestar atención y tomar las mismas medidas para los riesgos que se encuentran en la sección amarilla.

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Puntos de Chequeo ¿Qué son los puntos de chequeo? Son hitos metodológicos que pueden representar, por ejemplo, el avance o la completitud de una etapa del proyecto. ¿Qué información brinda? Provee el estado actual de los puntos de chequeo del proyecto y las fechas planeadas y reales.

Qué se debe tener en cuenta? El color de la barra de progreso teniendo en cuenta que el rojo y amarillo representan una deviación frente a lo planeado.

¿Cuándo debe tomar acciones? Cuando existe una desviación significativa frente a la planeación o que sobrepase el umbral tolerado por la organización.

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Información general del proyecto ¿Qué información brinda? Muestra la información general del proyecto. Permite contextualizar a las personas que reciben el reporte y no conocen con mayor detalle el proyecto. Este widget es útil para dar una introducción al tablero de control, principalmente cuando es distribuido por correo electrónico o a través de un archivo Word o PDF. ¿Qué se debe tener en cuenta? Recuerdo que si desea exportar el reporte, puede hacerlo desde la barra de herramientas del tablero de control: Opciones principales de configuración: Ver: • Alias • Nombre • Descripción • Fecha inicial • Fecha final

• • • •

Gerente del Proyecto Hito Patrocinador Puntos de chequeo

• • • • •

Presupuesto Unidad Org. Etiquetas Cleintes Estado www.hydra-management.com

Resumen de costos y esfuerzos ¿Qué información brinda? Muestra los indicadores de esfuerzo o costo del proyecto según la elección del usuario al momento de configurarlo. Tiene en cuenta indicadores de la metodología de valor ganado. ¿Qué se debe tener en cuenta? El porcentaje de desviación en costo o esfuerzo. El color rojo o amarillo en el esfuerzo o costo real. Esto significa que hay una desviación frente a lo planeado. ¿Cuándo debe tomar acciones? Cuando el porcentaje de desviación es significativo o supera el umbral tolerable establecido por la organización.

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Progreso de los cronogramas ¿Qué información brinda? Muestra los indicadores de esfuerzo, progreso o costo del proyecto según la elección del usuario al momento de configurarlo. Lo anterior permite realizar seguimiento individual al estado de cada cronograma. ¿Qué se debe tener en cuenta? El porcentaje de desviación en costo o esfuerzo. El color rojo o amarillo en el esfuerzo, progreso o costo real. Esto significa que hay una desviación frente a lo planeado. ¿Cuándo debe tomar acciones? Cuando el porcentaje de desviación es significativo o supera el umbral tolerable establecido por la organización.

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Texto ¿Qué información brinda? Este widget permite, a través de un editor de texto incorporado, ingresar la información que desee el usuario. Es útil para documentar información adicional del proyecto de tal manera que esté siempre visible en el tablero de control.

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Registro de tiempos ¿Qué información brinda? Muestra el tiempo invertido por el equipo de trabajo en las actividades que tiene a cargo. El tiempo invertido se puede mostrar para la semana actual o las últimas n semanas.

¿Qué se debe tener en cuenta? Este widget es útil para controlar el tiempo invertido en el proyecto a un corte dado.

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Gracias por su atención