UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA PEQUEÑA EMPRESA DE ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS MANUALES EN MADERA, CERÁMICA Y VIDRIO.

DIEGO MARCELO COLINA CIFUENTES

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

San José, Costa Rica Julio 2011

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en (Nombre de la Maestría)

__________________________ Ing. Marvin Coto Hernández, MAP PROFESOR TUTOR

_________________________ MATI, José Silva Velázquez, PMP LECTOR No.1

__________________________ Ing. Carlos Brenes, MAP LECTOR No.2

________________________ Diego Colina Cifuentes SUSTENTANTE

DEDICATORIA

Con todo el cariño del mundo, dedico este proyecto a mi esposa e hijos, y a mis padres, por ser parte importante del mismo y sobre todo por ser los motivadores de su elaboración.

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi familia, por el apoyo constante, sobre todo en aquellos momentos de debilidad en los que pensaba que no podía concluir con esta etapa importante de mi vida profesional y; especialmente a mi esposa por estar siempre a mi lado brindándome su cariño y apoyo.

A mis padres por también brindarme su apoyo incondicional y por haberme inculcado siempre el deseo de superación.

A mi tutor, quien con su oportuno y brillante consejo personal y profesional, supo entregarme la guía apropiada para culminar con éxito éste proyecto.

Y a Dios, por haberme ampliado las perspectivas, otorgándome una nueva oportunidad de vida.

iv

INDICE

1.

2.

3.

4.

5. 6. 7. 8.

HOJA DE APROBACION

ii

DEDICATORIA

iii

AGRADECIMIENTO

iv

INDICE

v

INDICE ILUSTRACIONES

vii

INDICE CUADROS

viii

RESUMEN EJECUTIVO

ix

INTRODUCCION ............................................................................................. 6 1.1 Antecedentes ........................................................................................ 6 1.2 Problemática.......................................................................................... 7 1.3 Justificación del problema ..................................................................... 7 1.4 Objetivo general .................................................................................... 8 1.5 Objetivos específicos............................................................................. 9 MARCO TEORICO ........................................................................................ 11 2.1 Marco referencial o institucional .......................................................... 11 2.2 Teoría de Administración de Proyectos ............................................... 15 2.3 Aspectos introductorios para el Plan de Proyecto ............................... 21 MARCO METODOLOGICO ........................................................................... 29 3.1 Introducción. ........................................................................................ 29 3.2 Fuentes de información ....................................................................... 29 3.3 Supuestos ........................................................................................... 33 3.4 Técnicas de Investigación ................................................................... 35 3.5 Método de Investigación...................................................................... 37 3.6 Herramientas ....................................................................................... 40 3.7 Entregables ......................................................................................... 42 DESARROLLO............................................................................................... 44 4.1 Investigación de Campo ...................................................................... 44 4.2 Alcance del proyecto ........................................................................... 45 4.3 Herramientas para un estudio de mercado ......................................... 55 4.4 Estructura organizativa ........................................................................ 61 4.5 Productos que ofrecerá la microempresa ............................................ 62 4.6 Estrategia de comunicación ................................................................ 63 4.7 Estrategia de riesgos ........................................................................... 66 CONCLUSIONES .......................................................................................... 69 RECOMENDACIONES .................................................................................. 71 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 73 ANEXOS ........................................................................................................ 75

v

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ..................................................................... 75 Anexo 2: EDT .................................................................................................... 79 Anexo 3: CRONOGRAMA ................................................................................. 80 Anexo 4: CUESTIONARIO PARA PROVEEDORES ......................................... 83 Anexo 5: MATRIZ PARA RECABAR INFORMACIÒN DE CAMPO EN CUANTO A POSIBLES CLIENTES ................................................................................... 84 Anexo 6: EJEMPLOS DE PRODUCTOS QUE SE OFERTARÁN EN LA MICROEMPRESA ............................................................................................. 85

6

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Ciclo de vida del proyecto ...................................................................... 20 Figura 2: PYMES registradas al 2007 ................................................................... 25 Figura 3: EDT para creación de microempresa de artesanías .............................. 48 Figura 4: EDT para creación de microempresa de artesanías (cont.) ................... 48 Figura 5: EDT para creación de microempresa de artesanías (cont.) ................... 49 Figura 6: Cronograma para creación de microempresa de artesanías ................. 51 Figura 7: Esquema (prototipo) para logotipo ......................................................... 65

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: PYMES registradas al 2007.................................................................. 25 Cuadro 2: PNBV 2009 – 2013 (Ecuador) .............................................................. 27 Cuadro 3: Fuentes de informaciòn por objetivos ................................................... 32 Cuadro 4: Supuestos por objetivos ....................................................................... 34 Cuadro 5: Técnicas de investigación por objetivos ............................................... 36 Cuadro 6: Métodos de investigación por objetivos ................................................ 38 Cuadro 7: Herramientas para investigación por objetivos ..................................... 41 Cuadro 8: Entregables por objetivos ..................................................................... 43 Cuadro 9: Ejemplo de matriz simple para registro de riesgos ............................... 67

ÍNDICE DE ABREVIATURAS

BCE

Banco Central del Ecuador

CAPEIPI

Cámara de Pequeños Industriales de Pichincha

EDT

Estructura de Desglose de Trabajo

INEC

Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

MIC

Ministerio de Industrias y Competitividad

PFG

Plan Final de Graduación

PMI

Project Management Institute

PNBV

Plan Nacional del Buen Vivir

PYME

Pequeña y Mediana Industria

RISE

Régimen Impositivo Simplificado del Ecuador

RUC

Registro Único de Contribuyentes

RUP

Registro Único de Proveedores

SENPLADES

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

UCI

Universidad para la Cooperación Internacional

RESUMEN EJECUTIVO

Actualmente, para el Banco Central del Ecuador [BCE] (2010), el índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto (7.44%, a septiembre 2010). A pesar de que con la nueva política de gobierno, se está tratando de impulsar la productividad nacional, el incentivo financiero, la creación de masa crítica para preparación de profesionales probos, la inyección de recursos para temas de investigación y productividad; el problema social del desempleo y subempleo es aun latente y visible, sobre todo en las grandes urbes como la capital del país (Quito). Sobre esta base, se decidió buscar los mecanismos para establecer las mejores herramientas que permitan realizar un estudio de mercado, con miras al diseño de un proyecto que permita la creación de una microempresa para la comercialización de productos elaborados a mano, en cerámica, vidrio y madera, con énfasis en la producción de bisutería en vidrio, con diferentes técnicas. Fue necesario utilizar herramientas de varias metodologías para encontrar la información, teniendo en consideración que el contexto actual en el que se estableció la propuesta abarca en su mayoría, documentación, información, y experiencias que fueron desarrolladas recientemente, que se encontraban en proceso de desarrollo paralelo o que no existían para el tema específico de la investigación. La observación de campo es la que de manera principal primó en la obtención de la información necesaria para el establecimiento de las mejores herramientas para un adecuado estudio de mercado; teniendo en cuenta que el acceso a la información fue limitado, sobre todo si se trataba de experiencias de otras empresas similares. Adicionalmente se estableció el alcance del proyecto, a través de herramientas como el EDT y el cronograma de proyecto, definiendo cual sería la parte organizativa del proyecto y estableciendo sus roles y responsabilidades. Si bien es cierto que el proyecto aún no se enfocaba en la elaboración de una planificación para su desarrollo, si se consideró necesario el definir elementos macro que permitan tener una mejor idea de la estructura del plan, determinándose que era importante el desarrollo de estrategias de comunicación y de gestión de riesgos. La estructura detallada de trabajo, se la dividió en dos momentos importantes tales como: el desarrollo de las herramientas para el estudio de mercado y, lo que se definiría como la planificación misma del proyecto de creación de la microempresa, el cual ya incluiría el estudio de mercado.

Es importante recalcar que este estudio no se encargó de la planificación para el diseño de la microempresa de comercialización de artesanías, sino más bien en el proceso previo que permita delimitar lo que se requeriría para el establecimiento de la línea de base del proyecto. Debido a que el proyecto está basado en una conceptualización de microempresa, se aclaró que para las etapas iniciales solamente se tratará de cubrir el mercado local, para lograr un adecuado posicionamiento y sobre todo un reconocimiento en la calidad del producto y servicio finales. El haber construido desde esta etapa una misión y visión, sirvió para la determinación de aquella estructura básica del proyecto de microempresa, que permitirá su éxito. Las dificultades encontradas en el desarrollo de este trabajo dejan como gran lección aprendida, que efectivamente al momento de la planeación debe tenerse mucho cuidado en la identificación de externalidades que pueden afectar el éxito o la efectividad de un proceso, planeación o producto que se pretenda desarrollar. Para las siguientes etapas en la posterior implementación de la microempresa, se deberá empezar por profundizar en la determinación de estrategias apropiadas de acercamiento a quienes son considerados como actores de fuentes primarias y secundarias. Hay que poner mucha atención en los procesos de gestión de riesgos, de costos y de comunicación, para poder cerrar el ciclo de proyecto apropiadamente y asegurar un mayor porcentaje de éxito. Se debe considerar la elaboración de productos adicionales como por ejemplo informes y/o diagnósticos que sean entregados a las instancias gubernamentales (centrales y seccionales) encargadas de llevar un registro de información mercantil, comportamiento económico – financiero y de PYMES; en el cual se ponga de manifiesto la necesidad de contar con información oportuna, actualizada y de fácil acceso. Como parte de la estrategia para el levantamiento de la información, se deberá realizar un fuerte proceso de acercamiento a cada una de las instancias antes mencionadas, para tener un mejor panorama del verdadero comportamiento del mercado en lo que a artesanías y/u objetos manufacturados a mano se refiere. Con la identificación de una línea de especialización, en la cual trabajar para brindar un producto de acuerdo a las características planteadas como visión y misión de la empresa, se considera que se mejoraría el porcentaje de éxito de la empresa.

1. INTRODUCCION

1.1

Antecedentes

Actualmente, para el Banco Central del Ecuador [BCE] (2010), el índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto (7.44%, a septiembre 2010), siendo cada

día más difícil la inserción de personal en áreas de índole profesional,

aumentando cada día el subempleo como medio para la supervivencia diaria, en actividades en las que las personas suelen explotar sus diversas habilidades, como alternativas laborales.

En las calles del Ecuador y sobretodo de las grandes ciudades como Quito, es común encontrarse, a diario, con profesionales de diferentes especialidades que se desempeñan como choferes de vehículos de transporte púbico, administrando locales comerciales (ya sean propios o de terceros), como vendedores fijos o ambulantes.

La falta de oportunidades, la creciente y absurda consideración de que las personas a partir de los 35 años son demasiado viejas, el no haber contado con políticas públicas de incentivo productivo – desde que la democracia se reinstauró en el país (1979)- entre otros, son varios de los diversos factores que contribuyen para que en el Ecuador existan despidos masivos, explotación laboral y desinterés por la fuerza laboral; tanto en el sector público como en el privado.

A pesar de que con la nueva política de Gobierno, se está tratando de impulsar la productividad nacional, el incentivo financiero, la creación de masa crítica para preparación de profesionales probos y, la inyección de recursos para temas de investigación y productividad; el problema social del desempleo y subempleo es aun latente y visible.

1.2

Problemática.

Por experiencias personales contadas por personas cercanas, se ha podido determinar que la falta de planificación cuando se decide incursionar en cualquier tipo de empresa, por más pequeña que ésta sea, ha llevado en muchas ocasiones a un mal manejo del negocio y en otras a su posterior fracaso; motivo por el cual, se decidió aprovechar las nuevas habilidades adquiridas en ésta capacitación de maestría, con el fin de hacer realidad una idea, pero de una manera mucho más seria y técnica.

Aún sin contar con un estudio más profundo de las necesidades reales del potencial cliente, se ha podido observar que, la realidad económica nacional del Ecuador, hace que cada día las personas busquen alternativas de calidad y a menor costo, que les permitan acceder a artículos, no necesariamente de lujo, que satisfagan sus gustos personales.

En este contexto, se decidió buscar los mecanismos para diseñar un proyecto que permita la creación de una microempresa para la comercialización de productos elaborados a mano, en cerámica, vidrio y madera, con énfasis en la producción de bisutería en vidrio, con diferentes técnicas.

Se pretendió investigar la manera de crear herramientas que permitan un estudio serio del mercado y la elaboración de un verdadero plan de negocios, que permita una mejor visualización del potencial proyecto de comercialización.

1.3

Justificación del problema

Está por demás mencionar que se considera que con una planificación adecuada, para el establecimiento de una pequeña empresa dedicada a la elaboración

manual de productos elaborados en madera, cerámica y vidrio; se puede tener un mayor porcentaje de seguridad para que el proyecto y el negocio como tal funcionen de manera apropiada y se logren los objetivos y resultados a los que se está apuntando, como alternativa productiva rentable.

El hecho de tener artículos diferentes, alternativos, creados a mano y en lo posible con manufactura y materia prima nacional, ha crecido en el Ecuador; por lo que se prevé que se podrá incurrir en este mercado con muy buenas oportunidades de competitividad.

Este tipo de artículos es cada vez más apetecido por personas de estratos sociales de clase media, media – alta y alta, como alternativas para la satisfacción de gustos personales que siendo de buena calidad tengan un menor costo y puedan ser competitivos con respecto a otros elaborados con materiales considerados de lujo.

Cabe resaltar que la idea toma fuerza luego de que en una pequeña exposición privada con allegados y amigos, se tuvieron elogios para los productos y la calidad de los mismos, aún cuando estos habían sido elaborados por simple afición; poniendo de manifiesto que los podríamos comercializar, pues consideraban que los productos podrían tener una buena salida.

1.4

Objetivo general

Elaborar un plan para el diseño de herramientas de mercadeo, previo a la creación e implementación de una pequeña empresa de elaboración y distribución de productos manuales en madera, cerámica y vidrio, en la ciudad de Quito, Ecuador; considerando todas aquellas herramientas de planificación establecidas en las

guías y mejores prácticas del PMBOK (PMI, 2008), que permita mejorar las condiciones socioeconómicas de los proponentes.

1.5

Objetivos específicos.

A. Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a realizarse para la consecución del diseño de las herramientas de mercado, previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado monitoreo y seguimiento. B. Determinar los requerimientos necesarios para la creación de herramientas de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa C. Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto. D. Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa. E. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto. F. Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles

tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto.

11 2. MARCO TEORICO

2.1

Marco referencial o institucional

2.1.1. Antecedentes

El proyecto en el cual se está emprendiendo, no se encuentra cimentado sobre alguna organización, institución o instancia preestablecida, pues el mismo nace como una iniciativa propia, como alternativa de medio de vida y sustento familiar; sobre la base de los inconvenientes laborales suscitados al interior del núcleo familiar, de quien se encuentra elaborando esta propuesta.

Como tal, es difícil el poder encontrar documentación específica que dé cuenta de la institucionalidad en la cual se trabajará, pues la propuesta justamente pretende crear la misma para poder desarrollarse productivamente.

Lo que sí se puede mencionar es que de acuerdo a algunos estudios realizados en Latinoamérica son las pequeñas y medianas empresas de los países llamados en desarrollo, quienes conforman una parte importante de la promoción de la economía de esos países; teniendo en cuenta tanto a aquellas empresas del sector formal, como del informal (Artecona, 2008).

El Ecuador no se ha quedado al margen de esta actividad, sobre todo debido a los varios inconvenientes económicos por los que el país ha atravesado desde que el “boom petrolero” surgió y el cual, a diferencia de lo que pensaban los gobiernos de entonces (1972), no se convirtió en la panacea económica.

Según los datos del censo de 2001 (vigente hasta la actualidad, pues los datos del censo del 2011 solamente podrán ser conocidos de manera oficial, a finales de año), realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos [INEC] del

12 Ecuador; se estimaron que los microemprendimientos están entre 950.000 a 1.700.000, incluyendo a aquellos productores rurales del país. (Artecoma, 2008)

Para Silva y Calahorrano (2005), la globalización de la economía se produce sin que se hayan eliminado las formas productivas más rezagadas y tradicionales, como son las artesanías. Es así como la artesanía ecuatoriana no ha desaparecido, ni con los procesos de industrialización que se han desarrollado en los últimos 100 años, ni con las crisis económicas; manteniendo más bien un proceso dinámico que no ha permitido su estatización.

Para los que son propietarios o gerentes de microempresas, la globalización si constituye una limitante, pues eso significa la existencia de cambios acelerados y aumento de la competencia; por lo que el Estado Ecuatoriano, en conjunto con las cámaras empresariales locales y nacionales, y el apoyo de instancias internacionales como la Organización Internacional del Trabajo; generan oportunidades para que aquellos microempresarios puedan tener acceso y mejores

oportunidades

de

capacitación,

nuevas

tecnologías,

crédito

y

financiamiento a largo plazo, así como acceso a mercados internos y de exportación (Vinueza, 2007).

Actualmente, el Ecuador atraviesa por un nuevo modelo de Estado, que quienes lo lideran lo han llamado Socialismo del Siglo XXI, y sobre esta base han propuesto una serie de reformas y cambios, sobre todo en lo concerniente a desarrollo socioeconómico y productividad; al punto que inclusive la nueva Constitución de la República se cimenta en una filosofía del “Buen Vivir”, la misma que busca no solamente la igualdad social, sino la adecuada distribución, la redistribución de la riqueza, el empoderamiento de los procesos de desarrollo, por parte de la propia población, el mejoramiento de capacidades, la mejora de oportunidades y una convivencia armónica con la naturaleza; con su adecuado aprovechamiento.

13 Es así como el país se ha planteado una planificación de mediano y largo plazo, que permita una visión de futuro, pero con acciones inmediatas; motivo por el cual se desarrolló un Plan Nacional para el Buen Vivir, el mismo que contempla una planificación entre 2009 y 2013, pero con una visión hacia el 2020.

Dentro de este Plan se establecen 12 objetivos sectoriales, los cuales delinean el rumbo que el país debe tomar a futuro.

El Objetivo 11 del mencionado Plan hace referencia al “establecimiento de un sistema económico social, solidario y sostenible”, y en una de sus políticas pone de manifiesto que es necesario “Impulsar la actividad de pequeñas y medianas unidades económicas asociativas y fomentar la demanda de los bienes y servicios que generan.” (SENPLADES, 2009, p. 335)

2.1.2. Misión y visión

Como ya se había mencionado anteriormente, existe una oferta en el mercado de productos elaborados a mano con una gran variedad de materiales, debido a la gran vocación artística y creativa de la población ecuatoriana; lamentablemente la calidad de dichos productos, en muchas ocasiones, no es la óptima, sobretodo en su acabado, lo cual hace que dichos productos pierdan espacio de competencia.

Consultando con los propios artesanos, se ha podido establecer que en su mayoría, el cliente busca que el producto final, aún cuando sea de menor costo, guarde un valor agregado de buen gusto, de acabados finos, de acentuada delicadeza, de tal forma que estratos sociales más bajos puedan tener acceso a un objeto que sin ser un elemento de primera necesidad, pueda satisfacer el gusto por la buena presentación y que a la vista de estratos sociales más altos existan alternativas menos costosas pero de igual o mejor aspecto para lucir.

14 Los propios centros comerciales y algunas de las galerías de arte, consideran que su negocio mejoraría si se pudiese realizar una mayor venta en volumen, ya que el alto costo de algunos de sus artículos solo permite que se realice una venta esporádica.

Sobre esta base se consideró que dos de los aspectos más importantes que debe tener en cuenta este nuevo emprendimiento son: el cuidado al momento de dar los toques finales al producto y, su bajo costo para comercialización.

Misión

Con la utilización de técnicas adecuadas de diseño, manufactura y acabados finales; se comercializarán productos de cerámica, vidrio y madera de alta calidad y competitividad para el mercado local.

Visión

Ser el mejor proveedor de productos de calidad (no de cantidad) manufacturados a mano, para las principales cadenas comerciales y galerías de arte, a nivel local.

2.1.3. Relacionamiento del Marco Institucional con el Objeto del Proyecto

En este contexto, se tiene buenas expectativas de que la incursión en una empresa de las características planteadas en esta propuesta, pueda resultar y lograr los objetivos que se están planteando, sobre todo teniendo en cuenta que ya se

ha tenido experiencias puntuales en la aceptación de los productos a

comercializarse, aún de manera informal

El impulso que actualmente le está dando el Estado Ecuatoriano a iniciativas microempresariales, es un gran incentivo para que se pueda cristalizar esta idea

15 de proyecto y se considere que los resultados que se obtendrán serán los esperados.

2.2

Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1. Proyecto

Existen muchas definiciones sobre proyecto, como la que por ejemplo menciona Canelos, R. (2003, p. 38), en la que dice que “Un proyecto no es más que una búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema que tiende a resolver entre tantas, una necesidad humana”.

Pero todas siempre apuntan a orientar que el proyecto es un proceso temporal que permite desarrollar un producto, servicio o resultado único y que tiene una temporalidad definida, es decir que tiene un principio y un final ya determinados por una adecuada planificación (PMI, 2008).

Con esto lo que queda claro es que generalmente los proyectos son definidos para atender necesidades no satisfechas por los procesos normales de tal o cual organización, o en su defecto para crear procesos nuevos que vayan encaminados hacia la consecución de un nuevo resultado y/o producto.

En ocasiones los proyectos no son solamente propuestos para resultados y/o productos, sino también para el fortalecimiento, mejora y/o propuesta de un nuevo mecanismo que apoye el desarrollo de ese resultado y/o producto para el cual trabaja la organización.

Lo que siempre se debe tener muy en cuenta es que la finalidad de un proyecto es lograr el objetivo que se ha planteado y concluir; mientras que el objetivo de las operaciones normales, es dar respaldo al negocio o actividad que realiza la organización. (PMI, 2008)

16 2.2.2. Administración de Proyectos

En muchas ocasiones suele hacerse la pregunta de ¿porqué algunas organizaciones fracasan y otras tienen éxito?; y las respuestas pueden ser muy diversas, pero casi siempre se llega a la misma conclusión, de que el principal factor determinante para estas circunstancias radica en una buena o mala dirección de la organización y/o de los proyectos que se plantean para el apoyo a su desarrollo.

Según el PMI (2008) la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos planteados y se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre (ciclo de vida de proyectos). Es por esto que la dirección de un proyecto incluye: •

Identificar los requisitos

•

Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

•

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

•

Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

2.2.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

El PMI (2008), en el PMBOK, organiza la administración de proyectos en 42 procesos de Dirección, los mismos que están agrupados en 9 áreas de conocimiento, las cuales son el fundamento básico para la aplicación misma de la Dirección de Proyectos. •

Gestión del Alcance del Proyecto: es el que se encarga de definir lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto, a través de la definición de

17 aquellos aspectos que se consideren que ayudarán al éxito del proyecto. De esta manera es como se encarga de recopilar la información, definir detalladamente el producto o servicio a ofertarse, desarrollar aquellas actividades y tareas que permitirán alcanzar cada uno de los resultados y objetivos (EDT), verificar que lo establecido en la EDT se haya cumplido y controlar el desarrollo de las tareas establecidas y los posibles cambios que se susciten en la línea base. •

Gestión del Tiempo del Proyecto: permite tener una idea clara del término del proyecto y de cada una de las fases establecidas para el mismo, a través de la definición de acciones específicas para los resultados, de la identificación de las interacciones que pudieren haber entre las actividades del proyecto, de la estimación de los recursos que se necesitan para el desarrollo del proyecto, de definir los períodos de tiempo necesarios para cumplir con las actividades planteadas, del establecimiento de un cronograma y del control del mismo.

•

Gestión de los Costos del Proyecto: es la que permite estimar y controlar los costos, para que los mismos se ajusten al presupuesto establecido para el proyecto, con el desarrollo de una aproximación a los recursos financieros que se necesitarán, la suma de los costos establecidos de cada actividad para poder conocer el costo total y controlar y hacer un seguimiento constante al proyecto para verificar si se necesitan o no hacer ajustes a la línea de base presupuestaria.

•

Gestión de la Calidad del Proyecto: es la que se encarga de determinar los procesos de responsabilidad y políticas de calidad de la instancia que ejecuta el proyecto, para asegurar la calidad del producto y/servicio a ofertarse; es decir que se encarga de la implementación del sistema de calidad para la mejora continua de procesos. Abarca los procesos de la planificación de la calidad, el aseguramiento de la misma y evidentemente su control.

•

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: es la encargada de organizar, gestionar y conducir a todas aquellas personas que están

18 involucradas en el proyecto y que han recibido una asignación de roles específicos.

Involucra la identificación de roles, responsabilidades y

habilidades requeridas para cumplir esos roles, la confirmación de los recursos humanos disponibles, la mejora de competencias de las personas involucradas y el seguimiento al desempeño del equipo del proyecto. •

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: es la que se encarga de que todo el ciclo de manejo de la información sea el adecuado, entre todos y cada uno de los involucrados en el proyecto. Aquí se debe identificar a los involucrados directos e indirectos del proyecto, se debe determinar las necesidades que esos involucrados tienen con respecto a la información, poner la información relevante a disposición, trabajar en conjunto con los involucrados para conocer sus necesidades y recopilar

y distribuir la

información sobre el estado del proyecto. •

Gestión de los Riesgos del Proyecto: básicamente es la encargada de disminuir la probabilidad y el impacto de posibles eventos negativos que pueden ir en desmedro de los resultados y objetivos planteados para el proyecto. Aquí se debe definir cómo se va a realizar esta gestión de riesgos, identificar los posibles riesgos que pueden afectar al proyecto, priorizar los riesgos, analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados, desarrollar acciones que ayuden a disminuir esas amenazas y establecer un plan de respuesta ante esas amenazas.

•

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: corresponde a los procesos que se encargan de la obtención de productos, servicios o resultados que se necesiten adquirir por fuera del proyecto. Controla todo lo referente a la parte contractual y a las órdenes de compra. Se debe planificar las adquisiciones necesarias para el proyecto, realizar los procesos propios de las adquisiciones con los proveedores, monitorear la ejecución de los contratos y completar la adquisición misma.

•

Gestión de la Integración del proyecto: es aquella que se encarga de realizar una combinación o unificación de todos los procesos que involucra la gestión de proyectos; los cuales involucran la elaboración del acta de

19 constitución del proyecto, el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución por si misma del proyecto, el monitoreo y control del trabajo del proyecto, el control integrado de cambios y evidentemente las etapas de cierre ya sea del proyecto o de cada una de las fases previstas.

Mientras que ya en el operativo, se puede identificar algunas áreas de aplicación, las mismas que se basan en el sector y/o la actividad que realiza la organización que es objeto de estudio, tales como:

•

Sector privado.

•

Ventas.

•

Mercadeo.

•

Producción nacional.

•

Competitividad.

2.2.4. Ciclo de vida de un proyecto

El proyecto está conformado por un conjunto de fases que se presentan en secuencia y que a veces se desarrollan a la vez. Este ciclo se encuentra comprendido dentro de esa temporalidad de la que se había comentado que posee el proyecto, lo cual significa tener un inicio y un cierre, mas no que sea de corta duración. (PMI, 2008)

Según el PMBOK (PMI, 2008), el ciclo de vida del proyecto brinda un marco referencial que permite desarrollar el proyecto y que consta de la siguiente estructura: •

inicio,

•

organización y preparación,

•

ejecución del trabajo y

20 •

cierre

Normalmente esta es la estructura genérica, pero pueden existir algunas variaciones, tomando en cuenta de que en ocasiones ciertas etapas de ese ciclo de vida se desarrollan paralelamente. Por otra parte también cabe mencionar que no debe olvidarse de la fase de seguimiento y control (figura 1), la cual usualmente no se menciona, pero que tiene la misma importancia que las otras fases.

Inicio

Planificación (organización y preparación)

Seguimiento y Control

Ejecución

Cierre

Figura 1: Ciclo de vida del proyecto

2.2.5. Procesos en la Administración de Proyectos

Los procesos para la administración de proyectos están estrechamente vinculados con el propio ciclo de vida de un proyecto, pues siendo en número de 42 se encuentran agrupados en 5 grupos perfectamente identificados como: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento – control y cierre. (PMI, 2008)

Los procesos de iniciación son aquellos que normalmente están involucrados en el diseño de un nuevo proyecto como tal o para determinar una nueva etapa de un proyecto que ya existe; para posteriormente entrar en los detalles que permitirán establecer claramente los objetivos que se persiguen, cuál sería su alcance y estructurar la línea de base del mismo (procesos de planificación).

21 Se debe definir al detalle el trabajo o las acciones que se deben tomar para que cada fase de preparación, puesta en marcha y seguimiento del proyecto, llegue a su propósito esperado, lo cual solamente se consigue con la determinación de un EDT o WBS (por sus siglas en inglés), la misma que es una herramienta que permite “subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir”. (UCI, 2008, p. 52)

Esta EDT, a decir de Gido y Clements (1999) debe ser elaborada por el equipo que conforma el proyecto y además debe reflejar las responsabilidades que cada uno de sus integrantes tendrá con respecto a la división del trabajo. Esta asignación de tareas también puede ser responsabilidad de un grupo que conforme una unidad dentro de un proyecto u de una organización y que además deben ser monitoreadas. (Miranda, 2006).

Cuando el proyecto ya ha sido aprobado y empiezan a realizarse sus actividades para poder cumplirlo, se estaría entrando en la etapa en la que se utilizan los procesos de ejecución; etapa que va de la mano con los procesos de seguimiento y control, que se presentan en varios momentos en el proyecto, pues es necesario que realice un seguimiento constante sobre el desarrollo del proyecto y no solamente al final del mismo; de tal forma que se puedan tomar los correctivos del caso, de manera oportuna.

Finalmente se cuenta con los procesos de cierre del proyecto, los cuales permiten finalizar todas las actividades del proyecto y así consolidar un cierre final del proyecto, cierre que dependiendo del requerimiento y/o la temática del proyecto, también puede realizárselo por etapas.

2.3

Aspectos introductorios para el Plan de Proyecto

Cabe destacar que este aspecto solamente se toca a manera de fase introductoria para la elaboración de un plan para la creación de una microempresa dedicada a

22 la manufactura de artesanías en cerámica, madera y vidrio, pues en realidad este estudio pone su atención en la identificación de las herramientas necesarias para la realización del estudio de mercado.

2.2.6. Antecedentes conceptuales

Es muy importante señalar que para Saco y Mazza (2004), lo importante al momento de tratar de cristalizar una idea para microempresa, es definir si quien propone la idea tiene un verdadero perfil de emprendedor o necesita considerar la adquisición de dichas habilidades, establecer claramente las motivaciones que impulsan a realizar el emprendimiento, determinar los factores que pueden favorecer o no para la implementación de la microempresa y evidentemente la identificación de las dificultades que implican la puesta en marcha de una determinada empresa.

Esto conlleva a que obligatoriamente se deba “examinar uno a uno, todos los aspectos que afectan a su negocio, desde el análisis inicial de la idea, hasta la legalización de la empresa.” (Saco y Maza, 2004, p. 39).

Quizás puede tener un tinte de subjetividad, pero Jácome (2010) tiene razón cuando pone de manifiesto que no se debe olvidar que en el mundo de los negocios es muy importante tomar en cuenta la decisión, la creatividad, la persistencia, el accionar, la retroalimentación y el amor que se le ponga a un emprendimiento, con el fin de lograr el éxito deseado.

Un micro emprendimiento generalmente suele desarrollarse sobre la base de ciertos escenarios desfavorables en los cuales se han visto inmersos sus creadores (desempleo, dependencia económica, deudas, imprevistos, etc.), y que como tal, a consecuencia de una necesidad creada, se han visto en la obligación de explotar o desarrollar destrezas que muy probablemente las mantenían ocultas o no fueron explotadas. (Jácome, 2010).

23 Las PYMES, dentro de las cuales se encuentran enmarcadas las microempresas, se han considerado como empresas de éxito, debido a su gran capacidad de adaptación ante los cambios, necesidades y retos que puede ofrecer el cambiante mundo de la economía y el comercio; básicamente porque su tamaño les permite tener una mayor flexibilidad y capacidad de reacción, con lo cual se convierten en dignos competidores a nivel global. (Zamora y Villamar, 2011)

En el Ecuador, según Zamora y Villamar (2011), las PYMES se encuentran territorialmente repartidas en todo el país, siendo la principal fuente de desarrollo económico para las economías locales.

Para todo esto y con el fin de contar con mejores insumos para el microempredimiento, es necesario establecer un diagnóstico mínimo, el mismo que provea de la información necesaria para un mejor diseño e implementación de la empresa.

El desarrollo de un estudio de mercado es uno de los elementos básicos para el diseño y elaboración de un proyecto, cualquiera que este fuera, pues permite que el futuro empresario o el generador del proyecto, se obligue a examinar cada uno de los aspectos que podrían afectar al negocio, desde el propio inicio de la idea, hasta su puesta en marcha. (Saco y Mazza, 2004).

Para Eglash (2001), lo importante es tener en cuenta que lo que básicamente se debe realizar es un conocimiento propio del empresario (conócete a ti mismo), es decir de sus capacidades y limitantes al momento de plantear y poner en marcha una idea; así como también el poder identificar de manera apropiada y lo mejor posible, las necesidades y deseos de los consumidores.

Se debe estar consciente de que los datos que se obtendrán serán fundamentales al momento de describir las competencias de la propia empresa (tanto al interno, como al externo), describir al tipo de cliente, definir el producto o servicio a

24 ofertarse y la manera como se piensa llegar a esos potenciales clientes. (Eglash, 2001).

2.2.7. La microempresa y el sector artesanal

Como ya se mencionó en el capítulo 3, este PFG tenía la labor, principalmente, de realizar la identificación de las principales herramientas que se deberían utilizar para realizar un estudio de mercado que permita el diseño de un proyecto para una microempresa dedicada a la elaboración de productos manuales en madera, cerámica y vidrio, con mayor énfasis en la bisutería en vidrio.

Con esta consideración y teniendo en cuenta que fue necesario el conocimiento previo del ámbito en el que se debería desenvolver el proyecto frente a una oferta que probablemente ya existía; fue necesario realizar una investigación de campo y la revisión de documentación referente a la temática, para conocer el mercado en el cual se debía incursionar.

Debido a que la temática tiene que ver con la actividad manufacturera, a nivel general fue necesario tener un conocimiento previo de su comportamiento a nivel nacional y local, motivo por el cual se acudió a aquellas instancia quienes podían proporcionar dicha información, como lo son: Cámara de Comercio, Cámara de la Pequeña Industria, Registro Mercantil, Alcaldía del Distrito Metropolitano de Quito y el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos – INEC.

Lamentablemente no se obtuvo la receptividad esperada en la mayoría de estas instancias, motivo por el cual fue necesario recurrir a la investigación de fuentes de publicación secundarias, que reflejasen información valiosa para el trabajo en cuestión.

De acuerdo a los registros de la Dirección de Estudios Económicos y Societarios de la Superintendencia de Compañías (2007) mencionado en Zamora y Villamar

25 (2011), la participación empresarial de las PYMES en el Ecuador, constituye el 88,24%, frente a un 11,76% de participación de las empresas grandes, tal y como se puede observar en el cuadro 1 y figura 2. Cuadro 1: PYMES registradas al 2007

Tamaño

Nº de Compañías

Porcentaje

Micro

351

26,29%

Pequeña

539

40,38%

Mediana

288

21,57%

Grande

157

11,76%

TOTAL

1335

100%

11,76% 26,29%

Micro Pequeña

21,57%

Mediana Grande 40,38%

Figura 2: PYMES registradas al 2007

Posterior a esto lo que cabe es resaltar que el proyecto de microempresa que se estaría creando con la delimitación de las herramientas necesarias a través de este PFG, tiene que ver con el ámbito artesanal y como tal fue importante dar un pequeño espacio a la investigación para poder conocer la situación y el comportamiento del sector.

La actividad artesanal tanto en Latinoamérica como en el Ecuador siempre ha estado presente desde épocas pre-coloniales, y a pesar de que en la actualidad, las tendencias de modernización y el avance industrial han marcado un importante espacio en la economía ecuatoriana, la vocación artesanal del país se ha

26 mantenido y aún desempeña un importante papel dentro de la economía y la cultura nacional. (Silva, 2005)

Sin embargo, para el propio Silva (2005), aparte de que ya existen algunos obstáculos propios de la actividad artesanal como son: una baja producción, tecnología inapropiada u obsoleta, falta de capacitación y apoyo técnico; se suman otros inconvenientes como un difícil o nulo acceso a opciones de crédito y competencia desigual frente a estrategias de mercado; normalmente porque el pequeño artesano, empresario o como se lo llame depende de su trabajo diario y no tiene muchas opciones como para optar por un diferimiento de las ventas de sus productos.

2.2.8. Marco regulatorio nacional

Toda actividad, sobretodo de carácter comercial siempre necesita tener un ambiente definido en el cual desenvolverse, obedeciendo a lineamientos que le permitan una visión clara sobre lo que se le permite o no realizar.

Con la aprobación de su nueva Constitución, a partir del 2008, el Ecuador ha sufrido cambios trascendentales en lo concerniente a su visión para dar una mayor atención al sector económico – social, estableciendo una serie de lineamientos, políticas, estrategias, regulaciones, planes, etc. encaminados hacia un mayor apoyo al emprendimiento.

Su Plan Nacional para el Buen Vivir (anteriormente llamado Plan Nacional de Desarrollo), lo que plantea básicamente es una búsqueda igualitaria de desarrollo, con igualdad de oportunidades para todos los sectores, cuyos aspectos primordiales fueron abarcados en 12 objetivos principales, como pilares fundamentales para la gestión plurianual del Gobierno de turno.

27 Cuadro 2: PNBV 2009 – 2013 (Ecuador) PLAN NACIONAL DEL BUEN VIVIR - PNVB 2009 - 2013 Objetivos 1. Auspiciar la igualdad, cohesión e integración social y territorial en la diversidad. 2. Mejorar las capacidades y potencialidades de la ciudadanía. 3. Mejorar la calidad de vida de la población. 4. Garantizar los derechos de la naturaleza y promover un ambiente sano y sustentable. 5. Garantizar la soberanía y la paz, e impulsar la inserción estratégica en el mundo y la integración Latinoamericana. 6. Garantizar el trabajo estable, justo y digno en su diversidad de formas.

7. Construir y fortalecer espacios públicos, interculturales y de encuentro común. 8. Afirmar y fortalecer la identidad nacional, las identidades diversas, la plurinacionalidad y la interculturalidad. 9. Garantizar la vigencia de los derechos y la justicia. 10. Garantizar el acceso a la participación pública y política. 11. Establecer un sistema económico social, solidario y sostenible.

12. Construir un Estado democrático para el Buen Vivir.

Con este paraguas macro, cabe mencionar que para el tema en cuestión el país si cuenta con una serie de instrumentos regulatorios que le permiten aprobar, monitorear y desarrollar todo tipo de actividad económica. Considerando que para efectos de este estudio no se necesita, aún, entrar en un tema mucho más profundo en cuanto a marco legal; por lo que se decidió solamente enumerar los principales instrumentos que rigen la actividad y que son necesarios tanto para la parte previa como para la puesta en marcha de una idea empresarial. Dichos instrumentos son los siguientes: •

Ley de Cámaras de Comercio

•

Ley de Compañías

•

Ley Reformatoria a la Ley de Compañías

•

Ley de Cámaras de la Construcción

•

Ley de Fomento Artesanal

•

Ley de la Pequeña Industria

•

Ley de Fomento de Parques Industriales

28 •

Ley de Fomento Industrial

•

Ley de Propiedad Intelectual

•

Ley de Seguridad Social

•

Ley de Defensa del Consumidor

•

Ordenanzas Municipales: para uso del suelo, para uso del espacio público, para operación en el Distrito Metropolitano

•

Así como

serie

de reglamentos, decretos ejecutivos

y acuerdos

ministeriales (Ministerio de Industrias y Competitividad), que permiten una regulación ya en el operativo.

29 3. MARCO METODOLOGICO

3.1

Introducción.

Para el proyecto se utilizaron varias herramientas de varias metodologías, que permitieran encontrar la información necesaria para lograr aplicarlo y obtener los resultados esperados.

Teniendo en consideración que el contexto actual en el que se estableció la propuesta, abarca en su mayoría documentación, información, y experiencias que fueron desarrolladas recientemente o que se encuentran en proceso de desarrollo paralelo, se creyó conveniente utilizar métodos tales como: analítico – sintético, objetivo – subjetivo y, de observación.

Se debe recalcar que todo el trabajo realizado, en concordancia con las metodologías planteadas para la investigación, se centró en cada uno de los aspectos considerados en la EDT del proyecto.

La EDT, como línea de base, consideró que para un mejor resultado se debía empezar por identificar las herramientas necesarias que pueden aportar en la realización de un estudio de mercado, que luego del planteamiento de este plan será el siguiente paso a realizarse para poder concretar efectivamente el proyecto planteado.

3.2

Fuentes de información

De acuerdo a Eyssautier (2002), mencionado en la Estructura Básica para elaborar el documento final de PFG de la Universidad para la Cooperación Internacional [UCI] (2008), la fuente de información es aquel lugar en el cual se

30 puede obtener los datos necesarios para la investigación y que además estos deben ser suficientes para poder dar soporte en la defensa de un trabajo.

De la misma manera, en UCI (2008), Eyssautier (2002) manifiesta que existen tres categorías de fuentes de información, de acuerdo al origen de los datos, como son: fuentes primarias, fuentes secundarias y fuentes documentales.

Como este proyecto tiene que ver con el diseño e implementación de una pequeña empresa dedicada a la producción y comercialización de productos manuales, la información fue recolectada principalmente de experiencias de otras empresas similares, de clientes potenciales y de fuentes documentales.

En una investigación preliminar realizada, se pudo identificar la dificultad de conseguir información de fuentes primarias (empresarios que tengan actividades similares) sobre todo por el hecho de que no tuvieron la suficiente apertura como para compartir la información.

En el caso de posibles distribuidores, tampoco se notó mucha apertura, más aún cuando se les manifestó que lo que se estaba realizando era un sondeo de proveedores para conocer el sector. De la misma experiencia se pudo encontrar que en las fuentes secundarias (potenciales clientes) existía una mayor apertura y no fue tan difícil el poder recopilar la información.

Fue necesario contar con bibliografía básica referente a metodologías utilizadas en proyectos en general, escogiendo aquellas que se consideraron más pertinentes.

3.1.1. Fuentes Primarias:

Para las fuentes primarias fue necesario referirse a aquellos quienes son los portadores originales de la información, es decir que no haya sido obtenida por la

31 retransmisión de la misma a través de terceros (Eyssautier, 2002 mencionado en UCI, 2008).

Para el caso específico de este proyecto, se determinó que las fuentes primarias eran otros empresarios y posibles proveedores que pudieren entregar información importante para la construcción de este plan.

3.1.2. Fuentes Secundarias:

En lo referente a fuentes secundarias es evidente que se hace referencia a aquella información que ya se la obtuvo de la retransmisión de la misma a través de cualquier medio, la cual a su vez fue obtenida del portador original de la información (Eyssautier, 2002 mencionado en UCI, 2008).

De esta manera, para el proyecto se considera que las fuentes secundarias fueron las publicaciones empresariales y/o comerciales que existían sobre la temática y las regulaciones que se tenían sobre la creación de empresas. Si bien es cierto que

estas

fuentes

también

pudieron

ser

consideradas

como

fuentes

documentales; se cree que estaban mejor encasilladas como fuentes secundarias.

Sobre esta base, se consideró importante establecer de qué tipo de fuente de información se obtenían los datos para poder sustentar cada uno de los objetivos planteados para este proyecto, tal y como se puede observar en el cuadro 3.

32 Cuadro 3: Fuentes de información por objetivos Objetivos

Fuentes de información Primarias

Secundarias

Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a realizarse para la consecución del

Empresarios,

diseño de las herramientas de mercado, previo a la

proveedores

creación de la microempresa, así como para un

posibles clientes.

adecuado monitoreo y seguimiento Determinar los requerimientos necesarios para la creación de herramientas de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de la

y Regulaciones nacionales y locales, publicaciones empresariales

y/

comerciales.

competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de

Documentación referente

mercado, que además servirá de apoyo al momento

a

del

operativa

diseño

del

proyecto

de

creación

de

la

la

planificación

microempresa.

administración

Desarrollar una estrategia de comunicación que

proyectos

soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

y de

33 3.3

Supuestos

El índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto, motivo por el cual las personas optan por recurrir a la inserción en actividades diferentes, explotando sus diversas habilidades, con lo cual crece aún más la población que se encuentra en el subempleo, como alternativa laboral.

Teniendo en cuenta que esa es una de las realidades familiares de quien elaboró el proyecto, se decidió incursionar en el diseño e implementación de un proyecto productivo a nivel de pequeña empresa, el mismo que se considera que brindará una salida viable para solucionar la problemática laboral y de sustento diario.

Por otra parte, la realidad económica del Ecuador, pone de manifiesto que un porcentaje importante del movimiento económico, depende de actividades que se realizan en pequeñas empresas de origen familiar.

Aunque los productos manuales que se pretenden comercializar no son de consumo masivo y mucho menos pertenecen a productos de la canasta básica familiar, el mercado se encuentra en aumento y la competencia aunque en cantidad es abundante, en calidad es deficiente, por lo que no será difícil la inserción en este mercado con productos de mucha mejor calidad en sus materias primas y acabados.

Con una gran dedicación y una planificación adecuada, se cree que en un lapso no mayor a 6 meses se lograría la implementación total del proyecto, para que el mismo se posicione en el mercado, a partir de la definición y presentación de este plan. En este contexto, fue importante determinar los supuestos que permitirán hacer un mejor seguimiento y monitoreo del logro de los objetivos planteados (cuadro 4).

34 Cuadro 4: Supuestos por objetivos Objetivos

Supuestos

Definir el alcance que permita tener una idea

Con un conocimiento detallado de hasta

clara de las actividades a realizarse para la

dónde se quiere incursionar con el proyecto y

consecución del diseño de las herramientas de

de cada una de las actividades que serían

mercado,

necesarias, se podrá obtener los resultados

previo

a

la

creación

de

la

microempresa, así como para un adecuado

esperados.

monitoreo y seguimiento Determinar los requerimientos necesarios para

Un

conocimiento

más

la creación de herramientas de mercado, que

comportamiento

permitan conocer de manera más cercana la

nacional, con respecto a productos manuales

realidad de la competencia de productos

elaborados en madera, cerámica y vidrio,

similares y la capacidad de llegar a los

permitirá que el proyecto se desarrolle con

potenciales clientes; antes de diseñar el

éxito.

del

profundo

mercado

del

local

y

proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo

Una planificación eficaz, basada en los

y costo, con una adecuada planificación de los

conocimientos teóricos adquiridos durante el

recursos necesarios; como producto adicional

desarrollo de la maestría en Administración

a la definición de herramientas de mercado,

de Proyectos, así como las habilidades

que además servirá de apoyo al momento del

gerenciales desarrolladas en los años de

diseño del

experiencia

proyecto

de

creación

de

la

del

proponente

del

plan,

microempresa.

asegurará el éxito del desarrollo del plan y de

Desarrollar una estrategia de comunicación

la consecución del propio proyecto.

que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos

que

puedan

generar

impactos

negativos en el desarrollo del proyecto para

35 mitigar

los

posibles

tropiezos

que

se

encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

3.4

Técnicas de Investigación

Es importante definir las técnicas al momento de realizar cualquier actividad, pues sobre esta base se integra la estructura mediante la cual se organiza la investigación; a través de la cual se persiguen los siguientes objetivos (Ramos, 2008): ordenar las etapas de la investigación, aportar instrumentos para manejar la información, llevar un control de los datos y orientar la obtención de conocimientos.

En general se establece que las técnicas de investigación pueden ser: documentales, de campo o mixtas.; las mismas que a su vez utilizan lo que podríamos denominar técnicas intermedias para la recopilación de la información en cada uno de los casos. (UCI, 2008)

Para el caso de este proyecto, básicamente se utilizó la técnica de campo, la misma que de acuerdo a lo manifestado por Muñoz (1998) en UCI (2008) se encarga de recopilar los datos en el ambiente mismo en el que se desarrolla el tema de estudio, con el apoyo de algunas herramientas creadas (entrevistas, encuestas, observaciones, etc.) para el efecto.

Por otra parte, no se debe dejar de lado el hecho de que el pequeño soporte documental sirvió para conocer los mejores procedimientos en el diseño del proyecto como tal, teniendo en cuenta que este tipo de investigación se encargó de recopilar datos establecidos exclusivamente en documentos que hacen referencia al tema (Muñoz, 1998 mencionado en UCI, 2008).

36 Con este antecedente, lo que se puede entonces notar es que más bien la técnica de investigación que predominó en este plan fue la mixta, debido al hecho de que los datos fueron recolectados en el campo y soportados con información documental. (cuadro 5) Cuadro 5: Técnicas de investigación por objetivos Objetivos

Técnicas de Investigación Documental

Mixta

Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a realizarse para la consecución del diseño de las herramientas

Para

de mercado, previo a la creación de la

necesario el contar con la

microempresa, así como para un adecuado

información que se pueda

monitoreo y seguimiento

obtener

Determinar los requerimientos necesarios

empresarios,

de

los

para la creación de herramientas de

proveedores,

de

los

mercado, que permitan conocer de manera

potenciales clientes y de

más cercana la realidad de la competencia

la

de productos similares y la capacidad de

empresarial y legal que se

llegar a los potenciales clientes; antes de

obtenga al respecto

diseñar el proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para

Fue

delimitar la participación de cada recurso

contar con el soporte

involucrado en el proyecto, con el fin de

documental referente

asegurar la adecuada optimización de tiempo

a

y costo, con una adecuada planificación de

administración

los recursos necesarios; como producto

proyectos

adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa.

importante

planificación

y de

este

caso

de

fue

los

documentación

37 Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

3.5

Método de Investigación.

Para la investigación en sí misma, se decidió que se debería utilizar los métodos: analítico – sintético, objetivo – subjetivo y particularmente el de observación.

Se escogieron el método analítico - sintético, principalmente por el hecho de que el análisis implicaba una observación y prueba de los hechos, para posteriormente sintetizar en una sola meta lo que se pudo recopilar a través de la observación; es decir que a través de este método lo que se hizo es un examen de los elementos, por separado, para luego realizar un posterior análisis en conjunto. (UCI, 2008)

Por otro lado, el método objetivo – subjetivo fue el complemento del método anterior, y se considera que se complementa bien en la propuesta, debido a que la observación de hechos y fenómenos reales (objetivo), si es posible dentro de la organización, la misma que fue contrastada con el

“estudio de hechos y

fenómenos mediante observaciones personales” (subjetivo), considerando que este método parte de un análisis que va desde lo real hasta lo supuesto. (Muñoz, 1998 mencionado en UCI, 2008)

38 Evidentemente, el método de observación, fue el que en realidad se constituyó en la base de los aspectos metodológicos ya que dentro de éste método existían algunas opciones que podían ser utilizadas, para la recolección de la información; tales como: observación directa, observación indirecta, observación por entrevista y observación por encuesta; pues esta metodología permitía acercarse al objeto de estudio, para ver en detalle la naturaleza del mismo (UCI, 2008) Cuadro 6: Métodos de investigación por objetivos Objetivos

Métodos de Investigación Analítico-

Objetivo -

Sintético

subjetivo

Definir el alcance que

Con

permita tener una idea

información

clara de las actividades

recopilada

a realizarse para la

las

consecución del diseño

que se realizó

de las herramientas de

es una análisis

mercado, previo a la

de las mismas

creación de la

por

microempresa, así como

para

para un adecuado

conjugarlas

monitoreo y seguimiento

un

de

fuentes

lo

separado,

fue el EDT

requerimientos necesarios para la creación de herramientas de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes;

Observación

la

luego en solo

documento que

Determinar los

Experimental

Contrastando los

recopilados

con

existentes fuentes

primarias y los datos recopilados con la

observación

de

las experiencias ya

Se realizó una

datos

propia

observación, se pudo obtener un mejor resultado en

la

planificación de las actividades

Con

la

consecución del

plan

se

pudo observar si

la

planificación de actividades y demás fue la apropiada.

directa, por lo menos de la comercializaci ón

de

los

productos, para

poder

tener mayores insumos una

en mejor

planificación de actividades.

las

39 antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que

40 permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

3.6

Herramientas

Básicamente las herramientas que se utilizaron para este proyecto tienen que ver con el trabajo de campo, que como ya se mencionó, fue el que predominó en el análisis, pues se necesitaba conocer de cerca todos aquellos aspectos relacionados con la producción y la comercialización.

Fueron importantes las encuestas y entrevistas a aquellos involucrados directos, como lo eran empresarios, proveedores y potenciales clientes, para que brinden información necesaria para el proyecto.

El seguimiento de la información recopilada a través de su registro en fichas y un posterior análisis con técnicas estadísticas, brindó un escenario real que permitió darse una idea de lo que en realidad pasaba con la actividad propuesta. (cuadro 7)

41 Cuadro 7: Herramientas para investigación por objetivos Objetivos

Herramientas

Definir el alcance que permita tener una idea clara de

Entrevistas, encuestas, fichas de

las actividades a realizarse para la consecución del

campo

diseño de las herramientas de mercado, previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado monitoreo y seguimiento Determinar los requerimientos necesarios para la

Entrevistas, encuestas, fichas de

creación de herramientas de mercado, que permitan

recolección de datos, cuestionarios,

conocer de manera más cercana la realidad de la

revisión documental

competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

Revisión documental

42 3.7

Entregables

Se desarrollaron herramientas que fueron de utilidad para un posterior estudio de mercado, que asegure el alcance de los objetivos planteados.

Un cronograma de trabajo, fue más que necesario, pues el mismo estableció los lineamientos básicos de planificación, de tal forma que en el escenario temporal se puedan alcanzar los objetivos que se perseguían, con el logro de los consecuentes resultados.

Adicionalmente a esto, se debió establecer una Estructura Detallada de Trabajo, para poder conocer con exactitud los productos y resultados a obtenerse y en qué niveles de prioridad; determinando las responsabilidades para el logro de las mismas.

Posteriormente se realizó un análisis de las principales limitantes que se encontraron para la implementación del proyecto, de tal forma que se obtuvo un panorama absolutamente claro sobre los ajustes que se debían realizar desde el inicio del proyecto.

Solamente al contar con los resultados de cada uno de los entregables anteriormente citados, se pudo entrar en la etapa de diseño del proyecto mismo, para que dicho documento apoye una verdadera planificación y una consecución exitosa de objetivos.

43 Cuadro 8: Entregables por objetivos Objetivos

Definir el alcance que permita tener una idea clara de

Entregables

EDT

las actividades a realizarse para la consecución del diseño de las herramientas de mercado, previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado monitoreo y seguimiento Determinar los requerimientos necesarios para la

Herramientas para estudio de

creación de herramientas de mercado, que permitan

mercado

conocer de manera más cercana la realidad de la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa Establecer las actividades, su duración y secuencia,

Cronograma de trabajo

que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto Establecer roles y responsabilidades para delimitar la

Plan de roles y responsabilidades

participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa. Desarrollar una estrategia de comunicación que

Estrategia de comunicación

soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto

Estrategia de riesgos

44 4. DESARROLLO

4.1

Investigación de Campo

En el Ecuador, la oferta de productos de origen artesanal es variada y normalmente la demanda interna no es muy alta, teniendo en cuenta el tipo de producto que se lance al mercado.

Con el propósito de contar con mayores insumos para cumplir con el principal objetivo que fue motivo de la elaboración de este Plan Final de Graduación, se realizó un sondeo de opinión a tres grupos objetivo: el competidor, el proveedor y el potencial cliente.

Teniendo en cuenta que en esta etapa de diseño no se encontraba previsto un estudio de mercado, se optó por realizar conversaciones con representantes de los tres sectores mencionados, más que todo para poder tener una idea más cercana a la realidad que permita establecer las dificultades de la temática planteada.

En esta parte de campo se encontró gran resistencia por parte de quienes son proveedores de la materia prima, pero sobretodo de los potenciales competidores, quienes ya tienen un mercado de distribución (como intermediarios) de la materia prima, de capacitación en técnicas de elaboración de artesanías y en algunos casos en la venta directa de las mismas artesanías.

A pesar de lo anteriormente mencionado, se logró obtener información extraoficial de algunos integrantes de dichos centros de posible competencia, quienes manifestaron que si bien es cierto que en los últimos 5 años se ha difundido la producción de este tipo de productos, aún no se ha observado que los mismos tengan una oferta adecuada, sobretodo en cuanto a calidad y eficiencia en el tipo de acabados, por lo que consideran que ese puede ser uno de los motivos por los

45 cuales dichos productos no han tenido un impacto mayor en el mercado local y nacional.

Igualmente, los entrevistados mencionan que a nivel internacional es diferente, sobre todo si se realiza una comparación con economías y mercados cercanos tales como el peruano, el colombiano y el brasileño, ya que en esos países se ha dado un mayor impulso al trabajo de estos productos, principalmente en lo que concierne a bisutería trabajada en vidrio, al combinarla con metales preciosos como la plata, lo cual obviamente genera un mayor valor agregado y mejora el acabado final del producto.

4.2

Alcance del proyecto

De acuerdo a lo mencionado en el PMBOK (PMI; 2008), la definición del alcance del proyecto, lo que permite en realidad es dar a conocer el detalle del proyecto y del o de los productos involucrados en dicho proyecto; y que además no puede llegar a una definición cierta, si no se tiene por lo menos una comprensión básica de la complejidad que puede tener la generación de un producto especificado.

Para este caso en particular se determinaron las herramientas apropiadas para la elaboración de un estudio de mercado, previo a la creación de una microempresa que se dedicaría a la elaboración de productos elaborados a mano con cerámica, madera y vidrio, con un mayor enfoque a lo relacionado con bisutería en vidrio.

Es evidente que no se puede empezar con ningún emprendimiento sin realizar un diagnóstico adecuado del sector en el cual se enmarcará el proyecto, así como de su entorno en un contexto global, mucho más cuando se trata de un proyecto que implique la comercialización de cualquier tipo de producto.

Teniendo una misión y visión definidas, en donde lo que se pretende es la elaboración de artesanías de calidad con materiales como cerámica, vidrio y

46 madera, así como lograr convertirse en el mejor proveedor de estos artículos; es básico que se determinen todos y cada uno de los elementos necesarios para lograr el éxito del proyecto.

Recordando que el proyecto está basado en una conceptualización de microempresa, hay que estar claros que en etapas iniciales solamente se tratará de cubrir el mercado local, para lograr un adecuado posicionamiento y sobretodo un reconocimiento en la calidad del producto y servicio finales.

Como también

se mencionó,

la

idea

surge

como una necesidad de

emprendimiento familiar, como alternativa productiva, por lo que se está consciente de que los inicios serán complicados, más aún cuando el presupuesto con el que se cuenta para el inicio de la empresa es bastante limitado y en gran parte dependerá de un ahorro de lo que se genere por las propias ventas.

Esto complica de sobremanera el ingreso en el mercado de estos productos, pues con recursos limitados será bastante complicado por no decirlo casi imposible, realizar una estrategia agresiva de ingreso en el ámbito competitivo.

El plan de proyecto para la creación de la microempresa será el producto final de esta etapa de planeación, luego de la elaboración del diagnóstico (estudio de mercado), el mismo que se basará en las herramientas identificadas en este trabajo.

Se establecieron, paso a paso, las acciones que el personal del proyecto y todos sus involucrados, deben realizar; pues como mencionan Gido y Clements (1999), el alcance del proyecto es todo trabajo que se realiza para que los servicios y/o productos planteados al inicio del proyecto cumplan con los requisitos de aceptación y el cliente quede plenamente satisfecho.

47 El plan tomará en cuenta aquellos aspectos necesarios para la definición de la idea misma, definirá

los

establecerá los requerimientos necesarios para la producción, productos

a

ofertarse,

propondrá

la

temporalidad

para

el

establecimiento y arranque de la microempresa, definirá los roles de los involucrados en el proyecto y esbozará una estrategia para el monitoreo y control de posibles riesgos; todo esto gracias a la información que se recolecte en el estudio de mercado

4.2.1. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Para poder determinar la EDT, se debe identificar primero aquellas etapas macro que serán necesarias para la consecución del proyecto, tales como: estudio de mercado (diagnóstico) y el plan para el establecimiento de la microempresa.

Sobre esta base, y entendiendo que también se establecieron los resultados intermedios para la implementación de la microempresa, posterior a la realización del estudio de mercado; a continuación se presenta en la figuras 3, 4 y 5 el EDT que será necesario utilizar para la concreción del proyecto, cuyas actividades y tareas se explicitan en la descripción de cronograma y en las herramientas para el estudio de mercado.

48 Creación de la microempresa

Estudio de mercado

Contexto políticonormativo Revisión herramientas políticas

Análisis de proveedores Revisión normativa vigente

Levantamiento información

Plan creación microempresa

Levantamiento información

Análisis de competencia

Levantamiento información

Levantamiento información

Creación microempresa

Análisis posibles clientes

Informe estudio mercado Procesamiento información

Levantamiento información

Contacto inicial

Contacto inicial

Diseño herramientas

Redacción informe

Diseño herramientas

Diseño herramientas

Entrevistas

Documento final

Entrevistas

Entrevistas

Figura 3: EDT para creación de microempresa de artesanías

Creación de la microempresa

Estudio de mercado

Plan creación microempresa

Creación microempresa

Diseño de proyecto

Plan calidad

Plan comunicacio nes

Plan riesgos

Primer borrador

Segundo borrador

Diseño plan final

Elaboración

Elaboración

Elaboración

Revisión y aprobación

Revisión y aprobación

Revisión y aprobación

Figura 4: EDT para creación de microempresa de artesanías (continuación)

49 Creación de la microempresa

Estudio de mercado

Plan creación microempresa

Tramitología

Patente municipal Licencia metropolitana

Creación microempresa

Infraestructura

Adecuaciones para producción

Productos

Proveedores equipos Análisis proveedores

Impuesto 1.5/mil

Compra equipos

Matrícula comercio

Proveedores materia prima

RUP RISE RUC SS Constitución compañías

Análisis proveedores Compra materiales Inicio producción

Figura 5: EDT para creación de microempresa de artesanías (continuación)

4.2.2. Cronograma

En lo que concierne a la creación misma de la microempresa, se identificaron tres etapas fundamentales de la misma (figura 6)

con las cuales se pudieron

determinar las actividades básicas que deben cumplirse para la puesta en marcha del proyecto; las mismas que se desarrollan con mayor detalle, en la descripción de las herramientas de mercado, más adelante.

Para la determinación del cronograma se definieron las temporalidades de acuerdo a estimaciones realizadas, sobre la base de la experiencia personal, pues cuando se realizó el sondeo preliminar para conocer las diferentes etapas de creación de la microempresa en el Ecuador, también se levantó información

50 estimada de las instancias pertinentes, sobre la duración del proceso, trámite y/o accionar previsto.

51 Tiempo Actividades

Cálculo aproximado en días

Fecha inicio

Fecha tèrmino

junio 1

Creación de la microempresa Estudio de mercado Contexto político - normativo Revisiòn y análisis de las herramientas políticas inherentes a producciòn Levantamiento de la información de organismos públicos y privados que manejan registros, datos, estadísticas y documentación sobre producció artesanal a nivel local y nacional Revisión y análisis de la normativa vigente que incentiva la producción y la microempresa Levantamiento de la información relativa a normativa necesaria para el impulso de la producción y la microempresa Análisis de proveedores

83,5 days? 38 days? 16 days?

01/06/11 22/06/11 16 days?

01/06/11 22/06/11 16 days? 01/06/11 22/06/11 16 days? 01/06/11 22/06/11 16 days? 16 days?

Levantamiento de información sobre registros de posibles proveedores 6 days? Contacto inicial y citas con posibles proveedores 5 days? Diseño de herramientas para levantamiento de la información 3 days? Entrevistas con posibles proveedores Análisis de competencia Levantamiento de información sobre registros mercantiles y registros de negocios similares Contacto inicial y citas con posibles competidores Diseño de herramientas para levantamiento de informacuión Entrevistas con posibles competidores Análisis de posibles clientes Levantamiento de información de posibles clientes Diseño de herramientas para levantamiento de información Entrevistas con posibles clientes Informe de estudio de mercado Procesamiento de información Redacción de informe Documento final - resultados de estudio Plan creación microempresa Diseño de proyecto Plan de calidad Plan de Comunicaciones Plan de Gestión del riesgo Primer borrador

01/06/11 26/09/11 01/06/11 22/07/11 01/06/11 22/06/11

8 days? 20 days?

01/06/11 22/06/11 01/06/11 08/06/11 06/06/11 10/06/11 06/06/11 08/06/11 13/06/11 22/06/11 06/06/11 01/07/11 13/06/11 20/06/11

6 days? 3 days? 3 days? 8 days? 28 days? 6 days? 3 days? 8 days? 22 days? 17 days? 3 days? 2 days? 21 days? 21 days? 21 days? 21 days? 21 days? 10 days?

17/06/11 21/06/11 06/06/11 08/06/11 22/06/11 01/07/11 06/06/11 13/07/11 22/06/11 29/06/11 06/06/11 08/06/11 04/07/11 23/06/11 23/06/11 18/07/11

13/07/11 22/07/11 15/07/11 20/07/11

21/07/11 22/07/11 25/07/11 25/07/11 25/07/11 25/07/11 25/07/11 25/07/11

22/08/11 22/08/11 22/08/11 22/08/11 22/08/11 05/08/11

2

3

julio 4

1

2

3

agosto 4

1

2

3

septiembre 4

1

2

3

4

52

Elaboración Revisiòn y aprobaciòn Segundo borrador Elaboración Revisión y aprobación Diseño - plan final Elaboración Revisión y aprobación Creación de la microempresa Tramitología Patente municipal licencia metropolitana de funcionamiento Impuesto 1.5 por mil Matrícula de comercio Registo único de proveedores (RUC) Règimen impositivo simplificado (RISE) Registro único de contribuyentes (RUC) Seguridad social Constitución de compañías Infraestructura adecuaciones para producción Producciòn Contactar proveedores para equipos

10 days? 1 day? 5 days? 1 day? 5 days? 6 days? 5 days? 1 day? 44,5 days? 30 days? 9 days? 9 days? 9 days? 10 days? 6 days? 5 days? 11 days? 11 days? 16 days? 26 days? 26 days? 17,5 days? 5 days?

Análisis de proveedores y propuestas 2 days? Compra de equipos 10 days? Contactar proveedores de materia prima 5 days? Análisis de proveedores y propuestas 2 days? Compra de materiales 6 days? inicio de producción 1 days?

25/07/11 05/08/11 08/08/11 08/08/11 08/08/11 15/08/11 15/08/11 22/08/11 26/07/11 26/07/11 26/07/11

05/08/11 05/08/11 12/08/11 08/08/11 12/08/11 22/08/11 19/08/11 22/08/11 26/09/11 05/09/11 05/08/11

26/07/11 05/08/11 26/07/11 05/08/11 29/07/11 11/08/11 29/07/11 05/08/11 01/08/11 05/08/11 02/08/11 16/08/11 05/08/11 15/08/11 27/07/11 27/07/11 01/09/11 01/09/11

19/08/11 05/09/11 31/08/11 31/08/11 26/09/11 07/09/11

08/09/11 09/09/11 12/09/11 23/09/11 07/09/11 13/09/11 14/09/11 15/09/11 16/09/11 23/09/11 26/09/11 26/09/11

Figura 6: Cronograma para creación de microempresa de artesanías

4.2.2.1.

Estudio de mercado

Lo primero es la realización de un estudio de mercado, etapa que como diagnóstico permitiría el establecimiento de la línea de base para la concreción del proyecto y cuya duración se estimaría en 5 semanas, considerando que para la determinación de las herramientas para el estudio de mercado, ya se realizó un sondeo previo.

Debe tomarse en cuenta que en el proceso de diseño de las herramientas para un estudio de mercado, se identificaron varias dificultades, sobre todo en el orden de

53 la recopilación de información y su difícil acceso; por lo que debe establecerse una estrategia de acercamiento paulatino para con los actores, generadores y poseedores de dicha información.

En esta etapa se definió que lo importante es analizar el contexto en el cual se desenvolverá la empresa, por lo que es importante que durante un período de al menos dos semanas, se dedique tiempo a la revisión y análisis del contexto político – normativo, establecido en el Ecuador; de acuerdo a lo experimentado en la fase de campo de este estudio.

Paralelamente a estas actividades y en el mismo período que el análisis del contexto político – normativo, también se debe dedicar por lo menos la mitad del tiempo del equipo que conformaría la microempresa, a un análisis de los involucrados del proyecto, como serían: los posibles proveedores, los potenciales competidores y aquellos segmentos que hayan sido definidos como los clientes; estableciendo herramientas distintas de acercamiento y recopilación de la información para cada uno de los grupos mencionados.

Para culminar el estudio de mercado, registrar y presentar los datos, se elaborará un documento o informe, el mismo que empezará a configurarse desde la misma obtención de los datos pero culminará con las diferentes revisiones y ajustes de la etapa de campo, en un período estimado de tres semanas, considerando nuevamente la experiencia personal en el análisis de la información recopilada.

4.2.2.2.

Plan de proyecto para la creación de la microempresa

Cabe manifestar que esta etapa es la fase posterior incluso al estudio de mercado; estudio que se realizaría con las herramientas identificadas en el presente plan.

Con el fin de poner de manifiesto cual sería el producto final, para los cuales se habrían identificado las herramientas, se identifica que en un período de tiempo no

54 mayor a tres semanas, se realizará el diseño del proyecto para la creación de la empresa, siguiendo todos aquellos pasos establecidos en los parámetros para la creación y gestión de proyectos, incluyendo alcance, presupuesto, plan de calidad, plan de seguimiento y monitoreo, plan de riesgos, manejo de costos, plan de comunicaciones y etapas de producción y mercadeo.

Para su mejor diseño se ha establecido que se elaborarán dos documentos de avance, como borradores previos, los mismos que pasarán por etapas de revisión y aprobación por parte de los integrantes del proyecto, hasta llegar a la versión final del plan, previo a la implementación y creación de la microempresa de artesanías.

4.2.2.3.

Creación de la microempresa

Ya con la línea de base (diagnóstico o estudio de mercado) definido y la planeación configurada, se entrará en la etapa misma de institucionalización del proyecto, para lo cual en un escenario optimista se determinó que se lo realizará en un período de 6 semanas.

Debido a que esta fase de la creación de la microempresa implica una etapa de trámites que se deben cumplir en diferentes instancias y el tiempo que se tome en cada una de ellas no puede ser manejado por completo por el proyecto, es preciso tomar las debidas precauciones y considerar la probabilidad de que el período que se estime pueda sufrir variaciones (período fijado para 4 semanas).

Los trámites a los que se hace referencia tienen que ver con la legalización de la empresa, el ingreso a procesos fiscales, reconocimiento por las instancias de gobierno central y seccional, y permisos de operación sin los cuales la empresa podría tener muchas dificultades

55 Posteriormente se ha considerado que se debe trabajar en todo lo que implica la infraestructura física en la cual la microempresa desarrollará sus actividades; etapa que empezará paralelamente a la tramitología de creación de la empresa, pues implica una serie de adecuaciones para el funcionamiento mínimo de la microempresa.

Finalmente y luego de tener toda la documentación en regla y la infraestructura terminada, se procederá a iniciar con la etapa de producción de lo que la microempresa ofertará, para lo cual los esfuerzos de los integrantes de la microempresa, dedicarán sus esfuerzos en la identificación de proveedores tanto de equipos como de materia prima, la adquisición de dichos insumos y el inicio mismo de la producción como tal; todo en un período de tiempo de alrededor de tres semanas.

Se ha previsto que todas las etapas y sus actividades y tareas, no deberían tomar más allá de tres meses de tiempo, con una dedicación del 100% de los integrantes de la microempresa, estableciéndose que la fecha límite para arrancar con la operación y la producción sería a finales de septiembre o principios de octubre de 2011. 4.3

Herramientas para un estudio de mercado

Por lo que se ha podido observar en los diferentes referentes conceptuales con respecto a estudios de mercado, esta metodología puede ser considerada de lo más compleja y costosa, dependiendo de la particularidad de cada idea y/o proyecto; por lo que cada caso tiene que hacer su propio análisis y establecer lo que verdaderamente es necesario y factible, con los recursos con los que cuente el desarrollador de la idea, así como también con los que se pretenda contar en el futuro inmediato.

Retomando algunas de las afirmaciones mencionadas en los aspectos introductorios de este documento, es necesario mencionar que la complejidad que

56 pudiere tener la definición de herramientas para la elaboración de un estudio de mercado que permita establecer las características de un negocio enfocado a la manufactura y venta de artesanías elaboradas a base de cerámica, madera y vidrio, se centra especialmente en la carencia de información que pudiere existir, debido a la falta de apertura de quienes ya se encuentran en el mercado (como proveedores, competidores y/clientes potenciales).

Sobre esta base, se consideró que para poder elaborar un apropiado estudio de mercado en este proyecto se debía realizar un análisis del contexto general en el que se desarrollaría la propuesta, y un análisis pormenorizado de los proveedores, de los posibles competidores y de los potenciales clientes.

4.3.1. Análisis del contexto político – normativo

En un país en vías de desarrollo como lo es el Ecuador, en el cual el ambiente político es variable, y aunque su legislación es abundante en cantidad pero limitada en aplicabilidad; es necesario que se realice una revisión de aquella documentación que rige al sector empresarial, pero por sobre todo al microempresarial, para poder clarificar el panorama en el cual se desarrollará la propuesta que se encuentra en planteamiento.

Se deberá acudir a aquellas instancias de Gobierno Central y Local, cuyo papel es preponderante al momento del incentivo a la producción y al emprendimiento de la microempresa.

El análisis debe iniciarse desde la revisión de la propia Constitución de la República, la misma que por ser nueva (2008), en algunos casos como el mismo tema productivo, ha dado un giro importante que incluso prevé la revisión de muchas de las leyes y reglamentos escritos con anterioridad. Posteriormente la revisión debe centrarse en un análisis del propio Plan Nacional del Buen Vivir

57 (Plan de Desarrollo), para culminar con la política del sector y la normativa inherente a la temática.

Es importante que se revisen todas y cada una de las herramientas normativas que permitirían la creaciòn de la pequeña empresa y su funcionamiento, los cuales a decir del Observatorio de la Pequeña y Mediana Empresa, de la Universidad Andina Simón Bolívar (Sede Ecuador), a nivel macro son los siguientes: •

Patente municipal

•

Licencia metropolitana de funcionamiento

•

Impuesto del 1.5 por mil de los activos totales

•

Matrícula de comercio

•

Registro Único de Proveedores (RUP)

•

Trámite de registro sanitario (sobre todo para negocios alimenticios)

•

Régimen Impositivo Simplificado (RISE)

•

Registro Único de Contribuyentes (RUC)

•

Trámites sobre Seguridad Social

•

Trámites sobre constitución de compañías

El levantamiento de esta información y su posterior revisión y análisis proveerán de insumos importantes para el establecimiento de un plan que permita que el proyecto se pueda delimitar de manera adecuada, pero sobretodo que se tenga claridad de las diferentes acciones que deberán realizarse, sobretodo en sus etapas de inicio.

En este caso, exclusivamente se deberá recurrir a las fuentes primarias de la información, con el fin de que el levantamiento de los datos sea efectivo, pero sobretodo que sea de veracidad absoluta. Quizás para poder obtener una idea general de los pasos a seguir para el levantamiento de esta información y su posterior análisis, si se podrían realizar breves entrevistas con instancias de fuente

58 secundaria, como por ejemplo a: asociaciones de artesanos, cámaras de comercio y cámaras de industriales.

4.3.2. Análisis de proveedores

Para el proyecto planteado, en el cual se establece la elaboración de artesanías elaboradas en cerámica, vidrio y madera; es muy importante que se tenga perfectamente identificada la o las fuentes para el abastecimiento de la materia prima necesaria, pues de aquello depende el desarrollo de la empresa y evidentemente su producción.

Se deberá realizar el levantamiento de la información en los registros mercantiles y/o en los registros de las cámara de comercio e industrias y del municipio, para lo cual se debe realizar el respectivo acercamiento directo con las autoridades ya que con los técnicos y/o mandos medios no se pudo acceder a la información necesaria, en un sondeo preliminar que se realizó al inicio de la construcción de esta idea de proyecto.

Necesariamente la información también deberá ser levantada con entrevistas directas a los proveedores que sean identificados, quienes serán informados previamente, de la naturaleza de la entrevista para que puedan brindar mayor apertura, teniendo en cuenta que seremos potenciales clientes para que nos puedan abastecer de la materia prima para la elaboración de las artesanías que serán comercializadas.

Al tratarse de un estudio de mercado aún no deberá profundizarse mucho en la temática por lo que no será necesario entrar en información de costos de la materia prima y de la distribución de la misma, pero si en la disponibilidad de la misma y el proceso de distribución. Evidentemente no se debe olvidar de recaudar información importante como los datos de contacto; datos que serán de mucha utilidad al momento de realizar los contactos para cuando se concrete el proyecto.

59 Para el efecto se utilizará las preguntas del cuestionario que se encuentra en el anexo 4.

Otro punto importante a tomarse en cuenta es que también se hará una diferenciación entre los tipos de proveedores, pues para la microempresa estipulada en este proyecto se necesitarán proveedores de materia prima, proveedores de transporte y proveedores de capacitación (la capacitación será constante, teniendo en cuenta que las técnicas para la elaboración de las artesanías siempre se están actualizando).

4.3.3. Análisis de potenciales competidores

Algo importante que no debe descuidarse en un estudio de mercado, es un análisis de quienes se convertirían en la posible competencia del proyecto de negocio en cuestión, pues de eso también depende el adecuado desarrollo y el éxito de la comercialización de los productos planteados en el proyecto.

Para este caso, al igual que con los proveedores, será importante que se realice el levantamiento de la información en las organizaciones que pudieren tener los respectivos registros, utilizando la misma estrategia de acercamiento directo con las autoridades, para tratar de conseguir una mayor apertura.

Se considera que podría ser importante solicitar la ayuda que en la actualidad brindan algunas organizaciones tales como: Conquito que es una instancia perteneciente al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el departamento de asesoría microempresarial de la Cámara de Pequeños Industriales de Pichincha (CAPEIPI) y el Programa Emprende Ecuador del Ministerio de Industrias y Competitividad (MIC); todas estas son instancias de reciente creación y que al momento promocionan asesoría y ayuda empresarial y microempresarial a todo nivel.

60 También se debe recordar que luego del levantamiento de esta información será necesario tomar contacto con los posibles competidores para realizar un análisis más real del verdadero mercado en el cual se ofertarán las artesanías. En este caso en particular la estrategia de acercamiento debe ser gradual, de tal forma que no se genere mayor resistencia a la apertura y a la entrega de información, lo cual de todas formas no asegura que se logre obtener la información necesaria, pues hay que recordar que nosotros también podremos convertirnos en la posible competencia de un mercado en el cual ellos ya se encuentren posicionados.

Se considera que para levantar la información de los posible competidores no debe utilizarse un cuestionario elaborado como el establecido para los proveedores, pues se debe lograr que el trato sea mucho menos rígido y que la información fluya en una conversación de tipo informal; lo cual no quiere decir que nos tenga una especie de guión establecido que permita conocer información sobre el tipo de productos que comercializan, los volúmenes de comercialización y los clientes a quienes va dirigida su oferta.

4.3.4. Análisis de posibles clientes

Esta información, en gran parte surgirá de aquella que se pueda recabar del acercamiento con los posibles competidores, pues como ellos ya se encuentran inmersos en el mercado, pueden tener un mayor conocimiento de sus preferencias y exigencias.

Se considera que para esta parte del estudio de mercado es importante dar una mayor atención a la investigación de campo y a la observación directa, pues se deberá realizar una observación de las características y las preferencias de los clientes que frecuentan los locales de quienes ya comercializan productos similares a los que se ofertarán en la producción prevista para este proyecto de artesanías elaboradas en cerámica, madera y vidrio.

61 Para esto, se utilizará una matriz en la que se llenarán datos que permitirá una posterior tabulación y análisis de la información recolectada mediante la observación directa (anexo 5).

4.4

Estructura organizativa

La empresa desarrollará sus operaciones a nivel local (en la ciudad de Quito), pero incorporará mecanismos de promoción y venta a nivel nacional, en una segunda fase, luego de lograr su posicionamiento a nivel local; con el fin de posicionar sus productos.

Orgánicamente se prevé que, en un inicio, el proyecto se encuentre constituido por un mínimo de recurso humano, el mismo que estará conformado por integrantes del núcleo familiar en un número de dos personas únicamente, de la siguiente manera:

A. Persona 1 - quien tendría a su cargo

a. Elaboración y producción de los productos que se lanzarán al mercado. b. Representación legal de la empresa. c. Decisión sobre tipo de materia prima a utilizarse. d. Decisión sobre cantidades de materia prima a utilizarse. e. Elaboración de bocetos y diseños para los productos que se lanzarán al mercado. f. Apoyo en la adquisición de la materia prima. g. Apoyo en el seguimiento al presupuesto del proyecto. h. Apoyo en el contacto y seguimiento a clientes potenciales. i. Apoyo en el control de calidad de la producción de la empresa.

62 B. Persona 2 - quien tendría a su cargo

a. Planificación operativa de la empresa. b. Seguimiento y monitoreo de la producción de la empresa. c. Control de calidad de la producción de la empresa. d. Apoyo en la decisión sobre tipo de materia prima a utilizarse. e. Apoyo en la decisión sobre cantidades de materia prima a utilizarse. f. Adquisición en la compra de la materia prima. g. Seguimiento y monitoreo a proveedores de materia prima. h. Seguimiento al presupuesto del proyecto. i.

Contacto y seguimiento a clientes potenciales.

j.

Elaboración de empaques para el embalaje de los productos de la empresa.

k. Apoyo en la elaboración de bocetos y diseños para los productos que se lanzarán al mercado. l.

Apoyo en los acabados finales de los productos de la empresa.

Todas estas responsabilidades han sido previstas, sobre la base de la producción que pretende mantener la propuesta de pequeña empresa y teniendo en cuenta que se prevé iniciar con una incursión progresiva en el mercado nacional.

La persona que fungirá como representante legal, será quien lleve las riendas gerenciales de la empresa; mientras que la otra persona será quien dé soporte administrativo financiero a la empresa, aparte del apoyo en la producción misma.

4.5

Productos que ofrecerá la microempresa

Como ya se ha mencionado, la empresa incursionará en el mercado de las artesanías elaboradas manualmente con materiales como: cerámica, vidrio y madera teniendo un mayor énfasis en la elaboración de bisutería fina en vidrio, con productos específicos tales como:

63

A. Cerámica

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, portavasos, pisapapeles, artículos decorativos, etc.). b. Adornos de temporada (navidad, días del padre y de la madre, etc.).

B. Vidrio

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, candelabros, tarjeteros, artículos decorativos, bisutería, etc.). b. Adornos de temporada (navidad, días del padre y de la madre, etc.).

C. Madera

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, portavasos, pisapapeles, artículos decorativos, bandejas, cajas de té y café, apliques de pared, etc.). b. Adornos de temporada (navidad, días del padre y de la madre, etc.).

Estos artículos, como ya se ha dicho serán elaborados en los materiales manifestados y principalmente son adornos, tal y como lo demuestran las fotografías del anexo 6

4.6

Estrategia de comunicación

Por la naturaleza del proyecto y considerando que el mismo depende de que se concrete un estudio de mercado, no se establece como producto un plan de comunicación, sino solamente una estrategia de como se pensaría que debería abordarse un plan de comunicación.

64 Es muy importante tomar en cuenta que la planificación de las comunicaciones permite identificar

las necesidades de información que pueden tener los

involucrados en el proyecto, tanto internos como externos, para poder determinar el mecanismo adecuado sobre cómo se deben abordar las comunicaciones. (PMI, 2008)

Cuando en este proyecto se plantea el establecer una estrategia de comunicaciones, principalmente se hace referencia a aquellas necesidades de información que se requerirán para dar a conocer el proyecto y los productos a ofertarse.

No es que no se quiera dar importancia a los involucrados internos, sino solamente que como ya se manifestó que inicialmente la estructura organizacional del proyecto estaría conformada por dos personas, se considera que se debe poner mayor énfasis en el manejo de la información a nivel externo.

Como en todo proceso de la planificación de un proyecto, esta etapa de la comunicación también contará con un objetivo que le permita limitar su campo de acción; y para el caso en cuestión, el objetivo a plantearse será: dar a conocer, visibilizar, y presentar una serie de acciones que permitan una adecuada difusión de este proyecto de comercialización de artesanías.

En una estrategia de esta naturaleza, no se debe olvidar un elemento muy importante como lo es la definición del público meta, el cual ya fue identificado y se refiere a los tres grupos de involucrados como lo son: proveedores, potenciales competidores y posibles clientes.

Como herramientas de apoyo para esta estrategia, se volverán a utilizar los mecanismos de las entrevistas y los cuestionarios, pero con diseño diferente a los establecidos para el estudio de mercado, pues en este caso se buscará aquella información que permita conocer si el proyecto y los productos están teniendo la

65 visibilidad y el impacto esperado y el nivel de satisfacción que puede tener el cliente. También se podrá conocer la opinión de la competencia con respecto a los productos y la relación que se mantendrá con los proveedores.

Se establecerá una imagen del proyecto a través de un logotipo y un nombre, el mismo que sea de agrado de sus creadores, que tenga relación con la actividad a la cual se dedica y que cause impacto en los actores externos al proyecto. Ya se ha avanzado en un esquema no profesional de un logotipo que por lo menos es del agrado de quienes están creando el proyecto (figura 7), pero de todas maneras el mismo pasará por un proceso de revisión y probable rediseño profesional, de tal forma que reúna los elementos necesarios para la elaboración e impacto de un logotipo.

Figura 7: Esquema (prototipo) para logotipo

66 Se elaborará un catálogo de los productos que el proyecto pretende comercializar, tanto en formato impreso como en formato digital, para que el cliente pueda acceder a una primera impresión de los productos.

Por temas de bajo presupuesto inicial y entendiendo que los medios digitales al momento son de amplia difusión, se utilizarán los canales de las redes sociales; siempre con la idea de que en un futuro cercano se diseñará, y mantendrá una página web del proyecto (empresa).

El pensar en una difusión en prensa escrita y/o radial, es algo que quedará relegado para un futuro cercano, cuando la empresa ya haya tenido un cierto posicionamiento en el mercado.

Es importante señalar que se buscarán todos aquellos espacios de exposición y/o exhibición de productos artesanales y de microemprendimientos, con el fin de asegurar la participación de la empresa, para seguir dando a conocer los productos ofertados y la empresa misma.

4.7

Estrategia de riesgos

Al igual que con el tema de comunicación, en este momento del planteamiento del proyecto de microempresa, aún no cabe el diseño de un plan de gestión de riesgos, sino solamente una estrategia que clarifique el panorama sobre el cual se trabajará para enfrentar los riesgos potenciales que se podrían presentar en el proyecto, en cada una de sus etapas.

Para poder enfrentarse a esta problemática es necesario que primero se identifiquen los potenciales riesgos, se los clasifique y se establezca una serie de elementos que permitan enfrentar y mitigar ese riesgo y evidentemente realizar un adecuado seguimiento sobre su comportamiento. (PMI, 2008)

67

Los riesgos pueden presentarse en cualquiera de las etapas de la planificación y desarrollo de un proyecto, por lo que se debe ser lo suficientemente prolijo al momento de establecer una estrategia de cómo poder responder ante sus posibles efectos, recordando que los efectos de los riesgos (que no son más que eventos con un nivel de incertidumbre) pueden ser tanto positivos como negativos. (PMI, 2008).

De acuerdo a lo que establece el PMI (2008), son cuatro las técnicas principales para enfrentar los riesgos, siendo estas: evitar el riesgo, aceptar el riesgo, mitigar el riesgo y transferir el riesgo. Con este marco conceptual, se cree que lo mejor para el proyecto de la microempresa sería el de utilizar las técnicas de aceptar, evitar y mitigar el riesgo, pues la técnica de transferir el riesgo, que básicamente establece pasar el riesgo y su responsabilidad a un tercero, no cabe en esta microempresa, teniendo en cuenta que el equipo responsable del proyecto es muy pequeño.

Para la identificación de los riesgos se utilizará una matriz que a su vez permita clasificarlos, colocarles un código, definir si se trata de un riesgo positivo o negativo, y las técnicas que se utilizarán como acciones correctivas. (cuadro 9) Cuadro 9: Ejemplo de matriz simple para registro de riesgos Código

Será

Descripción

responsabilidad

tanto

Tipo de riesgo

del

gerente

como

Acciones correctivas

del

director

de

este

microemprendimiento, el trabajar en conjunto para identificar claramente los riesgos y enfrentarlos.

68 Recordando nuevamente que esto no es aún un plan de gestión de los riesgos, sino solamente una estrategia que pretende dar los lineamientos generales, debe manifestarse que se establecerá un sistema de monitoreo y seguimiento sobre el desarrollo de los riesgos del proyecto, de tal forma que se tomen los correctivos del caso y en el tiempo justo, para evitar que el proyecto sufra retrasos y/u otros inconvenientes que pudieren afectar el éxito del mismo.

Por último se elaborarán informes periódicos al respecto, con una periodicidad mensual, pero se deberán presentar informe especiales, fuera del período establecido, en los casos en los que sean necesarios, sobre la base de lo que se determine en el monitoreo y seguimiento de los riesgos.

69 5.

CONCLUSIONES

La determinación de una estructura detallada de trabajo, la definición de un cronograma, la identificación de herramientas que permitieran un posterior estudio de mercado y las estrategias macro que definan lo que debe tomarse en cuenta en el proyecto de microempresa para su planeación y puesta en marcha, son elementos que permitirían concretar una idea de microempresa familiar en el mediano plazo.

Para lograr el cumplimiento de esos objetivos planteados, fue necesaria la utilización de varias metodologías, como las: analítico – sintético, objetivo – subjetivo y, de observación, para encontrar la información necesaria y obtener los resultados esperados.

A pesar de que uno de los principales inconvenientes del proyecto fue la dificultad para conseguir información de fuentes primarias (empresarios que tengan actividades similares) sobre todo por la falta de apertura para compartir la información; la actividad fue de mucha ayuda pues permitió el tener una idea clara del escenario en el cual se desenvolvería la obtención de insumos, con lo cual se podría establecer la mejor estrategia de acercamiento para con los actores del proyecto.

Con la determinación de las herramientas para la elaboración del estudio de mercado, se pudo identificar de manera preliminar, los procesos que serían necesarios para una posterior concreción del microemprendimiento, con lo cual también se pudo identificar el tiempo que debería estimarse para cada una de las etapas.

Aunque el tema del estudio de mercado no fue el propósito de este plan, si fue necesario el realizar un pequeño sondeo de opinión a tres grupos objetivo: el competidor, el proveedor y el potencial cliente; más que todo para poder tener una

70 idea cercana a la realidad que permita establecer las dificultades de la temática planteada.

Ya en el ámbito mismo del proyecto, al haber construido desde esta etapa una misión y visión, se pudo determinar de mejor manera aquella estructura básica del proyecto de microempresa, que permitirá su éxito.

Como en cualquier tipo de emprendimiento y sus etapas previas, las dificultades no dejaron de presentarse, como por ejemplo ciertos inconvenientes tecnológicos y de licenciamiento de software, que dificultaron el trabajo de desarrollo de elementos importantes como los de EDT y Cronograma.

Las dificultades encontradas en el desarrollo de este trabajo dejan como gran lección aprendida, que efectivamente al momento de la planeación debe tenerse mucho cuidado en la identificación de externalidades que pueden afectar el éxito o la efectividad de un proceso, planeación o producto que se pretenda desarrollar.

71 6.

RECOMENDACIONES

Se recomienda que para las siguientes etapas en la posterior implementación de la microempresa, se empiece por profundizar en la determinación de estrategias apropiadas de acercamiento a quienes son considerados como actores de fuentes primarias y secundarias.

Hay que poner mucha atención en los procesos de gestión de riesgos y sobretodo en su plan para enfrentarlos, pues sobre la base del difícil acceso a la información, identificada, se estaría trabajando con demasiados supuestos no sustentados apropiadamente.

Como aporte a la temática en general, debería considerarse la elaboración de productos adicionales como por ejemplo informes y/o diagnósticos que sean entregados

a

las

instancias

gubernamentales

(centrales

y

seccionales)

encargadas de llevar un registro de información mercantil, comportamiento económico – financiero y de PYMES; en el cual se ponga de manifiesto la necesidad de contar con información oportuna, actualizada y de fácil acceso.

En esta fase del plan no se trabajó con procesos de gestión de costos; debido a la necesidad de determinar herramientas que permitan realizar un mejor diagnóstico a causa de la falta de información o acceso a la misma; pero es indispensable que al momento de continuar con los siguientes pasos, se establezca un plan de gestión de costos que permita completar el ciclo de proyecto y fortalezca su implementación.

Si bien es cierto que se ha identificado como equipo para la implementación de la empresa a un número reducido de dos personas, esto no quiere decir que no se vaya a tener relación con otros actores directos e indirectos, incluso externos, por lo que también se debe poner énfasis en la estructuración del plan de comunicaciones.

72

De igual manera, los responsables de la microempresa, deberán realizar un fuerte proceso de acercamiento a cada una de las instancias antes mencionadas, para tener un mejor panorama del verdadero comportamiento del mercado en lo que a artesanías y/u objetos manufacturados a mano se refiere.

Necesariamente se deberá levantar la información también con entrevistas directas a los proveedores que sean identificados, quienes serán informados previamente, de la naturaleza de la entrevista para que puedan brindar mayor apertura.

Se considera que sería conveniente que la microempresa definiera una línea de especialización, en la cual trabajar para brindar un producto de acuerdo a las características planteadas como visión y misión de la empresa.

El catálogo que se prevé elaborar en la microempresa, de preferencia deberá contar con el asesoramiento de especialistas en diseño y marketing, de tal forma que sea una herramienta de verdadero soporte para la comercialización de las artesanías.

Uno de los principales riesgos sería el no poder ejecutar el proyecto en sí, debido a la falta de presupuesto, sobre todo en lo referente a temas de capital de trabajo; para lo cual se considera que primero se debería definir un adecuado plan de gestión de costos que establezca un presupuesto para operación mínima tanto de inversión como de gasto. Con esa información, en acuerdo con el equipo de proyecto se debería establecer un mecanismo para solicitar créditos en el sistema financiero y productivo nacional, con un especial enfoque hacia aquellos que apoyan el microemprendimiento y que considerarían como garantía del crédito aquellos equipos que se adquieran para la ejecución del proyecto.

73 7.

BIBLIOGRAFIA

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74

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75 8.

ANEXOS

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 19 – Nov. Plan de proyecto para la creación e implementación de una 2010 pequeña empresa de elaboración y distribución de productos manuales en madera, cerámica y vidrio. Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad): Como el proyecto establece el diseño, creación e implementación de una pequeña empresa para la producción de artículos varios, se enfoca en todas las áreas de conocimiento, en sus procesos de Iniciación, Planificación, Ejecución y, Seguimiento y Control.

1. 2. 3. 4. 5.

Sector privado. Ventas. Mercadeo. Producción nacional. Competitividad.

Al específico las áreas de conocimiento que se abarcaría en este proyecto serían las de : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Gestión de la Integración. Gestión del Alcance. Gestión del Tiempo. Gestión de Costos. Gestión de la Calidad. Gestión de los Recursos Humanos. 7. Gestión de las Comunicaciones. 8. Gestión de los Riesgos. 9. Gestión de las Adquisiciones. Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto 06 – Dic. - 2010 28 – Feb. - 2011 Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Elaborar un plan para el diseño de herramientas de mercadeo, previo a la creación e implementación de una pequeña empresa de elaboración y distribución de productos manuales en madera, cerámica y vidrio, en la ciudad de Quito, Ecuador; considerando todas aquellas herramientas de planificación establecidas en las guías y mejores prácticas del PMBOK (PMI, 2008), que permita mejorar las condiciones socioeconómicas de los proponentes.

76

Específicos: 1. Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a realizarse para la consecución del diseño de las herramientas de mercado, previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado monitoreo y seguimiento. 2. Determinar los requerimientos necesarios para la creación de herramientas de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa 3. Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto. 4. Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa. 5. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto. 6. Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto. Descripción del producto Como producto final del presente proyecto, se prevé el tener un documento de diseño de herramientas de mercado del proyecto, como principal insumo para que luego se pueda crear e implementar el mismo, como una alternativa productiva familiar. Este plan deberá contener los siguientes entregables: 1. 2. 3. 4.

Desarrollo de herramientas estudio de mercado Cronograma de trabajo EDT con cada una de las actividades, tareas y responsabilidades Análisis de las principales limitantes para la implementación del proyecto.

Solamente al contar con los resultados de cada uno de los entregables anteriormente citados, se pudo entrar en la etapa de diseño del proyecto mismo, para que dicho documento apoye una verdadera planificación y una consecución exitosa de objetivos.

77

Necesidad del proyecto (Lo que da origen) Actualmente el índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto, siendo cada día más difícil la inserción de personal en áreas d índole profesional, motivo por el cual se tiene que recurrir a la explotación de diversas habilidades que no necesariamente puedan ser consideradas como un servicio profesional, sino más bien como una puerta abierta a la incursión en actividades productivas, como alternativas laborales. Teniendo en cuenta que esa es una de las realidades familiares de quien se encuentra elaborando el proyecto, se decidió explotar una de estas habilidades y ponerla en blanco y negro como una propuesta más seria de incursión en el medio laboral. Por otra parte, la realidad económica nacional del Ecuador, hace que cada día las personas busquen alternativas de calidad y a menor costo, que les permitan acceder a artículos, no necesariamente de lujo, pero sí de utilidad superflua que satisfagan sus gustos personales. Gracias a que se le dio importancia a la explotación de estas habilidades y al serio interés de plasmarlo en una propuesta mucho más seria, al interior de la familia se decidió empezar con una adecuada capacitación que permita conocer mejores técnicas de elaboración y producción de los productos que se pretendería comercializar. Justificación de impacto (Aporte y resultados esperados) Una planificación adecuada para el establecimiento de una pequeña empresa dedicada a la elaboración manual de adornos elaborados en madera, cerámica y vidrio; es importante en un creciente mercado que a simple vista ha aumentado en los últimos 5 años, sobretodo en estratos sociales de clase media, media – alta y alta, como alternativas para la satisfacción de gustos personales que siendo de buena calidad tengan un menos costo y puedan ser competitivos con otros elaborados con materiales considerados de lujo. Sumado a esto el hecho de que la corriente de tener artículos diferentes, alternativos, creados a mano y en lo posible con manufactura y materia prima nacional, ha crecido en el Ecuador; se prevé que se podrá incurrir en este mercado con muy buenas oportunidades de competitividad. Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Restricciones: 1. El estudio de mercado podría no arrojar toda la información necesaria, ni contener información real. 2. La falta de información sobre metodologías de producción en la temática planteada, podría generar retrasos en la elaboración de la propuesta... 3. El no poder dedicar un 100% de tiempo a la elaboración de la propuesta del

78 proyecto, también podría generar retrasos y falencias en la recolección de la información. 4. La falta de apertura por parte de distribuidores, posibles competidores y posibles clientes, para la entrega de información requerida, ocasionaría una en los resultados de la información final. Factores críticos de éxito: 1. No disponibilidad total de información. 2. Falta de presupuesto para la recolección de datos y m movilización ovilización para estudios previstos. 3. No aprobación de acta de proyecto. 4. No aprobación de propuesta. Identificación de grupos de interés (Stakeholders) 1. Clientes 2. Proveedores de materia prima 3. Proveedores de capacitación 4. Proveedores de transporte 5. Empleados Cliente(s) directo(s): 1. Jóvenes y adultos de clases media, media –alta y alta. 2. Almacenes de venta de objetos artesanales. 3. Almacenes de novedades 4. Galerías de arte. Clientes indirectos: 1. Centros comerciales. Estudiante: Diego Marcelo Colina Cifuentes

Aprobado por: Ing. Marvin Coto Hernández Prof. Tutor

Firma:

Firma:

79 Anexo 2: EDT EDT proyecto final de graduación

Desarrollo de proyecto

PFG

Borrador PFG

Pulir borrador

Elaborar Charter

Incorporar comentarios /sugerencias

Asignación tutor y lectores

Documento final de PFG

Aprobación final propuesta Revisión propuesta para asignación final

Búsqueda, definición y aprobación

Desarrollar propuesta EDT con principales tareas Propuesta cronograma Análisis principales limitantes Consolidado PFG Aprobación PFG EDT proyecto final de graduación

Desarrollo de proyecto

PFG

Herramientas para estudio de mercado Analizar información existente Recopilar información bibliográfica

Información fuentes primarias y secundarias

Análisis principales limitantes Identificar principales limitantes

Análisis disponibilidad material Información fuentes primarias y secundarias

Orientación

Revisión, comentarios y sugerencias

Documento final de PFG

Borrador versión final

Versión final PFG

Borrador versión final

Documento versión final

Revisar documentación existente

Aprobación versión final

Fecha defensa pública

Identificar potenciales proveedores

Revisión y sugerencias

Correcciones finales e impresión Asigna fecha y convoca

Defensa pública

2 days?

34 days? 2 days?

166 days? 55 days?

Análisis de las principales limitantes para la implementación del proyecto Documento consolidado de PFG Aprobación final de borrador de PFG Pulir propuesta borrador de PFG

10 days?

14 days?

6 days?

6 days?

Elaborar un documento de propuesta de cronograma, de acuerdo a los lineamientos de planificación establecidos para el PFG 4 days?

EDT cona las principales actividades, tareas y responsables del proyecto 2 days?

EDT - Proyecto Final de Graduación PFG Elaboración de borrador de PFG Elaborar Charter Desarrollar propuesta (introducción, marco conceptual, marco metodológico)

Actividades

Cálculo aproximado en días Fecha tèrmino

03/01/11 14/01/11

13/12/10 30/12/10

06/12/10 13/12/10

26/11/10 03/12/10

23/11/10 26/11/10

19/11/10 22/11/10

17/11/10 18/11/10

15/11/10 16/11/10

15/11/10 30/12/10

15/11/10 28/01/11

15/11/10 04/07/11

Fecha inicio 3

2

1

1

2

dic-10

nov-10 4

1

2

3

ene-11 4

1

2

3

Tiempo feb-11 4

1

2

3

mar-11 4

1

2

3

abr-11 4

1

2

3

may-11 4

1

2

3

jun-11

80

Anexo 3: CRONOGRAMA

Identificar las principales limitantes que se hayan prsentado en proyectos similares Análisis de disponibilidad de material en el ámbito nacional Recopilar información de fuentes primarias y secundarias (competidores y posibles proveedores) Revisar la documentación existente en cuanto a descrpción de calidades de la materia prima nacional.

Incorporar los comentarios y sugerencias a la propuesta borrador Definición y asignación de Tutor y lectores Búsqueda, designación y aceptación de profesores: tutor y lectores Aprobación final de propuesta Revisar la propuesta de PFG para su aprobación final Desarrollo de proyecto Herramientas para estudio de Mercado Analizar la información existente, con respecto a actividades relacionadas Recopilar información bibliográfica Recopilar información de fuentes primarias y secundarias (competencia y posibles clientes) Análisis de las principales limitantes para el proyecto

6 days?

10 days?

15 days?

15 days?

15 days?

6 days?

10 days?

29 days?

40 days?

10 days? 80 days?

10 days?

5 days?

5 days?

10 days?

11/04/11 18/04/11

04/04/11 15/04/11

04/04/11 22/04/11

04/04/11 22/04/11

04/04/11 22/04/11

07/02/11 14/02/11

31/01/11 11/02/11

15/02/11 25/03/11

31/01/11 25/03/11

31/01/11 20/05/11

17/01/11 28/01/11

17/01/11 28/01/11

03/01/11 07/01/11

03/01/11 07/01/11

03/01/11 14/01/11

81

Aprueba y solicita fecha de defensa pública Correcciones finales e impresión del documento Asigna fecha y convoca Defensa pública

Revisión, comentarios y sugerencias a los diferentes documentos y actividades realizadas por el estudiante Borrador versión final Diseño de borrador de versión fnal Aprobación de versión final Revisión y sugerencias Documento final PFG Versión final de PFG Elabora el documento de versión final

5 days? 5 days? 1 day?

5 days?

5 days?

29 days? 11 days? 31 days? 31 days?

57 days?

1 day? 79 days?

Identificar a los potenciales proveedores para materia prima y para procesos de acabado (hornos para quema, pulidoras de cerámica y madera, etc.) 5 days? Orientación 1 day?

13/06/11 17/06/11 04/07/11 04/07/11

06/06/11 10/06/11

30/05/11 03/06/11

23/05/11 27/05/11

06/05/11 20/05/11 23/05/11 04/07/11 23/05/11 04/07/11

28/03/11 05/05/11

01/02/11 20/04/11

01/02/11 20/05/11

03/05/11 03/05/11

03/05/11 03/05/11

18/04/11 22/04/11

82

83 Anexo: Otros Anexo 4: CUESTIONARIO PARA PROVEEDORES Nombre de la empresa: Nombre del entrevistado: Fecha. Lugar Dirección de la empresa: Teléfono de la empresa: Fax de la empresa: E-mail de la empresa: Página web de la empresa: Tipo de proveedor: (no para preguntar, solo para que el entrevistador lo coloque) Transporte: ___

Materia prima: ___

Capacitación:___

1. ¿Desde cuándo funciona la empresa?

2. ¿Su campo de acción se limita solamente a nivel local o también nacional?

3. ¿Provee su servicio solamente al por mayoreo o también al minoreo?

4. ¿Cuenta con servicio de entrega puerta a puerta?

5. ¿Cuál es la garantía que ofrecen como proveedores, a sus clientes?

84 Anexo 5: MATRIZ PARA RECABAR INFORMACIÒN DE CAMPO EN CUANTO A POSIBLES CLIENTES Lugar: Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Fecha: Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de clientes Género Hombre Mujer

Edades Joven Adulto

Clase social Media Med/Alt Alta

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

Tipo de producto (preferencias) Vidrio Cerámica Madera

85 Anexo 6: EJEMPLOS DE PRODUCTOS QUE SE OFERTARÁN EN LA MICROEMPRESA Vidrio

Madera

86

Cerámica