UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN ADMINISTRADOS POR EL PNIH DE LA CCSS CON APLICACIÓN AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
NOMBRE DEL SUSTENTANTE ING. ROBERT SÁNCHEZ ACUÑA
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
San José, Costa Rica Enero 2009
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
_______________________________ Ing. Edgar Zamora Murillo, MAP PROFESOR TUTOR
_______________________________ Ing. Manuel Alán Zúñiga, MAP LECTOR No.1
_______________________________ Ing. Róger Valverde Jiménez, MAP LECTOR No.2
_______________________________ Robert Sánchez Acuña SUSTENTANTE
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Dedicatoria A Dios Padre, Hijo y Espíritu Santo por el don de la vida y por su misericordia. A María Santísima, a quién una espada traspasó su alma, porque al decir Sí permitió la realización de la Nueva Creación a través de la Alianza Cielo y Tierra: Dios y Hombre, mediante Nuestro Señor Jesucristo. A mi hermana Mayela, que en paz descanse, porque el día que entró en la casa del Padre yo toqué a la puerta de la Iglesia Peregrina. A mi madre, Marina, por su amor incondicional. A mi padre, Virgilio, que de Dios goce, por su ejemplo de vida.
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Reconocimientos
A los compañeros de la CCSS por sus aportes.
A Edgar Zamora y a los profesores lectores Alán y Valverde por sus recomendaciones, y el apoyo brindado en este proyecto.
A todos los compañeros de la generación MAP 56 por compartir sus experiencias.
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ÍNDICE DE CONTENIDO ÍNDICE DE ILUSTRACIONES............................................................................................................................................. x INDICE DE CUADROS……………………………………………………………………………………………………..……..........................xi ÍNDICE DE ABREVIACIONES ......................................................................................................................................... xiv RESUMEN EJECUTIVO……………………………………………………………………………………………………………...xvi 1.
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 1
1.1
ANTECEDENTES..................................................................................................................................................... 1
1.1.1 CREACIÓN DE LA CCSS ........................................................................................................................................ 1 1.1.2 MISIÓN DE LA CCSS............................................................................................................................................... 2 1.1.3 VISIÓN DE LA CCSS ............................................................................................................................................... 2 1.1.4 INFRAESTRUCTURA DE SALUD EN LA CCSS ..................................................................................................... 2 1.2
PROBLEMÁTICA QUE DA ORIGEN AL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN. .................................................. 3
1.3
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 4
1.4
OBJETIVOS DEL PROYECTO ................................................................................................................................ 6
1.4.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................................................. 6 1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................................... 6 2.
MARCO TEORICO ................................................................................................................................................... 7
2.1
MARCO INSTITUCIONAL ........................................................................................................................................ 7
2.1.1 PRINCIPIOS FILOSÓFICOS DE LA CCSS (CCSS, 2008) ..................................................................................... 7 2.1.2 VALORES INSTITUCIONALES (CCSS, 2008) ........................................................................................................ 8 2.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (CCSS, 2008)................................................................................................. 8 2.1.4 DESCRIPCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA (CCSS, 2008) ................................................................ 23 2. 2. TEORÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS.......................................................................................................... 31 2.2.1 CONCEPTOS GENERALES APLICADOS ............................................................................................................ 31 3.
MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................................................... 55
3.1
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................................................... 55
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3.1.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN DE OBSERVACIÓN ............................................................................................ 55 3.1.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN OBJETIVO SUBJETIVO ..................................................................................... 56 3.1.3 MÉTODO ANALÍTICO SINTÉTICO ........................................................................................................................ 56 3.2
FUENTES DE INFORMACIÓN: MIXTA ................................................................................................................. 56
3.3
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS............................................................................................................................. 57
3.3.1 JUICIO DE EXPERTOS ......................................................................................................................................... 57 3.3.2 DOCUMENTOS DE LAS LICITACIONES .............................................................................................................. 57 3.3.3 PLANTILLAS Y FORMULARIOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ........................................................ 57 3.3.4 REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA, EN INTERNET Y DE PROYECTOS DE GRADUACIÓN ...................................... 57 4.
DESARROLLO: GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS ......................... 58
4.1
GENERALIDADES .................................................................................................................................................. 58
4.2
ESTRUCTURA ........................................................................................................................................................ 59
4.2.1 GENERALIDADES: ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE MANEJO INTEGRADO DE IE ............................... 61 4.2.2 SECCIÓN A: TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE IE .............................................. 62 4.2.3 SECCIÓN B: TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS ............................. 63 4.2.4 SECCIÓN C: PROPUESTA DE CAPÍTULO DE MANEJO DE RIESGOS DE IE A INCLUIR EN CARTELES .. 64 4.2.5 SECCIÓN D: TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES ............ 64 4.2.6 HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS DISPONIBLES POR PROCESO Y SECCIÓN ................................... 64 4.3
GUIA PARA EL MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS ......................................................... 66
G.
ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS .................. 70
G1.
OBJETO DE LA GUÍA ............................................................................................................................................ 70
G2.
ALCANCE DE LA GUÍA .......................................................................................................................................... 70
G3. CONTENIDO DE LAS SECCIONES: ...................................................................................................................... 71 G4. FLUJOGRAMA DE INTERRELACIÓN DE SECCIONES A, B, C, Y D. ................................................................ 72 G5. ORDEN DE INICIO .................................................................................................................................................. 72 A.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS GENERALES PARA EL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS ................ 74
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vii
A1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN............................................................................................................................ 74 A2. ORIENTACIÓN TEÓRICA ....................................................................................................................................... 74 A3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS .............................................................................................................................. 76 A3.1 MATRIZ PARA MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS ................................................................................. 76 B.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS ..................................................... 80
B1.
DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN........................................................................................................................... 80
B2.
ORIENTACIÓN TEÓRICA ...................................................................................................................................... 80
B3.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS ............................................................................................................................. 81
B3.1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SEGÚN MAPEO DE IE ............................................................... 81 B3.2 MATRIZ DE ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS ............................................................................................ 84 B3.3 MATRIZ DE PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS .............................................................................................. 88 C.
PROPUESTA CAPÍTULO PARA MANEJO RIESGOS PRODUCTO DE IE A INCLUIR EN LOS CARTELES ... 92
C1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN ........................................................................................................................... 92 C2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: ....................................................................................................................................... 93 C3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS ............................................................................................................................... 93 C3.1 PLANTILLA PARA SELECCIONAR RIESGOS DE IE A INCORPORAR AL CARTEL DE LICITACIÓN ................ 93 C3.2 PLANTILLA PARA DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE ............................................................................................. 96 C3.3 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DE RIESGOS DE IE ............................................................. 98 C3.4 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS SEGÚN EL SGC DE LA DAPE ................. 100 C3.5 PLANTILLA PARA CONTROL DE PAGOS DE RIESGOS .................................................................................. 100 C3.6 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE RIESGOS DE IE ......................................................................................... 102 C3.7 PROCEDIMIENTO DE LECCIONES APRENDIDAS ........................................................................................... 102 D.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES .................................. 104
D1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN ......................................................................................................................... 104 D2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: .................................................................................................................................... 105 D3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS ............................................................................................................................ 105
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D3.1 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE COMUNICACIONES ......................................................................... 105 D3.2 PLANTILLA PARA SELECCIONAR LOS RIESGOS A ATENDER ...................................................................... 108 D3.3 PLANTILLA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LOS IE. ......................................................................................... 111 D3.4 PLANTILLA PARA REALIZAR LAS REUNIONES DE COORDINACIÓN CON LOS IE SELECCIONADOS ...... 113 D3.5 PLANTILLA DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN A LOS IE .......................................................................... 115 D3.6 HERRAMIENTAS COMPLEMENTARIAS EXISTENTES EN EL PNIH ............................................................... 117 D3.7 ACTA DE RECEPCIÓN DE TRABAJOS ............................................................................................................. 122 D3.8 PROCEDIMIENTO DE LECCIONES APRENDIDAS ........................................................................................... 122 5.
APLICACION DE LA GUÍA PROPUESTA AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ............................................. 124
5.1
APLICACIÓN DE SECCION A ............................................................................................................................ 124
5.1.1 APLICACIÓN DE MATRIZ A.3 .............................................................................................................................. 124 5.2 APLICACIÓN DE SECCION B ................................................................................................................................ 154 5.2.1 APLICACIÓN DE MATRIZ B3.1 ............................................................................................................................ 155 5.2.2 APLICACIÓN DE MATRIZ B3.2 ............................................................................................................................ 184 5.2.3 APLICACIÓN DE LA MATRIZ B3.3 ....................................................................................................................... 184 5.3
APLICACIÓN DE LA SECCIÓN C......................................................................................................................... 185
5.3.1 APLICACIÓN PLANTILLA C3.1 ........................................................................................................................... 185 5.3.2 APLICACIÓN DE PLANTILLA C3.2 ...................................................................................................................... 189 5.3.3 APLICACIÓN DE PLANTILLA C3.3 .................................................................................................................... 210 5.4 APLICACIÓN DE SECCION D ............................................................................................................................... 211 5.4.1 APLICACIÓN DE MATRIZ D3.2 ............................................................................................................................ 212 5.4.2 APLICACIÓN DE MATRIZ D3.3 ............................................................................................................................ 219 5.4.3 APLICACIÓN DE MATRIZ D3.4 ............................................................................................................................ 221 5.4.4 APLICACIÓN DE MATRIZ D3.5 ............................................................................................................................ 224 5.4.5 APLICACIÓN DE HERRAMIENTA DE APOYO D3.6.2.1 ..................................................................................... 229 5.4.6 APLICACIÓN DE MATRIZ D3.7 ............................................................................................................................ 232
viii
ix
6. CONCLUSIONES ..................................................................................................................................................... 235 7. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................................ 241 8. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................................................ 244 9. ANEXOS ................................................................................................................................................................... 247 ANEXO Nº1 CHARTER DEL PROYECTO..................................................................................................................... 248 ANEXO Nº 2 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO: EDT ........................................................................... 253 ANEXO Nº 3 CRONOGRAMA PFG ............................................................................................................................... 255 ANEXO Nº 4 ......................................................................................................................................................................... ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS DE IE APLICADO AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA - AMENAZAS .... 258 ANEXO Nº 5 ......................................................................................................................................................................... ANÁLISIS CUALITATIVO DE OPORTUNIDADES DE IE APLICADO AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ............ 265 ANEXO Nº 6 ......................................................................................................................................................................... RESPUESTA A AMENAZAS DE IE EN LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ...................... 268 ANEXO Nº 7 ......................................................................................................................................................................... RESPUESTA A OPORTUNIDADES DE IE EN LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA .......... 277
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x
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
FIGURA 1
VALORES INSTITUCIONALES CCSS ....................................................................................................... 8
FIGURA 2
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CCSS ............................................................................................... 9
FIGURA 3
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DAPE .............................................................................................. 17
FIGURA 4
PERSPECTIVA DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ......................................................................... 23
FIGURA 5
FLUJOGRAMA DE LA INTERRELACIÓN DE LAS SECCIONES A, B, C Y D ........................................ 61
FIGURA G1 FLUJOGRAMA DE PROPUESTA DE MANEJO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS .............................. 72 FIGURA A1 PROCESO DE MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS .................................................................... 74 FIGURA B1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RIESGOS .............................................................................. 80 FIGURA B2 MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO ............................................................................................... 85 FIGURA C1 PROCESO DE PROPUESTA DE CAPÍTULO SOBRE MANEJO DE IE EN CARTEL ............................. 92 FIGURA D1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN ................................................................... 104 FIGURA D2 INFORME MENSUAL DE PROYECTO .................................................................................................. 118 FIGURA D3 REGISTRO DE REUNIÓN ...................................................................................................................... 119 FIGURA D4 MINUTA DE REUNIONES CON INVOLUCRADOS EXTERNOS ........................................................... 120 FIGURA D5 FORMATO DE OFICIO ........................................................................................................................... 121 FIGURA D6 ACTA DE RECEPCIÓN PRELIMINAR DE TRABAJOS ......................................................................... 123 FIGURA 6
EJEMPLO DE INFORME MENSUAL EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ... 231
FIGURA 7
EJEMPLO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE TRABAJOS EN CONJUNTO CON INVOLUCRADOS
EXTERNOS EN LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ......................................................... 234
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ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIO ........................................................................................................... 24 CUADRO 2 LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE .................................................................................................... 34 CUADRO 3 HERRAMIENTAS DISPONIBLES EN LA GUÍA .......................................................................................... 65 CUADRO A1 MATRIZ PARA EL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN ADMINISTRADOS POR LA DAPE .................................................................................................................................. 78 CUADRO B1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES PRODUCTO DEL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO ............................................................................................................. 83 CUADRO B2 MATRIZ ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS DE IE .......................................................................... 87 CUADRO B3 MATRIZ DE RESPUESTA A RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO ................ 90 CUADRO C1 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS PRODUCTO DE LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO A SER TRANSFERIDOS A LA LICITACIÓN .................................................................................................................... 95 CUADRO C2 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE PRODUCTO DE LOS RIESGOS DEBIDO A LOS IE A INCORPORAR EN EL CARTEL ...................................................................................................................................... 97 CUADRO C3 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO ..................................................... 99 CUADRO C4 PLANTILLA PARA TABLA DE PAGOSDE RIESGOS DE IE ................................................................... 101 CUADRO D1 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS PRODUCTO DE LOS IE AL PROYECTO CON ESTRATEGIA DE MITIGACIÓN MEDIANTE PLAN DE COMUNICACIONES ............................................................................................ 110 CUADRO D2 PLANTILLA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LOS IE ............................................................................. 112 CUADRO D3 MATRIZ DE REUNIONES CON INVOLUCRADOS EXTERNOS ........................................................... 114 CUADRO D4 MATRIZ DE DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR A IE ............................................................................. 116 CUADRO 4 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION ................. 131 CUADRO 5 INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS .......................... 135 CUADRO 6 GRUPOS ORGANIZADOS DE LA COMUNIDAD ...................................................................................... 138 CUADRO 7 PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO ............................................................................................ 141 CUADRO 8 OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS .......................................................................................... 144
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CUADRO 9 INVOLUCRADOS DE CONTROL ............................................................................................................... 146 CUADRO 10 GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA ............................................................................................. 147 CUADRO 11 OTROS INVOLUCRADOS........................................................................................................................ 148 CUADRO 12 INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA ......................................................................................................... 150 CUADRO 13 INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO ....................................................... 151 CUADRO 14 OTROS INVOLUCRADOS DE INTERESES CONTRARIOS ................................................................... 152 CUADRO 15 GRUPOS COMERCIALES CERCANOS .................................................................................................. 153 CUADRO 16 GRUPOS DE VANDALISMO Y ROBO ..................................................................................................... 154 CUADRO 17 RIESGOS RELACIONADOS CON INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION .................................................................................................................................................... 155 CUADRO 18 RIESGOS RELACIONADOS CON INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS ............................................................................................................................................... 158 CUADRO 19 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS ORGANIZADOS DE LA COMUNIDAD ............................ 160 CUADRO 20 RIESGOS RELACIONADOS CON PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO .................................. 161 CUADRO 21 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS ................................ 163 CUADRO 22 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA ..................................... 164 CUADRO 23 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS DE CONTROL ..................................................... 165 CUADRO 24 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS ............................................................... 166 CUADRO 25 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA ................................................. 168 CUADRO 26 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO 169 CUADRO 27 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS DE INTERESES CONTRARIOS ........... 170 CUADRO 28 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS COMERCIALES CERCANOS .......................................... 171 CUADRO 29 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS DE VANDALISMO Y ROBO ............................................. 172 CUADRO 30 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION ................................................................................................................................ 173 CUADRO 31 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS ............................................................................................................................................... 174
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CUADRO 32 OPORTUNIDADES RELACIONADAS CON GRUPOS ORGANIZADOS DE COMUNIDAD ................... 175 CUADRO 33 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO ................... 176 CUADRO 34 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS ................. 177 CUADRO 35 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS DE CONTROL ...................................... 178 CUADRO 36 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA ...................... 179 CUADRO 37 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS ................................................ 180 CUADRO 38 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA .................................. 181 CUADRO 39 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO ...................................................................................................................................................................... 182 CUADRO 40 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON GRUPOS COMERCIALES CERCANOS ........................... 183 CUADRO 41 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS A TRANSFERIR A LA LICITACIÓN ....................................................... 185 CUADRO 42 ALCANCE PRODUCTO DE RIESGOS POR IE ....................................................................................... 189 CUADRO 43 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO .................................................... 211 CUADRO 44 SELECCIÓN DE RIESGOS PARA PLAN DE COMUNICACIONES PARA IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ................................................................................................................................. 212 CUADRO 45 SELECCIÓN DE OPORTUNIDADES PARA PLAN DE COMUNICACIONES PARA IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ............................................................................................. 217 CUADRO 46 INFORMACIÓN BÁSICA DE IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ............. 219 CUADRO 47 PROGRAMACIÓN DE REUNIONES CON IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ........................................................................................................................................................................ 221 CUADRO 48 PROGRAMACIÓN DE DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR A IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA ............................................................................................................................................... 224
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ÍNDICE DE ABREVIACIONES
Administración
Se refiere a la CCSS
AyA
Acueductos y Alcantarillados
AP
Administración de Proyectos
CAIS
Centro de Atención Integral de Salud
CCSS
Caja Costarricense de Seguro Social
CFIA
Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica
CRG
Contraloría General de la República
DAI
Dirección de Arquitectura e Ingeniería
DAPE
Dirección de Administración de Proyectos Especiales
EDT
Estructura de Desglose del Trabajo
ESPH
Empresa de Servicios Públicos de Heredia
GE
Grupos Específicos de Involucrados o Interesados Externos
GG
Grupos Generales de Involucrados o Interesados Externos
GIT
Gerencia de Infraestructura y Tecnología
IE
Involucrados o Interesados Externos, también “stakeholders”
INS
Instituto Nacional de Seguros
INVU
Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo
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MIDEPLAN
Ministerio de Planificación
MINAET
Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones
MINSA
Ministerio de Salud
NFPA
Siglas en Inglés de la Asociación de Protección contra el Fuego (National Fire Protection Association)
PFG
Proyecto Final de Graduación
PMBOK
Project Management Body of Knowledge
PMI
Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute)
PNIH
Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria
SETENA
Secretaría Técnica Nacional Ambiental
SGC
Sistema de Gestión de Calidad
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RESUMEN EJECUTIVO
El 1 de noviembre de 1941, mediante Ley Nº 17, se crea la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) como una Institución Semiautónoma durante la administración del Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia. A partir de allí se han dado una serie de transformaciones que han llevado a la CCSS a la misión de proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones de la población costarricense. Consecuentemente la visión de la CCSS es ser una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano. (CCSS, 2008). Para poder cumplir con dicha misión y visión, es necesario contar con diferentes tipos de edificaciones dónde se desarrollen las actividades que son la razón de existir de la CCSS. Éstas obras son tanto del tipo administrativo como edificios especializados necesarios para brindar los servicios de salud. En la CCSS existen diferentes departamentos que se encargan de diseñar y construir edificaciones tipo hospitalarias, no obstante el presente trabajo se hará enfocado en aquellas obras desarrolladas por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH), el cual pertenece a la Dirección de Administración de Proyectos Especiales de la CCSS (DAPE). Precisamente para obras de alta complejidad y duración como hospitales la afectación del entorno es de gran impacto y se causan muchas molestias a muchos involucrados externos que tienen relación con el proyecto de diversas formas. Entre ellos están los vecinos inmediatos debido a la ejecución de obras externas al proyecto así como por efecto de las obras dentro del terreno de construcción. Existen también muchos otros grupos de interés. Pese a lo anterior, en el PNIH y en los otros departamentos de proyectos de la CCSS no existe una herramienta que gestione de manera integrada los intereses de los involucrados externos (IE) en relación con las diferentes actividades de la obra y queda entonces al mejor criterio de cada grupo inspector. Por lo tanto el planteamiento del presente proyecto se convierte en una necesidad real, que es a la vez en una oportunidad de mejora para el PNIH, y desde allí hacia otros departamentos de la CCSS que manejen proyectos de construcción. Un mal manejo de estos grupos de involucrados puede, incluso, llegar a paralizar las obras. También la influencia positiva de todos estos involucrados externos hace necesario aprovechar las oportunidades y minimizar los riesgos para realizar una obra exitosa desde el punto de vista de la Administración Profesional de Proyectos. Todo lo anterior permite que al desarrollar una propuesta para el manejo integral de los IE a un proyecto de construcción hospitalaria de obra
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pública, exista un menor grado de imprevistos y hace que la variación en tiempos y costos del proyecto se mantenga lo más alineado posible a la línea base. Por tal motivo, el objetivo general del presente trabajo es realizar una guía integral para atender de manera proactiva las relaciones con los IE en proyectos de construcción hospitalaria durante la etapa de ejecución de las obras, con el fin que sea utilizado por el Jefe de Proyecto de la CCSS y su equipo de Inspección, así como por el Jefe de Proyecto y su equipo en la etapa de elaboración del cartel y la Licitación. De manera específica se persiguen los siguientes objetivos: Realizar una Guía para el mapeo de los diferentes tipos de Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios, proponer técnicas y herramientas para la Gestión de Riesgos para los Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios, desarrollar técnicas y herramientas para la Gestión de Comunicaciones con los Involucrados Externos en proyectos hospitalarios producto de la identificación de riesgos y las estrategias de acción, elaborar una Propuesta de Capítulo de Actividades para el Manejo de Riesgos producto de IE, para ser incluidas en el Alcance de los Carteles de Licitación, y por último aplicar la Guía propuesta al proyecto del Nuevo Hospital de Heredia. Para desarrollar los objetivos descritos se utilizan los siguientes métodos de investigación: Observación, Objetivo-Subjetivo, y Analítico-Sintético. Lo anterior mediante un trabajo documental y de campo en el campo de Administración de Proyectos de construcción administrados por el Plan Nacional de Infraestructura hospitalaria de la CCSS. Asimismo se aplicarán las siguientes herramientas y técnicas: juicio de expertos, revisión de documentos de licitaciones, plantillas y formularios en Administración de Proyectos, revisión bibliográfica, en internet y de Proyectos de Graduación en Administración de Proyectos. De los resultados de la Elaboración de la Guía y su aplicación se llegan a conclusiones tales como: Al aplicar la Guía propuesta al proyecto del Nuevo Hospital de Heredia se comprueba que los Planes de Respuesta frente a los riesgos producto de IE pueden ser atendidos de forma proactiva mediante la transferencia de aquellos riesgos relacionados con costos al alcance del proyecto de manera proactiva, y mediante un plan de comunicación con dichos involucrados. Asimismo se realizan recomendaciones al PNIH y a la DAPE tales como que la guía propuesta puede ser mejorada y actualizada mediante su aplicación, y cada vez mayor profesionalización en el manejo de proyectos por parte del PNIH y por la CCSS en general para proyectos de construcción. También se les recomienda incorporar esta Guía al Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE, a fin de que sea parte de los procesos formales, y por tanto que pase a ser un activo de la CCSS en el manejo de proyectos de construcción. Se realizan también recomendaciones a la Gerencia de Infraestructura y Tecnología para la aplicación de esta Guía, a la UCI para que la utilice como referencia de aplicación del PMBOK 2008, y al PMI respecto al proceso de Mapeo de Involucrados Externos en el PMBOK 2008 para que lo separe de los Involucrados Internos.
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1. INTRODUCCIÓN
El presente Proyecto Final de Graduación presenta una propuesta para el Manejo Integrado de Involucrados Externos durante la Ejecución de Proyectos de Construcción Administrados por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH) de la CCSS. Esta propuesta se materializa a través de una Guía que debe ser utilizada por el Jefe de Proyecto y su grupo de inspección durante la fase de ejecución del proceso constructivo, así como por el Jefe de Proyecto y su equipo en la etapa de elaboración del cartel y la Licitación. Para desarrollar lo anterior se expone en primera instancia una breve descripción de la CCSS, así como del tipo de infraestructura que la CCSS utiliza, enfocándose especialmente en los edificios de carácter hospitalario. Posteriormente se expone la problemática que da origen a este trabajo con su respectiva justificación y los respectivos objetivos, tanto el
general como los
específicos, los cuáles serán el hilo conductor del presente trabajo. 1.1 Antecedentes 1.1.1 Creación de la CCSS El 1 de noviembre de 1941, mediante Ley Nº 17, se crea la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) como una Institución Semiautónoma durante la administración del Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia. El 22 de octubre de 1943, la Ley de la creación de la Caja fue reformada, constituyéndose en una Institución Autónoma, destinada a la atención del sector de la población obrera y mediante un sistema tripartito de financiamiento.
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1.1.2 Misión de la CCSS Producto de toda la historia anterior, hoy en día la misión de la CCSS consiste en proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones, conforme la legislación vigente, a la población costarricense, mediante: “La CCSS administra tres grandes sistemas: El seguro de Enfermedad y Maternidad, encargado de otorgar las prestaciones médicas y sociales; el Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte encargado de proporcionar las prestaciones económicas, y a partir de 1975, el Régimen No Contributivo de Pensiones por Monto Básico, un sistema de asistencia social, complementando la acción de la seguridad social” (Valverde, 1994). 1.1.3 Visión de la CCSS La visión de la CCSS es ser una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano. 1.1.4 Infraestructura de salud en la CCSS Para poder cumplir con las actividades que son la razón de ser de la CCSS, es necesario contar con diferentes tipos de edificaciones. Dichas edificaciones son tanto del tipo administrativo como edificios especializados necesarios para brindar los servicios de salud. De esta forma la infraestructura Hospitalaria se compone de diferentes tipos de obras en las que destacan: EBAIS: Sedes de Equipos Básicos de Atención Integral de Salud, CAIS: Centros de Atención Integral de Salud, Hospitales Periféricos,
Hospitales
Regionales,
Hospitales
Nacionales,
Hospitales
Especializados. (La diferencia entre este tipo de hospitales están en función con los diferentes servicios que prestan).
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Este tipo de obras son de alta complejidad y se diseñan mediante un sistema estructural de mayor capacidad según los diferentes códigos aplicables (como el Código Sísmico de Costa Rica 2002), contemplan también el diseño de sistemas de incendios mediante las normas NFPA, incluyen acabados arquitectónicos especializados
y
sistemas
eléctricos
y
mecánicos
diversos
y
también
especializados. Abarcan de igual manera una serie de actividades de obras exteriores dentro del terreno de construcción y fuera de éste. Incorporan también, en proyectos llave en mano, el equipamiento respectivo tanto a nivel de mobiliario como de sistemas informáticos y de equipamiento hospitalario e industrial. Entre los servicios que de un hospital están emergencia, consulta externa, laboratorio, rayos x, de laboratorio, proveeduría, patología,
farmacia, hospitalización, nutrición,
casa de máquinas, lavandería, transportes, salas de
cirugía, esterilización, y otros. 1.2 Problemática que da origen al Proyecto Final de graduación. En la CCSS existen diferentes departamentos que diseñan o construyen edificaciones hospitalarias, no obstante el presente trabajo se enfoca en las obras desarrolladas por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH). El PNIH administra proyectos de construcción diseñados por empresas consultoras, diseñados por la DAI (Dirección de Arquitectura e Ingeniería), o bien, diseñados en el mismo departamento. La ejecución de dichas construcciones se lleva a cabo mediante recursos propios de la institución y mediante financiamiento externo del BCIE (Banco Centroamericano de Integración Económica), producto del Contrato Nº 1609 aprobado en la Ley Nº 8385 de la República de Costa Rica. Dado que las obras hospitalarias son de gran tamaño y duración, la afectación del entorno es impactante y se causan molestias a los vecinos debido a la ejecución de obras externas al proyecto, así como por efecto de las obras dentro del terreno de construcción tales como polvo, ruido, entre otros aspectos.
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Asimismo se tiene relación con Instituciones o grupos de la comunidad dónde se desarrolla un proyecto, tales como Municipalidad, Ministerio de Salud, MINAET, SETENA, asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, entre otros. Otro grupo de involucrados externos obedecen a los grupos de Auditoría y Contraloría a los que se debe de atender adecuadamente. Existen también otros grupos de interés como la prensa, las escuelas, los grupos ambientales que también requieren una atención especial. Ismodes (1997, citado en Olander, 2003) señala que las consecuencias de una administración insuficiente de involucrados externos en un proceso constructivo pueden ser conflictos con la comunidad local, complicaciones en la toma de decisiones, atrasos en el cronograma y costos adicionales al proyecto, publicidad negativa por parte de las compañías o empresas involucradas. En ese sentido, debe destacarse que en el PNIH y en los otros departamentos de proyectos de la CCSS no existe una herramienta que maneje de manera integrada este tipo de involucrados externos, y sus intereses, en relación con las diferentes actividades de la obra y queda por lo tanto al mejor criterio de cada grupo inspector. Por lo tanto el planteamiento del presente proyecto se convierte en una necesidad real, que es a la vez en una oportunidad de mejora para el PNIH, y desde allí hacia otros departamentos de la CCSS que manejen proyectos de construcción. 1.3 Justificación del proyecto Para proyectos de alta complejidad, realizar un análisis detallado de los involucrados externos en relación con las actividades del proyecto y con sus intereses particulares, es un tema de alta importancia para lograr el éxito de un proyecto. Cleland (1999, citado en Olander, 2003) en su obra
“External
Stakeholder Management in the Construction Process” menciona que los involucrados externos tienen, la capacidad de influenciar la opinión pública a favor o en contra de los propósitos propios del proyecto y de su ejecución. Para dicho
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éxito es por tanto necesario realizar una planificación de riesgos, comunicaciones, definición de actividades y de costos, entre otros aspectos, a fin de gestionar a estos grupos desde un punto de vista proactivo. Aunque el tema de manejo de riesgos no ha sido un tema usual en la Administración Pública, es sin duda alguna evidente, cómo este tema cada vez más toma gran importancia y es por tanto mejor visto por las autoridades de control como la Auditoría Interna de la CCSS. Ejemplo de ello es el artículo Secretos para una acertada Dirección de Proyectos, publicado en el boletín Nuevos Horizontes de Auditoría Interna de la CCSS, dónde se señala sobre la importancia de la Gestión de Riesgos para lograr un proyecto exitoso. Este cambio de paradigma se debe en gran medida a la cada vez mayor profesionalización en el tema de Administración de Proyectos por parte de los profesionales de la CCSS, lo que refleja un mayor grado de madurez en este tema. En este sentido los conceptos propios del PMI han sido trascendentales. En ese mismo orden de ideas y de profesionalización en la Administración de Proyectos, es importante destacar, que para lograr un mejor desempeño en el proyecto en relación con los involucrados, debe hacerse una selección de actividades para que sean incorporadas desde el cartel de licitación en los proyectos de construcción. Asimismo debe existir en la fase de ejecución de las obras herramientas de seguimiento y control que sirvan de consulta por el Jefe de Proyecto y su grupo inspector, para manejar adecuadamente el proyecto, sobre todo si éstos no participaron en la elaboración del cartel. Un mal manejo de estos grupos de involucrados puede significar costos muy altos, debido a la realización de actividades correctivas. De igual forma, puede llegar a paralizar las obras o afectar de manera negativa a un proyecto. También la influencia positiva de todos estos involucrados externos hace necesario aprovechar las oportunidades y minimizar los riesgos para realizar una obra exitosa desde el punto de vista de la Administración Profesional de Proyectos.
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Todo lo anterior permite que al desarrollar una Guía para el manejo integral de los involucrados externos a un proyecto de construcción hospitalaria de obra pública, éste se mantenga lo más cercano posible a la línea base, de forma que se minimicen los imprevistos respectivos. Con este proyecto se pretende minimizar de forma proactiva la problemática descrita anteriormente mediante los objetivos que se detallan a continuación. 1.4 Objetivos del proyecto 1.4.1 Objetivo general Realizar una Guía para planificar y dar seguimiento
a las relaciones con los
involucrados externos en proyectos de construcción hospitalaria en la Fase de Construcción (cartel, licitación y proceso constructivo), con el fin que sea utilizado por el Jefe de Proyecto de la CCSS y su Equipo de Inspección. 1.4.2 Objetivos específicos • Definir técnicas y herramientas para el mapeo de los diferentes tipos de Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios. • Proponer técnicas y herramientas para la Gestión de Riesgos para los Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios. • Desarrollar técnicas y herramientas para la Gestión de Comunicaciones con los Involucrados Externos en proyectos hospitalarios producto de la identificación de riesgos y las estrategias de acción. • Elaborar una Propuesta de Capítulo de Actividades para el Manejo de Riesgos producto de Involucrados Externos, en proyectos hospitalarios, para
ser incluidas en el Alcance de los Carteles de Licitación de
construcción, así como una propuesta para la tabla de costos asociados. • Realizar una aplicación de la Guía propuesta para el proyecto del Nuevo Hospital de Heredia.
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2. MARCO TEORICO
2.1 Marco institucional “La prestación de los servicios de salud, de pensiones y las prestaciones sociales, constituyen elementos fundamentales de la razón de ser institucional; por lo cual es importante que sus funcionarios orienten su gestión a satisfacer los requerimientos de la población, en función de los principios filosóficos, los valores de la organización y las características de los servicios, aspectos que fortalecen la cultura organizacional de la CCSS” (Caja Costarricense de Seguro Social, 2008). 2.1.1 Principios filosóficos de la CCSS (CCSS, 2008) Para cumplir con la misión y la visión de la Institución mencionados en el Capítulo 1 de este trabajo, la CCSS se enmarca en los siguientes principios filosóficos: • Universalidad. Garantiza la protección integral en los servicios de salud, a todos los habitantes del país sin distinción de ninguna naturaleza. • Solidaridad.
Cada
individuo
contribuye
económicamente
en
forma
proporcional a sus ingresos para el financiamiento de los servicios de salud que otorga la CCSS. • Obligatoriedad. Es la contribución forzosa del Estado, patronos y trabajadores, a fin de proteger a éstos contra los riesgos de enfermedad, invalidez, maternidad, vejez, muerte y demás contingencias que la ley determine. • Unidad. Es el derecho de la población de recibir una atención integral en salud, para su protección contra los riesgos de enfermedad, maternidad, invalidez, vejez y muerte, mediante una institución que administra en forma integral y coordinada los servicios.
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• Igualdad. Propicia un trato equitativo e igualitario para todos los ciudadanos. • Equidad. Pretende una verdadera igualdad de oportunidades para que todos los ciudadanos puedan ser atendidos en el sistema nacional de salud, de una manera oportuna, eficiente y de buena calidad. • Subsidiariedad.
Es
la
contribución
solidaria
del
Estado
para
la
universalización del seguro social en su doble condición (patrono y Estado). Se crearán a favor de la CCSS, rentas suficientes para atender las necesidades actuales y futuras de la institución, en caso de déficit en algunos de los regímenes, el Estado lo asumirá. 2.1.2 Valores institucionales (CCSS, 2008) Producto de los principios filosóficos, de la Misión y de la Visión de la CCSS, los valores que orientan e inspiran la conducta de los funcionarios de dicha Institución, se convierten en ejes transversales de la gestión y son los siguientes:
Figura 1 Valores Institucionales CCSS Fuente: CCSS, 2008
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2.1.3 Estructura Organizacional (CCSS, 2008) Por las características de los Regímenes de Salud y de Pensiones a cargo de la Institución, se dispone de una estructura organizacional compleja dirigida y administrada estratégicamente por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias, según corresponde. Adicionalmente, se cuenta con una instancia fiscalizadora de las acciones desarrolladas por la administración activa.
Figura 2 Estructura Organizacional CCSS Fuente: CCSS, 2008
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2.1.3.1 Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva (CCSS, 2008) La Junta Directiva es elegida cada cuatro años, de conformidad con lo establecido en la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. Está conformada por nueve miembros: Tres representantes del Estado Tres de los patronos Tres de los trabajadores Es la autoridad máxima, responsable de definir las políticas y la toma de decisiones estratégicas en el ámbito institucional. El Presidente Ejecutivo es nombrado por el Consejo de Gobierno y preside la Junta Directiva. 2.1.3.2 Gerencias (CCSS, 2008) La Institución está conformada por seis Gerencias: • Gerencia Médica: Administra y gerencia estratégicamente, la gestión de los distintos hospitales (nacionales, regionales y periféricos), clínicas y demás centros de salud vinculados al sistema general de atención. • Gerencia Administrativa:
De
una
forma
estratégica,
orienta,
planifica, dirige y supervisa la gestión de las diferentes unidades que la componen, respaldando la función sustantiva de la institución, mediante la aplicación de políticas y lineamientos organizacionales definidos en niveles superiores. • Gerencia Pensiones: Administra el sistema de pensiones de Invalidez Vejez y Muerte (Régimen de IVM) de la CCSS, el cual garantiza a los trabajadores y sus familias, un ingreso o pensión ante las contingencias de la invalidez, vejez y muerte.
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• Gerencia Financiera: Maneja y Controla el área financiera y contable de la institución, y las gestiones de cobro y de administración del presupuesto. • Gerencia de Logística: Tiene por objetivo la administración y regulación del sistema institucional de abastecimiento de bienes y servicios, la producción de medicamentos y soluciones parenterales que técnicamente se ha definido en función de la capacidad operativa de las plantas y a la prestación de servicios estratégicos del lavado de ropa de algunos centros médicos, fabricación de piezas de ropa hospitalaria y servicio de óptica. • Gerencia de Infraestructura y Tecnología: Administrar los procesos de infraestructura física, de tecnologías de información y comunicaciones, el equipamiento y mantenimiento médico e industrial, entre otras acciones para responder oportunamente a la prestación integral de los servicios de salud y de pensiones que otorga la institución. Estas Gerencias son responsables de administrar los procesos y recursos según su ámbito de competencia, leyes y reglamentos. Los Gerentes se nombran por seis años. 2.1.3.3 Gerencia de Infraestructura y Tecnología (CCSS, 2008) Esta Gerencia era parte de la desaparecida Gerencia de Operaciones, la cuál fue creada en la sesión 6420 celebrada el 24 de mayo de 1990. No obstante, La Junta Directiva de la CCSS tomó la decisión, el 24 de enero de 2008, de suprimir la Gerencia de Operaciones y constituir dos nuevas gerencias: la Gerencia de Infraestructura y Tecnología y la Gerencia de Logística. Está conformada por las siguientes direcciones: • Arquitectura e Ingeniería, • Administración de Proyectos Especiales,
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• Equipamiento Clínico e Industrial, • Mantenimiento preventivo y correctivo de las edificaciones y los equipos, • Tecnologías de Información y Comunicaciones, • Protección Radiológica, • Proyecto de Fortalecimiento y Modernización del Sector Salud. La Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI), así como la Dirección de Administración de Proyectos Especiales (DAPE) son las encargadas de manejar los proyectos de Consultoría y Construcción a nivel central de la CCSS. El presente trabajo de Graduación se enmarca dentro del Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH), el cuál pertenece a la DAPE, no obstante a manera de referencia se detalla también, un poco de la reseña histórica y principal meta de la Dirección de Arquitectura e Ingeniería. También debido a que en ésta última se ha llevado a cabo el proceso de diseño de obras que actualmente ejecuta el PNIH, tales como el Nuevo Hospital de Heredia. 2.1.3.3.1 Dirección de Arquitectura e Ingeniería (CCSS, 2008) 2.1.3.3.1.1 Reseña Histórica de la DAI. La DAI inicia sus funciones en 1958, cuando la Junta Directiva de la CCSS, analiza la necesidad de nombrar un jefe de proyecto para el hospital central, que se pensaba construir en esos años. Ha ejecutado proyectos de alta, mediana y baja complejidad, y cuenta con un equipo de expertos para el planeamiento, investigación, diseño, contratación y construcción. 2.1.3.3.1.2 Principal Meta Fortalecer el desarrollo integral del recurso físico en el ámbito institucional, para orientar la gestión eficiente y oportuna de su infraestructura en condiciones
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adecuadas de calidad, costo y armonía con el ambiente, contribuyendo con la mejora continua de los servicios de salud y el cumplimiento de los objetivos de la CCSS, según los procesos de desconcentración y modernización de la misma. Ser organización líder en la gestión del desarrollo del recurso físico institucional, a fin de garantizar su provisión y administración en términos de equidad, universalidad, y racionalidad en el uso de los recursos financieros disponibles, como medio consustancial y determinante para la prestación con calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios de salud, pensiones y prestaciones sociales que brinda la Caja Costarricense de Seguro Social. La Dirección de Arquitectura e Ingeniería está ubicada en Avenida Primera, calles 3 y 5, Edificio Torrejón, 2da planta, altos La Nación. 2.1.3.3.2 Dirección de Administración de Proyectos Especiales 2.1.3.3.2.1 Reseña Histórica de la DAPE. La Dirección de Administración de Proyectos Especiales nace 28 agosto 2003, cuando la Asamblea Legislativa aprueba mediante ley No.8385 el Contrato de Préstamo No. 1609 entre el Banco Centroamericano de Integración Económica BCIE y la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS, para financiar parcialmente con un monto de US$ 60.000.000,00 (sesenta millones de dólares) la construcción y el equipamiento de proyectos incluidos en el programa del Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria PNIH-; asimismo la otra parte del financiamiento la suministra la CCSS con un monto de US$19,200,000.00-diecinueve millones doscientos mil dólares-. (CCSS, 2008). Dentro de la DAPE se incluyen también otros proyectos con otros financiamientos de entidades externas a la CCSS como lo son el Proyecto del Nuevo Hospital de Liberia, también con préstamo del BCIE por $ 25 millones de dólares, el Proyecto de la construcción de la Nueva Torre Médica del Hospital Calderón Guardia. Más recientemente incluye otra Unidad Ejecutora como lo es el proyecto de
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fortalecimiento de la Red Oncológica, el cuál consiste en reacondicionar los diferentes hospitales para el tratamiento del cáncer. Todo lo anterior con el propósito de la “formulación, negociación y financiamiento de nuevos proyectos; seguimiento, control, evaluación de los proyectos en operación financiados por organismos internacionales, empresas o institucionales nacionales, para la construcción de infraestructura física, la adquisición, la instalación, el mantenimiento del equipo médico, tecnológico y el desarrollo de los procesos de modernización, entre otros” (DAPE, 2006). 2.1.3.3.2.2 Misión “Gestionar el desarrollo de proyectos financiados con recursos externos mediante el diseño, la negociación, el financiamiento, el control y la evaluación de los proyectos en operación, para modernizar y mantener en óptimo funcionamiento la infraestructura física, la tecnológica y los servicios que otorga la Institución a sus usuarios” (DAPE, 2006). 2.1.3.3.2.3 Visión “Seremos el órgano institucional de carácter estratégico responsable de promover, gestionar y controlar los proyectos financiados con fondos externos”. (DAPE, 2006). 2.1.3.3.2.4 Objetivos (DAPE, 2006) Para cumplir con la misión y la visión de la Dirección de Administración de Proyectos Especiales, se establecen los siguientes objetivos. Objetivo general: Determinar las necesidades institucionales para desarrollar proyectos específicos de ámbito institucional, tendentes al fortalecimiento, reforma y modernización de los servicios que se otorgan, asegurar una eficaz y sana administración de los recursos asignados y el cumplimiento efectivo de los planes, objetivos y metas de
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trabajo establecidos en los diversos proyectos en operación, con el fin de satisfacer la creciente demanda de servicios y otorgar a los usuarios un servicio oportuno y de calidad. Objetivos específicos: Identificar y formular proyectos específicos y seleccionar los más rentables desde el punto de vista del mercado, técnico, financiero, económico, social y ambiental. Determinar la factibilidad y viabilidad técnica y financiera para desarrollar proyectos estratégicos que contribuyan a un crecimiento efectivo de la institución. Establecer eficientes mecanismos de negociación y promoción de los proyectos a ejecutar, con el fin de disponer de los recursos financieros necesarios. Establecer sistemas eficaces de seguimiento, control y evaluación de los proyectos en operación. 2.1.3.3.2.5 Valores de la DAPE (DAPE, 2006) Innovación: Nuestro derecho a generar nuevas ideas, identificar oportunidades de mejora, desarrollar las capacidades y compartir los conocimientos. Compromiso: Está conceptualizado como la importancia de cumplir fielmente con la obligación contraída, la palabra dada, la fe empeñada. Excelencia: Es realizar acciones de calidad superior que sobresalen en mérito o estimación y que están acordes con los parámetros de eficiencia, eficacia y productividad establecidos en la Dirección. Integridad: Se define cuando el funcionario actúa en forma recta, intachable, en concordancia con las normas sociales y legales establecidas. Representa nuestro deber a ser honestos, leales y respetar los valores institucionales.
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Responsabilidad: Capacidad existente en todo funcionario para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente. Es la obligación de los funcionarios para cumplir con sus responsabilidades Transparencia: Se refiere a que las actuaciones de los funcionarios en cualquier asunto institucional y de cualquier orden, se deben realizar en forma evidente, clara, sin ambigüedad y que no permitan dudas. Liderazgo: Mantener una actitud no conformista, ser proactivos, mejorar continuamente comprometidos con la Dirección. 2.1.3.3.2.6 Ubicación (DAPE, 2006) La Dirección de Administración de Proyectos Especiales se encuentra ubicado en la provincia de San José, avenida 2da, calles 5 y 7, edificio Jenaro Valverde, Anexo a Oficinas Centrales de la Cajas Costarricense de Seguro Social, piso No. 10. 2.1.3.3.2.7 Población meta (CCSS, 2008) La DAPE brinda sus servicios de infraestructura y equipamiento, a través de sus Unidades Administradoras de proyectos, a la población nacional. 2.1.3.3.2.8 Estructura Organizacional DAPE (DAPE, 2006) Para la implementación de los Proyectos, la DAPE dispone de Unidades de Proyectos Específicos, llamadas Unidades Ejecutoras, las cuales a su vez cuentan con dos
Sub Áreas Funcionales de apoyo, que corresponden al Sub Área de
Gestión de Equipamiento y al Sub Área de Gestión Administrativa y Logística. 2.1.3.3.2.8.1 Dirección (DAPE, 2006) La DAPE es una dependencia directa de la Gerencia de Infraestructura y tecnologías de Información, de la Caja Costarricense de Seguro Social y está a cargo de un Director nombrado por la Gerencia, D-DP-02.
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Figura 3 Estructura Organizacional DAPE Fuente: DAPE, 2008
2.1.3.3.2.8.1 Sub Área de Gestión Administrativa y Logística 2.1.3.3.2.8.1.1 Contratación Administrativa En cuánto a los proyectos de obra hospitalaria, el Área de Contratación Administración de la DAPE, tiene independencia funcional, por cuánto la Junta Directiva, en acuerdo del 05 de enero del 20 sesión N 8022, le otorgó la potestad de tramitar cualquier concurso público sin límite en cuanto al costo de la infraestructura.
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Los concursos de consultoría y construcción necesarios para el desarrollo de los proyectos a cargo de LA DAPE, y por lo tanto del PNIH, son atendidos, tramitados y coordinados por parte de ésta Área de Contratación Administrativa. Incluye el manejo de contratos de consultoría de diseño, de construcción, de estudios preliminares, de topografía y demás estudios técnicos, así como contratos de apoyo tales cómo el del Sistema de Gestión de Calidad, entre otros. 2.1.3.3.2.8.1.2 Asesoría Legal Ésta Área brinda su apoyo a todas las dependencias de la DAPE en cuánto a los temas legales, especialmente de contratación administrativa. El criterio de ésta área es llevado a la Dirección Jurídica de la CCSS para su análisis, no obstante trabaja en coordinación con esa Dirección y permite minimizar los tiempos de trámites. Asimismo brinda apoyo en temas como recursos de amparo en la fase de Licitación y de ejecución de obras, entre otros aspectos. 2.1.3.3.2.8.1.3 Gestión de Calidad Ésta Área es muy nueva y de hecho está en proceso de implementación. Tiene de momento a su cargo la coordinación, junto con la Dirección de la DAPE de establecer un Plan de Gestión de Calidad. Para ello coordinan con una empresa consultora mediante un contrato de consultoría. Más adelante se hará referencia a este Sistema de Gestión de Calidad. 2.1.3.3.2.8.1.4 Área de Recursos Humanos y Logísticos Esta área se encarga de administrar las instalaciones físicas para las actividades que realiza el personal del PNIH y de suplir los insumos logísticos necesarios para el
adecuado
funcionamiento
de
la
unidad
en
cuanto
a
suministros,
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comunicaciones,
mensajería,
secretariado,
transporte,
viáticos,
manejo
y
resguardado de documentos y tecnologías de apoyo (PNIH 2005). De la misma forma, administra los vehículos asignados a la unidad en cuanto a giras, mantenimiento, reparación, combustible y otras circunstancias especiales, así como los recursos humanos del PNIH en relación con las acciones de personal, vacaciones, permisos, incapacidades, sustituciones (PNIH, 2005). 2.1.3.3.2.8.1.5 Área de Formulación de Proyectos Establece
las metas anuales para cada uno de los proyectos en cuanto al
presupuesto requerido y se evalúan periódicamente el avance físico
y
económico de los obras, de la adquisición del equipamiento y de la ejecución de presupuesto asignado. (PNIH, 2005). Asimismo realiza el seguimiento y control financiero de los proyectos e informa sobre las variaciones respecto a lo programado en el programa de inversiones y en la ejecución global de PNIH (PNIH, 2005). 2.1.3.3.2.8.2 Sub Área de Gestión de Equipamiento La gestión del equipamiento médico para cada uno de los proyectos de la DAPE y por lo tanto del PNIH está a cargo de ésta Área. Para ello, se asigna un coordinador general de equipamiento que trabaja con las diferentes Unidades de Proyectos de la DAPE. El personal asignado coordinará directamente con el jefe de proyecto y los miembros del equipo del proyecto de manera que se aseguren las previsiones necesarias de la correcta instalación y funcionamiento de los equipos. 2.1.3.3.2.8.3 Unidad de proyecto PNIH La Dirección debe garantizar el desarrollo de los proyectos del PNIH en el marco normativo de obra pública, de acuerdo con los alcances definidos en cuanto a
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costo, plazo y características para cada uno de los proyectos. En razón de lo anterior, debe autorizar los desembolsos financieros y gestionar el mantenimiento del fondo rotatorio de la unidad. Asimismo, debe coordinar con las dependencias internas y externas de la CCSS que participen en alguna actividad del PNIH y debe mantener informados sobre los proyectos a aquellas dependencias internas y externas a la CCSS, que tengan interés o de alguna forma intervengan en los proyectos (PNIH, 2005). Además debe establecer la organización necesaria para el desarrollo del PNIH asigna las funciones y responsabilidades de los participantes. Debe procurar la infraestructura necesaria para alcanzar las metas de cada proyecto del PNIH. (PNIH, 2005). Adicionalmente, es deber de la dirección diseñar, programar e implementar un sistema de control técnico y financiero para la ejecución de los proyectos, así como coordinar con las unidades médicas la puesta en marcha de los edificios una vez concluidas las obras y suministrado el equipamiento médico (PNIH, 2005). Asimismo, el PNIH tiene como objetivo garantizar de manera íntegra y oportuna, eficiente y eficaz dirección, coordinación, ejecución, administración y supervisión de los componentes o actividades de los proyectos para su ejecución satisfactoria, asegurando la utilización óptima de los recursos. Además, la promoción de proyectos estratégicos y tácticos, así como la búsqueda constante de fuentes de financiamiento. Su actuación esta sujeta a las regulaciones establecidas por las leyes vigentes en la República de Costa Rica y lo indicado en el contrato de préstamo suscrito (PNIH, 2005; Gerencia de Operaciones (GDOP, 2006). Las obras que tiene a su cargo actualmente el PNIH son las siguientes: • Nuevo Hospital de Heredia: San Vicente de Paúl, • Nuevo Hospital de Osa,
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• Edificio de Imágenes por Resonancia Magnética ( MRI), • CAIS de Cañas, • CAIS de Puriscal, • CAIS de Siquirres, • Sede de EBAIS de San Pablo de Oreamuno, y • Sede de EBAIS de Purral-Bellavista de Guadalupe El PNIH a su vez se subdivide en diferentes Áreas para su gestión que son: • Área Financiero Contable, • Área Técnica 2.1.3.3.2.8.3.1 Área Financiero Contable Tiene a su cargo la gestión de los asuntos que se relacionan con los recursos financieros. De esta manera, prepara en coordinación con la Dirección y conforme a la programación de proyectos, las solicitudes y justificaciones de desembolso ante el BCIE, llevando el control y registro sobre las categorías de inversión: construcción, imprevistos, y/o escalamiento. También, mantiene el control sobre el Plan Global de Inversión, registrando los pagos justificados en cada solicitud de reintegro, los pagos acumulados y el monto por ejecutar por cada rubro o categoría de inversión y por fuente de financiamiento: BCIE o contrapartida CCSS (PNIH, 2005). Tramita ante el BCIE
la solicitud de reintegro debidamente autorizada por la
Dirección del PNIH y da seguimiento al desembolso de los recursos ante el BCIE, Departamento de Tesorería CCSS y Dirección de Presupuesto CCSS. Además, gestiona el pago de servicios que prestan las empresas consultoras y constructoras (PNIH, 2005).
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2.1.3.3.2.8.3.2 Área Técnica Tiene la responsabilidad directa por la ejecución técnica de los proyectos en las etapas de estudios preliminares, diseño y construcción, para lo cual se deberá asignar el personal técnico y profesional conforme lo establece al Manual Técnico para e Desarrollo de Proyectos de Obra Pública de la CGR, el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) y lo establecido por las autoridades del BCIE (PNIH, 2005). EN esta etapa deberá inscribirse la dirección técnica de la obra por parte de los contratistas de los proyectos tal y como los establece el CFIA (PNIH, 2005). Esto por cuánto los proyectos de construcción se realizan mediante la modalidad de concursos de consultoría para la etapa de diseño y de construcción para la etapa de ejecución de las obras. Respecto a las funciones de coordinación con la empresa constructora, con los diferentes equipos de profesionales y otras instancias que intervengan en la ejecución del proyecto, el PNIH asignará un jefe de proyecto para cada obra. Dicho Jefe de proyecto tendrá a su cargo mediante un esquema de Administración de Proyectos a un grupo de inspectores de diferente especialidad tales como ingenieros en construcción, ingenieros civiles, arquitectos, ingenieros mecánicos, ingenieros eléctricos, ingenieros electromecánicos, ingenieros en mantenimiento industrial, ingenieros en electro medicina, entre otros. Asimismo contará mediante contrataciones de consultoría servicios de topografía, de estudios de suelos, de pruebas de laboratorio y de asesorías en campos especializados tales como los de gases médicos e ingeniería estructural. Precisamente en ésta Área Técnica del PNIH es dónde se enfocará el presente proyecto de Graduación, aplicado al Nuevo Hospital de Heredia.
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2.1.4 Descripción del Nuevo Hospital de Heredia (CCSS, 2008) 2.1.4.1 Perfil Proyecto
Figura 4 Perspectiva del Nuevo Hospital de Heredia Fuente: PNIH, 2008
Región: Central Norte Ubicación: Distrito: Heredia, Cantón: San Francisco, Provincia: Heredia Área del Terreno: 11 ha 1.598,32 m2 Área de construcción: 35.772,41 m2 Número de camas: 246 camas Área de Influencia: Heredia Central, Barva, Santo Domingo, Santa Bárbara, San Rafael, San Isidro, Belén, Flores, San Pablo, Sarapiquí (Horquetas y La Virgen). Población a atender al 2020:
526.584,00 habitantes.
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Montos según ofertas recibidas el 11 de abril de 2007: Total Construcción y Equipamiento: US $ 84 966 000,00 Plazo según ofertas: 104 semanas. Fecha Inicio de las obras: 10 diciembre 2007.
CUADRO 1 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS
CONSULTA EXTERNA
TRABAJO SOCIAL
Consultorios de medicina, cirugía y pediatría (42)
Entrevista grupal
Consultorios de ginecología
Oficinas para trabajo social
Consultorios de procedimientos crónicos
Apoyo administrativo
Procedimientos de enfermería Apoyo administrativo
CLINICA DEL DOLOR
MEDICINA FÍSICA Y REHABILITACIÓN
Consultorio (1)
Consultorios (2)
Procedimientos de enfermería
Electroterapia
Camas de observación de pacientes (2)
Hidroterapia
Apoyo administrativo
Tratamiento paciente PCI Terapia ocupacional Gimnasio Apoyo administrativo
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DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS
ODONTOLOGÍA
SALA DE PARTOS
Consultorios (3)
Valoración, exploración y preparación paciente
RX Dental (1)
Monitoreo fetal y ultrasonido
Quirófanos para cirugía ambulatoria (1)
Camas para labor de parto (8)
Quirófano de cirugía mayor (1)
Salas de expulsión (5) y salas de cirugía obstétrica
Esterilización
Reanimación recién nacido
Apoyo administrativo
Atención inmediata recién nacido Recuperación posparto Procedimientos de enfermería
EMERGENCIAS
SALAS QUIRÚRGICAS (9)
Consultorios (10)
Recepción control cirugía ambulatoria
Pre observación (18)
Recuperación de cirugía ambulatoria
Sala de choque (3)
Pre anestesia
Cirugía menor séptica y aséptica (3)
Salas de operaciones
Observación adultos (12)
Recuperación anestésica
Observación pediátrica (9)
Subcentral de esterilización
Procedimientos de enfermería
Descanso personal médico
Descanso de pacientes
Procedimientos de enfermería
Inhaloterapia
Apoyo administrativo
Apoyo administrativo
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DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS
HOSPITALIZACION (246)
RADIOLOGÍA
UCI
Rayos X convencionales (2)
Medicina
Rayos X especiales (2)
Cirugía
Ultrasonido (3)
Ginecología
Mamografía (2)
Pediatría
TAC (1)
Salas de estar de pacientes
Procesamiento de placas
Procedimientos de enfermería
Interpretación
Descanso de médicos
Descanso personal
Apoyo administrativo
Archivo placas Apoyo administrativo
DOCENTES Y SOCIALES
LABORATORIO CLINICO Y BANCO DE SANGRE
Aulas
Recepción muestras
Auditorio
Toma de muestras
Biblioteca
Banco de sangre
Apoyo administrativo
Inmunohematología
Capilla
Inmunología Hematología
ANATOMIA PATOLÓGICA Y MORGUE
Análisis químico clínico
Laboratorio de biopsias
Microbiología y uroanálisis
Laboratorio de histología
Cámara anaeróbicos
Laboratorio de citología
Parasitología
Entrega de cadáveres
Lavado y esterilización
Sala de disección
Descanso personal
Apoyo administrativo
Apoyo administrativo
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DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR
TERAPIA RESPIRATORIA
Electrocardiografía
Área administrativa
Gimnasio
Bodega para gases
Ecocardiografía Holter Apoyo administrativo
REGISTROS DE SALUD
FARMACIA
Apoyo administrativo
Bodega de medicamentos
Zona de trabajo estadística
Empaque y preconteo
Escaneo de expedientes
Preparación soluciones parenterales
Admisión hospitalaria y egresos
Despacho medicamentos hospitalización
Guardarropa
Despacho medicamentos para ambulatorios
Archivo clínico
Bodega de paso de medicamentos Consultorio farmacéutico Oficina de información de pacientes CIM Descanso personal Apoyo administrativo
SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN
Bodega de jardinería
Oficina Dirección
Eliminación de residuos
Sala de reuniones
Supervisores de vigilancia
Oficina Subdirector
Oficina de transporte
Oficina asistente Auditoría médica y control interno
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DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS
CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Taller mecánica y soldadura
Oficina Dirección Administrativo
Taller de electricidad
Sala de reuniones
Taller de pintura
Oficina asistente administrativo
Taller de Obra civil
Oficina legal
Taller de aire acondicionado y refrigeración
Secretariado
Taller de carpintería
Archivos
Taller de fontanería
Oficina Jefe Recursos Humanos
Casa de máquinas
Oficina Subjefe Recursos Humanos
Apoyo administrativo
Oficina Personal
RECURSOS MATERIALES
Reclutamiento y selección de personal
Bodega general
Oficina de psicología
Bodega de materiales de construcción
Investigación
Apoyo administrativo
Oficina de jefatura Financiero – Contable
Unidad de adquisiciones
Área de presupuesto
Guardarropa
Caja Chica Oficina control de activos Bodegas Correspondencia Oficina Directora de Enfermería Oficina Subdirectora Enfermería Oficina Educación de Enfermería
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DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS NUTRICION
CENTRO DE COMPUTO
Despensa diaria
Análisis de desarrollo
Cuartos fríos
Programación y desarrollo
Despensa de víveres
Centro de gestión informática
Preparación de alimentos, Cocción
Soporte técnico
Dietas especiales
Apoyo administrativo
Preparación de ensaladas Comedor de personal
JUNTA DE SALUD
Lavado y depósito de vajillas
Sala de reuniones
Sala de fórmulas, Apoyo administrativo
Apoyo administrativo
ESTERILIZACIÓN
CONTRALORÍA DE SERVICIOS
Recepción, clasificación y lavado
Oficina contraloría de servicios
Preparación de equipo y material
Apoyo administrativo
Esterilización Almacenamiento de material Apoyo administrativo
ROPERÍA Recepción y clasificación de ropa sucia Recepción y clasificación de ropa limpia Preparación ropa quirúrgica Costurería Recibo y entrega de gabachas Apoyo administrativo
Fuente: PNIH, 2008
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Descripción física de las obras: Los servicios descritos se desarrollarán en diferentes edificaciones independientes desde el punto de vista estructural y funcional de la siguiente forma: • Edificio A: Es de cuatro niveles y se le llama de Consulta Externa. • Edificio B: Es de un nivel y se le llama Urgencias Médicas. • Edificio C: Es de un nivel y abarca básicamente Laboratorio y Rayos X. • Edificio D: Es de cuatro niveles y contempla servicios como farmacia, salas de cirugía y de partos. • Edificio E: Es de seis niveles, incluye
básicamente
servicios de
hospitalización. • Edificio F: Es de un nivel y corresponde a Mantenimiento y Casa de máquinas, entre otros servicios. También incluye Obras exteriores como calles, planta de tratamiento, laguna de retardo, descarga pluvial, parqueos, entre otros servicios.
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2. 2. TEORÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
2.2.1 Conceptos Generales Aplicados La DAPE tiene un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de aplicación obligatoria según la Norma ISO 10006:2003 que a su vez se basa
en la Guía de
los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Project Management Institute, 2004). Dado lo anterior, la presente teoría de Dirección de Proyectos se basa principalmente en los conceptos del PMI, dónde se define un proyecto como un esfuerzo temporal y gradual para generar un producto, servicio o resultado que es único (PMI, 2004). Asimismo se basa en el Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE. El Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE, define los procesos de Gestión de Proyectos, que son: revisión del alcance, diseño, ejecución, pruebas, recepción y entrega, y cierre del proyecto, así como los procesos requeridos por la Norma ISO 9001:2000. Para la definición de los procesos de Gestión de Proyectos se toma como guía la Norma ISO 10006:2003, Sistema de Gestión de la Calidad – Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. (DAPE, 2006). Se debe destacar que tal como lo señala Olander (2003) tanto en el PMI como en la norma SS-ISO-10006, la comunicación con los involucrados del proyecto forman parte de componentes fundamentales. Es decir, existe una relación entre ambas guías en este tema. Es importante señalar que dicho sistema de Gestión de Calidad se menciona específicamente para señalar dónde se enmarca el presente trabajo de investigación dentro de la lista de procesos de la DAPE. Asimismo para señalar las definiciones de involucrados desarrollados en dicho Plan de Gestión.
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2.2.1.1 Guía de fundamentos de la Dirección de Proyectos, norma ISO 9001:2000 y norma ISO 10006:2003 Dado que el Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE toma como referencia la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Project Management Institute, 2004), la forma de abordar el presente trabajo será tomando como referencia los conceptos del PMI. Ahora bien es importante destacar que las fuentes de proyectos de referencia mencionadas se enmarcan dentro del contexto de Proyectos de Obra Pública, específicamente de naturaleza hospitalaria. Y se hace énfasis en las etapas de elaboración del cartel y en la de construcción. 2.2.1.1.1 Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE 2.2.1.1.1.1 Política de calidad de la DAPE (DAPE, 2006) En cumplimiento de la misión de la DAPE, la misma se compromete a: • Gestionar honesta y eficientemente los proyectos. • Mejorar continuamente, mediante el fomento de la investigación y la innovación. • Comunicar asertiva y oportunamente las acciones de la DAPE a las partes interesadas. • Cumplir con la normativa aplicable a la DAPE. Como se desprende del objetivo general del presente proyecto de graduación, así como de los objetivos específicos, el tema de investigación está relacionado directamente con esta política de calidad de la DAPE, así como con la del PNIH como consecuencia, lo que hace que sea de total aplicación en el lugar de trabajo.
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2.2.1.1.1.2 Propósito (DAPE, 2006) El SGC, surge por la necesidad de contar con una herramienta que estandarice los diferentes procesos de la Dirección de Administración de Proyectos Especiales, que permita la mejora continua de los mismos y por consiguiente incremente a calidad de los proyectos. Adicionalmente el SGC, facilita el cumplimiento de la Ley de Control Interno (No. 8292), y otros requerimientos de entes fiscalizadores. 2.2.1.1.1.3 Alcance (DAPE, 2006) El SGC se define para los procesos de Gestión de Proyectos, que para este se definen como: revisión del alcance, diseño, ejecución, pruebas, recepción y entrega, y cierre del proyecto, así como los procesos requeridos por la Norma ISO 9001:2000. Se excluye del SGCP el requisito 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición, dado que no se requiere de equipos sujetos a calibración. Para la definición de los procesos de Gestión de Proyectos se toma como guía la Norma ISO 10006:2003, Sistema de Gestión de la Calidad – Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. 2.2.1.1.2 Listado de Procesos de la DAPE (DAPE, 2006) A continuación se presenta un cuadro dónde se indican los diferentes procesos de la DAPE, dónde se hace referencia a los principales procesos, los cuáles se encuentran descritos en el nombre de manual de referencia en la primera columna. En la segunda columna se muestra de forma específica y detallada cada proceso según el grado de subdivisión establecido a la fecha del presente trabajo. Es importante destacar, que este Listado de Procesos es muy reciente, razón por la que a futuro esta estructura puede sufrir mejoras considerables.
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CUADRO 2 LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE 4.0 GESTION DE CALIDAD M-DP-02
Gestión de la Calidad
D-DP-01
Diagrama General del Sistema Gestión de Calidad
P-GC-01
Control documental
P-EA-01
Control de los Registros
P-EA-02
Control de los Registros electrónicos
F-GC-01
Listado de versión vigente
F-GC-02
Control de Distribución de documentos
F-GC-03
Solicitud de cambios
F-GC-04
Listado de documentos externos
F-GC-05
Estructura de los archivos físicos
5.0 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION M-DP-03
Responsabilidad de la Dirección
D-DP-02
Organigrama
F-DP-01
Compromiso con la Política de Calidad
F-DP-02
Objetivos de Calidad
F-DP-03
Planificación del SGC
F-DP-04
Revisión por la Gerencia
F-DP-05
Registro de reunión
F-DP-06
Registro de asistencia
6.0 GESTION DE RECURSOS M-DP-04
Gestión de Recursos
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE P-RH-01
Competencia y Formación
P-RH-02
Gestión RRHH
I-RH-01
Guía de inducción
P-CA-01
Mantenimiento de vehículos
F-EC-01
Evaluación de la capacidad computacional
F-EC-02
Plan de Mantenimiento Preventivo
F-EC-03
Boleta de Servicio
F-CA-01
Evaluación de las instalaciones, mobiliario y equipo
F-CA-02
Vale de transporte,
F-CA-04
Revisión semanal de vehículos
F-RH-01
Manual de descripción de puestos
F-RH-02
Base de datos Personal
F-RH-03
Detección de Necesidades de Capacitación
F-RH-04
Plan de Capacitación
F-RH-05
Matriz de seguimiento de Cursos, seminarios o congresos
F-RH-06
Informe de capacitación
F-RH-07
Evaluación de la Eficacia de la Capacitación
F-RH-08
Solicitud de permisos
F-RH-09
Solicitud de vacaciones
7.0 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO M-DP-05
Realización del Producto
Legal (incluir en 7.2 del M-DP-05) Atención a Recursos de amparo
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE Atención a Recursos ordinarios Evaluación de sanciones y procedimientos disciplinarios Atención de consultas y actividades específicas Contratación Administrativa D-GA-01
Gestión de la Contratación
D-GA-02
Trámite Inicial y recepción Ofertas
D-GA-03
Estudio Ofertas y Adjudicación
D-GA-04
Formalización
D-GA-05
Recurso objeción, revocatoria, apelación y aclaraciones
D-GA-06
Gestión de Garantías
D-GA-07
Sanciones administrativas y pecuniarias
D-GA-08
Gestión de Adendum
D-GA-09
Preparación del cartel
D-GA-10
Recomendación técnica
D-GA-11
Razonabilidad de Precio
D-GA-12
Gestión Vicios Ocultos
D-GA-13
Cesión de Derechos y Obligaciones
D-GA-14
Precalificación de Proveedores Contratación adicional (APARTE)
Financiero Contable
D-FC-01
Gestión financiera-contable del proyecto
D-FC-02
Trámite de facturas
D-FC-03
Plan de control de activos
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE D-FC-04
Trámite de exoneraciones locales
D-FC-05
Trámite de exoneraciones arancelarias
D-FC-06
Transporte y viáticos
D-FC-07
Gestión del Fondo Rotatorio
D-FC-08
Cartas de crédito
D-FC-09
Control del plan global de inversiones
Delimitación Alcance Delimitación del alcance (macro) Plan de trabajo -Elaboración Acta de Iniciación del Proyecto y Alcance Preliminar Gestión de Modificaciones del Programa Funcional Diseño Gestión del Diseño -
Elaboración Plan Maestro del Proyecto
-
Análisis Alternativas
-
Estimación Costos de Consultoría y Flujo Financiero
-
Definición Estrategia de Abordaje
Realización Estudios Preliminares Realización Estudios Básicos Gestión Ambiental Visado y permisos de construcción Estimación PGI Programa compra equipamiento
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE Gestión de Modificaciones de Obra y Equipamiento** Gestión de Equipamiento en Diseño -
Elaboración CREYE
-
Inventario de Equipos
-
Definición Programa de Equipamiento
Verificación Requisitos Normativos Identificación y Comunicar Equipo de Mantenimiento
Ejecución Gestión de Ejecución Administración del contrato de construcción y equipamiento
-
Realización reunión de coordinación inicial
-
Orden de Inicio
-
Administración Prórroga a Plazos
-
Aplicación Flujo Financiero
-
Control Financiero Contable
-
Verificación Estado del Proyecto
-
Obtención Recepción Definitiva de Equipo**
-
Obtención Recepción Provisional de Equipo**
-
Obtención Recepción Definitiva de Obra**
-
Obtención Recepción Provisional de Obra**
-
Informe mensual
-
Inspección de obra
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE Gestión Servicios Públicos ** Realización Reajuste de Precios ** Realización Ajuste de Honorarios Ingeniería de Valor** Realización Pruebas de Laboratorio Aprobación Materiales y Equipo** Trámite de modificaciones de obra Gestión de Equipamiento etapa Ejecución -
Obtención Recepción Definitiva **
-
Revisión provisional de Equipo
-
Realización Pruebas de Funcionamiento
Elaboración Informe Final de Ejecución del Proyecto -
Entrega al usuario de los productos del proyecto Comunicación Necesidad de Dotación de Equipo de
Mantenimiento Cierre Gestión de Cierre Elaboración Informe de Cierre del Proyecto Obtención Recibido Conforme Traslado de Garantías 8.0 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
M-DP-06
Medición, Análisis y Mejora
P-AC-01
Gestión de Auditorías Internas
P-RD-01
Acciones Correctivas y Preventivas
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LISTADO DE PROCESOS DE LA DAPE P-NC-01
Producto no Conforme
F-AC-01
Plan de Auditoría
F-AC-02
Reunión de Apertura
F-AC-03
Informe de Auditoría
F-RD-02
Solicitud de Mejora
F-RD-03
Control de Solicitudes de Mejora
Fuente: DAPE, 2008
Es parte del propósito del presente trabajo que los entregables del presente proyecto sean una entrada del Proceso 7.0 Producto y específicamente en Gestión de la Contratación, y en el proceso de Ejecución en Administración del Contrato. Es importante destacar que el número 7 se basa en la numeración de la Norma10006:2003. A partir de aquí no existe problema en desarrollar los procesos de Comunicaciones, de Riesgos y de Adquisiciones de acuerdo a la normativa del PMI dado que todos ellos están dentro del mismo Capítulo 7 de dicha Norma. Por lo tanto al desarrollar dichos grupos de procesos se entenderá que están dentro del capítulo 7.0. Esto es factible dado que como mencioné anteriormente El Sistema de Gestión está sujeto a ampliaciones y puede incluirse como parte de los procesos de mejora continua.
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2.2.1.2 Oficina de Proyectos Aunque no se ha dicho explícitamente hasta aquí, es importante señalar que la Unidad del PNIH constituye una oficina de gestión de proyectos o PMO tal cómo lo define la Guía de Fundamentos de la Dirección de proyectos, tercera edición. Esto por cuánto es en sí una unidad de la organización de la CCSS encargada de centralizar y coordinar la dirección de los proyectos a su cargo. Cabe señalar que los proyectos desarrollados por el PNIH tal cómo se comentó anteriormente corresponden a un préstamo del BCIE para realizar una serie de proyectos de construcción específicos en materia de salud de la CCSS. Ahora bien, la DAPE a la cuál pertenece el PNIH es una Unidad encargada de dirigir portafolios de proyectos por cuánto están bajo su cargo distintas Unidades Ejecutoras de Proyectos. Desde este punto de vista la DAPE es una organización orientada a proyectos, la cuál tiene la potestad de asignar y compartir recursos dentro de las diferentes Unidades a su cargo, esto a petición de las diferentes Unidades que la conforman. Asimismo para el PNIH pueden brindársele recursos de alguno de los otros departamentos adscritos a la Gerencia de Infraestructura y Tecnología. Y es en este compartir de recursos entre las diferentes Unidades de Proyectos de la DAPE y a lo interno del PNIH que se observa que existe una importante madurez en términos de Administración de Proyectos, así como el hecho de que bastante personal del PNIH y de otras entidades ha recibido formación en Administración de Proyectos. Un punto importante de destacar es que en proyectos tales cómo lo es el Hospital de Heredia existe personal dedicado exclusivamente a este proyecto, lo cuál refleja lo importante que ha resultado el desarrollo de las estructuras matriciales en vez de sólo funcionales. Debe rescatarse que una vez que este proyecto finalice los profesionales serán repartidos en otras unidades de la CCSS.
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En síntesis, debe rescatarse la aplicación de la teoría de Administración Profesional de Proyectos dentro de la CCSS, lo cuál ha venido desde dos vertientes las jefaturas y el personal, ambos cada vez más capacitados en conceptos del PMI. 2.2.1.3 Ciclo de Vida de los Proyectos de Obra Pública “El ciclo de vida de un proyecto varía en duración desde unas cuántas semanas hasta varios años, dependiendo del contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto” (Gido y Clements, 2007, p.10). Para el caso específico de proyectos de Obra Pública el ciclo de vida de un proyecto se compone de tres grandes etapas: Pre inversión, Inversión y Operación según se establece en el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998). Aunque este Manual fue derogado en cuánto a su uso obligatorio, sí puede utilizarse como referencia en cuánto a la definición del ciclo de vida en proyectos de obra pública, considerando que se generalizaron estos conceptos y se siguen utilizando, asimismo dado que estas definiciones no se recogen en algún documento similar. En la primera etapa se llevan a cabo los estudios necesarios para determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, todo lo cuál inicia con la identificación de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente, éstos se van profundizando, lo cual mejora la calidad de la información y proporciona mayores elementos para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si es necesario abandonarlo antes de incurrir en costos mayores. En esta etapa se realizan los siguientes estudios: El diagnóstico, el perfil, es estudio de pre factibilidad y el de factibilidad y evaluación. En síntesis, deben realizarse los estudios de viabilidad correspondientes (Contraloría General de la República (CGR, 1998).
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Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto se pasa a la etapa de inversión. En esta etapa se divide básicamente en dos etapas que son las siguientes: Diseño: Abarca entre otros aspectos la definición de las bases de diseño, el diseño de la obra propiamente, la realización de los planos constructivos de todas las especialidades involucradas, la elaboración de las condiciones generales y especificaciones técnicas, el presupuesto de obra, el programa de avance físico, y las memorias descriptivas y de cálculo. Este componente puede realizarse tanto a nivel interno con los funcionarios de la CCSS o mediante contrataciones totales o parciales de diseño específico, es decir mediante contratos de consultoría (CGR, 1998). Construcción: Para el caso de los proyectos administrados por el PNIH las obras se realizan mediante la administración de contratos para ello es necesario definir entre otros aspectos, las restricciones en la contratación de obra pública, los requisitos para iniciar el proceso de contratación, las características de contratación o pliego de condiciones, el cartel de especificaciones técnicas y demás del alcance del proyecto, condiciones para la aceptación de ofertas, mecanismos para modificación de los precios de la oferta, reajuste de los precios de oferta, apertura de ofertas, estudio de ofertas, actas de adjudicación, obligación de presentar garantías, entre otros aspectos (CGR, 1998). Finalmente, en la etapa de Operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se implementan el plan y el programa de mantenimiento respectivo (CGR, 1998). Es importante destacar que el concepto de operación se define aquí según el Manual de la CGR en cuestión, y no según el PMI en dónde tiene un significado diferente.
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2.2.1.4 Involucrados o Interesados en los proyectos “Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto. El equipo de dirección del proyecto debe identificar los interesados, determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso” (PMI, 2004, p.24). “Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto, que pueden cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida del proyecto. Su responsabilidad y autoridad varía desde la colaboración ocasional en encuestas y consumidores (o usuarios) hasta el patrocinio total del proyecto, que incluye brindar respaldo financiero y político. Los interesados que ignoren esta responsabilidad pueden tener un impacto perjudicial sobre los objetivos del proyecto. Del mismo modo, los directores del proyecto que ignoren a los interesados también pueden esperar un impacto perjudicial sobre los resultados del proyecto” (PMI, 2004, p.25). En este sentido se incluye una gama amplia de interesados que va desde los usuarios de los servicios de salud de la CCSS hasta el BCIE, que es quién brinda el financiamiento del proyecto en una gran parte. “A veces, la identificación de los interesados puede resultar difícil (……) No identificar a un interesado clave puede causar problemas significativos a un proyecto” (PMI, 2004, p.25). “Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto. Los interesados de influencia positiva son aquellos que normalmente se beneficiarían de un resultado exitoso del proyecto, mientras que los interesados de influencia negativa son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia del éxito del proyecto” (PMI, 2004, p.25).
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Un interesado de influencia positiva puede ser el gobierno al desarrollar un proyecto de obra pública, el cuál le generará simpatía por parte de los pobladores de un país. En el caso de interesados negativos, puede ubicarse el partido opositor que puede de alguna manera oponerse a un proyecto determinado. De la misma forma Yamal Chamoun (2002, p.58) menciona: “Considerar desde un principio las expectativas de los interesados clave permite lograr una visión más completa del proyecto y evitar una serie de cambios y trabajos adicionales que se generan cuándo se identifica a destiempo que los trabajos desarrollados no cumplen con las expectativas del usuario final o de otras tantas personas que pueden influir en el desarrollo exitoso del proyecto”. De acuerdo al Plan de Gestión de Calidad de la DAPE se tipifican los siguientes interesados: Usuarios externos: personas aseguradas que recibirán los servicios de la CCSS (salud o pensiones), en las instalaciones y/o equipos que resultan de los proyectos que desarrolla la DAPE. Usuarios Internos: Funcionarios de la CCSS que tienen como lugar de trabajo las instalaciones que resultan de los Proyectos o utilizan los equipos que adquiere la DAPE. Representantes Comunales: Personas que representan alguna organización comunal que tiene algún interés en los proyectos que desarrolla la DAPE, durante las diferentes etapas del proyecto. Autoridades Internas: Instancias de la CCSS que intervienen de diferentes formas y momentos en el proyecto, (patrocinadores, promotores, fiscalizadores), las cuales hay que brindar información en las diferentes etapas del proyecto. Presidencia Ejecutiva, Gerencia, Junta Directiva, Auditoria Interna.
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Autoridades Externas: Instancias externas que intervienen de diferentes formas y momentos en el proyecto, pueden ser instancias reguladoras, (MINSA, INS, Municipalidades, MINAET, SETENA, MIDEPLAN, CGR). También pueden ser instancias políticas que promueven algún proyecto, (Diputados, Presidencia de la República, Alcaldes, Organizaciones Comunales, Juntas de Salud, Asociaciones Pro-Proyecto, Defensoría de los Habitantes). Proveedores: Instancias internas y externas, públicas o privadas que producen algún insumo o servicio necesario para el desarrollo de un Proyecto, por ejemplo: Empresas
Consultoras
y
Constructoras,
Instituciones
o
dependencia
gubernamentales. Su participación puede ser el resultado de una contratación o porque entre sus competencias propias esta el brindar el servicio o insumo que requiere el proyecto. Lo anterior sucede principalmente con instancias institucionales]: Dirección de Presupuesto, Dirección Financiero Contable, Dirección Jurídica, Dirección de Recursos Humanos, Tecnologías de Información, Dirección de Equipamiento, Dirección de Arquitectura e Ingeniería. (DAPE, 2004). También se tienen de acuerdo a la Guía del PMBOK otros interesados tales como el Director de Proyecto, los inspectores interesados durante la ejecución de las obras y sus familias, los medios de comunicación, y la sociedad en general, entre otros (PMI, 2004). La nomenclatura y el agrupamiento de los interesados es principalmente una ayuda para identificar qué personas y organizaciones se ven a sí mismos como interesados (PMI, 2004). Se deben gestionar las expectativas de los interesados, lo cuál puede resultar difícil ya que, a menudo, los interesados tienen objetivos muy diferentes” (PMI, 2004, p.26). Cleland (1999, citado en Olander, 2003) señala que en el proceso constructivo se presentan interesados divididos en dos partes: internos y externos. Dentro de los
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interesados internos incluye el dueño del proyecto, el equipo de administración del proyecto, los proveedores y el cliente. Asimismo presenta como involucrados externos al público, las autoridades locales y nacionales, la industria, los grupos de interés, los medios de información colectiva. Señala también que los involucrados internos o primarios son básicamente aquellos que son miembros de la coalición del proyecto, quienes brindan el financiamiento, y quienes tienen una relación contractual con el proyecto. Define por otro lado que los interesados secundarios o externos, son aquellos que influencian o afectan, o son influenciados o afectados por el proyecto, pero que no están normalmente relacionados directamente con transacciones con el proyecto, y que a la vez pueden ser no determinantes para la sobrevivencia del proyecto. Como punto fundamental menciona que los involucrados externos sí tienen, sin embargo, la capacidad de influenciar la opinión pública a favor o en contra de los propósitos propios del proyecto y de su ejecución. Para desarrollar el presente trabajo de graduación se realizará primeramente un mapeo de los involucrados externos, para luego realizar una clasificación de ellos. Sin duda alguna se tomará como base los involucrados señalados en este apartado, no obstante se realizará una identificación mayor y más específica. 2.2.1.5 Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos En la práctica, los procesos de dirección de proyectos se superponen e interactúan entre sí. Un concepto relacionado con
la interacción entre los procesos de dirección de
proyectos es el del ciclo planificar-hacer-revisar-actuar (Definición de Shewhart, modificada por Deming, 1999), (PMI, 2004). “Este ciclo está vinculado por los resultados; es decir, el resultado de una parte del ciclo se convierte en la entrada de otra” (PMI, 2004, p.39).
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“El ciclo mejorado puede aplicarse
a las interrelaciones dentro de un mismo
Grupo de Procesos y entre Grupos de Procesos. El Grupo de Procesos de Planificación corresponde al componente “planificar” del ciclo de Deming. El Grupo de Procesos de Ejecución corresponde al componente “hacer”, y el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control corresponde a los componentes “revisar” y “actuar”. Además como la Dirección de Proyectos es un esfuerzo finito, El grupo de Procesos de Inicio comienza estos ciclos y el Grupo de Procesos de Cierre los termina. La naturaleza integradora de la dirección de proyectos exige la interacción del
grupo de Procesos de Seguimiento y Control con todos los
aspectos de los otros grupos de procesos” (PMI, 2004, p.40). Para el presente trabajo los entregables se relacionan directamente con los procesos de planificación para la Gestión de Riesgos, Comunicaciones y Adquisiciones, así como los de Seguimiento y Control para las mismas Áreas de Conocimiento. De forma complementaria dentro de los entregables señalados, se incluyen las Áreas de Conocimiento de Tiempo, Costo y Alcance e Integración. Grupo de Procesos de Planificación: “Define y revisa los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto” (PMI, 2004, p.41). Aquí se define el Plan de Gestión de Riesgos y de Comunicaciones, así como la definición del Alcance del Contrato referente al proyecto de construcción respectivo. Mientras se planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados que corresponda, de acuerdo con cuál sea la influencia del proyecto y sus resultados. El equipo del proyecto debe participar a los interesados en la planificación del proyecto, ya que éstos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo de los planes de gestión mencionados. El equipo de proyecto debe crear un entorno en el cuál los interesados puedan contribuir apropiadamente (PMI, 2004). Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: “Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto al plan de gestión del proyecto,
49
de tal forma que se tomen medidas correctivas cuándo sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto (PMI, 2004, p.39)”. Este proceso incluye el seguimiento de riesgos para asegurar que se identifiquen los riesgos de manera temprana, que se informe de su situación y que se ejecuten los planes de riesgos apropiados. Incluye también el manejo de la información con los interesados, entre muchos otros aspectos (PMI, 2004). Dado que el presente proyecto por definición es un esfuerzo temporal, se incluyen también los grupos de procesos de inicio y cierre, los cuáles dan la bandera de salida y señalan el final de este trabajo 2.2.1.6 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos 2.2.1.6.1 Gestión de Riesgos Los objetivos de la Administración de riesgos es disminuir la afectación negativa de los riesgos en los proyectos de construcción, así como potenciar las áreas de oportunidad para obtener beneficios en el manejo de los proyectos y culminar con proyectos exitosos. (Chamoun, 2002). “La esencia de la Administración de Riesgos está en prever continuamente posibles problemas para llevar a cabo acciones a tiempo en vez de improvisar y buscar soluciones tardías” (Chamoun, 2002, p134). Para facilitar la identificación de los riesgos y su gestión en el presente trabajo (específicamente, para cuantificar su probabilidad e impacto), se hace uso de herramientas como lluvia de ideas y juicio de expertos. En el manejo de involucrados externos en proyectos de construcción administrados por el PNIH existen una serie de riesgos y oportunidades que es necesario identificar para dos acciones primordiales, introducir los planes de cuya estrategia es transferirlos al alcance de los contratos de Obra Pública para que sean presupuestados previamente y evitar costos adicionales durante el proyecto,
50
y con el objetivo de eliminar o disminuir problemas con los involucrados externos mediante una comunicación efectiva y oportuna, y de manera análoga en cuánto a las oportunidades, con el objetivo de crear alianzas con grupos o personas que contribuyan a llevar a cabo la ejecución de un proyecto exitoso, mediante la neutralización de los grupos negativos. Tómese en cuenta que los involucrados externos son de diferente naturaleza y con diversos intereses, razón por la que una adecuada identificación de riesgos, su respectivo análisis cualitativo, la planificación de respuesta a los riesgos y el seguimiento y control de los mismos, son acciones de importancia alta, y que no se han considerado de una manera profesional en los carteles de Licitación de Obra Pública en el PNIH. 2.2.1.6.2 Gestión de las Comunicaciones En proyectos de construcción de obras hospitalarias administrados por la CCSS existen tantos canales de comunicación como involucrados existan. En el caso de los involucrados externos, es necesario agruparlos por su naturaleza a fin de esquematizar los distintos canales de comunicación. El objetivo de realizar un Plan de Gestión de Comunicaciones está en realizar una comunicación efectiva entre interesados externos apropiada
y asegurar la oportuna y
generación, recolección, distribución archivo y ordenamiento de la
información (Chamoun, 2002). Destaca en esta planificación la comunicación sincera y el realizar reuniones con los interesados externos de forma que se generen relaciones entre personas y no de manera fría entre instituciones. En este sentido, Gido & Clements (2003, p. 360) señalan lo siguiente: “La comunicación personal efectiva y frecuente es crucial mantener el proyecto en movimiento, identificar los problemas potenciales, solicitar sugerencias para mejorar el desempeño del proyecto, mantenerse al día con respecto a si el cliente está satisfecho y evitar sorpresas”.
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Debe tomarse en cuenta que en proyectos de obra pública los clientes son muchos, inclusive todos los interesados externos, por lo que cualquier relación con ellos es una medida de control y seguimiento del éxito del proyecto. Dado todo lo anterior, es de gran importancia desarrollar un Plan de Gestión de las Comunicaciones, de forma tal que
se conozcan los requerimientos de
comunicación y por tanto de información de los involucrados (PMI, 2004). 2.2.1.6.3 Gestión de las Adquisiciones “Los procesos de gestión de Adquisiciones del proyecto se encargan de contratos, que son documentos legales entre un comprador y un vendedor”. (PMI, 2004, p. 270). Para este proyecto el comprador es el PNIH de la CCSS y el vendedor es la empresa constructora adjudicada. “Un contrato es un acuerdo vinculante entre las partes en virtud del cuál el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero u otra compensación válida”. (PMI, 2004, p. 270). Dicho contrato se hace mediante un concurso público denominado Licitación, la cuál tiene diferentes nombres de acuerdo al monto del objeto a contratar. Para ello es necesario que la estimación económica se realice con base en una serie de documentos como planos constructivos, especificaciones técnicas, documentos legales y administrativos que forman parte de los requerimientos para participar. Es importante destacar que dentro de las salidas del Plan de Gestión de las adquisiciones se encuentra el enunciado del trabajo del contrato (SOW). (PMI, 2004). Este se desarrolla a partir del enunciado del Alcance del Proyecto y el respectivo EDT. Es precisamente este enunciado del trabajo del contrato el cuál se pretende actualizar a partir del Plan de Gestión de Riesgos y de comunicaciones a desarrollar en el presente trabajo.
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Nótese que un contrato de construcción adjudicado a una empresa constructora, es solamente una parte de un proyecto más amplio dentro de la fase de ejecución, la cuál conlleva también la administración de otros contratos como la Regencia Ambiental, las pruebas de laboratorio, el control topográfico, así como la administración de actividades como el manejo del equipo de inspección y el de los interesados internos y externos. Por otra parte es necesario indicar que la Administración del Contrato pertenece a la parte de grupos de procesos que se llevarán a cabo durante el Seguimiento y Control de la ejecución de la construcción. 2.2.1.6.4 Gestión del Alcance “La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.” (PMI, 2004, p.103). Un proyecto de obra pública de infraestructura hospitalaria en cualquiera de las etapas de su ciclo de vida está compuesto por una serie de actividades por un lado y de una serie de contratos por otra parte que forman el conjunto del proyecto. Ahora bien, en el presente trabajo el alcance se refiere a la elaboración de las condiciones técnicas y administrativas del cartel en materia de manejo de interesados externos para que sean consideradas por la empresa constructora adjudicada. Dado lo anterior, dicho alcance forma parte de la construcción en la Fase de Inversión según la Contraloría General de la República. Este alcance modificado debido al manejo de los involucrados externos es la base para la elaboración del SOW (Enunciado del Trabajo del Contrato).
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2.2.1.6.5 Gestión del Tiempo “La Gestión del Tiempo Proyecto del incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo” (PMI, 2004, p.123). Define las actividades ha realizar y formaliza su cronograma. Dentro de la Administración de riesgos y cuyos planes de acción corresponden a establecer mecanismos de comunicación adecuados y eficientes, se debe incluir una planificación de las reuniones a realizar y de la documentación periódica correspondiente que debe ser entregada a los involucrados externos al proyecto. Esto se relaciona asimismo con el seguimiento y control durante la construcción de la obra correspondiente. Asimismo, en la Administración de contratos y respecto a los riesgos que se transfieren a la licitación en términos de tiempo, se debe establecer el tiempo de contingencias que los oferentes deben de incluir en su oferta, específicamente aquellas relacionados con los involucrados externos al proceso constructivo. 2.2.1.6.6 Gestión del Costo “La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos interesados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado”. (PMI, 2004, p. 157). Dentro de la Administración de contratos, se debe de planificar y dar seguimiento y control a los costos de la oferta de Licitación. Dentro de estos costos, están los relacionados con los riesgos producto de los involucrados externos al proyecto que se ha decidido transferir al contrato para que cada uno de los oferentes los incluya en su oferta económica. Asimismo, debe existir un mecanismo para el pago de estos riesgos durante el proceso constructivo, que incluya lo desembolsado, lo acumulado y el saldo correspondiente, esto como parte de las labores de seguimiento y control.
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2.2.1.6.7 Gestión de Integración “Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos”. (PMI, 2004, p. 77). De esta forma en el presente trabajo se interrelacionan las Áreas de Conocimiento de Riesgos, de Comunicaciones y de Adquisiciones, este ultimo en cuánto al enunciado del Alcance del Trabajo y los costos correspondientes.
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3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Métodos de Investigación El Presente proyecto presenta diferentes métodos de investigación: Método de Observación, Método Objetivo-subjetivo, y Método de Investigación Analítico-Sintético. 3.1.1 Método de Investigación de Observación Este Método consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos. Para ello se realizaron procesos de observación directa y observación indirecta. La
observación
supone
unas
condiciones
especiales:
(Vásquez,
1996)
1. Debe servir para lograr resultados de los objetivos planteados en la investigación. 2. Debe ser planeada de una manera sistemática. El investigador debe definir qué quiere
observar
y
cuáles
son
sus
posibles
resultados.
3. Debe ser controlada sistemáticamente por el investigador y estar relacionada con proposiciones teóricas referidas al objeto de investigación. Por ello, quien observa debe conocer a fondo el marco teórico sobre el cual fundamenta su investigación. Este método fue utilizado principalmente para la identificación de involucrados, y la identificación de los riesgos.
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3.1.2 Método de Investigación Objetivo Subjetivo Procedimiento de investigación que se basa en lo real para lo objetivo (observación de hechos y fenómenos reales) y en lo supuesto e intangible para lo subjetivo (estudio de hechos y fenómenos mediante observaciones personales) (Muñoz, 1998). Este método fue utilizado principalmente para realizar el análisis cualitativo de riesgos y la planificación de la respuesta a los riesgos. 3.1.3 Método Analítico Sintético Descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto. El método analítico es la observación y examen de hechos. Este método distingue los elementos de un fenómeno y permite revisar ordenadamente cada uno por separado, para luego establecer leyes universales. Para llevar a cabo una investigación analítica, el especialista tiene que cubrir sistemáticamente varias fases de manera continua. El análisis inicia con la identificación de cada una de las partes que caracterizan una realidad, para ello se establece la relación causa-efecto entre los elementos que componen el objeto a investigar. La síntesis considera los diferentes objetos como un todo en una interrelación. El método analítico sintético consiste en separar el objeto de estudio en partes y, una vez comprendida su esencia, se construye el todo. Dado lo anterior, análisis y síntesis son en realidad procesos que se complementan (Vásquez, 1996). Este método fue utilizado principalmente para las secciones C y D: Propuesta de Capítulo de Riesgos producto de los involucrados externos a incluir en los carteles de licitación, y Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones, respectivamente.
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3.2 Fuentes de información: mixta Este trabajo fue realizado mediante un trabajo documental y de campo en el contexto de administración de proyectos de construcción administrados por el PNIH de la CCSS. 3.3 Herramientas y Técnicas 3.3.1 Juicio de Expertos Se consultó a expertos en la Unidad del PNIH y de algunas otras Unidades de la DAPE, de acuerdo a su experiencia desarrollada. Para ello se realizaron conversaciones abiertas. Se utilizó para todas las Secciones de La Guía. 3.3.2 Documentos de las Licitaciones Se revisaron los documentos pertenecientes a distintos tipos de proyectos para analizar temas relativos al manejo de involucrados externos. Se revisaron, entre otros aspectos, carteles, planes de Gestión Ambiental, permisos de construcción. Se utilizaron las secciones A, B y D: identificación de involucrados, gestión de riesgos y propuesta de capítulo para el cartel, respectivamente. 3.3.3 Plantillas y Formularios de Administración de Proyectos Se utilizaron plantillas, matrices y formularios basados en la metodología del PMI para realizar la Guía propuesta, adaptadas a los objetivos de este proyecto. 3.3.4 Revisión bibliográfica, en Internet y de Proyectos de Graduación en Administración de Proyectos Se revisó la documentación existente en medios electrónicos y escritos relacionados con el tema para complementar la investigación.
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4. DESARROLLO Guía para el manejo integrado de Involucrados Externos durante la ejecución de proyectos de construcción administrados por el PNIH de la CCSS 4.1 GENERALIDADES Esta metodología es de carácter simplificado y práctico, cuyo objetivo principal no es el de educar sobre teoría de administración de proyectos sino el de guiar al Jefe de Proyecto de la CCSS, y su equipo, para que utilicen los documentos y procedimientos propuestos que faciliten la identificación de los involucrados externos en proyectos de construcción públicos, así como los riesgos asociados a dichos involucrados en la etapa constructiva. De
forma tal que puedan ser
incluidos dichos riesgos, por el Jefe de Proyecto de la CCSS, en el proceso de Licitación en términos de tiempo y costo. Asimismo pretende ser una guía de seguimiento y control a lo largo del ciclo de vida del proceso constructivo para esa jefatura y su equipo designado. Cabe mencionar que la metodología propuesta se basa en gran parte en la experiencia en el manejo de diversos proyectos de tipo hospitalario. En este sentido se recopila el juicio experto de personal de la CCSS que no ha sido compilado anteriormente. Por esta razón, esta primera propuesta puede sufrir cambios, adaptaciones y mejoras en el futuro conforme sea utilizado por la CCSS y se vean oportunidades de actualización. Se utilizan en parte herramientas de la DAPE desarrolladas para otros fines, pero adaptadas para esta propuesta, a la vez se proponen nuevos métodos y plantillas para la realización de este proyecto. Es importante recalcar que el presente PFG aborda la problemática del proyecto desde el punto de visto de involucrados externos y lo relacionado con ellos, por lo que no abarca los riesgos productos de muchas otras variables. Tampoco se desarrollan los temas relacionados con involucrados internos. Es importante
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señalar que lo anterior se debe, cómo se ha mencionado anteriormente, en el hecho de que los involucrados externos es un tema al que se le ha dedicado una atención menor respecto a loa demás variables que conlleva la construcción de edificaciones tan complejas cómo las de orden hospitalaria. Es importante destacar que esta herramienta debe ser utilizada previo y durante el proceso de Licitación, y durante el Proceso Constructivo, incluyendo su inicio y cierre. No incluye la etapa de Operación del inmueble. 4.2 ESTRUCTURA La propuesta Guía se compone de cinco secciones: la primera es de carácter explicativo y de orientación, las cuatro secciones siguientes son grupos de técnicas y herramientas, las cuales se relacionan y se complementan a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, tal y como se establece a continuación:
GENERALIDADES: Esquema del procedimiento de Manejo Integrado de Involucrados Externos: Contiene una breve explicación del procedimiento a utilizar con los formularios que incluye y los diagramas de flujo explicativos.
SECCION A: Técnicas y Herramientas generales para el mapeo de Involucrados Externos: Son la base de partida de toda la propuesta. De aquí se obtiene la información para la Gestión de Riesgos.
SECCION B: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Riesgos: Sirven para realizar la Identificación de riesgos, Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos, su Clasificación y los Planes de Respuesta correspondientes.
SECCION C: Técnicas y Herramientas generales para la inclusión de Actividades relativas a los Riesgos identificados en el cartel, durante el proceso de Licitación de las obras:
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Son técnicas y herramientas propuestas para que el Jefe de Proyecto y su equipo incluya dentro del cartel de Licitación actividades y costos identificados mediante las técnicas y herramientas de la Gestión de Riesgos y cuyo Plan de Acción es transferirlos a la constructora en términos de costo y tiempo.
SECCION D: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones: Son formularios que sirven para atender a los involucrados externos en el proceso
constructivo de forma sistemática. Se relacionan con la
Respuesta a los Riesgos que requieren un mecanismo de atención mediante una comunicación eficaz.
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A continuación se presenta un diagrama de flujo que muestra de manera esquemática la relación entre las secciones A, B, C y D, con el objetivo de mostrar de manera simplificada las entradas y salidas para cada una de las secciones.
Flujograma de Propuesta de Manejo de IE
SECCION A: Realizar Mapeo de IE SECCION B: Identificación de riesgos de IE
SECCION B: Análisis Cualitativo de Riesgos
SECCION B: Plan de Respuesta de Riesgos
SECCION C:
Seleccionar Riesgos trasladables al cartel
SECCION D: Seleccionar Riesgos para Plan de Comunicaciones
SECCION D: Desarrollar Plan Comunicaciones IE
SECCION C: Elaborar Capítulo de Riesgos de IE en el cartel
Figura 5 Flujograma de la interrelación de las secciones A, B, C Y D Fuente: Elaboración propia
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4.2.1 GENERALIDADES: Esquema del procedimiento de Manejo Integrado de Involucrados Externos Se utiliza en la Fase de Planificación de la Licitación y en la Fase de Seguimiento y Control del Proceso Constructivo. La Sección contiene: • Objeto de La Guía, • Alcance de la Guía, • Descripción del contenido de las Secciones. • Detalle gráfico del flujo del proceso durante su planificación. 4.2.2 SECCIÓN A: Técnicas y Herramientas para la clasificación de los involucrados externos y su grado de influencia en el proyecto 4.2.2.1 Generalidades Producto de un trabajo de juicio de experto en principio y posteriormente como parte de un proceso de revisión de la clasificación de involucrados externos se llena la matriz indicada en el apartado anterior tomando como referencia el proyecto del Nuevo Hospital de Heredia. Para ello se considera la experiencia de los participantes en otros tipos de proyectos de construcción de la CCSS. Este mapeo de involucrados es la fuente de información para determinar posteriormente los riesgos relativos a dichos involucrados externos, tomando como referencia las amenazas y las oportunidades que cada grupo representa. Asimismo se indican sus intereses en el proyecto y una breve descripción de los recursos y los mandatos con los que cuentan. Para este mapeo se hace una subdivisión de grupos generales y posteriormente dentro de estos grandes grupos se indican los involucrados de manera específica. Esto se realiza con el fin de agrupar de forma ordenada a los participantes
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mencionados de manera que permita identificarlos más fácilmente y según características en común, lo cuál facilita los planes de respuesta a dichos riesgos. 4.2.2.2 Herramientas para Mapeo y Clasificación de los Involucrados Externos Se utiliza en la Fase de Planificación de la Licitación. La Sección contiene: • Descripción de la Sección, incluye además un diagrama de flujo explicativo, • Orientación Teórica, que incluye una breve explicación sobre conceptos generales de la sección, • Técnicas y Herramientas, con plantillas y descripción del contenido de las mismas.
En
algunos
casos
incluye
una
explicación
sobre
los
procedimientos para su uso y obtención de la información. 4.2.3 SECCIÓN B: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Riesgos Se utiliza en la Fase de Planificación de la Licitación y en la Fase de Seguimiento y Control del Proceso Constructivo. La Sección contiene: • Descripción de la Sección, incluye además un diagrama de flujo explicativo, • Orientación Teórica, que incluye una breve explicación sobre conceptos generales de la sección, • Técnicas y Herramientas, con plantillas y descripción del contenido de las mismas.
En
algunos
casos
incluye
una
explicación
procedimientos para su uso y obtención de la información.
sobre
los
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4.2.4 SECCIÓN C: Propuesta de Capítulo para Manejo de Riesgos producto de los IE a ser incluir en los Carteles de Licitación (Alcance) Se utiliza en la Fase de Planificación de la Licitación y en la Fase de Seguimiento y Control del Proceso Constructivo. La Sección contiene: • Descripción de la Sección, incluye además un diagrama de flujo explicativo, • Orientación Teórica, que incluye una breve explicación sobre conceptos generales de la sección, • Técnicas y Herramientas, con plantillas y descripción del contenido de las mismas.
En
algunos
casos
incluye
una
explicación
sobre
los
procedimientos para su uso y obtención de la información. 4.2.5 SECCIÓN D: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones Se utiliza en la Fase de Seguimiento y Control del Proceso Constructivo. La Sección contiene: • Descripción de la Sección, incluye además un diagrama de flujo explicativo, • Orientación Teórica, que incluye una breve explicación sobre conceptos generales de la sección, • Técnicas y Herramientas, con plantillas y descripción del contenido de las mismas.
En
algunos
casos
incluye
una
explicación
sobre
procedimientos para su uso y obtención de la información. 4.2.6 Herramientas y Procedimientos disponibles por Proceso y Sección Las herramientas y procedimientos disponibles en la Guía se muestran en el siguiente cuadro:
los
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CUADRO 3 - HERRAMIENTAS DISPONIBLES EN LA GUÍA SECCIÓN
GENERALIDA DES
SECCION A
INICIACION
PLANIFICACION
SEGUIMIENTO/CONTROL
CIERRE
G. Lectura de Esquema de procedimiento de Manejo Integrado de IE. G5. Oficio de nombramiento del Jefe de Proyecto formato carta PNIH según el SGC.
A3.1 Matriz para mapeo de IE
B3.1 Matriz de identificación de riesgos según mapeo de ie SECCION B
B3.2Matriz de análisis cualitativo de riesgos B3.3 Matriz de plan de respuesta de riesgos
SECCION C
C3.1 Plantilla para seleccionar C3.4 Procedimiento para riesgos según sección B Gestión de Control de Cambios según el SGC de la DAPE. C3.2 Plantilla para descripción del alcance C3.5 Plantilla para Tabla de pagos de riesgos. C3.3 Plantilla para la estimación de costos de riesgos de IE
C3.6 Procedimiento de cierre de riesgos de IE C3.7 Procedimiento de lecciones aprendidas según SGCDAPE
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SECCIÓN
INICIACION
PLANIFICACION
SEGUIMIENTO/CONTROL
CIERRE
D3.4 Plantilla para realizar reuniones de coordinación con los IE seleccionados D3.5 Plantilla de entrega de documentación a losIE D3.6 Herramientas de apoyo Plan de Comunicaciones: D3.6.2.1 Informes mensuales D3.6.2.2 Registro reuniones D3.2 Plantilla para seleccionar riesgos de IE SECCION D
D3.1 Aspectos generales del plan de comunicaciones
D3.3 Plantilla de información básica de los IE
D3.6.2.3 Minutas de reunión
D3.7 Actas de recepción de trabajos
D3.6.2.4 Formato de oficios
D3.8 Registro D3.6.2.5 Libro de Actas de de Lecciones Aprendidas visitas al proyecto D3.6.2 En SGC se encuentran otras plantillas e instructivos tales cómo: •
Procedimiento para trámite de órdenes de cambio
•
Manual de Gestión de servicios públicos
Fuente: Elaboración Propia
4.3 GUIA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS A continuación se presenta La Guía desarrollada para el manejo de IE. Es importante destacar que una vez que se aplica esta guía ya ha sido definido un proyecto en particular, y se ha designado el Jefe de Proyecto respectivo.
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
GUIA PARA EL MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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GUIA PARA EL MANEJO INTEGRADO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
SECCIONES:
GENERALIDADES:
Esquema
del
Procedimiento
de
Manejo
de
Involucrados Externos.
SECCION A: Técnicas y Herramientas generales para el mapeo de Involucrados Externos.
SECCION B: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Riesgos.
SECCION C: Técnicas y Herramientas generales para la inclusión de Actividades relativas a los Riesgos identificados en el cartel, durante el proceso de Licitación.
SECCION D: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
GENERALIDADES: Esquema del procedimiento de Manejo Integrado de Involucrados Externos
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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G. ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO INVOLUCRADOS EXTERNOS
DE
MANEJO
INTEGRADO
DE
G1. OBJETO DE LA GUÍA Esta guía es de carácter simplificado y práctico, cuyo objetivo principal es el de guiar al Jefe de Proyecto de la CCSS, y su equipo, para que utilicen los documentos y procedimientos propuestos que faciliten la identificación de los involucrados externos en proyectos de construcción públicos, así como los riesgos asociados a dichos involucrados en la etapa constructiva. De forma tal que puedan ser incluidos dichos riesgos, por el Jefe de Proyecto de la CCSS, en el proceso de Licitación en términos de tiempo y costo. Asimismo pretende ser una guía de seguimiento y control de comunicaciones y riesgos a lo largo del ciclo de vida del proceso constructivo para esa jefatura y su equipo designado.
G2. ALCANCE DE LA GUÍA La Guía se compone de cinco secciones: la primera es de GENERALIDADES y es por lo tanto de carácter explicativo y de orientación, las cuatro secciones siguientes: A, B, C y D son grupos de técnicas y herramientas, las cuales se relacionan y se complementan a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. En resumen las secciones son las siguientes: GENERALIDADES: Esquema Involucrados Externos:
del
procedimiento
de
Manejo
Integrado
de
Contiene una breve explicación del procedimiento a utilizar con los formularios que incluye y los diagramas de flujo explicativos. SECCION A: Técnicas y Herramientas generales para el mapeo de Involucrados Externos: Son la base de partida de toda la propuesta. Consiste en realizar un levantamiento de todos los involucrados externos según se tipifican en el Plan de Gestión de Calidad de la DAPE, o bien según el juicio experto del Jefe de Proyecto y su equipo inspector. De aquí se obtienen las entradas para la Sección B: Plan de Gestión de Riesgos. SECCION B: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Riesgos: Sirven para realizar la identificación de riesgos, realizar el análisis cualitativo de riesgos, su clasificación y los planes de Respuesta correspondientes.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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De la respuesta a los riesgos se obtienen las entradas para la Sección C cuándo los riesgos son transferidos al contratista en el proceso constructivo, para lo cuál se incluyen actividades en el cartel de Licitación de las obras. Asimismo de la respuesta a los riesgos para cada tipo de involucrado externo se obtienen las entradas para la Sección D: Técnicas y herramientas para la Gestión de Comunicaciones. SECCION C: Propuesta de Capítulo de Actividades para el Manejo de Riesgos producto de los Involucrados Externos (Alcance) a ser incluidas en los Carteles de Licitación de Construcción: Son técnicas y herramientas propuestas para que el Jefe de Proyecto y su equipo incluya en el cartel de Licitación actividades y costos identificados en el mediante las técnicas y herramientas de la Gestión de Riesgos y cuyo Plan de Acción es transferirlos a la constructora en términos de costo y tiempo. Se obtienen de la Sección B. SECCION D: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones: Son formularios que sirven para atender a los involucrados externos en el proceso constructivo de forma sistemática. Se obtienen a partir de la Sección B en relación con la Respuesta a los Riesgos que requieren un mecanismo de atención mediante una comunicación eficaz.
G3. CONTENIDO DE LAS SECCIONES: Cada sección contiene: •
Descripción de la Sección.
•
Orientación Teórica.
•
Técnicas y Herramientas.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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G4. FLUJOGRAMA DE INTERRELACIÓN DE SECCIONES A, B, C, Y D. Flujograma de Propuesta de Manejo de IE
SECCION A: Realizar Mapeo de IE
SECCION B: Identificación de riesgos de IE
SECCION B: Análisis Cualitativo de Riesgos
SECCION B: Plan de Respuesta de Riesgos
SECCION C: Seleccionar Riesgos trasladables al cartel
SECCION D: Seleccionar Riesgos para Plan de Comunicaciones
SECCION D: Desarrollar Plan Comunicaciones IE
SECCION C: Elaborar Capítulo de Riesgos de IE en el cartel
Figura G1
Flujograma de propuesta de manejo de involucrados externos Fuente: Elaboración Propia
G5. ORDEN DE INICIO Para iniciar la aplicación de la Guía se debe haber dado por parte del Director del PNIH el nombramiento del Jefe de Proyecto para la etapa de Construcción. Este nombramiento es previo al proceso de Licitación. Se hace mediante un oficio del PNIH, con el formato del Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
SECCION A: Técnicas y Herramientas generales para el mapeo de Involucrados Externos
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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A. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS GENERALES PARA EL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
A1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN El mapeo de Involucrados externos la base de partida de toda la propuesta. Consiste en realizar un levantamiento de todos los involucrados externos según se tipifican en el Plan de Gestión de Calidad de la DAPE, o bien según el juicio experto del Jefe de Proyecto y su equipo inspector. Este mapeo de involucrados es la fuente de información para determinar posteriormente los riesgos relativos a dichos involucrados externos, tomando como referencia las amenazas y las oportunidades que cada grupo representa. Por lo tanto de aquí se obtienen las entradas para la Sección B: Técnicas y herramientas para la Gestión de Riesgos.
Listar Involucrados del Proyecto
Describir
Grupos
Generales de IE
Construir Matriz con
Grupos Específicos
Figura A1 Proceso de Mapeo de Involucrados Externos Fuente: Elaboración propia
A2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: ¿QUÉ SE ENTIENDE POR INVOLUCRADOS EXTERNOS? Para efectos de esta guía se utiliza la siguiente definición de Involucrados: “Los involucrados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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El equipo de dirección del proyecto debe identificar los involucrados, determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso” (PMI, 2004, p.24). Los involucrados externos son según el Plan de gestión de Calidad de la DAPE: Usuarios externos: personas aseguradas que recibirán los servicios de la CCSS (salud o pensiones), en las instalaciones y/o equipos de los proyectos que desarrolla la DAPE. Usuarios Internos: Funcionarios de la CCSS que tienen como lugar de trabajo las instalaciones que resultan de los Proyectos o utilizan los equipos que adquiere la DAPE. Representantes Comunales: Personas que representan alguna organización comunal que tiene algún interés en los proyectos que desarrolla la DAPE, durante las diferentes etapas del proyecto. Autoridades Internas: Instancias de la CCSS que intervienen de diferentes formas y momentos en el proyecto, (patrocinadores, promotores, fiscalizadores), las cuales hay que brindar información en las diferentes etapas del proyecto. Presidencia Ejecutiva, Gerencia, Junta Directiva, Auditoria Interna. Autoridades Externas: Instancias externas que intervienen de diferentes formas y momentos en el proyecto, pueden ser instancias reguladoras, (MINSA, INS, Sala, Municipalidades, MINAET, SETENA, MIDEPLAN, CGR). También pueden ser instancias políticas que promueven algún proyecto, (Diputados, Presidencia de la República, Alcaldes, Organizaciones Comunales, Juntas de Salud, Asociaciones Pro-Proyecto, Defensoría de los Habitantes). Proveedores: Instancias internas y externas, públicas o privadas que producen algún insumo o servicio necesario para el desarrollo de un Proyecto, por ejemplo: Empresas Consultoras y Constructoras, Instituciones o dependencia gubernamentales. Su participación puede ser el resultado de una contratación o porque entre sus competencias propias esta el brindar el servicio o insumo que requiere el proyecto. Lo anterior sucede principalmente con instancias institucionales]: Dirección de Presupuesto, Dirección Financiero Contable, Dirección Jurídica, Dirección de Recursos Humanos, Tecnologías de Información, Dirección de Equipamiento, DAI. (DAPE, 2004). También se tienen de acuerdo a la Guía del PMBOK otros involucrados tales como el Director de Proyecto, los inspectores involucrados durante la ejecución de las obras y sus familias, los medios de comunicación, y la sociedad en general, entre otros (PMI, 2004). No obstante también pueden ser considerados Otros Involucrados Externos según el Juicio de Experto del Jefe de Proyecto y su grupo inspector.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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A3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS
A3.1 MATRIZ PARA MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
A3.1.1 Generalidades de utilización Producto de un trabajo de juicio de experto en principio y posteriormente como parte de un proceso de revisión de la clasificación de involucrados externos se realiza un listado explicativo de los Grupos Generales de Involucrados Externos. Posteriormente se llena la Matriz de referencia detallando cada Grupo Específico dentro de los Grupos Generales. Para ello se considera la experiencia de los participantes en otros tipos de proyectos de construcción de la CCSS, así como la subdivisión del Plan de Gestión de Calidad de la DAPE, tal cómo se indica en la Orientación Teórica de esta Sección. Para este mapeo se hace una subdivisión de grupos generales y posteriormente dentro de estos grandes grupos se indican los involucrados de manera específica. Esto se realiza con el fin de agrupar de forma ordenada a los participantes mencionados de manera que permita identificarlos más fácilmente y según características en común, lo cuál facilita los planes de respuesta a dichos riesgos.
A3.1.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el mapeo de involucrados externos para los proyectos de construcción administrados por la DAPE. Incluye: • • •
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Grupo específico: Se refiere al grupo específico de involucrados externo al que se refiere dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales de relativas a Permisos Construcción.
GUÍA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
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• •
•
• •
Intereses: Se refiere a los intereses particulares de cada grupo específico de Involucrados externos hacia el proyecto. Problemas percibidos: Se refiere a los problemas que se perciben generan cada uno de los grupos específicos de involucrados externos, se asocian sobretodo con las amenazas hacia el proyecto. Oportunidades percibidas: Se refiere a las oportunidades que se perciben generan cada uno de los grupos específicos de involucrados externos, se asocian sobretodo con los puntos que pueden ser explotados por el proyecto. Recursos: Se refiere a los recursos humanos, financieros o de otro tipo con el que cuenta cada uno de los grupos específicos de involucrados externos. Mandatos: Se refiere al poder que tienen cada uno de los grupos específicos de involucrados externos en su posición frente al proyecto. Puede ser poder de tipo moral, social, legal o de otro tipo.
Se debe de llenar una plantilla para cada grupo general de Involucrados Externos dónde se describen en detalle los grupos específicos. A continuación se presenta el formato de la tabla propuesta:
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CUADRO A1 MATRIZ PARA EL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN ADMINISTRADOS POR LA DAPE
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: (de Involucrados Externos)
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
Fuente: Elaboración propia
A3.1.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, posterior al nombramiento de Jefe de Proyecto de la Etapa de Construcción y previo a la elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal, sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
SECCION B: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Riesgos
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B. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
B1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN Realizar la Identificación de Riesgos y Oportunidades, Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos, su Clasificación y los Planes de Respuesta correspondientes, tomando como referencia la Sección A, es decir, el mapeo de los involucrados externos. Las salidas de esta sección son las entradas de las Sección C y D, y el objetivo es aprovechar las oportunidades y disminuir los riesgos.
Identificar los Riesgos
Analizar y Priorizar los riesgos
Crear Plan de Respuesta a los Riesgos
Definir el proceso de Seguimiento y Control de los Riesgos
Figura B1 Proceso de Planificación de los Riesgos Fuente: Elaboración propia
B2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: ¿POR QUÉ ES NECESARIA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PRODUCTO DE LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS? El Jefe de Proyecto con su equipo debe establecer una identificación de riesgos producto de los involucrados externos para llevar a cabo acciones a tiempo en vez de improvisar y buscar soluciones tardías. El plan de respuesta a los riesgos permite transferirlos a la constructora mediante la incorporación de actividades en el cartel de Licitación para contar con los recursos necesarios para hacer frente a los riesgos descritos, y a la vez permite establecer un adecuado Plan de Comunicaciones para minimizar los riesgos, y saber qué hacer ante ellos.
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B3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS
B3.1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SEGÚN INVOLUCRADOS EXTERNOS
MAPEO DE
B3.1.1 Generalidades de utilización Producto del mapeo de Involucrados externos para el proyecto de la Sección A se determinan los riesgos respectivos tipo Amenazas o bien Oportunidades para cada Grupo General en tablas independientes: Tablas para amenazas y tablas para oportunidades. Para ello se realiza un trabajo de juicio de expertos entre el jefe de Proyecto y su grupo inspector mediante el sistema de lluvia de ideas escritas en papel para cada uno de los Involucrados Externos, las cuáles se tabulan, se agrupan por similitud, y se obtiene un resumen. Asimismo, y de forma complementaria, se obtiene información documental de otros tipos de riesgo para proyectos de construcción de la CCSS. Cada uno de los riesgos tipo Amenazas u Oportunidades tiene su respectivo Código de Identificación, asimismo se hace una descripción de cada amenaza y los involucrados externos relacionados. Existen riesgos que agrupan varios grupos específicos de Involucrados externos y se resumen por lo tanto con un sólo Código. B3.1.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para la identificación de Riesgos tipo Amenazas o bien Oportunidades producto de la identificación de Involucrados Externos. Debe llenarse una plantilla para las Amenazas y otra independiente para las Oportunidades. Incluye: • • •
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción.
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•
•
•
Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo. Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Causa: Se refiere de manera resumida a la condición o evento fundamental que da origen al Riesgo u oportunidad. Por ejemplo: Decadencia de la Sociedad.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades, y de forma independiente ya sea riesgo u oportunidad, para cada grupo general de Involucrados Externos dónde se describen en detalle los grupos específicos. A continuación se presenta el formato de la tabla:
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CUADRO B1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES PRODUCTO DEL MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Identificación de riesgos y oportunidades producto del mapeo de involucrados externos al proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos:
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
( AMENAZA / OPORTUNIDAD) ( GRUPO ESPECÍFICO)
Fuente: Elaboración propia
B3.1.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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B3.2 MATRIZ DE ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
B3.2.1 Generalidades de utilización
Una vez llenada la Matriz de Identificación de Riesgos tipo Amenazas y de Oportunidades producto del mapeo de involucrados externos al proyecto se debe utilizar la matriz de Análisis Cualitativo de Riesgos. Debe realizarse el análisis cualitativo para los Riesgos y para las Oportunidades de manera independiente. Para ello para cada riesgo u oportunidad se asigna un valor de 1 a 3 en función de la probabilidad de que suceda, dónde 1 es poco probable y 3 es muy probable (ver figura adjunta: Matriz de Probabilidad e Impacto). De la misma forma se le asigna a cada riesgo u oportunidad un valor del 1 al 5 en función del Impacto que tendría en caso de presentarse, dónde 1 es de bajo impacto y 3 es de alto impacto (ver figura adjunta: Matriz de Probabilidad e Impacto). Posteriormente, se debe multiplicar para cada riesgo identificado, su probabilidad por su impacto y se ordenan los riesgos y oportunidades según la severidad calculada y se asigna el color correspondiente de acuerdo a la Matriz de Probabilidad e Impacto para obtener la prioridad de atención.
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IMPACTO
POCO PROBABLE (1)
BAJO (1)
MEDIO (2)
ALTO (3)
TRIVIAL (1)
TOLERABLE (2)
MODERADO (3)
TOLERABLE (2)
MODERADO (4)
IMPORTANTE (6)
MODERADO (3)
IMPORTANTE (6)
INTOLERABLE (9)
PROBABILIDAD
PROBABLE (2) MUY PROBABLE (3)
Figura B2 Matriz de Probabilidad e Impacto Fuente: Elaboración propia
B3.2.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla para Riesgos tipo Amenazas y otra para Oportunidades producto de la identificación de Involucrados Externos. Incluye: • • •
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo.
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•
•
• • •
Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Probabilidad (P): Percepción que un riesgo determinado ocurra en escala de 1 a 3. Impacto (I): Percepción de las consecuencias producto que un riesgo determinado ocurra en escala de 1 a 3. Rango (P X I): Resultado de la multiplicación de la probabilidad por el impacto.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades, de forma independiente, y debe ser para cada Grupo General de Involucrados Externos dónde se describen en detalle los grupos específicos. A continuación se presenta el formato de la tabla:
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CUADRO B2 MATRIZ ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización:
Análisis cualitativo de riesgos de involucrados externos Nombre del Grupo General de Involucrados Externos:
CÓDIGO
DESCRIPCION DE LA
INVOLUCRADOS EXTERNOS:
PROBABILIDAD: (p)
IMPACTO: (i)
RANGO : (P X i)
(AMENAZA / OPORTUNIDAD) (GRUPO ESPECÍFICO)
Fuente: Elaboración propia
B.3.2.3 ¿Cuándo utilizarla?
Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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B3.3 MATRIZ DE PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS
B3.3.1 Generalidades de utilización Una vez llenada la Matriz de Análisis de Riesgos, y por lo tanto hecha la clasificación de Riesgos, aquellos riesgos u oportunidades con mayor puntaje deben ser incorporados en una nueva Matriz denominada: Matriz de de Respuesta a los Riesgos y debe realizarse otra para las Oportunidades, las cuáles son independientes entre sí. En ese Plan de Respuesta para aquellos riesgos tipo Amenazas más importantes (con mayor rango) debe plantearse cuáles se aceptan, cuáles se transfieren, cuáles se mitigan o se eliminan y en el caso de las Oportunidades cuáles se explotan, se comparten, se mejoran o se aceptan. O bien para ambos casos, y de ser necesario, a cuáles se les debe preparar una respuesta para contingencias. La Matriz de Respuesta a los Riesgos y la Matriz de Respuesta a las Oportunidades son la entrada para las secciones C y D.
B3.3.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para Respuesta a las Amenazas y otra de Respuesta a las Oportunidades. Incluye una serie de elementos que se describen a continuación: • • •
•
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo. Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los
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•
• •
• •
objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Rango (P X I): Resultado de la multiplicación de la probabilidad por el impacto. Estrategia: Para aquellos riesgos seleccionados tipo Amenazas según el rango debe plantearse cuáles se aceptan, cuáles se transfieren, cuáles se mitigan o se eliminan y en el caso de las Oportunidades cuáles se explotan, se comparten, se mejoran o se aceptan. O bien para ambos casos, y de ser necesario, a cuáles se les debe preparar una respuesta para contingencias. Acciones: Consiste en describir de forma detallada la o las actividades a realizar para llevar a cabo la estrategia seleccionada. Responsable: Se refiere a quién es el encargado de implementar las acciones para cumplir con la estrategia seleccionada para cada riesgo del Plan de Respuesta a los Riesgos.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades, de forma independiente, y debe ser para cada Grupo General de Involucrados Externos dónde se describen en detalle los grupos específicos. A continuación se presenta el formato de la tabla
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CUADRO B3 MATRIZ DE RESPUESTA A RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Matriz de respuesta a los riesgos de involucrados externos al proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos:
CÓDIGO
DESCRIPCION DE LA
INVOLUCRADOS EXTERNOS:
RANGO :
ESTRATEGIA
ACCION
RESPONSABLE
(P X i)
(AMENAZA / OPORTUNIDAD) (GRUPO ESPECÍFICO)
Fuente: Elaboración propia
B3.3.3 ¿Cuándo utilizarla?
Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
SECCION C: Propuesta de Capítulo para Manejo de Riesgos producto de los IE a ser incluir en los Carteles de Licitación (Alcance)
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C. PROPUESTA DE CAPÍTULO PARA MANEJO RIESGOS PRODUCTO DE LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS A INCLUIR EN LOS CARTELES DE LICITACIÓN (ALCANCE)
C1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN
Son técnicas y herramientas propuestas para que el Jefe de Proyecto y su equipo incluya dentro del cartel de Licitación actividades y costos identificados mediante las técnicas y herramientas de la Gestión de Riesgos y cuyo Plan de Acción es transferirlos a la constructora en términos de costo y tiempo. Las actividades provienen directamente de la salida de la Sección B y de acuerdo a la categorización de riesgos.
Seleccionar Riesgos a trasladar a cartel
Realizar enunciado del Alcance
Realizar plantilla para estimación de costos
Seguimiento y Control de actividades
Cierre de Actividades
Figura C1 Proceso de Propuesta de Capítulo sobre Manejo de Involucrados Externos en cartel Fuente: Elaboración propia
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C2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: ¿POR QUÉ ES NECESARIA LA INCLUSION DE ACTIVIDADES EN EL CARTEL DE LICITACION? Como parte del Plan de Respuesta de Riesgos, para aquellos riesgos que se determinan como trasladables a la constructora es necesario redactar en forma de prosa las actividades que se requieren formen parte del cartel de Licitación, a fin de que formen parte del contrato y sean por lo tanto exigibles durante el proceso constructivo. Por otra parte con el objetivo de que sean cuantificables en términos de costo y no representen costos adicionales respecto al monto de la oferta y evitar así largos procedimientos de trámites de adendum. En algunos casos también para que esas actividades sean incorporadas en el cronograma del proyecto y así evitar tiempos adicionales en la obra producto del manejo de esos riesgos.
C3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS C3.1 PLANTILLA PARA SELECCIONAR RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS A INCORPORAR AL CARTEL DE LICITACIÓN
C3.1.1 Generalidades de utilización Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto de análisis se seleccionan aquellos riesgos cuyo plan de acción consiste en transferirlos al cartel de Licitación. C3.1.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el Resumen de los riesgos trasladados a la constructora en el cartel de construcción. Incluye: • • •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción.
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•
•
•
Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo. Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades, de forma independiente, y debe ser para cada Grupo General de Involucrados Externos dónde se describen en detalle los grupos específicos. A continuación se presenta el formato de la plantilla:
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CUADRO C1 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS PRODUCTO DE LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS AL PROYECTO A SER TRANSFERIDOS A LA LICITACIÓN
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Descripción de Riesgos producto de los Involucrados Externos al Proyecto a ser transferida a la licitación
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES: GRUPO ESPECÍFICO
Fuente: Elaboración propia
C3.1.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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C3.2 PLANTILLA PARA DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE
C3.1.1 Generalidades de utilización Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto de análisis se seleccionan aquellos riesgos cuyo plan de acción consiste en transferirlos al cartel de Licitación. C3.1.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el Resumen de los riesgos trasladados a la constructora en el cartel de construcción. Incluye: • • •
•
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo. Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto.
A continuación se presenta el formato de la plantilla:
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CUADRO C2 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE PRODUCTO DE LOS RIESGOS DEBIDO A LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS A INCORPORAR EN EL CARTEL
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Descripción del Alcance producto de los Riesgos debido a los Involucrados Externos al Proyecto a incorporar en el cartel.
Generalidades de los Se describen los aspectos de carácter general que deben ser trabajos considerados por los oferentes en el proceso constructivo para el manejo de los riesgos descritos. Informes mensuales
Se describen los aspectos que deben contener los informes mensuales en términos de riesgos producto del manejo de Involucrados Externos al proyecto.
Especificaciones de Riesgos relativos a cada Grupo General
Se indica el Código del Riesgo, la descripción del riesgo, y las condiciones específicas para el manejo del riesgo en cuestión. Debe hacerse esto para cada uno de los Riesgos de cada Grupo General.
Fuente: Elaboración propia
C3.2.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación correspondiente.
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C3.3 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DE RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
C3.3.1 Generalidades de utilización Una plantilla cómo la que se adjunta debe estar contenida en el cartel de Licitación de forma tal que se detalle el monto considerado por los oferentes para cada uno de los riesgos. En el caso de que existan montos indicados por la Administración en el precio unitario del riesgo debe tomarse sólo como de referencia, dado que los montos los determina el oferente, no obstante se indican dado que son valores mínimos. En esta plantilla se indica también la fecha de estimación, el monto total de riesgos y el porcentaje total respecto a la oferta. C3.3.2 Plantilla Incluye una serie de elementos que se describen a continuación: • • •
• • • • •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha de presentación de las ofertas. Código del Riesgo: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001. Cantidad: Es unitario. Unidad: Global Precio Unitario: Es el costo del Riesgo estimado por el oferente y no menor a lo indicado por la CCSSS en el cartel. Total: Es el producto de la cantidad por el precio unitario en la moneda definida. Monto total de Riesgos: Sumatoria del costo de los riesgos enumerados.
A continuación se presenta el formato de la plantilla:
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CUADRO C3 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Presupuesto de Riesgos en la Obra Empresa Constructora: Nota: 1. Los montos indicados son valores mínimos de referencia.
CODIGO DEL RIESGO
CANTIDAD
UNIDAD
PRECIO UNITARIO
TOTAL
MONTO TOTAL RIESGOS Porcentaje respecto al costo del proyecto
Fuente: Elaboración propia
C3.3.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en el momento de elaboración del cartel de Licitación según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la CGR (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal, sino también la etapa de elaboración del cartel y la licitación. Esta tabla se incluye en el cartel de Licitación, y el oferente debe presentarla en el momento de presentación de la oferta, con los costos correspondientes.
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C3.4 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS SEGÚN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA DAPE
Para realizar el procedimiento de Gestión de Cambios de Riesgos se debe utilizar el Sistema de Gestión de Calidad de la DAPE. Mediante este Plan de Gestión se actualizan los riesgos considerados dentro del cartel de Licitación. Se debe aplicar este Plan de Gestión de Cambios a los involucrados externos del proyecto.
C3.5 PLANTILLA PARA CONTROL DE PAGOS DE RIESGOS
C3.5.1 Generalidades de utilización Se utiliza para el seguimiento y control de la tabla de pagos de los riesgos considerados en el cartel de Licitación.
C3.5.2 Plantilla Incluye una serie de elementos que se describen a continuación: • • •
• • • • • •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha de presentación de las ofertas. Código del Riesgo: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Monto de Riesgo: Es el monto de oferta para el riesgo descrito. Este Pago: Monto parcial de avance del mes de pago. Monto Acumulado: Es la sumatoria de montos de riesgos pagados a la fecha. Saldo: Es la diferencia entre el Monto de Riesgo y el Monto Acumulado. Porcentaje de Avance Acumulado: Es la división del Monto Acumulado entre el Monto de Riesgo, expresado de forma porcentual. Monto total de Riesgos: Sumatoria del costo de los riesgos pagados en el mes de avance.
A continuación se presenta el formato de la plantilla:
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CUADRO C4 PLANTILLA PARA TABLA DE PAGOSDE RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Mes de avance: Tabla de pagos de Riesgos de IE Empresa Constructora:
CODIGO DEL RIESGO
MONTO RIESGO
ESTE PAGO
MONTO ACUMULADO
SALDO
PORCENTAJE DE AVANCE ACUMULADO
MONTO TOTAL RIESGOS Porcentaje respecto al costo del proyecto
Fuente: Elaboración propia
C3.5.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser utilizada en la Fase de Construcción, en la etapa de ejecución del proceso constructivo. Es una herramienta de seguimiento y control.
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C3.6 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE RIESGOS DE INVOLUCRADOS EXTERNOS Cuándo los Riesgos, producto de los IE, incluidos en el contrato con la constructora, han sido superados y atendidos, se debe llenar un Acta de Recepción de Trabajos entre la CCSS, la constructora, y si es factible, y en la medida de lo posible entre los involucrados externos relacionados. Este es particularmente importante se realice con las Instituciones Gubernamentales participantes en el proceso constructivo de forma tal que se deje constancia de que se cumplió con los solicitado por dichas entidades hacia el proyecto. Asimismo debe indicarse el monto de l riesgo atendido. Para ello se realiza una visita conjunta entre los involucrados al proyecto para revisar y entregar las obras correspondientes. El formato de esta Acta de Recepción de Trabajos conjunta, se presenta en la Sección D3.5.7. El Acta de de Recepción Definitiva a la empresa constructora debe contener o hacer referencia a cada una de las Actas Individuales de recepción de trabajos producto de riesgos de actividades. Se le debe de enviar copia a los involucrados de esta Acta de Recepción Definitiva y de las Actas individuales.
C3.7 PROCEDIMIENTO DE LECCIONES APRENDIDAS Tanto al cierre de cada riesgo, como del proyecto se debe aplicar el Plan de Gestión de Lecciones Aprendidas según el Sistema de Gestión de Calidad: SGC, de la DAPE. Esto con el objetivo de retroalimentar proyectos futuros.
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PLAN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
SECCION D: Técnicas y Herramientas para el Plan de Gestión de Comunicaciones con Involucrados Externos
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D. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA GESTIÓN DE COMUNICACIONES
D1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN Servir como lineamiento para la integración de la comunicación de la inspección de la CCSS del PNIH en proyectos de construcción con los IE al proyecto. Lo anterior a partir de la Sección B. Se incluyen seis aspectos fundamentales, complementarios entre sí: 1. Aspectos generales del Plan de Comunicaciones, para orientar al Jefe de Proyecto y al equipo inspector. Apartado D3.1. 2. Plantilla para seleccionar riesgos a atender obtenidos durante el proceso de investigación. Apartado D3.2 3. Plantilla de Identificación sobre los involucrados externos, entre otras cosas números de teléfono, direcciones, contactos, entre otros. Apartado D3.3. 4. Plantilla de seguimiento de reuniones con los diferentes involucrados mencionados de manera que se establezca los momentos y la frecuencia de dichas reuniones. Estas reuniones deben estar debidamente programadas en el calendario de los involucrados tanto Internos como Externos. Apartado D3.4. 5. Plantilla de seguimiento de Información que debe ser suministrada por parte de la Jefatura de Proyecto o quien éste designe para ser entregada a los diferentes involucrados externos de manera oportuna y precisa, de forma tal que se minimicen los riesgos respectivos. Apartado D3.5. 6. Herramientas de apoyo puntos 4 y 5: notas, minutas, otros. Apartado D3.6.
Definir aspectos Generales del Plan De Comunicaciones
Seleccionar Riesgos en relación con los IE
Figura D1 Proceso de Planificación de la Comunicación
Construir matrices de Seguimiento y Control
Cierre de comunicaciones
Fuente: Elaboración propia
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D2. ORIENTACIÓN TEÓRICA: ¿POR QUÉ LA GESTIÓN INVOLUCRADOS EXTERNOS?
DE
LA
DOCUMENTACIÓN
HACIA
LOS
Como parte del Plan de Respuesta de Riesgos para el Manejo de los Involucrados Externos una eficaz y eficiente comunicación con las partes involucradas hace que muchos de los riesgos por supuestos, información sesgada, o no brindada a tiempo evite malos entendidos que provoquen problemas hacia el proyecto. Esta comunicación a nivel oral y documental debe ser planificada en orden de tener un carácter proactivo y no reactivo ante los involucrados externos, y con ello mitigar mucho de los riesgos asociados. Es muy sencillo que el Jefe de Proyecto y su personal descuiden estos aspectos de realizar las reuniones y enviar la información a los involucrados externos debido a la gran cantidad de trabajo que demanda un proyecto de alta complejidad.
D3. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS
D3.1 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE COMUNICACIONES
D3.1.1 Competencia y Responsabilidad de la ADMINISTRACIÓN Los Trabajos a realizar, por parte de la Administración, siendo competencia y responsabilidad de este serán las siguientes: 1. Establecer los contactos con los diferentes involucrados externos. 2. Realizar la programación de reuniones con los involucrados externos. 3. Entregar la información necesaria o requerida por parte de los involucrados externos. 4. Atender las necesidades o planteamientos técnicos relacionados con la afectación del proyecto hacia los involucrados externos. 5. Dar seguimiento y control a la efectiva comunicación con los involucrados externos.
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D3.1.2 Idioma Todos los documentos relativos al proyecto o comunicaciones entre LA ADMINISTRACIÓN y LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS se redactarán en idioma español. D3.1.3 Numeración de Documentos En todos los documentos que se emitan durante el desarrollo del Proyecto figurará el siguiente título en el idioma que corresponda: PROYECTO: Nombre del proyecto según corresponda ASUNTO: El que corresponda. Toda la documentación enviada a los involucrados externos debe tener un número consecutivo. D3.1.4 Sistema de Unidades Se utilizará como referencia el Sistema Métrico Decimal. Se pueden indicar otras unidades de medida, pero inmediatamente y entre paréntesis debe anotarse la equivalencia correspondiente en el Sistema Métrico Decimal. D3.1.5 Firmas autorizadas Por LA ADMINISTRACIÓN: Decisiones relativas a elaboración del proyecto y aprobación de documentos del Proyecto. Director del Proyecto, o quién este designe formalmente. Por LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS: Solicitudes a la inspección del proyecto del PNIH Representante definido y aceptado para cada involucrado externo de forma escrita mediante oficio, preferiblemente con firma autenticada por abogado. D3.1.6 Información y documentación a facilitar por la administración De toda la documentación y correspondencia que se genere a lo largo del Proyecto, y que resulte de interés para el correcto desempeño de las relaciones entre los IE y la Administración se encuentran, entre otros, los siguientes documentos: •
Entrega de boletines con información sobre el proyecto y las actividades que afectarán el entorno,
•
Entrega de informes mensuales,
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•
Entrega de videos y de informe sobre el avance de las obras,
•
Entrega de informe mensual BCIE y Junta Directiva,
•
Entrega de informes de Regencia Ambiental,
•
Entrega de oficios sobre coordinaciones del proyecto,
•
Entrega de oficios sobre problemas en los alrededores del proyecto no imputables a la CCSS,
•
Oficios con solicitudes de aprobaciones de cambios o de validación de espacios al Hospital actual,
•
Oficios con solicitudes administrativas al Hospital actual,
•
Documentos legales (emisión de criterios),
•
Oficios relativos a seguridad y vigilancia de la obra,
•
Oficios relativos a espacios de limpieza de la obra,
•
Oficios de respuesta a la Gerencia de Infraestructuras y Tecnologías y a la Junta Directiva, área política,
•
Documentos financieros: facturas, exoneraciones, otros,
•
Oficios hacia departamentos de control de la obra: Auditoría y CGR,
•
Comunicados de prensa,
•
Comunicación informal: Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados, grupos comerciales existentes,
•
Oficios municipalidad,
•
Oficios desarrolladores urbanísticos cercanos,
•
Oficios Instituciones relativas a permisos de construcción: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional,
•
Resumen de charlas sobre Regencia Ambiental en parte operativa,
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•
Cualquier documentación o información que sea solicitada por ser necesaria para el desarrollo de los trabajos de ADMINISTRACIÓN, o bien requerida por los Involucrados Externos.
En cualquier caso, la información a entregar a ADMINISTRACIÓN, que su utilización requiera base de datos informatizada para su uso y utilización, se entregará en soporte informático y como norma en CD. D3.1.7 Acuerdos telefónicos o por correo electrónico Todo acuerdo o decisión adoptada en conversación telefónica o vía correo electrónico, será confirmada por carta para que tenga efecto ejecutivo. Esta confirmación se realizará en los cuatro días laborables siguientes al de la conversación telefónica o correo electrónico. La información puede ser recibida vía fax.
D3.2 PLANTILLA PARA SELECCIONAR LOS RIESGOS A ATENDER
D3.2.1 Generalidades de utilización Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto de análisis se seleccionan aquellos riesgos cuyo plan de acción consiste en mitigarlos mediante un Plan de Comunicación. D3.2.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el Resumen de los riesgos que se mitigan mediante un Plan de Comunicaciones con los Involucrados Externos. Incluye: • • •
•
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre del Grupo General (de Involucrados Externos): Se refiere al nombre General de Involucrados externos que agrupa diferentes involucrados externos individuales con características afines en alguna medida. Por ejemplo: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Código: Se refiere al símbolo con el que se identifica el riesgo, inicia con R si es Amenaza y con O si es Oportunidad, sigue una serie de letras que identifiquen el Grupo General y por último el número de riesgo para ese Grupo General y de manera consecutiva con tres dígitos. Por ejemplo: R-PRENSA-001, que se refiere a un riesgo producto de los Grupos de Comunicación Externa, y es el número 001 de ese grupo.
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•
•
Descripción de la Amenaza u Oportunidad: Se relaciona con los Problemas Percibidos o con las Oportunidades Percibidas según la Matriz de la Sección A. Sólo que en este caso se redacta de forma condicional y referente a uno de los objetivos del proyecto según sea tiempo, costo, calidad u otro. Por ejemplo: Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades unificada. A continuación se presenta el formato de la plantilla:
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CUADRO D1 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS PRODUCTO DE LOS IINVOLUCRADOS EXTERNOS CON ESTRATEGIA DE MITIGACIÓN MEDIANTE PLAN DE COMUNICACIONES
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Descripción de riesgos producto de los IE al proyecto con estrategia de mitigación mediante plan de comunicaciones
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES: GRUPO ESPECÍFICO
Fuente: Elaboración propia
D3.2.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser elaborada en la Fase de Construcción, previo al inicio del trámite de los permisos de construcción según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de los permisos correspondientes.
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D3.3 PLANTILLA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE INVOLUCRADOS EXTERNOS
D3.3.1 Generalidades de utilización Se llena la información indicada con la información de los IE que requieren un Plan de Comunicación para mitigación de riesgos. D3.3.2 Plantilla Incluye una serie de elementos que se describen a continuación: • • • •
• • • • • •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Fecha de actualización de datos de plantilla. Riesgo atendido: Se refiere al Código del Riesgo. Nombre de Involucrados Externos (Grupo específico): Se refiere al grupo específico de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos descrito anteriormente. Por ejemplo: Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional, dentro del grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción. Nombre persona contacto: Nombre de persona de Grupo Específico. Cargo: Se refiere al nombre de la persona y cargo que ocupa en el Grupo Específico. Tel oficina: número de teléfono del grupo específico. Correo electrónico: Dirección electrónica de referencia del Grupo de referencia. Fax: N número de fax de referencia. Celular: Es el número del teléfono móvil.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades unificada. A continuación se presenta el formato de la Plantilla:
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CUADRO D2 PLANTILLA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Plantilla de Información Básica de los IE GRUPO
RIESGO
ESPECÍFICO
ATENDIDO
CARGO
TEL
CORREO
OFICINA
ELECTRÓNICO
FAX
CELULAR
DIRECCIÓN FÍSICA
Fuente: Elaboración propia
D3.3.3 ¿Cuándo utilizarla? Esta plantilla debe ser elaborada en la Fase de Construcción, previo al inicio del trámite de los permisos de construcción según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de los permisos correspondientes. Asimismo el uso de la misma se lleva a cabo como parte del Proceso de Seguimiento y Control durante toda la Fase de Construcción.
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D3.4 PLANTILLA PARA REALIZAR LAS REUNIONES DE COORDINACIÓN CON LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS SELECCIONADOS
D3.4.1 Generalidades de utilización Para el manejo de involucrados externos se deben programar reuniones mensuales con los involucrados externos de carácter formal. Estas reuniones deben ser programadas de acuerdo al siguiente cuadro y en una misma reunión mensual pueden unificarse la invitación a varios tipos de involucrados externos. Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto de análisis se seleccionan aquellos riesgos cuyo plan de acción consiste en mitigarlos mediante un Plan de Comunicación. D3.4.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el Resumen de los riesgos que se mitigan mediante un Plan de Comunicaciones con los Involucrados Externos. Incluye una serie de elementos que se describen a continuación: • • • •
• • •
• •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Fecha de realización: Se describe la fecha en que se realiza el levantamiento de la información. Nombre de la reunión: Está directamente relacionado con el nombre de los Grupos Generales de Involucrados Externos. Finalidad: Hace una pequeña descripción del propósito de la reunión, la cuál está íntimamente relacionada con la descripción de los riesgos que se atienden. Se enumera el Código del Riesgo atendido. Convoca: Corresponde al nombre del cargo de quién invita a la reunión. Participa: Se refiere a los grupos específicos de involucrados externo dentro del Grupo General de Involucrados externos que participan en la reunión. Responsable de agenda y minutas: Corresponde al cargo y nombre de la persona encargada de tomar la minuta y darle seguimiento a la información que debe ser entregada a cada Involucrado Externo, o en su defecto que debe ser entregada por dichos Involucrados a la CCSS. Medio de transmisión: Formato a utilizar y al medio de transmisión. Frecuencia: Se debe indicar la frecuencia con la que deben ser llevadas a cabo las reuniones con los Involucrados Externos descritos.
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Es importante indicar que se debe incluir la programación de reuniones imprevistas o sorpresa, con el fin de tomar en cuenta que éste es un evento que sucede en proyectos y con el objetivo de considerar tiempos dentro del proyecto para estos fines. Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades unificada. A continuación se presenta el formato de la plantilla: CUADRO D3 MATRIZ DE REUNIONES CON INVOLUCRADOS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Matriz de reuniones con involucrados externos NOMBRE DE LA REUNIÓN
FINALIDAD
CONVOCA PARTICIPA RESPONSABLE DE INVITACIONES Y MINUTAS
MEDIO DE TRANSMISIÓN FORMATO
FRECUENCIA
MEDIO
Fuente: Elaboración propia
D3.4.3 ¿Cuándo utilizarla? En la Fase de Construcción, previo al inicio del trámite de los permisos de construcción según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal, sino también la etapa de los permisos correspondientes. Asimismo el uso de la misma se lleva a cabo como parte del Proceso de Seguimiento y Control durante la Fase de Construcción.
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D3.5 PLANTILLA DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN A INVOLUCRADOS EXTERNOS
D3.5.1 Generalidades de utilización Para el manejo de involucrados externos se deben programar reuniones mensuales con los involucrados externos de carácter formal. Estas reuniones deben ser programadas de acuerdo al siguiente cuadro y en una misma reunión mensual pueden unificarse la invitación a varios tipos de involucrados externos. También pueden programarse reuniones informales con dichos IE Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto de análisis se seleccionan aquellos riesgos cuyo plan de acción consiste en mitigarlos mediante un Plan de Comunicación. D3.5.2 Plantilla Se desarrolla una plantilla que será utilizada para el Resumen de los riesgos que se mitigan mediante un Plan de Comunicaciones con los Involucrados Externos. Incluye: • • •
• • • •
• •
Nombre del proyecto: Se describe el nombre del proyecto de referencia. Documento a entregar: Describe el tipo de documento de referencia. Finalidad: Hace una pequeña descripción del propósito de la reunión, la cuál está íntimamente relacionada con la descripción de los riesgos que se atienden. Se enumera el Código del Riesgo atendido. Elabora: Corresponde al nombre del cargo o de la persona que es la responsable de elaborar el documento respectivo. Tramita: Corresponde al nombre del cargo o de la persona que es la responsable de enviar el documento a los Involucrados Externos. Recibe: Corresponde al nombre del cargo o de la persona que es la responsable de recibir el documento enviado por la CCSS. Participa: Corresponde al nombre del grupo específico de Involucrados Externos a los que se debe de copiar la información enviada. Podría en este caso indicarse entre paréntesis el nombre de las personas. Medio de transmisión: Corresponde al formato y medio empleado. Frecuencia: Se debe indicar la frecuencia con la que deben ser llevadas a cabo las reuniones con los Involucrados Externos descritos.
Se debe de llenar una plantilla de Riesgos u Oportunidades unificada. A continuación se presenta el formato de la Plantilla:
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CUADRO D4 MATRIZ DE DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR A INVOLUCRADOS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Fecha de realización: Matriz de documentación a entregar a IE DOCUMENTO A ENTREGAR
FINALIDAD
ELABORA
TRAMITA
RECIBE
PARTICIPA
FRECUENCIA MEDIO DE TRANSMISIÓN FORMATO
MEDIO
Fuente: Elaboración propia
D3.3.5.3 ¿Cuándo utilizarla? Debe ser elaborada en la Fase de Construcción, previo al inicio del trámite de los permisos de construcción según el Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública, de la Contraloría General de la República (1998), el cuál aunque fue derogado, se utiliza como referencia. Debe aclararse que según dicho manual la Fase de Construcción incluye no sólo el proceso constructivo como tal sino también la etapa de los permisos correspondientes. Asimismo el uso de la misma se lleva a cabo como parte del Proceso de Seguimiento y Control durante toda la Fase de Construcción.
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D3.6 HERRAMIENTAS COMPLEMENTARIAS EXISTENTES EN EL PNIH EN LA EJECUCIÓN DEL PROCESO CONSTRUCTIVO
D3.6.1 Generalidades de utilización Se adjuntan las herramientas complementarias más comunes para el manejo de Información entre la Inspección del Proyecto y diferentes IE. Para generalidades de aplicación se debe remitir al Plan de Gestión de Calidad (SGC) de la DAPE en el apartado de Comunicaciones. Allí se encuentran también otras herramientas complementarias que deben ser conocidas por el Jefe de Proyecto y su grupo inspector no sólo para el Manejo de IE, sino para todo el proyecto en general. D3.6.2 Plantillas en esta Guía •
Informes mensuales
•
Registro de reuniones
•
Minutas de reunión
•
Formato de cartas
•
Libro de Actas de visitas al proyecto
•
En el SGC de la DAPE existen otras plantillas e instructivos tales como: Procedimiento para trámite de órdenes de cambio, Manual de Gestión de servicios públicos.
D3.6.2.1 Informes mensuales Se realizarán informes mensuales informativos del PNIH hacia los Involucrados Externos que así lo requieran con el formato que se describe a continuación:
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Periodo de _________
Informe Mensual de Proyecto
Código de proyecto: __
Proyecto / tema: Fase: Diseño
Información Básica: Jefe de Proyecto o Encargado:
Construcción: Investigación y desarrollo
Objetivo: Diseño, Construcción y Equipamiento planta física Costo: Área:
Avance económico:
Acumulado:
Avance descriptivo: Logros del período:
Metas para el período siguiente : Cumplida
No
Inconvenientes:
Acciones y/o recomendaciones
Insertar diagrama de flujo de caja programado y real Figura D2 Informe Mensual de Proyecto Fuente: DAPE, 2008
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D3.6.2.2 Registro de reuniones De todas las reuniones mantenidas entre LOS INVOLUCRADOS EXTERNOS y LA INSPECCIÓN DE LA CCSS se confeccionará el registro de reunión con la firma de todos los asistentes, con el formato siguiente:
Lugar: Fecha:
Nº de hoja: Hora:
Asunto: Asistentes:
Temas: . . . .
Figura D3 Registro de Reunión Fuente: DAPE, 2008
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D3.6.2.3 Minuta de reuniones con Involucrados Externos Para todas las reuniones con los involucrados externos se debe de tomar una minuta de los puntos relevantes y acuerdos, en el formato siguiente:
Minuta de Reunión
Lugar: Fecha: Asistentes :
TTeem maass::
1.
2.
3.
Figura D4 Minuta de Reuniones con Involucrados Externos Fuente: DAPE, 2008
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D3.6.2.4 Formato de oficio Para enviar información a los IE se debe utilizar el formato mostrado, en letra Arial 12.
___de___ de___ PNIH-___-___ Nombre de persona a la que va dirigido el documento Nombre de Empresa o Grupo
Código del Proyecto
Referencia: Nombre del Proyecto Asunto:
Descripción de la Solicitud
Estimado Nombre del título de la persona a la que va dirigido el documento:
Por medio de la presente Descripción del asunto. Sin otro particular, suscribe,
Atentamente;
Nombre del Jefe de Proyecto o Inspector respectivo Cargo de quien firma
c/c
Nombre y cargo de las personas a las que se les copia el documento Archivo Correspondencia Archivo Consecutivo
Figura D5 Formato de Oficio Fuente: DAPE, 2008
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D3.6.2.5 Libro de Actas de Visitas al proyecto Se debe tener un libro foliado y sellado en el proyecto dónde se debe anotar el nombre de las personas que realizan visitas al proyecto por parte de los involucrados externos. Esto cuándo estas visitas no tienen carácter de reunión. Estas personas deben anotar su nombre y el nombre de la Institución o grupo que representan, así como la fecha, y si lo consideran un comentario hacia el proyecto. Este libro de Actas debe ser manejado por el ingeniero residente, el Administrador de Proyecto, o por la persona que el Jefe de Proyecto designe.
D3.7 ACTA DE RECEPCIÓN DE TRABAJOS EN CONJUNTO INSPECCIÓN CCSS - INVOLUCRADOS EXTERNOS Esta plantilla se utiliza tanto para la recepción de trabajos descritos en el cartel según la SECCIÓN C, como para todos aquellos trabajos no incluidos en el cartel de Licitación y que es necesario dejar constando su recibido por parte de los Involucrados Externos al proyecto. Pueden ser incluso actividades coordinadas directamente entre la Inspección de la CCSS y alguno de los involucrados externos, sin participación de la constructora. Pueden corresponder a trabajos coordinados o contratados por la inspección de la CCSS a alguna consultora o constructora diferente a la del contrato principal. Es importante señalar que el Acta de Recepción Definitiva debe ser entregada a la empresa constructora y a los Involucrados Externos que así se determine. Se presenta el formato en la Figura D6: Acta de Recepción Preliminar de Trabajos
D3.8 PROCEDIMIENTO DE LECCIONES APRENDIDAS
Tanto al cierre de cada riesgo, como del proyecto se debe aplicar el Plan de Gestión de Lecciones Aprendidas según el Sistema de Gestión de Calidad: SGC, de la DAPE. Esto con el objetivo de retroalimentar proyectos futuros.
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CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN PROYECTOS ESPECIALES
Fecha: ___/ ___/ ___
ACTA DE RECEPCIÓN PRELIMINAR DE TRABAJOS Proyecto:
L I C I T A C I Ó N P Ú B L I C A N º ___
Riesgo Atendido: IE participantes Asunto: Detalle: Descripción
Observaciones: Cumplimiento de la Actividad:
SI
No
Justifique:
Al ser las ___ horas del ___de ___ del ___se realiza esta recepción en presencia de: Se introducen nombres y firmas de los involucrados participantes, se indica la Institución, grupo, empresa o tipo de Involucrado Externo que participa en la recepción de los trabajos.
Figura D6 Acta de Recepción Preliminar de Trabajos Fuente: PNIH, 2008
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5. APLICACION DE LA GUÍA PROPUESTA DE HEREDIA
AL NUEVO HOSPITAL
5.1 APLICACIÓN DE SECCION A: MAPEO DE INVOLUCRADOS EXTERNOS 5.1.1 Aplicación de Matriz A.3: Identificación de involucrados externos en la ejecución del proceso constructivo Producto de un trabajo de juicio de experto en principio y posteriormente como parte de un proceso de revisión de la clasificación de involucrados externos por parte de miembros del equipo de inspección del Nuevo Hospital de Heredia se realiza un listado de Grupos Generales de Involucrados Externos aplicado al Nuevo Hospital de Heredia. Se en enlistan a continuación los IE para el Proyecto del Nuevo Hospital de Heredia, etapa de construcción. 5.1.1.1 Instituciones gubernamentales relativas a permisos de construcción Contiene los involucrados externos de tipo gubernamental que tienen relación con los permisos de construcción y cuyo manejo es fundamental tanto para evitar retrasos en el inicio de la obra, como para mantener una actitud de colaboración durante el proceso constructivo, dado que muchas actividades del proyecto tienen relación ellas, sobretodo en el tema de obras exteriores. Incluye: Municipalidad de Heredia, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA y Museo Nacional. Se incluye, aunque no es una Institución de Gobierno, a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia por cuánto tiene relación directa con los servicios de agua y electricidad y se requiere de su visado para permisos. 5.1.1.2 Instituciones locales no relativas a permisos, públicas y privadas En este apartado se describen los involucrados externos de tipo local que no tienen relación con los permisos de construcción, pero que dada la naturaleza de
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las funciones que ejercen prestan un servicio hacia la comunidad ya sea de interés público o privado y de forma masiva. Es importante el mapeo de estos involucrados por cuánto pueden favorecer el proyecto mediante la buena opinión del proyecto, o caso contrario realizar un mercadeo negativo sobre el mismo. A la vez dada la naturaleza de los servicios que prestan los involucrados mencionados en este grupo es necesario considerar las posibles afectaciones a los mismos dentro del proyecto, de forma tal que se produzca la menor afectación posible, o bien, pueda ser controlada efectivamente. De manera específica incluye a los siguientes participantes: colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas. En estos involucrados no se incluye el apartado de recursos dado que no es relevante para el presente proyecto. Sí se incluye el apartado de mandatos debido al poder que pueden ejercer a nivel social. 5.1.1.3 Grupos organizados de la comunidad En este apartado se describen los involucrados externos de tipo local que tienen intereses por la comunidad como tal según al grupo que pertenezcan. Incluye a los siguientes
participantes: Asociaciones
de Desarrollo, grupos de vecinos
organizados, Grupo Heredia por Media Calle, Grupos Pro-construcción del Hospital, otros grupos sociales, grupos culturales, grupos ambientales. Es importante el mapeo de estos involucrados por cuánto pueden favorecer el proyecto mediante la buena opinión del proyecto, o caso contrario realizar un mercadeo negativo sobre el mismo. A la vez, se pueden convertir en aliados al proyecto y servir como colaboradores en la resolución de conflictos, o bien, pueden servir como puentes para facilitar el proceso inherente a la construcción. No obstante también son claros vigilantes de la integridad de la obra, por lo que los canales de comunicación con ellos deben ser abiertos.
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5.1.1.4 Personal de la CCSS hospital viejo En este apartado se describen los involucrados externos de tipo local que pertenecen al actual hospital en operación y que harán uso de las nuevas instalaciones a construir. Estos grupos deben manejarse con alto nivel técnico debido a que muchas veces las solicitudes que realizan corresponden a caprichos o a prácticas de la costumbre y no necesariamente a consideraciones de funcionalidad o técnicas. Un aspecto que se da con estos grupos es que muchas veces a pesar de que existe el personal que fue tomado en cuenta en el proceso de diseño, este personal a veces varía y puede existir un sentimiento de no haber participado en el proceso. Dado lo anterior es necesaria una adecuada comunicación con el personal del hospital actual. Claro a través de un orden jerárquico que debe establecerse a través de la Dirección y de la Administración del Hospital. Debe existir además una clara comunicación en cuánto al periodo de transición y de ocupación del nuevo hospital para minimizar la resistencia al cambio y con el fin de que se dé un adecuado mantenimiento a las obras. De manera específica incluye a los siguientes participantes: Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. 5.1.1.5 Otros participantes CCSS externos En este apartado se describen los involucrados externos al proyecto en cuánto a su ejecución directa, no obstante pertenecen a los grupos de la CCSS a los que hay que brindarles información
sobre el proyecto. Estos involucrados se
consideran como externos, no por asuntos de estructura organizacional, sino por
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la influencia externa respecto al contrato principal que puede llevar a modificar el mismo. De manera específica incluye a los siguientes participantes: Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Otras Gerencias,
otros departamentos CCSS
(Departamento Legal, Departamento financiero, otros). Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, prensa CCSS, Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS. Este grupo incluye diversos participantes de la CCSS que tienen intereses distintos, no obstante, por ser parte de la Institución debe manejarse de forma personalizada sus solicitudes. Estos son tanto grupos que pueden realizar solicitudes de cambios al proyecto, tal como la Gerencia de Infraestructura y Tecnología, así como colaboradores del proyecto en sus rutinas diarias tal como el caso del Departamento Financiero. Se consideran externos por cuánto su relación se realiza a través de la Jefatura de la Dirección de Administración de Proyectos Especiales y no propiamente a través de la relación directa con la jefatura de proyecto ni de la empresa constructora. 5.1.1.6 Involucrados de control En este apartado se describen los involucrados externos que brindan el control del proyecto. Se consideran externos dado que requieren una atención personalizada y en buena teoría realizan un análisis objetivo de la obra independientemente que sean parte de una Institución Pública. Estos grupos deben manejarse con alto nivel técnico para aclarar las dudas sobre las decisiones tomadas en el proyecto, por lo que deben existir adecuados canales de comunicación.
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Debe existir además una clara comunicación en cuánto al periodo de transición y de ocupación del nuevo hospital para minimizar la resistencia al cambio y con el fin de que se dé un adecuado mantenimiento a las obras. De manera específica incluye a los siguientes participantes: Auditoría CCSS y Contraloría General de la República (CGR). 5.1.1.7 Grupos de comunicación externa En este apartado se describen los involucrados externos relativos a los medios de comunicación masiva tanto a nivel local como nacional. Deben existir adecuados canales de comunicación de manera que la información sea precisa y clara. En ocasiones la información brindada por estos medios puede ser con tono subjetivo y amarillista, por lo que es necesario darle una adeuda atención a este tipo de involucrados. 5.1.1.8 Otros involucrados De manera específica incluye a los siguientes participantes: vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados. Estos son grupos ya existentes antes de iniciar la obra. También incluye a la población beneficiada y a la población del país en general, en dónde debe destacarse como punto fundamental la opinión pública hacia el proyecto, por lo que se requiere de adecuados mecanismos de comunicación. Estos involucrados se enlistan de manera aparte ya que son variados y requieren una atención personalizada y específica, dónde debe ser evaluado su situación en particular. Muchas veces para atender sus afectaciones o necesidades debe existir un monto en el proyecto que cubra estos costos. Por esta razón es necesario su inclusión en el presente proyecto.
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5.1.1.9 Involucrados área política De manera específica incluye a los siguientes participantes: Diputados y Presidencia de la República. Estos involucrados son atendidos directamente por la Junta Directiva de la CCSS y las Gerencias respectivas, no obstante es importante mantener los adecuados niveles de información y comunicación para que el proyecto camine de manera fluida y en el caso de ser necesaria la intervención política en algún tema en particular de difícil resolución. 5.1.1.10 Involucrados que otorgan financiamiento externo De manera específica incluye a los siguientes participantes: Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE. Estos grupos deben ser manejados directamente por la Dirección de Administración de Proyectos Especiales. Deben existir adecuados niveles de comunicación
en cuánto al avance de la obra, el desembolso realizado, los
posibles atrasos en la obra y las diferentes incidencias. Es importante que los préstamos se manejen según lo programado en aras de obtener más financiamiento para futuros proyectos, así como para evitar pagar intereses por retrasos innecesarios. 5.1.1.11 Otros involucrados de intereses contrarios De manera específica incluye a los siguientes participantes: Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto. Estos involucrados es necesario saber que existen con el fin de tratar de identificarlos y mantenerlos controlados. Sin embargo este es un aspecto de manejo muy delicado y difícil.
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Es siempre importante mantener una actitud de información clara y precisa para el momento en que llegue una queja o denuncia poder responder técnicamente a las dificultades.5.1.1.12 Grupos comerciales cercanos futuros En este apartado se describen los involucrados externos de tipo comercial local que se ven perjudicados o beneficiados directamente con el proyecto. Se diferencia del grupo OTROS INVOLUCRADOS en que en este caso corresponden a involucrados potenciales, exceptuando la feria del agricultor que si es una actividad presente, pero debido a su afectación inminente se incluye en este grupo dado que está a la expectativa. De manera específica incluye a los siguientes participantes: Grupos comerciales: Feria del agricultor, Desarrolladores de Proyectos Urbanísticos, Desarrolladores de parqueos y centros comerciales, Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros. Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad. 5.1.1.13 Grupos de vandalismo y robo De manera específica incluye a los siguientes participantes: Grupos de vandalismo y robo, los cuáles pueden impactar el proyecto económicamente. Gran parte del riesgo correspondiente puede ser absorbido por los seguros correspondientes y trasferido a la constructora para que tome las medidas de seguridad correspondientes.
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5.1.1.14 Matriz con detalle de los IE identificados
CUADRO 4 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre de 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Municipalidad 1. Realizar en conjunto con las autoridades del Gobierno y la CCSS un reforzamiento de su imagen en Obra Pública. 2. Velar que la Obra se ejecute según lo permitido y según la Planificación territorial o Planes Reguladores. 3. Ser gestores de los proyectos sociales o de impacto social.
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en obras municipales relacionadas 4. Negación de los permisos
1. Rapidez en los permisos 2. Colaboración en trabajos municipales relacionadas 3. Colaboración en supervisión y recepción de obras referentes de dominio municipal 4. Atención rápida y oportuna a las solicitudes realizadas 5. Respaldo a la CCSS si se apega a los permisos otorgados ante denuncias de vecinos
1. Alcalde, Presidente Municipal, Ingeniero Municipal, Inspectores y cuadrillas de trabajadores, pero usualmente con recursos materiales limitados.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
2. Recursos económicos según presupuesto anual.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
Ministerio de Salud
1. Velar que cumpla con la normativa vigente para obras de salud. 2. Velar porque se cumpla con una adecuada ejecución de las obras en el proceso constructivo de manera que se tenga un ambiente sano para la comunidad. 3, Realizar la acreditación respectiva para el permiso de funcionamiento.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos 5. Tramite de denuncias por parte de los vecinos por el proceso constructivo (polvo, ruido, otros)
Cuerpo de Bomberos
1. Velar que cumpla con la normativa vigente para obras de salud de forma que se asegure la seguridad del edificio y de las personas ante sismos e incendios. 2. Realizar la acreditación respectiva mediante inspección al final de las obras y una prueba de los sistemas del edificio.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
MINAET
1. Velar que cumpla con la normativa vigente en los permisos referentes a esa entidad, tales como manejo de combustibles, corta de árboles, alineamientos pluviales.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Rapidez en los permisos 2. Colaboración en atender las consultas planteadas de manera oportuna
1. Personal técnico en áreas de medicina e ingeniería.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
1. Rapidez en los permisos 2. Colaboración en atender las consultas planteadas de manera oportuna
1. Personal técnico en áreas de ingeniería.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
1. Personal técnico.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
SETENA
1. Velar porque se cumpla con la legislación vigente antes, durante y después del proceso constructivo en materia ambiental. Se traduce en los Planes de Gestión Ambiental en la Etapa de Construcción y en el de la Etapa de Operación.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Respaldo a la CCSS si se apega el proceso constructivo al Plan de Gestión Ambiental ante denuncias de los vecinos.
1. Personal Técnico.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
INVU
1. Velar por el cumplimiento de la legislación vigente tal cómo alineamiento de servidumbres y por el desarrollo de Planes Reguladores.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Respaldo a la CCSS si se apega el proceso constructivo al Plan de Gestión Ambiental ante denuncias de los vecinos.
1. Personal Técnico.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
MOPT
1. Otorgar permisos según su Planificación en cuánto a nuevas carreteras en la zona de influencia. Solicitar Estudios de Impacto Vial en la zona de influencia.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Respaldo a la CCSS si se apega a los permisos otorgados ante denuncias de vecinos
1. Personal Técnico. 2. Recursos económicos según presupuesto anual.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
Servicios Públicos: AyA, ESPH
1. Otorgar a la población beneficiada servicios públicos tales cómo agua, electricidad, servicios de alcantarillado sanitario de forma que resulten sostenibles económicamente en el tiempo en el caso de la ESPH.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Colaboración en la coordinación de trabajos en la vía pública y de trabajos urgentes
1. Personal Técnico. 2. En el caso de la ESPH es un poco más ágil el uso de recursos económicos para el apoyo de obras.
1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
ICE
1. Otorgar a la población beneficiada servicios públicos tales cómo teléfono, electricidad y otros relacionados.
1. Colaboración en la coordinación de trabajos en la vía pública y de trabajos urgentes
CFIA
1. Que se cumpla la legislación vigente en cuánto a los permisos otorgados y de acuerdo con los reglamentos internos del CFIA, y monitorear ese cumplimiento.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos 1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Respaldo a la 1. Personal CCSS si se apega a Técnico. los permisos otorgados ante denuncias de vecinos. 2. Respaldo técnico ante solicitudes arbitrarias de la Contraloría o de la Auditoría.
1. Poder legal debido a las leyes y reglamentos. Así como poder Técnico por estar conformado por un grupo de ingenieros y de arquitectos.
Museo Nacional
1. Exigir la realización de los estudios respectivos por dicha entidad en el área de influencia del proyecto en cuánto a Estudios Arqueológicos, zonas de Patrimonio Histórico, entre otros. Asimismo realizar la verificación respectiva de dichos estudios.
1. Lentitud en el otorgamiento de permisos 2. Solicitud de trabajos no incluidos en planos ni en Licitación 3. No colaboración en responder oportunamente las consultas durante el proceso constructivo 4. Negación de los permisos
1. Respaldo a la 1. Personal CCSS en el caso de Técnico. que los permisos se apeguen a lo aprobado. 2. Colaboración en atender las consultas planteadas de manera oportuna.
1. Poder legal debido a las leyes y reglamentos. Así como poder Técnico por estar conformado por un grupo de ingenieros y de arquitectos.
Fuente: Elaboración propia
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS 1. Personal Técnico. 2. Recursos económicos según presupuesto anual.
MANDATOS 1. Poder político, y poder legal debido a las leyes y reglamentos.
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CUADRO 5 INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Instituciones Locales no relativas a permisos Públicas y Privadas
GRUPO ESPECÍFICO Colegios y escuelas cercanos
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
1. Que no se perturbe la función de dar clases en términos de polvo, ruido u otra afectación.
1. Generación de polvo o barro que afecta a población estudiantil. 2. Generación de ruido que afecta a población estudiantil. 3. Aumento de tránsito vehicular lo que aumenta la peligrosidad en la zona. 4. Trabajos en vía pública que afecta las rutas de acceso a la institución. 5. Trabajos en vía pública relacionados con los servicios públicos: agua, teléfono, electricidad, aguas negras, y aguas pluviales.
OPORTUNIDADES RECURSOS MANDATOS PERCIBIDAS 1. Canal de comunicación e información masiva a la población para comprensión de la afectación temporal del entorno.
1. Población estudiantil con fuerza moral y de movimientos de masas y de prensa.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
Iglesia Católica
1. Que no se perturbe la función de la realización de actividades religiosas. 2. Que se mantenga la integridad moral en el manejo de las obras y que se participe para brindar las bendiciones respectivas.
Otras Iglesias
1. Que no se perturbe la función de la realización de actividades religiosas. 2. Que se mantenga la integridad moral en el manejo de las obras.
1. Ataque a quienes laboran en el proyecto si existe certeza de atentados a solidaridad social y económica. 2. Generación de polvo o barro que afecta a la comunidad religiosa. 3. Generación de ruido que afecta a la comunidad religiosa. 4. Aumento de tránsito vehicular lo que aumenta la peligrosidad en la zona. 5. Trabajos en vía pública que afecta las rutas de acceso a la institución. 6. Trabajos en vía pública relacionados con los servicios públicos: agua, teléfono, electricidad, aguas negras, y aguas pluviales. 1. Ataque a quienes laboran en el proyecto si existe certeza de atentados a solidaridad social y económica. 2. Generación de polvo o barro que afecta a la comunidad religiosa. 3. Generación de ruido que afecta a la comunidad religiosa. 4. Aumento de tránsito vehicular lo que aumenta la peligrosidad en la zona. 5. Trabajos en vía pública que afecta las rutas de acceso a la institución. 6. Trabajos en vía pública relacionados con los servicios públicos: agua, teléfono, electricidad, aguas negras, y aguas pluviales.
OPORTUNIDADES RECURSOS MANDATOS PERCIBIDAS 1. Canal de comunicación e información masiva a la población para comprensión de la afectación temporal del entorno.
1. La iglesia Católica al ser la Iglesia oficial del Estado tiene gran poder de influencia hacia la población en general y hacia el Gobierno de la República. Es un poder moral y religioso.
1. Canal de comunicación e información masiva a la población para comprensión de la afectación temporal del entorno.
1. Poder moral y religioso.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Universidades 1. Que no se perturbe la función de la universidad. 2. Específicament e las carreras de Ingeniería y Arquitectura requieren y solicitan su participación en proyectos de gran envergadura como parte de su enseñanza y retroalimentaci ón.
Instituciones Deportivas
1. Que no se perturbe la función de la universidad en cuánto a sus actividades.
Fuente: Elaboración propia
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Generación de polvo o barro que afecta a población universitaria. 2. Generación de ruido que afecta a población universitaria. 3. Aumento de tránsito vehicular lo que aumenta la peligrosidad en la zona. 4. Mercadeo negativo del proyecto por parte de profesores y estudiantes de carreras relacionadas con ingenierías y arquitectura. 5. Trabajos en vía pública que afecta las rutas de acceso a la institución. 6. Trabajos en vía pública relacionados con los servicios públicos: agua, teléfono, electricidad, aguas negras, y aguas pluviales. 1. Generación de polvo que afecta a población deportiva. 2. Generación de ruido que afecta a población deportiva. 3. Aumento de tránsito vehicular lo que aumenta la peligrosidad en la zona. 4. Trabajos en vía pública que afecta las rutas de acceso a las zonas deportivas. 5. Trabajos en vía pública relacionados con los servicios públicos: agua, teléfono, electricidad, aguas negras, y aguas pluviales.
OPORTUNIDADES RECURSOS MANDATOS PERCIBIDAS 1. Canal de comunicación e información a la población universitaria, familiar y comunal para comprensión de la afectación temporal del entorno. 2. Mercadeo positivo del proyecto de construcción a través de profesores y estudiantes.
1. Población estudiantil con fuerza moral y de movimientos de masas y de prensa.
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CUADRO 6 GRUPOS ORGANIZADOS DE LA COMUNIDAD
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos Organizados de la Comunidad
GRUPO INTERESES ESPECÍFICO Asociaciones 1. Velar por el bien de Desarrollo comunal y las obras que contribuyan a éste sin detrimento de la calidad de vida. 2. Velar por el bien comunal durante las etapas de ejecución del proceso constructivo y defender los intereses individuales y grupales que se tramitan a través de dicha organización.
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras. En la actualidad están conformados por profesionales en diversas áreas y en algunas comunidades han presentado incluso recursos de amparo contra proyectos y los han ganado a pesar de existir ya permisos otorgados.
OPORTUNIDAD ES PERCIBIDAS 1. Grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales. 2. Grupo que con la debida participación hace el proyecto suyo y lo defiende de los opositores a él.
Grupo de Vecinos organizados
1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras. En la actualidad están conformados por profesionales en diversas áreas y en algunas comunidades han presentado incluso recursos de amparo contra proyectos y los han ganado a pesar de existir ya permisos otorgados.
1. Grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales. 2. Grupo que con la debida participación hace el proyecto suyo y lo defiende de los opositores a él.
1. Defender intereses particulares de un grupo específico de forma tal que se procure su bienestar o su afectación sea lo mínimo posible.
RECURSOS
MANDATOS
1. Personas de la comunidad desde oficios sencillos hasta profesionales en diversas áreas. 2. Recursos económicos según presupuesto anual, usualmente manejan un bajo presupuesto.
1. Poder social y legal.
1. En algunos 1. Poder casos tienen social. grandes recursos económicos.
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GRUPO INTERESES ESPECÍFICO Grupo 1. Velar por el bien Heredia por comunal y las obras media Calle que contribuyan a éste. 2. Velar por el bien comunal durante las etapas de ejecución del proceso constructivo y defender los intereses individuales y grupales de la comunidad. 3. Informar a la población sobre su gestión en cuánto al proyecto en particular para asegurarse el éxito del mismo. Grupos pro 1. Gestionar con las construcción instituciones y grupos de Hospital respectivos la pronta ejecución de las obras y que el proyecto satisfaga los intereses del centro hospitalario y de la población.
Otros Grupos Sociales (Condominios , grupos organizados de las urbanizaciones)
1. Defender intereses particulares de un grupo específico de forma tal que se procure su bienestar o su afectación sea lo mínimo posible.
Grupos culturales
1. Participar en la parte artística y cultural en actividades o celebraciones importantes.
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras.
OPORTUNIDAD ES PERCIBIDAS 1. Grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales. 2. Grupo que con la debida participación hace el proyecto suyo y lo defiende de los opositores a él.
RECURSOS
MANDATOS
1. Personas de la comunidad desde oficios sencillos hasta profesionales en diversas áreas.
1. Poder social y legal.
1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras. En la actualidad están conformados por profesionales en diversas áreas y en algunas comunidades han presentado incluso recursos de amparo contra proyectos y los han ganado a pesar de existir ya permisos otorgados. 1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras. En la actualidad están conformados por profesionales en diversas áreas y pueden presentar denuncias y recursos de amparo.
1. Grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales. 2. Grupo gestor del proyecto y por lo tanto es suyo y lo defiende de los opositores a él.
1. Combinación de personas tanto a nivel comunal como trabajadores de las instituciones de servicios de salud como la CCSS.
1. Poder social.
1. Grupo que con la debida participación hace el proyecto suyo y lo defiende de los opositores a él.
1. Personas de la comunidad desde oficios sencillos hasta profesionales en diversas áreas.
1. Poder social.
1. Pueden existir celos con otros artistas seleccionados para realizar exposiciones temporales o permanentes, u otras actividades en el ámbito cultural.
1. Oportunidad de participación en la obra para que se realicen exposiciones temporales o permanentes o actividades diversas en el ámbito cultural.
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GRUPO INTERESES ESPECÍFICO Grupos 1. Velar porque el Ambientales medio ambiente y el entorno de la comunidad no se vea amenazado por prácticas constructivas dañinas y que se mantenga el adecuado manejo ambiental en la Etapa de Operación del Hospital.
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras. En la actualidad están conformados por profesionales en diversas áreas y en algunas comunidades han presentado incluso recursos de amparo contra proyectos y los han ganado a pesar de existir ya permisos otorgados.
Grupos de transportistas
Seguir obteniendo ganancias sin afectación por su actividad comercial mediante el servicio que prestan.
Grupos comerciales existentes
Seguir obteniendo ganancias sin afectación por su actividad comercial mediante el servicio que prestan.
Fuente: Elaboración propia
OPORTUNIDAD ES PERCIBIDAS 1. Grupo al que debe de presentársele previamente el Plan de Gestión Ambiental para convertirlo en un grupo aliado y conocedor de los impactos ambientales y de las mitigaciones respectivas. 2. Grupo que con la debida participación hace el proyecto suyo y lo defiende de los opositores a él.
RECURSOS
MANDATOS
1. Personal de la comunidad de diferentes oficios y profesiones.
1. Poder social y en algunos casos de tipo legal.
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Tienen capacidad económica
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Tienen capacidad económica
Pueden hacer uso de los mecanismos legales existentes como ciudadanos Pueden hacer uso de los mecanismos legales existentes como ciudadanos
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CUADRO 7 PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Personal de la CCSS Hospital Viejo
GRUPO ESPECÍF ICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
Personal de salud del hospital viejo
1. Que la nueva obra cumpla con los requerimientos de espacio y equipo necesarios en una edificación moderna que permita brindar el servicio de forma óptima.
1. Resistencia al cambio. 2. Variabilidad de criterios en cuánto a cómo deben de funcionar los diferentes servicios y disposiciones de espacio. 3. Solicitud de cambios en el proceso constructivo.
1. Pronta participación en el diseño de la obra, aunque el personal cambia. 2. Visitas al Nuevo Hospital en el proceso constructivo y aclaración de dudas y defensa de criterios, así como charlas de inducción al nuevo edificio.
1. Las Jefaturas tienen poder de mando y de influencia.
Personal Administr ativo del hospital viejo
1. Que la nueva obra cumpla con los requerimientos de espacio y equipo necesarios en una edificación moderna que permita brindar el servicio de forma óptima.
1. Resistencia al cambio. 2. Variabilidad de criterios en cuánto a cómo deben de funcionar los diferentes servicios y disposiciones de espacio. 3. Solicitud de cambios en el proceso constructivo.
1. Pronta participación en el diseño de la obra hace que la problemática disminuya y se tomen en cuenta otros criterios de funcionamiento, aunque el personal cambia y aplicación de recomendaciones hacen que el proceso de transición de la obra sea mejor y que el edificio se quiera. 2. Visitas al Nuevo Hospital en el proceso constructivo y aclaración de dudas y defensa de criterios, así como charlas de inducción al nuevo edificio.
1. Las Jefaturas tienen poder de mando y de influencia.
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GRUPO ESPECÍF ICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
Personal de Mantenim iento del Hospital viejo
1. Que se les permita participar en el proceso constructivo para ir conociendo el proyecto y poder aportar sus sugerencias en el proceso constructivo. 2. Que se les brinde un manual de mantenimiento, las capacitaciones y los recursos económicos y humanos necesarios para poder brindar un adecuado mantenimiento de la obra. 1. Que la nueva obra cumpla con los requerimientos de espacio y equipo necesarios en una edificación que permita brindar el servicio de forma óptima. Entre otros servicios destacan limpieza, vigilancia.
1. Resistencia al cambio. 2. Variabilidad de criterios en cuánto a cómo deben de funcionar los diferentes servicios y disposiciones de espacio. 3. No existe cultura de mantenimiento preventivo adecuado en el país. 4. Escasez de capacitación, recursos económicos y humanos. 5. Solicitud de cambios en el proceso constructivo.
1. Si se capacita a estos grupos se minimizan los daños y se incrementa la vida útil del edificio.
1. A estos grupos usualmente no se les deja espacio suficiente para que realicen sus labores y por ello presentan muchas quejas. 2. A estos grupos a veces no se les entrena para el uso de las nuevas instalaciones y son los que hacen uso frecuente de las instalaciones. Requieren capacitación en mantenimiento de pisos y otros componentes del edificio, así como en el uso de ciertos equipos. 3. Grupos que no son tomados en cuenta. 4. Resistencia al cambio. 5. Solicitud de cambios durante el proceso constructivo
1. Si se capacita a estos grupos se minimizan los daños y se incrementa la vida útil del edificio.
Demás funcionari os del hospital
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Las Jefaturas tienen poder de mando y de influencia.
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GRUPO ESPECÍF ICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
Dirección Médica y Dirección Administr ativa del Hospital Viejo
1. Que la obra constructiva quede con los servicios requeridos, se les deje espacio a los equipos que van a trasladar. Se les otorgue los recursos humanos y económicos para el manejo del nuevo edificio.
1. En ocasiones no participan a las personas estratégicas en la toma de decisiones. 2. El personal que tienen a cargo cambia con el tiempo y con ellos los criterios respectivos. 3. Manejan presupuestos limitados ya asignados o recortados. 4. Falta de cultura de mantenimiento preventivo. 5. Solicitud de cambios durante el proceso constructivo.
1. Si se les participa durante el proceso constructivo son verdaderos aliados y pueden defender cada una de las decisiones tomadas con lo que se fortalece la labor de inspección de la CCSS.
1. Manejan los recursos humanos y financieros en la etapa de operación de la obra, no obstante, están sujetos al presupuesto asignado por la Junta Directiva de la CCSS.
1. Son la máxima autoridad en el proceso de Operación de la Obra y el principal enlace en el proceso constructivo con los administrador es del contrato de la CCSS.
Fuente: Elaboración propia
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CUADRO 8 OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Participantes CCSS Externos
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Junta Directiva
1. Brindar a la población una obra de calidad. 2. Realizar mercadeo de la Institución en cuánto a las obras que se realizan, en ese sentido existe también interés político. 1. Brindar a la población una obra de calidad. 2. Realizar mercadeo de la Institución en cuánto a las obras que se realizan, en ese sentido existe también interés político.
Gerencia De infraestructura y Tecnología
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Si no se informa oportunamente a este grupo del proceso constructivo y su estado pueden darse malos entendidos por información mal dada o no precisa.
1. Bien manejado en cuánto a la información suministrada es el principal defensor del proyecto.
1. Dispone de los recursos de la CCSS y por tanto del proyecto.
1. Tiene poder político, legal y administrativo.
1. Si no se informa oportunamente a este grupo del proceso constructivo y su estado pueden darse malos entendidos por información mal dada o no precisa. 2. Solicitud de cambios en proceso constructivo. 3. En ocasiones no se logran la integración de todas las etapas y necesidades al mismo tiempo, especialmente en épocas de cambio de Gobierno, dónde las oportunidades cambian.
1. Bien manejado en cuánto a la información suministrada es el primer defensor del proyecto.
1. Asigna los recursos financieros y de recursos para la ejecución del proyecto.
1. Tiene poder político, legal y administrativo.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Otras Gerencias
1. Que la obras en construcción cuente al finalizar con los recursos humanos, financieros, logísticos, de insumos, entre otros aspectos.
Prensa de la CCSS
1. Brindar información oportuna y objetiva sobre el quehacer de la CCSS.
Otros Departamentos CCSS (Departamento legal, Departamento financiero, otros).
1. Realizar las funciones propias de su naturaleza.
Departamentos Ingeniería y Arquitectura CCSS
1. Realizar visitas al proyecto en construcción con el fin de retroalimentar sus procesos de diseño, construcción y planificación.
Fuente: Elaboración propia
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Las necesidades de la CCSS son muchas y los recursos deben de dividirlos entre toda la población. 2. En ocasiones no se logran la integración de todas las etapas y necesidades al mismo tiempo, especialmente en épocas de cambio de Gobierno, dónde muchas veces las oportunidades cambian. 1. Si no se informa oportunamente a este grupo del proceso constructivo y su estado pueden darse malos entendidos por información mal dada o no precisa. 1. En muchos casos existe un pensamiento funcional y no de proyectos, por lo que los tiempos de temas como exoneraciones, consultas legales y otras pueden significar atrasos importantes en el proyecto. 1. En ocasiones se realizan críticas al proyecto por desconocimiento del criterio técnico, problemas encontrados o por aspectos de consideración de diseño previo.
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
1. Es un medio para mercadear el proyecto y su imagen a nivel institucional. 2. Es el canal de comunicación entre la CCSS y la prensa nacional.
1. Las críticas objetivas y recomendaciones de especialistas en las diversas áreas sirve de retroalimentación en ambos sentidos. 2. Se pueden realizar consultas específicas a profesionales en diversas áreas de especialidad a fin de respaldar decisiones.
RECURSOS
MANDATOS
1. Tienen la posibilidad de asignar los recursos, pero deben ajustarse a las necesidades de la población como un todo.
1. Tienen poder legal, administrativo e influencia política.
1. Profesionales formados en el área de comunicación.
1. Tiene poder de información a nivel institucional y hacia el exterior.
1. Profesionales según su área de especialidad que realizan las diversas funciones.
1. Tienen poder administrativo.
1. Personal técnico especializado.
146
CUADRO 9 INVOLUCRADOS DE CONTROL
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados de Control
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
1. Realizar el control interno del proyecto en términos del contrato o contratos realizados entre la CCSS y los contratistas y consultores.
1. En ocasiones no se realiza un informe objetivo, y quita tiempo el responder, justificar y apelar aspectos que están bien. 2. Quien audita en ocasiones tiene conocimiento técnico limitado.
1. La existencia de auditorías intermedias avalan el proceso de administración del contrato y realizan recomendaciones oportunas en el proceso.
1. Personal técnico.
1. Tienen poder administrativo.
Contraloría 1. Realizar el General de la control del República proyecto en términos del contrato o contratos realizados entre la CCSS y los contratistas y consultores.
1. En ocasiones no se realiza un informe objetivo, y quita tiempo el responder, justificar y apelar aspectos que están bien. 2. Existe en ocasiones co administración dado que para un mismo proyecto Auditoría y Contraloría investigan aspectos similares. 3. Los trámites de adendum dados los tiempos que tiene la CGR para resolver, y el proceso legal previo por el cuál pasan en la CCSS puede atrasar el proyecto, y con ello aumentar los costos respectivos.
1. La existencia de auditorías intermedias avalan el proceso de administración del contrato y realizan recomendaciones oportunas en el proceso.
1. Personal técnico.
1. Tienen poder administrativo y legal. Es el órgano superior en contratación administrativa.
Auditoría CCSS
Fuente: Elaboración propia
MANDATOS
147
CUADRO 10 GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos de Comunicación Externa
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Prensa nacional
1. Percibir ganancias económicas mediante la información.
Prensa Local
1. Percibir ganancias económicas mediante la información.
Fuente: Elaboración propia
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
1. La información brindada en varias ocasiones no es objetiva. 2. Cuándo existe algún problema se tiende a engrandecer. 1. En ocasiones se podría utilizar el proyecto para influenciar sobre otro tema de interés de la comunidad.
1. Cuándo la información es objetiva el proyecto se beneficia si el proyecto se ejecuta de manera técnicamente adecuada. 1. En las fuentes de información locales tiende a existir un tono equilibrado en la información hacia el proyecto.
RECURSOS
MANDATOS
1. Cuenta con recursos económicos.
1. Tiene poder de información.
1. Cuenta con recursos limitados
1. Tiene poder de información.
148
CUADRO 11 OTROS INVOLUCRADOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Involucrados
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDAD PERCIBIDA
RECURSOS
MANDATOS
Población directamente beneficiada con el proyecto
1. Contar con un excelente servicio de salud.
1. No se le participa del proceso de diseño y desconoce la obra a ejecutar. 2. Se espera con un edificio nuevo que los servicios en general aumenten y mejoren, pero esto depende también de la integración de las otras gerencias y a veces no se da todo al mismo tiempo, así que puede existir desilusión hacia la CCSS.
1 Si a la gente se le mantiene informada y no se le dan expectativas falsas se convierten en aliados del proyecto.
1. Presión social y uso de los mecanismos de denuncias y quejas existentes en el país para hacer valer sus derechos.
Población del país en general
1. Que exista 1. Fácilmente influenciable en un servicio de cuánto a la opinión. salud mejor.
1. Se puede mercadear el proyecto y favorecer la opinión.
1. Presión social y uso de los mecanismos de denuncias y quejas existentes en el país para hacer valer sus derechos.
149
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDAD PERCIBIDA
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
1. Que sus propiedades no se vean amenazadas. 2. Que la afectación sea lo mínimo posible y con la menor duración posible y tener certeza de ello.
1. Quejas por generación de polvo. 2. Quejas por generación de ruido. 3. Quejas por afectación de ruta en el movimiento de tierras. 4. Quejas por problemas con sitio de traslado del material de movimiento de tierras. 5. Quejas por el transporte de materiales de construcción, especialmente el concreto. 6. Quejas por la generación de barro en la época lluviosa. 7. Quejas por canalizaciones de aguas pluviales en épocas de lluvia. 8. Quejas por inundaciones de casas en época de lluvia. 9. Quejas por interrupciones de vías de comunicación y de entradas a viviendas. 10. Quejas por contaminación de ríos. 11. Quejas por problemas no resueltos por la municipalidad y que esperan que la CCSS solucione. 12. Quejas por problemas de seguridad con los niños. 13. Quejas por interrupción de vías de transporte de buses, de taxis y de vehículos repartidores. 14. Quejas por rompimiento de calle por parte de otros desarrolladores. 15. Quejas por no colocación de manteados de vagonetas y por escombros en la carretera. 16. Quejas por cambios en la fisonomía exterior de la obra del proyecto. 17. Quejas por la suspensión temporal de los servicios de agua y luz. 18. Quejas por la afectación de las ventas (en el caso de los negocios).
1. Vigilantes gratuitos del cumplimiento del contrato por parte del contratista de la obra y sus subcontratistas.
Fuente: Elaboración propia
RECURSOS
MANDATOS
1, Presión social y uso de los mecanismos de denuncias y quejas existentes en el país para hacer valer sus derechos.
150
CUADRO 12 INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados Área Política
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
Diputados
1. Realizar en conjunto con las autoridades del Gobierno y la CCSS un reforzamiento de su imagen en Obra Pública. 2. Luchar por los intereses de la comunidad a la cuál representan.
1. En ocasiones cuestionamientos a un proyecto sin conocerlo realmente.
1. Apoyo para el impulso del proyecto cuándo se realiza de manera conjunta entre diputados de una misma región, aunque de diferente partido.
Presidente de la República
1. Realizar en conjunto con las autoridades del Gobierno y la CCSS un reforzamiento de su imagen en Obra Pública. 2. Luchar por los intereses del país al cuál representan.
1. En ocasiones cuestionamientos a un proyecto sin conocerlo realmente.
1. Apoyo para el impulso de un proyecto e influencia para minimizar los problemas.
Fuente: Elaboración propia
RECURSOS
MANDATOS
1. Poder político y legal.
1. Los recursos 1. Poder los delega en los político y diferentes legal. Ministerios e Instituciones del Gobierno, para el caso de la CCSS, ésta maneja el presupuesto asignado por el Gobierno.
151
CUADRO 13 INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados que otorgan Financiamiento Externo
GRUPO ESPECÍFICO Bancos que brindan financiamiento: BCIE.
INTERESES 1. Velar porque los recursos prestados se están invirtiendo en tiempo y en forma según las condiciones de préstamos respectivas.
Fuente: Elaboración propia
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Encarecimiento de los préstamos por una planificación limitada de la CCSS o por razones de fuerza mayor, con lo cuál se pone en riesgo la ejecución del proyecto.
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Un adecuado manejo de la información y el cumplimiento de expectativas, o la justificación razonable de las contingencias crea confiabilidad y un mercadeo adicional del proyecto, y nuevas oportunidades de financiamiento.
1. Es el patrocinador, por lo tanto el que maneja los recursos económicos, y de quien depende el proyecto.
1. Tiene poder económico y poder legal.
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CUADRO 14 OTROS INVOLUCRADOS DE INTERESES CONTRARIOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Involucrados de Intereses Contrarios
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto
1. Búsqueda de intereses egoístas personales o grupales por razones políticas, de rencillas personales o por resentimientos.
Fuente: Elaboración propia
PROBLEMAS PERCIBIDOS 1. Acusaciones infundadas. 2. Llamadas anónimas a Instituciones o a la prensa.
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
153
CUADRO 15 GRUPOS COMERCIALES CERCANOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos comerciales cercanos
GRUPO ESPECÍFICO Feria del agricultor
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
1. Seguir realizando su actividad comercial en un buen punto.
1. Obstruyen la vía de acceso principal al proyecto durante el proceso constructivo. 2. Pueden causar un verdadero problema si no son movilizados antes de que el hospital inicie su etapa de operación. 1. Pueden existir problemas de trabajos en las mismas zonas y que se rompan trabajos ya hechos por una u otra parte, o bien trabajos redundantes o que interfieran entre sí, esto durante el proceso constructivo. 2. Si la Municipalidad no realiza una adecuada planificación en las zonas alrededor del hospital puede darse congestionamiento vial, acumulación de basura, problemas de evacuación de aguas de lluvia.
Desarrolladores 1. Estudiar el de Proyectos proyecto e urbanísticos identificar cómo este les beneficia o perjudica a sus intereses.
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS 1. Tienen poder de movimiento de masas.
1. Si se estudian de manera cuidadosa talvez realicen obras que favorezcan a la construcción del hospital en términos de costo, tales como el asfaltado de calles.
1. Tienen recursos económicos presupuestados para su proyecto.
1. Una vez que la Municipalidad otorgan los permisos tienen poder legal para realizar sus proyectos.
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GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
Desarrolladores de parqueos y centros comerciales
1. Estudiar el proyecto e identificar cómo este les beneficia o perjudica a sus intereses.
Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros.
1. Estudiar el proyecto e identificar cómo este les beneficia o perjudica a sus intereses.
1. Si la Municipalidad no realiza una adecuada planificación alrededor del hospital puede darse congestionamiento vial, acumulación de basura, problemas de evacuación de aguas de lluvia. 1. Si la Municipalidad no realiza una adecuada planificación alrededor del hospital puede darse congestionamiento vial, acumulación de basura, problemas de evacuación de aguas de lluvia.
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
MANDATOS
1. Tienen recursos económicos presupuestados para su proyecto.
1. Una vez que la Municipalidad otorgan los permisos tienen poder legal para realizar sus proyectos.
1. Tienen recursos económicos presupuestados para su proyecto.
1. Una vez que la Municipalidad otorgan los permisos tienen poder legal para realizar sus proyectos.
Fuente: Elaboración propia
CUADRO 16 GRUPOS DE VANDALISMO Y ROBO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Mapeo de Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos de vandalismo y robo
GRUPO ESPECÍFICO
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
Grupos de vandalismo y robo
1. Beneficio económico para subsistencia o para consumo de droga.
1. Sustracción de equipos, materiales, insumos del proyecto constructivo. 2. A veces son grupos armados que atentan contra la seguridad humana.
Fuente: Elaboración propia
OPORTUNIDADES PERCIBIDAS
RECURSOS
1. Tienen armas y agilidad de movimiento, en ocasiones conocimiento técnico.
MANDATOS
155
5.2 APLICACIÓN DE SECCION B: GESTIÓN DE RIESGOS 5.2.1 Aplicación de Matriz B3.1: Identificación de Riesgos Se realizó mediante un proceso de juicio de experto en principio por el Jefe de proyecto y seguidamente revisado y ampliado por el grupo de inspección del proyecto del Nuevo Hospital de Heredia. Luego fue revisado por parte de los profesionales del PNIH. 5.2.1.1 Riesgos Tipo Amenazas
CUADRO 17 RIESGOS RELACIONADOS CON INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción
CÓDIGO
CAUSA
R-IG-PERMISOS-001
Planificación: Falta de gestión oportuna de los permisos respectivos.
DESCRIPCION DE LA AMENAZA Si no se cuenta oportunamente con los permisos de las instituciones respectivas se pueden dar atrasos en el inicio de la obra.
INVOLUCRADOS EXTERNOS Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
156
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-IG-PERMISOS-002
Planificación: Falta de gestión oportuna de los permisos respectivos.
Si no se cuenta oportunamente con los permisos de las instituciones respectivas se pueden dar costos adicionales por efecto de reajustes.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-003
Planificación: Falta de gestión oportuna de los permisos respectivos.
Si existen solicitudes de trabajos u obras no incluidas en planos ni en la licitación por parte de las instituciones encargadas de dar los permisos se puede incrementar el costo del proyecto.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-004
Planificación: Falta de Si se solicitan trabajos u obras no gestión oportuna de incluidas en planos ni en la licitación por los permisos parte de las instituciones referentes a respectivos. permisos se pueden dar atrasos en el inicio de las obras o ampliaciones de plazo por trámites de adenda.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-007
Control: Falta de gestión oportuna por la CCSS o escasez de personal de las instituciones.
Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-008
Control: Falta de gestión oportuna por la CCSS o escasez de personal de las instituciones.
Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar costos adicionales en el proyecto.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-009
Control: Falta de gestión oportuna por la CCSS o escasez de recursos humanos y/o económicos de las instituciones.
Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados por los administradores del contrato se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo.
Municipalidad
R-IG-PERMISOS-010
Control: Falta de gestión oportuna por la CCSS o escasez de recursos humanos y/o económicos de las instituciones.
Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados por los administradores del contrato se pueden generar costos adicionales al proyecto por interferencia con el programa de trabajo o por atrasos en el mismo.
Municipalidad
R-IG-PERMISOS-011
Requisitos: regulaciones existentes.
Si se presentan denuncias al Ministerio de Salud y no se atienden oportuna y adecuadamente se puede suspender la obra. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros)
Ministerio de Salud
157
CÓDIGO
CAUSA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-IG-PERMISOS-012
Requisitos: regulaciones existentes.
R-IG-PERMISOS-005
Planificación: Falta de Si no se cuenta con la autorización de la gestión oportuna de obra el proyecto no se realiza o debe los permisos replantearse. respectivos.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS-006
Planificación: Falta de gestión oportuna de los permisos respectivos.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
Si se presentan denuncias al Ministerio de Ministerio de Salud Salud se pueden incrementar los costos del proyecto por trabajos adicionales solicitados. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros)
Si no se cuenta con la autorización de la obra se puede desperdiciar el tiempo invertido en la elaboración de planos y en el proceso de licitación.
158
CUADRO 18 RIESGOS RELACIONADOS CON INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Instituciones Locales no relativas a permisos Públicas y Privadas
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-ILOCAL-PP-012
Planificación: Falta de coordinación con las empresas que brindan servicios públicos.
Si se interrumpen los servicios públicos existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-013
Planificación: Falta de coordinación con las empresas que brindan servicios públicos.
Si se interrumpen los servicios públicos existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-001
Requisitos: Contaminación ambiental excesiva no contemplada en el alcance del proyecto
Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por limpieza de edificaciones o por aumento de tanques cisterna.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-002
Requisitos: Contaminación ambiental excesiva no contemplada en el alcance del proyecto
Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-003
Requisitos: Contaminación ambiental excesiva no contemplada en el alcance del proyecto
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
159
CÓDIGO
CAUSA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-ILOCAL-PP-004
Requisitos: Contaminación ambiental excesiva no contemplada en el alcance del proyecto
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-005
Requisitos: Contaminación ambiental excesiva no contemplada en el alcance del proyecto
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-006
Planificación: Falta de organización de rutas de acceso y movilización.
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-007
Planificación: Falta de organización de rutas de acceso y movilización.
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-008
Planificación: Falta de organización de rutas de acceso y movilización.
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-009
Planificación: Falta de Si se bloquea el acceso a dichos lugares coordinación y de manera excesiva existirá molestias y comunicación previa. quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-010
Planificación: Falta de Si se bloquea el acceso a dichos lugares coordinación y de manera excesiva existirán molestias y comunicación previa. quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-ILOCAL-PP-011
Planificación: Falta de Si se bloquea el acceso a dichos lugares coordinación y existirá molestias y se pueden aumentar comunicación previa. los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
R-ILOCAL-PP-015
Valores: Falta de transparencia en el manejo del proyecto
Si se demuestra que se atenta contra la solidaridad social y económica de la sociedad por parte de los participantes en el proyecto, se puede generar un impacto negativo de mercadeo del proyecto y por consecuencia afecta la percepción de la calidad del mismo.
R-ILOCAL-PP-014
Mercadeo: Falta de atención y de mercadeo del proyecto.
Si no se realiza un adecuado mercadeo del Universidades proyecto en las visitas por parte de estudiantes de ingenierías y de arquitectura se pueden generar opiniones en contra del proyecto y producir mala publicidad y por consecuencia afecta la percepción de la calidad.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
Iglesia Católica y otras Iglesias.
160
CUADRO 19 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS ORGANIZADOS DE LA COMUNIDAD
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos Organizados de la Comunidad
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-GO-COM-001
Planificación: Falta de incorporar a la comunidad en la ejecución del proyecto.
Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras mediante recursos de amparo, bloqueos u tras medidas de presión.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
R-GO-COM-002
Planificación: Falta de Si no se toma en cuenta sus posiciones incorporar a la puede generar aumento de costos por comunidad en la paralizaciones del proyecto. ejecución del proyecto.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
R-GO-COM-003
Planificación: Falta de incorporar este grupo en la ejecución del proyecto.
Grupos culturales.
Fuente: Elaboración propia
Si no se convoca de forma democrática a los artistas de la comunidad pueden darse celos y generar comentarios en contra del proyecto lo que afecta la percepción de la calidad del mismo.
161
CUADRO 20 RIESGOS RELACIONADOS CON PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Personal de la CCSS Hospital Viejo
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-CCSS-HVIEHJO001
Resistencia al cambio
Si no se realiza un proceso de inducción, capacitación y transición del personal hacia el nuevo edificio se realizarán críticas constantes durante el proceso constructivo y en la etapa de operación lo que afecta la percepción de la calidad.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO003
Falta de cultura de mantenimiento preventivo
Si no se cuenta con personal técnico capacitado para que se brinde mantenimiento preventivo al proyecto se realizarán conclusiones negativas sobre el edificio de manera injusta durante los primeros años de operación y cómo consecuencia afecta la percepción de la calidad del proyecto.
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
R-CCSS-HVIEHJO004
Falta de recursos y capacitación
Si no se cuenta con suficientes recursos humanos, económicos y no se brinda la capacitación técnica necesaria para que se brinde mantenimiento preventivo al proyecto se realizarán conclusiones negativas sobre el edificio de manera injusta durante los primeros años de operación y cómo consecuencia se afecta la percepción de la calidad del proyecto.
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
R-CCSS-HVIEHJO009
Solicitudes de cambios en el proceso constructivo.
Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden aumentar los costos del proyecto
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
162
CÓDIGO
CAUSA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-CCSS-HVIEHJO010
Solicitudes de cambios en el proceso constructivo.
Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar afectaciones al cronograma de obra.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO002
Falta de participación del personal en las etapas de planificación, diseño y construcción y variabilidad del personal en el tiempo.
Si no se realiza un proceso participativo del personal en la toma de decisiones sobre los servicios y necesidades que tendrá el nuevo edificio se realizarán críticas constantes durante el proceso constructivo y en la etapa de operación, lo cuál afecta la percepción de la calidad del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO007
Falta de jerarquía en la toma de decisiones respecto a cambios al proyecto.
Si no se coordina adecuadamente la participación de los diferentes servicios y componentes del hospital durante el proceso constructivo a través de una jerarquía en la toma de decisiones se pueden realizar solicitudes de cambios innecesarias no contemplados en el alcance del proyecto lo cuál puede ocasionar aumentos de costos del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO008
Falta de jerarquía en la toma de decisiones respecto a cambios al proyecto.
Si no se coordina adecuadamente la participación de los diferentes servicios y componentes del hospital durante el proceso constructivo a través de una jerarquía en la toma de decisiones se pueden realizar solicitudes de cambios innecesarias no contemplados en el alcance del proyecto lo cuál puede ocasionar atrasos de la obra, paralizaciones o ampliaciones de plazo del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO005
Falta de capacitación a personal de limpieza y vigilancia
Personal de limpieza y de vigilancia.
R-CCSS-HVIEHJO006
Falta de espacio adecuado para personal de limpieza y de vigilancia.
Si no se capacita adecuadamente al personal de limpieza y vigilancia en temas cómo limpieza de pisos y de acabados específicos, así como en la operación de los diferentes sistemas se pone en riesgo la calidad de la obra. Si no se dejan espacios adecuados para las labores de vigilancia y limpieza se generará una percepción negativa de la calidad del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
Personal de limpieza y de vigilancia.
163
CUADRO 21 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Participantes CCSS Externos
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-CCSS-OTROS-002
Solicitudes de cambios en el proceso constructivo
Si se realizan solicitudes de cambio para el Gerencia de Infraestructura y proyecto en el proceso constructivo se Tecnologías. pueden generar afectaciones al cronograma de obra.
R-CCSS-OTROS-003
Solicitudes de cambios en el proceso constructivo
Si se realizan solicitudes de cambio para el Gerencia de Infraestructura y proyecto en el proceso constructivo se Tecnologías. pueden generar costos adicionales al proyecto.
R-CCSS-OTROS-004
Falta de coordinación oportuna acerca de los recursos humanos y financieros necesarios para la puesta en marcha de la obra.
Si no se logran coordinar los recursos humanos y económicos necesarios para la puesta en marcha del edificio se culpará de manera injusta a éste y se tendrá una percepción deficitaria en cuánto a la calidad de la obra.
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Otras Gerencias.
R-CCSS-OTROS-005
Falta de colaboración oportuna por los diferentes Departamentos de la CCSS en cuánto a los trámites inherentes al proceso constructivo.
Si no se colabora oportunamente con los procedimientos administrativos, legales y técnicos hacia el proyecto se puede ocasionar una alteración al cronograma que implica atrasos, ampliaciones de plazo y eventualmente paralizaciones del proyecto.
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
R-CCSS-OTROS-006
Falta de colaboración oportuna por los diferentes Departamentos de la CCSS en cuánto a los trámites inherentes al proceso constructivo.
Si no se colabora oportunamente con los procedimientos administrativos, legales y técnicos hacia el proyecto se pueden generar costos adicionales al proyecto por afectación al cronograma.
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
164
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-CCSS-OTROS-001
Falta de información oportuna y veraz.
Si no se informa oportunamente a este grupo del proceso constructivo y su estado pueden darse malos entendidos por información mal dada o no precisa con lo que se afecta la percepción de la calidad de la obra.
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
R-CCSS-OTROS-007
Falta de atención adecuada a otros departamentos de Ingeniería y Arquitectura de la CCSS.
Si no se brinda una debida aclaración de dudas a los profesionales de otros departamentos de ingeniería y arquitectura de la CCSS se pueden realizar conclusiones que atentan contra la percepción de la calidad del proyecto.
Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
Fuente: Elaboración propia
CUADRO 22 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos de Comunicación Externa
CÓDIGO R-PRENSA-001
CAUSA Falta de manejo objetivo de la información.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA Si manejan la información de manera sesgada, exagerada y sin un tono objetivo se puede afectar la percepción de la calidad del proyecto.
INVOLUCRADOS EXTERNOS Prensa Local y Nacional
165
CUADRO 23 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS DE CONTROL
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados de Control
CÓDIGO
CAUSA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-CONTROL-001
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
Si se realizan recomendaciones no justificadas al proyecto se atenta contra la percepción de la calidad de la obra.
Auditoría CCSS, CGR
R-CONTROL-002
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
Si se realizan recomendaciones no contempladas en planos ni especificaciones se pueden incrementar los costos del proyecto.
Auditoría CCSS, CGR
R-CONTROL-003
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
Si se realizan controles paralelos por parte Auditoría CCSS, CGR de Auditoría de la CCSSS y CGR se puede alterar el cronograma del proyecto por falta de personal suficiente de los administradores del contrato para realizar las labores cotidianas y la atención respectiva a estos involucrados.
R-CONTROL-004
Redundancias de controles Auditoría CCSS, CGR.
Si se realizan controles paralelos por parte Auditoría CCSS, CGR de Auditoría de la CCSSS y CGR se puede alterar el cronograma del proyecto por falta de personal suficiente de los administradores del contrato para realizar las labores cotidianas y la atención respectiva a estos involucrados, y con ello provocar costos adicionales a la obra.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
166
CUADRO 24 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Involucrados
CÓDIGO R-OTROSINV-002
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: 1. Quejas por generación de polvo. 2. Quejas por generación de ruido. 3. Quejas por afectación de ruta en el movimiento de tierras. 4. Quejas por problemas con sitio de traslado del material de movimiento de tierras. 5. Quejas por el transporte de materiales de construcción, especialmente el concreto. 6. Quejas por la generación de barro en la época lluviosa. 7. Quejas por canalizaciones de aguas pluviales en épocas de lluvia. 8. Quejas por inundaciones de casas en época de lluvia. 9. Quejas por interrupciones de vías de comunicación y de entradas a viviendas. 10. Quejas por contaminación de ríos. 11. Quejas por problemas no resueltos por la municipalidad y que esperan que la CCSS solucione. 12. Quejas por problemas de seguridad con los niños. 13. Quejas por interrupción de vías de transporte de buses, de taxis y de vehículos repartidores. 14. Quejas por rompimiento de calle por parte de otros desarrolladores. 15. Quejas por no colocación de manteados de vagonetas y por escombros en la carretera. 16. Quejas por cambios en la fisonomía exterior de la obra del proyecto. 17. Quejas por la suspensión temporal de los servicios de agua y luz. 18. Quejas por la afectación de las ventas (en el caso de los negocios). Se puede generar costos adicionales a la obra por trabajos no contemplados en el proyecto o por alteración del cronograma de la obra.
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
167
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-OTROSINV-001
Planificación: Falta de estudio de las condiciones que afectan a los vecinos inmediatos.
Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: Mismas condiciones de 1 a 18 de Riesgo anterior. Se puede realizar la paralización del proyecto, atrasos en el mismo o ampliaciones de plazo.
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
R-OTROSINV-003
Planificación: Falta de estudio de las condiciones que afectan a los vecinos inmediatos. Planificación: Falta de estudio de las condiciones que afectan a los vecinos inmediatos. Planificación: Falta de estudio de las condiciones que afectan a los vecinos inmediatos. Planificación: Falta de estudio de las condiciones que afectan a los vecinos inmediatos.
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Grupos de transportistas
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden generar costos adicionales por paralización de las obras o por medidas de mitigación adicionales.
Grupos de transportistas
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Grupos comerciales existentes
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden generar costos adicionales por paralización de las obras o por medidas de mitigación adicionales.
Grupos comerciales existentes
R-OTROSINV-004
R-OTROSINV-005
R-OTROSINV-006
Fuente: Elaboración propia
168
CUADRO 25 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados Área Política
CÓDIGO
R-POLITICA-021
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Falta de información veraz o manejo poco objetivo de la misma
Si manejan la información de manera sesgada, exagerada y sin un tono objetivo se puede afectar la percepción de la calidad del proyecto.
Diputados y Presidencia de la República.
Fuente: Elaboración propia
169
CUADRO 26 RIESGOS RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados que otorgan Financiamiento Externo
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-FINANCIAM-001
Atrasos en inicio del Si no se ejecuta el proyecto en los tiempos proyecto en la Fase de establecidos se incrementan los costos del Construcción. proyecto por generación de intereses.
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
R-FINANCIAM-002
Atrasos en inicio del Si no se ejecuta el proyecto en los tiempos proyecto en la Fase de establecidos se pone en riesgo su Construcción. realización.
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
Fuente: Elaboración propia
170
CUADRO 27 RIESGOS RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS DE INTERESES CONTRARIOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Involucrados de Intereses Contrarios
CÓDIGO
R-ICONTRA-001
CAUSA
Celos, rencillas, Si se realizan acusaciones infundadas o problemas personales llamadas anónimas a la prensa pueden o políticos. afectar la percepción de la calidad del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto.
171
CUADRO 28 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS COMERCIALES CERCANOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos comerciales cercanos
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-COMER-FUT-002
Falta de coordinación con los desarrolladores de proyectos urbanísticos y la municipalidad.
Si no se realiza una debida coordinación municipal, y de los desarrolladores, los administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que afecten el alcance del proyecto por cambios en la marcha.
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
R-COMER-FUT-003
Falta de coordinación con los desarrolladores de proyectos urbanísticos y la municipalidad.
Si no se realiza una debida coordinación municipal, y de los desarrolladores, los administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que generen costos adicionales al proyecto.
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
R-COMER-FUT-004
Falta de coordinación con los desarrolladores de proyectos urbanísticos y la municipalidad.
Si no se realiza una debida coordinación municipal, y de los desarrolladores, los administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que generen afectaciones al cronograma.
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
Si la Municipalidad no realiza una adecuada planificación en las zonas alrededor del hospital puede darse congestionamiento vial, acumulación de basura, problemas de evacuación de aguas de lluvia, que afecte los costos del proyecto.
Grupos comerciales: Feria del agricultor, Desarrolladores de Proyectos Urbanísticos, Desarrolladores de parqueos y centros comerciales, Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros.
R-COMER-FUT-001
172
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-COMER-FUT-006
Cierre de rutas de acceso al proyecto por efecto de evento comercial.
Si no se moviliza la feria del agricultor antes de la fase de operación del proyecto se puede generar una percepción negativa de la calidad del proyecto en cuánto a su planificación, por falta de atención oportuna sobretodo en caso de emergencias.
R-COMER-FUT-005
Cierre de rutas de acceso al proyecto por efecto de evento comercial.
Si no se moviliza la feria del agricultor en el Feria del agricultor, proceso constructivo se pueden generar municipalidad. costos adicionales al proyecto.
Feria del agricultor, municipalidad.
Fuente: Elaboración propia
CUADRO 29 RIESGOS RELACIONADOS CON GRUPOS DE VANDALISMO Y ROBO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Riesgos Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos de vandalismo y robo
CÓDIGO
CAUSA
INVOLUCRADOS EXTERNOS
R-ROBO-001
Decadencia de la sociedad
Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto.
Grupos de vandalismo y robo
R-ROBO-002
Decadencia de la sociedad
Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar alteraciones al cronograma de obra.
Grupos de vandalismo y robo
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA AMENAZA
173
5.2.1.2 Oportunidades producto del mapeo de involucrados externos CUADRO 30 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES RELATIVAS A PERMISOS DE CONSTRUCCION
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Instituciones Gubernamentales relativas a Permisos de Construcción
CÓDIGO
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
O-IG-PERMISOS-001 Planificación: gestión oportuna de los permisos respectivos.
Si CCSS se apega a los permisos otorgados ante denuncias de vecinos se tendrá un respaldo técnico ante las denuncias planteadas u observaciones arbitrarias por involucrados diversos lo que evitaría contratiempos en el cronograma.
O-IG-PERMISOS-002 Planificación: gestión oportuna de los permisos respectivos.
Si CCSS si se apega a los permisos otorgados ante denuncias de vecinos se tendrá un respaldo técnico ante las denuncias planteadas u observaciones arbitrarias por involucrados diversos lo que hace que se mantenga una buena percepción de la calidad del proyecto.
O-IG-PERMISOS-003 Planificación: gestión oportuna de los permisos respectivos.
Si la municipalidad realiza oportunamente los trabajos necesarios para el proyecto se pueden disminuir los costos del proyecto.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
Fuente: Elaboración propia
CAUSA
174
CUADRO 31 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INSTITUCIONES LOCALES NO RELATIVAS A PERMISOS PÚBLICAS Y PRIVADAS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Instituciones Locales no relativas a permisos Públicas y Privadas
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
O-ILOCAL-PP-001
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto a diferentes involucrados.
Si se logra establecer un adecuado mecanismo de comunicación e información masiva a la población para lograr una comprensión de la afectación temporal del entorno disminuye la posibilidad de atrasos por paralizaciones del proyecto.
O-ILOCAL-PP-002
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto a diferentes involucrados.
Fuente: Elaboración propia
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se logra establecer un adecuado mecanismo Colegios, escuelas, de comunicación e información masiva a la Iglesia Católica, población para lograr una comprensión de la otras Iglesias, grupos afectación temporal del entorno aumenta la religiosos, posibilidad de una adecuada percepción del universidades, proyecto en cuánto a su calidad. instituciones deportivas
175
CUADRO 32 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON GRUPOS ORGANIZADOS DE LA COMUNIDAD
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos Organizados de la Comunidad
CÓDIGO
CAUSA
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
O-GO-COM-001
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Si se logra fomentar una adecuada relación de información y participación de manera que constituya un grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales se aumenta la percepción de la calidad del proyecto.
O-GO-COM-002
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Si se le da la posición a los grupos gestores y de apoyo al proyecto, sobretodo aquellos que han participado desde su concepción se aumentan las probabilidades de una adecuada percepción de la calidad del proyecto.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales. Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
Fuente: Elaboración propia
176
CUADRO 33 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON PERSONAL DE LA CCSS HOSPITAL VIEJO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Personal de la CCSS Hospital Viejo
CÓDIGO O-CCSS-HVIEHJO001
CAUSA
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Si se le da la posición a los grupos gestores y de apoyo al proyecto, sobretodo aquellos que han participado desde su concepción se aumentan las probabilidades de una adecuada percepción de la calidad del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
Fuente: Elaboración propia
177
CUADRO 34 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON OTROS PARTICIPANTES CCSS EXTERNOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Participantes CCSS Externos
CÓDIGO
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
O-CCSS-OTROS-001 Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Si se brinda información oportuna y veraz sobre el proyecto a estos involucrados aumentan las probabilidades de una adecuada percepción de la calidad del proyecto.
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
O-CCSS-OTROS-002 Planificación: Elaboración de un plan de retroalimentación con los otros profesionales de la CCSS.
Si se les participa a los diferentes Departamentos de Ingeniería y arquitectura de manera que brinden retroalimentación y criterio técnico ante consultas específicas se logra controlar la calidad del proyecto.
Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
Fuente: Elaboración propia
CAUSA
178
CUADRO 35 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS DE CONTROL
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados de Control
CÓDIGO
CAUSA
O-CONTROL-001
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
O-CONTROL-002
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
O-CONTROL-003
Recomendaciones de auditoría CCSS y CGR
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto a la calidad del proyecto. Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto al cronograma del proyecto.
Auditoría CCSS, CGR
Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto a los costos del proyecto.
Auditoría CCSS, CGR
Auditoría CCSS, CGR
179
CUADRO 36 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON GRUPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos de Comunicación Externa
CÓDIGO O-PRENSA-001
CAUSA Planificación: Brindar información de manera proactiva a la población.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD Si se realiza información periódica y masiva sobre el estado del proyecto de manera real y veraz se aumenta la percepción de la calidad del proyecto.
INVOLUCRADOS EXTERNOS Prensa Local y Nacional
180
CUADRO 37 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON OTROS INVOLUCRADOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Otros Involucrados
CÓDIGO O-OTROSINV-001
CAUSA
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Si se logra fomentar una adecuada relación de información y participación de manera que constituya un grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales se aumenta la percepción de la calidad del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
INVOLUCRADOS EXTERNOS Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
181
CUADRO 38 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS AREA POLÍTICA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados Área Política
CÓDIGO O-POLITICA-021
CAUSA Participación efectiva e integral del área política en el proyecto
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD Si se logra la participación conjunta de los diputados de manera que lo apoyen pueden beneficiar de manera que se logren las coordinaciones institucionales, de financiamiento y de permisos en el menor tiempo posible.
INVOLUCRADOS EXTERNOS Diputados y Presidencia de la República.
182
CUADRO 39 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON INVOLUCRADOS QUE OTORGAN FINANCIAMIENTO EXTERNO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Involucrados que otorgan Financiamiento Externo
CÓDIGO O-FINANCIAM-001
CAUSA
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS
Control: Entrega de información veraz y oportuna
Si se ejecuta el proyecto según lo programado, o bien con explicaciones sobre los cambios en el mismo de manera confiable, se aumenta la percepción de la calidad de la obra.
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
Fuente: Elaboración propia
183
CUADRO 40 OPORTUNIDADES RELACIONADOS CON GRUPOS COMERCIALES CERCANOS
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de OPORTUNIDADES Producto de los Involucrados Externos del Proyecto Nombre del Grupo General: Grupos comerciales cercanos
CÓDIGO
O-COMER-FUT-001
CAUSA
Planificación: Elaboración de un plan de comunicación del proyecto y participación de diferentes involucrados.
Fuente: Elaboración propia
DESCRIPCION DE LA OPORTUNIDAD
Si se logran establecer coordinaciones oportunas con diferentes desarrolladores de proyectos con el aval municipal se pueden realizar ingenierías de valor que minimicen los costos del proyecto.
INVOLUCRADOS EXTERNOS Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
184
5.2.2 Aplicación de Matriz B3.2: Análisis cualitativo de riesgos identificados por IE Producto de la Planificación de la Gestión de Riesgos se realizó el respectivo Análisis Cualitativo de Riesgos tanto para las Amenazas del proyecto constructivo como para las Oportunidades. Los Resultados de este Análisis se muestran en los Anexos 4 y 5. 5.2.3 Aplicación de la Matriz B3.3: Planificación de respuesta a los riesgos identificados por IE Producto de la Planificación de la Gestión de Riesgos, y una vez hecho el respectivo Análisis Cualitativo tanto para las Amenazas como para las Oportunidades se realizó la Planificación de Respuesta a los Riesgos: Amenazas y Oportunidades. Los Resultados de este Análisis se muestran en los Anexos 6 y 7. Estos resultados de este matriz son los que sirven de Insumos para las y. Aquellos Riesgos que se transfieren a la Licitación son los Insumos de la SECCIÓN C y por otro lado aquellos riesgos que requieren adecuados canales de comunicación con los involucrados externos son los insumos de la SECCIÓN D.
185
5.3 APLICACIÓN DE LA SECCIÓN C: RIESGOS TRASLADADOS AL CARTEL DE LICITACIÓN 5.3.1 Aplicación Plantilla C3.1: Seleccionar Riesgos a trasladar al cartel Del proceso de identificación de riesgos producto de los involucrados externos para el proyecto del Nuevo Hospital de Heredia
se obtuvieron una serie de
riesgos cuyo plan de acción consiste en transferirlos al cartel de Licitación. Unos de ellos relacionados con costos, el oferente debe cotizarlos en su oferta, por otro lado, los relacionados con el cronograma de obra deben ser manejados de forma integral tal cómo se detalla en el apartado siguiente. A continuación se enumeran los riesgos que se clasificaron y que se proponen pueden haber formado parte del alcance de la Licitación.
CUADRO 41 DESCRIPCIÓN DE RIESGOS A TRANSFERIR A LA LICITACIÓN
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Licitación Número: Descripción de Riesgos producto de los Involucrados Externos al Proyecto a ser transferida a la licitación
Código
Descripción de actividad
R-IG-PERMISOS-003
Si existen solicitudes de trabajos u obras no incluidas en planos ni en la licitación por parte de las instituciones encargadas de dar los permisos se puede incrementar el costo del proyecto.
Involucrados externos participantes Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
186
Código
Descripción de actividad
R-IG-PERMISOS-004
1. Si se solicitan trabajos u obras no incluidos en planos ni en la licitación por parte de las instituciones referentes a permisos se pueden dar atrasos en el inicio de las obras o ampliaciones de plazo por trámites de adenda.
R-IG-PERMISOS-007
Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo.
R-IG-PERMISOS-008
Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar costos adicionales en el proyecto.
R-IG-PERMISOS-009
Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados por los administradores del contrato se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo. Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados por los administradores del contrato se pueden generar costos adicionales al proyecto por interferencia con el programa de trabajo o por atrasos en el mismo. Si se presentan denuncias al Ministerio de Salud y no se atienden oportuna y adecuadamente se puede suspender la obra. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros) Si se presentan denuncias al Ministerio de Salud se pueden incrementar los costos del proyecto por trabajos adicionales solicitados. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros) Si se interrumpen los servicios públicos existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-IG-PERMISOS-010
R-IG-PERMISOS-011
R-IG-PERMISOS-012
R-ILOCAL-PP-012
R-ILOCAL-PP-013
Si se interrumpen los servicios públicos existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de afectación al cronograma o por trabajos adicionales.
R-ILOCAL-PP-001
Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por limpieza de edificaciones o por aumento de tanques cisterna. Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-ILOCAL-PP-002
Involucrados externos participantes Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad
Municipalidad
Ministerio de Salud
Ministerio de Salud
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
187
Código
Descripción de actividad
R-ILOCAL-PP-003
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
R-ILOCAL-PP-004
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-ILOCAL-PP-005
Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
R-ILOCAL-PP-006
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
R-ILOCAL-PP-007
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-ILOCAL-PP-008
Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
R-ILOCAL-PP-009
Si se bloquea el acceso a dichos lugares de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación.
R-ILOCAL-PP-010
Si se bloquea el acceso a dichos lugares de manera excesiva existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto.
R-ILOCAL-PP-011
Si se bloquea el acceso a dichos lugares existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras.
R-CCSS-HVIEHJO009
Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden aumentar los costos del proyecto
R-CCSS-HVIEHJO010
Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar afectaciones al cronograma de obra.
R-CCSS-OTROS-002
Si se realizan solicitudes de cambio para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar afectaciones al cronograma de obra.
Involucrados externos participantes Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Gerencia de Infraestructura y Tecnologías.
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Código
Descripción de actividad
R-CCSS-OTROS-003
Si se realizan solicitudes de cambio para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar costos adicionales al proyecto. Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: 1. Quejas por generación de polvo. 2. Quejas por generación de ruido. 3. Quejas por afectación de ruta en el movimiento de tierras. 4. Quejas por problemas con sitio de traslado del material de movimiento de tierras. 5. Quejas por el transporte de materiales de construcción, especialmente el concreto. 6. Quejas por la generación de barro en la época lluviosa. 7. Quejas por canalizaciones de aguas pluviales en épocas de lluvia. 8. Quejas por inundaciones de casas en época de lluvia. 9. Quejas por interrupciones de vías de comunicación y de entradas a viviendas. 10. Quejas por contaminación de ríos. 11. Quejas por problemas no resueltos por la municipalidad y que esperan que la CCSS solucione. 12. Quejas por problemas de seguridad con los niños. 13. Quejas por interrupción de vías de transporte de buses, de taxis y de vehículos repartidores. 14. Quejas por rompimiento de calle por parte de otros desarrolladores. 15. Quejas por no colocación de manteados de vagonetas y por escombros en la carretera. 16. Quejas por cambios en la fisonomía exterior de la obra del proyecto. 17. Quejas por la suspensión temporal de los servicios de agua y luz. 18. Quejas por la afectación de las ventas (en el caso de los negocios). Se puede generar costos adicionales a la obra por trabajos no contemplados en el proyecto o por alteración del cronograma de la obra. Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: Mimas Condiciones de 1 a 18 de riesgo anterior Se puede realizar la paralización del proyecto, atrasos en el mismo o ampliaciones de plazo.
R-OTROSINV-002
R-OTROSINV-001
R-ROBO-001 R-ROBO-002
Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. Si existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos, materiales u otros se pueden generar alteraciones al cronograma de obra.
Fuente: Elaboración propia
Involucrados externos participantes Gerencia de Infraestructura y Tecnologías. Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados. Grupos de vandalismo y robo. Grupos de vandalismo y robo.
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5.3.2 Aplicación de Plantilla C3.2: Describir detalladamente el Alcance en Formato de Cartel CUADRO 42 ALCANCE PRODUCTO DE RIESGOS POR IE
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción del Alcance producto de los Riesgos debido a los Involucrados Externos al Proyecto a incorporar en el cartel.
Generalidades de los Se detalla en apartado 5.3.2.1 trabajos Informes mensuales
Se detalla en apartado 5.3.2.2
Especificaciones de Riesgos relativos a cada Grupo General
Se detalla en apartado 5.3.2.3
Fuente: Elaboración propia
5.3.2.1 Generalidades de los trabajos El trabajo comprendido en cada sección de estas especificaciones incluye el suministro de toda la mano de obra, materiales y equipos necesarios para la correcta ejecución de la totalidad del trabajo, conforme está indicado en estas especificaciones, y complementado según los planos del proyecto.
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Cualquier omisión no libera al contratista de la obligación de dejar la obra totalmente terminada a entera satisfacción del Propietario y de los Inspectores. Cualquier duda u omisión detectada por el Contratista deberá ser comunicada a los Inspectores antes de presentar oferta formal por la ejecución de los trabajos. De no ser así, cualquier situación que se presente durante la construcción, se considerará extemporánea y no se reconocerá ningún cargo adicional al monto del contrato.
Situaciones especiales serán resueltas por el inspector en última
instancia y su resolución será definitiva. Se entiende que esta norma no es aplicable para áreas, elementos o accesorios similares donde expresamente se indiquen o especifiquen tratamientos distintos. Se aceptarán como correctos los términos y vocablos no castizos de uso corriente en la industria de la construcción. Cuando se especifiquen equipos y materiales, éstos serán provistos de los accesorios indispensables para su correcto funcionamiento y uso, aunque no se indique sucintamente en planos o especificaciones. Aquellos materiales o equipos que no se encuentren en plaza deberán ser importados por el contratista. El contratista será el único responsable por los atrasos que la falta de materiales y equipos pudieren causar en la obra y sólo situaciones muy especiales serán consideradas. En ningún caso se permitirán cambios de material ni extensión en el plazo de entrega por culpa o imprevisión del contratista.
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Los planos, especificaciones y documentos contractuales se correlacionan entre sí y lo que se exija en uno será tan obligante como si se exigiera en todos. El contratista está en la obligación de establecer la relación entre ellos. Si hubiera discrepancias, éstas deberán ser sometidas a los inspectores para su interpretación y decisión, salvo aquellas expresamente indicadas en el contrato de obra y sus anexos. El contratista debe visitar el terreno de la obra y sus alrededores a fin de corroborar los riesgos que se detallan en estas especificaciones técnicas. Debe realizar un detallado estudio de las condiciones de la obra que pueden afectar el entorno y los vecinos y procurar todas las medidas de mitigación acorde con estas especificaciones y el Plan de Gestión Ambiental, así como con la normativa vigente en términos de seguridad ocupacional. Debe asimismo asegurar las obras contra daños a terceros producidos por la ejecución de las obras. Estos riesgos deben ser estimados según los montos mínimos que se detallan en estas especificaciones. No obstante, de no ser suficiente ese monto el mismo debe ser cubierto por la constructora, por eso se exige la visita al sitio de las obras para valorar las dimensiones y costos de los riesgos involucrados. Por otro lado en el caso de que el riesgo no se lleve a cabo, dicho monto no será cobrado a la CCSS y debe ser acreditado, o bien se puede utilizar el monto de referencia para atender algún otro riesgo no previsto en el alcance de estas especificaciones. El contratista realizará todos los trámites y obtendrá todos los permisos requeridos relacionados con los riesgos aquí en listados. Asimismo para realizar los trabajos relacionados con el riesgo de estudio debe someter con su oferta un Plan de Acción para el riesgo descrito con su costo y cronograma respectivo. Asimismo durante la etapa de ejecución de las obras debe
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someter a aprobación de la inspección los ajustes en el Plan de Mitigación de Riesgos. La administración se reserva el derecho de solicitar ajustes en dicho Plan de acuerdo con las necesidades de la obra, con las quejas o denuncias de los involucrados externos, o bien con las solicitudes de cambio respectivas. Para cada uno de estos riesgos se debe de cumplir previamente con el Plan de Gestión Ambiental, en cuánto a lo solicitado para el manejo de las actividades del proyecto y su impacto ambiental. De esta forma estos montos de riesgos son adicionales a lo indicado en dicho Plan de Gestión Ambiental, y se utilizarán únicamente si con las medidas ambientales respectivas los problemas y el impacto persiste y si es necesario realizar obras adicionales a lo indicado en el Plan de Gestión Ambiental. Asimismo debe entenderse que la constructora debe tramitar todos los permisos correspondientes para el proyecto en general como para las actividades específicas tales cómo aprobación del terreno para depositar material, cierre de vías y los demás necesarios para la correcta ejecución de la obra. Por otra parte debe cumplir con toda la normativa vigente en el país para estos efectos y con las buenas prácticas en materia de construcción. En este sentido, los costos relacionados con actividades tales como irrigación del terreno, canales provisionales para manejo de aguas de lluvia, control de ruido y demás incluidos en el Plan de Gestión Ambiental deben formar parte del costo del proyecto y es independiente del monto incluido en estos riesgos del proyecto. Estos montos son para actividades específicas no incluidas en dicho Plan y como complemento en caso de no haber sido suficiente lo establecido en el Plan de Gestión Ambiental. Para cada uno de los riesgos aquí señalados en el caso de que los riesgos ocurran debe de llenarse la documentación respectiva del proyecto referente a
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control de cambios dónde se incluye la justificación respectiva, la fecha de realización de los trabajos y los costos correspondientes. Para efectos de pago se llevará una tabla de pagos similar a la utilizada para el avance mensual del proyecto para las distintas actividades. Asimismo debe de actualizarse el cronograma correspondiente en cuánto a la afectación del plazo. Si un riesgo determinado no se realiza en el proyecto, y ya no se dará más a lo largo de la obra, el monto correspondiente puede ser utilizado para un nuevo riesgo no incluido en estas especificaciones. Debe entenderse que los montos indicados en el formulario de riesgos son valores mínimos de referencia indicados por la Administración. No obstante, queda a criterio del oferente ajustar estos valores según su experiencia y conocimiento del entorno. Es claro que no se reconocerán costos adicionales por falta de previsión del contratista a la hora de estimar el costo del riesgo correspondiente. Por ello el oferente debe de hacer un cuidadoso análisis de las condiciones del entorno antes de presentar su oferta. En el caso que considere un riesgo adicional debe ser informado a la Administración como mínimo 10 días antes del cierre de ofertas para indicarle a los demás oferentes, incluir el riesgo y establecer parámetros comparativos de ofertas bajo las mismas condiciones, de forma tal que no exista beneficio ni perjuicio para ningún oferente. 5.3.2.2 Informes Mensuales Con el informe mensual de la obra la constructora debe presentar la actualización del Plan de Riesgos, dónde se muestren las acciones llevadas a cabo, los costos respectivos, los cambios sufridos, y debe indicar si se dieron nuevos riesgos, asimismo debe presentar una actualización en el cronograma respectivo.
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5.3.2.3 Especificaciones para cada Riesgo del cartel 5.3.2.3.1 Riesgos relativos a instituciones relacionadas con los permisos de construcción R-IG-PERMISOS-003. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. SI existen solicitudes de trabajos u obras no incluidas en planos ni en la licitación por parte de las instituciones encargadas de dar los permisos se puede incrementar el costo del proyecto. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 %
del costo directo de la obra según se muestra en cuadro adjunto:
Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por las instituciones mencionadas como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-IG-PERMISOS-004. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: A y A, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Si se solicitan trabajos u obras no incluidas en planos ni en la licitación por parte de las instituciones referentes a permisos se pueden dar atrasos en el inicio de las obras o ampliaciones de plazo por trámites de adenda.
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Consideraciones: Se debe incorporar una actividad denominada actividades de contingencia por riesgos cuya duración debe ser de un 5 % de la duración total del proyecto la cual incluye todos los riesgos del proyecto. Para efectos de cuantificar esta duración en cada uno de los riesgos se debe entender que cada riesgo es independiente entre sí y que los mismos son paralelos por lo que las duraciones no se suman algebraicamente, más bien se traslapan entre sí. Es claro que esta actividad es única y exclusivamente para los riesgos del proyecto. En caso de que en el proyecto no se presenten los riesgos descritos este plazo no aplica. Asimismo se debe de llevar un estricto control del tiempo relacionado con los riesgos en cuestión para cuantificar la duración global de esta actividad. R-IG-PERMISOS-007. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. R-IG-PERMISOS-008. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Si no se responden oportunamente las consultas realizadas por los administradores del contrato a las instituciones que otorgan los permisos se pueden generar costos adicionales en el proyecto. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por las instituciones mencionadas como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la
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constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-IG-PERMISOS-009. Municipalidad. Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados
por los
administradores del contrato se pueden generar atrasos en el proyecto, suspensiones parciales o ampliaciones de plazo. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. R-IG-PERMISOS-010. Municipalidad. Si no se realizan los trabajos necesarios para el proyecto por parte de la Municipalidad y solicitados
por los
administradores del contrato se pueden generar costos adicionales al proyecto por interferencia con el programa de trabajo o por atrasos en el mismo. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes.
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Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-IG-PERMISOS-011. Ministerio de Salud. Si se presentan denuncias al Ministerio de Salud y no se atienden oportuna y adecuadamente se puede suspender la obra. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros). Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por el Ministerio de Salud en el proceso constructivo. R-IG-PERMISOS-012. Ministerio de Salud. Si se presentan denuncias al Ministerio de Salud se pueden incrementar los costos del proyecto por trabajos adicionales solicitados. (Generación de polvo, contaminación sónica, inundaciones, otros) Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra adicional a lo indicado en el Plan de Gestión Ambiental. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación.
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5.3.2.3.2 Riesgos relativos relacionados con Instituciones locales no relativas a permisos, públicas y privadas. R-ILOCAL-PP-012. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas. Si se interrumpen los servicios públicos existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. R-ILOCAL-PP-013. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se interrumpen los servicios públicos existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de afectación al cronograma o por trabajos adicionales. R-ILOCAL-PP-001Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por limpieza de edificaciones o por aumento de tanques cisterna. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las
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reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-001.Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por limpieza de edificaciones o por aumento de tanques cisterna. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-002. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se presenta generación de polvo de manera excesiva en época de verano o de barro en época de invierno existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004.
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R-ILOCAL-PP-003. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se presenta generación de ruido de manera excesiva
existirá molestias y
quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-004. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se presenta generación de ruido de manera excesiva
existirá molestias y
quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. R-ILOCAL-PP-005. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas.
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Si se presenta generación de ruido de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación R-ILOCAL-PP-006. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o
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ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-007. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. R-ILOCAL-PP-008. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se incrementa el tránsito vehicular de manera excesiva existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las
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reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-009. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se bloquea el acceso a dichos lugares de manera excesiva existirá molestias y quejas de las instituciones cercanas y esto hará que se incrementen los costos del proyecto por medidas de mitigación. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-ILOCAL-PP-010. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se bloquea el acceso a dichos lugares de manera excesiva existirán molestias y quejas de las instituciones cercanas y se puede paralizar el proyecto. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004.
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R-ILOCAL-PP-011. Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Si se bloquea el acceso a dichos lugares existirá molestias y se pueden aumentar los costos del proyecto por efecto de paralización de obras. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. 5.3.2.3.3 Especificaciones de Riesgos relacionados con participantes del Hospital viejo actual San Vicente de Paul. R-CCSS-HVIEHJO-009. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden aumentar los costos del proyecto. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,5 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto:
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Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. Este riesgo contempla trabajos menores de forma que el plazo del proyecto no se vea afectado. Para trabajos mayores por esta naturaleza debe tramitarse el adendum correspondiente. R-CCSS-HVIEHJO-010. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Si se realizan solicitudes de cambio necesarias para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar afectaciones al cronograma de obra. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. 5.3.2.3.4 Riesgos relacionados con otros participantes CCSS. R-CCSS-OTROS-002. Gerencia de Infraestructura y Tecnologías. Si se realizan solicitudes de cambio para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar afectaciones al cronograma de obra. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004.
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R-CCSS-OTROS-003. Gerencia de Infraestructura y Tecnologías. Si se realizan solicitudes de cambio para el proyecto en el proceso constructivo se pueden generar costos adicionales al proyecto. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,5 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto: Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles Son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. Este riesgo contempla trabajos menores de forma que el plazo del proyecto no se vea afectado. Para trabajos mayores por esta naturaleza debe tramitarse el adendum correspondiente. 5.3.2.3.5 Riesgos relacionados con vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto Incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros, que viven en las cercanías del proyecto pero que no conforman grupos organizados.
207
R-OTROSINV-002. Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: 1. Quejas por generación de polvo. 2. Quejas por generación de ruido. 3. Quejas por afectación de ruta en el movimiento de tierras. 4. Quejas por problemas con sitio de traslado del material de movimiento de tierras. 5. Quejas por el transporte de materiales de construcción, especialmente el concreto. 6. Quejas por la generación de barro en la época lluviosa. 7. Quejas por canalizaciones de aguas pluviales en épocas de lluvia. 8. Quejas por inundaciones de casas en época de lluvia. 9. Quejas por interrupciones de vías de comunicación y de entradas a viviendas. 10. Quejas por contaminación de ríos. 11. Quejas por problemas no resueltos por la municipalidad y que esperan que la CCSS solucione. 12. Quejas por problemas de seguridad con los niños. 13. Quejas por interrupción de vías de transporte de buses, de taxis y de vehículos repartidores. 14. Quejas por rompimiento de calle por parte de otros desarrolladores. 15. Quejas por no colocación de manteados de vagonetas y por escombros en la carretera. 16. Quejas por cambios en la fisonomía exterior de la obra del proyecto. 17. Quejas por la suspensión temporal de los servicios de agua y luz. 18. Quejas por la afectación de las ventas (en el caso de los negocios). Se puede generar costos adicionales a la obra por trabajos no contemplados en el proyecto o por alteración del cronograma de la obra. Para estos efectos y para este riesgo específico se debe considerar un mínimo de un 0,1 % del costo directo de la obra según se muestra en el cuadro adjunto:
208
Plantilla para la estimación de costos del proyecto. Con este monto se deben incluir trabajos menores solicitados por la institución mencionada como parte de la obra. Para estos efectos la Inspección de la CCSS le indicará a la constructora cuáles son estos trabajos necesarios, y si es necesario suministrará los detalles de planos o constructivos correspondientes. Dependiendo del tipo de solicitud o ajuste municipal se puede solicitar directamente a la constructora que ejecute el ajuste correspondiente mediante el sistema de diseño y construcción. Cabe señalar que pese a lo anterior, la inspección vigilará los trabajos correspondientes. Y estos deben ser construidos siguiendo las mejores prácticas constructivas y las reglamentaciones legales y técnicas aplicables y señaladas en el cartel de Licitación. R-OTROSINV-001.Si se dan algunas de las siguientes situaciones de manera particular con los vecinos mencionados: Mismas condiciones de 1 a 18 de Riesgo R-OTROSINV-002 Se puede realizar la paralización del proyecto, atrasos en el mismo o ampliaciones de plazo. Aplica mismas Consideraciones de R-IG-PERMISOS-004. 5.3.2.3.6 Riesgos relacionados con grupos de vandalismo y robo. R-ROBO-001. Si
existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos,
materiales u otros se pueden generar costos adicionales al proyecto. El contratista tendrá a su cargo la custodia y protección de todos los materiales, equipos, mobiliario médico y accesorios hasta entregar la obra. Toda parte de las obras que hayan sufrido algún deterioro antes de la recepción deberá ser reparada o restablecida a su condición original a juicio de la Inspección. Es responsabilidad del contratista reparar los daños causados en la obra o a terceros con ocasión de los trabajos a que se refiere esta licitación.
209
El contratista deberá acatar la normativa vigente en materia de salud ocupacional y el Reglamento de Seguridad en las Construcciones según Decreto Ejecutivo #25235 del 27 de junio de 1996. El contratista mantendrá sus equipos, el almacenamiento de los materiales y las actividades de sus trabajadores, dentro del área que la inspección señale y no acumulará sus materiales innecesariamente. El contratista reparará los daños causados en la obra o en el terreno o a terceros con ocasión de los trabajos a que se refiere esta licitación. El contratista deberá de velar por la seguridad del edificio y los equipos durante la ejecución del contrato. R-ROBO-002. Si
existen robos en el proyecto ya sea de insumos, equipos,
materiales u otros se pueden generar alteraciones al cronograma de obra. El contratista tendrá a su cargo la custodia y protección de todos los materiales, equipos y mobiliario médico de baja complejidad y accesorios hasta el recibo de la obra. Toda parte de las obras que hayan sufrido algún deterioro antes de la recepción deberá ser reparada o restablecida a su condición original a juicio de la Inspección. No se reconocerán plazos adicionales como consecuencia de robos o hurtos llevados acabo en la obra. Para ello el contratista debe considerar todas las medidas de seguridad pertinentes desde antes del inicio de la obra.
210
5.3.3 Aplicación de Plantilla C3.3 para la estimación de costos de riesgos según el Alcance descrito aplicado Una plantilla cómo la que se adjunta debe estar contenida en el cartel de Licitación de forma tal que se detalle el monto considerado por los oferentes para cada uno de los riesgos. En el caso de que existan montos indicados por la Administración en el precio unitario del riesgo debe tomarse sólo como de referencia, dado que los montos los determina el oferente, no obstante se indican dado que son valores mínimos. Esto de acuerdo a la experiencia y criterio de cada uno de los oferentes.
211
CUADRO 43 PLANTILLA PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Licitación Número: Presupuesto de Riesgos en la Obra Empresa Constructora: Fecha de Apertura de Ofertas: Notas: 1. Los montos en la columna precio unitario son de referencia, deben ser ajustados por el oferente.
DESCRIPCION R-IG-PERMISOS-003 R-IG-PERMISOS-008 R-IG-PERMISOS-010 R-IG-PERMISOS-012 R-ILOCAL-PP-013 R-ILOCAL-PP-001 R-ILOCAL-PP-003 R-ILOCAL-PP-005 R-ILOCAL-PP-006 R-ILOCAL-PP-008 R-ILOCAL-PP-009 R-ILOCAL-PP-011 R-CCSS-HVIEHJO-009 R-CCSS-OTROS-003 R-OTROSINV-002
CANTIDAD UNIDAD
TOTAL COLONES
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢30.942.975,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢30.942.975,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢30.942.975,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢22.102.125,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢13.261.275,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢13.261.275,00
1,00
GL
¢221.021.250,00
¢198.919.125,00
1,00
GL
¢221.021.250,00
¢198.919.125,00
1,00
GL
¢44.204.250,00
¢39.783.825,00
TOTAL RIESGOS Porcentaje respecto al costo del proyecto
Fuente: Elaboración propia
PRECIO UNITARIO
¢817.778.625,00 1,85%
212
5.4 APLICACIÓN DE SECCION D: GESTIÓN DE COMUNICACIONES 5.4.1 Aplicación de Matriz D3.2: Seleccionar los riesgos cuya estrategia está relacionada con un Plan de Gestión de Comunicaciones
CUADRO 44 SELECCIÓN DE RIESGOS PARA PLAN DE COMUNICACIONES PARA IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de riesgos producto de los IE al proyecto con estrategia de mitigar y evitar mediante plan de comunicaciones
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS001
Si no se cuenta oportunamente con los permisos de las instituciones respectivas se pueden dar atrasos en el inicio de la obra.
R-IG-PERMISOS002
Si no se cuenta oportunamente con los permisos de las instituciones respectivas se pueden dar costos adicionales por efecto de reajustes.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS005
Si no se cuenta con la autorización de la obra el proyecto no se realiza o debe replantearse con los costos adicionales relacionados.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IG-PERMISOS006
Si no se cuenta con la autorización de la obra se puede desperdiciar el tiempo invertido en la elaboración de planos y en el proceso de licitación.
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
213
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
R-ILOCAL-PP-015
Si se demuestra que se atenta contra la Iglesia Católica y otras Iglesias. solidaridad social y económica de la sociedad por parte de los participantes en el proyecto, se puede generar un impacto negativo de mercadeo del proyecto y por consecuencia afecta la percepción de la calidad del mismo.
R-ILOCAL-PP-014
Si no se realiza un adecuado mercadeo del proyecto en las visitas por parte de estudiantes de ingenierías y de arquitectura se pueden generar opiniones en contra del proyecto y producir mala publicidad y por consecuencia afecta la percepción de la calidad. Si no se toma en cuenta sus posiciones puede incluso paralizar las obras mediante recursos de amparo, bloqueos u otras medidas de presión.
Universidades
R-GO-COM-002
Si no se toma en cuenta sus posiciones puede generar aumento de costos por paralizaciones del proyecto.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
R-CCSS-HVIEHJO001
Si no se realiza un proceso de inducción, capacitación y transición del personal hacia el nuevo edificio se realizarán críticas constantes durante el proceso constructivo y en la etapa de operación lo que afecta la percepción de la calidad.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO003
Si no se cuenta con personal técnico capacitado para que se brinde mantenimiento preventivo al proyecto se realizarán conclusiones negativas sobre el edificio de manera injusta durante los primeros años de operación y cómo consecuencia afecta la percepción de la calidad del proyecto. Si no se cuenta con suficientes recursos humanos, económicos y no se brinda la capacitación técnica necesaria para que se brinde mantenimiento preventivo al proyecto se realizarán conclusiones negativas sobre el edificio de manera injusta durante los primeros años de operación y cómo consecuencia se afecta la percepción de la calidad del proyecto. Si no se realiza un proceso participativo del personal en el seguimiento y control de los servicios y necesidades que tendrá el nuevo edificio se realizarán críticas constantes durante el proceso constructivo y en la etapa de operación, lo cuál afecta la percepción de la calidad del proyecto.
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
R-GO-COM-001
R-CCSS-HVIEHJO004
R-CCSS-HVIEHJO002
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
214
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
R-CCSS-HVIEHJO007
Si no se coordina adecuadamente la participación de los diferentes servicios y componentes del hospital durante el proceso constructivo a través de una jerarquía en la toma de decisiones se pueden realizar solicitudes de cambios innecesarias no contemplados en el alcance del proyecto lo cuál puede ocasionar aumentos de costos del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO008
Si no se coordina adecuadamente la participación de los diferentes servicios y componentes del hospital durante el proceso constructivo a través de una jerarquía en la toma de decisiones se pueden realizar solicitudes de cambios innecesarias no contemplados en el alcance del proyecto lo cuál puede ocasionar atrasos de la obra, paralizaciones o ampliaciones de plazo del proyecto.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
R-CCSS-HVIEHJO005
Si no se capacita adecuadamente al personal de limpieza y vigilancia en temas cómo limpieza de pisos y de acabados específicos, así como en la operación de los diferentes sistemas se pone en riesgo la calidad de la obra.
Personal de limpieza y de vigilancia.
R-CCSS-HVIEHJO006
Si no se dejan espacios adecuados para las Personal de limpieza y de vigilancia. labores de vigilancia y limpieza se generará una percepción negativa de la calidad del proyecto. Si no se logran coordinar los recursos Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Otras humanos y económicos necesarios para la Gerencias. puesta en marcha del edificio se culpará de manera injusta a éste y se tendrá una percepción deficitaria en cuánto a la calidad de la obra.
R-CCSS-OTROS004
R-CCSS-OTROS005
R-CCSS-OTROS006
R-CCSS-OTROS001
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA
Si no se colabora oportunamente con los procedimientos administrativos, legales y técnicos hacia el proyecto se puede ocasionar una alteración al cronograma que implica atrasos, ampliaciones de plazo y eventualmente paralizaciones del proyecto. Si no se colabora oportunamente con los procedimientos administrativos, legales y técnicos hacia el proyecto se pueden generar costos adicionales al proyecto por afectación al cronograma.
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
Si no se informa oportunamente a este grupo del proceso constructivo y su estado pueden darse malos entendidos por información mal dada o no precisa con lo que se afecta la percepción de la calidad de la obra.
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
215
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
R-CCSS-OTROS007
Si no se brinda una debida aclaración de dudas a los profesionales de otros departamentos de ingeniería y arquitectura de la CCSS se pueden realizar conclusiones que atentan contra la percepción de la calidad del proyecto.
Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
R-CONTROL-001
Si se realizan recomendaciones no justificadas al proyecto se atenta contra la percepción de la calidad de la obra.
Auditoría CCSS, CGR
R-CONTROL-002
Si se realizan recomendaciones no Auditoría CCSS, CGR contempladas en planos ni especificaciones se pueden incrementar los costos del proyecto.
R-CONTROL-003
Si se realizan controles paralelos por parte de Auditoría de la CCSSS y CGR se puede alterar el cronograma del proyecto por falta de personal suficiente de los administradores del contrato para realizar las labores cotidianas y la atención respectiva a estos involucrados.
Auditoría CCSS, CGR
R-CONTROL-004
Si se realizan controles paralelos por parte de Auditoría de la CCSSS y CGR se puede alterar el cronograma del proyecto por falta de personal suficiente de los administradores del contrato para realizar las labores cotidianas y la atención respectiva a estos involucrados, y con ello provocar costos adicionales a la obra.
Auditoría CCSS, CGR
R-PRENSA-001
Si manejan la información de manera Prensa Local y Nacional sesgada, exagerada y sin un tono objetivo se puede afectar la percepción de la calidad del proyecto.
R-OTROSINV-003
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Grupos de transportistas
R-OTROSINV-004
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden generar costos adicionales por paralización de las obras o por medidas de mitigación adicionales.
Grupos de transportistas
R-OTROSINV-005
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden paralizar las obras.
Grupos comerciales existentes
R-OTROSINV-006
Si se afecta su actividad comercial pueden plantear recursos de amparo que pueden generar costos adicionales por paralización de las obras o por medidas de mitigación adicionales.
Grupos comerciales existentes
R-POLITICA-021
Si manejan la información de manera Diputados y Presidencia de la República. sesgada, exagerada y sin un tono objetivo se puede afectar la percepción de la calidad del proyecto.
216
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA
R-FINANCIAM-001
Si no se ejecuta el proyecto en los tiempos establecidos se incrementan los costos del proyecto por generación de intereses.
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE, BID.
R-FINANCIAM-002
Si no se ejecuta el proyecto en los tiempos establecidos se pone en riesgo su realización.
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE, BID.
R-ICONTRA-001
Si se realizan acusaciones infundadas o llamadas anónimas a la prensa pueden afectar la percepción de la calidad del proyecto. Si no se realiza una debida coordinación municipal, y de los desarrolladores, los administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que afecten el alcance del proyecto por cambios en la marcha.
Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto.
R-COMER-FUT-002
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
R-COMER-FUT-003
Si no se realiza una debida coordinación Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipal, y de los desarrolladores, los municipalidad. administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que generen costos adicionales al proyecto por traslape de trabajos.
R-COMER-FUT-004
Si no se realiza una debida coordinación municipal, y de los desarrolladores, los administradores del contrato de la CCSS y la constructora se pueden generar conflictos que generen afectaciones al cronograma. Si la Municipalidad no realiza una adecuada planificación en las zonas alrededor del hospital puede darse congestionamiento vial, acumulación de basura, problemas de evacuación de aguas de lluvia, que afecte los costos del proyecto.
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
Si no se moviliza la feria del agricultor antes de la fase de operación del proyecto se puede generar una percepción negativa de la calidad del proyecto en cuánto a su planificación, por falta de atención oportuna sobretodo en caso de emergencias. Si no se moviliza la feria del agricultor en el proceso constructivo se pueden generar costos adicionales al proyecto.
Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
R-COMER-FUT-001
R-COMER-FUT-006
R-COMER-FUT-005
Fuente: Elaboración propia
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
Grupos comerciales: Feria del agricultor, Desarrolladores de Proyectos Urbanísticos, Desarrolladores de parqueos y centros comerciales, Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros.
Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
217
CUADRO 45 SELECCIÓN DE OPORTUNIDADES PARA PLAN DE COMUNICACIONES PARA IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Descripción de Oportunidades producto de los IE al proyecto con estrategia de mejorar y explotar mediante plan de comunicaciones
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE LA OPORTUNIDAD
O-IG-PERMISOS002
Si CCSS si se apega a los permisos otorgados ante denuncias de vecinos se tendrá un respaldo técnico ante las denuncias planteadas u observaciones arbitrarias por involucrados diversos lo que hace que se mantenga una buena percepción de la calidad.
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
O-IG-PERMISOS003
Si la municipalidad, MOPT ó instituciones involucradas Municipalidad, Ministerio de Salud, realizan oportunamente los trabajos necesarios para el Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios proyecto se pueden disminuir los costos del proyecto. Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. O-ILOCAL-PP-001 Si se logra establecer un adecuado mecanismo de Colegios, escuelas, Iglesia Católica, comunicación e información masiva a la población para lograr otras Iglesias, grupos religiosos, una comprensión de la afectación temporal del entorno universidades, instituciones deportivas disminuye la posibilidad de atrasos por paralizaciones. O-ILOCAL-PP-002 Si se logra establecer un adecuado mecanismo de Colegios, escuelas, Iglesia Católica, información masiva a la población para lograr una otras Iglesias, grupos religiosos, comprensión de la afectación temporal del entorno aumenta universidades, instituciones deportivas la percepción del proyecto en cuánto a su calidad. O-GO-COM-001
Si fomenta una relación de información y participación que Asociaciones de desarrollo, grupos de constituya un grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con vecinos organizados, Grupo Heredia otras organizaciones comunales, institucionales y por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos municipales se aumenta percepción de calidad sociales, grupos ambientales
O-GO-COM-002
Si se le da la posición a los grupos gestores y de apoyo al proyecto, sobretodo aquellos que han participado desde su concepción se aumentan las probabilidades de una adecuada percepción de la calidad del proyecto.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
218
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DE LA OPORTUNIDAD
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
O-CCSSHVIEHJO-001
Si se le da la posición a los grupos gestores y de apoyo al proyecto, sobretodo aquellos que han participado desde su concepción se aumentan las probabilidades de una adecuada percepción de la calidad del proyecto.
O-CCSS-OTROS001
Si se brinda información oportuna y veraz sobre el proyecto a Junta Directiva, Gerencia de estos involucrados aumentan las probabilidades de una Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS adecuada percepción de la calidad del proyecto.
O-CCSS-OTROS002
Si se les participa a los diferentes Departamentos de Departamentos de Ingeniería y Ingeniería y arquitectura de manera que brinden arquitectura CCSS retroalimentación y criterio técnico ante consultas específicas se logra controlar la calidad del proyecto.
O-CONTROL-001
Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al Auditoría CCSS, CGR proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto a la calidad del proyecto.
O-CONTROL-002
Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al Auditoría CCSS, CGR proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto al cronograma del proyecto.
O-CONTROL-003
Si se realiza una auditoría objetiva y fundamentada al Auditoría CCSS, CGR proyecto se logra retroalimentación para corregir desviaciones en cuánto a los costos del proyecto.
O-PRENSA-001
Si se realiza información periódica y masiva sobre el estado Prensa Local y Nacional del proyecto de manera real y veraz se aumenta la percepción de la calidad del proyecto.
O-OTROSINV-001 Si se logra fomentar una adecuada relación de información y participación de manera que constituya un grupo de apoyo en mercadeo y de enlace con otras organizaciones comunales, institucionales y municipales se aumenta la percepción de la calidad.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y otro.
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
O-POLITICA-021
Si se logra la participación conjunta de los diputados de Diputados y Presidencia de la manera que lo apoyen pueden beneficiar de manera que se República. logren las coordinaciones institucionales, de financiamiento y de permisos en menor tiempo.
O-FINANCIAM001
Si se ejecuta el proyecto según lo programado, con Bancos que brindan el financiamiento explicaciones sobre cambios en el mismo, se aumenta la externo tales como el BCIE. percepción de la calidad de la obra.
O-COMER-FUT001
Si se logran establecer coordinaciones oportunas con Desarrolladores de Proyectos diferentes desarrolladores de proyectos con el aval municipal urbanísticos, municipalidad. se pueden realizar ingenierías de valor que minimicen los costos del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
219
5.4.2 Aplicación de Matriz D3.3: Información Básica de los IE
CUADRO 46 INFORMACIÓN BÁSICA DE IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre de 2008 Plantilla de Información Básica de los IE
GRUPO ESPECÍFICO ESPH
NOMBRE PERSONA CONTACTO Ing. Lil Hernández Jiménez
ESPH
Sr. Gonzalo Sáenz Fallas
Munic. de Heredia
Sr. Eduardo Vílchez
Min de Salud (Heredia)
José Luis Vargas
MINAET
MINAET (San José)
MINAET
MINAET (Heredia)
ICE
Sra. Liliana Delgado Chávez
ICE
Ing. Carlos Araya Lara
RIESGO ATENDIDO
CARGO
TEL OFICINA
CORREO ELECTRÓNICO
FAX
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
Energía y Alumbrado
562-3781
[email protected] .cr
562-3745
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
Atención empresarial
562-3708
[email protected]
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
Telecomunic aciones
260-0202
Telecomunic aciones
260-0202
CELULAR
389-7806
Catastro
233-4533
261-0257
378-7111
220
GRUPO ESPECÍFICO
NOMBRE PERSONA CONTACTO
RIESGO ATENDIDO
CARGO
TEL OFICINA
ICE-HEREDIA
Eylin Mora Gamboa
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
Área Gestión Técnica
277-0139
Munic. de Heredia
Lic. Manuel Zumbado Araya
Presidente Municipal
237-1011 Bufete
Dirección General de Hidrocarburos
Dirección General de Hidrocarburos
Ingeniería Bomberos
Walter B.
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006 R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
Ministerio Salud (Heredia)
CORREO ELECTRÓNICO
[email protected]
FAX
260-6300
262-5732 Bufete
255-0413
Visado
R-IGPERMISO S-001, 002, 005, 006
287-6027 287-6000 Ext. 2460/2246
[email protected]
257-3006
237-6854
Antonio Camacho
R-GOCOM-001, 002
Muro Patrimonial
237-3184
HSVP
Jorge Fonseca
Director
237-4112
jfonseca@hospitalher edia.sa.cr
260-1384
HSVP
Administració n HSVP
R-CCSSHVIEHJO001, 002, 003, 004, 007, 008. R-CCSSHVIEHJO001, 002, 003, 004, 007, 008.
Administraci ón
277-2401 237-4134
omontero@hospitalh eredia.sa.cr
260-1384
CCSS
Ing. Randall Céspedes
RCONTROL001, 002, 003, 004
Auditor Interno
295-2235
[email protected]. cr
CGR
Germán Brenes Reselló
RCONTROL001, 002, 003, 004
División de Contratación Administrativ a
501-8019
839-9760
223-7808
Grupo Heredia por media calle
Fuente: Elaboración propia
CELULAR
382-5218
223-3286
520-0109
221
5.4.3 Aplicación de Matriz D3.4: Plantilla para realizar reuniones de coordinación con los IE seleccionados
CUADRO 47 PROGRAMACIÓN DE REUNIONES CON IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Matriz de reuniones con involucrados externos
NOMBRE DE LA REUNIÓN
FINALIDAD
CONVOCA
PARTICIPA
RESPONSABLE DE INVITACIONES Y MINUTAS
MEDIO DE TRANSMISIÓN
FORMATO
Reunión con Instituciones encargadas de brindar los permisos antes de iniciar la obra y en la etapa de permisos.
Brindar un acercamiento para agilizar permisos de construcción y establecer buenas relaciones con los Grupos Específicos
Inspección CCSS
La Institución requerida según las necesidades del proyecto del listado de Grupos Específicos. Preferiblemente Gerentes, alcaldes, Directores.
Alexander Navarro
Formato carta establecido
FRECUENCIA
MEDIO
Entrega personal Correo electrónico Fax
Previo al inicio de la obra, en el momento de adjudicación. Al inicio y cierre de la obra. Durante la ejecución de la obra. las veces que sea necesario
Reunión con Instituciones relativas a permisos en etapa de ejecución de obras.
Mantener un canal abierto con los Grupos Específicos tipo Alianzas Estratégicas
Inspección CCSS
El GE requerido según avance de obra con preferencia los departamentos directamente relacionados.
Alexander Navarro
Formato carta establecido
Entrega personal Llamadas telefónicas
Cada vez que sea necesario, con un mínimo de una vez cada tres meses.
222
NOMBRE DE LA REUNIÓN
Reunión con Instituciones locales no relativas a permisos públicas y privadas
Reuniones con grupos organizados de la comunidad
FINALIDAD
CONVOCA
Brindar un acercamiento para informar sobre impactos, plazos y mitigaciones y establecer buenas relaciones con los Grupos Específicos
Inspección CCSS
Acercamiento con la comunidad
Inspección CCSS
PARTICIPA
Los grupos específicos invitados
RESPONSABLE DE INVITACIONES Y MINUTAS Alexander Navarro
MEDIO DE TRANSMISIÓN
Formato de cartas establecido
Boletines Llamadas telefónicas Entrega personal de correspondencia Llamadas telefónicas
Grupo Heredia por media calle
Alexander Navarro
Llamada telefónica
Asociaciones de desarrollo
Reuniones con otros participantes de la CCSS
Acercamiento con personal del hospital e información constante
Solicitar colaboración y apoyo hacia el proyecto
Inspección CCSS
Dirección
Alexander Navarro
Formato carta establecido
Entrega personal
Administración
Inspección CCSS
Al inicio de la obra Durante la obra con las actividades que afectan el entorno Cuándo son atendidos los riesgos Primer miércoles de cada mes dos horas Cada vez que el grupo específico lo solicite, o que se solicite al grupo por la CCSS
Otros invitados
Reuniones con participantes de la CCSS hospital viejo
FRECUENCIA
Mantenimiento
Coreo electrónico
Servicios varios
Fax
Grupo específico Paquita González, Directora DAPE según se requiera:
Llamada telefónica Correo electrónico
GIT Departamento legal
Primer miércoles de cada mes dos horas
Cada vez que sea necesario y de manera proactiva Cuándo la información solicitada así lo amerite
Departamento financiero Junta Directiva DAI
Reuniones con los involucrados de control
Atender las solicitudes de estos involucrados
Grupo específico de control
Inspección, PNIH, DAPE
Paquita González, Directora DAPE
Formato carta establecido
Entrega personal Fax Correo electrónico
Cada vez que soliciten información
223
NOMBRE DE LA REUNIÓN
FINALIDAD
Reuniones con grupos de comunicación externa
Atender las solicitudes de información de estos involucrados
CONVOCA
PARTICIPA
Grupo Inspección, específico de PNIH, DAPE Comunicación externa
RESPONSABLE DE INVITACIONES Y MINUTAS Jefe de Proyecto Director PNIH Director DAPE
MEDIO DE TRANSMISIÓN
Política establecida por la CCSS para atención de la prensa
Respuestas escritas a preguntas dirigidas
FRECUENCIA
Cada vez que soliciten información
Entrevistas Reuniones con otros involucrados varios
Reuniones con Área Política
Alexander Navarro
Grupo específico de interés.
Inspección, PNIH, DAPE, GIT, departamentos CCSS involucrados
Grupo específico político
Inspección, PNIH, DAPE, GIT
Jefe de Proyecto
Atender sus solicitudes.
Inspección CCSS
Solicitar colaboración mediante Alianzas Estratégicas
Atender las solicitudes de información de estos involucrados
Formato de carta establecido
Correo electrónico Entrega personal
Director PNIH Director DAPE
Los informes escritos en formato de carta establecido
Entrevistas Llamadas telefónicas
Cada vez que soliciten información Cada vez que se requiera de su colaboración según las necesidades del proyecto Cada vez que soliciten información
Informes escritos Reuniones con entidades de financiamiento externo
Reuniones con grupos comerciales
Reuniones tipo sorpresa o no programadas
Mantener informado al ente financiador sobre el avance de obra en tiempo y costo, así como con control de cambios
Inspección CCSS
Brindar un acercamiento para informar sobre impactos, plazos y mitigaciones y establecer buenas relaciones con los GE
Inspección CCSS
Atender los requerimientos particulares de algún Grupo Específico
Grupo Específico de interés
Jefe de Proyecto Director PNIH
Formato de informe mensual
Entrega personal
Informe mensual una vez al mes
Fax
Cada vez que visiten el proyecto
Director DAPE Correo electrónico
Grupo específico Alexander Navarro de interés
Formato de carta establecido
Boletines Llamadas telefónicas Entrega personal de correspondencia
Al inicio de las obras De forma proactiva cuándo vayan a se afectados Cuándo soliciten información
Fuente: Elaboración propia
Inspección, PNIH, DAPE, GIT
Jefe de proyecto Inspector designado
Alexander Navarro
Atención personalizada presencial
Cada vez que requieran información
224
5.4.4 Aplicación de Matriz D3.5: Matriz para la planificación de la distribución de la información a los involucrados externos
CUADRO 48 PROGRAMACIÓN DE DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR A IE EN CONSTRUCCIÓN DE NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008 Matriz de documentación a entregar a IE
DOCUMENTO A ENTREGAR
ELABORA
Entrega de boletines con información sobre el proyecto y las actividades que afectarán el entorno.
Informar a GG y GE sobre actividades que afectan el entorno y sus intereses
Lic .Julio Brenes
Entrega de informes mensuales
Brindar información resumida y actualizada de la obra a GG y GE
Bach. Cristian Montoya
Brindar información visual sobre el avance de la obra y evitar masivo ingreso al proyecto
Ing. Rafael Albán
Entrega de videos y de informe sobre el avance de las obras
FINALIDAD
TRAMITA
Alexander Navarro
RECIBE
Entrega masiva
PARTICIPA
Todos los GE afectados
MEDIO DE TRANSMISIÓN
FRECUENCIA
FORMATO
MEDIO
Boletines
Entrega personal
Mensual
Formato de carta e informe establecido
Entrega personal
Mensual
Formato de carta e informe establecido
Entrega personal
Grupo Heredia por media calle
Ing. Robert Sánchez
Alexander Navarro
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Recepcionistas de GE
GE seleccionados
GE seleccionados Grupo Heredia por media calle
Correo electrónico
Correo electrónico
Mensual
225
DOCUMENTO A ENTREGAR
FINALIDAD
ELABORA
TRAMITA
RECIBE
PARTICIPA
MEDIO DE TRANSMISIÓN
FRECUENCIA
Entrega de informe mensual BCIE y Junta Directiva
Brindar información resumida y actualizada de la obra a GG y GE
Bach. Cristian Montoya
Ivannia Álvarez
Recepcionistas de GE
BCIE
Formato de oficio e informe para tal fin
Entrega personal
Mensual
Entrega de informes de Regencia Ambiental
Informar sobre cumplimiento de Plan de Gestión Ambiental
DEPPAT
Ing. Rafael Meza
Formato de oficio e informe para tal fin
Entrega personal
Trimestral
Formato de oficio e informe para tal fin
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Junta Directiva CCSS
Recepcionistas de GE
Municipalidad Ministerio de Salud SETENA
Entrega de oficios sobre coordinaciones del proyecto
Coordinar con GE sobre actividades del proyecto y su afectación al entorno
Ing. Robert Sánchez
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
GE seleccionados
Correo electrónico Fax
Coordinar con GE la solución de problemas de GE que afectan la obra
Oficios con solicitudes de aprobaciones de cambios o de validación de espacios al Hospital actual
Aprobar o no y justificar de manera formal las solicitudes de cambio por los GE del hospital viejo
Ing. Robert Sánchez
Oficios con solicitudes administrativas al Hospital actual
Solicitar a las autoridades del hospital su criterio, colaboración o información sobre temas particulares de la obra a fin de coordinar
Ing. Robert Sánchez
Solicitar criterio sobre temas específicos para la toma de decisiones
Arq. Jorge Abarca
Documentos legales (emisión de criterios)
Ing. Robert Sánchez
Entrega de oficios sobre problemas en los alrededores del proyecto no imputables a la CCSS
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
GE seleccionados
Formato de oficio para tal fin
Grupo Heredia por media calle
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Dirección Hospital Administración Hospital
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Dirección Hospital
Formato de oficio para tal fin que incluye solicitud de Orden de Cambio según SGC dela DAPE
Entrega personal
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico
Administración Hospital
Fax
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Departamento Legal CCSS
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal Fax
Director PNIH
Cada vez que sea necesario
226
DOCUMENTO A ENTREGAR
FINALIDAD
ELABORA
TRAMITA
RECIBE
PARTICIPA
MEDIO DE TRANSMISIÓN
Oficios relativos a seguridad y vigilancia de la obra
Coordinar a través de la Administración del Hospital el tema de vigilancia que tendrá la obra a fin de informar y tomar en cuenta mejoras
Ing. Robert Sánchez
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Dirección Hospital
Formato de oficio para tal fin
Coordinar a través de la Administración y Dirección del Hospital el tema de limpieza y espacios que tendrá la obra a fin de tomar en cuenta mejoras y capacitar sobre limpieza de las obras.
Ing. Robert Sánchez
Oficios de respuesta a la Gerencia de Infraestructuras y Tecnologías, Junta Directiva, área política
Atender las solicitudes respectivas de estos involucrados
Arq. Paquita González
Documentos financieros: facturas, exoneraciones, otros
Solicitar su pronta colaboración y atención de dudas durante el proceso constructivo.
Lic. Julio Brenes
Atender las solicitudes respectivas de estos involucrados y aclarar lo requerido
Arq. Paquita González
Informar sobre el avance de las obras a la población
Arq. Paquita González
Oficios relativos a espacios de limpieza de la obra
Oficios hacia departamentos de control de la obra: Auditoría y CGR
Comunicados de prensa
Entrega personal
FRECUENCIA
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico
Administración Hospital
Fax
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Dirección Hospital
Formato de oficio para tal fin
Administración Hospital
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Ivannia Álvarez
Recepcionistas de GE
GIT Junta Directiva
Directora DAPE
Formato de oficio para tal fin
Recepcionistas de GE
Departamento Financiero PNIH
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico
Diputados o políticos designados
Lic. Julio Brenes
Entrega personal
Fax
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico
Tesorería
Fax Ivannia Álvarez
Recepcionistas de GE
CGR Auditoría Interna CCSS
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Arq. Paquita González
Prensa CCSS ó Prensa Nacional
Prensa CCSS ó Prensa Nacional
Política establecid a por la CCSS para atención de la prensa
Entrevistas Correo electrónico
Cada vez que sea necesario
227
DOCUMENTO A ENTREGAR
FINALIDAD
ELABORA
TRAMITA
RECIBE
PARTICIPA
MEDIO DE TRANSMISIÓN
FRECUENCIA
Comunicación informal: Vecinos directamente afectados en alrededores: familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas , otros que no conforman grupos organizados, grupos comerciales existentes
Informar de manera pro activa sobre afectaciones del proyecto al entorno para las medidas de mitigación respectivas
Ing. Robert Sánchez
Ing. Robert Sánchez
Líder o Representant e legal
Grupos GE seleccionados
Boletines
Cada vez que sea necesario
Oficios municipalidad
Solicitar su colaboración para la coordinación de obras en conjunto
Ing. Robert Sánchez
Perifoneo
Grupo Heredia por media calle
Ing. Rafael Gamboa Albán
Entrega personal
Atención verbal personalizada
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
Diferentes departamentos de la Municipalidad según se requiera
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Atender las solicitudes respectivas
Oficios desarrolladores urbanísticos cercanos y otros grupos organizados afectados
Solicitar su colaboración para coordinación en conjunto
Oficios Instituciones relativas a permisos de construcción: Municipalidad , Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nal.
Solicitar su colaboración para la coordinación de obras en conjunto
Arq. Jorge Abarca
Katia Muñoz
Recepcionistas de GE, Representante legal
GE de desarrolladores
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal Correo electrónico
Atender las solicitudes respectivas
Fax
Ing. Robert Sánchez
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE
GE y Departamento específico seleccionado
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal Correo electrónico Fax
Atender las solicitudes respectivas Atender las denuncias presentadas
Cada vez que sea necesario
Cada vez que sea necesario
228
DOCUMENTO A ENTREGAR
FINALIDAD
ELABORA
TRAMITA
RECIBE
PARTICIPA
MEDIO DE TRANSMISIÓN
Actas de Recepción en conjunto
Dejar constancia de recepción de trabajos en forma conjunta
Ing. Inspector designado según especialidad
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE, Representante legal
GE y Departamento específico involucrado
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal
FRECUENCIA
Cada vez que sea necesario
Correo electrónico Fax
Copia de minutas de reunión con IE
Dejar constancia de realización de reuniones
Ing. Inspector designado según especialidad
Alexander Navarro
Recepcionistas de GE, Representante legal
GE y Departamento específico involucrado
Formato de oficio para tal fin
Entrega personal Correo electrónico Fax
Fuente: Elaboración propia
Cada vez que sea necesario
229
5.4.5 Aplicación de Herramienta de Apoyo D3.6.2.1: Informes Mensuales
Periodo de octubre 2008
Informe Mensual por proyecto
Código: HVP-01
Proyecto / tema: NUEVO HOSPITAL SAN VICENTE PAÚL, HEREDIA Fase:
Información Básica: Jefe de Proyecto o Encargado:
Diseño
Ing. Robert Sánchez A
Construcción:
Objetivo: Diseño, Construcción y Equipamiento planta física
Investigación y desarrollo
Costo: $ 85 190 209,00
Avance: se tiene un avance de un 35.05% en la fase del ciclo de vida referente al componente de construcción del proyecto (Incluye el monto en colones y dólares).
Acumulado: $3 353 594,83 ₡12 271 856 882,81 (Incluye la Deducción del Monto del anticipo (10 %) componente Construcción.)
Avance descriptivo: En Obras Previas y Exteriores El avance en el movimiento de tierras ha llegado al 100%. Las terrazas correspondientes a los edificios A, B, C, D, E, F ya están concluidas en su totalidad, además la plazoleta Norte, Parqueo Sur Este y Noreste. Se trabaja en la conformación y lastre de las calles externas y accesos al oeste de la propiedad. En la Obra Exterior, la tubería hasta el Río Pirro ha sido colocada en su totalidad y se ha conectado a la laguna de retención, ya se han concluido los de pozos y cajas y restauraciones de calle y obras menores y la restauración final de la calle pública. Se prosigue con la red pluvial externa en el costado oeste y la red interna en la zona de plazoleta y parqueo norte, resta el pluvial en el sector este en la zona de Patrimonio Histórico. Se trabaja en la línea de conducción eléctrica que va de casa de máquinas hacia los edificios y canalizaciones de iluminación exterior y datos. El cabezal de salida del pluvial interno ya está construido en su totalidad. Se prosigue con la red de alcantarillado sanitario interno comenzando desde la llegada a la planta de tratamiento hacia aguas arriba. Se construido la estructura de concreto del rótulo principal y se ha concluido el muro divisorio del parqueo norte frente al Edificio B.
230
El Edificio A tiene un avance del 100 % en el cimiento, se han colado la totalidad de las columnas y muros estructurales del nivel 0, 1, 2 y 3. El colado de contrapisos el cual muestra un avance del 100%, además se han colocado los sistemas electromecánicos enterrados. Se tiene un 100 % del entrepiso del nivel + 1,+ 2 y +3, además se ha colado el 100% de las vigas de techo y anclajes para estructura de techos. Se ha colocado el 100% de la estructura de techos y la cubierta continua, resta colocar los botaguas, se ha colado la losa de techo de la casa de máquinas de los elevadores y la escalera de emergencia interna. Se avanza con el sistema electromecánico de los niveles 0,+ 1,+ 2 y +3 (canaleta eléctrica, desagües mecánicos, canasta de cableado estructurado, gases médicos y soportería y ductos de aires acondicionados y extracción). Se trabaja en la colocación de bajantes pluviales, restando los últimos dos bajantes en la fachada sur. Se ha colocado el terrazo en los niveles 0, +1 y +2 y +3. El repello está concluido restando detalles varios. Se trabaja en las estructuras y forros de paredes livianas internas del 0,+1, +2 y +3, y cargadores de ventana en fachadas y escaleras exteriores en el costado este. El Edificio B tiene ejecución en cimientos corridos al 100 % y paredes de bloques hasta altura de viga corona del 100%, se han colado mochetas de concreto y muros de concreto armado. Tapicheles y vigas coronas con un avance del 100%. Hay secciones de pared con repello a un 80% de avance general. Se concluyen los rellenos de contrapisos y su colado respectivo, mostrando un avance del 100%. La excavación de zanjas y colocación de tubería electromecánica enterrada se ha concluido a un 100%, se trabaja en soportaría electromecánica aérea. Se han colado los entrepisos para losas de azotea. Se trabaja en la colocación de cerchas y clavadores. El Edificio C concluye con la excavación y colado de vigas de cimiento con un avance del 100%, se han colado paredes de concreto del área de rayos X y el TAC y se tiene avance en paredes de mampostería del 95%. Las columnas y mochetas están a un 95% de avance global. Se restituyó relleno en el eje 12 entre B e I. Se trabaja en rellenos y colados de contrapisos con una avance aproximado del 50%. Se trabaja en la fabricación de cerchas en el taller de Estructuras Ros.
El Edificio D ha concluido el 100% de cimientos, y contrapiso en el nivel -1. Se ha colado el nivel de entrepiso 0, +1 y +2 y nivel +3. Se han colado las columnas y muros del nivel -1, 0, +1 y +2. Se trabaja en la instalación eléctrica y mecánica de los niveles -1, 0, +1, y ductos de aire acondicionado. Se trabaja en las zonas de escaleras de emergencias del nivel -1, 0,+1,+2. Se ha repellado el nivel -1 y 0 +1 y +2. Se trabaja en la colocación de terrazo en el nivel 0 y +1, y se han colocado cerchas en el 95% del área, y clavadores en un 70% aproximadamente. Se trabaja en la colocación de bajantes y cubierta de techo a un 50% aproximadamente. Se ha iniciado la colocación de estructuras de paredes livianas en el nivel 0 y nivelaciones de piso en el nivel +1 para los pisos de vinil. El Edificio E Este edificio muestra un avance del 100% en la actividad de cimiento o losa flotante, se han rellenado con lastre las celdas de la losa flotante a 70% aprox. y se trabaja en la conformación de contrapiso y colocación de tuberías electromecánicas en el área de cocina. Se ha colado cerca de un 65% del contrapiso. Se han colado las columnas y muros del nivel -1, 0, +1 y +2, +3, se trabaja en las últimas columnas del nivel +4 y se han colado alrededor del 60% de las vigas de techo. Se han colado entrepisos del nivel 0, +1, +2, +3 y +4, para un total del 100%. Se trabaja en las instalaciones electromecánicas de los niveles -1, 0, +1, +2 y +3. Se trabaja en las escaleras de emergencia externas en los niveles -1, 0, +1, +2, +3 y +4. Se ha colado la fundación de la torre de cuartos electromecánicos entre D-E. Se trabaja en los cerramientos de concreto del ducto de elevadores y escalera de emergencia entre D-E hasta el nivel +3. Se encuentran en sitio las primeras cerchas de este edificio que están próximas a ser instaladas y se prosigue la fabricación en taller de Construmetal. La colocación de terrazo se ha efectuado en los niveles 0, +1 y +2 en proceso. Para el Edificio F frente muestra avance en fundaciones del 100% y paredes de bloques y muros de corte con un avance del 90% aprox. restan completar los últimos tapicheles hasta nivel de techo. Se trabaja en trincheras electromecánicas y colocación de ductos electromecánicos enterrados. Se prosigue con los repellos de paredes, bases de equipos electromecánicos y contrapisos. Se ha colado el 100% de las fundaciones del tanque de agua potable e incendio, así como sus respectivas paredes, se trabaja en la impermeabilización interna del tanque. Se han colado los entrepisos para los equipos de aire acondicionado, se realizan los preparativos para la colocación de la losa de tapa del tanque de agua e incendio.
231
Logros del período:
Metas para el período siguiente : Cumplida
No
Realizar reunión con autoridades del hospital para empezar a gestionar el tema de mantenimiento en cuánto a la transición de la etapa de construcción y operación.
Se cuenta con los permisos respectivos de Patrimonio referente al muro en el costado este del terreno del hospital.
Redactar primer Manual de orientación sobre sistemas de Mantenimiento Preventivo para enviar al Hospital actual a fin de que realice las gestiones de planificación respectivas.
Se inició colocación de estructura metálica del módulo D. Se colocan paredes livianas en el edificio D. Se cuenta con el 80% de contrapisos en el módulo C, en B se cuenta con la totalidad de dicha actividad.
Finalizar la estructura de concreto del ultimo nivel del edificio E.
Inconvenientes:
Acciones y/o recomendaciones: Se continúan realizando las reuniones de coordinación en el Proyecto con la empresa constructora, la comunidad y el Hospital, así como otras organizaciones.
Existe un rompimiento de la tubería municipal de aguas negras cerca del Río Pirro lo cuál pone en riesgo las obras referentes al cabezal de descarga de aguas pluviales hecho por la CCSS. Se gestiona con la Municipalidad la solución a este tema, no obstante a la fecha no han resuelto el problema.
GRÁFICO DE FLUJO DE DESEMBOLSOS ACUMULADO Nuevo Hospital Heredia - Componente Construcción Colones(al 31 de octubre 2008)
GRÁFICO DE FLUJO DE DESEMBOLSOS ACUMULADO Nuevo Hospital Heredia - Componentes Construcción en Dólares(al 31 de octubre 2008)
₡25.000.000.000,00 $18.000.000,00 $16.500.000,00
₡20.000.000.000,00
$15.000.000,00 $13.500.000,00
₡15.000.000.000,00
Costo
$12.000.000,00 ₡12.271.856.882,81
Costo
$10.500.000,00
₡11 241 558 591,69
₡10.000.000.000,00
$9.000.000,00 $7.500.000,00 $6.000.000,00 Total Cumulative Cost
₡5.000.000.000,00
$4.008.397,81
$4.500.000,00
Total Real Cumulative Cost
$3.353.594,83
$3.000.000,00
₡2,456,504,962.60
$1.763.021,46 $1.500.000,00
Ing. Robert Sánchez Acuña Jefe de Proyecto Etapa de Construcción
Figura 6 Ejemplo de Informe Mensual en Construcción de Nuevo Hospital de Heredia Fuente: PNIH, 2008
dic-09
ene-10
oct-09
Mes
nov-09
jul-09
sep-09
jun-09
ago-09
abr-09
mar-09
may-09
dic-08
feb-09
ene-09
oct-08
nov-08
jul-08
sep-08
jun-08
Real Cumulative Cost
ago-08
abr-08
mar-08
may-08
dic-07
$0,00 feb-08
Cumulative Cost
Mes
ene-08
dic-09
ene-10
oct-09
nov-09
jul-09
sep-09
jun-09
ago-09
abr-09
m ar-09
m ay-09
dic-08
feb-09
ene-09
oct-08
nov-08
jul-08
sep-08
jun-08
ago-08
abr-08
m ar-08
m ay-08
dic-07
feb-08
ene-08
₡0,00
232
5.4.6 Aplicación de Matriz D3.7: Plantilla para Actas de Recepción de Trabajos
CCSS-PNIH-PNHHARPO-OEXT-01
CAJA COSTARRICENSE SE SEGURO SOCIAL
Fecha: 05 / 09 / 2008
DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN PROYECTOS ESPECIALES
ACTA DE RECEPCIÓN PRELIMINAR DE OBRAS
Proyecto:
LICITACIÓN PÚBLICA Nº 2006LN-000001-4403 CONSTRUCCIÓN Y EQUIPAMIENTO HOSPITAL DE HEREDIA
Riesgo Atendido: IE participantes Asunto:
Recepción Parcial de R-IG-PERMISOS-003. Municipalidad, ESPH alcantarillado, ESPH electricidad, MOPT Sistema Alcantarillado Pluvial (finalización parcial)
Detalle:
Sistema de desfogue pluvial del Proyecto, tramo desde la esquina sureste del sitio de obras, hasta el puente sobre el río Pirro.
Descripción:
Se realiza la presente acta en función de dar por finalizada la fase constructiva del desfogue pluvial del Nuevo Hospital de Heredia San Vicente de Paúl, así también con el objetivo de dar constancia de la entrega por parte de la empresa EDICA Ltda., hacia el propietario Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Durante la construcción de este desfogue, se mantuvo constante vigilancia y supervisión técnica por parte de ingenieros de la CCSS, de la empresa EDICA Ltda., y de otros que se mencionarán en el siguiente punto. A continuación se da una breve descripción de las obras realizadas:
233
o
o
o
o
Colocación de tubería para el desfogue: Se colocó tubería tipo Novaloc de 1.40 m de diámetro, en un tramo de 500 m (desde la esquina sureste del proyecto hasta la altura del puente sobre el río Pirro), de acuerdo con las normas vigentes, especificaciones técnicas del proyecto y del fabricante. El sistema incluye 19 pozos de registro, cada uno con tapa de hierro con leyenda “ESPH” y peldaños para el acceso interno al pozo. El trazado original de la ubicación de los tubos y pozos debió variarse, dada la aparición de tuberías existentes (de diversa índole y material), las cuales se cruzaban entre sí en diversos puntos, situación que tuvo repercusiones en las variables de tiempo y costo. Por otra parte influyeron también las condiciones implícitas en la propuesta de diseño que tiene el MOPT para esta vía, lo cual entre otros, se refleja en el aumento de altura de algunos pozos. Estas obras contaron con la supervisión constante de ingenieros y funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH), y visitas ocasionales de un ingeniero de la empresa AMANCO (fabricante de la tubería), y colaboración permanente de Ingeniería de la Municipalidad de Heredia, así como del Departamento de Diseño Geométrico del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT). Construcción de cabezal de descarga pluvial: Diseño y construcción de un cabezal para la descarga para las aguas pluviales del proyecto, el cual cuenta con un disipador de energía y está dispuesto de forma tal que no afecta el cauce del río o las propiedades vecinas. Para su construcción y ubicación se realizaron las gestiones necesarias ante el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAET). Construcción y mejoras en cordón de caño y acera: Se repararon y construyeron algunos tramos de acera y cordón de caño en las cercanías del puente sobre el río Pirro (al lado derecho de la vía en el sentido norte sur llegando al puente en mención). También se construyó un canal trapezoidal de aproximadamente 75 m de longitud, en sustitución de segmento de cordón de caño en este mismo sector. Por otra parte, se repararon algunos tramos de cordón de caño y accesos a viviendas existentes, ubicadas a lo largo del trayecto en cuestión. Asfaltado de Vía: Estas obras consideraron la preparación de la sub base, colocación de la base estabilizada, y una capa de aproximadamente 5cm de carpeta asfáltica. Dadas las condiciones de deterioro de la vía existente en el tramo final (últimos 200 m antes de llegar al puente), fue necesaria la restitución completa del ancho de vía. En demás sectores se realizó la reparación únicamente en la franja cortada para colocar la tubería y los pozos. Estas obras contaron con el permiso respectivo de la Municipalidad de Heredia.
Reparación y mejoras a la canalización eléctrica subterránea de la ESPH: Dadas las condiciones de topografía, presencia de roca y sistemas existentes (mecánicos y eléctricos), fue necesario afectar un tramo e aproximadamente 170 m de la canalización eléctrica subterránea sin cablear, la cual fue reparada, limpiada y entregada en óptimas condiciones en toda su longitud. Este proceso contó con inspección permanente de funcionarios de la ESPH. o Tubería de Descarga de Planta de Tratamiento de Aguas Negras: Se colocó tubería de PVC SDR-26 de 100 mm de diámetro, en color verde, sobre el mismo trazado de la tubería pluvial, aprovechando los pozos pluviales para colocar registros para la tubería de la planta de tratamiento, la cual desfoga a nivel del cabezal de descarga pluvial del proyecto. Estas obras cuentan con los permisos respectivos. Observaciones: o
• • •
A raíz de los constantes actos de vandalismo en la zona, se evidencia un faltante de tapas en pozos de la red de aguas negras de la ESPH, al igual que algunos tragantes a nivel de cordón de caño. En algunos sectores del trayecto en cuestión, sobre el lado izquierdo de la vía (en sentido norte – sur), se observa la ausencia de adecuados sistemas de descarga pluvial (alcantarillas y cunetas). Dadas las condiciones de mejora en la vía, se aumenta la posibilidad de circulación de vehículos a alta velocidad, por lo cual se recomienda la demarcación y la colocación de reductores de velocidad. Esta situación fue avalada por el Ing. Carlos Guillén Ruíz, Director Operativo de la Municipalidad de Heredia, el cual indicó que es responsabilidad de su representada el realizar estas obras.
SI
Cumplimiento de la
No
Actividad: Justifique: Se recibe la actividad en mención a conformidad de la inspección civil de la CCSS, dado que se cumplió a cabalidad con lo solicitado, lo cual fue verificado en todas sus etapas. Se hace constar además que las obras efectuadas por la empresa EDICA, reflejan lo solicitado en planos constructivos y especificaciones técnicas. Se da por finalizada esta parte del ítem. Al ser las ___ horas del 05 de setiembre del 2008, se realiza esta recepción en presencia de:
234
Figura 7 Ejemplo de Acta de Recepción de Trabajos en conjunto con Involucrados Externos en la Construcción del Nuevo Hospital de Heredia Fuente: PNIH, 2008
235
6. CONCLUSIONES 1.
La Guía propuesta para el manejo integrado de Involucrados Externos en la ejecución de proyectos de construcción administrados por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria de la DAPE de la Caja Costarricense de Seguro Social, es un aporte para tratar de estandarizar de forma integrada la participación de involucrados de distinta naturaleza en los proyectos de construcción que desarrolla dicha oficina. Esta estandarización tiene cabida dentro del Sistema de Gestión de Calidad que se está implementando en la DAPE, y específicamente en el proceso de Elaboración del Producto.
2.
La presente Guía se enfoca en el manejo integrado de Involucrados Externos únicamente. Estos involucrados secundarios o externos, son aquellos que influencian o afectan, o son influenciados o afectados por el proyecto, pero que no están normalmente relacionados directamente con transacciones con el proyecto, y que a la vez pueden ser no determinantes para la sobrevivencia del proyecto. No obstante, los involucrados externos sí tienen la capacidad de influenciar la opinión pública a favor o en contra de los propósitos propios del proyecto y de su ejecución.
3.
La presente Guía nace de la necesidad de incorporar formalmente a los diversos Involucrados Externos en los proyectos de la CCSS, dado que su participación
está
siempre
presente,
en
mayor
o
menor
medida
dependiendo de la complejidad de los proyectos, de su duración o importancia. En este sentido y dado que no existe una guía o procedimiento que maneje de forma integral la participación de dichos involucrados en los proyectos de construcción de la CCSS, es requerido aplicar una guía que permita un manejo integral de los requerimientos y expectativas de dichos
236
involucrados, a fin de minimizar las amenazas y potenciar las oportunidades derivadas de ellos. 4.
Esta Guía propuesta suprime la carencia de procesos de gestión y de seguimiento y control de los Involucrados Externos que tienen participación en los proyectos de construcción que desarrolla el PNIH, abordado tanto desde el momento de elaboración del cartel como en el proceso constructivo. Al suprimir esta carencia se pretende realizar un proyecto exitoso, en dónde, en dónde por una parte, de forma proactiva se consideren tiempos y costos en el proyecto, y se eviten con ello atrasos a la obra y costos adicionales por atención de Involucrados Externos, y por otra parte, se establezcan mecanismos
de comunicación adecuados y
oportunos y la imagen del proyecto se fortalezca. 5.
La Guía Propuesta contiene en primera instancia herramientas y técnicas para la identificación y clasificación de Involucrados Externos, tanto en grupos específicos como generales (Sección A). Contiene asimismo técnicas y herramientas para la gestión de riesgos producto de los Involucrados Externos identificados (Sección B). Posteriormente presenta planes de acción para el manejo de los mismos mediante un plan de gestión y de seguimiento y control de comunicaciones (Sección D) y mediante la creación de herramientas y técnicas para incorporar riesgos a los carteles de Licitación a fin de que sean parte del proyecto en términos de costo y tiempo, mediante el traslado de riesgos a la empresa constructora, incluye también el seguimiento y control de éstos en el contrato (Sección C). Dado
lo anterior se incluyen dentro del presente
trabajo las Áreas de Conocimiento, según el PMI, de Alcance, Tiempo, Costo, Comunicaciones, Riesgos Adquisiciones e Integración. 6.
La Guía propuesta contiene herramientas y técnicas que se desarrollan a partir del nombramiento del Jefe de Proyecto de la Etapa de Construcción.
237
Incluye herramientas tanto para grupos de procesos de inicio, de planificación, de seguimiento y control del proceso constructivo y de cierre del mismo. Es importante destacar que la Fase de Construcción en Obra Pública para este proyecto se entiende tanto la etapa de elaboración de cartel, el proceso de licitación, así como la construcción de la obra. 7.
Para cada proyecto, al que se le aplique la Guía propuesta, se puede presentar una cantidad de involucrados externos diferente y específica dado que cada proyecto es único, y presentan diferentes relaciones con el entorno y son de complejidad distinta. A pesar de lo anterior se pueden determinar Involucrados Externos comunes para diferentes proyectos, tal como fue demostrado al aplicar la Guía al caso del Nuevo Hospital de Heredia: San Vicente de Paúl. La unión de estos grupos generales permite conjuntar intereses similares, riesgos similares, y planes de respuesta de riesgo que conviene manejar en conjunto a fin de simplificar la gestión.
8.
Para el caso de aplicación al Nuevo Hospital de Heredia, producto de un trabajo de juicio de experto en principio y posteriormente como parte de un proceso de revisión de la clasificación de involucrados externos por parte de miembros del equipo de inspección se establece un listado de Grupos Generales de Involucrados Externos que son los siguientes: Instituciones gubernamentales relativas a permisos de construcción, Instituciones locales no relativas a permisos, públicas y privadas, Grupos organizados de la comunidad, Personal de la CCSS hospital viejo, Otros participantes CCSS externos, Involucrados de control, Grupos de comunicación externa, Otros involucrados (vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados), Involucrados área política, Involucrados que otorgan financiamiento
238
externo, Otros involucrados de intereses contrarios, Grupos comerciales cercanos y Grupos de vandalismo y robo. 9.
Al aplicar la Guía propuesta al caso del Nuevo Hospital de Heredia se comprueba que gran cantidad de riesgos producto de los Involucrados Externos
en los proyectos del PNIH, pueden ser transferidos a los
contratos de construcción de la empresa que ejecuta las obras, otros pueden ser mitigados mediante planes de comunicación debidamente elaborados por el Jefe de Proyecto y su grupo inspector. En general son despreciables los riesgos que tienen una calificación baja según el análisis cualitativo, por lo que se concluye que prácticamente todos los riesgos debidos a Involucrados Externos deben ser atendidos activamente. 10.
Al aplicar la Guía propuesta al caso del Nuevo Hospital de Heredia se establece que las oportunidades producto de los Involucrados Externos se pueden explotar o mejorar mediante adecuados planes de comunicación desde la etapa de permisos de las obras, así como durante el proceso constructivo. En este sentido los Planes de Comunicación con los Involucrados Externos sirven tanto para mejorar las oportunidades, como para mitigar las amenazas.
11.
Los planes de respuesta a los riesgos en la Sección B, aplicados al Nuevo Hospital de Heredia, son una propuesta, que aunque concertada, no es única, y puede tener más y mejores respuestas. No obstante, es totalmente válida y aplicable.
12.
Las herramientas propuestas pueden ser adaptadas por el Jefe de Proyecto y su grupo inspector para cada proyecto en particular, para ello es necesario realizar un juicio de experto para abordar cada proyecto en particular.
Cada una de las secciones de la Guía pueden ser
239
complementadas mediante otras herramientas de Administración de Proyectos según el criterio del Jefe de Proyecto y su grupo inspector. 13.
Aunque el presente proyecto se desarrolló a luz del PMBOK 2004 dado que el PMBOK 2008 fue posterior al inicio de este proyecto, es importante mencionar que existe una coincidencia entre el presente trabajo y dos nuevos procesos de este último libro, referente a Identificación de Involucrados (10.1), así como con el proceso de recolección de información (5.1) dentro del Área de Conocimiento de Alcance.
Respecto a la
Identificación de Involucrados en ambos documentos (10.1 PMBOK 2008, Sección A este PFG) constituyen entradas para el Plan de Gestión de Comunicaciones (10.2 PMBOK 2008, Sección D este PFG), para la Identificación de Riesgos (11.2 PMBOK 2008, Sección B este PFG), y para la Recolección de Información o especificaciones (5.1 PMBOK 2008, Sección C este PFG). Y dicha identificación de Involucrados en el PMBOK es posterior al desarrollo del charter del proyecto tal cómo fue planteado en este proyecto y de manera independiente. Dada esta situación el nuevo PMBOK valida este PFG y a su vez, este PFG valida el PMBOK 2008. Existe eso sí, por parte de este PFG una recomendación al respecto que se detalla más adelante. 14.
Lecciones Aprendidas •
Al aplicar la Guía propuesta al proyecto del Nuevo Hospital de Heredia se comprueba que los planes de respuesta frente a los riesgos producto de Involucrados Externos
pueden ser atendidos de forma proactiva
mediante la transferencia de aquellos riesgos relacionados con costos hacia el proyecto, y mediante un plan de comunicación para el seguimiento de relaciones con dichos involucrados.
240
•
El identificar Involucrados Externos es un proceso complejo que requiere una inversión de tiempo considerable, la participación activa de toda una oficina de proyectos, y que debe ser estudiada y realizada con detenimiento y profesionalismo.
•
El realizar un análisis cualitativo de riesgos es un proceso subjetivo, y debe ser muy explicativo y sencillo el procedimiento a fin de que se disminuya la dispersión y resulte efectivo el proceso.
•
En el campo de la Administración de Proyectos existe una gran base teórica que se puede explotar y aplicar para resolver problemas y situaciones diversas en los proyectos de construcción de la CCSS, tal como el tema abordado mediante el presente proyecto. Para lograr esta interacción entre la teoría y la práctica, específicamente en la Administración Pública, es necesario ser creativo, romper paradigmas, proponer nuevas soluciones y procedimientos, así como mayor madurez en la formación de profesionales especialistas en proyectos, no sólo en la CCSS, sino en los organismos de control para incorporar el manejo de nuevos temas como el de riesgos. Esto debe redundar en menos variaciones en la línea base de los proyectos y con ello en obras más prontas y a menor costo, y con una mejor imagen ante la opinión pública.
•
Los Formularios de Comunicaciones para los Involucrados Externos en la Sección D, pueden ser mucho más detallados, o bien simplificados de acuerdo al tamaño y complejidad de la obra. No obstante, estos planes deben ser manejables y se deben tomar decisiones de hasta que nivel de información se debe entregar y su frecuencia.
241
7. RECOMENDACIONES
Recomendaciones al PNIH y a la DAPE • Esta Guía es una propuesta para el Manejo de Involucrados Externos, la misma puede ser mejorada y actualizada mediante su aplicación, y cada vez mayor profesionalización en el manejo de proyectos por parte del PNIH y por la CCSS en general para proyectos de construcción. • Es importante se incorpore esta Guía al sistema de Gestión de Calidad de la DAPE a fin de que sea parte de los procesos formales y por tanto que pase a formar parte de los activos de la CCSS en el manejo de proyectos de construcción. Esta Guía se recomienda sea incorporada en el apartado Elaboración del Producto, tanto en la etapa de Gestión de la Contratación (SECCIONES A, B y C de la Guía),
y en el proceso de Ejecución en
Administración del Contrato (SECCIÓN D). • Es necesario se realice una capacitación creciente en el manejo profesional de proyectos, especialmente bajo los estándares del PMI, a fin de ampliar la visión de los proyectos administrados por el PNIH y su relación con el entorno, dónde se involucre el estudio de los involucrados externos y su importancia. • El
mapeo de Involucrados Externos y el análisis de riesgos deben
realizarse inmediatamente se nombra el Jefe de Proyecto de la Etapa de Construcción
a
fin
poder
establecer
los
Planes
de
Respuesta
oportunamente, dado los tiempos que tarda la Administración Pública en realizar las contrataciones necesarias para una obra constructiva.
242
Recomendaciones a la Gerencia de Infraestructura y Tecnología • Es importante se le entregue una copia del presente PFG, especialmente de la Guía propuesta a los diferentes Departamentos que desarrollan proyectos de construcción dentro de la CCSS, a fin de que incorporen conceptos y procesos cómo los que se proponen, y se logre con ello minimizar riesgos e incrementar oportunidades en los proyectos de la CCSS. • Dada la apertura de la Auditoría Interna en términos de manejo de riesgos en proyectos de construcción de la CCSS, así como la implementación de conceptos de Administración de Proyectos, según el PMI, en la Contraloría General de la República, se recomienda buscar los mecanismos de diálogo para incorporar y validar formal, administrativa, y legalmente la Sección C de este PFG en los carteles de Licitación, referente a la incorporación de actividades producto de planes de respuesta de riesgos, en términos de tiempo y costo. Recomendaciones a la UCI • Dado que el proceso de identificación de Involucrados es nuevo dentro del PMBOK 2008, se recomienda utilizar como referencia este PFG para visualizar de manera práctica la aplicación de dicho proceso, en los cursos correspondientes. Recomendaciones al PMI sobre el PMBOK 2008 • Para proyectos de construcción de la CCSS, el mapeo o Identificación de Involucrados Externos debe valorarse si se incluye más bien dentro del Área de Conocimiento de Riesgos, en lugar del Área de Comunicaciones, aunque claro dentro del Grupo de Procesos de Inicio. Lo anterior dado que los planes de Respuesta de Riesgos debido a la participación de dichos
243
involucrados, no solamente se resuelven mediante planes de comunicación, sino también a través de la incorporación de actividades para atender a éstos, dentro de los carteles de Licitación, tanto el principal con la empresa constructora, como los complementarios como el de la Regencia Ambiental. Otra opción es incorporar el mapeo de Involucrados Externos en Integración, en los procesos de inicio. • Con base en la recomendación anterior se sugiere al PMI, realice la valoración de separar el proceso de Identificación de Involucrados, en dos procesos independientes: Identificación de los Involucrados Internos e Identificación de Involucrados Externos. Como se ha demostrado en el presente proyecto, los Involucrados Externos pueden y deben ser tratados de forma amplia, cuidadosa y profesional para lograr el éxito de un proyecto. • Se extiende la felicitación al PMI, y a los que hicieron posible el PMBOK 2008, por cuánto de forma visionaria han incorporado la Identificación de Involucrados como un proceso dentro del Grupo de Procesos de Inicio. Sin duda alguna esto ayudará a que se planifiquen mejor los proyectos, y sean más exitosos desde el punto de vista de las buenas prácticas de la Administración Profesional de Proyectos.
244
8. BIBLIOGRAFIA
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246
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247
9. ANEXOS
248
ANEXO Nº1 CHARTER DEL PROYECTO
CHARTER DEL PROYECTO Información principal y autorización de proyecto Nombre de Proyecto:
Fecha: 22 de agosto de 2008
Áreas de procesos:
Guía para el Manejo Integrado de Involucrados Externos en la ejecución de proyectos de construcción administrados por el PNIH de la CCSS con aplicación al nuevo hospital de Heredia
conocimiento
/ Área de aplicación (sector / actividad):
Administración de Proyectos en Arquitectura e Riesgos (Planificación, Control y Ingeniería del Sector salud. Seguimiento, Cierre) Comunicaciones (Planificación, Control y Seguimiento, Cierre) Alcance (Planificación) Adquisiciones (Planificación, Control y Seguimiento, cierre) Costo ( Planificación, Control y Seguimiento) Tiempo (Planificación) Integración ( Inicio, Planificación, Control y Seguimiento, Cierre) Fecha de inicio del proyecto: 17 de julio de 2008
Fecha tentativa de finalización del proyecto: Enero 2009
Objetivo general del proyecto: Realizar una Guía para planificar y dar seguimiento
a las relaciones con los
involucrados externos en proyectos de construcción hospitalaria en la Fase de Construcción, con el fin que sea utilizado por el Jefe de Proyecto de la CCSS y su Equipo de Inspección.
249
Objetivos específicos del proyecto: 1. Definir técnicas y herramientas para el mapeo de los diferentes tipos de Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios. 2. Desarrollar Técnicas y Herramientas para la Gestión de Riesgos producto de los Involucrados Externos en proyectos de construcción hospitalarios. 3. Desarrollar Técnicas y Herramientas para la Gestión de Comunicaciones con los Involucrados Externos en proyectos hospitalarios producto de la identificación de riesgos y las estrategias de acción. 4. Elaborar una Propuesta de Capítulo de Actividades para el Manejo de Riesgos producto de Involucrados Externos, en proyectos hospitalarios, para
ser
incluidas en el Alcance de los Carteles de Licitación de construcción, así como una propuesta para la tabla de pagos de los costos respectivos. 5. Realizar una aplicación de la Guía propuesta para el proyecto del Nuevo Hospital de Heredia. Descripción del producto y entregables (relacionados con el objetivo general y específicos respectivamente): Producto: Guía para el Manejo Integrado de Involucrados Externos durante la Ejecución de Proyectos de Construcción Administrados por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH) de la CCSS. Entregables en relación con el producto: Entregable 1: Generalidades de la Guía propuesta Entregable 2: Técnicas y Herramientas para la Externos en la ejecución del proceso constructivo.
Identificación de Involucrados
Entregable 3: Técnicas y Herramientas para la Gestión de Riesgos basado en la identificación de involucrados externos. Entregable 4: Técnicas y Herramientas para la Gestión de Comunicaciones hacia los Involucrados Externos del Proyecto.
250
Entregable 5: Propuesta de Capítulo de Actividades para el Manejo de Involucrados Externos (Alcance) a ser incluidas en los Carteles de Licitación de Construcción. Entregable 6: Aplicación de la Guía propuesta al caso del Nuevo Hospital de Heredia. Necesidad del proyecto (lo que da origen): En la CCSS existen diferentes departamentos que se encargan de diseñar y construir edificaciones tipo hospitalarias, no obstante el presente trabajo se hará enfocado en aquellas obras desarrolladas por el Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH). El PNIH administra proyectos de construcción diseñados por empresas consultoras, diseñados por la DAI (Dirección de Arquitectura e Ingeniería), o bien, diseñados en el mismo departamento. La ejecución de dichas construcciones se llevan a cabo mediante recursos propios de la institución y mediante financiamiento externo del BCIE (Banco Centroamericano de Integración Económica), producto del Contrato Nº 1609 aprobado en la Ley Nº 8385 de la República de Costa Rica. Precisamente para obras de alta complejidad y duración como hospitales la afectación del entorno es de gran impacto y se causan muchas molestias a los vecinos debido a la ejecución de obras externas al proyecto así como por efecto de las obras dentro del terreno de construcción tales como polvo, ruido, entre muchos otros aspectos. Asimismo se tiene relación con Instituciones o grupos de la comunidad dónde se desarrolla un proyecto, en particular tales como la Municipalidad, el Ministerio de Salud, El MINAET, la SETENA, asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, entre otros. Otro grupo de involucrados externos obedecen a los grupos de Auditoría y Contraloría a los que se debe de atender adecuadamente. Se incluyen también los personeros del BCIE que fiscalizan la obra. Existen también otros grupos de interés como la prensa, las escuelas, los grupos ambientales que también requieren una atención especial.
251
En el PNIH y en los otros departamentos de proyectos de la CCSS no existe una herramienta que maneje de manera integrada este tipo de involucrados externos en relación con las diferentes actividades de la obra y queda por lo tanto al mejor criterio de cada grupo inspector. Por lo tanto el planteamiento del presente proyecto se convierte en una necesidad real, que es a la vez en una oportunidad de mejora para el PNIH, y desde allí hacia otros departamentos de la CCSS que manejen proyectos de construcción. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): Para proyectos de alta complejidad, realizar un análisis detallado de los involucrados externos en relación con las actividades del proyecto y con sus intereses particulares, es un tema de alta importancia para lograr el éxito de un proyecto. Para dicho éxito es por tanto necesario
realizar una planificación de riesgos,
comunicaciones, definición de actividades y de costos necesarios para gestionar la participación de estos grupos desde un punto de vista proactivo. Es importante destacar que para lograr un mejor desempeño en el proyecto en relación con los involucrados debe hacerse una selección de actividades para que sean incorporadas desde el cartel de licitación en los proyectos de construcción. Asimismo debe existir en la fase de ejecución de las obras una guía de seguimiento y control
de consulta por el Jefe de Proyecto y su grupo inspector para manejar
adecuadamente el proyecto, sobre todo si este equipo no participó en el proceso de diseño y de elaboración del cartel para el proceso de Licitación. Un mal manejo de estos grupos de involucrados puede significar costos muy altos, debido a la realización de actividades correctivas y no preventivas. Asimismo un mal manejo de involucrados puede llegar a paralizar las obras o afectar de manera negativa a un proyecto. También la influencia positiva de todos estos involucrados hace necesario aprovechar oportunidades y minimizar riesgos para realizar una obra exitosa desde el punto de vista de la Administración Profesional de Proyectos.
252
Todo lo anterior permite que al desarrollar una propuesta para el manejo integral de los involucrados externos a un proyecto de construcción hospitalaria de obra pública, exista un menor grado de incertidumbre y que la variación en tiempos y costos del proyecto se mantenga lo más alineado posible a la línea base, de forma que se minimicen los imprevistos respectivos. Con el presente proyecto se pretende, por lo tanto, minimizar de forma proactiva la problemática descrita en la necesidad del proyecto Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Activos de los procesos de la organización, leyes, reglamentos y regulaciones aplicables en el país. Identificación de grupos de interés (stakeholders): Cliente(s) directo(s): Plan Nacional de Infraestructura Hospitalaria (PNIH), Dirección de Administración de Proyectos Especiales (DAP), empresa constructora, equipo de inspección de obras de construcción, firmas consultoras, subcontratistas, Contraloría General de la República, Auditoría Interna CCSS. Clientes indirectos: Futuros usuarios de las nuevas instalaciones, otros departamentos de la CCSS como la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI), Otras Direcciones de la DAP( Dirección de Administración de Proyectos Especiales), Dirección de Mantenimiento Institucional, otra Instituciones Públicas que desarrollan proyectos de Obra Pública, Municipalidades, organizaciones comunales. Nombre del estudiante:
Firma:
Ing. Robert Sánchez Acuña
Aprobado por: Ing. Edgar Zamora
Firma:
253
ANEXO Nº 2 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO: EDT
254
255
ANEXO Nº 3 CRONOGRAMA PFG
256
257
258
ANEXO Nº 4 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS PRODUCTO DE IE APLICADO AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA - AMENAZAS Cada color representa un grupo de Involucrados Generales diferente según el mapeo de IE para el Nuevo Hospital de Heredia. Para las amenazas el Rango tiene valor negativo.
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008
Análisis cualitativo de riesgos de involucrados externos Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Todos
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-IG-PERMISOS-001
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-002
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-003
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
259
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-IG-PERMISOS-004
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-007
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-008
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-009
Municipalidad
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-010
Municipalidad
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-011
Ministerio de Salud
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-012
Ministerio de Salud
2
3
-6
R-IG-PERMISOS-005
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
1
3
-3
R-IG-PERMISOS-006
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
1
3
-3
R-ILOCAL-PP-012
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-013
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-001
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-002
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
260
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-ILOCAL-PP-003
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-004
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-005
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-006
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
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R-ILOCAL-PP-007
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
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3
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R-ILOCAL-PP-008
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
-6
R-ILOCAL-PP-009
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
1
3
-3
R-ILOCAL-PP-010
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
1
3
-3
R-ILOCAL-PP-011
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
1
3
-3
R-ILOCAL-PP-015
Iglesia Católica y otras Iglesias.
1
3
-3
R-ILOCAL-PP-014
Universidades
3
1
-3
R-GO-COM-001
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
3
3
-9
261
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-GO-COM-002
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
3
3
-9
R-GO-COM-003
Grupos culturales.
1
1
-1
R-CCSS-HVIEHJO001
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
3
3
-9
R-CCSS-HVIEHJO003
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
3
3
-9
R-CCSS-HVIEHJO004
Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo.
3
3
-9
R-CCSS-HVIEHJO009
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
3
3
-9
R-CCSS-HVIEHJO010
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
3
3
-9
R-CCSS-HVIEHJO002
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
2
3
-6
R-CCSS-HVIEHJO007
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
2
3
-6
262
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-CCSS-HVIEHJO008
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
2
3
-6
R-CCSS-HVIEHJO005
Personal de limpieza y de vigilancia.
2
2
-4
R-CCSS-HVIEHJO006
Personal de limpieza y de vigilancia.
2
2
-4
R-CCSS-OTROS-002
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías.
3
3
-9
R-CCSS-OTROS-003
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías.
3
3
-9
R-CCSS-OTROS-004
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Otras Gerencias.
2
3
-6
R-CCSS-OTROS-005
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
2
3
-6
R-CCSS-OTROS-006
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
2
3
-6
R-CCSS-OTROS-001
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
1
3
-3
R-CCSS-OTROS-007
Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
1
3
-3
R-CONTROL-001
Auditoría CCSS, CGR
2
3
-6
R-CONTROL-002
Auditoría CCSS, CGR
2
3
-6
263
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-CONTROL-003
Auditoría CCSS, CGR
2
2
-4
R-CONTROL-004
Auditoría CCSS, CGR
2
2
-4
R-PRENSA-001
Prensa Local y Nacional
2
3
-6
R-OTROSINV-002
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
3
3
-9
R-OTROSINV-001
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
3
2
-6
R-OTROSINV-003
Grupos de transportistas
2
2
-4
R-OTROSINV-004
Grupos de transportistas
2
2
-4
R-OTROSINV-005
Grupos comerciales existentes
2
2
-4
R-OTROSINV-006
Grupos comerciales existentes
2
2
-4
R-POLITICA-021
Diputados y Presidencia de la República.
2
2
-4
R-FINANCIAM-001
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
2
3
-6
R-FINANCIAM-002
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
2
3
-6
264
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
R-ICONTRA-001
Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto.
1
3
-3
R-COMER-FUT-002
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
1
3
-3
R-COMER-FUT-003
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
1
3
-3
R-COMER-FUT-004
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
1
3
-3
R-COMER-FUT-001
Grupos comerciales: Feria del agricultor, Desarrolladores de Proyectos Urbanísticos, Desarrolladores de parqueos y centros comerciales, Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros.
1
3
-3
R-COMER-FUT-006
Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
1
3
-3
R-COMER-FUT-005
Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
1
3
-3
R-ROBO-001
Grupos de vandalismo y robo
3
3
-9
R-ROBO-002
Grupos de vandalismo y robo
3
3
-9
Fuente: Elaboración propia
PROBABILIDAD (p)
265
ANEXO Nº 5 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS PRODUCTO DE IE APLICADO AL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA – OPORTUNIDADES Cada color representa un grupo de Involucrados Generales diferente según el mapeo de IE para el Nuevo Hospital de Heredia. Para las oportunidades el Rango tiene valor positivo.
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: Noviembre 2008
Análisis cualitativo de riesgos de involucrados externos Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Todos
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
O-IG-PERMISOS-001
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
6
O-IG-PERMISOS-002
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
6
O-IG-PERMISOS-003
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
2
3
6
O-ILOCAL-PP-001
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
6
266
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
PROBABILIDAD (p)
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
O-ILOCAL-PP-002
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
2
3
6
O-GO-COM-001
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales
2
3
6
O-GO-COM-002
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
2
3
6
O-CCSS-HVIEHJO-001
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
2
3
6
O-CCSS-OTROS-001
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
2
3
6
O-CCSS-OTROS-002
Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
1
3
3
O-CONTROL-001
Auditoría CCSS, CGR
1
3
3
O-CONTROL-002
Auditoría CCSS, CGR
1
3
3
O-CONTROL-003
Auditoría CCSS, CGR
1
3
3
O-PRENSA-001
Prensa Local y Nacional
3
3
9
O-OTROSINV-001
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
2
3
6
267
CÓDIGO
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES
IMPACTO (i)
RANGO (P X i)
O-POLITICA-021
Diputados y Presidencia de la República.
2
2
4
O-FINANCIAM-001
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
2
2
4
O-COMER-FUT-001
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
2
3
6
Fuente: Elaboración propia
PROBABILIDAD (p)
268
ANEXO Nº 6 RESPUESTA A AMENAZAS DE IE EN LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA
Cada color representa un Grupo de Involucrados Externos Generales diferente.
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: noviembre 2008 Matriz de respuesta a los riesgos de involucrados externos al proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Todos
CÓDIGO R-IGPERMISOS-001
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
-6 Evitar
R-IGPERMISOS-002
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
-6 Evitar
R-IGPERMISOS-003
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
ACCIONES
RESPONSABLE
Planificar los tiempos de los permisos. Establecer un esquema de los permisos requeridos y crear puentes de comunicación con las instituciones relacionadas Planificar los tiempos de los permisos. Establecer un esquema de los permisos requeridos y crear puentes de comunicación con las instituciones relacionadas Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS
Jefe de Proyecto CCSS
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
269
CÓDIGO R-IGPERMISOS-004
R-IGPERMISOS-007
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IGPERMISOS-008
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad
R-IGPERMISOS-009
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
R-IGPERMISOS-010
Municipalidad
R-IGPERMISOS-011
Ministerio de Salud
R-IGPERMISOS-012
Ministerio de Salud
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
-6 Transferir al contrato principal mediante la creación de una actividad denominada actividades de contingencia. -6 Transferir al contrato principal mediante la creación de una actividad denominada actividades de contingencia. -6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Considerar un porcentaje de plazo adicional por estos efectos, con el nombre plazo por contingencias.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Considerar un porcentaje de plazo adicional por estos efectos, con el nombre plazo por contingencias.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
-6 Transferir al contrato principal con creación de actividad de contingencia. -6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora. -6 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
Considerar un porcentaje de plazo adicional por estos efectos, con el nombre plazo por contingencias.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por el Ministerio de Salud en el proceso constructivo. Adicionalmente y de forma independiente se debe considerar un porcentaje del costo directo de la obra para actividades de mitigación Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
270
CÓDIGO R-IGPERMISOS-005
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
-3 Evitar
ACCIONES
RESPONSABLE
Planificar los tiempos de los permisos. Establecer un esquema de los permisos requeridos y crear puentes de comunicación con las instituciones relacionadas Planificar los tiempos de los permisos. Establecer un esquema de los permisos requeridos y crear puentes de comunicación con las instituciones relacionadas
Jefe de Proyecto CCSS
R-IGPERMISOS-006
Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
-3 Evitar
R-ILOCAL-PP012
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir al alcance y los tiempos del contrato principal con la constructora.
Considerar la descripción de estos trabajos como una actividad dentro del alcance de la obra y dentro del cronograma de la obra.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-ILOCAL-PP013
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir al alcance y los costos del contrato principal con la constructora.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-ILOCAL-PP001
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Considerar la descripción de estos trabajos como una actividad dentro del alcance de la obra y que debe ser asumida y cuantificada por la constructora, y realizada tantas veces ocurra. Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas. Considerar un porcentaje del costo directo.
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-ILOCAL-PP002
R-ILOCAL-PP003
R-ILOCAL-PP004
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
-6 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
-6 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
Jefe de Proyecto CCSS
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
271
CÓDIGO R-ILOCAL-PP005
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
-6 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
ACCIONES
RESPONSABLE
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas. Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas. Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-ILOCAL-PP006
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
R-ILOCAL-PP007
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
R-ILOCAL-PP008
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-6 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
R-ILOCAL-PP009
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-3 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
-3 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-ILOCAL-PP011
Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
-3 Transferir al alcance del contrato principal con la constructora.
R-ILOCAL-PP015
Iglesia Católica y otras Iglesias.
-3 Evitar
Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas. Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por las instituciones involucradas. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
R-ILOCAL-PP014
Universidades
-3 Evitar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-ILOCAL-PP010
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Jefe de Proyecto CCSS
272
CÓDIGO R-GO-COM-001
R-GO-COM-002
R-GO-COM-003
R-CCSSHVIEHJO-001
R-CCSSHVIEHJO-003
R-CCSSHVIEHJO-004
R-CCSSHVIEHJO-009
R-CCSSHVIEHJO-010
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales. Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales. Grupos culturales.
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo. Personal de mantenimiento del hospital viejo, Dirección Médica y Dirección Administrativa del Hospital viejo. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
-9 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-9 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-1 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-9 Mitigar
Crear un sistema de comunicación y capacitación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-9 Mitigar
Crear un sistema de comunicación y capacitación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-9 Mitigar
Crear un sistema de comunicación y capacitación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-9 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora.
Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
-9 Transferir al contrato principal mediante la creación de una actividad denominada actividades de contingencia.
Considerar un porcentaje de plazo adicional por estos efectos, con el nombre plazo por contingencias.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
273
CÓDIGO
ACCIONES
RESPONSABLE
-6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.( Aunque este es un tema de diseño se incorpora aquí por si no fue tomado en cuenta en esa etapa)
Jefe de Proyecto CCSS
-6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-CCSSHVIEHJO-005
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital. Personal de limpieza y de vigilancia.
-4 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-CCSSHVIEHJO-006
Personal de limpieza y de vigilancia.
-4 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.( Aunque este es un tema de diseño se incorpora aquí por si no fue tomado en cuenta en esa etapa)
Jefe de Proyecto CCSS
R-CCSSOTROS-002
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías.
Considerar un porcentaje del costo directo.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-CCSSOTROS-003
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías.
Considerar un porcentaje de plazo adicional por estos efectos, con el nombre plazo por contingencias.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
R-CCSSOTROS-004
Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Otras Gerencias.
-9 Transferir a los costos del contrato principal con la constructora. -9 Transferir al contrato principal mediante la creación de una actividad denominada actividades de contingencia. -6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Gerencias de la CCSS
R-CCSSHVIEHJO-002
R-CCSSHVIEHJO-007
R-CCSSHVIEHJO-008
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
274
CÓDIGO R-CCSSOTROS-005
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
-6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS y entidades relacionadas
R-CCSSOTROS-006
Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
-6 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-CCSSOTROS-001
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Director de Administración de Proyectos Especiales
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-CONTROL001
Auditoría CCSS, CGR
-6 Mitigar
Jefe de Proyecto CCSS
R-CONTROL002
Auditoría CCSS, CGR
-6 Mitigar
R-CONTROL003
Auditoría CCSS, CGR
-4 Mitigar
R-CONTROL004
Auditoría CCSS, CGR
-4 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
R-PRENSA-001
Prensa Local y Nacional
-6 Evitar
Seguir el protocolo de información de la Institución de forma establecida, de manera que se evite que se de información no oficial o contradictoria.
Prensa CCSS, Director de Administración de Proyectos y Jefe de Proyecto.
R-OTROSINV002
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
-9 1. Transferir a los costos del contrato principal con la constructora. 2. Mitigar.
R-CCSSOTROS-007
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Otros departamentos CCSS (Departamento Legal, Departamento financiero, otros).
1. Considerar un porcentaje del costo directo. 2. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados.
Jefe de Proyecto CCSS Jefe de Proyecto CCSS Jefe de Proyecto CCSS
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
275
CÓDIGO R-OTROSINV001
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
-6 1. Transferir a los costos del contrato principal con la constructora. 2. Mitigar
ACCIONES
RESPONSABLE
1. Considerar un porcentaje del costo directo. 2. Cumplir de forma inmediata con las solicitudes y las acciones solicitadas por el Plan de Gestión Ambiental y por el Ministerio de Salud en el proceso constructivo. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados. Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS, Inspección y Constructora
Jefe de Proyecto CCSS
R-OTROSINV003
Grupos de transportistas
-4 Mitigar
Jefe de Proyecto CCSS
R-OTROSINV004
Grupos de transportistas
-4 Mitigar
R-OTROSINV005
Grupos comerciales existentes
-4 Mitigar
R-OTROSINV006
Grupos comerciales existentes
-4 Mitigar
R-POLITICA021
Diputados y Presidencia de la República.
-4 Evitar
Seguir la política de información de la CCSS con las jerarquías correspondientes, y evitar que cualquier persona dé declaraciones oficiales sobre el proyecto.
R-FINANCIAM001
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
-6 Mitigar
Crear un cronograma con Jefe de Proyecto los tiempos probables e CCSS idear mecanismos de control sobre el mismo.
R-FINANCIAM002
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
-6 Evitar
Crear un cronograma con Jefe de Proyecto los tiempos probables e CCSS idear mecanismos de control sobre el mismo.
Jefe de Proyecto CCSS Jefe de Proyecto CCSS Jefe de Proyecto CCSS
276
CÓDIGO R-ICONTRA001
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Involucrados que buscan afectar la imagen del proyecto.
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
-3 Aceptar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los aliados al proyecto para su defensa y neutralización de estos grupos negativos: Grupos organizados de la comunidad, grupos de la CCSS, prensa local y nacional.
Jefe de Proyecto CCSS
R-COMER-FUT002
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-COMER-FUT003
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-COMER-FUT004
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-COMER-FUT001
Grupos comerciales: Feria del agricultor, Desarrolladores de Proyectos Urbanísticos, Desarrolladores de parqueos y centros comerciales, Dueños de propiedades y negocios vecinos futuros. Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-COMER-FUT005
Feria del agricultor, municipalidad, grupos organizados de la comunidad.
-3 Mitigar
Crear un sistema de comunicación efectivo con los involucrados mencionados.
Jefe de Proyecto CCSS
R-ROBO-001
Grupos de vandalismo y robo
-9 Transferir al contrato principal con la constructora.
Incluir en el alcance del contrato, así como lo referente a seguros y pólizas.
Constructora
R-ROBO-002
Grupos de vandalismo y robo
-9 Transferir al contrato principal con la constructora.
Incluir en el alcance del contrato, así como lo referente a seguros y pólizas.
Constructora
R-COMER-FUT006
Fuente: Elaboración propia
RANGO (PXL)
277
ANEXO Nº 7 RESPUESTA A OPORTUNIDADES DE IE EN LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO HOSPITAL DE HEREDIA Cada color representa un Grupo de Involucrados Externos Generales diferente.
Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración de Proyectos Especiales - PNIH Nombre del Proyecto: Nuevo Hospital de Heredia Fecha de realización: noviembre 2008 Matriz de respuesta a los riesgos de involucrados externos al proyecto Nombre del Grupo General de Involucrados Externos: Todos
CÓDIGO O-IGPERMISOS-001
O-IGPERMISOS-002
O-IGPERMISOS-003
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, Ministerio de Salud, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, Servicios Públicos: AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional. Municipalidad, MS, Cuerpo de Bomberos, MINAET, SETENA, INVU, MOPT, AyA, ESPH, ICE, CFIA, Museo Nacional.
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
6 Explotar
Contar con todos los permisos necesarios en tiempo y forma y realizar la obra apegada a dichos permisos.
Jefe de Proyecto CCSS
6 Explotar
Contar con todos los permisos necesarios en tiempo y forma y realizar la obra apegada a dichos permisos.
Jefe de Proyecto CCSS
6 Mejorar
Establecer adecuados canales de comunicación y coordinación con las instituciones involucradas en tiempo y forma.
Jefe de Proyecto CCSS
278
CÓDIGO O-ILOCAL-PP001
RANGO (PXL)
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales Asociaciones de desarrollo, grupos de vecinos organizados, Grupo Heredia por media calle, Grupos pro construcción del hospital, otros grupos sociales, grupos ambientales.
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-CCSSHVIEHJO-001
Personal de salud, personal administrativo, personal de mantenimiento del hospital viejo, personal de limpieza, personal de vigilancia y demás personal del hospital.
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-CCSSOTROS-001
Junta Directiva, Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, Prensa CCSS
6 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-ILOCAL-PP002
O-GO-COM-001
O-GO-COM-002
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas Colegios, escuelas, Iglesia Católica, otras Iglesias, grupos religiosos, universidades, instituciones deportivas
279
CÓDIGO O-CCSSOTROS-002
INVOLUCRADOS EXTERNOS PARTICIPANTES Departamentos de Ingeniería y arquitectura CCSS
ESTRATEGIA
ACCIONES
RESPONSABLE
3 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-CONTROL-001 Auditoría CCSS, CGR
3 Mejorar
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-CONTROL-002 Auditoría CCSS, CGR
3 Mejorar
Jefe de Proyecto CCSS
O-CONTROL-003 Auditoría CCSS, CGR
3 Mejorar
Establecer un plan de comunicación con IE respectivos. Establecer un plan de comunicación con IE respectivos.
O-PRENSA-001
Prensa Local y Nacional
9 Explotar
Cumplir con la política de atención a la prensa y brindar comunicados periódicos con información veraz.
Jefe de Proyecto CCSS
O-OTROSINV001
Vecinos directamente afectados en los alrededores del proyecto incluye familias, negocios existentes, urbanizaciones cercanas, transportistas, entre otros pero que no conforman grupos organizados.
6 Mejorar
Establecer un plan de comunicación con los involucrados en cuestión.
Jefe de Proyecto CCSS
O-POLITICA-021
Diputados y Presidencia de la República.
4 Compartir
Establecer un plan Jefe de Proyecto de comunicación CCSS con IE respectivos.
O-FINANCIAM001
Bancos que brindan el financiamiento externo tales como el BCIE.
4 Explotar
Establecer un plan de comunicación con los involucrados en cuestión.
Jefe de Proyecto CCSS
O-COMER-FUT001
Desarrolladores de Proyectos urbanísticos, municipalidad.
6 Mejorar
Establecer un plan de comunicación con los involucrados en cuestión.
Jefe de Proyecto CCSS
Fuente: Elaboración propia
RANGO (PXL)
Jefe de Proyecto CCSS