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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
SISTEMA DE RENDIMIENTOS DE OBRA PARA LOS PROYECTOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)
ING. AUDREY MARIA ANDERSON HERRERA
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS.
San José, Costa Rica Setiembre, 2008
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
Este proyecto de final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito para optar el grado de Máster en Administración de Proyectos
Ing. Alexander Solís Barbosa MAP DIRECTOR DE PROYECTO
Ing. Álvaro Castillo Quesada MAP LECTOR No.1
Ing. Diego Campos García MAP LECTOR No.2
Ing. Audrey María Anderson Herrera SUSTENTANTE
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AGRADECIMIENTOS Este trabajo no hubiese podido realizarlo sin el apoyo de mi tutor, así como por la ayuda y apoyo incondicional brindados por mi madre y mi esposo. Agradezco a mis lectores Álvaro Castillo y Diego Campos por la dedicación brindada hacia mi trabajo. Agradezco de todo corazón a Dios porque no importa cual sea el proyecto que me propongo, Él siempre me ayuda y no se aparta de mi lado.
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DEDICATORIA Dedico este trabajo a mi madre María Rosa, mi suegra Carmen Ligia porque sin su ayuda y apoyo no hubiese podido recibir los cursos correspondientes para optar por la Maestría de Administración de Proyectos. A mi esposo Juan Carlos por su motivación, esfuerzo y dedicación para hacer realidad este trabajo, así como a mis hijos Juan Pablo y María Gabriela por sus horas de sacrificio. A mi hermano Carlos Lorenzo por su aliento y apoyo.
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INDICE RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................. 1 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3 2. MARCO TEORICO ........................................................................................................ 8 2.1 MARCO REFERENCIAL........................................................................................... 8 2.1.1 Reseña Histórica ............................................................................................................ 8 2.2.1 Misión y Visión ...................................................................................................... 12 2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ...................................................................... 17 2.2.1 Gestión del Alcance ..................................................................................................... 18 2.3.1 Gestión del Tiempo ...................................................................................................... 20 2.2.4 Gestión de la Comunicación ........................................................................................ 22 2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos ........................................................... 24 2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información .............................................. 24 2.2.4.3 Distribución de la información ................................................................................. 26 2.2.4.4 Involucrados.............................................................................................................. 26 2.2.4.5 Acceso de los Usuarios ....................................................................................... 28 2.2.5 Gestión de Riesgos..................................................................................................... 28 3 MARCO METODOLÓGICO...................................................................................... 31 3.1 Investigación Documental ........................................................................................... 31 3.2 Investigación de Campo............................................................................................... 31 3.3 Análisis Estadístico ...................................................................................................... 33 3.4 Procesos para la Ejecución del Proyecto ..................................................................... 36 3.5 Acta de Constitución del Proyecto............................................................................... 36 3.6 Estructura de División del Trabajo (EDT) ................................................................... 36 3.7 Cronograma del Proyecto ............................................................................................ 37 3.8 Diagrama de GANT ..................................................................................................... 37 3.9 Matriz de Responsabilidades ...................................................................................... 37 3.10 Juicio de Expertos ...................................................................................................... 37 3.11 Validación de los Resultados ..................................................................................... 37 4. DESARROLLO ............................................................................................................. 39 4.1 GESTION DEL ALCANCE ....................................................................................... 39 4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos .............................................................................. 39 4.1.3 Proceso de Selección y Análisis de Datos ............................................................... 43 4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos............................................................................................................ 44 4.1.3.2 Metodología para el Agrupamiento de Datos ...................................................... 46 4.1.3.3 Proceso de Análisis Estadístico ............................................................................. 47 4.1.3.4 Cálculo de Rendimientos .......................................................................................... 49 4.1.3.5 Niveles de Acceso al Programa de Informática ........................................... 51 4.1.3.5.1 Introducción de Datos..................................................................................... 51 4.1.3.5.2 Solicitud de Información Ejecutiva .............................................................. 51
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4.1.3.5.3 Sistema de Información General .................................................................. 55 4.1.4 Metodología para Actualizar la Base de Datos ....................................................... 59 4.2 GESTIÓN DEL TIEMPO ......................................................................................... 61 4.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN .................................................................... 64 4.3.1 Análisis de los Involucrados ........................................................................................ 65 4.3.3 Capacitación de Usuarios de Consulta Ejecutiva ........................................................ 69 4.3.2 Capacitación de Usuarios de Consulta General ........................................................... 70 4.3.3 Capacitación de Usuarios Digitadores ......................................................................... 70 4.4 GESTIÓN DE RIESGOS ......................................................................................... 72 4.4.1 Metodología ........................................................................................................... 73 4.4.2 Roles y Responsabilidades..................................................................................... 75 4.4.3 Periodicidad ........................................................................................................... 76 4.4.4 Categorías de Riesgo ............................................................................................. 76 4.4.5 Probabilidad e Impacto de los Riesgos .................................................................. 77 5. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 81 6. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 86 7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 89 8. ANEXOS ....................................................................................................................... 90 8.1 ANEXO 1 .................................................................................................................. 91 ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN (PFG) ....................................... 91 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 91 8.2 ANEXO 2 ...................................................................................................................... 96 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 96 8.3 ANEXO 3 .................................................................................................................. 98 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) DEL PFG ............................... 98 8.4 ANEXO 4 ................................................................................................................ 100 CRONOGRAMA DEL PFG ......................................................................................... 100 8.5 ANEXO 5 ................................................................................................................ 102 EJEMPLO DE................................................................................................................. 102 PLANTILLAS DE RECOLECCION DE DATOS ........................................................ 102 8.6 ANEXO 6 ................................................................................................................ 104 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA .................................................................... 104 8.6.1 Sistema de Recopilación de Datos ........................................................................... 105 8.6.2 Diagrama del Cálculo de Rendimientos ................................................................... 109 8.6.3 Diagrama de Solicitud de Información General ....................................................... 113 8.7 ANEXO 7 .................................................................................................................... 117 FORMULARIOS DE INDICES DE RENDIMIENTOS DE PRODUCCION ............. 117 8.7.1 FORMULARIO: CONCRETOS CONVENCIONALES - OBRA GRIS ............... 118 8.7.2 FORMULARIO: ESTABILIZACION DE TALUDES ........................................... 118 8.7.3 FORMULARIO: EXCAVACION CIELO ABIERTO ............................................ 121 8.7.4 FORMULARIO: EXPLOTACION TAJOS ............................................................. 121 8.7.5 FORMULARIO: PRODUCCION DE AGREGADOS ............................................ 122 8.7.6 FORMULARIO: ESCOMBRERAS......................................................................... 123 8.7.7 FORMULARIO: OBRA CIVIL – EDIFICIOS ........................................................ 123
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8.7.8 FORMULARIO: CAMINOS ................................................................................... 128 8.7.9 FORMULARIO: DIQUES ....................................................................................... 129 8.7.10 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – TUNEL .......................... 130 8.7.11 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – POZOS ........................... 132 8.7.12 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – LIMPIEZA DE PISO ............... 134 8.7.13 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – ACERO ARCO ........................ 135 8.7.14 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO ARCO ................ 136 8.7.15 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO LANZADO ........ 137 8.7.16 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE LOCOMOTORAS ...................... 139 8.7.17 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE FORMALETA ............................ 139 8.7.18 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES-CONTRATISTA ..... 140 8.7.19 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES - ICE ........................ 140 8.7.20 FORMULARIO: CORTINA DE IMPERMEABILIZACION ............................... 143 8.7.21 FORMULARIO: INYECCION DE TUNEL ......................................................... 143 8.7.22 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TANQUE DE OSCILACION... 144 8.7.23 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TUBERIA BAJA Y ALTA PRESION. ........................................................................................................................... 145 8.7.24 FORMULARIO: BLINDAJES TUNEL Y POZOS DE ACCESO ........................ 146
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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006)................................................ 14 Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006).............................. 15 Figura 3 Clasificación de los Interesado .......................................................... 68 Figura 4 Estructura de desglose de riesgos (RBS) ......................................... 77
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ÍNDICE DE CUADROS
Tabla Nº 1 Matriz de Involucrados ........................................................................ 66 Tabla Nº 2 Puntuación .......................................................................................... 67 Tabla Nº 3 Clasificación de Involucrados .............................................................. 67 Tabla N° 4 Roles y Responsabilidades ................................................................. 75 Tabla N° 5 Escala de Probabilidades .................................................................... 78 Tabla N° 6 Escala de Impactos ............................................................................. 78 Tabla N° 7 Indicadores de Riesgo, P x I ............................................................... 78 Tabla N° 9 Tabla de Acciones Correctivas ............................................................ 80
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ÍNDICE DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS
ICE, Instituto Costarricense de Electricidad. CGP, Coordinación General de Proyectos. CAP, Centro de Apoyo a Proyectos. PHP, Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. PMI, Project Management Institute. EDT, Estructura de Desglose del Trabajo. RBS, Estructura de Desglose del Riesgo. UEN, PySA, Unidad Estratégica de Negocios, Proyectos y Servicios Asociados. MET, Maquinaría, Equipos y Talleres. SIEPAC, Sistema Interconectado Eléctrico para América Central. PERT, Cronograma de Actividades
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ÍNDICE DE ABREVIACIONES
M, metros lineales. msnm, metros sobre el nivel del mar. Km2, Kilómetros cuadrados. Km, Kilómetro. a.m, Antes de meridiano. p.m, posterior de meridiano. M3, metros cúbicos. M2, metros cuadrados. Long, longitud. L, litro. Kg. Kilogramo. Min, Minutos de tiempo. Cu, cada uno. N, número. Maq, máquina. Ect, etcétera. Hr, hora Seg. Segundos de tiempo. σ, La desviación estándar.
x , Media aritmética o promedio.
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RESUMEN EJECUTIVO Desde la creación del ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) se han llevado a cabo proyectos hidroeléctricos, geotérmicos y eólicos. Debido a que no se contaba con una oficina para almacenar o archivar rendimientos de obra, la información generada se fue perdiendo con el paso de los años, por lo que cada vez que un profesional se hacía cargo de una obra, generaba la información con su propio criterio y conforme se daba el avance de obra, procedía a corregir los datos, generando programas y presupuestos poco confiables y por consiguiente pérdidas económicas a la Institución. Es por esta razón que se da la necesidad de establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación de los nuevos proyectos a desarrollar, así como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Para alcanzar el objetivo planteado es necesario como primer paso definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra; además, ubicar en los diferentes proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos. El grupo de expertos fue seleccionado por los Ingenieros Alexander Solís y Denis Gatgens, el Licenciado Diego Baltodano y el Técnico Rubén Loaiza, los parámetros utilizados para la elección de dicho grupo fue establecer por especialidades (a saber: montaje en casa de máquinas, túneles, excavación etc.) cuales profesionales del grupo cuentan con experiencia en trabajos concluidos. Una vez definida la lista del grupo de especialistas, fue valorada en una reunión con los diferentes Directores de Proyecto para su respectiva aprobación. Después de establecer el plan piloto, se debe crear una metodología para almacenar la información proveniente del campo, una vez documentados los rendimientos de las diferentes obras, se agrupan según sus características para luego separar los rendimientos estratégicos, según las particularidades de la obra, a saber, condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo. Una vez realizado este trabajo se debe determinar cual información le será de utilidad al usuario, estableciendo una nueva metodología para la entrega final de los datos (rendimientos de obra), además debe establecerse la metodología para implementar mejoras a la información base generada. Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos debe establecerse la secuencia a seguir para la capacitación del personal que hará uso de la información documentada.
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Para tales efectos fue necesaria la conformación de plantillas según el tipo de obra las que incluyen rendimientos de materiales y de mano de obra, así como las condiciones geográficas, climáticas y climatológicas del lugar que los generan. La información contenida en estas plantillas, será la entrada principal para el análisis y determinación de rendimientos de obra. Para el proceso de análisis, es necesario definir el Acta de Constitución del Proyecto, el cual define claramente el alcance del trabajo. Adicionalmente, se requiere la configuración del cronograma de trabajo y su respectiva estructura de división de trabajo (EDT). Con la ayuda del cronograma y de la EDT, se genera la Matriz de responsabilidades, asignando a cada entregable de la EDT un responsable. Es importante anotar, que durante el proceso de agrupación de datos, análisis y determinación de los mismos, es necesaria una constante revisión con un grupo de expertos, los que basados en su experiencia validan la información generada. Utilizando los rendimientos relacionados con las características de la obra y las condiciones en que se generó, los planificadores, programadores y presupuestadores del ICE, Sector Energía, tendrán mayor confiabilidad y en sus análisis, optimizarán sus trabajos; adicionalmente, contarán con mayor criterio para la toma de decisiones, y por consiguiente aumentará la competitividad del Sector Energía. En el caso de los ejecutores de obra, les permitirá llevar un control más detallado sobre el avance de sus obras, ya que al comparar rendimientos reales con los expuestos en este informe, puede determinar si su obra está dentro del rango esperado, o bien, sufre algún problema y tiende a desviarse en algún punto en particular. Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser usados como referencia para la apropiada planeación, programación, presupuestación y control de obras.
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1. INTRODUCCIÓN Conforme el ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) ha llevado a cabo proyectos, se han desarrollado habilidades e información que le han permitido al personal realizar sus labores en forma eficiente. Lamentablemente, la información referente a rendimientos de mano de obra y de recursos que se ha generado a través del tiempo ha sido poco documentada, terminando ésta en manos de los diferentes encargados de obra y otro personal asociado, lo cual implica riesgo de perderla si el profesional no sigue laborando con el ICE una vez finalizado el Proyecto en el que se desempeña. Por lo anterior es que hace varios años atrás, durante la ejecución de proyectos por parte del ICE, principalmente en lo referente a proyectos hidroeléctricos, se ha puesto interés en mantener la información referente a rendimientos de mano de obra, maquinaria y materiales.
A partir del P.H. Sandillal, los ingenieros
encargados de obra debían presentar un documento o informe final al terminar sus trabajos, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, por lo que no se tenía existencia de plantillas estandarizadas, no se daba una línea para definir cuales datos eran estratégicos y por tanto cada responsable de obra generaba la información con su propio criterio, en general tampoco se daba referencia a las condiciones climatológicas y geológicas en que se desarrollaba ni de las técnicas especificas empleadas en el proceso, grupo de captura y análisis. En el proyecto Sandillal algunos practicantes universitarios llevaron a cabo estudios específicos de producción y rendimientos, relacionados principalmente con el desarrollo de la obra civil de la Casa de Máquinas.
Sin embargo, los
resultados de estas investigaciones no se archivaron en forma adecuada y luego de finalizado el proyecto se perdieron.
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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las primeras plantillas de recolección. Si bien es cierto se obtuvieron algunos resultados importantes, los mismos eran deficientes en algunos aspectos como la determinación de un Análisis Detallado de la Nomenclatura (ADN), que le permita al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajustara a los nuevos requerimientos, haciendo falta algunas variables que impedían su aplicación a otras obras. El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la excavación del Túnel del P. H. Pirrís. Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía como labor principal, recoger la información generada en el campo, procesarla e incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los diferentes rendimientos.
Los resultados obtenidos en el P.H. Pirrís son
importantes y demuestran que se puede contar con una base datos sólida que ayuden al mejoramiento de la ejecución de obras y a la planificación futura. Actualmente existe interés en la organización, por contar con documentación referente a rendimientos de obra, que le permita al usuario definir un criterio para la oportuna toma de decisiones, así como la necesidad de optimizar los planeamientos y programaciones de los proyectos, de tal forma que sean más exitosos y dentro de los objetivos previos de alcance, costo, tiempo y calidad.
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Es por este motivo que en el ICE, especialmente en la Coordinación General de Proyectos, un grupo de profesionales se han preocupado por capturar esta información creando una Oficina Técnica en cada uno de los proyectos en desarrollo, con una sede central en el CAP, con el fin de recolectar la información generada y así proceder a unificarla.
Para tales efectos fue necesaria la
conformación de plantillas según el tipo de obra, la que fue elaborada por un grupo de profesionales especialistas y funcionarios involucrados en la captura y manejo de este tipo de información y coordinada por la Unidad de Planeamiento y Control de la Coordinación General de Proyectos (CGP). Una vez definida la plantilla para cada tipo de obra, es necesario definir la forma de capturar la información en el campo y de allí incluir la información en una base de datos acorde a las necesidades, de tal forma que pueda ser puesta en práctica en las diferentes situaciones que se presentan. Expresado en otras palabras, cada obra cuenta con características particulares, por lo que es necesario que la información que se presenta en la base de datos esté referenciada a las características de la obra de donde proceden, con el fin de utilizar los datos con mayor veracidad en una futura planificación de obra o para facilitar la programación de obras o presupuestar.
Adicionalmente, esta información le
permitirá al profesional a cargo de obra comparar los rendimientos que está obteniendo con los rendimientos promedio que se obtuvieron de obras con características similares o bien compararlos con los datos utilizados en su planeamiento y hacer las correcciones necesarias. Debido a que cada obra cuenta con condiciones diferentes gracias a su ubicación geológica y geográfica y a las técnicas empleadas, se agrupa la información y se propone establecer una herramienta de consulta por parte de los diferentes interesados, los que deben indicar las condiciones específicas a las que representan.
En cierta forma debe establecerse un Análisis Detallado de la
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Nomenclatura (ADN), que permita al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajuste a los nuevos requerimientos. Es por esta razón, que este trabajo busca establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación de nuevas obras a desarrollar. Además establecer una herramienta de análisis que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Dentro de los procesos que se deben seguir para alcanzar el objetivo expuesto se tiene: A partir de las plantillas de recolección de información con que cuenta la Organización de Proyectos, se determina que información debe incluirse en la base de datos para luego establecer rendimientos de obra deseados, por lo que es necesario:
•
Definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra. Además, ubicar en los diferentes Proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos.
•
Establecer con los grupos de expertos una metodología para agrupar y separar los rendimientos estratégicos, según las características particulares de la obra y las condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo.
•
Una vez separados y agrupados los datos se determina cual información le será de utilidad al usuario, estableciendo una metodología para la entrega
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final de los datos (rendimientos de obra); además de establecer una metodología para implementar mejoras a la información generada.
•
Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos se establece una metodología para la capacitación del personal que hará uso de la información documentada.
Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser usados
como
referencia
para
presupuestación y control de obras.
la
apropiada
planeación,
programación,
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2. MARCO TEORICO Para poder aplicar la Administración de Proyectos es necesario contemplar un poco la historia del Sector Energía del ICE, así como determinar cuales de los aspectos de la Administración de Proyectos se tomarán en cuenta para el desarrollo de este trabajo. Estos aspectos fundamentales se desglosan a continuación.
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MARCO REFERENCIAL
Como referencia es necesario además de un resumen de la historia del Sector Energía del ICE, conocer la Misión y Visión del mismo, y de esta forma entender la importancia que tiene para el Sector Energía contar con armas que permitan su permanencia en el mercado.
2.1.1 Reseña Histórica (Según el ICE 2006) El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) fue creado por el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949 como una institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Está dotado de plena autonomía e independencia administrativa, técnica y financiera. Le corresponde, por medio de sus empresas, desarrollar, ejecutar, producir y comercializar todo tipo de servicios públicos de electricidad y telecomunicaciones, así como actividades o servicios complementarios a estos. Como objetivos primarios el ICE debe desarrollar, de manera sostenible, las fuentes productoras de energía existentes en el país y prestar el servicio de
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electricidad, con el fin de promover el mayor bienestar de los habitantes del país y fortalecer la economía nacional. Su creación fue el resultado de una larga lucha de varias generaciones de costarricenses que procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la escasez de energía eléctrica presentada en los años 40, y en apego de la soberanía nacional, en el campo de la explotación de los recursos hidroeléctricos del país. (ICE 2006) (Según el ICE 2006) Como Institución encargada del desarrollo de fuentes productoras de energía eléctrica del país, le fueron encomendadas las siguientes funciones:
•
Solucionar el problema de la escasez de energía eléctrica del país, mediante la construcción y puesta en servicio de más plantas de energía hidroeléctrica, con sus correspondientes redes de distribución.
•
Promover el desarrollo del país mediante el uso de la energía eléctrica como fuente de fuerza motriz.
•
Procurar la utilización racional de los recursos naturales y terminar con la explotación destructiva e indiscriminada de estos.
•
Conservar y defender los recursos hidráulicos del país, mediante la protección de las cuencas, fuentes, cauces de los ríos y corrientes de agua.
•
Hacer de sus procedimientos técnicos, administrativos y financieros modelos de eficiencia capaces de garantizar el buen funcionamiento del
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Instituto y que sirvan de norma a otras actividades costarricenses. (ICE 2006) Para cumplir con las tareas encomendadas, el ICE inició sus labores construyendo pequeñas plantas Hidroeléctricas entre las que se encuentran Garita, Río Macho, Cachí. Luego, se dio a la tarea de realizar proyectos grandes como Arenal, y seguidamente se fueron construyendo plantas hidroeléctricas de acuerdo a las necesidades del país y a la capacidad de los ríos que las alimentaban, entre las que se encuentran Corobicí, Ventanas Garita, Sandillal, Mario Echandi (conocida como Nagatac), complejo Toro (Toro 1 y Toro 2), Angostura, Peñas Blancas, Cariblanco y en actual construcción Pirrís y Toro 3.
Conforme se fueron
construyendo las diferentes plantas hidroeléctricas, fue necesario también la construcción de líneas de transmisión, las que son responsables de llevar la energía producida en una planta hidroeléctrica hasta las diferentes subestaciones en donde la energía eléctrica pasa por un proceso que se encarga de bajar el voltaje para ser distribuida a los diferentes sectores del territorio Nacional. Adicionalmente a las plantas Hidroeléctricas, se construyeron plantas de generación geotérmica denominado Complejo Miravalles y una planta Eólica denominada Tejona.1 En los primeros años de ejecución de obras, el ICE contaba con personal de planta que mantenía la información relacionada con procedimientos de ejecución y rendimientos de obra documentados en forma personal, o bien, como conocimiento adquirido.
Conforme pasaron los años y se fueron generando
nuevas oportunidades de trabajo que resultaban más atractivas para estos colaboradores, o bien, estos se retiraban por razones personales, por lo que se
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Técnico Edgar Badilla. Secuencia de Proyectos realizados por el ICE, San Pablo de León Cortés, agosto 2006, “comunicación personal”
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fueron perdiendo no solo el recurso
humano de alta experiencia, sino que
además, todos los conocimientos adquiridos. Lamentablemente en muchos de los casos, los profesionales y capataces de nuevo ingreso, debían en el mejor de los casos consultar a expertos sobre ciertos rendimientos de obra e ir generando su propia base de datos, o en su defecto, programar según su propia experiencia e ir corrigiendo su base de datos; lo que resultaba costoso a la Institución a la vez de que se invertía mucho tiempo por parte del programador o de la persona que tenía a cargo la ejecución de una obra en particular. Como cada profesional debía buscar su propia lista de rendimientos, la guardaba celosamente hasta el punto de llevársela en el momento de dejar la Institución. Es por esta razón, que a partir del P.H. Sandillal, se estableció la necesidad de solicitarles a los ingenieros encargados de obra un informe final al terminar sus obras, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, y no contaba con plantillas estandarizadas necesarias para la homogenización de la información.
Además, no se daba una línea para definir cuales datos eran
estratégicos y por tanto cada responsable de obra generaba la información con su propio criterio, y en general, tampoco se daba referencia a las condiciones climatológicas y geológicas en que se desarrollaba, ni de las técnicas específicas empleadas en el proceso. En el Proyecto Sandillal algunos practicantes universitarios llevaron a cabo estudios específicos de producción y rendimientos, relacionados principalmente con el desarrollo de la obra civil de la Casa de Máquinas; sin embargo, los resultados de estas investigaciones no se archivaron en forma adecuada y luego de finalizado el proyecto se perdieron2.
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Ing. Alexander Solís Barboza, Necesidad de recolección de datos, CGP, agosto 2006, “comunicación personal”
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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las primeras plantillas de recolección. El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la excavación del Túnel del P. H. Pirrís. Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía como labor principal recoger la información generada en el campo, procesarla e incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los diferentes rendimientos. En la actualidad, para la planificación de obras dentro de los diferentes proyectos se utiliza la información que se ha generado en las Oficinas Técnicas. Adicionalmente, es de gran interés para la organización lograr que cada proyecto utilice plantillas unificadas y se pueda a corto plazo tener información valiosa que produzca proyectos mucho más exitosos y dentro de los objetivos previstos de costo, tiempo y calidad.
2.2.1 Misión y Visión El ICE cuenta con dos grandes áreas de Negocio. Telecomunicaciones y Energía. Cuenta además con una Visión y Misión para toda la organización, así como
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Misión y Visión para cada una de sus grandes áreas de negocio, por lo que nos enfocaremos al Área de Negocio de Energía. (ICE, 2006).
Misión Sector Electricidad "Mejorar la calidad de vida y el desarrollo económico y social, a través de un servicio de electricidad que supera las expectativas de bienestar, comodidad y progreso de todos los costarricenses." (ICE, 2006)
Visión Sector Electricidad ”Constituirse en la mejor empresa eléctrica de América con respecto a la calidad, continuidad, solidaridad, universalidad y precio competitivo del servicio, a la satisfacción de los clientes, al desarrollo sostenible de los recursos energéticos renovables y al manejo del medio ambiente; y ser reconocida como un factor fundamental para el desarrollo económico y social del país, como un símbolo de la capacidad y la democracia costarricense y como un líder de la integración eléctrica de América Central.” (ICE, 2006). Estructura Organizacional Sector Electricidad La estructura organizacional de la institución donde se enumera cada uno de los elementos principales que la componen, se presenta en la figura 1.
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Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006) Organización del Área de Proyectos Estructura organizacional.
La Subgerencia del Sector Electricidad se dividió en seis Unidades Estratégicas de Negocios entre las que se encuentra la Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos y Servicios Asociados que normalmente se conoce como UEN PySA. En esta UEN, se realizan los siguientes trabajos:
•
Planeamiento de Proyectos (hidráulicos, eólicos, térmicos, geotérmicos)
•
Control de Inversiones
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•
Construcción de proyectos de generación eléctrica que incluye además de la construcción el transporte (líneas de transmisión eléctrica) y la modernización de los proyectos existentes
•
Servicios asociados, entre los que están: diseño de obras, estudios hidráulicos, estudios hidrológicos, estudios geotérmicos, geotécnicos y dibujo.
•
Maquinaria, equipo y Talleres, conocido como MET.
Como estrategia fundamental para la construcción de proyectos de generación eléctrica, se encuentra la Coordinación General de
Proyectos,
en la que se
agrupa la dirección general de todos los proyectos, se aprueban presupuestos, estructuras organizacionales, se brinda apoyo en lo referente a los Sistemas de Información, se analizan los avances de cada uno de los proyectos en ejecución, ya sean Líneas de Transmisión o Proyectos Hidroeléctricos, da apoyo a los proyectos existentes en cuanto a la modernización de los mismos, adicionalmente, coordina todos los procesos de cierre y puesta en marcha de los proyectos ejecutados.
CGP Salud Ocupacional
Gestión del Sistema
Gestión de Producción
Planeamiento y control
Coordinado de proyectos de transmisión
Proyectos de generación…n
Proyectos de transmisión…n
CAP
Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) Fuente: Coordinación General de Proyectos (CGP)
MET
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Misión Proyectos “Dirigir la fase de ejecución de los proyectos para la industria eléctrica y otros asignados por la Administración Superior, por medio de un equipo de trabajo competente, con el fin de satisfacer las expectativas de nuestros clientes”
Visión Proyectos “Ser una organización líder en el desarrollo de proyectos, creativa y con capacidad de adaptación a los cambios del entorno, cuyo pilar fundamental es su recurso humano. Mercado Clave Dentro del ICE, en el sector Energía (Electricidad) muchas son las personas que de alguna forma son usuarios de rendimientos de obras. A continuación se presenta un listado de los grupos de interés. Como Clientes Directos: El Patrocinador: Coordinador General de Proyectos Encargados de Programación de Obras en el ICE Encargados de Presupuestar Obras en el ICE Profesionales encargados de Obra Jefes de Departamento de Construcción en Proyectos del ICE Encargados de Planeamiento y Control de Obras Directores de Proyectos de Generación Eléctrica y de Transición Como Clientes Indirectos: Encargados de Seguimiento y Control de Obras
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Unidad de Ingeniería Económica de la Unidad Estratégica de Negocios – Proyectos y Servicios Asociados (UEN – PySA) Unidad Estratégica de Negocios –Proyectos y Servicios (UEN-PySA)
2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Según Chamoun (2005) la Administración de Proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el fin de satisfacer las expectativas de los involucrados. Define además como involucrados a todas aquellas organizaciones y personas que de alguna forma serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto. Se puede resumir la aplicación de los conceptos de la Administración de Proyectos (AP) de la siguiente forma: • Desde el punto de vista de la organización busca una posición competitiva dentro del mercado existente, ya que la aplicación de herramientas y técnicas generan resultados más rápidos, listado de lecciones aprendidas, cronogramas y flujos de trabajo, registros de riesgos que facilitan la toma de decisiones. • Fomenta la creación de equipos de trabajo, así como la definición clara de los alcances de cada uno de los trabajos por elaborar, mejora la comunicación, lo que facilita el seguimiento y control de las obras. Además, elimina los roces entre los miembros del equipo de proyecto por tareas mal definidas.
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• Para el o los clientes se genera un ambiente de confianza, al definirse claramente cuáles son las expectativas del cliente, tomando en cuenta tres factores clave, a saber, tiempo, costo y calidad.
2.2.1 Gestión del Alcance Chamoun (2005) define el alcance de un proyecto como todo el trabajo que se debe realizar para entregar un producto o servicio con las características y funciones especificadas. El PMI 2004 define la Gestión del Alcance como los procesos necesarios para asegurar que un proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto con éxito. Como parte de los efectos particulares de este trabajo se tomará en cuenta para el Plan del Proyecto, la definición de los Objetivos Generales y Específicos, la definición del Alcance, en donde se detallan los diferentes entregables y sus respectivas restricciones, así como la Estructura Detallada del Trabajo EDT o WBS (por sus siglas en ingles), y como último proceso se realizará un sistema de control de cambios. Una vez aplicados los procesos anteriormente enunciados, se obtendrán como resultado los rendimientos de obra estratégicos, los que según el panel de expertos son necesarios para establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía a la planeación, programación y presupuestación de nuevas obras a desarrollar. Adicionalmente, se establecerá una herramienta de análisis que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales.
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Esto permitirá al ICE documentar información valiosa para la toma de decisiones, tanto en el proceso de planificación y programación de obras, como en el proceso de control y seguimiento de las obras en ejecución. En la actualidad, para llevar a cabo la planificación y programación de proyectos, se toman datos generales de rendimientos de obras; por ejemplo, metros lineales por día de 24 horas de excavación de túnel, o metros cúbicos por hora de excavación a cielo abierto, según el tipo de equipo que se utiliza para la excavación. Los datos con que se cuentan son promedios, a los que no se les ha realizado ningún tipo de análisis. Además, no se conocen las particularidades de donde procede la información, tales como si el trabajo se hace con la presencia de agua, cual es la ubicación del nivel freático, el tipo de pala utilizado para la excavación, o el tipo de broca para la perforación, entre otros. Al contar con rendimientos debidamente documentados y seleccionados según las características de la obra de donde proceden, se pueden planificar proyectos con un menor grado de incertidumbre, lo que generará una mejor distribución de los recursos y por consiguiente le permitirá al ICE aumentar la competitividad en el Sector Energía. Gracias a la continuidad en la ejecución de obras de construcción, y a las mejoras en los procesos constructivos, es necesario llevar a cabo el proceso de actualización de los datos, ya que con esta actualización se generarán nuevos rendimientos de obra (o rendimientos actualizados).
Ésta actualización de la
información estará a cargo de los inspectores de obra (quienes son colaboradores de nivel administrativo, encargados de la colecta de información en el campo) y se realizará diariamente conforme se ejecuten las diferentes tareas.
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La información será desplegada en el Intranet por se ésta un sitio web propio de la organización, a disposición de los usuarios que la necesiten. Dependiendo del tipo de información que sea necesaria, se deberá ingresar una clave, la que será designada por la Oficina de Índices de Producción, esto con el fin de evitar que todos los visitantes del programa tengan acceso a la base de datos. La información desplegada podrá ser imprimida o almacenada para futuros análisis.
2.3.1 Gestión del Tiempo Es el proceso de gestionar el lapso desde que inicia el proyecto hasta que se da el cierre del mismo, en otras palabras, es el periodo que se necesita para el ciclo del vida del proyecto. Es en este periodo que se define la necesidad como proceso inicial, se genera el enunciado del alcance de los trabajos, se realiza un plan, se ejecuta, se llevan a cabo gestión de seguimiento y control, se aprueban los entregables y se da cierre como proceso final. En lo referente al Plan de Proyecto se establece lo siguiente:
•
Definición de las actividades que deben ser realizadas para lograr los objetivos del proyecto.
•
Se identifica la secuencia de cada una de las actividades, así como el orden a seguir para la ejecución de cada una de ellas.
•
Se establece la duración de cada uno de los entregables para cumplir con los objetivos del plan de trabajo.
•
Se desarrolla el cronograma de trabajo tomando en cuenta el enunciado del alcance del Proyecto y la lista de actividades.
21
Con respecto al aporte que brinda el presente trabajo al ICE, se determina que al contar con un sistema de rendimientos de obra seleccionado y agrupado según las características particulares del sitio que genera la información, le permite al planificador tener mayor confianza en los cálculos que realiza; por consiguiente, le permite la optimización de los tiempos de ejecución que se estiman para el proyecto en particular.
Esto es de gran ayuda en los casos en los que se
determina cuál proyecto del portafolio de proyectos es el próximo por realizar según las prioridades de la Organización. Tomando en cuenta que estamos a las puertas de la apertura de mercado del Sector Eléctrico, para la organización es de suma importancia el manejo claro y preciso de la información, así como el conocimiento basado en experiencias anteriores, ya que estos le brindan a la Institución una importante ventaja competitiva
pues de antemano puede
establecer con mayor exactitud los tiempos para ejecutar una determinada tarea tomando en cuenta diferentes panoramas, por ejemplo diferentes estados del clima, diferentes jornadas así como la cantidad de personal idóneo para ejecutar la tarea en particular, o bien, le brindarán la información para que pueda realizar los programas generales de los diferentes proyectos, permitiéndole priorizar obras según las necesidades energéticas del país. En lo referente al seguimiento y control de obras, le permitirá al encargado analizar en qué parte del proceso se presentan problemas. Si al comparar los rendimientos de obra obtenidos en el campo con los rendimientos que despliega el presente estudio, se observan variaciones significativas según el criterio del profesional, podrá hacer un alto en el camino y analizar el proceso, determinando en qué parte del mismo se encuentra el problema para corregirlo lo antes posible. Esto permite una optimización del tiempo de ejecución y disminución en los costos.
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El profesional a cargo de la obra tendrá la posibilidad de revisar los avances de la misma como un todo (por ejemplo Casa de Máquinas), o de una tarea en particular (por ejemplo. Cimientos). Adicionalmente, podrá revisar avances acumulados,
avances
de
un
periodo
específico,
avances
acumulados
programados y avances de un periodo programados, lo que le permitirá tener mayor control de su obra y a la vez determinar las causas de las variaciones que se obtengan entre lo programado y lo real. Adicionalmente, al contar con herramientas para comparar los tiempos programados con los reales, se permite determinar tiempos optimistas, así como los pesimistas, pudiendo generar un análisis de sensibilidad y de confiabilidad del programa en general o del programa de una obra específica, por ejemplo excavación. Poder contar con información exacta sobre el avance de una obra, le brinda al profesional a cargo de la obra y su equipo las herramientas necesarias para analizar el proceso constructivo, así como la posibilidad de poder discutir los resultados obtenidos junto con el personal de obra, a saber, encargado de frente, capataz, inspectores, y demás personal que se considere necesario, tomar las acciones pertinentes, incrementar las responsabilidades según sea el caso y por supuesto, mejorar la comunicación entre las partes.
2.2.4 Gestión de la Comunicación Se define como Comunicación todos los procesos necesarios para asegurar – en tiempo y forma - la generación, recolección distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de toda la información que forma parte del proyecto. (PMI, 2004; Chamoun, 2005).
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Para la elaboración del presente Plan, se debe gestionar de manera efectiva la comunicación debido a que la información necesaria para la elaboración del proyecto es generada en campo y/o dada por juicio de expertos. Para la planificación de la comunicación se tomarán en cuenta los factores ambientales de la empresa, así como la tecnología de las comunicaciones con que cuenta la Institución. Durante el proceso de recolección, agrupamiento y análisis de datos para la determinación de los rendimientos, se tomará en cuenta la opinión de un panel de expertos, así como las necesidades relacionadas a rendimientos de obra de algunos involucrados clave, puesto que la información resultante pretende satisfacer las necesidades de los usuarios del ICE. Al contar con rendimientos de obra que se ajustan a las características particulares de un nuevo proyecto, le permite al responsable de planificar o programar, documentar con exactitud cuáles fueron las suposiciones realizadas, tener claro de donde extrajo los datos usados; lo que permite identificar responsables en los casos en que se presenten dudas o cambios. Con respecto al seguimiento y control de las obras, se facilita la comunicación, ya que se cuenta con la información documentada, la que no depende de suposiciones realizadas con criterios propios que varían según el profesional y su experiencia. En los casos en que se presenten variaciones significativas según el programa de la obra, se cuenta con bases de datos para indicarle al personal que labora en la ejecución del trabajo el atraso en el que se incurre, o bien, felicitarlo por mejorar el proceso y disminuir los tiempos de ejecución.
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2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos Con el establecimiento del programa se generan los lineamientos con que se manejará la información, mejorando la comunicación entre los diferentes usuarios, ya sean encargados de obras, encargados de la planificación de obras, encargados de la programación de obras y los encargados de custodiar la información. Esto le permite a las partes tener las reglas claras para el correcto uso de la información brindada. Como lineamientos se establecen los siguientes:
2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información Para la recopilación de la información, se hace necesario hacer uso de los diferentes canales de información, los que dependen en gran medida de la cantidad de usuarios con que se cuenten. Entre los factores que pueden afectar la comunicación del proyecto se encuentran: •
La urgencia de la necesidad de información, ya que el éxito depende de tener información actualizada con frecuencia,
y disponible al momento.
(PMI 2004) •
La disponibilidad de la tecnología.
•
El personal del proyecto, que aunque cuente con experiencia se requerirá formación.
•
El entorno del proyecto.
Para un buen entendimiento entre las partes, se recomienda seguir los siguientes pasos:
25
•
Los inspectores de obras serán las personas encargadas de recolectar la información. El inspector de obra le entrega la plantilla o formulario de recolección de datos al encargado de incluir la información (digitador) en la base de datos del sistema de rendimientos de obra, el que se encuentra conectado en línea con el resto de las oficinas de Proyectos.
Si no se encuentran “en línea” con el sistema, deberá
digitar la información y remitirla siguiendo la línea de mando correspondiente a la Oficina de índices de producción del proyecto en el que se encuentren, para que estos a su vez la ingresen al sistema de rendimientos de obra.
•
En el caso en que no se cuente con dicha oficina, el Profesional encargado de la obra remitirá la información al CAP para ser ingresada al sistema por parte de Oficina de Administración de Índice de Producción.
•
El digitador designado en la obra estará debidamente autorizado, por medio de clave; además, estará autorizado a realizar las correcciones pertinentes, para lo que se establece un periodo de dos semanas después de ingresada la información. Ésta corrección debe ser notificada por medio de correo electrónico a los miembros de la OAIP del CAP.
•
En el caso en que se detecte un error pasado el plazo establecido anteriormente, se debe informar a la Oficina de Índices de Producción, para que se gire una autorización temporal al digitador con el fin de que se realicen las correcciones necesarias. Una vez pasado el tiempo establecido, no se podrá tener acceso a la base de datos del Sistema de Rendimientos.
26
•
Una vez recibida la información en la Oficina de Índices de Producción ubicada en el CAP, se procesarán los datos,
luego se pondrán a
disposición de todos los usuarios por medio de la Intranet, adicionalmente, cuando se requiera se le podrá aplicar un modelo de análisis estadístico con el cual se determinara la media, la desviación estándar y la varianza entre otros.
2.2.4.3 Distribución de la información La distribución de la información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. (PMBOK 2004) La distribución de la información en este caso se llevará a cabo por medio del software propuesto, adicionalmente, se deben tener a todos los proyectos del ICE en línea para que puedan hacer uso del programa con las actualizaciones diarias (o ingreso diario de datos) que se generan en cada obra.
2.2.4.4 Involucrados Como usuarios podemos separarlos entre dos grandes grupos: a. Emisores, dentro de este grupo se encuentran los inspectores que recolectan la información, los digitadores en obra, el personal de las Oficias de Tecnologías de Información relacionados con la creación del software. Estos cuentan con la responsabilidad de hacer que la información sea clara y completa, para que el receptor pueda recibirla correctamente. (PMBOK 2004). Deberá realizarse un monitoreo por parte de la Oficina de Indicies de
27
Producción, a los diferentes centros de recolección para verificar la calidad de la información. b. Receptores, entre los que se encuentran el resto de usuarios del programa. Los que deben indicar a las Oficinas de Tecnologías de Información si encuentran problemas al accesar el programa, por medio de nota (puede ser por e-mail), para que sean corregidas con la mayor brevedad posible, asegurándose así de que los usuarios reciban la información correcta en el momento adecuado. Desglosando los dos grandes grupos de usuarios de la información que genera el Sistema de Rendimientos se tienen a los siguientes:
•
Coordinador de inspectores en los proyectos.
•
Ingenieros encargados de obra.
•
Personal de las Oficinas de Índices de Producción del CAP.
•
Encargados de la Planificación de obras del ICE.
•
Encargados de la Programación de Obras del ICE.
•
Personal de las Oficinas de Tecnologías de Información de los diferentes proyectos y del CAP.
•
Personal de las Oficinas de Planeamiento y Control.
•
Directores de Proyectos
•
Jefatura y asistentes de la UEN PySA del Sector Energía
Para el correcto uso y aprovechamiento de la información generada, será necesario brindar capacitación a los diferentes usuarios, la que se describe más adelante.
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2.2.4.5 Acceso de los Usuarios El software propuesto permite el acceso a la información de un proyecto en particular a usuarios provenientes de oficinas de otros Centros Funcionales, lo que facilita el intercambio de la información, y asegura que las personas correctas reciban la información que corresponde en el momento adecuado (PMBOK 2004) Debido a la necesidad de generar cambios, impresión de reportes, establecer qué tipo de reportes generar, se presenta la siguiente categorización de usuarios:
•
Solo tienen acceso a visualizar datos los digitadores y coordinador de Inspectores de Obra.
•
Tienen acceso a la impresión de reportes: todos los usuarios a excepción de los inspectores de obra y los digitadores.
•
Tienen acceso a realizar correcciones en la base de datos: digitadores en obra.
•
Tienen
acceso
a
realizar modificaciones
en
el Sistema de
Rendimientos de Obra: personal de Tecnologías de Información del CAP.
2.2.5 Gestión de Riesgos Un riesgo de un proyecto es un evento o condición incierto que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. (PMI 2004)
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Los objetivos de la Gestión de Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. (PMI 2004) La Gestión de Riesgos incluye los procesos relacionados con la planificación de los riesgos, la identificación y análisis de riesgos, así como las respuestas a los riesgos.
En este trabajo se tomarán en cuenta los siguientes procesos de la
Gestión de riesgos:
•
Identificación de los riesgos, para lo cual se determinarán los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentarán sus características.
•
Análisis cualitativo de riesgos, en este caso se priorizan los riesgos evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto.
•
Conociendo el rumbo que lleva la Institución y la necesidad de contar con herramientas que le faciliten la competencia con otras empresas, inclusive transnacionales, se debe buscar la forma de reducir la incertidumbre que se genera en el cálculo de los programas de obra, para lo cual el sistema de rendimientos analiza los siguientes riesgos: los relacionados con el sistema informático; no existe claridad entre las necesidades de los usuarios y el diseñador; no se cuente en obra con el equipo necesario; la capacitación para el correcto uso del software no está de acuerdo a las necesidades de los usuarios; generación de problemas técnicos con el sistema de computo; la información que brinda la plantilla de resultados no revela las necesidades de los usuarios, entre otros.
30
•
Con respecto a los digitadores, se puede mencionar: al digitador se sobre asigne con responsabilidades por lo que no se le brinde el tiempo necesario para introducir la información en el sistema; los inspectores de obra no entreguen la información diariamente al digitador; los formularios de campo se reciben incompletos.
•
Con respecto a los usuarios finales de la información (clientes): no se conoce el significado de los términos estadísticos.
31
3
MARCO METODOLÓGICO
Para el desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, se utilizará la metodología que presenta el PMI (2004), además de otras técnicas y herramientas que facilitan el procesamiento de la información y la presentación de los resultados obtenidos.
3.1
Investigación Documental
Para la ejecución de este proyecto se utilizará el método de Análisis y Síntesis (Muñoz, 1998), que se compone por la separación de las partes de un todo para ser analizadas individualmente, para luego hacer una reunión racional de los elementos separados sintetizándolo como un todo. Debido a la necesidad de recolectar la información referente a rendimientos de Mano de Obra en los diferentes proyectos, el ICE cuenta con plantillas estandarizadas, (ver anexo 3), que recopilan, los datos que servirán de base para el desarrollo del proyecto.
3.2
Investigación de Campo
En la actualidad las oficinas técnicas de los diferentes proyectos recolectan la información relacionada con la duración de las diferentes actividades, la cantidad de materiales necesarios para llevar a cabo las diferentes labores, así como la cantidad de personal que se requirió para realizar el trabajo en referencia. Una vez recolectada esta información, se incluye en una base de datos para respectivo análisis.
su
32
El proceso para la recolección es el siguiente: •
La Oficina Técnica de cada Proyecto recibe los formularios por parte de la Oficina de Índices de la Producción del CAP, dichos formularios o plantillas ya han sido avalados por el panel de expertos.
•
La Oficina Técnica de cada Proyecto específico distribuye las plantillas a los inspectores de los frentes de trabajo, los que han sido capacitados debidamente, con el fin de que las plantillas sean completadas con la información de forma veraz y oportuna.
•
Las plantillas se deben llenar diariamente y por turnos. En las obras que se trabajen dos turnos, se deben llenar dos plantillas, por una tarea específica. Por ejemplo, colocación de pernos, se llena una plantilla por turno sobre la misma actividad.
•
Una vez llena la plantilla, al finalizar el turno, se deben entregar al coordinador de los inspectores en la obra, con el fin de que la información digitada sea debidamente ingresada en el sistema. Es recomendable que la información se digite en el frente de trabajo, ya que esto agiliza la inclusión de la información en el sistema, y por ende el despliegue de resultados para la toma de decisiones.
•
Con la información que se genera en el campo, el sistema establece los rendimientos de obra que posteriormente serán analizados por un grupo de expertos. Adicionalmente, la información que despliega el sistema le sirve al Ingeniero del frente para
determinar el estado y avance en que se
encuentra su obra, pudiendo determinar a corto plazo, si se presentan actividades que puedan poner en riesgo el avance y el costo de la misma. Este grupo de herramientas permite tanto al ingeniero de obra como al personal de Planeamiento y Control atacar en forma inmediata los riesgos con impacto negativos y fomentar aquellos que generan un impacto positivo en los principales objetivos del frente de trabajo.
33
Se realizarán consultas a las diferentes Oficinas Técnicas ubicadas en algunos de los proyectos de generación que se encuentran en ejecución, así como visitas a la Oficina de Índices de Precios ubicada en el Centro de Apoyo a Proyectos (CAP).
3.3
Análisis Estadístico
Después de recopilar la información procedente de las plantillas antes mencionadas, se procede con el ordenamiento de las mismas según sus características. Es recomendable recurrir a un análisis estadístico, ya que esto nos genera los procedimientos válidos y confiables para analizar los hechos que se repiten y permite hacer inferencias acerca de ellos aunque sean datos variables. Es importante anotar que en el análisis e interpretación de los datos estadísticos que provienen de variables cuantitativas, es muy valioso disponer de elementos descriptivos que den información acerca de tres aspectos:
•
La forma o patrón de los datos.
•
La posición de la distribución, o sea, alrededor de que valor se tienden a concentrar los datos (valores centrales).
•
La dispersión de los datos alrededor de los valores centrales o promedios (variabilidad). (Gómez Barrantes, 2000)
Los datos en los que se realiza el análisis pueden estar disponibles individualmente para lo cual se recomienda el uso de las tres medidas de posición de mayor importancia:
34
•
La moda: ésta medida de posición se asocia con el valor más común, más típico o más frecuente en el conjunto de datos, se define como el valor al cual corresponde la mayor frecuencia.
•
La mediana: se define como el valor central de una serie de datos ordenados o, más específicamente, como el valor tal que no más de la mitad de las observaciones son menores que el y no más de la mitad, son mayores. Esto es lo mismo que decir que el 50% de las observaciones son menores o igual y que el otro 50% son mayores o igual. En una serie ordenada de datos, la posición de la mediana se calcula con la siguiente fórmula: (n+1)/2, donde n es la cantidad de datos y el resultado es la posición de la mediana.
•
x
Media aritmética o promedio ( ): Es el resultado que se obtiene al dividir la suma de sus valores entre el número de ellos. (Gómez Barrantes, 2000)
Los datos estadísticos presentan variabilidad debido a su origen por lo que es justificada la importancia de su medición,
para lo cual se
hará uso de la
desviación estándar y de la varianza:
•
La desviación estándar (σ) nos indica cuanto se alejan en promedio, las observaciones del conjunto. Es la medida de dispersión más usada en estadística, tanto en aspectos descriptivos como analíticos. La desviación estándar del promedio se denomina error estándar del promedio. En otras palabras, el error estándar mide la variabilidad del promedio.
•
La varianza (σ ²) es el cuadrado de la desviación estándar. (Gómez Barrantes, 2000)
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Una vez ordenada la información, los datos se deben someter a un análisis estadístico en el que se realicen los siguientes procesos: •
Muestreo, el que actualmente se realiza llenando las plantillas facilitadas por la Oficina de Índices de Precios del CAP.
•
Se toma toda la muestra, se le aplica el análisis estadístico determinando la desviación estándar, la varianza, el promedio, la moda y la media. Con esto se procede a determinar cuál será el grado de confiabilidad que se quiere.
•
Determinado el grado de confiabilidad (puede ser el 75%, 85% o inclusive el 99%), se eliminan los datos que quedan fuera del rango de confiabilidad, según la Campana de Gauss.
•
Eliminados de la muestra los datos que dispersan los resultados, se procede a un nuevo análisis, obteniéndose en este punto el valor que representa mayor confiabilidad al tipo de rendimiento que se necesita, según sea el caso.
Como prueba del software, antes de presentar a los diferentes interesados los rendimientos obtenidos, se debe realizar un análisis en conjunto con un grupo de expertos. Una vez aprobados por parte del grupo de expertos, los valores de los diferentes rendimientos, se procedería con la distribución de la información a todos los interesados del Sector Energía. Para efectos de este trabajo, se establecerán los procedimientos necesarios para agrupar los datos según las características de cada rendimiento, así como las unidades de medida que se les asignarán. Adicionalmente, se buscará información sobre los diferentes software estadísticos y se recomendarán algunos para el respectivo análisis. En el mercado existen muchos programas dedicados a la estimación de los datos estadísticos, de los cuales se puede hacer uso.
36
3.4
Procesos para la Ejecución del Proyecto
La secuencia de Tareas y Entregables necesarios para la ejecución del proyecto, quedará debidamente establecida en el cronograma de actividades (PERT). Con base en esta información se elaborará la Estructura de División de Trabajo (EDT), indicando los responsables en cada uno de los entregables. Como resultado final, se contará con un listado de Rendimientos de Obra relacionados con la condición geográfica y climatológica del lugar que dio origen a los datos procesados. A continuación se describen las técnicas y Herramientas necesarias para el desarrollo del Proyecto.
3.5
Acta de Constitución del Proyecto
Es un documento emitido por el iniciador del proyecto, que autoriza formalmente la existencia del proyecto, y se confiere al director de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de la Organización a las actividades del Proyecto (PMI, 2004).
3.6
Estructura de División del Trabajo (EDT)
Es una descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo de proyecto, para lograr los objetivos que han sido definidos (PMI 2004).
37
3.7
Cronograma del Proyecto
Analiza las secuencias de las actividades, la duración de las mismas, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto (PMI, 2004).
3.8
Diagrama de GANT
Es la representación gráfica de información relacionada con el cronograma, también se conoce como diagrama de barras (PMI, 2004)
3.9
Matriz de Responsabilidades
Es una estructura que relaciona la estructura de desglose de la organización con la estructura de desglose de trabajo para ayudar a garantizar que cada componente del alcance del proyecto se asigne a una persona responsable (PMI, 2004)
3.10
Juicio de Expertos
Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área determinada. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada y puede obtenerse de numerosas fuentes, dentro o fuera de la organización (PMI, 2004).
3.11
Validación de los Resultados
Una vez que se haya analizado y procesado la información, será debidamente revisada por un panel de expertos, adicionalmente, se generará una metodología
38
para
la
implementación
de
mejoras,
así
como
actualizaciones
y
sus
correspondientes fechas según se va generando información en los diferentes proyectos en ejecución en el ICE, Sector Energía.
39
4. DESARROLLO En este apartado es donde se pone en práctica todos los conceptos mencionados anteriormente, siempre buscando instalar la metodología de Administración de Proyectos en los procesos del Sector Energía del ICE.
4.1
GESTION DEL ALCANCE
La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente (PMI 2004). A continuación se presenta la definición del alcance para este trabajo: Establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación, presupuestación de nuevas obras a desarrollar, así como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales.
4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos En la actualidad, existen plantillas para la recolección de la información que alimentará la base de datos. Las plantillas fueron diseñadas y revisadas por un grupo de expertos, conforme se han puesto en práctica, se han detectado necesidades de corrección, las que se han realizado según el caso. La introducción de información en la base de datos debe realizarse en la obra (mientras la obra lo permita), y el trabajo recaerá en un inspector designado para
40
efectuar esta labor, el computador en el cual se ingrese la información debe estar conectado en línea con el proyecto al que pertenece, y con el resto de usuarios de programa. En caso en que se detecte algún error en la información ingresada al sistema, será el mismo inspector el que realice la corrección en un periodo no mayor a 30 días naturales. Si se encuentra un error pasado este periodo, el inspector deberá solicitar al departamento de Tecnologías de Información una autorización por medio de clave para realizar cualquier corrección. En este caso, se contará desde que se vence el periodo anterior, hasta pasado tres meses después de finalizada la obra. En el caso en que no se cuente con posibilidades en el sitio de obra para ingresar la información a la base de datos, la Oficina Técnica del proyecto capturará la información que viene de campo, y será la responsable de designar a quien realice la inserción de la información. Cada Inspector de Obra encargado de digitar los datos obtenidos en el campo deberá contar con una clave de acceso, esto porque cada obra cuenta con rendimientos y características diferentes y se debe asegurar que la información se incluya en la obra correspondiente. Para cumplir con lo especificado anteriormente, se propone el siguiente flujo: Hoja de presentación, la que será definida por el departamento de Tecnologías de Información en conjunto con el grupo de expertos. ⇒ Ingresar tipo de usuario (en este caso inspector)
Nombre del inspector
Nombre del proyecto específico
Nombre de la Obra
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Fecha en que ingresa al programa
Clave del usuario
Si desea incluir información (1)
Realizar correcciones (2)
Rendimientos (3)
Si la escogencia es (1) “desea incluir información)
Fecha de introducción de datos
Tipo de información por digitar o Tipo de tarea, por ejemplo en una casa de máquinas se cuenta con excavación, acarreo, formaleta, concreto, entre otras. o Estado del clima o Condiciones geológicas o Jornada de trabajo o Fecha a la que pertenecen los datos o Equipo utilizado para la realización de las obras o Horas máquina o Cantidad de personal o Cantidad de obra ejecutada, este dato es particular de la obra que se realice. (eje: m3 de concreto colocado, ml de avance
túnel,
m2
de
formaleta
colocada,
m3
de
excavación realizado, cantidad de fulminantes colocados, m3 de material colocado y compactado, etc.) o Condiciones del entorno por eje: excavación a cielo abierto, o excavación subterránea).
Ofrece salida del sistema o desplegar la información digitada
Si se escoge la segunda opción se consulta o Pregunta si se desea realizar una corrección
42
o Ver resultados o Volver al menú principal Si la escogencia es (2) “Realizar correcciones”
Se solicita la siguiente información o Obra o Fecha de corrección de datos o Tarea específica o Periodo de despliegue de información Obra. Si el periodo solicitado es mayor a 15 días después de haber ingresado por primera vez la información, debe introducir el número de
autorización
brindado
por
el
departamento
de
Tecnologías de Información, si no se ingresa el código solicitado, ofrecerá volver al menú principal.
Despliegue de la base de datos en el periodo solicitado, entre los que se encuentran: nombre de la obra, fecha de corrección de datos, tipo de tarea, estado del clima, condiciones geológicas, jornada de trabajo, fecha de los trabajos, equipo utilizado, horas máquina, cantidad de personal, cantidad de obra ejecutadora, condición del entorno.
Ofrece salida del sistema, desplegar la información digitada, ingresar nuevos datos, ver los rendimientos o volver al menú principal.
Si la escogencia es (3) “Ver rendimientos”
Se solicita la siguiente información o Obra o Tarea específica
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o Periodo de despliegue de información obra. o Jornada o Condición geológica o Condición climática
Despliegue de datos o Datos promedio o Media de los datos o Dato menor o Dato mayor o Rendimiento promedio (usando toda la información) o Media del rendimiento o Rendimiento menor o Rendimiento mayor
Ofrece imprimir los resultados
Pregunta si se desea regresar al menú principal, imprimir la información, ingresar nuevos datos o realizar alguna corrección, o salir del sistema
En el anexo 5 se presenta el diagrama de flujo propuesto para la recopilación de datos, así como los pasos a seguir en caso de que sea necesario realizar actualizaciones en la base de datos.
4.1.3
Proceso de Selección y Análisis de Datos
Como primer paso para la selección y análisis de los datos, es definir cuáles serán las métricas con las que se realizará la recolección de los datos por parte de los diferentes encargados en cada una de las obras en ejecución.
44
4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos En este proceso se realizó una reunión con diferentes expertos con el fin de unificar criterios según las solicitudes de información de cada una de las plantillas. En el anexo 6 se presentan las métricas que se derivan de cada una de las plantillas aprobadas por el Centro de Apoyo a Proyectos, y que han sido puestas en práctica en algunos de los proyectos que el ICE tiene en ejecución. A continuación se presenta un desglose, a manera de ejemplo de las métricas propuestas en la Plantilla llamada “Concretos Convencionales – Obra Gris”. Para cada una de las actividades se determinaron métricas para medir los rendimientos de obra, que en realidad, es el dato que interesa, ya que como se ha indicado anteriormente, con ésta información el personal del ICE que se dedica a la planeación, planificación, presupuestación y ejecución de obras tendrá mejores armas para realizar sus trabajos con menor margen de error.
•
Colocación de Acero horas x artesano/ kg.
Lo que representa las horas que un artesano dura colocando un kilogramo de acero en una condición específica. Es importante recordar, que en cada uno de los formularios se solicita información específica de cada obra en particular, tal y como estado del tiempo, tipo de obra, por ejemplo, si es un muro de contención, una placa, una viga o columna, así como el estado climatológico, debido a que los datos varían dependiendo del a obra y las condiciones en que se encuentre el
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trabajador realizando el trabajo encomendado, manteniendo la métrica con que se analiza cada valor. •
Colocación de Formaleta horas x artesano / m2
Con la información que se recolecta en la plantilla se extrae como uno de los resultados las horas que un artesano dura colocando un metro cuadrado de formaleta. Para todos los casos, es importante resaltar que cada dato depende del tipo de obra (muros, columnas vigas etc.), así como las condiciones en las que se estén laborando y las condiciones climáticas que se presenten. •
Colocación de Concreto m3 / hora horas x artesano / m3
En este caso en particular, se deducen dos rendimientos, en el primer caso, se puede conocer en promedio cuantos metros cúbicos de concreto se pueden colocar en una hora. Con el segundo de los casos, se extrae como rendimiento las horas promedio que un artesano dura colocando un metro cúbico de concreto en una obra específica. Cada una de las plantillas fue analizada detalladamente, para extraer los rendimientos claves que necesita la Organización. Una vez extraída la lista de rendimientos y respectivas métricas, se procede al análisis por parte del panel de expertos.
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4.1.3.2
Metodología para el Agrupamiento de Datos
Cada una de las actividades que se realizan en una obra, cuenta con características que pueden repetirse en actividades semejantes de una obra semejante, como por ejemplo, colar concreto en una placa de fundación, con agregado de 2.5 pulgadas, por medio de automezcladora con descarga sobre el sitio, con aditivo fluidificante, en un día soleado, con armadura de acero, con el nivel freático por debajo del nivel de desplante, con necesidad de usar vibrador de punta. Otro caso, puede ser colar concreto en una placa de fundación, con agregado de 2.5 pulgadas, por medio de auto bomba, con aditivo fluidificante, en un día soleado, con armadura de acero, con el nivel freático por debajo del nivel de desplante, con necesidad de usar vibrador de punta. Como puede observarse, lo único que varía en ambos casos es el uso de auto bomba, y por esta única variación, los rendimientos, y por ende los costos de la obra difieren, dependiendo del volumen de concreto por colar la variación puede corresponder en un monto significativo. Es por este motivo que es de suma importancia separar las actividades por sus diferentes características. Para realizar una conveniente separación o agrupamiento de datos, se debe tomar los siguientes parámetros: 1. Tipo de obra. 2. Tipo de suelo donde se ejecuta el trabajo (arcilla, conglomerado, roca, suelo, toba, etc.). 3. Estado del tiempo (soleados, lluvioso)
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4. Ubicación del nivel freático (debajo nivel de desplante, sobre nivel de desplante). 5. Características de la obra, como por ejemplo el uso de explosivos, el tipo de equipo, etc. En los casos relacionados con movimiento de tierras, el agrupamiento de datos debe ser de la siguiente forma:
•
Obra
•
Tipo de suelo (arcilla, conglomerado, roca, etc.)
•
Estado del tiempo (soleado, lluvioso)
•
Ubicación del nivel freático (debajo nivel de desplante, sobre nivel de desplante)
•
Uso de explosivos (si, no)
•
Equipo utilizado (depende del tipo indicado en cada plantilla)
Una vez separados los datos según las características particulares del sitio de trabajo, se procede a indicar los rendimientos indicados en el anexo Nº 6, por ejemplo: m3 extraídos x máquina / hora En el anexo Nº 7 se presenta el agrupamiento de datos según cada una de las plantillas.
4.1.3.3
Proceso de Análisis Estadístico
En este proceso es recomendable contar con algún paquete estadístico que ayude a analizar la información que se genera.
48
Como se mencionó en el punto 3.3 Análisis Estadístico, para el análisis e interpretación de los datos estadísticos que provienen de variables cuantitativas es muy valioso disponer de elementos descriptivos que den información acerca de la forma o patrón de los datos, de la posición de la distribución, o sea, alrededor de que valor tienden a concentrarse los datos, y la dispersión de los datos alrededor de los datos centrales o variabilidad. Con esta información, se puede determinar, cual rendimiento es el más común según el rango de datos que se esté analizando. Puede ser diario, mensual, anual o que abarque todos los datos con que se alimente la base de datos de la actividad específica, que generen un rendimiento dado. Por ejemplo, en el caso específico de Concretos Convencionales, Obra Gris, nos interesa saber: a. El rendimiento semanal de la colocación de la formaleta, por lo que el profesional a cargo de la obra recurre a la base de datos y determina cual es el valor más frecuente (la moda). Con ésta información puede determinar que semanalmente su rendimiento más frecuente en colocación de formaleta es de XX horas x
Artesano/M2 de formaleta. Puede analizar
qué factores han llevado a que se presenten ocasiones en que el rendimiento sea menor, y por qué el rendimiento es superior en otras ocasiones. b. En el mismo caso anterior, para determinar el rendimiento semanal como dato para cálculo, sería más prudente utilizar la mediana, o valor central de la serie de datos correspondientes a este valor. En este caso, se hace uso de la siguiente fórmula (n+1)/2. Con esta información se pueden hacer
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proyecciones en el cronograma, revisar si concuerda o no con el rendimiento presupuestado, y tratar de determinar cual es la causa de que difieran (si es el caso), así como utilizar el dato como rendimiento para otra obra en condiciones similares. c. La media aritmética, la que suma todos los datos y los divide entre el número de ellos. En este caso, si existen valores extremos que se alejan de la moda, la media aritmética no es confiable, o tendrá un error apreciable si se toma como base para un rendimiento específico. De lo contrario, si la dispersión no es grande, su valor tendrá una confiabilidad similar a la de la media. En todos los casos, es recomendable conocer el porcentaje de error con que se cuenta al tomar la decisión de usar un dato específico como rendimiento de cualquier cálculo, para lo que se recurre a la desviación estándar y a la varianza, en donde la varianza es el cuadrado de la desviación estándar. Con la ayuda del software, se podrá determinar la moda, la mediana y la media aritmética, así como la desviación estándar y su varianza, con la que el usuario, podrá determinar con que grado de confiabilidad desea trabajar.
4.1.3.4 Cálculo de Rendimientos Para determinar el rendimiento de una tarea en particular se hará uso de un programa de cómputo, el cual se diseñará en las oficinas de Tecnologías de Información de Proyectos, siguiendo como guía los diagramas de flujo que se presentan en el anexo 5. Este programa será utilizado por diferentes usuarios con diversas necesidades, a saber:
50
•
Personal encargado de programar obras
•
Personal encargado de planificar obras
•
Inspectores de obra (digitan la información de la base de datos)
•
Directores de Proyectos
•
Jefes de Construcción
•
Personal de las Oficinas de Índices de Producción
•
Personal de las Oficinas de Planeamiento y Control
•
Ingenieros de obra
•
Personal de Tecnologías de Información
Por tal motivo que es necesario
que el programa de informática despliegue
diferentes pantallas o niveles de acceso dependiendo del tipo de usuario que solicite información. Se recomienda que para cada usuario, se genere una clave de acceso diferente, con el fin de que las oficinas de Tecnologías de Información puedan llevar un control del uso del programa. Con estos datos se pueden preparar encuestas dirigidas a los diferentes usuarios dependiendo del uso que se le de al paquete y de la información que cada uno de ellos le solicite al programa, en busca de mejorar la información que brinda y la información en pantalla como en informes impresos. Para un eficiente manejo de la información que se genere, se presentará a los usuarios una guía en la que se explique el significado de los datos que se presentan, así como una breve descripción de su correcto uso. Con lo anterior se busca que los profesionales encargados de las obras, puedan realizar comparaciones entre los rendimientos reales del trabajo en ejecución y los
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que genera el sistema. Los encargados de planificar obras y presupuestarlas tendrán información confiable sobre los valores sobre los que basan sus cálculos, y el ICE se garantiza que la experiencia que se genera en cada una de sus obras no se va con el personal, al contrario, podrá contar con un historial de datos. Adicionalmente, la información que se genere será remitida a la Oficina Técnica Centralizada
en el CAP con el fin de realizar las actualizaciones que sean
necesarias, para lo cual, se especificará el procedimiento, asegurándose así que la información que se distribuya en la organización sea estándar.
4.1.3.5
Niveles de Acceso al Programa de Informática
Gracias a la variabilidad de usuarios que harán uso de esta herramienta de trabajo, se propone como solución la creación de varias hojas o despliegues de pantallas según sean las necesidades del usuario.
4.1.3.5.1
Introducción de Datos
La introducción de datos será realizada por parte de los inspectores de obra, según se recomienda en el punto 4.1.2 de este informe.
4.1.3.5.2
Solicitud de Información Ejecutiva
Este tipo de información será generalmente solicitada por las oficinas de Planeamiento y Control, Directores de Proyectos, Jefes de Construcción, Administración superior del ICE, así como Coordinación General de Proyectos. En estos casos, no se ingresa información en la base de datos, pero se obtienen resultados concretos con respecto al avance de obras, condiciones geológicas y climáticas de donde se trabaja, tipos de suelo y equipo utilizado. Para obtener esta información, se propone el siguiente desglose:
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Hoja de presentación, la que será definida por el departamento de Tecnologías de Información en conjunto con el grupo de expertos. ⇒ Ingresar tipo de usuario
Nombre del Usuario
Clave de acceso
Fecha de acceso
Tipo de información o Avance de proyecto (1) o Avance de Obra (2) o Rendimiento de actividad específica (3)
Si su escogencia es (1) Avance de proyecto (por ejemplo en Pirrís, Toro III, Diquís)
Consulta o Nombre de un proyecto específico o Periodo que abarca o Se despliega la siguiente información Nombre del Proyecto Condición
climática
predominante
en
el
periodo
solicitado Avance solicitado (acumulado) Avance promedio Media Moda Periodo que abarca Da opción de imprimir el reporte o volver al menú principal
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Si su escogencia es (2) Avance de Obra (por ejemplo: túnel, pozo, casa de máquinas, camino, etc.)
Consulta o Nombre de un proyecto específico o Nombre de la Obra (por ejemplo casa máquinas) o Periodo de despliegue de información
Avance Acumulado o avance de un periodo o Se despliega la siguiente información Nombre del Proyecto Nombre de la obra Condición
climática
predominante
en
el
periodo
solicitado Avance solicitado acumulado Media Avance promedio Moda Desviación estándar Periodo que abarca Da opción de imprimir el reporte o volver al menú principal Si pregunta (3) Rendimiento de actividad específica (por ejemplo: colada de losa, voladura de plantilla Nº X, etc.)
Consulta o Nombre del proyecto o Nombre de la obra (por ejemplo Casa de máquinas)
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o Nombre de la tarea (por ejemplo colocación de armadura en columnas o confección de armadura) o Periodo de despliegue de información
Pregunta condiciones propias de la obra o Condiciones climáticas o Condiciones geológicas o Jornada o Solicita la probabilidad de ocurrencia en %
Se despliega la siguiente información Nombre del Proyecto Nombre de la Obra Nombre de la Tarea Avance global de la obra Avance promedio Media Moda Desviación estándar Rendimiento según la probabilidad de ocurrencia Equipo Periodo que abarca Tipo de cuadrilla (por ejemplo 1 encargado, 2 ayudantes) Genera Campana de Gauss mostrado la sección de datos que no fue tomado en cuenta para el cálculo Da opción de imprimir el reporte o regresar al menú principal
55
4.1.3.5.3
Sistema de Información General
Este tipo de información generalmente la solicitan los ingenieros de obra y sus asistentes, personal de las Oficinas de Índices de Producción de los diferentes proyecto y la de la Coordinación General de Proyectos, jefaturas de construcción, oficinas de Tecnologías de Información de los diferentes puntos estratégicos del ICE y oficinas del ICE dedicadas a programar y/o planificar obras. La información que se despliega en esta página debe servir para ver avances de la obra en general y compararla con los cronogramas iniciales, para obtener rendimientos de obra los que serán de gran utilidad al personal que planifica o presupuesta un trabajo. En el caso de la Oficina de Planeamiento y Control, la información le servirá para tener un dato actualizado de la situación de una obra en particular, o bien el estado del proyecto como un todo al compararlo con los diferentes programas de obra. Al profesional a cargo de una obra le servirá para tener un control más detallado sobre el estado de los trabajos que realiza. Ésta información le dará las herramientas necesarias para saber a ciencia exacta en que actividad se están obteniendo los resultados esperados, analizar la causa de atrasos en otros trabajos y determinar si la información con que preparó el cronograma inicial corresponden a las características del entorno en las que trabaja y debe hacer un nuevo programa. Particularmente para el ICE, el despliegue de información que ofrece ésta página brinda las herramientas necesarias para desarrollar el programa de una obra, o el planeamiento de un proyecto basados en experiencias anteriores, tomando la información documentada, lo que le permitirá tener mayor rango de competitividad. Adicionalmente, el contar con datos fehacientes le permite al programador, controlar el uso de los diferentes recursos, tanto humanos como de equipo y de materiales.
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Hoja de presentación, la que será definida la oficina de Tecnologías de Información en conjunto con el grupo de expertos. ⇒ Ingresar tipo de usuario Ingeniero de obra, Oficina de Indicies de Producción, etc.
Nombre del Usuario
Clave de acceso
Fecha de acceso
Pregunta o Rendimiento (1) o Avance (2)
Si la respuesta es (1)
Pregunta o Un Proyecto Específico o Un grupo de Proyectos o Todos los Proyectos de la base de datos
Nombre de la Obra (túnel, casa máquinas, excavación presa etc.) o Pregunta o Un periodo específico o Todo el historial de la base de datos
Pregunta o Tipo de tarea (por ejemplo en una casa de máquinas se cuenta con :excavación, acarreo, formaleta, concreto, entre otras) o Fecha de ingreso al programa o Condiciones climáticas o Condiciones geológicas o Jornada de trabajo
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o Equipo utilizado para la realización de las obras o Probabilidad de ocurrencia (por ejemplo 95%, 80% o la que solicite el usuario) o Periodo
Despliega los siguientes datos o Nombre del ( o los ) proyecto (s) o Horas máquina o Cantidad de personal o Condiciones climáticas o Avance de obra ejecutada, este dato es particular de la obra que se realice. (ejemplo: m3 de concreto colocado, ml de avance túnel, m2 de formaleta colocada, m3 de excavación realizado, cantidad de fulminantes colocados, m3 de material colocado y compactado, etc.) o Condiciones especiales por ejemplo: excavación a cielo abierto, o excavación subterránea). o Rendimiento obtenido en el periodo especificado o Gráfica de la Campana de Gauss, mostrando la población no usada para la probabilidad solicitada o Media o Moda o El promedio o Nombra el o los proyectos de donde se tomaron los datos para el cálculo del rendimiento solicitado.
Ofrece imprimir los resultados, o volver al menú principal
Si se escoge Avance de Obra (2)
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Pregunta o Nombre de Proyecto Específico o Avance global de la obra o de una tarea específica
Nombre de la Obra (túnel, casa máquinas, excavación presa etc.)
Nombre de la tarea (por ejemplo en una casa de máquinas se cuenta con :excavación, acarreo, formaleta, concreto, entre otras)
Pregunta o Un periodo específico o Todo el historial de la base de datos
Pregunta o Fecha de solicitud de datos o Clave del usuario
Despliega los siguientes datos o Nombre del Proyecto o Nombre de la obra o Nombre de la Tarea o Horas máquina o Cantidad de personal o cuadrilla o Equipo utilizado o Jornada de trabajo o Condiciones geológicas o Condiciones climáticas o Condiciones especiales por ejemplo: excavación a cielo abierto, o excavación subterránea). o Avance obtenido en el periodo especificado o Avance programado en el periodo especificado o Avance (media) o Moda
59
o Avance promedio o Desviación estándar o Campana de Gauss
4.1.4
Ofrece imprimir los resultados, o volver al menú principal
Metodología para Actualizar la Base de Datos
Para la recolección de la información, se cuenta con plantillas o formatos que se pusieron en práctica a finales del año 2006, los cuales fueron revisados por el panel de expertos de proyectos de generación del ICE. Las plantillas serán revisadas cada vez que finalice una obra, por lo que se recomienda: a. que el inspector de obra encargado de digitar la información que genera el frente de trabajo, documente los errores o problemas encontrados en los formularios. Al finalizar la obra, los remite a la oficina de Índices de producción del proyecto para que sean tomados en cuenta cuando se revisen las plantillas. b. hacer una encuesta en la que participen: •
el profesional a cargo de la obra,
•
los inspectores destacados al frente de trabajo (los que llenan las plantillas),
•
el o los inspectores que digitan la información,
•
los miembros de la oficina de Índices de Producción del Proyecto al que pertenece la obra,
60
•
los miembros de la oficina de Índices de Producción del CAP que tengan relación con la obra en particular,
•
profesionales de obra en ejecución que estén utilizando las plantillas que se encuentran en revisión,
•
inspectores de obra en ejecución que estén utilizando las plantillas sujetas a revisión.
En la encuesta se recomienda consultar:
•
cuáles fueron los principales problemas que se encontraron en las plantillas o formatos de recolección de datos
•
qué información le agregaría a las plantillas
•
qué información eliminaría de las plantillas
c. una vez realizada la encuesta, los miembros de la oficina de Índices de producción del CAP junto con el panel de expertos revisan la información obtenida por las encuestas, la compara con la documentación de errores que se almacenó durante la ejecución de la obra, así como la documentación de errores que se genera en las obras que se encuentran en ejecución y que usan las plantillas sujetas a revisión.
Una vez
realizadas las comparaciones se determina si es recomendable hacer algún ajuste al formulario o plantilla, y se procede con la decisión tomada, d. si se deben realizar cambios, estos se pondrán en práctica al iniciar una nueva obra, las obras que se estén ejecutando en los diferentes proyectos, terminarán de usar las plantillas con las que iniciaron.
61
4.2
GESTIÓN DEL TIEMPO
La gestión del Tiempo incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo (PMI 2004). En este trabajo se dan recomendaciones para la elaboración de software que brinde datos de Rendimientos de Obra y Avances de proyectos, Avances de Obra o Avances de Tareas, por lo que se puede definir como un sistema basado en computadoras que acepta datos como entradas, los procesa y produce la información requerida por los usuarios (Guido y Clements 2004) Para
facilitar
el
desarrollo
del
software,
se
realizaron
las
siguientes
investigaciones, las cuales se encuentran en el desarrollo del presente estudio: a. identificación de requisitos del usuario, entre lo que se tienen: o Conocer el rendimiento de una tarea en un periodo de tiempo definido o a lo largo del periodo constructivo. o Conocer el avance de un proyecto en un periodo de tiempo definido o a lo largo del periodo constructivo. o Conocer el avance de una obra en un periodo de tiempo definido o a lo largo del periodo constructivo. o Conocer el avance de una tarea en un periodo de tiempo definido o a lo largo del periodo constructivo.
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o Cada uno de los ítems mencionados anteriormente deben ser referenciados al proyecto que los genera. o Cada uno de los ítems mencionados anteriormente se deben referenciar a las condiciones geológicas en donde se desarrollo el trabajo. o Cada uno de los ítems mencionados anteriormente se deben referenciar a las condiciones climatológicas en donde se desarrollo el trabajo b. Crecimiento continuo del alcance del proyecto, que se describe a continuación: o Diariamente en las obras se ingresarán valores a la base de datos, actualizándola, de tal forma de que el resultado de rendimiento no será un valor desactualizado.
Los datos de avances tendrán un
desfase de 1 o 2 días con respecto a la fecha en que se solicita la información, esto debido a que el digitador recibe la información un día después de ejecutada la tarea, ingresa los datos el día que recibe la plantilla o formulario debidamente lleno, dependiendo de la carga de trabajo, el mismo día o el día siguiente actualiza la base de datos. o Con la información actualizada diariamente, el profesional a cargo de una obra puede revisar el cronograma y los datos utilizados para su generación; puede determinar si los rendimientos usados para el calculo del programa están dentro del rango de los valores obtenidos en obra, o si es necesario realizar un recálculo del mismo en el caso
63
de que los rendimientos reales sean menores que los teóricos; en el caso contrario, le permite hacer un análisis del proceso, con el fin de determinar si se utilizaron datos que no se ajustaban a la realidad del trabajo y a las condiciones del mismo, o bien, si el proceso constrictivo utilizado presenta algún problema y es el culpable de generar pérdidas de tiempo en la ejecución de la obra. o El hecho de contar con información real y reciente de la obra en la que se ejecutan las labores, le permite al ingeniero encargado de la misma llevar un control más estricto sobre la influencia que están generando los rendimientos en los principales objetivos de la obra, a saber: costo, tiempo, alcance y calidad. Al conocer el impacto, y si este es positivo o negativo, se le permite determinar a corto plazo, cuales serán las actividades correctivas en el caso de impactos negativos e incrementar la utilización de actividades que generen impactos positivos para la obra.
o
En el caso de los profesionales a cargo de programar obras, se disminuye el tiempo de programación al encontrar en un solo lugar (una base de datos) los rendimientos necesarios para el calculo del programa, ya que actualmente es necesario realizar entrevistas con los diferentes profesionales que han estado en obras similares a la programada, para poder obtener la información necesaria, esto en el caso en que el programador se preocupe por utilizar información un poco confiable. En otros casos, se trabaja con información presente en informes, donde estipulan datos básicos, los que no cuentan con especificaciones mínimas del uso de los diferentes equipos.
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o Los programas creados con la información de la base de datos, generan cronogramas confiables, con datos correspondientes a situaciones similares a las que se esperan obtener en las obras por iniciar.
En el caso en que la obra esté en proceso, permite hacer
una revisión del programa y determinar con mayor exactitud tiempos de obra y por ende, mejorar la distribución de recursos tales como la mano de obra, equipo pesado, equipo menor, entre otros. o Los programas de obra ajustados a situaciones reales, permiten a los interesados determinar la sensibilidad del proyecto, es decir poder determinar con mayor exactitud “¿que pasaría si…?”, en el caso de un recorte presupuestario que genere una disminución en alguno de los rubros necesarios para cada obra que forma parte del proyecto como tal, por ejemplo. También permite conocer con mayor precisión cuales serían los resultados de un cambio drástico en el programa general.
4.3
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
En el proceso de planificación de las comunicaciones se determina la necesidad de información y comunicación de los interesados, además, la forma adecuada de hacer llegar dicha información a cada uno de ellos (PMI, 2004) El programa de Rendimientos y Avances de Obra cuenta con un gran número de usuarios, por lo que se debe asegurar que cada uno de ellos cuente con las habilidades necesarias para dar un correcto uso del programa de Rendimientos y Avances de obra.
65
Para este efecto, se hace necesario realizar un análisis de involucrados para identificar la información que se pretenda encontrar en el Sistema de Rendimientos de Obra.
4.3.1 Análisis de los Involucrados Entre los usuarios del programa podemos identificar tres grandes grupos, a saber: a. Usuarios de Consulta Ejecutiva, entre este tipo de usuarios se encuentran Directores de Proyectos, Director de la UEN PySA y sus asesores, Oficinas de Planeamiento y Control. b. Usuarios de Consulta General, entre los que encontramos a los Ingenieros de Obra, Profesionales a cargo de planear obras, Profesionales encargados de presupuestar obras, profesionales a cargo de planificar las obras, personal a cargo de dar seguimiento y control a las Obras y Jefaturas de Área. c. Usuarios Digitadores, entre este grupo tenemos a los inspectores de Obra, personal de las Oficinas de Índices de Producción, personal de las Oficinas de Tecnologías de Información. Para tener un mejor panorama de los requisitos de información y comunicación de los interesados, se procedió a realizar el análisis de los diferentes involucrados, este se presenta la tabla N° 1.
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Tabla Nº 1 Matriz de Involucrados Categoría
Organización
Responsablidad
Ubicación
Inspectores de Obra
Proyectos de ejecución, ICE
Re colectores de información, llenado de plantillas.
Inspectores de Obra
Proyectos de ejecución, ICE
Di gitadores, ingresan en el Sistema toda la Frentes de trabajo información recolectada en las plantillas.
Proyectos de ejecución, P ersonal de Oficina Técnica ICE
Velar por que se estén ingresando correctamente los datos de las plantillas, así como de velar por la capacitación de los inspectores de obra.
Frentes de trabajo
Plantel del Proyecto
Ingeniero de Obra
Proyectos de ejecución, ICE
Re sponsable de garantizar que el Sistema de Rendimiento de Obras se implemente. Ademas. velar por que la información que genere el sistema esté de acuerdo a los Frentes de trabajo parámetros esperados, de lo contrario, dar signos de alerta para determinar si se está produciendo algún error.
P ersonal de Oficina de Tecnologías de Infomación
Proyectos de ejecución, ICE y CA P
Re sponsables de los sistemas informáticos.
P ersonal de Oficina de Proyectos de ejecución, A dministración de Índici es de ICE y CA P P roducción Jefatra de Construcción
Proyectos de ejecución, ICE
P ersonal de Planeamiento y Proyectos de ejecución, Contro l ICE
Planteles de los Proyectos y Plantel del CAP
Re sponsable del Sistema de Rendimientos Centro de Apoyo de Proyectos de Obra del ICE. Re sponsable de que el Ingeniero de obra implemente el Sistema de Rendimientos. Velar por el avance.
Plantel del Proyecto
Re sponsable del avance global del proyecto programado vs real, tanto en costo como en ejecución.
Plantel del Proyecto
Director de Proyecto
Proyectos de ejecución, ICE
Velar por el avance global del proyecto programado vs real, tanto en costo como en ejecución.
Plantel del Proyecto
Usuarios: planificadores, programadores
ICE
Programar obras y planificar obra.
Proyectos de ejecución y oficinas centrales.
Coordinador General de P royectos
ICE
Co ordi nar y dar seguimiento del uso y Centro de Apoyo de Proyectos aplicación del Sistema de Rendimientosde (CAP) Obra.
Usuarios: Jefaturas en el CAP y Jefaturas y Gerencias ICE ubicadas en el ICE Central
Analizar valores de avance de las diferentes obras en ejecución.
CAP y el ICE
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Con el fin de determinar la influencia de cada uno de los involucrados, se procedió a la numeración de cada uno de ellos, así como a la determinación del poder de decisión y al interés sobre la información generada por el sistema. La clasificación se da de la siguiente forma: Tabla Nº 2 Puntuación Puntuación 1 2 3 4 5
Significado mínimo bajo medio intermedio alto
A continuación se presenta la tabla de clasificación de los usuarios Tabla Nº 3 Clasificación de Involucrados Item
Categoría de Involucrado
Poder de Decisión
Interés
1
Inspectores de Obra,recoleccón de información
1
5
2 3 4
Inspectores de Obra, digitador Personal de Oficina Técnica Ingeniero de Obra Personal de Oficina de T ecnologías de Infomación Personal de Oficina de Administración de Índicies de Producción Jefatura de Construcción Personal de Planeamiento y Control Director de Proyectos Usuarios: Planificadores, Programadores Coordinador General de Proyectos Usuarios: Directores en el CAP y Jefaturas y Gerencias ubicadas en el ICE C entral
2 3 4
5 4 5
3
2
5
5
4 3 4 1 5
5 2 5 4 5
2
2
5 6 7 8 9 10 11 12
Con base en las tablas anteriores, y con el fin de ilustrar la información expuesta, se procedió a elaborar el gráfico de Clasificación de los Involucrados, en el que se
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observan cuatro cuadrantes. El cuadrante A corresponde a los interesados que se les debe poner mayor atención, por lo que, la información que ellos requieran debe estar actualizada y disponible en la mayor brevedad posible. En los cuadrantes B y C se encuentran los involucrados de monitoreo periódico, es decir, se deben conocer sus necesidades, pero con menor periocidad que con los del cuadrante A. Los que se encuentran en el cuadrante D, son los interesados que se deben monitorear con menor intensidad, sin dejarlos de lado. Tomando en cuenta que los interesados que integran el grupo A externan sus inquietudes y opiniones frecuentemente, es importante que la Oficina de Índices de Producción les realice encuestas periódicas, y la periocidad debe disminuir con los integrantes del grupo B y C. Como los miembros del grupo D no se deben descuidar, se recomienda encuestarlos por lo menos una vez al año. Es importante dar seguimiento continuo a la tabla N°3 y a su respectiva gráfica, ya que en la puesta en marcha del sistema, cualquier interesado puede pasar de un cuadrante a otro.
Clasificación de Intersados 6,11
Poder de Decisión
5 B
A
4, 7, 9 3
5,8 2,5 D
12
2
C 10
1
0 0
2,5 Interés
Figura 3 Clasificación de los Interesados
5
69
Como puede observarse, en la tabla N°3 Clasificación de los Involucrados, el sistema pretende brindar servicio a todos los interesados en rendimientos de obra con que cuenta el ICE, con el inconveniente de que no es posible generar una secuencia de reuniones donde todos los interesados clave (cuadrante A, figura N°3) se reúnan, por lo que se propone generar una serie de encuestas para los diferentes tipos de usuarios, esto cuando ya se ha puesto en marcha el uso del Sistema de Rendimientos de Obra. Se propone generar encuestas cada 6 meses a los involucrados clave (cuadrante A, figura N°3) y anuales a los involucrados de monitoreo periódico (cuadrantes B y C, figura N°3), dando seguimiento continuo al trabajo iniciado con el Sistema de Rendimientos de Obra. Adicionalmente una secuencia de capacitaciones a los diferentes tipos de usuarios, de las que se comentan a continuación.
4.3.3 Capacitación de Usuarios de Consulta Ejecutiva Debido a la dificultad de poder reunir a los usuarios de este tipo de consulta, se recomienda que el programa sea amigable, de tal forma de que vaya guiando al usuario con respecto a los datos que se deben de ingresar, así como despliegue de la información solicitada.
el
Adicionalmente, se recomienda la
preparación de un folleto de consulta y/o guía que explique paso por paso la inserción de datos que solicita el programa, así como el despliegue de los resultados brindados en esta sección o apartado del software y el significado de los términos estadísticos presentados en el despliegue de esta información.
70
4.3.2 Capacitación de Usuarios de Consulta General En este apartado se recomienda preparar una capacitación en forma de “Charla”, que se pueda presentar en unas 2 horas, en la que se expliquen los procesos que se deben seguir para ingresar la información y cual es el despliegue de resultados según la información que se le solicite al programa.
Se recomienda que la
capacitación se dé en cada proyecto, para tener grupos no mayores a 25 personas. Se recomienda además, dar una pequeña explicación del significado de los términos estadísticos incluidos en el programa. En este caso, al igual que el anterior, el software debe ser amigable, de tal forma que la inserción de la información que el programa solicita sea de forma sencilla y clara. Se recomienda además, la creación de un manual del usuario, con el fin de que nuevos usuarios no vean interrumpido el uso por falta de capacitación. Este manual debe indicar solo la información relacionada con el tipo de usuarios al que se refiere este apartado.
4.3.3 Capacitación de Usuarios Digitadores Este tipo de usuarios debe tener una capacitación dirigida al porque de su trabajo. Es importante, no solo recalcar la importancia de ingresar la información, sino, se debe dejar claro, que significa la información para el ICE como un todo, por lo que se recomienda capacitar a éste personal en los siguientes aspectos: a. Qué significa la información que se recolecta en el campo, en otras palabras, la información incluida en las plantillas no es simplemente números de control, sino que representa una base de datos con la que la
71
Institución en un futuro no muy lejano puede mejorar su rendimiento de obras, disminuir tiempos al programar obras, incluso, mejorar sus presupuestos y como consecuencia, ser más competitiva para el mercado al que se enfrenta. b. Debe quedarle claro al digitador, que la información que ingresa al programa será vista y analizada por un gran número de personas con diferentes fines, por lo que debe ser veraz. En este apartado, se debe dejar clara la responsabilidad de estar seguros de la información que ingresan, de tal forma que si se dan cuenta de que algún dato está fuera del rango, se debe corroborar el dato con la persona o las personas que llenaron la plantilla y estos a su vez con los capataces y encargados de obra. c. El digitador debe tener presente de que si se da cuenta de un error después de haber ingresado la información, es su deber informarlo a sus superiores y realizar la corrección del caso, de lo contrario, los resultados que genere cualquiera de las presentaciones del software serán erróneos. d. Se recomienda que el digitador, no solamente se le explique como ingresar los datos en el programa, sino, se debe poner una pequeña práctica, con el fin de familiarizar al usuario. Esta práctica debe presentar datos erróneos para que practiquen la corrección en la inserción de datos. Para este fin, es recomendable que cada futuro digitador cuente con un computador para realizar la práctica. e. No se recomienda incluir en los frentes de trabajo digitadores que no hayan llevado la capacitación debida.
72
f. Se recomienda que esta capacitación se de por un periodo de tres días, en charlas de 2 horas como máximo, realizándose al final una prueba escrita y práctica para asegurarse del buen entendimiento del tema. g. El tamaño del grupo dependerá de la disponibilidad de computadoras para la realización de las prácticas y de la prueba final. Este tipo de capacitación se recomienda de ésta forma, ya que la inserción de los datos y su veracidad son el fundamento de los resultados que el programa despliegue para cualquier tipo de usuario.
4.4
GESTIÓN DE RIESGOS
Los objetivos de la gestión de riesgo es reducir la repercusión negativa de los riesgos en el proyecto, identificando las áreas de oportunidad por lograr y las amenazas por controlar. (Chamoun 2002) La esencia de la Administración de Riesgos está en prever continuamente posibles problemas para llevar a cabo acciones a tiempo en lugar de improvisar y buscar soluciones tardías. (Chamoun 2002) El plan de gestión de riesgos describe como se estructurará y realizará la gestión de riesgos en el proyecto. El plan de Gestión de riesgos incluye:
•
Metodología: define los métodos, las herramientas y las fuentes de información que pueden utilizarse para realizar la gestión de riesgos.
73
•
Roles y Responsabilidades: define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de riesgos para cada tipo de actividad de gestión de riesgos, asigna personas a estos roles y asigna responsabilidades.
•
Periodicidad: define cuando y con que frecuencia se realiza el proceso de gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto.
•
Categorías de Riesgo: proporciona una estructura que garantiza un proceso completo de identificación sistemática de los riesgos con un nivel de detalle uniforme, para lo que se utilizará la estructura de desglose de riesgo (RBS).
•
Probabilidad e impacto de los riesgos: la calidad y credibilidad del proceso de Análisis Cualitativo de Riesgos requiere que se definan distintos niveles de probabilidad. (PMI 2004)
4.4.1
Metodología
Como primer paso, se procedió a la identificación de los posibles riesgos, por medio de tormenta de ideas, la que se presenta a continuación:
•
Los diseñadores del software no tienen claras las necesidades de los usuarios.
•
El digitador en obra no cuente con el equipo adecuado.
•
Los usuarios no cuenten con la capacitación adecuada.
•
Los digitadores no cuenten con la capacitación adecuada.
•
No exista conexión en línea entre la obra y el resto de proyectos
•
La obra no cuenta con corriente eléctrica.
•
Al digitador se le sobre asignan tareas.
74
•
Los inspectores que recolectan la información no entregan las plantillas al día.
•
Los inspectores que recolectan la información no llenan todos los espacios del formulario.
•
El software genera problemas técnicos.
•
El computador del frente de trabajo destinado para la inclusión de datos sufre averías.
•
No se conoce el significado de los términos estadísticos.
•
Los despliegues por pantalla del programa no representa lo que los usuarios necesitan.
•
Los resultados desplieguen información errónea.
•
No se digitan los datos al día.
•
La información que despliega el programa está desactualizada.
•
Personal no existente, o bien, en el sistema se genere acceso a usuarios que necesitan el software.
•
Se genere pérdida de información con el daño de algún equipo (computador o almacenador general).
•
Robo de información.
•
Falta de conectividad.
•
Cambio de lenguaje informático.
•
Cambio de plataforma de información.
•
Problemas con la conectividad desde el punto de vista tecnológico.
Para la identificación de los riesgos, se tomaron en cuenta los factores ambientales de la empresa, los activos de los procesos de la Organización y el Enunciado del alcance del Proyecto.
75
4.4.2
Roles y Responsabilidades
En este apartado, se procedió a realizar una revisión de los involucrados, a los que se les asignó las responsabilidades correspondientes, en la siguiente figura se muestran esquematizados.
Recolección de información (Plantillas) Digitar Información recibida Transferencia de Información electrónica Diseño del software Prueba Software Revisión de Resultados Puesta en Práctica Revisones el finalizar Obra
O O I P R O R
P P R P I P I
I P P P I P I
P C
P
P P R P R
P P P P P
P P
O R R I I
P P I
P C I
C C C C
P P I I P P O O O
P I P O
I I P I
I I O O
O P R
I P
P
I
I P O I
I I
Grupo de E xpertos
Of. Control y Costos
SE TEC
Directores de Area ICE
Capataz de obra
Ingenieros de Obra
Inspectores de obra
Digitadores
Planeami ento y Control
Programación
Planificación
Jefatura Proyecto
O.I.P. Proyecto
O.I.P CA P
T.I. Proyecto
T.I. CAP
Partida de trabajo
Líder, Coor. Gral de Proy.
Tabla N° 4 Roles y Responsabilidades
O O O P C P C P
CAP : Centro de Apoyo a Proyectos T.I.: Oficinas de Tecnologías de Información O.I.P.: Oficina de Índices de Producción Proyecto: se refiere al Proyecto al que pertencen Planificación: se refiere el personal que se encarga de Planificar nuevos Proyectos para el ICE Programación: se refiere el personal que se encarga de Programar nuievos Proyectos para el ICE, y/o programar nuevas obras Planeamiento y Control: Oficina de Planeamiento y Control del Proyecto R: Responsable
I: Informa
O: Opina
C: Comunica
P: Participa
Las responsabilidades asignadas podrán variar con respecto a la puesta en marcha del proyecto. El líder del proyecto, es la persona encargada de que las funciones enunciadas se lleven a cabo.
76
4.4.3
Periodicidad
Durante la creación del software, el líder del proyecto junto con los miembros de Tecnologías de Información destacados a realizar el programa, deberán reunirse periódicamente para revisar el avance de los trabajos, y aclarar la duda que se les genere a ambas partes. La frecuencia con que se reúnan, será establecida en común acuerdo por el encargado por parte de la Oficina de Tecnologías de Información y el líder del proyecto. Una vez terminado el diseño del Software, se recomienda la puesta en marcha en una obra piloto, la que debe ser de corta duración.
En este proceso se
recomienda realizar reuniones bisemanales con el personal involucrado, a saber, líder, diseñadores y usuarios, para analizar las ventajas que el uso del programa generan así como los posibles inconvenientes, con el fin de tratar de eliminarlos y sacarle provecho a las ventajas o puntos favorables del software.
4.4.4
Categorías de Riesgo
En este apartado se busca la identificación de todos los riesgos con un nivel de detalle uniforme, los que se categorizaron en la estructura de desglose del riesgo (RBS) por sus siglas en inglés, la que se presenta a continuación:
77
RBS SISTEMA DE RENDIMIENTOS DE OBRA
RIESGOS TÉCNICOS (RT)
RIESGOS EXTERNOS (RE)
Riesgos organizacionales (RO)
REQUISITOS DE DISEÑO
PROVEEDORES DE EQUIPO
CONTROL
TECNOLOGÍA
CLIENTE
COMUNICACIÓN
CALIDAD
CONDICIÓN DE LA OBRA
CONECTIVIDAD
FINANCIAMIENTO
PROVEEDORES LÍNEAS ELECTRICAS Y TELEFÓNICAS
Figura 4 Estructura de desglose de riesgos (RBS)
4.4.5
Probabilidad e Impacto de los Riesgos
Una vez identificados los riesgos, se debe identificar cual es la probabilidad (P) y el impacto (I) que cada uno de ellos tienen sobre el proyecto, así como su correspondiente indicador de riesgo (P x I). A continuación se presenta la escala de probabilidades que se utilizó para este análisis
78
Tabla N° 5 Escala de Probabilidades Probabilidad Casi un Hecho Muy Probable Probable Poco Probable Casi Incierto
Escala 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1
Es necesario, además, asignarle valores al impacto, los que se muestran en la siguiente tabla: Tabla N° 6 Escala de Impactos Impacto Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
Escala 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
A los Indicadores de Riesgos se les aplicó un código de colores, donde, el rojo indica que es un riesgo potencial, y se le debe actuar de inmediato para evitarlo, o por lo menos, bajar su impacto. Los amarillos representan riesgos moderados, que pueden afectar el desarrollo del proyecto, pero en menor escala, por lo que no se deben de subestimar, se deben monitorear. Los Verdes, son los riesgos con impactos bajos, los que no generan problemas en el desarrollo del proyecto. A continuación se presenta la codificación de los indicadores de riesgo. Tabla N° 7 Indicadores de Riesgo, P x I Indicador de Riesgo Bajo moderado Alto
Rango 0,01-0,04 0,05-0,17 0,18-0,99
Color verde amarillo rojo
79
Tabla N° 8 Matriz de Riesgos R elación con Probabil otros Impacto P x I Acciones idad identificadores
Código Indentificad or
Riesgo
RE01
Proveedor: El digitador en obra no cuente con el equipo adecuado.
0,5
0,8
0,40
RE02
Cliente: No se conoce el signif icado de los términos estadísticos
0,1
0,4
0,04
RE03
Proveed Elec. Y Telef.: No exista conexión en línea entre la obra y el resto de proyectos
0,7
0,4
0,28
RE04
Cliente: Los despliegues por pantalla del programa no representa lo que los usuarios necesitan
0,3
0,8
RE05
Cond. Obra: La obra no cuente con corriente eléctrica
0,5
RE06
Cond. de la Obra: No se digitan los datos al día.
RE07
acción 2
Disparadores
Responsable
No existe en stock suficiente Jefatura Tec. Información del equipo para los usuarios del Proyecto y Jef atura del Proyecto, proyecto. Jefatura Construcción.
Prob. de acceso o falta de equipo para su instalación.
Encargado de Redes electricas, Director de Proyecto, Jef de Construcción.
0,24 acción 10
Los clientes se quejan del software.
Líder, Diseñador, Of. De Tec. de Información del Proy. y del CAP.
0,4
0,20
Prob. de acceso o falta de equipo para su instalación.
0,3
0,2
0,06 acción 13
Proveedores de equipo: Se genere pérdida de información con el daño de algún equipo
0,5
0,8
0,40 Acción 16
RO01
Control: Al digitador se le sobre asignan tareas
0,3
0,8
0,24
RO02
Comunicación: Los usuarios no cuentan con la capacitación adecuada.
0,3
0,4
0,12
RO03
Comunicación: Los digitadores no cuentan con la capacitación adecuada.
0,3
0,8
0,24
RO04
Priorización: Los inspectores que recolectan la información no entregan las plantillas al día.
0,3
0,4
0,12
RO05
Control: Los inspectores que recolectan la información no llenan todos los espacios del formulario.
0,3
0,8
0,24
RO06
Control: Los resultados del software desplieguen información errónea.
RT04, RO05, RO03
0,1
0,8
0,08
RO07
Control. La información que despliega el programa está desactualizada.
RO01, RE04, RE06, RE05
0,3
0,2
0,06 acción 14
RO08
Comunicación: Personal no existente
0,1
0,2
0,02
RO09
Control: Robo de información.
0,5
0,8
0,40 acción 17
RT01
Diseño: Los diseñadores del software no tienen claras las necesidades de los usuarios.
0,3
0,8
0,24
RT02
Proveed. Equipo: El computador del f rente de trabajo destinado para la inclusión de datos sufre averías.
0,5
0,2
0,10 acción 11
RT03
Tecnología: El software genera problemas técnicos
RT01, RE01, RT 02,RT04
0,3
0,8
0,24
RT04
Tecnología: C ambio de lenguaje informático.
RT03
0,3
0,8
0,24 Acción 18
RT05
Tecnología: C ambio de plataforma de información.
0,5
0,8
0,40 Acción 19
RT06
Conectividad: Se generan problemas de conectividad ent re las máquinas donde se ingresa la información y las máquinas donde se procesa, ya sea por la mala caidad o la no existencia de calidad.
0,5
0,8
0,40 Acción 20
RT01
RT02, RO04
RE04, RE05, RO01
RT03, RT05, RE01, RE03, R E05
acción 4
acción 5
Prob. de acceso o falta de equipo para su instalación.
Encargado de Redes electricas, Director de Proyecto, Jef de Construcción. Encargado de Redes electricas, Director de Proyecto, Jef de Construcción.
El equipo no recibe Jefatura Tec. Información del manteniemiento preventivo, Proyecto y Jefatura de Of. Ce y/o genera problemas ïndices de Producción del Proy. operativos. Jefatura Of. Indices Produc., El software genera datos acción 6 atrasados, o resultados no Jefatura Planeamiento y Control, Ing. de Obra lógicos. El software no es visitado por Líder y Jefe de Oficina de Tec. acción 15 los usuarios. De Información del CAP. El software genera datos Jefatura Of. Indices Produc., Jefatura Of.de Planeamiento y acción 3 atrasados, o resultados no lógicos. Control. Jefatura Of. Indices Produc., El software genera datos acción 7 Jefatura Planeamiento y Control, atrasados. I ng. de Obra. El software genera datos Jefatura Of. Indices Produc., acción 8 atrasados, o resultados no Jefatura Planeamiento y Control, lógicos. I ng. de Obra. Jefatura Of. Indices Produc., Los clientes se quejan del acción 12 Jefatura Planeamiento y Control, software. I ng. de Obra.
acción 1
acción 9
Los clientes se quejan del software. Se genera gran número de impresiones de los rendimientos de dif erentes situaciones en forma periódica. En reuniones de avance, se observan problemas en el diseño. El digitador encuentra problemas al usar el equipo. El software presenta problemas para digitar o resultados no lógicos. Necesidad de mejorar el lenguaje o hacer un "UP GRADE". Necesidad de mejorar el lenguaje o hacer un "UP GRADE". El Software present a problemas para transferir la información
Líder, Diseñador, Of. De Tec. de Información del Proy. y del CAP.
Jefatura de Of. de Tec. De Información de Proyectos y Jefatura de Oficina de Indices deProducción. Líder y Jefe de Oficina de Tec. de Información del CAP. Of. De Tec. de Información del Proy. Diseñador, Of. de Tec. de Información del Proy. y del CAP. Of. De Tec. de Información del CAP. Of. De Tec. de Información del CAP.
Of. De Tec. de Información del CAP.
80
Tabla N° 9 Tabla de Acciones Correctivas Código Identificador
Riesgo
RT01
Diseño: Los diseñadores del software no tienen claras las necesidades de los usuarios.
acción 1
RE01
Proveedor: El digitador en obra no cuente con el equipo adecuado.
acción 2
RO03
Comunicación: Los digitadores no cuenten con la capacitación adecuada.
acción 3
RE04
Proveed Elec. Y Telef.: No exista conexión en línea entre la obra y el resto de proyectos
acción 4
RE05
Cond. Obra: La obra no cuente con corriente eléctrica
acción 5
RO01
Control: Al digitador se le sobre asignan tareas
acción 6
RO04
Priorización: Los inspectores que recolectan la información no entregan las plantillas al día
acción 7
RO05
Control: Los inspectores que recolectan la información no llenan todos los espacios del formulario
acción 8
RT04
Tecnología: El software genera problemas técnicos
acción 9
RE04
RT02
Cliente: Los despliegues por pantalla del programa no representa lo que los usuarios necesitan Proveed. Equipo: El computador del frente de trabajo destinado para la inclusión de datos sufre averías.
Acciones
acción 10
acción 11
RO06
Control: Los resultados del software desplieguen información errónea.
acción 12
RE06
Cond. de la Obra: No se digitan los datos al día
acción 13
RO07
Control. La información que despliega el programa está desactualizada
acción 14
RO02
Comunicación: Los usuarios no cuenten con la capacitación adecuada.
acción 15
RE07
Proveedores de equipo: Se genere pérdida de información con el daño de algún equipo
acción 16
RO09
Control: Robo de información
acción 17
RT04
Tecnología: Cambio de lenguaje informático
acción 18
RT05
Tecnología: Cambio de plataforma de información
acción 19
RT06
Tecnología: El sistema presenta problemas de conectividad
acción 20
Descripción de la acción Se deben realizar reuniones periódicas con el/los diseñadores asegurándose de que capten cuales son las necesidades del cliente El equipo (computador) se debe presupuestar como uno de los materiales necesarios para la construcción, por lo que debe negociarse de antemano con Tecnologías de Información. Se debe asegurar de que los digitadores entendieron todos los procesos para el correcto uso del software, por lo que se deben evaluar con prácticas el grado de capacitación de cada uno de los digitadores. Entre las obras preliminares tales como caminos de acceso se debe realizar el enlace eléctrico y telefónico, de no ser posible, se debe prever que la información sea digitada en las oficinas centrales a más tardar el día siguiente de capturada en el campo. Entre las obras preliminares tales como caminos de acceso se debe realizar el enlace eléctrico , de no ser posible, se debe prever que la información sea digitada en las oficinas centrales a más tardar el día siguiente de capturada en el campo. se deben revisar las tareas asignadas al digitador antes de que inicie la obra, para evitar problemas en el ingreso de datos al sistema. Se le debe dejar claro al inspector que recolecta los datos, la importancia de la información que recolecta y su responsabilidad al no entregar la información al día. Se le debe dejar claro al inspector que recolecta los datos, la importancia de la información que recolecta y su responsabilidad al no entregar la información al día. Se debe poner a prueba el software en una obra como "obra piloto", con el fin de revisar su correcto funcionamiento y depurar los posibles problemas que se generen. Se deben realizar reuniones periódicas con el/los diseñadores asegurándose de que capten cuales son las necesidades del cliente Se debe contar con una respuesta rápida por parte de Tecnologías de Información en relación con la reparación o cambio del equipo en obra. El digitador debe revisar que la información que digite sea coherente, se tiene dudas, debe consultarle al Ing. de Obra o al inspector que lleno la plantilla Se le debe dejar claro al digitador, la importancia de la información que ingresa al sistema y su responsabilidad al no entregar la información al día. Se le debe dejar claro al digitador, la importancia de la información que ingresa al sistema y su responsabilidad al no entregar la información al día. El grupo de expertos debe revisar minuciosamente el contenido del curso según el grupo de usuarios al que se dirige corroborando una adecuada exposición de los temas. Los computadores utilizados para el ingreso de la información debe mantenerse con el mantenimiento preventivo, para verificar su buen funcionamiento, por otra parte, el digitador debe informar a al personal de Tec. de la información mediante documento escrito que se presentan problemas con su equipi en caso de que existan, parq que estas sean atendidas con la mayor brevedad, y debe tomarse en cuenta el equipo de obra para cuando se ingresen nuevos equipos al proyecto, de tal forma de que el "hardware" se esté renovando. Cada vez que se solicita un reporte debe quedar en el sistema el registro del usuario que lo solicitó, dicho registro debe ser revisado periodicamente (cada semana) por personal de la Oficiana de Indices de Producción del CAP, de tal forma que se pueda detectar cualquier anomalía. Si el avance informático exige el cambio o mejora en el lenguaje utilizado para el programa deben realizarse las mejoras, hacer las correspondientes pruebas, capacitación a los ususarios antes de ponerse en práctica y sacar de funcionamiento la versión anterior del "software" Si el avance informático exige el cambio o mejora la plataforma utilizado para el programa deben realizarse las mejoras, hacer las correspondientes pruebas, hacer los correspondientes respaldos antes de ponerse en práctica y sacar de funcionamiento el sistema anterior. Al detectarse elproblema, se debe comunicar inmediatamente a la Oficina de Tecnilogías de Información y programar una reunión con el fin de solucionar el problema lo antes posible.
81
5.
CONCLUSIONES
A continuación se enumera la lista de conclusiones que se extraen del presente trabajo: 1. Con la apertura de nuevos mercados, el ICE se enfrenta a un nuevo desafío, mejorar su competitividad, por lo que es de suma importancia que todo el conocimiento que se genera en los diferentes proyectos quede documentado, y a la vez, sirva de apoyo a los trabajos que enfrentará a futuro y los que se le presentan día a día. Es importante recalcar, que en la creación del sistema están intrínsecos los factores ambientales del ICE, así como los activos de los diferentes procesos que le permiten al personal de la Institución tener en su propio “idioma” la información que el sistema genera, debido a que
la información que se despliega es obtenida de
campo, generada por los mismos procesos realizados en obra, en condiciones específicas y en muchos casos, los capataces y/o ingenieros de obra serán los mismos que desarrollen nuevos trabajos; esto permite la creación de programas y planeamientos confiables para el ICE, tanto en duración, como en recursos y costos. 2. Debido a la demanda energética de los últimos años, el país se enfrenta a la necesidad de construir nuevas plantas que produzcan energía eléctrica, en la que las soluciones deben ser rápidas y oportunas. Es por lo que el desarrollo de un sistema de rendimientos que le simplifique el trabajo de los responsables de planear nuevos proyectos es importante. Con la puesta en marcha del sistema de rendimientos, las personas encargadas de programar o reprogramar obras contarán con las herramientas necesarias para realizar una buena definición de actividades, lo que les permite el
82
establecimiento de las secuencias, estimar los recursos necesarios según la actividad a ejecutar, estimar con menor riesgo la duración de cada una de las tareas; adicionalmente, al ingeniero responsable de obra la información actualizada existente en el sistema le permitirá tener mayor control en el programa de trabajo. 3. El programar y dirigir obras incluye la creación de programas de trabajo, en la que es de suma importancia contar con tiempos de ejecución lo más cercanos a los tiempos reales de trabajo,
el proceso aquí planteado
propone poner a la disposición del programador, los tiempos y/o rendimientos más cercanos a las necesidades de la obra, tomando en cuenta aspectos propios del lugar del trabajo tales como características geológicas, climáticas y tipo de equipo. 4. Actualmente, el profesional a cargo de una obra cuenta con dificultades par obtener rendimientos que se adapten a las necesidades de su labor. Con el proceso propuesto, no solamente tendrá la opción de tener a la mano una amplia lista de rendimientos que toman en cuenta las variables más importantes del trabajo, sino que la información a la que se tiene acceso representa un resumen de las experiencias en diferentes proyectos, lo que representan programas de obras más confiables.
Adicionalmente, dado
que el sistema propuesto mantiene integrada la información de avance y rendimientos de todos los proyectos, un profesional del ICE, en cualquier parte del país podrá contar con la información actualizada en el momento en que la necesite. 5. El contar con rendimientos que se adecuen a las necesidades de una obra en particular permite la reducción de tiempos en el programa de trabajo, por lo que se genera una adecuada utilización de los recursos, y a la vez, disminución de los costos del proyecto.
83
6. Los recursos que se destinan en una obra para imprevistos pueden reducirse al contar con información proveniente de antiguas experiencias en trabajos similares. 7. El tiempo que se disponía por parte del profesional de la obra en tratar de resolver diferencias entre el programa de obra planeado y el real o producto de la ejecución de obra se verá disminuido, ya que el proceso le permite observar cual es el avance real, que podrá comparar inclusive diariamente con el avance programado, permitiendo atacar cualquier atraso con un tiempo de respuesta mínimo, evitando problemas grandes como lo son términos de obras fuera de plazo. 8. Al disminuir tiempos de respuesta se pueden prever riesgos positivos o negativos, permitiendo tomar las acciones oportunas para controlarlos o sacarles el máximo provecho según sea el caso. 9. Al responsable de programar el siguiente proyecto y/o obra por ejecutar se le permite disponer del tipo de confiabilidad de la información que genera el proceso, a saber, si el programa es para determinar que obra sigue en la cartera de proyectos del ICE, por ejemplo, tal vez se puede trabajar con un 75% de confiabilidad, pero si se está programando una obra en un proyecto específico, que se construirá en pocos meses, tal vez, el programador deberá trabajar con una confiabilidad de un 90% o 95%. 10. El programa despliega varias pantallas, dependiendo del usuario que haga uso del proceso, para facilidad y conveniencia de los mismos. Con esto, se disminuye el tiempo de respuesta a las necesidades que se le presenta a
84
diferentes dependencias, tales como Oficinas de planeamiento y Control, Gerencia del ICE, entre otras. 11. El proceso llevará un conteo del tipo de usuarios que lo visitan, lo que permite en un futuro saber a quien se dirigen encuestas sobre el funcionamiento del mismo, cada vez que sea necesario realizar una actualización del programa informático. 12. Un aspecto importante de la Gestión de la Comunicación es la distribución de la información, lo que se logra mediante el sistema propuesto, ya que desde su escritorio los interesados pueden contar con información actualizada de las diferentes actividades que se desarrollan en las obras que los proyectos ejecutan. 13. Genera aportes a la Gestión del Tiempo, permitiendo la integración de las diferentes áreas de trabajo del proyecto, mejorando la existencia, distribución y disponibilidad de información y disminuyendo los tiempos necesarios para la recolección de la misma. 14. Permite una mejoría en la comunicación, debido a la fluidez
y
disponibilidad de la información, lo que genera una disminución de tiempos de respuesta entre los diferentes departamentos. 15. El riesgo se reduce, debido a que los datos con que se genera el programa una nueva obra, corresponden a información obtenida de campo, con situaciones similares desde el punto de vista geográfico como climático., esto genera confiabilidad y disminución de imprevistos. 16. En vista de la apertura comercial a la que se verá sometido el ICE en el futuro, la confiabilidad en la información le permitirá a los programadores
85
generar programas con tiempos más acertados, lo que permite aumentar la competitividad y la toma de decisiones, favoreciendo la disminución de riesgos. 17. Con el sistema propuesto, se le facilitará al personal del ICE darse cuenta de las virtudes de la Administración de Proyectos, debido a que la información que se genera facilita las labores de planificación del alcance de la obra, la planificación y
programación del proyecto o de la obra,
genera beneficios en la comunicación y distribución de la información a los interesados, disminuye los riesgos o le permite al personal identificar la mayor cantidad de riesgos, lo que favorece su análisis, planificación de la respuesta y el seguimiento y control debidos. Esto se logra teniendo en cuenta que la base de datos proviene de una fuente confiable y actualizada, con sus mismos factores ambientales. El ICE es una empresa grande y compleja, que culturalmente no ha trabajado con los principios de la Administración de Proyectos (AP), y aunque sus jerarcas han promovido la aplicación de la AP en todas sus áreas, es importante demostrarles por medio de sistemas como este, que la aplicación de las áreas de trabajo de la AP favorecen no solamente la labor de escritorio, sino que produce beneficios en tiempo y costo en obras, reduce tiempos de respuesta tanto en ejecución como en comunicación, permite atacar los imprevistos de forma inmediata reduciendo los riesgos, permitiéndole a la Institución aumentar su competitividad.
86
6.
RECOMENDACIONES
Entre las recomendaciones se tiene: 1. Debido a la magnitud de las obras y proyectos del ICE, se recomienda revisar el sistema por lo menos una vez al año, realizando
encuestas
a
los
diferentes
usuarios
sobre
el
funcionamiento del mismo, solicitando que incluyan las mejoras que ellos consideren necesarias, de esta forma, se mantiene un claro control sobre los entregables que el sistema está ofreciendo sin dejar de lado la gestión de los interesados. 2. Gracias a la necesidad de aplicar análisis estadísticos a la información que se recolecta del campo, es recomendable diseñar un programa estadístico que trabaje junto con este, o bien, hacer que el sistema de rendimientos de obra sea compatible con algún programa de análisis estadístico de los que existen en el mercado. De esta forma el programador puede determinar con que grado de confiabilidad desea trabajar, permitiéndole, tomar las decisiones necesarias para realizar una buena gestión de los riesgos a los que se va a enfrentar. 3. Cada vez que ingresa personal de nueva contratación al ICE y/o proyectos que tenga relación con el sistema de rendimientos de obra, es importante que pase por el proceso de capacitación, con esto se disminuye el riesgo de que el sistema no sea utilizado como debe, o lo que es peor, que no se use por falta de conocimiento.
87
4. Se debe tener claro que la información generada por el sistema sirve de alimento a una serie de procesos, entre los que se encuentran la comunicación de avances y rendimientos, determinación de riesgos, desarrollo de cronogramas y estimación de recursos, seguimiento y control de procesos, por lo que se recomienda que el profesional de obra revise frecuentemente el despliegue de información que presenta su obra, buscando determinar si algún resultado no concuerda con la realidad y determinar cual es el problema que genera el error, para corregirlo lo antes posible. 5. En un futuro se puede pensar en incluir dentro de las plantillas información referente a la cantidad de materiales utilizados en la tarea del día, lo que generará una herramienta más para la optimización de los programas y planeamientos de obra, así como la mejor distribución de los recursos, esto generaría grandes aportes al disminuir el tiempo de planificación de obra, mejorando además los costos de la misma. 6. Realizar una valoración a mediano y a largo plazo de los beneficios obtenidos con la implementación del sistema, la que se puede llevar a cabo mediante una encuesta a los diferentes interesados, se recomienda además, hacer una encuesta según el tipo de usuario al que se entreviste con lo que se logra la verificación de los procesos, el control del alcance permitiéndole a los interesados externar sus opiniones después de hacer uso del sistema por un largo periodo. 7. Hacer compatible el software con programas como el Project, le permitiría al usuario ver con mayor facilidad el avance real de su obra vs el avance programado, lo que disminuiría los tiempos de
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reacción del Ingeniero de obra para atender los problemas que atrasen su obra (atacando los riesgos negativos), o bien, dar a conocer a los demás departamentos, cual es le procedimiento que realiza para disminuir los tiempos de ejecución que posiblemente puedan ser utilizados para el beneficio de trabajos similares en otros proyectos. 8. Es recomendable realizar programas de concientización en el ICE y Proyectos sobre la necesidad de contar con documentación sobre la experiencias que se van realizando año tras año, por lo que es importante preocuparse por la recolección de la información que generan las diferentes obras y documentarlas.
89
7.
BIBLIOGRAFÍA
Chamoun Y. Administración Profesional de Proyectos. 1ª Edición.
Madrid:
McGraw Hill Interamericana, 2005. Gido, J; Clementes, J. Administración Exitosa de Proyectos. 2da Edición. México DF: McGraw Hill, 1998. ICE, Reseña Histórica y Estructura Organizacional. “Disponible en grupoice.com”, “Consultado el 25 de agosto del 2006”. Muñoz Razo, C. ¿Cómo elaborar y asesorar una investigación de tesis?. 1ª Edición. México DF: Pearson Educación, 1988. P.M.I. (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. PMBOK Guide, 3º Edición. Newton Square, Pensilvania, EUA, 2004 Gómez Barantes M. Elementos de Estadística Descriptiva. 3° Edición. San José, Costa Rica: EUNED, 2000.
90
8.
ANEXOS
91
8.1
ANEXO 1
ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN (PFG) DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG
92
Información Principal y Autorización del Proyecto Fecha: Nombre del Proyecto: Sistema de Rendimientos de Obra para los 14 de abril del 2008 Proyectos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Áreas de conocimiento/procesos Área de aplicación (sector/actividad) Entre las áreas de conocimiento se Progamación de Proyectos analizará: Planeamiento de Obras alcance, tiempo, comunicación, Presupuestación de Obras riesgos y cumplimiento objetivos. Seguimiento y control de obras Fecha de inicio del proyecto: Fecha tentativa de finalización del proyecto: 27 de julio del 2008 28 de abril del 2008 Objetivos del proyecto (general y específico) Objetivo General: Establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación, presupuestación de nuevas obras a desarrollar, así como establecer una herramienta de análisis que le permita al profesional a cargo de la ejecución , realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Objetivos Específicos 1. Definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la institución, según el tipo de Obra; además, ubicar en los diferentes Proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos. 2. Establecer con los grupos de expertos una metodología para agrupar y separar los rendimientos estratégicos según las características particulares de la obra, las condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó así como el equipo utilizado para realizar el trabajo. 3. Una vez separados y agrupados los datos procede determinar cual información le será de utilidad al usuario, se establecerá la metodología para la entrega final de los datos (rendimientos de obra), además de establecer la metodología para implementar las mejoras a la información base generada. 4. Una vez generados los rendimientos de obra, se debe establecer junto con un panel de expertos la metodología para la capacitación del personal que hará uso de la información.
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Descripción del producto: Establecer un sistema de rendimientos de obra relacionados con características geológicas, geográficas y climáticas de las condiciones específicas de las que representan, debe establecerse un análisis detallado de la Nomenclatura (ADN) que le permita al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajute a los nuevos requerimientos. Necesidad del proyecto: Conforme el ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) ha llevado a cabo proyectos, se han desarrollado habilidades e información que le han permitido al personal realizar sus labores en forma eficiente. Lamentablemente, la información referente a rendimientos de mano de obra y de recursos que se ha generado a través del tiempo no ha sido documentada en su totalidad, permaneciendo como propiedad de los diferentes encargados de obra, con el riesgo de perderla si el profesional no sigue laborando con el ICE una vez finalizado el Proyecto en el que se desempeña. Es por este motivo que en el ICE, especialmente en el CAP (Centro de Apoyo a Proyectos) un grupo de profesionales se han preocupado por capturar esta información creando una Oficina Técnica en cada uno de los proyectos en desarrollo, con una cede central en el CAP, con el fin de recolectar la información generada y así proceder a unificarla. Para tales efectos fue necesaria la conformación de plantillas según el tipo de obra, la que fue elaborada por un grupo de expertos conformada por la Unidad de Planeamiento y Control del CAP, profesionales especialistas y funcionarios involucrados en la captura y manejo de este tipo de información.
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Justificación de impacto Una obra en proceso de construcción cuenta con una serie de características particulares, entre las que se pueden enumerar el quipo utilizado, el tipo de terreno, condiciones de los accesos entre otros. Debido a estas particularidades, es que se hace necesarioque la información referente a rendimientos se presente referenciasa a las características de la obra de donde proceden, con el fin de utilizar los datos con mayor veracidad en una futura planificación, programación o preupuestación de obra. Para la obras que se encuentran en proceso de ejecución, esta información le permitirá al profecionala cargo de la obra comparar los rendimientos que está obteniendo con los rendimientos promedio de otras obra con características similares, lo que le permite identificar atrasos y/o problemas en la obra con mayor exactitud. Esta herramienta de trabajo le permitirá al ICE contar con informaci´´on documentada, que le brindará bases al usuario para generar criterios y así realizar una oprtuna toma de desiciones, adicionalmente, le permitirá al usuario optimizar los recursos y los tiempos de ejecución de las obras. Adicionalmente, con el aporte de esta herramienta de trabajo, el ICE se enfrentará de forma más eficiente y con mayor competitividad a las labores que se generan de cara a las nuevas políticas de apertura de negocios, así como al TLC. Restricciones 1. El personal del departamento de computo del CAP realizará las labores relacionadas a la base de datos como recargo a sus funciones, por lo que no pueden dejar de lado las tareas respectivas actuales 2. Las personas que integrarán el panel de expertos no podrá dejar de lado sus labores cotidianas. 3. Para la determinación de los diferentes rendimientos se tomarán las plantillas debidamente llenas con que cuenta la oficina técnica del CAP o proyectos en desarrollo a la fecha de inicio del proyecto.
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Identificación de lo grupos de interés Clientes Directos: Patrocinador: Coordinación General de Proyectos Encargados de programación de oras en el ICE Encargados de planificación de obras en el ICE Encargados de presupuestar obras en el ICE Profesionales encargados de obras Jefes del Departamento de Construcción en proyectos del ICE Encargados de control de obras Directores de proyectos de Generación Eléctrica y de Transmisión Clientes Indirectos: Encargados de Seguimiento y Control de obras. Unidad de Ingeniería Económica de la Unidad Estratégica de Negocios - Proyectos y Servicios (UEN-PySA) Unidad Estratégica de Negocios - Proyectos y Servicios (UEN-PySA) Patrocinador Ing. Alexander Solís Barboza Aprobado por:
Firma: Firma:
96
8.2 ANEXO 2
DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG Proyecto: Sistema de Rendimientos de Obra para los Proyectos del Instituto Costarricense de Electricidad, (ICE) Planteo del problema y justificación del proyecto Debido a que cada obra cuenta con características particulares es necesario que la información referente a rendimientos se presente referenciada a las características de la obra de donde proceden con el fin de utilizar los datos con mayor veracidad en una futura planificación, programación o presupuestación de obra. Adicionalmente, esta información le permitirá al profesional a cargo de la obra comparar los rendimientos que está obteniendo con rendimientos promedio de otras obras con características similares. Con el aporte de esta herramienta de trabajo el ICE se enfrentará de forma más eficiente y con mayor competitividad a las labores que se generan de cara a las nuevas políticas de apertura de negocios, así como al TLC. Objetivos del proyecto: Objetivo General Establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación, presupuestación de nuevas obras a desarrollar. Así como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Objetivos Específicos •
Definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra; además, ubicar en los diferentes Proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos.
97
•
Establecer con los grupos de expertos una metodología para agrupar y separar los rendimientos estratégicos, según las características particulares de la obra y las condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo.
•
Una vez separados y agrupados los datos se debe determinar cual información le será de utilidad al usuario, estableciendo una metodología para la entrega final de los datos (rendimientos de obra), además debe establecerse la metodología para implementar mejoras a la información base generada.
Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos debe establecerse una metodología para la capacitación del personal que hará uso de la información documentada. Producto principal del Proyecto Sistema de rendimientos de obra relacionados con características geológicas, geográficas y climáticas de las condiciones específicas de las que representan, debe establecerse un análisis detallado de la Nomenclatura (ADN), que le permita al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajuste a los nuevos requerimientos. Entregables del proyecto: •
Documento con los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la organización, relacionados con las características particulares de la obra que la generó.
•
Ubicar en las obras a corto plazo los planes piloto para la implementación de los rendimientos.
•
Metodología para actualizar la base de datos y definición de periodos de actualización.
•
Metodología para la capacitación de personal en los diferentes proyectos para el correcto uso de la información referente a rendimientos.
98
8.3
ANEXO 3
ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) DEL PFG
99
100
8.4
ANEXO 4
CRONOGRAMA DEL PFG
101
102
8.5
ANEXO 5
EJEMPLO DE PLANTILLAS DE RECOLECCION DE DATOS
103
FORMULARIO DE TRABAJO - ESCOMBRERAS PROYECTO : FECHA INICIO.: FRENTE DE TRABAJO :
OBRA :
COLOCACION Y COMPACTACION DE MATERIAL - ESCOMBRERAS COLOCACION DE MATERIAL Hr Inic.: Tiempo de Colocación Maquinas Colocando Cubicaje Colocado / Día
Un.
Personas
COMPACTACION DE MATERIAL
Hr Final :
Hr Inic.:
Un.
Hrs
Tiempo de Operación
Hrs
c.u
Maquinas Compactando
c.u
m3
Cubicaje Compactado / Día
m3
c.u
Humedecimiento
Hrs
Maquinas Humedeciendo
c.u
Personas
c.u
Tipo: Compactador de Rodillo ( Maquinaria / Equipo
C.U
Min.
Tipo
Maquinaria / Equipo
CUBICAJE ACARREADO / FRENTE DE TRABAJO FRENTE DE TRABAJO
Unidad
Cantidad
)
Hr Final :
Rodillo Pata de Cabro (
C.U
Min.
Tipo
TIEMPO IMPRODUCTIVO Equipo / Actividad
Min.
Causa
m3 m3 m
Inspector: Encargado: Observaciones:
3
CONDICIONES CLIMATICAS GENERALES DEL DIA ESTADO DEL TIEMPO
m3
MAÑANA ( 06:00 - 12:00 )
m3
TARDE ( 12:00 - 18:00 )
m3
TOTAL DE HORAS
SOLEADO
)
LLUVIOSO
104
8.6
ANEXO 6
DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA
105
8.6.1 Sistema de Recopilación de Datos
106
Sistema de recopilación de datos
A Ingrese tipo de inspector
B Clave Nombre de inspector Nombre de Obra
C
Incluir informaciòn
Fecha introducción datos Tipo tarea (excavación, acarreo, formaleta etc.) Estado de clima Condiciones geológicas Jornada de trabajo Fecha de los trabajos Equipo utilizado para realizar obras Horas máquina Cantidad de personal Cantidad de obra ejecutada (m2, m3, ml según tipo de tarea) Condición de entorno (trabajos a cielo abierto, o trabajos subterráneos)
D
Realizar correcciones
E
1
Ver rendimientos
2
Desea volver al inicio
Desea salir de a rutina
A
B
Desea volver al inicio B Desea realizar una corrección
A
Desea ver los resultados Despliega resultados Desea salir del sistema
Fin
107
108
109
8.6.2 Diagrama del Cálculo de Rendimientos
110
111
1 Avance de Obra
Nombre de proyecto Nombre de Obra Periodo de despliegue de información Condiciones Climáticas (lluvioso, asoleado, todo clima)
Información desplegada Nombre del proyecto Condición climática Avance solicitado (acumulado en proyecto) Avance (media) Avance (promedio) Avance (moda) Desviación estándar
Imprimir
Imprime reporte
Desea volver al inicio
A Fin
112
113
8.6.3 Diagrama de Solicitud de Información General
114
115
116
117
8.7 ANEXO 7
FORMULARIOS DE INDICES DE RENDIMIENTOS DE PRODUCCION
118
8.7.1 FORMULARIO: CONCRETOS CONVENCIONALES OBRA GRIS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Acero HORAS * ARTESANO / KG 2- Colocación de Formaleta HORAS * ARTESANO / M2 3- Colocación de Concreto M3 / HORA HORAS * ARTESANO / M3
8.7.2 FORMULARIO: ESTABILIZACION DE TALUDES ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Manejo de Aguas Excavación M3 / HORA HORA * MAQUINA / M3 Colocación de Formaleta HORAS / M2 HORA * ARTESANO / M2 Colocación de Concreto
119
M3 / HORA M3 / METRO LINEAL HORA * ARTESANO / M3 2- Afinamiento de Talud HORA * MAQUINA / M2 3- Colocación de Malla Electrosoldada M2 / HORA M2 * PERSONA / HORA 4- Colocación de Concreto Lanzado – Concreto Lanzado II Etapa M3 / HORA (TIEMPO COLOCACION) M3 / M2 (AREA TOTAL) M2 / HORA KG / M3 HORAS * MAQUINAS / M3 5- Drenajes METROS PERFORACIÓN / MIN (ACOMODO + RETIRO DE EQUIPO + PERFORACION) MIN / DRENAJE COLOCADO LONG. / SEG (AFORO) MIN * MAQUINA / PERFORACION (M) MIN * DRENAJE / COLOCACION DRENAJE
120
6- Pernos MIN * MAQUINA / M MIN / PERNO MIN * PERSONA / PERNO M3 / HUECO (INYECCION DE LECHADA) 7- Inyección de Taludes SACOS CEMENTO / HUECO MIN * PERSONA / HUECO KG SACOS / M3 8- Geomanta y Vegetación M2 / PERSONA M2 / HORA 9- Gaviones Llenado de Malla HORA * HOMBRE /M3 M3 / HORA Relleno de Talud M3 / HORA HORAS * MAQUINA / M3 HORAS * HOMBRE / M3 TRATADOS
121
8.7.3 FORMULARIO: EXCAVACION CIELO ABIERTO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Excavación Con Voladura MIN * MAQ / M (PERFORACION) MIN * PERSONA / HUECO (LIMPEZA DE HUECOS) MIN * PERSONA / KG EXPLOSIVO (CARGA) MIN * PERSONA / FULMINANTE (CONEXIÓN) KG / M3 (RENDIMIENTO EXPLOSIVO EN BANCO) 2- Excavación Sin Voladura M3 / HORA HORAS * MAQUINA / M3 3- Corte y Extracción M3 EXTRAIDOS * MAQUINA / HORA M3 ACARREADOS * MAQUINA / HORA M2 AFINADOS * MAQUINA / HORA M3 * KM / HORA * N - VAGONETAS HORA * MAQUINA / M2 (LIMPIEZA DE AREA)
8.7.4 FORMULARIO: EXPLOTACION TAJOS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Barrenada – Carga y Voladura
122
MIN * MAQ / M (PERFORACION) MIN * PERSONA / HUECO (LIMPEZA DE HUECOS) MIN * PERSONA / KG EXPLOSIVO (CARGA) MIN * PERSONA / FULMINANTE (CONEXIÓN) KG / M3 (RENDIMIENTO EXPLOSIVO EN BANCO) 2- Acero Barenación M / UNIDAD (BARRAS – BROCAS – MANGUITOS – ACOPLES, ADAPTADOR CULATA, ZANCO.) 3- Extracción M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 M3 * KM / HORAS * VAGONETAS (ACARREO)
8.7.5 FORMULARIO: PRODUCCION DE AGREGADOS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Acarreo de Material M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 2- Producción de Material M3 MATERIAL PRODUCIDO / HORA
123
8.7.6 FORMULARIO: ESCOMBRERAS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Material M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3
8.7.7 FORMULARIO: OBRA CIVIL – EDIFICIOS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Excavación Cimientos – Limpieza General M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 2- Colocación de Acero HORAS * ARTESANO / KG 3- Colocación de Formaleta HORAS * ARTESANO / M2 4- Colocación de Concreto M3 / HORA HORAS * ARTESANO / M3 5- Estructuras Paredes - Tapicheles M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2
124
6- Estructuras Techos M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 7- Estructuras Puertas M / HORA (MARCOS COLOCADOS) HORA * HOMBRE / M (MARCOS COLOCADOS) UND / HORA (PUERTAS COLOCADAS) HORAS * HOMBRE / UNIDAD (PUERTAS COLOCADAS) 8- Instalaciones Pluviales (Tuberías – Cajas) M / HORA (TUBERIA) HORAS * HOMBRE / M (TUBERIA) HORAS * MAQUINA / M (TUBERIA) UNIDAD / HORA (CAJAS) HORA * HOMBRE / UNIDAD (CAJAS) 9- Instalaciones Pluviales Accesorios (Canoas – Bajantes - Botaguas) M / HORA HORA * HOMBRE / M Se utilizara el mismo rendimiento para las tres actividades (Canoas, Bajantes y Botaguas) 10-Instalaciones Sanitarias (Tuberías-Cajas-Tanque Séptico-Drenajes) Tubería M / HORA
125
HORA * HOMBRE / M Cajas UNIDAD / HORA HORA * HOMBRE / UNIDAD Drenajes M / HORA HORAS * HOMRE / M Tanque Séptico HORAS * HOMBRE / UNIDAD 11-Instalaciones Sanitarias (Inodoros - Lavatorios) Lavatorios UNIDAD / HORA HORAS * HOMBRE / UNIDAD Inodoros UNIDAD / HORA HORAS * HOMBRE / UNIDAD 12-Instalaciones Agua Potable (Tubería) M / HORA HORAS * HOMBRE / M 13-Instalaciones Agua Potable Accesorios (Grifería) UNIDAD / HORA HORAS * HOMBRE / UNIDAD
126
14-Instalaciones Eléctricas (Tubería, Cableado, Apliques) Tubería M / HORA HORAS * HOMBRE / M Cableado M / HORA HORAS * HOMBRE / M Apliques UNIDAD / HORA HORAS * HOMRE / UNIDAD 15- Acabados - Cerrajería UNIDAD / HORA HORAS * HOMBRE / UNIDAD 16- Acabados - Repellos M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 17- Estructuras - Cielos Plantilla M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 Forro M2 / HORA
127
HORAS * HOMBRE / M2 18- Colocación de Piso Piso M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 HORAS * MAQUINA / M2 Rodapié M / HORA HORA * HOMBRE / M 18- Colocación de Ventanas - Vidrios Marcos M / HORA HORAS * HOMBRE / M Celosías M2 / HORA HORA * HOMBRE / M2 Vidrios M2 / HORA HORA * HOMBRE / M2
128
19- Colocación de Pintura M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2
8.7.8 FORMULARIO: CAMINOS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Excavación Suelo M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 M3 * KM / HORAS * MAQUINA 2- Excavación Roca M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 3- Relleno M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 4- Lastreo M3 / M M3 COLOCADO / HORA HORA * MAQUINAS / M3 M3 * KM / HORAS * MAQUINAS
129
5- Manejo de Aguas Excavación M3 / HORA HORA * MAQUINA / M3 Colocación de Formaleta METRO / HORA HORA * ARTESANO / UNIDAD DE FORMALETA Colocación de Concreto M3 / HORA M3 / METRO LINEAL HORA * ARTESANO / M3
8.7.9 FORMULARIO: DIQUES ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Acarreo M3 / HORA M3 * KM / HORAS * MAQUINA 2- Colocación y Compactación M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 HORAS * HOMBRE / M3
130
3- Pruebas MIN / PRUEBA 6- Cresta – Acabado Final M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 HORAS * HOMBRE / M3 7- Estabilización de Taludes Rip - Rap M3 / HORA HORAS * MAQUINAS / M3 HORAS * HOMBRE / M3 Vegetación – Geomenbrana M2 / HORA HORAS * MAQUINAS / M2 HORAS * HOMBRE / M2
8.7.10 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – TUNEL ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Barrenación de Tope Acomodo de Equipo MIN * CICLO Marcar Tope
131
MIN * PERSONA / HUECO Perforación MIN * BRAZO / M 2- Cargada y Voladura Limpieza de Huecos MIN * PERSONAS / M Carga MIN * PERSONAS / KG EXPLOSIVO Conexión MIN * PERSONA / HUECOS PERFORADOS Ventilación MIN * CICLO Desconche MIN * CICLO Rendimiento Gasto de Explosivo / M3 KG / M3 3- Extracción MIN / M3 4- Arcos MIN / ARCO
132
5- Pernos MIN * PERSONA / PERNO 6- Malla Electrosoldada MIN / M2 * PERSONAS 7- Concreto Lanzado MIN / M3 8- Drenajes MIN / DRENAJES 9- Ciclo TIEMPO CICLO / MINUTOS
8.7.11 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – POZOS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Baremación de Piso Acomodo de Equipo MIN * CICLO Marcar Piso MIN * PERSONA / HUECO Perforación MIN * BRAZO / M
133
2- Cargada y Voladura Limpieza de Huecos MIN * PERSONAS / M Carga MIN * PERSONAS / KG EXPLOSIVO Conexión MIN * PERSONA / HUECOS PERFORADOS Ventilación MIN * CICLO Desconche MIN * CICLO Rendimiento Gasto de Explosivo / M3 KG / M3 3- Extracción MIN / M3 4- Anillos MIN / ANILLO
5- Pernos MIN * PERSONA / PERNO
134
6- Malla Electrosoldada MIN / M2 * PERSONAS 7- Concreto Lanzado MIN / M3 8- Drenajes MIN / DRENAJES 9- Ciclo TIEMPO CICLO / MINUTOS
8.7.12 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – LIMPIEZA DE PISO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Limpieza de Piso - Contrapiso M3 / DIA 24 HORAS M3 / DIA M / DIA 24 HORAS MIN * MAQUINA / M MIN * HOMBRE / M 2- Barrenación Guías Piso - Contrapiso M / DIA MIN * MAQUINAS / M HORAS * HOMBRE / M
135
3- Colocación Guías Piso - Contrapiso M / HORA KG / DIA M / DIA 24 HORAS KG / HORAS / OPERADOR 4- Manejo de Aguas M2 / HORA (PLASTICO) M / HORA (TUBERIA VICTAULIC – PVC) HORAS * HOMBRE / M2 HORAS * HOMBRE / M L / SEG 5- Colocación Concreto Piso - Contrapiso M3 / HORA (TIEMPO OPERARIOS) HORAS * HOMBRE / M3 M3 / M M3 / DIAS 24 HORAS
8.7.13 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – ACERO ARCO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS
1- Colocación Guías Acero Pared
136
M / DIAS 24 HORAS KG / DIA KG / HORAS / OPERADOR 2- Colocación Acero Refuerzo Longitudinal M / DIAS 24 HORAS KG / DIA KG / HORAS / OPERADOR 3- Colocación Acero Refuerzo Circunferencial M / DIAS 24 HORAS KG / DIA KG / HORAS / OPERADOR
8.7.14 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO ARCO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Formaleta HORAS TRASLADO / FORMALETA HORAS ACOMODO / FORMALETA HORAS AJUSTE / FORMALETA FORMALETA / HORA M / DIA 24 HORAS HORAS * HOMBRE / FORMALETA
137
2- Colocación de Concreto M3 / M M3 / DIA M3 / DIA 24 HORAS HORAS * HOMBRE / M3 M3 / HORA 3- Manejo de Aguas M2 / HORA (PLASTICO) M / HORA (TUBERIA VICTAULIC – PVC) HORAS * HOMBRE / M2 HORAS * HOMBRE / M L / SEG
8.7.15 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO LANZADO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Limpieza de Piso M3 / DIAS 24 HORAS M3 / M M / DIA HORAS * HOMBRE / M3 HORAS * MAQUINA / M3
138
2- Colocación Concreto Piso - Contrapiso M3 / M M3 / DIAS 24 HORAS M / DIA HORAS * HOMBRE / M3 HORAS * MAQUNA / M3 M3 / HORA 3- Colocación Malla Electrosoldada MIN / M2 * PERSONA M2 / HORA 4- Drenajes MIN / DRENAJES 5- Colocación de Concreto Lanzado MIN / M3 M3 / HORA HORA * HOMBRE /M3 M3 / M 6- Colocación de Pernos Pasivos MIN * PERSONA / PERNO PERNOS / HORA
139
8.7.16 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE LOCOMOTORAS ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Carga y Descarga de Concreto M3 / MAQUINA MIN CARGA / CICLO MIN DESCARGA / CICLO HORAS * MAQUINAS / CICLO
8.7.17 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE FORMALETA ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Desencofrado, Traslado, Encofrado y Llenado de Formaletas M3 / FORMALETA M3 / M MIN (TIEMPO TOTAL) / FORMALETA (TOTAL DE FORMALETAS) MIN ENCOFRADO / FORMALETA MIN TRASLADO / FORMALETA MIN DESENCOFRADO / FORMALETA MIN LLENADO / FORMALETA HORAS * HOMBRE / FORMALETA HORAS * MAQUINA / FORMALETA
140
8.7.18 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSESCONTRATISTA ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Extendido de Geotextil y Geomembrana M2 MATERIAL EXTENDIDO / M2 AREA TOTAL M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 MATERIAL EXTENDIDO HORAS * MAQUINA / M2 MATERIAL EXTENDIDO 2- Colocación de Geotextil y Geomembrana M2 MATERIAL COLOCADO / M2 AREA TOTAL M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 MATERIAL COLOCADO HORAS * MAQUINA / M2 MATERIAL COLOCADO 3- Pruebas de Calidad PRUEBAS / DIA
8.7.19 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES - ICE ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación Material Granular / Drenaje M3 / HORA ACARREO KM * M3 / HORA * VAGONETA M3 / HORA COLOCACION
141
M3 / M2 COLOCACION HORAS * MAQUINA / M3 COLOCADO HORAS * HOMBRE / M3 COLOCADO 2- Colocación Geotextil – Área Total M2 / HORA M2 MATERIAL COLOCADO / M2 AREA TOTAL HORAS * ARTESANO / M2 MATERIAL COLOCADO HORAS * AUXILIAR / M2 MATERIAL COLOCADO HORAS * MAQUINA / M2 MATERIAL COLOCADO 3- Colocación Material Granular – Área Total M3 / HORA ACARREO KM * M3 / HORA * VAGONETA M3 / HORA COLOCACION M3 / M2 AREA TOTAL HORAS * MAQUINA / M3 COLOCADO HORAS * HOMBRE / M3 COLOCADO 3- Excavación Trinchera M3 / HORA M3 / TRINCHERA HORAS * MAQUINA / TRINCHERA HORAS * HOMBRE / TRINCHERA
142
4- Relleno Trinchera M3 / HORA ACARREO M3 / HORA COLOCACION M3 / TRINCHERA HORAS * MAQUINA / M3 ACARREO HORAS * MAQUINA / M3 COLOCACION KM * M3 / HORAS * VAGONETA HORAS * HOMBRE / M3 5- Subdrenajes – Excavación M3 / HORA HORAS * MAQUINA / M3 HORAS * HOMBRE / M3
6- Colocación Geotextil / Drenaje M2 / HORA HORAS * HOMBRE / M2 HORAS * MAQUINA / M2 7- Colocación Tubería / Drenaje M TUBERIA / HORA HORAS * HOMBRE / M TUBERIA HORAS * MAQUINA / M TUBERIA
143
8.7.20 FORMULARIO: CORTINA DE IMPERMEABILIZACION ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Prueba de Agua M TRATADOS / SEMANA HORAS * HOMBRE / M 2- Perforación M PERFOARADOS / SEMANA HORAS * PERFORADOR / METRO PERFORADO 3- Inyección M - INYECTADOS / SEMANA HORAS * INYECTOR / METRO PERFORADO
8.7.21 FORMULARIO: INYECCION DE TUNEL ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Inyección M / DIA SACOS CEMENTO / M SACOS / BISEMANA M3 / BISEMANA HORAS * INYECTOR / M
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8.7.22 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TANQUE DE OSCILACION ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Anillo Anillos Colocados / Día Personas / Anillo 2- Trabajos de Calentamiento Instalación: Horas / Día Tiempo Alcanzar la Temperatura: Horas / Día 3- Soldadura: Soldadura Vertical: Total de Pegas Verticales / Día Soldadores / Pega Vertical Ayudantes / Pega Vertical Soldadura Horizontal: Total de Pegas Horizontales / Día Soldadores / Pega Horizontales Ayudantes / Pega Horizontales
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4- Lijado de Anillo: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día 5-Pintura: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día
8.7.23 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TUBERIA BAJA Y ALTA PRESION. ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Tubo Tubos Colocados / Día Tubos Colocados / Hora Personas Colocando / Tubo Personas Alineando / Tubo 2- Trabajos de Calentamiento Instalación: Horas / Día Tiempo Alcanzar la Temperatura: Horas / Día
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3- Soldadura: Soldadura Circunferencial: Total de Pegas Circunferenciales / Día Soldadores / Pega Circunferencial Ayudantes / Pega Circunferencial 4- Lijado de Anillo: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día 5-Pintura: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día
8.7.24 FORMULARIO: BLINDAJES TUNEL Y POZOS DE ACCESO ACTIVIDADES - RENDIMIENTOS 1- Colocación de Tubo Tubos Colocados / Día Personas Colocando / Tubo 2- Trabajos de Calentamiento Instalación: Horas / Día
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Tiempo Alcanzar la Temperatura: Horas / Día 3- Soldadura: Soldadura Circunferencial: Total de Pegas Circunferenciales / Día Soldadores / Pega Circunferencial Ayudantes / Pega Circunferencial 4- Lijado de Anillo: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día 5-Pintura: M2 / Hora Personas / M2 M2 / Día 6-Relleno Blindaje: Acomodo de Equipo / Ciclo M3 / Hora M3 / M Retiro de Equipo / Ciclo