UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO MEDICO DE MEDIANA Y ALTA TECNOLOGIA DE LA C.C.S.S.

MARIA DE LOS ANGELES MUÑOZ FUENTES

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

San José, Costa Rica Mayo, 2010

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en (Administración de Proyectos)

_______________________ Marlon Velázquez González PROFESOR TUTOR

_________________________ Yorleny Hidalgo Morales LECTOR No.1

__________________________ Prof. Bernardo López González, MAP LECTOR No.2

________________________ Ma. de los Ángeles Muñoz Fuentes SUSTENTANTE

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DEDICATORIA

A Dios por darme la fuerza para superar los retos en la vida

A mis seres queridos, hijos, padres y amigos

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AGRADECIMIENTOS

A todos mis seres queridos por su amor y apoyo incondicional

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INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................xi 1 Introducción ........................................................................................................................ 1 1.1 Antecedentes ................................................................................................................. 1 1.2 Problemática. ............................................................................................................... 2 1.3 Justificación del problema ............................................................................................ 2 1.4 Objetivo General ........................................................................................................... 3 1.5 Objetivos Específicos ................................................................................................... 3 2 Marco Teórico...................................................................................................................... 4 2.1 Marco referencial o institucional .................................................................................. 4 2.1.1 Antecedentes de la Institución ................................................................................... 4 2.1.2 Misión ........................................................................................................................ 4 2.1.3 Visión de la CCSS ..................................................................................................... 5 2.1.4 Estructura organizativa .............................................................................................. 5 2.1.5 Productos que ofrece .................................................................................................. 6 2.2 Adquisición del equipamiento de Mediana y Alta Complejidad ................................ 10 2.3 Teoría de Administración de Proyectos ...................................................................... 13 2.3.1 Proyecto ................................................................................................................... 13 2.3.2 Administración de Proyectos ................................................................................... 13 2.3.3 Ciclo de vida de un proyecto ................................................................................... 13 2.3.4 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos .................................. 14 2.3.4.1 Gestión de la Integración del proyecto ................................................................. 16 2.3.4.2 Gestión del Alcance del proyecto ......................................................................... 16 2.3.4.3 Gestión del Tiempo del proyecto .......................................................................... 16 2.3.4.4 Gestión de las Adquisiciones del proyecto ........................................................... 16 2.3.5 Procesos en la Administración de Proyectos ........................................................... 17 2.3.5.1 Grupo del Proceso de Ejecución ........................................................................... 17 2.3.5.2 Grupo de Proceso de Cierre .................................................................................. 17 3 Marco Metodológico.......................................................................................................... 18 3.1 Supuestos y restricciones del proyecto ....................................................................... 18 3.2 Fuentes de información ............................................................................................... 20 3.2.1 Fuentes Primarias:.................................................................................................... 20 3.2.2 Fuentes Secundarias:................................................................................................ 20 3.3 Técnicas de Investigación ........................................................................................... 21 3.3.1 Investigación documental: ....................................................................................... 22 3.3.2 Investigación de campo: .......................................................................................... 22 v

3.3.3 Investigación mixta: ................................................................................................. 22 3.3.4 El Juicio Experto ...................................................................................................... 22 3.4 Método de Investigación ............................................................................................. 23 3.4.1 Método de observación ............................................................................................ 23 3.4.2 Método experimental: .............................................................................................. 24 3.4.3 Herramientas y entregables ...................................................................................... 24 4 Desarrollo........................................................................................................................... 27 4.1 Acta de Constitución del Proyecto .............................................................................. 27 4.2 Involucrados................................................................................................................ 29 4.3 Estrategia de administración de Stakeholders ............................................................ 35 4.4 Plan de Gestión del Alcance ....................................................................................... 39 4.4.1 Planificación del Alcance ........................................................................................ 39 4.4.2 Definición del Alcance ............................................................................................ 39 4.4.3 Beneficios Esperados ............................................................................................... 40 4.4.4 Declaración del Alcance .......................................................................................... 40 4.4.5 Requisitos................................................................................................................. 40 4.4.6 Objetivo del proyecto............................................................................................... 40 4.4.6.1 Objetivos específicos a entregar ........................................................................... 41 4.4.7 Entregas ................................................................................................................... 41 4.4.7.1 Cartel de compra Equipos de Mamografía: .......................................................... 41 4.4.7.2 Instalación de los equipos ..................................................................................... 41 4.4.7.3 Capacitación.......................................................................................................... 42 4.4.8 Factores Críticos de Éxito ........................................................................................ 44 4.4.9 Restricciones ............................................................................................................ 44 4.4.10 Supuestos ............................................................................................................... 44 4.4.11 Delimitación del Alcance del proyecto .................................................................. 44 4.4.12 Exclusiones: ........................................................................................................... 45 4.4.13 Estructura detallada de Trabajo ............................................................................. 45 4.5 Plan de Tiempo ........................................................................................................... 51 4.5.1 Definición de las actividades ................................................................................... 51 4.5.2 Establecimiento de la secuencia de las actividades ................................................. 51 4.5.3 Recursos de las actividades...................................................................................... 51 4.5.4 Estimación de la duración de las actividades........................................................... 51 4.5.5 Desarrollo del cronograma....................................................................................... 52 4.5.6 Línea base del cronograma ...................................................................................... 55 4.5.7 Criterios para el control del cronograma ................................................................. 55 4.5.8 Control de cambios ................................................................................................. 55 4.6 Plan de Comunicaciones ............................................................................................. 56 4.6.1 Identificación de los Involucrados ........................................................................... 57 4.6.2 Roles y Responsabilidades....................................................................................... 61 4.7.1 Detalle comunicaciones ........................................................................................... 66 4.7.2 Control de cambios .................................................................................................. 69 4.7.3 Informes y reuniones ............................................................................................... 73 4.7.4 Seguimiento y control del Proyecto ......................................................................... 73 vi

4.7.5 Proceso de Recepción Preliminar ............................................................................ 76 4.7.6 Proceso de Recepción Definitiva ............................................................................. 77 4.7.7 Proceso de Capacitación y Garantía de Funcionamiento ......................................... 78 4.7.8 Proceso de Cierre ..................................................................................................... 82 4.7.9 Contrato ................................................................................................................... 83 5 Conclusiones ...................................................................................................................... 85 6 Recomendaciones .............................................................................................................. 87 7 Bibliografía ........................................................................................................................ 88 8 Anexos ............................................................................................................................... 89 Anexo 1: Acta del Proyecto .............................................................................................. 89 Anexo 2: EDT ................................................................................................................... 91 Anexo 3: Cronograma ....................................................................................................... 92 Anexo 4 ............................................................................................................................. 93 Primera hoja ...................................................................................................................... 93 Segunda hoja ..................................................................................................................... 93 Tercera hoja ...................................................................................................................... 94 Anexo 5 Acta de Recepción Preliminar/Recepción Definitiva ........................................ 95 Anexo 6 Cronograma de Instalación ................................................................................ 96 Anexo 7 Pruebas de funcionamiento del Mamógrafo ..................................................... 97 Anexo 8 Calcomanía “Equipo en garantía” ...................................................................... 98 Anexo 9 Bitácora del Equipo ............................................................................................ 99 Anexo 10 Contenido de la Bitácora del Equipo ............................................................. 100 Anexo 11 Rutina de Mantenimiento ............................................................................... 101 Anexo 12 Cronograma de Visitas de Mantenimiento ..................................................... 103 Anexo 13 Formulario de Evaluacion de Cursos ............................................................. 104

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Estructura Organizacional de la Caja Costarricense del Seguro Social. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr .................................... 6 Figura 2 Ciclo de vida del proyecto. Tomado de PMBOK, 2008 ........................... 14 Figura 3 Estructura de la Adquisición de Equipamiento de Mediana y Alta Tecnología. Tomado de Manual de Procesos y Procedimientos, DEI. ................. 12 Figura 4 EDT Proyecto Mamografía ...................................................................... 46 Figura 5 Contrataciones Públicas ......................................................................... 52 Figura 6 Cronograma del Proyecto ....................................................................... 54 Figura 7 Plantilla de control de cambios ............................................................... 56 Figura 8 Organigrama funcional del proyecto. ...................................................... 60 Figura 9 Procesos de seguimiento y control ......................................................... 75 Figura 10 Requerimientos de Cambio ................................................................... 81 Figura 11 Lecciones Aprendidas ........................................................................... 83 Figura 12 Proceso de Cierre ................................................................................. 84

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ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos ................................. 15 Cuadro 2 Supuestos y restricciones ...................................................................... 19 Cuadro 3 Fuentes de información. ........................................................................ 21 Cuadro 4 Herramientas y Entregables. ................................................................. 26 Cuadro 5 Interés de los Involucrados.................................................................... 35 Cuadro 6 Proyecto de Compra Equipos de Mamografía ....................................... 47 Cuadro 7 Instalación de Equipos de Mamografía ................................................ 49 Cuadro 8 Capacitación de Equipos de Mamografía ............................................. 50 Cuadro 9 Clasificación de los Involucrados .......................................................... 57 Cuadro 10 Roles y Responsabilidades ................................................................. 61 Cuadro 11 Involucrados ........................................................................................ 66 Cuadro 12 Matriz de Comunicaciones .................................................................. 67 Cuadro 13 Matriz de Comunicaciones .................................................................. 68 Cuadro 14 Control y Seguimiento ......................................................................... 80

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INDICE DE ABREVIATURAS A

AGE: Área Gestión Equipamiento. C CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social. CGR: Contraloría General de la República. D DEI: Dirección Equipamiento Institucional. E EDT: Estructura División del Trabajo. L LCA: Ley de Contratación Administrativa. P PBMs: Peticiones de Bienes y Muebles. PMI: Project Management Institute. R RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

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RESUMEN EJECUTIVO

La Caja Costarricense de Seguro Social es una institución gubernamental que desde su creación en el año de 1942 se encarga de promover la seguridad social de todos los habitantes del país, sean asegurados o no, tiene una estructura funcional con el fin de responder a las crecientes demandas de servicios de los usuarios y del entorno. Dentro de la división organizacional, la Gerencia División de Infraestructura y Tecnologías está desarrollada en su gestión gerencial para el abastecimiento institucional de bienes y servicios en el desarrollo y mantenimiento de la infraestructura hospitalaria y de otras áreas estratégicas, para lograr la conformidad y la calidad en su estructura interna, lo que permite obtener los beneficios derivados de una interrelación y una coordinación efectiva de las áreas diferenciadas, funcionales y técnicas y promueve una utilización racional de los recursos humanos, materiales y financieros, para satisfacer oportunamente las demandas de las unidades de trabajo de la Institución. Dentro de la organización Gerencial se encuentra la Dirección de Equipamiento Institucional, quien es responsable de formular, definir y desarrollar las políticas para la gestión de la tecnología de equipo clínico e industrial de mediana y alta complejidad y precisamente la adquisición del equipo médico se convierte en uno de sus mayores insumos. El presente proyecto constituye como objetivo principal “proponer un plan de gestión de adquisición de equipamiento médico de mediana y alta tecnología de la CCSS “.Asimismo encierra como objetivos específicos, elaborar un plan de gestión del alcance que precise los parametros del alcance del proyecto y la EDT de la adquisición de equipamiento medico. para establecer la consecusión del proyecto, desarrollar un plan de gestión de tiempo que muestre las actividades precisas y el cronograma para efectuar los entregables en la duración programada, identificación de los involucrados en la adquisición para entender su interacción en el proyecto y desarrollar el plan de gestión de comunicaciones para la transmisión de la información del proyecto. Al establecer estos objetivos se tendrá una herramienta como propuesta de mejora en contenido y de forma, dando un orden lógico a los componentes de los proyectos de adquisición de mediana y alta tecnología de la Dirección de Equipamiento Institucional enfocado en la compra de equipos de mamografía. Se constituyó como metodología de investigación, la mixta donde se integra la recopilación de datos documentales de los procedimientos de la Dirección de

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Equipamiento Institucional en el campo para este proyecto, además se combina con el juicio experto y la entrevista como instrumentos para los entregables. Para la adquisición de equipo médico, se requiere de un equipo interdisciplinario, que incluya el personal administrativo y de ingeniería, así como el personal asistencial, médico y tecnológico para la realización de formularios, sistemas de evaluación y calificación de las propuestas, mismas que deben acordarse anticipadamente para alcanzar los mejores resultados al finalizar el proyecto. El plan presenta una propuesta de mejora de los procedimientos de la Dirección de Equipamiento Institucional al utilizar la Guía de los Fundamentos de la Administración de Proyectos Los resultados del proyecto se observan en el avance, la interacción y la estructura necesaria para asegurar la ejecución, control y cierre cuya finalidad es implementar las acciones correctivas para cumplir con el plazo previsto. La incorporación de plantillas y herramientas estandariza, ordena y homologa los procesos de la compra de equipos de la Dirección de Equipamiento Institucional. El control de cambios en el proyecto y el rendimiento suministran la medición de las variaciones y permiten las acciones correctivas de modo que las mismas no afecten el tiempo y costo estimados dentro del ámbito total de proyecto. La gestión de la comunicación asegura el trabajo y la colaboración que suministra soluciones a los problemas conforme acontecen, manteniendo la expectativa de la dirección en el trabajo de equipo, así como la administración de la información con la documentación precisa. La adquisición de los equipos es una proceso que requiere un desarrollo de los recursos para la realización de las actividades, un conjunto de operaciones y tareas relacionadas con la entrega de los equipos de mamografía, así como la aplicación de los métodos y medidas necesarios y acordes a los estándares de PMI en una inversión de elevado costo y de fondos públicos, cuya decisión debe contener resultados evidentemente concretos. Por ello, el desarrollo de procesos y regulaciones debe incluir procedimientos muy precisos para disminuir los resultados perjudiciales al momento de efectuar la compra. Los estándares del PMI mediarían en la actualización de los procedimientos institucionales y darían una perspectiva mas clara de cómo se debe estructurar la Dirección de Equipamiento Institucional para cumplir con sus metas y lograr un desarrollo progresivo.

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1 Introducción 1.1 Antecedentes El 22 de octubre de 1943, la Ley de la creación de la Caja fue reformada, constituyéndose en una Institución Autónoma, destinada a la atención del sector de la población obrera y mediante un sistema tripartito de financiamiento. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

El 25 de enero de 2008 se constituyen dos nuevas gerencias: la Gerencia de Infraestructura y Tecnología y la Gerencia de Logística con el objeto de establecer dos líneas diferenciadas de trabajo que faciliten la administración, permitan fortalecer la gestión institucional y la prestación de los servicios que ofrece la CCSS a lo largo y ancho del territorio nacional. (CCSS, Historia, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

La Gerencia de Infraestructura y Tecnologías estarán conformadas por seis direcciones: Arquitectura e Ingeniería, Desarrollo y Ejecución de Proyectos de Infraestructura, Equipamiento, Industrial, Mantenimiento preventivo y correctivo de las edificaciones y los equipos, Tecnologías de Información y Comunicaciones, la Protección Radiológica y el Proyecto de Fortalecimiento y Modernización del Sector Salud.

La Dirección de Equipamiento Institucional que pertenece a Gerencia de Infraestructura y Tecnologías, es responsable de formular, definir y desarrollar las políticas para la gestión de la tecnología de equipo clínico e industrial de mediana y alta complejidad, para cumplir con los resultados y orienta las decisiones de la

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administración, establecer las bases para la planificación y definen los propósitos y metas de las unidades de trabajo. Define los productos que se deben otorgar a los usuarios y los procesos de trabajo a implementar, los cuales son el conjunto lógico de actividades que se realizan con el propósito de transformar los insumos y obtener productos y servicios con un valor agregado, que satisfagan los requerimientos de la institución y de los usuarios. Mediante el diseño de la estructura por productos y procesos y la correspondiente definición de las actividades sustantivas, se establecen las responsabilidades laborales, se facilita, entre otros aspectos, la asignación y el uso de los recursos, se racionaliza la burocracia, los costos administrativos, se evitan las estructuras paralelas y la duplicidad funcional en la organización.

1.2 Problemática. Como parte de la Gestion que realiza la Dirección de Equipamiento Institucional para la adquisicion de equipos esta enfocada en grupos de actividades con una perspectiva basada en una estructura funcional y un desarrollo a lo largo de varios años de experiencias que dejan sin tener internamente un escenario claro ni organizado para las compras y que evidencia la ausencia de mejores prácticas para un avance y crecimiento en los procedimientos aplicados.

1.3 Justificación del problema Se pretende con el plan del proyecto para la adquisicion de equipos de mediana y alta complejidad referido a la Compra de Equipos Mamografia y para las etapas de instalacion, capacitacion y garantia de funcionamiento contener los procesos de la seguimiento , control y cierre. Existe la posibilidad de una mejora con el aporte de este PFG al abarcar la documentación detallada y organizada a partir de datos concretos o reales de los planes y procesos acorde con la guía de los fundamentos de administración de proyectos según el PMI.

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La propuesta de mejora en la Dirección de Equipamiento Institucional pretende instaurar un estandar en la gerencia de proyectos dentro de la organización de la CCSS acorde a las buenas practicas de PMI.

1.4 Objetivo General Proponer un plan de gestión de adquisición de equipamiento médico de mediana y alta tecnología para compra de los equipos de mamografía.

1.5 Objetivos Específicos 1. Elaborar un plan de gestión del alcance que precise los parametros del alcance del proyecto y la EDT de la adquisición de equipamiento medico. para establecer la consecusión del proyecto.

2. Desarrollar un plan de gestión de tiempo que muestre las actividades precisas y el cronograma para efectuar los entregables en la duración programada.

3. Identificación de los involucrados en la para entender su interacción en el proyecto.

4. Desarrollar el plan de gestión de comunicaciones para la transmisión de la información del proyecto.

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2 Marco Teórico 2.1 Marco referencial o institucional Caja Costarricense del Seguro Social. Institución autónoma encargada de la seguridad social en Costa Rica, la cual desde su fundación el 1 de noviembre de 1941, ha dedicado todos sus recursos al bienestar social de los habitantes, proporcionándoles protección económica y social. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

2.1.1 Antecedentes de la Institución La CCSS, es el ente estatal que guía y facilita el cumplimiento de planes, políticas nacionales y estrategias en el campo de la salud. Igualmente, favorece la protección de trabajadores y patronos, así como la integración de la comunidad en los programas de promoción, prevención y atención en este sector. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

2.1.2 Misión Misión de la CCSS. “Proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones, conforme la legislación vigente, a la población costarricense, mediante: El respeto a las personas y a los principios filosóficos de la CCSS: Universalidad, Solidaridad, Unidad, Igualdad, Obligatoriedad, Equidad y Subsidiaridad. El fomento de los principios éticos, la mística, el compromiso y la excelencia en el trabajo en los funcionarios de la Institución. La orientación de los servicios a la satisfacción de los clientes. La capacitación continua y la motivación de los funcionarios.

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La gestión innovadora, con apertura al cambio, para lograr mayor eficiencia y calidad en la prestación de servicios. El aseguramiento de la sostenibilidad financiera, mediante un sistema efectivo de recaudación. La promoción de la investigación y el desarrollo de las ciencias de la salud y de la gestión administrativa. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

2.1.3 Visión de la CCSS Según se indica en el sitio oficial de la CCSS, la visión se fundamenta en ser una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

2.1.4 Estructura organizativa Al tener a su cargo esta institución los Regímenes de Salud y de Pensiones, la estructura organizacional es administrada estratégicamente por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias, como se muestra en la figura N° 1.

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Figura 1 Estructura Organizacional de la Caja Costarricense del Seguro Social. (CCSS, 2010) Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr

2.1.5 Productos que ofrece Dirección Equipamiento Institucional La misión define la razón de ser de una organización, aspecto que permite establecer los objetivos para direccionar los planes y los procesos estratégicos de las unidades de trabajo, a efecto de lograr un propósito común y la satisfacción de los requerimientos de los usuarios.

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Misión Formular, definir y desarrollar las políticas estratégicas y la regulación para conducir en el ámbito institucional la gestión de la tecnología de equipos, planificar y ejecutar proyectos estratégicos que respondan a las necesidades de equipamiento de los servicios de salud, para que los usuarios obtengan un servicio seguro y oportuno. (CCSS, Gerencia Infraestructura y Tecnologías, 2010). Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr.

Visión Seremos un administrador efectivo para la planificación, la

definición de la

regulación y la normativa técnica para la dotación de tecnología de equipos a nivel institucional, otorgando soluciones integrales para atender con calidad y humanización a los usuarios, contribuyendo a la sostenibilidad de la Seguridad Social. (CCSS, Gerencia Infraestructura y Tecnologías, 2010). Disponible en Internet: http:www.ccss.sa.cr.

Objetivos Fortalecer la capacidad de gestión y el nivel de resolutividad de las unidades de trabajo de la Institución mediante el establecimiento de estrategias, políticas, normas y el desarrollo de proyectos estratégicos en el área de equipamiento, obedeciendo a criterios de calidad, eficiencia, seguridad, eficacia y costobeneficio, con el propósito de que la Institución disponga en forma oportuna de la tecnología apropiada para la prestación de los servicios de salud. (CCSS, Gerencia

Infraestructura

http:www.ccss.sa.cr.

y

Tecnologías,

2010).

Disponible

en

Internet:

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Proponer

políticas

institucionales

en

gestión

tecnológica

para

el

equipamiento clínico e industrial, con el propósito que las inversiones se realicen con criterios de eficiencia, eficacia, seguridad, efectividad y costo beneficio. Contar con mecanismos de control interno, para que los procesos sustantivos de la unidad se cumplan según lo programado. Definir y promover las políticas, la regulación y la normativa técnica para la planificación, la adquisición y el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo médico, con la finalidad de proteger el equipamiento y lograr la continuidad en la prestación de los servicios. Contar con investigaciones a efecto de determinar cuáles equipos cumplen los requisitos para atender en forma efectiva las necesidades institucionales y de la población. Disponer de proyectos de equipamiento de mediana y alta tecnología para resolver las necesidades identificadas, mediante la aplicación de criterios de eficiencia, calidad, eficacia, seguridad, efectividad y costo-beneficio, coadyuvando a la sostenibilidad financiera institucional Mantener una evaluación permanente de la tecnología adquirida, para retroalimentar la toma de decisiones con respecto a su utilización, desempeño y productividad. Disponer de un sistema de información institucional referente al inventario de equipos de mediana y alta complejidad tecnológica, para la formulación de planes de mantenimiento y reposición. Desarrollar programas de capacitación permanente para la formulación de planes de reposición y mantenimiento de equipos médicos, utilizando recursos propios o mediante la contratación de servicios de terceros cuando sea necesario.

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El desarrollo de la Dirección de Equipamiento Institucional da inicio cada año con la finalidad elemental de solicitar las partidas presupuestarias respectivas para la ejecución de proyectos de equipamiento médico. De tal forma que informa a las unidades usuarias, las empresas interesadas, la C.G.R y a la población en general en que se invertirá el dinero correspondiente a su presupuesto anual, conservando la

transparencia

de

los

procesos

adquisitivos

aplicando

los

principios

fundamentales de la LCA de igualdad, eficacia y eficiencia. Tomado de Ley de La Contratación Administrativa y su Reglamento (Edición Actualizada, enero 2007) Publicaciones Jurídicas, según lo establecido en el Artículo 7 del RLCA, deberá al menos tener la siguiente información: a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar. b) Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación. c) Monto estimado de la compra. d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación. e) Fuente de financiamiento. f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio. La Dirección de Equipamiento Institucional contempla en su plan anual de Adquisición de Equipos Medios una inversión que podría llegar a los 33.000.000.000 mil millones de colones, el período 2009-2014.

Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento La actividad contractual de personas físicas o jurídicas se someterá a los principios de esta Ley. (Artículo 1. Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 2006) en el tanto del manejo parcial o total de los recursos públicos,

Esta Ley faculta a la Administración Pública de manejar toda actividad de contratación desarrollada por los órganos del Poder Ejecutivo, Contraloría General de la Republica, al Poder Judicial, Poder Legislativo, Defensoría de los Habitantes

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el Tribunal Supremo de Elecciones, al sector descentralizado institucional, las empresas públicas y los objetos públicos no estatales.

2.2 Adquisición del equipamiento de Mediana y Alta Complejidad En la actualidad la Dirección de Equipamiento tiene una serie de funciones sustantivas que se incluyen en la Gestión del Equipamiento las cuales involucran los siguientes grupos de subprocesos. Elaboración del cartel licitatorio para la adquisición de equipo médico de mediana y alta complejidad. Coordinar la definición y selección de la tecnología con las Comisiones Técnicas. Realizar la adquisición de la tecnología en equipo médico de acuerdo con la normativa y regulaciones vigentes. Aplicación de los protocolos de recepción técnica a los equipos adquiridos. Elaborar los estudios para recomendación técnica de adquisición. Adquisición de equipos de mediana y alta complejidad según los planes establecidos. Coordinación de los cursos de capacitación de operación y mantenimiento de equipos de mediana y alta tecnología. Monitoreo de la garantía de funcionamiento del equipamiento adquirido. La adquisición del Equipamiento Medico da inicio con la detección y verificación de la necesidad de la reposición de equipo y con la aplicación de la guía de reemplazo de equipo médico a los equipos que se van a sustituir. Posteriormente de la definición del equipo a adquirir se elaboran los estudios de pre inversión, ya sea, identificación, perfil, pre factibilidad o factibilidad técnica, estos ofrecen la información necesaria y suministrada por las unidades usuarias. Como parte de los insumos tecnológicos que se requieren para el plan de adquisición esta la información sustentada en la transferencia tecnológica, que

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permite realizar la invitación a los diferentes oferentes, quienes exponen las calidades de los productos solicitados, detallan las especificaciones y otros de los equipos que ofrece el mercado actual. La información recabada en la transferencia tecnología es depurada y plasmada en el paquete de especificaciones técnicas, mismas que se modifican y revisan con las unidades usuarias involucradas, para darle orden se procede con la elaboración de un cronograma de compra y con el desarrollo del cartel de compra que contiene el proceso licitatorio, la recomendación técnica, la adjudicación, el contrato de compra, la preinstalación e instalación y la entrega de el o los equipos a cada unidad usuaria. Como parte del interés público en la adquisición de equipos se incorpora una garantía de funcionamiento para los equipos médicos que es parte del servicio obtenido con la compra, en ésta garantía se define la parte de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y se da un seguimiento por parte de la Dirección de Equipamiento Institucional conjuntamente que los Centros Médicos, el plazo de la garantía varía según lo definido en el cartel de compra, puede oscilar entre 2 a 5 años prorrogables. A continuación se identifica en la figura 3 el desglose de la Estructura de la Adquisición del Equipamiento de Mediana y Alta Tecnología.

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Figura 2 Estructura de la Adquisición de Equipamiento de Mediana y Alta Tecnología. Tomado de Manual de Procesos y Procedimientos, DEI.

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2.3 Teoría de Administración de Proyectos La Dirección de Equipamiento Institucional no cuenta con un plan de gestión de proyectos, actualmente se realiza de forma práctica y cuya estructura no incorpora los resultados esperados, los conceptos de PMBOK 2008 permitirá concebir y mejorar el sentido del mismo y su aplicabilidad.

2.3.1 Proyecto Según PMBOK 2008, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

2.3.2 Administración de Proyectos La teoría de la Administración de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en el orden de cumplir con las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto e incluye los procesos de Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre. La Administración de Proyectos consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles querellas de modo que puedan ser tratadas antes de que se cambien a críticas y coordinar el trabajo para obtener el mejor resultado del proyecto en general.

2.3.3 Ciclo de vida de un proyecto El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodología. El ciclo de

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vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada, se muestra la figura 2.

Figura 3 Ciclo de vida del proyecto. Tomado de PMBOK, 2008 2.3.4 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos Las nueve áreas de conocimiento establecidas en PMBOK 2008, las cuales proporcionan la estructura y avance de los planes de proyecto exitoso.

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Cuadro 1 Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

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2.3.4.1 Gestión de la Integración del proyecto La gestión del proyecto junta los planes de proyecto, coordina actividades, recursos, restricciones y suposiciones del proyecto y los transforma en un modelo eficaz. La gestión de la integración expuesta por la cuarta edición del PMBOK® hace referencia a 6 procesos: Desarrollar el acta de constitución del proyecto Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar control integrado de cambios Cerrar el proyecto o la fase.

2.3.4.2 Gestión del Alcance del proyecto Asegura que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente e incluye: Requisitos, Definir el Alcance, Crear la EDT, Verificar el Alcance y Controlar el Alcance.

2.3.4.3 Gestión del Tiempo del proyecto Programa las actividades y entregables cuya duración de un proyecto se establece cuando se planifica el tiempo, componente preponderante en el costo e implícitamente en el éxito del proyecto. El tiempo está ligado a la triple restricción cuya conexión esta al costo y al alcance del proyecto.

2.3.4.4 Gestión de las Adquisiciones del proyecto La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del

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proyecto para realizar el trabajo. Además, incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. 2.3.5 Procesos en la Administración de Proyectos Grupo de procesos en el cual ocurre la mayor parte de las actividades correspondencia entre los 42 procesos de dirección de proyectos con los 5 grupos de procesos de dirección de proyectos y las 9 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos, ver cuadro 1.

2.3.5.1 Grupo del Proceso de Ejecución Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan para la dirección del proyecto.

2.3.5.2 Grupo de Proceso de Cierre Está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

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3 Marco Metodológico

El marco metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación, es donde se expone la manera como se va a efectuar el estudio, los pasos para realizarlo y su método. El proyecto contempla un conjunto procedimientos de investigación para alcanzar el fin, determinando los datos, el análisis y las conclusiones, (Buendía, Colás y Hernández, 1997). Para este proyecto se pretende llevar a cabo los objetivos específicos planteados, utilizando las técnicas y herramientas para el cumplimiento de los mismos.

3.1 Supuestos y restricciones del proyecto Los supuestos son factores que, para efectos de planeación, se consideran como ciertos reales, aunque será necesario confirmarlo, es decir que describen las condiciones para cumplir con el proyecto y que tienen efecto en la parte de ejecución. Chamoun, Yamal (2002). Se consideran con supuestos los siguientes: Una fecha de entrega final y fechas parciales de entrega. Un presupuesto con un monto máximo. Limitaciones de personal y/o recursos disponibles. Restricciones: “Son aquellos factores que limitan el campo de acción del ejecutor, que para los propósitos de la planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencia o demostración,

acreditados

suposiciones o premisas”, según PMBOK (2008, p 452). Se consideran con restricciones los siguientes: Horarios de trabajo del personal y /o equipo. Limpieza y seguridad del local. Apego a estándares de calidad y metodologías, etc. Goldratt, Eliyahu. (1999).Gerencia de Proyectos.

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En el cuadro 2 se muestran los objetivos del proyecto y sus supuestos y restricciones relacionadas.

Cuadro 2 Supuestos y restricciones Objetivo

Supuestos

Restricciones

Elaborar un plan de gestión del Obtención de alcance que precise los parametros información

la Tiempo de de cumplimiento

del alcance del proyecto y la EDT de manuales la

adquisición

medico.

de

para

y según calendario

equipamiento procedimientos

establecer

consecusión del proyecto.

la la

de del proyecto.

DEI

para

desarrollar

el

proyecto. Desarrollar un plan de gestión de Sujeto

a

las Equipo de trabajo y

tiempo que muestre las actividades Regulaciones precisas

y

el

cronograma

para normativas

efectuar los entregables en la duración institucionales

y presupuesto compartidos

en

varios proyectos.

programada. Identificación de los involucrados en la Actividades adquisición

para

entender

interacción en el proyecto.

en

los

su asociadas a tiempos procesos especificos

Desarrollar el plan de gestión de Información comunicaciones para la transmisión disponible de de la información del proyecto

Atrasos

manuales y procedimientos de la DEI.

asociados proyecto.

al

20

3.2 Fuentes de información Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo (Eyssautier, 2002). 3.2.1 Fuentes Primarias: Las fuentes de información primaria son las que constituyen el objetivo de la investigación y proporcionan datos de primera mano, Hernández (1998).

3.2.2 Fuentes Secundarias: Las fuentes secundarias son documentos que compilan y reseñan la información publicada en las fuentes primarias, Escalona, 2001), aplicando libros, tesinas y demás que conlleven a la finalización del proyecto. Para el desarrollo del alcance del proyecto se estable con el primer objetivo del PFG, la base los requerimientos e intereses de los involucrados, los juicios de experto de los especialistas para las especificaciones de la adquisición del Equipamiento Médico. Con el primer objetivo se verificaran y controlaran de los procesos de la adquisición del Equipamiento Médico, cuya documentación se implementara. Para el segundo objetivo se desarrollaran las actividades y sus estimaciones en tiempo con todos los involucrados de manera que exista una estrecha coordinación de los procesos. El tercer objetivo se identifica los involucrados y las interacciones dentro del proyecto. El cuarto objetivo permite la transmisión de la información a través de las comunicaciones dentro del proyecto.

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Cuadro 3 Fuentes de información. Objetivo

Fuentes de Información Primarias

Elaborar un plan de gestión del Entrevistas alcance que precise los parametros funcionarios

con

Secundarias los Consulta al

de

la Manual de

del alcance del proyecto y la EDT de Dirección

procesos de

la

control interno

adquisición

medico.

de

para

equipamiento Equipamiento

establecer

la Institucional.

consecusión del proyecto.

Documentacion

de

Desarrollar un plan de gestión de Control Interno.

Consulta

tiempo que muestre las actividades

PMBOK, 2008

precisas

y

efectuar

los

el

cronograma entregables

al

para en

la

duración programada. Identificación de los involucrados en la

adquisición

para

entender

su

interacción en el proyecto Desarrollar el plan de gestión de Consulta a Manuales y comunicaciones para la transmisión procedimientos de la de la información del proyecto

DEI.

3.3 Técnicas de Investigación Sirven al investigador a relacionarse con el objeto y construir por sí mismo la realidad estudiada; en este caso se realizará una investigación mixta donde se integran la recopilación de datos documental y la de campo. En este proyecto se hará uso las técnicas de investigación documental, de campo y mixta, debido a que se recopilaran los datos ya existentes en los documentos de los procedimientos de Adquisición de la Dirección de Equipamiento Institucional,

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utilizados como fuentes de información para obtener los historiales para ahondar en las elementos y reportes por definir en este proyecto y que se ajustaran a crear e implementar los entregables según los resultados de los objetivos del proyecto. 3.3.1 Investigación documental: Es toda aquella información que se puede consultar en documentos como lo son los libros, revistas y hasta páginas web. Podemos definir a la investigación documental como parte esencial de un proceso de investigación donde se observa y reflexiona sistemáticamente sobre realidades, usando para ello diferentes tipos de documentos. Indaga, interpreta, presenta datos e es del tema determinado, utilizando la metodología para obtener resultados.

3.3.2 Investigación de campo: Es donde los datos son recopilados en el lugar de los hechos por el investigador como por ejemplo encuestas y cuestionarios. etc. (Muñoz, 1998).

3.3.3 Investigación mixta: Es aquella donde se combina la investigación documental y la investigación de campo. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998).

3.3.4 El Juicio Experto El juicio experto es un grupo de opiniones que pueden brindar los profesionales o autoridades en una disciplina o campo de acción específico (Lledó & Rivarola, 2007). En la Gestión de Adquisición es la relación directa con el manejo de proyectos es la razón de ser de la Dirección de Equipamiento Institucional, la cual mediante su

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juicio de expertos se encarga de definir el conjunto de características que hacen las adquisición es de equipos médicos, con el aporte de conocimiento técnico y administrativo, el cual se desarrolla en el ámbito de las compras públicas y cuenta con las regulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y la aplicaciones del RCA. Con el propósito de lograr una mejor integración de los diferentes actores, tareas y demás acciones propias de las etapas del proyecto y desde el punto de vista de la administración de proyectos, el juicio experto se incluyó para la definición de las actividades, tiempos y seguimiento, que se requiere para llegar al alcanzar el proyecto. Para PMI el juicio experto puede ser utilizado para la elaboración de cualquiera de los nueve planes de gestión a desarrollarse para un proyecto. 3.4 Método de Investigación Es el proceso ordenado y lógico, de pasos para realizar un investigación documental sobre algún problema que nos inquiete, interese o preocupe, cuyos resultados serán de validez científica. Son procedimientos ordenados que se siguen para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirige el interés para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar al conocimiento. (Eyssautier, 2002). A continuación se describen los dos métodos de investigación aplicables a este proyecto.

3.4.1 Método de observación Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos. Directa: Consiste en interrelaciones de manera directa con el medio y con la gente que lo forman para realizar los estudios de campo.

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Para este PFG se identifican una serie de involucrados en el plan de gestión de la Adquisición, de estas personas se obtendrá el conjunto de hechos en el lugar y tiempo en que originan los dispuestos de utilidad para la investigación y que cumplan con las condiciones establecidas durante la definición del alcance del proyecto. Indirecta: Consiste en tomar nota de un hecho que sucede ante los ojos de un observador entrenado, midiendo el comportamiento externo del individuo en sociedad. Entrevista: Intercambio conversacional en forma oral, entre dos personas, con la finalidad de obtener información, datos o hechos.

El método de la entrevista

puede ser informal, estructurado o no estructurado. 3.4.2 Método experimental: Consiste en comprobar y medir las variaciones o efectos que sufre una situación cuando en ellas se introduce una nueva causa, dejando las demás causas en igual estado. En los experimentos controlados, se cambian uno o más factores bajo condiciones que permitan evaluar, si lo hay, los efectos de dicho cambio. Los métodos a recurrir para el PFG, serán la observación y el experimental, la utilización de estos permitirá el concretar los procesos de investigación, la aplicación de herramientas de control, la recopilación y disposición de los datos, que darán la información para cumplir con los objetivos planteados y la obtención de los entregables fijados. 3.4.3 Herramientas y entregables El juicio de experto y la investigación mixta serán las herramientas de aplicación para el progreso de este proyecto, con ello será preciso desarrollar una detallada recopilación de antecedentes de los procesos en que se deriva la Adquisición del Equipamiento Médico y la descripción específica y medible de los productos intermedios y finales que requiere entregar para este proyecto.

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En el proyecto de la Adquisición de Equipos de Mediana y Alta Tecnología se obtendrán cuatro entregables cuyo resultado es el cumplimiento de los objetivos para este proyecto.

Entregable 1: Informe del alcance de la adquisición del Equipamiento Médico. Entregable 2 Propuesta teórica- práctica del

desempeño

del control y

seguimiento Entregable 3: Listado de los involucrados y su interacción dentro del proyecto. Entregable 4. El plan de comunicaciones para los miembros del equipo del proyecto como para los diferentes interesados.

A continuación en el cuadro 4 se resume los entregables ligados a cada uno de los objetivos del proyecto, así como las herramientas que se utilizarán en cada una de ellos.

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Cuadro 4 Herramientas y Entregables. Objetivo

Herramientas

Entregables

Elaborar un plan de gestión del alcance Juicio de

Informe del alcance de

que precise los parametros del alcance experto

la

del proyecto y la EDT de la adquisición

Equipamiento Médico.

de

equipamiento

medico.

adquisición

del

para

establecer la consecusión del proyecto. Desarrollar un plan de gestión de Investigación

Propuesta

tiempo que muestre las actividades mixta y el juicio

practica

del

precisas y el cronograma para efectuar de experto

desempeño

del

los

control y seguimiento.

entregables

en

la

duración

teórica-

programada. Identificación de los involucrados en la

Listado

adquisición

involucrados

para

entender

su

interacción en el proyecto.

de

los y

su

interaccion dentro del proyecto.

Desarrollar el plan de gestión de

El

plan

comunicaciones para la transmisión de

comunicaciones

la información del proyecto.

los

miembros

equipo como

de para del

del proyecto para

los

diferentes interesados

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4 Desarrollo

4.1 Acta de Constitución del Proyecto Se establece como el documento de iniciación de las necesidades o requisitos de la organización y se utiliza como una entrada que va a se requerida para el desarrollo de la planeación.

ACTA DEL PROYECTO Código del proyecto 2009LN-00001-1142 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Fecha 30 de mayo de 2010

Nombre del proyecto

Plan de Adquisición de Equipamiento Médico de Mediana y Alta Tecnología Área funcional Nombre del director del proyecto Dirección de Equipamiento Institucional Germán Cabrera V. ENFOQUE DEL PROYECTO

Descripción del proyecto Plan de la compra de los equipos de mamografía que se escribe como: equipo que mediante el uso de radiaciones ionizantes de baja dosis y la toma de mínimo dos proyectos de las mamas produzca imágenes de alta resolución que permitan al médico radiólogo diagnosticar las enfermedades de senos, brindando al médico información de la morfología del seno, de su anatomía y de las patologías que son propias de las mamas”, según las necesidades de las unidades usuarias involucradas. Problema o Necesidad de Negocio u Organizacional a resolver Actualmente las unidades médicas beneficiadas con el proyecto de adquisición de equipos de mamografía se hallan con equipos obsoletos y descontinuados de la línea de producción del fabricante por lo que el mantenimiento de estos es altamente costoso y lento. La atención a los asegurados se ve perjudicada debido a equipos descompuestos o a la falta de equipos. Con este proyecto se espera actualizar los equipos de mamografía que se encuentren obsoletos y dotar a las unidades médicas para mejorar la atención de los pacientes. Objetivos específicos Adquirir los mamógrafos mediante cartel de compra que cumpla con los requerimientos de la unidad usuaria y la normativa existente. Verificar que la instalación cumple con los requerimientos del mamógrafo y del servicio. Cumplir con la capacitación del personal técnico para los equipos de mamografía. Objetivo del proyecto Adquirir e instalar los equipos de Mamografía en las unidades médicas acordadas para dar el servicio a los usuarios de la Institución.

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ABORDAJE DEL PROYECTO Entregas 1. Equipos de Mamografía 2. Cursos de operación 3. Curso de Mantenimiento 4. Manuales de usuario y técnicos 5. Instalación de los equipos Exclusiones 1. Acondicionamiento de infraestructura para los equipos 2. Instalación de aires acondicionados

Supuestos Existencia del presupuesto institucional para ejecutar el proyecto. Se cuenta con el personal especializado. Se espera que el plazo de entrega del proveedor tenga un máximo de 60 días Restricciones o limitaciones La etapa inicial de este proyecto se fundamenta en el proceso licitatorio que contempla actores de departamentos y áreas cuyas competencias se mencionan de modo participativo para la trayectoria del proyecto, los procesos establecidos a partir de la contratación con el proveedor y posterior a la adjudicación en firme serán para medir el desempeño en la ejecución, monitoreo y análisis del proyecto. Asuntos, Riesgos y Problemas

El proveedor se retrase y exceda el tiempo de ejecución del presupuesto Apelaciones al proceso de licitación Equipo defectuoso en la entrega

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4.2 Involucrados Son el grupo de individuos que permiten la evaluación de la situación del proyecto para comprender las interrelaciones, colaboración, conflictos, intereses, riesgos y suposiciones en las etapas sucesivas y posibles del ciclo de vida del proyecto.

Registro de Stakeholders Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas

Influencia en el proyecto

Miembros de la junta directiva Sede central 25390000 Ext. 9000 Cumplimiento del proyecto en términos de tiempo, costo y alcance. Avala la propuesta de proyecto y su inclusión en el portafolio de proyectos de inversión institucional Le corresponde la aprobación de la adjudicación de la licitación del concurso relacionado con el proyecto para compras mayores a $1.000.000 Aprueba los recursos presupuestarios para la inversión en el proyecto de equipo médico de mediana y alta tecnología Todas Interno Gerencia de infraestructura y tecnologías Sede central 25390000 Ext. 9201 Cumplimiento de los requerimientos técnicos que se establecieron y que se solventan con el proyecto. Avala la propuesta de proyecto y su inclusión en el portafolio de proyectos de inversión de la gerencia. Avala la recomendación técnica de la licitación del concurso relacionado con el proyecto.

Fase donde el interés es mayor Clasificación

Todas Interno

Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas

Dirección de equipamiento institucional Sede central 25390000 Ext. 6490 Cumplimiento del proyecto en términos de tiempo, costo y alcance.

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Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Prepara la propuesta de proyecto para aprobación de la gerencia. Conforma la cartera de proyectos de inversión en equipo médico de mediana y alta complejidad. Incluye en la formulación del presupuesto de cada año los proyectos priorizados según la cartera. Se realizan todos los estudios necesarios según tipo de equipo, como: memorias de cálculo de blindajes de paredes, estudio estructural, estudios de suelos, estudio de impacto ambiental, entre otros. Desarrolla el proceso licitatorio para la adjudicación de los equipos incluidos en el proyecto aprobado, desde la decisión inicial hasta la recepción definitiva y puesta en marcha del nuevo equipo. Coordina lo necesario para la realización de los cursos de capacitación: operación, mantenimiento, especialista, control de calidad y protección radiológica Coordina el trámite de pago de las diferentes actividades, una vez aprobadas, con la sección Trámite de Pagos Todas Interno Subárea de Protección Radiológica Sede central 25390000 Ext. 6490 Cumplimiento del proyecto en términos de seguridad del equipo. Su función está relacionada con equipos que manejan radiaciones ionizantes, al realizar verificación de blindajes, pruebas de re calibración del tubo de Rayos X, en otros. Ejecución Interno Gerencia de logística (Área de Bienes y Servicios (Adquisiciones)) Sede central 25390000 Ext. 9800 Cumplimiento del proyecto en términos de tiempo, costo y alcance. Realiza la gestión administrativa de todo lo relacionado con la contratación de la licitación del concurso.

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Fase donde el interés es mayor Clasificación

Ejecución Interno

Involucrado

Gerencia de logística (Área de almacenamiento y distribución) Sede central 25390000 Ext. 9800 Cumplimiento del proyecto en términos de tiempo, costo y alcance. Encargado de recibir los equipos al adjudicatario. Sitio donde se efectúa en el Almacén y traslada los equipos médicos las unidades usuarias según corresponda. Ejecución Interno

Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado

Gerencia de financiera (Dirección de Presupuesto) Sede central 25390000 Ext. 7631 Cumplimiento del proyecto en términos de costo. Aprueba la reserva legal de los recursos presupuestarios de inversión del proyecto Planeación y ejecución Interno

Fase donde el interés es mayor Clasificación

Gerencia de financiera (Sección trámite de Pagos) Sede central 25390000 Ext. 7631 Cumplimiento del proyecto en términos de costo. Efectúa el trámite de pago de lo correspondiente a la compra los nuevos equipos y sus accesorios, los equipos complementarios, los trabajos de preinstalación e instalación, los cursos de capacitación y las visitas de mantenimiento preventivo, según lo indicado por la Dirección Equipamiento Institucional Ejecución Interno

Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas

Gerencia médica Sede central 25390000 Ext. 7600 Cumplimiento del proyecto en términos de

Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

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Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación

alcance y tiempo. Colabora con el personal técnico de la DEI en la inspección de los trabajos de preinstalación e instalación. Da el aval en conjunto con el personal técnico de la DEI en la recepción definitiva del nuevo equipo. Designa a los funcionarios que recibirán los cursos de operación, mantenimiento y cuando aplique los de especialista y de control de calidad y protección radiológica Todas Interno

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Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas

Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas

Influencia en el proyecto Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Gerencia administrativa Sede central 25390000 Ext. 7661 Cumplimiento del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Encargada de dar el refrendo a la licitación correspondiente para la adquisición del nuevo equipo médico. Todas Interno Empresa adjudicataria Por definir (dependiendo de la empresa) Por definir(dependiendo de la empresa) Cumplimiento del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Remuneración económica por la realización del proyecto. Renombre y buenas referencias por la realización del proyecto. Encargada de entregar e instalar el equipo médico según adjudicación. Brinda lo cursos de capacitación de la licitación respectiva. Brinda el mantenimiento preventivo y correctivo del nuevo equipo médico. Todas Externo Población beneficiaria Costa Rica NA Cumplimiento del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Eficiencia y disponibilidad del producto del proyecto. Es la que recibe la atención médica según lo demande. Ejecución, aunque el mayor interés es relacionado al producto más que al proyecto. Externo Contraloría General de la República Sabana Sur, Costa Rica 2501-8000 Cumplimiento del proyecto en términos de costo. Da el refrendo a la licitación respectiva según la normativa vigente.

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Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto

Fase donde el interés es mayor Clasificación Involucrado Ubicación Información de contacto Expectativas Influencia en el proyecto Fase donde el interés es mayor Clasificación

Atiende los recursos de objeción al cartel y apelación a la adjudicación de la licitación, en caso que aplique. Planeación y ejecución Externo Ministerio de salud San José, Costa Rica 2223-0333 Cumplimiento del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Verifica el cumplimiento de la regulación establecida en la memoria de cálculo de blindaje de los recintos donde se instalarán los nuevos equipos, en caso de que trabajen con radiaciones ionizantes. En el caso de equipos que operen con radiaciones ionizantes: Da los permisos sanitarios para la habilitación y funcionamiento de los nuevos equipos cuando corresponda. Evalúa la operación segura, oportuna y adecuada del equipo según los parámetros establecidos. Todas Externo Secretaria técnica nacional ambiental Barrio Escalante, Costa Rica 2234-3420 Cumplimiento del proyecto en términos de alcance y tiempo. Verifica y avala la realización del estudio de Impacto Ambiental cuando sea necesario. Ejecución Externo

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4.3 Estrategia de administración de Stakeholders La matriz de involucrados proporciona la información del ámbito de intereses particulares, la participación e influencia dentro del proyecto cuyas características son los instrumentos para medir las intervenciones y realizar el análisis para obtener cual será su injerencia dentro del proyecto. En la estructura del cuadro 5 se indica el interés de los involucrados en el proyecto, su impacto y las estrategias de comunicación de forma que se minimice la dificultad que pueda representar para cumplir con la finalización del proyecto.

Cuadro 5 Interés de los Involucrados Stakeholders

Miembros de la junta directiva

Interés en el proyecto Alto

Impacto

Alto: El aval del proyecto incluyendo presupuesto depende de la junta directiva.

Estrategias de comunicación para ganar apoyo o minimizar obstaculización Comunicación eficiente y constante mediante reuniones formales para informar avances del proyecto, cambios, etc. Cumplimiento de plazos y presupuesto establecidos.

Gerencia de infraestructura y tecnologías

Alto

Alto: El aval del proyecto incluyendo su inclusión en el portafolio de proyectos depende de este involucrado.

Inclusión formal del involucrado en la toma de decisiones. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones para informar avances del proyecto, cambios, etc. Cumplimiento de plazos, calidad y presupuesto establecidos. Inclusión formal del involucrado en la toma de decisiones.

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Dirección de equipamiento institucional

Alto

Alto: Es la dirección encargada de preparar la propuesta de proyecto para aprobación de la gerencia.

Comunicación eficiente y constante mediante reuniones formales para informar avances del proyecto, cambios, etc. Tomar en cuenta sugerencias o recomendaciones a la hora de la toma de decisiones.

Subárea de Protección Radiológica

Alto

Medio: Se encarga de realizar verificaciones de carácter técnico en equipo de rayos x.

Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico. Tomar en cuenta sugerencias o recomendaciones a la hora de la toma de decisiones.

Gerencia de logística

Gerencia de financiera

Alto

Alto

Alto: Encargada de la gestión administrativa y lo relacionado a la contratación de la licitación del concurso.

Alto: Aprueba la reserva legal de los recursos presupuestarios de inversión del proyecto, además tramita los pagos correspondientes

Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico. Tomar en cuenta sugerencias o recomendaciones a la hora de la toma de decisiones. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones formales para informar avances del proyecto, cambios, etc. Inclusión formal del involucrado en la toma de decisiones financieras.

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Gerencia médica

Gerencia administrativa

Alto

Alto

Alto: Da el aval en conjunto con el personal técnico de la DEI en la recepción definitiva del nuevo equipo.

Alto: Encargada de dar el refrendo a la licitación correspondiente para la adquisición del nuevo equipo médico.

Empresa adjudicataria

Alto

Alto: Encargada de entregar e instalar el equipo médico según adjudicación.

Población beneficiaria

Alto

Contraloría General de la República

Bajo

Bajo: Son las personas que recibirán el servicio con el equipo adquirido, pueden presentar quejas por mal servicio Alto: Da el refrendo a la licitación respectiva según la normativa vigente.

Ministerio de salud

Alto

Bajo: Verifica cumplimiento de normas técnicas y de operación.

Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico. Tomar en cuenta sugerencias o recomendaciones a la hora de la toma de decisiones. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico. Tomar en cuenta sugerencias o recomendaciones a la hora de la toma de decisiones. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones formales para informar avances del proyecto, cambios, riesgos, etc. Comunicación eficiente y constante mediante medios de comunicación masivos sobre el estado del proyecto. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico. Comunicación eficiente y constante mediante reuniones de grupo (focus group), adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico.

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Secretaria técnica nacional ambiental

Bajo

Alto: Avala la realización del estudio de Impacto Ambiental cuando sea necesario

Comunicación eficiente y constante mediante comunicados oficiales, adicionalmente se pueden manejar comunicaciones no oficiales mediante correo electrónico.

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4.4 Plan de Gestión del Alcance Para el Alcance del Proyecto se desarrolló una plantilla Acta del Proyecto la cual se detalla en el punto 4.1 donde se define el inicio del proyecto, las necesidades y los posibles entregables.

4.4.1 Planificación del Alcance Tiene como salida principal la declaración del alcance del proyecto, los entregables del proyecto, para crear en la Estructura Detallada de Trabajo (EDT), que contiene los paquetes que se presentarán a continuación.

4.4.2 Definición del Alcance Se desarrolla el alcance de la adquisición del Equipamiento Médico, el cual contempla el proceso del cartel licitatorio para la compra de los equipos de mamografía que se escribe como “ equipo que mediante el uso de radiaciones ionizantes de baja dosis y la toma de mínimo dos proyectos de las mamas produzca imágenes de alta resolución que permitan al médico radiólogo diagnosticar las enfermedades de senos, brindando al médico información de la morfología del seno, de su anatomía y de las patologías que son propias de las mamas”, según las necesidades de las unidades usuarias involucradas. Actualmente las unidades médicas beneficiadas con el proyecto de adquisición se hallan con equipos obsoletos y descontinuados de la línea de producción del fabricante por lo que el mantenimiento de estos es altamente costoso y lento. La atención a los asegurados se ve perjudicada debido a equipos descompuestos o a la falta de equipos. Con este proyecto se espera actualizar los equipos de mamografía que se encuentren obsoletos y dotar a las unidades médicas para mejorar la atención de los pacientes.

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4.4.3 Beneficios Esperados Contar con equipo de modernos en las unidades médicas beneficiadas. Disminuir el atraso tecnológico. Contribuir a diagnosticar con eficacia, calidad y en forma oportuna. Disminuir los costos de mantenimiento de los equipos de las unidades médicas beneficiadas. Disminuir los tiempos de espera de los asegurados causado por la falta de equipo.

4.4.4 Declaración del Alcance El proyecto requiere de un proceso licitatorio para seleccionar el proveedor de los equipos, realizar la adjudicación y la compra de equipos de mamografía. Las siguientes etapas después de dada la contratación del proveedor son: Recepción de los equipos por parte de la Caja Costarricense de Seguro Social. Instalación de los equipos en las diferentes unidades médicas por parte del proveedor Capacitación de los usuarios finales y técnicos por parte del proveedor

4.4.5 Requisitos Incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el proyecto contenga el trabajo requerido para completarlo con éxito y cumplir los objetivos. (PMI, 2008).

4.4.6 Objetivo del proyecto Adquirir e instalar los equipos de Mamografía en las unidades médicas acordadas para dar el servicio a los usuarios de la Institución.

41

4.4.6.1 Objetivos específicos a entregar Adquirir los mamógrafos mediante cartel de compra que cumpla con los requerimientos de la unidad usuaria y la normativa existente. Verificar que la instalación cumple con los requerimientos del mamógrafo y del servicio. Cumplir con la capacitación del personal técnico para los equipos de mamografía. 4.4.7 Entregas Compra de equipos de Mamografía Instalación de los equipos. Capacitación.

4.4.7.1 Cartel de compra Equipos de Mamografía: Es aquel en donde se especifican claramente todos los requerimientos técnicos, administrativos, legales y se definen las siguientes tareas : publicación en la gaceta, proceso de apertura, proceso de adjudicación, revisión de la adjudicación, comunicación de la adjudicación (diario oficial La Gaceta el N°de concurso licitatorio y la empresa que resultó adjudicada), recursos de revocatoria o apelación, confección, revisión legal y firma del contrato, envío a la CGR se envía el contrato y la recomendación, el plazo de entrega y procedimiento para recepción preliminar del equipo. 4.4.7.2 Instalación de los equipos Instalación de los equipos en las unidades médicas correspondientes Listado de las pruebas de funcionamiento y aceptación del equipo recomendado por el fabricante, previas a la puesta en operación del mismo.

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El proveedor de los equipos debe realizar las pruebas de funcionamiento y aceptación, previo a la puesta en marcha del equipo. La CCSS se reserva el derecho de

invitar a los funcionarios o expertos que

considere necesario para verificar la realización de las pruebas de funcionamiento. La realización de las pruebas de funcionamiento (de conformidad) es un requisito para la recepción definitiva del equipo. El proveedor o empresa que instale los equipos debe disponer de los equipos de prueba y medición, así como simuladores, fantomas, etc., requeridos en las pruebas de funcionamiento los equipos, recomendadas por el fabricante. Los equipos de medición deben tener la calibración vigente. Las pruebas de funcionamiento realizadas y su resultado deben documentarse y se anexarán al Acta de Recepción Definitiva.

4.4.7.3 Capacitación a. Un curso por equipo Sede: En cada hospital donde se instale cada equipo Idioma: Español Instructor(a) autorizado: Especialista capacitado, certificado y autorizado en la operación del equipo con vasto conocimiento y experiencia de un año como mínimo, en la operación de los programas solicitados para cada mamógrafo. Certificado de aprobación: se entregará un certificado por participante que cumpla los requisitos mínimos de asistencia y evaluación

Contenido mínimo del curso Usos

y

aplicación

del

Mamógrafo,

accesorios

complementarios. Post-procesamiento de imágenes. Descripción de controles, teclas, programas, etc.

y

equipos

43

Operación del equipo. Uso y aplicación del equipo de todos los programas y accesorios complementarios. Alarmas, sistemas de seguridad y calibraciones Mantenimiento básico y cuidados del equipo por parte del usuario. Demostración con casos clínicos Descripción de mantenimiento preventivo y cuidados para el equipo por parte del usuario. a. Un curso para todas unidades usuarias. Sede: Empresa oferente Idioma: español Instructor(a) autorizado: Ingeniero local (capacitado en fábrica en el modelo ofrecido) o Ingeniero de fábrica capacitado y autorizado para instruir al personal o en su defecto por ingeniero o técnico local debidamente autorizado y certificado por fábrica en el equipo ofertado. Certificado de aprobación: se entregará un certificado por participante que cumpla los requisitos mínimos de asistencia y evaluación Se debe incluir con cada equipo lo siguiente: (con los equipos y no al momento de presentar las ofertas) Manual de Instalación del equipo ofrecido. Guía rápida de usuario (en español o traducción) Manual de Operación (en español o traducción) Manual de Mantenimiento en formato digital Manual de uso del Software en formato digital Manual Lista de Partes en formato digital

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Respaldo digital del software y su respectiva licencia b. Todo lo anterior de este punto debe ser original de fábrica, en idioma español ó inglés y puede ser individual o integrado en un solo documento o medio digital. c. El Manual de Operación y la guía rápida de usuario debe ser en idioma español. En su defecto en idioma inglés y se debe entregar una traducción al idioma español. El proveedor será el responsable de las acciones que se deriven de la traducción entregada.

4.4.8 Factores Críticos de Éxito Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito: Entrega de los equipos de Mamografía cumplan todas las características de establecidas en el cartel de compra. Instalación de cada equipo en la unidad médica correspondiente. Cumplimiento de las capacitaciones definidas. 4.4.9 Restricciones Cantidad de recurso humano limitada. 4.4.10 Supuestos Existencia del presupuesto institucional para ejecutar el proyecto. Se cuenta con el personal especializado. Se espera que el plazo de entrega del proveedor tenga un máximo de 60 días 4.4.11 Delimitación del Alcance del proyecto La etapa inicial de este proyecto se fundamenta en el proceso licitatorio que contempla actores de departamentos y áreas cuyas competencias se mencionan de modo participativo para la trayectoria del proyecto, los procesos establecidos a

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partir de la contratación con el proveedor (adjudicación en firme) serán para medir el desempeño en la ejecución, monitoreo y análisis del proyecto.

4.4.12 Exclusiones: Acondicionamiento de infraestructura para los equipos. 4.4.13 Estructura detallada de Trabajo Para el desarrollo del alcance del proyecto se habrán de lleva a cabo al menos las siguientes macro actividades, figura 4.

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Figura 4 EDT Proyecto Mamografía

47

Detalle de cada una de los entregables del proyecto. Entregable 1: Es el desarrollo de la totalidad del proceso licitatorio de la compra de los equipos de Mamografía según los lineamientos indicados por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Se presenta una descripción de las tareas que se desarrollan en el proceso licitatorio y se describen las actividades en la siguiente cuadro 6.

Cuadro 6 Proyecto de Compra Equipos de Mamografía CODIGO

TAREA Entregable 1

1. 1.1. 1.2.

1.3. 1.4.

1.5.

1.6.

1.7.

1.7.1. 1.8. 1.9.

DESCRIPCION

Cartel licitatorio para la compra de los equipos de mamografía. Decisión inicial y solicitud Dirección de Equipamiento da oficialmente el inicio de procedimiento mandato de iniciar al proceso licitatorio "Revisión de las PBMs y Documentación aportada por las Unidades requisitos previos, parte Usuarias. administrativa" Agenda del concurso La estimación de las actividades que se desarrollan a través del proceso licitatorio Confección y revisión del Todos requerimientos legales, técnicos y cartel (administrativo) administrativos, así como el alcance de cada una de las tareas indicadas. Invitación directa o La Gaceta, la CCSS promueve Adquirir equipos publicación en La Gaceta de mamografía e invita a los oferentes a retirar el cartel en la fotocopiadora de la CCSS, según el Artículo 59 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. Proceso de apertura Primer tercio del período, las empresas pueden hacer apelaciones a las especificaciones cartelarias. Según su costo, el tiempo de apertura se estima en 60 días hábiles. Proceso de Adjudicación Tiempo de análisis de ofertas presentadas que se (doble de la apertura) ponderan para determinar adjudicación. Basado en el Art. 95 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. Revisión del análisis y Plazo de análisis de las diferentes ofertas por recomendación parte de la comisión. Revisión de la Revisión legal, administrativa de los criterios de la adjudicación recomendación técnica Comunicación de la Publicación Diario La Gaceta del adjudicado adjudicación

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1.10. 1.11. 1.12.

Recursos de revocatoria o apelación Resolución del recurso de apelación Solicitud de la garantía de cumplimiento

1.13.

Confección del contrato

1.14.

Envió a la CGR

1.15.

Comunicación de retiro de contrato al adjudicatario

1.16.

Plazo de entrega y procedimiento para autorizaciones del Ministerio de Salud Ingreso del activo, visita Departamento de Almacenamiento y distribución Recepción preliminar del equipo

1.17.

1.18.

Revocar el acto de adjudicación por parte de los proveedores, justificar su apelación. La administración decide si se mantiene en firme la adjudicación o no. La administración solicita el depósito de garantía de cumplimiento del contrato, por un 10% del costo del equipo. Contiene todos los particulares del bien a adquirir y las cláusulas penales de la cuestión. Refrendo del contrato Contraloría General de la República. Se le indica el Adjudicado que debe retirar el contrato de compra y a partir de ese día, este, tiene un plazo máximo de 60 días naturales para importar los equipos La Administración le da un plazo de 60 días naturales al Adjudicado para que importe los equipos y los coloque en el almacén fiscal. Los equipos son entregados en el Almacén por parte del adjudicado.

El Ingeniero a cargo del equipo, realiza la revisión de bultos, listas de embarque, embalaje y cantidad de equipos que Ingresaron.

Entregable 2: Por parte de la Dirección de Equipamiento Institucional se da la orden de inicio de la instalación de los equipos de Mamografía a la Empresa Adjudicada, se detallan a continuación las actividades secuenciales de verificación de instalación y puesta en marcha para el entregable, Ver a continuación cuadro 7.

49

Cuadro 7 Instalación de Equipos de Mamografía CODIGO 2. 2.1.

2.2.

TAREA Entregable 2 Se traslada el activo al Centro que corresponde. Instalación

2.3.

Recepción provisional y pruebas de aceptación

2.4.

Permiso Funcionamiento Ministerio de Salud Recepción Definitiva de los Equipos de Mamografía

2.5.

DESCRIPCION Instalación de los Equipos de Mamografía El Departamento de Almacenamiento y Distribución procede a realizar la entrega de los equipos de Mamografía a los Hospitales designados. La empresa realiza la instalación de los equipos en el sitio designado, se crea un cronograma de instalación. Para cada equipo en sitio se efectúan las pruebas de funcionamiento y aceptación, revisión y verificación de los componentes y demás, la empresa en conjunto con el Ingeniero del proyecto. Autorización del personal del Ministerio de Salud de permiso de funcionamiento según verificación de pruebas radiométricas de los equipos. El ingeniero del proyecto, el proveedor-adjudicado y el Jefe de servicio realizan la inspección final de la instalación del equipo, se procede con el llenado y firma del Acta de Recepción Definitiva.

Entregable 3: Para el desarrollo de la Capacitación se efectúan una serie de correlaciones a nivel de Dirección de Equipamiento Institucional, Empresa Adjudicada y Centros Médicos. A continuación se detallan las actividades correspondientes para poder verificar que la capacitación impartida que cumpla con lo estipulado en el pliego cartelario y este acorde a los requerimientos del personal que será el encargado de operar el equipo. Ver a continuación Cuadro 8.

50

Cuadro 8 Capacitación de Equipos de Mamografía CODIGO 3. 3.1.

TAREA Entregable 3 Capacitación

3.2.

Preparación de la documentación del curso

3.3.

Envió de documentación Inicio del curso

3.4. 3.5.

Control de Asistencia

3.6.

Aplicación de evaluación del curso Envió de resultados del curso

3.7.

3.8.

Resultado de la capacitación.

3.9.

Archivo

DESCRIPCION Capacitación de los Equipos de Mamografía

El Encargado de la Capacitación del A.G.E. coordina con la unidad usuaria el lugar, la hora, fecha y número de participantes que recibirán la capacitación, que impartirá el proveedor adjudicado. Encargado de la Capacitación del A.G.E prepara la documentación para el control de asistencia (Formula para el control de asistencia) y evaluación del curso. Jefe de Servicio de la Unidad recibe la documentación para el curso. El Proveedor desarrolla el curso en el lugar y en la hora y fecha indicados. Jefe de Servicio de la Unidad lleva el control de asistencia al curso de operación o mantenimiento del equipo. El Jefe de Servicio de la Unidad aplica la evaluación del curso al finalizar el mismo. El Jefe de Servicio de la Unidad envía la documentación con la evaluación del curso impartido y el control de asistencia al Encargado de la capacitación del A.G.E. Encargado de la Capacitación del A.G.E. analiza y tabula las respuestas de los evaluadores y determina la calificación al curso elabora un informe del resultado sobre el curso impartido. El encargado de capacitación del A.G.E. archiva la información en el expediente único del concurso.

51

4.5 Plan de Tiempo El plan de gestión del tiempo permitirá disponer de la duración de las actividades, la definición, secuencia y estimación, las cuales se visualizan en el cronograma, cuya información es necesaria como referencia para obtener el cierre exitoso del proyecto. Al definir las actividades se divide el proyecto en paquetes de trabajo lo que suministra el control y medición asignando el escenario para poder obtener el cronograma. Para la elaboración de esta lista se ha utilizado el criterio según experiencia en proyectos similares de adquisición de equipos médicos y las reglamentaciones que lo rigen.

4.5.1 Definición de las actividades Para instaurar el proyecto se definen las actividades a efectuar, las cuales incluyen los diferentes paquetes de trabajo para lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

4.5.2 Establecimiento de la secuencia de las actividades El conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización, con la expectativa de cumplir con el objetivo del Plan del Alcance.

4.5.3 Recursos de las actividades Para la realización de este proyecto se cuenta con la experiencia y el personal competentes para la elaboración de los trabajos propuestos, en el área administrativa, legal, técnica y gerencial, así como con una cartera de proveedores de los equipos a adquirir.

4.5.4 Estimación de la duración de las actividades Es el tiempo requerido para realizar cada una de las actividades que determina la duración total del proyecto y cuya estimación optimista es de 454 días para la

52

compra de los Mamógrafos, por las características particulares de las actividades de orden secuencial cualquier variación provoca que el cronograma se convierta en ruta critica, ver detalle en figura 5. La secuencia de tiempo entre las actividades se fundamenta bajo el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, según los siguientes artículos: 1. 94-Recepción de ofertas 2. 95.-Adjudicación y re adjudicación 3. 171 Prorrogas, modificaciones y adiciones al cartel 4. 172-Objeciones en licitaciones públicas 5. 174-184- Sección tercera “Recursos de apelación” y Recursos de revocatoria 6. 185—187, 190-Formulacion contractual 7. 192-Ejecucion del contrato. Para las contrataciones públicas se establece según reglamento, se establece el tiempo de la apertura de las ofertas, la adjudicación es el doble del tiempo de apertura y dentro es ésta se distribuyen la mayor cantidad de actividades, mismas que a juicio de experto se encasillan en el tiempo previamente establecido. Ver figura 5. Oferta

Adjudicación

Adjudicación en firme

Figura 5 Contrataciones Públicas

4.5.5 Desarrollo del cronograma El conjunto de actividades ya definidas en el tiempo permitirá establecer incorporar los recursos y la adquisición necesarios para cada paquete de trabajo en la consecución del proyecto.

53

Se utiliza la herramienta del MS Project 2007 para el desarrollo del cronograma estableciendo el desglose de las actividades del proyecto indicadas mediante la herramienta del WBS, donde se incluyen las duraciones y las dependencias involucradas. El diagrama de Gantt, del proceso visualizamos la ruta crítica, el inicio y fin de cada tarea y las dependencias. Mediante estas premisas será posible concebir el desarrollo de las actividades, identificar cuáles son las actividades críticas se podría establecer una proyección de los eventos en el tiempo dentro del proceso en desarrollo o demora. En el cronograma establecido se muestra para el proyecto “Compra de Equipos de Mamografía”, los paquetes principales, los cuales están conformados por diferentes actividades: decisión inicial de la compra, proceso de apertura, proceso de adquisición, entrega de equipos, adecuación de las salas, instalación, recepción definitiva y cursos de operación. Se detalla diagrama del proyecto en figura 6.

54

Figura 6 Cronograma del Proyecto

55

4.5.6 Línea base del cronograma El cronograma aprobado se establece como la línea base del proyecto para estimar el avance y control; éste será el agente para los cambios dentro del plazo que se pretenda variar con el fin de lograr cumplir el tiempo proyectado. La conclusión de todos los paquetes de trabajo tendrá una duración de 454 días, y una fecha de finalización para el 02 de julio de 2012, cuyo término a tiempo será controlado por el equipo de trabajo.

4.5.7 Criterios para el control del cronograma El cronograma aprobado e instruido a los miembros del equipo, será la base fundamental para el proceso de control. La secuencia de inspecciones de las actividades se realizara por los profesionales a cargo de las diferentes fases mediante los documentos establecidos para cada fin del proceso y remitidos al director del proyecto, Por parte del personal asignado para el seguimiento y control se efectuaran los cambios con el propósito de reflejar el avance real del proyecto.

4.5.8 Control de cambios Los cambios deben ser planteados de manera escrita siguiendo la plantilla de control de cambios detallada en la figura 7, con el propósito de mantener actualizado el proyecto y visualizar su avance.

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CONTROL DE CAMBIOS Nombre del Proyecto: Solicitante del cambio: Responsable del cambio: Fecha:

Día ________ Mes ________Año_______

Descripción de Cambios

Tipo de cambio

Donde se aplica el cambio

(Medio, Medio Alto, Alto)

Observaciones:

______________________ _____________________ Responsable de cambios

Solicitante

Figura 7 Plantilla de control de cambios

4.6 Plan de Comunicaciones La comunicación en los proyectos debe estar al servicio de los distintos grupos, convirtiéndose en un sistema abierto a la participación, diálogo y transparencia y, en consecuencia, generador la credibilidad y la confianza necesarias para alcanzar el resultado esperado del proyecto.

La Caja Costarricense de Seguro Social(www.ccss.sa.cr) integra un grupo de herramientas para la comunicación, como el correo electrónico interno, la

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telefonía, los faxes y cartas, son las que facilitaran la interacción, así como un registro de la documentación (informes, imágenes) propias del proyecto con sus respectivos consecutivos, cuya implementación se tiene como criterio de obligatoriedad al manejarse documentos públicos.

La comunicación por los diferentes medios garantizará el flujo efectivo de la información de los involucrados y sirve como enlace para el desarrollo de las diferentes tareas. Como parte integral de la comunicación se manejan listados de números telefónicos de las instancias institucionales (gerencias, presupuesto, hospitales, proveedores, etc.) que permitan el accionar más fluido en los diferentes procesos del proyecto.

4.6.1 Identificación de los Involucrados El proyecto tiene el siguiente inventario de involucrados a diferentes niveles, detallado a continuación en el cuadro 9.

Cuadro 9 Clasificación de los Involucrados INVOLUCRADOS INTERNOS JUNTA DIRECTIVA

PARTICIPA EN ETAPA DE Negociación, Promoción y Financiamiento Ejecución

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Avala la propuesta de proyecto y su inclusión en el portafolio de proyectos de inversión institucional Le corresponde la aprobación de la adjudicación de la licitación del concurso relacionado con el proyecto para compras mayores a $1.000.000. Aprueba los recursos presupuestarios para la inversión en el proyecto de equipo médico de mediana y alta tecnología.

Comisión de Negociación, Interferencial y Promoción y Presidencia Financiamiento Ejecutiva GERENCIA INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍAS

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Negociación, Promoción y Financiamiento Ejecución

Avala la propuesta de proyecto y su inclusión en el portafolio de proyectos de inversión de la gerencia. Avala la recomendación técnica de la licitación del concurso relacionado con el proyecto DIRECCIÓN EQUIPAMIENTO INSTITUCIONAL Negociación, Promoción y Financiamiento

Ejecución

Saborea de Protección Radiológica

Ejecución

Prepara la propuesta de proyecto para aprobación de la gerencia. Conforma la cartera de proyectos de inversión en equipo médico de mediana y alta complejidad. Incluye en la formulación del presupuesto de cada año los proyectos priorizados según la cartera. Desarrolla el proceso licitatorio para la adjudicación de los equipos incluidos en el proyecto aprobado, desde la decisión inicial hasta la recepción definitiva y puesta en marcha del nuevo equipo. Coordina lo necesario para la realización de los cursos de capacitación: operación, mantenimiento, especialista, control de calidad y protección radiológica Coordina el trámite de pago de las diferentes actividades, una vez aprobadas, con la sección Trámite de Pagos Su función está relacionada con equipos que manejan radiaciones ionizantes, al realizar verificación de blindajes, pruebas de re calibración.

GERENCIA DE LOGISTICA Área de Bienes y Servicios (Adquisiciones) Área de Almacenamiento y Distribución

Ejecución

Ejecución

GERENCIA FINANCIERA Dirección de Ejecución Presupuesto

Realiza la gestión administrativa de todo lo relacionado con la contratación de la licitación del concurso Encargado de recibir los equipos al adjudicatario. Sitio donde se efectúa la revisión preliminar de los nuevos equipos médicos entregados. Traslada los equipos médicos revisados a las unidades usuarias según corresponda. Aprueba la reserva legal de los recursos presupuestarios de inversión del proyecto

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Sección Trámite de Pagos

Ejecución

GERENCIA MEDICA Unidades médicas Ejecución

GERENCIA ADMINISTRATIVA Dirección Jurídica Ejecución

Efectúa el trámite de pago de lo correspondiente a la compra los nuevos equipos y sus accesorios, los equipos complementarios, los trabajos de preinstalación e instalación, los cursos de capacitación y las visitas de mantenimiento preventivo, según lo indicado por la Dirección Equipamiento Institucional Colabora con el personal técnico de la DEI en la inspección de los trabajos de preinstalación e instalación. Da el aval en conjunto con el personal técnico de la DEI en la recepción definitiva del nuevo equipo. Designa a los funcionarios que recibirán los cursos de operación, mantenimiento y cuando aplique los de especialista y de control de calidad y protección radiológica. Encargada de dar el refrendo a la licitación correspondiente para la adquisición del nuevo equipo médico.

EXTERNOS Empresa adjudicataria

Población Beneficiaria Contraloría General de la República

Ministerio de Salud

Ejecución

Ejecución

Ejecución

Encargada de entregar e instalar el equipo médico según adjudicación. Brinda lo cursos de capacitación de la licitación respectiva. Brinda el mantenimiento preventivo y correctivo del nuevo equipo médico. Es la que recibe la atención médica según lo demande. Da el refrendo a la licitación respectiva según la normativa vigente. Atiende los recursos de objeción al cartel y apelación a la adjudicación de la licitación, en caso que aplique. Verifica el cumplimiento de la regulación establecida en la memoria de cálculo de blindaje de los recintos donde se instalarán los nuevos equipos, en caso de que trabajen con radiaciones ionizantes. En el caso de equipos que operen con radiaciones ionizantes: Da los permisos sanitarios para la habilitación y funcionamiento de los nuevos equipos cuando corresponda.

60

Evalúa la operación segura, oportuna y adecuada del equipo según los parámetros establecidos. SETENA

Diseño

Verifica y avala la realización del estudio de Impacto Ambiental cuando sea necesario.

Organigrama Funcional del Proyecto

Figura 8 Organigrama funcional del proyecto.

61

4.6.2 Roles y Responsabilidades Los roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto permitirán desarrollar los objetivos planteados, los cuales están detallados en el organigrama (figura 8). Las actividades y tareas del proyecto para la elaboración de los paquetes y entregables, es el rol principal del equipo del proyecto con la debida asesoría del Director del proyecto. Los procesos de ejecución y seguimiento serán necesarios de realizar por parte del equipo de proyecto para llevar a cabo el cumplimiento y las exigencias de todas las actividades necesarias para la finalización de los entregables. Los roles y responsabilidades se detallan en el cuadro 10. Cuadro 10 Roles y Responsabilidades Roles

Descripción

Responsabilidades

Competencias 

Definir el enfoque para el proyecto.



Inclusión proyecto en portafolio proyectos inversión institucional.



Considerar todos los componentes del proyecto.



Comprobar el acatamiento señalado del proyecto según reglamento de contratación administrativo.



Contribuir con al Director de Proyecto para garantizar el cumplimiento

Aprobar el proyecto

Patrocinador del proyecto

Junta Directiva Principal actor del proyecto

Asegurar y aportar el presupuesto para el proyecto Revisar y aprobar la licitación

del el de de

62

satisfactorio del según las pautas establecidas.

Comisión de evaluación de licitaciones

Responsable del análisis integral, administrativo, legal, técnico y financiero.

Aprobar contenido detallado de la licitación. Aprobar el proveedor adjudicado.



Verificación del plazo de tiempo y presupuesto, para responder a las expectativas esperadas.



Validación de paquete licitatorio para aprobación la junta directiva.



Dar la orden de inicio del proyecto.



Realizar todos los ajustes necesarios al proceso de compra para cumplir con las especificaciones que se buscan de los equipos de mamografía.



Brindar la logística integral para cumplir con el producto final del proyecto.



Constituir las insuficiencias de recursos para el proyecto



Supervisa y lidera la consecución de las tareas asignadas a

Equipo del proyecto Coordinación las labores técnicas y de la Administración en el desarrollo del alcance, tiempo y presupuesto del proyecto.

Director del Proyecto

Responsable principal de la parte técnica del proyecto

Definir el equipo del proyecto Coordinar con las diferentes áreas involucradas la asignación de recurso humano y la aprobación de la licitación. Definir el proceso licitatorio en conjunto con el equipo de trabajo

Jefe de Gestión de Equipamiento

Responsable de la gestión del presupuesto y de los recursos del Área de

Distribuye, sistematiza y observa los roles y tareas del equipo de trabajo. Asegurar la disposición de las herramientas y

63

Equipamiento

recursos necesarios para el desarrollo del proceso de compra y de entrega de los equipos.

Definir las especificaciones técnicas de los equipos de mamografía Ingeniero Electro médico

Responsable de la verificación de las pruebas.

Revisión y aprobación de los equipos entregados por el proveedor. Revisión y aprobación del plan de pruebas técnicas y de las pruebas de funcionamiento.

Ingeniero civil

Responsable de definir el espacio

Avalar y autorizar las

cada miembro. 

Establecer puntualizar calendario proyecto.



Administrar las actividades del equipo del proyecto.



Dar seguimiento a los intereses del proyecto, tareas, plazos y los costos.



Disponer la ejecución de reuniones de trabajo según el cronograma.



Determina las especificaciones y las condiciones especiales en el proceso de compra.



Analizar a los proveedores de emitir aval técnico del proveedor a adjudicar.



Revisa y verifica el cumplimiento del pliego cartelario por parte de cada proveedor en cada una de las etapas del proceso.



Realiza recomendación técnica final.



Fiscalización de la instalación de los equipos en cada unidad médica



Garantizar que se cumple con los

y el del

la

64

para instalar los mimógrafos

modificaciones de infraestructura.

requerimientos del equipo, el servicio y la normativa técnica de infraestructura. 



Responsable de la revisión y Ingeniero aprobación de los Electromecánico componentes electromecánicos

Definir los componentes electromecánicos para cada sitio. Avalar y autorizar los componentes electromecánicos de la infraestructura.



Definir en el pliego cartelario los componentes electromecánicos de la infraestructura.



Cumplir con los requerimientos del equipo, el servicio y la normativa técnica de infraestructura.



Verificar que se instalen los componentes según lo pactado durante la readecuación de cada sitio. Revisiones y modificaciones del pliego de especificaciones acorde a lo existente en el mercado. Brindar información referente a las aplicaciones para el

 Jefes de unidades médicas

Responsable principal de definir las especificaciones técnicas de los mimógrafos

Controlar el cronograma detallado de las obras civiles, electromecánicas y/o eléctricas del proyecto durante la readecuación de cada sitio. Verificar desglose detallado de los trabajos y de los cambios.

Avalar las especificaciones de los mimógrafos 

65









Médicos

Responsable de la operación del equipo según capacitación de usuario final

Cumplir con los cursos de operación, según el cronograma establecido. Realizar la evaluación y aprobación del curso de operación.





 Jefe del Área de Responsable del Almacenamiento recurso para realizar el y Distribución transporte

Transportista

Responsable de entregar equipos

Verificación de embalaje de los equipos. 

Trasladar los equipos a cada unidad médica.



usuario del producto. Firmar las especificaciones técnicas para el equipo. Aceptar y recibir el equipo en el sitio de instalación. Coordinar las capacitaciones con los médicos del servicio. Aplicar los conocimientos adquiridos en la operación del los mimógrafos Revisión y atención a pacientes con los equipos. Brindar diagnostico según resultados obtenidos de los equipos. Realizar entrega de documento de traspaso del activo a los centros médicos. Entregar números de activo para los mamógrafos. Trasladar a cada centro médico los equipos sin provocar daños en su embalaje.

66

Cuadro 11 Involucrados Tipo de involucrados

Por responsabilidades

Departamento a) Gerencia de Infraestructura y Tecnologías b) Dirección Equipamiento Institucional c) Gerencia Logística d) Gerencia Financiera e) Gerencia Medica f) Gerencia Administrativa

Por influencia

a) Gerencia de Infraestructura y Tecnologías b) Gerencia Financiera

Por cercanía

a) Dirección Equipamiento Institucional

Por dependencia

Por Representación

a) Gerencia de Logística

a) Empresa Adjudicada b) Población Beneficiada c) Contraloría General de la Republica

Involucrados a) Gerente General b) Director DEI c) Analista de Adquisiciones d) Director de Presupuesto e) Jefes Médicos f) Abogados Jurídicos a) Gerente General b) Gerente Financiero

a) Director DEI

a) Analistas y Jefatura de Contratos a) Oferente b) Pacientes c) División Asesoría y Gestión Publica

4.7.1 Detalle comunicaciones A continuación se puntualiza la matriz de comunicaciones que promueve una comunicación por medio escrito y correo interno entre todos los miembros del equipo y el proveedor del equipo, se detallan en los cuadros 12 y 13.

67

Cuadro 12 Matriz de Comunicaciones Tipo de

Dirigido a

Comunicación

Inicio del Proyecto

Frecuencia

Una vez al Junta Directiva

principio del proyecto

Responsable

Gerencia General

Propósito

Informar acerca del inicio del proyecto

Realizar un Contacto inicial con el

Proveedor

Proveedor

Al principio del proyecto

Director del

contacto inicial

Proyecto

para determinar requerimientos del usuario

Mantener Reuniones con el equipo del proyecto

Equipo de Proyecto

Semanal y

Jefe de Gestión

contacto y

cuando sea

de Equipamiento

escuchar

necesario

solicitudes y quejas.

Ingeniero Electro Reuniones y Avances

Recursos

Reunión presentación en Power Point

Reunión cara a cara, Microsoft Word.

Reunión cara a cara, reunión telefónica

Correo

Jefe de Gestión

Semanal y

médico

Denotar avances

electrónico,

de

cuando sea

Ingeniero civil

y recibir

reunión cara

Equipamiento

necesario

retroalimentación

a cara, notas

Ingeniero Electromecánico

en Word

68

Cuadro 13 Matriz de Comunicaciones Tipo de Comunicación

Minutas en las reuniones

Dirigido a

Frecuencia

Personal

Cada vez

involucrado en

que haya

la reunión

reunión

Responsable

Director de proyecto

Propósito

Documentar los acuerdos de la reunión Documentar lo

Incidentes

Director del

Cuando sea

proyecto

requerido

Jefe de Gestión de Equipamiento

sucedido y tomar acciones

Recursos

Documento en papel, correo electrónico Presencial y correo electrónico

Dar por

Aceptación y cierre del proyecto

Proveedor

Una vez al

Director del

final del

Proyecto

proyecto

Jefe de Gestión

terminado el

Reunión cara

de

proyecto y su

a cara,

Equipamiento

aceptación por

documento

parte del

impreso.

cliente Dar Durante

retroalimentaci

Documento

Lecciones

Todos los

todas las

Equipo del

ón crear una

impreso,

aprendidas

involucrados

fases del

proyecto

base de datos

documento

para futuros

en Word.

proyecto

proyectos

Reunión de cierre

Todos los involucrados

Una vez al final del proyecto

Director del proyecto

Dar un informe

Reunión cara

total del

a cara,

proyecto

Power Point.

69

4.7.2 Control de cambios Dentro del proceso de ejecución se presentan cambios por lo cual se estima una metodología según se argumenta, que dará las razones para evaluar bajo el análisis los cambios identificados sobre la marcha del proyecto. Plantilla de control de cambios. Los parámetros para la solicitud y aprobación de los cambios serán: -

Documentos de requerimientos de cambio serán en forma escrita, según plantillas indicadas.

-

Mantener el orden indicado en el diagrama de flujo de requerimientos de cambio.

-

Plazo máximo de revisión 2 días.

-

Autorización por el Jefe de Proyecto.

-

Registro y aprobación del cambio registrado de forma inmediata.

-

Informar a las partes involucradas del cambio.

-

Indicar la justificación en el reverso del documento de cambio.

70

Diagrama de flujo de control de cambios PROCESO CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

LLENADO DE PLANTILLA DE CONTROL DE CAMBIO

VALORAR

ANALISIS/ SOLUCION

NO

SI AUTORIZACION GERENTE PROYECTO

INFORME A INVOLUCRADOS

INCLUYE CAMBIO EN EL PLAN DEL PROYECTO

INFORMA DEL CAMBIO A LOS INVOLUCRADOS

DOCUMENTAR LA DECISION DEL CAMBIO

ARGUMENTAR DECISION

71

CONTROL DE CAMBIOS Requerimiento de Cambio No: Fecha: I. INFORMACIÓN GENERAL Nombre del Proyecto: Solicitante del cambio: II. CAMBIO PROPUESTO Descripción del cambio: Justificación del Cambio: III. REGISTRO DE IMPACTO

Impacto Técnico: Impacto en Presupuesto: Impacto en Cronograma: Impacto en Rendimiento: Impacto en Recursos: Impacto en otros Proyectos: IV. RESOLUCIÓN

Aceptado. Razones de Aceptación: Rechazado. Razones del Rechazo: Aceptado con Condiciones. Condiciones para la Aceptación: APROBADO Líder de Negocio: Líder del Proyecto: Fecha:

72

Reporte de Rendimiento

Persona Evaluada: Rol Evaluado: Evaluado por: Rol Evaluador: Proyecto: Fecha de Evaluación: 1: No tiene la competencia. 4: Es satisfactorio su nivel

Calificación 2: Es deficiente. 5:Es una fortaleza

Competencias y/o Habilidades

Áreas de Mejoramiento 1.2.3.-

Objetivos a Cumplir

Calificación

Plan de Mejoramiento

Fechas de Comprobación

Ponderación

Avances

1.2.3.Necesidades de Capacitación

Observaciones:

3: Debe desarrollarla más.

73

4.7.3 Informes y reuniones La presentación de informes en el formato y con la regularidad establecida permitirá que la comunicación sea efectiva y en el debido momento. Los informes tienen el propósito de hacer del conocimiento de los interesados la proporción del resultado actual del proyecto, presentando datos puntuales y mostrará el uso de los recursos.

4.7.4 Seguimiento y control del Proyecto Los proyectos de la D.E.I. son incluidos en la cartera de proyectos (anexo 6), cuyo propósito fundamental es mantener el cronograma macro del proyecto, estableciendo la línea base, misma que se revisa con la jefatura de la dirección de Equipamiento, quienes coordinan la frecuencia del seguimiento para recopilar información de las actividades a ejecutar, el avance de las mismas según el orden establecido, para determinar si se tiene un atraso, se investigan los motivos y las posibles soluciones. Al identificar la condición del proyecto se realizan las acciones correctivas para rectificar los inconvenientes sufridos por el proyecto, de manera que se mantenga el plazo final de proyecto. Los atrasos se registran en una base de datos diseñada para este fin (cartera de proyectos) ver detalle en el anexo 4, con el propósito de tomar decisiones en el ámbito de Dirección y dar seguimiento a los mismos. Para la adquisición de los equipos de Mamografía se dará como punto de partida la adjudicación en firme con la confección, revisión legal y firma del contrato por parte del adjudicatario y la Caja Costarricense de Seguro Social, el cual contiene las garantías, clausulas legales y administrativas, multas por incumplimientos, apartados técnicos y mantenimientos. Con la firma del contrato da comienzo el plazo de entrega de los mamógrafos, el cual esta establecido en 60 días naturales y cubre el importe de los equipos y su ubicación en el almacén fiscal.

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La gestión y supervisión del contrato es competencia de la Dirección de Equipamiento Institucional (DEI) en cohesión con las unidades usuarias por el período de garantía de funcionamiento, el cual se indica en el cartel como parte de las condiciones especiales. Al finalizar el plazo de entrega los involucrados en el contrato efectúan la recepción preliminar que contempla la revisión de las cajas, listas de empaque y embarque de los equipos de Mamografía en el Almacén, luego de realizado de Recepción Preliminar se tramita el despacho a los centros médicos y los equipos de Mamografía son recibidos por cada unidad, siendo comunicado a la DEI vía telefónica. Para dar continuidad a la ejecución de la Adquisición de los equipos de Mamografía se procede con la Recepción Definitiva en cada unidad usuaria, la cual comprende la preinstalación, la instalación y se documenta con el acta de recepción definitiva. El día que se finalizó la instalación comenzará a regir el periodo de garantía de funcionamiento, tiempo durante el cual el proveedor se compromete a brindar el mantenimiento preventivo de acuerdo a lo recomendado por el fabricante, así como el correctivo por defectos de fabricación y funcionamiento. Esta garantía incluye mano de obra, repuestos y otros, cuyos costos serán asumidos por el proveedor. Concluida la etapa anterior se preparan los cursos de operación y mantenimiento en coordinación con el proveedor y los centros médicos. Para el control de todo lo anterior, será necesario que la unidad usuaria, la empresa y la DEI constantemente llenen la bitácora del equipo, la cual será un libro consecutivo del 0 al 100 donde deberán llenar toda la información generada en la instalación, los servicios de mantenimiento, el tiempo que el equipo permaneció fuera de servicio, la capacitación y otras acciones relacionadas con el equipo. El personal asignado por la C.C.S.S. se compromete a suministrarla y a mantenerla accesible. En la figura 9 (diagrama) se ilustran los procesos anteriormente descritos.

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Figura 9 Procesos de seguimiento y control

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4.7.5 Proceso de Recepción Preliminar El Ingeniero Electro médico coordina con el Jefe del Almacén General de la C.C.S.S el día y la hora fijada para ejecutar la revisión. La revisión se realiza en forma integrada el Ingeniero Electro médico, el jefe del servicio del Centro Médico y el Contratista (proveedor adjudicado). La revisión incluye el embalaje del equipo acorde a lo solicitado en el cartel, la marca, el modelo y el estado físico de las partes del equipo, se anota en el Acta en la revisión técnica, si se encuentran diferencias y /o daños, en él (los) equipo (s), no se recibe de conformidad y se indica en el Acta de revisión técnica lo encontrado. El Acta de revisión técnica es firmada por contratista, ingeniero de la DEI y la Oficina de Reclamos envía el Acta de revisión técnica con el reclamo administrativo correspondiente para el proveedor adjudicado. El Ingeniero Electro médico atiende la respuesta del proveedor, coordina con el proveedor y el jefe del servicio, el día y la hora que deben visitar nuevamente el Almacén General de la C.C.S.S., para verificar la subsanación del reclamo y se procede a la realizan de la revisión nuevamente, se determina que cumple con los requisitos llenan y firman una nueva Acta de revisión técnica como señal de conformidad. El Ingeniero Electro médico prepara los paquetes con el equipo y sus accesorios para su envío a la o las unidades de salud a las cuales se les compró equipos, si es del caso y entrega copia del Acta de revisión técnica al proveedor para los trámites de cobro y se realiza el despacho del equipo al Almacén General de la C.C.S.S. Se comunica a la Jefatura que se realizó la revisión preliminar, en la anexo se ilustra el Acta de Recepción Preliminar.

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4.7.6 Proceso de Recepción Definitiva Como parte de la supervisión de la gestión del contrato la DEI, consolida una carpeta con los siguientes documentos que son parte del cartel: 1. Formulario de condiciones especiales, 2. Formulario de las especificaciones técnicas. 3. Oferta adjudicada. 4. Recomendación técnica. El Ingeniero Electro médico coordina con el funcionario de la unidad usuaria y con el proveedor la fecha y hora de la Recepción definitiva. Se efectúa la verificación de: 1. Preinstalación que incluye: a. Área 12 m2 para el mamógrafo. b. Alimentación eléctrica monofásica, 220Voltios, 50/60Hz. c. Unidad de aire acondicionado de 18000BTU. d. Estado físico del equipo, verificación ocular que contempla que no hayan ni abolladuras, ralladuras o piezas sueltas. 2. Instalación del equipo, se efectúa según la estimación establecida en el cartel y el cronograma presentado por el adjudicado, se detalla en el anexo 6 y las pruebas de funcionamiento, se aplican los protocolos de las pruebas de aceptación. Ver Protocolo de funcionamiento del Mamógrafo (anexo7).

Las pruebas de funcionamiento no son las esperadas, el equipo no se recibe y se indican las deficiencias detectadas en el Acta de revisión técnica, que debe ser firmada y sellada por todos los participantes de la Recepción. El Ingeniero Electro médico plantea un reclamo formal ante el proveedor, una vez que el proveedor resuelve el reclamo presentado, el cual tiene un plazo máximo de un mes, establecido en el cartel, coordina nuevamente la fecha y hora de la Recepción Definitiva del equipo (documento que se realiza una vez que se hayan

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realizado y aceptado la instalación, se haya entregado el cronograma de las visitas de mantenimiento preventivo). Se llena la calcomanía “Equipo en garantía” (anexo 8) con la información del período de garantía de funcionamiento (el cual inicia a partir del día que se efectúa la Recepción definitiva del equipo hasta el plazo definido por el cartel, oferta y orden de compra o contrato), y la pega en el equipo respectivo. Se realiza la entrega del cronograma de visitas de mantenimiento preventivo, con el Jefe de servicio médico, el Servicio de Mantenimiento y el proveedor, mismo que es firmado por los involucrados, se detalla el mismo en la (anexo 10), “Cronograma de visitas de Mantenimiento”) adicional se hace entrega de una copia de las rutinas a efectuar en dicho mantenimiento. Ver anexo 11. El Ingeniero Electro médico registra en la bitácora del equipo, los principales datos correspondientes a la Recepción definitiva. Ver bitácora en anexo 9.

4.7.7 Proceso de Capacitación y Garantía de Funcionamiento Cursos de operación y mantenimiento solicitados en el Cartel. El Encargado de la Capacitación del A.G.E. coordina con la unidad usuaria el lugar, hora, fecha y número de participantes que recibirán la capacitación, que impartirá el proveedor adjudicado. Realiza una nota para la unidad usuaria. Se prepara y entrega la documentación para el control de asistencia y evaluación del curso (ver anexo 12) El Proveedor desarrolla el curso en cada Centro Médico, con una duración total de 24 días, se representa el cronograma en el anexo 11. El Jefe de Servicio de la Unidad lleva el control de asistencia al curso de operación o mantenimiento del equipo y se aplicara la evaluación al finalizar el curso, misma que se analiza y se tabula la respuesta de los evaluadores. El informe es en forma escrita y/o digital sobre el resultado de la evaluación del curso impartido al encargado del seguimiento de la garantía del contrato, que permite el pago de facturas y llenar el control y seguimiento según se detalla en la Cuadro 14.

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El Director Médico y/o administrador de la unidad usuaria designa a un encargado para dar seguimiento a la garantía de funcionamiento (de ahora en adelante llamado Encargado de la garantía de la unidad usuaria). El Encargado de la garantía de la unidad usuaria revisa el cronograma de visitas para conocer las fechas en se realizaran las visitas de mantenimiento preventivo. El Encargado del control de garantías de la D.E.I. revisa la bitácora, los reportes de servicio y habla con los usuarios, para asegurarse que el proveedor ha cumplido con las visitas. Si el proveedor ha cumplido con las visitas, el Encargado del control de garantías de la D.E.I. reporta en la bitácora que todo está bien. Si el proveedor no ha cumplido con las visitas o encuentra el equipo fuera de servicio (O si en algún momento Encargado de la garantía de la D.E.I., recibe una comunicación de incumplimiento la de garantía y se procede a realizar el cálculo de la multa correspondiente al incumplimiento, para tramitarla al final de la garantía. Al final de la garantía del equipo, la unidad usuaria envía un informe al Encargado del control de garantías de la D.E.I. sobre el cumplimiento (o incumplimiento) del proveedor durante la garantía de funcionamiento. Al final de la garantía de funcionamiento, el Encargado del control de garantías de la D.E.I., realiza un informe final dirigido al Jefe de A.G.E. indicando que se cumplió con lo solicitado en el contrato y adjunta el informe de la unidad usuaria.

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Cuadro 14 Control y Seguimiento

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Requerimientos de Cambio Cambio Numero: Fecha de solicitud de cambio: Categoría del Cambio Alta Media Baja

Critico

Prioridad del Cambio Alto Medio

Bajo

Descripción del Cambio:

Impacto del Requerimiento Alcance

Costos

Entregables

Fecha

Autorizada

Organización

Cronograma

Otros

Autorización del Requerimiento del Cambio Aprobada

Rechazada

Postergada

Observaciones y Recomendaciones:

Figura 10 Requerimientos de Cambio

Implementada

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4.7.8 Proceso de Cierre Para la Dirección de Equipamiento Institucional identifica y fija el plazo del proyecto dentro del cartel licitatorio y los compromisos adjuntos como parte de la compra por parte del proveedor para este tipo de proyectos se estima que el cierre se divida en dos etapas: 1. Técnica 2. Contrato Técnica Para el proceso se identifican las fases de la compra de los Equipos de Mamografía indicándose: Fase 1: Proceso Licitatorio Fase 2: Recepción Preliminar Fase 3: Recepción Definitiva Fase 4: Capacitación Cada fase determinada contiene las distintas actividades indicadas en el plan y que finalizan a lo largo de los grupos de procesos y se registran y verifican con los documentos de aceptación. A partir del cierre de las fases se considera la verificación de los entregables: Fase 1

- Contrato de compra

Fase 2

- Acta de Recepción Preliminar

Fase 3

- Acta de Recepción Definitiva - Pruebas de Funcionamiento - Bitácora - Rutinas de Mantenimiento

Fase 4

- Cursos de Operación - Cursos de Mantenimiento - Manuales de Operación y Mantenimiento - Evaluación de las capacitaciones.

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Una vez concluida la verificación y documentación de los entregables se realiza el acta de aceptación que comprende una nota descriptiva del recibido de los entregables de proyecto y es de la competencia del Ingeniero Electro médico.

4.7.9 Contrato Este cierre comprende la notificación por parte de la Jefatura de la Dirección de Equipamiento Institucional del contrato completado el cual incluye los archivos de la etapa técnica de aceptación de los equipos de mamografía y las lecciones aprendidas, las cuales se integran como parte del proyecto y que se instauran en la plantilla de lecciones aprendidas indicada en la figura 11. En la figura 12 se presenta un panorama descriptivo dentro del proceso de cierre a modo ilustrativo.

Lecciones Aprendidas Dirección Equipamiento Institucional Proyecto: Consecutivo

Fecha

Descripción

Actividad

Presentada por

Figura 11 Lecciones Aprendidas

Recomendaciones

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Figura 12 Proceso de Cierre

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5 Conclusiones

1.

A partir de plan se cumple con las expectativas dispuestas en el objetivo

general y los objetivos específicos del proyecto. 2.

Se presenta un plan de mejora de los procedimientos encontrados en la

Dirección de Equipamiento Institucional al utilizar la Guía de los Fundamentos de la Administración de Proyectos

3.

El desarrollo del plan del alcance, los tiempos, las responsabilidades y una

asequible identificación de los componentes finales precisa el comportamiento del proyecto.

4.

Los resultados del proyecto se observan en el avance, la interacción y la

estructura necesaria para asegurar la ejecución, control y cierre cuya finalidad es implementar las acciones correctivas para cumplir con el plazo previsto.

5.

La incorporación de plantillas y herramientas estandariza, ordena y

homologa los procesos de la compra de equipos de la Dirección de Equipamiento Institucional.

6.

El control de cambios en el proyecto y el rendimiento suministran la

medición de las variaciones y permiten las acciones correctivas de modo que las mismas no afecten el tiempo y costo estimados dentro del ámbito total de proyecto.

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7.

Con el respaldo de la gestión de los recursos y del alcance del cronograma

detallado de las actividades se acentúa la importancia para el cumplimiento de los estimaciones de tiempo para ser ejecutadas, todo bajo las regulaciones establecidas en el Reglamento de Contratación Administrativa y a las experiencias en otras adquisiciones según el juicio de experto, de manera que al haber administración del tiempo permita identificar las tareas decisivas que intervienen en la mayoría de los resultados y así el manejo adecuado de los recursos y los esfuerzos disponibles para priorizar para prever y controlar los eventos futuros.

8.

La gestión de la comunicación asegura el trabajo y la colaboración que

suministra soluciones a los problemas conforme acontecen, manteniendo la expectativa de la dirección en el trabajo de equipo, así como la administración de la información con la documentación precisa. 9.

Para el proyecto se requiere de un equipo interdisciplinario, que incluya el

personal administrativo y de ingeniería, así como el personal asistencial, médico y tecnológico para la realización de formularios, sistemas de evaluación de las propuestas que deben acordarse anticipadamente para obtener los mejores resultados con el plan del proyecto.

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6 Recomendaciones

Es de conveniencia y mejora para la Dirección y significativo analizar la propuesta establecida en el plan de compra de Equipos de Mamografía.

La adquisición del equipamiento médico es una proceso que requiere un desarrollo de los recursos para la realización de sus actividades; conjunto de operaciones y tareas relacionadas con la entrega de los equipos de mamografía, así como la aplicación de los métodos y medidas necesarios y acordes a los estándares de PMI en una inversión de elevado costo con los fondos públicos y cuya decisión debe contener resultados evidentemente concretos. Por ello, el desarrollo de procesos y normativa debe incluir procedimientos muy precisos para disminuir los resultados perjudiciales en la compra de los equipos.

Para la realización de los proyectos de la Dirección de Equipamiento Institucional se requiere de la incorporación del recurso humano especializado para cumplir con las expectativas planteadas en alcance, costo y tiempo del proyecto.

Se propone la implementación de los procesos de control y seguimiento de los proyectos con el fin de tener una comparación de lo ejecutado contra lo planeado, así como para mantener un control de cambios y de las lecciones aprendidas.

Los estándares del PMI mediarían en la actualización de los procedimientos institucionales y darían una perspectiva mas clara de cómo se debe estructurar la DEI para cumplir con sus metas y lograr un desarrollo progresivo.

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7 Bibliografía

Chamoun, Yamal (2002).

Administración Profesional de Proyectos.

México:

McGraw-Hill. (www.mitecnologico.com) Caja Costarricense de Seguro Social (2008). “Misión, Visión, Valores”. Extraído el 29 de mayo, 2010, de http://www.ccss.sa.cr Caja Costarricense de Seguro Social, Gerencia de Infraestructura y Tecnología, Manual de Procesos y Procedimientos DEI, Marzo, 2008. De la Mora, Eyssautier, “Metodología de la Investigación. Desarrollo de la inteligencia”, Editorial Thompson, 2002.

Fuentes Objetivo: revisar la información final del proyecto - Project... Octubre 2010,office.microsoft.com/.../objetivo-revisar-la-información-final-del-proyecto HA001121825.aspx- España.

Fuentes Objetivo: revisar la información final del proyecto Project...http://www.buenastareas.com/ensayos/Cierre-Del-Proyecto/50712.html Ley N° 7494 y N° 8511. (2007). Contratación Administrativa y Decreto N° 33411-H. Reglamento Ley de Contratación Administrativa. Decretada por la Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica. Lledó, P., & Rivarola, G. (2007). Gestión de Proyectos. Como dirigir proyectosexitosos, coordinar los recursos humanos y administrar riesgos. Buenos Aires, Argentina: Prentice Hall/Pearson Education S.A.

P.M.I. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Cuarta Edición. Newton Square, Pennsylvania, Estados Unidos; 2008. TESIS, Montero Rodríguez, José Alejandro. Plan de la Gestión para la Adquisición Instalación y puesta en funcionamiento de un equipo de Tomografía Computarizada (TAC), Tesis U.C.I, San José, Costa Rica: Marzo, 20

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8 Anexos Anexo 1: Acta del Proyecto

Fecha 30 de mayo del 2010

ACTA DEL PROYECTO Nombre de Proyecto Plan de adqusicion de equipamiento médico de mediana y alta tecnología de la CCSS.

Areas de conocimiento / procesos: -Gestión del Alcance del Proyecto -Gestión del Tiempo del Proyecto comunicaciones Proceso de la ejecucio, control Proceso del cierre Fecha de inicio del proyecto Agosto 2010

Area de aplicación (Sector / Actividad): Dirección Equipamiento Institucional de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Fecha tentativa de finalización del proyecto Noviembre 2010

Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo General: Proponer un plan de la adqusicion de equipamiento médico de mediana y alta tecnología de la CCSS. Objetivos Especificos. 1. Elaborar un plan de gestión del alcance que precise los parametros del alcance del proyecto y la EDT de la adquisición de equipamiento medico. para establecer la consecusión del proyecto. 2. Desarrollar un plan de gestión de tiempo que muestre las actividades precisas y el cronograma para efectuar los entregables de la adqusicion del equipamiento medico 3. Identificación de los involucrados en la adquisición para entender su interacción en el proyecto 4. Desarrollar el plan de gestión de comunicaciones para la para la transmision de la información del proyecto. Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) Actualmente en la Dirección de Equipamiento Institucional la adquisición del equipo médico se lleva a cabo mediante la aplicación de un grupo de actividades conceptualizado en el enfoque basado en procesos y mediante la estructura funcional por lo que trabajar con el enfoque de PMI ayudaría a integrar una cultura de criterio en la gerencia de proyectos dentro de la organización al desarrollar una

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propuesta de mejora de la implementación de la gestión de la adquisición de los equipos de mediana y alta complejidad en la Dirección de Equipamiento Institucional. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto Del plan de la adquisición del equipamiento medico se obtendra una serie de documentos cuyo contenido este apoyado en los estandares de PMI y que va a contener los siguientes planes. Plan del alcance que contemple los procesos, requisitos y la confeccion de la estructura de trabajo. Plan de gestión de tiempo,el cual incluye las actividades a especificar, el ordenamiento de las mismas, requerimientos, tiempo y cronograma Listado de los involucrados y su interaccion dentro del proyecto. Plan de gestión de comunicaciones para los miembros del equipo del proyecto como para los diferentes interesados Supuestos - Obtención de la información de manuales y procedimientos de la DEI para desarrollar el proyecto - Proyecto sujeto a las Regulaciones y normativas institucionales - Actividades asociadas a tiempos especificos - Información disponible de manuales y procedimientos de la DEI. Restricciones - Tiempo de cumplimiento según calendario del proyecto - Equipo de trabajo y presupuesto compartidos en varios proyectos. - Atrasos en los procesos asociados al proyecto. Información histórica relevante En la actualidad la Direccion de Equipamiento Institucionasl cuenta con una serie de procedimientos instaurados en el Reglamento de Control Interno. Por parte de la Contraloria General de la Republica se realizo una evaluacion de los procedimientos, la cual concluyo que se deben modificar y crear estos procedimientos enfocados a los estandares de PMI, por tanto la información es relevante para la implementacion en la DEI.

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Anexo 2: EDT

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Anexo 3: Cronograma

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Anexo 4 Primera hoja

Segunda hoja

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Tercera hoja

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Anexo 5 Acta de Recepción Preliminar/Recepción Definitiva

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Anexo 6 Cronograma de Instalación

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Anexo 7 Pruebas de funcionamiento del Mamógrafo

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Anexo 8 Calcomanía “Equipo en garantía”

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Anexo 9 Bitácora del Equipo

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Anexo 10 Contenido de la Bitácora del Equipo

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Anexo 11 Rutina de Mantenimiento Hoja 1

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Hoja 1

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Anexo 12 Cronograma de Visitas de Mantenimiento

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Anexo 13 Formulario de Evaluacion de Cursos FÓRMULA DE EVALUACIÓN PARA CURSOS DE OPERACIÓN Nombre del curso: Nombre de la empresa:

MANTENIMIENTO

Fecha: Nº de concurso: Sede: Nombre del instructor: Señor(a)(ita) participante marcar con una X, la opción que considere apropiada en cada uno de los aspectos que a continuación se detallan: ASPECTOS MALO BUENO MUY BUENO 1 Material de apoyo entregado 2 Orden en el desarrollo de los temas 3 Organización del curso 4 Dominio de los temas por parte del instructor 5 Claridad en la exposición de los temas 6 Cumplimiento del horario 7 Las dudas de los participantes fueron aclaradas en forma 8 Las prácticas directas aplicadas en el equipo fueron 9 En general usted que calificación le daría al curso A continuación evaluar los siguientes aspectos acerca del contenido mínimo del curso: ASPECTOS MALO BUENO MUY BUENO 10 Usos y aplicación del equipo y accesorios. 11 Descripción de controles, teclas, programas, etc. 12 Operación del equipo. 13 Uso y aplicación del equipo y accesorios complementarios. 14 Alarmas, sistemas de seguridad y calibraciones 15 Mantenimiento básico y cuidados del equipo por parte del usuario. 16 Demostración con casos clínicos 17 Paquetes de software incluidos con el equipo CALIFICACIÓN GENERAL DEL CURSO: Finalmente favor hacer los comentarios y recomendaciones que considere pertinentes:

Nombre del Participante:

Fecha: