Story Transcript
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN PARA LA APERTURA E IMPLEMENTACION DE UNA SUCURSAL DE COOPELECHEROS R. L. EN ZARCERO.
Licda. Aida Nery Arce Ávila Sustentante.
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR ELTITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS.
San José, Costa Rica. Febrero, 2008.
HOJA DE APROBACIÓN UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos.
______________________________ Ing. Alejandro Rubinstein, M.B.A. Director del Proyecto
___________________________ Licda. Yorleny Hidalgo Morales. LECTOR No. 1
_______________________________ Lic. Víctor Noguera Durán. LECTOR No. 2
__________________________ Licda. Aida Nery Arce Ávila SUSTENTANTE
i
DEDICADORIA
A Dios, que todo me lo ha dado, que todo me lo ha enseñado y que me ha guiado hasta llegar aquí.
ii
RECONOCIMIENTOS A Dios, por darme la fuerza para llegar aquí. A mi esposo, Jorge, por apoyarme con todo su amor y entrega en este proceso.
iii
ÍNDICE DE CONTENIDO HOJA DE APROBACIÓN ------------------------------------------------------------------------------ I DEDICADORIA----------------------------------------------------------------------------------------- II RECONOCIMIENTOS --------------------------------------------------------------------------------- III ÍNDICE DE CONTENIDO ------------------------------------------------------------------------------ IV ÍNDICE DE ILUSTRACIONES -------------------------------------------------------------------------- VI ÍNDICE DE CUADROS------------------------------------------------------------------------------- VII RESUMEN EJECUTIVO ------------------------------------------------------------------------------ VIII 1.
2.
3.
INTRODUCCION --------------------------------------------------------------------------------- 1 1.1
ANTECEDENTES------------------------------------------------------------------------------------------ 1
1.2
PROBLEMÁTICA. ---------------------------------------------------------------------------------------- 2
1.3
JUSTIFICACION DEL PROYECTO. ------------------------------------------------------------------ 2
MARCO TEORICO ------------------------------------------------------------------------------- 4 2.1
MARCO REFERENCIAL O INSTITUCIONAL------------------------------------------------------- 4
2.2
APLICACIÓN DE ESTE PROYECTO--------------------------------------------------------------- 17
MARCO METODOLÓGICO. ------------------------------------------------------------------- 19 3.1
ACTA DEL PROYECTO------------------------------------------------------------------------------- 19
3.2
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO ----------------------------------------------- 19
3.3
ESTRUCTURA DE DESGLOCE DE TRABAJO (EDT) ------------------------------------------- 19
3.4
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES --------------------------------------- 20
3.5
LA HERRAMIENTA DE ORGANIGRAMAS Y DESCRIPCIONES DE CARGOS --------- 20
3.6
LA TÉCNICA DE JUICIO DE EXPERTOS---------------------------------------------------------- 20
3.7
LA TÉCNICA DE CAUSA Y EFECTO -------------------------------------------------------------- 21
3.8
ANÁLISIS DEL PRODUCTO-------------------------------------------------------------------------- 21
3.9
ELABORAR EL PLAN DEL ALCANCE DEL PROYECTO -------------------------------------- 21
3.10
ELABORAR EL PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPO Y COSTO ---------------------------------- 22
3.11
ELABORAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS --------------------------------------------- 23
3.12
ELABORAR EL PLAN DE RIESGOS ---------------------------------------------------------------- 24
iv
4.
DESARROLLO ---------------------------------------------------------------------------------- 25 4.1
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE--------------------------------------------------------------- 25
4.2
PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO Y TIEMPO ----------------------------------------------------- 33
4.3
PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y COMUNICACIÓN------------------- 40
4.4
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGO -------------------------------------------------------------------- 49
5.
CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------- 70
6.
RECOMENDACIONES ------------------------------------------------------------------------- 71
7.
BIBLIOGRAFIA --------------------------------------------------------------------------------- 73
8.
ANEXOS---------------------------------------------------------------------------------------- 74
ANEXO # 1 ------------------------------------------------------------------------------------------ 75 ANEXO # 2 ------------------------------------------------------------------------------------------ 78 ANEXO # 3 ------------------------------------------------------------------------------------------ 82 ANEXO # 4 ------------------------------------------------------------------------------------------ 83 ANEXO # 5 ------------------------------------------------------------------------------------------ 84
v
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
FIGURA # 1: ORGANIGRAMA ACTUAL DE COOPELECHEROS ......................................................... 7 FIGURA # 2: DISTRIBUCIÓN DE COOPERATIVAS POR PROVINCIA................................................. 12 FIGURA # 3: DISTRIBUCIÓN DE COOPERATIVAS POR SECTOR PRODUCTIVO................................ 12 FIGURA # 4: GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS ....................................... 14 FIGURA # 5: ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO....................................................................... 31 FIGURA # 6: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES................................................................................. 32 FIGURA # 7: CURVA S....................................................................................................................... 38 FIGURA # 8: FLUJO DE CAJA ........................................................................................................... 39 FIGURA # 9: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL PROYECTO........................................................... 40
vi
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO # 1: ESPINA DE PESCADO ................................................................................................ 51 CUADRO # 2: DISPARADORES DE RIESGO ...................................................................................... 52 CUADRO # 3: TABLA DE CLASIFICACIÓN DEL IMPACTO DEL RIESGO........................................... 53 CUADRO # 4: TABLA DE CRITERIOS PARA ESTIMACIÓN DE LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DEL RIESGO....................................................................................................................................... 53 CUADRO # 5: MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO DEL RIESGO ............................................... 54 CUADRO # 6: TABLA DE MANEJO DEL RIESGO............................................................................... 54 CUADRO # 7: MATRIZ DE RIESGO DEL PROYECTO.......................................................................... 56 CUADRO # 8: PLANTILLAS DE LA DOCUMENTACIÓN DE RIESGOS ........................ 57, 58, 59, 60, 61 CUADRO # 9: PLANES DE ACCIÓN.........................................................62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69
vii
RESUMEN EJECUTIVO
En el año 1994, un grupo de productores de leche de la zona norte, asociados a la Cooperativa de Productores de Leche Dos Pinos R. L., (Cooprole R. L.), preocupados por los problemas económicos que afectaban al sector lechero nacional, conformaron la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de leche R. L. (Coopelecheros R. L.), una cooperativa dedicada a proveer asistencia o ayuda en las áreas de ahorro, crédito y servicios múltiples. Coopelecheros R. L., por su naturaleza de carácter empresarial cerrado, permite tener una estrategia única de servicio al asociado, como a su vez; gozar de una amplia gama de productos financieros como: ahorros, créditos y servicios múltiples, con atención personalizada a todos los asociados. La anterior cooperativa, en los últimos 6 años ha presentado un crecimiento importante, especialmente en la afiliación de nuevos asociados, específicamente en el cantón de Alfaro Ruiz, por lo que se hace imperioso realizar la apertura de una sucursal en dicha zona, con el objetivo de satisfacer las necesidades de sus asociados, de forma eficiente, eficaz y personalizada. Actualmente los asociados del cantón de Alfaro Ruiz, deben trasladarse hasta Ciudad Quesada, a las oficinas centrales de Coopelecheros R. L. a realizar sus transacciones comerciales, unos 30 kilómetros de distancia. Esto motivó a los asociados, en la mayoría de las veces, a renunciar a Coopelecheros R. L. Por lo tanto, se analizó la necesidad prioritaria y la trascendental importancia, en la mejora de los servicios cooperativos, a dichos asociados, específicamente a los productores de leche, de la sede central del Cantón de Alfaro Ruiz, en la Ciudad de Zarcero. De allí, nace y se gesta este proyecto, cuyo objetivo general es: diseñar el Plan para la Apertura e implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero. Dicho proyecto tiene como objetivos específicos, la elaboración de los planes de: Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones y Gestión del Riesgo. La metodología que guiará el desarrollo del presente proyecto son las herramientas de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera Edición, Guía PMBOK (PMI, 2004). El alcance del proyecto en cuestión, se divide en seis áreas del conocimiento, que se estudian por separado, a saber; alcance, tiempo, costo, recursos humanos, comunicación y riesgo, y a su vez, la reunión de estas áreas, constituyen el resultado final en el Plan de este proyecto. Para esto, se utilizan diferentes herramientas, a saber: Acta del proyecto, Enunciado del Alcance del Proyecto, Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), Matriz de Asignación de Responsabilidad, Organigrama y Descripción de Cargos, Juicio de Expertos; donde se realizarán las entrevistas directas a: el Ingeniero Civil, el Arquitecto, al Constructor y a los cuatro miembros que integraron la
viii
Comisión de Construcción de las Oficinas Centrales, Diagrama Causa efecto, Matriz de Riesgo, entre otras, con el fin de facilitar la comprensión y seguimiento durante la ejecución del proyecto en sí. Una vez desarrollada la planificación de este proyecto, se concluye que: dado que este es el primer proyecto planificado para Coopelecheros R. L., aplicando seis áreas de conocimiento de la ”Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, es importante tener claro su alcance, como se indica en el mismo. Las áreas de conocimiento de Gestión del Tiempo y Gestión de los Costos, deben ir de la mano, para que el proyecto tenga un feliz alcance y así se logre concluir exitosamente. El director del proyecto debe gozar de grandes habilidades y destrezas, para el manejo del recurso humano y las comunicaciones, entre los involucrados del proyecto, ya que este, en su mayoría, debe ser subcontratado. (90%). Importancia de tomar en cuenta, el riesgo de la variación en los precios de los mercados nacionales e internacionales. Durante el desarrollo del proyecto como tal, analizar profundamente el impacto ambiental, que puede generar la construcción e implementación del proyecto, dentro de las normativas alusivas. Se recomienda; la implementación de la metodología expuesta en la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, dentro de la cooperativa, para la facilitación de: planificación, ejecución de los proyectos futuros y específicamente de este. El cumplimiento a cabalidad del cronograma preestablecido en el proyecto, con el objetivo de que los costos, no se incrementen significativamente y el tiempo no afecte la apertura de la sucursal, lo cual afectaría a los asociados. Asignar idóneamente, al Director del Proyecto, tomando en cuenta la ayuda de expertos (psicólogo, especialista en recursos humanos, sociólogos…), para que el proyecto tenga una feliz realización. Consultar cotidianamente las diversas fuentes económicas, para que el proyecto no sufra grandes desequilibrios financieros. Tomar en cuenta las normas preestablecidas en las áreas de: desarrollo sostenible y de impacto ambiental en la implementación del proyecto. Desarrollar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, para determinar qué contratar, comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo. Para la implementación de este proyecto, se recomienda que dentro del presupuesto estimado, se establezca una Reserva de Contingencia de al menos $11.000.00, (Once mil dólares) para atender la Gestión del Riesgo. Motivar al Consejo de Administración de Coopelecheros R. L., para realizar, a la mayor brevedad posible, el desarrollo de este proyecto: ¨Plan para la Apertura e Implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero¨, como apoyo, al sector lechero de la zona, que tantos beneficios económicos y sociales produce a la región y a la cooperativa en si.
ix
1
1. INTRODUCCION
1.1
ANTECEDENTES
A finales del año 1994, un grupo de productores de leche de la Zona Norte, preocupados por los problemas económicos que afectaban al sector lechero, dio inicio a un movimiento con el fin de encontrar consenso sobre qué clase
de
organización convendría para agrupar a todos los productores de leche de la región y posteriormente extenderlo a nivel nacional, con el fin de fortalecer el grupo y buscar una solución conjunta al grave problema que enfrentaban del alto costo de producción y la escasez de recursos económicos para enfrentarlos. Después de varias reuniones; el grupo gestor definió como solución la constitución de una “Cooperativa de Ahorro y Crédito”, formada por los productores de leche, asociados a la Cooperativa de Productores de Leche Dos Pinos R. L. (Cooprole R. L.), cita en los Antecedentes de la Cooperativa. En febrero de 1995, se celebró la Asamblea Constitutiva, contando con el apoyo de 30 asociados los cuales se comprometieron a aportar un equivalente al 1% del ingreso semanal de la venta de leche como cuota de aportación para la capitalización de la Cooperativa. En julio de 1996 la Cooperativa se inscribe legalmente ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad bajo resolución No. C-1011 del 31 de julio de 1996, y es aceptada por la Superintendencia General de Entidades Financieras (S.U.G.E.F.), cita en los registros de la Superintendencia y en el Acta constitutiva de la cooperativa. Diez años después Coopelecheros R. L., se consolida cada vez más con la participación de
650 asociados activos y un capital de ¢380.000.000.00, que
crece firme paso a paso a través del tiempo con el solo propósito de fortalecer al sector lechero asociado a Dos Pinos a través de ahorros, créditos y servicios múltiples.
2
1.2
PROBLEMÁTICA.
COOPELECHEROS R.L, cuenta con una sola oficina ubicada en la provincia de Alajuela, cantón de San Carlos, distrito de Ciudad Quesada, para brindar los servicios financieros y múltiples a los 650 asociados a nivel nacional. 1.3
JUSTIFICACION DEL PROYECTO.
Se considera, una oportunidad realizar el Proyecto Final de Graduación en el Plan para la apertura e implementación de la Sucursal de Coopelecheros R.L. en Zarcero y una necesidad para la empresa, esto constituye una inversión de recursos, por ello que la adecuada planificación de la Apertura e implementación de la Sucursal de Coopelecheros R.L. en Zarcero, brindará las bases apropiadas para una ejecución exitosa y constituye un esfuerzo que se espera sea compensado por la futura optimización del uso de los recursos en la apertura e implementación.
Además contribuirá a cumplir con los objetivos de alcance,
tiempo, costo, recursos humanos, comunicación y riesgos;
necesarios para
satisfacción de la Cooperativa y su Consejo de Administración. La planificación del proyecto se elaborará con base a la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera Edición, Guía PMBOK (PMI, 2004). Considerando la planificación de: •
Gestión del Alcance.
•
Gestión de Costo y Tiempo.
•
Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones.
•
Gestión de Riesgos.
3
Los objetivos principales de este proyecto de graduación son los siguientes: OBJETIVO GENERAL Diseñar el Plan para la Apertura e implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero. OBJETIVOS ESPECÍFICOS •
Elaborar el Plan de Gestión del Alcance, para determinar con exactitud que
incluye y que no incluye, que quedará previsto en el proyecto. •
Elaborar el Plan de Gestión de Costo y Tiempo, para determinar el tiempo y
costo total del proyecto. •
Elaborar el Plan de Gestión de los Recursos Humanos y Comunicaciones,
para determinar los roles, responsabilidades y competencias de los involucrados en el proyecto. •
Elaborar el Plan de Gestión de Riesgos, para determinar los tipos y la
clasificación de los riesgos. Y a la vez brindar las acciones correctivas a los mismos. Se espera que este plan sea la base para las futuras sucursales que abrirá Coopelecheros R.L. en diferentes regiones del país, ya que actualmente tiene la experiencia de la apertura e implementación de las Oficinas Centrales.
4
2. MARCO TEORICO
2.1
MARCO REFERENCIAL O INSTITUCIONAL
Coopelecheros R. L., es una cooperativa de ahorro y crédito de carácter cerrado,
los únicos que pueden ser asociados son: los productores de leche
activos de Cooprole Dos Pinos R. L. Actualmente cuenta con 650 asociados, a nivel nacional; el 90% se ubican en la provincia de Alajuela, específicamente en la Zona Norte y el 10% se ubican en las provincias de San José, Heredia y Guanacaste.
2.1.1 MISIÓN Somos una cooperativa de intermediación financiera, que contribuye a mejorar la calidad de vida de sus asociados; mediante la educación en la cultura del ahorro, en la práctica de ayuda mutua y en el uso responsable del crédito, proporcionando servicios competitivos y la administración eficiente de los recursos.
2.1.2 VISIÓN Ser; al mes de diciembre del año 2010; la mejor cooperativa de intermediación financiera, sólida y auto suficiente, preferida por la calidad de sus servicios, reconocida por su seguridad, confiabilidad, solidez y alta competitividad en beneficio para sus Asociados.
2.1.3 NUESTROS VALORES El secreto para que funcione la administración por valores es hacer aquello en que todos creemos, y creer en lo que hacemos.
5
El éxito verdadero no proviene de proclamar nuestros valores, sino de ponerlos en práctica consecuentemente todos los días. Creemos que tanto individualmente como a nivel de organización cooperativa el norte de nuestra conducta, en el mejoramiento integral de la calidad de vida de nuestros asociados(as) y la comunidad, deberá estar orientado hacia: el
respeto,
solidaridad,
responsabilidad,
trabajo
en
equipo
y
lealtad.
(RESORETRALE). Respeto: Nuestros actos se fundamentarán en la rectitud y la integridad, dispensando a nuestros semejantes el mismo trato que esperamos para nosotros y comprometiéndonos a practicar los valores éticos y morales que nos proyecten como modelo a la comunidad. Solidaridad: Reconocemos que el bien individual está supeditado al bien colectivo, por lo que la ayuda mutua será el fundamento de la generación y prestación de servicios. Para ello es importante entender el punto de vista de los demás y comunicarse con ellos teniendo en cuenta sus necesidades y respondiendo con prontitud a sus solicitudes. Responsabilidad: Nos comprometemos a dar lo mejor de nuestras capacidades y a entender que toda acción humana es capaz de ser mejorada. Consideramos que la calidad y la excelencia sólo se lograrán en la medida en que anticipemos y cumplamos con los requisitos de nuestros asociados(as) y clientes, a través de procesos evolutivos. Trabajo Colaborativo: Creemos que el trabajo en equipo entre los directivos y colaboradores es fundamental para alcanzar los objetivos y proyecciones de la cooperativa, porque involucra a cada individuo aprovechando
6
su talento personal y comprometiéndolo a realizar las tareas conducentes al bien común. Lealtad: Nuestro compromiso con la cooperativa se pondrá en práctica manteniéndonos informados y participando en todas las actividades que esta realice, contribuyendo al crecimiento y desarrollo de nuestra empresa, capacitándonos e involucrándonos en el movimiento cooperativo y cumpliendo puntualmente los compromisos adquiridos.
2.1.4 MANDATOS SEGÚN EL ESTATUTO DE COOPELECHEROS R. L.
2.1.4.1 General: Fortalecer al productor de leche asociado a Cooprole R. L., mediante la facilitación de servicios financieros y generales (múltiples) a bajo costo. 2.1.4.2 Específicos: 1.
Estimular el ahorro de sus asociados (as).
2.
Brindar a los asociados (as) facilidades de crédito a un interés razonable y
ofrecer orientación sobre el mejor uso de éste. 3.
Promover el bienestar general de sus asociados (as) mediante la utilización
de su capital y esfuerzos conjuntos. 4.
Fomentar la expansión e integración del Movimiento Cooperativo.
5.
Promover la participación activa de los y las asociados en el proceso
democrático de Coopelecheros R. L.
7
Coopelecheros R. L., presenta la siguiente estructura organizativa: ASAMBLEA DE DELEGADOS
COMITÉ DE VIGILANCIA
COMITÉ DE EDUCACION Y BIENESTAR SOCIAL
CONSEJO CON DE SEJO ADMNISTRA CION CON DE
GERENCIA GENERAL
CONTABILIDAD
MERCADEO
ASISTENTE ADMINISTRA TIVO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
COORDINADOR DE SOPORTE
TESORERIA
COBRO Y PAGOS
ATENCION AL CLIENTE
SERVICIOS GENERALES
FIGURA NO. 1: ORGANIGRAMA ACTUAL DE COOPELECHEROS R. L. La organización cuenta actualmente con 9 empleados, distribuidos en las diferentes unidades de negocio y departamentos, de acuerdo con los procesos que se realizan y las responsabilidades asignadas.
8
2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS GENERALES 2.1.5.1 Perspectiva: Clientes 1. Lograr el bienestar integral de nuestros asociados. 2. Lograr un alto grado de satisfacción de nuestros asociados. 3. Mantener un crecimiento neto de la cartera de asociados. 2.1.5.2 Perspectiva: Financieros 1.
Incrementar los rendimientos financieros para los asociados.
2.
Lograr un crecimiento sostenido de los activos productivos.
3.
Crecer en nuevos negocios rentables.
4.
Expansión Geográfica, apertura de la primera Sucursal para el 2008.
2.1.5.3 Perspectiva: Procesos 1. Conocer y mantener una cercanía con el asociado. 2. Desarrollar programas de formación y crecimiento integral para el asociado. 3. Reducir los tiempos de respuesta y la confiabilidad en todos los procesos. 2.1.5.4 Perspectiva: Capital Intangible 1. Configurar un equipo idóneo y competente de colaboradores que se sientan orgullosos de pertenecer a Coopelecheros R.L. 2. Fortalecer la estructura administrativa. 3. Lograr una mayor identificación del Asociado con la cooperativa.
2.1.6 PRODUCTOS FINANCIEROS QUE BRINDA LA COOPERATIVA
Ahorros: Se dividen en cuatro específicamente:
9
Certificado Cooperativo de depósito a plazo: Es un ahorro que lo puede comprar el asociado a diferentes plazos, la tasa de interés se le ofrece de acuerdo al plazo de la inversión, que puede ser a 3, 6, 9 y 12 meses. El retiro de los intereses, los puede cobrar de forma mensual, bimensual o al vencimiento. Ahorro Especial: Es una retención que el asociado para autoriza que se le deduzca de su liquidación semanal de la entrega de leche a Dos Pinos, además; el asociado puede realizar depósitos adicionales vía ventanilla de servicios; para un propósito y plazo específico.
Como por ejemplo: comprar carro, irse de
vacaciones, pago de la universidad de los hijos, compra de finca. Ahorro Navideño: Es una retención que el asociado autoriza para que se le deduzca de su liquidación semanal de la entrega de leche a Dos Pinos, además; el asociado puede realizar depósitos adicionales vía ventanilla de servicios, con el propósito de enfrentar los gastos de fin de año; como: aguinaldos, marchamos, pago de la renta, pagos de servicios profesionales, viajes, regalos de la época entre otros. Este ahorro sólo lo puede retirar durante el mes de diciembre. Ahorro Retenciones Especiales: Es una retención que el asociado autoriza que se le deduzca de la liquidación semanal de la leche a Dos Pinos, por un plazo determinado y para asuntos que tengan que ver con terceras personas. Por ejemplo: Cuando un grupo de asociados de una comunidad desean mejorar caminos y ellos deben de hacer un aporte, o cuando los peones de los asociados desean hacer un ahorro, entre otros. Créditos: Se dividen en cinco líneas específicas: El 80% sobre aportaciones: Se le da al asociado un crédito sobre el 80% de su saldo de aportaciones, siendo esta la garantía, con plazos de hasta 60 meses.
10
Back to Back: Se le da al asociado hasta el 90% sobre un Certificado Cooperativo de Depósito a plazo, que se encuentre a su nombre, siendo este la garantía de la operación, la tasa de interés que se cobra es un 2% sobre la tasa de interés que tiene el título, no se cobran comisiones de formalización. Desarrollo: Son créditos que el asociado puede solicitar en la cooperativa para inversiones específicas de su actividad; como por ejemplo: compra de finca, vehículos 4x4, vacas, maquinaria agrícola, certificados de aportación Dos Pinos, readecuación de deudas que tengan que ver con la actividad, entre otros. En esta línea la garantía puede ser; fiduciaria, hipotecaria, prendaría y los plazos son hasta 120 meses, dependiendo del plan de inversión y del monto solicitado. Suministros: Es una línea de crédito “revolutiva” a cinco años plazo; que todo asociado puede solicitar. No requiere garantía. La garantía es un contrato y un pagaré hasta por la suma de ¢1.500.000.00 (Un millón quinientos mil colones). Y la puede utilizar para el pago de facturas de: compra de jabón y desinfectantes para la lechería, cercas eléctricas, semen, pacas de heno, pagos de servicios profesionales como el médico veterinario, el ingeniero agrónomo y para emergencias e imprevistos. Comercio: Es una línea de crédito “revolutiva” a cinco años plazo; que todo asociado puede solicitar. No requiere garantía. La garantía es un contrato y un pagaré hasta por la suma de ¢750.000.00 (Setecientos cincuenta mil colones). Y la puede utilizar para el pago de gastos personales. Por la limitante de recursos propios de la cooperativa, se lograron convenios de créditos con entidades Bancarias con condiciones específicas del sector; mejorando así las condiciones del mercado; por lo que tenemos los créditos que denominamos contingentes:
11
Banco HSBC antes Banex.
Es una disponibilidad de crédito que cuenta
Coopelecheros R. L., hasta por ¢2.000.000.000.00 ( Dos mil millones de colones) que sólo lo pueden solicitar los asociados de Coopelecheros R. L., con plazos de hasta 120 meses, tasas de interés de tasa básica pasiva más dos puntos porcentuales, las garantías que pueden ofrecer es prenda sobre ganado y un fiador hasta por un monto de ¢10.000.000.00 ( Diez millones de colones) y para montos superiores; garantía hipotecaria, planes de inversión específicos del sector lechero. Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Es un contrato de ventanilla donde se le brindan los mismos servicios de créditos y ahorros que tiene el Banco a nuestros asociados, através de la plataforma de servicios de la Cooperativa, mejorando y brindando el servicio personalizado que tiene el Banco con nuestro sector. Servicios Múltiples: El asociado autoriza para que se le deduzca de su liquidación semanal un monto específico para pagar: servicio de agua, electricidad, teléfono, impuestos municipales, seguro directo y de planilla de empleados a la Caja Costarricense de Seguro Social, póliza de Riesgos de Trabajo y vehículos. Directv o Sky. El sector cooperativo en Costa Rica ha presentado igualmente un crecimiento de alrededor del 39.76%, en los últimos 40 años, según el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP (2002). La población cooperativa es de 446127 habitantes asociados a una cooperativa, lo que representa un 27% de la Población Económicamente Activa y 12% del Producto Nacional, que se distribuyen en Cooperativas Tradicionales un 77%, de Autogestión 20% y Cogestión un 3%. (CCC-CA (2002).
12
FIGURA NO. 2: DISTRIBUCIÓN DE COOPERATIVAS POR PROVINCIAS Lo que significa que las provincias con mayor desarrollo, San José y Alajuela, están representadas por el cooperativismo que ha traído un gran fortalecimiento al sector productivo del país.
FIGURA NO. 3: DISTRIBUCIÓN DE COOPERATIVAS POR SECTOR PRODUCTIVO El sector ahorro y crédito representa el 29%, es decir hay 96 cooperativas activas y esto representa un 64% del total de la población cooperativa, es decir
13
que Coopelecheros R. L., como cooperativa de ahorro y crédito, ha aportado su granito de arena a la producción de este país. De acuerdo con los datos anteriores se justifica el desarrollo del Plan para la Apertura e implementación de una Sucursal de Coopelecheros R.L., en Zarcero, para el año 2008.
2.1.7 TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Las cooperativas que se ubican en el sector de ahorro y crédito, no realizan sus operaciones como proyectos en sus actividades diarias. Las operaciones son continuas y repetitivas de la cooperativa. Los proyectos son esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o un servicio. El PMBOK Guide (PMI, 2004), define un proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Gido y Clements (2003), definen un proyecto como un esfuerzo para lograr un objetivo específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos. Una organización puede realizar uno o varios proyectos a la vez, en los cuales pueden elegir si los administra empíricamente, improvisada, donde no provee las bases adecuadas para cumplir el objetivo con éxito o bien administrar los proyectos bajo procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas y que vuelvan predecible los objetivos de los proyectos. La dirección o administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer sus requerimientos. Para lograr la integración y el éxito de esta metodología, depende de los involucrados en el proyecto, especialmente del director del proyecto. (Cleland e Ireland, 2001).
14
Los proyectos se pueden dividir en fases, para mejorar su control y proporcionar vínculos con las operaciones continuas de la organización. El conjunto de fases se denomina ciclo de vida. (PMI, 2004). Además, los proyectos se componen de procesos. Un proceso es una serie de acciones que producen resultados. Según el PMI (2004), se organizan en cinco grupos. Los cinco grupos de procesos para la dirección de proyectos tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proyecto. Los grupos de proceso no son las fases del proyecto, pues estos grupos pueden repetirse en cada uno de los diferentes entregables del proyecto en sí. A continuación se presenta un diagrama donde se muestran los cinco procesos a través del tiempo y con su respectivo nivel de interacción de unos con otros.
FIGURA NO: 4. GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS INICIACIÓN
15
Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Establece la visión del proyecto, la misión por cumplir y los objetivos, así como la justificación, restricciones y supuestos (PMI, 2004; Chamoun, 2002). PLANIFICACIÓN Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. En la planificación se establecen las estrategias, con énfasis en la prevención en lugar de la improvisación (PMI, 2004; Chamoun, 2002). EJECUCIÓN Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). SEGUIMIENTO Y CONTROL Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). CIERRE Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo (PMI, 2004; Chamoun, 2002). Los Grupos de Procesos, interactúan con las Áreas de Conocimientos que se detallan a continuación (PMI, 2004). INTEGRACIÓN Describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan,
16
unen y coordinan dentro de los grupos de proceso de la Dirección de Proyectos (PMI, 2004; Chamoun, 2002). ALCANCE Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto de forma satisfactoria. Puede incluir el Plan de Gestión del Alcance, el cual incluye además de los apartados siguientes, un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). TIEMPO Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Puede incluir el Plan de Gestión del Cronograma, el cual determina el formato y establece los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). COSTO Describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
Puede incluir el Plan de Gestión de Costos, el cual
establece los criterios para planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto, con los procesos que siguen a continuación, y entre otros, puede incluir el nivel de precisión, unidades de medida, enlaces con procedimientos de la organización, reglas de valor ganado, formatos de informe, descripciones de proceso (PMI, 2004; Chamoun, 2002).
17
CALIDAD Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Puede incluir el Plan de Gestión de Calidad, el cual establece cómo se implementará la política de calidad de la organización ejecutante y debe incluir los esfuerzos de la etapa inicial del proyecto, a fin de asegurar que las decisiones de las etapas tempranas (conceptos, diseños, pruebas), sean correctas (PMI, 2004; Chamoun, 2002). RECURSOS HUMANOS Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo de proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). COMUNICACIÓN Describe los procesos relacionados con la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma (PMI, 2004; Chamoun, 2002). RIESGOS Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto (PMI, 2004; Chamoun, 2002). ADQUISICIONES Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección (PMI, 2004; Chamoun, 2002).
2.2
APLICACIÓN DE ÉSTE PROYECTO En este proyecto en cuestión, se hará énfasis en el grupo de procesos de
Planificación para seis de las nueve áreas del conocimiento, a saber, Alcance,
18
Tiempo, Costo, Recursos Humanos, Comunicación y Riesgo. Estas seis áreas de conocimiento fueron escogidas en consistencia con los requerimientos específicos de la organización respecto a las expectativas del proyecto.
19
3. MARCO METODOLÓGICO. Existen técnicas y métodos para el desarrollo de proyectos. Una técnica se puede definir como un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad para producir un producto o un resultado, o prestar un servicio, y que puede emplear una o más herramientas. (PMI, 2004). Los estándares del PMI, 2004, guían el desarrollo de este proyecto, por lo que las técnicas y herramientas que se utilizarán, obedecen en gran medida a las enseñanzas del instituto. A continuación se describen las fuentes y herramientas que serán utilizadas en el desarrollo de este proyecto.
3.1
ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO El acta de constitución del proyecto es el documento que autoriza
formalmente un proyecto. Confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. (PMI, 2004).
3.2
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO El enunciado del alcance del proyecto es la definición del proyecto, los
objetivos que deben cumplirse. Aborda y documenta las características y los límites del proyecto, sus productos, y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control del alcance. (PMI, 2004).
3.3
ESTRUCTURA DE DESGLOCE DE TRABAJO (EDT) La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto
entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. (PMI, 2004).
20
3.4
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Una estructura que relaciona la estructura de desglose de la organización
con la estructura de desglose del trabajo, para ayudar a garantizar que cada componente del alcance del proyecto se asigne a una persona responsable. (PMI, 2004).
3.5
LA HERRAMIENTA DE ORGANIGRAMAS Y DESCRIPCIONES DE CARGOS Representa gráficamente a los miembros del equipo del proyecto y sus
interrelaciones para un proyecto específico. (PMI, 2004). Un método para describir las interrelaciones entre un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un objetivo común. (PMI, 2004).
3.6
LA TÉCNICA DE JUICIO DE EXPERTOS Consiste en utilizar la experiencia y el conocimiento de personas expertas
en un área específica. Se realizará entrevista directa a: al Ingeniero Civil, al Arquitecto, al Constructor y a los cuatro miembros que integraron la comisión de construcción y que estuvieron a cargo de la construcción de las Oficinas Centrales de Coopelecheros R. L. en Ciudad Quesada, y a los miembros actuales del Consejo de Administración. Para la implementación; se considerará la experiencia obtenida de la Gerencia General de Coopelecheros R. L, a la cual se le realizará una entrevista directa.
21
3.7
LA TÉCNICA DE CAUSA Y EFECTO Identifica las causas de los riesgos, que permite llevar a cabo la acción
correctiva. 3.8
ANÁLISIS DEL PRODUCTO Consiste en desglosar el producto, análisis de sistemas, ingeniería de
sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor y análisis funcional. Método de Evaluación: consiste en obtener evidencias (información objetiva de índole cuantitativo y cualitativo) de modo sistemático para informar o tomar algún tipo de decisión. Método Estadístico: consiste en recopilar, elaborar, interpretar datos numéricos, por medio de la búsqueda de los mismos. La forma como se emplearán los métodos y técnicas en este trabajo, se detallarán en función de cada uno de los objetivos específicos planteados en el presente proyecto final de graduación.
3.9
FUENTES DE INFORMACION Documentos administrativos existentes en la Cooperativa, que contienen
datos y reportes con información útil, para el proyecto en estudio. (Plan Estratégico, Reseña Histórica, Actas, Documentos Legales.)
3.10 ELABORAR EL PLAN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS Y ANÁLISIS DEL PRODUCTO Se utilizarán éstas técnicas para elaborar el Plan del Alcance del Proyecto y se empleará para generar diferentes enfoques, para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto, a través de la tormenta de ideas y el pensamiento individual, que
22
tienen los directivos de la cooperativa. Además, definir y desglosar el producto final del proyecto. MÉTODO DE EVALUACIÓN El método de evaluación, se utilizará con el fin de lograr y definir correctamente el alcance del proyecto através de la información objetiva de índole cuantitativa y cualitativa. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Con base a los resultados se analizarán los requerimientos del proyecto tales como las entregas, medidas, exclusiones, supuestos, restricciones o limitaciones, riesgos del Proyecto, con el fin de determinar los beneficios esperados, la estrategia de la organización del proyecto.
3.11
ELABORAR EL PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPO Y COSTO
TÉCNICA DE JUICIO DE EXPERTOS Se utilizará esta técnica para determinar la estimación de los costos de los insumos y tiempo en las actividades del proyecto. MÉTODO DE EVALUACIÓN Se utilizará el método de evaluación para alcanzar el objetivo de Elaborar el Plan de Gestión de Tiempo y Costo y obtener el resultado final del costo total del proyecto y determinar la viabilidad del proyecto por parte de la Cooperativa.
23
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Una vez obtenidos los resultados se brindarán las recomendaciones para los supuestos que deben de ejecutarse para que el plan financiero tenga éxito.
3.12
TÉCNICA
ELABORAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS
DE INVESTIGACIÓN
DOCUMENTAL,
Y LA HERRAMIENTA DE
ORGANIGRAMAS
Y
DESCRIPCIONES DE CARGOS Se utilizará esta técnica y herramienta para elaborar el Plan de Gestión del Recurso Humano y establecer el marco conceptual de las funciones de los colaboradores funcionales y el recurso humano del proyecto. Se hará uso de las fuentes primarias que tenga la cooperativa como informes técnicos, manuales de reclutamiento y selección de personal entre otros. MÉTODO DE EVALUACIÓN Se utilizará el método de evaluación para alcanzar el objetivo de Elaborar el Plan de Recursos Humanos, para determinar los roles, responsabilidades y competencias de los funcionarios que formarán parte del proyecto. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Con base a la sucursal que requiere Coopelecheros R. L., y las funciones ya establecidas, se determinarán las funciones de los miembros y se brindarán las recomendaciones del caso.
24
3.13
ELABORAR EL PLAN DE RIESGOS
TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Y DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO Se utilizará esta técnica con el fin
de elaborar el Plan de Gestión del
Riesgo y establecer la clasificación del riesgo y crear la contingencia. MÉTODO DE EVALUACIÓN Se utilizará el método de evaluación para alcanzar el objetivo de Elaborar el Plan de Riesgo, para identificar y clasificar los riesgos de la sucursal, de acuerdo al grado de probabilidad de ocurrencia y el impacto. ANÁLISIS DE RESULTADOS Con base en los resultados cualitativos se definirá el proceso de plan de respuesta al riesgo para potencializar las oportunidades.
25
4. DESARROLLO A continuación se desarrollarán las áreas del conocimiento del PMI, para este proyecto, desglosándose en cada uno de los procesos requeridos para mi interés, para completar el Plan del Proyecto.
4.1
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
4.1.1 Iniciación 4.1.2 Descripción del Proyecto La planificación del alcance, incluye la constitución del acta y el enunciado del trabajo del proyecto, para autorizar formalmente un proyecto. El acta y el enunciado del proyecto para el Plan para la Apertura e implementación de una Sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero se muestra en el Anexo 1 y 2 en el que se describe brevemente el objetivo del proyecto, el producto, necesidades de negocio, justificación, entregas, medidas, exclusiones, supuestos, restricciones o limitaciones, grupos de interés y aprobación del proyecto.
4.1.3 Generalidades del Proyecto Es necesario desarrollar el proyecto Plan para la apertura e implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero, para la organización, ya que este tendrá un impacto muy importante en la situación financiera y además mejora la condición socioeconómica de los asociados en la Zona de Zarcero.
4.1.4 Requerimientos Físicos Se requiere que el lote cumpla con: •
Área mínima útil: 250 mts2.
•
Relación frente fondo: 1:2
26
•
Altura mínima sobre el nivel máximo de la acera 50 centímetros, Se requiere que el edificio cumpla con: •
Una oficina para el Coordinador.
•
Una oficina para captación.
•
Dos cubículos para atención al asociado.
•
Sala de reuniones.
•
Área de café.
•
Parqueo.
•
Bóveda.
•
Área de atención al público.
•
Sanitario para el público y funcionarios.
•
Cajero automático. (previsto)
4.1.5 Características
LOTE •
Un radio de 500 metros del Almacén Agro Veterinario Dos Pinos en Zarcero
centro. Que sea regular y plano. EDIFICIO •
El área total de construcción será de 150 m2.
•
Que el área de las oficinas sea de 12 m2.
•
Un área de espera para la atención del público.
•
El área de atención al asociado de 8 m2.
•
Una sala de reuniones y comedor con un área de 24 m2.
•
Que cuente con servicios sanitarios para el público; para empleados y apta
para personas minusválidos.
27
•
La bóveda con puerta de seguridad
•
Una bodega pequeña; 4 m2.
•
Área para implementos de limpieza.
•
Prevista para un cajero automático
•
Parqueo para cuatro vehículos.
•
Prevista para alarma y aire acondicionado.
•
Área prevista para segunda planta.
4.1.6 Beneficios Esperados Actualmente la Cooperativa cuenta con 84 asociados en la Zona de Zarcero, esto representa sólo un 28% de los asociados actuales de la Dos Pinos, por lo que hay un mercado potencial, por explorar. Aprovechando esta oportunidad la cooperativa; puede tener un crecimiento financiero muy importante y brindar un servicio más personalizado a los asociados.
4.1.7 Estrategia El desarrollo del proyecto se hará nombrando un Director del Proyecto, el cual tendrá a cargo el éxito del proyecto, y le corresponderá tomar las decisiones del mismo y contará con una Comisión de Construcción, a la cual le tendrá que rendir cuentas del proyecto y además serán ellos los que aprobarán o modificarán solicitudes de cambios.
4.1.8 Objetivo del proyecto Abrir e implementar una sucursal de Coopelecheros R. L. en el 2008 con un costo no mayor $128.000.00, en Zarcero.
28
4.1.9 Alcance del Proyecto Construcción e implementación de la sucursal de Coopelecheros R. L., la cual contará con los requisitos especificados anteriormente, además en el proceso de construcción se instalarán paralelamente; las redes de alarmas, comunicación, cómputo, telefónicas, aire acondicionado. Los equipos se dejarán instalados, con sus respectivas licencias de uso. Se contratará al personal administrativo que operará en la Oficina, que incluye: Coordinador de la Sucursal, Asistente del Coordinador, un cajero, dos plataformistas, un misceláneo; no se contratará el personal de seguridad; quedará previsto un cajero automático, una segunda planta, no incluirá el material de oficina, para entrar en operación ni el arreglo de zonas verdes y tapias.
4.1.10 Entregas •
Factibilidad.
•
Anteproyecto.
•
Construcción.
•
Implementación. Para cada entrega el responsable, debe entregar un documento escrito
donde se incluye: los estudios realizados, análisis de los resultados, y las recomendaciones. Firmado por el responsable.
4.1.11 Medidas •
Se evaluará el rendimiento del proyecto en cuanto a tiempo, costo y alcance,
en cada partida de trabajo de acuerdo al cronograma.
29
4.1.12 Exclusiones Se dejará previsto: •
Un cajero automático.
•
Segunda planta.
•
Zona Verde.
4.1.13 Restricciones •
Compra del lote.
•
Presupuesto.
•
Contratación de personal.
4.1.14 Supuestos 1.
Se podrá comprar el lote en los alrededores del Almacén Agro veterinario.
2.
Se contará con el presupuesto necesario para desarrollar todas las obras
planteadas. 3.
Se cuenta con el apoyo del Consejo de Administración para el proyecto.
4.
Se brindarán todos los servicios financieros que brindan las Oficinas
Centrales.
4.1.15 Factores críticos del éxito Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito: 1. Estudio de factibilidad sea positivo. 2. Que la Dos Pinos mantenga la ubicación actual del Almacén Agroveterinario.
30
4.1.16 Clasificación de los Involucrados El proyecto tiene el siguiente inventario de involucrados, a diferentes niveles: A NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN El patrocinador del proyecto: Coopelecheros R. L. Las áreas funcionales:
Contabilidad, Mercadeo, Proveeduría, Atención al Asociado, Asesorías Externas, Recursos Humanos, Administración de Sucursales, Comisión de Construcción, Contratista.
A nivel Social:
Los asociados de la zona de Alfaro Ruiz. La comunidad.
Entidades:
Municipalidad de Zarcero Ministerio de Salud Pública Instituto
de
Fomento
Cooperativo.
(INFOCOOP). Instituto Nacional de Seguros (INS). Caja Costarricense de Seguro Social. (CCSS). Colegio
Federado
Arquitectos (CFIA).
de
Ingenieros
y
31
4.1.17 Estructura Detallada de Trabajo La EDT siguiente, demuestra la subdivisión del trabajo del proyecto, en porciones de trabajo más pequeñas, fáciles de manejar y controlar, permite a los involucrados, observar los productos entregables del proyecto.
FIGURA NO. 5: ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO
COMPRA DE LOTE PLANOS Y PRESUPUESTO FINANCIAMIENTO CONTRATACIONES EXTERNAS CONSTRUCCION OBRAS PRELIMINARES DESARROLLO DE LA CONSTRUCCION SISTEMAS IMPLEMENTACION CONTRATACION DEL PERSONAL
1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.5 1.5.1
R: RESPONSABLE A: ASISTE C: CONSULTADO I: INFORMADO
SIMBOLOGIA
APROBACION DEL CONSEJO ANTEPROYECTO
1.2.2 1.3
ESTUDIO DE MERCADO Y FINANCIERO
FACTIBILIDAD
ESTRUCTURA DE LA EDT
1.2.1
1.2
COD. EDT
I I
I I A A A
R C R A A
OSCAR HIDALGO
A R I I I
I I C I I C
C A
JOSE PABLO FRANCISCO BLANCO PALMA
R C
C R I R R I R R I
AIDA ARCE AVILA
A R
A
GILBERT CARRANZA
RESPONSABLE
C C C C
R
R R R
A
INGENIERO CONSTRUCTOR OSCAR ARAYA
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES A NIVEL DE PARTIDAS Y PAQUETES DE TRABAJO
32
4.1.18 Matriz de Asignación de Responsabilidades
Seguidamente, la Figura No. 6, relaciona la estructura desglosada de la
organización con la EDT, que garantiza que cada componente del alcance del
proyecto tenga a una persona responsable.
FIGURA NO. 6: MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES.
33
4.2
PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO Y TIEMPO
4.2.1 Enumeración de los factores de empresa o fuentes de información para estimación de los tiempos Coopelecheros R. L.,
no cuenta con información documentada para la
estimación de tiempos. Por lo que se utilizará el criterio de expertos para este caso.
4.2.2 Metodología a ser empleada para la estimación de Costos •
Juicio de Expertos: Se contratará a un profesional en el área de
presupuestación y programas de trabajo. •
Lecciones aprendidas: La
construcción de las oficinas centrales de
Coopelecheros en el año 2003. •
Conocimientos del equipo del proyecto: Se cuenta con un miembro en la
comisión de construcción que tiene experiencia en el área de construcción y contratos.
4.2.3 Definición de las Actividades del Cronograma Para identificar las actividades de este proyecto, se utiliza la herramienta del Project y documenta el trabajo que se planifica realizar, se muestra en el Anexo 3.
4.2.4 Ruta Crítica del Proyecto Se denomina ruta crítica a la serie de actividades que determinan la ruta más larga para terminar el proyecto. (Chamoun, 2002). La ruta crítica de este proyecto se muestra en el Anexo 4.
34
4.2.5 Lista de supuestos para la estimación de tiempos •
Fecha de inicio del proyecto, octubre del 2007.
•
Obtención de la aprobación del crédito.
•
Contratación del constructor, en el tiempo previsto.
•
Inicio de la construcción en la época del verano del 2008.
•
Evitar contratiempos, hasta donde sea posible, en las adquisiciones de los materiales para la construcción.
4.2.6 Estimaciones de Costos de los Insumos del Proyecto. Las estimaciones de los costos para los insumos del proyecto, se hará con las actividades globales del proyecto de forma paramétrica. 1.
Partida de trabajo Factibilidad: Se tienen dos paquetes de trabajo
denominados: a. Estudio de mercado y financiero, que comprende tres actividades: i. La
contratación
del
estudio.
Los
recursos
asignados
principalmente estarán concentrados en la actividad de confección de licitación privada, recepción, análisis y contratación, cuyo responsable es Aida Arce Ávila, con unidades de asignación de un 50% y un costo de hora profesional a $20.00 y con la asistencia del Lic. Carlos Arroyo, con unidades de asignación de un 25%, con un costo de hora profesional de $40 ii. Elaboración y Fin del Estudio, el cual va a ser desarrollado bajo la modalidad de contratación externa. iii. Finalmente; el Hito de la Entrega del Estudio de Mercado al Consejo, para el análisis y aprobación respectiva. b. Aprobación del Consejo, consta de una actividad: iv. La del análisis del estudio de mercado y financiero, por lo que son asignados a los señores Oscar Hidalgo Rigioni; Presidente, con unidades de asignación de un 50%
y José Pablo Blanco Alfaro; miembro del Comité de
35
Construcción, con unidades de asignación de un 50%, con un costo por hora de $1.25. (Un dólar veinticinco centavos). v. Finalmente; el Hito de Aprobación de la Factibilidad del Proyecto. 2.
La partida de trabajo Anteproyecto: Consta de cuatro paquetes de trabajo: a. La compra de lote: que abarca dos actividades. vi. La negociación del precio, que se asignaron a los señores Oscar
Hidalgo Rigioni y José Pablo Blanco Alfaro, con 50% de unidades de asignación cada uno y con un costo por hora de $1.25 y el uso del vehículo se ha estimado en $2.5 dólares la hora. vii. Adquisición del lote, lo estimo en un costo de $25.000.00 (Veinticinco mil dólares), que consta en cancelar la compra y el pago de honorarios al Lic. Arroyo con unidades de asignación del 100% y con un costo de $40.00 la hora. Y Licda. Aida Arce, con unidades de asignación de un 100% y costo por hora de $20.00. b. Planos y Presupuestos, consta de tres actividades. viii. Confección de planos. ix. Elaborar el presupuesto. x. Realizar la tramitación. xi. Hito de Aprobación de Permisos de construcción, se ejecutará através de una contratación externa, por lo que se estimó en un costo
de
$4.220.00, que incluye los pagos de todas las tasas correspondientes. c. Financiamiento: Consta de tres actividades xii. Elegir la entidad financiera; se asignó al recurso Aida Arce Ávila, con unidades de asignación de un 50%, con un costo hora profesional de $20. xiii. Integrar documentos, se asignó al recurso Aida Arce Ávila, con unidades de asignación de un 50% y costo de hora profesional de $20. xiv. Estudio y formalización de crédito, se estimó un costo de $1.735.00 (Un mil setecientos treinta y cinco dólares).
36
xv. Finalmente el Hito de Aprobación del Crédito. d. Contrataciones externas: Consta de dos actividades: xvi. Contratación del Ingeniero, se asignan a los recursos Oscar Hidalgo Rigioni, con un costo de $1.25. Carlos Arroyo Rojas, con un costo de $40. y Aida Arce Ávila, y unidades de asignación 50%, 25% y 25% respectivamente, con precio. xvii. Contratar al constructor, se asignan a los recursos Oscar Hidalgo Rigioni, con un costo de $1.25. Carlos Arroyo Rojas, con un costo de $40. y Aida Arce Ávila, y unidades de asignación 50%, 25% y 25% respectivamente, con precio. 3.
La partida de trabajo Construcción: Consta de tres paquetes de trabajo. a. Obras preliminares: Consta de tres actividades: xviii. Limpiar el terreno que se estimó en un costo de $260 (Doscientos
sesenta dólares). xix. Construir la bodega se estimó el costo en $383.00 (Trescientos ochenta y tres dólares). xx. Hacer el trazado que se le estimó el costo de $200 (Doscientos dólares). b. Desarrollo de la construcción: Consta de tres actividades: xxi. Construcción de la obra gris, se estimó un costo de $24.000 (veinticuatro mil dólares). xxii. Levantar estructura de techos, se estimó el costo en $6.000 (seis mil dólares). xxiii.
Realizar acabados, se estima el costo de $32.500 (treinta y siete
quinientos dólares). c. Sistemas: Consta de tres actividades: xxiv. Hacer sistemas mecánicos, se estimó un costo de $3.800 (tres mil ochocientos dólares).
37
xxv. Implementar sistemas eléctricos, se estimó el costo de
$4.000
(cuatro mil dólares). xxvi. Instalar sistemas de cómputo y alarmas, se estima un costo de $ 7.500
(siete mil
quinientos dólares), se asigna el recurso Oscar Araya con
unidades de asignación de un 50% con un costo por hora de $ 20 (veinte dólares). xxvii. Finalmente; el hito de fin de la construcción. 4.
La partida de trabajo Implementación: Consta de un paquete de trabajo. a. Contratación de personal: consta de tres actividades: xxviii. Recibir ofertas, se asigna del recurso Gilberth Carranza con
unidades de asignación de un 50% costo de hora profesional de $15 ( quince dólares) xxix. Elegir personal,
se asignan los recursos Gilberth Carranza con
unidades de asignación de un 25% Aida Arce con unidades de asignación de un 25% y Francisco Palma con unidades de asignación de un 20% con costo de hora profesional de $20 (veinte dólares). xxx. Capacitar el personal, se asignan los recursos Gilberto Carranza con unidades de asignación de 50%, se integran los recursos Francisco Palma y Lineth Obando con unidades de asignación de un 100%, con costo por hora de $2 (dos dólares). xxxi. Finalmente; el hito de inauguración.
38
4.2.7 Curva S Curva S del Proyecto $130.000,00 $120.000,00 $110.000,00 $100.000,00
Costo .
$90.000,00 $80.000,00 $70.000,00 $60.000,00 $50.000,00 $40.000,00 $30.000,00 $20.000,00 $10.000,00 $0,00
08 20 8/ /0 27
08 20 7/ /0 28
08 20 6/ /0 28
08 20 5/ /0 29
08 20 4/ /0 29
08 20 3/ /0 30
08 20 2/ /0 29
08 20 1/ /0 30
07 20 2/ /1 31
07 20 2/ /1 01
07 20 1/ /1 01
Meses
Total Costo acumulado
FIGURA NO. 7: CURVA S En la Curva S, se representan los costos acumulados del proyecto, trazados en relación con el tiempo. En este caso, para el tercer mes se presenta, un pronunciamiento representativo, debido al egreso por la compra del lote; se mantiene más uniforme y para los últimos meses, tiene un pronunciamiento importante, ocasionado por ejecución de las actividades: Construcción de la obra gris, levantar estructura de techos, realizar acabados, la instalación y compra del sistema de cómputo y alarmas.
39
4.2.8 Flujo de Caja
FLUJO DE CAJA MENSUAL $29.595 $30.000,00
$27.255 $24.364
$25.000,00
$18.752
Costo .
$20.000,00
$12.867
$15.000,00
$10.000,00
$6.679
$5.791 $5.000,00 $928
$172
$61
$0,00 Nov-07
Dic-07
Ene-08
Feb-08
Mar-08 Abr-08 Meses
May-08
Jun-08
Jul-08
Ago-08
FIGURA NO. 8: FLUJO DE CAJA El Flujo de Caja, representa las salidas de efectivo, para la inversión en materiales en el proyecto, en un momento determinado. En este caso, se puede observar que, las salidas de efectivo más fuertes para el proyecto son para los meses de Enero, Mayo, Junio y Julio del 2008. Las mismas se deben, a que en el mes de enero, se realizará la compra de lote. Para el mes de mayo, se inician las actividades de construcción de la obra gris, levantar estructura de techos, realizar acabados, la instalación y compra del sistema de cómputo y alarmas.
40
4.3
PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y COMUNICACIÓN
4.3.1 Organización del Proyecto La Gestión de los Recursos Humanos, incluyen: a las personas que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas, a quienes se le han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. (PMI, 2004). El corazón de la comunicación no son las palabras sino la comprensión. (Jack Gido y James P. Clements, 2003).
4.3.2 Organigrama Funcional del Proyecto El organigrama que se presenta a continuación, describe la organización básica del proyecto.
FIGURA NO. 9: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL PROYECTO.
41
4.3.3 Roles y Responsabilidades Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes roles y responsabilidades, dentro del
organigrama funcional del
proyecto: •
Consejo de Administración:
La aprobación del proyecto.
•
Comité de Construcción:
Seguimiento y aprobación de las modificaciones del proyecto.
•
Implementación:
Contratar el personal, capacitarlos y realizar las pruebas de los equipos.
•
Administración de Sucursal:
Integrar las áreas funcionales para del éxito de la oficina.
4.3.4 Matriz de Asignación de Responsabilidades MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES A NIVEL DE PARTIDAS Y PAQUETES DE TRABAJO COD. EDT
RESPONSABLE
ESTRUCTURA DE LA EDT OSCAR HIDALGO JOSE PABLO BLANCO
ROL 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3
FACTIBILIDAD ESTUDIO DE MERCADO Y FINANCIERO APROBACION DEL CONSEJO
1.3.1
COMPRA DE LOTE PLANOS Y PRESUPUESTO
1.3.3
FINANCIAMIENTO
1.3.4
CONTRATACIONES EXTERNAS CONSTRUCCION
1.4.1
OBRAS PRELIMINARES
1.4.2
DESARROLLO DE LA CONSTRUCCION
1.4.3 1.5 1.5.1
Coordinador de Factibilidad
Coordinador de Construcción
Coordinadora de Implementación
R C R
I I C
C R I
A
I C
R I R R I
GILBERT CARRANZA Encargado de Recursos Humanos
INGENIERO
CONSTRUCTOR
OSCAR ARAYA
Ingeniería Civil
Constructor
Ingeniero en TI
R R R
A
ANTEPROYECTO
1.3.2
1.4
AIDA ARCE AVILA
I I A A A
SISTEMAS IMPLEMENTACION CONTRATACION DEL PERSONAL SIMBOLOGIA R: RESPONSABLE A: ASISTE C: CONSULTADO I: INFORMADO
I I
A R I I I
R C
R A C C C C A R
42
4.3.5 Plantillas de Recursos Humanos y Comunicación Las plantillas expuestas, sintetizan el rol, la responsabilidad, la autoridad, la competencia y la comunicación del responsable de la partida o del paquete de trabajo según la ETD. NOMBRE
Oscar Hidalgo Rigioni.
PARTIDA DE TRABAJO
1.2 Factibilidad.
ROL
Coordinador de Factibilidad.
RESPONSABILIDADES
Evaluación del informe de factibilidad. Presentar ante el consejo de administración el informe.
AUTORIDAD
Firma del acuerdo.
COMPETENCIA
Negociador. Conocimiento en construcción.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Consejo de Administración QUE: La evaluación y el resultado del estudio de factibilidad. CUANDO: Una vez terminado el estudio de factibilidad y realizada la respectiva evaluación. COMO: Por escrito de manera formal. POR QUIEN : Oscar Hidalgo Rigioni.
43
NOMBRE
José Pablo Blanco Alfaro.
PARTIDA DE TRABAJO
1.4 Construcción.
ROL
Coordinador de Construcción.
RESPONSABILIDADES
Supervisar y autorizar cambios en la construcción. Informar a Consejo de Administración el desarrollo de construcción, Proveeduría. Control de tiempos y costos.
AUTORIDAD
Tomar decisiones y firmar aprobaciones sobre la construcción.
COMPETENCIA
Experiencia empírica en construcción y buenas relaciones interpersonales.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Consejo de Administración QUE: Informes sobre la construcción, incluyendo tiempo y costo reales y proyectados y demás información necesaria. CUANDO: Informe Bisemanal COMO: Por escrito de manera formal y cualquier otra eventualidad lo hará de forma informal. (emails, teléfono o verbal ). POR QUIEN : José Pablo Blanco Alfaro.
44
NOMBRE
Aida Arce Avila.
PARTIDA DE TRABAJO
1.5 Implementación.
ROL
Coordinadora de Implementación.
RESPONSABILIDADES
Seleccionar el personal, que laborará para el la sucursal e informar al Consejo.
AUTORIDAD
Aprobación del personal elegido.
COMPETENCIA
Licenciatura en Administración y Gerente de Coopelecheros R. L.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Consejo de Administración, Contabilidad. QUE: Lista de personal elegido y salario respectivo. CUANDO: Cuando haya terminado el proceso de reclutamiento. COMO: Por escrito de manera formal. POR QUIEN : Aida Arce Avila
45
NOMBRE
Gilbert Carranza Rojas.
PAQUETE DE TRABAJO 1.5.1 Contratación de Personal. ROL
Encargado Recursos Humanos.
RESPONSABILIDADES
Recibir Ofertas. Realizar las entrevistas y tabular la información. Presentar a Gerencia el informe.
AUTORIDAD
Contratar el personal para la sucursal.
COMPETENCIA
Conocimientos en Área de R.H. (Perfiles y Puestos.)
COMUNICACIÓN
QUIEN: Gerencia. QUE: Presentar informe sobre las entrevistas realizadas con las calificaciones respectivas y documentación del interesado ( curriculum, test aplicados, etc.) CUANDO: Una vez terminado el procesos de reclutamiento. COMO: Por escrito de manera formal. POR QUIEN : Gilberth Carranza Rojas.
46
NOMBRE
Ingeniero.
PAQUETE DE TRABAJO 1.3.2 Planos y Presupuestos. ROL
Ingeniero Civil.
RESPONSABILIDADES
Diseño, Confección, Tramitación y Presupuesto.
AUTORIDAD
Firma de Planos, Inspección y Firma de la Bitácora de la obra.
COMPETENCIA
Construcciones previas de edificaciones similares.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Gerente y José Pablo Blanco Alfaro. QUE: Entrega de anteproyecto y de planos finales, permisos y presupuestos. CUANDO: Semanales durante el transcurso del diseño y la tramitación. COMO: Reuniones formales, informales y comunicación verbal y escrita. POR QUIEN : Ingeniero.
47
NOMBRE
Constructor.
PAQUETES DE TRABAJO 1.4.1 Obras Preliminares. 1.4.2 Desarrollo de la Construcción. 1.4.3 Sistemas. ROL
Constructor.
RESPONSABILIDADES
Llevar a cabo en tiempo, costo y calidad todas las actividades de la construcción.
AUTORIDAD
Firma de recibido conforme de los materiales.
COMPETENCIA
Experiencia en construcción de proyectos similares.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Jose Pablo Blanco Alfaro y Gerente. QUE: El desarrollo de las actividades de la construcción. CUANDO: Cuando sea requerido y al menos dos veces a la semana. COMO: De manera verbal y por escrito una vez a la semana. POR QUIEN: Constructor.
48
NOMBRE
Oscar Araya Araya.
PAQUETE DE TRABAJO 1.4.3 Sistemas. ROL
Ingeniero en Tecnología de Información.
RESPONSABILIDADES
Pruebas de Equipos y verificación de salidas (eléctricas, Cómputo y Mecánicas).
AUTORIDAD
Aprobar y validar el correcto funcionamiento de los sistemas.
COMPETENCIA
Conocimientos en Informática y instalaciones de redes.
COMUNICACIÓN
QUIEN: Gerente. QUE: La validación de los sistemas, mecánico, eléctrico y cómputo. CUANDO: Una vez finalizada la instalación de cada uno de los sistemas. COMO: De manera escrita. POR QUIEN : Ingeniero en sistema
49
4.4
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGO
4.4.1 Planificación de la Gestión del Riesgo Debido a que la Cooperativa tiene como actividad principal la venta de servicios financieros no cuenta con factores ambientales ni activos de los procesos de la organización para la construcción de sus sucursales en área de riesgos, debido a lo anterior el riesgo se debe desarrollar con la ayuda de expertos. 4.4.2 Análisis Cualitativo Prioriza los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto. 4.4.3 Riesgos del Proyecto Los riesgos del proyecto son circunstancias o eventos fuera del control del equipo del proyecto y que tendrán
un impacto en el proyecto si los mismos
ocurren. Para este estudio no se evalúan las oportunidades.
4.4.4 Tipos de Riesgos
TÉCNICOS Son los riesgos que se identificaron como desarrollados por especialidades que introducen diferentes riesgos asociados al proyecto y que debido a su particularidad son base para el proyecto y que solo se podrán medir durante la ejecución.
50
EXTERNOS Son los riesgos, de los cuales el proyecto no tiene ingerencia directa sobre ellos. Pero estos son de mucha importancia y se les debe dar un trato especial. ORGANIZACIONALES Los
riesgos
identificados
que
son
responsabilidad
directa
de
la
organización. GESTIÓN DEL PROYECTO Los riesgos identificados son los que afectarían los objetivos y la gestión del proyecto al ser puntos claves para el buen desarrollo del proyecto.
4.4.5 Identificación de Riesgos Para identificar los riesgos del proyecto actual, se utilizaron las técnicas de diagramación como análisis del Diagrama de Causa Efecto (espina de pescado), con el objetivo de analizar todas las causas o riesgos potenciales, que pueden tener un efecto negativo, en el proyecto o sobre la calidad de los entregables. Se presenta a continuación, la identificación de los 12 riesgos para el proyecto por medio de la espina de pescado:
51
CUADRO NO. 1: ESPINA DE PESCADO Este diagrama identifica las causas de los riesgos, que permite llevar a cabo la acción correctiva necesaria para minimizar el impacto del riesgo.
52
4.4.6 Cuadros y Tablas de Alimentación para la Matriz de Riesgo Para alimentar la Matriz de Riesgo, se desarrollaron los siguientes cuadros y tablas, que permitirán el análisis cualitativo de los riesgos. 4.4.7 Disparadores de Riesgos Estos son los que activarán los riesgos identificados, se presenta a continuación la tabla utilizada. CUADRO NO. 2: DISPARADORES DE RIESGOS.
Clasificación de los Riesgos
Técnicos
Externos
Gestión del Proyecto
Organizacionales
Disparadores No utilización de mezcladoras para el concreto. No cumplimiento de las tolerancias dadas. No inspección regular del profesional responsable. Existan muchas consultas y diferencias entre el constructor y el profesional de la obra. Devolución de planos por incumplimiento de normativas. Plan de crecimiento del almacén. Variación importante en los mercados internacionales. Atrasos en la entrega de los informes. Problemas e inconsistencias en el contenido de los informes respecto a la comunicación. Sobrecosto o economía no prevista según la línea base de costos Adelanto o demora en el cronograma. Crecimiento comercial en el área del proyecto. Excusas reiteradas por parte de los proveedores. Problemas frecuentes con el recurso humano.
53
4.4.8 Tabla de Clasificación del Impacto del Riesgo Se presenta la clasificación del impacto con la respectiva simbología y la definición de la misma. CUADRO NO. 3: TABLA DE CLASIFICACIÓN DEL IMPACTO DEL RIESGO. Impacto Simbología
Definición de la Categoría Riegos que de ocurrir tienen un impacto negativo sobre los objetivos del proyecto y que requieren prioridad de acción y respuestas agresivas.
Crítico
C
Serio
S
Riegos que de ocurrir tienen un impacto medio sobre los objetivos del proyecto y que requieren una acción oportuna.
M
Riegos que de ocurrir tienen un bajo impacto y no requieren una acción de gestión proactiva, pero se deben incluir en una lista de supervisión.
Menor
4.4.9 Tabla de Criterios para Estimación de la Probabilidad de Ocurrencia del Riesgo. Se utilizan rangos de porcentajes para ayudar a identificar la probabilidad del riesgo. CUADRO NO. 4: TABLA DE CRITERIOS PARA ESTIMACIÓN DE LA PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DEL RIESGO.
Criterio Probabilidad Certeza 100,00% Muy Posible 85,00% Posible 60,00% Poco Probable 30,00% Imposible 0,00%
54
4.4.10 Matriz de Probabilidad e Impacto del Riesgo. Con la clasificación del impacto y los porcentajes de probabilidad para el riesgo se clasificó el riesgo de acuerdo a su importancia como se muestra en la siguiente tabla. CUADRO NO. 5: MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO DEL RIESGO. Categorización de Riesgos Impacto Probabilidad % Menor Serio Crítico Muy Bajo Bajo Medio 0-10% Bajo Bajo Medio 11-40% Bajo Medio Alto 41-60% Medio Medio Alto 61-90% Medio Alto Muy Alto 91-100%
4.4.11 Tabla de Manejo del Riesgo Con los riesgos debidamente categorizados se propone una acción para el manejo de cada riesgo identificado. Para el estudio se dejaron sin una clasificación de manejo los riesgos clasificados como bajos los cuales se deben incluir en una lista de riesgos residuales a la cual de le debe dar seguimiento y control. CUADRO NO. 6: TABLA DE MANEJO DEL RIESGO Acción del Riesgo Transferir Mitigar Aceptar Seguimiento
Simbología T M A S
Definición Requiere traladar el impacto negativo a un tercero. Reducir la incertidumbre al revisar el alcance del proyecto. Reconocimiento del riesgo al ser imposible evitarlo. Riesgos clasificados como bajos, requieren de seguimiento.
55
4.4.12 Matriz de Riesgo del Proyecto Para llevar a cabo el análisis cualitativo de los riesgos del proyecto se utilizará una Matriz de Riesgo, donde se incluye todo el análisis realizado. A continuación se presenta la matriz del análisis cualitativo.
# RIESGO
12 3
8
11
1
6 11
9
11 3 10
3 3
4
2
5
4
7
4
5 6 3
12 3 12
TIPO DE RIESGO
GP OR
EX
GP
OR
TE GP
EX
GP OR GP
OR OR
TE
OR
TE
TE
EX
TE
TE TE OR
GP OR GP
C
Reubicación del almacén agroveterinario
SISTEMAS HACER SISTEMAS MECÁNICOS IMPLEMENTAR SISTEMAS ELÉCTRICOS INSTALAR SISTEMAS DE COMPUTO Y ALARMA HITO DE FIN DE LA CONSTRUCCIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTRATACIÓN DEL PERSONAL RECIBIR OFERTAS ELEGIR PERSONAL CAPACITAR PERSONAL HITO DE INAUGURACIÓN
REALIZAR ACABADOS
LEVANTAR ESTRUCTURA DE TECHOS
Inadecuada comunicación Recurso humano no competente Inadecuada comunicación
M M M
C S M
C
No cumplimiento con los estándares de calidad establecidos Ineficiente dirección técnica Diseño y planos deficientes Recurso humano no competente
S
Aumento importante en los materiales
C
M
M
M
S S
S M S
S
M C
S
S
C C
30,00% 30,00% 30,00%
85,00% 60,00% 30,00%
85,00%
60,00%
85,00%
30,00%
30,00%
30,00%
60,00% 85,00%
85,00% 30,00% 60,00%
60,00%
30,00% 85,00%
85,00%
60,00%
30,00%
60,00% 30,00%
B B B
A M B
A
M
A
B
B
B
M M
M B M
M
B A
M
M
M
A M
seguimiento seguimiento seguimiento
M M seguimiento
T
M
T
seguimiento
seguimiento
seguimiento
M M
M seguimiento M
T
seguimiento T
A
M
M
M M
IMPACTO PROBABILIDAD DEL RIESGOCATEGORÍA MANEJO DEL RIESGO
Inadecuada comunicación Recurso humano no competente
RIESGO
HITO DE APROBACIÓN DEL PROYECTO POR PARTE DEL CONSEJO ANTEPROYECTO COMPRA DE LOTE NEGOCIAR PRECIO Presupuesto mal estimado No encontrar el lote con las ADQUIRIR LOTE características solicitadas PLANOS Y PRESUPUESTO CONFECCIÓN DE PLANOS Diseño y planos deficientes ELABORAR EL PRESUPUESTO Presupuesto mal estimado Atrasos con los permisos de REALIZAR LA TRAMITACIÓN construcción HITO DE APROBACIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN FINANCIAMIENTO ELEGIR LA ENTIDAD FINANCIERA Presupuesto mal estimado INTEGRAR Y PRESENTAR DOCUMENTOS Recurso humano no competente ESTUDIO Y FORMALIZACIÓN DEL CRÉDITO Cronograma poco realista HITO DE APROBACIÓN DE FINANCIAMIENTO CONTRATACIONES EXTERNAS CONTRATAR EL INGENIERO Recurso humano no competente CONTRATAR EL CONSTRUCTOR Recurso humano no competente CONSTRUCCIÓN OBRAS PRELIMINARES No cumplimiento con los estándares LIMPIAR EL TERRENO de calidad establecidos Atraso o no disponibilidad de CONSTRUIR LA BODEGA materiales HACER EL TRAZADO Ineficiente dirección técnica DESARROLLO DE LA CONSTRUCCIÓN No cumplimiento con los estándares CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA GRIS de calidad establecidos
ANALIZAR EL ESTUDIO DE MERCADO
FACTIBILIDAD ESTUDIO DE MERCADO Y FINANCIERO CONTRATAR DEL ESTUDIO ELABORACIÓN Y FIN DEL ESTUDIO HITO DE ENTREGA DEL ESTUDIO DE MERCADO AL CONSEJO APROBACIÓN DEL CONSEJO
ACTIVIDAD
56
CUADRO NO. 7: MATRIZ DE RIESGO DEL PROYECTO
57
4.4.13 Plantillas de la Documentación de los Riesgos Se presentan las plantillas que muestran toda la administración del riesgo, que se deberá seguir durante la ejecución del proyecto. Para este estudio se tomaron los riesgos con categoría alta y tres con categoría media para crear las plantillas que se presentan a continuación. CUADRO NO. 8: PLANTILLAS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS RIESGOS. 11
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto
Activo 10/02/2007 Ingeniero. Elaborar el Presupuesto. Presupuesto mal estimado. Gestión del Proyecto. Bajo
Crítico
Clasificación Pasivo
Desestimado 61 - 90%
Probabilidad EDT
Medio
1.3.2
Alto
En caso de que exista una mala estimación, afectaría directamente los Descripción del Impacto trámites de financiamiento y del buen desarrollo de la obra, pudiendo afectar los objetivos del proyecto. Alternativa
Mitigar
Transferir
Aceptar
Solicitar un depósito de garantía de un 5.0% sobre el monto del Acciones Correctivas presupuesto estimado, hacerlo efectivo al momento de entrega del presupuesto y con una válidez de 1 mes de finalizada la obra. Criterio de Inicio o Disparador Sobrecosto o economía no prevista según la línea base de costos.
58
12
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto
Activo
Crítico
Clasificación
Desestimado
Pasivo
10/02/2007 Director del Proyecto. Contratar el estudio. Inadecuada Comunicación. Gestión del Proyecto. Bajo
61 - 90%
Probabilidad EDT
Medio
1.2.1.1
Alto
Al contratar el estudio, puede suceder que sea ineficiente la Descripción del Impacto descripción del alcance y por ende el estudio no cumpla con los requerimientos que se necesiten. Alternativa
Mitigar
Transferir
Aceptar
Darle seguimiento a los avances del estudio, a fin de corregir las malas interpretaciones que se tengan con el alcance. Criterio de Inicio o Disparador Atrasos en la entrega de los informes. Acciones Correctivas
4
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto
Activo
Clasificación Pasivo
Crítico Desestimado
10/02/2007 61 - 90% Probabilidad Constructor. Construcción de la obra gris. 1.4.2.1 EDT No cumplimiento con estándares de calidad establecidos. Riesgo Técnico. Bajo
Medio
Alto
Descripción del Impacto Daría como resultado, mala calidad en el producto final. Alternativa
Mitigar
Transferir
Acciones Correctivas Depósito de garantía 10% del valor de la obra. Criterio de Inicio o Disparador No cumplimiento de las tolerancias dadas.
Aceptar
59
4
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto
Activo
Crítico
Clasificación
Desestimado
Pasivo
10/02/2007 61 - 90% Probabilidad Constructor. Realizar Acabados. 1.4.2.1 EDT No cumplimiento con estándares de calidad establecidos. Riesgo Técnico. Bajo
Alto
Medio
Descripción del Impacto Daría como resultado, mala calidad en el producto final. Alternativa
Mitigar
Transferir
Aceptar
Acciones Correctivas Depósito de garantía 10% del valor de la obra. Existan muchas consultas y diferencias entre el constructor y el Criterio de Inicio o Disparador profesional de la obra.
5
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto
Activo 10/02/2007 Constructor. Hacer Sistemas Mecánicos. Ineficiente dirección técnica. Riesgo Técnico. Bajo
Crítico
Clasificación Pasivo
Desestimado 61 - 90%
Probabilidad EDT
Medio
1.4.2.1
Alto
Descripción del Impacto Daría como resultado, mala calidad en el producto final. Alternativa Acciones Correctivas
Mitigar
Transferir
Aceptar
Darle seguimiento a la bitácora del director técnico y supervisar que
las actividades estén de acuerdo a lo especificado. Criterio de Inicio o Disparador No inspección regular del profesional responsable.
60
1
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto Descripción del Impacto Alternativa
Activo
Clasificación Pasivo
Serio Desestimado
10/02/2007 61 - 90% Probabilidad Director del Proyecto. Adquirir lote. 1.3.1.2 EDT No encontrar el lote con las características solicitadas. Organizacional. Bajo
Medio
Alto
Es esencial para el proyecto, porque del lote depende la ejecución del proyecto. Mitigar
Transferir
Aceptar
Acciones Correctivas Aceptado pasivamente. Criterio de Inicio o Disparador Crecimiento comercial en el área del proyecto.
10
# Riesgo Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo Impacto Descripción del Impacto Alternativa
Activo
Clasificación
Serio
Pasivo
Desestimado
10/02/2007 Probabilidad Director del Proyecto. Estudio y formalización del crédito. EDT Cronograma poco realista. Gestión del Proyecto. Bajo
Medio
41-60% 1.3.3.3
Alto
Si no se aprueba el crédito en el tiempo estimado, se atrasaría el proyecto y podría elevar los costos. Mitigar
Transferir
Aceptar
Acciones Correctivas Negociar con entidad financiera, para que le dé prioridad al préstamo. Criterio de Inicio o Disparador Adelanto o demora en el cronograma.
61
3
# Riesgo Activo
Estado del Riesgo Fecha Responsable Nombre de la Actividad Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo
Pasivo
10/02/2007 Probabilidad Director del Proyecto. Contratar el constructor. EDT Recurso Humano no Competente. Organizacional. Bajo
Impacto Descripción del Impacto
Clasificación
Medio
Serio Desestimado 61-90% 1.3.4.2
Alto
Si no se aprueba el crédito en el tiempo estimado, se atrasaría el proyecto y podría elevar los costos.
Alternativa
Mitigar
Transferir
Aceptar
Tener buenas referencias del constructor y varias opciones de proveedores. Criterio de Inicio o Disparador Problemas frecuentes con el recurso humano. Acciones Correctivas
4.4.14 Planes de Acción Se crearon los planes de acción para cada uno de los riesgos, donde se determina qué acciones tomar ante los riesgos identificados. Para este estudio se tomaron los riesgos con categoría alta y tres con categoría media para crear las plantillas que se presentan a continuación.
Elaborar el Presupuesto.
3
Aida Arce
Aida Arce
1
2
Aida Arce
Ejecutar el depósito de garantía.
Revisar el alcance del proyecto, para priorizar las actividades. Buscar una alternativa de financiamiento adicional ante un
Responsable
Acción
5 días
Consejo de Implícito Administración y Dirección Financiera. Ingeniero, Consejo de Continuo. Permanente Implícito Administración, Comité de Antes de que Dirección Financiera y se active el 2 meses Implícito Consejo de disparador. Administración.
Después de que se active el disparador.
Rango de Duración Costo Recursos Especiales Fechas Aproximada
Tiempo
Estimaciones
Solicitar un depósito de garantía de un 5.0% sobre el monto del presupuesto estimado, hacerlo efectivo al momento de entrega del presupuesto y con una validez de 1.0 mes de finalizada la obra.
#
Acción:
Disparador: Sobrecosto o economía, no prevista según la línea base de costos.
Actividad:
Plan de Acción
62
CUADRO NO. 9: PLANES DE ACCIÓN
Contratar el estudio.
Responsable
Director del Proyecto
Director del Proyecto Director del Proyecto
Acción
Crear un formato de informes.
Crear un cronograma de reuniones. Evaluar las actividades y ejecutar las acciones correctivas necesarias.
1
2
3
Director de Proyecto
Antes de que se active el disparador.
Implícito
Director de Proyecto
Antes de que se active el Permanente Implícito disparador. 2 días
Director de Proyecto
5 días
Costo Recursos Especiales Duración Aproximada
Implícito
Antes de que se active el disparador.
Rango de Fechas
Tiempo
Estimaciones
Darle seguimiento a los avances del estudio, a fin de corregir las malas interpretaciones que se tengan con el alcance.
#
Acción:
Disparador: Atrasos en la entrega de los informes.
Actividad:
Plan de Acción
63
Construcción de la obra gris.
1
3
Antes de que se active el Permanente Implícito Director del Proyecto disparador.
Rango de Duración Costo Recursos Especiales Fechas Aproximada
Estimaciones
Revisar las bitácoras Director del Continuo. Permanente Implícito Director del Proyecto emitidas por el Director Proyecto Técnico. Después de Ejecutar la garantía, si Director del que se active 1 año Implícito Director del Proyecto no cumple con los Proyecto el estándares.
Director del Proyecto
Revisar el alcance del proyecto y los estándares de calidad.
2
Responsable
Acción
Tiempo
Depósito de garantía 10% del valor de la actividad.
#
Acción:
Disparador: No cumplimiento de las tolerancias dadas.
Actividad:
Plan de Acción
64
Realizar Acabados.
1
3
Costo Recursos Especiales Duración Aproximada
Antes de que se active el Permanente Implícito Director del Proyecto disparador.
Rango de Fechas
Estimaciones
Revisar las bitácoras Director del emitidas por el Director Continuo. Permanente Implícito Director del Proyecto Proyecto Técnico. Ejecutar la garantía si Después de Director del no cumple con los que se active 1 año Implícito Director del Proyecto Proyecto estándares. el
Director del Proyecto
Revisar el alcance del proyecto y los estándares de calidad.
2
Responsable
Acción
Tiempo
Depósito de garantía 10% del valor de la actividad.
#
Acción:
Disparador: Existan muchas consultas y diferencias entre el constructor y el profesional de la obra.
Actividad:
Plan de Acción
65
Hacer Sistemas Mecánicos.
3
Antes de que se active el Permanente Implícito Director del Proyecto disparador.
Costo Recursos Especiales Rango de Duración Fechas Aproximada
Revisar las bitácoras Director del emitidas por el Director Continuo. Permanente Implícito Director del Proyecto Proyecto Técnico. Después de Ejecutar las Director del que se active 5 días Implícito Director del Proyecto actividades Proyecto el correctivas.
Director del Proyecto
Revisar el alcance del proyecto y los estándares de calidad.
1
2
Responsable
Acción
Tiempo
Estimaciones
Darle seguimiento a la bitácora del director técnico y supervisar que las actividades estén de acuerdo a lo especificado.
#
Acción:
Disparador: No inspección regular del profesional responsable.
Actividad:
Plan de Acción
66
Adquirir lote.
3
2
1
#
Acción:
Acción
Aceptado pasivamente.
Responsable
Estimaciones Duración Costo Recursos Especiales Aproximada
Tiempo Rango de Fechas
Disparador: Crecimiento comercial en el área del proyecto.
Actividad:
Plan de Acción
67
Estudio y formalización del crédito.
Director del Proyecto
Contar con una partida específica de un 10% sobre el valor de obra. Darle seguimiento a la formalización del crédito. Buscar otra entidad financiera.
1
2
3
Antes de que se active el disparador.
1 mes
$12,800 ,00
Consejo de Administración y Dirección Financiera
Rango de Duración Costo Recursos Especiales Fechas Aproximada
Estimaciones
Continuo Director del durante el Permanente Implícito Director del Proyecto Proyecto financiamient o. Después de Director del que se active 2 meses Implícito Director del Proyecto Proyecto el
Responsable
Acción
Tiempo
Negociar con la entidad financiera, para que le dé prioridad al préstamo.
#
Acción:
Disparador: Adelanto o demora en el cronograma.
Actividad:
Plan de Acción
68
Contratar el constructor.
Continuo.
Director del Proyecto
Aplicar el Contrato.
Presindir de servicios profesional.
2
3
Después de los Director del que se active del Proyecto el
Antes de que se active el disparador.
Director del Proyecto
Definir claramente la relación contractual.
1
Rango de Fechas
Responsable
Acción
Implícito
8 días
Implícito
Permanente Implícito
15 días
Director del Proyecto y Departamento Legal
Director del Proyecto y Departamento Legal
Director del Proyecto y Departamento Legal
Costo Recursos Especiales Duración Aproximada
Tiempo
Estimaciones
Tener buenas referencias del constructor y varias opciones de proveedores.
#
Acción:
Disparador: Problemas frecuentes con el recurso humano.
Actividad:
Plan de Acción
69
70
5. CONCLUSIONES
A continuación se detallan los resultados más relevantes de este proyecto: 1.
Dado que este es el primer proyecto planificado para Coopelecheros R. L.,
aplicando seis áreas de conocimiento de la
”Guía de los Fundamentos de la
Dirección de Proyectos”, es importante tener claro su alcance, como se indica en el mismo. 2.
Las áreas de conocimiento de Gestión del Tiempo y Gestión de los Costos,
deben ir de la mano, para que el proyecto tenga un feliz alcance y así se logre concluir exitosamente. 3.
El director del proyecto debe gozar de grandes habilidades y destrezas, para
el manejo del recurso humano y las comunicaciones, entre los involucrados del proyecto, ya que este, en su mayoría, debe ser subcontratado. (90%). 4.
Importancia de tomar en cuenta, el riesgo de la variación en los precios de
los mercados nacionales e internacionales. (Presupuesto, contrataciones, compras diversas, salarios, ect). 5.
Durante el desarrollo del proyecto como tal, analizar profundamente el
impacto ambiental, que puede generar la construcción e implementación del proyecto, dentro de las normativas alusivas.
71
6. RECOMENDACIONES Se recomienda: 1.
La implementación de la metodología expuesta en la “Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, dentro de la cooperativa, para la facilitación de: planificación, ejecución de los proyectos futuros y específicamente de este. 2.
El cumplimiento a cabalidad del cronograma preestablecido en el proyecto,
con el objetivo de que los costos, no se incrementen significativamente y el tiempo no afecte la apertura de la sucursal, lo cual afectaría a los asociados. 3.
Asignar idóneamente, al Director del Proyecto, tomando en cuenta la ayuda
de expertos (psicólogo, especialista en recursos humanos, sociólogos…), para que el proyecto tenga una feliz realización. 4.
Consultar cotidianamente las diversas fuentes económicas, para que el
proyecto no sufra grandes desequilibrios financieros. 5.
Tomar en cuenta las normas preestablecidas en las áreas de: desarrollo
sostenible y de impacto ambiental en la implementación del proyecto. 6.
Desarrollar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, para
determinar qué contratar, comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo. 7.
Para la implementación de este proyecto, se recomienda que dentro del
presupuesto estimado, se establezca una Reserva de Contingencia de al menos $11.000.00, (Once mil dólares) para atender la Gestión del Riesgo.
72
8.
Motivar al Consejo de Administración de Coopelecheros R. L., para realizar,
a la mayor brevedad posible, el desarrollo de este proyecto: ¨Plan para la Apertura e Implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero¨, como apoyo, al sector lechero de la zona, que tantos beneficios económicos y sociales produce a la región y a la cooperativa en si.
73
7. BIBLIOGRAFIA
CCC-CA (Confederación de Cooperativas del Caribe y de Centroamérica). Cleland, David; Ireland, Lewis. Manual Portátil del Administrador de Proyectos. México. Mc Graw Hill. 2001 Coopelecheros R. L. (Cooperativa de Ahorro y Crédito de los productores de leche R. L.). Antecedentes de la Cooperativa. Costa Rica, 1994. Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos. Cuauhtémoc, México. McGraw-Hill, 2005. INFOCOOP (Instituto de Fomento Cooperativo). Investigaciones. Documentos. Costa Rica.2002. Disponible en www.infocoop.go.cr. Consultado el 02 de noviembre del 2005. Jack Gido, James P, Clemens. Administración Exitosa de Proyectos. Segunda Edición. México D.F. México: Thomson Learning, 2003. PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Tercera Edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A.: Project Management Institute, 2004.
74
8. ANEXOS
75
ANEXO # 1
Página:
IDEA DEL PROYECTO
1/3 IDEA DEL PROYECTO
Fecha de elaboración de la idea del proyecto
Código del proyecto
17-12-2005
12-05 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del proyecto Plan para la Apertura e implementación de una Sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero. Áreas de Conocimiento: Gestión del Alcance, Costo,
Tiempo, Recursos Área de Aplicación (sector / actividad)
Humanos, Comunicación y Riesgo.
Sector cooperativo
Grupo de Procesos:
Actividad: Ahorro y Crédito
Proceso de Iniciación y Planificación. Fecha de inicio del proyecto:
Fecha tentativa de Finalización del proyecto:
14 Octubre del 2006
14 de abril del 2007.
76
Página:
IDEA DEL PROYECTO
2/3 DETALLE DEL PROYECTO
Objetivo General del Proyecto:
Plan para la Apertura e implementación de una sucursal de
Coopelecheros R.L. en Zarcero, que permita mejorar el servicio que se brinda actualmente a los asociados en el cantón de Alfaro Ruiz. Objetivos específicos: 1. Elaborar el Plan de Gestión del Alcance. 2. Elaborar el Plan de Gestión del Costo y Tiempo. 3. Elaborar el Plan de Recursos Humanos y Comunicación. 4. Elaborar el Plan de Riesgos. Descripción de la Idea / Problema Coopelecheros R. L., cuenta con sólo una Oficina Central, para brindar los servicios financieros a todos sus asociados a nivel nacional, ubicada en la provincia de Alajuela, Cantón de San Carlos, Distrito de Ciudad Quesada. La cooperativa en los últimos 6 años ha presentado un crecimiento importante, especialmente en la afiliación de nuevos asociados específicamente en el cantón de Alfaro Ruiz. Los asociados de este cantón se deben desplazar hasta Ciudad Quesada, unos 30 kilómetros de distancia, para realizar sus transacciones comerciales con la cooperativa. De lo anterior se desprende la prioritaria necesidad y la gran importancia de mejorar los servicios cooperativos a los 300 asociados de la cooperativa Dos Pinos, todos productores de leche, a través de la Apertura de una Sucursal de Coopelecheros R. L. en la Ciudad de Zarcero, Cantón Alfaro Ruiz. Beneficios / Impacto en la Organización Actualmente hay 300 asociados de Dos Pinos, en el Cantón de Alfaro Ruiz, lugar donde se va ha ubicar la Sucursal. De los cuales sólo el 28% son asociados activos en Coopelecheros R. L., es decir tenemos un 72% de clientes potenciales, y esto es una oportunidad de crecimiento financiero para la cooperativa. Impacto: Se puede realizar la apertura e implementación de la Sucursal en menor tiempo, ya que se cuentan con la herramienta base para ejecutar y se minimiza el riesgo de un posible aumento de tiempo y costo en proceso de ejecución.
77
Página:
IDEA DEL PROYECTO
3/3
Identificación de Grupos de Interés (Involucrados). Clientes Directos: Asociados de Coopelecheros R. L., del cantón de Alfaro Ruiz. Consejo de Administración y Comité de Construcción. Clientes Indirectos: Áreas funcionales de la Cooperativa, Municipalidad de Zarcero, Entidades Proveedoras. FIRMA DE PARTICIPANTES Participante
Participante
Participante
Participante AUTORIZACIÓN PARA EL PROYECTO
Patrocinador Coopelecheros R. L.
Fecha
78
ANEXO # 2 Título
Código
PERFIL DEL PROYECTO
Página 1 de 4
Versión
ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE PERFIL DEL PROYECTO Fecha de elaboración del perfil del proyecto
Código del proyecto
17-12-2005
12-05 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del proyecto Plan para la Apertura e implementación de una Sucursal de Coopelecheros R.L. en Zarcero Área funcional
Nombre del solicitante
Consejo de Administración
Licda. Aida Arce Ávila.
Nombre del director del proyecto Licda. Aida Arce Avila. ENFOQUE DEL PROYECTO Provee una visión a nivel ejecutivo del Plan de Proyecto: identifica la necesidad o el problema de negocio o de la organización a resolver Descripción del proyecto Plan para la Apertura e implementación de una sucursal de Coopelecheros R.L. en la zona de Zarcero. Incluye: Elaborar el Plan de Gestión del Alcance. Elaborar el Plan de Gestión de Costo y Tiempo. Elaborar el Plan de Gestión de Recurso Humano y Comunicación. Elaborar el Plan de Gestión de Riesgos. Problema o Necesidad de Negocio u Organizacional a resolver La apertura de una Sucursal de Coopelecheros R. L., se debe a una necesidad de mercado, por el crecimiento que ha presentado la cooperativa, en los últimos 6 años; especialmente por la afiliación de asociados del cantón de Alfaro Ruiz; Alajuela. El Consejo de Administración tomó el acuerdo de implementar este proyecto, por lo que este trabajo se enfoca en la planificación de su ejecución.
79
Título
PERFIL DEL PROYECTO
Código
Página 2 de 4
Versión
Objetivos estratégicos generales: Perspectiva: Clientes 1. Lograr el bienestar integral de nuestros asociados. 2. Lograr un alto grado de satisfacción de nuestros asociados. 3. Mantener un crecimiento neto de la cartera de asociados. Perspectiva: Financieros 1. Incrementar los rendimientos financieros para los asociados. 2. Lograr un crecimiento sostenido de los activos productivos. 3. Crecer en nuevos negocios rentables. 4. Expansión Geográfica, apertura de la primera Sucursal para el 2008. Perspectiva: Procesos 1. Conocer y mantener una cercanía con el asociado. 2. Desarrollar programas de formación y crecimiento integral para el asociado. 3. Reducir los tiempos de respuesta y la confiabilidad en todos los procesos. Perspectiva: Capital Intangible 1. Configurar un equipo idóneo y competente de colaboradores que se sientan orgullosos de pertenecer a Coopelecheros R.L. 2. Fortalecer la estructura administrativa. 3. Lograr una mayor identificación del Asociado con la cooperativa. Objetivo General del proyecto Plan para la Apertura e implementación de una sucursal de Coopelecheros R. L. en Zarcero. Objetivos específicos: 1. Elaborar el Plan de Gestión del Alcance. 2. Elaborar el Plan de Gestión de Costo y Tiempo. 3. Elaborar el Plan de Gestión de Recurso Humano y Comunicación. 4. Elaborar el Plan de Gestión de Riesgo.
80
Título
Código
PERFIL DEL PROYECTO
Página 3 de 4
Versión
ABORDAJE DEL PROYECTO Describe la estrategia para desarrollar el proyecto Entregas 1. Plan de Gestión de Alcance. 2. Plan de Gestión de Costo y Tiempo. 3. Plan de Gestión Recursos Humanos y Comunicación. 4. Plan de Gestión de Riesgo. 5. Cierre y Aprobación del PFG. Medidas 1. Se evaluará el rendimiento del proyecto en cuanto a tiempo, costo y alcance, en cada partida de trabajo de acuerdo al cronograma. Exclusiones 1. El cajero automático, quedará previsto. 2.
La segunda planta, quedará prevista.
Supuestos 1. Se podrá comprar el lote en los alrededores del Almacén Agroveterinario Dos Pinos para la construcción de la Sucursal. 2. Se contará con el presupuesto necesario para desarrollar todas las obras planteadas. 3. Se contará con el apoyo del Consejo de Administración. 4. Se brindarán todos los servicios financieros que ofrece las Oficinas Centrales. Restricciones o limitaciones: 1. El software actual no brinda información estadística a nivel geográfico, por asociado. Asuntos, Riesgos y Problemas 1. Que no cumpla con el tiempo establecido. 2. La variación de los precios para determinar un costo real. 3. Que el Consejo de Administración, no me autorice realizar el Proyecto. OTROS PROYECTOS RELACIONADOS Proyectos
Oficinas Centrales de Coopelecheros R. L.
precedentes: Proyectos siguientes:
Apertura de Otras Sucursales a nivel nacional.
81
Título
Código
PERFIL DEL PROYECTO
Página 4 de 4 FIRMA DE PARTICIPANTES
Participante
Participante
Participante
Participante
AUTORIZACIÓN PARA EL PROYECTO
Patrocinador Director del proyecto
Firma Firma
Fecha Fecha
Versión
82
ANEXO # 3
83
ANEXO # 4
84
ANEXO # 5
85
ANEXO # 6
COD. EDT
1 1.1 1.1.1. 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.1.11 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1. 1.4.2 1.4.3 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3. 1.5.4 1.5.5. 1.5.6 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.7
Duración.
CRONOGRAMA Fecha comienzo
21 SEMANAS 5 SEMANAS 2 horas 3 horas 3 horas 2 horas 6 horas 2 horas 8 horas 2 horas 3 horas 1 horas 3 horas 5 SEMANAS 3 SEMANAS 5 horas 20 horas 10 horas 5 horas 2 SEMANAS 4 horas 3 horas 4 horas 4 horas 4 horas 8 horas 3 SEMANAS 2 horas 2 horas 4 horas 2 SEMANAS 4 horas 8 horas 10 horas 5 horas 8 horas 10 horas 6 SEMANAS 5 meses 15 dias 15 dias 1 horas
14 de Octubre del 2006 14 de Octubre de 2006 16 de Octubre de 2006 16 de Octubre de 2006 16 de Octubre de 2006 16 de Octubre de 2006 23 de Octubre de 2006 23 de Octubre de 2006 31 de Octubre de 2006 31 de Octubre de 2006 31 de Octubre de 2006 31 de Octubre de 2006 4 de noviembre de 2006 18 de Noviembre del 2006 08 de enero del 2007 08 de enero del 2007 09 de enero del 2007 24 de enero del 2007 01 de febrero del 2007 05 de febrero del 2007 05 de febrero del 2007 06 de febrero del 2007 07 de febrero del 2007 08 de febrero del 2007 09 de febrero del 2007 10 de febrero del 2007 20 de febrero del 2007 13 de febrero del 2007 13 de febrero del 2007 14 de febrero del 2007 14 de marzo del 2007 14 de marzo del 2007 16 de marzo del 2007 20 de marzo del 2007 23 de marzo del 2007 24 de marzo del 2007 26 de marzo del 2007 01 de abril del 2007 08 de enero del 2007 01 de abril del 2007 16 de abril del 2007 1 de mayo del 2007
ESTRUCTURA DE LA EDT PLAN PARA LA APERTURA E IMPLEMENTACION DE UNA SUCURSAL DE COOPELECHEROS R. L. EN ZARCERO SEMINARIO DE GRADUACION ELABORACION Y ENTREGA DEL CHARTER DEL PROYECTO DECLARACION DEL ALCANCE CRONOGRAMA Y EDT INTRODUCCION DEL PFG MARCO TEORICO Y METODOLOGICO CORRECCIONES DEL CRONOGRAMA Y EDT ESQUEMA DE CONTENIDO Y RESUMEN EJECUTIVO DEL PFG CORRECCIONES DE LAS ACTIVIDADES ANTERIORES VERSION FINAL DEL ENTREGABLE PFG ASIGNACION DE DIRECTORES PFG ENTREGA Y APROBACION DEL BORRADOR DEL PFG CURSO DE TOPICOS ELABORAR EL PLAN DEL ALCANCE DEFINIR LOS REQUERIMIENTOS DEFINIR LOS BENEFICIOS ESPERADOS DEFINIR LA ESTRATEGIA DEFINIR ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ELABORAR EL PLAN DE COSTO Y TIEMPO DEFINIR LOS SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DEFINIR LA METODOLOGIA A UTILIZAR DEFINIR LAS ESTIMACIONES DE LOS INSUMOS DEFINIR LA LINEA BASE DEFINIR EL FLUJO DE CAJA DEFINIR LA RUTA CRITICA ELABORAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS DEFINIR EL ORGANIGRAMA DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEFINIR LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES ELABORAR EL PLAN DE RIESGO IDENTIFICAR LOS POSIBLES RIESGOS EVALUAR LOS RIESGOS CUANTIFICAR LOS RIESGOS PLANIFICAR LAS RESPUESTA A LOS RIESGOS DEFINIR UN PLAN DE CONTINGENCIA DEFINIR LA GESTION DE LOS RIEGOS CIERRE Y APROBACION DEL PFG REVISION DEL PFG DEL TUTOR REVISION DE LOS LECTORES DEL PFG CORRECCION DE PFG SUSTENCION HITO DE GRADUACION.
Fecha Fin 15 de mayo del 2007 11 de Noviembre de 2006 21 de Octubre de 2006 21 de Octubre de 2006 21 de Octubre de 2006 21 de Octbure de 2006 28 de Octubre de 2006 28 de Octubre de 2006 4 de Noviembre de 2006 4 de Noviembre de 2006 4 de Noviembre de 2006 4 de Noviembre de 2006 11 de Noviembre de 2006 16 de Diciembre del 2006 03 de febrero del 2007 09 de enero del 2007 23 de enero del 2007 31 de enero del 2007 03 de febrero del 2007 19 de febrero del 2007 05 de febrero del 2007 06 de febrero del 2007 07 de febrero del 2007 08 de febrero del 2007 09 de febrero del 2007 12 de febrero del 2007 13 de marzo del 2007 13 de febrero del 2007 13 de febrero del 2007 14 de febrero del 2007 28 de marzo del 2007 15 de marzo del 2007 19 de marzo del 2007 22 de marzo del 2007 23 de marzo del 2007 24 de marzo del 2007 28 de marzo del 2007 15 de mayo del 2007 31 de abril del 2007 15 de abril del 2007 31 de abril del 2007 15 de mayo del 2007