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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS MAESTRÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA
Trabajo de Grado para la obtención del título de:
MAGISTER EN FINANZAS Y AUDITORÍA
REDISEÑO Y APLICACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CASAS PREFABRICADAS HABITAR. MODELO MATEMÁTICO.
Autor: Galo Santiago Torres Rosero
Director: Juan Carlos Rivera
Quito, Ecuador Octubre – 2010
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo de tesis previo a la obtención del título de Magister en Finanzas y Auditoría, ha sido desarrollado por mi persona, y me hago responsable de lo expuesto.
DEDICATORIA
El presente trabajo es el cumplimiento de una meta forjada años atrás en un seno familiar y el camino para llegar a una meta más alta. Dedico este trabajo a quienes amo y que indirectamente han aportado para la realización del mismo. A mi amada esposa Andreita, por su constante apoyo, amor y valor, ya que sin sus contribuciones inagotables, únicas y profundas, nunca habría sido posible el desarrollo de esta obra. A mis queridos hijos, Santiago, Daniel y Angie, por ser ellos la vida, la fuerza y la esperanza de un mundo mejor. A mis padres, Galo y Esthela, por su valor, integridad, confianza, y el legado que me han dejado para trascender en esta vida.
A mis hermanos, quienes siempre han sido un ejemplo para mí.
AGRADECIMIENTO
A Dios, a quien considero Mi Padre Celestial, por su guía, amor e inspiración para ejecutar este estudio. A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por la enseñanza impartida, la que me ha permitido especializarme, forjar mi carácter y servir a mi país como un mejor ser humano. Al Ingeniero Juan Carlos Rivera, por el apoyo brindado, ya que sin su conocimiento, y esa mano amiga en quien apoyarme, no habría sido posible la culminación exitosa.
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RESUMEN ............................................................................................................. 1 SUMMARY ............................................................................................................. 2 CAPITULO 1 .......................................................................................................... 3 1.1 ENUNCIADO DEL TEMA ................................................................................ 3 1.2 PLANTEAMIENTO .......................................................................................... 3 1.3 FORMULACIÓN .............................................................................................. 4 1.4 OBJETIVOS .................................................................................................... 4 1.4.1 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 4 1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 4 1.5 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 5 1.6 ALCANCE ....................................................................................................... 6 1.7 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................. 6 1.7.1 MARCO LEGAL ..................................................................................................... 6 1.7.1.1 DISPOSICIONES LEGALES .......................................................................... 6 1.7.1.2 DISPOSICIONES TRIBUTARIAS ................................................................. 8 1.7.2 MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 8 1.7.2.1 ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN .......................................... 8 1.7.2.2 SISTEMAS DE COSTOS ................................................................................ 9 1.7.2.3 BASES DE COSTOS ..................................................................................... 12 1.7.2.4 DOCTRINA DE COSTOS ............................................................................. 13 1.7.2.5 HOJA DE COSTOS ....................................................................................... 13 1.7.2.6 LA ORDEN DE PRODUCCIÓN ................................................................... 14 1.7.2.8 COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN ........................................... 16 1.7.2.9 MODELOS MATEMÁTICOS ...................................................................... 47 1.7.3 MARCO CONCEPTUAL ..................................................................................... 51 1.8 HIPÓTESIS ................................................................................................... 53 1.8.1 HIPÓTESIS GENERAL ....................................................................................... 53 1.8.2 HIPÓTESIS ESPECÍFICAS ................................................................................. 53 1.8.3 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE VARIABLES .............................. 53 1.8.3.1 VARIABLE INDEPENDIENTE: .................................................................. 53 1.8.3.2 VARIABLE DEPENDIENTE: ...................................................................... 53 1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................... 54 1.9.1 METODO DE INVESTIGACIÓN........................................................................ 54 1.9.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................................ 54 1.9.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN .......................................................................... 54 1.9.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................................ 55 1.9.5 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ............ 56 1.9.6 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS ...................................................... 56 CAPITULO 2 ........................................................................................................ 57 CICLO CONTABLE ACTUAL ............................................................................... 57 2.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD ACTUAL .......................................................... 57 2.1.1 ORDEN DE PRODUCCIÓN ............................................................................ 57
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2.1.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES ................................................................. 57 2.1.3 MATERIALES .................................................................................................. 58 2.1.4 MANO DE OBRA ............................................................................................ 59 2.1.5 GASTOS GENERALES DE FABRICACIÓN Y CONTROL ......................... 59 CAPÍTULO 3 ........................................................................................................ 61 REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO ...................... 61 3.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 61 3.2 LIBRO DIARIO ....................................................................................................... 63 3.3 LIBRO MAYOR ...................................................................................................... 75 3.3.1 PRESUPUESTO DE COSTOS GENERALES DE FABRICACIÓN .............. 85 3.3.2 ORDEN DE PRODUCCIÓN ............................................................................ 87 3.3.3 REQUISICIÓN DE MATERIALES ................................................................. 90 3.3.4 HOJA DE COSTOS .......................................................................................... 96 3.3.5 BALANCE DE SITUACIÓN FINAL............................................................... 99 3.3.6 ESTADO DE RESULTADOS ........................................................................ 100 3.3.7 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS .............................. 101 CAPÍTULO 4 ...................................................................................................... 102 MODELO MATEMÁTICO ................................................................................... 102 4.1 TIPO DE MODELO ............................................................................................... 102 4.2 DEFINICIÓN DE VARIABLES ........................................................................... 103 4.2.1 VARIABLES DE DECISIÓN ......................................................................... 103 4.2.2 MEDIDA DE DESEMPEÑO .......................................................................... 104 4.2.3 VARIABLES EXTERNAS ............................................................................. 104 4.2.4 RESTRICCIONES Y POLÍTICAS ................................................................. 104 4.2.5 VARIABLES INTERMEDIAS....................................................................... 105 4.3 DIAGRAMA DE INFLUENCIA ........................................................................... 106 4.4 RELACIONES ....................................................................................................... 108 4.4.1 RELACIONES FISICAS ................................................................................ 108 4.4.2 RELACIONES FINANCIERAS ..................................................................... 109 4.5 ANÁLISIS DEL MODELO ................................................................................... 111 CAPÍTULO 5 ...................................................................................................... 122 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 122 5.1 CONCLUSIONES .................................................................................................. 122 5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................ 125 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 128
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RESUMEN El sector de la construcción constituye una de las actividades más dinámicas de la Economía en su conjunto. Su evolución y problemática, son el resultado de una serie de factores estructurales que son determinantes para cumplir con la alta demanda social de vivienda, razón por la cual el costeo por órdenes de producción como herramienta de administración y productividad, es uno de los factores de gran importancia en el control de cada uno de los elementos del costo, así como también su repercusión en la comercialización del producto terminado.
La industria de la construcción ha tomado varias contramedidas, tratando de minimizar el costo operacional, ante la inestabilidad de algunos insumos como el hierro y cemento, ya que la vivienda prefabricada se ha constituido en una buena opción al momento de desear tener casa propia.
Lo que hace precisamente que se trabaje por órdenes de producción, es el hecho de que el reducido volumen de artículos producidos no justifica una producción en serie, por tal motivo se ha considerado un sistema aplicable al producto en cuestión
“Casas prefabricadas”, por contar con el único elemento producido
internamente (plaquetas de hormigón), pues los demás componentes del producto o materia prima, son adquiridos a diversos proveedores.
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SUMMARY
The construction sector is one of the most dynamic activities of the economy as a whole. Developments and issues, are the result of a number of structural factors that are determinants to meet with high social demand for housing, why which the costing for production as a tool of management and productivity, orders is a factor of great importance in the control of each of the cost elements, as well as their impact on the marketing of the finished product. The construction industry has taken several countermeasures, trying to minimize operational to the instability of some inputs such as iron and cement, cost since pre-fabricated housing has become a good choice when wish to have House itself. What precisely does work on the orders of production, is the fact that the reduced volume of produced items does not justify a series, production by such reason has been considered a system applicable to the product in question "Prefabricated houses" for having the only item produced internally (concrete platelets), because other components of the product or raw material, are purchased from multiple vendors.
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CAPITULO 1 1.1 ENUNCIADO DEL TEMA
REDISEÑO Y APLICACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CASAS PREFABRICADAS HABITAR. MODELO MATEMÁTICO.
1.2 PLANTEAMIENTO
Las pequeñas empresas constructoras suelen evaluarse respecto de su competencia. Usualmente se asume que la competencia son las otras empresas del rubro con presencia en el medio. En principio, esto es cierto aunque sólo parcialmente. El esfuerzo debe centrarse, entonces, en la búsqueda de sistemas que
brinden mejores estándares de productividad mediante un manejo más
profesional de sus actividades.
Es fundamental el compromiso hacia la excelencia y optimización del recurso escaso, lo que ocurre en el Área de construcción posee dimensión contable y financiera; es decir que toda actividad que se realiza, contribuye a alcanzar los objetivos, ya que las finanzas de la organización sean más prosperas. El aspecto financiero - económico – contable es el reflejo de cada una de los movimientos de la organización.
El perfeccionamiento de los sistemas de gerencia y gestión de proyectos, que han avanzado sustancialmente, brindan hoy en día herramientas poderosas que permiten lograr resultados susceptibles de cuantificación.
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1.3 FORMULACIÓN
¿De qué manera influye la implantación del sistema de costos por órdenes de producción en la eficiencia y eficacia de la gestión de construcción?
¿Es adecuado el sistema de control de costos utilizados actualmente?
¿Cuáles son los factores que influyen en el manejo adecuado de los recursos?
¿De qué manera influye la implantación del sistema de planeamiento y control de costos por órdenes de producción en la Constructora Habitar?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer un sistema de costos por órdenes de producción, que permita obtener el costo de los productos (casas prefabricadas) y determinar el impacto del diseño en el ahorro, así como establecer un modelo matemático que defina la variación en el costo ante movimientos de los elementos del costo.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Desarrollar un diagnóstico del estado actual en la estructura del sistema de costo.
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Describir los sistemas de planeamiento y control de costos en la Constructora Habitar.
Determinar los factores administrativos y de costos que influyen en la eficiencia y eficacia de la gestión en el campo de la construcción.
Propender por medio del análisis del costo al incremento de la productividad,
incentivando
la
voluntad
de
innovar
y
mejorar
constantemente la manera de realizar las cosas.
Establecer el valor de los productos, mano de obra y valor de fabricación que corresponde a las órdenes de producción ejecutadas en un periodo contable.
Establecer el modelo matemático que facilite la toma de decisiones para los Administradores de casas prefabricadas habitar.
1.5 JUSTIFICACIÓN
Se describirá el sistema en cuanto tiene que ver con los aspectos arquitectónicos y estructurales, cuya sustentación está dada por muros portantes, así como se dará especial tratamiento al tema de uniones de elementos, a la composición de las placas de hormigón que conforman la estructura y de todos los elementos como puertas, ventanas y cubierta que sin ser estructurales complementan el montaje de las viviendas.
La investigación es importante para contar con una descripción de los factores que influyen en la productividad, eficiencia y eficacia en la Empresa.
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1.6 ALCANCE
Con fines metodológicos y de manejo del estudio, se ha considerado como población de estudio el mes de Enero 2008.
La aplicabilidad del costeo por órdenes de producción es en nuestro medio un concepto relativamente nuevo, no existe documentación que registre en Ecuador el caso particular de aplicación, la búsqueda de información inicial realizada permite concluir que los textos, escritos y tratados particulares sobre este tema provienen del exterior, por lo tanto será un documento útil para otras personas que desean incursionar en el control de gestión.
Se determina que el estudio está orientado a la Constructora Habitar. La limitación fundamental es que los datos a utilizar son de carácter primario e inferido a partir de la poca información sistematizada que tiene la empresa.
1.7 MARCO DE REFERENCIA
1.7.1 MARCO LEGAL
1.7.1.1 DISPOSICIONES LEGALES
Por constituirse un producto popular, cuyo objetivo es promover la adquisición de vivienda, a fin de que más ecuatorianos tengan la oportunidad de adquirir una casa propia, Habitar se sujeta a las Normas y Procedimientos que rigen para este tipo de empresas, agremiadas bajo La Cámara de la Construcción, la cual tiene por objeto la regulación, desarrollo y protección de las actividades propias de los constructores.
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Actualmente no existe una Ley o Código que ordene las actividades de la Construcción. Por coordinación de la Cámara de la Construcción de Quito y el respaldo del Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda se está elaborando el Código Ecuatoriano de la Construcción.
El propósito del Código Ecuatoriano de la Construcción es proteger la vida de las personas, dar seguridad y mejorar la calidad de las edificaciones e infraestructura del Ecuador, al momento según la Cámara de la Construcción de Quito se ha avanzado en un 60%.
Con el Código Ecuatoriano de la Construcción los constructores ecuatorianos, podrán diseñar, construir y controlar la ejecución de las obras mejorando la calidad de las edificaciones e infraestructura del Ecuador.
Para garantizar trabajos de calidad, Habitar ha debido recurrir a normas extranjeras y resoluciones de comités técnicos, entre los que se mencionan:
ISO 15392:2008
ISO / TC 59 Construcción de edificaciones, el cual contiene 94 normas aprobadas y 27 proyectos de normas.
ISO / TC 160 Vidrio y Edificación
ISO / TC 162 Puertas y ventanas
ISO/ TC 207 Gestión ambiental
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1.7.1.2 DISPOSICIONES TRIBUTARIAS
Su ámbito de aplicación será todos los preceptos del Código Tributario regulado por relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los contribuyentes o responsables. Se aplicarán a todos los tributos nacionales, provinciales, municipales o locales etc. Entendiéndose por tributo a los impuestos, tasas, y las contribuciones especiales o de mejora.
Se regirá por las disposiciones del Código Tributario y demás disposiciones fiscales, prevalecerán sobre toda otra norma general o específica; o reglamento interno.
1.7.2 MARCO TEÓRICO
1.7.2.1 ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN
Para la elaboración de un bien o artículo se requiere de tres elementos, claramente identificados como elementos del costo de producción:
Materiales directos
Mano de obra directa, y
Costos generales de fabricación.
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1.7.2.1.1 MATERIALES DIRECTOS Hargadon (1995, p.13, 14), sostuvo que los materiales directos “forman parte integral de un artículo y que, sin su intervención es imposible la elaboración del mismo, son fácilmente medibles, cuantificables e inclusive susceptible de tacto”.
1.7.2.1.2 MANO DEOBRA DIRECTA
Un autor sostuvo que “se denomina así al trabajo humano manual o accionando máquinas en labores que están estrechamente vinculadas con el proceso productivo, es decir que intervienen directamente en la transformación de la materia prima en producto terminado” Hargadon (1995, p.13, 14).
1.7.2.1.3 COSTOS GENERLES DE FABRICACIÓN Hargadon (1995, p.13, 14), sostuvo que “Constituyen el tercer elemento del costo, aquí se toma en consideración tanto la mano de obra indirecta, los materiales indirectos y los servicios básicos y de mantenimiento que se efectúan dentro de la planta de producción”.
1.7.2.2 SISTEMAS DE COSTOS
La Contabilidad de Costos tiene por fin, la determinación de los costos unitarios de los productos fabricados, y otros fines administrativos como la planeación y el control de los costos de producción y la toma de decisiones especiales como la determinación de los precios de venta.
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Para lograr estos objetivos la Contabilidad de Costos sigue una serie de normas y procedimientos contables que son los que constituyen
precisamente los
sistemas de costos.
1.7.2.2.1 CLASES DE SISTEMAS DE COSTOS
Básicamente tenemos dos clases de Sistemas de Costos caracterizados por la unidad de costeo, y por la modalidad de producción.
1.7.2.2.1.1 SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN
En éste sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de producción. Los costos se acumulan para cada orden de producción por separado y la obtención de los costos unitarios es cuestión de una simple división de los costos totales de cada orden, para el número de unidades producidas en dicha orden.
En algunas industrias los costos se acumulan para cada producto individual, pero el sistema es el mismo.
El empleo de este sistema está condicionado por las características de la producción, solo es apto cuando los productos se fabrican, bien sea para almacén o contra pedido, son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de producción específica.
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Lo que hace precisamente que se trabaje por órdenes de producción, es el hecho de que el reducido volumen de artículos producidos no justifica una producción en serie, por tal motivo se ha considerado un sistema aplicable al producto en cuestión
“Casas prefabricadas”, por contar con el único elemento producido
internamente (plaquetas de hormigón), pues los demás componentes del producto o materia prima, son adquiridos a diversos proveedores.
1.7.2.2.1.2 SISTEMA DE COSTOS POR PROCESO
En este sistema la unidad de costeo es un proceso de producción. Los costos se acumulan para cada proceso durante un tiempo dado. El total de costos de cada proceso dividido para el total de unidades obtenidas en el período respectivo, nos da el costo unitario en cada uno de los procesos.
¿Qué constituye un proceso de producción? ¿Dónde empieza y dónde termina?, es algo que debe decidir cada empresa. Particularmente en el presente caso y por la naturaleza del producto, el cual no es totalmente industrializado, se hace referencia únicamente al concepto de dicho sistema.
Este sistema es apto para la producción en serie de unidades homogéneas cuya fabricación se cumple en etapas sucesivas (procesos) hasta su terminación final.
El Costo total unitario del producto terminado es la suma de los productos unitarios obtenidos en los procesos por donde haya pasado el artículo.
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1.7.2.3 BASES DE COSTOS
Cada uno de los dos sistemas de costos puede funcionar con cada una de las dos siguientes bases de costos.
1.7.2.3.1 BASE HISTÓRICA
Cuando el sistema de costos funciona con base en costos reales o históricos. Costos en que ya se ha incurrido y cuya cuantía es conocida.
Decir que un sistema funciona con base en costos reales, equivale a decir que los costos que se contabilizan en las distintas cuentas son los que realmente ocurrieron, lo cual es aplicable a nuestro producto, pues para su elaboración se conoce perfectamente el valor de cada uno de los componentes que intervienen en su elaboración.
1.7.2.3.2 BASE PREDETERMINADA
Cuando el sistema de costos funciona con base en costos que han sido calculados con anterioridad a la ocurrencia de los costos reales. En este caso se contabilizan en las cuentas tanto los costos reales como los predeterminados e igualmente las diferencias existentes entre estos dos tipos de costos.
Dentro de los costos predeterminados sobresalen los llamados costos estándar.
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1.7.2.4 DOCTRINA DE COSTOS
Así como cada uno de los sistemas de costos, por órdenes de producción o por procesos puede funcionar con cada una de las bases de costos, histórica o predeterminada. Asimismo cada uno de los sistemas de costos puede seguir una u otra de las dos doctrinas:
1.7.2.4.1 DOCTRINA DEL COSTEO TOTAL O DE ABSORCIÓN
Según esta doctrina los costos que se cargan a los productos fabricados son todos los costos de producción, sin tomar en cuenta el comportamiento en el cual permite dividirlos en fijos y variables, por la magnitud del producto, consideramos que es el más apropiado para nuestro desarrollo.
1.7.2.4.2 DOCTRINA DEL COSTEO DIRECTO O VARIABLE Un autor sostuvo “según esta doctrina los costos que se cargan a los productos fabricados son solamente los costos variables de producción. Los costos fijos no se cargan a los inventarios sino que se tratan como gastos del período. Hargadon (1995, p.15, 16)”.
1.7.2.5 HOJA DE COSTOS
Cada orden de producción lleva una hoja de costos, la misma que podrá variar de una empresa a otra, para el desarrollo utilizaremos un diseño propio:
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FUENTE: Contabilidad de Costos de Hargadon. ELABORADO POR: Galo S. Torres R.
El manejo de las hojas de costo es muy sencillo, en cuanto no haya dificultades en la asignación de los costos generales de fabricación que corresponden a una determinada orden de producción.
1.7.2.6 LA ORDEN DE PRODUCCIÓN
El inicio y terminación de un proceso de producción se dará en cualquier fecha, dentro del ciclo contable y la característica fundamental para la aplicación del sistema de costos por órdenes de producción es el reducido número de unidades
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que se elabora, pero para dar comienzo a la fabricación, que no es otra cosa que el documento que autoriza que empiece del trabajo productivo.
1.7.2.6.1 Forma y contenido de una orden de producción
Una orden de producción básicamente contiene lo siguiente:
Nombre de la industria. Denominación del documento. Número de orden de producción. Fecha de emisión del documento. Destino o Cliente. Cantidad y descripción del artículo a elaborarse. Fecha de terminación. Persona que la emite.
Formato:
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FUENTE: Contabilidad de Costos de Hargadon. ELABORADO POR: Galo S. Torres R.
1.7.2.8 COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN
Backer (1990), p.50. Habla de costos por órdenes de producción cuando los artículos a elaborarse se pueden identificar plenamente en cualquier etapa de su elaboración con una orden de producción específica.
Este sistema se aplica cuando la producción puede ser de carácter interrumpido, que responde a órdenes e instrucciones concretas y especificas de producir por lo que se ha considerado aplicable al producto Casas Prefabricadas Habitar.
Es imprescindible empezar a desarrollar un Sistema por Órdenes de Producción, con Base en Costos Históricos y de acuerdo con la Doctrina del Costeo Total.
La unidad de costeo en este sistema es cada una de las órdenes de producción que se han de fabricar y cómo se deben cargar los costos de producción a las
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distintas órdenes, es decir, que hay que estructurar un sistema para determinar cuánto es el costo total de materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricación
que corresponda a cada una de las órdenes de
producción fabricadas en el período.
1.7.2.8.1 MATERIALES Hargadon (1995, p.19 a la 32) sostuvo “Aquí se trata sobre los procedimientos contables de compra, devolución y utilización de los materiales y de los formatos que se requieren para ello. Hay que tomar en cuenta que en las operaciones de compra y venta se realiza la contabilización de impuestos.
Zapata (2007, p.10) sostuvo “Constituyen todos los bienes, ya sea que se encuentren en estado natural o hayan tenido algún tipo de transformación previa, requeridos para la producción de un bien”.
Para la elaboración de un producto hace falta materia prima directa e indirecta. La primera que es la que se utiliza en mayor proporción y se contabiliza como el primer elemento del costo y, la segunda que aún formando parte del producto terminado no tiene un valor significativo y constituye un complemento dentro de la elaboración de un artículo y que, por lo tanto, pasa a formar parte de los costos generales de fabricación.”
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1.7.2.8.1.1 CONTABILIZACIÓN DE MATERIALES
Para la contabilización de los materiales se consideran aspectos básicos:
Compra de materiales
Uso de materiales en la producción y,
Procedimientos especiales.
1.7.2.8.1.1.1 COMPRA DE MATERIALES
Para proceder a la adquisición de materiales se lo debe hacer con procedimientos que garanticen un buen control interno. Entre ellos tenemos:
a) Orden de compra.- Es un documento que contiene los detalles y condiciones necesarias para las adquisiciones y se preparan en original y varias copias previamente numeradas. (Anexo 5)
b) Informe de recepción.- Es un formato del que está responsable, generalmente, el almacenista o bodeguero y en él se detallan la fecha, cantidad y condiciones de los que han llegado, los materiales, y en él hace constar el número de orden de compra. (Anexo 6)
Debido a que en muchas ocasiones la factura del proveedor demora en llegar, se puede contabilizar la llegada de los materiales con base en el informe de recepción así:
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---- x ---Inventario de materiales
xxxx
IVA. Compras
xxxx
Proveedores por facturar
xxxx
Registro el informe de recepción
---- x ---Proveedores por facturar
xxxx
Cuentas por pagar (caja o bancos)
xxxx
Registro la factura Nº..........
Los asientos anteriores los registra contabilidad general, ya que al departamento de costos solo le interesa la utilización. No obstante, en ambos casos (compra y utilización) se deberá realizar los correspondientes registros a las tarjetas Kardex.
1.7.2.8.1.1.2 USO DE MATERIALES
Para justificar la salida de materiales de bodegas a producción, se necesita de un documento denominado orden de requisición, la misma que deberá contener la información lógica que permita conocer la fecha, cantidad, destino (si se trata de un material directo se anotará el Nº de orden de producción, en cambio si va a ser utilizado en diferentes órdenes de producción como materiales indirectos
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solamente se marcarán con una (X), así como la persona que despacha y la firma de quién recibe. Las copias de las órdenes de requisición son enviadas a contabilidad general y otra a contabilidad de costos; los procedimientos en estos departamentos serán:
Contabilidad de costos.- Este departamento separa en orden y destino las requisiciones que corresponden a materiales directos y las registrará en las correspondientes hojas de costos.
Contabilidad general.- Este departamento separa en dos grupos las requisiciones las de materiales directos y los de indirectos y contabiliza de la siguiente manera:
---- x ---Inventario de productos en proceso (material directo)
xxxx
Costos generales de fabricación control (mat. indirect)
xxxx
Inventario de materiales
xxxx
Por registro órdenes de requisición de materiales.
7.2.8.1.1.3 PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
En las transacciones que ejecuta una empresa industrial
se presentan
devoluciones en los aspectos antes mencionados e inclusive a nivel interno en los materiales enviados de bodega al departamento de producción. Por ello es menester realizar las siguientes aclaraciones:
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Materiales devueltos al proveedor.- En este caso, se revertirá el asiento que se efectuó en la compra y registrando en las tarjetas Kardex en la columna de ingresos con tinta de otro color o entre paréntesis.
---- x ---Cuentas por pagar (caja o bancos)
xxxx
Inventario de materiales
xxxx
IVA Compras
xxxx
Registro devolución al proveedor...........
Materiales devueltos al almacén (bodega) a producción.- Algunas ocasiones ocurre que no se emplea todo el material en una orden de producción, en tal caso se hace necesario reintegrarlos a bodega. Para este procedimiento se requiere de un documento denominado nota de devolución interna que será elaborado en original , numerado, con varias copias que serán remitidas portando entre otros datos aquellos que dé fe del número de orden de producción del que provienen, la persona que los envía, y la que los recibe, etc., con esta información contabilidad general procede de la siguiente manera: ---- x ---Inventario de materiales Inventario de productos en proceso Registro nota de devolución interna Nª...... de Orden de producción Nª.................
xxxx xxxx
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Además se realiza el reingreso de materiales en los Kardex correspondientes, registrándolo en la columna de salida con tinta de otro color o entre paréntesis al mismo valor con el que hayan egresado anteriormente adicionándolos en las columnas de existencias.
Por otra parte, contabilidad de costos realizará el descargo de materiales de la hoja de costos que corresponde, disminuyendo su valor a fin de que ésta refleje información real de lo invertido en la producción.
Descuentos en compras de materiales.- No es conveniente registrar los descuentos en compras de materiales, sino que es aconsejable ingresarlos al valor líquido de éstos.
Fletes en compra de materiales.- Normalmente se entiende que los fletes en la compra de materiales significa un mayor costo de éstos, frente a ello tenemos dos consideraciones básicas en contabilidad de costos.
1.- Cuando los fletes son de valor poco significativo se contabilizarán como una sub-cuenta de gastos generales de fabricación, así:
---- x ---Costos generales de fabricación control (Mat.indirectos)
xxxx
Fletes de compras
xxxx
Caja (bancos, cuentas por pagar) Registro Nº....... por pago de fletes.
xxxx
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2.- Cuando los fletes tienen un valor elevado como en el caso de las importaciones debe cargarse este valor como un mayor costo de los materiales; y mientras se espera la llegada de la factura del transportador se puede realizar el siguiente registro:
----- x ----Inventario de materiales
xxxx
IVA compras
xxxx
Provisión – fletes en compras
xxxx
Registro la provisión por transporte de materiales.
Cuando llegue la factura se efectuará el siguiente registro:
----- x ----Provisión – fletes en compras Cuentas por pagar (Caja o bancos)
xxxx xxxx
Registro factura Nº......
Si se produce una diferencia entra la provisión inicial y el valor real de los fletes, ésta deberá contabilizarse dentro de costos generales de fabricación sin afectar al Kardex, así:
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---- x ---Costos generales de fabricación
xxxx
Provisión – fletes en compras
xxxx
Caja (Cuentas por pagar o bancos)
xxxx
Registro la diferencia en la provisión de los fletes de importación.
1.7.2.8.2 VARIAS CUENTAS DE INVENTARIO DE MATERIALES
Los inventarios de acuerdo a su naturaleza pueden dividirse en varias clases:
Inventario de materias primas.- Son materiales que están destinados específicamente a órdenes de producción, se constituyen en el primer elemento del costo y son perfectamente identificables en el producto terminado. Pero puede ocurrir, en ocasiones, que sean destinados para diferentes actividades en la producción, en este caso, pasan a ser contabilizados dentro del tercer elemento del costo.
En el primer caso tendremos:
---- x ---Inventario de producto en proceso Inventario de materias primas Registro orden de requisición Nº......
xxxx xxxx
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En el segundo caso:
---- x ---Costos generales de fabricación control
xxxx
Inventario de materias primas
xxxx
Registro orden de requisición Nº.....
Inventario materiales de empaque.- Al igual que la contabilidad anterior se puede presentar dos casos:
El primero, en el que los empaques quedan formando parte del producto terminado tendremos:
---- x ---Inventario de producto en proceso
xxxx
Inventario de materiales de empaque
xxxx
Registro orden de requisición Nº.....
En el segundo caso, en el que los empaques se constituyen en un gasto de venta por ser utilizados para proteger y distribuir los artículos.
---- x ---Gastos de venta Inventario de materiales de empaque Registro orden de requisición Nº.....
xxxx xxxx
26 Inventario de repuestos.- Cuando estos repuestos están destinados al área productiva tenemos:
---- x ---Costos generales de fabricación control
xxxx
Inventario de repuestos
xxxx
Registro orden de requisición Nº.....
Inventario de suministros.- Se puede utilizar esta denominación para todos aquellos abastecimientos que permiten hacer mantenimiento y limpieza en la planta productiva, tenemos:
---- x ---Costos generales de fabricación control Inventario de suministros
xxxx xxxx
Registro orden de requisición Nª.....
1.7.2.8.2 MANO DE OBRA
Hargadon (1995, p.36 a la 46) sostuvo que “la mano de obra constituye la fuerza laboral empleada durante un proceso productivo, su tratamiento contable se cumple en una empresa industrial tomando en consideración principalmente el tipo de función que desempeñan los servidores de este ente, se divide el pago de las remuneraciones en sueldos (empleados) y salarios (trabajadores).
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Los sueldos se pagan al personal que realiza labores que no están directamente vinculadas con la producción y cuyo tiempo laborable se controla a través de las tarjetas de reloj, sólo como una medida de constatación de asistencia.
En cambio, en el caso de los trabajadores el valor a pagar se lo calcula a base de las horas trabajadas, para lo cual se remite a las tarjetas de tiempo, en las que se desglosa el número de horas laboradas y de las actividades que se han cumplido en ellas. Aquí es donde surge una nueva diversificación en la contabilización, ya que sólo las horas empleadas en las labores de producción se cargan en el costo de mano de obra directa en una jornada normal de labores. En cambio las horas extras y el tiempo dedicado a permisos sindicales, mantenimiento, limpieza, reparación de maquinaria, así como el que transcurre cuando se producen cortes de energía eléctrica, pasa a ser parte de la contabilización de la mano de obra indirecta, la que a su vez es parte de los costos generales de fabricación.”
1.7.2.8.2.1 Clases de Mano de Obra
Dentro de una empresa debe existir una clara determinación en lo que respecta a la mano de obra; es decir, cuáles servidores serán para ventas, administración, producción y dentro de ello quiénes constituyen mano de obra directa e indirecta (guardianía, limpieza, conserjes, mecánicos, supervisores de fábrica). Backer (1999, p.114) sostuvo “la distinción entre la mano de obra directa y la indirecta puede depender de la definición de la gerencia”.
28
1.7.2.8.2.1.1 Mano de obra directa
Un autor sostuvo:”Se considera como tal al esfuerzo humano en labores manuales o accionando máquinas que intervienen directamente en la producción y cuyo costo está dado por el valor del salario básico más las prestaciones sociales dentro de una jornada normal de labores, excluyéndose, por lo tanto, de mano de obra directa el tiempo extra de trabajo, tiempo no productivo, de trabajo indirecto etc.” Hargadon (1995)
En el Ecuador para regular el valor de los ingresos de los trabajadores en general tenemos el CONADES (Consejo Nacional de Salarios).
1.7.2.8.2.1.1.1 Masa salarial unificada vigente 2009
Valor mínimo por cada hora de trabajo.-
El valor mínimo a pagarse por cada hora de trabajo durante el año 2009, será 85 centavos de dólar de los Estados Unidos de América, quedando cancelados todos los beneficios que tiene derecho el trabajador. Serán afiliados al IESS, no aporte fondo de reserva, no pago al CNCF, ni ICE
Salario Mínimo Vital General
Se mantiene, exclusivamente para fines referenciales en USD $ 4,00 para cálculo y determinación de sueldos o salarios indexados de los trabajadores públicos y
29
privados. Mediante convenios individuales colectivos, sanciones o multas, impuestos y tasas, jubilación patronal o cualquier disposición legal a que se haga referencia.
Nuevos salarios básicos unificados
A partir del 1 de enero del 2009, el salario básico unificado de los trabajadores del sector privado sujetos al Código de trabajo, se fija:
S.B.U. CLASIFICACIÒN
DIC. 2008 U.S. $
Incremento S.B.U. 2009 U.S. $
2009 U.S. $
Trabajadores en general
200.00
18.00
218.00
Pequeña Industria
200.00
18.00
218.00
Agrícolas
200.00
18.00
218.00
Maquila
200.00
18.00
218.00
Operarios de artesanía
170.00
15.00
185.00
Servicio doméstico
170.00
30.00
200.00
Microempresa
170.00
15.00
185.00
FUENTE: Ministerio de trabajo y empleo, Acuerdo Ministerial 189, R.O. No. 242, de 29 de Dic 2007 y Acuerdo Ministerial 00219, Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 498, de 32 de diciembre 2008.
30
1.7.2.8.2.1.1.2 Nómina de fábrica
La nómina de fábrica es un documento específico en la Contabilidad de Costos, se lo realiza en forma individual para cada empleado y para cada trabajador, tiene dos finalidades:
1.
Dar a conocer la información personal del empleado o del trabajador; y,
2.
Dar a conocer los valores que el trabajador
o empleado recibe
mensualmente, sirve para establecer el líquido a pagar en forma mensual de cada uno de ellos. 1.7.2.8.2.1.1.3 Rol de pagos
Es un documento global, un rol de pagos para empleados y otro para obreros. En el caso de costos, el rol de pagos lleva la información del costo total mensual unificado, por lo tanto se incluyen todas las provisiones de Fondo de Reserva, Aporte Patronal, Décimos, vacaciones, subsidios puede tener el empleado o trabajador durante todo el año y distribuirlo equitativamente para el mes que se está calculando, es decir que en el Rol de Pagos de la empresa de Producción se unificará mensualmente los valores que el empleado o trabajador deberá percibir en el año.
Contiene la información del costo total de la mano de obra, el Rol de Pagos se lo puede elaborar de acuerdo a las necesidades y circunstancias de la empresa,
31
puede ser semanal, quincenal o mensual; generalmente lo realiza el contador, basado en la información recibida. 1.7.2.8.2.1.1.3 Determinación del costo hora
Para el cálculo del denominador se considerará 40 horas del trabajo normal de cada semana por cuatro semanas que tiene el mes y por 12 meses que tiene el año.
La fórmula para el cálculo quedará entonces de la siguiente manera:
1.7.2.8.1.2 Mano de obra indirecta Zapata (2007, p.97) sostuvo “Si al trabajador se le asignan funciones generales (ejemplo: supervisión), no vinculadas directamente con la producción, el pago del salario debe considerarse como mano de obra indirecta”.
Se consideran los siguientes rubros: jefatura y supervisión oficinistas de producción, recargo por trabajo extra, trabajo indirecto, etc. es decir con aquellas
32
actividades que no están directamente vinculadas con la producción y que en el caso de las horas extras aún estando directamente vinculadas con la producción, no corresponden a una jornada normal de labores y por lo tanto serán contabilizadas dentro del tercer elemento del costo.
1.7.2.8.2 Registros de personal
Zapata (2007, p.102, 103) Entre los registros más utilizados constan: las tarjetas de reloj, tarjetas de tiempo y planillas de trabajo, la primera es aquella que se utiliza tanto para los trabajadores como para los empleados como un medio para controlar la asistencia de la misma. En cambio las segundas se utilizan para los trabajadores y contienen el detalle del tiempo y las labores cumplidas dentro de una jornada de trabajo. Las terceras contienen el resumen semanal de las tarjetas de tiempo y sirve de fuente de información para la hoja de costos (mano de obra).
Entre los principales datos que deben contener los formatos de registro de personal están:
1.
Nombre de la empresa
2.
Denominación del documento
3.
Nombre y código del trabajador
4.
Función que desempeña (trabajo directo, indirecto, etc.)
5.
Salario básico
6.
Deducciones (naturaleza y valores)
33
Generalmente se acostumbra a pagar a los obreros de acuerdo al número de horas trabajadas y en forma semanal o quincenal. Los pagos quincenales o semanales suelen contabilizarse como anticipos o cuentas por cobrar y las deducciones se acostumbra realizarlas en la segunda quincena. Para efectuar la liquidación de la nómina tenemos el siguiente asiento contable:
---- x ---Nómina de fábrica
xxxx
Anticipos
xxxx
Retenciones por pagar
xxxx
Provisiones sociales por pagar
xxxx
Cuotas sindicato
xxxx
Cuentas por cobrar
xxxx
Caja bancos
xxxx
Registro liquidación de nómina
En cambio para realizar la contabilización de la distribución de la nómina una vez que se ha extractado la información de las planillas se tiene:
---- x---Inventario de productos en proceso (MOD) Costos generales de fabricación (MOI) Nómina de fábrica Registro resumen de la planilla de trabajo
xxxx xxxx xxxx
34 Prestaciones sociales.- Constituyen un costo elevado dentro de las obligaciones patronales que tiene una empresa para con sus servidores. En el caso del área industrial incrementa las cuentas del costo, mediante el siguiente registro:
---- x---Inventario de productos en proceso (MOD)
xxxx
Costos generales de fabricación control (MOI) xxxx Provisión para prestaciones sociales
xxxx
Cabe señalar que se puede unificar la contabilización de los valores mensuales que normalmente percibe un trabajador adicionándole aquellos que son objeto de provisión social realizando el cálculo del valor del costo hora globalizado. El registro contable sería el siguiente:
---- x ---Inventario de productos en proceso (MOD)
xxxx
Costos generales de fabricación control (MOI)
xxxx
Provisión para prestaciones sociales
xxxx
Horas extras.- Como se mencionó anteriormente, el valor total de las horas extras que un trabajador directo labore será contabilizado dentro del tercer elemento del costo, debido a que no corresponden a una jornada normal de labores. El registro es el siguiente:
35
---- x ---Costos generales de fabricación control
xxxx
Nómina de fábrica
xxxx
Registro de las horas extras
1.7.2.8.3 Costos Generales de fabricación
Un autor sostuvo que “los costos generales de fabricación son todos aquellos rubros que hacen posible que se realice el término de una producción y que no están incluidos en los dos primeros elementos del costo, es decir, no son ni mano de obra directa, ni materiales directos; aún formando parte del producto terminado no son suficientes como para ser considerados como costos primos, por lo tanto, la asignación de costos generales de fabricación será cargada a las diferentes órdenes de producción de un período, tomando en consideración diferentes alternativas”, las mismas que serán abordadas en el presente capítulo.
1.7.2.8.3.1 Problemas de asignación de los Costos Generales
Backer (1999) sostuvo “Las empresas en general, no tienen ningún inconveniente en totalizar sus gastos, igual ocurre en las empresas industriales, pues éstas llegan a determinar el total de los costos generales de fabricación en los que han incurrido, pero surge un pequeñísimo problema para poder determinar qué cantidad de ellos corresponde exactamente a cada una de las órdenes de producción, por ejemplo podemos saber el valor de energía eléctrica, de agua potable, etc. que ha consumido en un mes, porque tenemos una planilla , pero no
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sabemos qué cantidad de ese total corresponden a la órdenes A,B,C,D, etc.; de allí el problema de asignación de costos generales de fabricación”.
1.7.2.8.3.2 Solución al problema de asignación de los costos Generales de Fabricación.
Backer (1999) sostuvo “Los costos generales de fabricación no pueden ser asignados en forma directa a cada una de las órdenes de producción, por esta razón, se lo realiza en forma indirecta, haciendo relación a una proporción de producción y utilizando para ello un común denominador que se ajuste en forma razonable a las actividades productivas de la empresa”.
Para solucionar el problema de asignación de costos generales, tenemos básicamente dos alternativas.
La primera que consiste en esperar que termine un período contable para distribuir entre las órdenes de producción el total de costos incurridos en dicho período y que tiene la desventaja que retrasa la liquidación de las hojas de costo y por ende la información contable sobre el costo del producto terminado.
La segunda alternativa evita las desventajas de la primera y consiste en un cálculo anticipado y estimado del total de costos generales de la fabricación y el nivel de producción a alcanzarse, el cociente entre estas dos cantidades se conoce como tasa predeterminada.
37
Presupuesto del nivel de producción:
Entre los principales procedimientos que deben observarse es el de decidir el nivel de producción presupuestado lo que permitirá calcular los costos generales de fabricación.
Existen varias alternativas para calcular el nivel de producción, entre ellas sobresalen dos: una que se relaciona con la capacidad de producir y otra que considera la capacidad de producir y vender. En ambos casos se considera para la producción todos aquellos aspectos que puedan retrasar la capacidad máxima instalada sobre una base real entre estos factores, se puede señalar: cortes de energía, daños en las máquinas, etc.
Se considera como una necesidad la de expresar el nivel de producción presupuestado de los costos generales de fabricación con el nivel de producción y así mismo, nos indique de manera razonable la forma de cargar estos costos a las diferentes órdenes de producción. Bajo estas circunstancias se presentan las siguientes bases de cálculo.
a) Unidades de producto b) Costo de materia prima directa
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c) Costo de mano de obra directa d) Horas de mano de obra directa e) Costo primo f) Horas máquina
a) Unidades de producto
Cuando en una empresa se tiene un nivel de unidades de producción establecido con artículos de características similares, en espacio de tiempos iguales para su fabricación, se puede realizar la siguiente relación aritmética.
b) Según el costo de la materia prima
Cuando la relación de utilización de la materia prima es más o menos proporcional entre una y otra orden de producción, puede tomarse a ese elemento como base de cálculo, así:
Se obtiene así el costo de materia prima directa por una unidad producida, para obtener el total de materia prima directa de una orden de producción, sólo se debe, multiplicar el valor obtenido por el Nº de unidades de la misma.
39
c) Según el costo de la mano de obra
Se toma en consideración la misma relación anterior, es decir hacemos una comparación de proporción entre una y otra orden de producción y la inversión realizada resulta similar, se puede tener el siguiente cálculo:
d) Horas Máquina
Se toma como referencia cuando la producción está altamente mecanizada. Se entiende que a mayor producción de una orden específica hay mayor absorción de costos generales de fabricación, podría por lo tanto tomarse como guía la depreciación, seguros, etc.
e) Costo primo
El costo primo está dado por la suma de los dos primeros elementos del costo (materia prima directa y mano de obra directa) y cuando existe semejanza de estos rubros respecto de su inversión en la producción de un período, se puede tomar como base o referencia para realizar la distribución de los costos generales de fabricación.
40
1.7.2.8.3.3 Presupuesto de los Costos Generales de Fabricación
Una vez estudiadas varias de las alternativas que pueden presentarse para la distribución de los costos generales de fabricación con relación a la unidad más conveniente; debe, a la vez realizarse el cálculo del total de costos generales de fabricación que corresponden a dicho período.
1.7.2.8.3.4 Procedimientos durante el período contable
En el período contable tenemos dos procedimientos a saber:
1.
Sobre la contabilización de los costos generales reales.
2.
Sobre la asignación de los costos generales aplicados a las diferentes órdenes de producción.
1.7.2.8.3.4.1 Costos generales reales
Simultáneamente con la utilización de los complementos que hacen falta para la producción, el departamento de Contabilidad General carga dichos costos a la cuenta del mayor de costos generales de fabricación control mediante el siguiente asiento contable:
41
---- x ---Costos generales de fabricación control
xxxx xxxx
Entre las cuentas auxiliares de costos generales de fabricación control, tenemos:
Materiales Mano de obra indirecta Servicios públicos Depreciación Seguros de fabrica
En cambio, la cuenta acreditada puede ser:
Inventario de materiales (por la utilización de los mismos) Nómina de fábrica (por la utilización de mano de obra indirecta) Caja, Bancos, Cuentas por pagar (por la adquisición) Depreciación acumulada Seguros prepagados, etc.
42
El departamento de costos no hace nada con relación a los costos generales reales, ya que con estos asientos contables no se afecta a la cuenta de inventario de productos en proceso, consecuentemente no se afectan las hojas de costos.
1.7.2.8.3.4.2 Costos generales aplicados:
Los costos generales aplicados son aquellos que resultan del cociente entre el presupuesto total de costos generales del período y la unidad elegida entre las diferentes alternativas anteriormente señaladas y su multiplicación por el número de unidades de cada orden de producción. Son valores que se registran en la hoja de costos, y por lo tanto si afecta la cuenta de inventario de productos en proceso y si existe movimiento contable en el departamento de costos, Contabilidad General realizaría el siguiente asiento:
---- x ---Inventario de productos en proceso Costos generales de fabricación aplicados
xxxx xxxxx
Registro de la tasa predeterminada
1.7.2.8.3.5 Procedimiento al final del período contable:
Al final del período contable se deben realizar los asientos de cierre de los costos generales de fabricación debitando los aplicados y acreditando los reales o control, la diferencia que se produzca entre ellos dará origen a la cuenta de
43
variación de costos generales de fabricación, la misma que se registrará en el debe en el caso de que los costos aplicados sean menores de los reales y en el haber si son mayores a los reales. Así:
a.
---- x ---Costos generales de fabricación aplicados
xxxx
Variación costos generales de fabricación
xxxx
Costos generales de fabricación control
xxxx
Registro la diferencia entre los costos reales y los aplicados
b.
---- x ---Costos generales de fabricación aplicados
xxxx
Costos generales de fabricación control
xxxx
Variación del costo general de fabricación
xxxx
Registro la diferencia entre los costos reales y los aplicados
Disposición de la variación
La variación que se produce por efecto de la diferencia antes anotada tiene también un tratamiento contable. Así se carga o descarga de la cuenta de productos vendidos según haya sido la diferencia débito o crédito.
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Cuando fue débito
---- x ---Costo de productos vendidos Variación de costos generales de fabricación
xxxx xxxx
Registro cierre de la variación
Cuando fue crédito
---- x ---Variación de costos generales de fabricación xxxx Costo de productos vendidos
xxxx
Registro cierre de la variación
1.7.2.8.4 Terminación del ciclo contable
Una vez que hemos revisado en los temas anteriores el tratamiento que tienen, contablemente, los elementos del costo en el sistema por órdenes de producción, nos corresponde realizar una ilustración respecto a la contabilización que debe efectuarse cuando se terminan las órdenes de producción.
1.7.2.8.5 Departamento de Costos
Una vez que se ha concluido con una orden de producción el departamento de Contabilidad General informa al de costos para que realice la liquidación de la hoja de costos sumando sus tres columnas para obtener el costo total y dividiendo
45
para el número de unidades fabricadas y obtener el costo unitario, y luego pasar esta información al departamento de Contabilidad General para que efectúe la siguiente contabilización:
---- x ---Inventario de productos terminados Inventario de productos en proceso
xxxx xxxx
Registro el ingreso de producto terminado OP Nº
Con ello se cerrará toda la inversión realizada en la orden de producción.
Con esta contabilización y el informe del departamento de costos se procede a realizar el ingreso del producto terminado a bodega en los Kardex respectivos.
1.7.2.8.6 Venta de Productos Terminados:
Para registrar la salida de artículos terminados por concepto de venta, normalmente se suele realizar un solo asiento contable, pero tratándose de una empresa industrial se efectúan dos: uno por la venta propiamente dicha y otro por la recuperación del costo de producción, así:
46
---- x ---Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar Retención del 1% IVA. Ventas Ventas Registro la venta según factura Nª
xxxx xxxx xxxx xxxx
---- x ---Costo de producto vendido Inventario de productos terminados
xxxx xxxx
Registro la recuperación del costo de producción
En la vida de una empresa industrial suele suceder que los productos terminados pueden ser directamente entregados en venta al cliente sin haber sido ingresados a bodega, en este caso se realizará el siguiente asiento contable.
---- x ---Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar Retención del 1% IVA. Ventas Ventas Registro la venta según factura Nª
xxxx xxxx xxxx xxxx
---- x ---Costo de productos vendidos Inventario de productos en proceso
xxxx
Registro entrega directa de productos según factura Nª....
xxxx
47
1.7.2.9 MODELOS MATEMÁTICOS 1.7.2.9.1 Concepto y delimitación Alvarez López (1996) sostuvo “Es la aplicación científica en la resolución de una situación pre determinada, emplea formulismo matemático para expresar relaciones, proposiciones sustantivas de hechos, variables, parámetros, entidades y relaciones entre variables y/o entidades u operaciones”.
Se podría decir que un modelo es una traducción de la realidad física de un sistema en términos matemáticos, es decir, una forma de representar cada uno de los tipos entidades que intervienen en un cierto proceso físico mediante objetos matemáticos. Las relaciones matemáticas formales entre los objetos del modelo, deben representar de alguna manera las relaciones reales existentes entre las diferentes entidades o aspectos del sistema u objeto real. Así una vez "traducido" o "representado" cierto problema en forma de modelo matemático, se pueden aplicar el cálculo, el álgebra y otras herramientas matemáticas para deducir el comportamiento del sistema bajo estudio. 1.7.2.9.2 Clasificación Los modelos matemáticos pueden clasificarse de varias maneras. 1.7.2.9.2.1 Si el resultado es conocido o no.
48
Determinista. Se conoce de manera puntual la forma del resultado ya que no hay incertidumbre. Además, los datos utilizados para alimentar el modelo son completamente conocidos y determinados.
Estocástico. Probabilístico, que no se conoce el resultado esperado, sino su probabilidad y existe por tanto incertidumbre.
1.7.2.9.2.2 Según el origen de la información utilizada para construir los modelos.
Modelos heurísticos (del griego euriskein 'hallar, inventar'). Son los que están basados en las explicaciones sobre las causas o mecanismos naturales que dan lugar al fenómeno estudiado.
Modelos empíricos (del griego empeirikos relativo a la 'experiencia'). Son los que utilizan las observaciones directas o los resultados de experimentos del fenómeno estudiado.
1.7.2.9.2.3 Según su campo de aplicación.
Modelos conceptuales. Son los que reproducen mediante fórmulas y algoritmos matemáticos más o menos complejos los procesos físicos que se producen en la naturaleza.
Modelo matemático de optimización. Los modelos matemáticos de optimización son ampliamente utilizados en diversas ramas de la ingeniería para resolver problemas que por su naturaleza son indeterminados, es decir presentan más de una solución posible.
49
1.7.2.9.3 Categorías por su aplicación
Por su uso suelen utilizarse en las siguientes tres áreas, sin embargo existen muchas otras como las finanzas, ciencias etc.
Simulación. De situaciones medibles de manera precisa o aleatoria, por ejemplo con aspectos de programación lineal cuando es de manera precisa, y probabilística o heurística cuando es aleatorio.
Optimización. Para determinar el punto exacto para resolver alguna problemática administrativa, de producción, o cualquier otra situación. Cuando la optimización es entera o no lineal, combinada, se refiere a modelos matemáticos poco predecibles, pero que pueden acoplarse a alguna alternativa existente y aproximada en su cuantificación.
Control. Para saber con precisión como está algo en una organización, investigación, área de operación, etc.
1.7.2.9.4 Estructura y contenido Según Domínguez (2007a) un modelo resulta de un proceso en el que el objeto en estudio es reemplazado con otro (modelo), que cumple con relación al primero unas condiciones de analogía.
Un modelo refleja en forma similar sus propiedades más relevantes, los mecanismos a los que obedece su comportamiento y las conexiones entre sus partes y con su entorno, ya que es propuesto con base en métodos teóricos y por
50
ende permite obtener información previa del objeto de la realidad que se está investigando, lo que en cierta forma lo convierte en un esquema teórico, generalmente en forma matemática, de un sistema o de una realidad compleja.
Los modelos matemáticos describen de una manera cercana determinados fenómenos o situaciones, expresándolos en lenguaje matemático. Éstos se consideran una herramienta muy poderosa de conocimiento, ya que su análisis de la realidad permite entender la complejidad de los objetos de estudio.
Bonini (2000, p.7) sostuvo “Un modelo es una abstracción y una simplificación de un problema real que incorpora, de manera ideal, los elementos y las relaciones esenciales de este”.
La aplicación de la modelación matemática permite recrear los procesos en forma relativamente rápida y sin costos elevados, posibilita estudiar sus propiedades de estado y pronosticar la evolución del mismo.
El esquema general de un modelo matemático determina un flujo de entrada, una estructura del modelo y una salida. Las entradas activan los flujos y la estructura contiene los operadores, los parámetros y las variables de estado que controlan el sistema, y a su vez determinan las salidas. En este sentido la solución de un modelo matemático requiere la definición de unas condiciones iníciales (entradas) y de frontera, las cuales determinen el operatividad de la estructura del modelo dentro de un esquema general, que permita obtener salidas lo más parecidas a la realidad (Chowetal., 1994).
51
1.7.3 MARCO CONCEPTUAL
- Acabado: Estado final, natural o artificial, en la superficie de una pieza de madera o guadua. Estado final del recubrimiento o del revoque. - Acción conjunta: Participación de varios elementos estructurales con separación no mayor a 60 cm para soportar una carga o sistema de cargas. - Aserrado: Proceso mediante el cual se corta una troza para obtener piezas de madera de sección transversal cuadrada o rectangular. - Carrera: Solera superior que corona una estructura de muros. Vigas de amarre. - Carga de servicio: Sistema ortogonal de vigas que transfieren las cargas de las curvas estructurales al suelo. Malla o retícula. - Columna: Piezas cuyo trabajo principal es la compresión. - Contracción: Reducción de las dimensiones de una pieza de madera causada por la disminución del contenido de humedad. - Correa: Elemento horizontal componente de la estructura de la cubierta. - Diafragma: Elemento estructural que reparte las fuerzas inerciales laterales a los elementos verticales del sistema de resistencia sísmica, o sea, a los muros. - Distancia centro a centro: Distancia del centro de un elemento de unión al centro del elemento adyacente. - Entramado: Sistema estructural primario de una edificación. - Fibra: Células alargadas con extremos puntiagudos y casi siempre con paredes gruesas. - Hinchamiento: Aumento de las dimensiones de una pieza por causa del incremento de su contenido de humedad.
52
- Losa - base: Elemento de concreto o mortero con arena o grava colocado sobre material de afirmado y que sirve de sustento al piso. - Madera y/o guadua tratada: - Malla expandida: Malla que no se basa en tejer o soldar alambres sino que resulta de expandir una lámina metálica troquelada. - Muro: Elemento vertical que soporta los diafragmas horizontales y transfieren cargas a las cimentaciones. - Pie de amigo: Elementos oblicuos que transfieren cargas a los elementos verticales. - Pie derecho: Elemento vegetal en posición vertical de la estructura de un muro. - Preservación: Tratamiento para prevenir o contrarrestar la acción de organismos destructores. - Recebo: Material granular seleccionada de relleno que se coloca entre el afirmado y la superficie de piso. - Retiro: Espacio obligatorio entre construcción y el límite del lote o entre dos construcciones. - Recubrimiento: Material que conforma las caras de un muro. - Revoque: (Repello-Pañete-Enlucido) Capa exterior construida con base en mortero, y que se aplica en la superficie de un muro. - Rolliza: Estado cilíndrico natural de los tallos de guadua o madera. - Secado: Proceso natural o artificial mediante el cual se reduce el contenido de humedad de la madera o guadua. - Solera: Elemento horizontal que sirve de base a la estructura de un muro e integra las cargas de los pies derechos. - Vigueta: Elemento secundario que trabaja a flexión.
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- Viga: Elemento cuyo trabajo principal es a flexión.
1.8 HIPÓTESIS
1.8.1 HIPÓTESIS GENERAL
El rediseño y aplicación de costos por órdenes de producción para la construcción de casas prefabricadas Habitar, elevará el nivel de rentabilidad de la empresa.
1.8.2 HIPÓTESIS ESPECÍFICAS
a) Los costos por órdenes de producción para la construcción de casas prefabricadas Habitar usados actualmente por la empresa, no son adecuados para elevar el nivel de la rentabilidad. b) Existen factores internos y externos que influyen en el nivel de rentabilidad de las pequeñas empresas constructoras.
1.8.3 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE VARIABLES
1.8.3.1 VARIABLE INDEPENDIENTE: Costeo por órdenes de producción.
1.8.3.2 VARIABLE DEPENDIENTE:
Nivel de Rentabilidad de las empresas.
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1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.9.1 METODO DE INVESTIGACIÓN
La confiabilidad y exactitud de los datos obtenido durante el desarrollo de la investigación son fundamentales por lo que es necesario el diseño de un programa ordenado que permita el logro de los objetivos, es lo que comúnmente se denomina diseño o marco metodológico.
1.9.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de esta investigación se determina como mejor opción el estudio de tipo cuasi experimental y descriptivo ya que se realizará un diagnóstico previo del ciclo contable actual, se aplicará el rediseño e implementación del sistema propuesto. Al respecto Hernández (1999) afirma que el propósito de este tipo de investigación es descubrir situaciones y eventos con la finalidad de identificar las propiedades importantes de un problema o fenómeno.
1.9.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
La investigación se refiere a un estudio de campo, ya que el método a emplear permite recolectar los datos de interés en forma directa de la realidad, es decir, de las
experiencias
y
conocimientos
recabados
a
través
de
ANÁLISIS
DOCUMENTARIO de la Empresa.
Toda investigación precisa de un plan que permita dar respuesta a ciertas interrogantes. Este enfoque tiene que estar interrelacionado al problema en
55
estudio y al tipo de investigación seleccionada. Este plan es el que se define como diseño de la investigación, y abarca los pasos y estrategias para llevar a cabo la investigación en forma clara y sistemática.
Para el procedimiento de esta investigación es necesaria la realización de los siguientes pasos:
a) Visita a la Empresa (oficina Administrativa) b) Elaboración y aplicación de los instrumentos de recolección de datos aplicados a las personas encargadas de la Empresa y al personal encargado de determinar los costos, con preguntas destinadas a recolectar la información que permita identificar las características del proceso productivo, con el objeto de establecer los elementos del costo. c) Revisión de los listados de actividades, mano de obra, costos indirectos e inventarios de servicios. d) Tabular, organizar y clasificar la información. e) Elaboración de las conclusiones y recomendaciones como resultado final de la investigación. f) Determinación de propuesta.
1.9.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
Para efectos de esta investigación la población estará conformada por la Empresa Constructora de Casas prefabricadas Habitar, donde se desarrollan todas las fases del proceso productivo y de la cual se tomarán las unidades de análisis, así
56
como las personas seleccionadas intencionalmente de acuerdo a su relación directa con el proceso productivo y con la gestión administrativa de la planificación de las operaciones que se ejecutan. Entre ellas se puede mencionar el gerente de la Empresa, arquitecto, y al auxiliar contable que maneja la información administrativa contable.
1.9.5 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Se utilizará para la recolección de la información las técnicas que se mencionan:
Análisis documental: esta parte está basada en el estudio y análisis efectuados a las fuentes de información aportadas por la empresa con el objeto primordial de conocer los factores que intervienen en el proceso de documentación, registro, análisis de cuentas, reportes de sistema, y estados financieros para el período económico en estudio.
Entrevistas: consisten en una serie de preguntas dirigidas al personal que labora en la Empresa, según las muestras seleccionadas. Esto permitirá la obtención de información directa respecto al problema en estudio en cuanto a las condiciones y características de la empresa.
1.9.6 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Para mostrar la significancia de los resultados, se presentarán gráficos y tablas que reflejen los resultados obtenidos con la aplicación de los instrumentos en las áreas de producción de la Empresa, lo cual permitirá identificar una serie de
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información de gran utilidad para el entendimiento y desarrollo de esta investigación.
CAPITULO 2 CICLO CONTABLE ACTUAL 2.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD ACTUAL
Casa Lista, lleva la contabilidad por el sistema basado en costos históricos y sus registros contables se basan en costos reales por lo que a continuación se mostrará la forma cómo nace la orden de producción hasta su contabilización de las transacciones en la actualidad para cada uno de los casos de los tres elementos del costo.
2.1.1 ORDEN DE PRODUCCIÓN
La orden de producción nace de la Gerencia de Habitar por intermedio de un formulario, dónde se detallan todos los materiales directos que se van utilizar en el armado de la casa, el modelo, el lugar y el cliente. (Anexo 1)
2.1.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES
Existe un formulario para la requisición de materiales, el mismo que se utiliza en la emisión de la orden de producción (Anexo 1) este formulario no dispone de la información completa como: valor de los ítems solicitados para darse de baja de los inventarios por lo que no se realiza la contabilización respectiva.
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2.1.3 MATERIALES
Los procedimientos actuales utilizados para la compra, devolución y utilización de los materiales que se requieren para la producción de las casas prefabricadas son los siguientes:
Para proceder a la adquisición de materiales el Jefe de Producción solicita por escrito a los proveedores, no existe una orden de compra, en la compra de materiales realiza el siguiente registro. (Anexo 2/8).
En la utilización de los materiales utilizados se da baja cuando se finaliza la construcción de la casa y se contabiliza así. (Anexo 2/17):
Habitar considera a todos los materiales directos ya que todos ellos pasan a formar parte de la casa prefabricada.
Utiliza varias cuentas de Inventarios es decir una cuenta por cada ítem. (Anexo 2/17)
En si utiliza una sola cuenta de inventario y es la de INVENTARIO DE MATERIALES en ningún momento se contabiliza la requisición de materiales a INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO y luego a INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS y finalmente la venta en dónde se realiza la baja de materiales directamente de INVENTARIO DE MATERIALES.
59
Habitar utiliza el método de valoración de inventarios Promedio Ponderado.
2.1.4 MANO DE OBRA
Los sueldos que se pagan al personal que realizan labores que no están directamente vinculadas con la producción, esto es la de la Gerencia y la Contadora los pagan en la Constructora y
no son tomados en cuenta para
realizar los costos del producto de Casa Lista.
En el caso de los trabajadores, el valor a pagar se lo calcula a base del reporte que prepara el Jefe de producción, en el cual se desglosa los días trabajados y de las actividades que se han cumplido esto es en Armado, Producción y Otros. (Anexo 3). Al personal de trabajadores se paga por intermedio de la Cía. ADECCOIBERIA y no tienen relación directa con HABITAR
y se
contabiliza
como indica en (Anexo 2/16).
2.1.5 GASTOS GENERALES DE FABRICACIÓN Y CONTROL
Habitar en la actualidad no determina el total de costos generales de fabricación y control en los que ha incurrido cada orden de producción es decir que el pago de consumo de energía eléctrica, agua potable, teléfono, el pago por trabajos extras, la mano de obra indirecta etc. se cargan directamente a las cuentas de resultados surgiendo allí un problema de asignación de costos generales de fabricación.
60
Como anteriormente se mencionó que no se distribuye de ninguna manera los costos generales de fabricación por lo tanto tampoco se realizan las contabilizaciones sobre los procedimientos de los costos generales reales ni sobre la asignación de los costos generales aplicados a las diferentes órdenes de producción así como la disposición de la variación.
Los registros contables de las transacciones se realizan en comprobantes de diario diseñados por Constructora Habitar durante el mes de enero registró las transacciones, hasta la presentación de los estados financieros mostradas en el Anexo 2.
61
CAPÍTULO 3 REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO 3.1 INTRODUCCIÓN Una vez establecida la situación actual de los procesos existentes en el área de contabilidad HABITAR e identificados los problemas en cada uno de ellos, el presente capítulo pretende llevar a cabo un mejoramiento de los procesos a través de la utilización de herramientas que serán detalladas posteriormente durante el desarrollo de un ejercicio contable completo durante el mes de enero del año 2009 para mayor facilidad y comprensión de los contenidos.
HABITAR tiene 6 años de funcionamiento y cuenta con el siguiente personal:
Un Gerente del producto y una Contadora, de los mismos que la institución no nos proporcionó el sueldo individualizado por sigilo, el sueldo mensual es de US 2.519,00 incluidos todas las bonificaciones de ley.
Un Jefe de Producción que recibe un sueldo básico de US 328,00 más las bonificaciones de ley.
Seis trabajadores de planta que perciben el salario mínimo vital de US 148,00 más todas las bonificaciones de ley y cuyas planillas presentan la siguiente información.
62
COSTO HORA TRABAJADOR
GERENTE Y CONTADOR 80x 16 =
1280
80x 3 =
240
JEFE DE PRODUCCION TOTAL TIEMPO INDIRECTO
OBREROS DE PLANTA
PRODUCCIÒN ARMADO OTROS 10 5 7 13 7 13 9 9 10 5 10 5 53 50
7 2 2 4 7 7 29
OBREROS TEMPORALES 9 10 3 4 10 5 9 7 10 67
1
14
8
TOTAL MES DIAS
120
64
37
HORAS
960
512
296
5
5 4
m2 OP 601 OP 602 OP 603 OP 604 OP 605 OP 606
2 1
1 3
1,768
% 81 81 130 70 56 81 499
16 16 26 14 11 16 100
83 83 133 72 57 83 512
63 El precio del m2 de construcción de la casa prefabricada se lo elabora con base en la lista de precios de los materiales fijados por la CÁMARA DE LA CONSTRUCCIÓN DE QUITO más un margen del 15% de utilidad. (Anexo 4)
Para el cálculo de la tasa predeterminada, considere: Presupuesto de costos generales de fabricación Presupuesto de m2 producidos t/p
3,945.00 499.00 7.91
ÍNDICE DE RENTABILIDAD
Utilidad neta Sueldos Gerente y Contador Comisión vendedores Depreciación Instalaciones Utilidad neta
US 4.795,80 2.519,00 337,89 731.53 US 1.207,38
3.2 LIBRO DIARIO Durante el mes de enero se registraron las siguientes transacciones:
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
3.3 LIBRO MAYOR
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
3.3.1 PRESUPUESTO DE COSTOS GENERALES DE FABRICACIÓN
86
87
3.3.2 ORDEN DE PRODUCCIÓN
88
89
90
3.3.3 REQUISICIÓN DE MATERIALES
91
92
93
94
95
96
3.3.4 HOJA DE COSTOS
97
98
99
3.3.5 BALANCE DE SITUACIÓN FINAL
100
3.3.6 ESTADO DE RESULTADOS
101
3.3.7 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS
102
CAPÍTULO 4
MODELO MATEMÁTICO 4.1 TIPO DE MODELO Bonini (2000.p. 9) sostuvo “Un modelo es una simplificación de un problema de decisión de negocios”, para la situación particular de estudio estableceremos un modelo empírico debido a que la información utilizada para construir el modelo, se ha obtenido de la observación directa, y por su campo de aplicación construiremos un modelo matemático de optimización (varias soluciones posibles).
Todo Administrador de un negocio realiza planes y se encuentra en algún momento ante la oportunidad de decidir, de tomar decisiones que influirán incluso en la permanencia del negocio. Es importante reconocer la oportunidad de Habitar ante la demanda de vivienda, esto implicará tomar una decisión sobre su capacidad de producción, si deciden hacerlo ¿cuándo definir el momento?
Otra decisión relevante podría estar relacionada con la modificación de las leyes laborales, lo que implica una variación en el valor de la mano de obra.
Es sencillo para Habitar proyectar el precio del m 2 de construcción prefabricada para el próximo año e inclusive estimar su demanda ya que su producción es bajo orden de pedido, lo que implica que no puede producir más de lo que está en posibilidad de vender.
103
Para producir casa prefabricadas, Habitar debe incurrir en gastos de mano de obra, materiales directos y costos generales, esta breve introducción permitirá definir y establecer un listado de variables que serían importantes en el momento de tomar la decisión.
El primer paso para desarrollar el modelo será establecer las variabas que son importantes para la toma de la decisiones.
4.2 DEFINICIÓN DE VARIABLES Un autor sostuvo “que pueden clasificarse en cinco categorías: Variables de decisión, variables externas, políticas y restricciones, medidas de desempeño y variables intermedias”. Bonini (2000. P. 9)
4.2.1 VARIABLES DE DECISIÓN
Son aquellas cuyo control está bajo la persona que va a tomar la decisión. Hausman (2000. P. 9) sostuvo “Representan opciones para el gerente”.
Para el presente caso pueden ser:
Valor hora hombre.- sueldo promedio para los obreros, instaladores, etc. Capacidad adicional.- dado por el incremento en la capacidad para producir metros cuadrados adicionales de casas prefabricadas.
104
4.2.2 MEDIDA DE DESEMPEÑO Bonini (2000.p.10) sostuvo “Son expresiones cuantitativas de los objetivos”; es decir que son las metas cuantificadas que persigue quien toma la decisión.
Utilidad neta producto de la operación misma de la empresa.
4.2.3 VARIABLES EXTERNAS
A diferencia de las variables internas, las externas son aquellas que no pueden ser controladas por quien toma la decisión, sin embargo tienen injerencia en la decisión.
Precio de venta del m2 de construcción prefabricada en cada periodo.
Demanda de casas prefabricadas (m2).
Costo de compra de los materiales directos ($ por m2)
Productividad de la mano de obra (Producción m2 por hora de la mano de obra)
4.2.4 RESTRICCIONES Y POLÍTICAS
Al tener que tomar decisiones nos encontramos con ciertos limitantes que marcan el campo en el que podemos decidir.
105 Bonini (2000.p.10) sostuvo “Una persona encargada de tomar decisiones suele trabajar con restricciones impuestas por las políticas de la empresa, restricciones legales o limitaciones físicas”.
No hay un inventario (stock) de producto terminado ya que se elabora bajo pedido, ni tampoco un inventario de Materiales.
La nueva ley laboral eliminó la tercerización, incluyo la inserción de discapacitados en las empresas.
La relación del gasto de ventas y los ingresos es del 8.53%.
4.2.5 VARIABLES INTERMEDIAS Un autor sostuvo “Son variables de contabilidad que se relacionan con factores de costos o ingresos. Se utilizan para relacionar las variables de decisión y las variables externas son las medidas de desempeño”.
Ingresos producto de la venta de las casa prefabricadas.
Materiales directos.- dólares necesarios para adquirir los materiales relacionados directamente con la producción de viviendas (Plaquetas, perfiles, puertas metálicas, ventanas metálicas, cubierta fibrocemento, maderas, etc.).
Costos generales de Producción ($).
106
Cantidad de materiales directos necesarios para producir.-
(m2 plaquetas,
perfiles, puertas metálicas, ventanas metálicas, cubierta fibrocemento, maderas, etc.).
Cantidad de m2 de construcción prefabricada producida.
Capacidad de producción real de la empresa (m2).
Costos Generales de Fabricación.- dólares por periodo.
4.3 DIAGRAMA DE INFLUENCIA
Esta herramienta ayuda a determinar las distintas relaciones de las variables de manera más sencilla.
107
En el gráfico se observa dos líneas punteadas que cruzan de izquierda a derecha; la variable que está por encima de la línea punteada superior es la medida de desempeño, es decir la utilidad. En el espacio por debajo de la línea punteada inferior ubicamos las variables de decisión y las variables externas, las cuales se constituyen en las entradas para el modelo matemático. Las variables y las relaciones que se ubican entre las dos líneas punteadas son básicamente el modelo.
108
4.4 RELACIONES
4.4.1 RELACIONES FISICAS CAPACIDAD
La capacidad de la empresa es de 499 m2en el periodo analizado, a esto se añade capacidad adicional en relación a las órdenes de producción.
PRODUCCIÓN DE CASAS PREFABRICADAS = CAPACIDAD La producción de casas en cualquier periodo es igual a los m 2 de casas vendidas.
MATERIALES REQUERIDOS
Esta relación dice que se requiere 0,934188 de plaquetas, perfiles, puertas de madera, puertas metálicas, marcos metálicos, ventanas metálicas, ventanas de aluminio, cubierta de fibrocemento, maderas y bases por cada m 2 de casas prefabricadas que se produzcan.
Bonini, Hausman, Biernan, 2001, “En la construcción de modelos, los valores numéricos con frecuencia se estiman a partir del costo o de otros datos de la empresa. Aunque podrían considerarse variables exógenas tienen escasa
109
importancia, pues son supuestos, que se espera que se mantengan fijos para los análisis realizados en el modelo”.
El valor obtenido en materiales requeridos lo comparamos con la información registrada en el Estado de Costos de Productos Vendidos $10.097.05.
HORAS LABORABLES
Las horas laborables son fácilmente determinantes, ya que podemos observarlo directamente en el registro de Nómina de Producción 960 horas.
4.4.2 RELACIONES FINANCIERAS
Las otras relaciones son financieras:
UTILIDAD
INGRESOS
110
COSTO DE PRODUCTO VENDIDO
OTROS GASTOS
GASTO DE MANO DE OBRA
COSTO DE MATERIA PRIMA
111
4.5 ANÁLISIS DEL MODELO
Primeramente necesitamos plantear estimados para las variables externas, estas puedes basarse en la experiencia e incluso en la apreciación del Administrador.
El modelo base considerando las particularidades de Habitar lo observamos a continuación, la experiencia proporciona datos para el planteamiento:
Sueldo promedio de mano de obra $2,341.53.
Total de materiales usados $10,806.68 (Estado de costos de productos vendidos)
Capacidad actual de producción 499 m2
Demanda de casas prefabricadas 499 m2
Producción de casas prefabricadas 499 m2
Horas laborables requeridas 960 horas (Nómina de producción)
Ingresos $21,626.66 (Estados de resultados)
Materiales usados $10,097.05 (Estado de costo de productos vendidos)
Costos Generales de fabricación $ 2,550.16 (Estado de costo de productos vendidos)
Mano de Obra directa $ 2,341.46
Gasto de ventas $1,844.75 (Estado de resultados)
Mano de obra indirecta $ 504.47 (Estado de costo de productos vendidos)
Utilidad$4,288.76 (Valor del Estado de resultado menos el valor de la mano de obra directa)
112
Con esta información podemos calcular y definir matemáticamente el cálculo para circunstancias diferentes:
Valor de la mano de Obra
Precio promedio de la casa prefabricada
Demanda, capacidad y producción de casas prefabricadas
Debido a que se trabaja bajo pedido, la demanda será igual a la capacidad actual de producción y a la producción de casa prefabricadas.
Costo por casa prefabricada
113
Productividad de la mano de obra
Material directo requerido
Horas laborables requeridas
Ingresos
Material directo
Costos Generales de Fabricación.- serán fijos independientemente de la producción $2,550.16.
Mano de Obra directa
114
Costo de Productos vendidos
Gastos de Venta
Realizando las operaciones se observa las condiciones actuales de la empresa.
115
Unidad Variables de decisión Capacidad Adicional Valor de mano de obra
m^2 $/hora
Variables externas Precio promedio de la casa prefabricada Demanda de casas prefabricadas Costo por casa prefabricada Productividad de la mano de obra Factores físicos Capacidad actual Producción de casas prefabricadas Material directo requerido Horas laborables requeridas
Periodo actual
2.44
$/m^2 m^2 $/m^2
43.34 499.00 21.66 0.52
m^2 m^2 M Horas
499.00 499.00 466.16 960
Factores financieros Ingresos
$
21,626.66
Material directo Costos Generales de fabricación
$ $
10,097.05 2,550.16
Mano de Obra directa
$
2,341.46
Costos de Productos vendidos $
14,988.67
Gastos de ventas Mano de obra indirecta
$ $
1,844.75 504.47
Depreciación
$
0.00
Total otros gastos $
2,349.22
$
4,288.76
Utilidad
116
Las variables de decisión son el valor de la mano de obra y la variación en la capacidad adicional, ahora se analizarán situaciones supuestas que permitirán al Administrador jugar con las variables del modelo.
La manera de abordar algunos aspectos gerenciales y desarrollar cierta perspectiva sobre los problemas de decisión sería:
La situación laboral particular que vive el país y las regulaciones legales de los últimos tiempos tendrían injerencia y efecto en el valor de la mano de obra. Analizaremos el efecto de las variaciones de la mano de obra sobre la utilidad.
La tarifa actual es de 2,439 por hora; modelaremos con un aumento del 2.5%. Esto genera una utilidad de $4231.22.
117
Unidad Variables de decisión Capacidad Adicional Valor de mano de obra
Efecto de variación de mano de Obra
m^2 $/hora
0 2.50
$/m^2 m^2 $/m^2
43.34 499.00 21.66 0.52
Factores físicos Capacidad actual Producción de casas prefabricadas Material directo requerido Horas laborables requeridas
m^2 m^2 M Horas
499.00 499.00 466.16 960
Factores financieros Ingresos
$
21,626.66
$ $ $
10,097.02 2,550.16 2,399.04
Costos de Productos vendidos $
15,046.22
Variables externas Precio promedio de la casa prefabricada Demanda de casas prefabricadas Costo por casa prefabricada Productividad de la mano de obra
Material directo Costos Generales de fabricación Mano de Obra directa
Gastos de ventas Mano de obra indirecta Depreciación
Utilidad
$ $ $
1,844.75 504.47 0.00
Total otros gastos $
2,349.22
$
4,231.22
Un incremento del 2.5% en el valor de la mano de obra generaría una pérdida del 1.36%. Sin embargo un posible incremento en la mano de obra podría ser negociable incluyendo otros parámetros de negociación.
118 Un aumento en el valor de la mano de obra podría incentivar un incremento en la productividad de la mano de obra, la gerencia podría establecer ciertos condicionamientos que aportarían al incremento de la productividad de la mano de obra, veamos cual es el efecto antes un incremento proporcional del 2.5%.
Unidad
Efecto de incremento del 2.5% en el valor de la mano de obra y en la productividad de la mano de obra
m^2 $/hora
0 2.50
$/m^2 m^2 $/m^2
43.34 499.00 21.66 0.53
Factores físicos Capacidad actual Producción de casas prefabricadas Material directo requerido Horas laborables requeridas
m^2 m^2 M Horas
499.00 499.00 466.16 942
Factores financieros Ingresos
$
21,626.66
$ $ $
10,097.02 2,550.16 2,353.77
Costos de Productos vendidos $
15,000.96
Variables de decisión Capacidad Adicional Valor de mano de obra Variables externas Precio promedio de la casa prefabricada Demanda de casas prefabricadas Costo por casa prefabricada Productividad de la mano de obra
Material directo Costos Generales de fabricación Mano de Obra directa
Gastos de ventas Mano de obra indirecta Depreciación
Utilidad
$ $ $
1,844.75 504.47 0.00
Total otros gastos $
2,349.22
$
4,276.48
119
Un incremento de esta envergadura genera un efecto de mejora en la utilidad, ya que la pérdida sería del 0.29% y no del 1.36% si solo se incrementara el valor de la mano de obra y no mejora la productividad. Es decir que esta estrategia gerencial en tales circunstancias permitiría mejorar la medida de desempeño de la empresa.
Otra situación particular para analizar es cuánto podría aumentar el valor de la mano de obra antes de que Habitar dejara de ser rentable. Para ello determinamos la utilidad con varios valores de mano de obra,
Para ello se aplicará en el modelo valores diferentes para el valor de la mano de obra.
120
El punto de equilibrio, es decir donde la utilidad es igual a cero, esta condición se cumpliría cuando el valor de la mano de obra está entre $6.8 y $8 por hora.
121
El modelo establecido muestra al Administrador la existencia o no de problemas ante los cambios de las variables.
122
CAPÍTULO 5
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES La aplicación del sistema de costos por órdenes de producción; permite obtener el costo de un producto. Además, la aplicación de un sistema contable adecuado sirve para fines administrativos como son: la planeación y control de los costos de producción y por otro lado, para la toma de decisiones en lo que respecta a la inversión. Este tratamiento contable permitirá establecer cuál es el valor de materiales, mano de obra y el valor de fabricación que corresponde a cada una de las órdenes de producción ejecutadas en un período contable, esta información se encontrará sintetizada en el documento denominado “hoja de costos”
Para iniciar el armado de una casa es necesario una orden de producción específica la misma que se lo da en forma verbal.
La utilización de documentos innecesarios para el registro de los egresos ocasiona el uso indebido de recursos humanos y materiales
El proceso de adquisición de materiales no está debidamente sustentado, el Jefe de Producción comunica a la Gerente de Habitar, la misma que solicita al proveedor sin acompañar el requerimiento con las debidas Órdenes de Compra.
123
La cuenta Inventario de materiales en el balance se presenta por cada ítem, las tarjetas Kardex son registradas en hojas electrónicas, las mismas que no se actualizan a medida que se utilizan los materiales ni respaldan físicamente cada mes, por lo que no se estaría cubierto de suceder alguna contingencia.
Habitar vende las casas prefabricadas sin acabados y solicita con acabados,
cuando el cliente
las compras de los elementos que se utilizan se
registran directamente al gasto; lo que ocasiona distorsión en la información presentados en los estados financieros.
Actualmente las actividades de adquisición, custodia, despacho, producción y utilización de los materiales están a cargo del Jefe de Producción, por lo que es evidente que hay distintos aspectos del control que deben ser realizados por personas diferentes. Su nombre genérico más corriente es el de “funciones incompatibles”.
Habitar dentro de la presentación de estados financieros no elabora el Estado de Costo de Productos vendidos. La construcción de un modelo matemático implica simplificar el problema para la toma de decisiones, mediante la selección de variables más relevantes sobre las cuales la administración tiene control.
124 El establecer un modelo en la empresa proporciona a la administración independencia de una sola medida de desempeño, se puede enfatizar en la utilidad, horas laborables y cantidad de materiales que se requieren, etc.
Un modelo matemático permite realizar análisis para encontrar soluciones, permitiendo entender mejor los problemas y las circunstancias del negocio.
125
5.2 RECOMENDACIONES
Poner en marcha el proyecto con todas las propuestas, tanto en el rediseño como en la aplicación del sistema de costos por órdenes de producción. Este tratamiento contable permitirá establecer cuál es el valor de materiales, mano de obra y cuál es el valor de fabricación que corresponde a cada una de las órdenes de producción ejecutadas en un período contable, además sirve para fines administrativos como son: la planeación y el control de los costos de producción y por otro lado, para la toma de decisiones en lo que respecta a la inversión, esta información se encontrará sintetizada en la hoja de costos.
Es necesario implementar el uso de una orden de producción ya que permitirá conocer el inicio y terminación del proceso del armado de una casa, dentro del ciclo contable, no es otra cosa que el documento que autoriza el inicio del trabajo productivo.
Eliminar el formulario de egreso de caja, ya que no proporciona ningún control ni facilidad para elaborar algún reporte o estado financiero y además lo sustituye el Comprobante de Diario, así se estaría ahorrando papelería y recursos.
Para proceder a la adquisición de materiales se lo debe hacer con procedimientos que garanticen un buen control interno, por lo tanto implementar el uso de la orden de compra, que es un documento que contiene los detalles y condiciones necesarias para las adquisiciones, al
126
igual que el informe de recepción. Es un formato que generalmente está bajo la responsabilidad del bodeguero y en él se detallan la fecha, cantidad y condiciones de lo que ha llegado (los materiales), y en él se hace constar el número de orden de compra.
Utilizar las cuentas Inventario de productos terminados, Inventario de productos en proceso e inventario de materiales, además actualizar y respaldar los Kardex ya que los inventarios constituyen activos importantes de la empresa, que se evidencian a través de tarjetas de
control de
existencias (Kardex), permitiendo mantener un control individualizado y actualizado de todos los ítems que conforman la Cuenta Inventario de Materiales.
Implementar el uso de la subcuenta contable de CUENTAS POR COBRAR para los clientes que solicitan la casa con acabados, para tener un control exacto de los elementos que se utilizaron para la construcción de la casa para al final proceder al cobro, y así evitar distorsión en la presentación de estados financieros.
Es necesario encargar a un bodeguero la custodia del inventario para su recepción y despacho de los materiales, por procedimiento que garantice un buen control interno.
127 Crear una cuenta transitoria para las transferencias de dinero para las operaciones de Habitar, para luego al final del período contable al consolidar con la Constructora esta cuenta transitoria se eliminaría.
Elaborar el estado de costos de productos vendidos que no es otra cosa que la adición de los tres elementos del costo, con este estado se puede ver el grado de exactitud con la que se aplicó los costos generales durante el período para costear sus productos y por lo tanto el grado de exactitud con que estableció sus precios de venta, cuando estos están basados en los costos.
Revisar la rentabilidad ya que Habitar no considera para sus costos los sueldos del Gerente y Contador, las comisiones que se pagan a los vendedores y las depreciaciones de sus nuevas instalaciones ubicadas en la Mitad del Mundo, lo cual baja su rentabilidad y por consiguiente se deben analizar nuevas alternativas como: mejorar sus ventas, diversificar los productos etc. Emplear la orientación establecida en la toma de decisiones., establecer predicciones con base en la experiencia y buen juicio del administrador.
128
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ANEXOS ANEXO 1. ORDEN DE PRODUCCIÓN
ANEXO 2. COMPROBANTES DE DIARIO
ANEXO 2/1
ANEXO 2/2
ANEXO 2/3
ANEXO 2/4
ANEXO 2/5
ANEXO 2/6
ANEXO 2/7
ANEXO 2/8
ANEXO 2/9
ANEXO 2/10
ANEXO 2/11
ANEXO 2/12
ANEXO 2/13
ANEXO 2/14
ANEXO 2/15
ANEXO 2/16
ANEXO 2/17
ANEXO 2/18
ANEXO 2/19
ANEXO 2/20
ANEXO 2/21
ANEXO 2/22
ANEXO 2/23
ANEXO 2/24
ANEXO 2/25
ANEXO 2/26
ANEXO 2/27
ANEXO 2/28
ANEXO 2/29
ANEXO 2/30
ANEXO 2/31
ANEXO 2/32
ANEXO 2/33
ANEXO 2/34
ANEXO 2/35
ANEXO 2/36
ANEXO 2/37
ANEXO 2/38
ANEXO 2/39
ANEXO 2/40
ANEXO 2/41
ANEXO 2/42
ANEXO 2/43
ANEXO 2/44
ANEXO 2/45
ANEXO 2/46
ANEXO 2/47
ANEXO 2/48
ANEXO 2/49
ANEXO 2/50
ANEXO 2/51
ANEXO 2/52
ANEXO 2/53
ANEXO 2/54
ANEXO 2/55
ANEXO 2/56
ANEXO 2/57
ANEXO 2/58
ANEXO 2. BALANCE GENERAL
ANEXO 2. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
ANEXO 3. TAREAS REALIZADAS POR LOS OBREROS
ANEXO 4. LISTA DE PRECIOS CASAS PREFABRICADAS
ANEXO 5. ORDEN DE COMPRA
ANEXO 6. INFORME DE RECEPCIÓN DE MATERIALES