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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración
Propuesta de un manual de organización específico en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana
TESINA
Para obtener el Titulo de: Licenciado en Administración
Presenta a: Mario Alberto Canales Cervantes
Asesor: M. A. José Vicente Díaz Martínez
Xalapa – Enríquez, Veracruz
Marzo 2010 I
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración
Propuesta de un manual de organización específico en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana
TESINA
Para obtener el Titulo de: Licenciado en Administración
Presenta a: Mario Alberto Canales Cervantes
Asesor: M. A. José Vicente Díaz Martínez
Xalapa – Enríquez, Veracruz
Marzo 2010 III
Dedicatorias y Agradecimientos
A mis padres: En este momento de mi vida estudiantil quiero dar las gracias a estos seres tan maravillosos que me ayudaron en todo momento, que me brindaron su amor y paciencia, que hicieron de ésta también su lucha. Gracias
A mis hermanos: Por que siempre han sido un ejemplo a seguir en mi vida, por apoyarme en mis decisiones y por ser siempre una fuerza extra para mis estudios.
A mi novia: Por ayudarme a enderezar el camino, por siempre estar ahí para apoyarme en todos los momentos difíciles de la carrera pero sobre todo por ser una fuerza infinita de cariño y empuje para siempre superarme.
Gracias a todas aquellas personas que estuvieron pendientes siempre de mis necesidades para superarme.
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ÍNDICE RESUMEN .............................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 6 MARCO TEÓRICO: MANUAL DE ORGANIZACIÓN .............................................. 6 1.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN .............................................................. 7 1.2 PROCESO ADMINISTRATIVO ....................................................................... 8 1.3 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ............................................... 9 1.3.1 Planeación ............................................................................................... 10 1.3.2 Dirección ................................................................................................. 12 1.3.3 Control ..................................................................................................... 15 1.3.4 Organización ........................................................................................... 17 1.3.4.1 Importancia de la organización......................................................... 18 1.3.4.2 Principios de la organización............................................................ 18 1.3.4.3 Tipos de organización ....................................................................... 19 1.3.4.4 Organización formal .......................................................................... 20 1.3.4.5 Organización informal ....................................................................... 21 1.3.4.6 Proceso de organización ................................................................... 21 1.4 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................... 22 1.5 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN ................................................................. 23 1.5.1 Análisis de puestos ................................................................................ 24 1.5.2 Organigrama ........................................................................................... 26 1.5.2.1 Clasificación de los organigramas ................................................... 26 1.5.3 Manuales administrativos ...................................................................... 28 1.5.3.1 Objetivos de los manuales ................................................................ 28 1.5.3.2 Alcance y limitaciones de los manuales administrativos .............. 29 1.5.3.3 Clasificación de los manuales administrativos ............................... 30 1.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN .................................................................... 31 1.6.1 Objetivo del manual de organización.................................................... 31 1.6.2 Importancia del manual de organización .............................................. 32
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1.6.3 Clasificación de los manuales de organización ................................... 32 1.6.4 Contenido del manual de organización ................................................ 33 CAPÍTULO 2 ......................................................................................................... 35 MARCO CONTEXTUAL: EL SERVICIO SOCIAL EN LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ........................................................... 35 2.1 LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA............................................................ 36 2.1.1 Antecedentes históricos ........................................................................ 37 2.1.2 Visión y Misión institucional ................................................................. 39 2.2 LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN........................... 41 2.2.1 Antecedentes históricos de la Facultad de Contaduría, Administración y Sistemas Computacionales Administrativos .............. 41 2.2.2 Misión y visión institucional .................................................................. 42 2.2.3 Plan De Desarrollo 2009-2013 de la Facultad de Contaduría y Administración ............................................................................................ 43 2.2.4 Estructura de la organización ................................................................ 45 2.2.5 Junta académica ..................................................................................... 47 2.2.6 Consejo técnico ...................................................................................... 48 2.2.7 Dirección ................................................................................................. 49 2.2.8 Secretaría académica ............................................................................. 49 2.2.9 Jefaturas de carrera................................................................................ 51 2.2.10 Administración ...................................................................................... 51 2.3 MODELO EDUCATIVO INTEGRAL Y FLEXIBLE ........................................ 52 2.3.1 Objetivos ................................................................................................. 52 2.3.2 Ejes de formación ................................................................................... 52 2.4 PLAN DE ESTUDIOS DE LOS PROGRAMAS EDUCATIVOS DE LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ................................ 53 2.4.1 Áreas de formación ................................................................................ 54 2.4.2 Créditos ................................................................................................... 56 2.5 EXPERIENCIA EDUCATIVA SERVICIO SOCIAL ........................................ 57 2.5.1 Objetivo general ...................................................................................... 59 2.5.2 Objetivos específicos ............................................................................. 59
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2.5.3 Créditos y horas...................................................................................... 60 2.6 COORDINACIÓN DE LA EXPERIENCIA EDUCATIVA SERVICIO SOCIAL ......................................................................................................... 61 2.6.1 Objetivo general ...................................................................................... 62 2.6.2 Objetivos específicos ............................................................................. 62 2.6.3 Estructura de la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social ............................................................................................. 64 CAPÍTULO 3 ......................................................................................................... 65 PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO EN MATERIA DE SERVICIO SOCIAL, DIRIGIDO A LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN, ZONA XALAPA, DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA ...................................................................................................................... 65 3.1 IDENTIFICACIÓN ......................................................................................... 66 3.2 ÍNDICE .......................................................................................................... 66 3.3 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 67 3.4 OBJETIVO .................................................................................................... 67 3.5 ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................... 68 3.6 AUTORIDAD ................................................................................................. 68 3.7 DIRECTORIO ................................................................................................ 69 3.8 ANTECEDENTES HISTÓRICOS .................................................................. 70 3.9 BASE LEGAL ............................................................................................... 71 3.10 ORGANIGRAMA PROPUESTO ................................................................. 74 3.11 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS .................................................................... 76 3.11.1 Asistente de Jefatura de Administración ................................................. 76 3.11.2 Asistente de Jefatura de Contaduría....................................................... 79 3.11.3 Asistente de Jefatura de Sistemas Computacionales Administrativos .... 81 3.11.4 Asistente de Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social .... 84 3.11.5 Asistente de Centro de Cómputo de Contaduría y Administración ......... 88 3.11.6 Asistente de Laboratorio de Cómputo..................................................... 91 3.11.7 Asistente de la Coordinación de la Especialización en Comercio Exterior.......................................................................................... 95
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3.11.8 Asistente de la Coordinación de CENEVAL............................................ 98 3.11.9 Asistente del Sistema Universitario de Mejora Empresarial.................. 101 3.11.10 Asistente de Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación .......... 104 3.11.11 Asistente de Coordinación de Seguimiento de Egresados ................. 107 3.11.12 Asistente de Coordinación de Tutorías ............................................... 110 3.11.13 Asistente del Centro Develop ............................................................. 113 3.11.14 Asistente de la Coordinación de la Experiencia Recepcional ............. 115 3.11.15 Asistente del Departamento de Lenguas English Business Center .... 117 3.11.16 Asistente de la Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables .......................................................................................... 119 3.11.17 Asistente de Investigación del Cuerpo Académico Tecnologías de Información y Organización Inteligentes en la Sociedad del Conocimiento 122 3.11.18 Asistente de Administración ................................................................ 125 3.11.19 Asistente de Coordinación de Biblioteca............................................. 129 3.11.20 Asistente de Coordinación de Servicio Social del Modelo Rígido ....... 132 3.11.21 Asistente de la Oficina de la Sección Sindical del FESAPAUV .......... 135 CONCLUSIONES ................................................................................................ 138 FUENTES DE INFORMACIÓN ........................................................................... 142 ANEXOS ............................................................................................................. 144 ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 147
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RESUMEN ¿Cuentan los alumnos que realizan su Servicio Social dentro de la Facultad y Contaduría y Administración con el perfil necesario para realizar con eficacia las tareas que les corresponde en función al puesto que ocupan?
Esta es la pregunta en la cual se basa esta investigación, por lo que hay que decir que en primera instancia se desea creer que sí, pero en pláticas con los maestros encargados de algunas áreas dentro de la Facultad, se detectó que, en ciertos aspectos, los alumnos que cubren esos puestos no están totalmente calificados para un eficiente desempeño.
Este trabajo de investigación propone un manual de organización específico en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana; con la finalidad de brindar a las diferentes áreas, estudiantes eficientes que les permitan realizar sus actividades con eficacia.
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INTRODUCCIÓN
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La Facultad de Contaduría y Administración, zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana, es una institución la cual tiene por objeto formar a profesionales para hacer mas competitivas las organizaciones en un entorno global.
Dentro de su estructura curricular del Modelo Educativo Integral y Flexible, que se maneja en las cuatro carreras de la Facultad de Contaduría y Administración, se encuentra la Experiencia Educativa Servicio Social. Dicha experiencia se cursa completando el 70% del total de los créditos de cada carrera, y en ella se ponen en práctica todos los conocimientos que se han ido adquiriendo a lo largo de toda la carrera.
En el servicio social, los estudiantes prestan sus conocimientos en alguna organización en la cual tienen la oportunidad de regresar a la sociedad una parte de todo lo que la sociedad ha apoyado en sus estudios.
Es por esta razón que la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social de la Facultad de Contaduría y Administración, recomienda a todos los estudiantes que inician su servicio social que presten sus servicios dentro de la misma Facultad.
Dentro de la Facultad de Contaduría y Administración existen diferentes áreas en los cuales los estudiantes, con el número de créditos necesarios, pueden realizar su servicio social: Dirección, Secretaría, Jefaturas, Administración y Coordinaciones. Aquellos alumnos a los cuales les interesa esta opción entran como asistentes de un coordinador responsable de cada una de estas áreas; los coordinadores les ponen tareas a realizar durante su estancia con la finalidad de lograr más eficientemente sus objetivos.
La Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social es la que se encarga de todos los trámites de los estudiantes en relación a ésta experiencia, de calificar los documentos correspondientes y de llevar el control de sus
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calificaciones. La Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social actualmente se encuentra bajo el mando del M. A. José Vicente Díaz Martínez y en el periodo escolar ago08-feb09 un servidor fue colaborador dentro de esa Coordinación y a lo largo del periodo, me di cuenta que en algunas de las Coordinaciones dentro de la Facultad, en las cuales los alumnos prestan sus conocimientos y habilidades para elaborar el servicio social, desafortunadamente, no están lo suficientemente calificados ó no tienen el perfil necesario para realizar las tareas que el puesto requiere.
Los alumnos al no aportar lo necesario a las Coordinaciones, hacen que los objetivos no se alcancen de manera satisfactoria o que se tenga que elaborar mas trabajo para conseguirlos.
Debido al problema encontrado en el plantel, se planea la elaboración de un manual de organización específico en materia de servicio social que describa cada puesto disponible para los alumnos de la facultad para la realización de su servicio social, mencionando en cada uno las actividades a realizar y el perfil (conocimientos, habilidades y actitudes) a cubrir.
El objetivo general de este trabajo es proponer un manual de organización específico en materia de servicio social para la Facultad de Contaduría y Administración, que le sirva de base a la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social para canalizar adecuadamente a los estudiantes que desean realizar su servicio social en esta Facultad. Con este manual se planea la mejora del desempeño de las áreas involucradas.
Dentro de los objetivos específicos se encuentran:
1. Identificar el proceso a seguir para la elaboración de un manual de organización, así como la estructura que debe tener éste.
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2. Reconocer al servicio social en la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana como el contexto en el que se realiza la propuesta. 3. Diseñar un manual específico de organización en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana.
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CAPÍTULO 1 MARCO TEÓRICO: MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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1.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Dentro de los conceptos de administración se pueden citar los siguientes:
"Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupo de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados". Koontz y Weihrich, (2004)
“Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social”. Reyes, (1992)
"La administración es una disciplina orientada a la gente. Es un campo dinámico interesado en los cambios que afectan a la gente en las organizaciones". Fulmer, (1983)
"Es una actividad inherente a cualquier grupo social. Es el esfuerzo coordinado de un grupo para obtener un fin con la eficacia y el menor esfuerzo posible". Münch, (1983)
Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos específicos.
Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante esfuerzo ajeno.
El considerado padre de la Administración moderna, Henri Fayol dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.
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Observando todas las definiciones expuestas se podrá observar que los diversos autores coinciden en varios aspectos de las mismas; por lo tanto, viendo esas similitudes en este trabajo se dará la siguiente definición de administración:
Administrar es la utilización de los recursos con que se cuenta de una manera óptima para el logro de los objetivos generales y específicos planeados, con la ayuda y colaboración de terceras personas.
1.2 PROCESO ADMINISTRATIVO El cuerpo administrativo de una Empresa constantemente se ve ejerciendo ciertas actividades que conllevan responsabilidad y liderazgo directivos, a estas funciones se les conoce con el nombre de Funciones Administrativas o Funciones de Administración. Henri Fayol las identifica como Planear, Organizar, Dirigir y Controlar; y estas han sido consideradas como la base para los autores clásicos y neoclásicos respecto a sus teorías del Proceso Administrativo.
En el libro Administración escrito por Stoner, (1994); se nos dice que un proceso es la forma sistemática de hacer las cosas; es un método sistemático para manejar las actividades”.
Como base de la definición anterior me permito mostrar la distribución de las funciones administrativas que nos dice Newman, (1951); ya que es una de las primeras distribuciones establecidas y la primera en nombrar a la dirección: •
Planeación
•
Organización
•
Dirección
•
Control
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Estas funciones son parte de las funciones de un administrador dentro de todas las organizaciones, y estas funciones pueden ser visualizadas como un proceso secuencial como se muestra en la figura siguiente:
Planeación
Organización
Dirección
Control
Figura 1.1 Funciones del Administrador Fuente: Chiavenato, 2002
Las funciones del administrador constituyen la interacción entre las diferentes partes del proceso administrativo de una forma continua y coincidente. Esto quiere decir que se vale de enlaces y de la retroalimentación de cada una de las fases.
Se tiene que mencionar que las etapas anteriormente mencionadas, si se les ve de una manera individual (planeación, organización, dirección y control) son sólo funciones administrativas, para poder observarlas como el Proceso Administrativo que conforman, hay que observarlas de una manera tal que se unan e interactúen entre si para el logro de los objetivos.
1.3 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Las funciones administrativas se encuentran relacionadas entre sí, sin embargo, es importante aclarar que el orden secuencial podría variar según sea el manejo de las diferentes empresas y organizaciones en las que se estudie.
En ese sentido me permitiré mencionar brevemente cada una de las partes que integran el Proceso Administrativo en el siguiente orden: Planeación, Dirección, Control y Organización.
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1.3.1 Planeación
Antes de empezar a hablar del tema, se definirá que es planear:
Planear es pensar con anticipación las metas y las acciones que se van a seguir para conseguir las mismas, esto quiere decir que es presentar los objetivos a los cuales la organización quiere cubrir y establecer los procedimientos necesarios e idóneos para alcanzarlos.
La planeación establece las bases para reducir el grado de riesgo en las operaciones de carácter comercial, así como social. Su importancia radica en su trascendencia al influenciar en las otras etapas administrativas.
La planeación es importante pues reduce los niveles de incertidumbre, promueve la eficiencia, reduce la improvisación, y proporciona elementos para poder llevar a cabo el control.
Los principios de la planeación son los siguientes: •
Principio de factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable, es decir, cumplir con la normatividad vigente; que exista coherencia entre los recursos con la posibilidad de conseguirlos y los requerimientos a satisfacer, todo esto debe llevarse a cabo preferentemente bajo estudios de mercado.
•
Principio de flexibilidad. Es conveniente establecer márgenes de holgura por situaciones imprevistas, por ejemplo, se planea obtener un margen de utilidad del 10% ± 2; contratar personal titulado o que sea pasante de su licenciatura.
•
Principio de la universalidad. La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
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•
Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
•
El principio de la precisión. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación.
•
El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Deben integrarse y dirigirse al logro de propósitos y objetivos generales
•
El principio de compromiso. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
•
Principio del factor limitante. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
La planeación se clasifica en términos generales en tres periodos: •
Corto plazo. Es aquel periodo menor o igual a un año.
•
Mediano plazo. Es el periodo de uno a tres años.
•
Largo plazo. Es el periodo mayor de tres años.
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Hay que tomar en consideración las características de la empresa u organización ya que existen factores como el giro, la disponibilidad de recursos, el conocimiento que pueden aceptar dichos periodos por ejemplo un banco comercial, un colegio, etc.
1.3.2 Dirección
Es el proceso para destinar las actividades de un grupo con respecto a una tarea, e implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
La dirección es importante ya que pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización, cuando es eficiente, influye en la moral del personal tanto de los niveles de mando como en los empleados y, por consecuencia, en su productividad; a través de ella, se establece la comunicación para que la organización funcione.
Los principios de la dirección son los siguientes: •
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización, y si éstas no se contraponen a su autorrealización.
•
Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge
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como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal. •
De la supervisión directa. Se refiere al apoyo directo del dirigente y la comunicación que debe proporcionar a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con eficiencia y eficacia.
•
De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.
•
De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa al momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en relación con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.
•
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema, que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
La dirección se encuentra integrada por cinco etapas fundamentales: •
Toma de decisiones
•
Integración
•
Motivación
•
Comunicación
•
Supervisión
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La toma de decisiones es la elección de un curso de acción entre varias alternativas, en un ámbito de incertidumbre.
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marca las decisiones previamente establecidas; para ejecutar los planes. Mediante la integración, la empresa busca el personal para el mejor desempeño de sus actividades.
La obtención del personal idóneo consta de cuatro componentes principales: •
Reclutamiento
•
Selección
•
Inducción o Introducción
•
Capacitación y Desarrollo
La motivación es la labor más importante de la dirección, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo, buscando cumplir los objetivos.
La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
Puede ser informal o formal, entendiéndose por la segunda como aquella que se planea y se estructura de forma adecuada; un claro ejemplo serían los oficios, reglamentos, instructivos, etc.; por la primera entendemos que es aquella que emerge de manera espontánea en la organización, no se origina en planes y se basa en la afinidad entre los integrantes de la empresa, normalmente se conocen como chismes y rumores.
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente, esta debe ser adecuada, ya que
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un exceso de vigilancia puede causar malestar entre el personal, y la poca o ausencia de ella puede causar situaciones adversas a la empresa, ya sea que el personal abuse de la confianza que se les otorga en forma conciente o que sin tener una intención en contra de la empresa no se realicen las actividades adecuadamente.
La auto-supervisión se ha vuelto una herramienta administrativa muy favorecida cuando se trabaja concientemente en equipo, ya que los integrantes del mismo se autoevalúan y son sancionados por sus mismos compañeros.
1.3.3 Control
Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Su importancia radica en establecer medidas para corregir desvíos de las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente; reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores; proporciona información de la ejecución de los planes.
Los principios del control son los siguientes: •
Equilibrio. Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.
•
De los objetivos. El control es imposible si no existen Estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Es obvio que para llevar a cabo el control debemos comparar lo realizado con lo esperado de acuerdo con
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los objetivos establecidos, es por ello que el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos. •
De la oportunidad. No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el logro de los objetivos de la empresa.
•
De las desviaciones. Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado para identificar sus causas, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los objetivos previstos.
•
Costeabilidad. La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del costo de operación de los controles.
•
De excepción. Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos, ya que precisamente esa es una de las funciones del control.
•
De la función controlada. Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar.
Las etapas del control son: •
Establecer estándares de desempeño
•
Medir resultados y compararlos con las normas establecidas
•
Tomar medidas correctivas
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1.3.4 Organización
Como se mencionó anteriormente, la organización es el segundo paso del proceso administrativo.
Diferentes autores han dado sus definiciones de lo que es organización, por lo cual a continuación mencionaremos algunas que han sido de relevancia para entender el tema: •
Agustín Reyes Ponce dice que la organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados (Rodríguez, 2002:197).
•
Isaac Guzmán Valdivia dice que organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue (Guzmán, 1989:89).
•
Guillermo Gómez Ceja dice que organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después en coordinarlas en tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común (Rodríguez, 2002:6).
•
Münch y García definen a la organización como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social (Münch, 1990:108).
Con base en las definiciones anteriores y el análisis de cada una de ellas se llega, para este trabajo, a la conclusión de que la organización es la función de la
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administración encargada de ordenar las actividades que son necesarias para lograr los objetivos de una empresa.
1.3.4.1 Importancia de la organización
La organización es importante porque es un medio para desarrollar las actividades de una empresa de manera ordenada y sistemática, lo cual conlleva a disminuir tiempos y elevar calidad y eficiencia, reduce costos e incrementa productividad, y es un proceso constante, ya que tiende a cambiar y a adaptarse según la evolución del medio y la empresa. En conclusión, es la que lleva a la realización de los objetivos de las empresas.
1.3.4.2 Principios de la organización
El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyen a la eficiencia organizacional, contando siempre con principios, solo se describirán los que se consideran mas importantes. •
Principio del objetivo. Se refiere al hecho de que una organización es eficiente, siempre que permita a cada uno de los puestos contribuir a la obtención de los objetivos de la empresa.
•
Principio de jerarquía. Debe establecerse una línea de autoridad, abarcando desde la Gerencia General hasta llegar a cada uno de los subordinados, determinando la responsabilidad y buscando la eficiencia en la comunicación.
•
Principio de unidad de mando. Se refiere al establecimiento de un jefe por cada grupo de subordinados, evitando confusiones en la instrucción y aumentando la responsabilidad del subordinado en los resultados.
•
Principio de la especialización. Cuanto mas se divide el trabajo que dedica cada empleado a una actividad mas limitada y concreta, se 18
obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. Producir mas y mejor con el mismo esfuerzo.
1.3.4.3 Tipos de organización
La tipología de la organización se refiere a las diferentes formas o modelos de la estructura organizacional de una empresa, y son determinados por diferentes factores, como son el giro de la empresa, su tamaño o sus recursos.
Tratando de explicar de una manera mejor los tipos de organización y como paso anterior a la sección siguiente a continuación se explican los tipos de estructura organizacional: •
Organización lineal o militar. La actividad de las decisiones se concreta en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán resultados a un solo jefe.
•
Organización funcional. Departamental o de Taylor. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número de funciones posibles.
•
Organización de línea-funcional. Se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservando de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe por cada función en especial y de la funcional la especialización de cada actividad en una función.
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•
Organización por comité. No tiene autoridad de línea o poder imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
•
Organización staff. Esta organización surge como consecuencia de las grandes empresas y el avance tecnológico que en ellas se va implementando. Se identifica por la contratación de personal externo a la empresa o al departamento para proporcionar información experta o asesoría.
Ahora para un análisis más general, podemos mencionar que básicamente la organización se divide en formal e informal.
1.3.4.4 Organización formal
Parte administrativa que busca agrupar e identificar los trabajos y las tareas que se desarrollan dentro de una empresa, mediante la delegación adecuada de autoridad y responsabilidad, estableciendo una cadena de mando y apropiados canales de comunicación, considerando la estructura de la empresa y los objetivos.
Los objetivos de la organización formal son: •
Permitir la realización de los objetivos esenciales, con el mínimo de esfuerzo, mediante la creación de un grupo de trabajo y una buena dirección.
•
Asignar la responsabilidad y la autoridad adecuada, permitiendo así la ejecución de las tareas fijadas, estableciendo claramente las líneas de autoridad.
•
Eliminar la duplicidad de trabajo.
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1.3.4.5 Organización informal
Es aquella que se da con relación a grupos de personas con similitudes laborales, por afinidad de caracteres, de inquietudes o simplemente por amistad entre ellas; no es contemplada en la organización formal.
Algunos ejemplos de ese tipo de organización pueden ser los grupos de reunión, los grupos deportivos, etc.
1.3.4.6 Proceso de organización
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos
de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:
1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización. 2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución. 3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. 5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
21
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. 7. Identificar y cuantificar los recursos materiales
necesarios para la
ejecución de las actividades. 8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.
1.4 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN Recopilando de diversas fuentes, las etapas de la organización son las siguientes: •
División del trabajo. Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo
de
esfuerzo,
dando
lugar
a
la
especialización
y
perfeccionamiento del trabajo, en muchas ocasiones se pierde el conocimiento y el aporte de ideas de los subordinados. Para dividir el trabajo es necesario seguir la siguiente secuencia:
o Jerarquización. Disposición de las funciones de una organización por orden de rango o grado de importancia. o Departamentalización. proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos que realicen actividades similares o tengan alguna relación lógica. o Descripción de funciones, actividades y obligaciones. Es el acto de definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.
22
•
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la conservación de los objetivos.
Llegando a este punto hay que mencionar las diferencias entre los dos temas anteriores: el proceso de organización y las etapas de la organización. Estas diferencias recaen en que para poder llevar a cabo eficientemente los pasos del proceso tenemos que realizar en conjunto las etapas, es decir, para poder identificar las funciones tenemos que realizar la división del trabajo, para así poder tener una visión mas específica de las funciones que se realizan y consecuentemente con los demás pasos y etapas.
1.5 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN Las técnicas de organización, se pueden conceptuar como un conjunto de herramientas que se utilizan para determinar la estructura de una empresa con el fin de optimizar recursos.
Proporcionan la información necesaria para poder implantar diversos planes dentro de la empresa: reajustes de personal, cambios de políticas, cambios de estructura, programas de crecimiento.
Algunas de estas técnicas pueden ser: •
El análisis de puestos
•
El organigrama
•
Los manuales administrativos
23
1.5.1 Análisis de puestos
Para poder entender de una manera mejor éste término, enunciaremos la definición de un autor, y posteriormente trataremos de concluir lo que es el análisis de puestos.
El análisis de puestos es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables. Fernández, (1995)
Para concluir, se puede determinar, que el análisis de puestos es una técnica para organizar de manera eficaz los trabajos y al personal de una empresa; por lo cual es indispensable saber de manera detallada lo que cada trabajador debe hacer y lo que se requiere para hacerlo bien.
Con esta técnica se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal así como sus características y aptitudes.
Esta técnica responde a una necesidad que tienen las empresas para organizar sus trabajos de manera eficaz, ya que es fundamental conocer las actividades de cada trabajo y las aptitudes que se necesitan para realizarlo correctamente.
Se aplica principalmente en aquellas empresas que cuentan con numerosos puestos, buscando especificar la función de cada uno; el análisis de puestos es una etapa importante dentro de la fase de Organización.
La información que se recaba debe ser debidamente plasmada en documentos diseñados específicamente para cada empresa, facilitando así el conocimiento de las actividades a realizar en cada puesto por los empleados.
24
En análisis comprende generalmente dos partes: •
La descripción del puesto, es decir, lo que el trabajador debe hacer.
•
La especificación del puesto, es decir, lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficacia. Se incluyen las habilidades, el esfuerzo, la responsabilidad y las condiciones del trabajo; éstos a su vez se dividen en conocimientos, experiencia, esfuerzo físico y mental, responsabilidad en bienes, equipo y riesgo.
La descripción del puesto se divide en tres partes: la identificación o encabezado, la descripción genérica y la descripción específica.
La identificación del puesto o encabezado comprende: •
Nombre del puesto
•
Clave de identificación del puesto
•
Nivel jerárquico
•
Subordinados
•
Jefe inmediato
La descripción genérica, consiste en una definición breve y precisa del puesto, dando una idea general de lo que se hace en el puesto.
La descripción específica, consiste en detallar las actividades que se realizan en un puesto determinado.
La especificación del puesto, en este apartado se permite conocer el perfil idóneo con el que debe contar el trabajador para desempeñar eficientemente las funciones inherentes al puesto.
25
1.5.2 Organigrama
Stoner, (1994) nos dice que es un diagrama de la estructura de una organización, en el que se muestran las funciones, departamentos o posiciones dentro de la organización y como se relacionan.
Los organigramas también son conocidos como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, en ellas se muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad que existe dentro de la misma.
Para dar una definición propia para este trabajo diremos que un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
1.5.2.1 Clasificación de los organigramas
Los organigramas, según nos comenta Münch, (1990) se pueden clasificar de diferentes maneras: •
Por su objeto: o Funcionales. Indica en el cuerpo de la gráfica además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. o Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. o Especiales. Se destaca alguna característica.
26
•
Por su contenido: o Esquemáticos. Contiene solamente los órganos principales, se elaboran para el público en general y no están detalladas. o Analíticos. Son detallados y técnicos.
•
Por su área: o Generales: Presenta toda la organización. o Departamentales:
Representa
la
organización
de
un
departamento o sección.
•
Por su diseño: o Verticales:
o Horizontales:
o Circulares:
27
o Escalares:
1.5.3 Manuales administrativos
Para Rodríguez Valencia, constituyen medios valiosos para la comunicación, y fueron concebidos dentro del campo de la administración para registrar y transmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa, así como las unidades administrativas que la constituyen.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización y por consiguiente su propósito es señalar en forma sistemática la información administrativa.
Son instrumentos de un gran potencial de organización y de éxito para las empresas, es por ello, que los directivos y/o empresarios deben pones énfasis en su correcta elaboración y aplicación.
1.5.3.1 Objetivos de los manuales
Como ya se determinó, los manuales administrativos constituyen un medio para la toma de decisiones administrativas.
28
De acuerdo con la clasificación y el grado de detalle, los manuales administrativos pretenderán cumplir los objetivos siguientes. Rodríguez,( 2002) •
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos y normas.
•
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
•
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
•
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
y
facilitar
su
incorporación
a
las
distintas
funciones
operacionales. •
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Los manuales administrativos son importantes aunque manifiestan algunas limitantes que no les restan importancia.
1.5.3.2 Alcance y limitaciones de los manuales administrativos
A continuación se señalan algunas posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos. Gaitán, (1976)
Posibilidades: •
Fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
•
Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, políticas, procedimientos, funciones y normas.
•
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
29
•
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.
•
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Limitaciones: •
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
•
El costo de producción y actualización puede ser alto.
•
Se limita a aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales.
•
Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, si se abundan en detalles pueden volverse complicados.
1.5.3.3 Clasificación de los manuales administrativos
Existen dos clasificaciones de los manuales: •
Por su contenido, y se clasifican:
a. Manual de organización. Se especifican las diversas unidades orgánicas que componen una empresa. b. Manual
de
procedimientos.
Se
establecen
los
principales
procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de suelos. c. Manual de políticas. Se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa. d. Manual de bienvenida. Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
30
•
Por su ámbito, y se clasifican:
a. Generales. Contienen información de la totalidad de la organización. b. Específicos. Consignan información de un área específica.
1.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Diversos autores nos presentan algunos conceptos de lo que es un manual de organización, a continuación se expondrá la definición más completa según mi criterio:
“Documento menos detallado pero elaborado sistemáticamente que puede satisfacer la necesidad que tienen todas las organizaciones de contar con un instrumento que sea comprensible y útil para cualquier interesado”. Rodríguez, (1992)
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, así como sus relaciones.
1.6.1 Objetivo del manual de organización
El objetivo general de este manual es describir la estructura de las funciones y departamentos de una organización, así como las actividades específicas y la autoridad que posee cada miembro del organismo. Rodríguez, (1992)
Los objetivos del manual de organización son: •
Presentar una visión de conjunto de la organización.
31
•
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
•
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propicia la uniformidad en el trabajo.
•
Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo.
•
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
1.6.2 Importancia del manual de organización
La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular. La acción de organizar no se limita a desarrollar un manual de organización, también a centralizar los objetivos del organismo.
Algunos manuales sólo contienen organigramas, otros gráficas y material que indica: •
El objetivo de la empresa
•
Canales de comunicación
•
Relaciones de personal
•
Deberes y responsabilidades de cada puesto específico
1.6.3 Clasificación de los manuales de organización
No todas las organizaciones necesitan el mismo manual de organización, por lo tanto, los manuales se tienen que clasificar dependiendo del objetivo que se desea alcanzar. A continuación se muestra su clasificación.
32
•
Manuales generales de organización. Abarcan toda una empresa; contienen una parte en la que incluye los antecedentes históricos de la empresa.
•
Manuales específicos de organización. Se ocupan de una función operacional; contienen un apartado referente a la descripción de puestos.
1.6.4 Contenido del manual de organización
El contenido del manual de organización varía de acuerdo al tipo y cantidad de información que se desee detallar.
Dentro de los apartados se deben de incluir los siguientes: •
Identificación: o Nombre de la organización o Titulo y extensión del manual o Lugar y fecha de publicación o Unidad orgánica responsable de su expedición
•
Índice. Consiste en una relación de las partes que contenga dicho documento.
•
Introducción. En su contenido proporciona una explicación al usuario de lo que es el documento, de la ocasión en que se elabora y de los objetivos que pretende cumplir.
•
Objetivo. Se describe lo que la organización espera de la elaboración e implementación del manual.
•
Ámbito de aplicación. Se describen las áreas de la organización que abarca el manual.
•
Autoridad. Es donde se definen los niveles jerárquicos.
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•
Directorio. Es una relación de los funcionarios y de sus cargos dentro de la organización.
•
Antecedentes históricos. Es una descripción de los orígenes de la empresa, en la que se indica la información más sobresaliente de su desarrollo.
•
Legislación o base legal. Se indica la ley o decreto por la que se creó.
•
Organigrama. Representación gráfica de la estructura formal de una empresa.
•
Descripción de funciones. Un análisis individual de cada uno de los puestos que existen en la organización, se muestran las actividades, las funciones, las obligaciones existentes dentro de cada uno de ellos.
34
CAPÍTULO 2 MARCO CONTEXTUAL: EL SERVICIO SOCIAL EN LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
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2.1 LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA Dentro de las instancias pertenecientes a la Universidad Veracruzana, se encuentran las diferentes facultades en donde se imparten todas aquellas carreras correspondientes a las licenciaturas con las que cuenta la universidad, repartidas en diferentes zonas del estado.
El presente trabajo se contextualiza en la Facultad de Contaduría y Administración, zona Xalapa, de la ya nombrada Universidad Veracruzana; comprendiendo el periodo escolar Febrero - Agosto 09.
La Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social, es un departamento de la Facultad de Contaduría y Administración, que tiene como uno de sus propósitos fundamentales el mejoramiento al máximo del nivel de atención a los alumnos que cursan la experiencia y a las empresas e instituciones que nos solicitan ayuda de esos alumnos, mediante el fortalecimiento del proceso de inscripción e inducción a los alumnos a la experiencia, en la mejora de las hojas de trabajo que entregan los alumnos, en la mejora de un control de las instituciones que se comunican con nosotros para el apoyo de los estudiantes en sus lugares de trabajo, fortaleciendo la relación que existe entre los diferentes departamentos de la Facultad de Contaduría y Administración.
36
2.1.1 Antecedentes históricos La Universidad Veracruzana inició su existencia formal el 11 de septiembre de 1944. Surge como una institución que se hace cargo de las escuelas oficiales artísticas, profesionales, especiales y de estudios superiores de la entidad. Retoma las actividades de las escuelas secundarias de bachilleres existentes en el estado y de las escuelas de enfermeras y parteras de Orizaba, Xalapa y Veracruz. Se crean inmediatamente las facultades Jurídica y de Bellas Artes, el Departamento de Arqueología, la Escuela Superior de Música y la radiodifusora de la Universidad XEXB.
A sus 64 años de creación se ah convertido en la principal institución de educación superior en el estado de Veracruz. Lo que nació como un pequeño grupo de escuelas y facultades es ahora una universidad con presencia en cinco campus universitarios y en veintidós localidades a lo largo del estado veracruzano.
En los años cincuenta se fundan facultades y se imparten carreras nuevas, no solo en Xalapa, sino en ciudades como Veracruz y Orizaba, además de nuevas escuelas de bachillerato. Esta etapa se extiende hasta 1968, cuando se decreta separar las enseñanzas media y media superior de la Universidad Veracruzana. La década de los setenta se caracteriza por el crecimiento y expansión de la institución, como ocurre en otras instituciones de Educación Superior del país. También se crean los primeros programas de postgrado.
Las actividades de investigación se impulsan al crearse nuevas entidades y el Hospital de Ginecología y se alienta la difusión artística al incorporarse grupos artísticos que dan renombre a la institución.
En los últimos años, la Universidad Veracruzana al igual que otras Instituciones de Educación Superior del país, se encuentran ante nuevos retos que representan las condiciones cambiantes de su entorno social, económico y 37
político, así como la competencia internacional y la escasez de financiamiento, lo que provoca que las universidades públicas replantean sus formas de organización académica.
En más de seis décadas de existencia, la Universidad Veracruzana ha expandido sus servicios a lo largo y ancho del territorio veracruzano, con presencia en cinco de las regiones económicas más importantes de la entidad y con planteles en 22 localidades; entre las que destacan se encuentran: Xalapa, Veracruz, Boca del Río, Orizaba, Córdoba, Río Blanco, Amatlán, Nogales, Camerino Z. Mendoza, Poza Rica, Tuxpan, Minatitlán, Coatzacoalcos y Acayucan. Pocas universidades del país presentan un desarrollo geográfico tan acelerado. Su reconversión hacia un sistema universitario estatal será una realidad académica y administrativa con cinco campus integrados en cada una de las regiones. La organización académica está integrada por una estructura basada en áreas académicas, facultades, programas educativos e institutos de investigación. Debido a la desconcentración geográfica, las actividades académicas son coordinadas por la Secretaría Académica y por las cuatro Vicerrectorías. Las direcciones generales de las áreas académicas: Artes, Ciencias BiológicoAgropecuarias, Ciencias de la Salud, Económico-Administrativa, Humanidades y Técnica, coordinan las actividades realizadas por las facultades y programas educativos. La Dirección General de Investigaciones coordina los planes y las actividades de los institutos de investigación, y la Dirección de Divulgación Artística opera las labores de los grupos artísticos y los programas de actividades culturales.
En el campus Xalapa funcionan treinta y dos Facultades, diez y ocho Institutos, cuatro Centros de Investigación, un Centro de Iniciación Musical Infantil, un Centro de Idiomas, un Departamento de Lenguas Extranjeras, cuatro Centros de Auto-Acceso, dos Talleres Libres de Artes, una Escuela para Estudiantes Extranjeros, un Laboratorio de Alta Tecnología, una Unidad de Servicios de Apoyo a la Resolución Analítica, un Hospital Escuela y una Unidad de Servicios
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Bibliotecarios y de Información. En Veracruz se encuentran trece Facultades, tres Institutos y dos Centros de Investigación, un Centro de Iniciación Musical Infantil, un Centro de Idiomas, dos Centros de Auto-Acceso, un Taller Libre de Arte y una Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información. En Orizaba-Córdoba, ocho Facultades, dos Centros de Idiomas, dos Centros de Auto-Acceso y un Laboratorio de Alta Tecnología. En Poza Rica- Tuxpan hay trece Facultades, un Centro de Idiomas, dos Centros de Auto-Acceso, dos Talleres Libres de Arte y una Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información. Y por último en CoatzacoalcosMinatitlán se localizan ocho Facultades, un Centro de Idiomas, dos Centros de Auto-Acceso y dos Unidades de Servicios Bibliotecarios y de Información.
2.1.2 Visión y Misión institucional La visión de la institución define la imagen que se pretende alcanzar en dos décadas, es la base de la planificación y la organización es una guía que fundamenta las acciones tomadas para emprender los objetivos. La visión de la institución tomada del Plan General de Desarrollo 2025 es la siguiente:
La Universidad Veracruzana será una institución pública de educación superior fundamentada en la normatividad integral actualizada y en un sistema de red en campus universitarios con presencia en las cinco regiones, con una organización académica y administrativa plenamente desconcertada que permita la articulación de la docencia -
investigación – vinculación con programas
académicos acordes a las necesidades locales de cada región.
La capacidad académica de la Universidad Veracruzana estará respaldada por una planta académica de alto nivel; con profesores de reconocida calidad integrados en cuerpos académicos, que apoyarán el desarrollo cualitativo y cuantitativo de las funciones universitarias, así como su innovación.
39
La institución contará con instalaciones modernas y suficientes, y con las áreas requeridas para el logro de los objetivos académicos y administrativos, en las cuales se respetarán normas de mantenimiento, integración contextual y sustentabilidad ambiental.
Para poder cumplir los objetivos de la institución también es necesario que la organización identifique bien las principales zonas de intervención en el desarrollo así como definir los rasgos generales de sus actividades para el desarrollo de la investigación y difusión de la cultura. A continuación se muestra la misión de la organización.
La Ley Orgánica establece, que los fines esenciales de la institución son: la tarea de conservar, crear y transmitir la cultura en beneficio de la sociedad, con el más alto nivel de excelencia académica. En el Programa de Trabajo 2005-2009 se retoman tales propósitos para hacer explícita la misión institucional de ofrecer programas académicos de calidad reconocida, tanto a los usuarios tradicionales de los servicios universitarios, como a sectores de la población históricamente marginados de este nivel educativo, y para asegurar en todos sus estudiantes la capacidad de insertarse con éxito en los mercados laborales cambiantes por medio de un desempeño profesional eficaz, la inclinación hacia la actualización permanente, el uso eficiente de las tecnologías de la información y la habilidad para identificar problemas y proponer soluciones adecuadas.
Para el mejor cumplimiento de su misión, la Universidad Veracruzana constituyó un Consejo Social que se apoya en diversas instancias asociadas como el Patronato Pro-UV, Patronatos Regionales, Patronado Del Museo De Antropología De Xalapa, Patronato De La Orquesta Sinfónica De Xalapa, Fundación De La Universidad Veracruzana, A. C. y Fondo De Empresas De La Universidad Veracruzana.
40
2.2 LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN La Facultad se encuentra ubicada en el circuito Gonzalo Aguirre Beltrán s/n, Zona Universitaria campus Xalapa, en dicha facultad se imparten las carreras de Administración, Contaduría, Sistemas Computacionales Administrativos y la nueva licenciatura en Gestión y Dirección de Negocios, la cual su primer generación ingresó en el periodo escolar Agosto 08 – Febrero 09.
Actualmente en esta Facultad se imparten cuatro carreras del área económico-
administrativo:
Licenciado
en
Contaduría,
Licenciado
en
Administración, Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos y Licenciado en Gestión y Dirección de Negocios.
2.2.1 Antecedentes históricos En la década de los 40's comienza un importante cambio socioeconómico en nuestro país, generado por el inicio del Modelo Económico de Sustitución de Importaciones que ocasionó movimientos migratorios atraídos por el crecimiento urbano industrial de las capitales de los Estados de la República Mexicana. El nacimiento de nuevas empresas, no sólo demandó mano de obra, sino también se generaron necesidades de servicios profesionales, como la Contaduría.
De esta forma durante el gobierno del Lic. Ángel Carbajal y el rectorado del Dr. Gabriel Garzón Cossa en la Universidad Veracruzana (UV), nace el 7 de Febrero de 1949, en la ciudad de Xalapa, la Facultad de Comercio, con las carreras de Contador Público y Contador Privado y con ellas la contaduría veracruzana.
La modificación del Plan de Estudios de anual a semestral ayudó en mucho a la creación de la Carrera de Administración, pues el 9 de Enero del 1967 en
41
reunión del H. Consejo Universitario se aprobó la creación de la Licenciatura en Administración.
Se acordó además que la Carrera funcionara dentro de las instalaciones de la Facultad de Comercio para aprovechar la infraestructura tanto física como académica. Con la creación de la Carrera en Administración esta Institución cambió su nombre por el de Facultad de Comercio y Administración.
En 1992 se crea la Especialización en Comercio Exterior y para 1994 surge la carrera de Sistemas Computacionales Administrativos.
En 1995 en Junta Académica conjunta con las Facultades de Comercio y Administración, se determina la creación de un organismo académico y administrativo integrador, y es así como nace la actual Facultad de Contaduría y Administración (FCA).
En 2008 se integra a la Facultad la carrera de Gestión y Dirección de Negocios, cumpliendo a la fecha de la publicación de este trabajo, el primer año de existencia.
2.2.2 Misión y visión de la Facultad de Contaduría, Administración y Sistemas Computacionales Administrativos Considerando los fines y objetivos esenciales de la institución la visión general de la Universidad Veracruzana y específicamente en el Plan de Desarrollo 2025, se genera la siguiente visión para la Facultad de Contaduría y Administración:
La Facultad de Contaduría y Administración será una Entidad Académica líder, tanto al interior como al exterior de la Universidad Veracruzana, apoyada en una organización académica y administrativa eficiente, que permita la articulación de docencia – investigación – vinculación en sus programas académicos a efecto
42
de satisfacer las necesidades de los organismos sociales en los ámbitos contablefinanciero, administrativo y computacional, logrando ser un eje de desarrollo local, regional y nacional a través de la distribución social del conocimiento. (PLADEA 2009-2013)
Continuando con los fines de la Universidad Veracruzana los cuales son conservar, crear y transmitir cultura en beneficio de la sociedad con el más alto nivel de calidad, la misión de la Facultad de Contaduría y Administración es la siguiente:
La Facultad de Contaduría y Administración es una Entidad Académica dependiente de la Universidad Veracruzana cuyas funciones sustantivas son la docencia, la investigación y la extensión de los servicios universitarios, mismas que se cumplen con calidad, pertinencia, equidad, ética y en vinculación con los diferentes sectores de la sociedad, formando profesionistas competentes, y aplicando conocimientos contables-financieros, administrativos y computacionales, en un contexto globalizador, de avances tecnológicos y de sustentabilidad. (PLADEA 2009-2013)
2.2.3 Plan De Desarrollo 2009-2013 de la Facultad de Contaduría y Administración El Plan de Desarrollo 2009-2013 de la Facultad de Contaduría y Administración está estructurado por 27 programas de desarrollo que constituyen las estrategias planteadas para el cumplimiento de los objetivos, bajo una filosofía central de colaboración y trabajo en equipo, reconociendo la necesidad del esfuerzo y el compromiso de cada uno de los miembros de esta entidad: directivos, maestros, estudiantes, personal técnico, administrativo y manual, trabajando a favor de la unión en la diversidad y bajo un compromiso fundamental: el desarrollo de la Facultad de Contaduría y Administración.
43
A continuación se mencionarán los 27 programas así como los 9 ejes principales del Plan General de Desarrollo, en los cuales se basan los objetivos y programas: • Programa 1. Revisión de los planes y programas de estudio para el fortalecimiento de las áreas de formación. • Programa 2. Acreditación y evaluación de los programas educativos. • Programa 3. Acondicionamiento de las salas de cómputo. • Programa 4. Mejoramiento de la infraestructura de red institucional. • Programa 5. Acondicionamiento de Aulas. • Programa 6. Acondicionamiento de aulas para exámenes profesionales. • Programa 7. Construcción y acondicionamiento de cubículos y sala de maestros. • Programa 8. Mantenimiento y acondicionamiento de áreas públicas. • Programa 9. Difusión académica. • Programa 10. Intercambio estudiantil. • Programa 11. Investigación. • Programa 12. Fortalecimiento de la vinculación y la extensión. • Programa 13. Autofinanciamiento a la investigación y desarrollo. • Programa 14. Tecnologías de Información y Comunicación aplicadas a la difusión del conocimiento. • Programa 15. Certificación de procesos administrativos. • Programa 16. Análisis y rediseño de la estructura operativa. • Programa 17. Internacionalización como estrategia para la formación integral y la calidad educativa. • Programa 18. Desarrollo y fortalecimiento de la Identidad Institucional. • Programa 19. Formación de Cuerpos Académicos. • Programa 20. Consolidación de Cuerpos Académicos. • Programa 21. Superación e innovación académica. • Programa 22. Ingreso y adaptación del estudiante a la vida institucional.
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• Programa 23. Fortalecimiento de la tutoría académica. • Programa 24. Seguimiento de egresados e inserción laboral. • Programa 25. Financiamiento interno y externo para el apoyo a estudiantes. • Programa 26. Transparencia y evaluación de la gestión. • Programa 27. Difusión de la gestión. • Eje 1. Un sistema universitario en red. • Eje 2. Innovación educativa. • Eje 3. Construcción de un sistema universitario de gestión por calidad. • Eje 4. Internacionalización como cultura académica. • Eje 5. Hacia una universidad sostenible. • Eje 6. Planeación y desarrollo sustentado en la academia. • Eje 7. Fortalecimiento de la planta académica. • Eje 8. Atención integral de los estudiantes. • Eje 9. Gestión democrática y con transparencia.
2.2.4 Estructura de la organización Dentro de la Facultad existen diversas áreas las cuales trabajan con cierto grado de independencia, y que apoyan al logro de los objetivos institucionales. A continuación se muestra la forma en la que la Facultad se encuentra organizada.
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Junta Académica Dirección
Consejo Técnico Secretaría Académica
Jefatura de Carrera de Contaduría
Jefatura de Carrera de Administración
Coordinación de Academias de Conocimiento
Administración
Jefatura de Carrera de Sistemas Computacionales
Coordinación de Academias de Conocimiento
Coordinación de Academias de Conocimiento
Control de Inventarios
Coordinación de posgrado
Almacén
Coordinación del Centro de Apoyo a la Titulación
Biblioteca
Coordinación del Bussines English Center Vigilancia
Coordinación de Centros de Cómputo Archivo Mantenimiento Coordinación de Tutorías
Intendencia Coordinación de CENEVAL
Coordinación de Personal Administrativo
Coordinación de Servicio Social
Coordinación de Educación Continua
Órganos Colegiados
Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables
Figura 2.1 Organigrama de la Facultad de Contaduría y Administración Fuente: Conoce tu Universidad, manual de bienvenida
46
2.2.5 Junta académica La máxima autoridad colegiada de la Facultad es la Junta Académica; este órgano está integrado por: •
El Director.
•
El Secretario Académico.
•
Los
Catedráticos
y
Técnicos
Académicos
que
se
encuentren
desempeñando su función. •
Un representante de los alumnos por cada grupo escolar existente (los jefes de grupo).
•
El Consejero Universitario Maestro.
•
El Consejero Universitario Alumno.
La Junta sesionará al llamado del Director y tendrá entre sus atribuciones las siguientes: •
Proponer medidas para lograr la excelencia y calidad académica.
•
Analizar, evaluar y dictaminar el estado que guardan los planes y programas de estudios.
•
Presentar para su aprobación, por conducto del Director de la Facultad, los proyectos de planes y programas de estudios.
•
Constituirse en comisiones para conocer y tramitar los asuntos de su competencia.
Las demás que le otorga la Legislación Universitaria.
47
2.2.6 Consejo técnico El Consejo Técnico es un organismo de planeación, decisión y consulta, para los asuntos académicos y escolares de la Facultad.
El Consejo Técnico está integrado por: •
El Director.
•
El Secretario Académico.
•
El Consejero Universitario Maestro.
•
El Consejero Universitario Alumno.
•
Un representante alumno por carrera: Contaduría, Administración y Sistemas Computacionales Administrativos.
•
Los Jefes de Carrera; de Contaduría, Administración y Sistemas Computacionales Administrativos.
Este Consejo será convocado y presidido por el Director de la Facultad, y tiene competencia, entre algunas otras cosas, para lo siguiente: •
Presentar propuestas a la Junta Académica sobre planes, programas, métodos de enseñanza y otras actividades académicas.
•
Proponer al Director las actividades y medidas tendientes al logro de la excelencia académica.
•
Nombrar comisiones dictaminadoras o jurados para la selección y promoción del personal académico, en los concursos de oposición.
•
Resolver acerca de las solicitudes de condonación de derechos arancelarios y otorgamiento de becas, en los términos del presupuesto y reglamento respectivo.
•
Dictaminar
sobre
la
correcta
aplicación
de
las
disposiciones
reglamentarias de escolaridad, en los casos particulares de los alumnos de la Facultad. 48
•
Resolver sobre la procedencia de exámenes extemporáneos y revisión de exámenes, en términos de la legislación aplicable.
Las demás que se señalan en la Legislación Universitaria.
2.2.7 Dirección La Dirección es representante legal y responsable por el funcionamiento de la Facultad, cumpliendo y haciendo cumplir
los ordenamientos de la Legislación
Universitaria.
Con relación a los alumnos, el Director se encarga de: •
Vigilar el cumplimiento de los planes y programas de estudio, y de tomar las medidas necesarias para tal fin.
•
Atender sus propuestas y escuchar sus sugerencias para mejorar el funcionamiento de la Facultad.
•
Promover su organización para que cumplan con sus funciones, dentro de los derechos establecidos en la Ley Orgánica.
Aplicar sanciones a que se hagan acreedores por violaciones a las disposiciones normativas de la Universidad Veracruzana
2.2.8 Secretaría académica La Secretaría Académica es la responsable de la organización y control de las actividades inherentes a la administración escolar de nuestra dependencia.
49
Desde el ingreso de los estudiantes y durante su permanencia en la Facultad tendrán relación con la persona encargada de la Secretaría para tratar asuntos relacionados a: •
Su inscripción.
•
Su credencial.
•
Sus asistencias e inasistencias.
•
Su derecho a presentar exámenes.
•
Los horarios de sus exámenes.
•
Su boleta.
•
Su constancia de estudios.
•
Solicitud de cambio de Tutor Académico.
•
Autorización para llevar una experiencia académica en alguna otra Entidad Académica.
•
Autorización de baja por experiencia educativa o de baja temporal.
•
Algún problema de carácter escolar.
A su egreso pasarán por la Secretaría Académica una serie de documentos que requieren firma, tales como: •
Su constancia de estudios.
•
Su constancia de servicio social.
•
Su constancia de pasante.
Cualquier otro documento oficial, para su certificación.
50
2.2.9 Jefaturas de carrera La Facultad de Contaduría y Administración cuenta con una Jefatura para cada una de las carreras que en ella se imparten.
El Jefe de Carrera es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la carrera a su cargo, realizando actividades de coordinación y apoyo con el Director de la Facultad para el logro de los objetivos de la misma.
En la Jefatura de la carrera que cursan los estudiantes se les supervisa y asesora en cuanto el cumplimiento de sus obligaciones académicas. En ella se les puede atender en el momento en que lo necesitan.
2.2.10 Administración La Facultad de Contaduría y Administración cuenta con un Administrador, quien se encarga de la ejecución de todos sus trámites administrativos (no académicos), tanto internos como externos.
Algunos de los trámites que realiza el Administrador que tienen relación con los alumnos, son: •
Pagar las becas escolares, cuando lo hayas solicitado y aparezcas en la relación que se publique.
•
Solicitar y tramitar transporte para los viajes de estudio que los grupos pretendan realizar como actividad de apoyo para alguna materia.
51
2.3 MODELO EDUCATIVO INTEGRAL Y FLEXIBLE En la Facultad de Contaduría y Administración se está implementando el modelo educativo de la Universidad Veracruzana, la estrategia nodal de este modelo (llamado modelo educativo integral y flexible) está centrada en el aprendizaje integral, significativo y de por vida de los estudiantes.
2.3.1 Objetivos El objetivo general de este modelo educativo es propiciar una formación integral y armónica: intelectual, humana, social y profesional.
a) Formación intelectual. Este tipo de información tiende a fomentar en ti el pensamiento lógico, crítico y creativo necesario para el desarrollo de conocimientos. b) Formación humana.
La formación humana es un componente
indispensable de la formación integral y se relaciona con el desarrollo de actitudes y a la integración de valores que influyen en tu crecimiento. c) Formación social. Fortalece los valores y las actitudes que te permiten relacionarte y convivir con otros. d) Formación profesional. Este desarrollo esta orientado hacia la generación de conocimientos, habilidades y actitudes encaminadas al saber hacer de la profesión.
2.3.2 Ejes de formación En el modelo educativo se considera necesaria la incorporación de tres ejes integradores: teórico, heurístico y axiológico, mismos que se consideran idóneos
52
para la formación de los futuros profesionistas, quienes deberán responder a las demandas y retos sociales del siglo XXI.
a) Eje teórico. Este eje se refiere a las formas en que puedes aproximarte al conocimiento. b) Eje heurístico. Este eje comprende el desarrollo de las habilidades, procedimientos y procesos que te ofrecen una probabilidad razonable para solucionar problemas. c) Eje axiológico. A través de este eje se busca que tu educación este centrada en los valores humanos y sociales y no solo en el conocimiento, ya que la formación del individuo debe ser profunda y sensible en cuanto el compromiso social, la conservación y el respeto de la diversidad cultural y del ambiente, el fortalecimiento de la autoestima y el desarrollo de la apreciación por el arte en todas sus manifestaciones.
2.4
PLAN
DE
ESTUDIOS
DE
LOS
PROGRAMAS
EDUCATIVOS DE LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Como se apuntó en el apartado anterior, la nueva orientación académica de la Universidad Veracruzana se enfoca hacia la formación integral de los estudiantes mediante la conformación de un currículum flexible, apoyado en el sistema de horas crédito. En un sistema de créditos cada alumno tiene la oportunidad de seleccionar su carga académica, de acuerdo con su interés y disponibilidad de tiempo para cursar la carrera, bajo ciertos lineamientos.
53
2.4.1 Áreas de formación En el diseño de las estructuras curriculares del nivel de licenciatura se incluyen cursos y experiencias educativas (lo que en escuelas de nivel medio-superior son materias) de carácter obligatorio y optativo, que cubren contenidos en las siguientes cuatro áreas de formación: •
Área de Formación Básica. Dentro de ésta se consideran dos campos, el general y el de iniciación a la disciplina. El área de formación básica general la integran cuatro experiencias educativas: Computación Básica, Ingles I y II, Lectura y Redacción a través del Mundo Contemporáneo y Habilidades del Pensamiento Crítico y Creativo.
Las habilidades del pensamiento crítico y creativo, las habilidades de comunicación y la capacidad para resolver problemas son, en las nuevas condiciones sociales, tres de las principales cualidades demandadas por los empleadores y los diversos sectores de la sociedad. Por tal razón, la Universidad Veracruzana, a través de su nuevo modelo educativo, intenta garantizar la adquisición de los recursos, conocimientos, habilidades y valores que conviertan a sus egresados en sujetos críticos, competentes en el dominio de la lengua castellana y del idioma inglés, por su innegable valor que éstos tienen en el acceso al nuevo conocimiento mundial. Por otra parte, la computación es actualmente una herramienta indispensable que facilita y mejora la presentación de los diversos productos académicos y forma parte esencial en la formación de los futuros profesionistas, dándoles una ventaja competitiva sobre sus colegas.
El área de formación básica de iniciación a la disciplina corresponde a la formación necesaria, para acceder con los conocimientos necesarios, al estudio de una disciplina específica (en nuestro caso, alguna de las
54
experiencias correspondientes a Contaduría, Administración, Sistemas Computacionales Administrativos o Gestión y Dirección de Negocios) sin llegar a considerarse dentro del núcleo integral de la misma. •
Área de Formación Disciplinaria. Corresponde a las experiencias de formación profesional necesarias para adquirir el carácter distintivo de cada carrera y a través de las cuales se caracteriza el perfil de las distintas áreas de conocimiento. Son los aprendizajes mínimos que cada profesional debe manejar en función a su disciplina. Las experiencias y cursos concentrados en esta área serán totalmente o en su mayoría de carácter obligatorio.
•
Área de Formación Terminal. Es el conjunto de experiencias educativas de carácter disciplinario que el estudiante podrá elegir para determinar la orientación de su perfil profesional. En esta área es donde se concentrará la mayor parte de los recursos y experiencias educativas de carácter optativo. En esta área, cada una de las diferentes regiones de la Universidad Veracruzana ofertarán las experiencias que mas se apeguen al contexto en donde se realizan.
•
Área de Elección Libre. Dirigida a la formación complementaria del desarrollo integral de los alumnos. Puede incluir experiencias educativas de cualquiera de las anteriores áreas de formación, de cualquier programa educativo y de cualquier disciplina. Las restricciones en esta área estarán dadas sólo por la variedad y cantidad de las experiencias que la universidad ofrezca para sus estudiantes.
55
2.4.2 Créditos Para obtener el grado de Licenciado en cualquiera de las cuatro carreras que se imparten en la Facultad, los estudiantes deberán cumplir con un número de créditos correspondientes a la carrera que esté cursando. A continuación se mencionan los créditos necesarios para culminar con la carrera así como los créditos a cursar por periodo o ciclo escolar:
Contaduría: El total de créditos a cursar para el grado de Licenciado en Contaduría es 380 créditos. •
El número estándar de créditos por periodo es
48 créditos.
•
El número máximo de créditos por periodo es
63 créditos.
•
El número mínimo de créditos por periodo es
32 créditos.
Administración. El total de créditos a cursar para el grado de Licenciado en Contaduría es 384 créditos. •
El número estándar de créditos por periodo es
48 créditos.
•
El número máximo de créditos por periodo es
64 créditos.
•
El número mínimo de créditos por periodo es
32 créditos.
Sistemas Computacionales Administrativos. El total de créditos a cursar para el grado de Licenciado en Contaduría es 365 créditos. •
El número estándar de créditos por periodo es
48 créditos.
•
El número máximo de créditos por periodo es
61 créditos.
•
El número mínimo de créditos por periodo es
31 créditos.
56
Gestión y Dirección de Negocios. El total de créditos a cursar para el grado de Licenciado en Contaduría es 365 créditos. •
El número estándar de créditos por periodo es
39 créditos.
•
El número máximo de créditos por periodo es
51 créditos.
•
El número mínimo de créditos por periodo es
26 créditos.
2.5 EXPERIENCIA EDUCATIVA SERVICIO SOCIAL Todos los alumnos inscritos en cualquiera de las cuatro carreras que se ofertan en la Facultad, tienen que cursar la Experiencia Educativa Servicio Social ya que esta es un requisito indispensable para poder egresar y la cual tiene un valor de 12 créditos.
El Servicio Social es la actividad de carácter temporal que, en beneficio para la comunidad y sin costo directo para ésta, deberán realizar todos los estudiantes.
Solamente se podrán inscribir en esta experiencia educativa cuando se haya cubierto al menos el 70% de los créditos totales de la carrera que cursan.
La Experiencia Educativa Servicio Social es de carácter obligatorio y, por su naturaleza, no es susceptible de ser acreditada mediante equivalencia, revalidación o examen de competencia.
Es una experiencia educativa cursativa, por lo que su acreditación tendrá que realizarse con carácter de ordinario, y se sujetará a los lineamientos establecidos para las demás experiencias educativas de esta naturaleza.
57
El Servicio Social tendrá una duración de 480 horas efectivas de trabajo para el alumno, mismas que se pueden cursar en dos periodos escolares continuos realizando una sola inscripción. Se podrá cursar con dos horas diarias de lunes a viernes como mínimo o con cuatro horas de lunes a viernes como máximo, hasta cubrir las 480 horas antes mencionadas.
Para esta experiencia,
una vez que los estudiantes la cargan en su
inscripción académica deberán también de darse de alta con los documentos pertinentes en la Coordinación de la misma experiencia.
Al ser una experiencia educativa, tiene que ser evaluado el desempeño de los estudiantes, para este fin los estudiantes son evaluados por su jefe inmediato con un valor máximo del 50% de la calificación, dejando el otro 50% que será evaluado por la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social mediante los siguientes aspectos: •
Asistencia a la plática informativa.
•
Correcta elaboración y entrega a tiempo de: •
Carta de presentación.
•
Carta de aceptación (cuyo formato es libre para cada empresa o dependencia).
•
Solicitud de registro.
•
Programa de trabajo (el cual se elabora con apoyo del jefe inmediato).
•
Acuerdo de colaboración para Servicio Social (formato ya diseñado para
formalizar
la
colaboración
de
la
Facultad
con
las
organizaciones). •
Informes de trabajo (tres bimestrales y un final).
•
Evaluación del prestador del servicio social (formato llenado a mano por el jefe inmediato).
58
•
Carta de liberación (cuyo formato es libre para cada empresa o dependencia).
La evaluación del prestador de servicio social, como ya se mencionó, es un formato que tiene que llenar a mano el jefe inmediato del estudiante, esta calificación es de forma confidencial por lo cual el estudiante deberá de entregar el formato a llenar junto con un sobre-bolsa en el cual el jefe inmediato, después de calificar al estudiante, meterá la evaluación y la sellará de manera segura y pondrá el sello de la empresa en caso de tener; el estudiante la tiene que entregar a la Coordinación en esa misma condición, la Coordinación al final de la evaluación se encargará de emitir la calificación final de los estudiantes en las vitrinas de la Facultad.
2.5.1 Objetivo general El objetivo general de la Experiencia Educativa Servicio Social es que los estudiantes puedan adquirir experiencia y desarrollar en la práctica los conocimientos, habilidades, actitudes y valores adquiridos en su carrera como una llave que les permita la entrada al campo laboral.
2.5.2 Objetivos específicos Los objetivos específicos que se persiguen con la Experiencia Educativa Servicio Social son los siguientes: •
Llevar los conocimientos a la práctica.
•
Conocer el entorno laboral.
•
Adquirir experiencia.
•
Desarrollar habilidades y actitudes en la práctica.
59
•
Que el estudiante se relacione para futuras oportunidades de contratación.
•
Que el estudiante retribuya a la sociedad un servicio por los conocimientos adquiridos en la educación pública y de bajo costo como la Universidad Veracruzana.
2.5.3 Créditos y horas La Experiencia Educativa Servicio Social tiene un valor de 12 créditos en los planes de estudios de las cuatro carreras de la Facultad de Contaduría y Administración. Para poder cursar esta experiencia educativa los estudiantes deberán haber acreditado el 70% de los créditos totales del programa educativo que le corresponda, para cada caso son los siguientes:
Contaduría solicita 266 créditos cursados.
Administración solicita 269 créditos cursados.
Sistemas
Computacionales
Administrativos
solicita
256
créditos
cursados.
Gestión y Dirección de Negocios 216 créditos cursados.
La Experiencia Educativa Servicio Social ofrece dos opciones de horas para poder cursarse y que de esta manera el estudiante tenga una flexibilidad al poder adaptar el tiempo del servicio con su horario de clases; como se mencionó anteriormente se puede cursar en dos horas diarias y en cuatro horas diarias, estas de lunes a viernes.
Para que se cumplan las 480 horas necesarias para el cumplimiento de la Experiencia Educativa Servicio Social y tomando en cuenta las dos modalidades de tiempo, es necesario tomar en cuenta los siguientes tiempos:
60
•
Para dos horas diarias una duración de 12 meses, equivalentes a dos periodos escolares.
•
Para cuatro horas diarias una duración de 6 meses, equivalentes a un periodo escolar.
Actualmente se está aconsejando a los alumnos que ingresan a la Experiencia Educativa Servicio Social a que realicen su servicio social en un tiempo de 6 meses, por motivos de facilidad en el tiempo de culminación de la carrera.
2.6 COORDINACIÓN DE LA EXPERIENCIA EDUCATIVA SERVICIO SOCIAL La Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social de la Facultad de Contaduría y Administración se ubica actualmente en el edifico D de la misma con número de oficina 202.
El maestro responsable, en el periodo de elaboración de este trabajo, es el M. A. José Vicente Díaz Martínez quien a su vez cada semestre es apoyado por un grupo de estudiantes o becarios en las funciones de la misma, realizando ahí su servicio social; esta coordinación se encarga de dar atención, informes, tramitar, vincular, evaluar y dar seguimiento a todo lo referente al servicio social de los estudiantes de esta Facultad.
La atención a los estudiantes y a la empresa solicitante de becarios y receptoras se da con horario de la mañana de 8 a 20 hrs., la página de consulta de información y donde se pueden descargar los instructivos y formatos requeridos durante el periodo escolar es www.uv.mx/fcays/eess.
61
2.6.1 Objetivo general Operar eficientemente para contribuir al desarrollo y formación de los estudiantes mediante las funciones que de la Coordinación depende, manteniendo un cordial vínculo con los estudiantes y las organizaciones receptoras, a modo de contribuir al logro de los objetivos y metas planteados en el programa de trabajo 2007-2011 de la Facultad de Contaduría y Administración.
2.6.2 Objetivos específicos Para la eficiencia en la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social se persiguen los siguientes objetivos específicos: •
Organizar los expedientes de los estudiantes cuyo servicio social esta en curso y en proceso de culminación.
•
Calendarizar todas las actividades que, relativas al servicio social, deban realizar los estudiantes.
•
Publicar y realizar labores de difusión de todas las actividades que, relativas al servicio social, deban realizar los estudiantes.
•
Poner a disposición del Web Master de la Facultad los formatos, documentos, instructivos de llenado y calendario actualizados, a fin de que puedan estar disponibles para los estudiantes en la página de Internet.
•
Diseñar y/o actualizar la presentación electrónica y brindar la plática informativa a los estudiantes que pretendan cursar la Experiencia Educativa Servicio Social, donde se dé a conocer el proceso que se debe seguir para cursar esta experiencia educativa, así como para instruir a los estudiantes en cuanto al llenado de los formatos y elaboración de los documentos necesarios.
62
•
Desarrollar y mantener en constante actualización una base de datos de los organismos sociales solicitantes de prestadores de servicio social.
•
Elaborar y entregar a los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social los documentos requeridos por ellos para poder iniciar, desarrollar y concluir su servicio social.
•
Mantener en constante actualización la base de datos de las organizaciones en donde se encuentran los estudiantes prestando su servicio social, y las empresas solicitantes de los mismos.
•
Diseñar y colocar en lugares estratégicos avisos de notificación de las fechas y horarios en los que los estudiantes deben entregar sus informes y demás documentos de servicio social.
•
Recibir, en los días y horarios establecidos para tal fin, los formatos y documentos solicitados a los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social.
•
Elaborar expedientes electrónicos, por carrera, sección y fecha de inicio de servicio social, de los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social.
•
Integrar físicamente los expedientes de los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social, por carrera, sección y fecha de inicio de servicio social.
•
Llevar a cabo acciones de seguimiento del servicio social prestado por los estudiantes de la Facultad, a través de visitas, correo electrónico y entrevistas telefónicas.
•
Integrar oportunamente las calificaciones de los estudiantes que concluyan la Experiencia Educativa Servicio Social.
•
Hacer llegar en tiempo al Secretario Académico de la Facultad las calificaciones de quienes concluyan el Servicio Social, organizadas por carrera y sección.
63
2.6.3 Estructura de la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social
Coordinador de la E. E. S. S.
Asistente de Coordinación de la E. E. S. S. para la carrera de LC
Asistente de Coordinación de la E. E. S. S. para la carrera de LA
Asistente de Coordinación de la E. E. S. S. para la carrera de LSCA
Figura 2.2 Estructura de la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social Fuente: Elaboración propia según entrevista con el Coordinador
64
CAPÍTULO 3 PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO EN MATERIA DE SERVICIO SOCIAL, DIRIGIDO A LA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN, ZONA XALAPA, DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
65
3.1 IDENTIFICACIÓN •
Nombre de la organización. Facultad de Contaduría y Administración
•
Título y extensión del manual. Propuesta de un manual de organización específico en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría
y
Administración,
zona
Xalapa,
de
la
Universidad
Veracruzana. •
Lugar y fecha de publicación. El presente manual se publicará en la Facultad de Contaduría y Administración comprendiendo el ciclo escolar Ago 09 – Feb 10.
•
Unidad orgánica responsable de expedición. Ésta es una propuesta de manual de organización expedida por uno de los integrantes de la Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social.
3.2 ÍNDICE Introducción
……………………………………………………………………………66
Objetivo
……………………………………………………………………………66
Ámbito de aplicación
……………………………………………………………67
Autoridad
……………………………………………………………………………67
Directorio
……………………………………………………………………………68
Antecedentes históricos Base legal
……………………………………………………………69
…………………………………………………………………………...70
Organigrama …………………………………………………………………………...73 Descripción de puestos
……………………………………………………………75
66
3.3 INTRODUCCIÓN El manual de organización es un documento en el cual se muestra la estructura formal de la organización, junto con las habilidades y conocimientos que requieren los ocupantes para poder realizar eficientemente las tareas inherentes al puesto.
La propuesta de elaboración de un manual de organización específico en materia de servicio social para la Facultad de Contaduría y Administración es con la finalidad de satisfacer eficientemente las actividades de los puestos relativos al servicio social dentro de la misma Facultad.
Con esta asignación de estudiantes se pretende la completa satisfacción de los académicos titulares de las diferentes áreas de la Facultad, y con esto, cumplir más eficientemente con los objetivos de cada una de ellas. Cabe mencionar que esta propuesta no es una asignación obligatoria, ya que muchas de las ocasiones en que los alumnos apoyan a un académico en su Coordinación es por la invitación directa del mismo; como su nombre lo indica, es una propuesta para que la Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social pueda satisfacer de una mejor manera a nuestros clientes internos, es decir, a las distintas áreas de la Facultad, cuando requieran prestadores de servicio social.
3.4 OBJETIVO Proponer a la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social una herramienta que le permita poder satisfacer de manera eficiente a las diferentes áreas de la Facultad de Contaduría y Administración en donde los estudiantes puedan realizar su servicio social.
Los objetivos específicos que se le atribuyen son los siguientes:
67
1. Identificar aquellas áreas en las que los estudiantes pueden realizar su servicio social dentro de la Facultad de Contaduría y Administración. 2. Proporcionar los datos específicos de cada vacante de servicio social dentro de la Facultad, para poder identificar las necesidades que debe cubrir el estudiante para su eficiente realización. 3. Diseñar un manual especifico de organización en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana.
3.5 ÁMBITO DE APLICACIÓN Debido a que la propuesta es un manual de organización en materia de servicio social, la aplicación de este trabajo va a comprender todas aquellas áreas dentro de la Facultad de Contaduría y Administración que estén en la organización formal, y en las cuales los alumnos de la misma Facultad puedan cursar la Experiencia Educativa Servicio Social
3.6 AUTORIDAD La autoridad de la Facultad de Contaduría y Administración se encuentra depositada en la Dirección, Secretaría Académica y las Jefaturas de Carrera; sin embargo, como este trabajo se encuentra basado en la Experiencia Educativa Servicio Social, la autoridad que se plantea no tiene la misma correlación con las demás áreas de la estructura, por lo tanto, las autoridades en este ámbito son:
1. Dirección 2. Secretaría Académica 3. Coordinador de la Experiencia Educativa Servicio Social
68
3.7 DIRECTORIO El directorio que se presenta es de los directivos principales de la organización comprendiendo al Director, Secretario Académico y Jefes de Carrera. En este apartado se incluye al Coordinador de la Experiencia Educativa Servicio Social ya que, como se mencionó anteriormente, es una autoridad en términos de Servicio Social. •
Director MA Héctor Julián Vargas Rubín
•
Secretario Académico LC Alejandro Mezura González
•
Jefe de Carrera de Contaduría MAP Alicia Eguía Casís
•
Jefe de Carrera de Administración MA Carlos Arturo Bolio Yris
•
Jefe de Carrera de Sistemas Computacionales Administrativos ME Patricia Arieta Melgarejo
•
Coordinador de la Experiencia Educativa Servicio Social MA José Vicente Díaz Martínez
69
3.8 ANTECEDENTES HISTÓRICOS En la década de los 40's comienza un importante cambio socioeconómico en nuestro país, generado por el inicio del Modelo Económico de Sustitución de Importaciones que ocasionó movimientos migratorios atraídos por el crecimiento urbano industrial de las capitales de los Estados de la República Mexicana. El nacimiento de nuevas empresas no sólo demandó mano de obra, sino también se generaron necesidades de servicios profesionales, como la Contaduría.
De esta forma durante el gobierno del Lic. Ángel Carbajal y el rectorado del Dr. Gabriel Garzón Cossa en la Universidad Veracruzana (UV), nace el 7 de Febrero de 1949, en la ciudad de Xalapa, la Facultad de Comercio, con las carreras de Contador Público y Contador Privado y, con ellas, la contaduría veracruzana.
La modificación del Plan de Estudios de anual a semestral ayudó en mucho a la creación de la Carrera de Administración, pues el 9 de Enero del 1967 en reunión del H. Consejo Universitario se aprobó la creación de la Licenciatura en Administración.
Se acordó, además, que la Carrera funcionara dentro de las instalaciones de la Facultad de Comercio para aprovechar la infraestructura tanto física como académica. Con la creación de la Carrera en Administración, esta Institución cambió su nombre por el de Facultad de Comercio y Administración.
En 1992 se crea la Especialización en Comercio Exterior y, para 1994, surge la carrera de Sistemas Computacionales Administrativos.
En 1995 en Junta Académica conjunta con las Facultades de Comercio y Administración, determina la creación de un organismo académico y administrativo integrador, y es así como nace la actual Facultad de Contaduría y Administración.
70
3.9 BASE LEGAL Enumeración de las disposiciones constitucionales, leyes, derechos, reglamentos, acuerdos y circulares, de los cuales se derivan las atribuciones de cada entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ellas.
La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su Artículo 3o. y su legislación reglamentaria, es la base jurídica en la que se sustenta la Universidad Veracruzana.
La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz - Llave, en su Artículo 10 inciso i), segundo y tercer párrafo, establece que la Universidad Veracruzana es una institución autónoma de educación superior. Conforme a la ley: tendrá la facultad de autogobernarse, expedir su reglamentación, y nombrar a sus autoridades; realizará sus fines de conservar, crear y transmitir la cultura y la ciencia, a través de las funciones de docencia, investigación, difusión y extensión, respetando las libertades de cátedra, de investigación, de libre examen y discusión de las ideas; determinará sus planes y programas; fijará los términos de ingreso, promoción y permanencia de su personal académico; y administrará libremente su patrimonio, que se integrará con las aportaciones federales y estatales, la transmisión de bienes y derechos de personas físicas o morales, nacionales o extranjeras los recursos generados por los servicios que preste, así como por los demás que señale su ley.
Los ingresos de la Universidad, los bienes de su propiedad, así como los actos y contratos en que intervenga, no serán sujetos de tributación local o municipal.
71
Es la Ley Orgánica el ordenamiento jurídico de carácter interno que establece los fines y rige las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana.
De conformidad con esta ley, es el Consejo Universitario General en pleno, el órgano legislativo de la institución que aprueba los documentos normativos de observancia interna entre los que se destacan: el Estatuto General, el Estatuto del Personal Académico y el Estatuto de los Alumnos.
Existen además una serie de reglamentos internos, tales como: del Consejo Universitario General, de la Junta de Gobierno de la Universidad Veracruzana, de Estudios de Posgrado, del Programa de Desarrollo del Personal Académico a través de Estudios de Posgrado, de Planeación, de Ingresos y Egresos, del Escudo, Sello y Lema, del Comité de Adquisiciones y Obras Públicas de la U.V.
También forman parte del cuerpo normativo interno, los Contratos Colectivos de Trabajo del Personal Académico y del Personal Administrativo, Técnico y Manual.
Además de estos ordenamientos legales, forman parte de la estructura jurídica de la institución: los acuerdos del Consejo Universitario General, los acuerdos del Rector y los convenios que celebre; las resoluciones de las Juntas Académicas, de los Consejos Técnicos, de los Consejos Regionales y del Consejo de la Sede, así como los reglamentos internos de las entidades académicas. •
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
•
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave
•
Ley General de Educación
•
Ley de Educación del Estado de Veracruz
•
Ley del Ejercicio Profesional para el Estado de Veracruz-Llave
•
Ley de Autonomía de la Universidad Veracruzana
•
Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana
72
•
Estatuto del Personal Académico
•
Estatuto de Alumnos
•
Estatuto General de la Universidad Veracruzana
•
Reglamento del Consejo Universitario General
•
Reglamento de la Junta de Gobierno
•
Reglamento de Planes y Programas de Estudio
•
Reglamento de Estudios de Posgrado
•
Reglamento del Programa de Desarrollo del Personal Académico
a
Través de Estudios de Posgrado •
Reglamento del Sistema Universitario Estatal Bibliotecario
•
Reglamento General de Servicios Bibliotecarios
•
Reglamento General de Servicios Informáticos
•
Reglamento del Servicio Social para los Pasantes del Estado de Veracruz
•
Reglamento de Ingresos y Egresos
•
Reglamento del Escudo, Sello y Lema
•
Reglamento de Planeación
•
Reglamento para el Control Patrimonial
•
Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Académico ( FESAPAUV)
•
Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Administrativo, Técnico y Manual (SETSUV)
•
Acuerdos del Consejo Universitario General
•
Acuerdos de los Consejos Regionales
•
Acuerdos del Rector
•
Acuerdos de las Juntas Académicas
•
Acuerdos de los Consejos Técnicos
•
Reglamentos Internos de las Entidades Académica
73
3.10 ORGANIGRAMA PROPUESTO El organigrama que se presenta a continuación es la representación gráfica de lo que se plantea en el manual de organización específico en materia de servicio social.
Como se mencionó anteriormente, las tres autoridades principales en esta materia están reflejadas por la Dirección, la Secretaría Académica y el Coordinador de la Experiencia Educativa Servicio Social.
Todos los departamentos que se muestran son aquellos espacios en los cuales los alumnos de la Facultad pueden realizar su servicio social, una vez obtenidos los créditos correspondientes.
Cabe mencionar que dentro de las instalaciones de la Facultad de Contaduría y Administración se encuentra una oficina de la Sección Sindical del FESAPAUV, en la cual los estudiantes de la misma pueden realizar también su servicio social; por lo tanto, a pesar de no especificarse dentro del organigrama de la Facultad se incluye el análisis correspondiente en el apartado de Descripción de Puestos.
74
Dirección
Secretaría Académica Coordinador de Experiencia Educativa Servicio Social
Jefe de Carrera de Administración
Jefe de Carrera de Contaduría
Jefe de Carrera de Sistemas Computacionales Administrativos
Administración
Centro de Cómputo
Biblioteca
Laboratorio de Cómputo
Coordinación de la Especialidad en Comercio Exterior
Coordinación de CENEVAL
Sistema Universitario de Mejora Empresarial
Coordinación del Centro de Apoyo a la Titulación
Coordinación de Seguimiento de Egresados
Coordinación de Tutorías
Laboratorio Develop
Coordinación de Experiencia Recepcional
Coordinación del English Business Center
Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables
Figura 3.1 Organigrama Propuesto de la Facultad de
Cuerpos Académicos
Contaduría y Administración Fuente: Elaboración propia en base a la
Coordinación de Servicio Social del Modelo Rígido
documentación de los áreas internos de la Facultad donde se puede realizar el Servicio Social
75
3.11 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación se presenta la descripción de veintiuno de los veintitrés puestos en los cuales los estudiantes de la Facultad de Contaduría y Administración pueden realizar su servicio social dentro de la misma.
3.11.1 Asistente de Jefatura de Administración
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Jefatura de Administración.
Puesto al que reporta: Jefe de Carrera de Administración.
Oficina o Departamento: Jefatura.
Jornada: Vespertina. II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar a las diversas actividades de planeación, organización y control inherentes a la jefatura.
Actividades a realizar: • Identificación del Programa Operativo Anual • Realización de actividades de planeación 76
o Elaboración de presupuestos o Elaboración de cotizaciones o Comprobación de gastos o Apoyo en la elaboración de programas de actividades académicas • Levantamiento de encuestas • Recolección, captura y organización de datos • Emisión de reportes • Apoyo en programas específicos • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Administración • Estudiante de Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Conocimientos: • Recursos humanos • Comportamiento organizacional • Elaboración de presupuestos • Elaboración y análisis de cuadros comparativos
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Habilidades: • Relaciones humanas • Comunicación • Ordenamiento • Matemática • Análisis de datos • Iniciativa Actitudes y valores: • Discreción • Honestidad • Respeto • Honradez • Puntualidad • Amabilidad • Trabajo en equipo • Orden • Motivación • Disponibilidad • Compromiso • Ética
78
3.11.2 Asistente de Jefatura de Contaduría I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de la Jefatura de Contaduría.
Puesto al que reporta: Jefe de Contaduría.
Oficina o Departamento: Jefatura de Carrera de Contaduría.
Jornada: Matutina.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en el desarrollo de las funciones de la jefatura.
Actividades a realizar: • Procesamiento de encuestas • Seguimiento de la entrega de avances programáticos y planes de clase • Apoyo en la integración de los expedientes de acreditación • Apoyo en la organización de actividades académicas • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Oportunidad • Calidad
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• Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Paquetería básica • Proceso administrativo • Contabilidad básica Habilidades: • Expresión oral y escrita • Trabajo en equipo Actitudes y valores: • Servicio • Creatividad • Respeto • Ética • Puntualidad • Discreción
80
3.11.3 Asistente de Jefatura de Sistemas Computacionales Administrativos
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de la Jefatura de Sistemas Computacionales Administrativos.
Puesto al que reporta: Jefe de Sistemas Computacionales Administrativos.
Oficina o Departamento: Jefatura de Sistemas Computacionales Administrativos.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en las actividades administrativas rutinarias, administración de recursos, tecnología y procesamiento de datos.
Actividades a realizar: • Procesamiento de datos • Desarrollo de sistemas • Desarrollo de portales y páginas • Mantenimiento de equipo • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Oportunidad 81
• Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Análisis y diseño de sistemas • Procesamiento de datos • Toma de decisiones • Estadísticas y matemáticas básicas • Programación • SQL • Java Habilidades: • Trabajo en equipo • Manipulación de tecnologías • Orden y descripción en paquetería de datos • Trabajo bajo presión Actitudes y valores: • Servicio • Creatividad • Respeto • Ética
82
• Puntualidad • Discreción
83
3.11.4 Asistente de Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social
I. Identificación del Puesto
Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Experiencia Educativa Servicio Social.
Oficina o Departamento: Coordinación de Experiencia Educativa Servicio Social.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Contribuir a través de un servicio de calidad a que el proceso de servicio social se desarrolle satisfactoriamente para los estudiantes, las organizaciones solicitantes y receptoras así como para la propia Facultad.
Actividades a realizar: • Organización de los expedientes de los estudiantes cuyo servicio social está en curso y en proceso de culminación • Reinicio del proceso de mejora de los formatos y documentos necesarios para la operación de la Experiencia Educativa Servicio Social • Reinicio del proceso de mejora de los instructivos de llenado de los formatos implementados para la operación de la Experiencia Educativa Servicio Social 84
• Calendarización de las actividades que, relativas al servicio social, deban realizar los estudiantes • Puesta a disposición del Web master de la Facultad los formatos, documentos, instructivos de llenado y calendario actualizados para el semestre actual a fin de que puedan estar disponibles para los estudiantes en la página de Internet • Elaboración de labores de difusión del calendario de actividades del servicio social relacionadas con los estudiantes para el semestre actual • Actualización de la presentación requerida para la plática informativa que deberá brindarse a los estudiantes susceptibles de cursar la Experiencia Educativa Servicio Social • Elaboración de actividades de difusión de la plática informativa que deberá brindarse a los estudiantes susceptibles de cursar la Experiencia Educativa Servicio Social en el semestre actual • Elaboración de la plática informativa para dar a conocer el proceso que se debe seguir para cursar la Experiencia Educativa Servicio Social, así como para instruir a los estudiantes en cuanto al llenado de formatos y elaboración de documentos necesarios • Actualización constante de una base de datos de los organismos sociales solicitantes de prestadores de servicio social • Actualización de una base de datos de las organizaciones en donde pueden acudir nuestros estudiantes para prestar su servicio social • Diseño y colocación en lugares estratégicos de avisos de notificación de las fechas y horarios en que los estudiantes deben entregar sus informes y demás documentos de servicio social en el semestre actual • Recepción, en los días y horarios establecidos para tal fin, de los formatos y documentos solicitados a los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social en el semestre actual • Elaboración y seguimiento de expedientes electrónicos de los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social en el semestre actual
85
• Integración física de los expedientes de los estudiantes que cursen la Experiencia Educativa Servicio Social en el semestre actual • Realización de acciones de seguimiento del servicio social prestado por los estudiantes de la Facultad, a través de visitas, correo electrónico y entrevistas telefónicas • Integración oportuna de las calificaciones de los estudiantes que concluyan la Experiencia Educativa Servicio Social • Entrega -en tiempo- al Secretario Académico de la Facultad de las calificaciones de quienes concluyan el servicio social, organizadas por carrera y sección • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Paquetería básica • Estructura organizacional y funcionarios de la Facultad • De planeación • De organización • De control
86
Habilidades: • Relaciones humanas • Comunicación verbal y escrita • Toma de decisiones • Análisis y evaluación Actitudes y valores: • Discreción • Honestidad • Respeto • Puntualidad • Amabilidad • Trabajo en equipo • Trabajo bajo presión • Orden • Disponibilidad • Compromiso • Ética
87
3.11.5 Asistente de Centro de Cómputo de Contaduría y Administración
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Centro de Cómputo de Contaduría y Administración.
Puesto al que reporta: Encargado del Centro de Cómputo de Contaduría y Administración.
Oficina o Departamento: Centro de Cómputo de Contaduría y Administración.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Administrar las actividades académicas soportadas por la tecnología con los principios de eficiencia y calidad, a través del desarrollo de las actividades contempladas durante el periodo escolar.
Actividades a realizar: • Mantenimiento del Centro de Cómputo de Contaduría y Administración o Actualización de antivirus o Actualización de Windows Update o Instalación de software requerido o Mantenimiento de la red e intranet o Mantenimiento de la red inalámbrica o Actualización de inventario de hardware y software
88
o Requisición de software o Requisición de equipos o Apoyo a docentes • Mantenimiento y actualización de la pagina Web institucional • Creación y administración de páginas Web creadas para congresos, simposium y eventos académicos propios de la facultad • Diseño y mantenimiento de la pagina Web para eventos de Anfeca VI Región Sur. • Soporte técnico al área de secretarias, administración y caja o Soporte técnico en Banner o Actualización de antivirus o Actualización de Windows Update o Mantenimiento de la red e intranet • Creación de diseños de mamparas, placas, trípticos, gafetes y reconocimientos para eventos académicos propios de la facultad • Atención a cubículos o Soporte y asistencia técnica a equipos • Administración de recursos o Inventario de equipos internos, cubículos y oficinas pertenecientes al centro de cómputo o Inventario de software o Registro de ingresos por mes • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Mantener en funcionamiento óptimo los equipos de cómputo para las actividades que le fueron asignadas • Administrar de manera óptima el sitio Web institucional • Participar con el fortalecimiento de la imagen de la facultad • Mantener al día el control de equipo, ingresos
89
III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Administración de personal • Administración de recursos • Soporte técnico • Desarrollo de sistemas • Programación • Diseño Habilidades: • Organización • Integración • Comunicación • Habilidad para proponer mejoras a la estructura organizacional del centro de cómputo • Habilidad de desarrollar sistemas, diseños, páginas Web, base de datos Actitudes y valores: • Respeto • Colaboración • Motivación • Disponibilidad • Compromiso • Participación individual y en equipo • Ética • Servicio • Disciplina 90
3.11.6 Asistente de Laboratorio de Cómputo
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Laboratorio de Cómputo.
Puesto al que reporta: Encargado del Laboratorio de Cómputo.
Oficina o Departamento: Laboratorio de Cómputo.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Administrar las actividades académicas soportadas por la tecnología con los principios de eficiencia y calidad, a través del desarrollo de las actividades contempladas durante el periodo escolar.
Actividades a realizar: • Mantenimiento del Laboratorio de Cómputo o Actualización de antivirus o Actualización de Windows Update o Instalación de software requerido o Mantenimiento de la red e intranet o Mantenimiento de la red inalámbrica o Actualización de inventario de hardware y software
91
o Requisición de software o Requisición de equipos o Apoyo a docentes o Administración y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión Administrativa o Gestión administrativa del Sistema Integral de Gestión Administrativa • Mantenimiento y actualización de la pagina Web institucional • Creación y administración de páginas Web creadas para congresos, simposium y eventos académicos propios de la facultad • Diseño y mantenimiento de la pagina Web para eventos de Anfeca VI Región Sur. • Soporte técnico al área de secretarias, administración y caja o Soporte técnico en Banner o Actualización de antivirus o Actualización de Windows Update o Mantenimiento de la red e intranet • Creación de diseños de mamparas, placas, trípticos, gafetes y reconocimientos para eventos académicos propios de la facultad • Atención a cubículos o Soporte y asistencia técnica a equipos • Administración de recursos o Inventario de equipos internos, cubículos y oficinas pertenecientes al centro de cómputo o Inventario de software o Registro de ingresos por mes
Estándares a cumplir: • Mantener en funcionamiento óptimo los equipos de cómputo para las actividades que se le fueron asignados • Administrar de manera óptima el sitio Web institucional • Participar con el fortalecimiento de la imagen de la facultad
92
• Mantener al día el control de equipo, ingresos • Todas las inherentes al puesto III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Conocimientos: • Administración de personal • Administración de recursos • Soporte técnico • Desarrollo de sistemas • Programación • Diseño Habilidades: • Organización • Integración • Comunicación • Habilidad para proponer mejoras a la estructura organizacional del centro de cómputo • Habilidad de desarrollar sistemas, diseños, páginas Web, base de datos Actitudes y valores: • Respeto • Colaboración • Motivación • Disponibilidad • Compromiso • Participación individual y en equipo 93
• Ética • Servicio • Disciplina
94
3.11.7 Asistente de la Coordinación de la Especialización en Comercio Exterior
I. Identificación del puesto
Nombre del puesto: Asistente de la Coordinación de la Especialización en Comercio Exterior.
Puesto al que reporta: Encargado de la Coordinación de la Especialización en Comercio Exterior.
Oficina o Departamento: Coordinación de la Especialización en Comercio Exterior.
Jornada: Matutina.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyo logístico en la coordinación de cursos y en la administración de la información académica del programa.
Actividades a realizar: • Aplicación instrumentos de información del instructor a los estudiantes al finalizar los módulos • Procesamiento de información • Elaboración de indicadores • Elaboración de estadísticas básicas de los resultados obtenidos • Todas las inherentes al puesto
95
Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Administración • Paquetería básica • Contabilidad básica Habilidades: • Relaciones humanas • Facilidad de comunicación • Toma de decisiones • Facilidad matemática Actitudes y valores: • Disposición a trabajar en equipo • Espíritu perseverante • Honestidad • Compromiso • Capacidad proactiva • Espíritu emprendedor 96
• Servicio • Puntualidad • Responsabilidad • Ética
97
3.11.8 Asistente de la Coordinación de CENEVAL I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de la Coordinación de CENEVAL.
Puesto al que reporta: Coordinador operativo de CENEVAL.
Oficina o Departamento: Coordinación de CENEVAL.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Coadyuvar en el proceso de inscripción al Examen General del Egreso de la Licenciatura para las diversas carreras de la universidad así como de universidades particulares.
Actividades a realizar: • Difusión de información sobre el Examen General del Egreso de la Licenciatura • Aplicación de formatos para la inscripción al Examen General del Egreso de la Licenciatura • Procesamiento de información para la inscripción del Examen General del Egreso de la Licenciatura
98
• Elaboración de las publicaciones de los resultados de las aplicaciones del Examen General del Egreso de la Licenciatura • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Administración Conocimientos: • Administración • Paquetería básica • Planeación • Organización • Control • Reingeniería de procesos Habilidades: • Relaciones humanas • Facilidad de comunicación • Toma de decisiones • Análisis • Manejo de información 99
Actitudes y valores: • Honestidad • Compromiso • Espíritu emprendedor • Servicio • Puntualidad • Responsabilidad • Ética
100
3.11.9 Asistente del Sistema Universitario de Mejora Empresarial
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente del Sistema Universitario de Mejora Empresarial.
Puesto al que reporta: Coordinador del Sistema Universitario de Mejora Empresarial.
Oficina o Departamento: Sistema Universitario de Mejora Empresarial.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Colaborar en la eficiencia de los procesos que se encuentran en el Sistema Universitario de Mejora Empresarial, tales como las Brigadas Universitarias en la Empresa y Educación Continua.
Actividades a realizar: • Atención al público • Emisión de reportes • Entrega de documentación en trámites • Análisis de información • Atención a alumnos para proporcionar información • Elaboración de manuales administrativos • Elaboración de presupuestos 101
• Elaboración de planes de negocios • Elaboración de proyectos de inversión • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Administración • Paquetería básica • Planeación • Organización • Control • Reingeniería de procesos • Proyectos de inversión • Presupuestos Habilidades: • Relaciones humanas • Facilidad de comunicación • Toma de decisiones 102
• Análisis • Manejo de información Actitudes y valores: • Honestidad • Compromiso • Espíritu emprendedor • Servicio • Puntualidad • Responsabilidad • Ética • Discreción
103
3.11.10 Asistente de Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación.
Oficina o Departamento: Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar a coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación; programar y calendarizar seminarios, supervisar la logística en el proceso de exámenes profesionales.
Actividades a realizar: • Apoyo en el diseño de cada uno de los seminarios • Apoyo en la programación y calendarización de los seminarios que se llevan a cabo • Programación de asesorías con maestros • Apoyo en la supervisión de la logística en la aplicación de los exámenes profesionales
104
• Apoyo en el control de los recursos económicos de la Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación y efectuar los pagos referentes a la misma • Integración de los expedientes de los alumnos inscritos • Difusión de la Coordinación de Centro de Apoyo a la Titulación • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Manejo de equipo de cómputo • Procesos de inscripción y trámites para el examen profesional • Seguimiento y revisión de trámites del aspirante al titulo • Manejar y controlar expedientes • Control financiero Habilidades: • Relaciones humanas • Facilidad de comunicación • Toma de decisiones • Planeación 105
• Liderazgo Actitudes y valores: • Honestidad • Disciplina • Servicio • Puntualidad • Responsabilidad • Ética • Discreción
106
3.11.11 Asistente de Coordinación de Seguimiento de Egresados
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Seguimiento de Egresados.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Coordinación de Seguimiento de Egresados.
Oficina o Departamento: Coordinación de Seguimiento de Egresados.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en los procesos que permitan dar el seguimiento a los egresados de una manera óptima.
Actividades a realizar: • Notificaciones a egresados y a empresarios • Gestión de un sitio Web • Gestión de administrador de correos electrónicos • Elaboración de reportes • Diseño de instrumentos • Todas las inherentes al puesto
107
Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos • Estudiante de Licenciado en Administración Conocimientos: • Manejo de equipo de cómputo • Administración • Tecnologías de información Habilidades: • Manipulación de tecnologías de la información básicas o Bases de datos o Correo electrónico • Planear • Organizar • Expresión oral y escrita • Trabajo bajo presión • Análisis Actitudes y valores: • Servicio
108
• Extrovertido • Respeto • Creatividad • Proactivo
109
3.11.12 Asistente de Coordinación de Tutorías I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Tutorías.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Coordinación de Tutorías.
Oficina o Departamento: Coordinación de Tutorías.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en los procesos de que permitan otorgar a la Coordinación de Tutorías dar un servicio de calidad hacia los estudiantes.
Actividades a realizar: • Integración de los instrumentos de cada sesión de tutorías, registrarlos en la base de datos y archivarlos en los expedientes correspondientes • Establecimiento de los horarios de trabajo de los tutores y publicarlos para hacerlos del conocimiento de los tutorados • Recepción de los formatos de datos generales, cardex, trayectorias académicas y guías de entrevista que integran el expediente
110
• Apoyo en la inscripción de los alumnos al Programa Académico de Fortalecimiento
Institucional,
con
la
depuración
de
información
correspondiente • Todas aquellas encomendadas por el coordinador • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Manejo de equipo de cómputo • Administración • Planeación • Organización • Control Habilidades: • Planeación • Supervisión • Comunicación • Análisis
111
• Toma de decisiones Actitudes y valores: • Servicio • Creatividad • Respeto • Ética • Puntualidad
112
3.11.13 Asistente del Centro Develop I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente del Centro Develop.
Puesto al que reporta: Responsable del Centro Develop.
Oficina o Departamento: Centro Develop.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en el cuidado de los equipos de cómputo y en la realización del mantenimiento preventivo y correctivo del mismo.
Actividades a realizar: • Mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de cómputo • Mantenimiento de la red • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores
113
• En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Conocimientos: • Arquitectura de computadoras • Redes de computadoras • Software de aplicación • Sistemas operativos • Antivirus Habilidades: • Resolución de problemas • Manejo de software y hardware Actitudes y valores: • Servicio • Creatividad • Respeto • Ética • Puntualidad
114
3.11.14 Asistente de la Coordinación de la Experiencia Recepcional I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de la Coordinación de la Experiencia Recepcional.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Coordinación de la Experiencia Recepcional.
Oficina o Departamento: Coordinación de la Experiencia Recepcional.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en el control administrativo del proceso que sigue el alumno inscrito en la Experiencia Recepcional.
Actividades a realizar: • Recepción de documentos • Archivo de documentos • Registro de información • Revisión de documentos y de información • Generación de reportes • Atención al estudiante • Tareas inherentes a la coordinación que le asigne el coordinador • Todas las inherentes al puesto
115
Estándares a cumplir: • Información necesaria • Oportunidad • Limpieza e higiene • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Proceso administrativo • Manejo de equipo de cómputo Habilidades: • Manejo de equipo de cómputo • Paquetería básica • Manejo de información Actitudes y valores: • Servicio • Creatividad • Respeto • Ética • Puntualidad • Discreción 116
3.11.15 Asistente del Departamento de Lenguas English Business Center I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente del Departamento de Lenguas English Business Center.
Puesto al que reporta: Coordinador del Departamento de Lenguas English Business Center.
Oficina o Departamento: Departamento de Lenguas English Business Center.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Auxiliar en los trámites administrativos tales como el llenado de documentos para el departamento de Educación Continua.
Actividades a realizar: • Cobros arancelarios • Elaboración de reportes de ingresos mensuales • Pegado de aranceles en el cardex • Aplicación de evaluación del maestro e instalaciones a los estudiantes • Fotocopiado de documentos oficiales y de trabajo • Archivo de documentos • Todas las inherentes al puesto
117
Estándares a cumplir: • Oportunidad • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Paquetería básica • Inglés en un 50% • Proceso administrativo Habilidades: • Facilidad de palabra • Comunicación • Orden • Facilidad en el idioma Actitudes y valores: • Compromiso en el trabajo • Servicio • Creatividad • Respeto • Puntualidad • Discreción
118
3.11.16 Asistente de la Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de la Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables.
Puesto al que reporta: Coordinador de la Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables.
Oficina o Departamento: Coordinación Financiera de Eventos Autofinanciables.
Jornada: Matutina.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Apoyar en la gestión de los procesos administrativos y financieros de la Facultad.
Actividades a realizar: • Llenado de formatos de los eventos • Armado de los expedientes de personal y de gastos financieros • Registro de cuentas financieras en el sistema • Entrega de la documentación correspondiente a cada área de Rectoría • Todas las inherentes al puesto
119
Estándares a cumplir: • Oportunidad • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Contaduría • Estudiante de Licenciado en Administración Conocimientos: • Paquetería básica • Proceso administrativo • Contabilidad básica • Matemáticas Habilidades: • Facilidad de palabra • Comunicación • Matemática • Análisis crítico Actitudes y valores: • Honestidad • Honradez • Organización • Servicio 120
• Creatividad • Respeto • Ética • Puntualidad • Discreción
121
3.11.17 Asistente de Investigación del Cuerpo Académico Tecnologías de Información y Organización Inteligentes en la Sociedad del Conocimiento I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Investigación del Cuerpo Académico Tecnologías de Información y Organización Inteligentes en la Sociedad del Conocimiento.
Puesto al que reporta: Responsable del Cuerpo Académico Tecnologías de Información y Organización Inteligentes en la Sociedad del Conocimiento.
Oficina o Departamento: Cuerpo Académico Tecnologías de Información y Organización Inteligentes en la Sociedad del Conocimiento.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Colaborar en la investigación y gestión de actividades referentes al Cuerpo Académico.
Actividades a realizar: • Gestión académica o Apoyo a los cursos o Apoyo en la gestión de tutorías • Gestión del Cuerpo Académico
122
o Colaboración en las publicaciones de divulgación científica o Participación en la elaboración de eventos o Participación en la gestión de proyectos de vinculación • Elaboración de una investigación y desarrollo de un proyecto • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Calidad • Temas de vanguardia • Eficiencia • Limpieza • Orden III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Conocimientos: • Ofimática • Fundamentos de redes • Fundamentos de programación • Noción de administración Habilidades: • Comunicación • Trabajo en equipo • Pensamiento crítico y creativo
123
Actitudes y valores: • Responsabilidad • Lealtad • Organización • Honestidad • Creatividad • Respeto • Puntualidad
124
3.11.18 Asistente de Administración
I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Administración.
Puesto al que reporta: Administradora.
Oficina o Departamento: Administración.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Puesto de servicio y de apoyo a las actividades académicas inherentes y extra-organizacionales a la administración
Actividades a realizar: • Apoyo en las actividades propias de la administración según el manual de Administración de la Facultad de Contaduría y Administración • Apoyo en las actividades no marcadas en el manual de organización de la Facultad de Contaduría y Administración. • Verificación de los documentos para trámite de pago, para que reúnan los requisitos de forma y fiscales, y la afectación se apegue a las políticas establecidas.
125
• Recibo de la nómina mecanizada y de suplencias, así como los cheques respectivos, y efectuar el pago al personal de la entidad académica o dependencia a su cargo, debiendo verificar que en la nómina, se incluya sólo el personal de la entidad académica o dependencia y que proceda el pago. • Atención y trámite de los problemas de pago presentados por el personal, debiendo reportar a la Dirección de Nóminas, al personal que debió salir en nómina y no fue incluido. • Devolución dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de pago, la nómina mecanizada y de suplencias pagadas y firmadas, los cheques no cobrados y los cancelados, señalando el motivo de la cancelación, los comprobantes de descuentos variables no entregados, así como un anexo de aclaraciones a la nómina. • Control de los permisos económicos solicitados por el personal de base y de confianza, y recabar para su trámite, el visto bueno del director de la entidad académica o dependencia correspondiente. • Control de los justificantes de inasistencias presentados por el personal de base y confianza, y turnarlos a la Dirección de Personal, en los términos y tiempos establecidos. • Verificación del correcto funcionamiento del reloj checador, en caso de desperfecto, dar aviso al Departamento de Servicios Generales; y entre tanto, supervisar el control de asistencia alterno. • Coordinación
y control
de las
actividades
relacionadas
con el
mantenimiento y conservación menor de las instalaciones, mobiliario y equipo. • Tramitación de la solicitud de transporte para viajes de prácticas de alumnos, con la debida anticipación, ante el Departamento de Servicios Generales. • Todas las inherentes al puesto
126
Estándares a cumplir: • Oportunidad • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Estudiante de Licenciado en Administración Conocimientos: • Paquetería básica • Proceso administrativo • Presupuestos • Finanzas básicas • Contabilidad básica • Matemáticas Habilidades: • Facilidad de palabra • Comunicación • Matemática • Análisis crítico Actitudes y valores: • Honestidad • Lealtad • Organización 127
• Servicio • Disposición • Respeto • Ética • Puntualidad • Discreción
128
3.11.19 Asistente de Coordinación de Biblioteca I. Identificación del Puesto Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Biblioteca.
Puesto al que reporta: Coordinador de Biblioteca.
Oficina o Departamento: Coordinación de Biblioteca.
Jornada: Matutina.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Ayudar a analizar las bases de datos correspondientes a los libros de cada una de las carreras que se imparten en la Facultad de Contaduría y Administración.
Actividades a realizar: • Análisis de las bases de datos • Elaboración de la contabilidad de los ingresos y egresos • Ingreso de los libros nuevos a la base de datos correspondiente a su carrera • Revisión en la base de datos de la Unidad de Servicios Bibliotecarios si el libro tiene clave asignada • Análisis de las necesidades de libros
129
• Identificación de no adeudos • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Oportunidad • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Computación básica • Paquetería básica • Manejo de base de datos • Contabilidad básica • Proceso administrativo Habilidades: • Redacción • Comunicación • Matemática • Análisis crítico • Relaciones humanas
130
Actitudes y valores: • Honestidad • Organización • Servicio • Disposición • Respeto • Ética • Puntualidad
131
3.11.20 Asistente de Coordinación de Servicio Social del Modelo Rígido
I. Identificación del Puesto
Nombre del puesto: Asistente de Coordinación de Servicio Social del Modelo Rígido.
Puesto al que reporta: Coordinador de Servicio Social del Modelo Rígido.
Oficina o Departamento: Coordinación de Servicio Social del Modelo Rígido.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Contribuir al proceso de servicio social en los estudiantes que concluyeron alguna de las carreras en la Facultad de Contaduría y Administración durante el Modelo Rígido.
Actividades a realizar: • Otorgamiento personal o por correo del archivo con los documentos necesarios para la realización del servicio social a los egresados solicitantes • Explicación y verificación del llenado de la documentación para reducir los errores y agilizar el proceso • Organización de los expedientes de los egresados que solicitan cursar el servicio social para resguardar la información recabada 132
• Entrega de los reportes de altas de servicio social de los egresados así como los de liberación en tiempo y fecha necesarios para hacer los trámites • Calendarización de las actividades que, relativas al servicio social, deban realizar los estudiantes • Actualización constante de una base de datos de los organismos sociales solicitantes de prestadores de servicio social • Elaboración y seguimiento de expedientes electrónicos de los estudiantes que cursen el Servicio Social • Integración física de los expedientes de los estudiantes que cursen el Servicio Social • Realización de acciones de seguimiento del servicio social prestado por los estudiantes de la Facultad, a través de visitas, correo electrónico y entrevistas telefónicas • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Paquetería básica
133
• De planeación • De organización • De control Habilidades: • Relaciones humanas • Comunicación verbal y escrita • Toma de decisiones • Análisis y evaluación Actitudes y valores: • Discreción • Honestidad • Respeto • Puntualidad • Amabilidad • Trabajo en equipo • Trabajo bajo presión • Orden • Disponibilidad • Compromiso
134
3.11.21 Asistente de la Oficina de la Sección Sindical del FESAPAUV
I. Identificación del Puesto
Nombre del puesto: Asistente de la Oficina de la Sección Sindical del FESAPAUV.
Puesto al que reporta: Secretario Seccional del FESAPAUV.
Oficina o Departamento: Oficina de la Sección Sindical del FESAPAUV.
Jornada: Mixta.
II. Descripción Específica Propósito del Puesto: Contribuir a través de un servicio de calidad, con la satisfacción del personal académico que acuda a la oficina del comité seccional en busca de apoyo para la solución de algún problema.
Actividades a realizar: • Atención al personal académico que acuda a la oficina de la sección sindical, proporcionándoles los formatos requeridos e información para su correcto llenado y presentación • Actualización a las carpetas correspondientes a las gestiones realizadas en el sindicato regional • Actualización de la información provista por el FESAPAUV regional, a través de su página en Internet 135
• Recepción y revisión de los formatos que el personal desee entregar en la sección sindical para su gestión en el FESAPAUV REGIONAL • Elaboración y colocación en el pizarrón de avisos, avisos varios con información importante para personal académico de la facultad • Actualización del archivo electrónico, relativo a las fechas de cumpleaños del personal académico de la facultad • Existencia suficiente de juegos de formatos para el uso del personal académico en la gestión de sus prestaciones • Diseño del cartel de felicitación por cumpleaños del personal académico, en forma mensual • Visita
a las oficinas del FESAPAUV REGIONAL para la entrega y
recepción de documentación referente a la gestión de prestaciones sociales de personal académico de la facultad • Actualización del directorio del personal académico vigente en la facultad • Actualización de
archivo electrónico para el control de recepción y
entrega de formatos • Actualización de archivo electrónico para control de cheques que por concepto de ayuda médica, anticipo de sueldo y préstamos reciba el personal académico de la facultad • Todas las inherentes al puesto Estándares a cumplir: • Limpieza • Calidad • Sin errores • En tiempo • Orden • Eficiencia
136
III. Especificación del Puesto: Escolaridad: • Indistinto Conocimientos: • Paquetería básica • Estructura organizacional y funcionarios de la Facultad • De planeación • De organización • De control Habilidades: • Relaciones humanas • Comunicación verbal y escrita • Toma de decisiones • Análisis y evaluación Actitudes y valores: • Discreción • Honestidad • Respeto • Puntualidad • Amabilidad • Trabajo en equipo • Trabajo bajo presión • Orden • Disponibilidad • Compromiso • Ética
137
CONCLUSIONES
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La Universidad Veracruzana es la máxima casa de estudios del Estado de Veracruz, es una institución comprometida con la sociedad veracruzana para brindar el mejor desarrollo para los jóvenes estudiantes y es por eso que siempre está en la búsqueda de nuevos procesos y nuevas regulaciones con la finalidad de siempre brindar una educación de calidad.
A lo largo del trabajo realizado se identificaron algunas de las áreas en las que la Universidad Veracruzana imprime más labor en innovación y desarrollo; estas áreas se generalizan por tener un impacto directo en la formación de los estudiantes, ya sea en su formación directa o en su formación integral.
La formación principal de los estudiantes se ha ido amoldando a las necesidades del campo laboral, a las características que son requeridas por los empleadores para poder satisfacer eficientemente tus necesidades. Es por este motivo que el servicio social tomó la forma de una experiencia educativa, una experiencia con una importancia tal que no se permite acreditarla de ninguna manera que no sea la cursativa.
Al tomar la Experiencia Educativa Servicio Social la importancia antes mencionada, se cae en la necesidad de crear una Coordinación que controle todo el proceso que esta tiene que llevar, así como tener el contacto con las empresas y organizaciones solicitantes y tener una relación laboral con las organizaciones receptoras de los estudiantes.
La Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social responde como una unidad mediadora entre los estudiantes que realizan el servicio social y de la persona responsable por parte de la empresa u organización, ya sea en
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asuntos de inconsistencia o abuso, por parte de la empresa o por parte de los estudiantes.
El proceso que tienen que seguir los estudiantes al completar el porcentaje requerido para poder inscribirse en la Experiencia Educativa Servicio Social, se puede resumir en los siguientes pasos:
1. Solicitud de registro al sistema de servicio social 2. Entrega de los documentos correspondientes para hacer válida la participación del estudiante en la organización 3. Entrega del programa de trabajo a llevar en la organización 4. Entrega de los reportes de avance de ese programa de trabajo 5. Entrega de la evaluación del estudiante por su jefe directo
La Facultad de Contaduría y Administración cuenta con veintitrés áreas de trabajo en las cuales los estudiantes de la misma pueden realizar su servicio social, y así poder ayudar al logro de los objetivos de cada una de ésas.
Cada una de las áreas tiene un maestro llamado coordinador o responsable, este maestro se apoya de los estudiantes en servicio social para poder llevar a cabo sus tareas, y por este motivo, es que los estudiantes que realizan su servicio social tienen que cumplir con sus tareas de una manera eficiente.
Al principio de este trabajo de investigación, se determinó la problemática de que lamentablemente los estudiantes que cursan su servicio social en alguna de estas áreas no cuentan con los conocimientos o habilidades necesarios para poder laborar de una manera eficiente, por lo cual hace mas difícil el alcanzar los objetivos planeados y que los estudiantes no aprendan a aplicar lo aprendido durante la carrera.
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En el desarrollo de la investigación fui descubriendo las necesidades que se tenían que cubrir en cada una de las áreas, así como determinar cuales de esas necesidades eran cubiertas por los estudiantes que están en servicio social actualmente.
El prestador de servicio social debe de ser una persona a la cual se le pueda compartir responsabilidades y si lo requiere delegar un poco de autoridad para la toma de decisiones; tener los conocimientos necesarios para poder implementar las tareas que su coordinador le dicte y entregar en tiempo y forma los documentos necesarios; tiene que aportar ideas innovadoras para la mejora de las coordinaciones e implementar sus conocimientos en beneficio de los demás estudiantes de la Facultad.
Lamentablemente me di cuenta que no todos los coordinadores tienen la visión de que el prestador de servicio social tiene que ser una persona calificada y que cumple un papel importante en el logro de los objetivos. Por lo que las especificaciones dadas mediante la entrevista aplicada no fueron muy específicas.
Para finalizar quisiera hacer mención a una frase que me parece muy adecuada con respecto al análisis de puestos que se elabora en los manuales de organización: El puesto escoge al trabajador, no el trabajador al puesto.
Una persona puede estar en un puesto que le exige conocimientos o habilidades que no tiene, o por el contrario puede necesitar menos de los conocimientos o habilidades de las que posee; cualquiera de las dos situaciones anteriores puede repercutir en una rotación de personal y con ello a un gasto de reclutamiento.
Por lo tanto, es el puesto quien pone las condiciones para que el trabajador se sienta cómodo realizándolo y con ello una mejora en la autoestima del trabajador.
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FUENTES DE INFORMACIÓN Revistas profesionales
Gaitán, P. (1976). Administración de empresas, 2, 338-339
Referencia a libros
Chiavenato, A. (2002). Introducción a la Teoría General de la Administración. (5ª ed.). México: McGraw Hill.
Fernández, M. (1995). Análisis y descripción de puestos de trabajo. Madrid: Díaz de Santos
Fulmer, R. (1983). Administración y Organización, Introducción a la Teoría y a la Práctica en los Negocios Modernos. México : CECSA.
Koontz, H. & Weihrich, H. (2004). Administración una perspectiva global. (12ª ed.). México: McGraw Hill.
Münch, L. (1997). Fundamentos de Administración. (2ª ed.). México: Trillas.
Reyes, A. (1992). Administración moderna. México: Limusa.
Rivera, R. (1980). Estructura y elaboración de pruebas para selección de personal. México: Limusa.
Rodríguez, J. (1990). Introducción a la Administración. México: ECASA.
Rodríguez, J. (2002). Administración de pequeñas y medianas empresas. (5ª ed.). México: CENGAGE LEARNING. 142
Rodríguez, J. (2002). Como elaborar y usar los manuales administrativos. (3ª ed.). México: ECAFSA.
Rodríguez, J. (2002). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos. (3ª ed.). México: CENGAGE LEARNING.
Stoner, J. (1994). Administración. México: Prentice Hall.
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ANEXOS
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Guía de entrevista II.Identificación del Puesto Puesto: ________________________________________________________________ Puesto al que reporta: ____________________________________________________ Oficina o Dpto.: _________________________________________________________ Jornada: Matutina ( ) Vespertina ( ) Mixto ( ) II. Descripción de Funciones Propósito del Puesto: _____________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Descripción Detallada: Actividades a Realizar: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
Estándares a Cumplir: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
III. Especificación del Puesto: Escolaridad:
LA ( ) LC ( ) LSCA ( )
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Capacidad Conocimientos: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
Habilidades: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
Actitudes y valores: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.1 Funciones del Administrador...... ……………………………………………9 Figura 2.1 Figura 3.1 Organigrama Propuesto de la Facultad de Contaduría y Administración……………………………………………… 46 Figura 2.2 Estructura de la Coordinación de la Experiencia Educativa Servicio Social…………………………………………………………..…. 64 Figura 3.1 Organigrama de la Facultad de Contaduría y Administración en materia de Servicio Social ……………………………………………….. 75
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