MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLANTA FISICA
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OBJETIVO DEL MANUAL Establecer el alcance, los procedimientos de los servicios y recursos de infraestructura física necesarios para el buen desempeño de las actividades propias de cada una de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia. ALCANCE MANUAL Comprende el mantenimiento preventivo y correctivo, atención de la infraestructura física en obras civiles, instalaciones eléctricas e hidrosanitarias, equipos de apoyo, aseo y cafetería de la Universidad La Gran Colombia en la sede de Bogotá.
DEFINICIONES -
Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento específico.
-
Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en un tiempo mínimo y de la manera más eficiente.
-
Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignación de recursos.
-
Proveedor: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas.
-
Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc.
-
Cotización: Solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de exigencias técnicas y administrativas.
-
Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo análisis indica el grado de cumplimiento de los niveles de servicio previamente establecidos.
-
Infraestructura: Es el término que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Institución, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.
-
Higiene: El término higiene se designa al conjunto de conocimientos y técnicas que se ocupan de controlar aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero también hace referencia al aseo, limpieza y cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.
-
Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.
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-
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daños que se han presentado, o sustituir algún elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los otros procesos del SIGEC de la Institución o su ambiente físico de trabajo.
-
Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programación periódica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.
-
Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.
-
Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
-
Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de referencia, que permitan emitir un diagnóstico.
-
Supervisión: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria y prestando un óptimo adecuado de servicios.
-
Equipos de apoyo: Son los necesarios para el funcionamiento y ambientación de las áreas académicas y administrativas, tales como, equipos de bombeo, ascensores, plantas eléctricas, aires acondicionados, excluyendo para este manual equipos de cómputo, servidores y medios audiovisuales
1. PLANIFICACIÓN ESPACIAL
El Departamento de Planta Física planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física de la institución, de manera que la comunidad universitaria desarrolle sus actividades administrativas, académicas y extra académicas en un ambiente apropiado.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Usuario
3
Planta Física
4
Planta Física
5
Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Planea, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física para la optimización de los espacios. Solicita mediante correo electrónico la necesidad de adecuación, asignación o modificación de espacio y/o mobiliario. Programa visita in situ, coordina la distribución espacial con el usuario y plantea las modificaciones o las adecuaciones pertinentes al usuario mediante correo electrónico. Ejecutar la actividad requerida de acuerdo a lo planeado o a la solicitud recibida. Realizar la entrega mediante informe o acta al usuario solicitante
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FLUJOGRAMA
PLANIFICACIÓN ESPACIAL
PLANTA FÍSICA
PLANTA FISICA PLANEAR COORDINAR
PROGRAMA VISITA
INICIO GESTIONAR
EJECUTAR LA ACTIVIDAD
ENTREGA MEDIANTE ACTA
FIN
USUARIO
OPTIMIZAR
SOLICITAR MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO
2. ACTUALIZACIÓN PLANIMÉTRICA Tiene como finalidad actualizar la planimetría arquitectónica de la Universidad La Gran Colombia en todas sus sedes de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos, el levantamiento arquitectónico de sus espacios conforme a la guía de estándares para el desarrollo grafico del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y ciencias afines (CPNA) y las modificaciones que sean pertinentes en la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. 1
RESPONSABLE Planta Física
2 Delineante Arquitectónico 3 4 5 6
Planta Física Delineante Arquitectónico Planta Física Delineante Arquitectónico
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Programa la actualización de planimetría arquitectónica de todas las sedes de la Universidad a través de un cronograma. Ejecuta el cronograma establecido por la Dirección, consultando los archivos digitales o impresos existentes, replantea medidas en sitio, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido. Recibe y revisa los planos realizando las observaciones a que haya lugar. Imprime los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final. Realiza seguimiento al cronograma y aprueba los planos entregados autorizando la custodia. Archiva la información actualizada para futuras consultas en físico o digital y registro en base de datos.
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FLUJOGRAMA ACTUALIZACIÓN PLANIMETRICA
PLANTA FÍSICA
PLANTA FÍSICA
DELINEANTE ARQUITECTONICO
INICIO
PROGRAMA LA ACTUALIZACIÓN
REALIZA SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA
RECIBE Y REVISA PLANOS
ARCHIVA LA INFORMACIÓN
FIN
IMPRIME LOS PLANOS FINALES
EJECUTAR EL CRONOGRAMA
3. SEGUIMIENTO A PROYECTOS Tiene como finalidad concentrar toda la información referente a un proyecto determinado de manera digital de acceso compartido con los interesados del Departamento de Planta Física para su manejo y control según corresponda. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Auxiliar Departamento de Planta Física
3
Auxiliar Departamento de Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Establece los parámetros para organizar la información y define los permisos de acceso a los interesados en el proceso. Crea y comparte la carpeta del proyecto al cual se realizará el seguimiento, ingresando y actualizando la documentación necesaria como: solicitud, cotizaciones, órdenes de compra o servicio según corresponda, actas, planimetría si se requiere, registro fotográfico o audiovisual del proceso. Elabora informe resumen del proyecto ejecutado y lo incluye dentro de la carpeta.
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FLUJOGRAMA SEGUIMIENTO A PROYECTOS
PLANTA FÍSICA
AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA
INICIO
PARAMETROS ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN
CREAR Y COMPARTIR LA CARPETA DE PROYECTOS
PLANTA FÍSICA
ELABORAR INFORME RESUMEN DEL PROYECTO EJECUTADO
FIN
4. DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES Este proceso consiste en elaborar la planimetría arquitectónica de proyectos de remodelaciones o adecuaciones espaciales que se requieran para optimizar la infraestructura física. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. 1
RESPONSABLE Planta Física
2
Delineante Arquitectónico
3
Planta Física
4
Delineante Arquitectónico
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Solicita la ejecución de la planimetría para la realización de: Diseño de proyectos, distribución de espacios o de mobiliario, permisos y licencias. Ejecuta el diseño solicitado consultando inicialmente los archivos digitales o impresos de los bloques a actualizar, replantea medidas en sitio de los espacios Arquitectónicos, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido. Recibe y revisa los planos realizando observaciones para su correspondiente aprobación. Imprimir los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final y correspondiente firma.
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FLUJOGRAMA DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES
PLANTA FÍSICA
DELINEANTE ARQUITECTÓNICO
INICIO EJECUTA DISEÑO SOLICITADO SOLICITA LA EJECUCIÓN DE PLANIMETRÍA
REPLANTEA MEDIDAS DIGITALIZA CADA ESPACIO
RECIBE Y REVISA LOS PLANOS
PLANTA FÍSICA
IMPRIME LOS PLANOS
FIN
5. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO El Departamento de Planta Física establece el cronograma de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones para el correcto funcionamiento de la infraestructura física de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. 1
2
RESPONSABLE Dirección Departamento de Planta Física Dirección Departamento de Planta Física
3
Planta Física
4
Proveedor
5 6 7
Planta Física Proveedor Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Planea y presupuesta mediante cronograma las actividades de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones locativas de la infraestructura física. Reporta a la Vicerrectoría Administrativa para asignación presupuestal y aprobación. Gestiona ante el Departamento de Compras y Suministros la solicitud del servicio y/o suministro requerido. Ejecuta la solicitud asignada de acuerdo a los tiempos de entrega establecidos. Realiza seguimiento y control a las actividades planeadas. Entrega informe, remisión y/o acta de las actividades realizadas. Aprueba mediante firma de remisión y/o acta de entrega.
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FLUJOGRAMA PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN DEPARTAMENTO
PLANTA FÍSICA
REPORTA A LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PLANTA FÍSICA
PLANEA Y PRESUPUESTA SEGÚN CRONOGRAMA
GESTIONA CON COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
EJECUTA LA SOLICITUD
REALIZA SEGUIMIENTO Y CONTROL
APRUEBA CON FIRMA Y REMISIÓN
FIN
ENTREGA INFORME Y REMISIÓN
6. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS. El Departamento de Planta Física solicita la obra civil, mobiliario y servicios que requieran las dependencias o facultades de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Planta Física
3
Proveedores
4
Planta Física
5
Presupuesto
6
Planta Física
7
Planta Física
8
Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Según lo establecido en el plan de acción de programa de adecuación de infraestructura física, se realiza la solicitud de obra civil, mobiliario y servicios requeridos. Realiza solicitud de proveedores mediante correo electrónico a
[email protected], solicitando su citación especificando lugar, fecha, hora y objeto. 1. Firma el registro de asistencia. 2. Realiza recorrido dirigido por el representante de Planta Física quien informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el trabajo o servicio que se requiere. Realiza la solicitud de suministro a través del aplicativo vigente con las especificaciones técnicas, si ello lo requiere y lo entrega a presupuesto. 1. Realiza trámite correspondiente colocando sello presupuestal en el suministro. 2. Entrega el suministro al Departamento de Planta Física. Radica el suministro en la oficina de compras. Realiza el acta de inicio de acuerdo al Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio *El acta de inicio será realizada para las solicitudes en las cuales se realizó citación a proveedores. Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para
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Proveedores/contratista
10
Planta Física
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Planta Física
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solicitarlo al Departamento de Compras. Realiza la obra, el bien o servicio de acuerdo a lo solicitado, bajo la revisión del Departamento de Planta Física y de acuerdo al cronograma de ejecución. Recibe la obra, bien o servicio a través de remisión o *acta final de entrega. * El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado acta de inicio. Mediante memorando o acta, se entrega la obra, servicio o el mobiliario a la Facultad o Dependencia.
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS
PLANTA FÍSICA
PLANTA FÍSICA
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITU OBRA CIVIL
SOLCIITU DE PROVEEDORES
REALIZA LA SOLICITUD DE SUMINISTRO
ACTA DE INICIO RADICA SUMINISTRO EN COMPRAS
ORDEN DE COMPRA
ANTICIPO
SI
MEMORANDO
RECIBE LA OBRA
SE ENTREGA OBRA CON ACTA O MEMORANDO
FIN
1. FIRMA DE REGISTRO DE ASISTENCIA 2. REALIZA RECORRIDO
CONTRATISTA
NO
PRESUPUESTO
REALIZA LA OBRA, EL BIEN O SERVICIO
1. SELLO PRESUPUESTAL 2. ENTREGA SUMINISTRO
7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Tiene como finalidad mantener en óptimas condiciones la infraestructura física de la Universidad ejecutando diariamente actividades de inspección y obra por la Sección de Servicios Generales en las áreas de: -
Mantenimiento General de planta física Pintura en general por dependencias Soldadura y ornamentación Carpintería y ebanistería Jardinería y poda de vegetación Plomería y fontanería Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. Sistema telefónico análogo.
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DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. 1 2 3
4
RESPONSABLE Sección de Servicios Generales Personal Asignado Sección de Servicios Generales Sección de Servicios Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Asigna personal por bloques para el mantenimiento preventivo de la infraestructura física. De acuerdo a la novedad diligencia formato de inspección e informa al Jefe de la Sección Servicios Generales. Autoriza y asigna la labor a desarrollar mediante registro de actividades.
Verifica el cumplimiento de las actividades
FLUJOGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
SECCIÓN SERVICIOS GENERALES
PERSONAL ASIGNADO
INICIO
ASIGNA PERSONAL POR BLOQUES
DILIGENCIA FORMATO DE INSPECCIÓN
AUTORIZA Y ASIGNA LABOR
PLANTA FÍSICA
VERIFICA CUMPLIMIENTO
FIN
8. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es el mantenimiento que se realiza luego de evidenciar una falla en la infraestructura física y que debe ser corregido en el menor tiempo posible, en las áreas de: -
Mantenimiento General de planta física Pintura en general por dependencias Soldadura y ornamentación Carpintería y ebanistería Jardinería y poda de vegetación Plomería y fontanería
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Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. Sistema telefónico análogo.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES No.
RESPONSABLE
1
Usuario
2 3 4 5 6 7
Sección de Servicios Generales Personal asignado Sección de Servicios Generales Área solicitante Personal asignado Sección Servicios Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Mediante correo electrónico a
[email protected] informa el o los requerimientos respectivos. Diariamente recibe, planea y asigna mediante el formato de registro de actividades, el personal, materiales, herramientas y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento correctivo según solicitud recibida. Recibe indicaciones, solicita materiales al sub-almacén y acude al área a ejecutar la actividad. Controla tiempo de ejecución de las actividades programadas, o las necesidades de su reprogramación. Recibe el trabajo mediante formato de registro de actividades. Entrega el formato debidamente diligenciado e informa al Jefe de Servicios Generales sobre la culminación del servicio. Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trámite diligenciado la correspondiente base del indicador de seguimiento.
FLUJOGRAMA MANTENIMIENTO CORRECTIVO
USUARIO
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
PERSONAL ASIGANDO
AREA SOLICITANTE
INICIO
REQUERIMIENTO MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO
RECIBE, PLANTEA, Y ASIGNA
RECIBE INDICACIONES, SOLICITA MATERIALES ACUDE AL AREA A SOLICITAR
CONTROLAN TIEMPO DE EJECUCIÓN
PLANTA FÍSICA
VERIFICA Y APRUEBA EL SERVICIO
RECIBE EL TRABAJO
ENTREGA EL FORMATO
FIN
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9. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO. La finalidad de este proceso es solicitar los insumos y equipos para realizar el mantenimiento en cada una de las áreas de la Universidad.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES No. 1 2 3
4
5
RESPONSABLE Sección de Servicios Generales Director de Planta Física Sección de Servicios Generales Sección de Servicios Generales Sección de Servicios Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Elabora el suministro de compra de insumos y equipos a través del aplicativo vigente. Verifica y aprueba la requisición de compra de insumos. Se entrega suministro para la validación de presupuesto. Elabora el suministro de retiro de insumos y equipos a través del aplicativo vigente. Verifica y aprueba el suministro de retiro de insumos y equipos.
FLUJOGRAMA SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECTOR
INICIO
ELABORAR EL SUMINISTRO DE COMPRA
VERIFICAR Y APROBAR LA REQUISICIÓN
ENTREGA DE SUMINISTRO
ELABORA EL SUMINISTRO DE RETIRO
PLANTA FÍSICA
VERIFICA Y APRUEBA SUMINISTRO
FIN
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10. CONTROL DE MOBILIARIO USADO El objetivo de este proceso es controlar, relacionar, inventariar, distribuir, instalar o reportar para dar de baja el mobiliario existente que por solicitudes o necesidad de las diferentes dependencias sean requeridos. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Usuario
2
Sección de Servicios Generales
3
Sección de Servicios Generales
4
Sección de Servicios Generales
5
Usuario
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Directores, Decanos o Jefes de unidad generan la solicitud de retiro o asignación de mobiliario por correo electrónico a
[email protected] justificando la necesidad de retiro y/o suministro de mobiliario. (Este requerimiento no implica compra). Retiro: Verifica que se haya realizado la respectiva comunicación a la Sección de Contabilidad para el descargue del mobiliario en el inventario de la Facultad o Dependencia. Asignación: Revisa si el requerimiento es viable, si se cuenta con elementos en buen estado y si es o no prioritario, para lo cual se hace una visita al espacio. Desfavorable: se informa a la facultad o dependencia solicitante la decisión de no aprobación y la justificación. Favorable: Se programa y coordina el retiro o la entrega del mobiliario mediante formato. Retiro: Realiza el traslado del mobiliario correspondiente y lo registra en el inventario general de la Sección de Servicios Generales. Asignación: Entrega el mobiliario a la facultad o dependencia, registra la salida en el inventario general de la Sección de Servicios Generales y mediante correo electrónico se informa al Departamento de Contabilidad para los trámites correspondientes. Valida el retiro o asignación firmando el registro de actividades o formato de entrega de mobiliario.
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FLUJOGRAMA
CONTROL DE MOBILIARIO USADO
USUARIO
SECCIÓN SERVICIOS GENERALES
INICIO
SOLICITUD DE RETIRO O ASIGNACIÓN
RETIRO ASIGNACIÓN
DESFAVORABLE
PLANTA FÍSICA
VALIDA EL RETIRO O ASIGNACIÓN
RETIRO
FIN
11. SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA La finalidad de este proceso es prestar el servicio de limpieza, orden y cafetería en cada una de las áreas de la Universidad, bajo la operación del personal capacitado, contando con elementos necesarios de aseo y cafetería.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES No. 1
RESPONSABLE Jefe de Aseo y Mantenimiento
2
Supervisora
3
Personal
4
Sección de Aseo y Mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Asignación de personal, horarios y funciones, teniendo en cuenta la necesidad en cada una de las dependencias y facultades. Asigna elementos de cafetería y aseo al personal y supervisa la labor que realiza cada uno de ellos. Cada uno de los trabajadores ejecuta las actividades de aseo y cafetería en las áreas correspondientes. Verifica la asistencia del personal y la ejecución de la actividad según corresponda.
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FLUJOGRAMA SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
SUPERVISORA
PERSONAL
ASIGNACIÓN DE ELEMENTOS Y ASEO PERSONAL
EJECUTAR ACTIVIDAD DE ASEO Y CAFETERIA
SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO
INICIO
ASIGNACIÓN DE PERSONAL HORARIOS
VERIFICA LA ASISTENCIA DEL PERSONAL
PLANTA FÍSICA
FUNCIONES
FIN
12. EJECUCIÓN DE BRIGADAS Con el ánimo de mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden las instalaciones de la universidad se organizan brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrán ser programadas o imprevistas.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No.
2 3
RESPONSABLE Jefe de Aseo y Mantenimiento Supervisora Personal
4
Supervisoras
5
Sección de Aseo y Mantenimiento
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Selecciona el grupo de trabajo y se les indica la actividad a desarrollar Asigna elementos de aseo al personal y supervisa la labor a realizar. En conjunto desarrollan la actividad indicada Verifica el cumplimiento de la actividad establecida e informan al Jefe inmediato. Revisa y evalúa el cumplimiento de las actividades.
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FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN BRIGADAS
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
SUPERVISORA
PERSONAL
ASIGNA ELEMENTOS DE ASEO PERSONAL
EN CONJUNTO REALIZAN ACTIVIDAD
SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO
INICIO
SELECCIONA EL GRUPO INDICA LA ACTIVIDAD
REVISA Y EVALUA EL CUMPLIMIENTO
PLANTA FÍSICA
VERIFICAEL CUMPLIMIENTO
FIN
13. SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA Este proceso consiste en solicitar los productos de aseo y cafetería requeridos por la Universidad ante el Departamento de Compras y Suministros, especificando referencias y cantidades previstas para que periódicamente se pueda suministrar a las diferentes dependencias. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
1
Jefe de Aseo y Mantenimiento
2 3 4 5 6
Dirección Departamento de Planta Física Jefe de Aseo y Mantenimiento Jefe de Aseo y Mantenimiento Supervisora Jefe de Aseo y Mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Realiza la solicitud de elementos de aseo y cafetería con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada uno de los productos a través del aplicativo vigente. Revisa y aprueba el suministro. Entrega suministro para validación en la Oficina de Presupuesto Realiza el cronograma para entrega de productos. Recibe, registra y entrega los productos solicitados según el cronograma. Realiza periódicamente una revisión selectiva en inventario, confrontando la información del sistema con los elementos en físico.
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FLUJOGRAMA SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN
SUPERVISORA
INICIO
REALIZA LA SOLICITUD DE ELEMENTOS
REVISA Y APRUEBA EL SUMINISTRO
ENTREGA EL SUMINISTRO
REALIZA EL CRONOGRAMA
RECIBE REGISTRA ENTREGA LOS PRODUCTOS
PLANTA FÍSICA
REVISIÓN SELECTIVA EN INVENTARIO
FIN
13. ATENCIÓN DE EVENTOS Se brinda el apoyo requerido a los eventos solicitados por la Oficina de Protocolo con el fin de que estos se desarrollen oportuna y eficientemente por el área solicitante.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Usuario
Diligencia y hace llegar a la Oficina de Protocolo el formato de Atención de Eventos Recibe, estudia la solicitud de eventos y remite el formato a la Sección de Aseo y Mantenimiento
2 3 4 5
Oficina de Protocolo Sección de Aseo y Mantenimiento Funcionarios asignados Oficina de Protocolo
Asigna personal, horarios y recursos. Ejecutan la actividad Evalúa y califica el servicio de apoyo prestado.
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FLUJOGRAMA ATENCIÓN DE EVENTOS
USUARIO
OFICINA DE PROTOCOLO
SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
REVISA Y APRUEBA EL SUMINISTRO
ASIGNACIÓN PERSONAL HORARIOS, RECURSOS
EJECUTAN ACTIVIDAD
INICIO
DILIGENCIA FORMATO DE ATENCIÓN A EVENTOS
PLANTA FÍSICA
EVALUA Y CALIFICA
FIN
ANEXO No.1
Escenarios de Intervención
Procesos del Departamento de Planta Física con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento
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VERSIÓN
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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
FECHA
0
01/03/2010
1
02/07/2013
2
01/04/2016
3
04/10/2016
DESCRIPCIÓN Emisión inicial Reestructuración de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.
Se realizaron cambios en proceso de gestión de Compras frente a la Adquisición de Mobiliario y Obra Civil y por inclusión de la Oficina de Protocolo en el proceso de “Atención de Eventos” Se actualizaron los diagramas de flujo 4.5.3 y la 2.5.2. Se realizan ajustes generales al documento.
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