EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS LA UNIÓN S.A E.S.P. NIT: 811.014.879-1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERÍODO EVALUADO: MAYO, JUNIO, JULIO, AGOSTO, DE 2013 FECHA DE ELABORACIÓN: AGOSTO de 2013. COODINADOR DE CONTROL INTERNO: Orlando de J. Zuluaga Tobón

Semanalmente en las reuniones empresariales se recalca sobre la necesidad que los servidores públicos asuman conductas que permitan el logro de propósitos de la entidad. Se recalca que son parte de un todo y que la individualidad afecta el conjunto. Planta de tratamiento se hizo capacitación en “TOMA DE MUESTRAS” Con el fin de trabajar en el mejoramiento y habilidades de los operarios de la planta de Tratamiento. Se hizo capacitación sobre “Dosificación de Cloro Gaseoso”. Se capacitó el COPASO a todo el personal igual, se hizo capacitación en “Primeros Auxilios”.

AMBIENTE DE CONTROL

Es necesario trabajar en los planes de mejoramiento individual. La Dirección guía y orienta las acciones de la entidad, genera autoridad, confianza y se tiene un claro conocimiento de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, el compromiso con la calidad se está trabajando con el proceso de certificación en la norma NTCGP 1000 y el control interno ha encontrado el apoyo y la receptividad para el acompañamiento y las sugerencias se han acatado de acuerdo a las posibilidades. Se está trabajando en la certificación de calidad, se revisaron la misión, la visión y la política de calidad de la empresa. Se hace evaluación de los planes y programas y se verifica su cumplimiento plasmándolos en el plan de indicadores. Como resultado de estos el plan de desarrollo Empresarial se cuantifica en más de un 70 % de cumplimiento por lo que las metas del cuatrienio están prontas a cumplirse. Se debe mejorar la comunicación interna y respetar el debido conducto todo en aras de alcanzar el nivel óptimo de la comunicación El manejo de los recursos es transparente y eficiente, se ha logrado con ello inversiones importantes, equilibrio financiero, todo ello en beneficio de una planeación de inversiones a corto y mediano plazo. La alta dirección guía y orienta acciones que permiten el

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cumplimiento de su misión.

TROL ESTRA Los servicios públicos en general, son una variable o componente estructurado, que interactúan con la mayoría de los componentes de ciudad, en sus distintos factores territoriales, ambientales, sociales y económicos. En estos momentos se está discutiendo la revisión del PBOT en su componente de largo plazo. La E.S.P. No ha participado activamente de dicha discusión ni ha formulado sugerencias frente a lo que le atañe con los servicios públicos. No ha generado un estudio de impacto frente a la ampliación del perímetro urbano, expansión de acueducto y alcantarillado

TÉGI CO

Se deben emprender acciones para solucionar el problema de falta de almacenamiento del agua que surte la población. (Inversiones para tanques). Para ello se debe hacer con efectividad y no solo hacer el planteamiento, se deben destinar recursos para ello así sea con recursos de crédito. Es necesario trabajar en los planes de mejoramiento individual, como punto de partida elaborar las evaluaciones de desempeño.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Como una herramienta para la toma decisiones se elaboró la matriz DOFA Está establecido y aprobado por resolución todo el modelo de operación por procesos. El modelo de operación por procesos necesita definir un encargado para lograr una mejora en el conjunto. La entrada en operación de las plantas de aguas residuales hace necesario la incorporación del funcionamiento de estas a los procesos y las definiciones en el manual de funciones Se elaboró el Plan Indicativo con línea base, indicadores y línea meta ajustados todos al plan de desarrollo, tanto de la empresa de servicios públicos como de la Administración Municipal del año 2013. En este elemento, se asigna a la alta dirección, la responsabilidad de fijar lineamientos que blinden a la entidad de eventos presentes o Calle 10 Nº 10-36 PBX: 556-16-50 La Unión – Antioquia, e-mail: [email protected]

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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS LA UNIÓN S.A E.S.P. NIT: 811.014.879-1 futuros que puedan obstaculizar el logro de los objetivos institucionales. Se debe trabajar en la estrategia de potabilidad del agua, fuentes para el suministro, optimización del relleno sanitario, la PTAR. Todas estas tienen puntos a mejorar y es necesario tener una visión de futuro. ADMINIS TRACIÓ N DEL RIESGO

Se presentó una emergencia en el tubo madre del acueducto que surte a la población. Se activó el comité de emergencia y el problema fue subsanado por la parte operativa. Hubo algún retraso en la toma de decisiones ya que las filtraciones se detectaron con días de anticipación por lo que la respuesta al inconveniente no tuvo la celeridad adecuada. Se necesita una definición clara de la cadena de llamadas para atención de eventualidades, igual se necesitan definir los equipos que atienden las diferentes eventualidades. La planta de tratamiento, que funciona por bombeo, necesita un plan de contingencia para cuando falle una motobomba. En la Actualidad si hay un fallo el Municipio queda sin servicio de agua. Teniendo en cuenta que el sistema de acueducto depende de bombeo se necesita un plan de contingencia para los fallos de luz esto con el fin que el pueblo siempre cuente con servicio de acueducto. A pesar que se ha requerido a la Administración para la dotación de la planta de tratamiento se sigue haciendo caso omiso a las sugerencias. El procedimiento de jarras, de los más importantes que tiene la empresa para calibrar correctamente la dosis de químicos, no funciona porque no se colocado el empeño suficiente por parte de la administración.

CON TROL DE GESTIÓN

En los meses de mayo, junio, julio, agosto 2013, se recibieron 47 solicitudes de la comunidad entre reclamos, solicitudes por parte de la comunidad, todas las peticiones se resolvieron favorablemente. La queja más recurrente es por causa del exceso de consumo de acueducto. Los procesos de contratación se hacen conforme al manual de contratación de la Empresa y se ajustan a los procesos y procedimientos contractuales para dar cumplimiento a la ley

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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS LA UNIÓN S.A E.S.P. NIT: 811.014.879-1 anticorrupción 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011. Se necesitan estructurar los criterios para definir los flujos de trabajo establecidos en el Modelo de Operación. Hay fallas en la planeación de los trabajos, los cronogramas de actividades y la asignación de tareas. La empresa debe reevaluar sus políticas de operación con el fin de avanzar en su mejoramiento continuo y así tener herramientas para las evaluaciones del desempeño. Se hizo auditoría a la contratación de 2012 encontrando algunas fallas de procedimiento y de lleno de requisitos en algunos contratos. Falta de firmas, falta de seguridad social, falta de órdenes de alta y baja en el proceso de almacén, fueron algunas de las fallas reportadas a la gerencia para su corrección. Se instalaron los puntos de muestreo en diferentes sectores del Municipio. Con ellos se avanza en mejorar la toma de muestras por parte de la secciona de salud de Antioquia. Ante el auge de la construcción en el Municipio es necesario hacer estudios sobre una solución definitiva para mejorar la presión del agua en las partes altas del área urbana. Dividir el suministro de agua en dos circuitos, uno para la parte baja y otro para la parte alta es una solución viable y poco costosa.

INFORMACIÓN

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COMU

En esta administración la empresa ha subido en favorabilidad mas es necesario elaborar una encuesta de percepción la cual establecería el punto real de esta. La información interna de la E.S.P. se hace de manera adecuada en cuanto al manejo interno. Los asientos contables son oportunos, veraces y cumplen con los requisitos de la normatividad. La comunicación tanto ascendente como descendente se hace apropiadamente, facilita esta el tamaño de la empresa que es pequeña.

NICA CIÓN PÚ

Anualmente se elabora la rendición pública de cuentas, además se colocan en cartelera los resultados del balance general de la empresa. Tanto por los medios radiales como televisivos se presentan informes de la gestión. Estos informes también son socializados en el Concejo

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Municipal. La E.S.P. utiliza de manera adecuada los medios que tiene a su haber, tanto radio, televisión, perifoneo. Además cuenta con una página Web que es alimentada con cierta asiduidad.

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL PLANES DE MEJORAMIENTO

CONTROL DE EVALUACIÓN

Se hizo seguimiento al Plan de Desarrollo Municipal en lo relativo a las metas que debe cumplir la E.S.P. Los indicadores denotaron un gran progreso a manera individual, de manera general el cumplimiento de metas está en alrededor de un 70%

El plan de mejoramiento se ha cumplido de acuerdo a las recomendaciones dejadas por la contraloría general de Antioquia. Se han hecho avances en el cumplimiento de los requisitos para la contratación,

Se realizaron Capacitaciones sobre Impacto ambiental, Taller de Recursos Naturales, Capacitación Planta de tratamiento, Taller Post-consumo, Capacitación Toma de muestras, Gestión Programa Gestión Empresarial, Socialización Puesta en marcha de la PTAR, Socialización PGIRS y MIRS. El nuevo COPASO está trabajando en la señalización de las diversas áreas de trabajo, en capacitaciones. Es necesario destinar recursos para las diferentes dotaciones de elementos del personal y de la empresa. Hacen falta botiquines para las diferentes dependencias.

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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS LA UNIÓN S.A E.S.P. NIT: 811.014.879-1 De las personas citadas reincidente.

por infracciones al comparendo ambiental, solo una es

Para la relación entre los procesos se compraron radioteléfonos que mejoró ostensiblemente la comunicación. Se elaboró proyecto MIRS etapa V

RECOMENDACIONES La toma de decisiones financieras es atribución única y exclusiva de la gerencia, se debe trabajar por parte de esta en asumir que los asuntos financieros no retrasen la toma de decisiones y por ende la marcha de la Empresa. Se debe trabajar en un Plan de contingencia para el bombeo del agua. Se necesita tener a corto plazo una motobomba más que permita reemplazar alguna que salga del sistema por avería. Dentro del modelo de negocio de la empresa está proveer de agua potable a la población dentro de los procesos (Captación, aducción (desde captación hasta desarenador), conducción, medición de caudal, exámenes de laboratorio (turbidímetro, phchimetro, color, ensayo de jarras entre otros) Se detecta que en el proceso de Floculación no tiene la infraestructura necesaria (Para el proceso de floculación existen dos tanques uno con 62 plaquetas y otro con 63, de las cuales en la actualidad existen solamente 37 plaquetas lo que indica que el proceso de floculación está en un funcionamiento del 30%) La administración debe hacer un esfuerzo para que este porcentaje de infraestructura para la floculación se incremente y poco a poco ganar en la optimización de estos procesos. Es necesario trabajar en la recuperación de cartera morosa e implementar la jurisdicción coactiva ya que la normatividad (la prescripción de las deudas está dada de conformidad con el Artículo 817 del estatuto Tributario, el artículo 8 de la Ley 1066 de 2010) establece que las deudas con el gobierno caducan a los cinco años. De no emprender tareas la responsabilidad recaerá sobre la administración de la empresa.

ORLANDO DE J ZULUAGA T. Coordinador de Control Interno. Calle 10 Nº 10-36 PBX: 556-16-50 La Unión – Antioquia, e-mail: [email protected]

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