120-11.04 ANEXO 4.

ESTUDIOS PREVIOS (Julio 25 de 2011) Dando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 25 numeral 7º de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 3º y Decreto 2474 de 2008, se procede a analizar la conveniencia y oportunidad, bajo el siguiente marco:

1. Descripcion de la necesidad que la Contraloria pretende satisfacer con la contratacion. (Num. 1 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)

En cumplimiento de las funciones que compete desarrollar a la Entidad para el desarrollo de los objetivos misionales, requiere de un apoyo logístico en todos los órdenes, que asegure en todo momento contar con los elementos requeridos para la ejecución de las tareas por parte de los funcionarios. Contar con un espacio donde se alojen los sistemas de información y que posean todas las características de seguridad y confiabilidad de las bases de datos, se constituyen en elementos de primordial importancia, ya que garantizan la disponibilidad de la información tanto a los sujetos de control como a la Contraloría Departamental del Valle del Cauca La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, dentro del Plan de Compras incluyó la necesidad de contar con el servicio de DataCenter. Dicho DataCenter debe brindar la posibilidad de soportar el alojamiento del Sistema de Rendición de Cuentas en Línea RCL. Se trata entonces, de un requerimiento plenamente justificado que responde a las necesidades institucionales y en cumplimiento al Plan de acción.

2. Condiciones del Contrato a Celebrar (Num. 2 del Artículo 7 Decreto 2474 de 2008) Atendiendo el objeto a desarrollar, el negocio jurídico de que se trata, se subsume en un contrato de prestación de servicios.

2.1.

Objeto del contrato

Contratar un servicio de DataCenter que incluya Servidor de Aplicaciones, Servidor de Bases de Datos y Conexión a Internet de Alta Velocidad, que permita alojar el Sistema de Rendición de Cuenta en Línea de La Entidad: RCL. 2.2.

Plazo

El plazo del contrato se estima en 5 meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio. Lugar Contraloria Departamental Valle Del Cauca Especificaciones técnicas Generales
Aplicaciones disponibles y resguardadas durante las 24 horas los 365 días del año.
Administración de las plataformas de hardware y software durante 24 horas los 365 días del año -con acuerdos de nivel de servicio (SLA – service level agreement).
Servicio de Backup hasta 8 dias de la información.
Recursos avanzados de seguridad,
Reportes estadísticos de tráfico y utilización de los recursos
Perfil de acceso de usuários.
Acceso físico para el personal del Datacenter.
Medidas estrictas de seguridad, incluyendo Sistema de Video que filme por activación de movimiento con o sin Luz
Normas y estándares para el mantenimiento óptimo de los servidores
Elementos necesarios para garantizar calidad
Planes de contingencia
Energia redundante UPS
Conexiones a Internet de alta velocidad – 1 Mb Mensual
Condiciones de temperatura humedad, Seguridad Física, Sistemas AntiIncendio Suministro Eléctrico Regulado
Piso antiestático para proteger de descargas eléctricas
Aire acondicionado De Precisión regulado,
Estricta confidencialidad de la información.
Actualización tecnológica permanente de la infraestructura del DATACENTER
Acceso a la consola remotamente.


Personal para soporte las 24 horas los 365 días del año
Licenciamiento de Base de Datos, Herramientas y demás componentes de la solución.

REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL SISTEMA RCL Servidor de Aplicaciones Procesador: Memoria: Disco Duro: Monitor: Sistema Operativo: Otros:

Intel a 1.3GHZ o equivalente Minimo 2 GB de Ram 3GB mínimo de espacio disponible Resolucion 1024x768 minimo Microsoft Windows 2003 Server (Superior o Equivalente) Microsoft .Net Framework 3.5 SP1, ISS 6 ó Superior, Oracle 11g Client

Servidor de base de Datos Procesador: Memoria: Disco Duro: Monitor: Sistema Operativo: Otros:

3.

Intel a 1.3GHZ o equivalente Minimo 4 GB de Ram (para la ejecucion de Oracle 11g) 30GB mínimo de espacio disponible Resolucion 1024x768 minimo Microsoft Windows 2003 Server (Superior o Equivalente) Oracle 11g DataBase Servicio de Backup hasta 8 Días de la Información

FUNDAMENTOS JURÍDICOS MODALIDAD DE SELECCIÓN (Num. 3 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)

La escogencia del contratista se realizará a través de la selección abreviada de mínima cuantía de conformidad con lo señalado en el numeral 5 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 incorporado en virtud del artículo 94 de la ley 1474 de 2011, que señala: Artículo 94. TRANSPARENCIA EN CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Adiciónese al artículo 2° de la Ley 1150 d e 2007, el siguiente numeral:

“La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas a. Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas. b. El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil. c. La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. d. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Parágrafo 1. Las particularidades del procedimiento aquí previsto, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional. Parágrafo 2. La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la ley 816 de 2003, ni en el artículo 12 de la ley 1150 de 2007.”. De igual forma se tendrá en cuenta el decreto 2516 de 2011.

4. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO (Num. 4 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008) Se realizó consulta al SICE, solicitando información del objeto según solicitud de contratación “Contratar un servicio de Data Center que incluya servidor de aplicaciones, Servicio de bases de datos y Conexión a Internet de alta velocidad, que permita alojar los sistemas de Rendición de Cuentas en Línea de la Entidad: SIRCVALLE Y RCL.” sé verificó en el SICE y se identifico código CUBS con No.

2.10.9 relacionados con el servicio de Información, emisión y distribución de Datos, el cual arroja que no existe precio indicativo (Se anexa certificado) de igual forma y para efectos de definir el valor estimado de contratación, se solicitó cotización a las siguientes Empresas quienes prestan este servicio, Net Group S.A., Empresa de Recursos tecnológicos S:A y Nexura, donde se determino el costo del servicio requerido según el precio ponderado que arrojaron dichas cotizaciones así: Características: Data center y Servicios incluidos de Utility Computing. Virtualizaciòn. Comunicaciones. Utility Computing – Software As Service. SERVICIO

EMPRESAS

MESES

A SERVICIO DATA CENTER

B C

5

V/R MES CON IVA

VALOR TOTAL

$ 3,097,200

$ 15,486.000

$ 2,662,548

$ 13,312.740

$ 2,738.341

$ 13,691.705

COSTO PROMEDIO EN EL MERCADO

$ 14,163,481

Por consiguiente el valor que se estima para la contratación de este servicio es de $14.163.481 pesos.

5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE (Num. 5 del Artículo 3 Decreto 2474 de 2008) Para la presente contratación se tendrá en cuenta solamente el menor precio, teniendo en cuenta el artículo 94 de le ley 1474 de 2011 que señala: “La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas (…) c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.”

(…)”

6.

Riesgos de la Contratación y Exigencias de Garantías (Num. 6 y 7 Artículo 3 Decreto 2474 de 2008)

Cumpliendo con lo expresado en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y con base al desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual (Arts. 27 y 28 Ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, los riesgos previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse para contratar el servicio de datacenter en el presente caso obedecen a riesgos empresariales, inherentes al funcionamiento de una organización empresarial, que se imputan exclusivamente al contratista afectado, y no a la entidad. Para el presente proceso de selección y la ejecución del contrato que de él se derive se han estimado, tipificado y asignado los siguientes riesgos previsibles involucrados en la contratación: 6.1.1 Riesgos a Cargo del Contratista En un porcentaje del 100%: 6.1.1.1 Riesgos Financieros o Económicos Teniendo en cuenta la modalidad económica bajo la cual se suscribirá el contrato, la entidad ha verificado que las condiciones económicas, técnicas y financieras de los trabajos, que se traducen en el pliego de condiciones, mantienen el equilibrio contractual en los términos señalados en la Ley 80 de 1993. En este sentido el contratista debe asumir los siguientes riesgos: 1. Los efectos derivados de las variaciones en los precios de mercado de los materiales, los insumos. Los servicios y la mano de obra necesarios para ejecutar el Contrato. 2. Los efectos derivados de las variaciones de la tasa de cambio. 3. Los efectos de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los bienes de su propiedad causados por terceros. 4. Los efectos de las variaciones en la legislación Tributaria.

6.1.1.2 Riesgo de Operación. El riesgo de operación hace referencia al no cumplimiento de parámetros de desempeño, calidad y originalidad de los bienes y servicios especificados y al incremento abrupto de los costos del servicio y de los insumos, mayores a los proyectados. Para el caso del de los servicios y productos objeto de esta contratación, se identifica la posibilidad de ocurrencia de este riesgo ante un eventual incremento en el valor de los insumos, mano de obra, durante la ejecución del contrato. Este riesgo se asigna al contratista en atención a que este tiene un mayor control sobre la ejecución del contrato, y es parte del riesgo de su actividad comercial. El Riesgo Operacional, en este caso surge por la incorrecta estimación del costo del servicio prestado, anexo técnico, instrumentos, personal comprometido, desplazamiento, manutención, repuestos y demás factores operacionales. Este riesgo es asumido por el contratista. 6.1.1.3 Riesgos de Software. Incompatibilidad entre el sistema operativo y los programas preinstalados. Se asigna al Contratista quien deberá realizar el proceso de verificación y solución del inconveniente. 6.1.1.4 Riesgo de Inestabilidad del Sistema Operativo. Se asigna al Contratista quien deberá realizar el proceso de verificación y solución del inconveniente. 6.1.1.5 Riesgos de Hardware. Falla en alguno de los Componentes. Se asigna al Contratista quien deberá realizar el proceso de verificación y solución del inconveniente. 6.1.1.6 Riesgos de Comunicaciones. Imposibilidad de acceder al sistema de rendición de cuentas en línea, vía Internet. Se asigna al Contratista quien deberá realizar el proceso de verificación y solución del inconveniente. 6.1.2 Riesgos a Cargo de la Contraloría

A partir de la fecha de suscripción del Contrato, la CONTRALORIA asume, única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se RELACIONAN a continuación. 1. Los efectos desfavorables originados normas, disposiciones o directrices que adopte LA CONTRALOIRA durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato, con excepción de normas tributarias o fiscales que dado su contenido general son cargas impuestas a toda persona en Colombia. Respecto de la proporcionalidad esta podrá ser del 100% a cargo de LA CONTRALORIA o inferior según situaciones de compensación de culpas o cargas y de proporcionalidad y razonabilidad. La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato designará un interventor que llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que éste requiera. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. 7. Exigencia de Garantías (Num. 7 Artículo 3 Decreto 2474 de 2008) Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión del contrato se exigirá al contratista con quien se celebre el contrato, garantía única de cumplimiento la cual deberá amparar los siguientes riesgos: 1) Cumplimiento, equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de su duración y cuatro meses más.; 2) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones por un monto equivalente al diez (10%) del valor del contrato y una vigencia igual al termino de su duración y tres (3) años más. 3) Calidad del servicio suministrado equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término su duración y seis meses más. 4) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a

título de anticipo para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato

ALEXANDER MONDRAGON V. Contralor Aux. Recursos Informaticos

JULIAN ANDRES RIVERA DELGADO. Jefe Oficina Asesora Jurìdica

DIANA EDITH PAZ Contralor Aux. Gestion Humana y Financiera