INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD SANTO TOMÁS

SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN

“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN DEL TECNOLÓGICO DE ACAPULCO, PARA SER MÁS COMPETITIVO ”

TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

PRESENTA

RICARDO FLORES OLIVEROS

DIRECTOR DE TESIS

DRA. MARÍA ANTONIETA ANDRADE VALLEJO

México, D.F.

Enero 2009

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ii

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Índice

Página

Resumen………………………………..……………………….………..………………...viii Summary………………………………….………………..……….……..………………....ix Glosario…………………………………………………….……………………….……...….x Relación de tablas, cuadros y figuras…………………………...…….……………......…xi Introducción………………………………………………….…………….……….….……xiv Dedicatoria…………………………………………………………………………….…….xvi

CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1.0 Introducción……………………………………………………………………………….1 1.1 Objeto de estudio………………………………………………………………………...1 1.2 Situación problemática…………………………………………………………………..1 1.3 Planteamiento del problema…………………………………………………………….2 1.4 Objetivo general………………………………………………………………………….2 1.5 Objetivos particulares……………………………………………………………………2 1.6 Inferencia del trabajo…………………………………………………………………….3 1.7 Justificación de la investigación………………………………………………………...3 1.8 Criterios de la investigación……………………………………………………………..4 1.9 Preguntas de investigación……………………………………………………………..5 1.10 Identificación de variables……………………………………………………………..5

CAPÍTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS 2.1 Reseña histórica del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos……………….6 2.2 Visión……………………………………………………………………………………...8 2.3 Misión………………………………………………………………………………..…….8 2.4 Política de calidad………………………………………………………………..………8 2.5 Objetivo…………………………………………………………………………………....8 2.6 Valores………………………………………………………………………………….....9 2.7 Distribución y creación de los Institutos Tecnológicos……………………………..10 2.8 Matrícula total por niveles……………………………………………………………...12 2.9 Frontera del conocimiento……………………………………………………………..12 1.10 Instituto Tecnológico de Acapulco…………………………………....……………..12

iv

CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.1 Planeación……………………………………..……………………………………….17 3.2 Procesos…..…………………………………………………………………………….21 3.2.1 Características de los procesos…………………………………………….22 3.2.2 Clasificación de los procesos……………………………………………….23 3.3 Enfoque basado en procesos………………………………………………………...23 3.3.1 Metodología del enfoque basado en procesos…………………………...24 3.4 Procedimientos…………………………………………………………………………27 3.5 Análisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos 30

CACPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 4.1 Descripción de los procedimientos……………………………………………………33 4.1.1 Programa de Trabajo Anual…………………………………………………33 4.1.2 Programa Operativo Anual…………………………………………………..35 4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA…………………………………………37 4.1.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual………………………….38 4.1.5 Anteproyecto de Inversión……………………………………......…………39 4.1.6 Estructura Educativa…………………………………………………………39 4.2 Análisis de cada procedimiento………………………………………………………41 4.2.1 Programa de Trabajo Anual…………………………………………………41 4.2.2 Programa Operativo Anual…………………………………………………..45 4.2.3 Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual……………..49 4.2.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual………………………….53 4.2.5 Anteproyecto de Inversión………………………………………..…………57 4.2.6 Estructura Educativa…………………………………………………...…….61

CAPÍTULO 5. LLENADO DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 5.1 Formato de registro para el Programa de Trabajo Anual…………………………..66 5.1.1 Instructivo de llenado del Programa de Trabajo Anual………………..…67 5.2 Formato de registro para el Programa Operativo Anual……………………………69 5.2.1 Formato de desglose de partidas………………………………..…………69

v

5.2.1.1 Instructivo de llenado del desglose del Programa Operativo Anual….70 5.2.2 Formato de concentrado por proceso…………………………...…………70 5.2.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso……………71 5.2.3 Formato del POA, concentrado por partida presupuestal………………..73 5.2.3.1Instructivo y llenado del formato concentrado por partida resupuestal.74 5.2.4 Formato del capítulo 5000………………………………………………..…75 5.2.4.1 Instructivo de llenado de formato del capítulo 5000……………………75 5.2.5 Formato del concentrado del proyecto……………………………………..76 5.2.5.1 Instructivo y llenado del concentrado del proyecto……………………..77 5.3 Formato de registro para el Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual…………………………………………………………………………………………77 5.3.1 Instructivo y llenado del formato de registro del Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual….………………………………………………..78 5.4 Formatos de registro para la Reprogramación……………………………………...79 5.4.1 Formato de captación de ingresos propios………………………………..79 5.4.1.1 Instructivo y llenado del formato de captación de ingresos propios….80 5.4.2 Formato del concentrado por proceso para la reprogramación…………81 5.4.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso de la Reprogramación…………………………………………………………………….82 5.4.3 Formato del RPOA concentrado por partida presupuestal………………83 5.4.3.1 Instructivo y llenado del formato del concentrado por partida presupuestal del RPOA……………………………………………………………85 5.4.4 Formato del RPOA, para el capítulo 5000…………………………………86 5.4.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000……………………..86 5.5 Formato de registro para el Anteproyecto de Inversión……………………...…… 87 5.5.1 Instructivo y llenado para el Anteproyecto de Inversión………………….88 5.6 Formato de registro para la Estructura educativa………………………………..…90 5.6.1 Formato de materias………………………………………………...……….90 5.6.1.1 Instructivo y llenado del formato de materias de la Estructura Educativa…………………………………………………………………………….91 5.6.2 Formato de docentes…………………………………………………...……93 5.6.2.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal docente de la Estructura Educativa……………………………………………………………….93

vi

5.6.3 Formato no docente…………………………………...…………………….95 5.6.3.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal no docente de la Estructura Educativa…………………………………………………………95 5.6.4 Formato concentrador…………………………………………………..…...96 5.6.4.1 Instructivo y llenado del formato concentrador de la Estructura Educativa……………………………………………………………………………..97

CAPÍTULO 6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 6.1 Resultados obtenidos en el procedimiento del PTA………………………………100 6.2 Resultados obtenidos en el procedimiento del POA………………………………104 6.3 Resultados obtenidos en el procedimiento del Seguimiento del PTA 2007……108 6.4 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Reprogramación……………...112 6.5 Resultados obtenidos en el procedimiento del Anteproyecto de Inversión…….116 6.6 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Estructura Educativa 2007….120 Conclusiones………………………………………………………………………………126 Bibliografía………………………………………………………………………………….127 Otras fuentes de información…………………………………………………………….128 Anexos………………………………………………………………………………………130

vii

Resumen Con el propósito de buscar una solución en el rezago de la entrega de información que se tiene en el Instituto Tecnológico de Acapulco, en el departamento de planeación, se hizo la propuesta de elaborar

un manual procedimientos en el

proceso de planeación y llevar a cabo su implementación. Para

lograrlo fue

necesario analizar y documentar cada uno los procedimientos para garantizar que la información que se procesa es veraz; y de esta manera

proporcionar una

herramienta administrativa confiable a los usuarios y dueños de los procedimientos. En el análisis se identificaron las relaciones que existen entre ellos, así como los departamentos de la Institución involucrados. El manual incluye los formatos de registro que permiten guardar la información necesaria que sirva para la toma de decisiones. También se hace referencia a los lugares donde se extrae la información para poder utilizarla en el llenado de los formatos. Se buscó en todo momento cumplir con la parte normativa en la entrega de información en tiempo y forma para estar dentro de la competitividad en el Sistema de Institutos Tecnológicos.

Para mayor comprensión de los procedimientos, se realizaron diagramas de flujo y pseudocódigo que señalan puntualmente la secuencia lógica y sus respectivas relaciones; se hizo un detallado análisis de los campos de los formatos para indicar puntualmente que información corresponde a cada uno de ellos; se analizaron también las relaciones que existen entre los procedimientos para tener una visión más amplia de la búsqueda y aplicación de la misma. Finalmente se hicieron las pruebas necesarias con todos los procedimientos y con todos los departamentos de la Institución, para medir los tiempos en la recuperación, procesamiento e integración de la información. En esta etapa final se utilizó una técnica estadística (diagrama de Pareto), para detectar los puntos críticos de tiempo en cada procedimiento y poder compararlo con el tiempo que se hacían haciéndolo de manera tradicional (sin manual de procedimientos). Finalmente, pudo observarse que se logró una mejora significativa.

viii

Summary

With the purpose of looking for a solution in the leave behind of the delivery of information that one has in the Technological Institute of Acapulco, in the department of Planning, a proposal was made of to elaborate a manual of procedures in the process of Planning and to carry out its implementation. To achieve it, it was necessary to analyze and to document each one the procedures to guarantee that the information that is processed is truthful; and this way to provide a reliable administrative tool to the users and owners of the procedures. In the analysis the relationships were identified that exist among them, as well as the departments of the involved Institution. The manual includes the registration formats that allow to keep the necessary information that is good for the taking of decisions. Reference is also made to the places where the information is extracted to be able to use it in the one filled of the formats. It was looked for in all moment to fulfill the normative part in the delivery of information in time and it forms to be inside the competitiveness in the System of Technological Institutes.

For bigger understanding of the procedures, they were carried out diagrams of flow and pseudocódigo that point out the logical sequence and their respective relationships on time; a detailed analysis of the fields of the formats was made to indicate on time that information corresponds each one of them; they were also analyzed the relationships that exist among the procedures to have a wider vision of the search and application of the same one. Finally the necessary tests were made with all the procedures and with all the departments of the Institution, to measure the times in the recovery, prosecution and integration of the information. In this final stage a statistical technique was used (diagram of Pareto), to detect the critical points of time in each procedure and power to compare it with the time that you/they were made making it in a traditional way (without manual of procedures). Finally it could be observed that a significant improvement was achieved.

ix

Glosario CENIDET. Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico. CIIDET.

Centro

Interdisciplinario

de

Investigación

y

Docencia

en

Educación Tecnológica. CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO. Documento que emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para utilizar las partidas presupuestales. CREDIT. Centro Regional de Estudios de Graduados e Investigación Tecnológica CRODE. Centro Regional de Optimización y Desarrollo de Equipo. DGEST. Dirección General de Educación Superior Tecnológica DGIT. Dirección General de Investigación Tecnológica EXPROFESO. Que se realiza para el fin que es utilizado. ITA. Institutos Tecnológicos Agropecuarios ITD. Institutos Tecnológicos Descentralizados. ITF. Instituto Tecnológico Forestal. ITMAR. Institutos Tecnológicos del Mar PARTIDAS. Claves presupuestales. PIID. Programa Institucional de Innovación y Desarrollo. POA. Programa Operativo Anual PSEUDOCÓDIGO. Descripción escrita que indica el orden en que se desarrolla una actividad. PTA. Programa de Trabajo Anual RPOA. Reprogramación del Programa Operativo Anual SES. Subsecretaría de Educación Superior. SNET. Sistema Nacional de Educación Tecnológica SNIT. Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos SUBPRESUPUESTO. Es un documento que se utiliza para pedir autorización del uso de partidas restringidas a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica.

x

Relación de tablas, cuadros y figuras

Página

Tabla No. 2.1. Matrícula total del sistema

12

Tabla No. 2.2. Matrícula Tecnológico de Acapulco, a enero 2008

14

Tabla No. 2.3. Historial académico del Tecnológico de Acapulco al 2006 15 Tabla No. 3.1. Metodología para el enfoque basado en procesos

25

Tabla No. 4.1. Descripción de los procesos sustantivos

34

Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno

36

Tabla No. 4.3 Distribución del gasto de la partida 1308

37

Tabla No. 4.4.Especificaciones del software solicitado

37

Tabla No. 4.5 Pseudocódigo del PTA

44

Tabla No. 4.6 Pseudocódigo del POA

48

Tabla No. 4.7 Pseudocódigo del Seguimiento de las Metas del PTA

52

Tabla No. 4.8 Pseudocódigo de la Reprogramaciòn

56

Tabla No. 4.9 Pseudocódigo del Anteproyecto de Inversión

60

Tabla No. 4.10 Pseudocódigo de Estructura Educativa

63

Tabla No. 6.1 Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del PTA, sin manual de procedimientos Tabla No. 6.2. Registro de frecuencias por rangos de tiempo

101 102

Tabla No. 6.3. Registro de los tiempos después de aplicar el manual de Procedimientos Tabla No 6.4. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes

103 103

Tabla No. 6.5 Registro de los tiempos en la elaboración del POA 2008, obtenidos sin aplicar el manual de procedimientos Tabla No. 6.6. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes

105 105

Tabla No. 6.7. Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del POA 2008, utilizando el manual de procedimientos

107

Tabla No. 6.8 Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes

107

Tabla No. 6.9 Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008

109

Tabla No. 6.10. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes

109

Tabla No.6.11. Registro de tiempos para el seguimiento del PTA 2008

111

Tabla No. 6.12 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes

111

Tabla No. 6.13 Registro de tiempos para la elaboración de la xi

Reprogramación 2007 Tabla No. 6.14.Registro de rangos, frecuencia y porcentajes

113 113

Tabla No. 6.15 Registro de tiempos para la elaboración de la Reprogramación 2007 Tabla No. 6.16 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes

115 115

Tabla No. 6.17 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009 Tabla No. 6.18 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes

117 117

Tabla No. 6.19 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009

119

Tabla No. 6.20. Registro de rangos, frecuencias y porcentajes

119

Tabla No. 6.21 Registro de tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007 Tabla No. 6.22 Registro de rangos, frecuencias y porcentajes

121 121

Tabla No. 6.23 Registro de los tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007 Tabla No. 6.24 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes

123 123

Tabla No. 6.25 Registro de los tiempos por procedimiento con manual y sin manual

125

Cuadro No. 5.1. Formato de registro del Programa de Trabajo Anual

66

Cuadro No. 5.2 Desglose del Programa Operativo Anual por partidas

69

Cuadro No.5.3. Formato concentrado por proceso

71

Cuadro No. 5.4 Formato de POA, concentrado por partida presupuestal

73

Cuadro No. 5.5. Formato del capítulo 5000

75

Cuadro No 5.6 Formato de concentrado del proyecto.

76

Cuadro No. 5.7. Formato de registro del seguimiento del Programa de Trabajo Anual

78

Cuadro No. 5.8. Formato de registro para la captación de ingresos Propios

80

Cuadro No. 5.9. Formato de registro de concentrado por proceso para la Reprogramación

82

Cuadro No. 5.10 Formato del RPOA, concentrado por partida

xii

Presupuestal

84

Cuadro No. 5.11. Formato del capítulo 5000 para la Reprogramación

86

Cuadro No. 5.12. Formato de registro del Anteproyecto de Inversión

88

Cuadro No. 5.13. Formato de la Estructura Educativa “Materias”

91

Cuadro No. 5.14 Formato de la Estructura Educativa “Relación del Personal Docente”

93

Cuadro No. 5.15 Formato de la Estructura Educativa “Relación del Personal No Docentes”

95

Cuadro No. 5.16 Formato de la Estructura Educativa “Concentrado”

97

Figura No. 2.1 Mapa de distribución de los Institutos Tecnológicos

11

Figura. No. 3.1 Procesos

21

Figura No. 3.2 Estructura organizacional basada en procesos

22

Figura No. 3.3. Mejora continua

26

Figura No. 3.4 Relación de procesos y procedimientos

27

Figura No. 4.1 Diagrama de flujo del procedimiento del PTA

43

Figura No. 4.2 Diagrama de flujo del procedimiento del POA

47

Figura No. 4.3 Diagrama de flujo del Seguimiento del PTA

51

Figura No. 4.4 Diagrama de flujo de la Reprogramación

55

Figura No. 4.5 Diagrama de flujo del Anteproyecto de Inversión

59

Figura No. 4.6 Diagrama de flujo de la Estructura Educativa

62

Figura No. 6.1 Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.2

102

Figura No. 6.2 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.4 Figura No. 6.3 Diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6

104 106

Figura No. 6.4 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.8

108

Figura. No. 6.5. Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.10

110

Figura No. 6.6. Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.12

112

Figura No. 6.7 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.14

114

Figura No. 6.8 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.16

116

Figura No. 6.9 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.18

118

Figura No. 6.10 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.20

120

Figura No. 6.11 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.22

122

Figura No. 6.12 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.24

124

xiii

Introducción Algunos de los aspectos importantes para la toma de decisiones en la administración, son los manuales referidos a procedimientos, ya que son una guía para el usuario, proporcionan la orientación adecuada de lo que se debe hacer en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, son herramientas que ayudan a mejorar y enfocar los esfuerzos de un usuario, para lograr los objetivos y las tareas que se le han encomendado. Los manuales son utilizados en la práctica como puntos de referencia para el adiestramiento del nuevo personal. El presente trabajo de investigación se realizó con la finalidad de proporcionar al Departamento de Planeación del Instituto Tecnológico de Acapulco, en el Proceso de Planeación, la implantación de un manual de

procedimientos del proceso de

planeación con la finalidad de cumplir con la normatividad en la entrega de información en tiempo y forma para mantenerse dentro del campo competitivo del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. Se analizó detalladamente la información que se involucra en cada uno de ellos, la relación que existe entre procedimientos y la identificación de los departamentos que participan en cada uno de ellos. Se buscó con esta implantación disminuir el tiempo de recopilación, integración y envío de la información.

Estos procedimientos forman parte del proceso de planeación y sirven para generar información que se envía a las autoridades y sirve como parámetro para obtener los indicadores que describen el comportamiento de la Institución, en materia educativa, infraestructura, equipamiento,

atención a la demanda educativa,

matrícula, metas a lograr, seguimiento de las metas, economías,

espacios de

esparcimiento, espacios deportivos, laboratorios, equipamiento, planes de estudio y recurso humano.

En la búsqueda de dar cumplimiento en tiempo y forma con la información que se requiere, se pretendió dar a los usuarios y dueños de los procedimientos las facilidades suficientes para

recabar, procesar e integrar la información de esos

procedimientos. Los procedimientos se venían realizando de manera empírica, es decir, no existía una guía que indicara la forma de realizarlos y definitivamente al xiv

llevar a cabo las pruebas de implantación con un manual documentado se observaron aspectos importantes como el ahorro de tiempo y, por supuesto, un ahorro económico

Este trabajo se estructura en seis capítulos donde se abordan cada uno de los aspectos para poder documentar los procedimientos adecuadamente.

En el primer capítulo, se hace un análisis de la metodología que se utiliza para realizar la investigación sobre los procesos y la documentación de procedimientos, en el segundo capítulo se hace un referente contextual del lugar donde se realiza la investigación, el tercer capítulo se enfoca a la parte de procesos y procedimientos, que es un referente empírico-teórico de los mismos, el cuarto capítulo hace referencia al

análisis de los procedimientos existentes en el departamento de

planeación, el quinto capítulo se refiere al llenado de los formatos y su documentación y,

finalmente, en el sexto capítulo se hace la implantación del

manual de procedimientos y se analizaron los resultados. Para esta implantación se hace uso del manual de procedimientos ya documentado y una técnica estadística (diagrama de Pareto) para conocer el comportamiento de los tiempos en cada procedimiento. Para la implementación de cada procedimiento se toma en cuenta el calendario que la DGEST, envía para la entrega de información, por esta razón se realiza cada uno de ellos en períodos diferentes durante el ciclo fiscal 2007.

xv

Dedicatoria

El trabajo en equipo siempre dará buenos resultados. Gracias a ti: Juana, Lupita, Jazmín, Anel, y Monse, por privarlos de mi presencia y del tiempo que les pude dedicar.

A mis padres, familiares y amigos por sus consejos. A ti Dra. María Antonieta, por el apoyo profesional e incondicional que me brindaste; pero sobre todo a ti Dios, por todo lo que me haz dado.

“Hacia atrás ni para tomar impulso, siempre hacia adelante”

xvi

CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1.0 Introducción En este capítulo se define la metodología de la investigación que permite identificar claramente la forma de realizarla. Por tanto, se identifica el objeto de estudio, la situación problemática, planteamiento del problema, los objetivos, general y particulares, la inferencia de trabajo, la justificación, los criterios de investigación y las variables dependientes e independientes.

1.1 Objeto de estudio El objeto de estudio es el Proceso de Planeación del Instituto Tecnológico de Acapulco. Se analizaron y documentaron los procedimientos que se derivan de este proceso atendiendo siempre el cumplimiento formal de acuerdo a la normatividad vigente de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST), de acuerdo a los tiempos previamente establecidos en su calendario de actividades. De antemano se atendieron seis procedimientos fundamentales de los cuales se reporta información a esta dependencia; estos procedimientos son: Programa de Trabajo Anual, Programa Operativo Anual, Seguimiento de las metas del Programa de Trabajo Anual, Reprogramación del Programa Operativo Anual, Anteproyecto de Inversión y Estructura Educativa.

1.2 Situación problemática El Instituto Tecnológico de Acapulco, es una Institución de Educación Pública, de nivel superior que atiende una población de 4000 alumnos, en promedio y durante 32 años de existencia, la información la ha procesado de manera empírica sin una herramienta administrativa que ayude a la optimización de recursos y sobre todo que

facilite la entrega en tiempo y forma de la misma. Por otro lado, la DGEST, es la dependencia que regula al Tecnológico académica y administrativamente; por tanto, se le tiene que enviar información de acuerdo a un calendario de actividades que

1

envía al inicio del ejercicio fiscal. Las causas que ocasionan que la información no se entregue en tiempo y forma en muchos de los casos, son varias: tal como falta de personal, capacitación, equipamiento, y falta de herramientas administrativas. En investigaciones hechas con anterioridad se determinaron

las causas más

significativas que influyen en esta problemática, y dentro de éstas se encontraron dos causas principales: falta de personal y falta de documentación de los procedimientos (Villa Gómez, 2006:46). La falta de personal, está fuera de la competencia de la Institución, por lo que se optó por enfocar el trabajo documentar los procedimientos derivados de este proceso de planeación. Los Tecnológicos del sistema reciben un subsidio federal o estatal destinado al equipamiento de talleres y laboratorios, así como para la operatividad del mismo; sin embargo, en los últimos años este subsidio está en función del cumplimento en el envío de la información en tiempo y forma que sirve como indicador al sistema educativo en México (Secretaría de Educación Pública). Por tanto, si el Tecnológico no cumple con esta encomienda queda fuera de competencia para la recepción de recursos.

1.3 Planteamiento del problema La falta de un manual de procedimientos en el proceso de planeación que facilite el trabajo en la recopilación, procesamiento e integración de la información, no está permitiendo cumplir con la normatividad vigente.

1.4 Objetivo General Diseñar e implementar un manual de procedimientos en el proceso de planeación que facilite el trabajo en la recopilación, información para cumplir

procesamiento e integración de la

la normatividad vigente de manera eficaz y ser más

competitivo.

1.5 Objetivos particulares Hacer un análisis del proceso de planeación. Analizar los procedimientos derivados del proceso de planeación. 2

Identificar qué procedimientos tienen relación entre sí; es decir, que la información de uno se pueda utilizar como entrada de otro. Identificar qué Departamentos participan en cada procedimiento ya sea en forma directa o indirecta. Eficientar la recopilación e integración de la información. Analizar los formatos para el registro de la información. Difundir la documentación de los procedimientos a los Departamentos. Monitorear los tiempos de respuesta de los usuarios al realizar los procedimientos con su manual y sin él. Trabajar con el calendario de actividades que envía la DGEST, para cumplir con la normatividad.

1.6 Inferencia del trabajo En la medida que se implanten los procesos y procedimientos, en el proceso de planeación, se logrará cumplir con la normatividad vigente en tiempo y forma.

1.7 Justificación de la investigación.

Los beneficios que esta investigación proporciona en la implantación del manual de procedimientos en la Institución, han sido

positivos. Se ha logrado disminuir el

tiempo en la recopilación, procesamiento e integración de la información, este hecho, por supuesto, ha colocado al Tecnológico dentro los Tecnológicos que cumplen; evitando así violar la normatividad vigente del Sistema, y también se fortalece administrativamente porque ahora cuenta con la información en tiempo y forma para tomar las decisiones de manera oportuna. En el ámbito académico impacta favorablemente porque se ha logrado tener la estructura educativa a tiempo y así ofrecer un mejor servicio a los alumnos en la asignación de horarios y materias mejorando el equipamiento de talleres y laboratorios que se traduce en un beneficio directo para el alumno; por ejemplo: en investigación educativa se han involucrado a alumnos en la participación de proyectos de investigación, también se han acreditado las carreras de Ingeniería Bioquímica y Arquitectura gracias a la asignación de dinero para tal fin. En el ámbito organizacional se ha logrado

mayor control, mejor 3

planeación y administrativamente se existe mayor equilibrio y armonía entre los departamentos. Además ahora se tiene la certeza del lugar correcto donde acudir para solicitar la información.

1.8 Criterios de la Investigación Método formal hipotético-deductivo: Para el caso particular de esta investigación, en el departamento de planeación del Instituto Tecnológico de Acapulco, la entrega de información se hacía fuera de tiempo y forma, por lo que se observaron algunos factores que estaban influyendo; entre ellos, la elaboración de los procedimientos, estaban realizándolos

de manera

empírica, es decir; no existía ningún manual de referencia para la elaboración de los mismos, de este hecho nace la propuesta de investigación. Metodología cualitativa: La investigación en todo su desarrollo se realizó dentro del Instituto Tecnológico de Acapulco, y esto dio origen a tener una visión más clara porque se percibe el problema desde adentro del entorno donde se llevó a cabo la investigación. Tipología de investigación: a) Explorativa. Con base en la observación de la problemática que existía en el departamento de planeación, se pudieron identificar los aspectos más importantes del proceso, los cuales se incluyeron en esta propuesta de investigación. b) Descriptiva. Durante la investigación, se logró identificar las propiedades de cada procedimientos y de esta forma se hace la propuesta para cumplir con el objetivo y homogeneizar la información. c) Analítica. Se analizaron cada uno de los procedimientos del proceso de planeación para ver su interrelación entre ellos y la información correspondiente. d) Propositiva. Para disminuir significativamente los tiempos de entrega de la información se

propuso el diseño e implantación del manual de

procedimientos.

4

1.9 Preguntas de investigación ¿En que medida la implementación del manual de procedimientos logrará reducir los tiempos de entrega? ¿Cuáles son las condiciones existentes de

los elementos administrativos,

técnicos y operativos para la implementación del manual de procedimientos? ¿Cuál será el compromiso de las nuevas administraciones que lleguen al Tecnológico para seguir aplicando el manual de procedimientos? ¿En que medida las nuevas políticas del Sistema seguirán orientadas hacia el cumplimiento de entrega de información y que el manual siga siendo útil? ¿Cuál será el compromiso del Tecnológico para

seguir actualizando el

manual de procedimientos con nuevas versiones?

1.10 Identificación de variables Variable independiente. 

Procesos de planeación

Variable dependiente. 

Procedimientos del proceso de planeación



Competitividad

5

CAPÍTULO 2. SISTEMA NACIONAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS En este capítulo se hace un referente histórico del campo donde se desarrolla la investigación. Se hace un estudio de cuándo y cómo nace el SNIT, su distribución en República Mexicana, el aporte que hace a la educación superior tecnológica, las modalidades de educación, y la población estudiantil que atiende. También se hace un estudio de la frontera del conocimiento, y de igual forma se hace un análisis del Tecnológico de Acapulco, que es el punto particular donde se realiza la investigación.

2.1. Reseña histórica del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos Los primeros Institutos Tecnológicos surgen en México en 1948, que son creados por el Instituto Politécnico Nacional y son los Institutos Tecnológicos de Chihuahua y Durango. Muy poco tiempo después son establecidos los de Saltillo (1951) y Ciudad Madero (1954). Hacia 1955 estos primeros cuatro tecnológicos atienden una población escolar de 1,795 alumnos, de los cuales 1,688 eran hombres y sólo 107 mujeres. En 1957 se establece el IT de Orizaba y los institutos tecnológicos son desincorporados del Instituto Politécnico Nacional pasando a depender directamente de

la

Secretaría

de

Educación

Pública

(http://www.dgest.gob.mx/web/index.

php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).

En 1958 aparece el libro: La Educación Técnica en México. Institutos Tecnológicos Regionales, editado por la Secretaría de Educación Pública, libro que marca la desincorporación plena de los Tecnológicos, y el inicio de una nueva etapa caracterizada por la respuesta que darán estas Instituciones a las necesidades propias del medio geográfico, social y del desarrollo industrial de la zona en que se ubican.

Al llegar a sus veinte años de existencia, los diecisiete Institutos Tecnológicos existentes estaban presentes ya en catorce estados de la República. En la década siguiente (1968-1978) se fundaron otros 31 Institutos tecnológicos distribuidos ahora 6

en veintiocho entidades del país para alcanzar un total de 48 Tecnológicos en 1978. Durante esta década se crearon los Centros de Investigación y apoyo a la educación tecnológica, como el CIIDET, 1976 en Querétaro y el primer CRODE, en Celaya.

En 1976 se crea el COSNET, que ofrece un nuevo panorama de organización y con él surge el Sistema Nacional de Educación Tecnológica, de la cual los Institutos Tecnológicos

serán

parte

importante

al

integrar

SNIT

(http://www.dgest.

gob.mx/web/index. php?option=com_content&task=view&id=18&Itemid=82).

De 1978 a 1988 se crean doce nuevos tecnológicos y tres Centros Regionales de Optimización y Desarrollo de Equipo. La investigación y los postgrados se desarrollan con gran intensidad gracias a la creación de los CREGIT que se van instituyendo paulatinamente en cada uno de los planteles. Para 1988 los Tecnológicos atendieron una población escolar de 98,310 alumnos, misma que en los cinco años siguientes creció hasta 145,299, atendidos por una planta docente de 11,229 profesionales y 7,497 empleados de personal de apoyo.

En 1990 nace el Sistema de Institutos Tecnológicos descentralizados o estatales, bajo esquemas distintos a los que operan en los Tecnológicos federales ya que cuentan además con la participación de los Estados y Municipios en que se ubican.

En el año 2006 se reestructuró el Sistema Educativo Nacional por niveles, lo que trajo como resultado la integración de la SES, transformando a la DGIT, en Dirección de General de Educación Superior Tecnológica. En la DGEST se agruparon como Tecnológicos Federales a los Institutos Tecnológicos Agropecuarios, Institutos Tecnológicos del Mar e Institutos Tecnológicos Forestales, de igual manera, se

integraron, aún cuando con una coordinación aparte, los Institutos Tecnológicos Superiores Descentralizados http://www.dgest.gob.mx/web/. Actualmente el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos está constituido por 218 Institutos Tecnológicos, que por su vocación institucional son: ciento ochenta y cinco Tecnológicos industriales, veinte agropecuarios, seis de ciencia y tecnología del mar y uno de carácter forestal. Además cuenta con seis centros especializados: cuatro 7

Centros Regionales de Optimización y Desarrollo de Equipo, un Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo de la Educación Tecnológica y un Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico, mismos que atienden a una población escolar que llega a los 336,879 estudiantes en todo el territorio nacional http://www.dgest.gob.mx/web/.

2.2 Visión. El Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, se consolidará como un Sistema de Educación Superior Tecnológica de vanguardia así como uno de los soportes fundamentales del desarrollo sostenido, sustentable y equitativo de la Nación y del fortalecimiento de su diversidad cultural.

2.3 Misión Contribuir a la conformación de una Sociedad mas justa, humana y con amplia cultura científico-tecnológica, mediante un sistema integrado de Educación Superior Tecnológica, equitativo en su cobertura y de alta calidad.

2.4 Política de Calidad La Organización establece el compromiso de implementar todos sus procesos orientándolos hacia la satisfacción de sus alumnos sustentada en la Calidad del Proceso Educativo, para cumplir con sus requerimientos, mediante la eficacia de un

Sistema de Gestión de la Calidad y de mejora continua, conforme a la norma ISO 9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000.

2.5 Objetivo Ofrecer servicios educativos de calidad para formar personas con alto sentido de responsabilidad social, que participen de manera productiva y competitiva en el mercado laboral

8

2.6 Valores Es importante para el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, fomentar los valores en sus alumnos y personal que labora en él.

El ser humano: Es el origen y el destino de todos los esfuerzos y recursos del Sistema y de la Dirección General; es por ello su valor central. El sentido primario de las Instituciones es el ser humano. La existencia de una Institución se justifica sólo si los resultados de sus trabajos inciden en el mejoramiento de la calidad de vida de las personas.

El espíritu de servicio: Es la actitud que debe distinguir al personal de la DGEST por el profesionalismo en su desempeño.

El liderazgo: Es la capacidad que debe caracterizar al personal de la DGEST, para integrarse en la conducción innovadora, visionaria, participativa y comprometida con la operación y el desarrollo del SNIT y de la propia Dirección General.

El trabajo en equipo: Es el proceso que se realiza de manera armónica, en el que las actitudes multiplican los logros en la consecución de objetivos comunes y se propicia el desarrollo de las personas.

La calidad: Es la cultura compartida por el personal de la Dirección General, que lo motiva a transformar su forma de ser y hacer las cosas con los más altos estándares de servicio.

El alto desempeño: Es el propósito permanente por superar los estándares de calidad y mejorar los resultados del trabajo, fundamentado en los valores y convicciones de la propia persona.

9

2.7 Distribución y creación de los Institutos Tecnológicos Los Institutos tecnológicos se distribuyen a lo largo y ancho del territorio nacional y existen cuatro clasificaciones como se mencionó en la reseña histórica. El anexo 1, muestra las tablas de clasificación de los Institutos tecnológicos, así como el año de creación y su ubicación.

Para ilustrar mejor la ubicación, la figura No. 2.1 es un mapa de distribución estratégica de los Institutos Tecnológicos en todo el Territorio Nacional.

10

Figura No. 2.1 Mapa de distribución de los Institutos Tecnológicos

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA 77

Tecnológicos Industriales

4

CRODEs

1

CENIDET

1 108 6 20

CIIDET Institutos Tecnológicos Descentralizados Institutos Tecnológicos del Mar Institutos Tecnológicos Agropecuarios

1

Instituto Tecnológico Forestal

1

CIRENA

218

Institutos Tecnológicos y Centros de Educación Superior

SNEST DGEST

SES

DGEST Fuente: www.dgest.gob.mx/web/

11

2.8 Matrícula total por niveles La tabla No. 2.1 muestra la matrícula total a nivel de licenciatura, posgrado y especialidades en el Sistema de Institutos Tecnológicos en sus diferentes modalidades ( a distancia, presencial y abierta).

Tabla No. 2.1 Matrícula total del sistema

Matrícula Lic.

Matrícula Posgrado (Maest., Doct., Espec.) 4,410

332,469

Total 336,879

Fuente: www.dgest.gob.mx/web/

2.9 Frontera del conocimiento En la frontera del conocimiento, el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, ha logrado el apostillamiento de documentos para que sus alumnos o egresados, continúen sus estudios en el extranjero de acuerdo al Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública: Artículo 11 fracciones X y XIV y Artículo 19, fracciones XVII y XXI; convenio de la Haya de 1961 sobre la eliminación de requisitos de legalización de documentos públicos extranjeros. Por otro lado, se tienen convenios con Universidades extranjeras para hacer estudios de posgrado y colaborar en proyectos de investigación. Por mencionar algunas: Universidad de Valencia, España; Universidad Central de las Villas, Cuba; Universidad de Austin Texas, E.U., Universidades Coreanas.

2.10 Instituto Tecnológico de Acapulco El Instituto Tecnológico de Acapulco, fue la primera institución educativa tecnológica de nivel superior en el estado de Guerrero. El gobierno estatal solicitó en 1973 al gobierno federal la creación de una Institución de tal modalidad, para así satisfacer la creciente demanda de profesionales capacitados que, arraigados a su región, contribuyeran al desarrollo de la entidad. El 19 de septiembre de 1975 se realiza la ceremonia inaugural del llamado inicialmente Instituto Tecnológico Regional de Acapulco. 12

La institución comenzó sus actividades académicas el día 05 de octubre de 1975. Al principio cubría los niveles medio superior y superior, pero a partir de 1980, la DGIT, autoriza la desconcentración de sus Instituciones educativas, y con el fin de brindar apoyo expresamente al nivel superior, además de que para ese entonces ya se contaba con varias escuelas de nivel medio superior en la localidad, ofertó desde 1983 sólo carreras de nivel superior en los sistemas escolarizado y abierto.

En su inicio ofertó las siguientes especialidades en nivel medio superior: Técnico Laboratorista Químico Técnico en Obras Arquitectónicas Técnico en Mantenimiento Mecánico Técnico en Administración de Personal Técnico en Aire Acondicionado y Refrigeración Cuando ofertó educación en el nivel superior se abrieron las carreras siguientes: Ingeniería Electromecánica con especialidad en Planta y Mantenimiento Licenciatura en Relaciones Comerciales. Siendo su población de 51 estudiantes. Actualmente oferta seis carreras a nivel licenciatura: 

Arquitectura



Contaduría



Ingeniería Bioquímica



Ingeniería en Sistemas Computacionales



Ingeniería Electromecánica



Licenciatura en Administración (sistema abierto y escolarizado)



Licenciatura en Contaduría (sistema abierto y escolarizado)

Visión del Instituto Tecnológico de Acapulco Ser la Institución de educación superior tecnológica y pública líder en la región que ofrece programas de educación de licenciatura y posgrado, con certificación de clase mundial articulando las funciones sustantivas de la educación, la docencia, la investigación, la vinculación y la extensión. 13

Misión del Instituto Tecnológico de Acapulco Formar

seres

humanos

con

responsabilidad

profesional

y

compromiso sociocultural capaces de caodyuvar en la solución de los problemas sociales, industriales, tecnológicos y económicos prioritarios del país. Asumiendo su papel como actores del cambio en proceso globalizador, actuando con responsabilidad y recreando los valores y actitudes del ser humano con su entorno.

El Instituto Tecnológico cuenta con una matrícula de 3424 alumnos incluyendo la licenciatura y el posgrado; como se ve en la tabla No 2.2.

Tabla No.2.2 Matrícula Tecnológico de Acapulco, a enero 2008

CARRERA Licenciatura en Aministración Licenciatura en Aministración Licenciatura en Contaduría Licenciatura en Contaduría Ingeniería Bioquímica Ingeniería en sistemas computacionales Ingeniería Electromecánica Arquitectura Posgrado

MODALIDAD Escolarizada

NUEVO INGRESO Hombres Mujeres

REINGRESO Hombres Mujeres

TOTAL

18

35

213

577

843

Abierta

0

0

64

95

159

Escolarizada

2

1

110

168

281

Abierta

0

0

30

44

74

Escolarizada

11

8

126

153

298

Escolarizada

56

22

355

317

750

Escolarizada Escolarizada Escolarizada Totales

23 24 4 138

0 7 7 80

472 275 0 1645

11 196 0 1561

506 502 11 3424

Fuente: Estadística básica del Tecnológico de Acapulco

Durante los doce últimos años el Tecnológico de Acapulco ha atendido en sus seis carreras y en ambas modalidades la cantidad de alumnos que se muestran en la tabla No. 2.3, así como las otras actividades que ahí se reflejan.

14

Tabla No. 2.3. Historial académico del Tecnológico de Acapulco al 2006 CARRERAS MATRÍCULA Arquitectura Bioquímica Electromecánica Sistemas Administración Contaduría Administración(sist. Ab) Contaduría (Sist. Ab) TOTALES NUEVO INGRESO Arquitectura Bioquímica Electromecánica Sistemas Administración Contaduría Administración(sist. Ab) Contaduría (Sist. Ab) TOTALES EGRESADOS Arquitectura Bioquímica Electromecánica Sistemas Administración Contaduría Administración(sist. Ab) Contaduría (Sist. Ab) TOTALES TITULADOS Arquitectura Bioquímica Electromecánica Sistemas Administración Contaduría Administración(sist. Ab) Contaduría (Sist. Ab) TOTALES

AÑOS 2000 2001

1995

1996

1997

1998

1999

2002

2003

2004

2005

2006

499 141 378 956 1002 0 117 131

520 145 373 985 871 0 134 147

525 141 431 1072 874 500 146 141

520 146 440 1075 876 506 145 159

541 144 460 1050 876 556 145 159

550 184 480 150 876 556 145 159

607 204 508 1257 857 393 206 132

588 261 528 1226 904 388 241 143

511 270 518 1108 821 346 234 135

556 279 515 1000 846 359 261 148

511 288 505 876 861 343 178 110

531 320 563 842 894 363 261 123

3224

3175

3830

3867

3931

3100

4164

4279

3943

3964

3672

3897

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

136 88 165 263 228 74 64 34

128 123 154 261 237 108 89 44

511 87 130 171 213 86 74 32

137 74 130 184 269 100 93 52

107 92 122 161 242 70 52 44

111 64 132 193 228 83 63 30

0

0

0

0

0

0

1052

1144

1304

1039

890

904

31 12 50 48 0 0 0 2

54 14 56 96 0 0 0 7

44 27 61 130 0 0 0 5

45 19 63 140 25 10 5 5

60 19 70 150 35 30 10 7

60 23 80 170 40 40 15 10

78 31 56 169 107 98 12 19

60 16 77 153 131 61 27 13

61 24 48 190 120 56 28 16

57 26 61 72 78 57 20 13

61 5 54 139 96 72 15 17

0 0 0 0 0 0 0 0

143

227

267

312

381

438

570

538

543

384

459

0

29 14 14 24 0 0 0 0

18 7 41 31 0 0 0 4

12 3 87 55 0 0 0 3

20 9 60 60 0 0 1 4

25 13 65 65 5 5 3 6

30 20 70 70 10 15 5 9

1 9 48 50 45 40 4 5

20 14 18 46 96 45 8 6

22 6 15 53 100 55 9 7

17 16 12 29 52 28 3 12

8 0 12 15 25 18 6 6

0 0 0 0 0 0 0 0

81

101

160

154

187

229

202

253

267

169

90

0

Fuente: Estadística básica del Tecnológico de Acapulco

Por otro lado cuenta con una plantilla de personal de 214 docentes y 75 no docentes (administrativos y de apoyo).

15

Comentarios finales del capítulo En este capítulo se hizo una reseña histórica de cómo y cuando nace el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos, la creación de nuevos Institutos, sus características, su visión, su misión, sus valores, así como la distribución en todo el territorio mexicano.

Es importante resaltar la visión de crear Institutos Tecnológicos que satisfagan las necesidades de regiones específicas, eso garantiza que se le lleva educación superior a todos los rincones del País. Por otro lado se da una semblanza del Instituto Tecnológico de Acapulco, su visión, su misión, las carreras que oferta, sus modalidades, su matricula al 2008, el comportamiento académico durante los doce últimos años así como su planta de catedráticos, administrativos y de apoyo. Este capítulo nos da una referencia contextual del campo de acción donde se realiza la investigación.

16

CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS En este capítulo se hace un referente empírico teórico de la planeación, de procesos y procedimientos así como el enfoque basado en procesos para ver cómo las organizaciones se ven beneficiadas independientemente del tipo y giro de las mismas. Se aborda el concepto de planeación porque no puede desligarse de ninguna actividad. Se verá, qué es el enfoque basado en procesos, cuales son las interrelaciones que existen en sus procedimientos y las estructuras organizacionales. Por otro lado también se hace referencia a algunas organizaciones que basan sus actividades en procesos y la implantación de manuales de procedimientos.

3.1 Planeación. La planeación, puede definirse como un proceso que todos los seres humanos hacemos para desarrollar nuestras actividades cotidianas; se realizan los planes previamente analizados para lograr un objetivo; algunas otras definiciones son: Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse. Comprende la previsión, la cual permite estudiar simultáneamente varias alternativas y decidir en la etapa de planeación aquella con la cual debe de trabajar la organización (Laris, 1999:73), planeación es “escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados” (George R. Terry, 1962:144), planeación es el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer determinaciones políticas y lograr los objetivos (Jiménez, 1968:17).

En la actualidad la planeación es indispensable para lograr los objetivos planteados y es importante considerar los siguientes puntos:

1. La planeación obliga a tener preparadas varias soluciones. 2. Es importante precisar los objetivos principales y establecer prioridades. 3. La dirección puede afrontar situaciones de incertidumbre. 4. Evitar que las tareas se vuelvan rutina. 5. Enfocarla para la reducción de costos y mejorar la productividad. 17

6. Difundir el plan a toda la organización. 7. Debe enfocarse a la solución de problemas mediatos. 8. Aprovechar todos los recursos en la planeación. 9. Debe verse como una herramienta de control. . Todas las organizaciones tienen la necesidad de trazar planes y proyectos para mantenerse competitivos en el mercado; por lo tanto esos planes los tienen que aplicar para lograr los objetivos planteados. Para el logro de todo esto, es importante considerar todos los factores posibles que están involucrados en cada una de las actividades tales como recursos humanos, recursos económicos, ambiente laboral, entorno ambiental y tecnología.

Cuando ya se tienen analizados estos factores comienzan a trazarse los planes en los cuales intervienen la identificación de procesos y procedimientos y la forma como se llevarán a cabo estratégicamente. Existen diferentes clasificaciones de planeación dependiendo de su enfoque (Ordaz Zubia, Saldaña García, 2006):

Planeación personalizada: Está enfocada a los acontecimientos y a las acciones personalizadas propias del individuo Planeación estratégica: Este tipo de planeación está orientada al logro de los objetivos de mediano y largo plazo, formulando sistemas continuos para la toma de decisiones, realizando acciones específicas para la generación de indicadores que monitoreen el comportamiento de la organización a lo largo de los procesos. Fernández Güell, considera que los instrumentos más utilizados para su evaluación son:

a)

Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y proyectos estratégicos.

b)

Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta en marcha de las actuaciones del plan estratégico sobre el desarrollo socioeconómico.

c)

Sistema de indicadores para evaluar la evolución de los factores eternos y para explorar escenarios futuros. 18

d)

Seminarios anuales para efectuar una evaluación global del progreso del Plan.

Planeación operativa: Las características más sobresalientes de la operación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos dentro de la planeación estratégica y táctica, es conducida y ejecutada por los jefes de menor

rango

jerárquico;

trata

con

actividades

programables;

sigue

procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre periodos reducidos y su parámetro principal es la eficiencia (Ordaz Zubia, Saldaña García, 2006).

Planeación táctica: La planeación táctica define con precisión lo que se pretende lograr dentro de una organización y basa su aplicación en dos partes fundamentales:

a) Plan: Es un documento que identifica los resultados específicos que se necesitan lograr dentro del tiempo establecido. Este plan incluye los recursos y acciones tales como: áreas de resultados críticas, análisis de cuestiones críticas, indicadores críticos de rendimiento, objetivos, planes de acción y revisión del plan. b) Proceso: Es la participación continua de los directivos y empleados en la producción de los planes y los resultados tangibles.

Planeación normativa: La planificación normativa trata de someter a la voluntad humana el curso y la dirección de procesos sociales, por una serie de procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan para conseguir determinadas metas y objetivos. Sus perspectivas, enfoques y modos de considerar los factores que intervienen en ella se desarrollan de la siguiente manera: la planeación normativa es un problema meramente técnico; se centra en la “lógica de la formulación”; los planes, programas y proyectos expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrático, haciendo de a planificación una tecnología que orienta las formas de intervención social; importancia del papel de los expertos en la elaboración del plan, programas y 19

proyectos; el centro de la planificación es el diseño y suele expresarse en un plan-libro que expresa lo que debe hacerse; la definición de los objetivos resulta de diagnóstico elaborado por los técnicos; importan decisiones del sujeto planificador que está “fuera” de la realidad, considerada como objeto planificable;

no

considera

oponentes,

obstáculos

y

dificultades

que

condicionan la factibilidad del plan; el punto de partida es el “modelo analítico” que explica la situación problema, expresada en un diagnóstico; el punto de llegada es el “modelo normativo” que expresa el diseño del deber “ser”; la dimensión normativa se expresa en un “deber ser”, del que se deriva un esquema riguroso, normalizado y articulado de actuación (Ordaz Zubia, Saldaña García, 2006).

Planeación prospectiva: La planeación prospectiva contiene elementos de la planeación estratégica y normativa, y es conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional

Independientemente del tipo de planeación,

es importante llevar a cabo varias

etapas en la planeación tales como:

Formulación de objetivos: En esta etapa se busca identificar claramente qué es lo que se pretende lograr. Establecimiento de estrategias: En el establecimiento de estrategias se fijan las reglas, las condiciones, y los recursos utilizados. Planes operativos: En esta etapa se establecen los planes que servirán para el logro de los objetivos. Fijación de planes financieros: Para el logro de cualquier objetivo es importante determinar la cantidad de recursos financieros necesarios para lograr las metas. Y es en esta etapa donde se fijan estos planes. Ejecución de las operaciones: En esta etapa se establecen los tiempos en que se ejecutarán los planes.

20

Es importante mencionar que cada una de estas etapas se basa en suposiciones porque dependen de las condiciones que existan en el tiempo de ejecución de cada una de ellas.

3.2 Procesos Se definen como un conjunto de actividades que se realizan o suceden en forma secuencial o paralela para lograr un objetivo. Y existen otros conceptos: como un conjunto de procedimientos interrelacionados que toman las entradas como alimentación, se analizan y procesan y finalmente generan un resultado. Cuando existen más de un proceso interrelacionados se forman los macroprocesos. La figura No. 3.1 ilustra un conjunto de procesos interrelacionados donde las salidas son las entradas del otro. Figura.3.1 Procesos

PROCESO

1 INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

PROCESO 2

PROCESO 3

INFORMACIÓN

Fuente: Elaboración propia

En esta gráfica se aprecia la forma en que se genera un macroproceso. Se observa que están formados por dos o más procesos que se interrelacionan y que las salidas de uno son las entras de otro. Los macroprocesos por lo general siempre están presentes en cualquier organización porque existe un objetivo general y para lograrlo casi siempre se forman subprocesos que lleva al logro de un objetivo particular, y así sucesivamente.

21

Se dice que los procesos cruzan las estructuras de las organizaciones porque van desde los niveles más bajos hasta la alta dirección, como se ve en la fig. No. 3.2. Fig. No. 3.2. Estructura organizacional basada en procesos

PROCESOS

Alta Dirección

Mandos medios

Mandos bajos o niveles operativos

Fuente: Elaboración propia

Se puede apreciar que existen procesos en todos los niveles de la organización, que van desde los niveles más bajos hasta la alta dirección, ligados totalmente; formando macroprocesos para lograr las metas y objetivos de corto, mediano y largo plazo.

3.2.1. Características de los procesos Son de carácter constante Proveen productos(salidas) Existen para satisfacer a un cliente Son administrados por personas Todo proceso tiene un dueño (responsable) 22

Un proceso puede ser medido Puede ser mejorado (mejora continua) Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente las organizaciones

3.2.2 Clasificación de los procesos Los procesos pueden clasificarse como: De la alta dirección. Son los necesarios para cumplir con la misión y la visión de la organización. Por ejemplo: planeación, asignación de recursos, revisión de la dirección entre otros ( Dirección General de Desarrollo Administrativo, Secretaría de la Contraloría General, Gobierno del Estado de Sonora, 2006:19) Procesos operativos. Son aquellos que se realizan con el fin de generar productos o servicios que den cumplimiento a las necesidades del cliente. Procesos soporte. Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para que se puedan desempeñar los procesos de la alta dirección y los procesos operativos ( Dirección General de Desarrollo Administrativo, Secretaría de la Contraloría General, Gobierno del Estado de Sonora, 2006:19).

3.3 Enfoque basado en procesos El

enfoque basado en procesos radica fundamentalmente en que todas las

actividades se asocian e interrelacionan para poderlas considerar como un todo con el propósito fundamental de mejorar la eficacia y la eficiencia.

Para que una

organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre si. De ahí la importancia de que todas las actividades estén orientadas hacia procesos. En el enfoque basado en procesos cualquier afectación se propaga en línea a todo el macro proceso. Algunos beneficios del enfoque basado en procesos son: 1. Integración en línea de todos los procesos para lograr los objetivos planeados. 2. Transparencia de las operaciones dentro de la organización.

23

3. Reducción de costos a través del uso eficiente de los recursos 4. Centra los esfuerzos en la eficiencia y la eficacia de los procesos 5. Genera un clima de confianza en los clientes y dueños de los procesos 6. Se alcanzan mejores resultados 7. Promueve la mejora continua 8. Estimula al personal al presentar de manera más clara la actividad de cada uno de ellos. El enfoque basado en procesos es una muy buena forma para organizar y llevar a cabo las actividades de trabajo que generan valor a las Organizaciones, al cliente y todas las partes relacionadas. Las Organizaciones por lo general se gestionan verticalmente con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre unidades funcionales, de esta forma con frecuencia se le da menos prioridad a los problemas que ocurren en los límites de las interfaces que a las metas a corto plazo de las unidades. Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes interesadas ya que las acciones están frecuentemente enfocadas en las funciones más que en el beneficio global de la organización (Instituto Mexicano de Normalización, A.C., 2003:4). El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la Organización.

3.3.1Metodología del Enfoque basado en procesos Debe aplicarse una metodología para llevar a cabo un enfoque basado en procesos, que garantice su efectividad. En la tabla No. 3.1 se muestra una metodología del enfoque basado en procesos.

24

Tabla No. 3.1. Metodología para el enfoque basado en procesos Pasos para el enfoque basado en procesos Defina el propósito de la Organización

Defina las políticas y objetivos de la organización

Determine los procesos en la organización

Determine la secuencia de los procesos

Que hacer

Orientación

La Organización debería identificar sus clientes y otras partes interesadas, así como sus requisitos, necesidades y espectativas para definir los resultadoss previstos por la Organización

Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y otras partes interesadas y otras necesidades y espectativas. Comuniquese frecuentemente con los clientesy otras partes sinteresadas para asegurar el continuo entendimiento de sus requisitos, necesidades y espectativas. Determine los requisitos para gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión de la seguridad y salud ocupacional, riesgo de los negocios, o responsabilidad social y otras disciplicas del sistema de gestión que serán aplicadas dentro de la organización Basándose en el análisis de los La alta dirección debería decidir a que mercado debería requisitos, necesidades y espectativas, dirigirse la organización y desarrollar políticas al respecto. establezca las políticas y objetivos de la Basándose en esas políticas debería entonces sestablecer organización objetivos para los resultados deseados (por ejemplo: productos, desempeño ambiental, desepeño en seguridad y salud ocupacional) Identifique todos los procesos que son Determine los procesos necesarios para alcanzar los necesarios para producir los resultados previstos. Estos procesos incluyen gestión, resusltados previstos recursos, realización, medición y mejora. Identifique todos los elementos de entrada y los resultados de los procesos junto con los proveedores, clientes y otras partes interesadas ( que pueden ser internos o externos) Determine cómo es el flujo de los Defina y desarrolle una descripción de la red de procesos y procesos en su secuencia e interacción sus interacciones. Considere lo siguiente: el cliente de cada proceso, los elementos de entrada y los resultados de cada proceso, que procesos están interactuando, interfaces y cuales son sus características, tiempo y secuencia de los procesos que interactuan y eficacia y eficiencia de la secuencia. Nota: como un ejemplo los procesos que terminan en un resultado (tales como un producto entregado a un cliente) interactuarán con otros procesos (tales como gestión, medición y seguimiento y procesos de provisión de recursos) Pueden utilizarse métodos y herramientas tales como diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para ayudar a la secuencia de procesos y sus interacciones)

Defina los dueños de los procesos

Asigne la autoridad y responsabilidad para cada proceso

Defina la documentación del proceso

Determine los procesos que se van a documentar y la forma de llevarlo a cabo

La dirección debería definir el papel y las responsabilidades individuales para asegurar la implementación el mantenimiento y la mejora de cada proceso y sus interacciones. A tal individuo normalmente se le denomina dueño del proceso. Para gestionar las interacciones del proceso puede ser útil establecer un equipo de gestión del proceso que tenga una visión general de todos los procesos y que incluya a cada uno de los representantes de cada proceso que interactuan. Los procesos existen dentro de la organización y el enfoque inicial debería estar limitado a identificarlos y gestionarlos de la menra más apropiada. No existe un catálogo o lista de procesos que tengan que ser documentados. El propósito principal de la documentación es permitir la operación coherente y estable de los procesos. La organización debería determinar los procesos que deberían ser documentados, basándose en: El tamaño de la organización y el tipo de actividades, La complejidad de sus procesos e interacciones, la criticidad de los procesos y la disponibilidad de personal competente. Cuando sea necesario documentar los procesos, se pueden utilizar diferentes métodos tales como representaciones gráficas, instrucciones escritas, listas diagramas de flujo, medios visuales o métodos electrónicos.

Fuente: Instituto Mexicano de Normalización, A.C.

El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización (Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, Norma Mexicana IMNC, Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C.). En el enfoque basado en procesos se toma muy en cuenta la mejora continua que consiste en planear las actividades, llevarlas a acabo, medirlas para tener

25

parámetros como indicadores y finalmente actuar; es decir, mejorar lo que ya se hizo. La figura No. 3.3. muestra este enfoque.

Figura No. 3.3 Mejora continua

Actuar

Planificar

Cómo mejorar la próxima vez

Qué hacer? Cómo hacerlo?

Verificar Se hicieron las cosas según lo planeado

Hacer Haga lo planeado

Fuente: Instituto Mexicano de Normalización A.C.

De la figura No. 3.3. se observan los aspectos que deben considerarse en la mejora continua del enfoque basado en procesos y que prácticamente son cuatro:

1. Planificar. Establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. 2. Hacer. Implementar los procesos 3. Verificar. Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre los resultados. 4. Actuar. Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso.

26

3.4 Procedimientos Los procedimientos se ejecutan

en conjunto y articulan todo el proceso y sus

relación con otros. Se dice que un procedimiento documentado es un instrumento de operación en el que se describen un conjunto de actividades precisas con secuencia lógica y ordenada en el que se consigna lo que se hace, quien lo hace, cuando lo hace y cómo se hace. La figura No. 3.3 muestra una relación entre procedimientos y procesos. Figura No. 3.4 Relación de procesos y procedimientos

PROCEDIMIENTO 1

PROCESO

ENTRADAS

INSUMOS, MATERIA PRIMA

PROCEDIMIENTO 2

SALIDAS

RESULTADO, PRODUCTO PROCEDIMIENTO….N

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse en la figura No. 3.4, que un proceso puede estar formado por dos o más procedimientos, los cuales se alimentan de entradas para poder generar unas salidas. Por otro lado los procedimientos requieren documentarse de tal forma que sirvan de guía al usuario final.

Los manuales de procedimientos son herramientas administrativas que ayudan a agrupar todos los procedimientos que correspondan a un mismo proceso y a una misma área y/o a otros procesos interrelacionados (Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco). 27

La documentación de procedimientos evita que se generen problemas, al desarrollar actividades administrativas y operativas en algún proceso. Ayuda a controlar, a dirigir, a ordenar y a implementar a un estado máximo de inconsistencias en las actividades. Además los procedimientos deben ser diseñados de tal forma que garanticen que la información será oportuna, íntegra y confiable pero que además fluya por los canales adecuados y llegue a las personas indicadas.

Si bien es cierto que los procedimientos permiten establecer la secuencia de actividades y que además determinan el orden en que se deben realizar, también es cierto que no indican la manera o la forma en que deben llevarse a cabo, para eso existen los métodos, instrucciones o técnicas adoptadas para lograrlo.

Los procedimientos van íntimamente ligados con los métodos o técnicas adoptadas donde los procedimientos indican la secuencia lógica en que deben realizarse las actividades y los métodos o técnicas indican la forma en que se desarrollan. Estos métodos o técnicas consideran todos los elementos necesarios para facilitar la comprensión de la tarea; tales como diagramas de fluyo, cuadros comparativos, pseudocódigos, entre otros (Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco).

Los procedimientos deben proveer una sistematización dentro de la organización, que coadyuven a lograr una estandarización para lograr agilizar

los procesos,

reducir costos y obtener algunas ventajas tales como (Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco):

Administrar los esfuerzos dentro de la organización Alcanzar un nivel de consistencia en toda la organización Delegar funciones y responsabilidades 28

Mantener una mejora continua Reducir costos Coordinar actividades sistemáticamente Atender oportunamente las actividades Procesamiento de la información confiable Facilitar la inducción y capacitación de personal de nuevo ingreso Señalar oportunamente la interrelación que existe con otros procedimientos

Un procedimiento documentado debe indicar puntualmente los dueños de los procesos, las actividades que se realizan, las responsabilidades de los usuarios, la participación de los trabajadores que colaboran directa o indirectamente, los formatos de registro, el instructivo de llenado, diagramas y control de registros. Si la documentación del procedimiento es adecuada, se garantiza que los productos o servicios sean eficientes, oportunos y de calidad permanente; logrando una mejora continua. Por tal razón los procedimientos deben documentarse hasta el más mínimo detalle donde no se deje nada sin considerar o que cause ambigüedades en algunas tareas. Es importante delimitar oportunamente el procedimiento para tener claro el alcance que debe considerarse dentro del escenario que se está atendiendo, así como todos los elementos y aspectos que influyen directa o indirectamente en el mismo. Los procedimientos deben contener los siguientes elementos (Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco): Nombre. El documento debe contener un nombre que identifique plenamente las actividades que se realizan así como el alcance del mismo. Código. Para el control de registros, el documento debe contener un código que lo identifique plenamente. Versión. La versión nos indica el número de actualizaciones que se le han hecho al documento. 29

Objetivo. El objetivo, es el fin que se pretende alcanzar o el resultado esperado al aplicar el procedimiento. Alcance. Establece las delimitaciones del procedimiento, es decir; donde inicia y donde termina, incluyendo las actividades y áreas involucradas. Políticas. Son los lineamientos normativos que se establecen explícitamente para una adecuada toma de decisiones. Conceptos. Es la descripción de aquellas palabras, frases y abreviaturas que sean significativas para el procedimiento. Descripción.

Se

explica

detalladamente

el

procedimiento

en

forma

secuencial, ordenada, lógica y sistemática para no generar ambigüedades. Responsables. Se piden los nombres y las firmas de los responsables de la elaboración y autorización. Sellos. Es importante que los documentos estén sellados por el departamento que lo elabora y quien lo autoriza para que se considere como un documento controlado.

3.5 Análisis de algunas organizaciones que enfocan sus actividades en procesos. Como apoyo para el desarrollo de esta investigación se consultaron los siguientes trabajos donde tienen implementados manuales de procedimientos y actividades basadas en procesos:

Trabajos especiales de Grado, en el Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial (I.U.T.A), Venezuela: Br. Arévalo Trinidad, Marvelis. (Abril 2002), lleva por titulo "Diseño de un procedimiento administrativo de egreso de materiales por ventas en la empresa AB Industries de Venezuela, C.A".

30

Br. Yánez G. Anali. (Agosto 2001), se titula "Diseño de un manual de normas y procedimientos para el control de materiales y equipos dañados o extraviados propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVE S.A". Br. Ríos Yolimar. (Marzo 2002) El cual se titula "Rediseño del formulario y procedimiento de compras primas requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica Alfredo Salazar CADAFE" Anaco. Estado- Anzoategui. Rubén Contreras Cabrera, Arturo Muzquiz Peña, José de Jesús Becerra Soto,Guía Técnica para Documentar procedimientos, Departamento de Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco. Dirección General de Desarrollo Administrativo de Sonora, Guía para la elaboración del manual de procedimientos. Diseño de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. Anaco edo. Anzoátegui. Metodología para la elaboración de calendarios de conservación: principios y procedimientos, Luís Hernández Olivera - Manuela Moro Cabero, Facultad de Traducción y Documentación. Universidad de Salamanca. Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos, Subsecretaría de Administración y finanzas a través de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Méx. Manual para la elaboración y presentación del proyecto de residencias profesionales y la opción “x” para titulación, de la DGEST. Manual de Procedimientos del Instituto Politécnico Nacional. También existen manuales de procedimientos tales como: Procedimientos para la sustentación del acto de recepción profesional para licenciatura, conforme al Convenio de Intercambio

Académico y Procedimientos de Titulación; manual de

procedimientos para la integración y funcionamiento del Comité de Información COFAA. Estos son solo algunos.

31

Comentarios finales del capítulo En este capítulo hubo necesidad de realizar un estudio del estado del arte sobre procesos y procedimientos, así como el enfoque basado en procesos. También fue importante comentar sobre las mejoras administrativas que se logran con un enfoque basado en proceso, así como la mejora continua en algún proceso que se lleve a cabo y finalmente se mencionan algunas organizaciones que tienen implementados manuales de procedimientos como una herramienta administrativa.

32

CAPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS En este capítulo se lleva a cabo un análisis de los procedimientos que se atienden en el proceso de planeación, para determinar cuales son las interrelaciones que existen entre ellos en el Tecnológico de Acapulco. También se identifican los departamentos que deben atender ciertas actividades que contribuyan al desarrollo del procedimiento.

Se elaboran diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos que indican la secuencia lógica en que se llevan a cabo las actividades que inciden directamente al logro del objetivo. Se utiliza la simbología estandarizada que se aplica en todos los diagramas de flujo de manera universal. También se refuerza cada procedimiento con pseudocódigo que describe más puntualmente cada una de las actividades y sus interconexiones.

4.1 Descripción de los procedimientos Los procedimientos resultantes para el proceso de planeación en el Tecnológico de Acapulco son:

Programa de Trabajo Anual (PTA) Programa Operativo Anual (POA) Reprogramación del Programa Operativo Anual (REPOA) Seguimiento de las metas del PTA Anteproyecto de Inversión Estructura Educativa.

4.1.1 Programa de Trabajo Anual El Programa de Trabajo Anual (PTA), es el documento que marca la pauta de las actividades que se

realizarán en

la Institución. En este documento se

establecen las metas individuales de cada departamento así como las metas 33

institucionales. El PTA, se lleva a cabo en octubre de cada año para que, en función de éste, se deriven los otros documentos rectores institucionales.

Las metas del programa de trabajo anual deben ser acordes con las metas plasmadas en un documento institucional PIID (Muñoz, Montenegro, 2003). El PIID, es una proyección de metas y objetivos que la Institución se ha propuesto cumplir durante los próximos seis años y que atiende al Plan Nacional de Desarrollo. La DGEST, marca la pauta para la elaboración del PIID, así como las metas a las cuales debe apoyar la Institución. Se hace mención de esto porque existe información del PTA institucional que hace referencia al PIID, en: Las metas, en los objetivos particulares,

objetivos estratégicos,

indicadores y

fórmulas de cada meta.

Existen tres objetivos estratégicos en el PIID, a los cuales debe hacer referencia el PTA, para ser congruente con el quehacer educativo que se oferta. Estos objetivos son: Ampliación de la cobertura con equidad, Educación Superior Tecnológica de calidad e Integración,

Coordinación y Gestión del Instituto

Tecnológico de Acapulco (Muñoz, Montenegro, 2003).

Por otro lado se deben considerar en el PTA, los procesos sustantivos del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. La tabla No. 4 .1 hace referencia a estos procesos sustantivos. Tabla No. 4.1. Descripción de los procesos sustantivos

Num. Proceso

Descripción del proceso

07002300070101

Administración y Planeación

07032300041702

Atención

a

la

demanda

de

Educación

Superior Tecnológica, 07032300041703

Mejoramiento de los recursos Humano

07032300041704

Fortalecimiento de los Planes y Programas de Estudio

07032300041705

Servicios de Apoyo a la Docencia

34

07032300041706

Mejoramiento de la Infraestructura Física

07002300041707

Fomento cultural, Deportivo y Recreativo

07032300041708

Vinculación con el Sector Productivo

07042300041709

Atención a la Demanda de Posgrado

07062500043310

Investigación Tecnológica Industrial y de Servicio

Fuente: Manual de organización de la DGEST

Dependiendo del proceso sustantivo, al cual haga referencia la meta se identifican los departamentos de la Institución, que participan en el proceso y se elabora un cronograma de actividades de cada uno de ellos así como los tiempos de participación.

Para el PTA, se ha definido que todos los departamentos, áreas, subdirecciones y dirección, participen para su elaboración, aportando cada uno sus metas particulares departamentales y finalmente de éstas derivar

las metas

Institucionales.

Finalmente se busca al responsable para darle seguimiento a la meta y verificar los avances de la misma. Se ha decidido que sea el subdirector de cada área dependiendo del proceso al que haga referencia. Puede ser: el Subdirector de Planeación y vinculación, el Subdirector Académico o el Subdirector de Procesos Administrativos soportado por el Director del Plantel.

4.1.2 Programa Operativo Anual El Programa Operativo Anual, es el documento donde se programan los recursos económicos que se necesitarán para poder realizar las metas del PTA. Este documento hace referencia a los procesos sustantivos que están ligados con el PTA y a su vez con los objetivos estratégicos de cada meta. El POA, es una proyección de recursos que se hace en función de los ingresos propios que se pretenden captar durante el año por diferentes conceptos: Inscripciones, exámenes de titulación, cursos de inglés, veranos, titulaciones, etc. También se

35

hace una proyección del gasto directo (Apoyos que envía la federación o el gobierno del estado) como apoyo para la realización de eventos tales como remodelaciones y adquisición de equipamiento.

Como toda Institución de Educación Pública, para la elaboración del POA, se respeta la normatividad vigente para la programación del gasto; para hacerlo es necesario apoyarse con un catálogo de partidas (clasificador de partidas) que emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (http://www.inp.sagarpa.gob. mx/Docs/Normateca/Docs/CLASIFICADOR_16-01-2007.pdf). Para el Sistema de Institutos Tecnológicos, solo se hace uso del capítulo 1000, 2000, 3000, 5000 y 7000.

Los conceptos considerados en los capítulos autorizados y que se mencionaron en el párrafo anterior, deben cubrir todas las necesidades de programación sin violentar la normatividad.

En el manual de los Institutos tecnológicos de agosto del 2004 se muestran las acciones que corresponden a cada proceso sustantivo. Ver anexo 3.

En el POA, se debe destinar, por lo menos, el 40% del recurso para beneficio del alumno, como se muestra en la tabla No.4.2. Tabla No. 4.2. Beneficio del 40% de ingresos propios al alumno PARTIDA 2101 2106 2107 2502 2504 2506 2602 2603 2605 2701 2703 3404 3602 7501 7205

%

BENEFICIO DEL 40% AL ALUMNO CAPÍTULO % 40 1000 100 100 5000 100 100 100 100 100 30 30 30 100 100 100 100 100 100

SUMATORIA TOTAL: TOTAL DE PARTIDAS+CAP.1000+CAP. 5000 >= 40%

Fuente: www.dgest.gob.mx

36

Para las partidas 1308 y 3409, se debe enviar un documento a la DGEST, donde se especifique detalladamente la aplicación del gasto como se muestra en la tabla No.4.3

y las características del software como se muestra en la tabla No.

4.4. y un oficio de solicitud para su autorización. Tabla No. 4.3 Distribución del gasto de la partida 1308 PROCESO SUSTANTIVO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

MONTO

TOTAL

Fuente: www.dgest.gob.mx

Tabla No. 4.4. Especificaciones del software solicitado

Tipo de No. De Área Proyecto No. Aplicación Costo licencia Licencias solicitante meta PIID Usuarios (software)

TOTAL:

Fuente: www.dgest.gob.mx

4.1.3 Seguimiento de las Metas del PTA. Como consecuencia del Programa de Trabajo Anual, se deriva este documento llamado Seguimiento de las Metas del PTA. En este procedimiento se busca la forma de evaluar las metas que se plasmaron en el PTA, para obtener los indicadores del avance que se ha logrado en cada una de ellas. La evaluación se hará trimestralmente para darle atención inmediata a todas aquellas metas donde no haya alcanzado el avance esperado.

Cuando no se ha tenido el avance esperado de acuerdo a lo planeado, los subdirectores, le dan seguimiento a esas metas con la finalidad de lograr el avance que se había planteado aunque con un período de desfasamiento. 37

4.1.4 Reprogramación del Programa Operativo Anual La Reprogramación, es un procedimiento derivado del Programa Operativo Anual. El POA, es una proyección de recursos que se hace al inicio de cada ciclo fiscal para la atención de las metas plasmadas en el PTA. Sin embargo como solo es una proyección, se corre el riesgo que no se haya planeado bien el recurso solicitado; ya sea que haya excedente en las partidas o bien que ya no haya recursos suficientes. La reprogramación se lleva a cabo generalmente al concluir el primer semestre, en esta época ya se tiene un panorama más claro de los ingresos propios que se captarán por los diversos conceptos, así como alguna aportación del gasto directo(subsidio que las instituciones federales, estatales o municipales como apoyo).

Para la elaboración de este documento, es importante analizar detalladamente los gastos ejercidos por capítulo y partida para que se puedan hacer los ajustes necesarios y dejar balanceadas las partidas y no exista la posibilidad de operar con números rojos. Igual que en el POA, se tiene que cuidar la asignación del recurso para que al menos el 40% en ingresos propios, sea destinado al alumno en algunos capítulos y partidas específicas como se indicó en tabla No. 4.2.

La información que se debe solicitar es una proyección de la captación de ingresos propios hecha por Recursos Financieros donde se especifiquen todos los conceptos por los cuales se tendrá captación. También debe hacerse un análisis de acuerdo a la relación de procesos sustantivos y acciones que se indican en la tabla No. 4.1.

Igual que en el POA, en la partida 1308 se debe enviar un documento a la DGEST, donde se especifique claramente la aplicación del gasto así como en la partida 3409 donde se debe especificar el software detalladamente como lo indicó en las tablas No. 4.3 y 4.4 respectivamente.

38

4.1.5 Anteproyecto de Inversión El anteproyecto de inversión es otro procedimiento que se debe atender. Este documento proyecta a un año posterior las necesidades de equipamiento de talleres y laboratorios, mantenimiento a la infraestructura física y construcción de espacios físicos. Para la elaboración de este documento cualquiera de las áreas presenta sus necesidades de equipamiento, mantenimiento a la infraestructura o construcción de espacios, ésta; se hace el análisis para su aprobación e integración del documento.

Es importante hacer una descripción detallada de los requerimientos con costos actualizados y justificar plenamente la solicitud. Se puede solicitar equipamiento para laboratorios, talleres, gimnasios, etc., describiendo cada uno de los equipos detalladamente justificando totalmente el requerimiento. Es recomendable apoyarse con las guías mecánicas que la DGEST envía a cada Instituto, ahí se encuentran

las

características

y costos

aproximados,

así

como

los

requerimientos técnicos para su instalación. Para el caso de la construcción, se debe especificar plenamente el tipo de material que se va a utilizar; debe acompañarse de un plano arquitectónico con sus respectivas especificaciones, costos y el objetivo de la construcción. Para el mantenimiento de la infraestructura no hay mayor problema porque toda construcción física existente requiere de mantenimiento preventivo y/o correctivo para su adecuado funcionamiento.

Este

apartado

debe

preferentemente

acompañarse

de

fotografías que muestren claramente las condiciones actuales del inmueble así como una descripción de su uso y funcionamiento.

La finalidad de proyectarlo a un año próximo es para poder hacer la gestión correspondiente a las autoridades y presentarles un proyecto de cómo propuesta.

4.1.6. Estructura Educativa Ahora solo falta recabar e integrar información relacionada con la oferta educativa que se proporciona al alumno en cada semestre. En este

39

procedimiento se identifica la información de horarios de los maestros, las materias que se van a ofertar por carrera, los horarios en que se van a ofertar es, la cantidad de alumnos atendidos, cantidad de alumnos por materia, número de grupos abiertos, número horas por semana; número de necesidades por concepto de crecimiento natural, año sabático, beca comisión, aplicación en actividades no docentes, por compactación, por cubrir un grupo con plaza administrativa, interinato limitado y honorarios. Esta matriz de información refleja todos los semestres atendidos así como todas las carreras que se ofertan. Por otro lado se requiere información relacionada con la carga de trabajo de cada trabajador.

Para el caso de los trabajadores con plaza de docente, será importante contar con el número de horas de nombramiento, número de horas frente a grupo, actividades complementarias, descripción de las materias a impartir, perfil o especialidad del profesor, departamento al que esta adscrito, escuela de procedencia, año de ingreso al sistema, nivel de estudios y condición (titulado o pasante).

Para el caso de los trabajadores que tienen plaza administrativa se requiere datos personales del trabajador, nivel de estudios y condición (titulado o pasante), departamento al que está adscrito, puesto actual, funciones, año de ingreso al sistema y actividades complementarias. Es importante apoyarse del reglamento interior de trabajo para verificar que las horas frente a grupo de cada profesor sean realmente las que marca el reglamento para evitar el superávit.

Los dueños de este procedimiento y encargados de proveer la información, son los departamentos académicos que tienen a su cargo la planeación y distribución de materias así como los maestros que tienen asignados a sus departamentos para poder atender los grupos que se ofertan de acuerdo a la demanda por parte de los alumnos en función de su avance curricular.

Esta información se procesa cada semestre con el horario de cada trabajador previamente autorizado por el Director, Subdirector académico, jefe del

40

departamento y aceptado por el trabajador. Con la información oportuna de este procedimiento

se

estará

en

condiciones

de

gestionar

los

recursos

correspondientes necesarios para atender la oferta educativa.

4.2 Análisis de cada procedimiento En esta sección se procede a realizar un análisis de cada uno de los procedimientos utilizando diagramas de flujo y pseudocódigo, garantizando que reflejará claramente la secuencia de los pasos a seguir.

4.2.1. Programa de Trabajo Anual Este procedimiento establece las metas que se plantean al inicio de cada ciclo fiscal.

Objetivo Contar con un documento donde queden registradas las metas que se realizarán en cada ciclo fiscal de acuerdo a las aspiraciones de la Institución y que además se apegue a la normatividad vigente del Sistema Nacional Educación Superior Tecnológica, atendiendo las actividades puntualmente de acuerdo al cronograma para cada meta. Alcance Este procedimiento debe ser un estándar y aplica para toda la Institución, así como para la DGEST. Políticas 1. Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual, se tomarán en cuenta las metas que de acuerdo a las necesidades de la Institución se deriven sin descuidar los lineamientos que la Dirección General de Educación Superior Tecnológica establece. 2. El programa de Trabajo Anual, se presentará a la DGEST, de acuerdo al calendario establecido. 3. El Director de la Institución, es el responsable de gestionar la autorización del Programa de Trabajo Anual ante la instancia correspondiente.

41

4. El Subdirector de Planeación es el responsable de verificar que se realice oportuna y correctamente el procedimiento del PTA. 5. El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el responsable de la recopilación, procesamiento e integración de la información, así como la difusión en toda la Institución.

Para ilustrar mejor este procedimiento se elabora un diagrama de flujo que se muestra en la figura No. 4.1 y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.5.

42

Figura No. 4.1 Diagrama de flujo del procedimiento del PTA a

INICIO

DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del PTA

b

El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la elaboración del PTA

c

d

El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes de deptos. y áreas para la elaboración del PTA

e

En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del PTA, y cada depto. o área elabora su propio PTA.

f

El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el PTA, de los Deptos. y áreas

h g

Subdirectores, Deptos. y áreas atienden observacione

Es correcto y Procede? NO SI

El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el PTA, para su análisis

i

El director recibe PTA, lo firma lo envía a la DGEST

j

l k

DGEST, recibe PTA, del Instituto, lo analiza

Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos.

NO SI

m

El Director de la Institución recibe oficio de autorización FIN

n

Fuente: Elaboración propia

43

Tabla No. 4.5 Pseudocódigo del PTA SECUENCIA a. Inicio b. DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del PTA

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, emite oficio con los lineamientos y recomendaciones para la elaboración del PTA.

RESPONSABLE

c. El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores, Jefes de deptos. y áreas para la elaboración del PTA d. El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas para la elaboración del PTA e. En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del PTA, y cada depto. o área elabora su propio PTA.

El Director del Instituto, recibe oficio de solicitud con sus respectivos lineamientos y comunica al Subdirector de Planeación y Vinculación reuna Subdirectores, a los jefes de departamentos y áreas para la elaboración del PTA

El Subdirector de Planeación y Vinculación da a conocer los lineamientos en que se llevará a cabo la elaboración del PTA, y vigila que cada Subdirector y Jefe de Departamento o Área, elabore su PTA

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

f. El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el PTA, de los Deptos. y áreas g. Es correcto y procede?

Cuando los subdirectores, jefes departamento y áreas terminan de elaborar su PTA, el departamento de planeación, lo recibe, lo analiza e integra.

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación

Director del Desarrollo del Sistema de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica Director de la Institución

Convoca a los subdirectores, jefes de Subdirector de departamentos y áreas a una reunión para Planeación y Vinculación la elaboración del PTA, indicándoles mediante un oficio los lineamientos a seguir para la elaboración.

Después que el Departamento de Planeación, termina de analizar, procesar e integrar la información determina si está correcta o no. h. Subdirectores, Deptos. y En caso de que la información analizada por áreas atienden Planeación no sea correcta, envía a los observacione Subdirectores, jefes de departamentos o áreas, según sea el caso; las observaciones correspondientes y éstos tienen que atenderlas y turnarlas nuevamente a Planeación para su nuevo análisis e integración i.El Sub. Planeación y El Subdirector de Planeación y vinculación Vinculación recibe recibe PTA, lo analiza y lo turna al Director mediante oficio el PTA, para la autorización y envío a la Dirección para su análisis General de Educación Superior Tecnológica

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

j. El director recibe PTA, lo El Director del Instituto, recibe el PTA, firma lo envía a la DGEST previamente elaborado para su firma y lo envía a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica.

Director del Instituto

Subdirector de Planeación y Vinculación

44

k. DGEST, recibe PTA, del Instituto, lo analiza

l. Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos. m. El Director de la Institución recibe oficio de autorización n. Fin

La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, recibe el PTA del Instituto mediante oficio dirigido al Coordinador Sectorial de Planeación, lo analiza y emite un oficio de autorización o rechazo con las observaciones correspondientes al director del Instituto En caso de que el PTA, no esté correcto el Director del Plantel recibe oficio con las observaciones correspondientes y lo turna a los Subdirectores, jefes de departamento o jefes de área para su corrección

Coordinador Sectorial de Planeación

En caso de que el PTA, esté correcto el Director de la Institución recibe oficio de autorización del PTA. Termina procedimiento

Director de la Institución

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

Fuente: Elaboración propia

4.2.2. Programa Operativo Anual Este procedimiento establece una proyección de los recursos que se captarán durante el ejercicio fiscal con ingresos propios y con aportaciones de

otras

dependencias tanto estatales como federales, para su aplicación en el cumplimiento de las metas contempladas en el PTA,

Objetivo Establecer los lineamientos para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA), así; como la aplicación de la norma para ejercer el

recurso en el

cumplimiento de las metas tanto el captado por ingresos propios como el gasto de operación que aportan otras instancias.

Alcance Este procedimiento aplica para todos los departamentos y áreas de la Institución.

Políticas 1. El Programa Operativo Anual, se deriva de las metas del PTA, institucional.

45

2. El Programa Operativo Anual, se debe hacer considerando el clasificador por objeto del gasto. 3. Se debe llevar a cabo atendiendo las fechas que nos señala el calendario de actividades de la DGEST. 4. El ejercicio del recurso del Programa Operativo Anual, debe realizarse en función del los lineamientos que nos marca el clasificador por objeto del gasto y el manual de egresos de la federación. 5. La aplicación del recurso sin la autorización del Programa Operativo Anual, implica el incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

La figura No. 4.2, muestra claramente la secuencia de pasos que se deben realizar en este procedimiento y elabora un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.6.

46

Figura No. 4.2 Diagrama de flujo del procedimiento del POA a

b

INICIO

DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del POA

c

El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la elaboración del POA

d

El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes de deptos. y áreas para la elaboración del POA

En la reunión se establecen los lineamientos y parámetros para la elaboración del POA, y cada depto. o área elabora su propio POA.

e

El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el POA, de los Deptos. y áreas

f

h g

Es correcto y Procede?

Subdirectores, Deptos. y áreas atienden observaciones

NO SI El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el POA, para su análisis

i

El director recibe POA, lo firma y lo envía a la DGEST

j

l DGEST, recibe POA, lo analiza

k

Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos.

SI NO m

El Director de la Institución recibe oficio de autorización

Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la autorización del POA

FIN

ñ

n

Fuente: Elaboración propia

47

Tabla No. 4.6 Pseudocódigo del POA SECUENCIA a. Inicio b. DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del POA

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, emite oficio con los lineamientos y recomendaciones para la elaboración del POA.

RESPONSABLE

c. El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores, Jefes de deptos. y áreas para la elaboración del POA d. El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas para la elaboración del POA e. En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del POA, y cada depto. o área elabora su propio POA.

El Director del Instituto, recibe oficio de solicitud con sus respectivos lineamientos y comunica al Subdirector de Planeación y Vinculación reuna Subdirectores, a los jefes de departamentos y áreas para la elaboración del POA

El Subdirector de Planeación y Vinculación da a conocer los lineamientos en que se llevará a cabo la elaboración del POA, y vigila que cada Subdirector y Jefe de Departamento o Área, elabore su POA

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

f. El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el POA, de los Deptos. y áreas g. Es correcto y procede?

Cuando los subdirectores, jefes departamento y áreas terminan de elaborar su POA, el departamento de planeación, lo recibe, lo analiza e integra.

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación

Director del Desarrollo del Sistema de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica Director de la Institución

Convoca a los subdirectores, jefes de Subdirector de departamentos y áreas a una reunión para la Planeación y Vinculación elaboración del POA, indicándoles mediante un oficio los lineamientos a seguir para la elaboración.

Después que el Departamento de Planeación, termina de analizar, procesar e integrar la información determina si está correcta o no. h. Subdirectores, Deptos. y En caso de que la información analizada por áreas atienden Planeación no sea correcta, envía a los observacione Subdirectores, jefes de departamentos o áreas, según sea el caso; las observaciones correspondientes y éstos tienen que atenderlas y turnarlas nuevamente a Planeación para su nuevo análisis e integración i.El Sub. Planeación y Si la información es correcta se envía al Vinculación recibe Subdirector de Planeación y vinculación el mediante oficio el POA, POA, lo analiza y lo turna al Director para la para su análisis autorización y envío a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

j. El director recibe POA, lo El Director del Instituto, recibe el POA, firma lo envía a la DGEST previamente elaborado para su firma y lo envía a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica.

Director del Instituto

Subdirector de Planeación y Vinculación

48

k. DGEST, recibe POA, del La Dirección General de Educación Superior Instituto, lo analiza Tecnológica, recibe el POA del Instituto mediante oficio dirigido al Coordinador Sectorial de Planeación, lo analiza y emite un oficio de autorización o rechazo con la sobservaciones correspondientes al director del Instituto l. Envía observaciones al En caso de que el POA, no esté correcto el Director del Plantel e Director del Plantel recibe ofico con las instruye al Sub. Planeación observaciones correspondientes y lo turna a para notificar a los Deptos. los Subdirectores, jefes de departamento o jefes de área para su corrección y se envía nuevamente a planeación para su integración y regresa al punto f.

Coordinador Sectorial de Planeación

m. El Director de la Institución recibe oficio de autorización n.Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la autorización del POA ñ.Fin

Director de la Institución

En caso de que el POA, esté correcto el Director de la Institución recibe oficio de autorización. Notifica a los subdirectores, jefes de departamento y áreas el POA autorizado

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

Director

Termina procedimiento

Fuente: Elaboración propia

4.2.3 Seguimiento de las metas del Programa de Trabajo Anual Este procedimiento establece el seguimiento de las metas que se plantearon en el documento del PTA.

Objetivo

Se pretende tener dar seguimiento a las metas que se consideraron en el PTA, con la finalidad de tener indicadores que nos sirvan para medir el avance que se tiene en cada una de ellas; así, como la detección de las causas por las cuales no se ha logrado el avance esperado o en su defecto si se ha logrado o superado el avance programado.

Alcance Este procedimiento es aplicable para toda la Institución, considerando todos los actores que participaron en el procedimiento de la elaboración del PTA, y que debe coadyuvar con las metas planteadas por Dirección General de Educación Superior Tecnológica. 49

Políticas

1. Para la elaboración del seguimiento de las metas del Programa de Trabajo Anual, se tomarán en cuenta los lineamientos que establece

la Dirección

General de Educación Superior Tecnológica. 2. El seguimiento de las metas del programa de Trabajo Anual, se presentará a la DGEST, de acuerdo al calendario establecido. En este caso será cada tres meses. 3. El Director de la Institución, es el responsable de gestionar los recursos suficientes si éstos fueran la causa del rezago de las metas. 4. El subdirector de Planeación es el responsable de darle seguimiento al avance de las metas del PTA. 5. El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el responsable de la recopilación, procesamiento e integración de la información.

Para ilustrar mejor este procedimiento, se ha elaborado un diagrama de flujo que se muestra en la figura No. 4.3 y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.7.

50

Figura No. 4.3 Diagrama de flujo del procedimiento del seguimiento de las metas del PTA a

b

INICIO

DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA

El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la elaboración del seg, de las metas del PTA

c

El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas para la elaboración del seg. de las metas Del PTA

d

En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del seg. de las metas del PTA, y cada depto. o área elabora su propio PTA.

e

f

El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el seg, de las metas del PTA, de los Deptos. y áreas

h

Subdirectores, Deptos. y áreas atienden observacione

Es correcto y Procede?

g

NO

SI El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio el seg. de las metas del PTA, para su análisis

i

El director recibe el seguimiento de las metas del PTA, lo firma lo envía a la DGEST

j

l k

Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos.

DGEST, recibe seg metas del PTA, del Instituto, lo analiza

SI m

NO

El Director de la Institución recibe oficio de autorización FIN

n

Fuente: Elaboración propia

51

Tabla No. 4.7 Pseudocódigo del procedimiento del seguimiento de las metas del PTA SECUENCIA a. Inicio b. DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA c. El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores, Jefes de deptos. y áreas para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA d. El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA e. En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA, y cada depto. o área es responsable de elaborarlo.

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, emite oficio con los lineamientos y recomendaciones para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA. El Director del Instituto, recibe oficio de solicitud con sus respectivos lineamientos y comunica al Subdirector de Planeación y Vinculación, reuna Subdirectores, a los jefes de departamentos y áreas para la elaboración del seguimiento de las metas del PTA

f. El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra el documento del seguimiento de las metas del PTA, de los Deptos. y áreas

Cuando los subdirectores, jefes departamento y áreas terminan de elaborar el seguimiento de sus metas del PTA, el departamento de planeación, lo recibe, lo analiza e integra.

g. Es correcto y procede?

RESPONSABLE Director del Desarrollo del Sistema de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica Director de la Institución

Convoca a los subdirectores, jefes de Subdirector de departamentos y áreas a una reunión para Planeación y Vinculación la elaboración del seguimiento de las metas del PTA, indicándoles mediante un oficio los lineamientos a seguir para la elaboración.

El Subdirector de Planeación y Vinculación Subdirectores, jefes de da a conocer los lineamientos en que se departamentos y áreas llevará a cabo la elaboración del seguimiiento de las metas del PTA, y vigila que cada Subdirector y Jefe de Departamento o Área, lo elabore.

Después que el Departamento de Planeación, termina de analizar, procesar e integrar la información determina si está correcta o no. h. Subdirectores, Deptos. y En caso de que la información analizada por áreas atienden Planeación no sea correcta, envía a los observacione Subdirectores, jefes de departamentos o áreas, según sea el caso; las observaciones correspondientes y éstos tienen que atenderlas y turnarlas nuevamente a Planeación para su nuevo análisis e integración

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

52

i.El Sub. Planeación y Vinculación recibe mediante oficio el seguimiento de las metas del PTA, para su análisis

En el caso de que la información sea Subdirector de correcta, el Subdirector de Planeación y Planeación y Vinculación vinculación recibe seguimiento de las metas del PTA, lo analiza y lo turna al Director para la autorización y envío a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica

j. El director recibe seguimiento de las metas del PTA, lo firma lo envía a la DGEST

El Director del Instituto, recibe el seguimiento de las metas PTA, previamente elaborado para su firma y lo envía a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica. La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, recibe el seguimiento de las metas del PTA del Instituto mediante oficio dirijido al Coordinador Sectorial de Planeación, lo analiza y emite un oficio de autorización o rechazo con la sobservaciones correspondientes al director del Instituto En caso de que el seguimiento de las metas del PTA, no esté correcto el Director del Plantel recibe ofico con las observaciones correspondientes y lo turna a los Subdirectores, jefes de departamento o jefes de área para su corrección y lo regresan a Planeación para su integración. Punto f. En caso de que el seguimiento de las metas del PTA, esté correcto el Director de la Institución recibe oficio de autorización del PTA. Termina procedimiento

k. DGEST, recibe el seguimiento de las metas del PTA, del Instituto, lo analiza

l. DGEST, envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos.

m. El Director de la Institución recibe oficio de autorización n. Fin

Director del Instituto

Coordinador Sectorial de Planeación

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

Director de la Institución

Fuente: Elaboración propia

4.2.4. Reprogramación del Programa Operativo Anual Este procedimiento establece los ajustes necesarios en cuestión financiera para poder cubrir los costos de las actividades planteadas en el PTA.

Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración de la Reprogramación, con la finalidad de realizar los ajustes necesarios del recurso asignado a cada departamento.

53

Alcance

Este procedimiento aplica para todos los departamentos y áreas de la Institución.

Políticas

1. La Reprogramación, se deriva del Programa Operativo Anual. 2. La Reprogramación, se debe hacer considerando el clasificador por objeto del gasto. 3. La Reprogramación se debe llevar a cabo atendiendo las fechas que nos señala el calendario de actividades de la DGEST. 4. El ejercicio del recurso de la Reprogramación, debe realizarse en función de los lineamientos que nos marca el manual de egresos de la federación. 5. La aplicación del recurso sin la autorización de la Reprogramación, implica el incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Para ilustrar mejor este procedimiento, realiza un diagrama de lujo que se muestra en la figura No. 4.4. y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.8.

54

Figura No. 4.4. Diagrama de flujo del procedimiento de la Reprogramación a

INICIO

DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración de la Reprogramación

b

El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores deptos. y áreas para la elaboración de la Reprogramación.

c

El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores jefes de deptos. y áreas para la elaboración de la Reprogramación.

d

En la reunión se establecen los lineamientos y parámetros para la elaboración de la Reprogramación,, y cada depto. o área elabora su propia Reprogramación.

e

El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra la Reprogramación, de los Deptos. y áreas

f

h g

Es correcto y Procede?

Subdirectores, Deptos. y áreas atienden observaciones

NO SI El Sub. Planeación y Vinculación, recibe mediante oficio la Reprogramación, para su análisis

i

El director recibe la Reprogramación, la firma y la envía a la DGEST

j

l DGEST, recibe la Reprogramación, la analiza

k

NO

SI

m

El Director de la Institución recibe oficio de autorización

Envía observaciones al Director del Plantel e instruye al Sub. Planeación para notificar a los Deptos y Áreas.

Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la autorización de la Reprogramación.

FIN

ñ

n

Fuente: Elaboración propia

55

Tabla No. 4.8 Pseudocódigo de la Reprogramación SECUENCIA a. Inicio b. DGEST, comunica los lineamientos para la elaboración de la Reprogramación

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento La Dirección General de Educación Superior Tecnológica, emite oficio con los lineamientos y recomendaciones para la elaboración de la Reprogramación.

c. El DIRECTOR de la Institución, recibe oficio de la DGEST, e instruye al Sub. Planeación, para convocar a reunión a los Subdirectores, Jefes de deptos. y áreas para la elaboración de la Reprogramación. d. El Sub. De Planeación y Vinculación, convoca a reunión a los Subdirectores, jefes de deptos. y áreas para la elaboración de la Reprogramación.

El Director del Instituto, recibe oficio de solicitud con sus respectivos lineamientos y comunica al Subdirector de Planeación y Vinculación para convocar a una reunión a Subdirectores, a los jefes de departamentos y áreas para la elaboración de la Reprogramación.

e. En la reunión se establecen los parámetros para la elaboración de la Reprogramación, y cada depto. o área elabora su propia Reprogramación.

El Subdirector de Planeación y Vinculación Subdirectores, jefes de da a conocer los lineamientos en que se departamentos y áreas llevará a cabo la elaboración de la Reprogramación, y vigila que cada Subdirector y Jefe de Departamento o Área, elabore su propia Reprogramación.

f. El Depto. Planeación, Programación y Presupuestación, recibe, analiza e integra la Reprogramación, de los Deptos. y áreas g. Es correcto y procede?

Cuando los subdirectores, jefes departamento y áreas terminan de elaborar su Reprogramación, el departamento de planeación, la recibe, la analiza y la integra.

El subdirector de Planeación y Vinculación, convoca a los subdirectores, jefes de departamentos y áreas a una reunión para la elaboración de la Reprogramación, indicándoles mediante un oficio los lineamientos a seguir para su elaboración así como los documentos de referencia.

Después que el Departamento de Planeación, termina de analizar, procesar e integrar la información determina si está correcta o no. h. Subdirectores, Deptos. y En caso de que la información analizada por áreas atienden Planeación no sea correcta, envía a los observacione Subdirectores, jefes de departamentos o áreas, según sea el caso; las observaciones correspondientes y éstos tienen que atenderlas y turnarlas nuevamente a Planeación para su nuevo análisis e integración i.El Sub. Planeación y Si la información es correcta se envía al Vinculación recibe Subdirector de Planeación y vinculación, mediante oficio la éste la analiza y lo turna al Director para la Reprogramación, para su autorización y envío a la Dirección General análisis de Educación Superior Tecnológica

RESPONSABLE Director de Programación, Presupuestación e infraestructura física de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica Director de la Institución

Subdirector de Planeación y Vinculación

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

Subdirector de Planeación y Vinculación

56

j. El director recibe la El Director del Instituto, recibe la Director del Instituto Reprogramación, la firma y Reprogramación, previamente elaborado la envía a la DGEST para su firma y la envía a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica. k. DGEST, recibe la Reprogramación, del Instituto y la analiza

La Dirección General de Educación Superior Coordinador Sectorial de Tecnológica, recibe la Reprogramación, del Planeación Instituto, mediante oficio dirigido al Coordinador Sectorial de Planeación, la analiza y emite un oficio de autorización o rechazo con la sobservaciones correspondientes al director del Instituto

l. DGEST, envía observaciones al Director del Plantel

En caso de que la Reprogramación, no esté correcta el Director del Plantel recibe ofico con las observaciones correspondientes y lo turna a los Subdirectores, jefes de departamento o jefes de área para su corrección y se envía nuevamente a planeación para su integración y regresa al punto f. En caso de que la Reprogramación, esté correcta el Director de la Institución recibe oficio de autorización. Notifica a los subdirectores, jefes de departamento y áreas la Reprogramación autorizada

m. El Director de la Institución recibe oficio de autorización n.Informa a los Subdirectores, Deptos y Áreas la autorización de la Reprogramación. ñ.Fin

Subdirectores, jefes de departamentos y áreas

Director de la Institución

Director

Termina procedimiento

Fuente: Elaboración propia

4.2.5. Anteproyecto de Inversión El anteproyecto de inversión, es un procedimiento que tiene que ver con la construcción y el mantenimiento de la infraestructura física.

Objetivo Establecer las normas y lineamientos para la elaboración del anteproyecto de inversión, para justificar las necesidades de los recursos económicos para la construcción, equipamiento y mantenimiento de la infraestructura física de la Institución.

57

Alcance

Este documento aplica para toda la Institución, es decir; para todos aquellos departamentos y áreas que tengan necesidad de mantenimiento, construcción o equipamiento.

Políticas

1. La Dirección de la Institución, da el visto bueno de las solicitudes a incluirse en el Anteproyecto de Inversión 2. En la elaboración del Anteproyecto de Inversión deben incluirse los costos respectivos para satisfacer las necesidades. 3. El comité de planeación establece las prioridades de las necesidades para incluirse en el documento. 4. El departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, asesora a los demás departamentos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión. 5. La programación de las necesidades de espacios físicos, equipamiento, mobiliario y reparaciones debe ser congruente con el PIID, institucional. 6. El Director de la Institución, es el responsable de los efectos que se deriven si el documento no es presentado en las fechas señaladas por la DGEST.

Para entender mejor este procedimiento se ilustra con un diagrama de flujo que se muestra en la figura No. 4.5. y un pseudocódigo que se muestra en la tabla No. 4.9.

58

Figura No. 4.5 Diagrama de flujo del Anteproyecto de Inversión

Inicio

a

b

El director del instituto recibe solicitud del anteproyecto de inversión de la DGEST

c

El subdirector de Planeación y Vinculación recibe indicación del director para convocar a reunión a jefes de departamentos y áreas para elaborar el anteproyecto de inversión

d

Jefes de departamentos y áreas determinan sus necesidades de equipamiento, mantenimiento y construcción y turnan a planeación la información para su análisis

El departamento de planeación, recibe información y la analiza

e

Es correcto y Procede?

SI

NO g

f

h

Elabora el Anteproyecto de inversión, para su entrega

El Sub. De Planeación y Vinculación, recibe anteproyecto. Lo Rubrica y lo turna al Director de la Institución

Regresa nuevamente a los Jefes para atender las observaciones

El Director recibe anteproyecto y prepara el oficio para enviarlo a la DGEST

j

i

F IN

Fuente: Elaboración propia

59

Tabla No. 4.9. Pseudocódigo del Anteproyecto de Inversión SECUENCIA a. Inicio b. El director del instituto recibe solicitud del anteproyecto de inversión de la DGEST

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento El director de la Institución, recibe el oficio de solicitud del anteproyecto de inversión y gira instrucciones al Subdirector de Planeación y Vinculación para su atención

c. El Subdirector de Planeación y Vinculación recibe indicación del director para convocar a reunión a jefes de departamentos y áreas para elaborar el anteproyecto de inversión d. Jefes de departamentos y áreas determinan sus necesidades de equipamiento, mantenimiento y construcción y turnan a planeación la información para su análisis

El Subdirector de Planeación y Vinculación, El Subdirector de convoca a reunión a los jefes de Planeación y Vinculación departamento y áreas para la definición de sus necesidades de mantenimiento, equipamiento y construcción

e. El departamento de planeación, recibe información y la analiza

El departamento de planeación, recibe la información de las necesidades de cada departamento para su análisis.

f. Elabora el Anteproyecto de inversión, para su entrega g. Regresa nuevamente a los Jefes para atender las observaciones

h. El Sub. De Planeación y Vinculación, recibe anteproyecto. Lo Rubrica y lo turna al Director de la Institución i.El Director recibe anteproyecto y prepara el oficio para enviarlo a la DGEST j. F I N

En la reunión definen sus necesidades de mantenimiento, construcción y equipamiento bajo las normas y lineamientos que previamente el Subdirector le indicó

RESPONSABLE El director de la Institución

Jefes de Departamentos y Áreas

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación Si la información es correcta se procede a Departamento de integrar el documento del antreproyecto y se Planeación, envía al Subdirector de Planeación y Programación y vinculación para su rubrica y conocimiento Presupuestación En caso de que la información analizada por Jefes de Departamentos Planeación no sea correcta, envía a los y Áreas Subdirectores, jefes de departamentos o áreas, según sea el caso; las observaciones correspondientes y éstos tienen que atenderlas y turnarlas nuevamente a Planeación para su análisis nuevamente Cuando el anteproyecto de inversión ya está Subdirector de integrado totalmente, el Subdirector lo Planeación y Vinculación recibe, lo analiza, lo rubrica y lo envía al director para su envío a la DGEST El director de la Institución, recibe el documento del anteproyecto previamente integrado y rubricado por el subdirector de Planeación y Vinculación, genera el oficio de entrega y lo envía a la DGEST. Termina procedimiento

El director de la Institución

Fuente: Elaboración propia

60

4.2.6 Estructura Educativa La estructura educativa es un procedimiento que se refiere a la oferta educativa de cada semestre. Se detectan las necesidades de recurso humano para cubrir las materias que se ofertan, así también las plazas administrativas que se necesitan para atender la operatividad de la Institución.

Objetivo Contar con un documento que refleje la carga de trabajo de cada trabajador tanto con plaza docente como con plaza administrativa, las necesidades que se tienen por atender cada semestre en el ámbito educativo como son materias que están pendientes por atender pero que son demandadas.

Alcance Aplica para todo el personal de la Institución.

Políticas 1. El departamento de recursos humanos es el responsable de proveer la información a planeación para elaborar la estructura educativa en función de los horarios de trabajo. 2. El departamento de Planeación, Programación y Presupuestación, es el responsable de la integración de la estructura educativa 3. La integración y envío de la estructura educativa debe hacerse en tiempo y forma de acuerdo a los lineamientos que establece la DGEST, para estar en posibilidades de solicitar recursos. 4. El Director de la Institución es el responsable de la gestión de recursos ante la DGEST, en función de las necesidades reflejadas en la estructura educativa. 5. La integridad y veracidad de la información será responsabilidad de del departamento de Recursos Humanos.

Para este procedimiento también se ha hecho un diagrama de flujo que se muestra en la figura No. 4.6 y un pseudocódigo que se muestra en la Tabla No. 4.10.

61

Figura No. 4.6 Diagrama de flujo de la Estructura Educativa

Inicio

a

b

El director del instituto recibe solicitud de la DGEST, de la estructura educativa

c

El Subdirector de Planeación y Vin. recibe la indicación del Director para solicitar a Recursos Humanos la información correspondiente.

d

Recursos Humanos atiende la solicitud, enviando copia de los horarios y demás información a Planeación para integrar la estructura educativa

El departamento de planeación, recibe información y la analiza

e

Es correcto y Procede?

SI

NO g

f

h

Elabora el documento de la estructura educativa y la envía a la Sub. Plan. Y Vinculación

El Sub. De Planeación y Vinculación, recibe la estructura educativa y la turna al Director de la Institución.

Regresa nuevamente a Recursos Humanos para su atención.

observaciones. El Director recibe la estructura educativa y prepara el oficio para enviarla a la DGEST

j

i

FIN

Fuente: Elaboración propia

62

Tabla No. 4.10 Pseudocódigo de la Estructura Educativa SECUENCIA a. Inicio b. El director del instituto recibe solicitud de la DGEST, de la estructura educativa c. El subdirector de Planeación y Vinculación recibe indicación del Director para solicitar a Recursos Humanos la información relacionada con el personal que labora en la Institución. d.Recursos Humanos atiende la solicitud, enviando copia de los horarios y demás información a Planeación para integrar la estructura educativa e. El departamento de planeación, recibe información y la analiza

DESCRIPCIÓN Inicio del procedimiento El director de la Institución, recibe el oficio de solicitud por parte de la DGEST, para entregar la estructura educativa y gira instrucciones al Subdirector de Planeación y Vinculación. El Subdirector de Planeación y Vinculación, convoca a reunión al jefe de planeación y al de recursos humanos para darles instrucciones y darle a conocer los lineamientos para la elaboración de la estructura educativa.

RESPONSABLE El director de la Institución

El Subdirector de Planeación y Vinculación

El jefe de recursos humanos hace llegar a Recursos humanos planeación los horarios de los trabajadores, así como información relacionada a sus condiciones actuales de trabajo; como es ultimo grado de estudios, plaza, antigüeda, etc.

El departamento de planeación, recibe la Departamento de información que le envía Recursos humanos Planeación, y la naliza Programación y Presupuestación f. Elabora el documento de Si la información es correcta se procede a Departamento de la estructura educativa y la integrar el documento de la estructura Planeación, envía a la Sub. Plan. Y educativala y se envía al Subdirector de Programación y Vinculación Planeación y vinculación para su rubrica y Presupuestación conocimiento g. Regresa nuevamente a En caso de que la información analizada por Recursos humanos Recursos Humanos para su Planeación no sea correcta, se solicita atención. nuevamente a Recursos humanos la información correcta o en su defecto todas las aclaraciones pertinentes necesarias h. El Sub. De Planeación y Vinculación, recibe la estructura educativa y la turna al Director de la Institución. i.El Director recibe la estructura educativa y prepara el oficio para enviarla a la DGEST j. F I N

Cuando la estructura educativa ya está lista e integrada totalmente, el Subdirector de planeación y vinculación la recibe, la analiza, la rubrica y lo envía al director para su envío a la DGEST El director de la Institución, recibe el documento de la estructura educativa y prepara el documento para enviarla a la DGEST. Termina procedimiento

Subdirector de Planeación y Vinculación

El director de la Institución

Fuente: Elaboración propia

63

Comentarios finales del capítulo En este capítulo se hizo un análisis de los procedimientos que forman parte del proceso de planeación. Desde la descripción hasta su representación secuencial representada por diagramas de flujo y pseudocódigo. Fue necesario hacer un consenso general de todos los actores que participan en el escenario de la administración para definir cuales eran los pasos a seguir cuidadosamente sin omitir alguna información importante y que además se tuviera la certeza de que la información recabada en ese recorrido del procedimiento fuera íntegra, veraz y oportuna sin violentar la normatividad que rige nuestro Sistema Nacional de Institutos tecnológicos.

64

CAPÍTULO 5. LLENADO DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El llenado de los formatos de registro es una tarea muy importante ya que es la estructura de almacenamiento de la información, es decir; no basta con identificar y documentar los procedimientos, es necesario identificar los campos del formato que registre la información para futuras consultas. Se debe evitar al máximo la redundancia de información ya que este hecho, lejos de agilizar el trabajo produce ambigüedades.

Para cada procedimiento se analizarán la cantidad de formatos que sean necesarios, así también; se analizarán los campos de información relevante y

que sirva de

vínculo para el siguiente formato. En otras palabras habrá formatos que sean antecesores de otros de tal forma que la información sea íntegra, generando el mismo resultado; sólo que con un enfoque diferente, que refleje ciertas condiciones que sirvan para alguna toma de decisiones o bien que sirvan como indicadores confiables para el seguimiento de cada actividad.

Se han de realizar algunas descripciones técnicas en algunos formatos y campos específicos con el fin de aclarar hasta el más mínimo detalle para llevar a cabo la captación de información. Probablemente el campo no proporcione mucha información por su descripción pero con la descripción técnica y detallada este problema se resuelve categóricamente. La finalidad de ésto es que sirva tanto para usuarios con experiencia como para usuarios que no conozcan el procedimiento.

65

5.1 Formato de registro para el Programa de Trabajo Anual Para el registro de las metas proyectadas en el Programa de Trabajo Anual, se utilizará el siguiente formato. Cuadro No. 5.1 Cuadro No. 5.1. Formato de registro del Programa de Trabajo Anual FORMATO PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL (PTA)

CÓDIGO: PL-PTA-001 REVISIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 1

DIRECCIÓN GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL:_______ INSTITUTO TECNOLÓGICO DE: ( 1 )

HOJA: DE

OBJETIVO ESTRATEGICO: ( 2 ) OBJETIVO PARTICULAR: ( 3 ) METAS AL 20__ META DEL PIID DEL SNEST

PROCESO SUSTANTIVO ( 6 )

(4) ( )

PORCENTAJE A ALCANZAR EN UNIDAD DE MEDIDA EL 20__ (7) )

(8

CANTIDAD ( 9 )

META DEL PIID DEL I.T. (5)

TIPO DE INDICADOR ( 10 )

PRINCIPALES ACTIVIDADES ( 12)

1.-

2.-

FÓRMULA ( 11 )

3.-

4.-

5.-

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ( 13 )

PERIODO DE EJECUCIÓN ( 14 )

E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S

SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN ( 15 )

SUBDIRECTOR DE

O N D E F M A M J J A S O N

D

E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S ON D

AUTORIZÓ ( 16 )

DIRECTOR

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

66

5.1.1. Instructivo y llenado del Programa de Trabajo Anual

Inicialmente debe completarse el texto que dice: programa de trabajo anual: Aquí debe anotarse el año próximo inmediato sobre el cual se va proyectar al Programa de Trabajo Anual.

1. Instituto Tecnológico de: Anotar el nombre completo del Instituto Tecnológico de Acapulco 2. Objetivo estratégico: Debe anotarse el objetivo estratégico de acuerdo al PIID. 3. Objetivo particular: Debe anotarse el objetivo estratégico de acuerdo al PIID. 4. Metas del PIID del SNEST. Anotar el número de meta del PIID del SNEST. Estas se encuentran referenciadas en el Anexo 2. 5. Descripción técnica. De estas 75 metas debe buscarse en cuál de ellas impacta la meta institucional, es decir; de que forma contribuye la Institución para el logro de las metas del SNEST. 6. Meta del PIID del ITA. Anotar la descripción de la meta del tecnológico que haga referencia al PIID Institucional. Si no existe en ese documento, se considera que la meta es propia del departamento. De cualquier forma debe anotarse. 7. Proceso sustantivo. Aquí se anota el proceso sustantivo. Ver tabla No. 4.1. 8. Descripción técnica. La meta que se esté planteando debe caer necesariamente dentro de estas clasificaciones, porque son las engloban al proceso educativo. 9. Porcentaje a alcanzar en el 20__. En este campo se anota el porcentaje que se pretende alcanzar en el ejercicio siguiente. 10. Unidad de medida. En el anexo No. 2 de metas e indicadores, existe la propuesta de las unidades de medidas que se deben considerar. Y precisamente existe una columna de unidad de medida de acuerdo a la meta planteada.

67

11. Cantidad. Aquí se anota la parte cuantitativa de la meta. Por ejemplo si se habla de programas, será la cantidad de programas propuestos en la meta. 12. Indicadores. En el anexo No. 2 de metas e indicadores, existe una columna de propuesta de indicadores de acuerdo a la meta planteada que se deben considerar. 13. Fórmula. En este campo, de acuerdo al anexo 2, también existe una columna de fórmulas propuestas que deben considerarse. 14. Principales actividades. En este campo se deben anotar las principales actividades que nos conduzcan a lograr la meta planteada. Hay espacio hasta para cinco actividades. 15. Responsable. Debe anotarse el nombre de los departamentos que participen en alguna o algunas actividades para el logro de la meta. 16. Periodo de ejecución. En este campo se marca el mes en el que se pretende llevar a cabo la actividad lo conduzca al logro de la meta. 17. Seguimiento y/o coordinación. Aquí firma el subdirector correspondiente de acuerdo a la meta planteada y al departamento que esté a su cargo. 18. Autorizó. Finalmente irá en este campo la firma del director. Persona facultada para autorizar.

68

5.2. Formato de registro para el Programa Operativo Anual Para el Programa Operativo Anual, se utilizarán varios formatos para recabar la información necesaria y suficiente. El conjunto de estos formatos será el documento final del POA. Es importante recordar que existen diez procesos sustantivos que son los que se tomarán en cuenta para distribuir el POA.

5.2.1 Formato de desglose de partidas. Se anotará la información relacionada con las partidas presupuestales que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, emite para ejercer el recurso. Cuadro No. 5.2 Desglose del Programa Operativo Anual por partidas PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (1) INSTITUTO TECNOLOGICO DE ACAPULCO DESGLOSE DEL PRESUPUESTO

PROCESO:(2)

ACTIVIDAD: (3) ACCIÓN: (4)

PARTIDA PRESUPUESTAL CLAVE (5)

Código: PL-POA-001 REVISIÓN: 1

IMPORTE ANUAL (7)

NOMBRE (6)

TOTAL (10)

PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES DE INGRESOS PROPIOS (8)

-

-

SUBSIDIO (9)

-

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

69

5.2.1.1 Instructivo y llenado del desglose del Programa Operativo Anual

1. Programa Operativo Anual: Anotar el año que corresponda al Programa de Operativo Anual 2. Proceso: Aquí se anota el proceso sustantivo de acuerdo a la tabla No. 4.1. 3. Actividad: Se anota la actividad que corresponda al proceso sustantivo de acuerdo al anexo No. 3. 4. Acción: Se anota la acción que corresponda al proceso sustantivo de acuerdo al anexo No. 3. 5. Clave: Se anota la clave presupuestal del clasificador por objeto del gasto emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público refiérase a la dirección electrónica: http://www.google.com.mx/search?hl=es&q=clasificador+por+objeto+de l+gasto&meta 6. Nombre: Anotar la descripción correspondiente a la partida referida. 7. Importe anual: El importe anual, es el resultado de la suma de las columnas 8 y 9 por partida presupuestal. 8. Ingresos propios: Este campo es para anotar el presupuesto destinado a una determinada partida por concepto de ingresos propios. 9. Subsidio: Este campo es para anotar el presupuesto destinado a una determinada partida por concepto de gasto directo. 10. Total: Este es el campo del total por proceso, acción y actividad.

5.2.2 Formato de concentrado por proceso. Este formato se utiliza para concentrar la información de cada proceso de acuerdo al anexo No. 3. Recordemos que son diez procesos sustantivos donde un proceso puede ser atendido por más de un departamento. El cuadro No.5.3 se usa para el registro.

70

Cuadro No.5.3. Formato concentrado por proceso Código: PL-POA-002 REVISIÓN: 1

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20_(1) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO CONCENTRADO POR PROCESO

PROCESO:(2) _______________________ HOJA 1 DE x ACCIÓN(3)

UNIDAD DE MEDIDA(4)

META ANUAL(5)

PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES

PRESUPUEST INGRESOS O ANUAL(6) PROPIOS(7)

GASTOS DE OPERACIÓN(8)

TOTAL(9)

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.2.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso 1. Programa Operativo Anual: En este campo se anota el año de referencia del POA 2. Proceso: Se anota el nombre del proceso sustantivo de acuerdo a la tabla No.4.1 3. Acción: Este campo recibe la información de la acción descrita en el anexo No. 3.

4. Unidad de medida: Aquí se anota la unidad de medida de la acción. Por ejemplo: si la acción es “Atención a alumnos escolarizados”, la unidad de medida será alumnos atendidos. 5. Meta anual: En este campo se anota la meta que se logrará en esa determinada acción. Tomando el mismo ejemplo del punto 4, anotaríamos la cantidad de alumnos que se pretenden atender. 6. Presupuesto anual: Este campo capta la cantidad presupuestada para poder lograr la meta planteada en cada acción.

71

7. Ingresos propios: En este campo se captura la información que se va a destinar para el logro de la meta vía ingresos propios. 8. Gasto de operación: En este campo se captura la información que se va a destinar para el logro de la meta vía subsidio. 9. Total: Finalmente en estos campos se obtienen los totales por proceso.

72

5.2.3 Formato de POA concentrado por partida presupuestal. En este formato se concentra toda la información por proceso, por partidas y capítulos, tanto para la captación de ingresos propios como por gasto directo. Se usa el cuadro No. 1.4. Cuadro No. 5.4 Formato de POA, concentrado por partida presupuestal Código: PL-POA-003 REVISIÓN: 1

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20 (1) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO CONCENTRADO POR PARTIDA PRESUPUESTAL

CLAVE(2)

PARTIDA NOMBRE (3)

PROCESOS (4) PROCESO 01 PROCESO 02 PROCESO 03 PROCESO 04 PROCESO 05 PROCESO 06 PROCESO 07 PROCESO 08 PROCESO 09 PROCESO 10 ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO

PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVÉS DE ING.PROP.(5) SUBSIDIO (6) TOTAL (7)

TOTAL CAPITULO 1000 (8)

TOTAL CAPÍTULO 2000 (9)

TOTAL CAPÍTULO 3000 ( 10 )

TOTAL CAPÍTULO 5000 (11)

TOTAL CAPÍTULO 7000 (12) TOTALES (13)

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

73

5.2.3.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por partida presupuestal. 1. Programa operativo anual: Anotar el año del POA, que se está proyectando 2. Clave: Se anotará la clave de la partida correspondiente de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. 3. Nombre: Anotar la descripción de la partida presupuestal 4. Procesos: En estos campos se coloca la cantidad que resulta de la sumatoria de todos los departamentos que se involucran en cada proceso de acuerdo al manual de organización en sus dos modalidades que puede ser vía ingresos propios o gasto directo. 5. Ingresos propios: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya captación son ingresos propios. 6. Subsidio: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya captación es por gasto directo. 7. Total: Este campo se actualiza con la sumatoria del total de ingresos propios y del gasto directo. Esto es por partida presupuestal 8. Capítulo 1000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 1000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 9. Capítulo 2000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 2000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 10. Capítulo 3000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 3000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 11. Capítulo 5000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 5000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 12. Capítulo 7000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 7000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 74

13. Totales: Aquí se obtienen todos los totales por proceso tanto en ingresos propios como en gasto directo.

5.2.4 Formato de capítulo 5000. En este formato se anota toda la información relacionada a los equipos de oficina, laboratorios y talleres; así como unidades motrices para la dependencia. Es importante para la adquisición de estos equipos mandar un documento que se llama subpresupuesto a las oficinas centrales de la DGEST, para su autorización; porque se consideran partidas restringidas y requieren autorización previa. El cuadro 5.5 se utiliza para este fin. Cuadro No. 5.5. Formato del capítulo 5000 Código: PL-POA-004 REVISIÓN: 1

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20_( 1 )_ INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO DESGLOSE DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN CON CARGO A INGRESOS PROPIOS (CAPÍTULO 5000) PARTIDA ( 2 )

DENOMINACIÓN DEL BIEN ( 3 )

TOTAL ( 8 )

CANTIDAD ( 4 ) COSTO UNIT. ( 5 ) COSTO TOT. ( 6 )

JUSTIFICACIÓN ( 7 )

-

_________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ( 9 )

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.2.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000. 1. Programa Operativo Anual: Anotar el año correspondiente al Programa Operativo Anual que se esté proyectando.

75

2. Partida: Anotar la clave de la partida presupuestal correspondiente al bien de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. 3. Nombre del bien: Aquí se anota la descripción del de bien con sus respectivas características. 4. Cantidad: Se debe anotar la cantidad del bien que se vaya adquirir 5. Costo unit.: Se anota el costo unitario del bien que se quiere adquirir. 6. Costo tot.: Este campo de ser el resultado de la multiplicación del campo 4 por el campo 5. 7. Justificación: En este campo debe anotarse la justificación adecuada por la cual se está solicitando la adquisición del bien. 8. Total: Este campo registra el total o subtotal de la adquisición del capítulo 5000. 9. Nombre y firma del director: Finalmente se anota el nombre del director de la Institución como aval de dicha adquisición.

5.2.5 Formato del concentrado del proyecto. Este es el último formato del POA. En el se hace un concentrado final de cada proceso y la respectiva cantidad que se necesita para tal proceso. El cuadro No. 5.6 se muestra a continuación. Cuadro No 5.6 Formato de concentrado del proyecto. Código: PL-POA-005 REVISIÓN: 1 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 20 ( 1 ) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO CONCENTRADO DEL ANTEPROYECTO

PROCESO ( 2 )

DESCRIPCIÓN ( 3 )

PRESUPUESTO TOTAL ( 4 )

TOTAL ( 7 )

PRESUPUESTO A CUBRIR INGRESOS PROPIOS ( 5 ) SUBSIDIO ( 6 )

-

-

-

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

76

5.2.5.1 Instructivo y llenado del concentrado del proyecto. 1. Programa operativo anual: Se anota el año correspondiente a la proyección del Programa Operativo Anual. 2. Proceso: Se anota la clave del proceso que se describió en la tabla No. 4.1. 3. Descripción: Se escribe el nombre del proceso. 4. Presupuesto total: En este campo se anota el total que resulta de la sumatoria de los campos 5 y 6, independientemente de la modalidad; es decir, si es ingresos propios o gasto directo. 5. Ingresos propios: Se anota el total que se destina para cubrir el proceso de referencia vía ingresos propios. 6. Subsidio: Se anota el total que se destina para cubrir el proceso de referencia vía gasto directo. 7. Total: En estos campos se registra el total general del Programa Operativo Anual, tanto por ingresos propios como por gasto directo.

5.3 Formato de registro para el Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual Para el seguimiento de las metas del PTA, se ha definido que se hará cada tres meses con la finalidad de tener un valor que en poco tiempo sirva de indicador para saber si se está cumpliendo con la meta de acuerdo a lo planeado. Para el registro de este análisis se utiliza el siguiente cuadro. El cuadro 5.7 muestra el formato.

77

Cuadro No. 5.7. Formato de registro del seguimiento del Programa de Trabajo Anual DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL SISTEMA FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL 20__( 1 )

Código: PL-SPTA-001 Revisión: 1

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE:__( 2 )

METAS 2007

No. ( 3 ) DESCRIPCIÓN DE LA META ( 4 )

AVANCE ESPERADO AL ( 5 )

UNIDAD DE MEDIDA ( 6 )

CANTIDAD ( 7 )

AVANCE ALCANZADO

APLICACIÓN DE LA FÓRMULA DEL INDICADOR ( 8 )

AVANCE CUANTITATIVO AL (9)

AVANCE CUALITATIVO AL ( 10 )

AUTORIZÓ

NOMBRE DEL DIRECTOR

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.3.1 Instructivo y llenado del formato de registro del Seguimiento de las Metas del Programa de Trabajo Anual

1. Programa de trabajo anual: Debe anotarse el año correspondiente al Seguimiento del Programa de Trabajo Anual. 2. Instituto tecnológico de: En este campo se anota el nombre del tecnológico de Acapulco. 3. No.: En este campo se anota el número de meta de acuerdo al que se le asignó en el PTA.

78

4. Descripción de la meta: Aquí se describe la meta correspondiente al PTA. 5. Avance esperado al: En este campo debe anotarse de manera porcentual el avance que se espera alcanzar al final del año. 6. Unidad de medida: En el PTA se anotó una unidad de medida para la meta, por tanto es esa unidad de medida la que debe anotarse aquí. 7. Cantidad: Este campo se refiere a la cantidad de eventos se llevarán a cabo para lograr la meta. Por ejemplo: si la meta trata de manuales de procedimientos; la cantidad será el número de manuales que se programaron para alcanzar. 8. Aplicación de la fórmula: De igual forma, este valor se toma del Programa de Trabajo Anual, que es acorde con la propuesta de indicadores en el anexo 2. 9. Avance cuantitativo al: Aquí debe anotarse la cantidad porcentual que se ha logrado al trimestre que se está evaluando. 10. Avance cualitativo: En este campo se anota la razón por la cual se ha alcanzado el porcentaje anotado en el campo 9.

5.4 Formatos de registro para la Reprogramación Para el registro de la información de la reprogramación se requiere el uso de varios formatos los cuales se analizarán de manera independiente.

5.4.1 Formato de captación de ingresos propios En el formato de captación de ingresos propios se usa para la cantidad que se piensa captar en los diferentes conceptos. Ver cuadro No. 5.8.

79

Cuadro No. 5.8. Formato de registro para la captación de ingresos propios Código: PL-RPOA-001 REVISIÓN: 1 REPROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO 20 _( 1 ) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO

1ER. SEMESTRE 2O. SEMESTRE MATRÍCUL A MATRÍCULA ESPERADA ESPERADA (2) CUOTA ( 3 ) ( 4 ) CUOTA ( 5 )

IMPORTE ANUAL ( 6 )

CUOTA DE RECUPERACIÓN VOLUNTARIA: ( 7 ) -

ASESORÍA A EMPRESAS ( 8 )

TOTAL ( 9 ) RESPONSABLE DE ELABORAR LA INFORMACIÓN

Vo. Bo. DIRECTOR DEL I.T.

NOMBRE: ( 10 ) CARGO: ( 11 ) FIRMA:_( 12 )______________________

__________________________________ NOMBRE Y FIRMA ( 13 )

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.4.1.1 Instructivo y llenado del formato de captación de ingresos propios 1. Reprogramación del Presupuesto. Se anota la el año de referencia de la reprogramación 2. Matrícula esperada. Aquí se anota la cantidad de alumnos que se espera

captar

en

el

primer

semestre

(enero-junio),

tanto

de

reinscripción como de nuevo ingreso. 3. Cuota. En este campo se anota la cantidad de dinero que se espera captar en el primer semestre por los diferentes conceptos. 4. Matrícula esperada. Igual que en campo número 2, se anota la cantidad de alumnos que se piensan captar pero en el segundo semestre (agosto-diciembre), tanto de reinscripción como de nuevo ingreso. 80

5. Cuota. En este campo se anota la cantidad de dinero que se espera captar en el segundo semestre por los diferentes conceptos. 6. Importe anual. Este campo es el resultado de la sumatoria obtenida de los dos semestres en el año por los diferentes conceptos. 7. Cuota de recuperación voluntaria. En este campo se desglosan los diferentes conceptos por los cuales se vaya a tener una captación. Por ejemplo:

Inscripciones,

Reinscripciones,

Cursos

de

titulación,

Titulaciones, etc.. 8. Asesoría a empresas. En este rubro deben anotarse los conceptos por los cuales se piensa obtener ingresos relacionados con empresas. Por ejemplo: Cursos de capacitación, Proyectos productivos, etc. 9. Total. Este campo refleja el gran total de captación proyectado. 10. Nombre: Aquí debe anotarse el nombre del responsable de la proyección de captación de ingresos propios. 11. Cargo. Debe anotarse la descripción del cargo del encargado de hacer la proyección. 12. Firma. Debe ir debidamente firmado por el responsable de la proyección. 13. Nombre y Firma. En este campo debe ir el nombre y la firma del director de la Institución.

5.4.2 Formato del concentrado por proceso para la Reprogramación. Este formato sirve para registrar la información de las acciones y metas a lograr para el ejercicio proyectado. Ver cuadro No. 5.9.

81

Cuadro No. 5.9. Formato de registro de concentrado por proceso para la Reprogramación Código: PL-RPOA-002 REVISIÓN: 1

REPROGRAMACIÓN ANUAL 20_(1) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO CONCENTRADO POR PROCESO

PROCESO:(2) _______________________ HOJA 1 DE x PRESUPUESTO A CUBRIR A TRAVES

ACCIÓN(3)

UNIDAD DE MEDIDA(4)

META PRESUPUEST INGRESOS ANUAL(5) O ANUAL(6) PROPIOS(7)

GASTOS DE OPERACIÓN(8)

TOTAL(9)

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.4.2.1 Instructivo y llenado del formato concentrado por proceso de la Reprogramación. 1. Reprogramación anual: En este campo se anota el año de referencia de la Reprogramación. 2. Proceso: Se anota el nombre del proceso sustantivo. 3. Acción: Este campo recibe la información de la acción descrita en el anexo No. 3. 4. Unidad de medida: Aquí se anota la unidad de medida de la acción. Por ejemplo: si la acción es “Atención a alumnos escolarizados”, la unidad de medida será alumnos atendidos. 5. Meta anual: En este campo se anota la meta que se logrará en esa determinada acción. Tomando el mismo ejemplo del punto 4, anotaríamos la cantidad de alumnos que se pretenden atender. 6. Presupuesto anual: Este campo capta la cantidad presupuestada para poder lograr la meta planteada en cada acción. 7. Ingresos propios: En este campo se captura la información que se va a destinar para el logro de la meta vía ingresos propios. 8. Gasto de operación: En este campo se captura la información que se va a destinar para el logro de la meta vía subsidio. 82

9. Total: Finalmente en estos campos se obtienen los totales por proceso.

5.4.3 Formato del RPOA concentrado por partida presupuestal. En este formato se concentra toda la información por proceso, por partidas y capítulos, tanto para la captación de ingresos propios como por gasto directo.

83

Cuadro No. 5.10 Formato del RPOA, concentrado por partida presupuestal Código: PL-RPOA-003 REVISIÓN: 1

REPROGRAMACIÓN ANUAL 20 (1) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO CONCENTRADO POR PARTIDA PRESUPUESTAL

CLAVE(2)

PARTIDA NOMBRE (3)

PROCESOS (4) PRESUPUESTO A CUBRIR PROCESO 01 PROCESO 02 PROCESO 03 PROCESO 04 PROCESO 05 PROCESO 06 PROCESO 07 PROCESO 08 PROCESO 09 PROCESO 10 A TRAVÉS DE ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP. SUBSIDIO ING.PROP.(5) SUBSIDIO (6) TOTAL (7)

TOTAL CAPITULO 1000 (8)

TOTAL CAPÍTULO 2000 (9)

TOTAL CAPÍTULO 3000 ( 10 )

TOTAL CAPÍTULO 5000 (11)

TOTAL CAPÍTULO 7000 (12) TOTALES (13)

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

84

5.4.3.1 Instructivo y llenado del formato del concentrado por partida presupuestal del RPOA 1. Reprogramación anual: Anotar el año de la Reprogramación Anual, que se está proyectando 2. Clave: Se anotará la clave de la partida correspondiente de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. 3. Nombre: Anotar la descripción de la partida presupuestal 4. Procesos: Aquí existen diez procesos en estos campos se coloca la cantidad que resulta de la sumatoria de todos los departamentos que se involucran en cada proceso de acuerdo al manual de organización en sus dos modalidades que puede ser vía ingresos propios o gasto directo. 5. Ingresos propios: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya captación son ingresos propios. 6. Subsidio: Este campo recibe la sumatoria de todos los procesos cuya captación es por gasto directo. 7. Total: Este campo se actualiza con la sumatoria del total de ingresos propios y del gasto directo. Esto es por partida presupuestal 8. Capítulo 1000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 1000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 9. Capítulo 2000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 2000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 10. Capítulo 3000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 3000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 11. Capítulo 5000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 5000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo.

85

12. Capítulo 7000: Estos campos almacenan la sumatoria total del capítulo 7000 de todos los procesos; tanto de ingresos propios como de gasto directo. 13. Totales: Aquí se obtienen todos los totales por proceso tanto en ingresos propios como en gasto directo.

5.4.4 Formato del RPOA, para el capítulo 5000. En este formato se anota toda la información relacionada a los equipos de oficina, laboratorios y talleres; así como unidades motrices para la dependencia, etc. Se hace un ajuste de todos los equipos que por alguna razón no se consideraron en el POA, aquí tienen que reconsiderarse. Es importante mencionar que para la adquisición de estos equipos se debe mandar un documento que se llama subpresupuesto a las oficinas centrales de la DGEST, para su autorización; porque se consideran partidas restringidas y requieren autorización previa. Ver cuadro No. 5.11. Cuadro No. 5.11. Formato del capítulo 5000 para la Reprogramación Código: PL-RPOA-004 REVISIÓN: 1

REPROGRAMACIÓN ANUAL 20_( 1 )_ INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO DESGLOSE DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN CON CARGO A INGRESOS PROPIOS (CAPÍTULO 5000) PARTIDA ( 2 )

DENOMINACIÓN DEL BIEN ( 3 )

CANTIDAD ( 4 ) COSTO UNIT. ( 5 ) COSTO TOT. ( 6 )

TOTAL ( 8 )

JUSTIFICACIÓN ( 7 )

-

_________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ( 9 )

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.4.4.1 Instructivo y llenado del formato del capítulo 5000. 1. Reprogramación

anual:

Anotar

el

año

correspondiente

a

la

Reprogramación anual que se esté proyectando.

86

2. Partida: Anotar la clave de la partida presupuestal correspondiente al bien de acuerdo al clasificador por objeto del gasto. 3. Nombre del bien: Aquí se anota la descripción del de bien con sus respectivas características. 4. Cantidad: Se debe anotar la cantidad del bien que se vaya adquirir 5. Costo Unit.: Se anota el costo unitario del bien que se quiere adquirir. 6. Costo tot.: Este campo de ser el resultado de la multiplicación del campo 4 por el campo 5. 7. Justificación: En este campo debe anotarse la justificación adecuada por la cual se está solicitando la adquisición del bien. 8. Total: Este campo registra el total o subtotal de la adquisición del capítulo 5000. 9. Nombre y Firma del director: Finalmente se anota el nombre del director de la Institución como aval de dicha adquisición

5.5 Formato de registro para el Anteproyecto de Inversión El formato programa de obra del Anteproyecto de Inversión, se llenará de la manera siguiente. Cuadro No. 5.12.

87

Cuadro No.5.12 . Formato de registro del Anteproyecto de Inversión ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN

Código: PL-ANT-001 REVISIÓN: 1

(2)

(1)

(3)

(4)

A

(5)

DOCUMENTO

L

T

A

A PROGRAM A DE OBRA

(6)

A

L

T

A

CONSTRUCCION

MOB. Y EQUIPO

(8)

OBRA EXTERIOR

E T A P A

(9)

T O T A L

(

)

E

E L E M E N T O S

(7)

S

C

M

E

T

(10)

EDIF

(10)

M E

(11)

OBSERVACIONES:

(12)

(13)

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.5.1. Instructivo y llenado para el Anteproyecto de Inversión Antes que nada debe anotarse en la parte superior, el tipo de documento de que se trate, en este caso, Anteproyecto de Inversión, e inmediatamente, llenar los recuadros como se indica:

88

1. Estado, deberá anotarse e nombre de la entidad correspondiente, así como del municipio de que se trate, la localidad, el nombre de la Institución y la clave del centro de trabajo 2. Hoja: Anotar el número progresivo y el total de hojas del formato.

Ej.

Hoja 1 de 2 3. Prioridad: Área de uso exclusivo de la DGEST 4. Estructura educativa: Las áreas sombreadas serán de uso exclusivo de la DEST. Se llenará el campo de población escolar: actual, que será la estadística de los periodos año próximo autorizado, la población captada de los periodos del año en curso estimada, la proyectada para los periodos del año siguiente. 5. Meta: En existente se anotará el número de las construcciones Se anotará el número de las construcciones exprofesas y adaptaciones que ya sean definitivas, incluyendo las autorizadas en el último programa de inversión, como se indica en la columna de “ALTA” ( A- Aulas, L- Laboratorios, TTalleres y A- Anexos); en programada se anotará en la columna “ALTA” el número de elementos que se solicita, considerando las Construcciones, reparaciones, mobiliarios y equipos por unidad local; en el campo autorizada no se llenará. 6. Programa: Se anotará el año que se solicita. En los primeros cuatro recuadros (ALTA) nuevamente se manifestarán los elementos solicitados y en los recuadros siguientes (construcción, mobiliario y equipo, obra exterior y total) No se llenarán. Los costos de construcción, mobiliario, equipo y reparaciones solicitados en el documento del Anteproyecto de inversión, se anexarán en una hoja por separado. El mobiliario y equipo será presupuestado por la Institución. Para los costos de reparaciones se tomarán en cuenta cotizaciones de contratistas y proveedores de la zona. 7. Elementos: Anotar el nombre de los locales con que cuente la institución, de acuerdo a la siguiente denominación: a) Espacios existentes (locales exprofesos y adaptaciones consideradas como definitivas). Estos datos deberán estar acordes con los del recuento físico de instalaciones.

89

b) Adaptaciones provisionales (áreas o locales ubicados en espacios no exprofesos y que cuentan con equipo y/o mobiliario correspondiente) Aquí se mencionará el nombre del espacio que ocupa dicha adaptación. c) Solicitudes (Necesidades solicitadas por las diferentes áreas y relacionadas en orden prioritario.) 8. Existe: Anotar en la columna “C” el número de locales construidos exprofesos y adaptaciones definitivas, los que cuentan con mobiliario en “M” y en “E” los que tienen equipo. 9. Etapa: Uso exclusivo de la DGEST 10. Est (estructura): Uso exclusivo de la DGEST. Edif. (Edificios) Anotar la letra propuesta para identificar al edificio según corresponda dentro del Plano Regulador Institucional. 11. Total elementos: Se anotará el total de elementos programados en el renglón correspondiente. 12. Equipamiento: Se anotará en la columna y renglón correspondiente los mobiliarios “M” y “E” equipos programados (Totales, parciales o Complementarios). Se anotará la letra inicial del caso que corresponda. T= total P= parcial C= complementario 13. Observaciones: Se anotarán las observaciones necesarias.

5.6 Formato de registro para la Estructura Educativa La Estructura Educativa, consta de 4 formatos, que son: Materias, Docentes, No Docentes y un Concentrado General.

5.6.1 Formato de materias: Mediante este formato se pretende

registrar las

diferentes materias que se imparten en la institución clasificándolas por especialidad. Para ello se utiliza el siguiente formato. Cuadro No. 5.13.

90

Cuadro No. 5.13. Formato de la Estructura Educativa “Materias” DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA ESTRUCTURA EDUCATIVA (1) INSTITUTO TECNOLOGICO:

S E M E S T R E

CARRERA: H O R A S

PERIODO ESCOLAR: (5)

NOMBRE DE LAS MATERIAS QUE SE OFRECEN POR

CLAVE DE LA MATERI A (7)

SEMESTRE (6)

S E M A N A L E S

SUB TOTAL: TOTAL: CN = CRECIMIENTO NATURAL

(16)

8

)

)

P O R

M A T E R I A

(

( 4

(2)

T O T S A E No. DE L M GRUPO A S POR D N MATERI E A L A H E O S R A S

(9)

0

REVISIÓN: 1

(3)

CANTIDAD TOTAL DE ALUMNOS POR MATERIA

(11)

CUANDO EN LOS GRUPOS EXISTAN ALUMNOS DE OTRAS CARRERAS INDICAR EL NOMBRE DE ESTAS PARA EVITAR QUE LOS GRUPOS SE DUPLIQUEN

0

TOTAL DE HORAS INDICAR EL No. DEL PROFESOR QUE IMPARTE LA MATERIA SEGÚN GRUPOS QUE ATIENDA O UNA N EN TODOS LOS CASOS QUE SEAN NECESIDAD. EL NUMERO DE PROFESOR DEBERÁ COINCIDIR CON EL ASIGNADO EN LA RELACIÓN DE PERSONAL DOCENTE (DPPI - 02)

(13)

(14)

CANTIDAD DE HORAS QUE SE NECESITAN DEBIDO A

(15) C U B I E R T A S

N E C E S I D A D

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

C N

A S

B C

A N D

C P P C A

I L

H

0

0

0

0

0

0

0

(12)

(10)

0

CÓDIGO: PL-EST-001

0

0

---AS = AÑO SABATICO BC = BECA COMISION AND = APLICADA EN ACTIVIDADES NO DOCENTES PC = POR COMPACTACION

CPA = SE CUBRE CON PLAZA ADMINISTRATIVA IL = INTERINATO LIMITADO H = HONORARIOS RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (17)

SUBDIRECTOR ACADÉMICO

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.6.1.1 Instructivo y llenado del formato de materias de la Estructura Educativa Primeramente, se colocará el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la misma. Inmediatamente se procederá a llenar de la siguiente manera:

1. Estructura educativa: Se coloca el nombre del documento de que se trate, en este caso Estructura Educativa 2. Instituto

tecnológico:

Se

anotará

el

nombre

de

la

institución

correspondiente. Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco. 3. Carrera: Anotar el nombre de la carrera a las que correspondan las materias. 4. Semestre: Anotar el número de semestre en el que se está ofertando la materia.

91

5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda la estructura educativa. 6. Nombre de las materias que se ofrecen por semestre: En esta columna se anotan los nombres de las materias que se están ofertando. 7. Clave de la materia: En este campo se anota la clave de la materia que corresponda de acuerdo a la retícula vigente. 8. Horas semanales por materia: Se anota el número de horas que contempla la materia; tanto prácticas como teóricas. 9. Número de grupos por materias: En este campo se anota el número de grupos que se están ofertando por materia. 10. Total de horas semanales: Este campo capta el total de horas por semana como resultado de las horas de la materia por el número de grupos ofertados. 11. Cantidad total de alumnos por materia: Aquí se anota la cantidad total de alumnos que se reciben por materia. 12. Cuando en los grupos existan alumnos de otras carreras anotar el nombre de esta para evitar que los grupos se dupliquen. Este campo se debe utilizar solo cuando en alguna de las materias existan alumnos de otras carreras para evitar duplicidad. 13. Indicar el no. del profesor que imparte la materia según grupos que atienda o una n en todos los casos que sean necesidad. el numero de profesor deberá coincidir con el asignado en la relación de personal docente: En este campo anotar el número del profesor que tenga asignado de acuerdo a la relación de personal; si la materia no tiene profesor asignado, entonces anotar la letra N; la cual indicará que es una necesidad. 14. Total de horas: En estos dos campos anotar el número de horas cubiertas de esa materia y el número de horas de necesidad por los grupos que no sean cubiertos. 15. Cantidad de horas que se necesitan debido a: Aquí existen ocho campos por los cuales puede que existan grupos sin cubrir. La nomenclatura de estos campos se encuentra al pie de la página que indican de que se trata; y en el campo que corresponda, se anota el número de horas que se

92

necesitan y que finalmente la sumatoria de estos ocho campos debe ser igual a la cantidad del campo 14 (necesidades). 16. Subtotal: Aquí se registran el total de horas resultantes en cada columna. 17. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas de los tres subdirectores correspondientes.

5.6.2 Formato de docentes: Mediante este formato se registran la carga académica de los docentes, así como algunos datos de los mismos, respecto a su escolaridad. Para esto se utiliza el formato siguiente. Cuadro No. 5.14 Cuadro No. 5.14 Formato de la Estructura Educativa “Relación de Personal Docente” DIRECCION GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA

CÓDIGO: PL-EST-002 REVISIÓN: 1

RELACION DE PERSONAL DOCENTE (1) INSTITUTO TECNÓLOGICO: (2)

NOMBRE DEL

D E

7

PROFESOR

M O V .

(

T I P O

)

PERIODO ESCOLAR (5) No.

(4)

(6)

CARRERA: (3)

AÑO TOTAL NUMERO DE DE HORAS DE INGR HORAS FRENTE A GRUPO ESO CATEGORI DE A (S) AL NOMBRA- (11) S.N.I. (9) MIENTO (S)

T.

(10)

(8)

TOTALES

0

POS LIC. G.

FACTIBILIDAD DE INCREMENTAR HORAS FRENTE A GRUPO CONFORME A SU CATEGORIA (12)

(13)

PASANTE DE TECNICO (PT) TITULO DE TECNICO (TT) TITULO DE LICENCIATURA (TL)

SI CAU NO SA

MATERIAS QUE IMPARTE

AREA DE CONOCI MIENTO

CLAVE NOMBRE

HORAS SEM/MES POR MATERIA

T

P

PASANTE DE LICENCIATURA (PL) CANTIDAD DE GRUPOS

CARRER CON GRADO (CG) Y SIN GRADO (SG) A ESCOLARID AD DEL SITUACION PROFESOR

0

RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION SUBDIRECTOR ACADÉMICO

ESCOLARIDAD Y SITUACION:

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

(14) SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN

NOMBRE Y FIRMA

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.6.2.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal docente de la Estructura Educativa Primeramente, se coloca el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera: 1. Relación de personal docente: Se coloca esta leyenda después del encabezado para hacer alusión al formato que se trata. 93

2. Instituto tecnológico: Se anota el nombre de la Institución correspondiente. Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco. 3. Carrera: Anotar el nombre de la carrera a las que correspondan el personal al que se hará mención. 4. No. : Anotar el número de la tarjeta del personal docente a que se refiera. 5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda la estructura educativa. 6. Nombre del profesor:

Anotar el nombre del profesor a que se vaya hacer

referencia. 7. Tipo de movimiento: 8. Año de ingreso al SNIT: Poner el año en que el docente ingresó al Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. 9. Categoría: Anotar la plaza o plazas con que cuenta dicho personal. 10. Total de horas de nombramiento: En ésta área, se anota el total de horas con que se cuenta. 11. Número de horas frente a grupo: Aquí anota el número de horas que la persona se encuentre impartiendo clases. 12. Factibilidad de incrementar horas frente a grupo conforme a su categoría: En ésta área se expresa si el personal puede incrementar horas frente a los grupos anotando en las columnas correspondientes: en la primera columna anotará si puede o no; en la segunda la causa; en la siguiente las materias que imparte actualmente con su clave y nombre de la materia correspondientes; inmediatamente las áreas de conocimiento con que cuenta; por ejemplo: Arquitectura, etc.; en la quinta columna el total de horas prácticas y teóricas; en la siguiente la cantidad de grupos frente a los cuales podría incrementar su carga; por último la carrera en la cual se daría tal hecho. 13. Escolaridad y situación: En esta área anotar la escolaridad del docente, anotando en la columna de escolaridad del profesor que cuenta. Ejemplo: Licenciatura anotar

en derecho;

el nivel de estudios con en la columna situación

de acuerdo con las siglas, cual es el estado de dichos estudios.

Ejemplo: Si es Pasante Técnico, (PT); 14. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas de los tres subdirectores correspondientes.

94

5.6.3 Formato no docente: Mediante este formato se registran la situación actual del personal no docente. El formato utilizado para ello es el siguiente: Cuadro No. 5.15 Cuadro No. 5.15 Formato de la Estructura Educativa “Relación de Personal No Docentes” DIRECCION GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA

CÓDIGO: PL-EST-003 REVISIÓN: 1

RELACION DE PERSONAL NO DOCENTE (1) INSTITUTO TECNOLOGICO:

(2)

INFORMACION ACTUALIZADA Y REGISTRADA AL :

(3)

UNIDAD ORGANICA (4) PERIODO ESCOLAR: No.

NOMBRE DEL PERSONAL NO

M O V .

D E

8

AÑO DE INGRES CATEGORI O AL A (10) S.N.I.T.

PUESTO ACTUAL

(9)

(11)

CANT. DE HRS. FRENTE A GRUPO ACORDE A LA ESC. DEL PERSONAL NO DOCENTE

(12)

)

DOCENTE (7)

T I P O

(

(5)

(6)

ESCOLARIDAD Y SITUACION: PASANTE DE TECNICO (PT)

TITULO DE LICENCIATURA (TL) PASANTE DE LICENCIATURA (PL) CON GRADO (CG) Y SIN GRADO (SG) ESCOLARIDAD DEL PERSONAL NO DOCENTE

RESPONSABLES DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION SUBDIRECTOR ACADÉMICO

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

(13)

TITULO DE TECNICO (TT)

SITUACION

(14)

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.6.3.1 Instructivo y llenado del formato relación del personal no docente de la estructura educativa Antes que nada, se anota el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera:

1. Relación de personal

no docente: Se coloca esta leyenda después del

encabezado para hacer mención del formato que se trata. 2. Instituto tecnológico: Anotar el nombre de la Institución correspondiente. Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco.

95

3. Información actualizada y registrada al: Anotar la fecha a la cual se está elaborando dicho documento. 4. Unidad orgánica: Se anota el nombre del departamento al que se vaya hacer mención la relación del personal. 5. No. Anotar el número de registro que tiene la persona en Recursos Humanos (número de tarjeta) 6. Periodo escolar: Anotar el periodo escolar de que se trate. 7. Nombre del personal no docente: Colocar el nombre de la persona que es no docente. 8. Tipo de movimiento: Si es de base o interinato. 9. Año de ingreso al

S.N.I.T: Poner el año en que el docente ingresó al

Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. 10. Categoría: Anotar la plaza o plazas con que cuenta dicho personal 11. Puesto actual: Señalar el puesto que se desempeña actualmente. 12. Cantidad de horas frente a grupo acorde a la escolaridad del personal no docente: En ésta área se señalará el número de horas que dicha persona estuviera frente a un grupo apoyando a alguna academia, con la impartición de alguna materia, siempre que la persona cumpliera con la escolaridad requerida. 13. Escolaridad y situación: En esta área se deberá anotar la escolaridad con que cuentan dichas personas, anotando en la columna de Escolaridad del personal no docente Situación anotar

el nivel de estudios con que cuenta.; en la columna

de acuerdo con las siglas, cual es el estado de dichos

estudios. Ejemplo: Si es pasante Técnico, (PT). 14. Responsable del registro de esta información: Anotar las firmas de los tres subdirectores correspondientes.

5.6.4 Formato

concentrador: En este formato se hará un total de materias

impartidas en el instituto. Cuadro No. 5.16

96

Cuadro No. 5.16 Formato de la Estructura Educativa “Concentrado” DIRECCION GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLOGICOS COORDINACION SECTORIAL DE PLANEACION Y DESARROLLO DEL SISTEMA DIRECCION DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL E INFRAESTRUCTURA ESTRUCTURA EDUCATIVA

CÓDIGO: PL-EST-004 REVISIÓN: 1

(1) HOJA 1 DE 1

INSTITUTO TECNOLOGICO:

PERIODO ESCOLAR (5)

TOTALES:

(16)

(6)

C A R R E R A

0

7

No. DE GRUPO S POR CARRER A (8)

0

T O T S A E L M A D N E A L H E O S R A S

TOTAL DE HORAS

9 )

INSTITUCIÒN

P O R

)

)

NOMBRE DE LAS CARRERAS QUE SE OFRECEN EN LA

S E M A N A L E S

(

4

H O R A S

(3)

CONCENTRADO

(

(

N U M E R O

(2)

0

CANTIDAD PROMEDIO DE TOTAL DE ALUMNOS ALUMNOS ATENDIDOS POR POR CARRERA CARRERA

(10)

(11)

MATRICULA ESPERADA SEMESTRE

MATRICULA INSCRITA SEMESTRE

ACTUAL (12)

ANTERIOR (13)

0

(14) C U B I E R T A S

N E C E S I D A D

0

0

CANTIDAD DE HORAS QUE SE NECESITAN DEBIDO A (15)

C N

A S

B C

A N D

P C

C P A

I L

0

0

0

0

0

0

0

CN = CRECIMIENTO NATURAL AS = AÑO SABATICO BC = BECA COMISION AND = APLICADA EN ACTIVIDADES NO DOCENTES PC = POR COMPACTACION CPA = SE CUBRE CON PLAZA ADMINISTRATIVA IL = INTERINATO LIMITADO H = HONORARIOS RESPONSABLE DEL REGISTRO DE ESTA INFORMACION (17) DIRECTOR

NOMBRE Y FIRMA

Fuente: Dirección General de Educación Superior Tecnológica

5.6.4.1 Instructivo y llenado del formato concentrado de la Estructura Educativa Primeramente, se coloca el nombre de las áreas involucradas en el desarrollo de la misma. Inmediatamente se procede a llenar de la siguiente manera:

1. Estructura educativa: Se coloca el nombre del documento de que se trate, en este caso Estructura Educativa 2. Instituto tecnológico: Se anota el nombre de la Institución correspondiente. Ejemplo: Instituto Tecnológico de Acapulco. 3. Hoja _ de _ : Anotar el número progresivo de las hojas así como del total

97

4. No. Anotar el número de registro que tiene la persona en Recursos Humanos (número de tarjeta) 5. Período escolar: Anotar el nombre del período escolar al que corresponda la estructura educativa. 6. Nombre de las materias que se ofrecen por semestre: En esta columna se anotan los nombres de las materias que se están ofertando. 7. Horas semanales por materia: Se anota el número de horas que contempla la materia; tanto prácticas como teóricas. 8. Número de grupos por materias: En este campo se anota el número de grupos que se están ofertando por materia. 9. Total de horas semanales: Este campo capta el total de horas por semana como resultado de las horas de la materia por el número de grupos ofertados. 10. Cantidad total de alumnos por materia: Aquí se anota la cantidad total de alumnos que se reciben por materia. 11. Promedio de alumnos atendidos por carrera: En esta área se anotará un promedio de la cantidad de alumnos que actualmente se encuentran atendidos, esto por carrera. 12. Matricula esperada en el semestre actual: Aquí se anota el número de alumnos que se esperaban para el semestre actual. 13. Matricula inscrita en el semestre anterior: Anotar la matricula con que se contó el semestre anterior. 14. Total de horas: En estos dos campos se anota el número de horas cubiertas de esa materia y el número de horas de necesidad por los grupos que no sean cubiertos. 15. Cantidad de horas que se necesitan debido a: Aquí existen ocho campos por los cuales puede que existan grupos sin cubrir. La nomenclatura de estos campos se encuentra al pie de la página que indican de que se trata; y en el campo que corresponda, se anota el número de horas que se necesitan y que finalmente la sumatoria de estos ocho campos debe ser igual a la cantidad del campo 14 (necesidades). 16. Total: Aquí se registran el total de horas resultantes en cada columna. 17. Responsable del registro de esta información: Aquí se anotan las firmas de los tres subdirectores correspondientes.

98

Comentarios finales del capítulo Fue muy importante analizar la forma de llenado de los formatos para el registro con la finalidad de conservar la información para consultas futuras y tener indicadores que nos permitan la evaluación de resultados obtenidos. Por esta razón se analizó cada uno de los campos de los formatos antes descritos documentando cuidadosamente cada uno de ellos. También se describió campo por campo con la finalidad de evitar confusiones y una mala interpretación del mismo.

99

CAPÍTULO 6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS En este capítulo se hace el análisis de los resultados obtenidos al llevar a cabo los procedimientos por la vía empírica y práctica; y por otro lado aplicando el manual de procedimientos propuesto. Este evento se aplicó a los 24 jefes departamento los cuales participan en forma directa. Inicialmente se realizaron los procedimientos de manera tradicional y se registraron los tiempos que cada uno hizo, posteriormente se les entregó el manual de procedimientos y se volvió hacer el procedimiento y se registraron nuevamente los tiempos obteniendo los resultados que se muestran en seguida.

Tomando el mismo orden de elaboración de los procedimientos se registraron los siguientes tiempos:

6.1 Resultados obtenidos en el procedimiento del PTA La tabla No.6.1 muestra el registro de los tiempos que se obtuvieron en la elaboración del PTA 2008, sin aplicar el manual de procedimientos, es decir; se hizo de manera empírica, basados en su conocimiento previo.

100

Tabla No. 6.1 Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del PTA, sin manual de procedimientos NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 8.15 Actividades Extraescolares 8.45 Recursos Humanos 10.05 Centro de Cómputo 10.10 Centro de Información 10.12 Comunicación y Difusión 10.15 Recursos Financieros 10.25 Mantenimiento de Equipo 10.30 Dirección 10.33 Servicios Escolares 10.45 Gestión Tecnológica y Vinculación 12.01 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.03 Ciencias Básicas 12.05 Subdirección Administrativa 12.10 Desarrollo Académico 12.16 Ingeniería Bioquímica 12.17 Arquitectura 12.22 Subdirección Académica 12.31 Subdirección de Planeación y Vinculación 13.10 División de Estudios Profesionales 13.12 Ingeniería en Electromecánica 14.25 Recursos Materiales y Servicios 14.25 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.55 Ciencias Económico Administrativas 15.10 TOTAL DE TIEMPO 279.77 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 11.66

Fuente: Elaboración propia

De la tabla No. 6.1, se observa que el tiempo mínimo utilizado fue de 8.15 horas y el máximo de 15.10. Este representa un total de 280.17 minutos dando un promedio de 12.06 horas por departamento.

Se utilizó una técnica estadística para identificar los tiempos críticos que hacían los departamentos al realizar los procedimientos (diagrama de Pareto) . La tabla No. 6.2 muestra el concentrado porcentual y los rangos de tiempo para su clasificación.

101

Tabla No. 6.2. Registro de frecuencias por rangos de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 12 y 14 horas Entre 10 y 12 horas Entre 14 y 16 horas Entre 8 y 10 horas

FRECUENCIA 10 8 4 2 24

Total

% % ACUMULADO 42% 42% 33% 75% 17% 92% 8% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

Para

clasificar los tiempos se tomaron rangos de dos horas en función de los

tiempos registrados en la tabla No. 6.1 para determinar la frecuencia que hizo cada departamento. De este concentrado de frecuencias se obtiene la gráfica de Pareto como se muestra en la figura No. 6.1 Figura No. 6.1 Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.2

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL PTA 2008 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 12 y 14 horas

Entre 10 y 12 horas

Entre 14 y 16 horas

Entre 8 y 10 horas

Fuente: Elaboración propia

De este diagrama puede apreciarse que el mayor problema se encuentra en los departamentos que tardan entre 12 y 14 horas para la elaboración del PTA. Los que tardan entre 14 y 16 horas no son significativos dado que sólo son dos departamentos. Ahora se aplica al mismo procedimiento el manual de procedimientos y observemos los resultados obtenidos. La tabla No. 6.3 registra los tiempos obtenidos.

102

Tabla No. 6.3. Registro de los tiempos después de aplicar el manual de procedimientos NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 7.55 Recursos Financieros 8.02 Subdirección Académica 8.04 Actividades Extraescolares 8.15 Ingeniería en Electromecánica 8.15 Comunicación y Difusión 8.25 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.30 Ciencias Básicas 8.35 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.40 Centro de Cómputo 8.50 Arquitectura 8.55 Recursos Humanos 9.05 Mantenimiento de Equipo 9.12 Centro de Información 9.20 División de Estudios de Posgrado e Investigación 9.20 División de Estudios Profesionales 9.33 Dirección 9.45 Servicios Escolares 9.52 Ciencias Económico Administrativas 10.12 Subdirección Administrativa 10.45 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.56 Desarrollo Académico 11.10 Ingeniería Bioquímica 11.12 Recursos Materiales y Servicios 12.50 TOTAL DE TIEMPO 220.98 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.21

Fuente: Elaboración propia

De entrada puede observarse que los tiempos mejoraron de 280.17 ahora se obtuvieron 221.38 logrando ahorrar 59.19 horas, teniendo un promedio por departamento de 9.21horas. Llevando estos resultados al diagrama de Pareto, obtenemos lo siguiente: En la tabla No. 6.4 se encuentra el concentrado de frecuencias. Tabla No 6.4. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 8 y 10 horas Entre 10 y 12 horas Entre 6 y 8 horas Entre 12 y 14 horas

FRECUENCIA

Total

17 5 1 1 24

% % ACUMULADO 71% 71% 21% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

Se puede observar que el 71% de vitales ahora se encuentra entre 8 y 10 horas lo cual es el tiempo esperado para la elaboración del PTA.

103

El diagrama respectivo de Pareto, se observa en la figura. No.6.2. Figura No. 6.2 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.4

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL PTA 2008 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Entre 8 y 10 horas

Entre 10 y 12 horas

Entre 6 y 8 horas

Serie2 Serie1

Entre 12 y 14 horas

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse del diagrama de Pareto, de la figura No.6.2, que el problema se encuentra entre 8 y 10 horas; sin embargo ese es el tiempo estimado por lo que se logró el objetivo.

6.2 Resultados obtenidos en procedimiento del POA 2008 Para este procedimiento se ha estimado un promedio de tiempo de 16 horas efectivas de trabajo. Utilizando la misma metodología se hacen las pruebas a los 24 jefes de departamento sin utilizar el manual de procedimientos. La tabla No. 6.5 muestra los resultados obtenidos.

104

Tabla No. 6.5 Registro de los tiempos en la elaboración del POA 2008 obtenidos sin aplicar el manual de procedimientos NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 17.00 Recursos Financieros 18.50 Comunicación y Difusión 20.07 Arquitectura 20.18 Dirección 20.30 Ingeniería en Sistemas Computacionales 20.48 Actividades Extraescolares 20.50 División de Estudios de Posgrado e Investigación 21.10 Subdirección de Planeación y Vinculación 21.15 Subdirección Administrativa 21.22 Ingeniería en Electromecánica 21.25 Centro de Cómputo 21.30 División de Estudios Profesionales 22.30 Subdirección Académica 22.36 Ingeniería Bioquímica 22.38 Centro de Información 23.10 Desarrollo Académico 23.15 Recursos Humanos 23.30 Servicios Escolares 23.45 Gestión Tecnológica y Vinculación 23.50 Mantenimiento de Equipo 24.00 Ciencias Básicas 24.30 Ciencias Económico Administrativas 25.20 Recursos Materiales y Servicios 25.50 TOTAL DE TIEMPO 525.59 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 21.90

Fuente: Elaboración propia

De la tabla No. 6.5 puede apreciarse que estriban los tiempos entre 20 y 24 horas. Se llevarán estos resultados a un diagrama de Pareto para apreciarlos mejor. En la tabla No. 6.6. se muestran las frecuencias y los rangos utilizados, así como el porcentaje que indica donde se encuentra el valor crítico. Tabla No. 6.6. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 20 y 22 horas Entre 22 y 24 horas Entre 24 y 26 horas Entre 16 y 18 horas Entre 18 y 20 horas

FRECUENCIA

Total

10 8 4 1 1 24

% % ACUMULADO 42% 42% 33% 75% 17% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

105

Se ha tomado un rango de 5 intervalos que son los límites inferior y superior donde se llevaron a cabo los tiempos de elaboración del POA 2008. La figura No. 6.3 nos muestra el diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6. Figura No. 6.3 Diagrama de Pareto resultante de la tabla No. 6.6

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE POA 2008 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0%

Serie2 Serie1

Entre 20 y 22 Entre 22 y 24 Entre 24 y 26 Entre 16 y 18 Entre 18 y 20 horas horas horas horas horas

Fuente: Elaboración propia

Se pude observar que el valor crítico está en el rango de 20 a 24 horas de tiempo de elaboración con un promedio de 22 horas con 30 minutos por departamento.

Ahora se procede a mostrar los resultados obtenidos después de utilizar el manual de procedimientos. La tabla No. 6.7 muestra los registros de tiempo obtenidos.

106

Tabla No. 6.7. Registro de los tiempos obtenidos en la elaboración del POA 2008, utilizando el manual de procedimientos NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 14.02 Recursos Financieros 14.10 Subdirección Administrativa 14.13 Comunicación y Difusión 14.14 División de Estudios Profesionales 14.15 Centro de Cómputo 14.17 Ingeniería en Electromecánica 14.20 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.22 Mantenimiento de Equipo 14.22 Dirección 15.00 Ingeniería Bioquímica 15.00 Subdirección de Planeación y Vinculación 15.03 Actividades Extraescolares 15.04 Arquitectura 15.10 Recursos Humanos 15.12 División de Estudios de Posgrado e Investigación 15.23 Gestión Tecnológica y Vinculación 15.34 Centro de Información 15.55 Ciencias Básicas 16.03 Servicios Escolares 16.09 Subdirección Académica 17.10 Ciencias Económico Administrativas 18.10 Desarrollo Académico 20.10 Recursos Materiales y Servicios 22.10 TOTAL DE TIEMPO 373.28 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 15.55

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse claramente que los tiempos mejoraron considerablemente de 526 horas a 373 horas con 28 minutos; teniendo un promedio de 15 horas con 55 minutos. La tabla No. 6.8 muestra los rangos de tiempo y la frecuencia. Tabla No. 6.8 Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 14 y 16 horas Entre 16 y 18 horas Entre 18 y 20 horas Entre 20 y 22 horas Entre 22 y 24 horas

FRECUENCIA

Total

18 3 1 1 1 24

% % ACUMULADO 75% 75% 13% 88% 4% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

107

Puede observarse que el rango de valores bajó de 24 a 14 horas. Esta tabla de frecuencias se reflejará en un diagrama de Pareto, como se muestra en la figura No. 6.4. Figura No. 6.4 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.8

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE POA 2008 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0%

Serie2 Serie1

Entre 14 y 16 Entre 16 y 18 Entre 18 y 20 Entre 20 y 22 Entre 22 y 24 horas horas horas horas horas Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que el punto de mayor frecuencia se encuentra en el rango de 14 a 16 horas y de acuerdo a lo estimado se ha logrado el objetivo ya que valor promedio es de 15 horas con 55 minutos.

6.3 Resultados obtenidos en el procedimiento del Seguimiento del PTA 2007 Para el seguimiento del PTA, también se realizaron las pruebas correspondientes utilizando la misma metodología. Los resultados obtenidos sin utilizar el manual de procedimientos, se concentran en la tabla No. 6.9.

108

Tabla No. 6.9 Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Recursos Financieros 8.30 Planeación, Programa. Y presupuestación 9.40 Centro de Cómputo 9.52 Actividades Extraescolares 9.55 Centro de Información 10.05 Subdirección Administrativa 10.18 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.20 Mantenimiento de Equipo 10.40 Arquitectura 10.65 Comunicación y Difusión 11.00 Subdirección de Planeación y Vinculación 11.11 Dirección 11.15 Recursos Humanos 11.17 División de Estudios Profesionales 12.13 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.35 Gestión Tecnológica y Vinculación 12.45 Ciencias Básicas 13.14 Ingeniería en Electromecánica 13.15 Subdirección Académica 13.20 Recursos Materiales y Servicios 13.55 Ingeniería Bioquímica 14.22 Ciencias Económico Administrativas 15.10 Servicios Escolares 15.40 Desarrollo Académico 16.12 TOTAL DE TIEMPO 283.49 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 11.81

Fuente: Elaboración propia

El total de horas registradas es de 283 con 49 minutos, haciendo un promedio de 12 horas con 21 minutos. La tabla 6.10 muestra los rangos establecidos y las frecuencias obtenidas, datos que servirán para obtener el diagrama de Pareto. Tabla No. 6.10. Registro de tiempos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 10 y 12 horas Entre 12 y 14 horas Entre 8 y 10 horas Entre 14 y 16 horas Entre 16 y 18 horas

FRECUENCIA

Total

9 7 4 3 1 24

% % ACUMULADO 38% 38% 29% 67% 17% 83% 13% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

La figura 6.5 es el diagrama de Pareto que da un panorama más claro de la situación en cuanto a los tiempos establecidos.

109

Figura. No. 6.5. Diagrama de Pareto resultante de la tabla 6.10

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE SEGUIMIENTO DEL PTA 2008 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 10 y 12 Entre 12 y 14 Entre 8 y 10 Entre 14 y 16 Entre 16 y 18 horas horas horas horas horas

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que el problema se encuentra en el rango de 10 a 12 y de 12 a 14, por lo que es necesario fijar la atención ahí.

Ahora se procede a tomar los tiempo para el mismo procedimiento pero aplicando el manual de procedimientos. La tabla 6.11 muestra los tiempos registrados.

110

Tabla 6.11. Registro de tiempos para el Seguimiento del PTA 2008

NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 6.45 Recursos Financieros 7.25 Centro de Información 8.00 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.12 Actividades Extraescolares 8.15 Centro de Cómputo 8.20 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.33 Recursos Humanos 8.35 Arquitectura 8.46 Comunicación y Difusión 9.06 Ingeniería en Sistemas Computacionales 9.10 División de Estudios Profesionales 9.12 Ciencias Básicas 9.12 Subdirección Administrativa 9.15 Dirección 9.16 Gestión Tecnológica y Vinculación 9.22 Servicios Escolares 9.50 Mantenimiento de Equipo 10.10 Ingeniería en Electromecánica 10.15 Subdirección Académica 10.20 Ciencias Económico Administrativas 11.10 Ingeniería Bioquímica 11.20 Desarrollo Académico 12.45 Recursos Materiales y Servicios 14.10 TOTAL DE TIEMPO 224.04 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.34 Fuente: Elaboración propia

El tiempo estimado para este procedimiento utilizando el manual de procedimientos es de 8 horas. El tiempo logrado fue de 224 horas con 4 minutos; observándose claramente que no se logró el objetivo. La tabla No. 6.12, muestra los rangos y las frecuencias obtenidas. Tabla No. 6.12 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 8 y 10 horas Entre 10 y 12 horas Entre 6 y 8 horas Entre 12 y 14 horas Entre 14 y 16 horas

FRECUENCIA

Total

15 5 2 1 1 24

% % ACUMULADO 63% 63% 21% 83% 8% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

De esta tabla se obtienen los datos para hacer el diagrama de Pareto, el cual refleja el problema más claramente. La figura No. 6.6. muestra el diagrama de Pareto.

111

Figura No. 6.6. Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.12

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE SEGUIMIENTO DEL PTA 2008 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 8 y 10 Entre 10 y 12 horas horas

Entre 6 y 8 horas

Entre 12 y 14 Entre 14 y 16 horas horas

Fuente: Elaboración propia

Se observa que el problema se está dando con mayor frecuencia en los rangos de 8 a 10 y de 10 a 12 horas.

6.4 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Reprogramación La reprogramación se llevó a cabo bajo la misma metodología de los otros procedimientos; se registraron los tiempos que hicieron los 24 departamentos en la tabla No. 6.13., sin utilizar el manual de procedimientos.

112

Tabla No. 6.13 Registro de tiempos para la elaboración de la Reprogramación 2007 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 11.50 Recursos Financieros 12.10 Centro de Información 12.23 Gestión Tecnológica y Vinculación 13.13 Arquitectura 13.20 División de Estudios de Posgrado e Investigación 13.31 Ciencias Básicas 14.05 Dirección 14.15 Subdirección de Planeación y Vinculación 14.20 Ingeniería en Sistemas Computacionales 14.45 Recursos Humanos 14.48 Mantenimiento de Equipo 14.54 Subdirección Académica 15.17 Centro de Cómputo 15.20 Actividades Extraescolares 15.25 Servicios Escolares 15.55 Desarrollo Académico 16.13 Subdirección Administrativa 16.20 Ciencias Económico Administrativas 16.30 Comunicación y Difusión 16.50 Ingeniería en Electromecánica 17.10 Ingeniería Bioquímica 17.12 División de Estudios Profesionales 18.30 Recursos Materiales y Servicios 19.20 TOTAL DE TIEMPO 359.36 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 14.97

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que la cantidad de tiempo es de 359 horas con 36 minutos, haciendo un promedio de 15 horas 37 minutos. Para elaboración del diagrama de Pareto, se necesitan las frecuencias y los porcentajes acumulados que se registran en la tabla No. 6.14. Tabla No. 6.14. Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 14 y 16 horas Entre 16 y 18 horas Entre 12 y 14 horas Entre 18 y 20 horas Entre 10 y 12 horas

FRECUENCIA

Total

10 6 5 2 1 24

% % ACUMULADO 42% 42% 25% 67% 21% 88% 8% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

De esta tabla se obtienen los valores necesarios para llevar a cabo el diagrama de Pareto. Para esto se tomaron los límites de 10 a 20 horas con rangos espaciados de 2 horas. La figura No. 6.7 muestra el diagrama de Pareto. 113

Figura No. 6.7 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.14

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA REPROGRAMACIÓN 2007 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 14 y 16 Entre 16 y 18 Entre 12 y 14 Entre 18 y 20 Entre 10 y 12 horas horas horas horas horas

Fuente: Elaboración propia

Ahora se procede a realizar el mismo procedimiento pero utilizando el manual de procedimientos. La tabla No. 6.15 muestra el registro de los tiempos realizados de los 24 departamentos.

114

Tabla No. 6.15 Registro de tiempos para la elaboración de la Reprogramación 2007 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Planeación, Programa. Y presupuestación 6.25 Centro de Cómputo 6.40 Ingeniería en Sistemas Computacionales 7.00 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.01 Comunicación y Difusión 8.05 División de Estudios Profesionales 8.15 Ingeniería Bioquímica 9.03 Subdirección Administrativa 9.06 Subdirección de Planeación y Vinculación 9.07 Actividades Extraescolares 9.09 Arquitectura 9.10 Subdirección Académica 9.11 Recursos Humanos 10.02 Ingeniería en Electromecánica 10.05 Servicios Escolares 10.09 Gestión Tecnológica y Vinculación 10.10 Desarrollo Académico 10.11 Ciencias Básicas 10.12 Recursos Financieros 10.25 Mantenimiento de Equipo 11.00 Dirección 11.12 Centro de Información 11.15 Ciencias Económico Administrativas 12.02 Recursos Materiales y Servicios 14.00 TOTAL DE TIEMPO 228.35 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.51

Fuente: Elaboración propia

El tiempo estimado para la realización de la Reprogramación 2007, es de 10 horas utilizando el manual de procedimientos. Y de acuerdo al registro obtenido el tiempo total realizado fue de 228 horas con 35 minutos, haciendo un promedio de 9 horas con 51 minutos lo cual indica que se logró el objetivo. La tabla No. 6.16 registra los rangos, las frecuencias y los porcentajes acumulados. Tabla No. 6.16 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 10 y 12 horas Entre 8 y 10 horas Entre 6 y 8 horas Entre 12 y 14 horas Entre 14 y 16 horas

FRECUENCIA

Total

10 9 3 1 1 24

% % ACUMULADO 42% 42% 38% 79% 13% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

115

Los rangos establecidos son con límites de 6 a 16 horas con intervalos de 2 horas, de acuerdo a los tiempos realizados por los departamentos. De esta tabla se deriva el diagrama de Pareto, el cual proporciona un panorama más claro de la situación. La figura No. 6.8 muestra el diagrama. Figura No. 6.8 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.16

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA REPROGRAMACIÓN 2007 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 10 y 12 Entre 8 y 10 horas horas

Entre 6 y 8 horas

Entre 12 y 14 Entre 14 y 16 horas horas

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse con claridad que solo la minoría de casos cumplen con el 80% del problema; sin embargo como el tiempo estipulado para la elaboración de la Reprogramación 2007 es de 10 horas, se cumple perfectamente bien.

6.5 Resultados obtenidos en el procedimiento del Anteproyecto de Inversión Para la realización del anteproyecto de inversión 2009, se ha estimado un tiempo de realización de 8 horas utilizando el manual de procedimientos. Pero de igual forma se registraron los tiempos que se hicieron sin utilizar el manual para tener un referente de medición. La tabla No. 6.17 registra los tiempos establecidos sin utilizar el manual de procedimientos.

116

Tabla No. 6.17 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Arquitectura 6.50 Planeación, Programa. Y presupuestación 7.20 Centro de Información 7.50 Mantenimiento de Equipo 8.10 División de Estudios de Posgrado e Investigación 8.12 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.20 Recursos Financieros 9.00 Ingeniería Bioquímica 9.06 Actividades Extraescolares 10.13 Ingeniería en Sistemas Computacionales 10.20 Comunicación y Difusión 11.12 Ciencias Básicas 11.25 Dirección 11.34 Gestión Tecnológica y Vinculación 11.35 Servicios Escolares 11.49 Subdirección Académica 11.58 Ingeniería en Electromecánica 12.05 Centro de Cómputo 12.14 División de Estudios Profesionales 12.25 Recursos Humanos 12.43 Recursos Materiales y Servicios 13.21 Subdirección Administrativa 13.28 Ciencias Económico Administrativas 13.50 Desarrollo Académico 14.13 TOTAL DE TIEMPO 255.13 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 10.63

Fuente: Elaboración propia

El tiempo total registrado fue de 255 horas con 13 minutos, con un promedio general de 11 horas con 3 minutos. Ahora se obtienen los rangos, frecuencias y porcentajes para hacer el diagrama de Pareto, registrados en la tabla No. 6.18. Tabla No. 6.18 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 10 y 12 horas Entre 12 y 14 horas Entre 8 y 10 horas Entre 6 y 8 horas Entre 14 y 16 horas

FRECUENCIA

Total

8 7 5 3 1 24

% % ACUMULADO 33% 33% 29% 63% 21% 83% 13% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

Los límites van de 6 a 16 horas de acuerdo al registro obtenido con intervalos de 2 horas. De esta tabla se genera el diagrama de Pareto, el cual se plasma en la figura No. 6.9. 117

Figura No. 6.9 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.18

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 2009 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 10 y 12 Entre 12 y 14 Entre 8 y 10 horas horas horas

Entre 6 y 8 horas

Entre 14 y 16 horas

Fuente: Elaboración propia

La mayor incidencia se observa en los intervalos de entre 8 y 14 horas, lo cual representa un 83% acumulado.

En seguida se realiza el mismo procedimiento utilizando ahora el manual de procedimientos. La tabla No. 6.19 registra los tiempos utilizados.

118

Tabla No. 6.19 Registro de los tiempos para la elaboración del Anteproyecto de Inversión 2009 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Arquitectura 5.50 División de Estudios de Posgrado e Investigación 6.45 Planeación, Programa. Y presupuestación 6.47 Ingeniería en Electromecánica 6.58 Servicios Escolares 7.00 Ingeniería en Sistemas Computacionales 7.03 Mantenimiento de Equipo 7.05 Subdirección de Planeación y Vinculación 7.10 Dirección 7.10 Centro de Cómputo 7.12 Recursos Humanos 7.16 Comunicación y Difusión 7.19 Ingeniería Bioquímica 7.20 Subdirección Académica 7.25 Ciencias Básicas 7.30 Centro de Información 7.48 Recursos Financieros 8.00 División de Estudios Profesionales 8.00 Actividades Extraescolares 8.00 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.03 Subdirección Administrativa 8.05 Ciencias Económico Administrativas 8.25 Recursos Materiales y Servicios 10.10 Desarrollo Académico 12.10 TOTAL DE TIEMPO 181.51 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 7.56

Fuente: Elaboración propia

De acuerdo a lo estimado para la elaboración del Anteproyecto de inversión de 8 horas, puede observarse que el total registrado utilizando el manual es de 181 horas con 51 minutos; haciendo un promedio general de 7 horas con 56 minutos, lo cual indica que se ha logrado el objetivo. La tabla No. 6.20 muestra los rangos utilizados, así como las frecuencias. Tabla No. 6.20. Registro de rangos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 6 y 8 horas Entre 8 y 10 horas Entre 4 y 6 horas Entre 10 y 12 horas Entre 12 y 14 horas

FRECUENCIA

Total

15 6 1 1 1 24

% % ACUMULADO 63% 63% 25% 88% 4% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

119

Los rangos establecidos de acuerdo a los tiempos van de 4 a 14 horas. De los valores de esta tabla se obtiene el diagrama de Pareto, como se ve en la figura No. 6.10 Figura No. 6.10 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla No. 6.20

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 2009 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 6 y 8 horas

Entre 8 y 10 horas

Entre 4 y 6 horas

Entre 10 y 12 Entre 12 y 14 horas horas

Fuente: Elaboración propia

En esta gráfica se puede observar que la mayor incidencia se encuentra en el rango de 6 a 10 horas, lo que representa un 88% y cumple de acuerdo a lo estimado.

6.6 Resultados obtenidos en el procedimiento de la Estructura Educativa 2007 A la estructura educativa también se le aplicó su medición y se obtuvieron los siguientes resultados sin aplicar el manual de procedimientos, los cuales se reflejan en la tabla No. 6.21.

120

Tabla No. 6.21 Registro de tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Mantenimiento de Equipo 8.00 Centro de Cómputo 8.00 Planeación, Programa. Y presupuestación 8.10 Subdirección Académica 8.11 División de Estudios Profesionales 8.20 Subdirección Administrativa 8.20 Servicios Escolares 8.30 Recursos Materiales y Servicios 8.30 Actividades Extraescolares 8.32 Recursos Financieros 8.38 Dirección 8.41 Recursos Humanos 8.50 Subdirección de Planeación y Vinculación 9.00 Comunicación y Difusión 9.00 Centro de Información 9.05 Gestión Tecnológica y Vinculación 9.25 Desarrollo Académico 11.20 División de Estudios de Posgrado e Investigación 13.30 Arquitectura 15.00 Ingeniería en Electromecánica 16.11 Ciencias Básicas 16.20 Ingeniería Bioquímica 16.30 Ciencias Económico Administrativas 17.10 Ingeniería en Sistemas Computacionales 17.35 TOTAL DE TIEMPO 257.68 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 10.74

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que el tiempo total fue de 258 horas con 8 minutos, con un promedio general de 11 horas 14 minutos. La tabla No. 6.22 muestra los rangos, frecuencias y porcentajes. Tabla No. 6.22 Registro de rangos, frecuencias y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 8 y 10 horas Entre 16 y 18 horas Entre 10 y 12 horas Entre 12 y 14 horas Entre 14 y 16 horas

FRECUENCIA

Total

16 5 1 1 1 24

% % ACUMULADO 67% 67% 21% 88% 4% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

Los límites son de 8 a 18 horas de acuerdo a los tiempos que se hicieron en la elaboración de la estructura educativa. De esta tabla se obtiene el diagrama de Pareto, que se ve en la figura No. 6.11. 121

Figura No. 6.11 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.22

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA EDUCATIVA 2do. SEMESTRE 2007 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 8 y 10 Entre 16 y 18 Entre 10 y 12 Entre 12 y 14 Entre 14 y 16 horas horas horas horas horas

Fuente: Elaboración propia

Se puede observar que el mayor número de incidencias está en dos rangos de 8 a 10 y de 16 a 18 horas. Lo cual representa un 88% del problema.

El tiempo estimado para la elaboración de la estructura educativa es de 10 horas utilizando el manual de procedimientos. La tabla No. 6.23 registra el tiempo de elaboración utilizando el manual de procedimientos.

122

Tabla No. 6.23 Registro de los tiempos para la elaboración de la Estructura Educativa 2007 NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIEMPO UTILIZADO DEPARTAMENTO Recursos Humanos 7.25 Centro de Información 7.30 Planeación, Programa. Y presupuestación 7.40 Recursos Financieros 8.00 Subdirección de Planeación y Vinculación 8.00 Subdirección Administrativa 8.03 División de Estudios Profesionales 8.05 Dirección 8.05 Servicios Escolares 8.08 Mantenimiento de Equipo 8.10 Subdirección Académica 8.11 Centro de Cómputo 8.15 Actividades Extraescolares 8.15 Comunicación y Difusión 8.15 Gestión Tecnológica y Vinculación 8.36 Recursos Materiales y Servicios 8.50 Desarrollo Académico 9.12 Ingeniería en Electromecánica 11.30 Arquitectura 12.10 División de Estudios de Posgrado e Investigación 12.12 Ciencias Básicas 12.33 Ingeniería Bioquímica 12.50 Ingeniería en Sistemas Computacionales 13.25 Ciencias Económico Administrativas 14.30 TOTAL DE TIEMPO 224.70 TIEMPO PROMEDIO POR DEPARTAMENTO 9.36

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que el tiempo total es de 225 horas con 10 minutos, haciendo un promedio general de 9 horas con 36 minutos. De acuerdo a lo estimado el objetivo se ha cumplido satisfactoriamente. La tabla No. 6.24 muestra los rangos, frecuencia y porcentajes. Tabla No. 6.24 Registro de rangos, frecuencia y porcentajes de tiempo

TIEMPO EMPLEADO Entre 8 y 10 horas Entre 12 y 14 horas Entre 6 y 8 horas Entre 10 y 12 horas Entre 14 y 16 horas

FRECUENCIA

Total

14 5 3 1 1 24

% % ACUMULADO 58% 58% 21% 79% 13% 92% 4% 96% 4% 100% 100%

Fuente: Elaboración propia

123

Puede observarse que el rango es de 6 a 18 horas de acuerdo a los tiempos realizados en la elaboración de la estructura educativa. La Figura No. 6.12 muestra el diagrama de Pareto, correspondiente. Figura No. 6.12 Diagrama de Pareto, resultante de la tabla 6.24

DIAGRAMA DE PARETO PARA LA ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA EDUCATIVA 2do. SEMESTRE 2007 120% 100% 80% 60%

Serie2 Serie1

40% 20% 0% Entre 8 y 10 Entre 12 y 14 horas horas

Entre 6 y 8 horas

Entre 10 y 12 Entre 14 y 16 horas horas

Fuente: Elaboración propia

El mayor número de incidencias se da en el intervalo de 8 a 10 y 12 a 14 horas, representando 79% de los casos que son favorables para el logro del objetivo.

Comentarios finales del capítulo Los resultados son importantes en cualquier investigación porque sirven como parámetro para medir el éxito o el fracaso que se ha tenido. En este capítulo se registro el tiempo utilizado al aplicar la prueba a los seis procedimientos que se documentaron con todos los respectivos actores que intervinieron. Se ha obtenido un 83% de efectividad. La tabla No. 6.25 muestra claramente los tiempos utilizados en cada procedimiento al realizarlos en forma tradicional y utilizando el manual de procedimientos.

124

Tabla No. 6.25 Registro de los tiempos por procedimiento con manual y sin manual TIEMPO UTILIZADO PROCEDIMIENTO CON MANUAL SIN MANUAL AHORRO DE TIEMPO PTA 12.06 9.21 2.85 POA 22.3 15.55 6.75 SEGUIMIENTO DEL PTA 12.21 9.34 2.87 REPROGRAMACIÓN 15.37 9.51 5.86 ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 11.03 7.56 3.47 ESTRUCTURA EDUCATIVA 11.14 9.36 1.78 TOTALES 84.11 60.53 23.58

Fuente: Elaboración propia

Puede observarse que el tiempo ahorrado al utilizar el manual de procedimientos fue de 23.58 horas. Si esto se traduce en pesos la cantidad es significativa.

125

Conclusiones Durante el desarrollo de esta investigación se presentaron varios problemas, sobre todo de actitud de los dueños de los procedimientos, sin embargo con mucha estrategia se les hizo entender de los beneficios que se lograrían con la implementación de esta herramienta administrativa. Se estableció un cronograma de actividades para atender cada uno de los procedimientos de acuerdo a la calendarización que la DGEST, establece al inicio del ejercicio fiscal.

La estrategia que se utilizó fue realizar las actividades de cada procedimiento de manera tradicional, es decir; de la forma que ellos, las venían desarrollado (de forma empírica). En este evento se registraron los tiempos que hicieron cada uno de ellos. Este suceso se realizó para cada procedimiento.

Después se volvieron a realizar los procedimientos con los mismos actores, utilizando el manual. De igual forma se registraron los tiempos para poder tener ambos valores.

Se hizo uso de una técnica estadística (diagrama de Pareto) para determinar cuales fueron los tiempos más críticos de acuerdo a la estimación hecha. Utilizando los valores obtenidos de manera tradicional y haciendo uso del manual de procedimientos se pudo observar claramente que hubo una mejora significativa en tiempo lo cual se traduce en un ahorro de recursos económicos y en veracidad e integridad de la información. Esto permitió al Tecnológico de Acapulco, entregar en tiempo y forma la información a la DGEST, logrando el objetivo general de la investigación. En la figura 6.25 se observa ese ahorro de tiempo.

126

Bibliografía 1. Arias Galicia Fernando, Lecturas para el Curso de Metodología

de la

Investigación, Edit. Trillas, 1ra. Edición 1998. 2. Betaman, Snell, Administración un Nuevo Panorama Competitivo, 6ta. Edición. 2004. 3. Curtis Mark A., Planeación de Procesos, Edit. Limusa, 1ra. Edición 1996. Fincowsky Franklin, Benjamín Enrique, Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" , México, Fca – Unam. 4. Franklin Fincowsky Enrique Benjamín, Organización de Empresas, Análisis, Diseño y Estructura; México, Fca – Unam. 5. Gómez Ceja Guillermo, Planeación y Organización de Empresas, Edit. Mc. GrawHill, 8va. Edición 1998. 6. Gómez Ceja, Sistemas Administrativos México, Edit. Mc Graw hill, Edición 1997. 7. Goode William J., Hatt Paul K. Métodos de Investigación Social, Edit. Trillas, 2da. Edición 1990. 8. Hamermesh, Planeación Estratégica, o Cómo se las arreglan los Gerentes Triunfadores. Edit. Limusa. 1ra. Edición 1994. 9. Hernández Sampieri Roberto, Fernández Collado Carlos, Baptista Lucio Pilar, Metodología de la Investigación Edit. Mc GrawHill, 3ra. Edición 2003. 10. Jiménez Castro, Wilburg, Introducción a la Administración Pública.-.- Editorial Fondo de Cultura Económica, Edición1968. 11. Johnson Gerry, Scholes Kevan, Dirección Estratégica, Edit. Prentice Hall, 5ta. Edición 2003. 12. Kasty Rosenzweig, Administración De las Organizaciones, Edit.. Mac Graw Hill. 13. Laris Casillas Francisco Javier, Administración Integral, Edit. CECSA, 15ª. Edición 1999. 14. Monrroy

Godínez

María

Lourdes,

Aspectos

Metodológicos

para

la

Investivación, Edit. Instituto Tecnológico de Acapulco, 1ra. Edición 1999. 15. Morrisey, George L., Planeación Táctica, Produciendo Resultados, Edit. Prentice Hall, Edición Español 1996. 127

16. Muñoz de la Torre Javier Eliseo, Montenegro Ávila Carlos, Programa Institucional de Innovación y Desarrollo de Acapulco 2001-2006, Primera edición. Dic. 2003. 17. Ogliastri Enrique, Manual de Planeación Estratégica, Edit. Ediciones Unidas, 7a. Edición 1992. 18. Padrinos Felipe, Metodología y Técnicas

de investigación en Ciencias

Sociales, Edit. Siglo XXI, 34a. Edición 1996. 19. Robbins Stephan P., Coulter Mary, Administración Edit. Prentice Hall. 6ta. Edición. 20. Salkind N. Métodos de Investigación, Edit.. Prentice Hall, Edición 2000. 21. Sterner George A. Planeación Estratégica lo que todo lector debe saber, 1ra. Edición 1997. 22. Tecla J. Alfredo, Teoría, Métodos y Técnicas en la Investigación Social Ediciones Talleres, 14a. Edición 1995. 23. Terry, George R,Principios de Administración, Edit. C.E.C.S.A. Edición 1962.

Otras Fuentes de Información 24. Diseño de un manual salidas

de Procedimientos Administrativos de entradas y

de materiales importados

en la empresa National Oilwell de

Venezuela C.A. Anaco edo. Anzoátegui 25. Guía para la elaboración e integración de manuales de procedimientos, Instituto Politécnico Nacional, abril 2003 26. Guía

Técnica

para

Documentar

procedimientos,

Departamento

de

Organización y Métodos, Servicio de Salud de Jalisco, 27. IMNC, Orientación Sobre el Concepto y Uso del Enfoque Basado en Procesos para los Sistemas de Gestión ISO/TC 179/SC 2/N 544R2, Edición 2003. 28. Manual de Estilo de Publicaciones de la American Psychological Association, American Psychological Association; Manual moderno 2001 29. Manual de Organización del Instituto Tecnológico,

Dirección General de

Institutos Tecnológicos, Posecretaría Técnica de la Comisión Interna de Administración y Programación, diciembre 1992, México, D.F.

128

30. Ordaz Zubia Velia, Saldaña García Gloria, Análisis y Crítica de la Metodología para la realización de planes regionales en Estado de Guanajuato, 2006 31. Secretaría de la Contraloría General, Dirección General de Desarrollo Administrativo del Estado de Sonora, Guía para la elaboración del manual de procedimientos, Edición 2006. 32. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, Norma Mexicana IMNC, Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. 33. Villa Gómez, Trabajo Realizado para Determinar las Causas del Atraso en la Entrega de Información, Departamento de Planeación del Instituto Tecnológico de Acapulco, 2006 34. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, 23 enero del 2005. 35. http://diariooficial.segob.gob.mx/normasOficiales.php. 36. http://www.pa.gob.mx/transparencia/gasto2007enero.pdf 37. http://www.dgest.gob.mx/web/index.php?option=com_content&task=view&id=1 8&Itemid=82 38. www.dgest.gob.mx

129

Anexos Anexo 1. Clasificación de los Institutos Tecnológicos Institutos tecnológicos Federales Industriales CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

TECNOLÓGICOS Y CENTROS DURANGO CHIHUAHUA SALTILLO CIUDAD MADERO ORIZABA VERACRUZ CELAYA ZACATEPEC MERIDA CIUDAD JUAREZ NUEVO LAREDO MORELIA LA LAGUNA QUERETARO AGUASCALIENTES OAXACA CULIACAN SAN LUIS POTOSI ISTMO TIJUANA PACHUCA LEON MATAMOROS MINATITLAN PUEBLA TLALNEPANTLA TUXTLA GUTIERREZ CIUDAD GUZMAN LA PAZ TOLUCA VILLAHERMOSA CHETUMAL CIUDAD VICTORIA TUXTEPEC APIZACO HERMOSILLO NOGALES PARRAL TEHUACAN TEPIC ACAPULCO PIEDRAS NEGRAS LOS MOCHIS NUEVO LEON CAMPECHE ZACATECAS COLIMA CIIDET JIQUILPAN CRODE DE CELAYA MEXICALI CERRO AZUL

1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1948 1948 1951 1954 1957 1957 1958 1961 1961 1964 1964 1965 1965 1967 1967 1968 1968 1968 1970 1971 1971 1972 1972 1972 1972 1972 1972 1973 1973 1974 1974 1975 1975 1975 1975 1975 1975 1975 1975 1975 1975 1976 1976 1976 1976 1976 1976 1976 1977 1978 1981 1982

130

No. 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83

CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS TECNOLÓGICOS Y 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005 CENTROS TAPACHULA 1983 CHILPANCINGO 1984 CRODE DE CHIHUAHUA 1985 CRODE DE MERIDA 1985 CANCUN 1986 DELICIAS 1986 CHIHUAHUA II 1987 LAZARO CARDENAS 1987 CENIDET 1987 HUATABAMPO 1988 MATEHUALA 1988 SAN JUAN DEL RIO 1988 COSTA GRANDE 1988 REYNOSA 1988 IGUALA 1990 CIUDAD CUAUHTEMOC 1991 LA PIEDAD 1991 OCOTLAN 1991 TLAXIACO 1991 ZITACUARO 1991 CUAUTLA 1991 COMITAN 1992 CIUDAD VALLES 1992 COMITANCILLO 1992 LINARES 1992 PINOTEPA 1992 CRODE DE ORIZABA 1993 JIMENEZ 1994 AGUA PRIETA 1996 ENSENADA 1996 LA REGIÓN MIXE 2000

131

Institutos Tecnológicos Descentralizados CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

TECNOLÓGICOS Y CENTROS La Costa Chica Ecatepec Cananea La Montaña La Región Carbonífera Zacatecas Norte Zacatecas Sur San Andrés Tuxtla Sierra Norte de Puebla Apatzingan Comacalco Fresnillo Misantla Nuevo Casas Grandes Teziutlán Zamora Lerdo Santiago Papasquiaro Tantoyuca Cajeme Cd. Constitución Coacalco Irapuato Los Ríos Monclova Zacapoaxtla Acatlán de Osorio Cosamaloapan Cuautitlán Izcalli Felipe Carrillo Puerto Huixquilucan Jilotepec Ote. Edo de Méx. Pánuco Sur de Guanajuato Tepexi de Rodríguez Tianquistenco Atlixco Cd. Acuña Chalco Jocotitlán Poza Rica Sur. Edo. de Yuc. Tamazunchale Xalapa Zapopan Alamo Temapache Cd. Serdán Coatzacoalcos Ixtapaluca Puerto Vallarta Río Verde

1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1991 1990 1991 1991 1991 1991 1992 1993 1993 1994 1994 1994 1994 1994 1993 1994 1995 1995 1995 1996 1996 1996 1996 1996 1996 1996 1996 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1997 1998 1998 1998 1998 1998 1998 1998 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999

132

CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS No. 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108

TECNOLÓGICOS Y CENTROS Tierra Blanca Uruapan Valle de Bravo Villa Guerrero Acayucan Apan Arandas Cd. Hidalgo Chapala Huachinango Huichapan La Región Sierra Lagos de Moreno Las Choapas Libres Los Cabos Macuspana Motul Nochistlán Occ. Edo. de Hidalgo Progreso Puerto Peñasco Región Purépecha Valladolid Zacatecas Occidente Alvarado Calkini Centla Chimalhuacán Huatusco Huetamo Los Reyes San Felipe del Progreso Tequila Tepeaca Cintalapa El Grullo Loreto Los Llanos Perote S. Martin Texmelucan Tacámbaro Villa la Venta Huimanguillo Zongolica Jerez San Luis Zapotlanejo La Huerta ( Cihuatlan ) San Miguel el Grande San Pedro de las Colonias Sur del Edo. de Campeche Tamazula de Gordiano Tlaxco Mulege Patzcuaro Chanpoton

1980 1990 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1999 1999 1999 1999 1999 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2003 2003 2003 2004 2004 2004 2004 2004 2005 2005

133

Institutos Tecnológicos Agropecuarios CRONOLÓGICO DE CREACIÓN POR AÑOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

TECNOLÓGICOS Y CENTROS Roque* Cd. Altamirano China Conkal Durango El Llano de Aguascalientes Huejutla Morelia Oaxaca Papaloapan Altamira Tecomatlán Tizimín Tlajomulco, Jal Tlaxcala Torreón Úrsulo Galván Valle del Yaqui Villa Montemorelos Zona Maya Zona Olmeca

1926 1982 1982 1974 1976 1978 1975 1975 1981 1973 1975 1987 1976 1982 1982 1976 1976 1977 1972 1976 1982

Institutos Tecnológicos del mar No.

1 2 3 4 5 6

TECNOLÓGICOS Y CENTROS

Boca del Río Mazatlán Guaymas Lerma Salina Cruz BahÍa de Balderas

1975 1982 1984 1988 1995 1996

134

Anexo 2. Propuesta de indicadores DIRECCION GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS DIRECCION DE DESARROLLO DEL SISTEMA PROPUESTA DE INDICADORES (DOCUMENTO DE TRABAJO) AÑOS No.

METAS SNIT

UNIDAD DE MEDIDA

INDICADORES

FÓRMULA

Lograr, para el año 2006, una matrícula Alumno atendido de licenciatura en los tecnológicos Alumno de Licenciatura federales de 250,000 estudiantes.

Pertinencia

Matrícula 2005

1

Eficacia

Matrícula 2006

Lograr, para el año 2006, una matrícula Alumno atendido de 15,000 alumnos en estudios de posgrado en los tecnológicos federales. Alumno de Licenciatura

Pertinencia

Matrícula 2005

2

Eficacia

Matrícula 2006

Pertinencia

Matrícula 2005

Eficacia

Matrícula 2006

Pertinencia Eficacia

Matrícula 2005 Matrícula 2006

3

4

Alumno atendido Lograr atender, para el año 2006, al 5% (13,250 alumnos) de la matrícula total de los tecnológicos federales en programas Alumno de Licenciatura no presenciales. en programas no presenciales

Alumnos Para el 2006, la tasa de atención del Alumno atendido SNIT al grupo de edad entre los 19 y 23 años crecerá del 1.8 al 2.2%. Alumno entre 19 y 23 años

Alumno desertor 5

6

Para el 2006, se habrá disminuido en 8% el índice de deserción del SNIT.

Promedio de Alumnos que desertan

Alumno reprobado Para el 2006, se habrá disminuido en 15% el índice de reprobación del SNIT. Promedio de Alumno que reprueban

7

Lograr, para el 2006, una eficiencia Alumnos titulados terminal del 50% en licenciatura y 40% en posgrado. Alumno egresado

8

En el 2003, el 100% de los tecnológicos Programa contará con un programa de promoción Alumno atendido de la titulación de los egresados de generaciones anteriores.

9

A partir del 2003 el 100% de las Programa instituciones del Sistema contará con un Alumno atendido programa de apoyo a los estudiantes que presenten deficiencias académicas.

Matrícula 19 a 23 Matrícula 2005 Pertinencia Eficacia

Alumno desertor

Eficiencia

Matrícula 2005

Pertinencia Eficacia

Prom. Alum. Reprob Matrícula 2006

Eficiencia

Pertinencia Eficiencia

Titulados una gen. Nuevo ingreso misma genera.

Pertinencia

Programa Propues

Eficiencia

Programa Acept.

Eficacia

Programa Propues

Pertinencia

Programa Acept.

135

Para el 2003 el 100% de los tecnológicos Programa 10 del Sistema actualizará sus programas de Programa de Actualización educación continua.

A partir del 2003 se incrementará el número de estudiantes de origen 11 indígena, y para el 2006 se habrá logrado Indígena Atendido triplicar la matrícula de estudiantes de Alumno atendido ese origen que son atendidos por el SNIT.

Para el 2006, se incrementará de 8 a 15% el porcentaje de estudiantes de Alumno Becado 12 licenciatura beneficiados con becas Becas provenientes de PRONABES, SEP y de Beca otorgada otros organismos públicos y privados.

Programa En el 2002 se implementará el Programa Programa Aplicado 13 de Innovación y Calidad de la SEP en el Aplicado 100% de las instituciones del Sistema.

Certificación En el 2003 se logrará la certificación de Progr. Certificación cinco unidades administrativas y para el 14 2006 el 100% de las instituciones habrá Certificación participado en el proceso de certificación. Unidad Administrativa

Laboratorio Certificado En el 2002 se contará con la acreditación y certificación de dos laboratorios acorde 15 Acreditación y certificación a las normas nacionales, y para el 2006 de laboratorio se tendrán por lo menos diez.

En el 2002 se capacitará en autogestión y liderazgo, y enfoque estratégico al 100% Directivo y funcionario de mandos superiores y coordinadores de 16 área de la Dirección General y al 100% Docente atendido de directivos y funcionarios docentes de las instituciones del SNIT, y para el 2006 se habrá Curso Impartido

A partir del 2002 se impartirán en el SNIT Curso - Directivo y func. 84 cursos anuales de formación y 17 atendido desarrollo para directivos y funcionarios docentes.

Pertinencia

Programas Act. Total de Prog.

Eficiencia

Indígena atendido

Pertinencia

Matrícula total

Eficacia

Alumno Becado

Pertinencia

Matrícula total

Eficiencia Eficacia

Programa Implem. Programa Propues

Eficacia Eficiencia

Certif. Unid. Unidades Propues.

Eficacia Eficiencia

Lab. Certificado 10 laboratorios

Eficiencia Eficacia

Personal Cap. Total de pers.

Pertinencia

Eficiencia Eficacia

Curso impar. Curso Prog.

136

18

A partir del 2002 se impartirán en el SNIT 84 cursos anuales de capacitación y Curso Personal Atendido desarrollo al personal de apoyo y asistencia a la educación.

Para el 2006 se habrán cubierto las necesidades de construcción y Construcción autorizado 19 equipamiento de las instituciones del Sistema derivadas de la implementación Equipo Autorizado del nuevo modelo educativo.

20

Para el 2003, se contará con un nuevo Programa programa de promoción y fortalecimiento Programa de Promoción del aprendizaje del idioma inglés y se y Fortalecimiento aplicará en el 100% de los planteles.

En el 2004 se habrá actualizado por lo Medios y Métodos menos el 50% de los medios y métodos educativos de apoyo al modelo educativo, en función 21 de los requerimientos que resulten de la implementación de las estrategias Programa Mejorado de centradas en el aprendizaje. Medios y Métodos

Pertinencia Eficiencia

Curso impar. Curso Prog.

Construccion term. Pertinencia

Construccion solic. Equipo entregado Equipo solicitado

Pertinencia Eficacia Eficiencia

Programa aplicado en plantel No. Planteles

Eficacia

Medios y Métodos

Pertinencia

Actualizados No. Total de Medios y Métodos

Carrera salida lateral Ofrecer, para el 2005, salidas laterales en Plan de estudio actualizado el 100% de las carreras.

Pertinencia Eficacia

Carreras con Salida lateral Total de carreras

A partir del 2002, todos los tecnológicos y Documento 23 centros del Sistema contarán con un Programa documento indicativo de investigación. Investigación en Proceso

Pertinencia

Doc. Propuesto. Doc. Autorizado

22

A partir del 2002, cada uno de los Programa de Investigación institutos tecnológicos y centros de investigación realizará programas de 24 investigación, orientados a resolver problemas prioritarios en el ámbito Investigación en Proceso regional o nacional, en especial los relacionados con las micro, pequeña

Para el 2003, el 50% de los Red temática investigadores habrán conformado una Investigador 25 red temática en sus líneas de investigación.

El 100% de los institutos tecnológicos habrá realizado para el 2003 un estudio Estudio 26 de su entorno a fin de detectar las necesidades de investigación tecnológica.

Programa Invest. Pertinencia

Terminado

Eficiencia

Total de planteles

Pertinencia Eficacia

Investigadores Total de Investigadores

Pertinencia

Estudio

Eficacia

No. de Instituciones

137

A partir del 2002 se consolidarán los Programa de Posgrado 27 programas de posgrado integrándoles Investigador nuevos cuadros de investigadores.

Programa de Incorporación A partir del 2003, se implementará en los institutos tecnológicos y centros de de investigadores investigación un programa especial para la incorporación de profesores Programa de jóvenes investigadores al SNI. doctores

Lograr, para el año 2006, la incorporación Investigador de por lo menos 250 investigadores del 29 SNIT al Sistema Nacional de Investigadores.

En el 2003 se implementará el Programa de Investigación y Desarrollo de la Educación Tecnológica en las 30 instituciones del Sistema, orientado hacia Programa de Investigación los temas y problemas prioritarios de la materia, y con el apoyo de proyectos interinstitucionales y de coop

En el 2003, los cuatro CRODES habrán reorientado su quehacer hacia el desarrollo de tecnología, la promoción del 31 registro de patentes, la investigación y la realización de servicios de apoyo al Investigación desarrollo de las instituciones de Servicio educación superior tecnológica.

Para el 2006, por lo menos el 10% de la planta docente de tiempo completo habrá 32 realizado algún tipo de investigación que Docente impacte en la mejora del proceso Investigador educativo o en el desarrollo de la región.

Eficacia Eficiencia

Prog. Posgrado consolidado Total de Prog. Posgrado

Pertinencia

Programa Implem.

Eficacia

Prog. Propuesto

Eficacia

Investigador 2005 Investigadores estimados al 2006

Programa Invest. Eficacia

Implem. Programa Invest. Propuesto

Pertinencia

Eficacia

Investigación Investigación prop.

Docente con Investig. Realiz. Total de docentes

33

A partir del 2003, el 50% de los institutos que ofertan posgrado contarán con por lo menos algún tipo de Programa de estudio Programa de Posgrado financiamiento del CONACYT.

34

Para el 2002 cada institución que cuente con estudios de posgrado, elaborará su Programa de estudio Programa Integral de Fortalecimiento del Programa de Posgrado Posgrado.

Eficacia

Prog. Financiado Prog. Propuesto

Eficiencia

Programa Elab. Instituciones con Posgrado

138

A partir del 2002, todos los alumnos de Alumno atendido doctorado realizarán estancias de 35 Estancia de Investigación investigación en laboratorios del más alto prestigio nacional e internacional.

Lograr, para el año 2006, la incorporación Programa de estudio 36 de 22 programas de posgrado al padrón Programa de Posgrado nacional de posgrado del CONACYT.

37

A partir del 2002, el 100% de las instituciones del Sistema realizará una Autoevaluación de Planes y programas autoevaluación de la calidad de sus planes y programas de estudio.

A partir del 2002, se iniciarán en las instituciones del Sistema diagnósticos de sus planes y programas de estudio por 38 parte de organismos externos de Plan y Programa reconocido prestigio nacional o internacional para determinar su calidad; para el 2004, el 100% de las i

39

Para el año 2006, cada instituto deberá haber obtenido la acreditación de por lo Programa lienciatura Programa estudio menos el 30% de sus programas de licenciatura.

40

Lograr, para el 2006, la acreditación de Programa Posgrado Programa estudio por lo menos 20 programas de posgrado.

Para el 2006, por lo menos el 20% de los 41 egresados de las instituciones del Egresado Egresado Certificado Sistema lograrán su certificación.

A partir del 2003, todas las instituciones del Sistema presupuestarán y gestionarán Gestión recursos financieros, ante las instancias 42 correspondientes, para la acreditación de Planes y Programas planes y programas de estudio y la certificación de egresados de las instituciones del

A partir del 2003 se instrumentarán cursos de formación y actualización 43 docente y profesional en la educación Curso centrada en el aprendizaje en el 100% de los institutos.

Lograr, para el 2006, que el 60% de los Profesor de carrera 44 profesores de carrera tengan grado de maestría.

45

Lograr, para el 2006, que 500 profesores Profesor del Sistema obtengan grado de doctor.

Eficiencia Eficacia

Alumno atendido total alumno posg. Estancia realizada Estancia Progr.

Eficacia Eficiencia

Prog. Incorp. Prog. Propuesto (22)

Pertinencia Eficacia Eficiencia

Autoeval. Realiz. Autoeval. Prop.

Planes y Prog. diagnosticado 2004 Eficacia

total de planes y programas 2004

Pertinencia Eficacia

Programa Acred. Total de Prog. (30%)

Pertinencia Eficacia

Programa Acred. 20

Pertinencia

Egresado Certif. Total de egresado

Planes y Prog. Pertinencia

Certificados

Eficiencia

total de planes y programas

Pertinencia

Curso realizado

Eficiencia

Curso Prog.

Eficacia Eficiencia

Profesor con maestria Total de Prof.

Eficiencia

Profesor con Doctorado Total de

139

A partir del 2002 se apoyará al 100% de los docentes que soliciten realizar Docente atendido estudios de posgrado en programas 46 registrados en el padrón de posgrados del CONACYT o en programas internacionales de reconocido prestigio, que coadyuven al logro de los objetivos

Eficacia

Docente atendido

Eficiencia

Docente solicitante

Eficacia Pertinencia

Docente particip. total de docentes

A partir del 2003, el 100% de los Profesor atendido 48 profesores de nueva contratación habrá recibido cursos de formación docente.

Eficacia Eficiencia

Profesor atendido Total de profesores de nueva contratac.

Para el 2006, el 100% de las instituciones 49 habrá participado en el Programa de Institución Intercambio Académico.

Eficacia Eficiencia

Institución Particip. Total de Instit.

47

A partir del 2002, por lo menos el 25% de los docentes de cada plantel participará Docente Participante anualmente en programas de actualización docente o profesional.

A partir del 2002, el 30% de los profesores será beneficiado anualmente 50 con becas comisión, estímulos al desempeño del personal docente e investigación o años sabáticos.

Profesor atendido

51

En el 2002, el 100% de los planteles diseñará y pondrá en marcha un Programa de Difusión programa de difusión y utilización de los servicios bibliotecarios.

52

Para el 2006, se alcanzará un índice de 13 libros por alumno.

Libros por alumno

Incrementar, para el año 2006, en un 53 300% la suscripción a revistas técnico- Suscripción científicas.

54

Para el 2006, se logrará un índice de 10 Alumnos por computadora alumnos por computadora.

Eficacia

Profesor atendido

Pertinencia

Total de profesores

Eficacia Eficiencia

Programa Diseñado No. Planteles

Eficiencia Eficacia

No. Libros Total de alumnos

Eficiencia

Eficiencia Eficacia

Suscp 2005 Suscp 2002 Suscripciones 2002

Total alumnos Total de computadoras

140

A partir del 2003, cada tecnológico editará anualmente por lo menos dos 55 libros dictaminados y avalados por Libro editado consejos o comités editoriales de expertos.

A partir del 2003, por lo menos el 50% de los estudiantes participará anualmente en Alumno participante 56 actividades culturales, deportivas y recreativas.

El 100% de los planteles implementará, a partir del año 2003, un programa extra- Alumno atendido curricular relacionado con temas de 57 liderazgo, trabajo en equipo y desarrollo humano, que atenderá anualmente a por lo menos el 40% de la matrícula.

Para el 2003 se contará con un catálogo 58 de servicios externos de las instituciones Catalogo del Sistema.

59

Para el 2006 se contará con 40 unidades Unidad de gestión de gestión tecnológica.

A partir del 2003, el 100% de los Programa integral 60 tecnológicos contará con un programa integral de vinculación.

Lograr que en el 2006 cada plantel participe en una red de colaboración 61 Institución Participante entre instituciones y cuerpos académicos para las actividades de vinculación.

Para el 2004 se firmarán, por lo menos, tres convenios nacionales y tres Convenio Nacional 62 internacionales de intercambio Convenio Internacional académico, los cuales estarán operando en al menos 20 instituciones.

Pertinencia

Libro editado Libro propuesto

Eficiencia

Alumno Participante Total alumnos

Pertinencia

Alumno atendido Total de alumnos

Eficiencia

Catalogo eleb. Catalogo prop.

Eficacia

Unidad G. 2005 40 Prog. al 2006

Pertinencia

Prog. Inte. Vinc. total de instit. (83)

Pertinencia

Institución Particip. total de instit. (83)

Convenio Nacional 3 Eficacia Convenio Intern. 3 Institucion Particip. 20

63

A partir del 2002 se firmarán anualmente Base concertación 760 bases de concertación en el SNIT.

Eficiencia

Base de concert. firmados 760

141

64

Para el 2006 operarán por lo menos 83 Convenio de vinculación convenios de vinculación.

A partir del 2002, se incrementarán los ingresos propios por concepto de Moneda Nacional 65 actividades de vinculación en los institutos tecnológicos en un 30% anual.

Eficacia

Convenio firmados total de inst. (83)

IP2005 - IP 2004 Eficiencia

IP 2004

A partir del 2004, por lo menos el 20% de los alumnos participará en actividades de aplicación de las habilidades y 66 conocimientos adquiridos en los Alumno participante diferentes eventos académicos del SNIT, en actividades de investigación o en proyectos de vinculación.

Eficiencia

Alumno Participante

A partir del 2003, se actualizará el 67 Programa de Seguimiento de Egresados Programa en el 100% de los institutos tecnológicos.

Eficiencia

A partir del 2003, se incorporará anualmente por lo menos el 20% de la Alumno Prestante 68 matrícula de licenciatura al servicio social, en apoyo al desarrollo de la comunidad.

A partir del 2002, se incorporará anualmente un promedio de 27,000 Alumno residente 69 alumnos a proyectos de residencias profesionales.

En el 2002, cada una de las instituciones del Sistema habrá elaborado su PIID del Instituto Tec. 70 Programa Institucional de Innovación y Desarrollo.

71

En el 2002 se diseñará un sistema integral de planeación que se aplicará al Sistema Integral de 100% de las instituciones del SNIT en el Planeación 2003.

Total alumnos

Programa Actualizado No. Instituciones (83)

Pertinencia

Alumno Pres Total alumnos

Pertinencia

Total alumnos res. 27000 alumnos

Pertinencia

PIID elab. (83)

Pertinencia

SIP aplicado (83)

142

A partir del 2002, se difundirán a la sociedad los resultados de los programas Informe de resultados 72 del SNIT para responder a los requerimientos de transparencia y rendición de cuentas.

73

En el 2003 se contará en cada plantel con un Programa Integral de Fortalecimiento. Programa integral de fortalecimiento

Pertinencia

Informe de Resultados (83)

Pertinencia

Programas total de inst. (83)

A partir del 2002 se contará con un Inventario 74 inventario actualizado anualmente de instalaciones y equipo.

Pertinencia

Suma del inventario de cada Institución

A partir del 2002 se proporcionará por lo Servicio de atención 75 menos un servicio de atención a la ciudadanía en línea.

Pertinencia

Servicios prestados Total de serv. Potenciales

Para el 2004, todas las instituciones del SNIT contarán con una nueva estructura 76 orgánico funcional y el manual de Nueva estructura organización correspondiente, acorde a Manuales su desarrollo.

Estructura organica aprobada Pertinencia

instituciones (83)

143

Anexo 3. Procesos, actividades y acciones PROCESO

RESPONSABLE ACTIVIDAD Y ACCIÓN DESCRIPCIÓN Dirección del 1.1. Administración y Presupuesta los gastos de la Dirección, incluyendo los gastos de Instituto dirección de la Institución su funcionamiento 1.1.1 Dirección

Subdirección de Planeación y Vinculación Subdirección Académica Subdirección de Servicios Administrativos Departamento de Planeación, Programación y 07002300070101 Presupuestación PLANEACIÓN Y Departamento de ADMINISTRACI Recursos ÓN Humanos Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Materiales y Servicios Departamento del Centro de Cómputo

1.1.2. Subdirección de Planeación y Vinculación

Presuesta los gastos de la Subdirección de Planeación y Vinculación, incluyendo los derivados de su funcionamiento

1.3. Subdireción Académica 1.4. Subdirección de Servicios Administrativos

Presuesta los gastos de la Subdirección Académica, incluyendo los derivados de su funcionamiento Presuesta los gastos de la Subdirección de Servicios Administrativos, incluyendo los derivados de su funcionamiento

1.5. Departamento de Presuesta los gastos del Departamento de Planeación, Planeación, Programación Programación y Presupuestación, incluyendo los derivados de su y Presupuestación funcionamiento 1.6. Departamento de Recursos Humanos

Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Humanos, incluyendo los derivados de su funcionamiento

1.7.Departamento de Recursos Financieros

Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Financieros, incluyendo los derivados de su funcionamiento

Presuesta los gastos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, incluyendo los derivados de su funcionamiento. Considerando todos los gastos de material de oficina de la Institución 1.9. Departamento del Presuesta los gastos del Departamento de Centro de Cómputo, Centro de Cómputo incluyendo los derivados de su funcionamiento. También considera los gastos derivados del mantenimiento del equipo de cómputo de toda la Institución Departamento de 1.10. Departamento de Presupuesta los gastos del mantenimiento de los talleres y Mantenimiento de Mantenimiento de Equipo laboratorios, excepto el de equipo de cómputo. Equipo 2.1. Atención a alumnos Considera los costos generados en proceso enseñanzaescolarizados 2.1.1. aprendizaje en el aula, así como la asesoría académica para la Enseñanza teórica Institución. 2.1.2. Enseñanza práctica Incluye los gastos para el material de laboratorios, materias Departamentos primas, servicios y demas materiales que se utilicen para la Académicos elaboración de prácticas derivadas de la teoría 2.2.Atención a alumnos no Considera los gastos derivados de la modalidad de tecnológico escolarizados 2.2.1 abierto, con el fin de complementar y desarrollar los Asesoría Académica conocimientos del alumno mediante el autodidactismo.

07032300041702 ATENCIÓN A LA División de DEMANDA DE Estudios EDUCACIÓN Profesionales SUP.

1.8.Departamento de Recursos Materiales y Servicios

2.3. Orientación Escolar 2.3.1. Asesoría escolar

Considera los gastos derivados de la administración curricular de los alumnos, la definición de los programas académicos y las opciones de titulación 2.4. Orientación Educativa Comprende losgastos derivados de la inducción de alumnos de 2.4.1. Inducción a los nuevo ingreso, así como los gastos derivados de la asesoría alumnos de nuevo ingreso pedagógica, de la información y orientación educativa que se 2.4.2. Asesoría brinda al alumno. Departamento de Pedagógica Desarrollo Académico 2.5. Tecnológica Considera los gastos derivados de la aplicación de los medios y Educativa métodos necesarios para que el proceso enseñanza-aprendizaje 2.5.1. Medios y métodos se realice con exelencia Educativos 3.1. Actualización y Presupuesta los gastos necesarios de los cursos que se realizan 07032300041703 especialización para el presonal docente. MEJORAMIENT Departamento de académica O DEL Desarrollo 3.1.1. Docentes RECURSO Académico 3.1.2. Investigaciones Considera los gastos necesarios para los docentes investigadores HUMANO

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4.1 Fortalecimiento de los Comprende los gastos generados para la evaluación de los planes y programas de planes de estudio Departamento de estudio División de 4.1.1 Evaluación de 07032300041704 estudios planes de estudio FORTALECIMIE profesionales NTO DE LOS 4.1.2 Actualización de los Comprende los gastos derivados de la actualización de los PLANES Y planes de estudio planes de estudio PROGRAMAS 4.1.3 Evaluación de los Considera los gastos requeridos para la evaluación de los DE ESTUDIO programas de estudio Departamento de planes de estudio 4.1.4 Elaboración de Comprende los gastos derivados de la elaboracion de programas Desarrollo programas de estudio de estudio Académico Departamento de 5.1 Comunicación y Comunicación y difusión. Difusión 5.1.1 Difusion escrita 5.1.2 Disufión audiovisual

5.1.3 Obra editorial Departamento de 5.2 Servicios Escolares Servicios 5.2.1 Control Escolar Escolares 07032300041705 5.2.2 Servicios SERVICIOS DE estudiantiles APOYO A LA DOCENCIA Departamento de 5.3 Centro de información Centro de 5.3.1 Organización Información bibliográfica

Considera los gastos derivados de las actividades a promover y difundir las políticas de la dirección general asi como la del instituto, considerando los medios de difusión escrita. Considera los gastos derivados de la difusión del instituto mediante canales formales de comunicación tanto televisivos como radiofónicos asi como otros medios informáticos Presupuesta los gastos derivados de la impresión de los productos que difundan la imagen institucional. Presupuesta los gastos derivados de los procesos de inscripción, reinscripción, cambios, traslados, certificación y titulación Presupuesta el gasto derivado de los procesos de becas escolares, seguros médicos, asesoría psicológica y seguro de vida Presupuesta los gastos derivados de diversas secciones del Centro de información, para la realización de procesos técnicos, catalogación y servicios al público y de consulta; así como gastos de fichas bibliográficas, material de oficina, libos, revistas, etc.

5.3.2 Servicio a usuarios

Considera los gastos derivados de aplicar los mecanismos de préstamo y recepción de la documentación y recuperación del material bibliográfico 5.3.3 Servicios Presupuesta los gastos generados por la aplicación de especializados mecanismos para la prestación de servicios especialiazados como videos, libros electrónicos, etc. Departamento de 6.1. Ampliación y Presupuesta los gastos derivados de los estudios que realiza el Planeación, Mejoramiento de la Planta área correspondiente para detectar las necesidades de Programación y Física construcción y adaptación de las instalaciones físicas del Presupuestación 6.1.1. Construcción y Instituto, llevando a cabo las gestiones pertinentes para su 07032300041706 Adaptación de las autorización ante los organos correspondientes MEJORAMIENT Instalaciones Físicas O A LA Departamento de 6.2. Mantenimiento y Presupuesta los gastos generados en el mantenimiento INFRAESTRUCT Recursos y conservación de las preventivo y correctivo de las instalaciones del Instituto URA FÍSICA Servicios instalaciones físicas Tecnológico. 6.2.1. Mantenimiento preventivo 6.2.2. Mantenimiento correctivo 7.1. Fomento Cultural, Presupuesta los gastos derivados de las actividades culturales, Deportivo y Recreativo del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de 7.1.1. Promoción Cultural locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades 07032300041707 7.1.2. Promoción FOMENTO Departamento de Deportiva CULTURAL, Actividades DEPORTIVO Y Extraescolares RECREATIVO 7.1.3. Eventos Recreativos

Presupuesta los gastos derivados de las actividades deportivas, del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades Presupuesta los gastos derivados de las actividades recreatovas, del Instituto, incluyendo los gastos de transporte, alquiler de locales para eventos y otros gastos propios de estas actividades

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8.1 Gestión Tecnológica Presupuesta los gastos de transporte, viáticos y demás que 8.1.1 Prácticas, estadías y contribuyan al establecimiento de nexos con la industria, con el promoción profesional propósito de relacionar al alumno con las actividades profesionales 8.1.2 Servicio Social y Presupuesta los gastos de la prestación del servicio social y del Desarrollo Comunitario desarrollo de la comunidad, así como lo requierido para establecer relaciones con la Secretaria del Estado, empresas y organismos descentralizados 8.1.3 Servicios Externos Presupuesta gastos que genera la organización y control de 07032300041708 Departamento de servicios externos que proporciona el instituto, como eventos VINCULACIÓN Gestión educativos externos, capacitación, etc. CON EL Tecnológica y 8.1.4 Seguimiento de Presupuesta gastos de entrevistas, viáticos, conferencias y SECTOR Vinculación egresados demás recursos para mantener canales con egresados del PRODUCTIVO instituto 8.1.5 Vinculación con los Presupuesta gastos generados para el establecimiento de sectores productivos y la contratos con la industria, así como los programa de maestro comunidad huesped y visitas de empresarios al instituto, y demás que contribuyan al establecimiento de nexos con los sectores productivos 8.1.6 Producción Presupuesta los gastos de la producción académica generada académica derivada de la por los proyectos de vinculación con los sectores productivos y la vinculación comunidad 9.1. Atención a los Considera los gastos originados por el desarrollo del proceso alumnos de posgrado enseñanza-aprendizaje de las especializaciones que se ofrecen 9.1.1. Especialización en el Instituto. 9.1.2. Mestría Presupuesta los gastos originados por el desarrollo del proceso Departamentos enseñanza-aprendizaje de maestría que se oferta en la 07042300041709 Académicos Institución. ATENCIÓN A LA 9.1.3. Doctorado Presupuesta los gastos originados por el desarrollo del proceso DEMANDA DE enseñanza-aprendizaje de doctorado que se oferta en la POSGRADO Institución. División de 9.2. Orientación Escolar Considera los gastos derivados de la asministración curricular de Estudios de 9.2.1. Asesoría Escolar los alumnos de posgrado y la definición a los alumnos donde Posgrado e desarrollan sus programas académicos. investigación 10.1. Investigación Presupuesta los gastos de las investigaciónes tecnológicas que Científica y Tecnológica realiza el Instituto Tecnológico. 07062500043310 Departamentos 10.1.1. Investigación INVESTIGACIÓ Académicos Tecnológica N 10.1.2. Investigación Presupuesta los gastos de las investigaciónes tecnológicas que TECNOLÓGICA Científica realiza el Instituto Tecnológico. INDUSTRIAL Y Departamentos 10.2. Investigación Presupuesta los gastos de las investigaciones derivadas del DE SERVICIOS Académicos y Educativa proceso enseñanza-aprendizaje del Instituto. Desarrollo 10.2.1. Educativa Académico

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