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Fecha: 30

1. Objetivo. Orientar, guiar y proporcionar a las áreas técnicas la información necesaria para la elaboración de los Estudios Previos conforme a la normatividad vigente..

2. Marco conceptual. -

Estudios y documentos previos: En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

-

Normatividad. 

Ley 80 de 1993: Esta ley define los principios y reglas que rigen los contratos de las entidades estatales.

o

Artículo 24: Principio de Transparencia: Numeral 5. Literal c. Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato.

o

Artículo 25: Principio de economía: Numeral 7º. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. Numeral 12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones.

o Artículo 26: Principio de responsabilidad: Numeral 3. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta,

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ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos. 

Ley 1150 de 2007: Esta ley introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. ARTÍCULO 8º. Publicación de proyectos de pliegos de condiciones y estudios previos. “Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.”



Decreto 2474 de 2008: Desarrolla la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y el artículo 3 señala el contenido mínimo de un estudio previo. Artículo 3º: Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto. 6. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

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7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Parágrafo 1: Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección. Parágrafo 2: El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente articulo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del articulo 69 del código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.. Parágrafo 3. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección. Parágrafo 4. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. 

Las directivas y demás instrucciones emanadas por la Alcaldía Mayor del Distrito.

3. Desarrollo: A continuación se relaciona la información que se debe relacionar en el formato de estudios previos adoptado por la entidad. Los numerales coinciden con los mencionados para el formato de estudios previos. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura. 1.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:

1.1.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER:

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Se debe establecer la razón por la cual se debe realizar una acción determinada. En este caso es preciso definir la necesidad por la cual se debe adelantar la contratación como forma de dar solución al problema o necesidad planteada. Es necesario tener en cuenta aspectos que clarifican y le dan significado a la contratación. Esta información es fundamental para lograr que los proponentes presenten sus propuestas acordes a la necesidad y realidad de la SDIS. Aspectos que debe tener en cuenta para su formulación: • Necesidad o problema que se desea solucionar: en este caso es importante tener muy claro la definición de problema; este se puede definir como “el estado negativo y/o carencia que incide en la calidad de vida de la población.” Estos problemas se detectan a partir de conocer el sentir de la comunidad y de tener claras las metas y objetivos definidas en el macroproyecto que enmarca el estudio previo. • Población objetivo: es la población que se ve directamente afectada con el problema o necesidad planteada. • Justificación de la contratación: describir porqué es necesario realizar la contratación, que tipo de contribución puede traer ésta a la solución de la necesidad o problema planteado y cuál es el bien o provecho que esta contratación traería para la población objetivo del proyecto. • Objetivo de la contratación: es la situación en positivo del problema o necesidad planteada. • Planes, programas y proyectos que respaldan la contratación: se debe explicar de dónde se desprende la contratación a realizar, de qué programa hace parte, y este programa en que línea del plan de desarrollo se encuentra. Es decir, es justificar el origen de la contratación, partiendo de lo particular a lo general. • Causas que generan el problema: Cuáles son las razones por las cuales se originó el problema. Para identificar estas causas es necesario recoger datos históricos que tienen que ver con el entorno del problema y que posiblemente orientarán la definición de las causas. • Efectos generados a partir del problema presentado: Qué sucedería si persiste el problema. Cuáles son o serían las consecuencias de la evolución del problema. 1.2.

CONVENIENCIA DE LA CONTRATACIÓN:

Con el análisis de conveniencia se busca justificar el objeto a contratar identificando las condiciones objetivas que llevan a satisfacer la necesidad.

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Se debe referenciar la meta a alcanzar con esta contratación, el proyecto institucional que se desarrolla y cómo se relaciona con el Plan de Desarrollo, mencionando el impacto que tiene sobre el mismo de manera cuantificada. Adicionalmente se deben enunciar las razones por las cuales esta contratación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad. Describir por qué se hace necesario contratar el bien, servicio u obra, teniendo en cuenta los factores y condiciones económicas, sociales y jurídicas que se encuentran en el entorno donde se va a ejecutar el contrato.

2.

OBJETO:

Describa con precisión la prestación principal a cargo del contratista y la obra, el bien o el servicio que contratará la entidad, con sus especificaciones esenciales. Ver tipo de contratos en el capitulo V 2.1 ALCANCE DEL OBJETO: Se debe describir las acciones fundamentales que deben desarrollarse para cumplir con el objeto del contrato (sin mencionar los detalles u obligaciones específicas del contrato). ¿Qué, cómo, para quién y donde? el contratista debe cumplir el objeto del contrato, mencionando el proyecto o proyectos de la SDIS. 3.

FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

La escogencia de contratistas se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa. La SDIS con motivo de su misión institucional adelanta procesos de contratación a través del Decreto 777 de 1992 y otras figuras necesarias para el cumplimiento de su función institucional como los convenios de la Ley 489 de 1998. Las áreas responsables de la elaboración de los estudios realizaran un análisis del objeto a contratar, el monto y con estos factores decidirá cual es la modalidad de selección del contratista que mas se ajusta al proceso. Este análisis debe constar en la fundamentación jurídica de la modalidad de selección de los estudios previos. A continuación se relacionan las normas que mencionan las modalidades de selección de contratistas usadas en la SDIS. Licitación Pública. La escogencia de contratista se realizara por regla general a través de Licitación pública cuando no se cumplan las excepciones contempladas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

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Selección Abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Subasta Inversa De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 16 al 30 del Decreto No. 2474 de 2008, el procedimiento a utilizar para el presente proceso de selección abreviada es el de subasta inversa, por cuanto el procedimiento de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marcos de precios, no podrá ser utilizado hasta que no se asignen las responsabilidades a que se refiere el inciso 4° del parágrafo 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y se expida su decreto reglamentario. Igualmente, para el proceso que nos ocupa, se toma la decisión de adelantar la presente contratación por el sistema de subasta presencial de oferentes, teniendo en cuenta que la Secretaría Distrital de Integración Social, si bien tiene acceso al Portal Único de contratación y a través de este publica todos los procesos contractuales que adelanta, no cuenta con la infraestructura tecnológica para adelantar un proceso de subasta inversa electrónica con un software que garantice la transparencia del proceso. BOLSA DE PRODUCTOS El literal F del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008 – Art. 29 a 43 (Bolsa de productos) establecen las disposiciones legales para la contratación a través de Bolsas, y hace referencia al Decreto 1511 de 2006 sobre bolsas de productos. La contratación del Comisionista Mandante o Comprador se sustenta en lo establecido en el literal f) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 sobre la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades públicas, y los artículos 29 a 43, 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008 reglamentarios de lo dispuesto en la Ley. DECLARATORIA DESIERTA DE LICITACION PUBLICA Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía de conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 3576 de 2009, en desarrollo del literal D de la Ley 1150 de 2007. LITERAL H Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 2025 de 2009, en desarrollo del literal H, numeral 2 del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007.

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Menor Cuantía Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía de conformidad con lo establecido en el literal B del numeral segundo del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 9 del Decreto 2025 de 2009. Inferior al 10% de la Menor Cuantía de la entidad. Respecto del procedimiento de selección para los contratos por selección abreviada de menor cuantía, dando aplicación al artículo segundo de la Ley 1150 de 2007 y en concordancia con el parágrafo primero del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009, modificado por el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, cuando el valor del contrato a suscribir sea igual o inferior al Diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar siguiendo el procedimiento señalado en esta última disposición.

Por Subasta Inferior al 10% de la Menor Cuantía de la entidad. De conformidad con lo dispuesto por el artículo segundo de la Ley 1150 de 2007 y en concordancia con el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 1º del Decreto 3576 de 2009, el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por las entidades, cuyo valor sea igual o inferior al Diez por ciento (10%) de la menor cuantía, será el de Subasta Inversa, entendida como la adjudicación del contrato al mejor postor, en los términos señalados en el decreto 3576 de 2009. Concurso de Meritos: A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura. En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. Artículo 54 del Decreto 2474 de 2008. Concurso de meritos inferior al 10% de la menor cuantía Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Concurso de méritos inferior al 10% de la Menor Cuantía de conformidad con lo establecido en el artículo 6 del Decreto 2025 de 2009.

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CONTRATACIÓN DIRECTA:

Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente para contratar el talento humano de «DEPENDENCIA», corresponde a la causal de contratación de directa - contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión- regulada por el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008. Contratos Interadministrativos. La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente para contratar «OBJETO», es la contratación directa, contrato interadministrativo, que se encuentra reglamentada en el estatuto contractual, como una de las modalidades de contratación directa, para las diferentes entidades estatales, la cual se fundamenta en el Literal C numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008. Arrendamiento y adquisición de inmuebles: La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente para contratar «OBJETO», es la contratación directa, arrendamiento – adquisición de inmuebles, que se encuentra reglamentada en el estatuto contractual, como una de las modalidades de contratación directa, para las diferentes entidades estatales, la cual se fundamenta en el Literal I numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y Decreto 3576 de 2009. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado: De conformidad con lo dispuesto por el articulo 2°, numeral 4º, literal g) de la Ley 1150 de 2007, la selección del contratista en este proceso se realizará mediante la modalidad de contratación directa, por inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado, en concordancia con lo dispuesto en el con el Decreto 2474 de 2008, artículo 81. El artículo 81 de la citada norma menciona que “Se considera que no existe pluralidad de oferentes: 1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la Ley, su proveedor exclusivo”. (MENCIONAR EMPRESA O PERSONA Y DETALLAR SU CARÁCTER DE EXCLUSIVIDAD).

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Convenios interadministrativos o de asociación: Los Convenios Interadministrativos, son los que se celebran entre entidades públicas de cualquier orden, con el fin de desarrollar funciones propias de cada una de ellas. Su fundamento jurídico se encuentra en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998. Los convenios de Asociación, se celebran entre una entidad pública con una persona jurídica particular sin ánimo de lucro. Pueden ser de carácter nacional o internacional, dependiendo del origen de los convenientes. Su sustento legal se encuentra en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998. Contratos para el impulso de programas y actividades de interés público La favorabilidad y conveniencia para realizar la contratación por medio del Decreto 777 de 1992 y el Decreto 1403 de 1992, se debe al fin constitucional que busca el inciso segundo del artículo 355 de la Carta Política, que determina la posibilidad de contratar con entidades sin ánimo de lucro, siempre y cuando sea para “impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo”, 4.

ESTUDIO ECONÓMICO

4.1

Estudio de mercado y consulta SICE

Después de identificar la necesidad del bien, servicio u obra que se quiere contratar y determinadas las características técnicas dentro del Anexo Técnico, se procede a calcular el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, y el de los posibles costos asociados al mismo. Para la definición de estos cálculos de precios y costos se deben tener en cuenta las siguientes fuentes de consulta: •

SICE – Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal:

Decreto 3512 de 2003 Artículo 13. Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993. Las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberán cumplir las siguientes obligaciones: a)…. b)…. c)….

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d) Consulta del CUBS y del precio indicativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobre costos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. Parágrafo. Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no incluya las características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, podrá efectuar los estudios de mercado adicionales que considere necesarios. Excepciones aplicables al SICE. Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE: a) La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS; b) Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del artículo 24 de la Ley 80 de1993; c) La compraventa y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles; d) Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos; e) Todos los procesos contractuales en cuantía inferior al 10% de la menor cuantía; f) Los productos con precios regulados por el Gobierno; g) Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos.

Debe ser la primera fuente de consulta cuando encontremos el bien o servicio registrado en el SICE. El SICE según el Decreto 3512 de 2003 - artículo 3 es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos. El SICE, es una herramienta que optimiza los procesos de contratación que para efecto de Estudio de precios de mercado se utilizarán los precios indicativos entendiéndose estos como “El promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos registrados por los proveedores en el SICE”. En primera instancia, cuando se va a contratar un bien o servicio, según el Decreto 3512 de 2003 - artículo 13, las Entidades Estatales tienen como obligación: •

Consultar el CUBS (Catálogo Único de Bienes y Servicios) y el Precio Indicativo.

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El CUBS cataloga y relaciona el universo de bienes y servicios que requiere el Estado, de acuerdo con una codificación que individualiza cada uno de estos bienes y servicios. El CUBS está definido como un conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común, o uso en obras, que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, y clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de ellos. Este catálogo pretende clasificar el universo de bienes y servicios que las Entidades Estatales demandan, individualizándolos de tal manera que cada bien o servicio tenga un código único, en razón de las propiedades y características que lo hacen diferente de otros de naturaleza parecida. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS (nivel 1, un código; nivel 2, dos códigos y así hasta el quinto nivel ), y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. El SICE y el RUPR (Registro Único de Precios de Referencia) se perfilan como herramientas útiles para mejorar la gestión de compras de bienes y servicios de la administración, para garantizar un mercado más transparente, y para facilitar la adquisición de dichos bienes y servicios en condiciones competitivas. Al encontrar la obligatoriedad de la consulta de los precios indicativos, a continuación se presentará la forma de consultar el SICE para efectos del Estudio de Mercado, de cada uno de los bienes y servicios, según sea el caso: 1.

Se entra a la página de Internet:

www.sice-cgr.gov.co 2. 3. 4. 5. 6.

Entramos en el vinculo ENTIDAD Ingresamos el usuario: XXXXXXX y la clave: XXXXX (Del ordenador del gasto) Luego hacemos clic en el link CUBS Hacemos clic en consultar CUBS En búsqueda código CUBS, se ingresa el siguiente código según sea el caso:

1.* Si es para bienes 2.* Si es para servicios 3.* Si es para obra 7. 8.

Después de ingresar el código CUBS, se hace clic en consultar En la búsqueda jerárquica CUBS, se desglosarán los códigos y la descripción de bienes.

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9. De los 71 elementos registrados en el SICE, se busca la descripción del elemento objeto de estudio. 10. Como ejemplo se tomará el código 1.60 - ROPA, EQUIPO INDIVIDUAL E INSIGNIAS, haciendo clic en el código. 11. En el código 1.60 se desglosarán más lista de elementos, como ejemplo, se hará clic en CALZADO PARA MUJERES, código No. 1.60.7 12. En el código 1.60.7 se desplegarán más lista de elementos, a manera de ejemplo, se hará clic en ZAPATO DEPORTIVO código 1.60.7.2 13. Al hacer nuevamente clic en el código 1.60.7.2 se desglosarán otra serie de descripción de otros elementos, que llegan hasta quinto nivel, como ejemplo se tomará 1.60.7.2.10 cuya descripción es “Zapato deportivo con capellada elaborada en 100% algodón, con forro en 100% algodón, plantilla en caucho recubierto, suela en caucho vulcanizado, modelo tipo bota, en talla (38 - 42)”. 14. Se toma este código de quinto nivel de desagregación 1.60.7.2.10 y luego se va nuevamente para menú SICE en inicio. 15. Se hace clic en consulta de precios indicativos. 16. En código CUBS se escribe el código del numeral 14.

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17. Luego se hace clic en consultar 18. El sistema arroja el precio indicativo. Según sea el caso, hay veces que el sistema no da el precio indicativo del bien o servicio, por alguna circunstancia, ya sea porque no existen datos en la localización geográfica o porque hay registrados menos de diez precios de referencia.

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19. Se selecciona “generar un certificado” y el certificado arrojado se imprime y se anexa al expediente.

•

Diligencie el siguiente cuadro

Ingresa a SICE?

Si ______

No _______

(ADJUNTAR CONSULTA SICE)

En caso afirmativo, realice la Clasificación CUBS-SICE: CODIG NOMBRE DEL PRECIO CA O DESCRIPCIÓN BIEN O INDICATIV NT CUBS (3) SERVICIO (2) O (4) (5) (1)

Valor total (6)

OBSERVACIONE S (7)

En caso negativo: El área responsable certifica que realizó la respectiva consulta de precios indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR) del sistema SICE y analizó que la presente contratación no requiere ingresar a dicho sistema. (Adjunta certificado de la(s) consulta(s)). Marque con una (x), si el (los) bien (es) o servicio (s) ingresan al SICE. Si la respuesta es afirmativa diligencie el cuadro. (1) Escriba el código CUBS de la necesidad a satisfacer. (2) Escriba el nombre del bien o servicio a contratar. (3) describa las características el bien o servicio a contratar. (4) Escriba el valor unitario, incluido el IVA, del bien o servicio a contratar. Este valor corresponde al precio indicativo del SICE, cuando no existe precio indicativo se debe diligenciar el precio obtenido del estudio de mercado. (5) Escriba la cantidad requerida del bien o servicio. (6) Escriba el valor total del bien o servicio. Este valor es el resultado de multiplicar la cantidad (5) con el valor unitario (4). (7) Haga las observaciones pertinentes con el fin de aclarar los datos de la tabla, por ejemplo, se utiliza el precio de mercado porque no existe precio indicativo, etc. (8) Sume la columna de valores totales para obtener el valor total de los bienes y servicios. En el caso que no se requiera el ingreso al SICE, el área responsable certifica que realizó la respectiva consulta de precios indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR) del sistema SICE y analizó que la presente contratación no requiere ingresar a dicho sistema. Debe adjuntar el certificado de la(s) consulta(s). • COTIZACIONES Y/O CONSULTAS DE PRECIO

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Fecha: 30

Se deben solicitar cotizaciones y/o consultas de precio del bien o servicio que se contratará, para poder comparar las tendencias y comportamientos de precios que ofrece el mercado. Estas cotizaciones deben tener una misma estructura de especificaciones técnicas de tal forma que se pueda facilitar la comparación de datos y así evitar las dispersiones en precios de las cotizaciones y consultas de precio. Ejemplo: Para Talleres de formación y capacitación: Nombrar el contenido de las formaciones que la Secretaría requiere para los diferentes proyectos. Intensidad horaria para cada formación. Identificar el número y el perfil del recurso humano requerido. Identificar los materiales requerido en las formaciones: material didáctico, guías, textos, papelería, fotocopias, marcadores, acetatos, etc. Identificar la logística: computador, video beam, papelógrafo, proyector de acetato, refrigerios, etc. Tener en cuenta igualmente, los costos de administración: los servicios públicos, alquileres o arriendos, costos de transacción de ejecución del contrato (pólizas, impuesto de timbre, publicación, entre otros) e imprevistos, que se encuentran en la intranet en la siguiente ruta: Contratación/novedades subdirección de contratación Nota 1: El valor final para una formación o capacitación la pueden dar en valor total curso, valor total por persona o valor hora por persona. Nota 2: Verificar siempre en el Estatuto Tributario que servicios tienen IVA, y cuales están exentos de IVA. Nota 3: Es importante tener en cuenta dentro los costos, aparte del IVA, los costos de transacción, que son los costos asociados a la ejecución del contrato (valor de las pólizas, pago de publicación, pago impuesto de timbre, entre otros), si lo requiere. Nota 4: Cuando no se adelante proceso de selección bastara con una sola cotización o consulta de precio. •

SIPSA (SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DEL SECTOR AGROPECUARIO)

Es el sistema de información propiedad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuya administración y operación es responsabilidad de la Corporación Colombia Internacional -CCI. Fue diseñado para sistematizar, unificar y consolidar la recolección, clasificación, procesamiento, administración, análisis y difusión continua de la información de precios de los productos agropecuarios que se forman en los principales mercados mayoristas. El SIPSA divulga Los reportes y boletines de carácter regular como son:

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BOLETIN DIARIO: Información diaria de cada uno de los mercados, con los días y horas de recolección. En el reporte se muestran los precios mínimos y máximos por ronda. Este boletín se produce y se entrega en las oficinas regionales, con la información de cada una de ellas. COMENTARIO SEMANAL: Corresponde a la coyuntura semanal, donde se exponen los hechos más significativos que sucedieron en cada mercado y la posible razón que explica su ocurrencia. Este comentario forma parte del boletín semanal. INFORME DE SEGUIMIENTO: Análisis sobre los aspectos importantes en la comercialización de los productos agropecuarios en la presente semana. Al igual que en el caso anterior este informe está incorporado al boletín semanal. BOLETIN SEMANAL: Consolidado semanal de la información del sistema. Se desagrega por tipo de productos y para cada producto en cada mercado se listan el precio mínimo y máximo por ronda, el promedio aritmético simple y su tendencia. El período considerado en cada boletín cubre de lunes a sábado para todos los mercados donde el SIPSA recoge información. Además se anexa el boletín de la Bolsa Nacional Agropecuaria y en un futuro, otra información de precios producida por algunos gremios. BOLETIN BIMESTRAL: Espacio de reflexión y análisis en mayor detalle del comportamiento temporal y geográfico de los precios al por mayor, al productor y al consumidor. OFICINA CENTRAL: Corporación Colombia Internacional. Calle 16 N 6-66 Piso 6 Edificio Avianca. Tel 2834988. Fax: 2867659. PÁGINA WEB: www.cci.org.co

OBRA PÚBLICA Se tienen las siguientes fuentes de información de precios: 

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CONSTRUDATA: Es una herramienta informática de productividad para la construcción, estructurado entorno a una Base de Datos que registra día a día la actividad más destacable de este sector. Página Web: www.construdata.com. Oficina Nacional: Av. Calle 26 No. 82 – 70 – Tel. 4255306 INARDATOS (Ing. Arquitectura de Datos): Es una empresa proveedora del servicio estadístico en construcción, emite manuales de costos y análisis de precios unitarios. Oficina Nacional: Carrera 5 NO. 15 -91 Of. 903 – Tel. 3368761 •TEKHNE LTDA: Empresa líder en Control de proyectos, desarrolladora de Software para Construcción y control integral de obras. Oficina Nacional: Carrera 18 No. 78 – 74 Of. 205 – Tel. 6364425 – 5304336. Página Web: www.Tekhne.biz (buscar sección Colombia). APU(Análisis de Precios Unitarios actualizados): soportados con cotizaciones PRECIOS VIGENTES O ACTUALIZADOS SEGÚN CONTRATOS.

ESTUDIOS MÁS PROFUNDOS

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Hay aspectos dentro del análisis del estudio de mercado en los que se debe hacer consultas e investigaciones más profundas y especializadas, pues el comportamiento de la economía incide en las tendencias alcistas y bajistas en los precios de los bienes; por ello se debe consultar los sectores de la economía en los que se encuentran relacionados algunos de los bienes y servicios objeto de la contratación. Otras fuentes de consulta u opciones para determinar y sustentar el presupuesto oficial de la contratación son las siguientes: Consultar estudios especializados de precios: -

LA VEEDURIA DISTRITAL El Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE BANCO DE LA REPÚBLICA DEPARTAMENTO DISTRITAL DE PLANEACIÓN Otros según sector de la contratación que se quiera realizar el análisis.

Métodos para obtener el valor del estudio de mercado Método A. Se debe realizar un cuadro resumen que incluya: 1. las cotizaciones o consultas de precio, (mínimo tres) de las cuales se obtendrá una media geométrica 2. El precio indicativo reportado por el SICE, en caso de que exista precio indicativo, y 3. Si el bien, servicio u obra pública se contrató en años anteriores, deberá incrementarse en el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor (IPC) de la vigencia. Con esta información se obtiene la media geométrica. Método B. Se debe realizar un cuadro resumen que incluya: 1. las cotizaciones o consultas de precio, (mínimo tres) 2. El precio indicativo reportado por el SICE, en caso de que exista precio indicativo, y 3. Si el bien, servicio u obra pública se contrató en años anteriores, deberá incrementarse en el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor (IPC) de la vigencia. Con estos datos se obtiene el promedio aritmético y los valores que estén distantes de la media aritmética en un 10% se retiraran y se construye un nuevo promedio con los valores que estén en ese rango para obtener el valor del estudio de mercado.

Método C. Otras formas de realizar el estudio de mercado El área técnica responsable podrá utilizar otros métodos para calcular el valor de la contratación, siempre que en él se muestre la forma y el detalle de las variables utilizadas para hallar el valor de la contratación.

ESTUDIO ECONÓMICO PARA EL CONCURSO DE MERITOS

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Para el caso de la modalidad de contratación de Concurso de Meritos el articulo 57 del decreto 2474 señala: “Con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la apertura y revisión de la propuesta económica. En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación a que se refiere el primer inciso del presente artículo, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el momento de su verificación.” ADQUSICIONES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS. En las adquisiciones de bienes y servicios a través de bolsas de productos se deben relacionar adicionalmente a los cálculos anteriores: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2.

El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

4.2 Costos de transacción

COSTOS GARANTÍA ÚNICA Y ESTRACONTRACTUAL PUBLICACIÓN EN EL REGISTRO DISTRITAL RETEFUENTE

RANGO TASA/TARIFA De acuerdo con las tarifas que maneje la aseguradora, de las garantías que se hayan exigido Incluir tarifa correspondiente de acuerdo al Anexo TARIFAS DE PUBLICACION Incluir tarifa correspondiente de acuerdo a la retención en la Fuente

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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS COSTOS RETENCIÓN DE ICA (Impuesto de Industria y Comercio) ESTAMPILLAS: 1) PROADULTO MAYOR 2) PROCULTURA 3) UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS IVA (IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS) Retención IVA (Impuesto Valor Agregado)

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RANGO TASA/TARIFA Incluir tarifa correspondiente de acuerdo a las tarifas retención de ICA * PROADULTO MAYOR ( 0.5%) * PROCULTURA (0.5 %) * UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS (1% del valor bruto) Según tarifa. Según Estatuto Tributario.

4.3 Presupuesto Asignado: Establezca el presupuesto del contrato de acuerdo con el estudio de mercado, los costos asociados y los costos de transacción. Para los procesos con recursos de la SDIS y de otras entidades, se deben relacionar todos los aportes de las entidades intervinientes discriminados. 4.4 Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Diligencie el No. o certificado de Disponibilidad Presupuestal que respaldan la contratación. No. de CDP

No. de Proyecto

Modalidad

Componente del Gasto

Valor CDP

los Nos.

del

Valor a afectar

4.5 Plan de Compras: Debe ser incluido el pantallazo del plan de compras respecto del bien o servicio que se pretende contratar. Este debe coincidir con el proyecto (si es del caso) valor y plazo del proceso respectivo. 5. CONDICIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR (ANEXO TÉCNICO) Se deberá diligenciar el respectivo Anexo técnico. Para los contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión no debe diligenciarse el Anexo Técnico. 6.

REQUISITOS HABILITANTES

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La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgaran puntaje, con excepción del Concurso de Meritos. La verificación de las condiciones de los proponentes se realizará de conformidad con el articulo 6 de la Ley 1150 de 2007, que hace exigible a las entidades que los proponentes se encuentren inscritos en el Registro Único de proponentes (RUP) en todos los procesos de selección a excepción de contratación directa; contratación para la prestación de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad; enajenación de bienes del estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios. La entidad podrá solicitar información adicional a la contenida en el RUP del proponente, para verificar los requisitos habilitantes, siempre y cuando la información no conste dentro del certificado. En los casos de Contratación Directa, Contratación inferior al 10% de la Menor Cuantía y otras formas de contratación usadas por la Secretaría, se solicitara información para establecer el cumplimiento de los requisitos habilitantes o de idoneidad. Para la verificación de las condiciones de los proponentes se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos. 6.1 VERIFICACIÓN JURIDICA Se deberá verificar en los proponentes: -Objeto social -Capacidad del representante legal en caso de personas jurídicas para contratar -Pagos a la seguridad social y parafiscales. -Licencias y autorizaciones legales de acuerdo al tipo de bien o servicio a contratar. -La garantía de seriedad del ofrecimiento -En caso de proponentes asociativos, consorcios o uniones temporales, duración y estipulaciones especiales de la composición, participación y otros relevantes. -Formato de Hoja de Vida de la función pública. 6.2 CONDICIONES TECNICAS Y DE EXPERIENCIA -La experiencia del proponente debe ser proporcional a la contratación en especificaciones técnicas, montos, tiempos y cantidades. -Se debe verificar perfiles del recurso humano necesario para el objeto del contrato, los títulos y años de experiencia del personal vinculado. -Verificación de instalaciones, maquinaria y equipos

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-Cumplimiento de normas de seguridad, ambiente e higiene. -Clasificación en el Registro Único de Proponentes. Ver tablas en el Decreto 1464 de 2010 y las normas reglamentarias. -De conformidad con lo establecido en el literal C) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003: “Las entidades deberán exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 10% de la menor cuantía, que el proveedor referencia en su oferta el número de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. Adicionalmente, las entidades deberán verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal” - Calificación en el Registro Único de Proponentes: En los procesos de selección, que sea necesario la exigencia mínima del K (Capacidad de Contratación) se podrá realizar así: • En los procesos de selección de contratistas CONSTRUCTORES, si el valor de la contratación es igual o menor a la menor cuantía de la Entidad, el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a dos (2) veces el presupuesto oficial de la contratación. Si el valor de la contratación es superior a la menor cuantía para la Entidad, el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a tres (3) veces el presupuesto oficial de la contratación. • En los procesos de selección de contratistas CONSULTORES, si el valor de la contratación es igual o menor a la menor cuantía para la Entidad, el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la contratación. Si el valor de la contratación es superior a la menor cuantía para la Entidad ($437.750.001), el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a uno punto cinco (1.5) veces el presupuesto oficial de la contratación. • En los procesos de selección de contratistas PROVEEDORES, si el valor de la contratación es igual o menor a la menor cuantía para la Entidad ($437.750.000), el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a uno punto cinco (1.5) veces el presupuesto oficial de la contratación. Si el valor de la contratación es superior a la menor cuantía para la Entidad ($437.750.001), el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a dos (2) veces el presupuesto oficial de la contratación. En el caso de que el proponente sea asociativo, consorcio o unión temporal, la forma de evaluación del K de contratación por parte de la SDIS, se realizara en forma proporcional al porcentaje de participación de los integrantes. El cálculo se realizara así: al puntaje certificado en el RUP de cada integrante se multiplicara por el % de participación en el consorcio o unión temporal, los resultados se suman y el resultado será el K de contratación del proponente. -En los procesos de selección de contratistas la exigencia del K Residual (Capacidad real de Contratación), independientemente del tipo de clasificación en el RUP del proponente y del valor del presupuesto oficial de la contratación, el K Residual que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la contratación.

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En el caso de que el proponente sea asociativo, consorcio o unión temporal, la forma de evaluación del K Residual por parte de la SDIS, se realizará en forma proporcional al porcentaje de participación de los integrantes. El cálculo se realizará así: al puntaje certificado en el RUP como K de contratación de cada integrante se le restara los contratos en ejecución, este resultado se multiplicara por el % de participación en el consorcio o unión temporal, los resultados se suman y el resultado será el K Residual de contratación del proponente. -Para la verificación de los contratos en ejecución de los proponentes, se verificara el formato que para tal efecto diseñe la entidad, en el cual el proponente debe relacionar los contratos en ejecución, privados y públicos. Si el contrato en ejecución es como miembro de un consorcio o unión temporal, deberá aportar certificación de la entidad contratante, donde conste el % de participación de los integrantes, el valor y el plazo del contrato. En todo caso para validar la información que reposa en dicho formato, el proponente deberá adjuntar: 1. Certificación expedida por el contratante, en la que se haga constar el objeto del contrato, la fecha de inicio, la fecha de terminación, el valor del contrato, así como la suma ejecutada al momento de la presentación de la oferta, caso en el cual se realizará la verificación de su capacidad residual de acuerdo al porcentaje por ejecutar de cada uno de los contratos, ó 2. Copia del contrato, caso en el cual se realizará la verificación de su capacidad residual, de acuerdo al valor total de cada uno de los contratos. En caso que el proponente relacione contratos en ejecución como parte de un consorcio y/o unión temporal, la certificación ó la copia del contrato deberá además indicar el nombre de sus integrantes y el porcentaje de participación, en ella, valores sobre los cuales se efectuar el cálculo del K residual. El área técnica responsable podrá establecer el valor en SMMLV del K de contratación y el K residual, teniendo en cuenta las condiciones del proceso de selección. 6.3 VERIFICACIÓN FINANCIERA La verificación de la información financiera en los procesos de selección, se realizara a través de la información contenida en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del proponente (RUP). Sin perjuicio del régimen de transición señalado en el Decreto 1464 de 2010. La entidad establecerá a través de índices financieros la capacidad financiera de los proponentes. Cada área que adelanta el proceso de contratación deberá solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera, los índices que considere deben cumplir los proponentes para el proceso. Se tendrá en cuenta la información que al respecto reposa en el respectivo certificado de inscripción, clasificación y calificación del proponente expedido por la cámara de comercio, con

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corte a 31 de diciembre de 2010, salvo que el proponente se encuentre en el régimen de transición establecido en el artículo 54 del Decreto 1464 de 2010. En este último caso el proponente deberá anexar los siguientes documentos: ESTADOS FINANCIEROS (Para los procesos en los que no sea exigible el RUP). Los proponentes personas naturales, jurídicas y entidades sin ánimo de lucro, contribuyentes y no contribuyentes, deberán adjuntar los estados financieros a treinta y uno (31) de diciembre de dos mil diez (2010). Los Estados Financieros deben estar compuestos de la siguiente manera: Balance general debidamente clasificado en Activo Corriente y Pasivo Corriente. Estado de resultados. Notas. El Estado de Resultados debe ser discriminado en ingresos, gastos operacionales y no operacionales debidamente preparados y firmados por contador público, el representante legal y el revisor fiscal, este último siempre y cuando el proponente esté obligado. Con la firma de los estados financieros, se entenderá que los firmantes manifiestan que las cifras reflejadas en el balance y estado de resultados, fueron tomadas fielmente de los libros oficiales. Los estados financieros permitirán verificar el comportamiento y solidez económica, en concordancia con el artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, artículos 114 al 118 y 36 y 37 de la Ley 222 de 1995. Si la constitución del proponente fue después del treinta y uno (31) de diciembre de dos mil diez (2010), deberá presentar los Estados Financieros desde la fecha de su constitución hasta el fin del mes anterior a la presentación de la propuesta. DECLARACIÓN DE RENTA O DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO DEL AÑO 2010

En caso de estar el proponente obligado a presentar declaración de renta, debe adjuntar copia legible a su propuesta. La declaración de ingresos y patrimonio debe ser presentada por las entidades sin ánimo de lucro no contribuyentes, en fotocopia legible, en concordancia con el artículo 598 del estatuto tributario y con el artículo 11 del Decreto 2588/99. CERTIFICADO DE VIGENCIA Y CARENCIA DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS PARA EL CONTADOR PÚBLICO Y REVISOR FISCAL

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proponente deberá adjuntar fotocopia del Certificado de vigencia y carencia de antecedentes disciplinarios para el contador público y revisor fiscal, que firman los Estados Financieros, expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no superior a noventa (90) días calendario al momento del cierre de la licitación.

Cuando el proponente sea consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos solicitados en este capítulo. 6.4 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN Teniendo en cuenta que el numeral 14 del Artículo 2 del Decreto 1464 de 2010 señala como requisito habilitante, la capacidad de organización de los proponentes, la Secretaría Distrital de Integración Social, informa que como consecuencia que ella se compone en uno de los factores para el cálculo del K de contratación, y que el mismo es objeto de verificación por parte de la entidad. 6.5

Requisitos verificables de Contratación Directa Ley 1150 de 2007

6.5.1 Contratos Inter Administrativos Verificar que el objeto social de la entidad pública contratista, tenga relación directa con las obligaciones del contrato a celebrar. Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 6.5.2 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Se deberá verificar que la persona natural o jurídica haya demostrado experiencia e idoneidad directamente relacionada con el área. En los casos de personas naturales se debe consultar la tabla guía para el pago de honorarios en el cual se señalan -Experiencia laboral -Formación Académica -Rangos de cuantía 6.5.3 Contratos de compra y Arrendamiento de inmuebles

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La entidad podrá contratar el arrendamiento del inmueble teniendo en cuenta las condiciones de mercado, del cual deberá dejarse la constancia. -Certificado de tradición y libertad -Escritura de propiedad del inmueble - Estado de cuenta del impuesto predial del último año -Certificación de nomenclatura por catastro distrital -Certificado de estado de cuenta por el instituto de desarrollo urbano (IDU) -Facturas de servicios públicos del inmueble -Avaluó del predio Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.

Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitaran un avalúo comercial que servirá como base para la negociación. Dicho avaluó podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrad en el registro Nacional de Avaluadores. COMPRA DE INMUBLES PARA FINES MISIONALES La SDIS adelanta a través de la Subdirección de Plantas Físicas la adquisición de inmuebles para cumplir su misión institucional, aplicando lo señalado la Ley 9 de 1.989, y en la Ley 388 de 1.997, y los decretos distritales 061 de 2005 y 190 de 2004. En el artículo 58 de la Ley 388 de 1997, declara de utilidad pública o interés social la adquisición de inmuebles para destinarlos, entre otros, a la ejecución de proyectos de construcción de infraestructura social en los sectores de la salud, educación, recreación, centrales de abasto y seguridad ciudadana. Que el artículo 59 de la Ley 388 de 1997, autoriza tanto a la Nación, las entidades territoriales, las áreas metropolitanas y asociaciones de municipios la adquisición por enajenación voluntaria o decretar la expropiación de inmuebles para desarrollar las actividades previstas en el artículo 10 de la Ley 9ª de 1989, modificado por el artículo 58 de la Ley 388 de 1997. Que el Alcalde Mayor de Bogotá, mediante Decreto 061 de Marzo 18 de 2005, delegó en las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos y Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, entre otras, unas funciones en relación con la adquisición de bienes inmuebles, entre ellas las de la competencia para declarar los motivos de utilidad pública e interés social para efectos de la declaración de expropiación, así como las relacionadas con los procesos tendientes a la adquisición de los bienes inmuebles que se requieran, para el cumplimiento de los fines previstos, de conformidad con las Leyes 9 de 1989, 388 de 1997 y demás normas concordantes y complementarias.

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Que el artículo 455 del Decreto Distrital 190 del 22 de junio de 2004 , establece que “ El Distrito Capital es competente para adquirir por enajenación voluntaria, o mediante el procedimiento de expropiación, los inmuebles que requiera para el cumplimiento de los fines previstos en el artículo 58 de la Ley 388 de 1997y demás disposiciones que contengan motivos de utilidad pública …” Que el artículo 457 del Decreto 190 de 2004, señala que identificado el inmueble o inmuebles objeto de adquisición, la entidad adquiriente coordinará la realización de los levantamientos topográficos, los estudios de títulos, las investigaciones sobre la situación fiscal de los inmuebles objeto de adquisición los inventarios de inmuebles y mejoras ya existentes, los trabajos de campo a que haya lugar y, en general, todos los demás trabajos que tengan por objeto obtener la información sobre aspectos que puedan incidir en la proyectada adquisición, para efectos de determinar las condiciones del negocio que deben quedar plasmadas en la oferta de compra respectiva. 6.5.4 No existe pluralidad de oferentes. Se deberá verificar que esta modalidad aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones 1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 6.5.5 Contrato para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el decreto ley 591 de 1991, y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 6.6. REQUISITOS VERIFICABLES DE CONTRATOS DE REGIMENES ESPECIALES 6.6.1 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO -La justificación legal del convenio

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-Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del convenio con la secretaria. -La documentación de la entidad que faculta la representante legal del asociado para suscribir el convenio -El análisis de costos -El aval de la estructura de costos -El análisis de riesgos Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 6.6.2 CONVENIO DE ASOCIACION -La justificación legal del convenio -Documentación que acredite la experiencia exitosa en desarrollo de actividades de objeto igual al del presente convenio. -Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del convenio con la secretaria. -Verificación de la antigüedad de la entidad. -Verificación financiera -El análisis de costos -El aval de la estructura de costos -Constancia de idoneidad de la persona jurídica -Concepto de plantas físicas (si aplica) -El análisis de riesgos Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 6.6.3. CONTRATOS PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES PÚBLICO (DECRETO 777 DE 1992)

DE INTERES

-La justificación legal del convenio -Documentación que acredite la experiencia exitosa en desarrollo de actividades de objeto igual al del presente convenio. -Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del convenio con la secretaria. -Verificación de la antigüedad de la entidad. -Verificación financiera -El análisis de costos -El aval de la estructura de costos

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-Constancia de idoneidad de la persona jurídica -Concepto de plantas físicas (si aplica) -El análisis de riesgos Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación. 7.

FACTORES DE SELECCIÓN

Escriba y justifique los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de acuerdo con la modalidad de selección. Observe las condiciones enunciadas en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008: El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5 de Ley 1150 de 2007 se determinará de la siguiente manera: 1- En el caso de la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que dé el menor precio a la entidad. 2- En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. 3- En los procesos de selección por licitación y de selección abreviada de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá: El literal b) fue suspendido provisionalmente por el Consejo de Estado mediante Auto fechado 27 de mayo de 2009, Rad. 2009-00035-00(36.601), confirmado mediante providencia de agosto 6 de 2009.: I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. II. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

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III. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras.

IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja. La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido. Parágrafo 1°. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos. Parágrafo 2°. Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la Entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 del presente decreto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Para el caso del proceso de selección de consultores que se adelante por concurso de meritos se podrán utilizar criterios de experiencia especifica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN TÉCNICA Para aquellos procesos en los que apliquen las condiciones técnicas como factor de selección se deben establecer las variables sobre las cuales recaerá el puntaje y deben estar directamente con los bienes y servicios ofrecidos o las obligaciones del objeto del contrato. La ponderación de los ofrecimientos técnicos debe ser proporcional a la importancia de ellos en la ejecución del contrato y no a situaciones accesorias o secundarias del cumplimiento del objeto.

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*En los procesos diferentes a los de subasta inversa deberá otorgarse puntaje a los bienes o servicios nacionales para incentivar la producción nacional, como lo establece la Ley 816 de 2003, artículo 2, que señala “Las entidades asignarán, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%) del puntaje total, para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales”. CRITERIOS DE CALIFICACION TECNICA DE LOS PROCESOS DE CONSULTORÍAS: Para la evaluación de la propuesta técnica la entidad hará uso de los siguientes factores de evaluación: 1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. 2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. 3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. Parágrafo 1. Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), la entidad asignará un porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del puntaje al criterio a que se refiere el numeral 3 del presente artículo. El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el numeral 1 del presente artículo y la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo referida en el numeral 2 ídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del numeral 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2, y que, en ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%). Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se tendrán como criterios calificables los contenidos en los numerales 1 y 3. El porcentaje asignado al numeral 3 no será inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso. Parágrafo 2. En los pliegos de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas en cuenta. Parágrafo 3. La entidad estatal contratante verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría. VERIFICACION ECONOMICA

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Para la verificación de los ofrecimientos económicos, se debe crear un formato en el cual se puedan referenciar plenamente los bienes o servicios, las cantidades y los valores unitarios y total, para poderlos comparar de manera uniforme a todos los proponentes. La forma de asignación de los puntajes se podrá establecer de diferentes formas, siempre que sea clara y verificada, esta no debe inducir a diferentes interpretaciones. Definir la interpretación de la entidad en caso de los puntajes que arrojen decimales.

VERIFICACION ECONOMICA DEL CONCURSO DE MERITOS Para el concurso de meritos, se realiza la verificación económica a la propuesta que este en primer lugar del orden de elegibilidad, al momento de la adjudicación y debe realizarse conforme a lo establecido en el artículo Art. 70. Decreto 2474 de 2008. La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor. 4. Gastos de administración. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados. Estas variables se revisan para verificar la consistencia de la propuesta técnica propuesta económica. Numeral 4 Articulo 71 Decreto 2474 de 2008.

con la

CRITERIOS DE DESEMPATE Para los procesos de subasta inversa se procederá al desempate así: En caso de existir empate entre los proponentes, se adjudicará el contrato al proponente que presentó la menor propuesta inicial de. De persistir el empate, éste se dirimirá mediante sorteo por balotas, para lo cual en la audiencia los Representantes Legales (o delegados debidamente facultados) de las propuestas

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empatadas procederán a escoger las balotas, se numerarán de acuerdo al número de proponentes. En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cual será el orden en que cada proponente escogerá la balota.

Para los demás procesos de contratación se procederá así: 1. Si persiste el empate se adjudicará al proponente que de acuerdo con las normas vigentes sea una mipyme, esto en aplicación del artículo 9 de la Ley 905 de 2004, siempre y cuando lo haya acreditado al momento de presentar la oferta. En caso de tratarse de una Unión Temporal o un Consorcio, deberán acreditar dicha situación todos los miembros de dicha Unión Temporal o Consorcio. 2. Si persiste el empate, se llevará a cabo un sorteo entre los proponentes empatados, de acuerdo con las siguientes reglas: La Secretaría convocará a todos los proponentes con el fin de realizar el sorteo, al cual se invitará a la Veeduría Distrital. El mecanismo para el sorteo se determinará con los proponentes empatados. Si uno o más de los proponentes empatados no asisten, el sorteo se efectuará con el sistema de balotas y será efectuado por la Secretaría. 8. RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO.

La ley 1150 de 2007 señaló en el artículo 4: “De la distribución de riesgos en los contratos estatales. Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. En las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de la entidades estatales deberán señalar el momento en el que con anterioridad a la presentación de ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de los riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva”.

El decreto 2474 de 2008 en el numeral 6 del artículo 3 señaló: “El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.” Y en el artículo 88 ibidem. Determinación de los riesgos previsibles. “Para los efectos previstos en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007, se entienden riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.

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La entidad en el proyecto de pliego de condiciones deberá tipificar los riesgos que puedan presentarse en desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso presentarse, o la forma en que se recobrara el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego, o en la audiencia convocada para el efecto dentro del procedimiento de licitación pública, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida. La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo. La presentación de ofertas implica de la aceptación por parte del proponente de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en dicho pliego. Parágrafo. A criterio de la entidad, la audiencia a que se refiere el presente artículo podrá coincidir con aquella de que trata el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, o realizarse de manera previa a la apertura del proceso.” Para establecer los riesgos previsibles las áreas técnicas junto con la Dirección de Análisis y Diseño deberán tener en cuenta las siguientes orientaciones. -Referenciar las situaciones de los contratos anteriores de este mismo objeto, en las cuales se presentaron eventos que representaron desequilibrio económico. - Consultar la Guía Administrativa del Riesgo., que se encuentra en la intranet de la SDIS - Para el caso de los servicios sociales estandarizados a partir de la ficha técnica base para la construcción del anexo técnico, se debe analizar que situación puede presentar un riesgo previsible que afecte el económico del contrato.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO E IDENTIFICACIÓN DE OBLIGACIONES CONTINGENTES En este aspecto es necesario determinar cuáles son los riesgos que corre la Secretaría al realizar la contratación. Para el desarrollo de una adecuada Administración del Contrato e identificar los posibles eventos que pueden generar Obligaciones Contingentes dentro de la Secretaría, es importante tener en cuenta como punto de partida los eventos gruesos que se han identificado para la entidad y que podrían generar obligaciones contingentes, eventos que afectan de alguna manera la integridad física de nuestros usuarios.

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EVENTO



Apoyo Alimentario



Referenciación Social



Formación, salud



Fecha: 30

de

Intoxicación Apoyo Inadecuada referenciación en salud

educación

Planta Física

y Manipulación de maquinaria Manipulación de materiales tóxicos Incendios, catástrofes naturales Infraestructura inadecuada



Atención en Salud

Falta de oportunidad en la atención Falla en procedimientos Error en la medición



Atención Psicosocial

Fallas en el abordaje de casos Falta de oportunidad en la atención Riesgos asociados a enfermedades mentales a el operador



Alojamiento

Contagio Fallas en saneamiento básico Dificultad para prestar el servicio



Exposición a zonas situaciones de riesgo



Transporte

/ Lesiones por agresiones de beneficiarios / terceros / operadores Accidentes de tránsito

Al momento de realizar la Administración del Riesgo y la identificación de Obligaciones Contingentes en la etapa contractual, el CONPES1 recomendó a las entidades estatales 1

Manual de procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá. Secretaría de Hacienda de Bogotá. Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo - OACR

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profundizar en los estudios previos (económicos, de demanda, técnicos, ambientales, entre otros) que permitan contar con la información necesaria para la adecuada estructuración de los procesos y para asegurar una correcta identificación, asignación y compensación de los riesgos. El Adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el entorno de la entidad, la identificación, análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los riesgos.2 Para la identificación de las Obligaciones Contingentes es importante que se realice la identificación, valoración, análisis y control de los riesgos, es decir, se debe hacer la Administración del Riesgo en cada proceso de contratación que se vaya a ejecutar. Por recomendación del Departamento Administrativo de la Función Pública en su metodología para la Administración del Riesgo, enmarcada en los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, sugiere la aplicación de varias herramientas y técnicas para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades tales como: Entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la entidad, análisis de escenarios y revisiones periódicas de factores económicos y factores técnicos que puedan afectar el desarrollo normal de las actividades en los procesos. 

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Para determinar la existencia de Obligaciones Contingentes en los procesos contractuales se debe elaborar y presentar la Administración del Riesgo, con el nuevo enfoque de la afectación o no afectación del equilibrio económico del contrato3, que para este caso, en cada proceso de contratación es desde la firma del Acta de Inicio hasta la Liquidación del contrato, la metodología que se debe emplear es la señalada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía de la Administración del Riesgo 2006; metodologías que están siendo ajustadas por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y serán socializadas para su respectiva implementación dentro de los estudios previos por cada tipología de servicios a contratar.



CLASIFICACIÓN DEL RIESGO

Los riesgos se refieren a los diferentes factores que pueden hacer que no se cumplan los resultados previstos y los respectivos flujos esperados. Para determinar cuáles son los riesgos asociados se debe identificar las principales variables que dan origen a estos.

2 Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública. Abril de 2006; tercera edición 3

Decreto 2474 de 2008

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Cuando se identifica un riesgo, el mismo está sujeto a la ocurrencia de una condición, por lo que su impacto se puede predecir para determinados niveles de confianza, pero su ocurrencia está sujeta a fenómenos aleatorios. Sin embargo en la mayoría de los casos se puede valorar estimando su probabilidad de ocurrencia y el costo a cubrir para los diferentes escenarios. Según las particularidades de cada riesgo, las partes están en capacidad de establecer los mecanismos de mitigación de su impacto y de cobertura, así como su asignación a los distintos agentes involucrados. Durante el proceso de identificación del riesgo se debe hacer una clasificación de los mismos teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Riesgos Jurídicos: Se encuentran relacionados con el grado de certidumbre en el conocimiento, aplicación, interpretación y estabilidad del sistema jurídico. En desarrollo de los términos de la Ley 80 de 1993, el Estado hará explícito en los términos de contratación el tratamiento para cambios regulatorios, administrativos y legales, diferentes a los tarifarios que afecten significativamente los flujos del proyecto. Riesgos Técnicos: Son aquellos que hacen relación con el grado de desarrollo, conocimiento, apropiación y aplicación de los elementos estructurales de un proyecto o de un procedimiento. Riesgos Financieros Y Económicos: Se encuentran relacionados con la estructura y sostenibilidad económica de un proyecto. Por lo tanto se involucra con los costos y presupuesto de un proyecto, la disponibilidad real de recursos, el flujo de caja, la capacidad financiera del contratista y el mantenimiento del equilibrio económico de las prestaciones pactadas en un contrato. Riesgos de Gestión: Se relacionan con la capacidad institucional para abordar la ejecución de un proyecto como: la estructura adoptada en una organización para el desempeño de sus funciones, grado de concentración o desconcentración, procedimientos, control de gestión y sistema de información, recursos humanos y físicos. En esta clase de riesgos pueden ubicarse aquellos que se relacionan con el comportamiento e intencionalidad de quienes intervienen en un proceso o actividad y por lo tanto se denominan riesgos de comportamiento y riesgos morales.4 Riesgos de Operación: Se presenta por el incumplimiento de los parámetros de desempeño especificados, costos de operación y mantenimiento mayores a los proyectados, variación en los costos de los insumos, o por interrupción en la operación por acto u omisión del operador, entre otros. Riesgo de Construcción: Se refiere a la probabilidad de que el monto y la oportunidad del costo de la inversión no sean los previstos. Este riesgo se manifiesta cuando la inversión requiere cantidades de obra distintas a las previstas, los precios unitarios de los diferentes 4

Mapa de Riesgos. Veeduría Distrital de Bogotá

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componentes de la inversión son distintos a los previstos, o la obra se realiza en un tiempo distinto al inicialmente previsto. Riesgo cambiario: Se refiere a la eventual variación de los flujos de un proyecto, debido a que sus ingresos y egresos están denominados o dependen del comportamiento de la tasa de cambio frente a monedas distintas. Riesgo de Fuerza Mayor: Se refiere a aquellos eventos que están fuera del control de las partes y cuya ocurrencia otorga el derecho de solicitar la suspensión de las obligaciones estipuladas en el contrato. Se Clasifica en dos tipos: Riesgo de Fuerza Mayor Asegurable: Se refiere al impacto adverso que sobre la ejecución y/u operación del proyecto tengan los desastres naturales. Estos incluyen terremotos, inundaciones, incendios y sequías, entre otros. Riesgo de Fuerza Mayor Político No Asegurable: Se refiere de forma exclusiva al daño emergente derivado de actos de terrorismo, guerras o eventos que alteran el orden público. Riesgo de Adquisición de Predios: Este riesgo esta asociado al costo de los predios, a su disponibilidad oportuna y a la gestión necesaria para su adquisición. El riesgo surge de la necesidad de disponer de predios para el desarrollo de los proyectos. Riesgo por Obligaciones Ambientales: Se refiere a las obligaciones que emanan de la(s) licencia(s) ambiental(es), de los planes de manejo ambiental y de la evolución de las tasas del uso del agua y retributivas. Riesgo Político o Soberano: Se refiere a eventos de cambio de normatividad, de situación política o condiciones macroeconómicas que tengan impacto negativo en el proyecto. o

IDENTIFICACIÓN OBLIGACIONES CONTINGENTES

Obligación Contingente son aquellas obligaciones pecuniarias (en dinero), que dependen de la ocurrencia de eventos futuros o inciertos, es decir, un riesgo. En otras palabras, son aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad en este caso la SDIS debe pagar una suma de dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto. Para determinar si hay o no origen a Obligaciones Contingentes en la ejecución de los proyectos de la Secretaría Distrital de Integración Social cada vez que se vaya a dar inicio a un proceso de contratación, la Entidad deberá como se explicó en párrafos anteriores, implementar procedimientos de identificación, valoración y mitigación de riesgos. 

Un punto de referencia se puede evidenciar en la etapa de análisis de riesgos, cuando éste sea calificado con impacto catastrófico la entidad debe diseñar planes de contingencia, para protegerse en caso de ocurrencia.

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

La Obligación Contingente se origina por el otorgamiento de garantías explicitas e implícitas, estas se reflejan en los aspectos técnicos y en las obligaciones correspondientes que se tengan previstas antes de dar inicio al proceso de contratación.



La Obligación Contingente puede afectar la estabilidad financiera de la entidad regulada. Cuando la Obligación Contingente se valore y se determine que en el evento de su exigibilidad, la entidad regulada por sí misma no estará en capacidad de responder con su propio presupuesto por la Obligación, generando un requerimiento inesperado de recursos presupuestales para la Administración Distrital, se considerará como obligación de impacto adverso representativo.

Riesgo (1)

CLASIFICACIÓN DEL RIESGO

Formato - Identificación Obligaciones Contingentes Eventos Asignación del riesgo (4) Existencia de garantías (5) que pueden surgir durante el proceso contractual Evento (3) Contratista Entidad SI/NO Explicitas Implícitas Contratante

Genera Acciones para Obligación el manejo de Contingente los riesgos (7) (6)

SI

NO

Caracterización de la amenaza

EVENTOS (Columna No. 3) Principales eventos que ocasionan riesgos inherentes al contrato, es decir, aquellos que surgen de la exposición y la incertidumbre de probables sucesos o cambios en las condiciones del proyecto o de la economía; para formular un evento es importante plantearlo en forma de pregunta, para ello en algunos casos se puede plantear el evento si ya se tiene identificado el Riesgo, como por ejemplo: Riesgo: inicio y ejecución del contrato con un número de usuarios menor al programado, acarreando el pago de costos fijos por cupos no utilizados. Evento: ¿Para evitar tantos gastos en costos fijos, se debe realizar un estudio o diagnóstico para determinar las necesidades de la población? ASIGNACIÓN DEL RIESGO (Columna No. 4) Los principios básicos de asignación de riesgos parten del concepto que estos deben ser asumidos: i) por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos; y/o ii) por la parte que este en mejor acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.

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Para esto la SDIS debe en primera instancia, identificar los riesgos y analizar si es la entidad o el contratista quién tiene mejor capacidad de gestión, mayor disponibilidad de información y mejor conocimiento y experiencia para evaluar más objetiva y acertadamente cada uno de los riesgos de un determinado proceso. Adicionalmente se debe evaluar qué parte está en mejor posición para monitorear, controlar y asumir cada riesgo, y, con base en ello, definir su asignación teniendo en cuenta las características particulares del proceso a contratar. Un aspecto fundamental en la asignación del riesgo es disponer de estudios previos claros, pertinentes, oportunos, confiables que permitan contar con un nivel de información adecuado y suficiente para una correcta estructuración de los procesos de contratación. La asignación teórica de los riesgos, un factor fundamental para el manejo del riesgo está relacionado con la calidad y confiabilidad de la información disponible. El esquema de asignación contractual de riesgos entre las partes tiene una relación directa con información con información conocida, por lo que con información de mejor calidad, la percepción de riesgo es menor y se pueden adoptar las medidas para controlar la incidencia de las fuentes de riesgo. De acuerdo con lo anterior, se debe analizar sí es la SDIS o el contratista quien tiene mejor capacidad de gestión, mayor disponibilidad de información y mejor conocimiento y experiencia para evaluar más objetiva y acertadamente cada uno de los riesgos. Evaluar qué parte está en mejor posición para monitorear, controlar y asumir cada riesgo. Un desarrollo contractual, resultado de la estructuración de un proceso de contratación, permite contar con reglas claras entre las partes, y minimizar las razones para futuros conflictos. Los riesgos deben ser identificados y asignados claramente a las partes en los contratos con el propósito de definir la responsabilidad de la entidad estatal contratante frente a los riesgos que asume. EXISTENCIA DE GARANTÍAS (Columna No. 5) El pacto de garantías implica directamente la existencia de una Obligación Contingente. Más aún siempre que una entidad distrital pacte contractualmente de manera explícita o implícita el pago de una suma de dinero a favor de un tercero en un contrato administrativo sujeto al cumplimiento de condiciones previamente definidas, se estará dando paso a la asunción de una Obligación Contingente. Una garantía es explicita si se estipula contractualmente a favor de su contratista, el pago de una suma de dinero, determinada o determinable a partir de factores identificados, por la ocurrencia de un hecho futuro e incierto formalmente dentro de los términos del contrato. Sin embargo, no es la única forma por medio de la cual se generan Obligaciones Contingentes; la incorrecta asignación de los riesgos en los Contratos Administrativos puede generar la existencia de garantías implícitas y por ende la existencia de Obligaciones Contingentes para la entidad contratante. CARACTERIZACION DE LA AMENAZA (Columna No. 6)

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En ésta columna se debe citar las acciones para el manejo de riesgos y/o medidas de respuesta las cuales han sido explicadas en el transcurso del documento: 

Evitar el riesgo



Reducir el riesgo



Dispersar y atomizar el riesgo



Compartir o transferir el riesgo



Asumir el riesgo

Una vez se haya hecho este análisis, junto con el estudio Previo se debe adjuntar los formatos correspondientes a la Administración del Riesgo y a la identificación de Obligaciones Contingentes para cada uno de los procesos de contratación que se vaya a realizar. De acuerdo con lo anterior, se mostrará a manera de ejemplo algunos riesgos inherentes a la contratación:         



Que el contratista seleccionado no suscriba el contrato en el término establecido. Que el contratista no invierta en el contrato o se apropie de los dineros entregados en calidad de anticipo. Que el contratista entregue unos productos / servicios que no cumplan con las exigencias técnicas inherentes al proceso de evaluación. Que el contratista no entregue la totalidad de los productos en el sitio y término pactado. Que el contratista no ejecute en su totalidad las obligaciones / términos pactados por causas fortuitas e imprevistas Que el contratista incumpla con el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a sus trabajadores que intervienen en la ejecución del contrato Que una vez entregadas las obras por parte del contratista se encuentren deterioros de la obra imputables al mismo y que impidan el servicio para el cual se ejecutaron. Que en los equipos suministrados – instalados por el contratista se encuentren deficiencias técnicas en el funcionamiento de los mismos Que en la ejecución del contrato se deriven daños materiales, lesiones personales o perjuicios patrimoniales que se ocasionen como consecuencia de un hecho externo de carácter accidental, súbito e imprevisto. Que el producto suministrado o preparado produzca intoxicación potencialmente causante de enfermedades, lesiones o muerte.

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Que en la ejecución del contrato se presenten accidentes personales que produzcan gastos médicos, incapacidades, rehabilitaciones o muerte. Que el contratista incurra en el ejercicio de su profesión en responsabilidad civil extra - contractual profesional: equipos, tratamientos, medicamentos. Que en la ejecución de un contrato de obra existan daños en los trabajos por actividades realizadas entre contratistas. Que los contratistas y/o subcontratistas produzcan daños y perjuicios a terceros. Que en un contrato de vigilancia se afecte a un tercero por un error de tiro o por uso indebido de armas de fuego por parte de celadores y vigilantes. Que en un contrato de vigilancia se causen daños o perjuicios a bienes de propiedad de terceros que se encuentren bajo la custodia, tenencia o control del asegurado en los predios señalados en el contrato Que en la ejecución de un contrato de obra exista pérdida o daño accidental a los materiales, equipos y maquinaria por causa de hurto calificado, motín, huelga o accidentes naturales.

Cada área técnica deberá realizar el mapa de riesgos que se encuentra asociados a su contratación. 9. GARANTÍAS La Ley 1150 de 2007, el Decreto 4828 de 2008 y el Decreto 2493 de 2009 reglamentan la obligatoriedad del análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar. Mediante la identificación y análisis de riesgos se busca blindar a la Administración de los imprevistos que se puedan generar, fruto de la contratación, y las implicaciones económicas de los mismos, definiendo qué tipo de riesgos deben ser amparados por el contratista para poder celebrar el contrato y la Administración debe asegurarse del cubrimiento de los imprevistos. En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros Fiducia mercantil en garantía Garantía bancaria a primer requerimiento Endoso en garantía de títulos valores Depósito de dinero en garantía Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractuaI de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.

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El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del presente decreto. En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones. La garantía deberá amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente artículo: Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento: La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos: 1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. 2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses. 3. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. 4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas. 5. La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación previstos como requisitos de legalización del contrato. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, así: 1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión, (ii) el uso indebido y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato.

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2. Devolución del pago anticipado. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar. 3. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. 4. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. 5. Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. 6. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. 7. Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. 8. Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben ser amparados. Parágrafo. En virtud de lo señalado por el artículo 44 de la ley 610 de 2000, la garantía de cumplimiento cubrirá los perjuicios causados a la entidad estatal como consecuencia de la conducta dolosa o culposa, o de la responsabilidad imputable a los particulares, derivados de un proceso de responsabilidad fiscal, siempre y cuando esos perjuicios deriven del incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato amparado por la garantía. Cubrimiento de otros riesgos. En adición a las coberturas de los eventos mencionados en el artículo anterior, la entidad pública deberá exigir en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo

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considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Cuando en algunos de los contratos de que trata él parágrafo anterior la entidad contratante autorice previamente la subcontratación, se exigirá al contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto. Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contratante deba evaluar los demás riesgos a que puede estar expuesta, en cuyo caso exigirá al contratista las demás garantías que la mantengan indemne frente a esos eventuales daños. Suficiencia de la garantía. Para evaluar la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas: Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto mínimo de la garantía ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) del valor total estimado del espacio licitado. Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre uno (1.000.000 SMLMV) y cinco millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000.000. SMLMV), exclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del presupuesto oficial estimado. Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco (5.000.000 SMLMV) y diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (10.000.000 SMLMV), inclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cinco por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado. Cuando el presupuesto exceda de diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (10.000.000. SMLMV), el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos por ciento (2.0%) del presupuesto oficial estimado.

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La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al momento de la evaluación de las propuestas. La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto. Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más. Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Responsabilidad extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión

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de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de está garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato. En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía deberá fijarse por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. Excepciones al principio de indivisibilidad de la garantía En los contratos de obra, operación, concesión y en general en todos aquellos en los cuales el cumplimiento del objeto contractual se desarrolle por etapas subsiguientes y diferenciadas o cuya ejecución en el tiempo requiere de su división en etapas, la entidad podrá dividir la garantía, siempre y cuando el plazo del contrato sea o exceda de cinco (5) años. En este caso, el contratista otorgará garantías individuales por cada una de las etapas a ejecutar. La garantía así constituida deberá tener por lo menos la misma vigencia del plazo establecido en el contrato para la ejecución de la etapa correspondiente. En el evento en que el plazo de ejecución se extienda deberá prorrogarse la garantía por el mismo término. Los riesgos cubiertos serán los correspondientes al incumplimiento de las obligaciones que nacen y que son exigibles en cada una de las etapas del contrato, incluso si su cumplimiento se extiende a la etapa subsiguiente, de tal manera que será suficiente la garantía que cubra las obligaciones de la etapa respectiva. Los valores garantizados se calcularán con base en el costo estimado de las obligaciones a ejecutar en la etapa respectiva. El valor base de los amparos durante la etapa de operación y mantenimiento, será el valor anual estimado de las prestaciones del contratista durante dicha etapa. Estos amparos podrán

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otorgarse por períodos sucesivos de uno (1) a cinco (5) años, con la obligación de obtener la correspondiente prórroga o una nueva garantía, con anticipación al vencimiento del plazo de la misma. Antes del vencimiento de cada una de las etapas contractuales, el contratista está obligado a prorrogar la garantía de cumplimiento o a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa subsiguiente. En todo caso, será obligación del contratista mantener vigente durante la ejecución y liquidación del contrato, la garantía que ampare el cumplimiento. En el evento en que el garante de una de las etapas decida no continuar garantizando la etapa siguiente, deberá informarlo por escrito a la entidad contratante con seis meses de anticipación a la fecha de vencimiento de la garantía correspondiente. En caso contrario, el garante quedará, obligado a garantizar la siguiente etapa. En caso de que el contratista incumpla la obligación de prorrogar u obtener la garantía para cualquiera de las etapas del contrato, la entidad deberá prever en el mismo, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, sin que se afecte la garantía expedida para la etapa, en lo que tiene que ver con dicha obligación. Parágrafo: Cuando se trate de contratos cuyo objeto corresponda a bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional y la contratación reservada del sector defensa y el DAS a que se refieren los artículos 53 y 79 del decreto 2474 de 2008, el presente artículo se podrá aplicar en forma excepcional cuando el contrato tenga una duración mínima de tres (3) años. En estos casos, las entidades podrán, previa justificación debidamente motivada por parte del representante legal, establecer en los pliegos de condiciones del respectivo proceso de selección, las reglas aplicables para ajustar, disminuir o aumentar correlativamente, los valores garantizados respecto de los amparos de que tratan los numerales 7.4, 7.7, 7.8. Y7.9. del artículo 7, en la medida que se vayan ejecutando las obligaciones respectivas a cargo del contratista. No obstante no ser correlativo el amparo descrito en el numeral 7.2 del artículo 7, éste podrá seguir las reglas de amortización. Los ajustes a los valores garantizados no alterarán la vigencia mínima de los amparos establecida en el presente artículo. 10.

CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO (Ver anexo técnico)

4. Observaciones: aclaraciones y anotaciones necesarias para explicar algún aspecto del instructivo. ARIAL 11.

5. Administración del instructivo: Subdirección de Contratación

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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS ELABORO

NOMBRE

LEONARDO ALEXANDER CACERES

CARGO

Líder Estudios Previos – Subdirección de Contratación

REVISO ANDREA PEREZ LUIS ALFREDO MACIAS MESA Gestora Proceso Adquisiciones Subdirector de Contratación

Fecha: 30

APROBO LUIS ALEJANDRO MENDOZA ACEVEDO Director de Gestión Corporativa

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