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INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS.

DEFINICION DE UN PROYECTO Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. En esta definición encontramos tres aspectos: el temporal, todo proyecto tiene una fecha de fin al contrario que las operaciones en curso las cuales pueden ser indefinidas; es además un esfuerzo, los recurso, tanto materiales como humanos necesitan realizar un trabajo, el esfuerzo es encargado a un equipo u organización; y por ultimo, cada proyecto crea un producto o servicio único, este es el objetivo del proyecto. EL TRIANGULO DEL PROYECTO. La forma mas habitual de ver el trabajo de un proyecto se denomina triangulo del proyecto.

Tiempo

Coste

Ámbito De manera que un proyecto presenta las tres delimitaciones del triangulo.

Tiempo.

Es la delimitación mas habitual de cualquier proyecto, el tiempo limitado para el desarrollo del mismo. Coste. No solo es el dinero, son todos los recursos requeridos para la realización del proyecto, incluye a las personas y al equipamiento.

Ámbito.

Debemos distinguir dos tipos de ámbito: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El primero describe la calidad, características y funciones del producto y el segundo el trabajo requerido para lograr ese objetivo. El ámbito del proyecto se mide en tareas y fases.

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2 TIEMPO, COSTE Y AMBITO: GESTION DE LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO.   

Si el tiempo disminuye puede ser necesario aumentar el coste o disminuir el ámbito del proyecto. Si el coste disminuye puede ser necesario aumentar el tiempo o disminuir el ámbito. Si el ámbito aumenta será necesario aumentar el tiempo o el coste. Cuando el ámbito se increméntara una vez comenzado el proyecto, se denomina incremento del ámbito.

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INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

CREACION DE UN PROYECTO. 1. Archivo, Nuevo, Aceptar. El programa no pedirá que le demos nombre al proyecto, simplemente nos muestra la ventana de trabajo del Project, aparte de las clásicas barras de herramientas y de menús observamos en la parte izquierda la Barra de Vistas y en la zona central dos secciones: una tabla en la parte izquierda y un grafico en la parte derecho. Este es el espacio de trabajo, que en Project se denomina vista y por defecto la vista predeterminada es la vista Diagrama de Gantt.

Esta vista predeterminada tiene dos partes, en la parte de la derecha yen forma de tabla nos mostrara las tareas de las que consta el proyecto, por cada tarea tenemos seis campos: nombre, duración, comienzo, fin predecesoras y recursos; y en la parte derecha tenemos un grafico denominado escala temporal. Las vistas se pueden cambiar:  A través de la barra de vistas.  A través de la opción Ver

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4 Lo primero que debemos hacer es asignar un calendario al proyecto, para ello el programa proporciona tres calendarios base: Estándar, de lunes a viernes, de 9 a 7 con una hora libre al mediodía. Este es el calendario predeterminado. Turno de noche, cinco días a la semana en horario de 10:00 pm a 8:00 am, con una una hora libre de 3:00 am a 4:00 am 24 horas, todos los días de la semana. El calendario del proyecto lo crearemos desde: 1. Herramientas 2. Cambiar Calendario Laboral, 3. En el cuadro de dialogo Para, dejamos seleccionado el calendario Estandar 4. Nuevo 5. Damos Nombre y dejamos seleccionada la opción por defecto “Hacer una copia de:” 6. Desde esa misma ventana modificaremos, si es necesario, el horario laboral y estableceremos los días Festivos. Para lo primero haremos clic en las etiquetas de Lunes a Viernes y luego cambiaremos el horario en los campos Desde y Hasta. Para lo segundo basta con seleccionar el día festivo y a continuación seleccionar la opción Periodo no laborable. Una vez creado el calendario laboral debemos asignarlo como calendario del proyecto. 1. Proyecto 2. Información del proyecto 3. Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo Calendario seleccionaremos el creado anteriormente. Si volvemos a Herramientas, Cambiar Calendario Laboral veremos que ahora aparece seleccionado el nuestro. Podemos agregar información adicional al proyecto desde, 1. Archivo 2. Propiedades Podemos cambiar la configuración de la escala temporal haciendo doble clic sobre cualquier posición de la misma, aparecerá el cuadro de dialogo Escala temporal con cuatro pestañas para que modifiquemos el aspecto de la misma. En la pestaña Periodos no laborales, campo calendario escogeremos el creado para el proyecto. Podemos cambiar el aspecto de esos días. Una

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5 vez definido el Calendario debemos definir los siguientes aspectos del Proyecto: El objetivo del mismo. Las tareas a realizar para conseguir ese objetivo. Los recursos, humanos o materiales, que van a realizar esas tareas. Y establecer la duración temporal del proyecto.

INTRODUCCION Y ORGANIZACION DE LAS TAREAS

Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto, representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto y describen el trabajo en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos. INTRODUCCION DE TAREAS La vista Diagrama de Gantt es el lugar mas habitual para su introducción. Cada fila de la Tabla Entrada contiene una única tarea a la que se le asigna un ID de tarea. Estos identificadores aparecen en la parte izquierda de la fila. Por cada tarea se mostrara su nombre y su duración, esta será, de manera predeterminada de 1 día. ESTIMACION DE LA DURACION La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleara para completarla. Obtendremos la duración total de un proyecto entre la primera fecha de comienzo y la ultima fecha de fin de las tareas que lo componen. La duración de las tareas oscila entre minutos y meses. Como el programa no distingue entre periodo laborable y no laborable, la duración de una tarea no esta necesariamente relacionada con el tiempo transcurrido. No obstante se pueden programar tareas para que transcurran tanto en un periodo como en otro para ello asignaremos a la tarea una duración transcurrida. Utilizaremos las siguientes abreviaturas: M mins minuto Mt minst minuto transcurrido H hrs hora Ht hrst hora transcurrida D días dia Dt diast días transcurridos S sems semana St semst semana transcurrida Ms mss mes Mst mest mes transcurrido Alfredo Suárez Felgueroso

6 En Project manejaremos unos valores estándares, de manera que un dia son 8 horas, una semana son 40 horas y un mes son 20 días. Así si una tarea tiene una duración de 16 horas será lo mismo que establecer dos días. Estos valores estándares se pueden modificar, como ya hemos visto, desde la opción Herramientas, Opciones, Calendario. La escritura de un signo de interrogación después de una duración sirve para establecer duraciones estimadas. VINCULAR TAREAS – ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Cuando una tarea deba ser completada para comenzar la siguiente, ambas tareas poseen una relación con dos aspectos:  Una secuencia, la segunda debe producirse después de la primera.  Una dependencia, la segunda solo se producirá cuando la primera sea completada. En Project la primera tarea se denomina predecesora y la segunda sucesora. En el caso descrito la relación entra las dos tareas es de fin a comienzo pero se pueden plantear cualquiera de las relaciones siguientes:

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7 Las relaciones de tareas aparecen de varias formas en MS Project:  En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red aparecen como líneas de vínculos entre ellas.  En las tablas, los números de identificación de las tareas predecesoras aparecen en el campo Predecesoras de las tareas Sucesoras. Para crear relaciones entre tareas primero deberemos vincularlas, podemos hacerlo de tres formas distintas: 1. Primera a. Seleccionamos, arrastrando el ratón, las tareas a vincular. b. Pulsamos el botón de la barra de herramientas “Vincular tareas” o Edición, Vincular tareas. 2. Segunda a. Doble clic sobre la tarea sucesora b. Pestaña “Predecerosa”. c. En el cuadro combinado del campo “Nombre de la tarea” seleccionamos la tarea o ponemos el número identificador de la predecesora. 3. Tercera a. Directamente en la propia Tabla de Tareas y en la columna predecesora escribiendo el numero de la misma. Una vez vinculadas las tareas podremos establecer la relación entre ellas (obviamente la vinculación y relación puede establecerse simultáneamente). Por defecto siempre que se vincula una tarea la relación FC, si quisiéramos cambiarla tenemos dos formas: 1. Desde la Tabla de Tareas a. Haciendo doble clic sobre el nombre de la tarea sucesora b. Pestaña Predecesora c. En la columna Tipo y a través de cuadro combinado seleccionándolo. 2. Desde la Escala Temporal a. Haciendo doble clic sobre la línea que une ambas tareas b. Cambiando la relación desde el campo Tipo.

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8 VINCULAR TAREAS DISCONTINUAS 1. Seleccionamos la primera tares haciendo clic sobre su numero 2. Manteniendo pulsada la tecla CTRL seleccionamos la otra u otras tares. 3. Icono Vincular de la barra de herramientas. INSERCION DE NUEVAS TAREAS 1. Seleccionamos la tarea encima de la cual vamos a insertar la nueva. 2. Insertar 3. Nueva tarea Con la inserción de nuevas tareas se renumeran automáticamente los identificadores de las tareas ya introducidas, del mismo modo cambiaran los números de las tareas predecesoras. DESPLAZAMIENTO DE TAREAS 1. Hacemos clic en el número de tarea que queremos desplazar y soltamos el ratón. 2. Situamos el puntero del ratón sobre ese número y cuando se transforme en una cruz hacemos clic y arrastramos hacia la nueva posición. Cuidado!. El desplazamiento de una ya vinculadas eliminará esa vinculación. ELIMINACION DE TAREAS 1. Seleccionamos la tarea haciendo clic en su numero identificativo, no en su nombre 2. Edición 3. Eliminar o tecla SUPR. Cuidado!. La eliminación de una tarea no desvinculara al resto simplemente se produce un desplazamiento de las siguientes tareas.

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9 ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN FASES Cuando el proyecto consta de un grupo complejo de tareas podremos agruparlas en fases que serán representadas en tareas resumen. El comportamiento de una tarea resumen es diferente al de una tarea normal, no podremos modificar su duración, fecha de comienzo u otros valores calculados, puestos dependen directamente de las tareas que componen dicha fase. 1. Insertamos una nueva tarea, que será la tarea resumen. 2. Seleccionamos las tareas que vamos a agrupar en la anterior. 3. En la barra de Herramientas de Formato pulsamos el botón Aplicar Sangría. En el diagrama de Gantt aparecerá la barra de la tarea resumen. Si la empresa utiliza un proceso de estructura de descomposición del trabajo (EDT) y quisiéramos visualizar dichos códigos: 1. Seleccionamos la columna a la derecha de la cual queremos insertar la columna EDT 2. Insertar, Columna 3. En Nombre de Campo seleccionamos EDT y en Titulo escribimos una descripción. DIVISION DE TAREAS En el supuesto de que un recurso asignado inicialmente a una tarea por cualquier circunstancia le resulte imposible realizarla tenemos la posibilidad de dividir esa tarea de manera que durante los días que el recurso no este disponible esa tarea no se realizara. 1. 2. 3. 4.

Desde el Diagrama de Gantt Edicion Dividir tareas El cursor se transforma en una flecha que situaremos sobre la barra azul en la escala temporal, haremos clic y arrastramos.

Para cancelar la división basta con arrastrar la barra.

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INFORMACION ADICIONAL EN LAS TAREAS 1. Doble clic sobre el nombre de la tarea 2. Pestaña Notas 3. Escribir el texto. TAREAS REPETITIVAS Son aquellas que se repiten regularmente dentro de un proyecto, como reuniones semanales, inspecciones. 1. Nos situamos en la posición donde queremos insertar 2. Insertar 3. Tarea repetitiva 4. En el cuadro de dialogo introducimos a. El nombre de la tarea b. La duración c. El patrón y el intervalo de repetición d. Contestamos que sí. Hay que tener en cuenta que: El programa crea una restricción del tipo “NCAD” (No comenzar antes de). Podemos ver esa delimitación haciendo doble clic sobre la tarea, Pestaña Avanzado, campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación. (Mas adelante veremos los distintos tipos de delimitaciones). No tiene sentido crear vinculaciones y dependencias entre tareas repetitivas. Tienen deshabilitada la programación condicionada por el esfuerzo. (Mas adelante). FILTROS DE TAREAS El icono Autofiltro de la barra de formato nos permite filtrar las tareas del proyecto en función de distintas condiciones. Una vez pulsado el icono aparecerá una lista desplegable a la derecha de cada nombre de campo para que seleccionemos el valor que queremos establecer como condición. A través de la opción “Personalizado” podemos introducir una condición distinta de las predeterminadas.

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INTRODUCCION DE UN HITO Un hito es un suceso significativo que ocurre en el transcurso del proyecto. Normalmente no supone la realización de un trabajo por lo tanto un hito es representado como una tarea de duración 0. Teniendo en cuenta lo anterior, lo introduciríamos como una tarea normal y en el campo duración pondríamos 0. Si queremos marcar una tarea que posea una duración distinta de 0 como un hito: 1. Doble clic sobre la tarea 2. Avanzada 3. Marcamos la casilla “Marcar la tarea como hito”.

TIEMPO DE POSPOSICION Y TIEMPO DE ADELANTO Nos permiten adelantar o retrasar una tarea con respecto a su predecerosa, si se especifica un tiempo de adelanto se crea una superposición en una dependencia entre tareas que puede reducir la duración del proyecto. Es decir: El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que termine su tarea predecesora. El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido. Tanto para el adelanto o retraso se usa el campo “posposición” del cuadro de dialogo “Dependencia entre tareas”. El Tiempo de adelanto se especificara con numero negativos. COMPROBACION DE LA DURACION DEL PROYECTO Una vez introducidas todas las tareas podemos comprobar la duración del proyecto desde: 1. Proyecto 2. Información del proyecto 3. Estadísticas Y si quisiéramos tener una visión global: 1. Ver 2. Zoom 3. Proyecto completo.

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CONFIGURACION DE LOS RECURSOS

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas del proyecto. El programa concentra su actividad en dos aspectos: su disponibilidad y sus costes. El primero determina el momento en el que un recurso especifico influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer; el segundo, hace referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso. El programa distingue dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de materiales. A su vez los primeros pueden ser recursos humanos o recursos de equipamiento. Como puede haber confusión entre equipamiento y materiales la diferencia clara reside en que los materiales son artículos de consumo que se agotaran durante la vida del proyecto. INTRODUCCION DE LOS RECURSOS HUMANOS 1. En la Barra de Vistas seleccionamos Hoja de recursos. 2. Introducimos el nombre del recurso y en la columna Tipo especificamos si es de Trabajo o Material. 3. En la columna Capacidad especificaremos la disponibilidad de dicho recurso. Por ejemplo, si va a trabajar las ocho horas en las tareas que se le han asignado su capacidad es del 100%. Si el recurso se refiere a un grupo y en dicho grupo hay dos personas, la capacidad es del 200%. Resulta mucho más fácil entender las capacidades y unidades de los recursos en valores decimales, para ello deberemos cambiar la configuración del programa desde: 1. Herramientas 2. Opciones 3. Pestaña Programación 4. Campo “Mostrar las unidades de asignación como”

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INTRODUCCION DE LOS RECURSOS DE EQUIPAMIENTO Se configuran exactamente igual que los humanos, sin embargo a diferencia de las personas un recurso de equipamiento podría funcionar a horario completo. En el campo Capacidad máxima esta ira en función del numero de unidades que forman dicho equipamiento. INTRODUCCION DE LOS RECURSOS MATERIALES Igual que los anteriores pero en el campo Etiqueta de Material introduciremos, si es posible, la unidad en que se mida dicho recurso.

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS Cuando tengamos muchos recursos es aconsejable ordenarlos alfabéticamente para evitar la posible duplicidad de alguno de ellos. Para ello iremos 1. Ver 2. Hoja de Recursos 3. Proyecto 4. Ordenar 5. Por nombre

ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN GRUPOS Cumplimentando la columna “Grupo” podemos englobar aquellos recursos con funciones o características comunes. Esto nos permitirá, en un momento dado, filtrar o agrupar los recursos en función del grupo a que pertenezcan.

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CREACION DE INFORMACION ADICIONAL PARA LOS RECURSOS El programa nos permite crear campos personalizados que nos ayuden a organizar la información de los recursos. Estos campos personalizados pueden ser de tipo: o Fecha, que a su vez pueden ser:  Comienzo  Fecha  Fin o Costo o Duración o Numero o Texto o Indicador Sí / No Para crear un campo de tipo texto con cuadro combinado 1. Herramientas 2. Personalizar 3. Campos 4. Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o Recursos 5. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Texto 6. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo 7. Lista de Valores 8. Introducimos cada uno de los valores que queremos incorporar a la lista. 9. Aceptamos hasta salir de la ventana Una vez creado el campo lo incorporaremos a la tabla de entrada de la hoja de recursos: 1. 2. 3. 4.

Botón derecho sobre el nombre de la columna Insertar columna En nombre de campo buscamos y seleccionamos Texto1(Estudios) Aceptamos.

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15 Para crear un campo de tipo costo utilizando una formula 1. 2. 3. 4.

Herramientas Personalizar Campos Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o Recursos 5. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Costo 6. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo 7. Botón Formula 8. En Insertar Campo seleccionamos los campos que participaran en la formula. 9. Aceptamos hasta salir de la ventana. 10. Incorporamos el campo en la tabla de entrada de la hoja de recursos. En el supuesto de que incorporemos muchos campos personalizados puede resultar útil la creación de una nueva tabla con esos campos, tabla de la que posteriormente podremos hacer un informe. Es mas fácil crear una tabla nueva a partir de una existente por ello es conveniente que en la tabla origen ya tengamos incorporados los campos. Para crear una tabla nueva a partir de otra: 1. Ver 2. Tabla 3. Mas tablas 4. Seleccionamos Tareas o Recursos 5. Seleccionamos la tabla a partir de la cual vamos a crear la nueva 6. Copiar 7. Damos nombre a la tabla y eliminamos los campos que sobran dejando los que queremos 8. Activamos la opción Visible en el menú. 9. Cerrar 10. Si pulsamos el boton derecho sobre la esquina superior izquierda aparecerá el nombre de la tabla creada. Para crear un informe de esa tabla 1. Ver 2. Informes 3. Personalizados 4. Nuevo 5. Recursos Alfredo Suárez Felgueroso

16 6. Damos nombre al informe 7. En tabla seleccionamos la que acabamos de crear.

ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea especifica para la realización de un trabajo. En Project no es necesario asignar los recursos a las tareas; se puede trabajar únicamente con las segundas. De todas formas son recomendables las asignaciones pues nos permitirán:    

Determinar que personas se encargan de las tareas. Determinar si hay recursos necesarios para la realización de una tarea. Ver si un recurso esta infra o sobreasignado. Comprobar si el recurso esta disponible.

ASIGNACION DE UN RECURSO A UNA TAREA Como hemos dicho anteriormente, la asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso de trabajo en la tarea. Si además introducimos información relativa al coste del recurso el programa calculara, de forma inmediata, el coste de ambos. El programa redistribuirá, demorando o adelantando en el tiempo, las tareas en función de los recursos asignados. Si no pudiera realizar ese ajuste avisaría con un mensaje. Si queremos anular la predistribución automática: 1. Herramientas 2. Redistribuir recursos 3. Seleccionamos la opción Manual También podemos mantener la redistribución automática pero anularla en determinadas tareas: 1. Seleccionamos las tareas 2. Herramientas 3. Redistribuir Recursos 4. Borrar redistribución 5. Tareas seleccionadas

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17 Hay varias formas de asignar recursos: Desde la barra de herramientas estándar 1. En la Vista Diagrama de Gantt 2. Seleccionamos la tarea 3. Pulsamos el icono de la barra de herramientas “Asignar Recursos” 4. Aparece un cuadro de dialogo con los recursos, seleccionamos el adecuado y pulsamos el botón Asignar. 5. En el diagrama de Gantt deberá aparecer el nombre del recurso asignado. Desde el nombre de la tarea 1. En Vista Diagrama de Gantt 2. Doble clic sobre el nombre de la tarea 3. Pestaña Recursos 4. Seleccionamos el nombre del recurso. No hace falta introducir las unidades. Desde la Barra de Menu 1. En Vista Diagrama de Gantt 2. Nos situamos en la tarea 3. Herramientas 4. Asignar recurso 5. Seleccionamos el recurso 6. Asignar 7. Cerrar Desde la propia tabla de entrada 1. En la vista Diagrama de Gannt 2. Desplazarse hasta la columna Nombre de los Recursos 3. Seleccionarlo. Para asignar varios recursos debemos separarlos por;. Las unidades de recursos materiales asignadas a esa tarea deberán ir entre corchetes, si no el programa asume una única unidad.

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REEMPLAZAR UN RECURSO POR OTRO 1. Seleccionamos la tarea 2. Icono Asignar recursos 3. Boton Reemplazar

CREACION DE UN NUEVO RECURSO Y ASIGNACION A UNA TAREA 1. 2. 3. 4.

En la vista Diagrama de Gannt. Seleccionamos la tarea Pulsamos Asignar Recursos En una fila en blanco introducimos el nuevo recurso, pulsamos la casilla de verificación y luego Asignar. 5. Si hacemos doble clic sobre el recurso aparecerá el cuadro de dialogo “Información del recurso”, vamos a Coste e introducimos la tasa estándar. ASIGNACION DE RECURSOS MEDIANTE FILTROS Nos permite seleccionar aquellos recursos que cumplan unas determinadas condiciones 1. Seleccionamos la tarea 2. Icono Asignar Recursos 3. Pulsamos el boton + de Opciones de la lista de recursos 4. Marcamos la casilla de Filtar por 5. Seleccionamos la condición de Filtrado Podemos incluso crear un filtro nuevo que tenga como condición el valor de un campo personalizado, para ello 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Icono Asignar Recursos Pulsamos el botón + de Opciones de la lista de recursos Marcamos la casilla de Filtar por Botón Mas Filtros Nuevo Damos Nombre al Filtro Seleccionamos el Nombre de Campo y el criterio

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19 8. En valores ponemos la condición. Si queremos que sea una condición variable escribiremos el texto de la pregunta entre comillas seguido del interrogante hacia abajo. ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES. Recordando que los recursos materiales son aquellos que se agotan o consumen durante la vida del proyecto, hay dos formas de tratar su coste: Asignar una cantidad de unidades fija. Se multiplicara el coste por unidad por el número de unidades consumidas. 1. En Vista Diagrama de Gannt, seleccionamos la tarea 2. Pulsamos el botón Asignar Recursos 3. Seleccionamos el recurso material y en el campo unidades introduciremos la cantidad.  Asignar una tasa variable. Se ajustara la cantidad y el coste del recurso según la duración de la tarea. 1. Ver, Uso de recursos 2. Seleccionamos el recurso material 3. Ventana, Dividir 4. Vamos asignando una tasa para cada tarea. 

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Cuando la cantidad de recursos humanos o de equipamiento no sea constante durante la vida del proyecto es posible variabilizar esas cantidades en determinados periodos de tiempo. Podemos configurar la disponibilidad de los recursos en fechas determinadas. 1. Ver 2. Hoja de Recursos 3. Doble clic sobre el recurso 4. Pestaña General 5. Sección Disponibilidad de recursos. 6. En la primera fila del campo disponible desde dejamos NA (por defecto es la fecha inicio del proyecto), intoducimos la fecha Hasta 7. Y asi sucesivamente.

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COSTES DE LOS RECURSOS Y DE LAS TAREAS

Normalmente serán los recursos los que generen la mayor parte de los costes del proyecto pero también puede haber costes sin recursos pues los primeros estarán asociados directamente a las tareas. La introducción de costes nos permitirá calcular un presupuesto que podrá ser comparado durante el transcurso del proyecto. INTRODUCCION DE LOS COSTES DEL RECURSO Estando en 1. Ver 2. Hoja de recursos 3. Tabla 4. Entrada Se introducirán en los campos: Tasa Estándar, los recursos de tipo trabajo se expresara sobre unidades de tiempo, por ejemplo €/hora. En los recursos de tipo material se expresar en precio unitario teniendo en cuenta que este se multiplicara por las unidades introducidas en el campo “Etiqueta del material”. Tasa de Horas Extra, lo que su nombre indica. El problema para las tasas de horas extra es que el programa no sabe cuando estas se realizan, es decir no controla si un recurso excede las 8 horas diarias o 40 semanales, tenemos que ser nosotros quienes especifiquemos el numero de horas extra realizadas por el recurso. Para ello tendremos que incorporar ese campo. 1. Ver 2. Uso de tareas 3. Ver 4. Tabla 5. Trabajo 6. Seleccionamos la columna donde insertaremos el nuevo campo 7. Boton Derecho sobre la selección 8. Insertar columna 9. En Nombre de campo buscamos y seleccionamos el campo “Trabajo de horas extra”.

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21 Si hubiera recursos con horas extra es conveniente disponer de ese dato en la hoja de recursos, el procedimiento es muy parecido al anterior, 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ver Hoja de recursos Ver Tabla Entrada Insertamos la columna Trabajo de horas extra. Aquí este campo no es editable simplemente ira reflejando la suma de las horas extras realizadas por el recurso. Costo por uso, es un coste fijo por el uso de recurso, valido para recursos de tipo trabajo como de tipo material. Un recurso puede tener a la vez una tasa estándar y un coste por uso. El campo acumular refleja en que momento se ha de contabilizar el coste del recurso. Normalmente casi todos los recursos prorratean su coste a lo largo de la vida del proyecto, sin embrago, hay recursos que es necesario pagarlos antes de comenzar a usarlos (alquiler). En este caso el campo Acumular tendrá el valor “Comienzo”. INTRODUCCION DE VARIOS COSTES PARA UN RECURSO 1. 2. 3. 4. 5.

Desde la Tabla Entrada de la Hoja de Recursos Doble Clic sobre el recurso Pestaña Costos Ficha A (predet..) En la parte inferior y a partir de la segunda línea introduciremos la Fecha efectiva y el resto de los datos. 6. Desde esta misma ventana podremos crear nuevas tablas de coste que se asociaran a distintas actividades, estas tablas las crearemos desde las fichas B, C, D y E. Una vez creadas distintas tablas de costes si queremos asociar uno de esos costes a una tarea determinada. 1. 2. 3. 4. 5.

Ver Uso de recuros Doble clic sobre la tarea En el cuadro de dialogo “Informe de la asignación” pestaña General Campo “Tabla de Tasa de Coste”. Alfredo Suárez Felgueroso

22 INTRODUCCION DE COSTES FIJOS A UNA TAREA

1. 2. 3. 4. 5.

VER Uso de Tareas Tabla Costos Campo Costo Fijo.

También podríamos hacerlo desde el Diagrama de Gantt siempre que tengamos seleccionada la Tabla de costos. REVISION DE LOS COSTOS PLANEADOS Tal como hemos visto anteriormente, desde la Tabla de Costos, bien desde la Vista Uso de tareas o desde la Vista Uso de recursos. Para ver los costos de un recurso vamos a la Hoja de recursos, Tabla Entrada y a continuación insertaremos la columna Costo. Si queremos ver el costo total del proyecto primero tendremos que configurar la visualización de la Tarea Resumen del Proyecto 1. 2. 3. 4.

Herramientas Opciones Pestaña Vista Opción Mostrar tarea Resumen del Proyecto.

Luego basta con estar la tabla costo del Diagrama de Gantt. C0MPROBAR LAS ASIGNACIONES DE LOS RECURSOS Una vez asignados todos los recursos verificaremos que no haya sobreasignaciones, es decir que un recurso no trabaje mas de lo que puede. Gráficamente. 1. 2. 3. 4.

En Vista Diagrama de Gantt Seleccionamos todas las tareas Herramientas Asignar Recursos Alfredo Suárez Felgueroso

23 5. 6. 7. 8.

Seleccionamos los recursos Graficos En el campo Seleccione un gráficos escogemos Trabajo de Asignacion En la parte de derecha activamos o desactivamos el recurso a visualizar

Desde el Uso de Recursos 1. Ver 2. Uso de recursos 3. Aparecerán en color Rojo Desde la barra de menu 1. Ver 2. Grafico de Recursos Podemos, incluso, imprimir un informe con los recursos sobreasginados 1. Ver 2. Informes 3. Asignaciones 4. Recursos sobreasignados

RESOLUCION DE LAS SOBREASIGNACIONES Si por defecto tenemos seleccionada la redistribución automática el programa ira modificando el proyecto en función de los recursos, en el supuesto de que no pudiera resolver una sobre asignación por cualquier tipo de conflicto aviaria mediante un mensaje de error. Si por el contrario optamos por una redistribución manual tendremos que ser nosotros los encargados de realizarla. Aún así, seleccionada la opción Manual, podemos en cualquier momento encargar al programa que realice la redistribución desde 1. Herramientas 2. Redistribuir recursos 3. Redistribuir Ahora Si optamos por un ajuste manual tenemos varios caminos, el más facil de ver es a través de la ventana Uso de recursos. En la parte izquierda tenemos a cada recurso con las tareas que tiene asignadas y en la parte derecha tenemos una cuadricula temporal donde nos muestra los dias, las horas que trabaja cada día y numero total de horas en ese día. Obviamente en el numero total en rojo indica una sobre asignación. Basta con ir modificando Alfredo Suárez Felgueroso

24 manualmente el número de horas en cada día. En el momento que realicemos esa modificación aparecerá un icono en la columnas Id informando de que el trabajo de asignación ha sido modificado. Esto es porque se pueden aplicar distintos perfiles de trabajo para cada asignación, PERFILES DE TRABAJO Si queremos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una tarea podemos aplicar perfiles de trabajo. La aplicación de un perfil puede ocasionar un aumento en la duración de una tarea. Disponemos de los siguientes: Uniforme. Es el predeterminado, el número de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largo de la duración de la tarea. Creciente. Numero de horas bajo al principio incrementándose hasta un 100% al final de la tarea. Decreciente. Dos picos. El número de horas se incrementa dos veces a lo largo de la duración de la tarea. Pico inicial. El número de horas se incrementa al q00% en el primer cuarto de la duración de la tarea. Pico final. Campana. El número de horas se incrementa al 100% hacia la mmitad de la duración de la tarea. Los porcentajes inciales y finales son bajos. Campana achatada. El numero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la duración de la tarea, la diferencia con la campana consiste en los porcentajes iniciales y finales son mas altos.

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RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto termine conforme a la programación. La mayoría de las tareas se pueden retrasar sin afectar a la fecha fin de proyecto. Este margen de retraso se define como Demora, si el Margen de Demora Total es igual o menor de cero días se considera a la tarea como tarea criticas. Por defecto el programa esta configurada para que las tareas sean consideradas criticas si el margen de demora es inferior o igual a cero días. Para cambiar esta configuración iríamos a: 1. 2. 3. 4.

Herramientas Opciones Pestaña Calculo Ultima opcion de esa ventana

Para visualizar la ruta y las tareas criticas tenemos dos opciones: 1. En la Barra de Vistas 2. Seleccionamos Gantt de Seguimiento 3. En azul las tareas no criticas. Cambiando el diseño del Diagrama de Gannt 1. Formato 2. Asistente para Diagrama de Gantt 3. Seleccionamos la opción Ruta Critica y finalizamos el asistente. Otra forma es a traves de informes 1. Ver 2. Informes 3. Generales 4. Tareas criticas

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DEMORA PERMISIBLE Si queremos ver que tareas se pueden demorar y cuanto lo pueden hacer sin que afecte a la finalización del proyecto, 1. 2. 3. 4. 5.

Desde el Diagrama de Gantt Ver Tablas Programación Columnas Demora Permisible y Margen de Demora Total

La Demora permisible es el periodo de tiempo que se puede retrasar una tarea sin que eso suponga un retraso para la tarea sucesora, en el caso de que la tarea no tenga sucesora la demora permisible será igual que el margen de demora total teniendo en cuenta que este es el tiempo que se puede retrasar una tarea sin que suponga un retraso de la fecha fin de proyecto.

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SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Una vez establecidas las tareas, creados los recursos y asignados estos a las primeras es aconsejable realizar dos cosas: guardar la información inicial del proyecto y escribir la información de progreso cuando las tareas empiecen a completarse. La información inicial se utilizara para comparar con la información real a medida que el proyecto transcurra. Esta información inicial se denomina Línea Base y los datos que se almacenan son el costo, la duración, comienzo, fin y trabajo. Para guardar la línea base: 1. Herramientas 2. Seguimiento 3. Guardar Línea de Base 4. Confirmamos que este seleccionada la opción Proyecto Completo. Esta información la podemos ver desde 1. Proyecto 2. Información de Proyecto 3. Botón Estadísticas 4. Son los datos que figuran en el apartado “Previsto”. Para visualizar la línea base 1. En la barra de Vistas seleccionamos Gantt de Seguimiento 2. Las barras rojas representan la información inicial y las azules y rojas la actual. Para eliminar la línea base 1. Herramientas 2. Seguimiento 3. Borrar Línea Base Puede ser de ayuda tener una línea de referencia que marca en la escala temporal la fecha actual, está línea se denomina Linea de progreso, y la podemos configurar desde 1. Herramientas 2. Seguimiento 3. Línea de progreso Alfredo Suárez Felgueroso

28 4. En la pestaña de Intervalos, sección “Mostrar siempre la línea de progreso actual”, seleccionamos la opcion “Fecha actual”. 5. Nos proporciona la siguente información: a. Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación. b. Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación. c. Las líneas verticales indican una tarea ajustada a la programación. ACTUALIZACION DEL PROYECTO El proyecto se puede actualizar según la programación (automáticamente) o manualmente. En el primer caso la actualización afectara a todo el proyecto y en segundo la actualización se podrá realizar a través de las tareas o a través de los recursos. Automáticamente se 1. Herramientas 2. Seguimiento 3. Actualizar proyecto 4. La fecha predeterminada debería ser la del dia actual 5. La diferencia entre “Por porcentaje completado” y “Solo al 0% o al 100%” es que la primera mostrara el porcentaje de la tarea realizado con respecto a la fecha actual, la segunda solo mostrara el 100 o el 0, en función de que su fecha final sea o no posterior a la fecha actual. Manualmente, con las tareas. Hay varios campos que nos permitirán ir informando al proyecto sobre su progreso. Campo porcentaje completado. Desde varias pantallas 1. Herramientas 2. Seguimiento 3. Actualizar tareas 4. % Completado 5. Al introducir un valor el programa calcula la duración real y la duración restante.

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29 Desde la información de la tarea 1. Doble clic en la tarea 2. Pestaña general 3. Campo % completado Campo duración real, desde la misma pantalla que en el primer caso del % completado. Campos de fecha de comienzo y finalización real, igual que en caso anterior. Otra forma es directamente en la escala temporal, situando el puntero del ratón al comienzo de la barra azul de la tarea en el momento en que este se convierta en una flecha con un % procederos a arrastrar el mismo hasta el % deseado. Manualmente, con los recursos. Estando en el Diagrama de Gantt 1. Ver 2. Tablas 3. Trabajo 4. El ultimo campo % completado introduciremos un valor. Desde la Vista Uso de Tareas 1. Ver 2. Uso de tareas 3. Doble clic sobre el recurso 4. Pestaña seguimiento 5. Campo % completado o Trabajo Real, SUPERVISION DEL PROYECTO Desde las estadísticas de la información del proyecto. Con la tarea resumen del proyecto. Desde la vista Gannt de Seguimiento Desde el Diagrama de Gannt, Ver, Tabla, Variación

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INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Existen seis categorias de informes: Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de trabajo Personalizados. Todos ellos están disponibles desde Ver, Informes..

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PROFUNDIZACION EN EL PROYECTO

LA FORMULA DE LA PROGRAMACION. VISUALIZACION DE LA DURACION, UNIDADES Y EL TRABAJO. Después de crear una tarea y antes de asignarle un recurso, la tarea posee una duración pero no un trabajo, pues este representa la cantidad de tiempo que necesita un recurso para completar una tarea. Si disponemos de una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será igual que la cantidad de tiempo expresada como duración. La cantidad de trabajo solo será diferente a la duración cuando asignemos más de un recurso a una tarea o un único recurso que no trabaje a tiempo completo. El programa calcula el trabajo en función de la siguiente ecuación: Duración * Unidades = Trabajo Por ejemplo, una tarea con una duración de 40 horas realizada por un único recurso a tiempo completo, al 100% de su capacidad máxima, necesitara 40 horas de trabajo para ser finalizada. 40 horas duración * 100% unidades de recurso = 40 horas de trabajo. Esta formula en si mismas puede resultar engañosa, es decir, con ese razonamiento si disponemos de dos recursos a tiempo completo para realizar un tarea de 40 horas de duración resultara un trabajo de 80 horas. Sin embargo esto no es así. Microsoft Project utiliza un método denominado programación condicionada por el esfuerzo que significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos utilizados. De manera que si aumentamos el número de recursos disminuirá la duración de la tarea, pero no el tiempo de trabajo. De manera inversa la eliminación de recursos incrementara la duración de la tarea, no la del trabajo. Este condicionamiento solo se aplica cuando se añaden o eliminan recursos a una tarea que ya tenía asignado algún recurso. Es decir, si inicialmente asignamos dos recursos a tiempo completo a una tarea con un duración de 24 horas, el programa establecerá que cada recurso trabajara 24 horas lo que supondrá un total de 48 horas de trabajo para la tarea. Sin embargo, si inicialmente asignamos un recurso a tiempo completo para una tarea de 24 horas de duración y posteriormente le asignamos un nuevo recurso al 100% de su capacidad, el Project programa cada recurso para que Alfredo Suárez Felgueroso

32 trabaje 12 horas en paralelo, acortándose la duración de la tarea pero manteniéndose invariable las horas de trabajo. Estas tres variables, así como los demás datos de la tarea en este aspecto de la programación, las podemos ver desde: 1. 2. 3. 4.

Ver, Mas Vistas Entrada de tareas o Formulario de tareas. Aplicar.

Para quitar la ventana anterior iremos a Ventana, Quitar división. Contemplemos otra posibilidad: que el valor asignado a los recursos no fuera del 100%, en este caso el trabajo seria distribuido de manera proporcional. Por ejemplo: 

Una tarea con una duración inicial de 24 horas y con un recurso al 100%. Según la formula de la programación el tiempo de trabajo será de 24 horas. Posteriormente se le añade un recurso al 50%. El programa realiza los siguientes cálculos: o Suma ambos recursos 100+ 50 = 150. o Calcula la duración de la tarea dividiendo las horas de trabajo entre la suma de los recursos 24/150=0,16 (16 horas). o Asigna a cada recurso las horas de trabajo en función de su capacidad. Es decir, el recurso con el 100% de capacidad trabajara el 100% de las 16 horas (16); el recurso al 50%, por lo tanto 8. o El trabajo permanecerá constante (16 + 8) = 24; pero la duración de la tarea disminuirá a 16 horas.

Veamos otro ejemplo:  Una tarea con una duración de 80 horas y con un recurso al 100%. El tiempo de trabajo será de 80 horas. Posteriormente se le asigna un nuevo recurso al 75%. o Suma de los recursos, 100 + 75 = 175 o División 80 / 175 = 0,457 (47,5). o El primer recurso trabajara el 100% de las 47,5 (45,7); el segundo trabajara el 75% de las 45.7 (34,28). o El tiempo de trabajo permanece constante, 45.7+34.28=80; pero la duración de la tarea disminuye desde las 80 iniciales a las 45.7. Alfredo Suárez Felgueroso

33 Pero a su vez todo esto depende de cómo sea el tipo de tarea, hay tres tipos: De unidades fijas, es la predeterminada, significa que cuando se añaden o suprimen recursos generalmente se modifica la duración de la tarea manteniéndose constante el tiempo de trabajo. Excepto si deshabilitamos la programación condicionada por el esfuerzo, en este caso se mantiene la duración fija incrementándose el tiempo de trabajo. De duración fija, la duración siempre es la misma se añadan o supriman recursos, de manera que si añadimos un recurso se mantendrán constantes la duración y el tiempo de trabajo cambiando las unidades de los recursos asignados. Si se deshabilita la programación condicionad por el esfuerzo se mantendrán fijos la duración y las unidades incrementándose el tiempo de trabajo. De trabajo fijo, el tiempo de trabajo será el mismo se añadan o eliminen recursos. Se reducirá la duración de la tarea y el tiempo de trabajo asignado a cada recurso. En este tipo de tarea no se puede deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo. Tenemos varias opciones para cambiar el tipo de tarea asi como para deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo. Desde el cuadro de dialogo “Información de la tarea” 1. Doble clic sobre el nombre de la tarea 2. Pestaña Avanzado 3. Campo Tipo de tarea y casilla de Condicionada por el esfuerzo. Estando en la Vista Diagrama de Gantt 1. Mas Vistas 2. Entrada de tareas 3. Aplicar 4. Aparecerá en la parte inferior de la ventana

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De modo que dependiendo del tipo de tarea, de la habilitación o no de la programación condicionada por el esfuerzo y de los recursos y cantidades de los mismos que añadamos a una tarea se nos presentan las siguientes combinaciones: Posibilidades Tipo de tarea: unidades fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuyendo la duración de la tarea Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante el tiempo de trabajo repartiendolo entre los recursos Disminuye la duración de la tarea.

Tipo de tarea: unidades fijas Programacion no condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duracion de la tarea 4 dias Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuyendo la duración de la tarea Alfredo Suárez Felgueroso

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Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante al duración de la tarea Incrementándose el tiempo de trabajo

Tipo de tarea: duración fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el número de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante la duración Incrementándose el tiempo de trabajo Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante la duración Se mantiene constante el tiempo de trabajo Se reparte las unidades de los recursos Tipo de tarea: duración fijas Programacion no condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duracion de la tarea 4 dias Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante la duración Incrementándose el tiempo de trabajo Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante la duración Aumenta el tiempo de trabajo Tipo de tarea: trabajo fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuye la duracion Alfredo Suárez Felgueroso

36 Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Disminuye la duracion Mantiene el tiempo de trabajo repartiendolo entre los recursos La programación condicionada por el esfuerzo no tiene por que ser aplicada a todas las tareas de un proyecto, se puede desactivar cuando sea necesario. Habrá tareas cuya duración no este directamente relacionada por el numero de recursos que le asignemos. En estas tareas si desactivamos la programación, la duración de la tarea permanece invariable pero el tiempo de trabajo se incrementa por cada recurso que añadamos. ELIMINACION DE UNA ASIGNACION DE RECURSO Si la programación condicionada se encuentra activada, la eliminación de un recurso incrementara la duración de la tarea y redistribuirá el tiempo de trabajo entre los demás recursos. Si no estuviera activada, disminuiría el tiempo de trabajo pero no cambiaria la duración. 1. 2. 3. 4.

Ver, Mas vistas Entrada de tareas, Aplicar Seleccionamos el recurso y pulsamos SUPR. Aceptar.

DELIMITACIONES TEMPORALES Cuando queremos controlar las fechas de comienzo y fin de las tareas utilizaremos las delimitaciones temporales que podemos dividir en: Flexibles. El programa podrá cambiar las fechas de comienzo y fin pero no podrá cambiar su duración. Con estas delimitaciones no existe una fecha de delimitación asociada. o Lo antes posible LAP. Es el valor predeterminado en Project. o Lo mas tarde posible LMTP. Semiflexibles. Cuando una tarea tenga una fecha límite de comienzo o de finalización pero dentro de ese limite el programa pude varias las fechas de comienzo o fin. o No comenzar antes de NCAD. La tarea comenzara en o antes de la fecha de delimitación. Se utiliza para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha. o No comenzar después de NCDD. Para evitar que una tarea comience después de una determinada fecha. Alfredo Suárez Felgueroso

37 o No finalizar antes de NFAD. Para evitar que una tarea finalice antes de una determinada fecha. o No finalizar después de NFDD. Inflexibles. Cuando una tarea deba comenzar o finalizar en una fecha determinada. o Debe comenzar el DCE o Debe finalizar el DFE Para evitar el uso de las delimitaciones inflexibles tenemos la alternativa de utilizar Fechas Limite, es un valor introducido en una tarea que indica la fecha máxima en que la tarea deberá ser completada pero sin que eso signifique que la tarea sea delimitada, es decir respetara el valor de LAP. En el diagrama de Gantt aparecera un marcador de advertencia. Para aplicar una delimitacion: 1. 2. 3. 4.

Doble clic sobre el nombre de la tarea Pestaña Avanzdo Introducimos el tipo y la fecha de delimitacion En el diagrama de Gantt aparecera un icono advirtiendo que la tarea esta delimitada.

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CREACION DE UN FONDO DE RECURSOS Cuando los proyectos son planificados por una misma empresa lo normal es que los recursos utilizados sean siempre los mismos. Podemos porlo tanto crear un fondo comun para todos, esto tambien servira para controlar mejor las asignaciones de cada recurso a cada tarea de cada proyecto. Para crear un fondo: 1. Creamos un proyecto nuevo 2. Desde la hoja de recursos

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