Manual de Procedimientos

Jalapa, 11 de mayo de 2015

OFICINA MUNICIPAL DE CONTROL PATRIMONIAL; DAFIM.

Aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Acta No. 21-11-05-2015

ADJUNTO DOCUMENTOS: 

Anexo 1:

Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos

Municipales. Acta No. 80-29-10-2012. 

Anexo 2:

Acuerdo Gubernativo Número 217-94



Anexo 3:

Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado,

Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969. 

Anexo 4:

Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de

Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes

VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

Contenido DIRECTORIO: ....................................................................................................................................................... 3 COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA ...... 3 EQUIPO TÉCNICO ................................................................................................................................................ 4 PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................... 5 MARCO JURÍDICO: .............................................................................................................................................. 8 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: ........................................................................... 8 CÓDIGO MUNICIPAL: ...................................................................................................................................... 8 REGLAMENTO INTERNO: ................................................................................................................................ 8 CIRCULAR 3-57 DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL ESTADO ............................................................... 8 ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINSITRACIÓN PÚBLICA. ...................................................................................................................... 9 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ........................................... 9 Misión: .............................................................................................................................................................. 10 Visión: ............................................................................................................................................................... 10 SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL: ............................................................................................................. 11 Objetivos: ...................................................................................................................................................... 11 Funciones: ..................................................................................................................................................... 11 ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA INTEGRAL MUNICIPAL Y DE LA SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL. ............................................................................................................. 12 PARTE I: ............................................................................................................................................................. 14 PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE BIENES EN INVENTARIO .................................................................. 14 DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA: .................................................................................................................. 14 INTRODUCCION: ........................................................................................................................................... 14 RESPONSABLES: ............................................................................................................................................ 15 DEFINICIONES: .............................................................................................................................................. 15 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÒN, REGISTRO Y ENTREGA DE BIENES EN INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA: ............................................................................................. 16 RECEPCIÓN: .................................................................................................................................................. 16 VERIFICACION: .............................................................................................................................................. 17 REGISTRO: ..................................................................................................................................................... 17 ENTREGA DE BIENES: .................................................................................................................................... 19 ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS: ...................................................................... 19 ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS A USUARIOS. ............................................................................... 20 1

RENUNCIA, FALLECIMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS: ................................................................. 21 FALTANTE DE INVENTARIO: ...................................................................................................................... 22 TRASLADOS: .................................................................................................................................................. 22 TRASLADO INTERNO ENTRE RESPONSABLES DE LA MISMA SECCION O DIRECCION: ............................... 23 TRASLADO EXTERNO ENTRE DIRECCIONES: .............................................................................................. 23 PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA. .......................................................................................................................................................................... 34 INTRODUCCION: ........................................................................................................................................... 34 RESPONSABLES: ............................................................................................................................................ 34 DEFINICIONES: .............................................................................................................................................. 34 OBJETIVOS: ................................................................................................................................................... 35 NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: ...................................................................................................... 36 BAJA DE BIENES DE INVENTARIO: ................................................................................................................. 37 DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS): ..................................................................... 38 Conformación de expediente: ................................................................................................................... 38 BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS: .................................................................................................. 39 DESUSO O PERMUTA: ................................................................................................................................... 40 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA. ............................................................................................................................ 45 OBJETIVOS: ................................................................................................................................................... 45 NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: ...................................................................................................... 45 PERDIDA: .................................................................................................................................................. 47 HURTO O ROBO: ....................................................................................................................................... 48 Conformación del Expediente: .................................................................................................................. 48 ROBO DE VEHICULOS: ............................................................................................................................... 49 DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES: ........................................................................................ 50 DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE: ............................................................................ 51 CASO FORTUITO:....................................................................................................................................... 51 ANEXOS: ........................................................................................................................................................... 54

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DIRECTORIO:

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL ADMINISTRACIÓN 2012-2016 Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA

Jorge Eduardo Godoy Morales Presidente de Comisión

Mariano Rafael Lemus Portillo Vicepresidente de Comisión

Se adhiere: Marco Antonio García Hernández

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EQUIPO TÉCNICO

Luis Enrique Sandoval Menéndez Gerente Municipal Daniel Camposeco Jefe de Recursos Humanos a.i. Virgilio Mazariegos Director Municipal de Planificación Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez Directora de Administración Financiera Integrada Municipal Marcos Adán Marroquín Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte Astrid Maribel Lucero Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local Daniel Méndez Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

Gracias a la colaboración de: Luis Enrique Galicia; Encargado de la Sección de Control Patrimonial

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PRESENTACIÓN

Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento Institucional” para ello a través de la Gerencia Municipal se ha encomendado elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía. Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y amable, siempre con una sonrisa y un saludo fraternal. Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos. Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con que queremos ser tratados. A continuación me permito presentarles El Manual de procedimientos de la Oficina Municipal de Control patrimonial, o Control de Inventarios de la Municipalidad de Jalapa.

Atentamente,

Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal

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La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, con el apoyo de la Gerencia Municipal; y en cumplimiento del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, presenta el siguiente Manual de Procedimientos para el Registro y Baja de Bienes Muebles de Inventario de la Municipalidad de Jalapa, integrando lo siguiente: 1. Procedimiento para el Registro de Bienes de la Municipalidad de Jalapa. (artículo 6 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales). 2. Procedimiento General de Baja de Bienes Muebles de Inventario de la Municipalidad de Jalapa. (artículo 12 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales). 3. Procedimiento de Baja de Bienes Muebles de Inventario por Pérdida o Robo de la Municipalidad de Jalapa. (artículo 22 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales). Así mismo, se presentan los objetivos y normas específicas por procedimiento.

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MARCO JURÍDICO:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:

Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde: a. Elegir a sus propias autoridades. b. Obtener y disponer de sus recursos y; c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos.

CÓDIGO MUNICIPAL:

Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo Municipal: i)

La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.

REGLAMENTO INTERNO:

Reglamento interno para el manejo y control de los activos fijos municipales; aprobado por el Concejo Municipal en acta No. 80-29-10-2012; punto Décimo “C”.

CIRCULAR 3-57 DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL ESTADO La Dirección de contabilidad del Estado mantiene el propósito de que al cierre de operaciones contables de cada ejercicio fiscal, se presente un inventario completo de los bienes muebles e inmuebles del Estado, por lo que se previene a los jefes de oficina que no se permitirán demoras en la rendición de los inventarios respectivos, y que por los medios que dispone se deducirán, las responsabilidades consiguientes a los funcionarios o empleados negligentes…..

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ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINSITRACIÓN PÚBLICA. Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.

La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno y Externo Gubernamental. Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos. 1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.

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Misión:

Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.

Visión:

Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes.

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SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL:

Según el Manual de Organización, de la Municipalidad de Jalapa, aprobado por el Honorable Concejo Municipal, mediante acta No. 50-25-06-2012; es la sección encargada de llevar registro y control de los bienes muebles e inmuebles a nombre de la Municipalidad de Jalapa, perteneciente a la Dirección de Administración Financiera Integral Municipal.

Objetivos:

a. Registrar todos los bienes muebles e inmuebles a nombre de la Municipalidad de Jalapa. b. Llevar registro y control de los movimientos que se generan en las alzas y bajas de los bienes. c. Coordinar y gestionar mantenimiento preventivo al mobiliario y equipo para garantizar su buena operatoria.

Funciones: a. Recibir los Activos de la Municipalidad de Jalapa. b. Codificar todos los bienes del inventario. c. Registrar y mantener actualizado el libro de inventarios, de los ingresos y egresos de bienes muebles e inmuebles, ya sea adquiridos por fondos propios o por otras fuentes. d. Elaborar y actualizar las Tarjetas de Responsabilidad autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, (alzas, bajas y traslados de bienes) para todo funcionario (a), empleado (a) que tome posesión de un puesto de trabajo, cese su actividad y/o se traslade a otro puesto dentro de la Municipalidad de Jalapa. e. Realizar los trámites para solicitar autorización de los formatos y documentos de la sección de Control Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas y otras entidades. 11

f.

Efectuar periódicamente inventarios físicos de los bienes que integran el rubro de inventarios.

g. Elaborar el Informe anual de Activos fijos de la Municipalidad de Jalapa, para ser entregado a la Dirección de Bienes del Estado y otras instancias, siendo responsables del cumplimiento de los plazos de tiempo para la entrega del mismo. h. Suscribir y certificar las actas relacionadas con los bienes de inventario. i.

Dar de baja a los bienes activos de la Municipalidad de Jalapa, por pérdida, robo, deterioro, destrucción, etc. Siguiendo el procedimiento legal correspondiente.

j.

Establecer el sistema de Control de vehículos propiedad de la Municipalidad de Jalapa, conjuntamente con la Dirección de Servicios Públicos Municipales y Transporte, y la Dirección de la Policía Municipal de Tránsito.

k. Gestionar, registrar y controlar el pago de impuestos por calcomanías y placas de los vehículos propiedad de la Municipalidad de Jalapa, conjuntamente con la Dirección de Servicios Públicos Municipales y Transporte y la Dirección de la Policía Municipal de Tránsito. l.

Velar por el adecuado almacenamiento de los bienes activos a su cargo, y controlar y custodiar los Activos Fijos que se encuentren en tránsito.

m. Elaborar informes mensuales de las alzas y bajas de los bienes. n. Gestionar ante el Honorable Concejo Municipal sobre la destrucción o venta de los bienes inservibles, debiendo presentar un inventario detallado de dichos bienes.

o. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Gerente Municipal y/o Directora de Administración Financiera Integrada Municipal.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA INTEGRAL MUNICIPAL Y DE LA SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL.

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Directora DAFIM

Secretaria DAFIM

Sección Administrativa

Compras

Sección Financiera

Presupuesto

Contabilidad

Tesorería

Almacén de Suministros

Receptoría

Bodega de Materiales

7-B

Emisión de Cheques

Control Patrimonial

31-B

Auxiliar de la DAFIM

Encargado de Control Patrimonial

Encargado de Bodega de Bienes en Desuso

Auxiliar de Control Patrimonial

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Pagos

PARTE I: PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE BIENES EN INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA:

INTRODUCCION:

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En el presente manual se detallan las actividades que deben seguir en la Sección de Control Patrimonial de la Dirección de Administración Financiera Integral Municipal, de la Municipalidad de Jalapa, para realizar la recepción, verificación, registro y entrega de bienes.

RESPONSABLES: 

Encargado de la Sección de Inventario de Activos;



Encargados de Oficinas Municipales;



Directores Municipales.



Gerente Municipal.



Alcalde Municipal.

DEFINICIONES: KARDEX: Documento utilizado para control de existencias de bienes o suministros en almacén. SICOINGL: Sistema de Contabilidad Integrada, que permite realizar los registros de alzas y bajas, para controlar el inventario. REQUERIMIENTO: Solicitud de Materiales, suministros, mobiliario y equipo. FORMULARIO DE SOLICITUD/RECEPCIÓN/ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS: Único documento autorizado para efectuar ingresos y egresos a almacén e inventario, independientemente si es por venta, donación o traslado. DONACIÓN: Acción de trasladar bienes de una Dependencia a otra con la debida autorización de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas. EMPLEADO MUNICIPAL: Persona que percibe sueldo o salario por retribución de alguna tarea, en sus diferentes formas de contratación (011, 021, 022, 031). Excepto personal contratado bajo el renglón 029.

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÒN, REGISTRO Y ENTREGA DE BIENES EN INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA:

RECEPCIÓN: El Encargado y/o Auxiliar de Control Patrimonial, recibe del Encargado/Auxiliar de Compras copia de la “Orden de Compra” con la fecha y hora de recepción del bien. El Encargado y/o Auxiliar de Control Patrimonial se presenta en la fecha y hora establecida a la Sección de Almacén de Suministros o a la Bodega de Materiales; para la recepción del bien o en la fecha que el proveedor entregue el producto. El Encargado de Inventarios identifica el valor, número de serie, modelo, marca, color, materiales, características particulares de cada bien para su descripción, en la “Tarjeta de Responsabilidad” y en el Libro de Control de Inventarios” autorizador por la Contraloría General de Cuentas. En el caso de donación, el Encargado de Inventarios recibe del Secretario Municipal oficio que indica los bienes, lugar de ubicación y persona responsable, para la recepción conjuntamente con el Encargado del Almacén o Encargado de Bodega. El Encargado de Inventarios realiza las actividades de verificación para la recepción. En el caso de préstamo de un bien para el servicio de la Municipalidad de Jalapa, el Encargado de Inventarios recibe del Alcalde Municipal oficio que indica el o los bienes prestados, lugar a donde distribuirlos y persona responsable de recibir el bien. NOTA: Cuando nos referimos a préstamo no aplica a personas individuales.

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VERIFICACION: El Encargado de Control Patrimonial al momento de la verificación del bien, apoyado por el experto que es nombrado por el Alcalde Municipal, revisan las características físicas de bien, número de serie, modelo, marca, color, materiales y características particulares, establecidas en la orden de compra o en las bases de Cotización y/o licitación, según sea el caso. Para garantizar que lo requerido sea lo que haya sido recibido. Para el caso de donaciones, se verifica el bien contra las características descritas en el oficio o convenio; enviado por el Alcalde Municipal y/o Secretario Municipal. Cuando la donación incluya bienes en mal estado, el Encargado de Inventarios no recibe el bien, anota el motivo en “Acta de Donación” en “Libro de Actas” autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Sección de Inventarios e informa al Director de Administración Financiera y al donador para el retiro del bien. En caso que el donador no retire el bien, se envía certificación del Acta firmada por el Director de la DAFIM; y oficio que describe el caso dirigido a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, para informar el motivo por el cual no se da ingreso al registro de inventario.

REGISTRO: El Encargado de Control Patrimonial, recibe del Encargado de Almacén o Encargado de Bodega, copia de la factura y original de la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de Bienes y Servicios”. En el caso de donación, el Encargado de Inventarios elabora “Acta de Recepción” en el Libro de Actas, autorizador por la Contraloría General de Cuentas del Departamento de Inventarios, en el cual registra el número y serie de la factura, nombre del proveedor, valor en quetzales, fecha de la factura, número de serie, modelo, marca, color, tipo de material y características particulares del bien. En el “Acta de Recepción” comparece el Encargado de Inventarios; Auxiliar de Inventarios, Encargado de Almacén; Director de Administración Financiera y Alcalde Municipal. En caso de ausencia del alcalde, el Gerente Municipal podrá comparecer. Si en una donación no se recibe un documento que respalde el valor del bien, el Encarado de Inventarios procede a solicitar directamente a la Institución Donante, documento con información del valor del bien (factura, acta o documento que respalde el 17

monto); si no lo tiene, se procede a cotizar en el mercado y valuar el bien según precio de mercado (el precio más bajo), si no es posible se notifica a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones para que asignen un valuador. El Encargado de Control Patrimonial registra los bienes en el “Libro control de inventarios” autorizado por la Contraloría General de Cuentas, anotando el número, fecha de ingreso, cantidad, descripción, número y nombre de la cuenta a la que pertenece el bien, total del bien y total acumulado. En la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de Bienes y Servicios”, el Encargado de Inventarios debe llenar las siguientes casillas: a. Folio libro inventario, b. Nomenclatura de cuentas c. Firma y sello del Encargado de Inventarios (debe estar contratado bajo el renglón presupuestario 011 “Personal permanente” o 022 “Personal Temporal” El Encargado de Inventarios completa los datos anteriormente mencionados en el formulario de Solicitud/Recepción/Entrega de Bienes y Servicios; firma, sella y traslada al Encargado de Almacén o al Encargado de Bodega (según corresponda);

adjuntando la

“Constancia de Inventarios” emitida por el Encargado. El Encargado de Inventarios archiva la copia de la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de Bienes y Servicios”; fotocopia de la factura; Constancia de Inventarios e identifica el bien. Para

el caso

de

los bienes que soliciten certificación de

Ingresos

a

Inventario/Certificación de Inventario; el Encargado de Inventarios elabora la “Certificación de Inventario” agrega las características, número de folio y libro donde se encuentra registrado, firma, sella y entrega al solicitante. NOTA: Cuando el bien no tenga responsable, el Encargado de Inventarios registra como responsable de la custodia y resguardo del bien a la persona que realiza la solicitud de la adquisición de los bienes.

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ENTREGA DE BIENES:

El Encargado de Control Patrimonial recibe del Encargado de Almacén o Encargado de Bodega; el formulario de Recepción/Entrega de Bienes y Servicios; el Encargado de Inventarios se comunica con la persona que solicitó la compra del bien, para identificar al responsable de la custodia del bien y procede a realizar el registro correspondiente en la “Tarjeta de Responsabilidad” autorizada por la Contraloría General de Cuentas. Si no cuenta con “Tarjeta de Responsabilidad” a su nombre se procede a la apertura de una tarjeta al usuario, en la que se hace el registro de los bienes correspondientes, la fecha de operación, número de inventario generado por el SICOINGL; (si se contara con la opción y con la herramienta informática) cantidad de bienes, descripción del bien, valor, firma del responsable, firma y observaciones del Encargado de Inventario y traslada al responsable del bien para firma. NOTA: Debe existir una “Tarjeta de Responsabilidad” por persona o personas salvo el caso que esta se encuentre llena se procede a la apertura de una nueva. El responsable del bien recibe del Encargado de Control Patrimonial la “Tarjeta de Responsabilidad” y verifica los registros contra los bienes físicos, si el registro de los bienes es correcto procede a firmar y la traslada al Encargado o Auxiliar de Control Patrimonial. Si el responsable encuentra algún error en el registro de los bienes en la “Tarjeta de Responsabilidad”; solicita la enmienda al Encargado o al Auxiliar de Control Patrimonial. El Auxiliar de Inventarios entrega al responsable del resguardo del bien una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” y envía otra copia al Departamento de Recursos Humanos para que sea incluido dentro de su archivo personal. NOTA: El Encargado de Control Patrimonial al momento de realizar cualquier cambio en la “Tarjeta de Responsabilidad” o al elaborar una nueva, debe entregar una fotocopia al usuario o responsable del bien, y debe estar debidamente firmada. Todo el personal es responsable del mobiliario y equipo al cual fue asignado no importando su forma de contratación, a excepción de personas contratadas bajo el renglón “029”; quienes por no considerarse empleados no pueden tener responsabilidad de bienes.

ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS:

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El Encargado de Control Patrimonial recibe la “Solicitud Baja de Bienes” del responsable; debidamente aprobado por el Director Municipal; que ya no utilice los bienes registrados en su “Tarjeta de Responsabilidad” para que sean descargados de la misma. El Encargado o Auxiliar de Control patrimonial revisa la “Solicitud de Baja de Bienes” y procede a realizar la descarga del bien en la “Tarjeta de Responsabilidad” y verifica si existe otro usuario interesado en el mismo, si existe debe realizar el procedimiento ya descrito para cargarlo a la “Tarjeta de Responsabilidad” del otro usuario. Si el bien se va a mantener en la Unidad o Sección del anterior usuario, debe ser cargado al Jefe Inmediato de la Unidad o Sección, mientras se informa quien es el nuevo responsable, debiendo llenar el Jefe o Encargado Municipal, la “Solicitud de Baja de Bienes” Si no existe usuario responsable a quien cargar el bien, el Encargado de Control Patrimonial con visto bueno del Director de Administración Financiera traslada a la bodega o sección de inventarios y se carga a la tarjeta de responsabilidad del Encargado de la Bodega de Activos en desuso y/o Auxiliar de Inventarios con esas funciones. Si el bien se encuentra en mal estado se inicia la baja de inventario, según las actividades descritas en el “Procedimiento General de Baja de Bienes de Inventario”. Si la sección de inventarios cuenta con una bodega de inventarios en desuso o bodega de equipos obsoletos, para su almacenamiento debe cumplir con los criterios establecidos en el MAFIN I y MAFIN II para el resguardo y almacenaje de bienes municipales. Para el caso de solicitudes de descarga de equipo de cómputo, vehículos, equipo médico, etc. el encargado de inventarios debe solicitar dictamen del especialista para determinar si el equipo se encuentra en buenas condiciones o no. El Encargado de Inventarios o el Auxiliar designado, durante el año debe realizar un inventario físico, el cual debe presentar en los primeros 15 días del mes de enero del siguiente año, debiendo completar los “Formularios de Inventario FIN01 Y FIN02” y presentarlos a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas y copia a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS A USUARIOS.

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El Encargado de Control Patrimonial, frecuentemente debe realizar inspección física de los bienes cargados a los empleados municipales, para ello debe presentarse con nombramiento del Director de Administración Financiera Integral Municipal y/o Gerente Municipal; copia de la tarjeta de responsabilidad y libro de actas, para verificar que todos los bienes en poder del empleado se encuentren registrados en la Tarjeta de Responsabilidad. Caso contrario deberá actualizar la misma.

RENUNCIA, FALLECIMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS:

El Encargado de Control Patrimonial recibe del Departamento de Recursos Humanos, fotocopia de la resolución de renuncia, destitución o traslado, indicando la fecha que dejará de laborar el o los responsables de los bienes. El Encargado de Control Patrimonial o el Auxiliar de la sección, se presenta en la fecha antes descrita al lugar de trabajo del responsable de los bienes, Si el responsable de los bienes se encuentra presente se realiza el inventario de los bienes asignados contra los registrados en la “Tarjeta de Responsabilidad” correspondiente y firma de aceptado. Para el caso de fallecimiento del responsable, el Encargado de Control Patrimonial recibe del Departamento de Recursos Humanos, notificación por escrito; el Encargado de Control Patrimonial, se presenta a la Dirección, Unidad o Sección del responsable y realiza el inventario de los bienes asignados contra los registrados en la “Tarjeta de Responsabilidad” conjuntamente con el Encargado o Jefe Inmediato Superior; Revisan y firman la Tarjeta de responsabilidad de aceptado. Si no se encuentra el responsable de los bienes; por haber sido destituido la revisión deberá realizarse en presencia de algún compañero de trabajo, por el Director de la Sección y el Encargado de Inventarios. Si los bienes serán asignados a un nuevo responsable, se procede a elaborar nueva “Tarjeta de Responsabilidad” al nuevo responsable. Para el caso del personal que deja a otra persona como responsable de su equipo durante su ausencia por vacaciones y/o suspensiones de más de 10 días hábiles, el Encargado de Control Patrimonial recibe del responsable de los bienes, oficio de solicitud que contiene motivo de la solicitud del traslado del bien durante su ausencia, nombre del responsable que lo utilizará, firma de solicitado y firma de visto bueno del Director de la

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Sección. Para que el Encargado de inventarios haga el registro de la tarjeta de responsabilidad correspondiente. El Encargado de Control Patrimonial actualiza las Tarjetas correspondientes, si el responsable no envía el oficio, queda bajo su responsabilidad los bienes registrados en su Tarjeta, durante su ausencia.

FALTANTE DE INVENTARIO:

El Encargado de Control Patrimonial y/o auxiliar; realizan el inventario de los bienes asignados contra los registros en las “Tarjetas de Responsabilidad” correspondiente y si existe uno o varios faltantes, el Encargado y Auxiliar de Control Patrimonial proceden a elaborar el “Acta” correspondiente en el “Libro de Actas” autorizado por la Contraloría general de Cuentas, donde se describen los bienes faltantes con sus valores y la solicitud de reposición del bien al responsable con las mismas o mejores características; el Encargado de Control Patrimonial firma y traslada una certificación del “Acta” al Director de Administración Financiera y al Director del Departamento de Recursos Humanos.

El

responsable del bien o bienes faltantes tiene 15 días calendario para la reposición del bien. El responsable del bien (o bienes) faltantes entrega al Encargado de Control Patrimonial el bien (o bienes). El Encargado de Inventario procede a solicitar dictamen de un experto para identificar que las nuevas características del bien sean las mismas o mejores del faltante y se procede a elaborar “Acta”, en “Libro de Actas” autorizado por la CGC; donde se describen las nuevas características de bien y procede a conformar el expediente para solicitar la baja del bien extraviado y el ingreso del nuevo bien, al Concejo Municipal. Al recibir la Resolución del Honorable Concejo Municipal, se procede a dar de baja el bien extraviado en el inventario según las actividades descritas en el Manual de procedimientos para la Baja de Bienes de Inventario” e ingresar el bien repuesto en el “Libro de Actas”, y Tarjeta de Responsabilidad. Si no se reintegra el bien (o bienes) en el tiempo establecido el Encargado de Control Patrimonial traslada el expediente al Director de Administración Financiera para que sea enviado al Departamento Jurídico para el proceso de cobro correspondiente. TRASLADOS:

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Se entiende por “Traslados”, al momento en que se hace necesario asignar un bien mueble a otro empleado municipal; una vez que el empleado que tenga bajo su responsabilidad el bien ya no lo utilice.

TRASLADO INTERNO ENTRE RESPONSABLES DE LA MISMA SECCION O DIRECCION: El interesado que recibe el bien elabora la “Solicitud de traslado de Bienes” la cual debe ser firmada por el responsable que entrega el bien con visto bueno del Director de la Sección y el interesado traslada al Encargado de Control Patrimonial que procede a registrar el descargo en la “Tarjeta de Responsabilidad” del responsable que entrega el bien y registra la operación en el libro auxiliar, luego carga el bien en la “Tarjeta de Responsabilidad” de la persona que recibe el bien. El Encargado de Inventario, traslada la “Tarjeta de Responsabilidad” en original y fotocopia a los involucrados para su firma correspondiente.

TRASLADO EXTERNO ENTRE DIRECCIONES:

El Director de la Sección Interesada envía al Encargado de Control Patrimonial oficio solicitando el traslado de los bienes, debiendo incluir en la solicitud: Descripción del bien, la razón del traslado y el monto del o los bienes solicitados. El Encargado de Control Patrimonial recibe el oficio y procede a elaborar el “Acta de Entrega y Recepción” en el “Libro de Actas” u “Hojas Movibles” autorizado por la Contraloría General de cuentas, con la descripción de o los bienes, el o los valores, el motivo del traslado y las firmas de los Directores (Director que Recibe, Director que entrega), y del Encargado de Inventarios. El Encargado de Inventarios envía el expediente completo al Alcalde Municipal, quien podrá delegar al Gerente Municipal para su aprobación final; debiendo incluir: a. Oficio de Solicitud del Traslado. b. Certificación del “Acta de Entrega y Recepción” que debe contener el motivo del traslado, la descripción del bien y el valor del mismo. c. Certificación de Inventario del bien a trasladar por parte de la Sección que Entrega. d. Oficio dirigido al Alcalde Municipal; solicitando que apruebe el traslado correspondiente, por medio de “Resolución de Aprobación”. (La Resolución de 23

aprobación de traslado puede ser aprobada por el Gerente Municipal, en ausencia del Alcalde Municipal).

Si el Alcalde Municipal y/o Gerente Municipal, aprueba el traslado del bien; el Encargado de Control Patrimonial recibe la Resolución de Aprobación; posteriormente trasladan el bien y procede a los registros correspondientes de Baja y Alza en las Tarjetas de Responsabilidad correspondientes y en el Libro de Control de Inventarios;, si fuera necesario.

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PRP-INV-001 RECEPCIÓN DE BIENES Encargada de Compras

Encargado de Inventarios

Encargado de Almacén

INICIO

Emite Orden de Compra y envía copia a la Sección de Control patrimonial

Recibe copia de la Orden de Compra con la fecha y hora de recepción del bien.

Se presenta al Almacén en la fecha y hora establecida para RECIBIR el bien

Fase

PRP-INV002

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Realiza el procedimiento de Recepción, según lo indica el MAFIN I y II

PRP-INV-002 VERIFICACION DE LOS BIENES Encargado de Inventarios

Experto nombrado por el Alcalde

PRP-INV001

Recibe nombramiento del Alcalde para presentarse a verificar el Bien

Solicita apoyo de un experto para verificar el Bien

Verifica que el bien, cumpla con las características físicas solicitadas y/ o establecidas en la orden de compra, bases de cotización y/o Licitación

Fase

PRP-INV003

26

PRP-INV-003 REGISTRO DE LOS BIENES ENCARGADO DE INVENTARIOS

ENCARGADO DE ALMACEN/BODEGA

PRP-INV002

Recibe dictamen del Experto o del Almacén de haber recibido el bien con la s cara cterísticas solicitadas

Envia fotocopia de la Factura y el formulario de Solicitud/ Recepción

Registra en el Libro Auxiliar y emite la Tarjeta de Responsabilidad

PRP-INV004

Fase

Archiva los documentos

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PRP-INV-004 ENTREGA DE BIENES Encargado de Inventarios

Empleado Municipal

PRP-INV003

Informa al Empleado municipal solicitante que debe pasar a recoger el Bien solicitado

Revisa el Bien, y firma de recibido en el Almacén/Bodega

Emite la Tarjeta de Responsabilidad o incluye el Bien en la tarjeta existente a nombre del Empleado

Recibe copia de la Tarjeta de Responsabilidad, debidamente firmada y sellada

Entrega Fotocopia de la Ta rjeta, al Empleado Municipal

Fase

FIN

28

PRP-INV-005 ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS Empleado/Director Municipal

INICIO

Solicita Baja de Bienes con Visto Bueno del Director

Encargado de Inventarios

Auxiliar de Inventarios

Revisa la Solicitud, verifica los datos con el Bien y solicita autorización

Descarga de la Tarjeta de Responsabilidad

Verifica sino existe otro empleado interesado en el Bien

Emite oficio con Visto bueno del Director de AFIM, de traslado al Almacén de Activos, para su resguardo

Recibe el oficio, y los bienes para ser resguardados

Ubica el bien, en un lugar seguro, si aun es utilizable.

Si no se encuentra en buen estado, gestiona la Baja definitiva.

Fase

FIN

29

PRP-INV-006 ELABORACIÓN DE INVENTARIOS FISICIOS Encargado de Inventarios

Empleados Municipales

Auditoría Interna

INICIO

Selecciona varias tarjetas de responsabilidad

Solicita al Director de la AFIM, nombramiento para realizar inspección fisica

Se presenta a la oficina seleccionada y presenta el nombramiento

Recibe nombramiento y junto con el Encargado de Inventarios verifican la Tarjeta de Responsabilidad y los Bienes

Actualiza la tarjeta de responsabilidad o establece faltantes

Emite Dictamen sobre faltantes, e informa al Concejo Municipal

Emite informe a la Auditoría Interna sobre los resultados

Fase

FIN

30

PRP-INV-007 RENUNCIA, FALLEMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS Departamento de Recursos Humanos

Encargado de Inventarios

DAFIM

INICIO

Envía copia de la Resolución de Renuncia, destitución o traslado del empleado municipal

Se presenta al lugar de trabajo del Empleado municipal para recibir los Bienes

Realiza descarga de la Tarjeta de Responsabilidad y solicita firma de Aceptado.

Emite Constancia de “Solvencia” para proceder con el tramite de Indemnización

Realiza procediimiento de Indemnización laboral

Fase

FIN

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PRP-INV-008 FALTANTES EN EL INVENTARIO Encargado de Inventarios

Auditoria Interna / Recursos Humanos

Empleado Municipal

INICIO

Revisa las tarjetas de Responsabilidad contra los bienes físicos

Si se determina FALTANTES, emite acta y la traslada a la DAFIM, RRHH y Auditoría Interna

Emite Dictamen, en base al Reglamento Interno estableciendo la Responsabilidad del Empleado

Registra el nuevo bien y descarga el anterior previo a recibir Resolución del Concejo Municipal para dar de baja por perdida o extravio

Sino se repone el bien, se debe realizar cobro jurídico

Fase

FIN

32

Si hay responsabilidad, adquiere el bien con las mismas características y las entrega al Encargado de Inventarios

PARTE II: PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.

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PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.

INTRODUCCION: El Manual de procedimientos General de Baja de Bienes Muebles de Inventario de la Municipalidad de Jalapa, tiene como objetivo orientar las actividades que los encargados de inventario deben realizar para gestionar la baja del inventario de los bienes que por destrucción, hurto, robo o accidente entre otros no permita seguir utilizándolo, de acuerdo al Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, (Acuerdo Gubernativo No. 217-94). RESPONSABLES:     

Encargado de la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos). Director de Administración Financiera Integral Municipal –DAFIMDirectores Municipales Gerente Municipal. Empleados Municipales.

DEFINICIONES: 1. Bienes Fungibles: Son todos aquellos bienes que pueden ser reemplazados o sustituidos fácilmente por otros de la misma especie, calidad, cantidad, número, medida y valor, o que se deterioran fácilmente (Artículo 454 Código Civil). Por regla general, son aquellos bienes que por su naturaleza se consumen con el uso y cuya vida no es mayor de dos años. Estos bienes por su naturaleza y corta vida útil no deben figurar en el inventario. 2. Bienes No Fungibles: Son todos aquellos que no pueden ser sustituidos por otros de la misma especie, calidad y cantidad, si se reemplazan pueden cambiar su valor, cantidad y calidad, que son menos susceptibles al rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia. 3. Resolución: Documento Oficial, en el cual se emite (da) un fallo por parte de autoridad competente.

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OBJETIVOS: 1. Normar los pasos a seguir en el control, registro y baja de los bienes de inventario de la Municipalidad de Jalapa, de conformidad con lo estipulado en el Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales”. 2. Proporcionar un instrumento administrativo que permita a las diferentes dependencias de la Municipalidad, agilizar el trámite de baja de bienes de inventario en forma eficiente. 3. Estandarizar el trámite de baja de bienes de inventario en las diferentes dependencias de la Municipalidad de Jalapa y a la Sección responsable directa de realizar dicho proceso. 4. Contribuir a que se disponga del espacio físico que puedan estar ocupando bienes en desuso, obsoletos, deteriorados, en mal estado o el desecho de los mismos. 5. Apoyar a los empleados y funcionarios municipales, en no mantener innecesariamente responsabilidad derivada de la tenencia y custodia de bienes en desuso y que deben ser dados de baja. 6. Observar que los registros contables relativos al patrimonio municipal, estén respaldados con los bienes de inventario que realmente se encuentren en uso y a disposición para la realización de sus atribuciones por parte del personal municipal. 7. Mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles de inventario de la municipalidad, de tal forma que su saldo sea real y razonable.

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NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: 1. La Sección de Inventarios de la DAFIM; debe realizar el proceso de baja de bienes muebles de inventario, debiendo observar y cumplir con las disposiciones obligatorias según “Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales”. 2. Las autoridades administrativas Municipales de conformidad con el Artículo 12 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, tendrán potestad de autorizar la baja de bienes inventariables, debiendo hacerlo constar en Acta Administrativa (dicho registro autorizado por la Contraloría General de Cuentas); mientras que en caso de Bienes Fungibles (No Inventariables), su baja será autorizada directamente por el Alcalde Municipal y hacerlo del conocimiento del Departamento de Contabilidad para la operatoria en el registro pertinente. 3. Todo proceso de baja de bienes muebles de inventario a tramitarse en el transcurso de un ejercicio contable, debe iniciarse a solicitud de parte interesada. Sin embargo el Encargado de Inventarios o el Auxiliar de Inventarios, de oficio y previo al cierre de operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de inventario de la Municipalidad de Jalapa, pudiendo gestionar proceso de baja de todos aquellos bienes que lo ameriten, y conciliará su saldo con el personal designado para el efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año. 4. Para dar de baja del inventario a bienes muebles propiedad de la Municipalidad de Jalapa, con componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos, o equipo médico quirúrgico entre otros, es necesario contar con un informe técnico favorable emitido por técnico o profesional afín a la naturaleza del bien existente en cualquier dependencia municipal y a falta de ellos dentro de la institución, el de una empresa externa que tenga conocimiento en la materia. 5. Todo expediente de baja se integrará como mínimo con: a) solicitud de la sección solicitante al Alcalde Municipal y/ Concejo Municipal, (a quien corresponda), b) informe técnico favorable a la baja, emitido por experto en la materia en atención a la naturaleza del bien, cuando procediera c) pronunciamiento de Auditoría Interna, definiendo si es con o responsabilidad del usuario o del personal asignado a su seguridad, d) autorización de la autoridad competente, y d) Solicitud de regularización contable para su rebaja del patrimonio municipal. 6. La restitución de bienes muebles constituye causa de trámite de baja de inventario, al tener que dejarse consignado en los registros auxiliares pertinentes, las características del nuevo bien que no necesariamente serán las mismas del bien repuesto; debiendo ser aceptada por el Director de la Sección; previo informe técnico sobre si sus características son equivalentes o mejores, lo cual se hará constar 36

en Acta Administrativa, debiendo ser firmada por el Director, el interesado y el encargado del control y registro de tales bienes, debiendo también elaborarse una nueva tarjeta de responsabilidad, razonarse y cancelarse la existente, razonar el registro de inventario del bien restituido y poner a disposición el nuevo bien. 7. Para el caso específico de vehículos en desuso o destruidos a causa de cualquier siniestro (accidente), la persona responsable de su uso y custodia, adicionalmente a tramitarle su baja, deberá velar porque se presente solicitud de su desactivación ante la SAT, en los controles de Impuesto Circulación de Vehículos y placas que pudieran operar para el mismo y en casos de destrucción por cualquier siniestro (accidente, incendio, etc.), también deberá presentar reclamo del seguro que para los mismos tenga contratado la Municipalidad. 8. En el caso de Bienes Fungibles, constituirá potestad del Alcalde Municipal autorizar la baja mediante suscripción de Acta Administrativa y razonamiento del registro de control existente. 9. Es responsabilidad del encargado del bien, contar con fotocopia del registro de control de los bienes dados de baja y resguardar los mismos en forma ordenada. 10. Las Direcciones Municipales; pueden efectuar más de una solicitud de baja de bienes muebles de inventario en el transcurso del año, en casos debidamente justificados.

BAJA DE BIENES DE INVENTARIO: 37

Según el Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública (Acuerdo Gubernativo No. 217-94) del Ministerio de Finanzas Públicas en el Artículo 1º., Artículo 2º. Artículo 3º. Artículo 4º. Artículo 5º. Artículo 7º. Artículo 10º. Artículo 11º. Artículo 20, las dependencias interesadas en dar de baja bienes de su inventario, deberán elaborar una “Solicitud de traslado de Bienes” y entregarla al Encargado de la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos). El Encargado de Control Patrimonial recibe el bien en bodega de baja de inventarios y procede a elaborar expediente, según sea el caso.

DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS): Cuando en una oficina o dependencia de la Municipalidad de Jalapa, se encuentren bienes de madera, cuero, plástico o caucho, silicón u otro similar (bienes no ferrosos); que por el uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido, se encuentran inservibles y por su mal estado ya no es posible repararlos o utilizarlos, por lo que es necesario solicitar la autorización para destruirlos y rebajarlos del inventario. Para no incurrir en ningún tipo de responsabilidad y no retardar el trámite final del expediente, el criterio que se aplica con respecto al equipo de oficina, (Calculadoras o sumadoras) es que sus componentes en su mayor porcentaje no son de metal, se catalogan como destructibles, circunstancia que debe ser tomada en cuenta para futuros trámites de baja, haciendo separación correspondiente y por medio de sus procedimientos normales.

Conformación de expediente: 1. Solicitud de parte del Director Municipal; en donde solicita la baja del bien. 2. Suscribir acta en comparecencia del Director Municipal y empleado municipal de la sección donde se encuentre asignado el bien; en donde se haga constar de que los bienes se encuentran en mal estado, procediendo a detallarlos en columna con sus respectivas descripciones tal y como aparecen en el inventario, con sus respectivos valores. Dicha acta debe certificarse en original 3. Adjuntar una certificación de inventarios, por cada bien, y que este sea congruente con el indicado en el acta suscrita. 4. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial (inventario de activos), deberá emitir oficio con Visto Bueno del Director de Administración Financiera Integral Municipal al Alcalde Municipal; para su Resolución de Aprobación o Improbación. 38

5. Enviar copia del expediente a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, debiendo adjuntar al expediente original la copia de dicho oficio firmado y sellado de recibido.

BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS: Según el Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala, se autoriza al Organismo Ejecutivo a proceder a la venta o permuta de bienes, estén o no inventariados del cien por ciento de todas las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, bronce, acero, aluminio y otros metales, propiedad del Estado que estén en poder de las distintas dependencias gubernativas. Las ventas o permutas de estos bienes están sujetas a lo que norma la Ley de Contrataciones del Estado.

Por Consiguiente cuando existan bienes

inservibles metálicos o ferrosos propiedad de la Municipalidad de Jalapa; se deberá emitir un Acuerdo del Honorable Concejo Municipal para su venta o permuta, debiendo establecer el destino específico en Programas Sociales; que tendrán dichos ingresos. El producto de las ventas deberá ingresar al fondo común con carácter Extraordinario, a los programas Sociales de la Municipalidad de Jalapa. Para el trámite de baja de estos bienes, debe solicitar la aprobación de la Autoridad Máxima Superior Administrativa, es decir, del Concejo Municipal quien nombrará a una comisión integrada por: 

Los integrantes de la Comisión de Fiscalización del Concejo Municipal;



El Alcalde Municipal;



El Gerente Municipal;



El Director de Administración Financiera;



El Auditor Interno



Un Auditor Gubernamental nombrado por la Contraloría General de Cuentas (gestionar anticipadamente ante la Contraloría General de Cuentas el nombramiento de un Auditor Gubernamental).

Con el propósito de que los bienes que se darán de baja sean verificados físicamente y que se cuente con el Dictamen o Resolución de esa comisión previo a emitir el Acuerdo del Concejo Municipal y proceder a la venta de los bienes. Para poder realizar el proceso de autorización de baja de los bienes, se procederá de la siguiente forma: 39

1. Informar mediante oficio a la Sección de Control Patrimonial o Inventario de Activos, que cuenta con bienes ferrosos en mal estado y que es necesario retirarlos de las oficinas. 2. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial deberá retirar los bienes y deberá descargar de las tarjetas de responsabilidad del empleado responsable. 3. Los bienes deberán ser trasladados a la Bodega de Bienes en Desuso. 4. Cada año el Encargado de Control Patrimonial deberá suscribir acta haciendo constar el mal estado de los bienes ferrosos, cuya baja se pretende dar de baja, detallando sus características y valores como aparecen registrados en el inventario. En el caso de los bienes que no se encuentren inventariados deberán indicarse en la parte final de la misma acta. 5. El Encargado de Inventarios deberá emitir certificación de cada registro en el inventario de los bienes cuya baja se pretende, en forma congruente con el detalle del acta. 6. Emitir solicitud dirigido al Señor Alcalde junto con los documentos antes descritos para que sea presentado ante el honorable Concejo Municipal y se pueda nombrar a la comisión de verificación para que posteriormente se emita el Acuerdo Municipal. Es importante hacer notar que dichos bienes no pueden rebajarse del inventario hasta que se haya recibido la Resolución de Aprobación o Acuerdo de aprobación del Concejo Municipal; y que dentro de dicho expediente se cuente con la Opinión o Resolución de la Auditoria Interna.

DESUSO O PERMUTA: Las dependencias Municipales que tengan bienes en desuso deben suscribir oficio a la Sección de Control patrimonial (inventario de activos); para que éste suscriba acta haciendo constar cuales son los bienes que tienen en desuso y/o permutar, y deben hacerlo con aprobación escrita de dicha Sección (Control patrimonial); para realizar los cambios correspondientes en las tarjetas de responsabilidad. El Empleado que sin autorización de la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos), permita que se le retiren los bienes para ser reubicados en otra oficina o dependencia será responsable de pérdida del bien; para esta operación los Directores Municipales no podrán autorizar la permuta sin la aprobación previa de la Sección de Control patrimonial. Para el caso de las permutas, entre las dependencias de la Municipalidad de Jalapa, se deberá conformar el expediente con lo siguiente: 40

1. Oficio de notificación de la Dirección Municipal, donde informa que el bien esta en desuso y que sea reubicado. 2. Certificación del Acta suscrita, donde consten los bienes en desuso que se desean permutar. 3. Autorización expresa del Alcalde Municipal. 4. Autorización de la Sección de Control Patrimonial con el Visto Bueno del Director de Administración Financiera Integral Municipal. 5. Certificación del acta o documento suscrito con motivo de la transacción. 6. Certificación de asiento a inventario donde conste todas las características y valores de los bienes cuya baja se solicita. 7. Copia de las Tarjetas de Responsabilidad; de Baja y de Alta.

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PRP-INV-009 BAJA DE BIENES DE INVENTARIO Empleado/Funcionario Municipal

Encargado de Inventarios

Auxiliar de Inventarios

Inicio

Solicita dar de baja al Bien, con Visto bueno del Director, por encontrarse en mal estado o en desuso

Verifica el estado del Bien, recibe y da de baja en la tarjeta de responsabilidad

Traslada mediante oficio, al Almacén de Activos

Recibe el Bien en mal estado y procede a solicitar la Baja Definitiva

Clasifica los bienes en: 1. Bienes Ferrosos 2. Bienes no ferrosos 3. De plastico Elabora expedientes para requerir la Venta o Destrucción

Fase

PRP-INV010

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PRP-INV-010 DESTRUCCION O VENTA DE BIENES Encargado de Inventarios

Alcalde Municipal/ Concejo Municipal

Contraloría General de Cuentas

PRP-INV009

Suscribe Acta haciendo constar del bien en mal estado

Adjunta al expediente certificación del acta por cada bien a destruir

Analiza solicitud y expediente de los bienes a dar de baja

Emite oficio con visto bueno del Director de AFIM para Resolución de aprobación o Improbación

Emite Resolución de Aprobación o Improbación

Recibe expediente incluyendo la aprobación para conocimiento

Procede al Destrucción o Venta de los bienes según la Resolución

Emite Acta y toma fotografias como constancia

OBSERVACIONES: Cuando en la Resolución se determine la Venta o permuta de los bienes, se debe conformar una comisión fiscalizadora. Debiéndose emitir nombramiento por Acuerdo del concejo Municipal estableciendo el destino específico de los fondos.

Fase

FIN

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PARTE III: PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DEL INVENTARIO POR PERDIDA O ROBO, DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.

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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.

OBJETIVOS: 1. Normar los pasos a seguir en el control, registro y baja de los bienes muebles de inventario de la Municipalidad de Jalapa, derivada de su pérdida o robo. 2. Proporcionar un instrumento administrativo que permita a las dependencias de la Municipalidad de Jalapa, agilizar el trámite de baja de bienes muebles de inventario por pérdida o robo. 3. Estandarizar el trámite de baja de bienes de inventario por pérdida o robo en las diferentes dependencias de la Municipalidad de Jalapa. 4. Establecer y delimitar la responsabilidad de los trabajadores que tengan bajo su responsabilidad la custodia y uso adecuado de bienes de inventario objeto de pérdida o robo. 5. Contribuir a mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles de inventario de la Municipalidad de Jalapa, de tal forma que su saldo sea real y razonable.

NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO:

1. La dependencia Municipal que realice el proceso de baja de bienes muebles de inventario por pérdida o robo, debe observar y cumplir con las disposiciones obligatorias según los artículos 22 y 23 del “Reglamento para el manejo y control de los Activos Fijos Municipales”. 2. Las autoridades administrativas municipales de conformidad con el Artículo 22 y 23 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, tendrán potestad de autorizar la baja de bienes inventaríales pérdida o robo, debiendo hacerlo constar en Acta Administrativa (dicho registro autorizado por la Contraloría General de Cuentas); mientras que en caso de Bienes Fungibles (No Inventaríales) perdidos o robados, su baja será autorizada directamente por el Alcalde Municipal y hacerlo del conocimiento del Departamento de Contabilidad para la operatoria en el registro pertinente.

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3. El responsable de un bien deberá informar al Jefe inmediato superior su desaparición, durante las primeras 24 horas de ocurrida o detectada la pérdida o robo del mismo, para que se cubra su procedimiento de baja. 4. El Encargado de la Sección de Inventarios, al practicar de oficio y previo al cierre de operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de inventario, pudiendo detectar pérdida o robo de los mismos que requerirá gestionar su trámite de baja, debiendo conciliar su saldo con el personal designado para el efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año. 5. Todo expediente de baja de bienes muebles de inventario perdidos o robados (excepto Bienes Fungibles), se integrará como mínimo con: a. solicitud de la unidad solicitante al Alcalde Municipal, b. Denuncia de la pérdida o robo del bien presentada ante el Ministerio Público o Policía Nacional Civil, c. Pronunciamiento de Auditoría Interna, definiendo si es con o sin responsabilidad del usuario o del personal asignado a su seguridad, d. Autorización de la autoridad competente, y e. Solicitud de regularización contable para su rebaja del patrimonio municipal.

6. Cuando Auditoría Interna dictamine la baja del bien por pérdida o robo, deberá realizar una investigación que permita determinar si la misma es “con o sin responsabilidad del usuario o del personal que pudiera estar asignado para su seguridad”. Si se concluyera que es con responsabilidad, deberá exigir la reposición del bien por otro de similares características o de mejor calidad y en buen estado; o bien exigir el reintegro de su valor conforme al precio actual de mercado, en las cajas de la Tesorería Municipal de la DAFIM. 7. Para hacer efectivo el reintegro del valor del bien a precio actual de mercado, el responsable del mismo debe presentar cotización del bien de proveedor reconocido. De no existir el bien en el mercado, el responsable debe obtener cotización del proveedor directo o de su representante debidamente acreditado en el país, en donde se consigne su valor puesto en plaza. Si éste fuera expresado en moneda extranjera, su equivalencia a moneda nacional se establecerá mediante la aplicación de la tasa de cambio del dólar americano, determinada por el Banco de Guatemala, vigente a la fecha de hacer el reintegro. 8. Cuando el reintegro del valor del bien pretenda efectuarse mediante pagos parciales, deberá suscribirse convenio de pago ante la Dirección de Administración Financiera (DAFIM) por parte del responsable del mismo y el plazo fijado no debe exceder de 6 meses. Una vez formalizado el convenio de pago podrá tramitarse la autorización de baja del bien mediante el procedimiento pertinente. 46

9. La restitución de un bien mueble de inventario perdido o robado generará trámite de baja del mismo mediante la cobertura del procedimiento respectivo; mientras que el bien en reposición debe ser objeto de aceptación por el jefe de la unidad, previo informe técnico acerca de las equivalencias o mejores características del mismo, lo cual deberá hacerse constar en acta administrativa; seguidamente deberá cubrirse el Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Muebles respectivo. 10. El Encargado de la Sección de Inventarios, debe llevar un libro de registro de disminuciones o bajas de bienes de inventario, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para anotar todos los bienes que por pérdida o robo han de ser disminuidos del libro de registro de inventarios. 11. Toda baja de bienes muebles de inventario por pérdida o robo tramitado en el transcurso de un ejercicio contable, deberá realizarse a solicitud de parte interesada. Sin embargo el Encargado de la Sección de Inventarios, de oficio y previo al cierre de operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de la Municipalidad y conciliará su saldo con el personal designado para el efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año. 12. Para el caso específico de vehículos robados, el responsable de su uso y custodia previamente a tramitar su baja mediante el procedimiento correspondiente, deberá efectuar el trámite de reclamo del seguro que para dichos bienes tiene contratado la Municipalidad de Jalapa. Así mismo deberá presentar solicitud de inhabilitación de circulación del vehículo objeto del robo, a la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, para que sea cancelado su registro en los controles de Impuesto de Circulación de Vehículos y placas, que pudieran operar para el mismo. PERDIDA: El Empleado responsable al tener conocimiento del caso inmediatamente debe dar aviso por escrito a la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos); el aviso debe contar con la firma y sello del empleado, del jefe inmediato superior y del Director de la dependencia; al recibirse en la Sección de Control patrimonial el Encargado de dicha sección debe suscribir “acta” en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son específicamente los objetos perdidos, extraviados o faltantes, con sus características y valores, estableciendo en el “acta” que el empleado es directamente responsable, (según la Tarjeta de Responsabilidad y Aviso

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de Perdida); y que debe reponerse el bien con uno de similares características o superiores, sin perjuicio de las sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los bienes a su cargo imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a su ley orgánica. En caso el Jefe Inmediato Superior o el Director Municipal haga omisión del aviso será solidariamente responsable junto al empleado de reponer el bien.

HURTO O ROBO: Cuando una oficina municipal o empleado de la misma, sea objeto de un hurto o robo; inmediatamente debe darse aviso a la Policía Nacional Civil y/o al Ministerio Público; posteriormente a las denuncias se deberá notificar por escrito a la sección de Control patrimonial lo sucedido para que se suscriba “acta” haciendo constar la fecha, hora y lugar en donde se dio al acto delictivo, describiendo los objetos propiedad de la Municipalidad de Jalapa, consignado las características y valores con que se encuentran registrados en el inventario, con el objetivo de no entorpecer ninguna diligencia de averiguación por parte de las autoridades respectivas. Copia de las denuncias y la certificación del acta deberán ser remitidas mediante oficio al Asesor Jurídico para su conocimiento y seguimiento ante las instancias correspondientes. Una vez agotada la vía judicial y según el resultado obtenido, por medio de oficio con copia del expediente, se solicita al Honorable Concejo Municipal con copia a la Contraloría General de Cuentas; la autorización para poder proceder a dar de baja a los bienes hurtados o robados en el libro de inventarios. Se debe solicitar a las autoridades judiciales y/o del Ministerio Público una certificación de la denuncia, así como una certificación de la fase en que se encuentra el proceso, la cual se adjuntará al expediente de rigor para efectos de trámite.

Conformación del Expediente:

1. Aviso inmediato e intervención a la Policía Nacional Civil y/o Ministerio Público u otra autoridad. 2. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial. 3. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo, describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no

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así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se encuentran registrados en el inventario. 4. Adjuntar la certificación de inventario de cada bien, que hayan sido sustraídos y copia certificada de la tarjeta de responsabilidad. 5. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente. 6. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja del inventario, 7. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas. 8. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al inventario a los bienes hurtados. Queda en obligación del Asesor Jurídico las diligencias pertinentes, ante los organismos judiciales.

ROBO DE VEHICULOS: En el caso de que los bienes robados sean vehículos, además de las consideraciones indicadas en el punto anterior, debe tomarse en cuenta que tales bienes están destinados para garantizar el cumplimiento de los fines de la Municipalidad de Jalapa, y no para satisfacer necesidades particulares, por lo que las personas encargadas de su manejo y custodia son responsables del deterioro, daño o pérdida de tales bienes, que no provenga del uso lógico o natural de los mismos, adjuntando el nombramiento del Alcalde Municipal. Previo a la conformación del expediente se debe informar a la Aseguradora, para que realice los trámites correspondientes de aplicación del Seguro, el piloto responsable debe de adjuntar lo siguiente: 1. Certificación de la denuncia presentada ante la Policía Nacional Civil y el Ministerio Público. 2. Certificación original de la fase en que se encuentran las actuaciones, extendida por el Ministerio Público o Juzgado que tenga conocimiento del proceso. 3. En todos los casos se agregará certificación de los registros de inventario.

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4. Certificación de la fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad donde se encuentra cargado el Bien. 5. Copia certificada del Nombramiento de la Comisión. 6. Fotocopia de la Licencia de conducir del Piloto. 7. Formulario de Reclamo de la Aseguradora correspondiente. 8. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial. 9. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo, describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se encuentran registrados en el inventario. 10. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente. 11. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja del inventario, 12. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas. 13. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al inventario a los bienes hurtados.

DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES: Al ocurrir cualquiera de los siniestros tales como: terremotos, inundaciones, deslaves, etc. El Jefe de la Oficina Municipal, con intervención de autoridad competente (Policía Nacional Civil y Ministerio Público) proceden a levantar informe o denuncia, independiente de la que se suscriba con motivo de la instrucción de las primeras diligencias, haciendo constar las circunstancias en las que ocurrió y los objetos destruidos o dañados, teniendo cuidado de que si existen objetos ferrosos (restos) debe observarse lo indicado en el procedimiento de baja ; además debe gestionarse ante el Concejo Municipal con previo dictamen de Auditoria Interna y copia a la Contraloría General de cuentas para poder darle de baja en el inventario a los bienes que se perdieron. Provocado por actos o hechos delictivos (incendio, atentado terrorista o acto similar): Al haber sido víctima de uno de estos hechos, el empleado o funcionario de la misma forma, procederá a levantar acta circunstanciada con intervención de autoridad competente (Policía Nacional Civil; Ministerio Público); haciendo constar los hechos, así como la descripción detallada de los bienes, destruidos, dañados o robados, en columna consignando sus 50

características y valores con que se encuentren registrados en el inventario respectivo. Deberá así mismo ponerse en conocimiento de las autoridades judiciales correspondientes.

Conformación del Expediente: 1. Certificación del acta suscrita con intervención de autoridad competente en la que consten los pormenores de los hechos ocurridos. 2. Certificación de los Registros de Inventarios de los bienes extraviados o perdidos. 3. Certificación o constancia extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento del caso, en la que se consigne la fecha en la que se presentó la denuncia. 4. Certificación de la denuncia que en su oportunidad se presentó ante la Policía Nacional Civil, Ministerio Público u otro. 5. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal; para que sea trasladado el caso al Honorable Concejo Municipal y a la Contraloría General de Cuentas; para que autoricen operar contablemente la baja en el inventario.

DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE: CASO FORTUITO: Al ocurrir un accidente por causa inevitable, fallas mecánicas o cualquier otra causa que no implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que tenga a su cargo el o los bienes que se destruyan o queden inservibles con tal motivo, el Jefe Inmediato del empleado responsable con el Visto Bueno del Director y el Encargado de la Sección de Control Patrimonial, deben suscribir acta con intervención del Alcalde Municipal o el Gerente Municipal; haciendo constar las circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en la misma el resultado del peritaje de un experto con el fin de establecer los extremos correspondientes. Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de aclarar las causas determinantes del accidente.

La autorización para poder operar la baja en el

inventario se solicita a través de Solicitud al Honorable Concejo Municipal; previo se deberá adjuntar opinión o dictamen de la Auditoria Interna y copia del informe a la Contraloría General de cuentas. Cabe mencionar la importancia del Decreto No. 103-97 sobre material ferroso.

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PRP-INV-011 PERDIDA, HURTO O ROBO DE BIENES Empleado/ Funcionario Municipal

Encargado de Inventarios

Auditoría Interna

INICIO

Dar aviso inmediatamente por escrito, con visto bueno del Jefe o Director de la Sección

Suscribir Acta en el libro auxiliar haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los hechos, indicar las características y valor del bien.

Certificar el Acta y enviarla a Auditoría Interna requiriendo Dictamen para determinar la Responsabilidad del Empleado o Funcionario

Requerir al empleado reponer el Bien

Emitir Dictamen determinando Responsabilidad del Empleado o Funcionario Municipal

SI

¿Existe Responsabilidad ? Dar tramite de Baja al Inventario

Fase

NO

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PRP-INV-012 DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES U OTROS Empleado/Funcionario Municipal

Encargado de Inventarios

Auditoria Interna

INICIO

En caso de Terremotos, inundaciones, deslaves, etc. Determina las pérdidas

Elabora expediente conteniendo intervención de la Policía Nacional Civil y Ministerio Publico

Realizar proceso de Baja de Bienes

Presentar expediente al Concejo Municipal para su aprobación

Fase

PRPINV.009

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Emitir Dictamen para que el Concejo Municipal emita Acuerdo de Baja

ANEXOS:

a. Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales. Acta No. 80-29-10-2012. b. Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94 c. Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado, Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969. d. Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes

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