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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
JULIO 2005
IDENTIFICACIÓN DE FIRMA (S) DE VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO.
NOMBRE Y PUESTO
Lic. Marcos Cornish Ruiz Administrador de Presupuesto Lic. Marcos Cornish Ruiz Administrador de Presupuesto
L Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización
FIRMA
MANUAL
DE
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FECHA DE ELABORACIÓN MES
07
AÑO
No. PAGINA
1
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INDICE Página INTRODUCCIÓN
5
I.- MARCO JURIDICO- ADMINISTRATIVO
6
II.- PROCEDIMIENTOS 1. Afectaciones Presupuestarias Compensadas
8 8
Objetivo del procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de llenado 2. Afectaciones Presupuestarias de Trámite Interno
8 8 10 11 12 16
Objetivo del procedimiento
16
Políticas de Operación
16
Descripción de Actividades
18
Diagrama de Flujo
20
Formas e Instructivos de llenado
21
3. Afectaciones Presupuestarias de Trámite Externo
25
Objetivo del procedimiento
25
Políticas de Operación
25
Descripción de Actividades
27
Diagrama de Flujo
29
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Formas e Instructivos de llenado 4. Trámite y Autorización de Oficios de Inversión
AÑO
No. PAGINA
2
2005
30 34
Objetivo del procedimiento
34
Políticas de Operación
34
Descripción de Actividades
35
Diagrama de Flujo
37
Formas e Instructivos de llenado
38
5. Gestión y control de las Radicaciones Presupuestales
45
Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de llenado
45 45 46 48 49
6. Reserva de Recursos Objetivo del procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de llenado
54 54 54 56 60 62
7. Seguimiento Presupuesto Modificado Autorizado Objetivo del procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo
65 65 65 66 68
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8. Sistema Integral de Información
69
Objetivo del procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo
69 69 70 74
9. Control de Recibos de Ministración de Fondos, Cuentas por Liquidar Certificadas y Avisos de Reintegro
76
Objetivo del procedimiento
76
Políticas de Operación
76
Descripción de Actividades
78
Diagrama de Flujo
81
10. Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal
83
Objetivo del procedimiento
83
Políticas de Operación
83
Descripción de Actividades
84
Diagrama de Flujo
86
11. Solicitud de Anticipos para Ejercicios Posteriores
87
Objetivo del procedimiento
87
Políticas de Operación
87
Descripción de Actividades
89
Diagrama de Flujo
91
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12. Distribución del Presupuesto para el Inicio de Ejercicio
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No. PAGINA
4
2005
92
Objetivo del procedimiento
92
Políticas de Operación
92
Descripción de Actividades
94
Diagrama de Flujo
96
13. Conciliaciones Presupuestales
97
Objetivo del procedimiento
97
Políticas de Operación
97
Descripción de Actividades (Regional)
98
Diagrama de Flujo
100
Descripción de Actividades (Nivel Central)
101
Diagrama de Flujo
102
Formas e Instructivos de llenado
103
14. Registro y Pago del Pasivo Circulante o ADEFAS
105
Objetivo del procedimiento
105
Políticas de Operación
105
Descripción de Actividades
107
Diagrama de Flujo
108
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INTRODUCCION En cumplimiento a los artículos 14, fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria; y 28, fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, referentes a la obligación que tienen las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar y actualizar sus manuales de Organización Específicos y de Procedimientos, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual del Procedimientos de la Administración de Presupuesto con el propósito de que en la instrumentación de las actividades inherentes al área se cumpla y se apegue a las disposiciones y lineamientos emitidos en la materia, y sirva como instrumento de apoyo en el desarrollo de las funciones y actividades encomendadas a los servidores públicos involucrados en su operación y dar a conocer la estructura y funciones con que se habrán de atender las acciones que le competen a esta área. Este Manual contiene información sistematizada y detallada de los procedimientos que dichas áreas operan, cuya conformación se orienta a coadyuvar al cumplimiento de las tareas administrativas y al logro de los objetivos institucionales del Servicio de Administración Tributaria; así mismo permite establecer instrumentos administrativos que faciliten identificar y aplicar mejores mecanismos de coordinación y comunicación entre el personal para el mejor desempeño de sus funciones además de apoyar al adiestramiento, integración y orientación del personal de nuevo ingreso. El presente Manual está integrado por el Marco Jurídico-Administrativo que es el soporte legal de los procedimientos, integrado cada uno de ellos por el Objetivo; Políticas de Operación; Descripción de Actividades; Diagramas de Flujo y Formas e Instructivos de Llenado correspondientes.
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I.- MARCO JURIDICO ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D. O. F. 5-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI-2005. Documento
Referencia
LEYES Y CÓDIGOS Código Fiscal de la Federación
Artículos 29, 29 - A. D. O. F. 31-XII1981; Última reforma D.O.F. 31-XII2004. Ley Orgánica de la Administración Pública D. O. F. 29-XII-1976, Federal Última reforma D. O. F. 10-VI-2005. Ley del Servicio de Administración Tributaria D. O. F. 15-XII-1995, Última reforma D. O. F. 12-VI-2003. Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Capítulo III Del ejercicio del gasto Federal público federal. D. O. F. 31-XII1976, Última reforma D. O. F. 10-IV-2003. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios D.O.F., 4-I-2000, Última reforma D.O.F. 7-VI-2005. del Sector Público Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados D.O.F., 4-I-2000. Última reforma D.O.F. 7-VI-2005. con las mismas Ley Federal de Derechos D.O.F. 31-XII-1981, Última reforma 13-V-2005. Ley Federal de Responsabilidades D.O.F. 13-III-2002. Administrativas de los Servidores Públicos Última reforma D.O.F. 31-XII-2004. Ley del Servicio de Tesorería de la Federación D.O.F. 31-XII-1985, Última reforma D.O.F. 29-V-1998. Ley de Ingresos de la Federación para el D.O.F. 24-XI-2004. Ejercicio Fiscal 2005 Ley del Impuesto sobre la Renta D.O.F.1-I-2002, Última reforma D.O.F. 1-XII-2004. Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos
D.O.F. 29-XII-1978, Última reforma D.O.F. 28-VI-2005. D. O. F. 27-VII-1931, última reforma 11-V-2004.
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DECRETOS Y REGLAMENTOS Decreto del Presupuesto de Egresos de la D.O.F. 20-XII-2004. Federación para el Ejercicio Fiscal 2005. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Artículo 63 y 64, fracción III. D. O. Contabilidad y Gasto Público Federal F. 18-XI-1981, Última reforma D.O.F. 05-VI-2002. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, D.O.F. 2-VIII-2001. Arrendamientos y Servicios Reglamento de la Ley de Obras Públicas y D.O.F. 20-VIII-2001, Última Servicios Relacionados con las mismas reforma 19-IX-2001. Reglamento de La Ley del Servicio de la Tesorería D.O.F. 15-III-1999, de la Federación Última reforma 7-V-2004. Reglamento del Código Fiscal de la Federación Artículos 29-B, 37 y 38. D.O.F.29II-1984; Última reforma 21-V2002. Reglamento Interior del Servicio de Administración D.O.F. 6-VI-2005. Tributaria Resolución Miscelánea Fiscal para el Ejercicio D.O.F. 30-V-2005 Fiscal 2005 OTROS DOCUMENTOS Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal Lineamientos para el Ejercicio del Gasto 2005 Emitidos por la ACRF, AGIC. Difundidos en Normateca Interna del SAT.
D. O. F. 13-X-2000, Última reforma 01-X-2004. D.O.F. 31-XII-2004
2-II-2005
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II.- PROCEDIMIENTOS 1. AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS COMPENSADAS Objetivo Adecuar el presupuesto entre Unidades, procesos y partidas con el objeto de atender oportunamente las necesidades de gasto de las áreas ejecutoras. Políticas de Operación − Se entenderán por Afectaciones Presupuestarias las modificaciones a la estructura programática y financiera del presupuesto aprobado y el calendario de metas autorizadas a cada unidad ejecutora, con movimientos presupuestales que afecten a partidas de un mismo capítulo de gasto, proceso y destino de gasto en forma compensada. − Las afectaciones deberán solicitarse sólo por las Coordinaciones de Servicios Administrativos y por las Subadministraciones de Innovación y Calidad directamente a la Administración y Subadministración de Presupuesto. − Las unidades ejecutoras podrán solicitar Afectaciones Presupuestarias durante el ejercicio de su presupuesto, dentro de las fechas límite fijadas por la ACRF, con base en el calendario que en su oportunidad establecerá la Unidad de Política y Control Presupuestal (UPCP). − Los Subadministradores de las Coordinaciones de Servicios Administrativos de las Unidades Administrativas Centrales y los Subadministradores de Innovación y Calidad serán los responsables de solicitar las Afectaciones Presupuestarias, contando con el Vo. Bo. del titular de la unidad ejecutora. − El responsable del área administrativa de una unidad ejecutora en el nivel regional podrá tramitar la Solicitud de Afectaciones Presupuestarias únicamente cuando el Subadministrador de Innovación y Calidad delegue en él por escrito dicha función. − La Administración y Subadministración de Presupuesto, tendrán la responsabilidad de certificar que una afectación sea de Trámite Compensado.
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− Para determinar si es procedente una solicitud de afectación presupuestal, se deberá considerar la normatividad señalada entre otros en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal, Presupuesto de Egresos de la Federación, Clasificación por Objeto del Gasto, Lineamientos emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros de la Administración General de Innovación y Calidad para el ejercicio de gasto 2005. − Para el trámite de una Afectación Presupuestaria de cualquier unidad ejecutora deberán elaborar el Anexo de Afectación Presupuestaria y expondrá en forma clara y precisa las causas que la justifiquen (causa o motivo que origina el movimiento, beneficio de su aplicación, con base a sus metas programadas, impacto en la operación y si es regularizable). − Cuando una Afectación Presupuestaria solicitada no se apegue a las normas y lineamientos establecidos, la Administración de Presupuesto la devolverá sin gestionar su autorización indicando los motivos de dicha devolución. − Cuando una unidad ejecutora requiera reducir el monto de una partida centralizada, que es coordinada por la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá contar con la autorización del Titular de la Administración Central mencionada (cuando los recursos estén en la cuenta pagadora centralizada). − La Administración de Presupuesto comunicará a las unidades ejecutoras las afectaciones presupuestarias autorizadas y elaborará un reporte mensual de los movimientos autorizados para análisis y Visto Bueno del Administrador Central de Recursos Financieros.
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS COMPENSADAS ACTIVIDAD 1. Recibe solicitud, revisa Anexo de Afectación Presupuestaria y documentación complementaria, determina procedencia con base en la normatividad y lineamientos vigentes dados a conocer en la entrega de presupuestos a las unidades ejecutoras.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Anexo de Afectación (Anexo 1) • Documentación Complementa ria
¿Procede? No 2. Devuelve a la unidad ejecutora mediante correo electrónico con observaciones, para que reinicie el trámite; Acusa de Recibo.
•
Correo electrónico con Observaciones • Acuse de recibo
Continúa Actividad No. 1 Sí 3. Elabora Oficio de Notificación y Anexo de Afectación Presupuestaria, en el Sistema. 4. Comunica a la Administración de Servicios Administrativos y/o a la Subadministración de Innovación y Calidad mediante Oficio, la autorización de Afectación Presupuestaria, recaba Acuse de Recibo en copia y archiva. Fin del Procedimiento.
•
Oficio de Notificación • Anexo de Afectación (Anexo 1) •
Oficio de Notificación • Acuse de Recibo
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS COMPENSADAS
INICIO
SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
1
1
RECIBE Y REVISA, DETERMINA PROCEDENCIA EN BASE A NORMAS
ANEXO DE AFECTACION
DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA
2 NO
DEVUELVE A UNIDAD EJECUTORA PARA REINICIO DE TRAMITE
¿PROCEDE?
CORREO ELECTRONICO CON OBSERVACIONES
SI 1
3 ELABORA OFICIO Y ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA
OFICIO DE NOTIFICACION
ANEXO DE AFECTACION
4 COMUNICA A UNIDAD EJECUTORA LA AUTORIZACION DE LA AFECTACION PRESUPUESTARIA
OFICIO DE NOTIFICACION
ACUSE DE RECIBO
FIN
ACUSE
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
HOJA
2
FECHA
La fecha de elaboración del reporte, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
A. P. NO.
Se dejará en blanco.
4
AUT. NO.
Se dejará en blanco.
5
SOL. NO.
Se dejará en blanco.
6
AÑO
Deberá anotarse el año calendario de vigencia del presupuesto, utilizando solo un dígito.
7
ENTIDAD
Ramo presupuestario en el que se autoriza y/o ejerce el presupuesto. Se usarán 2 dígitos de acuerdo al catálogo de Ramos.
8
UNIDAD RESPONSABLE (UR)
Unidad Administrativa Responsable de ejercer la asignación presupuestaria correspondiente, conforme a la clave asignada en el catálogo de Unidades Responsables
9
UNIDAD EJECUTORA (UE)
No aplicable. (siempre es 00).
DE
Número que corresponda a la hoja conforme al total que integra al reporte.
10 FUNCION Y Identifica el campo de acción del sector público para SUBFUNCION (FSF) el cual se aplica la asignación presupuestaria correspondiente. 2 dígitos. Los siguientes 2 dígitos establecen un mayor detalle al campo de acción que se identifica en la Función. 11 PROGRAMA SECTORIAL (PS)
Relaciona la asignación presupuestaria con el Programa Sectorial que establece el Plan Nacional de Desarrollo. 2 dígitos.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 12 PROGRAMA Identifica a un conjunto de Actividades Institucionales ESPECIAL (PE) que se orientan de manera integral a resolver un problema específico, mejorar una situación y/o prever un acontecimiento, con el propósito de concretar y alcanzar los objetivos de los Programas Sectoriales. 3 dígitos. 13 ACTIVIDAD INSTITUCIONAL (AI)
Registra las operaciones que realizan las Unidades Responsables del ejercicio presupuestario, para dar cumplimiento a la misión que tienen encomendada. 3 dígitos.
14 PROYECTO (PY)
En el caso de Proyectos Institucionales, permite registrar propuestas concretas para mejorar una actividad institucional, un producto o la prestación de un servicio. En el caso de proyectos de inversión, identifica las acciones de las Unidades Responsables que, para aumentar y/o mejorar el flujo de productos y/o servicios, incrementan el activo fijo del sector público. 4 dígitos.
15 OBJETO DEL GASTO
Identifica, bajo distintos niveles de agrupación (Capítulo, Concepto, Partida), los insumos que adquieren las Unidades Responsables y/o las Unidades Ejecutoras, para cumplir con la misión que tienen encomendada. 4 dígitos.
16 TIPO DE GASTO (TG)
Permite relacionar la adquisición de insumos con la naturaleza económica de la propia adquisición. 1 dígito.
17 GASTO CON DESTINO ESPECIFICO (GE)
Permite registrar el destino específico que tienen algunas asignaciones presupuestarias, el cual no se puede identificar a través de ningún otro componente de la clave presupuestaria. 1 dígito.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 18 FUENTE DE Identifica el origen de los recursos con que se financia FINANCIAMIENTO la asignación presupuestaria respectiva. 1 dígito. (FF) 19 LINEA DE CREDITO Número de cuenta de cheques asignado a cada ESPECIFICA Unidad Ejecutora, por la institución bancaria. 12 dígitos máximo. 20 IMPORTE
Importe total de la operación, en pesos y centavos.
21 CALENDARIO DE PAGOS
Se anotarán los meses de acuerdo al calendario, así como el importe específico por mes, y si es necesario el rango.
22 JUSTIFICACION
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la transferencia de recursos.
23 SOLICITA
Nombre y firma del solicitante. Subadministrador de Innovación y Calidad.
24 AUTORIZA
Nombre y firma del Administrador Central de Recursos Financieros y, en su caso, del Administrador de Presupuesto, funcionario público encargado de autorizar los Anexos de Afectación Presupuestaria.
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2. AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS DE TRAMITE INTERNO Objetivo Establecer las políticas de operación y el procedimiento para la Solicitud de Trámite y Autorización de las Afectaciones Presupuestarias de Trámite Interno, que de acuerdo a la normatividad deben ser aprobadas por la Administración Central de Recursos Financieros, a fin de llevar el control y registro de los movimientos presupuestales durante el ejercicio presupuestal. Políticas de Operación − Las afectaciones deberán atender las prioridades de las unidades ejecutoras y solicitarse por las Coordinaciones de Servicios Administrativos y/o las Subadministraciones de Innovación y Calidad a la Administración Central de Recursos Financieros (ACRF). − Las unidades ejecutoras podrán solicitar Afectaciones Presupuestarias durante el ejercicio de su presupuesto, dentro de las fechas límite fijadas por la ACRF, con base en el calendario que en su oportunidad establecerá la Unidad de Política y Control Presupuestal (UPCP). − Será el Administrador de Servicios Administrativos y/o el Subadministrador de Innovación y Calidad el responsable de solicitar las Afectaciones Presupuestarias. − El responsable del área administrativa de la unidad ejecutora o nivel regional podrá tramitar la solicitud de Afectaciones Presupuestarias únicamente cuando el Subadministrador de Innovación y Calidad delegue en él por escrito dicha función. − La ACRF tendrá la responsabilidad de determinar que una afectación sea de Trámite Interno, si procede su trámite conforme a la normatividad establecida, gestionará su autorización y su registro ante la Coordinadora Sectorial (DGPOP).
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− Determinar si es procedente una solicitud de afectación presupuestal, se deberá considerar la normatividad señalada entre otros en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal, Presupuesto de Egresos de la Federación, Clasificación por Objeto del Gasto, Lineamientos emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros de la Administración General de Innovación y Calidad para el ejercicio de gasto 2005. − Para el trámite de una Afectación Presupuestaria de la unidad ejecutora se deberá elaborar el Anexo de Afectación Presupuestaria y expondrá en forma clara y precisa las causas que la justifiquen (igual que la compensada). − Cuando una Afectación Presupuestaria solicitada por la Subadministración de Innovación y Calidad no se apegue a las normas y lineamientos establecidos, la ACRF la devolverá sin gestionar su autorización indicando los motivos de dicha devolución. − Cuando una unidad ejecutora requiera reducir el monto de una partida centralizada, que es coordinada por la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá contar con la autorización del Titular de la Administración Central mencionada (igual que la compensada). − La ACRF comunicará a las unidades ejecutoras las Afectaciones Presupuestarias Autorizadas (igual que la compensada).
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
1. Recibe solicitud, revisa Anexo de Afectación Presupuestaria y Documentación Complementaria, determina procedencia con base en la normatividad y lineamientos vigentes dados a conocer en la entrega de los presupuestos a las unidades ejecutoras.
18
2005
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS INTERNO ACTIVIDAD
No. PAGINA
AÑO
DE
TRAMITE
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Anexo de Afectación Presupuestaria (Anexo 1) • Documentación Complementaria
¿Procede? No 2. Devuelve a la unidad ejecutora mediante correo electrónico con Observaciones, acusa de recibo en copia y archiva.
•
Correo electrónico con Observaciones • Acuse de recibo
Continúa actividad No. 1 Sí 3. Elabora Oficio y Anexo de Afectación Presupuestaria, en el Sistema.
• •
Oficio Anexo de Afectación Presupuestaria (Anexo 1)
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS DE TRAMITE INTERNO UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD 4. Envía mediante Oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) para su registro. ¿Autoriza DGPOP?
el
movimiento
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Oficio
la
No 5. Procede a indicar al área solicitante las razones y se elaborará replanteamiento. Si 6. Recibe Oficio de Afectación Presupuestaria autorizados por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
•
Oficio de Afectación
7. Actualiza archivos en el sistema. 8. Informa la Autorización de Afectación Presupuestaria a la unidad ejecutora mediante Oficio, recaba Acuse de Recibo en copia y archiva copia de Oficio.
Fin del procedimiento.
•
Oficio de Afectación Autorizado • Acuse de Recibo
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS INTERNO
DE
TRAMITE
2 INICIO
5 NO ¿AUTORIZA?
SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
PROCEDE A INDICAR AL AREA SOLICITANTE LAS RAZONES Y ELABORA REPLANTEAMIENTO
SI 6 RECIBE OFICIO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA AUTORIZADO POR LA DGPOP
1
1
RECIBE, REVISA Y DETERMINA PROCEDENCIA EN BASE A NORMAS
ANEXO DE AFECTACION
OFICIO DE AFECTACION
7
DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA
ACTUALIZA ARCHIVOS EN EL SISTEMA
2 NO ¿PROCEDE?
DEVUELVE A UNIDAD EJECUTORA
SI
8
CORREO ELECTRONICO CON OBSERVACIONES
3
INFORMA LA AUTORIZACION Y RECABA ACUSE
1 ACUSE DE RECIBO
ELABORA OFICIO Y ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA
ACUSE DE RECIBO OFICIO
ANEXODE AFECTACION
4 ENVIA A LA DGPOP MEDIANTE OFICIO PARA SU REGISTRO OFICIO
2
OFICIO DE AFECTACION AUTORIZADO
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
HOJA
2
FECHA
La fecha de elaboración del reporte, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
A. P. NO.
Se dejará en blanco.
4
AUT. NO.
Se dejará en blanco.
5
SOL. NO.
Se dejará en blanco.
6
AÑO
Deberá anotarse el año calendario de vigencia del presupuesto, utilizando solo un dígito.
7
ENTIDAD
Ramo presupuestario en el que se autoriza y/o ejerce el presupuesto. Se usarán 2 dígitos de acuerdo al catálogo de Ramos.
8
UNIDAD RESPONSABLE (UR)
Unidad Administrativa Responsable de ejercer la asignación presupuestaria correspondiente, conforme a la clave asignada en el catálogo de Unidades Responsables
9
UNIDAD EJECUTORA (UE)
No aplicable. (siempre es 00).
DE
Número que corresponda a la hoja conforme al total que integra al reporte.
10 FUNCION Y Identifica el campo de acción del sector público para SUBFUNCION (FSF) el cual se aplica la asignación presupuestaria correspondiente. 2 dígitos. Los siguientes 2 dígitos establecen un mayor detalle al campo de acción que se identifica en la Función. 11 PROGRAMA SECTORIAL (PS)
Relaciona la asignación presupuestaria con el Programa Sectorial que establece el Plan Nacional de Desarrollo. 2 dígitos.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 12 PROGRAMA Identifica a un conjunto de Actividades Institucionales ESPECIAL (PE) que se orientan de manera integral a resolver un problema específico, mejorar una situación y/o prever un acontecimiento, con el propósito de concretar y alcanzar los objetivos de los Programas Sectoriales. 3 dígitos. 13 ACTIVIDAD INSTITUCIONAL (AI)
Registra las operaciones que realizan las Unidades Responsables del ejercicio presupuestario, para dar cumplimiento a la misión que tienen encomendada. 3 dígitos.
14 PROYECTO (PY)
En el caso de Proyectos Institucionales, permite registrar propuestas concretas para mejorar una actividad institucional, un producto o la prestación de un servicio. En el caso de proyectos de inversión, identifica las acciones de las Unidades Responsables que, para aumentar y/o mejorar el flujo de productos y/o servicios, incrementan el activo fijo del sector público. 4 dígitos.
15 OBJETO DEL GASTO
Identifica, bajo distintos niveles de agrupación (Capítulo, Concepto, Partida), los insumos que adquieren las Unidades Responsables y/o las Unidades Ejecutoras, para cumplir con la misión que tienen encomendada. 4 dígitos.
16 TIPO DE GASTO (TG)
Permite relacionar la adquisición de insumos con la naturaleza económica de la propia adquisición. 1 dígito.
17 GASTO CON DESTINO ESPECIFICO (GE)
Permite registrar el destino específico que tienen algunas asignaciones presupuestarias, el cual no se puede identificar a través de ningún otro componente de la clave presupuestaria. 1 dígito.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 18 FUENTE DE Identifica el origen de los recursos con que se financia FINANCIAMIENTO la asignación presupuestaria respectiva. 1 dígito. (FF) 19 LINEA DE CREDITO Número de cuenta de cheques asignado a cada ESPECIFICA Unidad Ejecutora, por la institución bancaria. 12 dígitos máximo. 20 IMPORTE
Importe total de la operación, en pesos y centavos.
21 CALENDARIO DE PAGOS
Se anotarán los meses de acuerdo al calendario, así como el importe específico por mes, y si es necesario el rango.
22 JUSTIFICACION
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la transferencia de recursos.
23 SOLICITA
Nombre y firma del solicitante. Subadministrador de Innovación y Calidad.
24 AUTORIZA
Nombre y firma del Administrador Central de Recursos Financieros y, en su caso, del Administrador de Presupuesto, funcionario público encargado de autorizar los Anexos de Afectación Presupuestaria.
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AÑO
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3. AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS DE TRAMITE EXTERNO Objetivo Establecer las políticas de operación y el procedimiento para la Solicitud de Trámite y Autorización de las Afectaciones Presupuestarias, que de acuerdo a la normatividad deben ser aprobadas por la Subsecretaría de Egresos, con el propósito de llevar el control y registro de dichos movimientos durante el ejercicio presupuestal. Políticas de Operación −
Las afectaciones presupuestarias de trámite externo son aquellas que requieren autorización de la Subsecretaria de Egresos, porque transfieren recursos de gasto corriente a gasto de inversión, de gasto con destino específico 0, 2, 3 y adecuaciones en el calendario autorizado.
−
Se entenderán por Afectaciones Presupuestarias las modificaciones a la estructura programática y financiera del presupuesto aprobado y el calendario de metas autorizadas a cada unidad ejecutora.
−
Las afectaciones deberán atender las prioridades de las Unidades Ejecutoras y solicitarse directamente por las Coordinaciones de Servicios Administrativos y/o por las Subadministraciones de Innovación y Calidad a la Administración Central de Recursos Financieros (ACRF).
−
Las Coordinaciones de Servicios Administrativos y/o Subadministraciones de Innovación y Calidad podrán solicitar Afectaciones Presupuestarias durante el ejercicio de su presupuesto, dentro de las fechas límite fijadas por la ACRF, con base en el calendario que en su oportunidad establecerá la Unidad de Política y Control Presupuestal (UPCP).
−
El Administrador de Servicios Administrativos y/o el Subadministrador de Innovación y Calidad el responsable de solicitar las Afectaciones Presupuestarias.
−
El responsable del área administrativa de una unidad ejecutora a nivel regional podrá autorizar la solicitud de Afectaciones Presupuestarias únicamente cuando el Titular de la Subadministración de Innovación y Calidad delegue en él por escrito dicha función.
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−
La ACRF tendrá la responsabilidad de certificar que una afectación sea de Trámite Externo, si procede su trámite conforme a la normatividad establecida, gestionará su autorización ante la Dirección General de Programación y Presupuesto de Servicios (DGPyPS) quién la evaluará y presentará ante la UPCP para su registro.
−
Determinar si es procedente una solicitud de afectación presupuestal, se deberá considerar la normatividad señalada entre otros en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal, Presupuesto de Egresos de la Federación, Clasificación por Objeto del Gasto, Lineamientos emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros de la Administración General de Innovación y Calidad para el ejercicio de gasto 2002, y en su caso las disposiciones de ahorro que establece el PEF para el Ejercicio Fiscal del año 2005.
−
Para el trámite de una Afectación Presupuestaria la unidad ejecutora deberá elaborar el Anexo de Afectación Presupuestaria y expondrá en forma clara y precisa las causas que la justifiquen (igual que la compensada).
−
Cuando una Afectación Presupuestaria solicitada por las Coordinaciones de Servicios Administrativos y/o las Subadministraciones de Innovación y Calidad no se apegue a las normas y lineamientos establecidos, la DGPOP la devolverá sin gestionar su autorización indicando los motivos de dicha devolución.
−
Cuando una unidad ejecutora requiera reducir el monto de una partida centralizada, que es coordinada por la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá contar con la autorización del Titular de la Administración Central mencionada (igual que la compensada).
−
La DGPOP, a través de la ACRF comunicará a las unidades ejecutoras las Afectaciones Presupuestarias Autorizadas (igual que la compensada).
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
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2005
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS DE TRAMITE EXTERNO ACTIVIDAD 1. Recibe solicitud, revisa Anexo de Afectación Presupuestaria y documentación complementaria, determina procedencia con base en la normatividad y lineamientos vigentes dados a conocer en la entrega de los presupuestos a las unidades ejecutoras.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Anexo de Afectación Presupuestaria (Anexo 1) • Documentación Complementaria
¿Procede? No 2. Devuelve a la Administración de Servicios Administrativos y/o a la Subadministración de Innovación y Calidad mediante correo electrónico con observaciones, para que reinicie el trámite; Acusa de Recibo en copia y archiva.
• Correo electrónico con Observaciones • Acuse
Continúa Actividad No. 1 Sí 3. Elabora Oficio y Anexo de Afectación Presupuestaria, en el Sistema.
•
4. Envía mediante oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) para su autorización y trámite respectivo.
•
Oficio de Afectación • Anexo de Afectación Presupuestaria (Anexo 1) Oficio
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS DE TRAMITE EXTERNO UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD 5. Recibe Oficios de Afectación Presupuestaria, autorizados por la (DGP y PS.) y la (DGPOP).
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Oficios de Afectación Presupuestaria Autorizados
6. Actualiza archivos en el Sistema. 7. Informa la autorización de Afectación Presupuestaria a la unidad ejecutora mediante Oficio, recaba Acuse de recibo en copia y archiva copia de oficio.
Fin del procedimiento.
•
Oficio de Afectación Autorizado • Acuse
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS EXTERNO
DE
TRAMITE
2
INICIO
5 RECIBE OFICIOS DE AFECTACION PRESUPUESTARIA AUTORIZADOS SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
OFICIOS DE AFECTACION PRESUPUESTARIA AUTORIZADOS
6 1
1
RECIBE, REVISA Y DETERMINA PROCEDENCIA EN BASE A NORMAS
ACTUALIZA ARCHIVOS EN EL SISTEMA
ANEXO DE AFECTACION PPTARIA (1)
7 DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA
INFORMA LA AUTORIZACION Y RECABA ACUSE OFICIO DE AFECTACION AUTORIZADO ACUSE
2 NO ¿PROCEDE?
DEVUELVE A UNIDAD EJECUTORA PARA REINICIO DE TRAMITE
SI
ACUSE
3
1
ELABORA OFICIO Y ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA OFICIO DE AFECTACION
ANEXO DE AFECTACION
4 ENVIA A LA DGPOP MEDIANTE OFICIO PARA AUTORIZACION Y TRAMITE RESPECTIVO OFICIO
2
CORREO ELECTRONICO CON OBSERVACIONES
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
HOJA
2
FECHA
La fecha de elaboración del reporte, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
A. P. NO.
Se dejará en blanco.
4
AUT. NO.
Se dejará en blanco.
5
SOL. NO.
Se dejará en blanco.
6
AÑO
Deberá anotarse el año calendario de vigencia del presupuesto, utilizando solo un dígito.
7
ENTIDAD
Ramo presupuestario en el que se autoriza y/o ejerce el presupuesto. Se usarán 2 dígitos de acuerdo al catálogo de Ramos.
8
UNIDAD RESPONSABLE (UR)
Unidad Administrativa Responsable de ejercer la asignación presupuestaria correspondiente, conforme a la clave asignada en el catálogo de Unidades Responsables
9
UNIDAD EJECUTORA (UE)
No aplicable. (siempre es 00).
DE
Número que corresponda a la hoja conforme al total que integra al reporte.
10 FUNCION Y Identifica el campo de acción del sector público para SUBFUNCION (FSF) el cual se aplica la asignación presupuestaria correspondiente. 2 dígitos. Los siguientes 2 dígitos establecen un mayor detalle al campo de acción que se identifica en la Función. 11 PROGRAMA SECTORIAL (PS)
Relaciona la asignación presupuestaria con el Programa Sectorial que establece el Plan Nacional de Desarrollo. 2 dígitos.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 12 PROGRAMA Identifica a un conjunto de Actividades Institucionales ESPECIAL (PE) que se orientan de manera integral a resolver un problema específico, mejorar una situación y/o prever un acontecimiento, con el propósito de concretar y alcanzar los objetivos de los Programas Sectoriales. 3 dígitos. 13 ACTIVIDAD INSTITUCIONAL (AI)
Registra las operaciones que realizan las Unidades Responsables del ejercicio presupuestario, para dar cumplimiento a la misión que tienen encomendada. 3 dígitos.
14 PROYECTO (PY)
En el caso de Proyectos Institucionales, permite registrar propuestas concretas para mejorar una actividad institucional, un producto o la prestación de un servicio. En el caso de proyectos de inversión, identifica las acciones de las Unidades Responsables que, para aumentar y/o mejorar el flujo de productos y/o servicios, incrementan el activo fijo del sector público. 4 dígitos.
15 OBJETO DEL GASTO
Identifica, bajo distintos niveles de agrupación (Capítulo, Concepto, Partida), los insumos que adquieren las Unidades Responsables y/o las Unidades Ejecutoras, para cumplir con la misión que tienen encomendada. 4 dígitos.
16 TIPO DE GASTO (TG)
Permite relacionar la adquisición de insumos con la naturaleza económica de la propia adquisición. 1 dígito.
17 GASTO CON DESTINO ESPECIFICO (GE)
Permite registrar el destino específico que tienen algunas asignaciones presupuestarias, el cual no se puede identificar a través de ningún otro componente de la clave presupuestaria. 1 dígito.
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ANEXO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 18 FUENTE DE Identifica el origen de los recursos con que se financia FINANCIAMIENTO la asignación presupuestaria respectiva. 1 dígito. (FF) 19 LINEA DE CREDITO Número de cuenta de cheques asignado a cada ESPECIFICA Unidad Ejecutora, por la institución bancaria. 12 dígitos máximo. 20 IMPORTE
Importe total de la operación, en pesos y centavos.
21 CALENDARIO DE PAGOS
Se anotarán los meses de acuerdo al calendario, así como el importe específico por mes, y si es necesario el rango.
22 JUSTIFICACION
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la transferencia de recursos.
23 SOLICITA
Nombre y firma del solicitante. Subadministrador de Innovación y Calidad.
24 AUTORIZA
Nombre y firma del Administrador Central de Recursos Financieros y, en su caso, del Administrador de Presupuesto, funcionario público encargado de autorizar los Anexos de Afectación Presupuestaria.
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AÑO
No. PAGINA
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4. TRAMITE Y AUTORIZACION DE OFICIOS DE INVERSION Objetivo Establecer las normas y el procedimiento para la solicitud, trámite y autorización de los Oficios de Inversión de los bienes y obras públicas que requieren las unidades ejecutoras con el objeto de incrementar o modernizar su capacidad de operación. Políticas de Operación −
La Administración Central de Recursos Financieros (ACRF) será la ventanilla única de las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria para tramitar ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) y la Dirección General de Programación y Presupuesto de Servicios (DGPyP’S), todo oficio de Autorización de Inversión.
−
Las unidades ejecutoras enviarán a la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales (ACRMySG) sus necesidades de bienes de inversión del capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” así como del capítulo 6000 “Obra Pública”, acompañadas del estudio técnico correspondiente, y remitir en el formato correspondiente la totalidad de los bienes, la cual deberá contar con la descripción de las características técnicas de los mismos y una estimación de su valor en el mercado a la fecha de la solicitud incluyendo IVA.
−
Los recursos de los capítulos 5000 y 6000 de cada ejercicio estarán centralizados y se ejercerán únicamente con autorización de la ACRMySG.
−
La solicitud de compra de los bienes y servicios informáticos como los de naturaleza diferente se enviarán a la ACRMySG para su presentación ante el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del SAT.
−
La Administración Central de Recursos Financieros tramitará ante la DGPOP la autorización correspondiente, la cual dará a conocer a la ACRMySG una vez autorizada.
−
La Dirección General de Programación y Presupuesto de Servicios (DGPyPS) tramitará ante las áreas internas de la Subsecretaría de Egresos el dictamen y registro presupuestal de la autorización de los Bienes de Inversión a adquirir y el monto de recursos a erogar.
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES TRAMITE Y AUTORIZACION INVERSION ACTIVIDAD 1. Recibe de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales oficio de solicitudes, analiza y determina su procedencia.
AÑO
No. PAGINA
35
2005
DE
OFICIOS
DE
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Oficio de solicitudes de Inversión
¿Procede? No 2. Devuelve a la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante Oficio con observaciones para que reinicie el trámite; recaba acuse de recibo en copia y archiva.
• •
Oficio Acuse
Continúa Actividad No. 1 Sí 3. Elabora Oficio de Autorización de Inversión y Anexo, con base a la información proporcionada oficialmente por la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y, en su caso, con el visto bueno de la Unidad de Contraloría Interna 4. Recibe Solicitud de Oficio de Autorización de Inversión, Oficio de Afectación Presupuestaria con la procedencia o improcedencia con base en la normatividad vigente. ¿Procede? No
•
•
Oficio de Autorización de Inversión (Anexo 3)
Solicitud de Oficio de Autorización de Inversión (Anexo 2) • Oficio de Afectación Presupuestaria
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AÑO
36
2005
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: TRAMITE Y AUTORIZACION DE OFICIOS DE INVERSION UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
5. Proporciona nuevos elementos para presentar un replanteamiento a la DGPOP y la DGPyPS. Continúa Actividad No. 3 Sí 6. Recaba Vo. Bo. de la U.C.I. y gestiona ante la Junta de Gobierno la autorización correspondiente. •
7. Recibe Oficio de Autorización de Inversión y documentación correspondiente debidamente requisitados y autorizados por la DGPOP y la DGPyPS, actualiza.
Oficio de Autorización (Anexo 3) • Documentación
8. Informa sobre la procedencia del Oficio de Autorización de Inversión por calendario de pagos correspondientes a la unidad ejecutora.
•
9. Notifica por oficio a la ACRMySG las autorizaciones para proceder en su caso con las licitaciones correspondientes.
•
Fin del Procedimiento.
Oficio de Autorización (Anexo 3)
Oficio
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MES
No. PAGINA
AÑO
37
2005
07
DIAGRAMA DE FLUJO TRAMITE Y AUTORIZACION DE OFICIOS DE INVERSION
PROCEDIMIENTO:
INICIO 2
4 RECIBE SOLICITUD CON LA PROCEDENCIA O IMPROCEDENCIA
SUBADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
SOLICITUD DE OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION
OFICO DE AFECTACION PRESUPUESTARIA
1
1
RECIBE Y DETERMINA PROCEDENCIA
OFICIO DE SOLICITUDES
NO ¿PROCEDE?
5 6
SI
NO ¿PROCEDE?
PROPORCIONA NUEVOS ELEMENTOS A LA DGPyPS
RECABA Vo. Bo. DE LA UCI Y GESTIONA ANTE JUNTA DE GOBIERNO LA AUTORIZACION 2 DEVUELVE A LA ADMON. CENTRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES PARA REINICIAR TRAMITE
SI
7
OFICIO
ACUSE
RECIBE OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION
3
OFICIO DE AFECTACION
1 DOCUMENTACION 8 3
3
ELABORA OFICIO DE AUTORIZACION
OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION
INFORMA PROCEDENCIA DE INVERSION, CALENDARIO DE PAGOS A UNIDAD OFICIO DE EJECUTORA AUTORIZACION
9
NOTIFICA A LA ACRM LA AUTORIZACION PARA QUE PROCEDAN LAS LICITACIONES 2 OFICIO
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 2 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION (SOLICITUD) No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
SOLICITUD
Número correspondiente a la solicitud de autorización de la inversión.
2
DE FECHA
La fecha de elaboración de la solicitud, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
RECIBIDO
La fecha en que se recibe el documento, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
4
HOJA
Indica el número correspondiente del total de las hojas que integran el documento.
5
FECHA
La fecha en que la Administración Central de Recursos Financieros recibe el documento, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
6
NO. DE OFICIO
Número del oficio a través de la cual se envió el documento en cuestión.
7
DEPENDENCIA
Clave de la unidad concentradora de los recursos (E00 Servicio de Administración Tributaria).
8
C. PRESENTE
Nombre del puesto a quien se dirige el documento para su trámite y autorización.
9
DE CONFORMIDAD Se indican a detalle las bases para la solicitud de autorización de la inversión así como la misma petición.
10 ASIGNACIONES PARA INVERSION
Importe total de la operación que se solicita, en formato numérico con 2 decimales.
11 DESCRIPCION DE LA INVERSION
Clave y nombre de la actividad a la que se inducen los recursos indicados en la inversión, así como la clave y nombre de la Unidad solicitante.
ANEXO 2 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION (SOLICITUD) No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 12 IMPORTE
Importe por actividad y/o Unidad solicitante de acuerdo a la clasificación de los recursos y la localización geográfica, en formato numérico con 2 decimales.
13 CLASIFICACION DE Clave del tipo de recurso a que se refiere la inversión, LOS RECURSOS así como el porcentaje de la inversión dirigido a este tipo de recurso el cual corresponde a RF, (Recursos Fiscales y siempre es el 100%). 14 LOCALIZACION GEOGRAFICA
Clave de la Entidad Federativa de la que proviene la solicitud y hacia donde se enfoca la inversión de los recursos.
ANEXO 3 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR Número correspondiente al consecutivo de cada 1 NO unidad para los Oficios de Autorización de Inversión. 2
FECHA
La fecha de elaboración del documento, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
HOJA
Indica el número correspondiente del total de las hojas que integran el documento.
4
DE CONFORMIDAD Se indican a detalle las bases para la solicitud de autorización de la inversión así como la misma petición.
5
NO. DE OFICIO
Número del oficio a través del cual se envió la solicitud de la Autorización de Inversión.
6
FECHA
La fecha del oficio en el que se hace la solicitud, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
7
TIPO DOCUMENTO Clave del tipo de documento bajo el cual se hace la solicitud de Autorización de Inversión.
8
ENTIDAD
Clave de la Entidad Federativa de la que proviene la solicitud.
9
ASIGNACIONES PARA INVERSION
Importe total de la operación que se solicita, en formato numérico con 2 decimales.
10 DISTRIBUCION DE LA INVERSION
Clave y nombre de la actividad a la que se inducen los recursos indicados en la inversión, así como la clave y nombre de la Unidad solicitante.
11 IMPORTE
Importe por actividad y/o Unidad solicitante de acuerdo a la clasificación de los recursos y la localización geográfica o por clave presupuestaria, en formato numérico con 2 decimales.
ANEXO 3 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 12 IMPORTE Importe por actividad y/o Unidad solicitante de acuerdo a la clasificación de los recursos y la localización geográfica o por clave presupuestaria, en formato numérico con 2 decimales. 13 CLASIFICACION DE Clave del tipo de recurso a que se refiere la inversión, LOS RECURSOS así como el porcentaje de la inversión dirigido a este tipo de recurso. 14 LOCALIZACION GEOGRAFICA
Clave de la Entidad Federativa hacia donde se enfoca la inversión de los recursos.
15 NUMERO SECUENCIA
Número de secuencia consecutivo, según la clave presupuestaria afectada.
16 CLAVE Es aquella que afecta el presupuesto y se compone PRESUPUESTARIA de 35 dígitos: Año (4), Ramo (2), Unidad Responsable (3), Unidad Ejecutora (2), Función (2), Subfunción (2), Programa Sectorial (2), Programa Especial (3), Actividad Institucional (3), Proyecto (4), Objeto del Gasto (4), Tipo de Gasto (1), Gasto con Destino Específico (2), Fuente de Financiamiento (1). 17 TIPO DE OPERACION
CLAVE REGULARIZACIÓN
18 TOTAL DE OPERACIÓN
Clave del tipo de operación que se realiza por cada clave presupuestaria: ampliaciones, reducciones y adiciones (líquidas o compensadas), según catálogo de “Tipos de Operación”. Clave del tipo de regularización sobre los conceptos del movimiento solicitado, así como la clave de la justificación del mismo; según catálogos “Regularización” y “Justificaciones del Regularizable”, que se encuentran contenidas en la base de datos del Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL). Importe total por clave presupuestaria afectada, en formato numérico con dos decimales.
ANEXO 3 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: OFICIO DE AUTORIZACION DE INVERSION No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 19 CALENDARIO Se anotará el número de mes a afectar de acuerdo al calendario de distribución de los recursos o el rango de meses, en su caso. 20 IMPORTE ESPECIFICO POR MES
Importe total de afectación a la clave presupuestaria ya sea por mes o por rango de éste, con formato numérico con dos decimales.
21 SOLICITA
Nombre y firma del Administrador Central de Recursos Financieros, encargado de solicitar la autorización de transferencia de recursos, a las Áreas Hacendarias superiores.
22 JUSTIFICACIONES
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la transferencia de recursos.
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ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
MES
AÑO
03
2003
No. PAGINA
45
5. GESTIÓN Y CONTROL DE LAS RADICACIONES PRESUPUESTALES Objetivo Establecer las normas y el procedimiento para lograr que los recursos presupuestales autorizados se ministren de acuerdo con el calendario y montos presupuestados, a fin de informar oportunamente a las unidades administrativas del SAT los montos radicados a su favor. Políticas de Operación −
La Administración Central de Recursos Financieros será la responsable de gestionar ante la DGPOP la ministración de fondos de acuerdo con el presupuesto y calendario autorizado.
−
La radicación presupuestal de los recursos deberá efectuarse el primer día hábil del mes correspondiente con el propósito de que las unidades administrativas se encuentren debidamente informadas de los montos que les corresponden de acuerdo con el presupuesto.
−
El proceso de radicación deberá incluir las afectaciones autorizadas que fueron registradas en el sistema el mes anterior al del día del informe de radicación, con el propósito de que se incorporen la totalidad de movimientos efectuados en el periodo correspondiente.
−
El informe de radicación presupuestal se dará a conocer a cada unidad administrativa mediante el documento denominado “Anexos de Radicación” durante los 8 días posteriores a la fecha de su elaboración a través del sistema del correo electrónico instalado en las unidades centrales y regionales del SAT.
−
Las unidades ejecutoras verificarán que los “Anexos de Radicación” incluyan las partidas y montos de su presupuesto autorizado a la fecha de radicación. La revisión incluye aquellas afectaciones presupuestarias generadas y autorizadas de conformidad con los procedimientos vigentes. En caso de que existan diferencias, las unidades ejecutoras informarán a la ACRF quien efectuará las aclaraciones procedentes.
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ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTO:
MES
AÑO
03
2003
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES GESTION Y CONTROL DE LAS PRESUPUESTALES
UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
SUBADMINISTRA-CION DE PROGRAMACION DE RECURSOS
ACTIVIDAD 1. Recibe Oficio, Normatividad, Lineamientos y requerimiento de información específica; turna e instruye a la Subadministración de Programación de Recursos, sobre la estrategia a seguir para atender la solicitud. 2. Gestiona mediante oficio ante la DGPOP la ministración de fondos de conformidad con el presupuesto y calendario autorizados. Elabora las Cuentas por Liquidar Certificadas y solicita la radicación de recursos a las cuentas eje bancarias.
No. PAGINA
46
RADICACIONES DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Oficio • Normatividad • Lineamientos
•
Oficios de solicitud • Ministración de Fondos (Anexo 4)
3. Realiza la radicación de recursos en el sistema SICOPEL el primer día hábil de cada mes de acuerdo con los criterios de radicación y considera la totalidad de afectaciones autorizadas. 4. Verifica, valida y en su caso corrige secuencias duplicadas para continuar proceso. 5. Da a conocer a cada unidad administrativa el resultado de la radicación a través del documento denominado “Anexo de Radicación” dentro de los 8 días posteriores a su fecha de radicación y por medio del sistema del correo electrónico instalado en las unidades ejecutoras.
•
Anexo de Radicación. (Anexo 5)
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MES
AÑO
03
2003
No. PAGINA
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: GESTION Y CONTROL DE LAS RADICACIONES PRESUPUESTALES UNIDAD DOCUMENTOS ACTIVIDAD RESPONSABLE INVOLUCRADOS UNIDAD 6. Verifica que los anexos de • Anexo de ADMINISTRATIVA radicación incluyan las partidas y Radicación. montos de su presupuesto (Anexo 5) autorizado. 7. Revisa aquellas afectaciones presupuestarias generadas y autorizadas de conformidad con los procedimientos vigentes. En caso de que existan diferencias, las unidades ejecutoras informarán a la ACRF, quien efectuará las aclaraciones procedentes. 8. Efectúa las afectaciones correspondientes, en caso de existir diferencias, las unidades administrativas tanto a nivel central como regional informarán a la ACRF, quien efectuará las afectaciones correspondientes. ADMINISTRACION DE 9. Notifica a la Administración de PRESUPUESTO Finanzas y Tesorería los importes de la Radicación Presupuestal para que proceda a la Radicación Bancaria ubicando el recurso correspondiente en todas y cada una de las cuentas pagadoras asignadas a las unidades ejecutoras.
Fin del Procedimiento.
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MES
AÑO
03
2003
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: GESTION Y CONTROL DE PRESUPUESTALES
LAS
INICIO
1
ADMINISTRACIONN DE PRESUPUESTO
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
1 RECIBE OFICIO, NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS, INSTRUYE Y TURNA A LA SUBADMINISTRACION DE PROGRAMACION DE RECURSOS
9 NOTIFICA A LA ADMON. DE FINANZAS Y TESORERIA LOS IMPORTES DE LA RADICACION PRESUPUSTAL PARA QUE SE PROCEDA A LA RADICACION BANCARIA
OFICIO
NORMATIVIDAD SUBADMINISTRACION DE PROGRAMACION DE RECURSOS
LINEAMIENTOS FIN DEL PROCEDIMIENTO
2
GESTIONA ANTE DGPOP MINISTRACION DE FONDOS OFICIO MINISTRACION 3 REALIZA RADICACION DE RECURSOS EN SICOPEL EL PRIMER DIA HGABIL DE CADA MES
4
VERIFICA Y VALIDA PARA CONTINUAR PROCESO
5 DA A CONOCER EL RESULTADO DE RADICACION A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA A TRAVES DEL "ANEXO DE RADICACION" MEDIANTE CORREO ELECTRONICO
ANEXO DE RADICACION
UNIDAD ADMINISTRATIVA
6 VERIFICA ANEXOS DE RADICACION EN CUANTO A PARTIDAS Y MONTOS DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO
7 REVISA AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS VIGENTES PARA EL TRAMITE DE AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS
8 EFECTUA AFECTACIONES CORRESPONDIENTES, EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS INFORMARAN A LA ACRF, PARA QUE REALICE LAS MISMAS
1
ANEXO DE RADICACION
No. PAGINA
48
RADICACIONES
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 4 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVERSION AUTORIZADA POR CLAVE PRESUPUESTAL No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
SOLICITUD
Número consecutivo correspondiente al documento en cuestión.
2
HOJA...DE...
Indica el número correspondiente del total de las hojas que integran el documento.
3
SECUENCIA
Número consecutivo correspondiente a la operación iniciando en 001.
4
CLAVE Es aquella que afecta el presupuesto y se compone PRESUPUESTARIA de 35 dígitos: Año (4), Ramo (2), Unidad Responsable (3), Unidad Ejecutora (2), Función (2), Subfunción (2), Programa Sectorial (2), Programa Especial (3), Actividad Institucional (3), Proyecto (4), Objeto del Gasto (4), Tipo de Gasto (1), Gasto con Destino Específico (2), Fuente de Financiamiento (1).
5
IMPORTE DE LA OPERACIÓN
Indica la cantidad total neta por operación, en formato numérico.
6
CALENDARIO DE PAGO
Se asientan el mes o rango de meses, en su caso, y el importe total del mes o rango para la operación.
7
JUSTIFICACION
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la inversión en cuestión.
8
SOLICITA
Nombre y firma del servidor público encargado del área financiera en la que se elaboran y tramitan las inversiones y pagos de las mismas.
9
AUTORIZA
Nombre y firma del funcionario a quien le hayan sido otorgados los atributos para autorizar este tipo de operaciones a nombre de “Sufragio Efectivo no Reelección”.
ANEXO 5 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PRESUPUESTO RADICADO POR UNIDAD RESPONSABLE No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1 PAGINA Número que corresponda a la hoja conforme al total de hojas que integran al reporte. 2
HORA
Hora exacta en que se emite el reporte en cuestión.
3
FECHA
La fecha de elaboración del reporte, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
4
AÑO
Deberá anotarse el año calendario de vigencia del presupuesto, utilizando 4 dígitos.
5
RAMO
Ramo presupuestario en el que se autoriza y/o ejerce el presupuesto. Se usarán 2 dígitos de acuerdo al catálogo de Ramos.
6
CUENTA PAGADORA
Número de cuenta de cheques asignado a cada Unidad Ejecutora, por la institución bancaria. 12 dígitos máximo.
7
UNIDAD
Número de la Unidad Administrativa Responsable del Gasto, conforme a la clave asignada en el catálogo de Unidades Responsables.
8
FUNCION Y Identifica el campo de acción del sector público para SUBFUNCION (FSF) el cual se aplica la asignación presupuestaria correspondiente. 2 dígitos. Los siguientes 2 dígitos establecen un mayor detalle al campo de acción que se identifica en la Función.
9
PROGRAMA SECTORIAL (PS)
10 PROGRAMA ESPECIAL (PE)
Relaciona la asignación presupuestaria con el Programa Sectorial que establece el Plan Nacional de Desarrollo. 2 dígitos. Identifica a un conjunto de Actividades Institucionales que se orientan de manera integral a resolver un problema específico, mejorar una situación y/o prever un acontecimiento, con el propósito de concretar y alcanzar los objetivos de los Programas Sectoriales. 3 dígitos.
ANEXO 5 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PRESUPUESTO RADICADO POR UNIDAD RESPONSABLE No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 11 ACTIVIDAD Registra las operaciones que realizan las Unidades INSTITUCIONAL Responsables del ejercicio presupuestario, para dar (AI) cumplimiento a la misión que tienen encomendada. 3 dígitos. 12 PROYECTO (PY)
En el caso de Proyectos Institucionales, permite registrar propuestas concretas para mejorar una actividad institucional, un producto o la prestación de un servicio. En el caso de proyectos de inversión, identifica las acciones de las Unidades Responsables que, para aumentar y/o mejorar el flujo de productos y/o servicios, incrementan el activo fijo del sector público. 4 dígitos.
13 OBJETO DEL GASTO (OG)
Identifica, bajo distintos niveles de agrupación (Capítulo, Concepto, Partida), los insumos que adquieren las Unidades Responsables y/o las Unidades Ejecutoras, para cumplir con la misión que tienen encomendada. 4 dígitos.
14 TIPO DE GASTO (TG)
Permite relacionar la adquisición de insumos con la naturaleza económica de la propia adquisición. 1 dígito.
15 GASTO CON DESTINO ESPECIFICO (GE)
Permite registrar el destino específico que tienen algunas asignaciones presupuestarias, el cual no se puede identificar a través de ningún otro componente de la clave presupuestaria. 2 dígitos.
16 FUENTE DE FINANCIAMIENTO (FF)
Identifica el origen de los recursos con que se financia la asignación presupuestaria respectiva. 1 dígito.
17 DESCRIPCION DEL Nombre o descripción del objeto de gasto según la clave indicada en el identificador 13. OBJETO DEL GASTO 18 IMPORTE
Importe total de la operación, en pesos y centavos.
Nombre y firma del Administrador de Presupuesto, 19 ADMINISTRADOR DE PRESUPUESTO funcionario público encargado de autorizar la radicación de los recursos.
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6. RESERVA DE RECURSOS Objetivo Asegurar y garantizar la disponibilidad de recursos presupuestales para la adquisición de un bien o servicio específico solicitado por las diversas unidades administrativas que integran el SAT, y en caso necesario ampliar y/o reducir los montos reservados de conformidad con las nuevas expectativas de operación, con el propósito de que se cumpla oportunamente con los compromisos presupuestales contraídos. Políticas de Operación − La reserva, ampliación y reducción de recursos, se realizará únicamente afectando la cuenta centralizada que es operada por la Administración de Finanzas y Tesorería. − La afectación inicial a la reserva de recursos se realizará en la forma siguiente: a) Alta del concepto de Reserva de Recursos en el Catálogo Maestro, la cual es de vital importancia ya que formará parte de la clave de reserva. b) Reserva de recursos que consistirá en una clave programática específica de manera calendarizada, la cual facilitará a la Administración de Finanzas y Tesorería, ubicar fácilmente los importes reservados para el pago específico. − Para proceder a realizar la reserva, ampliación o reducción de recursos, será necesario contar con la siguiente documentación e información: − Oficio de la unidad administrativa solicitante o atenta nota de la ACRF. − Documento de certificación de saldos, a fin de comprobar la suficiencia presupuestal. − Obtener el número consecutivo de clave de reserva autorizado por la Subadministración de Programación de Recursos, sólo en el caso de una nueva reserva.
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− La ampliación de la reserva de recursos se utilizará únicamente en caso de que se requiera incrementar el monto original, a solicitud de la unidad administrativa y en la clave de reserva inicial. − La reducción de la reserva de recursos se utilizará únicamente en caso de que se requiera disminuir total o parcialmente el monto, a solicitud de la unidad administrativa. − El acceso con la clave del sistema para este módulo, deberá ser solicitada al área de Informática que presta servicio a la Administración General de Innovación y Calidad. − Captura la Nueva Clave Presupuestaria de la unidad solicitante. − Terminado el proceso, deberá asegurarse que los movimientos en la reserva de recursos se reflejen en el presupuesto, obteniendo un anexo de recursos reservados por clave de reserva, el cual se enviará con el oficio de respuesta a la unidad administrativa.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESERVA DE RECURSOS DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
ACTIVIDAD ALTAS
SUBADMINISTRACION 1. Recibe los documentos fuente y revisa para la captura. DE PROGRAMACION DE RECURSOS 2. Entra a la red del sistema y aparece entre otros el rubro catálogos. 3. Accesa a Recursos”. 4. Accesa al “Reserva”.
“Reservación
concepto
de
de
5. Aparecen tres campos: − 1er. campo corresponde a la clave del concepto de Reservación de Recursos, son los 5 dígitos de la carpeta de Control de Reservas observando el estricto orden consecutivo de la misma. 2o. campo, descripción del concepto de reservación correspondiente a la adquisición, servicio o tipo de trabajo. Ejemplo Mantenimiento en áreas verdes del Conjunto Hidalgo.
•
Documento Fuente
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: RESERVA DE RECURSOS UNIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
ACTIVIDAD − 3er. campo, descripción del concepto de reservación, clave compuesta de 10 dígitos que permite identificar el contenido del segundo campo. 6. Respalda la captura cubiertos los tres mencionados.
una vez campos
RESERVA DE RECURSOS 7. Inicia proceso Recursos” transacciones.
de “Reserva accesando
de a
8. Accesa a reservación de recursos.
9. Accesa a procesamiento. 10. Accesa a: a) Original de recursos reservados. b) Ampliación de recursos c) Reducción de recursos. 11. Accesa a operaciones líquidas. 12. Accesa a (6 dígitos).
clave
13. Accesa el monto operación líquida.
de
aplicación
total
de
la
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: RESERVA DE RECURSOS UNIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
ACTIVIDAD 14. Revisa la descripción de la operación (150 Original de recursos reservados). (151 Ampliación de recursos) (152 Reducción recursos) 15. Genera el Archivo. 16. Captura la presupuestaria solicitante:
nueva de la
clave unidad
Año (1 dígito) Ramo (2 dígitos) Unidad (5 dígitos) Unidad Ejecutora (2 dígitos) Función y Subfunción (4 dígitos) Programa Sectorial (2 dígitos) Programa Especial (3 dígitos) Actividad Institucional (3 dígitos) Proyecto (4 dígitos) Objeto del Gasto (4 dígitos) Tipo de Gasto (1 dígito) Gasto con Destino Específico (1 dígito) Fuente de Financiamiento (1 dígito) Cuenta Pagadora (7 dígitos) Fecha (dd,mm,aa) Concepto de Reserva (5 dígitos) Fecha de Recepción (dd,mm,aa) Oficio de Referencia (4 dígitos) No de Oficio (4 dígitos) Fecha de Oficio (dd,mm,aa) Calendario disponible Presupuestal.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: RESERVA DE RECURSOS UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD 17.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Respalda (En caso requerido captura otro registro), valida y verifica posibles errores. ¿Existen errores? Si Continúa Actividad No 16. No
18. Genera el Archivo. 19. Actualiza el archivo 20. Imprime el Anexo de Reserva de Recursos.
•
Anexo de Reserva de Recursos (Anexo 6)
21.Elabora oficio para la unidad administrativa solicitante, marcando copias a la Administración de Finanzas y Tesorería, para la identificación de los pagos respectivos.
•
Oficio
Fin del procedimiento.
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DIAGRAMA DE FLUJO RESERVA DE RECURSOS
INICIO
1
6 ALTAS
RESPALDA LA CAPTURA
SUBADMINISTRACION DE PROGRAMACION DE RECURSOS 1
RESERVA DE RECURSOS
DOCUMENTO RECIBE DOCUMENTOS Y REVISA FUENTE
7
DA INICIO AL PROCESO ACCESA TRANSACCIONES
8
2
ACCESA RESERVACION DE RECURSOS
ENTRA AL SISTEMA APARECEN CATALOGOS
9
ACCESA PROCESAMIENTO
3 10
ACCESA A RESERVACION DE RECURSOS
ACCESA AL TIPO DE OPERACION
11 4 ACCESA A OPERACIONES LIQUIDAS SE ACCESA AL CONCEPTO DE RESERVA
12
ACCESA A CLAVE DE APLICACION 5
APARECEN TRES CAMPOS, ELIGE SEGUN CORRESPONDA
1
1er campo: Corresponde a la clave del concepto de reservación de recursos, son los 5 dígitos de la carpeta de control de reservas observando el estricto orden 2 ° c a m p o : deDla e smisma cripción del consecutivo concepto de reservación correspondiente a la adquisición, servicio o tipo de trabajo. Ejemplo Mantenimiento en áreas verdes del Conjunto Hidalgo 3er°campo: Descripción del concepto de reservación, clave compuesta de 10 dígitos que permite identificar el contenido del segundo campo
13 ACCESA EL MONTO TOTAL DE OPERACION LIQUIDA
A
a) Original de recursos reservados b) Ampliación de recursos c) Reducción de recursos
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DIAGRAMA DE FLUJO RESERVA DE RECURSOS A
14
REVISA LA DESCRIPCION DE LA OPERACION
15 Año (1 dígito) Ramo (2 dígitos) Unidad (5 dígitos) Unidad Ejecutora (2 dígitos) Función y subfunción (4 dígitos) Programa Sectorial (2 dígitos) Programa Especial (3 dígitos) Actividad institucional (3 dígitos) Proyecto (4 dígitos) Objeto del gasto (4 dígitos) Tipo de gasto (1 dígito) Gasto con destino específico ( 1 dígito) Cuenta pagadora ( 7 dígitoss) Fuente de Financiamiento Fecha (dd,mm,aa) Concepto de reserva (5 dígitos) Fecha de recepción (dd,mm,aa) Oficio de referencia (4 dígitos) No. de oficio ( 4 dígitos) Fecha de oficio (dd,mm,aa) Calendario disponible presupuestal
GENERA EL ARCHIVO
16
2
CAPTURA LA NUEVA CLAVE PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD SOLICITANTE
17 RESPALDA,VALIDA Y VERIFICA POSIBLES ERRORES
SI
¿EXISTEN ERRORES?
NO
2
18
GENERA EL ARCHIVO
19 ACTUALIZA EL ARCHIVO
20 IMPRIME ANEXO DE RESERVA DE ANEXO DE RECURSOS RESERVA DE RECURSOS 21 ELABORA OFICIO PARA LA U. A. MARCANDO COPIAS A LA ADMINISTRACION DE FINANZAS Y TESORERIA PARA IDENTIFICACION DE PAGOS RESPECTIVOS
FIN
OFICIO
No. PAGINA
61
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 6 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RECURSOS RESERVADOS No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
HOJA
2
FECHA
La fecha de elaboración del reporte, utilizando 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año, en el formato: DD/MM/AAAA.
3
CLAVE
Número del documento de acuerdo al control propio del área.
4
AÑO
Deberá anotarse el año calendario de vigencia del presupuesto, utilizando 4 dígitos.
5
ENTIDAD
Ramo presupuestario en el que se autoriza y/o ejerce el presupuesto. Se usarán 2 dígitos de acuerdo al catálogo de Ramos.
6
UNIDAD RESPONSABLE (UR)
Unidad Administrativa Responsable de ejercer la asignación presupuestaria correspondiente, conforme a la clave asignada en el catálogo de Unidades Responsables.
7
UNIDAD EJECUTORA (UE)
No aplicable. (siempre es 00).
8
Identifica el campo de acción del sector público para FUNCION Y SUBFUNCION (FSF) el cual se aplica la asignación presupuestaria correspondiente. 2 dígitos. Los siguientes 2 dígitos establecen un mayor detalle al campo de acción que se identifica en la Función.
9
PROGRAMA SECTORIAL (PS)
DE.
10 PROGRAMA ESPECIAL (PE)
Número que corresponda a la hoja conforme al total de hojas que integran al reporte.
Relaciona la asignación presupuestaria con el Programa Sectorial que establece el Plan Nacional de Desarrollo. 2 dígitos. Identifica a un conjunto de Actividades Institucionales que se orientan de manera integral a resolver un problema específico, mejorar una situación y/o prever un acontecimiento, con el propósito de concretar y alcanzar los objetivos del Programa Sectorial. 3 dígitos.
ANEXO 6 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RECURSOS RESERVADOS No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 11
ACTIVIDAD INSTITUCIONAL (AI)
Registra las operaciones que realizan las Unidades Responsables del ejercicio presupuestario, para dar cumplimiento a la misión que tienen encomendada. 3 dígitos.
12
PROYECTO (PY)
En el caso de Proyectos Institucionales, permite registrar propuestas concretas para mejorar una actividad institucional, un producto o la prestación de un servicio. En el caso de proyectos de inversión, identifica las acciones de las Unidades Responsables que, para aumentar y/o mejorar el flujo de productos y/o servicios, incrementan el activo fijo del sector público. 4 dígitos.
13
OBJETO DEL GASTO Identifica, bajo distintos niveles de agrupación (Capítulo, Concepto, Partida), los insumos que adquieren las Unidades Responsables y/o las Unidades Ejecutoras, para cumplir con la misión que tienen encomendada. 4 dígitos.
14
TIPO DE GASTO (TG) Permite relacionar la adquisición de insumos con la naturaleza económica de la propia adquisición. 1 dígito.
15
GASTO CON DESTINO ESPECIFICO (GE)
Permite registrar el destino específico que tienen algunas asignaciones presupuestarias, el cual no se puede identificar a través de ningún otro componente de la clave presupuestaria. 2 dígitos.
16
FUENTE DE FINANCIAMIENTO (FF)
Identifica el origen de los recursos con que se financia la asignación presupuestaria respectiva. 1 dígito.
17
CUENTA PAGADORA Número de cuenta de cheques asignado a cada Unidad Ejecutora, por la institución bancaria. 12 dígitos máximo.
18
IMPORTE
Importe total de la operación, en pesos y centavos.
19
CALENDARIO DE PAGOS
Se anotarán los meses de acuerdo al calendario, así como el importe específico por mes, y si es necesario el rango.
20
JUSTIFICACION
Expresa los motivos y/o conceptos por los cuales es necesaria la reserva de recursos en cuestión.
21
AUTORIZA
Nombre y firma del Administrador Central de Recursos Financieros y, en su caso, del Administrador de Presupuesto, Funcionario Público
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7. SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO MODIFICADO AUTORIZADO Objetivo Registrar, controlar y dar seguimiento a las afectaciones presupuestarias autorizadas por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) y Dirección General de Programación y Presupuesto de Servicios (DGPyP’S), a fin de integrar el flujo de efectivo del Servicio de Administración Tributaria (SAT), así como llevar a cabo la conciliación del presupuesto modificado autorizado con la Coordinadora de Sector. Políticas de Operación − Es responsabilidad de la Administración de Presupuesto, gestionar ante la DGPOP las solicitudes de afectaciones presupuestarias de las Unidades Administrativas que integran el Servicio de Administración Tributaria; así como recibir las autorizaciones de las mismas a fin de llevar a cabo las acciones pertinentes para adecuar el presupuesto autorizado. − La Subadministración de Control Presupuestal recibe, registra y turna al Departamento de Análisis y Conciliación las afectaciones presupuestarias para su control. − El Departamento de Análisis y Conciliación es responsable de controlar y validar contra los registros del SAT, las afectaciones presupuestarias autorizadas por la DGPOP y DGPyP’S, así como registrar los movimientos autorizados, por clave presupuestal y capítulo de gasto. − El Departamento de Análisis y Conciliación integra la carpeta mensual del Flujo de Efectivo del Servicio de Administración Tributaria, la cual contiene la descripción de la situación financiera del Organo en términos de ingreso, gasto y resultados para ser presentada a instancias superiores. Adicionalmente, esta carpeta se toma como base en la realización de la conciliación mensual de cifras del presupuesto modificado autorizado y ejercido con la DGPOP, dando cumplimiento al Decreto Aprobatorio del Presupuesto de Egresos de la Federación y el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SEGUIMIENTO PRESUPUESTO AUTORIZADO
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MODIFICADO
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Gestiona ante la Dirección General • Afectaciones de Programación, Organización y Presupuestarias Presupuesto (DGPOP) las solicitudes de afectaciones presupuestarias de las Unidades Administrativas. ACTIVIDAD
2. Recibe las afectaciones • presupuestarias autorizadas por la DGPOP y DGPyP’S.
Afectaciones Presupuestarias
3. Recaba copia de las afectaciones • presupuestarias para su registro y las turna al Departamento de Análisis y Conciliación.
Afectaciones Presupuestarias
4. Recibe, analiza y actualiza el • control de afectaciones presupuestarias autorizadas por clave y capítulo de gasto.
Control de Afectaciones Presupuestarias
5. Identifica aquellas afectaciones • autorizadas que se encuentran pendientes de recibir, para posteriormente solicitarlas, con el objeto de apoyar en la integración del flujo de efectivo y justificar los movimientos presupuestarios más relevantes.
Afectación Presupuestaria
6. Genera reportes en SICOPEL / • SAT para llevar a cabo la conciliación de cifras SAT / DGPOP, e identifica aquellos movimientos presupuestarios que
Reportes
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO PRESUPUESTO MODIFICADO AUTORIZADO UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
el Órgano Desconcentrado aún no ha registrado en SICOPEL y que están autorizados por la Coordinadora de Sector, a fin de informar a la Subadministración de Presupuesto para que efectúe las correcciones pertinentes. 7. Analiza la información contenida en los • documentos presupuestarios y elabora informe mensual de la situación • presupuestal a nivel flujo de efectivo, por capítulo de gasto y unidad administrativa; así como comentarios a las variaciones más relevantes del presupuesto modificado autorizado, archiva copia y turna a la Subadministración de Control Presupuestal.
Documentos Presupuestarios Informe Mensual
SUBADMINISTRA- 8. Recibe informe, revisa, archiva y turna a • CION DE la Administración de Presupuesto, así CONTROL como al Departamento de Registro PRESUPUESTAL Presupuestario de los comentarios a las variaciones, para su incorporación al Sistema Integral de Información y carpeta.
Informe
ADMINISTRACION 9. Recibe informe de la situación • DE presupuestal y turna copia a la PRESUPUESTO Coordinación de Programación y Control Presupuestal.
Informe
Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO PRESUPUESTO MODIFICADO AUTORIZADO INICIO
1
5 ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
IDENTIFICA AFECTACIONES AUTORIZADAS PENDIENTES PARA POSTERIOR SOLICITUD
AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS
1
GESTIONA ANTE LA DGPOP SOLICITUDES DE AFECTACIONES AFECTACIONES PPTARIAS. DE LAS UNIDADES PRESUPUESTARIAS ADMINISTRATIVAS
6
GENERA REPORTES EN SICOPEL E IDENTIFICA MOVIMIENTOS PRESUPUESTARIOS
REPORTES
SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
7 2
RECIBE AFECTACIONES PPTARIAS. POR LA DGPOP Y LA DGPYPS
AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS
ANALIZA INFORMACION Y ELABORA INFORME PRESUPUESTAL POR CAPITULO Y UNIDAD ADMINISTRATIVA DOCUMENTOS
INFORME MENSUAL SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
3
RECABA COPIA DE LAS AFECTACIONES PPTARIAS. LAS REGISTRA Y TURNA AL DEPTO. DE ANALISIS Y CONCILIACION
8
AFECTACIONES PRESUPUESTARIAS
RECIBE INFORME, REVISA, ARCHIVA Y TURNA A LA ADMON. DE PRESUPUESTO
INFORME
DEPTO. DE ANALISIS Y CONCILIACION
4
RECIBE, ANALIZA Y ACTUALIZA EL CONTROL DE AFECTACIONES CONTROL DE PRESUPUESTARIAS POR CLAVE AFECTACIONES Y CAPITULO DE GASTO PRESUPUESTARIAS
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
9 RECIBE INFORME DE SITUACION PRESUPUESTAL Y REGISTRA, Y TURNA COPIA A LA CPyCP
FIN
1
INFORME
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8. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION (SII) Objetivo Reportar los formatos para mantener oportunamente informado al Comité Técnico de Información del Sistema Integral de Información a través de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros y la Coordinadora Sectorial, mediante los reportes mensuales que son responsabilidad del área en coordinación con la citada Administración y la de Planeación, a efecto de observar el seguimiento programáticopresupuestal del SAT. Políticas de Operación − La Administración de Presupuesto es la responsable de requisitar los formatos con las cifras del presupuesto autorizado, programado y ministrado en tanto que la Administración de Planeación requisita el avance físico de metas programadas y realizadas por las Unidades Responsables para su remisión a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros; ésta última es responsable de la captura de presupuesto ejercido y funge como informante (completo) ante el Comité Técnico de Información del SII. − Mediante diversos mecanismos de control se verifica que el registro de afectaciones presupuestarias internas y externas, corresponda con los documentos presupuestarios y cumpla con la normatividad vigente en la materia. En caso contrario, se hace el señalamiento a las áreas correspondientes para que se regularice el movimiento en cuestión. − Después de validar la información sobre el desglose de afectaciones, se elaboran las notas explicativas a los formatos, incorporando los números de autorización de la SHCP, así como una breve justificación al destino de los recursos presupuestarios. − Cabe señalar, que la presentación de los formatos requiere de la conciliación de cifras presupuestarias con la DGPOP y la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, en lo referente al presupuesto modificado autorizado, programado y ministrado, a fin de evitar apercibimientos por parte del Comité y/o observaciones del Órgano de Control Interno.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION (SII)
UNIDAD ACTIVIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACION 1. Envía mediante atenta nota DE CONTABILIDAD Y Lineamientos para el Sistema ESTADOS Integral y actualiza los formatos, con FINANCIEROS base en los comunicados del Comité Técnico, asimismo solicita a la Administración de Presupuesto se remitan los que son de su responsabilidad.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Atenta Nota • Lineamientos • Formatos
ADMINISTRACION DE 2. Recibe solicitud por parte de la PRESUPUESTO Admón. de Contabilidad y Estados Financieros, y turna la petición a la Subadmón. de Control Presupuestal.
•
Solicitud
•
Requerimiento
• •
Reportes Relación de Afectaciones Presupuestaria
SUBADMINISTRACIO 3. Recibe, analiza, evalúa y turna N DE CONTROL requerimiento al Departamento de PRESUPUESTAL Registro Presupuestal. 4. Solicita a Mesa de Ayuda de la Administración de Informática, que baje el respaldo de la base de datos de SICOPEL con fecha al último día hábil de cada mes. COORDINACION DE INFORMATICA
5. Elabora respaldo de la Base de Datos de SICOPEL, ubicándolo en la cuenta de los usuarios de la Subadministración.
DEPARTAMENTO DE 6. Genera reportes en SICOPEL, relativos al Estado del Ejercicio del REGISTRO Presupuesto; el Presupuesto PRESUPUESTAL Modificado Autorizado Calendarizado por partida de gasto y actividad institucional, y Relación de Afectaciones Presupuestarias por movimiento y calendario, entre otros.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION (SII) UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
7. Revisa y valida el presupuesto • modificado autorizado y programado al periodo, con base en documentos presupuestarios y la normatividad • vigente en la materia.
Documentos Presupuestarios Normatividad
8. Realiza conciliación previa de los recursos ministrados por la Coordinadora de Sector, con el Departamento de Sistema Integral de Información en la Administración de Contabilidad y Estados Financieros.
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
9. Recibe mediante oficio información sobre presupuesto autorizado por la DGPOP, y turna a la Subadministración de Control Presupuestal.
SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
10.Recibe, analiza y turna mediante • oficio información al Departamento • de Registro Presupuestal.
Oficio Información
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03
2003
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION (SII) UNIDAD RESPONSABLE
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
11.Captura en el Sistema de Computo • del SII la información actualizada de • cifras presupuestarias , así como las notas explicativas a cada formato; • imprime y presenta formatos a la Subadministración de Control Presupuestal.
Información Notas Explicativas Formatos
12. Recibe, revisa y entrega formatos • impresos y en diskette a la • Administración de Presupuesto, junto con Atenta Nota.
Formatos Atenta Nota
13.Firma Atenta Nota y autoriza a la Subadministración de Control Presupuestal que envíe impresión y diskette con los formatos a las Administraciones de Contabilidad y Estados Financieros y de Planeación, las cuales son las responsables de complementar la información y la transmisión al Comité Técnico de Información.
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AÑO
03
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION (SII) UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
O-02 Seguimiento Financiero Flujo de Efectivo y Devengado; O-44 Avance Físico y Financiero de las Categorías Programáticas asociadas a los Indicadores Estratégicos de Órganos Desconcentrados. las O-53 Cumplimiento a Disposiciones de Racionalidad, Austeridad. y Disciplina Presupuestal. D-44 Avance Físico-Financiero de los elementos programáticos del Gobierno Federal.
14. Archiva formatos y papeles de trabajo en los expedientes correspondientes.
Fin del Procedimiento
• • •
Formatos Papeles de Trabajo Expedientes
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PROCEDIMIENTO:
MES
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DIAGRAMA DE FLUJO SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION 1
INICIO
COORDINACION DE INFORMATICA
ADMINISTRACION DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
1
5
ENVIA LINEAMIENTOS PARA EL SII Y ACTUALIZA FORMATOS. SOLICITA A LA ADMON. DE PRESUPUESTO SE REMITAN LOS QUE SON DE SU RESPONSABILIDAD
ATENTA NOTA
ELABORA RESPALDO DE LA BASE DE DATOS DE SICOPEL
LINEAMIENTOS ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
FORMATOS DEPARTAMENTO DE REGISTRO PRESUPUESTAL
2 RECIBE SOLICITUD DE LA ACEF Y TURNA LA PETICION A LA SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
6 SOLICITUD GENERA REPORTES EN SICOPEL
SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
REPORTES
3 RECIBE, ANALIZA Y EVALUA TURNANDO REQUERIMIENTO AL DEPTO. DE REGISTRO PRESUPUESTAL
RELACION DE AFECTACION PRESUPUESTARIA
7
REQUERIMIENTO
REVISA Y VALIDA EL PRESUPUESTO MODIFICADO, AUTORIZADO Y PROGRAMADO
DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS
NORMATIVIDAD
4 SOLICITA A MESA DE AYUDA DE LA COORD. DE INFORMATICA BAJAR RESPALDO DE SICOPEL ULTIMO DIA DE CADA MES
1
A
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION 2
A
8
CONCILIACION PREVIA DE LOS RECURSOS MINISTRADOS
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
O-02 Seguimiento Financiero Flujo de Efectivo y Devengado; O-44 Avance Físico y Financiero de las Categorías Programáticas asiciadas a los Indicadores Estratégicos de Órganos Desconcentrados O-53 Cumplim. a las Disposiciones de Racionalidad, Austeridad. y Disciplina Presupuestal. D-44 Avance Físico y Financiero de los elementos programáticos del Gobierno Federal.
SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
10 RECIBE, ANALIZA Y TURNA INFORMACION AL DEPTO. DE REGISTRO PRESUPUESTAL
OFICIO
INFORMACION
11 CAPTURA EN EL SII INFORMACION ACTUALIZADA, IMPRIME Y PRESENTA FORMATOS A LA SUBADMON. DE CONTROL PRESUPUESTAL INFORMACION NOTAS EXPLICATIVAS FORMATOS
12 RECIBE, REVISA Y ENTREGA FORMATOS A LA ADMON. DE PRESUPUESTO
9 RECIBE INFORMACION SOBRE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y REGISTRADO POR DGPOP Y TURNA A LA SUBADMON. DE CONTROL PRESUPUESTAL
FORMATOS
OFICIO
ATENTA NOTA
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
13 INFORMACION
2
FIRMA ATENTA NOTA Y AUTORIZA A LA SUBADMON. DE CONTROL PPTAL. ENVIE IMPRESION Y DISKETT A LA ACEF
14 ARCHIVA FORMATOS Y PAPELES DE TRABAJO FORMATOS
FIN
PAPELES DE TRABAJO
EXPEDIENTES
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9. CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO Objetivo Controlar y consolidar la asignación y aplicación de los recursos autorizados por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) al Servicio de Administración Tributaria (SAT), mediante el seguimiento a la evolución del Capítulo 4000 “Ayudas, Subsidios y Transferencias” a través de la aplicación de controles a los Recibos de Ministración de Fondos, Cuentas por Liquidar Certificadas y Avisos de Reintegro, a fin de coadyuvar con el seguimiento financiero del Órgano Desconcentrado. Políticas de Operación − La Administración Central de Recursos Financieros es responsable de gestionar ante la DGPOP la ministración de fondos en la cuenta concentradora, con base en el presupuesto calendarizado y autorizado por la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). − La Cuenta por Liquidar Certificada es el documento mediante el cual la DGPOP asigna los recursos a este Órgano Desconcentrado, para el pago ágil y oportuno de los compromisos derivados del ejercicio del presupuesto aprobado. − El registro y control de los Recibos de Ministración de Fondos, Cuentas por Liquidar Certificadas y Avisos de Reintegro que afecten el presupuesto aprobado, deberá efectuarse inmediatamente después de recibirse la copia de los documentos fuente respectivos, con estricto apego a la Clasificación por Objeto de Gasto y a la normatividad vigente en esta materia. − La Cuenta por Liquidar Certificada, deberá validarse presupuestalmente a nivel de Proceso/Proyecto y objeto de gasto, de conformidad con la disponibilidad de recursos calendarizada que emite DGPOP.
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− El control deberá presentar un resumen calendarizado del total de ministraciones efectuadas, así como de los montos pendientes por ministrar, durante el ejercicio fiscal vigente. − Asimismo, la emisión de controles deberá permitir al Departamento de Análisis y Conciliación efectuar periódicamente las conciliaciones presupuestarias a nivel de proceso y capítulo de gasto de presupuesto modificado, ministrado y reintegrado, con los registros que efectúan la DGPOP y la Administración de Contabilidad y Estados Financieros de la Administración Central de Recursos Financieros (ACRF). En caso de existir diferencias, deberá solicitarse al área correspondiente, la justificación a las mismas.
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PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Gestiona la solicitud de • Solicitud de ministración de fondos en la ministración de cuenta concentradora con base en fondos el presupuesto calendarizado y autorizado. ACTIVIDAD
2. Recibe solicitud de ministración de • fondos, expide cuentas por liquidar certificadas, y ficha de cobro, • entrega a la TESOFE, y al Órgano Desconcentrado. • Recibe cuenta por liquidar • certificada y/o avisos de reintegro, verifica disponibilidad en línea de crédito global, efectúa depósito en cuenta Eje del Órgano Desconcentrado.
TESORERIA DE LA FEDERACION
3.
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4. Recibe copia de los Recibos de • ministración de recursos vía cuentas por liquidar certificadas (CXLC’S), y/o avisos de reintegro, verifica, y turna a la Subadministración de Control Presupuestal.
Solicitud de ministración Cuenta por liquidar certificada Ficha de cobro Cuenta por liquidar certificada y/o aviso de reintegro. Recibo de ministración de recursos vía cuenta por liquidar certificada y/o aviso de reintegro
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACION DE CONTROL PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y CONCILIACION
ACTIVIDAD 5. Recibe copia de los Recibos de ministración de recursos, de las CXLC’S y/o avisos de reintegro, verifica y turna al Depto. De Análisis y Conciliación.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Recibo de ministración de recursos, cuenta por liquidar certificada, y/o aviso de reintegro
6. Recibe copia de los Recibos de • ministración de recursos, de las CXLC’S y/o avisos de reintegro, previa apertura de registros del presupuesto original, y actualización de afectaciones presupuestarias, conforme al procedimiento respectivo, actualiza registrando las • operaciones a nivel Proceso/Proyecto y capitulo de • gasto en el control.
7. Actualiza resumen calendarizado del total de ministraciones efectuadas, así como de los montos pendientes por ministrar.
Recibo de ministración de recursos, cuenta por liquidar certificada y/o aviso de reintegro Control de ministraciones Afectación presupuestaria
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD 8. Efectúa periódicamente conciliaciones presupuestarias a nivel Proceso/Proyecto y capitulo de gasto entre el presupuesto original, modificado, ministrado y reintegrado, contra los listados de SICOPEL/DGPOP y SICOPEL/SAT.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Control de ministraciones • Listado de SICOPEL/ DGPOP, y SICOPEL/SAT
9. Elabora reporte mensual de • situación presupuestal, archiva copia y turna a la Subadministración de Control Presupuestal.
Reporte mensual
SUBADMINISTRA-CION 10. Recibe reporte, revisa, archiva y • turnan copias al Departamento de DE CONTROL Registro Presupuestal, a la PRESUPUESTAL Subadministración de Presupuesto, a la Subadministración de Programación, y a la Administración Presupuesto.
Reporte mensual
registra de •
Reporte mensual
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11. Recibe reporte y conocimiento.
Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO 1 I
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: CONTROL DE RECIBOS DE MINISTRACION DE FONDOS, CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS Y AVISOS DE REINTEGRO
A
8 EFECTUA CONCILIACIONES PPTARIAS. Y CAPITULO DE GASTO
CONTROL DE MINISTRACIONES LISTADO DE SICOPEL/DGPOP Y SICOPEL/SAT
9 ELABORA REPORTE MENSUAL DE SITUACION PPTAL., ARCHIVA COPIA Y TURNA A LA SUBADMON. DE CONTROL PPTAL.
REPORTE MENSUAL
SUBADMON. DE CONTROL PRESUPUESTAL
10 RECIBE REPORTE, REVISA, ARCHIVA Y TURNA COPIAS A AREAS ALTERNAS Y A LA ADMON. DE PRESUPUESTO
REPORTE MENSUAL
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
11 RECIBE REPORTE Y REGISTRA DE CONOCIMIENTO
FIN
REPORTE MENSUAL
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No. PAGINA
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10. ELABORACION DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL Objetivo Dar cumplimiento a la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, mediante la elaboración del informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, a fin de mostrar los ingresos y gastos anuales realizados y las metas programáticas alcanzadas por el Servicio de Administración Tributaria. Políticas de Operación − De conformidad con lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, así como en el Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, es responsabilidad de la Administración de Presupuesto, remitir los formatos de la Cuenta Pública a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros. − Las Subadministraciones de Control Presupuestal y de Programación y Presupuesto serán las encargadas de analizar los resultados del ejercicio anterior en materia financiera, presupuestal, programática y económica. − Los Departamentos de Programación, Registro Presupuestal y Análisis y Conciliación son los responsables de integrar, validar y requisitar los formatos de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal. − La Administración de Presupuesto, se coordinará con la Administración de Contabilidad y Estados Financieros con el fin de realizar la integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, misma que deberá enviarse oportunamente a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
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PROCEDIMIENTO:
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ELABORACION DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL
UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Recibe de la Administración de • Oficio de Contabilidad y Estados Solicitud Financieros, oficio de solicitud • Lineamientos requiriendo la información financiera, presupuestaria, programática y económica del ejercicio anterior, así como lineamientos establecidos para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
SUBADMINISTRACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL Y DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO
2. Recibe lineamientos para la • integración de la Cuenta Pública y turna para su estudio.
Lineamientos
3. Reciben y analizan la • documentación, a fin de apegarse • a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y • Crédito Público, y solicitar información adicional a la DGPOP acerca del llenado de formatos, así como a las Unidades Administrativas, requiriendo las notas explicativas al comportamiento de la información programática.
Documentación Información Adicional Notas Explicativas
4. Genera reportes de SICOPEL / • SAT del ejercicio del presupuesto modificado y ejercido del año anterior, a fin de analizar la información contenida en ellos.
Reportes SICOPEL/SAT
ACTIVIDAD
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD 5. Comparan los registros del SAT con los reportes de SICOPEL / DGPOP, a fin de validar y conciliar las cifras anuales del presupuesto modificado y ejercido autorizado, para registrar adecuadamente la información en los formatos de Cuenta Pública, en coordinación con la Administración de Contabilidad y Estados Financieros.
SUBADMINISTRA- 6. Reciben informe, revisan, archivan CIONES DE turnan copia de la Cuenta de CONTROL Hacienda Pública Federal a PRESUPUESTAL Y Administración de Presupuesto y a PROGRAMACIÓN Administración de Contabilidad Y PRESUPUESTO Estados Financieros.
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Formatos e Instructivos Cuenta Pública • Reportes SICOPEL/SAT y SICOPEL/ DGPOP • Registros SAT
y • la • la la y
ADMINISTRACION 7. Recibe informe de la Cuenta de la • Hacienda Pública Federal, para enviar DE PRESUPUESTO los resultados a la Coordinadora de Sector.
Fin del procedimiento
Informe Cuenta de Hacienda Pública
Informe
la
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL INICIO
1
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
5
1 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD Y LINEAMIENTOS DE LA DCEF
COMPARA REGISTROS DEL SAT CON REPORTES DE SICOPEL/DGPOP EN COORDINACION CON LA ACEF
OFICIO DE SOLICITUD
LINEAMIENTOS SUBADMINISTRACIONES DE CONTROL PPTAL. Y PROGRAMACION Y PPTO.
REPORTES SICOPEL/SAT Y SICOPEL/DGPOP
6
2 RECIBE LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACION DE LA CUENTA PUBLICA Y TURNAN A LOS DEPTOS. A SU CARGO
SUBADMINISTRACIONES DE CONTROL PPTAL. Y PROGRAMACION Y PPTO.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS CUENTA PUBLICA
LINEAMIENTOS
RECIBEN INFORME, REVISAN, ARCHIVAN Y TURNAN COPIA DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL, A LA ADMON. DE PRESUPUESTO Y ACEF
REGISTRO SAT
INFORME
CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA
3 RECIBEN, ANALIZAN LA DOCUMENTACION Y SOLICITAN INFORMACION A LA DGPOP Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO DOCUMENTACION
7 INFORMACION ADICIONAL
4 GENERA REPORTES DE SICOPEL/SAT DEL EJERCICIO DEL PPTO. MODIFICADO Y EJERCIDO
1
NOTAS EXPLICATIVAS
REPORTES SICOPEL/SAT
RECIBE INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA FEDERAL, ENVIA RESULTADOS A LA COORDINADORA DE SECTOR
FIN
INFORME
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03
2003
No. PAGINA
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11. SOLICITUD DE ANTICIPOS PARA EJERCICIOS POSTERIORES Objetivo Dotar de recursos presupuestales a las unidades administrativas para cubrir sus gastos prioritarios e impostergables, relativos al inicio del ejercicio presupuestal. Políticas de Operación − La Administración Central de Recursos Financieros solicitará a las unidades ejecutoras del gasto, mediante oficio y medios electrónicos antes de finalizar el ejercicio presupuestal, la relación de compromisos para el inicio de operaciones del primer bimestre del siguiente año, destacando que forman parte de sus techos presupuestales. − Las unidades ejecutoras del gasto enviarán la información solicitada en los plazos que se establezcan, misma que deberá contener los siguientes datos: 9 Partida especifica de gasto y total por capítulo 9 Descripción de gasto 9 Fecha en que se requieren los recursos para cubrir los compromisos. − El envío de la información deberá ser por medios electrónicos a la Administración Central de Recursos Financieros para su análisis y aprobación. − La unidad ejecutora de gasto que no presente información al respecto no será considerada en el acuerdo de ministración y en caso de requerir recursos estará sujeta a disponibilidad de los que han sido solicitados. − Se llevará a cabo una estimación con base a ejercicios anteriores para prever los costos de operativos de comercio exterior, programas especiales, así como el pago del procedimiento administrativo de ejecución y contingencias que se pudieran presentar.
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− Una vez que se tenga la información de las unidades, se elaborará el anexo de solicitud de acuerdo de ministración para presentarlo ante la Coordinadora Sectorial. − Recibida la ministración del acuerdo se llevarán a cabo los depósitos a las cuentas pagadoras autorizadas para el ejercicio que inicia. − Cuando las unidades ejecutoras del gasto reciban el presupuesto asignado deberán registrar el ejercicio de los anticipos correspondientes considerando que este adelanto será descontado de la ministración mensual.
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACION CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE ANTICIPOS POSTERIORES
PARA
ACTIVIDAD 1. Solicita a las Unidades la relación de compromisos mediante oficio y correo electrónico, para el inicio de operaciones del primer bimestre del siguiente año.
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EJERCICIOS
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • Oficio de compromisos • Información (vía e-mail)
2. Envían a la ACRF información • solicitada mediante correo electrónico en los plazos establecidos.
Información (vía e-mail)
¿Envío información? No 3. No será considerada la unidad en el acuerdo de ministración a menos de que existan remanentes. Si ADMINISTRACION CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
4. Estimará con base en ejercicios anteriores, la previsión de gastos especiales que se pudieran presentar. 5. Elabora el anexo de solicitud de acuerdo de ministración para presentarlo en la Coordinadora Sectorial.
•
Solicitud de ministración
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03
2003
No. PAGINA
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ANTICIPOS PARA EJERCICIOS POSTERIORES UNIDAD RESPONSABLE
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 6. Recibida la ministración, realiza • Solicitud de depósitos a las cuentas pagadoras ministración autorizadas para el ejercicio que inicia. ACTIVIDAD
7. Reciben presupuesto asignado vía • correo electrónico y proceden a registrar ejercicio de los anticipos correspondientes.
Fin del procedimiento
Información (vía e-mail)
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03
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ANTICIPOS POSTERIORES
PARA
INICIO
1
ADMON. CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
5
1
ELABORA ANEXO DE SOLICITUD DE ACUERDO DE MINISTRACIÓN Y PRESENTA A LA COORDINADORA SECTORIAL
SOLICITA A LAS UNIDADES OFICIO DE RELACIÓN DE COMPROMISOS COMPROMISOS
INFORMACIÓN (e-mail)
6
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
RECIBIDA LA MINISTRACIÓN, REALIZA DEPÓSITOS A LAS CUENTAS PAGADORAS AUTORIZADAS
2 ENVÍAN A LA ACRF INFORMACIÓN SOLICITADA
SOLICITUD DE MINISTRACIÓN
SOLICITUD DE MINISTRACIÓN
INFORMACIÓN (e-mail)
3
3
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
NO ¿ENVÍA INFORMACIÓN LA UNIDAD?
NO SE CONSIDERARÁ A LA UNIDAD EN EL ACUERDO DE MINISTRACIÓN
SI
7 RECIBEN PRESUPUESTO ASIGNADO POR CORREO ELECTRÓNICO Y INFORMACIÓN REGISTRAN EJERCICIO DE (e-mail) LOS ANTICIPOS CORRESPONDIENTES
ADMON. CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
4 ESTIMARÁ LA PREVISIÓN DE GASTOS ESPECIALES QUE SE PUSIERAN PRESENTAR
1
FIN
No. PAGINA
91
EJERCICIOS
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12. DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL INICIO DE EJERCICIO Objetivo Distribuir el techo asignado para el ejercicio presupuestal, a las Unidades Ejecutoras del Gasto. Políticas de Operación − El Servicio de Administración Tributaria al recibir el techo presupuestal autorizado por parte de la Subsecretaría de Egresos, procede a llevar a cabo su análisis, determinando las variaciones por clave presupuestaria. − Del análisis anterior, se presentan escenarios a nivel de capítulo de gasto para la toma de decisiones con algunas de las siguientes características: ¾ Tendencias de ejercicio anteriores. ¾ Comparativos de presupuesto asignado, ejercido y modificado. ¾ Costos fijos del SAT. ¾ Nuevos programas. − Determinado el techo presupuestal, se procede a realizar la distribución del presupuesto a cada unidad administrativa, haciéndolo del conocimiento mediante oficio y correo electrónico, a cada una de las Subadministraciones de Innovación y Calidad y/o unidades correspondientes. − Las unidades administrativas deberán desagregar a nivel partida de gasto, el presupuesto autorizado a cada una de ellas, de conformidad con el Clasificador por Objeto del Gasto vigente. − Cada unidad deberá contemplar los mecanismos a seguir para la asignación del presupuesto a cada partida, mediante instructivo, formato de vaciado del presupuesto y estacionalidad del gasto. − Las Subadministraciones de Innovación y Calidad y/o unidades correspondientes, envían a la Administración Central de Recursos Financieros por medio del correo electrónico sus presupuestos en el formato que se les indica para que se proceda a su revisión y validación de sus cifras.
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− Una vez que se tenga la información de las unidades, se procederá a verificar los montos indicados en cada una de las partidas solicitadas; se llevará a cabo una estimación con base a ejercicios anteriores para comparar los gastos de operación y finalmente se validarán las cifras. − Autorizadas las cifras del presupuesto asignado a cada unidad, se deberán capturar las mismas en el Sistema Presupuestal; posteriormente, se informa a las áreas mediante oficio su presupuesto autorizado, anexando su presupuesto original calendarizado para el ejercicio presupuestal.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL INICIO DE EJERCICIO
UNIDAD RESPONSABLE SUBSECRETARÍA DE EGRESOS
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Envía techo presupuestal • Techo autorizado al Servicio de autorizado Administración Tributaria.
SAT – ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
2. Realiza análisis del techo autorizado por la SSE, determinando variaciones por clave presupuestaria.
ACTIVIDAD
3. Informa el presupuesto autorizado • a cada unidad mediante oficio y correo electrónico. • UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
Oficio de distribución de presupuesto Información (vía e-mail)
4. Cada unidad deberá desagregar a nivel partida, el presupuesto autorizado. 5. Envían por correo electrónico a la • Administración Central de Recursos Financieros, sus presupuestos para que se proceda a su revisión y validación.
Información (vía e-mail)
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACION) PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL INICIO DE EJERCICIO UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
6. Verifica presupuestos, realiza comparación con ejercicios anteriores y valida cifras. 7. Captura en Sistema Presupuestal e • informa los montos autorizados a nivel partida de gasto mediante oficio, a las • unidades ejecutoras, anexando el presupuesto original calendarizado.
Fin del procedimiento
Oficio de autorización Presupuesto calendarizado
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL INICIO DE EJERCICIO INICIO
1
SUBSECRETARÍA DE EGRESOS
5
1 ENVÍA TECHO PRESUPUESTAL AUTORIZADO AL SAT
TECHO AUTORIZADO
(SAT) ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
ENVÍAN POR CORREO ELECTRÓNICO A LA ACRF, SUS PRESUPUESTOS
INFORMACIÓN (e-mail)
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
6
2
VERIFICA PRESUPUESTOS, REALIZA COMPARACIÓN CON AÑOS ANTERIORES Y VALIDA CIFRAS
ANALIZA TECHO Y DETERMINA VARIACIONES POR CLAVE PRESUPUESTARIA
3 INFORMA PRESUPUESTO AUTORIZADO A CADA UNIDAD MEDIANTE OFICIO Y CORREO ELECTRÓNICO
UNIDADES EJECUTORAS DE GASTO
4 DEBERÁN DESAGREGAR A NIVEL PARTIDA DE GASTO EL PRESUPUESTO AUTORIZADO
1
7 OFICIO DE DISTRIBUCIÓN DE PRESUPUESTO INFORMACIÓN (e-mail)
CAPTURA EN SISTEMA E INFORMA LOS MONTOS MEDIANTE OFICIO A CADA UNIDAD, ANEXANDO PRESUPUESTO ORIGINAL CALENDARIZADO
FIN
OFICIO DE AUTORIZACIÓN
PRESUPUESTO CALENDARIZADO
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13. CONCILIACIONES PRESUPUESTALES Objetivo Mantener un control de las adecuaciones presupuestarias autorizadas a las unidades administrativas así como el registro paralelo de dichos movimientos lo cual permitirá efectuar un cierre del ejercicio presupuestal. Políticas de Operación − Se entenderá por conciliación presupuestal la verificación de las cantidades registradas en el sistema central (SICOPEL), derivadas de las modificaciones a la estructura programática y financiera del presupuesto aprobado y el calendario de metas autorizadas a cada unidad ejecutora, con movimientos presupuestales que afecten a partidas especificas de gasto. − Las conciliaciones se llevarán a cabo mediante el intercambio de información vía electrónica y en atención personal con el área que así lo requiera. − Las conciliaciones presupuestales se llevarán a cabo entre el personal encargado de los departamentos que integran la Subadministración de Presupuesto y los responsables de recursos financieros de las unidades ejecutoras. − Como resultado de esta conciliación se emitirá por parte de las unidades ejecutoras el comunicado por vía electrónica o firmado cuando se realizan las conciliaciones personales que indique las diferencias detectadas o en su caso la aceptación de las cifras dadas a conocer por parte de la Administración de Presupuesto así como la aceptación de que cuenta en su totalidad con los documentos que amparan dichos movimientos. − En los casos en que se presenten diferencias con las unidades, la Administración de Presupuesto procederá a su solventación en un plazo máximo de 2 días.
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AÑO
UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL REGIONAL DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Genera reporte de movimientos • Reporte de del presupuesto. movimientos ACTIVIDAD
2. Procesa en Excel obtenida del reporte.
información
3. Envía información a las Unidades • Ejecutoras del Gasto mediante correo electrónico. UNIDADES EJECUTORAS DEL GASTO
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PROCEDIMIENTO:
No. PAGINA
Información (vía e-mail)
4. Inician proceso de conciliación por Unidad Administrativa de los movimientos generados durante el mes. ¿Existen diferencias? No 5. Confirma que cuenta con totalidad de la documentación.
la
Continua actividad No. 8 Si 6. Solicita a la Administración de Presupuesto, soporte documental del movimiento que corresponde. ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
7. Envía a la SIC el documento de • referencia y solicita confirmación. Continua actividad No. 4
Documentación presupuestal
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL REGIONAL UNIDAD RESPONSABLE UNIDADES EJECUTORAS DEL GASTO
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 8. Envía información por correo • Información electrónico a la Administración de (vía e-mail) Presupuesto.
ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
9. Integra carpeta de conciliaciones.
ACTIVIDAD
Fin del procedimiento.
•
Carpeta de conciliaciones
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL REGIONAL
INICIO 1
5 ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO ¿EXISTEN DIFERENCIAS?
NO
1 GENERA REPORTE DE MOVIMIENTOS DEL PRESUPUESTO
SI
6 REPORTE (SICOPEL)
8 SOLICITA AL ÁREA DE PRESUPUESTO SOPORTE DOCUMENTAL
2 PROCESA INFORMACIÓN OBTENIDA EN EXCEL
3
2
ENVÍA INFORMACIÓN A LAS UNIDADES INFORMACIÓN (e-mail)
INFORMACIÓN (e-mail)
ENVÍA A LA SIC DOCUMENTO DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN PRESUPUESTAL
ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
9 INTEGRA CARPETA DE CONCILIACIONES
FIN
UNIDADES EJECUTORAS DEL GASTO
4
1
ENVÍA INFORMACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO A LA ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
7
INICIAN PROCESO DE CONCILIACIÓN
CONFIRMA QUE CUENTA CON LA TOTALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN
2
CARPETA DE DOCUMENTACIÓN PRESUPUESTAL
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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL NIVEL CENTRAL DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 1. Genera reporte de movimientos • Reporte de del presupuesto. movimientos ACTIVIDAD
2. Se cita vía telefónica a cada una de las Unidades Ejecutoras del Gasto, para efectuar conciliación en la Administración de Presupuesto. 3. Se lleva a cabo la conciliación de • presupuesto con base al reporte de movimientos y se determinan diferencias.
Reporte de movimientos
¿Existen diferencias? No 4. Se firma la conciliación haciendo constar que no existen diferencias. Si 5. Se atiende de forma inmediata • para su aclaración, en caso de no atenderse en ese momento se especifica en la conciliación.
Fin del procedimiento.
Conciliación presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL NIVEL CENTRAL
INICIO
1
4 ¿EXISTEN DIFERENCIAS?
ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO
NO
SE FIRMA LA CONCILIACIÓN CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL
SI
5
1 GENERA REPORTE DE MOVIMIENTOS DEL PRESUPUESTO
REPORTE (SICOPEL)
SE ATIENDE DE INMEDIATO, EN CASO CONTRARIO SE ESPECIFICA EN LA CONCILIACIÓN FIN
2 SE CITA VÍA TELEFÓNICA A LAS UNIDADES EJECUTORAS
3 SE LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL
1
REPORTE (SICOPEL)
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 7
ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO 1
ADMINISTRACION GENERAL DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
Cédula de Conciliación Presupuestal de septiembre del 2003.
2
Se llevó a cabo la conciliación del presupuesto de la Unidad Administrativa, encontrando las siguientes observaciones: 3
Sobregiros Anuales Anexos de Afectación Presupuestaria (faltantes) Anexos de radicación (faltantes) 5
4
Se entrego la siguiente información: • Estado del Ejercicio
6
• Disponible Calendarizado •
Anexos de Afectaciones Presupuestarias
Firma de Conformidad 7
Unidad Administrativa
Vo. Bo. 8
Administración de Presupuesto
ANEXO 7 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CONCILIACIÓN PRESUPUESTARIA No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1
NOMBRE
Unidad Administrativa que concilia.
2
FECHA
La fecha de conciliación indicando el mes.
3
SOBREGIROS.
Se indicará con una X en el recuadro y se anexará reporte del sistema a la conciliación.
4
ANEXOS DE AFECTACIÓN (FALTANTES)
Se indicará con una X en el recuadro y se anexarán los números de los documentos faltantes.
5
ANEXOS DE RADICACIÓN (FALTANTES)
Se indicará con una X en el recuadro y se anexarán los números de los documentos faltantes.
6
ENTREGA DE INFORMACION
Se menciona la documentación recibida por parte de la unidad administrativa.
7
FIRMA DE CONFORMIDAD
Firma del representante de la Unidad Administrativa que se presentó a conciliar.
8
Vo. Bo.
Firma del Administrador de Presupuesto.
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14.- REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables, presupuestales y financieras de Pasivo Circulante o ADEFAS que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para el registro presupuestal oportuno y para el envío de los recursos correspondientes a la TESOFE. Políticas de Operación − De conformidad con el Glosario de Términos más usuales en la Administración Pública Federal, publicado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en febrero de 2001, se entiende por: ADEFAS.- (Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores), Conjunto de obligaciones contraídas, devengadas, contabilizadas y autorizadas dentro de las asignaciones presupuestarias que no fueron liquidadas a la terminación o cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Compromisos que adquiere el Gobierno Federal en un ejercicio fiscal, que se encuentran devengados al 31 de diciembre del mismo ejercicio, para ser liquidados durante el año inmediato posterior en el periodo comprendido del 2 de enero al 31 de marzo; siempre y cuando se haya informado de su monto y características a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. PASIVO CIRCULANTE.- Deudas u obligaciones que son exigibles en un plazo no mayor de un año, con la característica principal de que se encuentran en constante movimiento o rotación. − Para la creación de Pasivo Circulante o ADEFAS, las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán sujetarse a lo dispuesto en el Art. 45 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán determinar los saldos en sus cuentas, previo análisis del estado del ejercicio del presupuesto y enviar a la Administración de Presupuesto vía la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscritas a
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la Administración Central de Recursos Financieros, Oficio en el que se indiquen los montos a retirar de las cuentas pagadoras. − Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán verificar previamente a la Creación del Pasivo, que cuenten con disponibilidad presupuestal por Actividad Institucional y Objeto de Gasto para informar a la Administración Central de Recursos Financieros el monto que deberá reservar la Administración de Presupuesto para el pago del pasivo, mediante el retiro de recursos de su cuenta pagadora.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
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ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
1.
Recibe oficio por parte de Contabilidad en dónde se informa del monto a retirar de la cuentas pagadoras.
− Afectación presupuestal
2.
Verifica suficiencia presupuestal y turna la documentación del Pasivo a las Administraciones de Contabilidad y Estados Financieros y de Finanzas y Tesorería.
− Informe de pasivo
3.
Elabora flujo presupuestario con la finalidad de contar con los recursos que serán solicitados.
− Flujo presupuestario
4.
Solicita ministración a TESOFE a través de Cuenta por Liquidar Certificada
− CxLC
Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS INICIO
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1 RECIBE OFICIO CON INFORMACIÓN DE LOS MONTOS A RETIRAR DE LAS CUENTAS PAGADORAS
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL
2 VERIFICA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y TURNA DOCUMENTACIÓN DE PASIVO A ACyEF Y AFyT
INFORME DE PASIVO
3
ELABORA FLUJO PRESUPUESTARIO
FLUJO PRESUPUESTARIO
4 SOLICITA MINISTRACIÓN A TESOFE A TRAVÉS DE CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA
FIN
CxLC