MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0 PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL

FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Comunicaciones FECHA: Revista Institucional CODIGO: OC - 01 Lograr la elaboración y difusión de la revista institucional y difundir los logros alcanzados en la Institución en el ámbito social, docente, investigación y asistencial del Instituto Nacional de Salud del Niño. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA

INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA N° de revistas Registros informáticos de la Oficina de Revista publicadas Oficina de Comunicaciones Comunicaciones NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N° 566-2003 SA/DM y sus modificatorias.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Comunicaciones R.D N° 413-DG-INSN-2009 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIO • El Director de la Oficina de Comunicaciones del INSN deberá evaluar los temas a tratar y entregar al periodista de la Unidad de Prensa. • El Periodista de la Unidad de Prensa deberá coordinar con los jefes de departamento, servicios u oficinas para la realización de la entrevista y toma de fotografías. Así mismo deberá redactar, titular y editar las notas periodísticas y seleccionar las fotografías para posteriormente entregarlos al Director de la Oficina de Comunicaciones. • El Director de la Oficina de Comunicaciones deberá corregir y presentar las notas al Director General. • El Director General deberá evaluar y devolver el material aprobado a la Oficina de Comunicaciones. • El Director de Comunicaciones deberá enviar el material periodístico a la imprenta. • La Imprenta deberá elaborar el borrador de la revista: etapa de post producción (diseño, diagramación, retoque de fotografías, etc.), Luego de elaborar el borrador de la revista, entrega al Dirección General para su aprobación o solicitud de correcciones del trabajo. • Con la conformidad de la Dirección General, el borrador de la revista se deberá enviar a la imprenta para la etapa de pre prensa (quemado de placas e impresión). • El Director de la Oficina de Comunicaciones, deberá recibir la revista (ejemplares impresos) para verificar la calidad de impresión, gramaje del papel de carátula y páginas interiores, y finalmente presentar los ejemplares de la revista a la alta dirección, realizar la distribución interna y externa. FIN ENTRADAS NOMBRE

FUENTE

FRECUENCIA

TIPO

Información Institucional

Unidades Orgánicas del Instituto

Semestral

Manual

FRECUENCIA

TIPO Manual

SALIDAS NOMBRE Revista/ Boletín

DESTINO Público externo e interno

Semestral

DEFINICIONES:
Difusión: La elaboración de este tipo de productos permiten difundir los logros alcanzados y las actividades que se realizan en el INSN, los que serán analizados y observados por nuestros usuarios internos y externos. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento

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PROCESO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSION 1.0

COMUNICACIONES Revista Institucional

PROCEDIMIENTO

Instituto Nacional de Salud del Niño Oficina de Comunicaciones Unidad de Prensa Periodista

Director de Oficina de Comunicaciones Inicio

Imprenta

Director General

Coordinar y realizar entrevista y sesión fotográfica

Evaluar temas a tratar

Consolidar información, redactar, titular y editar notas y seleccionar fotografías

Remitir para revisión

¿Conforme?

NO

SI

Corregir

Revisar

¿Conforme?

NO

SI Remitir material a imprenta Elaborar borrador de revista

Aprobar borrador de revista

Realizar correcciones

NO

¿Conforme?

SI

Distribuir revista en el INSN y otras instituciones externas Fin

Imprimir revista

CODIGO : OC - 01

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL

COMUNICACIONES FECHA: CODIGO: OC-02 Lograr la difusión de temas relacionados al Instituto y Salud a los Medios de Comunicación por medio de notas de prensa. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Nota de Prensa

INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR

FUENTE RESPONSABLE Registros informáticos de Nota de N° de notas de prensa otorgadas a Oficina de la Oficina de prensa medios de comunicación Comunicaciones Comunicaciones NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N° 566-2003 SA/DM y sus modificatorias.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Comunicaciones R.D N° 413-DG-INSN-2009
Art° 23 del Capítulo V del D.L N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”
Art° 138 del Capítulo X del D.S N° 005-90-PCM “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIO • El Medio de Comunicación (prensa, radio y televisión) deberá solicitar la autorización a la Oficina General de Comunicaciones del Ministerio de Salud, para la realización de una Nota Periodística. • La Oficina General de Comunicaciones del MINSA deberá evaluar y enviar a la Oficina de Comunicaciones del Instituto la “Solicitud de Entrevista”, que deberá contener los datos del Medio de Comunicación, nombre del periodista, funcionario responsable, tema a tratar, atención del especialista asignado, modalidad de entrevista (teléfono, presencial, escrito), fecha, hora y Coordinador de la Oficina de Comunicaciones del MINSA. • El Coordinador del MINSA deberá comunicar vía telefónica a la Oficina de Comunicaciones del INSN, que ha enviado por fax la solicitud firmada por el Director de la Oficina General de Comunicaciones del MINSA a la Dirección General del INSN, para que sea firmada y autorizada. • El Director de Oficina de Comunicaciones deberá comunicar la recepción de la solicitud. • El Director General del Instituto de autorizar solicitud de entrevista deberá firmar y remitir vía fax la solicitud a la Oficina de Comunicaciones del MINSA. • La Oficina de Comunicaciones del INSN deberá coordinar con el funcionario encargado de dar declaraciones, el tema a tratar, fecha y hora. Así mismo deberá informar al medio de comunicación que está autorizada y coordinada la entrevista. • La Unidad de Prensa deberá recibir, acompañar y supervisar el trabajo del periodista durante la permanencia en la Institución, grabar el informe, si es televisivo o verificar en el medio impreso, para su difusión interna. • El Director de la Oficina de Comunicaciones deberá elaborar el informe sobre lo publicado y/o difundido y remitir al Director General. FIN ENTRADAS NOMBRE Solicitud para realizar nota periodística NOMBRE

UNIDAD DE MEDIDA

FUENTE Oficina General de Comunicaciones – MINSA SALIDAS DESTINO

FRECUENCIA

TIPO

Variable

Manual

FRECUENCIA

TIPO

Reportaje o Nota de Manual Público externo e interno Variable Prensa DEFINICIONES:
Informe Periodístico: Esta actividad permite difundir en forma coordinada y organizada diferentes aspectos que son de interés periodístico y social, a través de los Medios de Comunicación. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento

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PROCESO PROCEDIMIENTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSION 1.0

COMUNICACIONES Nota de Prensa Instituto Nacional de Salud del Niño

Medio de Comunicación

Oficina de Comunicaciones

Ministerio de Salud

Director de Oficina de Comunicaciones

Director General

Unidad de Prensa

Inicio Solicitar autorización para realizar Nota Periodística

Evaluar

NO

Fin

¿Autoriza?

SI Comunicar y enviar autorización vía telefónica y fax a la Oficina de Comunicaciones del INSN

¿Autoriza?

Comunicar

NO

Fin Coordinar con funcionario a ser entrevistado

SI

Comunicar y coordinar con medio de comunicación sobre nota de prensa a realizar

Supervisar el trabajo del periodista

Elaborar y remitir informe al Director General

Copiar o grabar el informe

Fin

CODIGO : OC - 02

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL

COMUNICACIONES FECHA: CODIGO: OC-03 Lograr el desarrollo de eventos protocolares en el Instituto. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Evento protocolar

INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR

UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE N° de eventos protocolares Oficina de Eventos protocolares Dirección General realizados en el Instituto Comunicaciones NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N° 566-2003 SA/DM y sus modificatorias.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Comunicaciones R.D N° 413-DG-INSN-2009
Manual de Protocolo del Ministerio de Salud R.M N° 638-2005/MINSA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIO

El Director de la Oficina de Comunicaciones deberá elegir el lugar, fecha y hora de realización del evento por indicación de la Dirección General, elaborar el oficio de invitación firmado por la Dirección General y remitirlo al Ministro de Salud. El oficio firmado se deberá enviar al Despacho Ministerial vía fax y por Mesa de Partes del MINSA, con 15 días previos al evento. La unidad de Imagen Institucional, deberá elaborar la lista de invitados externos e internos y elaborar el Programa Oficial: Intervenciones, intermedios musicales, break, premiaciones, etc. El Director de Comunicaciones deberá disponer la elaboración, diseño e impresión de tarjetas de invitación. La Unidad de Imagen Institucional, deberá distribuir las tarjetas a entidades gubernamentales y no gubernamentales, difundir a través de paneles, volantes, perifoneos para dar a conocer el evento (interno) y confirmar la asistencia de participantes vía telefónica. El Director de Comunicaciones, deberá coordinar con la comitiva de recepción de autoridades y personalidades sobre el desarrollo del evento. La Unidad de Imagen Institucional, deberá acondicionar y verificar el perfecto estado de la logística a utilizar en la ceremonia (mesas, mantel de ceremonias, equipo de sonido, audiovisuales, sillas, banners, banderines, etc). Ubicar a los integrantes de la Mesa de Honor de acuerdo a su jerarquía. El Director de Comunicaciones deberá dirigir el desarrollo del evento según la programación. La Unidad de Imagen Institucional deberá atender a invitados. El Director de Comunicaciones deberá agradecer y despedir a invitados por su asistencia a la ceremonia.

•

• • •

• •

• • • FIN

ENTRADAS NOMBRE Evento programado

FUENTE Oficina de Comunicaciones

FRECUENCIA

TIPO

Quincenal

Mecanizado

FRECUENCIA

TIPO Mecanizado

SALIDAS NOMBRE Evento realizado

DESTINO Público externo e interno

Quincenal

DEFINICIONES:
Imagen Institucional: La finalidad de estas actividades es fortalecer la imagen de la Institución a través de sus diferentes públicos, mostrando las fortalezas y el avance de la misma, en este tipo de eventos que permite la concentración de los medios de comunicación. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento

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PROCESO

COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO

Evento Protocolar

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSION 1.0

Instituto Nacional de Salud del Niño Oficina de Comunicaciones Director de Oficina de Comunicaciones Unidad de Imagen Institucional

Director General

Inicio Firmar oficio y remitir al MINSA

Elegir fecha, hora y lugar de realización de evento por Indicación de la Dirección General

Elaborar oficio de invitación al Ministro de Salud

Disponer la impresión de invitaciones

Elaborar Lista de invitados externos e internos

Elaborar Programa Oficial del evento

Distribuir invitaciones

Difundir realización de evento Coordinar con comitiva de recepción sobre desarrollo de evento

Confirmar asistencia de invitados

Acondicionar y verificar logística

Dirigir evento según programa

Recibir y ubicar a autoridades e invitados

Atender invitados Agradecer y despedir invitados

FIN

CODIGO : OC - 03

FECHA: FECHA: