Manual Procedimientos ServoEscolar XXI Introducción: ServoEscolar XXI es un sistema cuya finalidad es ayudar a los planteles a llevar un control mas preciso de sus dos procesos mas relevantes. El Primer proceso hace referencia al control del área de servicios escolares, en donde es necesario llevar toda la logística de las asignaturas que cursara el alumno, las evaluaciones que se le aplicara durante el o los ciclos escolares que este curse, así como la emisión de los reportes correspondientes. El segundo proceso hace referencia al área Administrativa, en donde se lleva el control en primer plano de los ingresos obtenidos por concepto de colegiaturas y los recargos derivados de estas, y en segundo plano de algunos otros ingresos eventuales, tales como reposición de credencial, cuotas de padres de familia, viajes grupales, etc. OBJETIVO El objetivo de este manual es el orientar de una manera global al personal que maneje el sistema ServoEscolar XXI respecto a cuales son los puntos principales que deben cubrirse tanto en el área de servicios escolares como en el área administrativa.

CAPITULO 1 PLANTEL 1.1 Generalidades Icono cuya finalidad es agregar un registro nuevo a la base de datos Icono cuya finalidad es borrar un registro de la base de datos Icono cuya finalidad es modificar un registro de la base de datos Icono cuya finalidad es guardar un registro Icono cuya finalidad es cancelar la edición de un registro Icono cuya finalidad es refrescar los registros de cargas masivas Icono para imprimir Icono para consultar o desplazarse entre los registros de la Base de datos

1.2 CICLOS ESCOLARES En la parte de ciclos escolares es donde se deben definir los ciclos que cursara el alumno.

ServoEscolar XXI puede llevar el control de ciclos:  Anuales  Semestrales  Cuatrimestrales  Bimestrales  Semanales Para subdividir los ciclos ServoEscolar cuenta con un campo denominado SubCiclo, en el cual se le puede asignar un numero a cada uno de los SubCiclos. Cabe mencionar que para llevar un determinado orden se recomienda utilizar el siguiente esquema: Ciclo 2016

SubCiclo 0 61 62 41 42 43 21 22 23 24 24

Descripción Ciclo anual Semestre 1 Semestre 2 Cuatrimestre 1 Cuatrimestre 2 Cuatrimestre 3 Bimestre 1 Bimestre 2 Bimestre 3 Bimestre 4 Bimestre 5

En la ventana de ciclos escolares se cuenta con: Inicio de cursos: Fin de cursos:

La fecha en que iniciara el ciclo escolar Fecha en que concluirá el ciclo escolar

Fecha base:

La fecha que se utilizara para realizar el calculo de estadísticas, y esta deberá ser siempre igual a la fecha de inicio de cursos. Ciclo administrativo: Es el ciclo en el cual se cobrara NOTAS:  Este proceso deberá realizarse cada vez que se abra un nuevo ciclo escolar. 1.3 DEPARTAMENTOS ACADEMICOS Un Departamento Académico concentra y procesa la información escolar de una o mas secciones dentro de una Institución Educativa. COMPLEMENTAR CON LA GRAFICA DEL MANUAL DE IMPLEMENTACION

1.4 SECCIONES 1.4.1 REGISTRO DE SECCIONES Una Sección representa una división académica del Plantel. Desde los niveles básicos hasta el Nivel Medio Superior, una Sección representa un Nivel de Escolaridad como Preescolar, Primaria, Secundaria, Bachillerato A Nivel Superior las diferentes carreras o postgrados que el Plantel ofrece pueden ser representados como Secciones.

Al implantar ServoEscolar XXI por primera vez en un Plantel, se deben de identificar y codificar apropiadamente las diferentes Secciones que integran el Plantel. Ejemplo: K P S B

KINDER PRIMARIA SECUNDARIA BACHILLERATO

LD LCP IC ARQ

LIC. EN DERECHO LIC. EN CONTADURIA PUBLICA ING. CIVIL ARQUITECTURA

MA ME MCC

MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN MAESTRIA EN EDUCACION MAESTRIA EN CIENCIAS COMPUTACIONALES

DFL DCP

DOCTORADO EN FILOSOFIA Y LETRAS DOCTORADO EN CIENCIAS POLÍTICAS

En la ventana de Secciones se cuenta con: Clave Descripción Desc. Corta Depto. Académico Orden Dependencia Servicio Nivel Ed.(IEDU) Categoría Clave Incorporación

Turno

Grados

Zona escolar Edad Validar Edad

Clave de la sección (3 dígitos). Nombre de la sección. Nombre resumido de la sección. Departamento académico al cual pertenece la sección. Numero de sección que representa dentro de la institución educativa. Institución a la cual depende el colegio. Ejm. SEP, UNAM, etc. Servicio que presta dicha sección. Nivel Educativo para emisión complemento IEDU en Facturas Identifica si la sección es de gobierno, particular o particular incorporada. Identifica el numero de incorporación de la institución educativa en caso de que esta sea incorporada a una dependencia. Turno en que se impartirá dicha sección. Estos pueden ser: Matutino, Vespertino, Nocturno, y en caso de que la institución educativa cuente con mas de un turno, deberá seleccionarse la opción Discontinuo. Numero de Años, Semestres, Cuatrimestres o Bimestres (Ciclos Administrativos) en el cual se culminaran los estudios en dicha sección. Zona escolar a la que pertenece la institución educativa. De que edad a que edad se recibirán alumnos a esta sección. En caso de que esta opción se encuentre validada, el sistema no permitirá el ingreso de NINGUN alumno que se encuentre fuera del rango de edades especificado en el la sección.

NOTAS:  Este proceso se debe realizar al Implementar ServoEscolar XXI y cada vez que se incremente una sección a la Institución Educativa. 1.4.2 PARAMETROS DE LAS SECCIONES. ServoEscolar tiene la posibilidad de poder generar una matrícula numérica de forma automatizada. Para generar dicha matricula se deberá tomar en cuenta una base (Que no cambia) y siguiendo por un numero consecutivo por cada una de las secciones. O en su defecto se podrá contar con un número consecutivo sin importar la sección a la cual sea inscrito el alumno.

ServoEscolar recomienda que se implemente el siguiente esquema para matricular al alumnado. BASE CONSECUTIVO 16 4 9999 2 dígitos para identificar el 1 digito para identificar el 3 o 4 dígitos para el ciclo escolar numero de sección al que número consecutivo se inscribe el alumno automático. BBB CCCC Bajo este esquema se puede controlar la inscripción del alumnado, permitiendo un total de hasta 9999 alumnos por cada ciclo escolar en cada una de las secciones del plantel. Asimismo, también permite identificar por medio de la matricula desde cuando el alumno se encuentra en la institución educativa. También se cuenta con un campo para especificar el horario que regirá a dicha sección. Cabe mencionar que este se definirá en el modulo correspondiente ubicado dentro de la sección correspondiente a escolar. NOTAS:  Este proceso se debe realizar cada vez que se incremente un ciclo escolar en la Institución Educativa.  En caso de que el plantel decida no manejar la matricula automatizada NO DEBERA DEFINIRSE NADA EN LOS CAMPOS DE BASE Y FORMATO DE MATRICULA.  En caso de que el plantel tenga su matriculación con caracteres alfanuméricos consecutivos, este modulo NO servirá para la generación automatizada, y la matricula deberá de ser controlada y capturada manualmente por parte de la institución educativa

1.5 GRUPOS 1.5.1 REGISTRO DE GRUPOS

En este modulo es donde se registrarán cada uno de los grupos disponibles en cada una de las secciones del plantel.

Los grupos pueden pertenecer a dos categorías, las cuales son: GRUPOS ABIERTOS: en este tipo de grupos son grupos en donde tomaran clases compartidas alumnos de varias secciones, GRUPOS CERRADOS: En este tipo de grupos son los que generalmente se manejan dentro de un plantel educativo, en los cuales no se revuelven alumnos entre secciones ni entre grados. Notas: Los grupos deben generarse cada vez que se abra un ciclo escolar. Se recomienda dar de alta todos los grupos que se ocupen dentro del plantel, aun que no sean ocupados, ya que estos pueden ser duplicados. 1.5.2 DUPLICAR GRUPOS Este modulo tiene como finalidad el duplicar todos los grupos que se hayan capturado a un ciclo escolar diferente, así ahorrando tiempos de captura para el personal de la institución educativa

Notas:  Este proceso se realiza una vez cada ciclo escolar. 1.6 PLANES DE ESTUDIO 1.6.1 REGISTRAR PLANES DE ESTUDIO Este modulo sirve para registrar cada uno de los planes de estudio con que cuente la institución educativa en cada una de sus secciones.

Se pueden capturar los dos tipos de estudio con los que puede contar una institución educativa: OFICIAL:

Este tipo de plan de estudios es el que contendrá todas y cada una de las asignaturas que la institución académica reporta a

INTERNO:

una institución superior, tal como la SEP, UNAM, USEBEQ, etc. Este tipo de plan de estudios es el que contendrá las materias extraoficiales que imparta la institución educativa.

NOTAS El registro de planes de estudio se manejará solo durante la implementación del sistema y cuando haya cambios en alguno de los planes de estudio con los que cuente la institución educativa. 1.6.2 REGISTRO DE ASIGNATURAS Este modulo sirve para capturar todas y cada una de las asignaturas que se impartan dentro de la institución educativa.

Las asignaturas deben ser capturadas con su clave oficial o con las claves que designe el colegio cuando no existan estas claves oficiales. En el caso de que no existan claves oficiales se recomienda ampliamente que se estructuren de la siguiente manera: S Sección a la cual pertenece la asignatura

HIS Nombre de la asignatura

1 Grado en la que se imparte la materia

NOTAS: Las etiquetas de las asignaturas que se impartan en un grado de escolaridad no deberán repetirse ya que puede causar confusión al momento de realizar la captura de resultados y/o al traer información de las mismas. La institución educativa deberá de seleccionar entre la descripción y la descripción corta para que sea mostrado en las boletas internas. Este proceso se realizara cada vez que se incremente una asignatura a un nuevo plan de estudio. 1.6.3 ESTRUCTURAR PLANES DE ESTUDIO

En este modulo es donde se definirán todas y cada una de las asignaturas que tomara el alumno en cada uno de los grados con los que cuente el plan de estudios, ya sean de carácter obligatorio o de carácter optativas. Cabe mencionar que para estructurar el plan se deberá de posicionar en el plan de estudio a ser estructurado y darle clic en el icono de modificar FIGURA 1

Se deberá pasar cada una de las materias que se imparten en cada grado al área de asignaturas (derecho). FIGURA 2

Se deberán especificar las propiedades de la asignatura (Número de Horas que se imparte la asignatura, carácter obligatorio u optativo, número de créditos de la asignatura, máximo de faltas, y la seriación en caso de ser requerido)

La seriación sirve para validar si la materia previamente debió ser acreditada, cursada (que la haya llevado el alumno) o en curso (puede estar cursando el alumno en paralelo la materia). El icono sirve para mostrar los planes de estudio de manera que muestre las asignaturas que se imparten por cada grado como se ve en la figura siguiente.

NOTAS:  La estructuración de planes deberá de realizarse al hacer la implementación del sistema, cada vez que se estructure un nuevo plan de estudios y cuando haya cambios en los créditos o máximo de faltas. 1.7 PERSONAL 1.7.1 REGISTRO DEL PERSONAL En este modulo es en donde se realizara la captura de todos y cada uno de los empleados dentro de la institución. Cuando se cuente con el modulo de servicios escolares deberá de registrarse al menos el personal del departamento docente, ya que estos serán indispensables para realizar la programación de clases que se vera en el apartado de servicios escolares. El registro del personal se realiza por medio de un asistente el cual solicitara los datos necesarios para realizar dicha captura. Un punto muy importante dentro de este modulo es el estructurar de una manera adecuada las claves que estos llevaran. Ya que esa clave se manejara mas adelante para la emisión de algunos reportes. Cabe mencionar que la longitud de la clave no deberá exceder los 5 dígitos. Las dos estructuras que se recomiendan seguir son las siguientes: ESTRUCTURA 1 Esta estructura se compone a base de las iniciales del nombre empezando por apellido paterno, Materno, Nombre(s). en caso de que exista ya capturado algún personal con la misma nomenclatura se añadirá un numero consecutivo al final de la clave. Nombre Barrientos Reyes Isela Samantha Esparza González Miriam Guadalupe Bernal Ríos Ivonne Sandra

Clave BRIS EGMG BRIS1

ESTRUCTURA 2 Esta estructura estará conformada por los primeros 4 dígitos del RFC del personal, y al igual que en la estructura anterior en caso de repetirse se incrementara un numero consecutivo al final de la clave Nombre Barrientos Reyes Isela Samantha Esparza González Miriam Guadalupe Bernal Ríos Ivonne Sandra

Clave BARI EAGM BERI

Como se podrá observar e ambas estructuras recomendadas se manejan claves nemotécnicas. NO es recomendable manejar como clave un numero consecutivo, el numero de nomina o el numero de empleado ya que muchas veces esto no nos proporciona gran información al momento de filtrar nuestros reportes, o al realizar consultas de los expedientes del personal. Las pantallas que mostrara el asistente de registro del personal serán las siguientes: Datos generales (Obligatorio)

Currículo del personal (informativo)

Áreas en las que puede impartir Clases (Informativo)

Las áreas podrán capturarse en el icono que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla de registro de áreas en que puede impartir el personal. Registro de plazas

Los departamentos podrán darse de alta en el icono que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de registro de plazas del personal. Los puestos podrán darse de alta en el icono que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de registro de plazas del personal Cabe mencionar que en esta ultima pantalla, la fecha de contrato deberá estar siempre llena, y la fecha de termina contrato deberá estar vacía, pues de lo contrario el personal NO aparecerá en reportes. 1.7.2 CONSULTAS DEL PERSONAL En este modulo se podrán modificarse cada una de las pantallas que se llenaron en el asistente de registro del personal, a excepción de la ultima pantalla correspondiente a plazas, ya que esta se encuentra en un apartado exclusivo de plazas en donde se podrán capturar las fechas de termino de contrato, así como agregar nuevos departamentos y plazas a un personal especifico cuando este tenga mas de dos plazas o departamentos.

Asimismo en este modulo de consultas es en donde se le puede añadir la imagen del personal como se muestra a continuación:

Así como también podrá añadirse el horario disponible del personal, y simplemente es con carácter informativo.

1.7.3 REPORTES DEL PERSONAL

Este modulo sirve para obtener los reportes referentes exclusivamente a los datos capturados del personal, con excepción del horario disponible que es de carácter únicamente informativo. Los Reportes que pueden obtenerse son los siguientes:

Como podrá observarse en la imagen anterior, todos los reportes traen combos de filtrado, y por medio de ellos se pueden obtener reportes que contengan la información de forma mas precisa. Y dichos combos variaran según el reporte que se desee obtener. 1.7.4 PLAZAS DEL PERSONAL En este apartado, es en donde se podrán capturar nuevas plazas cuando el personal tenga mas de una plaza, así como también se podrá capturar la fecha de termina contrato en caso de que ya no requiramos que el personal aparezca con estatus activo.

1.7.5 TITULARES Este modulo permite especificar los titulares que tendrán los grupos por cada uno de los ciclos escolares.

1.7.6 EXPEDIENTES DEL PERSONAL Este modulo cuenta con dos opciones, la primera opción es REGISTRAR en donde se capturaran cada uno de los expedientes del personal. Dichos expedientes pueden ser clasificados por rubros o tipos de expedientes que podrán definirse en el icono localizado en la parte superior izquierda de la pantalla. Por lo general los tipos de

expedientes que se definen para el personal son: Cursos, Despidos, Eventos, Faltas Injustificadas, Incapacidades, Renuncias, Cartas de Extrañamiento y Expedientes Médicos.

La segunda opción es el modulo de CONSULTAS de expedientes, en donde se podrán visualizar e imprimir los expedientes capturados en el apartado anterior. En este modulo encontraremos combos de filtrado, los cuales nos servirán para reducir el rengo de los expedientes capturados y que nos muestre la información que le precisamos en ellos.

1.8 AULAS. En este modulo es donde capturaremos todas y cada una de las aulas existentes en la institución educativa. Dichas aulas pueden ser: Laboratorios, Talleres, Salones de clases, Aulas Múltiples o audiovisuales, Canchas recreativas o deportivas, Etc. Etc. Todas y cada una de las áreas en donde se vaya a registrar alguna actividad, ya que estas aulas nos servirán para poder organizar y definir bien nuestros horarios de clases.

CAPITULO 2 ALUMNOS Este capitulo tiene como finalidad realizar las inscripciones y reinscripciones de cada uno de los alumnos pertenecientes a la institución educativa. Lo primero que debe definirse en este modulo es la documentación 2.1 DOCUMENTACION En este modulo es en donde se capturan cada uno de los documentos que se le pedirán a los alumnos para realizar su inscripción o reinscripción, ya que el sistema puede tener un control de que documentación ha sido ya entregada y cual se encuentra pendiente de entregar para los alumnos de Nuevo Ingreso, Corrientes o Repetidores.

Dichos documentos pueden darse de alta con el icono ubicado en la parte superior derecha, y podrán darse de alta tantos documentos como la institución educativa lo requiera. Al igual que en el modulo de estructuración de planes de estudio, el modulo de documentación cuenta con el icono , el cual permite visualizar bajo una estructura de árbol de datos los documentos que se pedirán por cada uno de los grados existentes en la sección. Así como también cuenta con el icono , el cual permite duplicar la documentación de un ciclo escolar a otro, en caso de que esta sea la misma que el ciclo anterior. 2.2 INSCRIPCIONES Este asistente nos permitirá realizar las inscripciones y reinscripciones de los alumnos que integran la institución educativa, así como también nos permitirá asignarle la sección y el grado que cursará durante el ciclo escolar. Dicho asistente se conforma de las siguientes pantallas: Inscripción de alumnos (obligatorio)

En esta parte del asistente será necesario definir en que ciclo escolar se desea inscribir el alumno, así como la sección y el tipo de ingreso que desea ser registrado. Los tipos de ingreso son: Nuevo Ingreso, Corriente y Repetidor. Cabe mencionar que si el alumno es de nuevo ingreso, al momento de dar un clic en el área blanca de matricula, esta se generara de forma automática según los parámetros que se le hayan definido en la sección departamentos por sección. Y que de ser este un alumno corriente o repetidor se tendrá que seleccionar el alumno a reinscribir por el icono ubicado del lado derecho de la matricula. Asimismo se puede observar que al escribir el nombre del alumno, y darle la tecla Enter el sistema pone diagonales por cada espacio que encuentre, esto es con la finalidad de intentar distinguir los apellidos paterno y materno del nombre, funcionando de manera adecuada la mayoría de los casos, pero cuando se encuentra con un apellido compuesto como es el caso de “DE LA PEÑA” el sistema pondrá diagonales de forma inadecuada. Estas diagonales deberán corregirse manualmente en caso de que se encuentren diagonales de mas, es decir, debe de existir únicamente DOS diagonales en todo el nombre del alumno, una que distinga apellido paterno de apellido materno, y otra que distinga el apellido materno del nombre. Datos de la familia (Opcional para Universidades)

En esta parte del asistente deberán escribirse cada uno de los datos relacionados con la familia, tal como el nombre del padre, nombre de la madre y el domicilio de la FAMILIA. Y aun que esta ventana es de carácter opcional se recomienda ampliamente que sea llenados cada uno de los campos que se piden, (por lo menos la dirección de la familia y los nombres de los padres), ya que estos datos complementan algunos de los reportes que se emiten correspondientes a los alumnos y familias. Datos del Alumno

En esta pantalla del asistente es donde se capturan los datos del alumno, si el alumno vive con sus padres, bastará con palomear la opción de Vive con sus Padres y se pondrá la dirección de la familia automáticamente en la parte de domicilio, de lo contrario se le podrá capturar un domicilio alterno al alumno. Es importante que todos los alumnos tengan capturados los campos de fecha de nacimiento, el sexo y la zona geográfica, ya que estos campos pueden afectar reportes y estadísticas del sistema. Datos de Inscripción (Obligatorio)

En los datos de inscripción deberá asignarse el grupo al cual se desea inscribir al alumno, así como palomear el o los planes de estudio que este deberá cursar, ya que en base a estos se asignará la carga académica en la siguiente ventana del asistente Carga Académica

En esta ventana del asistente se podrá modificar, agregar y eliminar asignaturas que el alumno llevará, así como el grupo en donde las cursara, en caso de que el alumno recurse alguna asignatura, este será el apartado en donde se le asignara o desde el modulo de consultas si este ya se encuentra inscrito. Documentación Solicitada

En este apartado es donde se le dice al sistema cuales son los documentos que se están recibiendo y cuales quedan pendientes de entregar. Asimismo, existe en esta pantalla el icono Definir Documentos, desde el cual se podrá acceder al modulo de documentación, en caso de que haga falta definir o modificar algún documento. Impresión de Forma de Inscripción

En esta ultima pantalla del asistente se podrá mandar a imprimir a un medio físico o visualizar en la pantalla la forma o ficha de inscripción que la institución educativa designa para validar que los datos se hayan capturado correctamente y/o entregar al padre de familia u alumno como comprobante de que su inscripción ha sido realizada correctamente. 2.3 CONSULTAS En este modulo es donde se realizarán las modificaciones, consultas y correcciones que se requieran de los datos ya capturados del alumno.

Cabe mencionar que, al teclear los primeros dígitos del apellido paterno, y ejecutar icono de consulta, este se acercara lo mas posible al registro que se esta buscando, y por cada alumno el sistema mostrara en la parte inferior los ciclos en los cuales ha estado inscrito dicho alumno, así como el grupo para una rápida referencia. Al seleccionar algún alumno nos traerá todos y cada una de las ventanas que fueron capturadas en el asistente de inscripción. A al igual que el modulo de consultas del personal, en este modulo, se adiciona una sección en la cual se podrá capturar la fotografía del alumno

Cabe mencionar que aun que se puede capturar la fotografía de los alumnos de forma manual, no siempre es lo mas idóneo, pues el proceso es muy lento. Para agilizar dicho proceso se encuentra el icono localizado en la esquina superior derecha, con el cual podremos cargar todas las fotografías de un grupo de forma rápida y fácil, e invertirlas 90, 180 o 270 grados de ser necesario.

2.4 REPORTES DE LOS ALUMNOS En este modulo es donde podremos obtener los reportes correspondientes a los alumnos con los datos que han sido capturados hasta el momento. Dichos reportes son los siguientes:

Y como podrá observarse estos también presentan combos de filtrado para obtener la información concreta que se le solicite. Y estos variar según el reporte solicitado. 2.5 EXPEDIENTES DE LOS ALUMNOS Este modulo, al igual que el de expedientes del personal cuenta con dos opciones, la primera opción es REGISTRAR en donde se capturaran cada uno de los expedientes del personal. Dichos expedientes pueden ser clasificados por rubros o tipos de expedientes que podrán definirse en el icono localizado en la parte superior izquierda de la pantalla. Por lo general los tipos de expedientes que se definen para el alumnado son: Disciplina o Reportes, Cartas Condicionales, Expulsiones o Suspensiones, Aseo, Acuerdos y Expedientes Médicos.

La segunda opción es el modulo de CONSULTAS de expedientes, en donde se podrán visualizar e imprimir los expedientes capturados en el apartado anterior. En este modulo encontraremos combos de filtrado, los cuales nos servirán para reducir el rengo de los expedientes capturados y que nos muestre la información que le precisamos en ellos.

CAPITULO 3 ESCOLAR (SERVICIOS ESCOLARES) El módulo Control Escolar integra todos los procesos relacionados con el Control Académico del Plantel, los cuales debido a la naturaleza de las tareas académicas automatizadas, este módulo se divide en tres secciones primordiales para llevar el control, dichas secciones son::

PERIODO ORDINARIO: Este periodo agrupa todo el proceso escolar y tareas que se llevan a cabo durante el tiempo ordinario de las clases.

PERIODO EXTRAORDINARIO: Este periodo agrupa los procesos de control escolar relacionados con el periodo académico extraordinario (cuando el alumno Reprueba y se va a exámenes extraordinarios).

HISTORIA: Este periodo es el que mostrara todo el historial académico del alumno durante toda su estancia en el colegio e incluye los procesos comunes y generación de informes relacionados. 3.1 PERIODO ORDINARIO 3.1.1 EVALUACIONES: En este modulo es en donde se definirán los aspectos básicos que la institución educativa emplee para evaluar al alumnado y consta de 4 aspectos principales los cuales son: ASPECTOS DE EVALUACION

En esta sección es donde se definen cada una de los rubros a evaluar durante el periodo escolar. Por lo general los aspectos mas usados son Calificaciones y Faltas. Sin embargo se pueden definir algunos rubros extras como lo son Conducta, Participaciones, Tareas.

ESCALAS DE LITERALES En esta sección es donde se definen cada una de las escalas de literales a presentar por aspecto, es decir, una calificación numérica el sistema se encargara de evaluarla, y presentar ya sea una letra o una imagen que represente el rango de la calificación.

ACTIVAR ASPECTOS En esta sección es donde se definen los parámetros que conformaran cada uno de los aspectos que se crearon, ya sean, calificaciones, faltas, conducta, etc etc. Es importante mencionar que las calificaciones y conducta se activan de forma distinta a las faltas, ya que las dos primeras se evalúan por lo general del 0 al 10, y las faltas pueden ir del 0 a 30,60. según el esquema que presentemos en nuestros sistemas de evaluación (Evaluaciones mensuales o evaluaciones bimestrales)

Es simple lo que se debe definir en este apartado, simplemente se le dice cual será la calificación mínima que se podrá recibir (0) y cual será la calificación máxima (10 O 100 cuando se evalúe bajo esta escala). Posteriormente nos preguntara cual es la calificación mínima aprobatoria (por lo general es 6), nos preguntara también cuantos decimales contaran nuestros aspectos, el digito que deseamos de redondeo (por lo general 5 es para calificaciones y conducta cuando se manejan decimales y 0 se deberá definir siempre que la activación del aspecto corresponda a las faltas), y por ultimo la escala de literales que deseamos ocupar. No hay un estándar de la activación de los aspectos, ya que cada institución educativa puede manejar de forma distinta sus evaluaciones internas. Cabe también mencionar que esta activación deberá existir en cada ciclo escolar en los que se vayan a evaluar las distintas actividades académicas de la institución educativa. SISTEMAS DE EVALUACION En este apartado es donde se estructurara todas y cada una de las evaluaciones que se tendrán en el transcurso del ciclo escolar. Estas pueden definirse fácilmente observando una boleta de la institución educativa. Los sistemas de evaluación se componen de dos tipos de campos, los primeros son campos de datos que por lo general son cada una de las evaluaciones mensuales o bimestrales que se tienen (ejm Parcial 1, Parcial 2, etc etc). El segundo corresponde a lo

que son datos calculados o formulas. Estas llamaran datos de dos o mas filas de datos para realizar sumas, promedios, redondeos, truncados numéricos y condicionales. Las claves que sean elegidas para identificar cada uno de los parciales a evaluar NO DEBERAN SER DUPLICADAS, pues además de ser la principal manera de identificar sus evaluaciones, estas permiten almacenar los datos en las tablas del sistema, y si contienen valores duplicados podrían causar confusión tanto al sistema como a usted mismo cuando desee emitir reportes. Por ejemplo En una primaria se pueden realizar evaluaciones mensuales, requerir calificaciones bimestrales y una calificación final (promedio final). Dicho esquema descrito se expresaría de la siguiente forma DATOS SEP, OCT, NOV, DIC, ENE, FEB, MAR, ABR, ETC ETC. FORMULAS: BIMESTRE 1 = ((SEP + OCT)/2) BIMESTRE 2 = ((NOV + DIC)/2), ETC ETC. CALIFICACION FINAL = ((B1 +B2+B3+B4+B5)/5) Sin embargo a lo mejor en una primaria lo único que les interesa evaluar son cada uno de los bimestres y tener como resultado una calificación o promedio final. Bajo este esquema, la forma de estructurar el sistema de evaluación seria el siguiente: DATOS: BIM 1, BIM 2,BIM 3, BIM 4, BIM 5 FORMULAS: CALIFICACION FINAL = ((B1+B2+B3+B4+B5)/5) En una universidad podría ser que solamente se tengan dos parciales y una calificación final. Bajo dicho esquema, el sistema de evaluación se estructuraría de la siguiente forma. DATOS: PARCIAL 1, PARCIAL 2 FORMULAS: CALIFICACION FINAL = ((PARCIAL1 + PARCIAL 2)/2) Sin embargo las formulas pueden complicarse aun mas. Supongamos que en el caso de la universidad el primer parcial vale el 40% y el segundo parcial el 60% restante En este caso la formula podría quedar de la siguiente forma CF=((PARCIAL1*0.4)+(PARCIAL2*0.6) Se pueden emplear otras instrucciones que nos permitirán realizar la manipulación de nuestros datos, dichas instrucciones son: REDO#: Nos permite redondear la cifra a determinado numero de decimales, ejemplo: REDO0 (Redondea la cifra a cero decimales) REDO1 (Redondea la cifra a un decimal) TRUN#: Nos permite truncar la cifra a determinado numero de decimales, ejemplo: TRUN0 (Trunca la cifra a cero decimales) TRUN1 (Trunca la cifra a un decimal)

IF: sirve para meter una condicional en la formula, es decir, permite evaluar una condición y en base a eso realizar determinada acción si el resultado es verdadero y otra acción en caso de que la condición sea falsa (SOPORTA ESPAÑOL E INGLES) EJM SI (CONDICION) ENTONCES (VERDADERO) SINO (FALSO) SI (P1)INSCRIPCIONES y ahí inscribir a cada uno de los alumnos 10. Por ultimo es la asignación de pagos y becas a los alumnos que se hace en el modulo de administración>conceptos de cobro >asignación de pagos (ya que no pasan automáticamente) NOTAS GENERALES

Siempre que se pida duplicar algo fijarse bien en los ciclos si no se podrian duplicar los conceptos en un mismo ciclo y empieza crear problemas en dado caso siempre tener un respaldo

Cualquier duda o aclaración quedo a sus generosas ordenes

ATENTAMENTE L.I.A. L.A.C.C. José Omar Esparza González Gerente Sistemas Microsip de México S.A de C.V