PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA SENADO DE LA REPÚBLICA

1.

CODIGO: TH-Pr01 VERSIÓN: 02 FECHA DE APROBACIÓN: 2016-09-29

OBJETIVO

Desarrollar las actividades establecidas que se deben seguir en el Senado de La República, para la administración y operación de la nómina y la emisión de certificados.

2.

ALCANCE

Se inicia con los listados de novedades emitidos por las diferentes dependencias involucradas (Dirección General, Secretaria General, División de Recursos Humanos, Sección de Selección y Capacitación, Sección de Pagaduría) y finaliza con él envió de los reportes de nómina de Senadores, UTL, planta, a la División Financiera y Presupuesto.

3.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES   

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Reportes: información generada por el sistema de nómina, frente a una consulta realizada por los usuarios del mismo. Aportes parafiscales: aporte de la nómina mensual, que se realiza sobre los factores que constituyen salario y que son base para la liquidación del aporte parafiscal. Descuentos por Libranzas: son los descuentos que se presentan cuando el funcionario autoriza a entidades que cuenten con convenio vigente con la Entidad como: fondos de empleados, cooperativas, bancos, cuota sindical entre otros, a que realicen deducciones sobre su salario o prestaciones sociales. Cronograma de recepción de Novedades y pagos de nómina: planificación anual, con fechas límites establecidas para la recepción de novedades, cierre y pago de nóminas mensuales. Embargos: corresponde a una retención del salario declarado por un juez o un organismo competente para ser aplicado a la nómina. EPS: entidad promotora de salud. ARL: administradora de riesgo laboral. Novedades de Movimiento de la planta de personal: corresponde a las novedades de insubsistencia o renuncia, nombramiento y posesión, traslados, ascensos, encargos y comisiones de estudio y de carrera fuera o dentro de la entidad. Nómina Periódica: corresponde al pago mensual percibido por cada funcionario proporcional al tiempo laborado durante el mes. Nómina Adicional: corresponde a una nómina diferente a la periódica, para hacer el pago de un devengado no pagado en la nómina correspondiente (novedad recibida fuera de tiempo establecido), para un pago retroactivo o para un devengado que debe pagarse en una fecha diferente al de la nómina periódica (prima de navidad, prima de servicios, prima semestral). Novedades de información salarial: corresponde a las novedades que afectan la retefuente, afiliaciones y traslados de fondos de salud, pensión o cesantías y afiliaciones a sindicatos. Novedades de incapacidades y licencias: involucran las novedades de licencias por maternidad, por paternidad, no remuneradas (luto o calamidad domestica), remuneradas, incapacidades por enfermedad general otorgadas por la EPS del afiliado, por riesgos laborales otorgadas por la ARL.

ELABORO Nombre: M. Rincón Cargo: Jefe Sección de Registro y Control

REVISO Nombre: Yury Heltmhur García T. y Marisol Rincón Rozo Cargo: Jefe División de Recursos Humanos y Jefe Sección Registro y Control

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APROBO Nombre:

GRUPO EVALUADOR SGC

No. Acta y Fecha: 046 del 29 de septiembre 2016

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Otros descuentos: Descuentos autorizados por los funcionarios, como medicina prepagada, seguros exequiales, aportes a AFC, seguros de vida, etc. Emolumentos: Liquidación para aportes parafiscales que se establecen según la normatividad vigente. Nomina: Relación general de los funcionarios y miembros del Senado, en la cual registran los devengados, deducidos y neto a pagar por concepto de salarios y prestaciones sociales a cada funcionario vinculado en planta de personal de la entidad en el respectivo periodo de pago. Novedad: Insumo de nómina que corresponde al documento soporte que relaciona las situaciones administrativas, descuentos legales, jurídicas y voluntarias que tiene un efecto directo en la liquidación y pago de nómina. Planilla Integrada: Es un sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Salud y de Protección Social, para realizar los aportes a la seguridad social, pensiones, salud, ARL y parafiscales. Reporte de terceros: Documento generado por el aplicativo de nómina que corresponde a la relación de descuentos aplicados a los funcionarios en la liquidación de nómina para ser girados a terceros.

4. RESPONSABLES Responsable del procedimiento: Jefe Sección de Registro y Control, es responsable de: a) recibir las novedades de las diferentes dependencias en las fechas establecidas y para el periodo correspondiente. b) verificar la capacidad de endeudamiento y de pago de los funcionarios, acorde con las libranzas recibidas. c) proyectar las resoluciones de vacaciones colectivas y horas extras, para aprobación del Director (a) General. d) aplicar las novedades del periodo. e) generar, revisar y corregir los errores de pre nómina. f) realizar el cierre de nómina. g) generar la nómina definitiva y los reportes de devengados y deducciones correspondientes, una vez se hayan realizado las correcciones de pre nómina y el respectivo cierre. h) firmar el resumen de nómina junto con los demás funcionarios de la Sección de Registro y Control que participan. Director (a) General: es responsable de: suscribir todos los actos administrativos que afectan la nómina de igual forma la aprobación del cronograma de recepción de novedades, pagos de nómina y listados finales de las respectivas nóminas. Secretario General: es responsable de a) dar fe con su firma de lo actuado y numerar todas las resoluciones proferidas por el Director (a) General, que afecten la nómina, b) reportar las situaciones administrativas de los Senadores, tales como posesiones, retiros, declaratoria de vacancia de Senadores por renuncia, fallecimiento, perdida de investidura o suspensión por investigación, licencias no remuneradas, permisos, inasistencia injustificada a sesiones o cualquier otra novedad que pueda llegar a afectar la nómina de los Senadores, c) remitir a la Dirección General Administrativa y a la División de Recursos Humanos, los actos administrativos y situaciones que puedan afectar la nómina, según sea su competencia. Jefe División de Recursos Humanos: es responsable de a) reportar las novedades de su competencia de acuerdo con lo establecido en este procedimiento, b) firmar los respectivos formatos de novedades, c) ordenar el cierre de nómina de conformidad con el cronograma de recepción de novedades y pagos de nómina, d) firmar los listados finales de nómina, e) autorizar las modificaciones

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de liquidación en el sistema, f) delegar la revisión y elaboración de los reportes de novedades y notificación de actos administrativos de acuerdo con los controles establecidos. Administrador del aplicativo de nómina: es responsable de: a) realizar backups de nómina antes y después de cada cierre tanto de las tablas del aplicativo como de los listados finales. b) crear, eliminar o modificar usuarios y perfiles de nómina. c) aplicar modificaciones causadas por errores involuntarios a los archivos históricos siempre y cuando sean autorizados por el Jefe de Recursos Humanos y Registro y Control. d) instalar las actualizaciones al aplicativo y las modificaciones enviadas por el proveedor del software, e) apoyar el proceso de nómina cuando se presentan circunstancias atípicas como pagos con retroactivos, cambios de normatividad, f) modificación o actualización de reglas de liquidación acordes con la normatividad vigente, g) dar apoyo al aplicativo de nómina cuando este sea requerido, h) hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en los contratos de actualización de nómina. Jefe de la Sección de Pagaduría: es responsable de a) previa verificación de la capacidad de pago y endeudamiento del funcionario por parte de la Sección de Registro y control, el pagador autoriza y remite nuevamente a la Sección de registro y control las libranzas para la afectación de la nómina, b) inclusión, validación en el sistema de nómina, archivo y custodia de los embargos remitidos por las autoridades competentes. El Jefe de la Sección de Selección y Capacitación: es responsable de a) remitir a la Sección de Registro y Control las novedades de nómina, relacionadas con las posesiones de los funcionarios nombrados, ascendidos o encargados, con su respectiva EPS, fondo de pensiones, fondo cesantías a la que este afiliado.

5. CONDICIONES GENERALES  

    

Las novedades que afecten la nómina, deben ser reportadas en los formatos establecidos por el Sistema de gestión de calidad. Las novedades referentes a posesiones, nombramientos, retiros, renuncias, traslados, comisiones, encargos, ascensos, insubsistencias, retiros, horas extras en tiempo o en dinero, disfrute, interrupción o aplazamiento de vacaciones, prima de vacaciones, indemnización de vacaciones, compensación de vacaciones, licencias remuneradas o no remuneradas, estarán amparadas en actos administrativos, que para tal fin expida el Director(a) General. Para efectos de revisión, se podrá realizar vía correo electrónico con los usuarios asignados o en forma física sobre la pre nómina impresa. Como autocontrol, la Sección de Registro y Control revisa la pre nómina, además de los funcionarios designados de las dependencias que remiten las novedades. Las novedades de libranzas, descuentos y aportes a cooperativas, autorizados por el funcionario, serán reportadas por la Sección de Pagaduría y a la Sección de Registro y Control. El Director (a) General, remitirá a la División de Recursos Humanos los formatos de programación, ejecución y control diario, de las horas extras con el visto bueno del Director (a) General, quien la firmará previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). La proyección de la resolución de liquidación de horas extras y vacaciones, la elaborará la Sección de Registro y Control, de acuerdo con el reporte de novedades, remitido por la División de

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recursos Humanos; en caso de necesitarse resoluciones especiales o motivadas la proyección la elaborará la División de Recursos Humanos. Las novedades de vacaciones, se deben reportar en el mes inmediatamente anterior a la fecha del inicio del disfrute y los aplazamientos se deben reportar antes del inicio del disfrute de éstas, deberán ser solicitadas por el Jefe Inmediato y aprobadas mediante acto administrativo. Para efectos de indemnización de vacaciones de personal activo el Director (a) General deberá solicitar a la Sección de Presupuesto el respectivo CDP, para efectos de autorizar la proyección de resolución por parte de la División de Recursos Humanos. La Dirección General Administrativa mediante circular, determinará las fechas de inicio y terminación de las vacaciones colectivas de los funcionarios de la Entidad, en el mes de noviembre de cada año. Los funcionarios del área administrativa, deberán presentar a la Dirección General Administrativa, las solicitudes de disfrute de vacaciones con el visto bueno de su jefe inmediato, con una antelación de 30 días calendario a la fecha del inicio del disfrute. Si el disfrute es para él mes de diciembre, el reporte lo debe hacer la División de Recursos Humanos, en las novedades de noviembre respectivamente, mientras que dichos funcionarios no tengan vacaciones colectivas. Las resoluciones para el pago por indemnización, interrupción y aplazamiento de vacaciones, serán proyectadas por la División de Recursos Humanos, para la firma del Director(a) General. Todas las novedades referentes a Senadores, serán remitidas por la Secretaria General a la Dirección General Administrativa y División de Recursos Humanos. Es obligación del funcionario y de su jefe inmediato, reportar a la División de Recursos Humanos las novedades de incapacidades y licencias, de manera inmediata vía correo electrónico al correo [email protected] y de manera física en los tres días hábiles siguientes a la expedición de la misma, anexando la respectiva incapacidad en original, que solo puede ser otorgada por la empresa promotora de salud a la que este afiliado el funcionario o por la administradora de riesgos laborales ARL. Es obligación del funcionario, informar a la División de Recursos Humanos la aceptación o rechazo de traslado de fondo (salud, pensión y cesantías). La División de Recursos Humanos, deberá reportar las novedades de aceptación de traslados de fondos a la Sección de Registro y Control, para que afecten directamente a la nómina. Las novedades de embargo serán recepcionadas, custodiadas e ingresadas al sistema por la Sección de Pagaduría, previa autorización del jefe de dicha sección. Los cierres y pagos de las diferentes nóminas: periódica, prima de navidad, prima semestral, prima de servicios, bonificación de dirección, se harán efectivas de acuerdo al cronograma de pagos de cada año. El formato de paz y salvos y de saldos pendientes de descuentos por nómina, lo entregara la División de Recursos Humanos de acuerdo con el formato de paz y salvo establecido por el sistema de gestión de calidad, con el fin de que el funcionario lo trámite, el cual también se podrá descargar desde la página web de la entidad. La administración y los backups del aplicativo de nómina, serán responsabilidad de la División de Planeación y Sistemas, específicamente del administrador del sistema. Los cambios estructurales tales como modificación de reglas, manipulación de tablas, estructuras de archivos, cambios de remuneración entre otras, será responsabilidad del administrador del sistema. Se requiere anualmente, contar con el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo que permita hacer los cambios estructurales necesarios frente a la normatividad vigente, es necesario que el supervisor del contrato de nómina y el dueño del proceso gestionen que este mantenimiento sea constante.

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La aprobación de códigos de descuentos de nómina, serán autorizados por la Dirección General Administrativa, quien remitirá a la Sección de Pagaduría para revisión y verificación de requisitos, una vez cumplido con esto, la Sección de Pagaduría enviará a la División de Planeación y Sistemas, para la asignación del código en el aplicativo de nómina. Es de aclarar que la Sección de Pagaduría es responsable de la asignación de códigos, verificar que la entidad operadora se encuentre inscrita en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas “RUNEOL”, de conformidad a la ley 1527 de 2012. La División de Planeación y Sistemas, deberá informar a la Sección de Registro y Control los códigos nuevos de descuento aprobados, junto con el nombre de la cooperativa o entidad financiera a quien se le aprueba. Para asignar un código en el sistema de información a una entidad que preste servicios de libranzas o a una cooperativa, es indispensable que presente ante la Dirección General Administrativa la siguiente documentación: si es cooperativa, copia de la autorización expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar actividades financieras; si no, copia de la autorización expedida por la Superintendencia Bancaria para realizar actividades financieras; certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio; copia del RUT; fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal; dos referencias comerciales de estar realizando actividades similares con otras entidades del sector público; fotocopia de los estados financieros del último año (balance general y estado de resultados) y el portafolio de servicios actualizado. Las cooperativas se deben regular conforme a lo estipulado para la aprobación de códigos y la regulación interna para los convenios con las entidades financieras. La emisión de certificados de tiempo de servicio de funcionarios y certificados de factores salariales, los expedirá la Sección de Registro y Control, en el siguiente horario lunes y martes 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m. y Jueves 8:30 a.m. a 12:00 p.m. La expedición de certificados de periodos anteriores a 1996, se entregaran en un plazo de ocho días hábiles. La expedición de certificado de tiempo de servicio para ex funcionarios menores a dos años de su retiro, lo expedirá la División de Recursos Humanos a los ocho días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud y la correspondiente a los ex funcionarios que superen este lapso de tiempo, la expedirá esta misma división, previa solicitud de la información contenida en las historias laborales, a la Unidad de Archivo administrativo, quienes para efecto de dar respuesta, contarán con un término perentorio de tres días. Los certificados de funciones serán expedidos por la División de Recursos Humanos a los cinco días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud. Mientras el aplicativo no sea en línea, no se podrá hacer reversión de la nómina una vez cerrada. Las certificaciones para expedición de bonos pensionales de los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda, deberán ser expedidos por el Jefe de la Sección de Registro y Control. De igual forma y para efecto de control antes de la respectiva firma, deberán ser revisados por otra persona diferente a quien los realizó siempre y cuando se cuente con el personal. Las certificaciones para expedición de bonos pensionales de los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda de los Ex Senadores y Senadores, deberán ser expedidos por el Jefe de la Sección de Pagaduría de acuerdo al certificado laboral expedido por la Secretaria General. Los estudios de capacidad de endeudamiento deberán estar acompañados de: solicitud de libranza, carta de autorización del funcionario firmada conjuntamente por la entidad financiera o crediticia, paz y salvo cuando se requiera, documento que especifique el monto de la deuda, el valor a descontar, el número de cuotas y la nómina de la que debe ser descontado el crédito y desprendible del último pago correspondiente al descuento. Las libranzas no se podrán tramitar ni aprobar si comprometen vigencias diferentes a la actual.

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La planilla única de autoliquidación de aportes, deberá ser pagada a más tardar el primer día hábil de cada mes de acuerdo con el digito de verificación del NIT de la Entidad, con el fin de evitar intereses moratorios. Las novedades en dicha planilla solo pueden corresponder a novedades del respectivo mes. En caso de existir novedades de traslados de fondos del mes anterior que no pudieron ser reportadas en la planilla, deberán ser reportadas a los fondos a través de oficios antes de 15 días calendario o a través de una planilla de corrección de ser posible. La doceava mensual de cesantías para el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), deberá ser pagada en la misma fecha de acuerdo con las dos anteriores condiciones establecidas, de igual forma los parafiscales y los aportes a seguridad social. Las novedades de licencias, e incapacidades, podrán ser remitidas en cualquier momento siempre y cuando pertenezcan al periodo de pago, de lo contrario no podrán ser reportadas en planilla acarreando detrimento fiscal. Es decir, quedan exceptuadas de ser solamente remitidas los primeros 14 días de cada mes. Las novedades de licencias, e incapacidades deberán ser reportadas de manera inmediata y ser incluidas en la planilla en las fechas reales de ocurrencia, para tal fin se requiere que sean reportadas a la Sección de Registro y Control, tan pronto se tenga conocimiento de la novedad.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No.

Descripción de la Actividad

Responsable o Rol

Registros

PROYECTAR EL CRONOGRAMA DE PAGO DE NOMINA

1

Proyectar el cronograma de pago de nóminas a más tardar el mes de febrero de cada año, para aprobación del ordenador del gasto, el cual contiene las fechas de pago: nómina Jefe Sección periódica, prima de servicios, prima de navidad, prima Registro y Control bonificación por dirección, prima semestral (ley 52), fechas límites de radicación de novedades, fechas límites de recepción de novedades en Sección de Presupuesto, fecha de pago.

Cronograma

RECIBIR REPORTE MENSUAL DE NOVEDADES

2

Funcionario Recibir los reportes de novedades de la División de Recursos designado Sección Humanos y la Sección de Selección y Capacitación, según Registro y cronograma aprobado, referentes a situaciones Control administrativas. RECIBIR REPORTE DE NOVEDADES SENADORES

3

Recibir de la División de Recursos Humanos, las posesiones de Senadores remitidas por la Secretaria General.

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Jefe Sección de Registro y Control

Comunicación interna y Formato según novedad Reporte de Formato THFr13 Comunicaciones internas Secretaria General

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No.

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Descripción de la Actividad

Responsable o Rol

Registros

Funcionario designado de Recursos Humanos

Formato según novedad

Funcionarios designados Sección de Registro y Control

Formato según novedad

Funcionario designado Sección de Registro y Control

Proyecto Acto Administrativo

Funcionario designado Sección Registro y Control

Reporte THFr02

Funcionario designado Sección de Registro y Control

Novedades de Libranzas

Funcionario Sección de Registro y Control

NA

REALIZAR EL REPORTE DE HORAS EXTRAS 4

Realizar el reporte de horas extras dentro de las novedades del mes siguiente a que se causen, a la Sección de Registro y Control. REGISTRAR LAS NOVEDADES DEL LIQUIDAR EN EL SISTEMA DE NOMINA

5

PERIODO

A

Recibir, clasificar y organizar por concepto las novedades reportadas por las diferentes dependencias. Ingresar las novedades al aplicativo y verificar que la información digitada en el aplicativo, corresponda a los soportes de novedades. PROYECTAR EL ACTO ADMINISTRATIVO DE HORAS EXTRAS

6

Proyectar el acto administrativo para revisión y legalización de la División de Recursos Humanos en un término no mayor a un día, de acuerdo con los soportes de reconocimiento de horas extras, enviado por la División de Recursos Humanos. REGISTRAR LAS HORAS EXTRAS EN EL SISTEMA

7

Registrar en el sistema de nómina, el reporte definitivo de novedades de horas extras y el número de la resolución remitido. REALIZAR EL ESTUDIO ENDEUDAMIENTO

8

DE

CAPACIDAD

DE

Recibir y estudiar la capacidad de endeudamiento de las solicitudes de libranzas, con entidades financieras o crediticias de acuerdo al Art. 5 Ley 1527 de 2012. Una vez verificada la capacidad de pago, se da visto bueno por parte de la Sección y se remite a la Sección de Pagaduría, para su aprobación y firma (este trámite no durará más de dos días hábiles en cada sección). INCLUIR LAS NOVEDADES DE LIBRANZAS

9

Incluir las novedades de libranzas en el sistema de nómina de acuerdo con las libranzas aprobadas por la Sección de Pagaduría.

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No.

Descripción de la Actividad REMITIR MENSUAL

LA

DISPONIBILIDAD

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Responsable o Rol

Registros

Funcionario designado Sección de Presupuesto

Comunicación interna

Funcionario Sección de Registro y Control

Documento de Pre-nomina

PRESUPUESTAL

Remitir por parte de la Sección de Presupuesto, en los cinco primeros días del mes a la Sección de Registro y Control, la disponibilidad presupuestal, con el fin de que la Sección de 10 Registro y Control solicite los faltantes respectivos a la Sección de Presupuesto y esta a su vez, tramite los respectivos traslados, lo anterior solo en caso de que algún rubro este por debajo de lo establecido en el PAC del respectivo mes. ELABORAR Y LIQUIDAR LA PRE-NOMINA Liquidar la pre-nómina antes de la fecha de cierre de la respectiva nómina, de acuerdo con el cronograma 11 establecido, e informar a la División de Recursos Humanos, Secciones de Selección y Capacitación y Pagaduría para la respectiva revisión.

REVISAR LA PRE-NOMINA Revisar la pre-nómina e informar a la Sección de Registro y Control, las modificaciones a que haya lugar, de no 12 informarse se entenderá que están correctamente incluidas las novedades. Esta actividad no podrá tomar más de dos días hábiles. Nota: los documentos correspondientes a la prenomina, se mantendrán disponibles por un periodo de seis meses. LIQUIDAR Y CERRAR LA NOMINA 13 Liquidar y hacer cierre definitivo de la nómina, para lo cual, la Sección de Registro y Control requiere de dos días hábiles para hacerlo. REALIZAR EL BACKUP 14 Realizar el Backup mensual de las tablas del aplicativo y de los reportes generados, una vez el funcionario asignado de Registro y Control lo solicite. FIRMAR EL RESUMEN DE NOMINA 15

Firmar por parte de los funcionarios que realizan la inclusión directa en el sistema de cada una de las novedades por los

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Funcionarios designado de Recursos Humanos, Selección y Capacitación y Sección de Pagaduría

Documento de Pre-nomina

Funcionario Asignado Sección de NA Registro y Control Administrador del sistema de Nómina y Funcionario Comunicación Asignado interna Sección de Registro y Control Funcionarios involucrados Resumen de Recursos Nómina y Oficio Humanos,

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No.

jefes de la Sección de Registro y Control y la División de Recursos Humanos, por último el (la) Director (a) General, y remitirlo a la Sección de Presupuesto para la expedición de los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal.

16 Realizar la transmisión de planilla integrada autoliquidación de aportes por el respectivo operador.

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Descripción de la Actividad

TRANSMITIR LA PLANILLA INTEGRADA

CODIGO: TH-Pr01

Responsable o Rol Registro y Control

Funcionario asignado de la de Sección de Registro y Control

Registros

NA

REALIZAR LA TRANSMISIÓN DEL ARCHIVO PLANO AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO Funcionario Realizar mensualmente la transmisión del archivo plano de asignado de la 17 los aportes realizados al Fondo Nacional del Ahorro, por la Sección de plataforma de fondo virtual, una vez cerrada la nómina y Registro y Control antes del primer día hábil del siguiente mes, con el fin de que la Sección de Pagaduría realice el respectivo pago.

NA

TRANSMITIR PAGOS Realizar la transmisión de los pagos de las diferentes 18 nóminas a los funcionarios y Senadores, una vez la Sección de Registro y Control haya subido los archivos correspondientes en la plataforma virtual del Banco.

Funcionario asignado de la Sección de Pagaduría

NA

Jefe Sección de Pagaduría

NA

ABONAR A CUENTAS 19

Autorizar y abonar los pagos a las cuentas individuales. GENERAR Y ENVIAR REPORTES DE NOMINA

Generar y remitir a las dependencias correspondientes los reportes de pagos a terceros y deducciones de nómina 20 (Sección de Pagaduría), listados alfabéticos y de ingresos y retiros (Carnetización, Sección Bienestar y Urgencias Médicas, Biblioteca, Caja de Compensación, División de Planeación y Sistemas).

Funcionario Asignado de Sección de Registro y Control

Reporte de Nomina

7. PUNTOS DE CONTROL  Recepción de novedades (Comparación)  Revisión de pre-nomina  Autorizaciones de capacidad de endeudamiento.  Cronograma de recepción de Novedades y pagos de nómina

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8. BASE LEGAL Ver normograma

9. ANEXOS  Anexo No.1: Flujograma del procedimiento. 10. FORMATOS                        

TH-Fr01 Reporte novedades de retiros. TH-Fr02 Reporte novedades de horas extras. TH-Fr03 Reporte novedades licencias e incapacidades TH-Fr04 Reporte novedades traslados de pensión y cesantías. TH-Fr05 Reporte novedades traslados de EPS. TH-Fr06 Reporte de novedades aclaratorias y revocatorias de resoluciones. TH-Fr07 Reporte novedades primas técnica de UTL y planta. TH-Fr08 Reporte novedades fecha de no solución de continuidad. TH-Fr09 Reporte novedades prorrogas de encargos y provisionales. TH-Fr10 Reporte novedades encargo del cargo y de funciones. TH-Fr11 Reporte novedades modificación de categoría de UTL. TH-Fr12 Reporte novedades de movimientos entre planta y UTL. TH-Fr13 Reporte novedades nombramiento de Senadores. TH-Fr14 Reporte novedades de comisiones de carrera administrativa. TH-Fr15 Reporte alivio retención en la fuente. TH-Fr16 Reporte novedades suspensión funcionarios. TH-Fr17 Reporte novedades licencias e incapacidades Senadores. TH-Fr18 Reporte novedades vacaciones. TH-Fr19 Reporte resolución vacaciones. TH-Fr20 Reporte retención en la fuente. TH-Fr51 Formato reporte novedades plan complementario medicina prepagada. TH-Fr49 Autorización de descuento por vacaciones. TH-Fr54 Formato reporte de descuentos autorizados por funcionarios. TH-Fr55 Formato reporte de novedades suspensión de pago y aportes.

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS N.A

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12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

FECHA

01

Por cambio en la estructura de codificación del SGC esta versión reemplaza el anterior documento “PE02-S04_V05 Subproceso administración de nómina” Se emite versión para divulgación e implementación.

29 de mayo de 2014

02

Actualización y ajuste general del documento, fortaleciendo las actividades, condiciones generales, responsabilidades y términos.

29 de septiembre de 2016

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Anexo No 1. Flujograma Inicio

Proyectar el cronograma de pago de nómina

Recibir reporte mensual de novedades

Recibir reporte de novedades de senadores

Realizar el reporte de horas extras

Registrar las novedades del periodo a liquidar en el sistema de nómina

Proyectar el acto administrativo de horas extras

Liquidar y cerrar la nómina

Revisar la prenómina

Elaborar y liquidar la pre-nomina

Remitir la disponibilidad presupuestal mensual

Incluir las novedades de libranzas

Realizar el estudio de capacidad de endeudamiento

Registrar las horas extras en el sistema

Realizar el backup

Firmar el resumen de nómina

Transmitir la planilla integrada

Realizar la transmisión del archivo plano al Fondo Nacional del Ahorro

Transmitir pagos

Abonar a cuentas

Generar y enviar reportes de nómina

Fin

CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividades Documentos relacionados Conector de documentos relacionados Conector de actividades

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