UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Documento

INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG

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I-SI-SIG-001

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14-04-2015

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INSTRUCTIVO 1.NOMBRE

2.PROCESO

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG 3. OBJETIVO Y ALCANCE: Establecer la metodología, estructura y forma para la elaboración de los diferentes documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de la UFPSO. Inicia desde la identificación de la necesidad de elaborar un documento hasta la aprobación y publicación del mismo. Aplica para todos los documentos que se generen en el SIG. 4. RESPONSABLE: Coordinador del Sistema Integrado de Gestión 5. DEFINICIONES: 

Actividad: Conjunto de tareas o trabajos necesarios para llevar a cabo algo.



Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del SIG que controla los cambios realizados en dicho documento y asegura su trazabilidad. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de esta y la nueva revisión del documento.



Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético, digital o sistematizado.



Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la Institución a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.



Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la Institución a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.



Documentos Obsoletos: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados y/o eliminados para evitar su uso no intencional.



Informe: Documento en el cual se da cuenta de los avances realizados a lo largo de un proyecto o proceso.



Plantilla: Son documentos modelos que se pueden usar para crear otros documentos del mismo tipo.

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Proceso: Conjunto de actividades que transforman elementos de entrada en producto o servicio.



Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.



Revisión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.



Tarea: Trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. 6.CONTENIDO

Consideraciones: Este instructivo está realizado teniendo en cuenta el Manual de imagen documental, el Manual de imagen corporativa de la institución y la Guía de diseño para implementar el SGC bajo la norma NTC GP1000.   



  

El fin de este instructivo es el de establecer la metodología, estructura y forma para la elaboración de los siguientes documentos: Caracterización, Procedimientos, Instructivos, Manuales, Guías, Protocolos y Formatos. Todos los documentos deben contener información clara, precisa y coherente que facilite a las personas que los usan su comprensión. La redacción de las actividades debe denominarse en verbo en infinitivo por ejemplo (solicitar, evaluar) o el sustantivo correspondiente al verbo (solicitud, evaluación); se debe redactar en tiempo presente y en forma impersonal (elaboración, verificación, realizar, definir). En el caso de las actividades de los procedimientos estas deben ser párrafos cortos donde se definan las mismas. Los documentos deben ser realizados en las plantillas establecidas por el SIG, el tipo de letra utilizado es Arial, tamaño de fuente doce (12), para las tablas que utilizan sombreados el color utilizado es (Blanco, Fondo 1, Oscuro 15%), el tamaño de papel utilizado es carta a excepción de los formatos que también pueden ser elaborados en tamaño oficio. En todos los documentos las revisiones inician con la letra A y van avanzando consecutivamente con cada actualización. Los documentos como manuales, guías, protocolos o informes, que contengan una estructura en la nomenclatura deben contener tabla de contenido insertada. Para la identificación (nombre del documento) siempre se debe iniciar con el código del documento (ver manual de codificación institucional M-SG-ARC-002), raya al piso, nombre del documento en mayúscula, raya al piso, la abreviatura de revisión (Rev), raya al piso y la letra de la versión en mayúscula. Ejemplo: R-SI-SIG-005_ PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS_Rev A.

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Los documentos generados por los procesos que no tengan codificación, ni plantilla establecida por el SIG deberán ser elaborados en la plantilla básica; esta contiene el encabezado y pie de página de la institución y se encuentra publicada en el link http://www.ufpso.edu.co/sig/procedimientos_sig#arbol_procesos.

6.1 ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIÓN

Responsable: Líder del proceso

La caracterización de procesos es un documento que busca establecer la relación con los demás procesos, los insumos y salidas del proceso, los clientes, los riesgos, los parámetros de control, los elementos de seguimiento y de medición (indicadores), permitiendo clarificar su objetivo. Este documento debe contener los siguientes ítems: Plantilla de caracterización: encabezado y pie de página en Plantilla 1 de acuerdo al M-SGARC-001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Nombre del proceso: Denominación exacta con la cual se creó el proceso en el mapa de procesos de la Universidad. Objetivo: Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso, al iniciar el objetivo es recomendable utilizar verbos en infinitivo, esto permitirá medir el cumplimiento del mismo. Ejemplo: Qué hace el proceso + Cómo lo va hacer a través de (atributos de calidad y/o ambientales y/o seguridad y salud). Alcance: Identifica donde inicia y donde termina el proceso en cuanto a sus actividades. Actividad de inicio + actividad fin del proceso. Líder del proceso: Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está el proceso de acuerdo a la Resolución No. 0062 del 19 de abril de 2013. Cargo que responde por el cumplimiento del objetivo del proceso. Entrada / Insumo: Se refiere a los insumos, materias primas y/o información (documentos) que se requiere para llevar a cabo el proceso. Estos pueden provenir de otros procesos o de clientes externos. Actividades claves del proceso: Nombre de las operaciones o tareas propias de una dependencia o proceso. Es la transformación que realiza el proceso a los insumos /entradas que ha recibido. PHVA: Se identifica la etapa a la cual pertenece la actividad clave del proceso. Su transformación es parte del P (Planear), H (Hacer), V (Verificar) o A (Actuar). El PHVA es el ciclo de mejora continua que ejecutan todos los procesos de manera sistemática para lograr su objetivo y mejorar continuamente. Salida / Resultado: Son los resultados (productos) que se obtiene al ejecutar las actividades del proceso. Generalmente se convierte en otros documentos. Usuarios del Proceso: Quienes reciben las salidas, les interesa y las pueden usar. Existen dos clases de usuarios Internos: Se refiere a los procesos del SGC, que reciben las salidas (resultados) de un proceso.

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Externos: Se refiere a los usuarios de la prestación del servicio o usuarios receptores del producto de la organización. Pueden ser estudiantes, entes externos o partes interesadas. Recursos humanos: Indicar los cargos y cantidad que intervienen en el proceso. Las personas mínimas que se requieren para ejecutar las actividades del proceso y lograr su objetivo. Cargos que realizan las actividades del proceso. Infraestructura: Indicar los equipos, instalaciones, servicios de apoyo (hardware, software) que se requieren para el proceso. Requisitos legales: Incluir la lista de los requisitos legales y reglamentarios internos y externos aplicables al proceso (normograma). Requisitos del SIG: Estos incluyen los requisitos (numerales de la norma) del Sistema de Gestión de Calidad y los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno que son auditables para el proceso. Riesgos: Indicar los riesgos asociados al proceso (mapa de riesgos); los cuales se controlarán para mitigar su afectación al logro del objetivo. Parámetros de control: Listado de variables y atributos de calidad y/o ambientales y/o seguridad y salud que el proceso debe controlar. Si no se controlan estas variables, el objetivo del proceso se puede ver afectado. Las variables son los aspectos que debe cumplir el proceso para prestar un servicio conforme, son identificadas para los clientes y los requisitos legales. Seguimiento: Actividades que se emplean sobre los parámetros de control con el fin de verificar su cumplimiento. (Encuesta, lista de verificación, cronograma de trabajo, normograma). Medición: Herramientas que se emplean para medir los parámetros de control que se han identificado para obtener resultados cuantificables. (Indicadores). Aspectos – Impactos: Los aspectos son los elementos de las actividades del proceso que interactúan con el medio ambiente a través del consumo, generación, uso, disposición, vertimiento, descargas. Los impactos son los cambios benéficos o adversos que sufre el medio ambiente a causa de los aspectos ambientales como contaminación, agotamiento, aprovechamiento, desplazamientos. El proceso debe identificarlos y es responsabilidad del líder controlarlos. Peligros – Riesgos: Los peligros son las situaciones o actos con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas o una combinación de ambos. El riesgo es la probabilidad de que ocurra un evento peligroso y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser casada por él. El proceso debe identificarlos y es responsabilidad del líder controlarlos. Nombre, firma y cargo: Del líder del proceso Control de cambios: Relación de los cambios o modificaciones realizados al documento, incluye (fecha, control de cambios y revisión).

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Responsable: Líder o Jefe de dependencia El Procedimiento es un documento que describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuenciales establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o servicio. Los pasos para realizar un procedimiento son: 6.2. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Por parte del líder del proceso y su personal de apoyo 1. Identificar la necesidad. 2. Autorización de la elaboración de procedimientos, otorgada generalmente por el responsable de la dependencia donde se aplicará. 3. Definición del alcance del procedimiento. 4. Recolección y documentación de la información actual. 5. Preparación de un borrador del procedimiento. 6. Solicitud de revisión del borrador del procedimiento al área del sistema integrado de gestión. Por parte del sistema integrado de gestión 7. Revisión, validación, ajuste, aprobación y publicación del procedimiento. Por parte del líder del proceso 8. Divulgación y socialización del procedimiento al equipo de trabajo y otros procesos involucrados 9. Control a la implementación del procedimiento. Los procedimientos deben contener lo siguiente: Plantilla de procedimiento: Encabezado y pie de página en Plantilla 1 de acuerdo al M-SGARC-001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Nombre del procedimiento: Denominación que abarca el objetivo, producto o servicio de las actividades descritas en el documento. Proceso: Se refiere al proceso al cual pertenece el procedimiento documentado. Objetivo: Describe con un verbo en infinitivo el propósito u objetivo para el cual fue diseñado dicho documento. Por ejemplo: “Establecer las actividades necesarias para….”, “Definir la metodología para…”. Alcance: Se indica la delimitación de las actividades descritas en el documento. Donde inicia y donde termina el procedimiento. Responsable: Es aquel cargo o rol del funcionario que debe garantizar la ejecución total de las actividades descritas en el procedimiento. Ejemplo: “Líder del proceso de…..” o “Coordinador de…” o “Jefe de…”. Definiciones: Se deben definir aquellas palabras o términos que serán referenciados o utilizados en la descripción de las actividades del documento y cuya interpretación pueda

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presentar dificultades para quien lo ejecuta o cualquier otra persona que lea el procedimiento. Descripción del procedimiento: Descripción de las actividades a realizar, respondiendo al qué, al cómo, al dónde, al quién, al con qué y al cuándo. Las actividades deben ser descritas de manera secuencial y lógica a fin de que la persona que ejecuta la acción tenga una guía para realizarla. Responsable: Persona o personas encargadas de ejecutar la actividad. Se debe colocar el cargo de estas personas. Registros: Son los documentos que se generan como prueba de la realización de las actividades. Existen actividades que no generan registro, por tal razón este campo no es obligatorio. En el caso de que los registros queden evidenciados en un formato existente debe colocarse el código. Ejemplo: F-AR-ADM-010. Si no es un formato codificado se colocará el nombre del registro Ejemplo: Encuesta de satisfacción del cliente. Documentos referenciales: Son documentos de soporte asociados al procedimiento. Estos documentos pueden ser internos o externos. Los documentos de referencia mencionan el procedimiento y/o lo complementan y/o hacen referencia normativa o legal a la realización de alguna actividad. Anexos: En este campo se listan alfabéticamente todos los formatos que fueron descritos en el campo Registro con su nombre y código. Elaboró: Cargo y firma de la persona que elaboró el documento ya sea porque lo ejecuta o por solicitud del líder del proceso. Esto permite establecer trazabilidad sobre la información contenida en el procedimiento. Revisó: Persona encargada de revisar que el documento cumple con las características exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad. El encargado de firmar esta sección es el Coordinador del SIG, a excepción de los manuales de los sistemas de información y manuales de bioseguridad que son revisados por el experto técnico respectivo. Aprobó: Firma del líder del proceso al cual está adscrito el procedimiento. Los documentos del proceso SIG son aprobados por el representante de la dirección. Control de cambios: Relación de los cambios o modificaciones realizados al documento, incluye (fecha, control de cambios y revisión). Responsable: Líder o Jefe de dependencia Los instructivos de trabajo son documentos que describen en detalle cómo se realiza una tarea. Un documento como manual, guía, procedimiento puede requerir la intervención de instructivos que definan las indicaciones para la realización de una o varias tareas. 6.3. ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS

Los instructivos deben contener lo siguiente: Plantilla de instructivo: Encabezado y pie de página en Plantilla 1 de acuerdo al M-SGARC-001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Nombre del instructivo: Denominación que abarca el objetivo, producto o servicio de las actividades descritas en el documento

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Proceso: Se refiere al proceso al cual pertenece el instructivo. Objetivo y Alcance: Describe el propósito u objetivo para el cual fue diseñado dicho documento y la delimitación de las actividades descritas en el documento. Donde inicia y donde termina el instructivo. Responsable: Es aquel cargo o rol del funcionario que debe garantizar la ejecución total de las actividades descritas en el instructivo. Ejemplo: “Líder del proceso de…..” o “Coordinador de…” o “Jefe de…”. Definiciones: Se deben definir aquellas palabras o términos que serán referenciados o utilizados en la descripción de las actividades del documento y cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta o cualquier otra persona que lea el instructivo. Contenido: Descripción de los pasos a realizar cada tarea de manera secuencial y lógica a fin de que la persona que ejecuta la acción tenga una guía para realizarla. También pueden ser diferentes actividades que realiza el proceso coherente con el nombre del procedimiento sin que entre ellas haya alguna relación. Responsable: Persona o personas encargadas de ejecutar la tarea. Se debe colocar el cargo de la o las personas responsables. Documentos referenciales: Son documentos de soporte o de referencia asociados al instructivo. Estos documentos pueden ser internos o externos. Los documentos de referencia mencionan el instructivo y/o lo complementan y/o hacen referencia normativa o legal a la realización de alguna actividad. Anexos: En este campo se listan alfabéticamente todos los formatos que fueron descritos en el contenido del instructivo. Elaboró: Cargo y firma de la persona que elaboró el documento ya sea porque lo ejecuta o por solicitud del líder del proceso. Esto permite establecer trazabilidad sobre la información contenida en el instructivo. Revisó: Persona encargada de revisar que el documento cumple con las características exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad. Para los instructivos de la UFPSO el encargado de firmar esta sección es el Coordinador del SIG. Aprobó: Firma del líder del proceso o jefe de dependencia al cual está adscrito el instructivo. Control de cambios: Relación de los cambios o modificaciones realizados al documento, incluye (fecha, control de cambios y revisión). 6.4. ELABORACIÓN DE MANUALES O Responsable: Líder o Jefe de GUIAS dependencia Los manuales son documentos que contienen en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre la identidad de un proceso en cuanto a sus objetivos, políticas, direccionamiento estratégico, entre otros. En el caso de productos o servicios los manuales contienen información específica, instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal de acuerdo a cada tipo de usuario y las consideraciones que deben tenerse en cuenta para cumplir con alguna disposición reglamentaria. Los manuales cuya función es netamente técnica, busca describir en forma organizada y

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detallada los pasos para ejecutar una actividad usando una herramienta informática o un equipo, entre otros dispositivos o elementos. Los manuales deben contener lo siguiente: Plantilla manuales: Encabezado y pie de página en Plantilla 3.1 de acuerdo al M-SG-ARC001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Tabla de contenido: Debe ser (insertada) con hipervínculos a los títulos del documento. Pueden incluirse listas de tablas o figuras adicionalmente para mayor claridad del documento. Presentación: Breve explicación del proceso o dependencia que elabora el manual y la finalidad del mismo. Introducción: Descripción secuencial y lógica de la forma como está estructurado el manual y los elementos que se van a encontrar. Contenido del documento: Descripción de los diferentes elementos previstos en la tabla de contenido de forma secuencial. Pueden agregarse, tablas, figuras entre otros apoyos visuales para ampliar la explicación y brindar mayor claridad. El lenguaje utilizado debe ser coherente, pertinente y adecuado teniendo en cuenta el tipo de usuario al que va dirigido. Elaboró: Cargo y firma de la persona que elaboró el documento ya sea porque lo ejecuta o por solicitud del líder del proceso. Esto permite establecer trazabilidad sobre la información contenida en el manual. Revisó: Persona encargada de revisar que el documento cumple con las características exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad. Para el caso de los manuales del proceso de Sistemas de Información Tecnología y Telecomunicaciones y los manuales de bioseguridad de la UFPSO el encargado de firmar esta sección es el experto técnico asignado. Aprobó: Firma del líder del proceso o jefe de dependencia al cual está adscrito el documento. Control de cambios: Relación de los cambios o modificaciones realizados al documento, incluye (fecha, control de cambios y revisión). Responsable: Líder o Jefe de dependencia Los protocolos son documentos que contienen acciones, lineamientos, conductas y/o reglas que deben seguirse de forma secuencial para llevar a cabo un procedimiento o producir una comunicación. 6.5. ELABORACIÓN DE PROTOCOLOS

Los protocolos deben contener lo siguiente: Plantilla protocolos: Encabezado y pie de página en Plantilla 3.1 de acuerdo al M-SG-ARC001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Contenido del documento: Especificación detallada de las acciones o reglas a seguir. Pueden agregarse, tablas, figuras entre otros apoyos visuales para ampliar la explicación y brindar mayor claridad. El lenguaje utilizado debe ser coherente, pertinente y adecuado

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teniendo en cuenta el tipo de usuario al que va dirigido Elaboró: Cargo y firma de la persona que elaboró el documento ya sea porque lo ejecuta o por solicitud del líder del proceso. Esto permite establecer trazabilidad sobre la información contenida en el manual. Revisó: Persona encargada de revisar que el documento cumple con las características exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad. Aprobó: Firma del líder del proceso o jefe de dependencia al cual está adscrito el documento. Control de cambios: Relación de los cambios o modificaciones realizados al documento, incluye (fecha, control de cambios y revisión). Responsable: Líder o Jefe de dependencia Los formatos son instrumentos para recolectar las evidencias de las actividades que ha realizado el proceso, existen diferencias entre el concepto de formato y registro, el formato son plantillas, que nos sirven para registrar la información después de realizar o ejecutar las actividades y los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de las actividades o resultados obtenidos, es decir la información ya registrada como evidencia en el formato. 6.6. ELABORACIÓN DE FORMATOS

Los formatos deben contener lo siguiente: Plantilla de formato: Encabezado y pie de página en Plantilla 1 de acuerdo al M-SG-ARC001_MANUAL DE IMAGEN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Estructura: Pueden ser documentos y/o tablas. Lo importante del formato es que su estructura sea clara, suficiente y adecuada para recopilar las evidencias de una determinada actividad. Nota: los formatos no contienen dentro de su estructura el control de cambios, este es registrado dentro del listado maestro de documentos. 7. DOCUMENTOS REFERENCIALES: Manual de imagen documental institucional M-SG-ARC-001 Manual de codificación institucional M-SG-ARC-002 Guía de diseño para implementar el SGC bajo la norma NTCGP 1000 8.ANEXOS:

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DECCY ARIAS RODRIGUEZ

YURLEY C. MEDINA CARDENAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

COORDINADOR SIG

FECHA CONTROL DE CAMBIOS 14-04-2015 Creación del documento

Revisión

14-04-2015 DE

LA

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APROBO: HEVER AUGUSTO PÁEZ QUINTANA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

REVISIÓN A