UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA. Tesis de Grado Previo a la Obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.

Tema: Sistema de Control Interno para el manejo de inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. en la ciudad de Tulcán.

Autora: Paola Yajaira Revelo Morales

Asesor: Ing. Danny Sandoval

Tulcán – Ecuador 2015

Certificación del tutor. Yo, ing. Danny Sandoval catedrático de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” y en calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis de grado con el título “Sistema de control interno para el manejo de inventarios de la compañía Agrocomodities S.A. en la ciudad de Tulcán.”; fue elaborado por la estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría; Revelo Morales Paola Yajaira; se determinó en la institución la necesidad de diseñar un sistema de control interno el cual le permita mejorar el movimiento económico de los productos que se manejan en la institución y dar solución a los distintos inconvenientes que se presentan actualmente en esta, poniendo en práctica los conocimientos adquiridos durante la educación académica universitaria; el presente trabajo de grado, cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la UNIVERSIDAD “UNIANDES” exige por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.

Atentamente,

Ing. Danny Sandoval Tutor de tesis de grado

II

Declaración de autoría. Yo, Revelo Morales Paola Yajaira, declaro ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes que la presente tesis con el tema “Sistema de control interno para el manejo de inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. en la ciudad de Tulcán” es de mi total autoría y responsabilidad, la misma que es presentada como requisito para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad superior, Auditoria y Finanzas, CPA. Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” la facultad de hacer uso de este trabajo de grado como bibliografía para investigaciones futuras.

Atentamente,

Paola Yajaira Revelo Morales Autora C.I. 0401642012

III

AGRADECIMIENTO En primer lugar agradezco a Dios por haberme brindado la fortaleza

y

sabiduría de dar por culminada mi carrera profesional. Les doy infinitas gracias a mi madre, hermana, abuelitos; y a una persona muy especial en mi vida Santiago, que son las personas que me brindaron su apoyo incondicional en cada etapa de mi vida profesional y me ayudaron a salir adelante en momentos difíciles, gracias por su paciencia, amor y comprensión. Agradezco de manera muy especial a un amigo que siempre estuvo presente en todo momento brindándome su ayuda y conocimientos J.A.G.L. También agradezco profundamente a mi asesor de tesis que me guio y permitió

IV

DEDICATORIA Este esfuerzo que puse para terminar con mi trabajo de tesis y convertirme en una profesional, se la dedico con mucho orgullo a mi sobrino Mateito que desde que llegó a este mundo se convirtió en el principal motivo para seguir adelante, venciendo cualquier obstáculo en el camino, gracias por ser una personita muy especial para mí. Dios lo bendiga siempre.

V

INDÍCE GENERAL. Portada…. ................................................................................................................................ I certificación del tutor. ............................................................................................................ II declaración de autoría. .......................................................................................................... III agradecimiento...................................................................................................................... IV dedicatoria.. ........................................................................................................................... V indíce general........................................................................................................................ VI Resumen ejecutivo. ............................................................................................................. XII Executive summary. .......................................................................................................... XIII INTRODUCCIÓN. ................................................................................................................. 1 Antecedentes de la investigación. ........................................................................................... 1 Planteamiento del problema. .................................................................................................. 1 Formulación del problema. ..................................................................................................... 2 Delimitación del problema. .................................................................................................... 3 Objeto de investigación y campo de acción. .......................................................................... 3 Identificación de la Línea de Investigación. ........................................................................... 3 Objetivos. ................................................................................................................................ 3 Idea a defender........................................................................................................................ 4 Justificación del tema. ............................................................................................................ 4 Metodología investigativa a emplear. .................................................................................... 5 Resumen de la estructura de la tesis. ...................................................................................... 6 Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica.............................................. 7 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO. ...................................................................................... 9 1.

Origen y Evolución del Sistema de Control Interno. ............................................. 9

1.1.

Análisis de las distintas posiciones teóricas del sistema de control interno ........ 11 VI

1.2.1

Sistema de Control Interno. ................................................................................. 11

1.2.2.

Control interno. .................................................................................................... 11

1.2.2.1

Objetivos del control interno................................................................................ 12

1.2.2.1.1 Efectividad y eficiencia de las operaciones. ........................................................ 12 1.2.2.1.2 Confiabilidad de la información financiera. ........................................................ 13 1.2.2.1.3 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. ......................................... 13 1.2.2.1.4 Salvaguarda de activos. ........................................................................................ 14 1.2.2.2

Importancia del control interno. ........................................................................... 14

1.2.2.3

Principios del control interno. .............................................................................. 15

1.2.2.4

Características del control interno........................................................................ 15

1.2.2.5

Clasificación del control interno. ......................................................................... 16

1.2.2.5.1 De acuerdo a su estructura. .................................................................................. 16 1.2.2.6

Componentes del control interno. ........................................................................ 18

1.2.2.6.1 Ambiente de control. ............................................................................................ 19 1.2.2.6.2 Valoración de riesgos. .......................................................................................... 19 1.2.2.6.3 Actividades de control. ........................................................................................ 20 1.2.2.6.4 Información y comunicación. .............................................................................. 21 1.2.2.6.5 Supervisión y Monitoreo. ..................................................................................... 21 1.2.2.7

Métodos de evaluación del control interno. ......................................................... 22

1.2.2.8

Tipos de inventarios. ............................................................................................ 24

1.2.2.8.1 Inventario permanente.......................................................................................... 24 1.2.2.8.2 Inventario periódico. ............................................................................................ 24 1.2.2.8.3 Inventario inicial. ................................................................................................. 25 1.2.2.8.4 Inventario final. .................................................................................................... 25 1.2.2.9

Métodos del costo de inventarios. ........................................................................ 26

VII

1.2.2.9.1 Método PEPS o FIFO. ......................................................................................... 26 1.2.2.9.2 Método UEPS o LIFO.......................................................................................... 26 1.2.2.9.3 Método costo promedio. ...................................................................................... 27 1.3

Valoración crítica de los conceptos principales del sistema de control interno. .. 27

1.4

Conclusiones parciales del capítulo. .................................................................... 28

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO. .................................................................... 30 2.1

Caracterización de la Compañía Agrocomodities. ............................................... 30

2.1.1

Caracterización sector. ......................................................................................... 30

2.1.2

Caracterización rama............................................................................................ 30

2.1.3

Caracterización empresa. ..................................................................................... 30

2.1.4

Caracterización contexto institucional. ................................................................ 31

2.2

Descripción del procedimiento metodológico. .................................................... 31

2.2.1

Modalidad de investigación. ................................................................................ 31

2.2.2

Tipos de investigación. ........................................................................................ 32

2.2.3

Población y muestra. ............................................................................................ 33

2.2.4

Métodos, técnicas e instrumentos de investigación. ............................................ 34

2.3

Interpretación de resultados. ................................................................................ 36

2.3.1

Interpretación de Resultados obtenido en la encuesta dirigida a los trabajadores

de la Compañía Agrocomodities. ......................................................................................... 36 2.3.3

Matriz FODA. ...................................................................................................... 45

2.4

Conclusiones parciales del capítulo. .................................................................... 48

CAPÍTULO III: PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ............................................ 49 3.1

Título de la propuesta. .......................................................................................... 49

3.2

Caracterización de la Propuesta. .......................................................................... 49

3.3

Desarrollo de los Componentes del Sistema de Control Interno. ........................ 50

VIII

3.3.1

Ambiente de control. ............................................................................................ 51

3.3.1.1

Valores. ................................................................................................................ 52

3.3.1.2

Principios. ............................................................................................................ 53

3.3.1.3

Unidad de cumplimiento del sistema de control interno. ..................................... 53

3.3.1.4

Estructura organizativa. ....................................................................................... 54

3.3.2

Evaluación de Riesgos. ........................................................................................ 55

3.3.2.1

Categoría de riesgos. ............................................................................................ 56

3.3.2.2

Cobertura de objetivos. ........................................................................................ 57

3.3.2.3

Identificación de riesgos. ..................................................................................... 57

3.3.2.3.1 Factores internos y externos. ................................................................................ 58 3.3.2.4

Análisis de riesgos. .............................................................................................. 59

3.3.3

Actividades de control. ........................................................................................ 62

3.3.3.1

Tipos de actividades de control. ........................................................................... 62

3.3.3.2

Procedimientos para autorizaciones. .................................................................... 63

3.3.3.3

Procedimiento para documentación. .................................................................... 64

3.3.3.4

Formularios y documentación autorizada. ........................................................... 65

3.3.3.5

Archivos. .............................................................................................................. 65

3.3.3.6

Informes. .............................................................................................................. 65

3.3.3.7

Clasificación y procesamiento de la información. ............................................... 66

3.3.3.8

Verificación de la información. ........................................................................... 67

3.3.3.9

Establecimiento de acciones. ............................................................................... 67

3.3.4

Información y Comunicación............................................................................... 68

3.3.4.1

Información. ......................................................................................................... 68

3.3.4.2

Sistemas estratégicos e integrados. ...................................................................... 69

3.3.4.3

Calidad de la información. ................................................................................... 70

IX

3.3.4.4

Comunicación interna y externa. ......................................................................... 70

3.3.5

Supervisión y Monitoreo. ..................................................................................... 71

3.3.5.1

Proceso de evaluación. ......................................................................................... 71

3.3.5.2

Documentación. ................................................................................................... 72

3.3.5.3

Plan de acción. ..................................................................................................... 72

3.4

Validación por vía de expertos............................................................................. 77

3.4.1

Objetivo. ............................................................................................................... 77

3.4.2

Interpretación de resultados de la validación de la tesis. ..................................... 77

3.4.2.1

Indicadores de calidad.......................................................................................... 77

3.5

Conclusiones parciales del capítulo. .................................................................... 80

Conclusiones generales......................................................................................................... 81 Recomendaciones. ................................................................................................................ 82 Bibliografía. .............................................................................................................................. Anexos

Índice de Cuadros Cuadro N° 1. Población de la Compañía Agrocomodities. ................................................. 33 Cuadro N° 2. Matriz FODA ................................................................................................. 45 Cuadro N° 3. Matriz de Estrategias ...................................................................................... 46 Cuadro N° 4. Directivos para el Sistema de Control Interno ............................................... 54 Cuadro N° 5. Factores internos y externos de la compañía Agrocomodities. ...................... 58 Cuadro N° 6. Análisis de Riesgos ........................................................................................ 59 Cuadro Nº 7 1. Factores internos y externos……………………………………………….59 Cuadro N° 8. Descripción de Riesgos .................................................................................. 61 Cuadro N° 9. Descripción de los procesos de las actividades de control ............................. 63 Cuadro N° 10. Flujograma Integrado Empresa “Agrocomodities S.A” ............................... 74 Cuadro N° 11. Flujograma Integrado Empresa Agrocomodities ......................................... 75 Cuadro N° 12. Proceso de Recepción de Mercaderías ......................................................... 76 X

Índice de Gráficos Gráfico Nº 1. Sistema de control interno .............................................................................. 51 Gráfico Nº 2. Factores del Ambiente de Control. ................................................................. 52 Gráfico Nº 3. Organigrama Departamento Financiero Compañía Agrocomodities. ............ 55 Gráfico Nº 4. Elementos de la evaluación de riesgos. .......................................................... 56 Gráfico Nº 5. Etapas para realizar las actividades de control. .............................................. 62 Gráfico Nº 6. Pasos de la información y comunicación ....................................................... 68 Gráfico Nº 7. Etapas para realizar el monitoreo ................................................................... 71 Gráfico Nº 8. Carácter Científico ......................................................................................... 77 Gráfico Nº 9. Estructura metodológica ................................................................................. 78 Gráfico Nº 10. Organización de la propuesta ....................................................................... 78 Gráfico Nº 11. Viabilidad ..................................................................................................... 79 Gráfico Nº 12. Actualidad de la propuesta ........................................................................... 79

XI

Resumen ejecutivo. En la actualidad empresarial y competitiva del mercado, obligan a las pequeñas y medianas empresas a generar un ambiente de competitividad en el sector, de tal manera que le permita ser un ente productivo, capaz de contribuir al crecimiento y desarrollo de la sociedad; bajo estas condiciones se promueve en el presente documento la investigación científica en el área de control interno para mejorar el manejo de mercadería, con el afán de fortalecer la situación actual de la Compañía Agrocomodities. En la ciudad de Tulcán existe una gran variedad de empresas que se dedican a la compra y venta de productos agrícolas tal como es el caso de la Compañía Agrocomodities, en la actualidad es indispensable mantener un correcto control interno para lograr obtener mayor eficiencia en sus operaciones cotidianas, brindando a sus clientes servicios y productos de calidad, evaluando constantemente las actividades y tomar medidas correctivas inmediatas convirtiéndose así en una compañía competitiva tanto dentro y fuera de la ciudad. Para mejorar la situación actual de la compañía se plantea como objetivo el diseño de un Sistema de Control Interno el cual le permitirá tener una información precisa y confiable acerca de sus inventarios. Para realizar esta investigación y detectar los principales problemas que tiene la compañía se aplica instrumentos de investigación, para luego realizar un análisis y dar las respectivas soluciones. Al finalizar este trabajo de investigación se plantea la propuesta la cual le servirá a la compañía para mejorar sus procesos en lo referente a inventarios utilizando los componentes del control interno, de esta manera se contribuye al mejoramiento de los inventarios de la compañía y la eficiencia de sus operaciones.

XII

Executive summary. In today's competitive business and market, forcing small and medium enterprises to create an atmosphere of competitiveness in the sector, so allowing it to be a productive, being able to contribute to the growth and development of society; under these conditions herein promotes scientific research in the area of internal control to improve handling of merchandise, with the aim of strengthening the current situation of Agrocomodities Company. There are a variety of companies engaged in the purchase and sale of agricultural products as is the case of Agrocomodities Company, today in the city of Tulcán is essential to maintain proper internal control to achieve greater efficiency in their operations daily, providing customers with quality products and services, constantly evaluating the activities and take immediate corrective action becoming a competitive both in and out of town company. To improve the current situation of the company therefore seeks designing an internal control system which allows you to have an accurate and reliable information about their inventories. To do this research and identifying key problems that the company applied research tools, and then make an analysis and give the respective solutions. Upon completion of this research proposal which will serve the company to improve its processes regarding inventories using the components of internal control, thereby contributes to the improvement of inventories of the company and efficiency arises its operations.

XIII

INTRODUCCIÓN. Antecedentes de la investigación. Para el desarrollo del presente trabajo de grado se realizó las respectivas investigaciones en la elaboración de trabajos de grado anteriormente ya desarrollados los mismos que tienen relación al tema propuesto, a continuación se menciona algunos trabajos de grado: Según el autor Diego Fernando Ochoa Jiménez (2012), en su investigación titulada “diseño de mejoramiento del sistema de control de inventarios en la empresa Ginsberg Ecuador s.a.” en donde su principal referencia es el manejo y el tratamiento del control de inventarios en el área contables donde establece la importancia del buen funcionamiento que se le da a los procesos y todos los recursos necesarios que se deben tener en cuenta al momento de ejecutarlo. La tesis perteneciente al autor Diego Fernando Luna Gonzales (2010), con su tema “Sistema de Inventarios para el control de mercaderías de comercial Bydar” el cual tiene como objetivo principal el diseño de un sistema de inventarios que contribuya al mejoramiento en el manejo y control de las mercaderías del comercial Bydar. Y por último para el desarrollo de esta investigación también se tomó en cuenta otro trabajo de grado realizado en UNIANDES Tulcán por el autor Ing. Jairo Adolfo Guerrero Lomas (2010), con la tesis titulada “Sistema de control interno de procesos administrativos y financieros de Uniandes Tulcán”, con el propósito de evaluar con mayor minuciosidad los procesos administrativos y financieros con la aplicación de los cinco elementos básicos del sistema de control interno vinculados a los elementos del proceso administrativo y sacar soluciones para el cumplimiento eficiente de cada uno para la optimización de recursos y talento humano. Planteamiento del problema. En el Ecuador existen gran variedad de instituciones dedicadas al comercio y/o prestación de servicios sean estos para beneficio público o privado, muchas de ellas no tienen el respectivo conocimiento de cómo llevar un control interno de lo que respecta a sus operaciones, siendo el control interno una herramienta de evaluación fundamental en toda institución, por ende la falta de un sistema de control interno lleva consigo un serie de 1

inconvenientes tales como la dificulta de llevar un correcto registro de sus actividades económicas, el desconocimiento periódico de la rentabilidad institucional y la inoportuna toma de decisiones; de ahí la gran importancia de la aplicación de cada uno de los componentes del sistema de control interno y su vínculo directo con las diferentes áreas y departamentos de una organización. En la provincia del Carchi existen empresas dedicadas a la comercialización de productos sean estos para uso o consumo personal; dichas instituciones al no contar con el adecuado manejo de información y sobre el correcto funcionamiento de los procesos administrativos, contables y financieros de cada una de las actividades para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, la carencia de un control interno impide a las instituciones tener una información exacta de los datos contables y evita lograr una eficiente optimización del tiempo, materia prima y demás recursos que las instituciones tengan a su responsabilidad, y por consiguiente ocasiona pérdidas económicas. Agrocomodities es una compañía que maneja una gran variedad de productos, la misma que no cuenta con un proceso adecuado desde el momento que ingresa la mercadería hasta su momento de entrega a los clientes, otro inconveniente que presenta la compañía el mal uso de los procesos contables es la inexistencia de un sistema de control interno lo que ocasiona dificultad en el registro contable y control adecuado de la cantidad y estado de los productos que tienen almacenado por lo tanto no les permite tanto a clientes como empleados tener una información oportuna y detallada de los artículos disponibles para la venta, es decir que la falta de control interno en esta compañía impide proporcionar una seguridad razonable sobre el manejo de las existencias ya que no llevan un adecuado proceso contable de inventarios; otra insatisfacción que provoca la falta de un control interno es la incapacidad de conocer la rentabilidad exacta que tiene la compañía evitándole a la misma vez ser más competitiva ante el mercado. Formulación del problema. ¿Cómo mejorar el manejo de los inventarios en la compañía Agrocomodities S.A. en la ciudad de Tulcán?

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Delimitación del problema. Lugar. Compañía “Agrocomodities S.A.”, ubicada en los alrededores del coliseo 19 de Noviembre en la Ciudad de Tulcán. Tiempo. El tiempo estimado para la realización de esta investigación se establece un periodo aproximado de cuatro meses la cual se comienza en Septiembre y se culmina en Enero del 2015. Involucrados. Para el levantamiento de información se involucran todos los empleados que laboran en la compañía Agrocomodities. Objeto de investigación y campo de acción. Objeto de investigación. Control interno. Campo de acción. Gestión de Inventarios. Identificación de la Línea de Investigación. Esta investigación se centra en la línea de investigación de Auditoría Objetivos. Objetivo General. Desarrollar un sistema de control interno para el mejoramiento del manejo de los inventarios de la Compañía Agrocomodities de la ciudad de Tulcán provincia del Carchi. Objetivos Específicos.  Determinar los referentes teóricos necesarios para la realización del sistema de control interno y el manejo de los inventarios.  Caracterizar el estado actual del manejo de los inventarios de la compañía Agrocomodities.  Establecer los componentes del sistema de control interno para la compañía Agrocomodities de la ciudad de Tulcán.  Validar la propuesta mediante la vía de expertos.

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Idea a defender. Con el desarrollo del sistema de control interno se va a mejorar notablemente el manejo de los inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. y de esta manera se pretende contribuir al mejoramiento de una economía sustentable en la sociedad. Variable independiente. Sistema de control interno Variable dependiente. Manejo de los inventarios de la compañía Agrocomodities S.A. Justificación del tema. La implementación del sistema de control interno de inventarios dentro de la Compañía Agrocomodities permite controlar de mejor manera el procedimiento en el manejo de recursos y el camino adecuado en la utilización de estos. El ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo, cinco componentes del sistema de control interno que son muy fundamentales en el desarrollo de esta investigación ya que debido a la utilización de cada uno de estos se podrá comprobar, evaluar

e identificar con

minuciosidad los problemas y dificultades que se presentan aún más cuando a estos se los vincula directamente con la utilización y manejo de inventarios. El departamento financiero juega un papel importante ya que este es el canal de comunicación donde se va a obtener toda información de los procesos que se están aplicando en el manejo de inventarios ya sean estas entradas y salidas de productos como también quienes son las personas responsables de manejar cada uno de los procesos que ayudará a determinar responsables para detectar los problemas y en base a la aplicación de un sistema de control interno saber mejorarlos para optimizar y utilizar con eficiencia los recursos. La investigación contemplará un orden establecido de acuerdo a los componentes del sistema de control interno de inventarios ya que el éxito radica en el cumplimiento de cada uno de estos y siempre enfocados a la organización de procesos que se realizan en la

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Compañía Agrocomodities sobre todo en el manejo de inventarios que es donde se plantea la propuesta de esta investigación. Metodología investigativa a emplear. Para realizar la presente investigación se toma en cuenta los diferentes métodos tanto empíricos como teóricos detallados a continuación: Métodos empíricos. Observación científica. La presente investigación se la realiza en el lugar donde ocurren los acontecimientos mediante una observación directa con el fin de determinar los problemas existentes y las causas principales que se originan en el manejo de inventarios en la Compañía Agrocomodities para posteriormente darle una respectiva solución. Validación por vía de expertos. La validación por vía de expertos es utilizada en esta investigación ya que se requiere la colaboración de profesionales que tengan conocimientos en este tema a los mismos que se les presenta el trabajo de tesis para que sea revisado y posteriormente obtener la respectiva aprobación de esta investigación. Métodos teóricos. Método inductivo-deductivo. En el trabajo de investigación se utilizan estos métodos ya que se requiere conocer toda la información que la institución maneja y en particular en lo que se refiere al control de inventarios para posteriormente resolver el problema existente. Método analítico-sintético. A través del uso de este método se recolecta toda la información referente a inventarios para posteriormente realizar un adecuado análisis de la situación en la que encuentra la compañía, así como también se analiza la información obtenida de manera clara con lo relacionado a las bases teóricas que se utilizará en esta investigación para dar la respetiva solución al inadecuado manejo de inventarios. Método histórico- lógico. Para el trabajo de investigación es necesario conocer como ha venido evolucionando el control interno en el tiempo hasta la actualidad, de igual manera es indispensable utilizar este método para conocer la forma en que la institución ha venido

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manejando la información de inventarios en el transcurso del tiempo para lograr identificar la causa del problema y darle solución. Método sistémico. Mediante el método sistémico se mantiene una manera ordenada acerca de las diferentes etapas en las que consta la investigación para formar un solo documento que al final se convierte en el trabajo de grado. Técnicas. Encuesta. Esta técnica se la va a utilizar para lograr obtener la información necesaria y obtener un conocimiento profundo acerca del manejo de inventarios de la institución, para lo cual se realiza la encuesta a los empleados de la compañía Agrocomodities para posteriormente realizar el respectivo análisis de los resultados obtenidos. Entrevista. La entrevista es una técnica utilizada para obtener información directa y detallada acerca de los principales inconvenientes que se manifiestan en la compañía en lo referente al manejo de los inventarios y control interno. Instrumentos de investigación. Cuestionario. El instrumento utilizado para realizar la encuesta es a través del diseño de un cuestionario en el contendrá las preguntas necesarias para recaudar la información referente a la parte contable específicamente a inventarios de las mercaderías. Guía de entrevista. Para la aplicación de la entrevista se realiza como instrumento una guía de entrevista en las que constas preguntas abiertas acerca del tema a investigar, las cuales contribuyen a obtener información relevante sobre la compañía en estudio. Resumen de la estructura de la tesis. Este trabajo de grado contiene tres capítulos a continuación se presenta un breve resumen del contenido de cada uno de ellos: En el capítulo I, se presenta la fundamentación teórica que sirve como base para conocer los términos científicos que van relacionados al sistema de control interno la misma que contiene información clara y precisa para el desarrollo de la investigación; de igual manera 6

se realiza análisis de cada uno de los conceptos científicos lo cual permitirá tener una idea clara para el desarrollo de la propuesta y resolver a la vez las variables dependientes e independientes; y por último se realiza las respectivas conclusiones de este capítulo. En el capítulo II, se realiza una caracterización de la compañía para dar a conocer cuál es su actividad principal, a continuación se desarrolla el marco metodológico en donde se realizará la recolección de información a través de la utilización de los distintos métodos, técnicas y herramientas de la investigación que permitirá diagnosticar los principales problemas que arrastra actualmente la compañía, seguido de sus respectivos resultados y análisis. En el capítulo III, donde se muestra el desarrollo de la propuesta en el cual se presenta la validación y evaluación de los resultados de la investigación. Y por último se realizara las respectivas conclusiones y recomendaciones estas se basan a través de la recopilación y el resultado de toda la investigación presentando los respectivos anexos. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica. Aporte teórico. La fundamentación teórica viene hacer una guía para el conocimiento de la aplicación de cada uno de los elementos del sistema de control interno y su correcta evaluación al momento de su aplicación permitiendo al encargado de manejar los inventarios de la Compañía Agrocomodities desempeñar sus actividades de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos, así como también sirve de apoyo para la consecución de los objetivos de la organización. Significación Práctica. La aplicación práctica de un sistema de control interno permite controlar y evaluar de una forma adecuada y eficiente la utilización de recursos con el correcto manejo de inventarios que le permita a la empresa generar utilidades optimizando, procesos administrativos y 7

financieros, asegurando la transparencia de los registros contables en la compañía Agrocomodities y esto a la vez le servirá para mejorar el proceso de los productos que ingresan y salen de la compañía, mediante la utilización de un método de control con lo cual se evita confusiones en las diferentes cuentas que se maneja en esta institución logrando obtener información oportuna, rápida y confiable. Novedad. El diseño de un sistema de control interno es una herramienta fundamental e indispensable para el manejo de inventarios en la compañía esto le permite modernizarse, cambiar y producir mejores resultados con calidad y eficiencia en los diferentes procesos de entrada y salida de los productos evitando así problemas futuros en los distintos procesos financieros y contables para lo cual se propone la elaboración de un eficiente sistema de control interno con la utilización de nuevos procesos de control aplicando los distintos componentes del control interno y así fortalecer el manejo contable de inventarios y evitar errores en sus resultados. Mediante el uso del sistema de control interno se proporciona a la compañía de un control e información de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e información, con el fin de generar confiabilidad de su situación y sus operaciones en el mercado.

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CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO. El marco teórico hace referencia a los conocimientos científicos basados en teorías de diferentes autores las que son necesarias en el desarrollo de esta investigación ya que se requiere elementos conceptuales relacionados con el tema a resolver, obteniendo información acerca del sistema de control interno y sus componentes; así como también todo lo relacionado a métodos de inventarios siendo estos elementos fundamentales para la elaboración de esta investigación. 1. Origen y Evolución del Sistema de Control Interno. El origen del control interno nace por la necesidad de proteger el sistema de la administración por lo cual el control interno fue evolucionando hasta convertirse en un elemento indispensable para la administración y crecimiento de las empresas dando cumplimiento a los fines necesarios para los que fueron creados, toda empresa u negocio al implementar un sistema de control interno logra obtener resultados positivos en sus actividades económicas protegiendo de esta manera la rentabilidad de la empresa. El control interno ha cambiado constantemente adaptando al cambio progresivo de las organizaciones hasta el punto de convertirse en un elemento indispensable en los controles contables y administrativos por lo tanto es importante conocer el origen y la evolución del control interno hasta la época actual. Edad Antigua. Es necesario conocer como el control interno fue tomando importancia en el desarrollo de las actividades. En el año 2700 antes de cristo existieron elementos necesarios para considerar la existencia de las actividades de control, ya que el hombre había formado tribus de cazadores, agricultores y pastores, y unió sus esfuerzos para contribuir a la producción y por ende al control y conservación de los bienes, factores imprescindibles para la actividad control. El antecedente más remoto de la actividad, es que los egipcios en sus manuscritos llamados abollet, reconocían el valor de la planificación y el uso de juntas de consejo especificando la honestidad en el trato administrativo, la necesidad de especificar la asignación del trabajo así como de la claridad en las instrucciones. (López, 2003, pág. 57)

En la antigüedad el control era utilizado para la organización de las actividades en la agricultura y casería, tal como sucede en las organizaciones que para conseguir un 9

excelente desempeño debe realizar un plan de acciones lo cuales serán usados en los procedimientos contables y administrativos, asignando responsabilidades y tareas a cada uno de los funcionarios. Edad Media A medida que la tecnología y las organizaciones van avanzando el control interno va cambiando. En la edad media aparecieron libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios es en Venecia, done en 1494, el Franciscano Fray Lucas Pacsiolo, mejor conocido como Lucas Di Borgo, escribió un libro sobre la contabilidad de partida doble que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo 19 que los propietarios de los negocios al ver el aumento en la producción se ven en la obligación de delegar funciones dentro de la organización y a preocuparse por formar y estableces sistemas adecuados para la protección de sus intereses y de esta forma evitar o disminuir los fraudes o errores, debido a esta necesidad se comenzó a llevar a cabo un control sobre todas las gestiones de los negocios. (Manero, 2006, pág. 53)

El control interno es de gran utilidad en las organizaciones por la razón que evita o previene la fraudulencia en los procesos contables, establece una eficiencia en la información tanto financiera como contable, asegura la rentabilidad en los negocios y sobretodo se proporciona datos confiables y a su vez cumpliendo con el propósito corporativo, desempeñando de una manera correcta las funciones asignadas a los empleados. Edad Moderna En la actualidad el control interno tomó posicionamiento dentro de las organizaciones las mismas que deberán adaptarse a este sistema. Cuando finalice al siglo 19, especialmente en la época en que se inicia la gran trasformación en la forma de encarar la producción como consecuencia del creciente desarrollo industrial comenzó a notarse o prescribirse la necesidad de efectuar u control sobre la gestión de los negocios. En la última década del siglo pasado, materializando respuestas a la insuficiencia del paradigma anterior, vieron la luz a varios modelos conceptuales en la materia mucho más jerarquizaste de los objetivos operacionales, siendo los principales el Norteamericano hoy Estándar Internacional conocido como Informe COSO. (López, 2003, pág. 58)

Así como las empresas, negocios u organizaciones se van desarrollando, la necesidad de transformar el control interno en un elemento más estable y efectivo se dio paso al llamado informe COSO que viene a ser un sistema de control interno para las empresas, el cual procura salvaguardar los recursos y dar efectividad y eficiencia a las operaciones y manejo

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correcto de los procesos que se llevan a cabo en cada uno de los departamentos de las empresas y de esta manera garantizar la rentabilidad y crecimiento organizacional. 1.1. Análisis de las distintas posiciones teóricas del sistema de control interno 1.2.1

Sistema de Control Interno.

El sistema de control interno es la manera correcta de realizar una eficiente organización en las operaciones, según el autor mencionado lo define de la siguiente manera: El sistema de control interno es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adopta la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección de registros contables y la preparación oportuna de la información financiera confiable. El sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad. (Maldonado E, 2009, pág. 19)

Al sistema de control interno también se lo define de la siguiente manera: Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto estas comprenden el control interno de la entidad. (Arens & Randal, 2007, pág. 270)

Un sistema de control interno ayuda a la institución a mejorar

los procedimientos

contables; y a su vez contribuye de una manera exitosa a la consecución de los objetivos primordiales dentro de la compañía, evita la existencia de posibles errores que puedan perjudicar a la institución, con el uso de un sistema de control interno se logra optimizar tiempo y recursos obteniendo información confiable y en el momento preciso lo que conlleva a una toma de decisiones inmediata. 1.2.2. Control interno. El control interno es esencial en toda empresa para fortalecer los procedimientos y actividades es por ello que se lo define de la siguiente manera: “El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno” (Maldonado E, 2009, pág. 55).

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El control interno permite a la instiucion cumplir con los objetivos, procedimientos y leyes haciendo referncia alo menciona por el presente autor: “Es el conjunto de metodos y procedimientos que buscan asegurar la proteccion de los activos, la razonabilidad de la informacion, el cumplimiento de leyes reglas y procedimientos y la consecucion de metas y objetivos programados por una organización”. (Cano, 2009, pág. 207). El control interno dentro de una entidad es una herramienta de la auditoría con la finalidad de dar el respectivo cumplimiento de los procedimientos llevados a cabo en el movimiento de las mercaderías, asegurando una información confiable; el control interno es diseñado y adoptado principalmente para direccionar a la compañía hacia el logro de los objetivos, la responsabilidad de llevar el control interno de las actividades y asegurar su efectividad depende tanto de los directivos como colaboradores de la compañía. 1.2.2.1 Objetivos del control interno. Los objetivos del control interno es un indicador en el cual demuestra el camino donde llegar y que parámetros se debe cumplir con la finalidad de optimizar recursos ya sean estos de carácter cuantitativo y cualitativo dentro de la organización, a continuación se detallan los diferentes objetivos y sus definiciones: 1.2.2.1.1

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

“Los objetivos se ven cumplidos a manera que se involucre efectividad en cada etapa, “Se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos”. (Mantilla, 2009, pág. 68) Otra definición de este objetivo del control interno es: “Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía". (Arens & Randal, 2007, pág. 270). Las operaciones o actividades que se realicen dentro de la compañía deben ser llevadas de una forma eficaz y eficiente para lo cual se debe plantear objetivos los mismos que deben ser puestos en marcha para el desarrollo exitoso de la compañía. 12

1.2.2.1.2

Confiabilidad de la información financiera.

La información contable y financiera que generen las empresas deben ser clara y precisa es decir; “Se relaciona con la prestación de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente”. (Mantilla, 2009, pág. 68). La información financiera debe ser confiable tal como se manifiesta a continuación: “La administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la información se presente de manera imparcial de acuerdo con los requisitos de información”. (Arens & Randal, 2007, pág. 270). La compañía lleva a su cargo una gran cantidad de informacion para el registro y contabilizacion de los inventarios, la cual debe ser manejada profesionalmente, el encargado de llevar el registro de inventarios en forma organizada y eficiente, asi como tambien debe asegurase de que todos los registros contables de sean usados y elaborados manera correcta otorgando asi la confiabilidad de la informacion tanto para los clientes internos como externos evitando incovenientes que se le pudieren ocasionar a la compañía. 1.2.2.1.3

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La compañía está obligada a cumplir leyes y reglamentos que al momento de su fundación fueron asignados caso contrario recibirá su debida sanción, es decir: “Se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad”. (Mantilla, 2009, pág. 68) A continuación se da a conocer una segunda definición: “Todas las compañías públicas emiten un informe referente a la eficiencia de la operación del control interno sobre los informes financieros”. (Arens & Randal, 2007, pág. 270). En efecto, está en el derecho de implementar sus propias políticas, reglamentos y procedimientos para dar el adecuado funcionamiento del control interno, obteniendo como

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resultado el manejo eficiente de los inventarios; responsabilizándose de la información que se emita, asegurando el desarrollo socio- económico de la misma. 1.2.2.1.4

Salvaguarda de activos.

Los activos son los bienes y derechos que tiene la empresa a fin de promover las actividades operativas en la organización. Se refiere a activos que no son propiedad del ente (si son propiedad el ente, este los incluyen en sus estados financieros) pero por los cuales el ente tiene que responder y destinar recursos propios para su protección. Esta categoría aplica exclusivamente a las entidades que tienen tal condición. (Mantilla, 2009, pág. 68)

En caso de que la compañía tenga a su cargo bienes que no son propiedad de esta debe mantener condiciones de uso y cuidado de los mismos para mantenerlos en las mejores condiciones posibles. En general los objetivos del control interno están dirigidos a un sin número de actividades tales como llevar a cabo las operaciones que se realizan para el manejo de los inventarios y otras operaciones que realiza la compañía para su desarrollo de una manera efectiva y eficiente orientadas a cumplir los objetivos organizacionales; proporcionar una información de las mercaderías y registros contables de forma confiable tanto para los funcionarios de la organización como para terceras personas y cumplir con las leyes y regulaciones a las que la organización está sujeta. 1.2.2.2 Importancia del control interno. El control interno es una guía enfocada al crecimiento institucional para una mejor comprensión el autor mencionado señala que:      

Los ejecutivos principales hacen fuertes exigencias para mejorar el control de las empresas que dirigen. Los controles internos se implantan para mantener la compañía en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para minimizar las sorpresas en el camino. Los controles internos le hacen posible a la administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro. Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdida de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Puesto que los controles internos sirven a muchos propósitos importantes, existen crecientes llamadas para mejorar los sistemas de control interno y los informes sobre ellos. Los controles internos son percibidos cada vez más y más como soluciona una variedad de problemas potenciales. (Mantilla, 2009, pág. 67)

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La importancia del control radica simplemente en el control de procesos bajo un orden preestablecido y el cumplimiento de objetivos y estrategias encaminadas en el bienestar económico de la empresa y radica en dar cumplimento a los objetivos de la organización así como también permite a los directivos manejar una información confiable minimizando toda clase de riesgos que se puedan presentar tanto dentro como fuera de la organización ayudando a tomar las mejores decisiones para garantizar la eficiencia en la consecución de los objetivos organizacionales y obtener la rentabilidad esperada enfrentándose ante los cambios sociales y económicos que se le presenten en el camino. 1.2.2.3 Principios del control interno. Los principios son reglas que se debe respetar por todo el personal en cada área de la empresa, a continuación se señalan los principios expuestos por el autor: Los principios del control interno son cinco: 1.- Separación de funciones de operación, custodia y registro 2.- Dualidad y plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. 3.- Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 4.- El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión. 5.- La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad. (Perdomo, 2000, pág. 3)

Cada una de las instituciones deben estar basadas en los principios del control interno los mismos que comprenden la independencia de trabajo en las distintas áreas de la institución así como también la responsabilidad de que cada uno de los trabajadores cumplan las funciones asignadas para cada puesto de trabajo llevando un registro contable y confidencial de las operaciones que ellos realizan para esto se encarga directamente el departamento de contabilidad. 1.2.2.4 Características del control interno. Las características del control interno permiten identificar el qué y para que del control interno es decir la naturaleza propia del mismo. Algunas características son:   

Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin en sí mismo. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. En cada área de la organización la persona encargada de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos.

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 En su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de categoría ocupacional que tengan.  Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones de la empresa.  Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total en relación con el logro de los objetivos fijados.  Debe propender al logro de autocontrol, liderazgo, fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales. (Gómez, 2010, pág. 16).

Otras características definidas por el autor mencionado a continuación son:   

Todas las áreas de la compañía deben estar estandarizadas con la misma metodología, ósea, implantando todos los palanes de gestión y los respectivos manuales. Corresponde a la máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización. En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos por cada entidad. (Isaza, 2012, pág. 34)

El uso de control interno en las instituciones permite el cumplimiento de las operaciones en cada área de la empresa así como también la consecución de los objetivos, la responsabilidad de llevar un control eficiente de los inventarios depende de todos los trabajadores principalmente de la máxima autoridad, para que de esta forma obtengan excelentes resultados en sus actividades institucionales dando cumplimiento a los objetivos planteados. 1.2.2.5 Clasificación del control interno. La clasificación del control interno se la realiza de acuerdo a la departamentalización de una organización con el fin de enfocarse netamente en una área específica en el momento de una evaluación y por ende su monitoreo. Al control interno se lo clasifica de la siguiente manera: 1.2.2.5.1

De acuerdo a su estructura.

El control interno permite el cumplimiento de métodos y reglas adoptadas en los registros contables y actividades desempeñadas en una organización y se lo clasifica en: Control interno administrativo. El control interno administrativo permite a las empresas la consecución de los objetivos mediante la implementación de procedimientos, tal como lo menciona el autor:

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Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es un plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:     

Mantenerse informado de la situación de la empresa; Coordinar sus funciones; Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos; Mantener una ejecutoria eficiente; Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas. (Estupiñan, 2006, pág. 7)

Otro criterio científico acerca del control interno administrativo es: “Son los relacionados con las políticas de dirección y organización de la empresa:  Existencia de una organización jerárquica.  Existencia de líneas de autoridad claramente establecidas.  Existencia de manuales de procedimientos para los distintos procesos.” (Gutierrez, 2009, pág. 93) Toda empresa debe mantener un control administrativo adecuado en cada área para la función de sus actividades operacionales y administrativas específicamente en el área contable para el buen manejo de inventarios y el correcto desempeño del control interno, para lo cual debe fijarse normas, métodos y reglas para la consecución de los objetivos corporativos los mismos que deben ser necesariamente conocidos por los empleados de la compañía. Control interno contable. Para obtener un control interno contable eficiente se debe llevar una contabilidad oportuna y detallada, es decir: Como consecuencia del control interno administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:  

Que todas las operaciones se registren oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas y, en el periodo contable en el que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos. Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva. (Estupiñan, 2006, pág. 7).

Otra definición del control interno contable es: Son aquellos directamente relacionados con la contabilización de las transacciones y que tienden a asegurar:

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   

El registro de la totalidad de las transacciones autorizadas. La exactitud, veracidad y validez de los datos registrados. La actualización de los datos registrados. La protección de los archivos contables. (Gutierrez, 2009, pág. 92)

Todo proceso contable dentro de la compañía Agrocomodities debe ser registrado de una manera minuciosa tales como estados financieros y procesos de compra y venta para tener conocimientos oportunos acerca de la situación financiera en la que se encuentra la compañía. En manera general tanto el control interno administrativo como contable son fundamentales en una institución ya que el primero es utilizado para manejar los procedimientos especialmente en el registro de inventarios y las operaciones en un adecuado orden y de manera eficiente a la misma vez se logra determinar que se estén cumpliendo con los objetivos; y el segundo control interno permite que las cuentas que se maneje en la institución sean registradas de forma correcta impidiendo que exista desvíos de las mismas mediante la aplicación oportuna del control interno a nivel general de la compañía. 1.2.2.6 Componentes del control interno. Los componentes de control son una forma apropiada de distribuir responsabilidades y procedimientos en las funciones cotidianas de la compañía, según el autor menciona que: El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de forma diferente a como las implementan las grandes, sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un control interno efectivo. (Mantilla, 2009, pág. 69)

Los componentes del sistema de control interno son una herramienta en el proceso de evaluación mediante los cuales se establecen parámetros organizados de cómo se debe seguir un control acerca de las operaciones que se realizan en la compañía para lo cual debe tener implementados los componentes del control interno para llevar de una manera eficiente el control de sus actividades así como también lograr una administración eficiente. Los componentes del control interno son:

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1.2.2.6.1

Ambiente de control.

El ambiente de control permite ala empresas llevar una adecuada relación laboral entre superiores y subordinados, es por ello que el presente autor menciona: El ambiente de control expresa el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros componentes del control interno, suministrando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad. (Pany, 2008, pág. 214).

El siguiente autor manifiesta que: “El ambiente de control es el fundamento para el control interno efectivo, proveyendo disciplina y estructura para la entidad. Establece el tono de la organización, influyendo en el conocimiento o en la conciencia su la gente”. (Mantilla Blanco, 2008, pág. 46). Los empleados de la organización deben estar sujetos a un control de supervisión por parte de sus superiores, todos los miembros de una organización deben mantener un nivel de disciplina en el cual deben cumplir con sus obligaciones al igual que deben ser respetados sus derechos, fomentar una buena relación entre jefes y subordinados ya que de esto depende el éxito de toda organización. 1.2.2.6.2

Valoración de riesgos.

La valoración de riesgos se refiere a detectar oportunamente posibles desvíos o fallos en la información financiera y contable, en términos científicos es definido como: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse, una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. (Mantilla, 2009, pág. 69)

Otra definición sobre la valoración del riesgo es: “Para los dictámenes financieros es la identificación y análisis de los riesgos relevantes de la administración para la preparación de los estados financieros”. (Arens & Randal, 2007, pág. 277) 19

Las organizaciones hoy en día están expuestas a riesgos tanto internos como externos para lo cual se debe estar en la capacidad de enfrentarlos de la mejor manera, para esto se debe identificar el riesgo, plantearse objetivos e implementar estrategias para sobrellevar el riesgo de una manera eficaz ante la competencia y el cambio constante de factores externos que puedan afectar a la institución. Otra manera de definir a la evaluación de riesgos es: “La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos del negocio, reduciendo esos riesgos a un nivel aceptable, para ello el riesgo se clasifican en riesgo inherente, de control y detección”. (Ramos, 2009, pág. 218). Los riesgos deben ser detectados a tiempo para combatirlos mediante el uso de estrategias, estableciendo parámetros de mejoramiento, los directivos deberán tomar las decisiones pertinentes al caso y nivel de riesgo en el que se encuentre la organización. 1.2.2.6.3

Actividades de control.

El fin de las actividades de control es mantener el orden correcto acerca de la consecución de los objetivos y son establecidas como: Políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. (Isaza, 2012, pág. 185).

Un segundo criterio científico acerca de las actividades de control es: “Las actividades de control son las políticas que ayudan a asegurar que se ejecuten las directivas de la administración”. (Mantilla Blanco, 2008, pág. 51) Es indispensable en una organización implementar actividades de control lo que permite tener un adecuado registro de las actividades que se realizan, así como también permite identificar si cada uno de los funcionarios de la entidad están cumpliendo con las tareas asignadas; y verificar si se está dando cumpliendo a los objetivos planteados, caso contrario tomar las decisiones pertinentes al caso. 20

1.2.2.6.4

Información y comunicación.

Mantener una excelente comunicación e información hace posible el crecimiento empresarial dentro y fuera del ámbito competitivo a través del uso eficiente de un sistema de información, en términos científicos cita que: Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de informaciones producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia de que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. También necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes y proveedores. (Mantilla, 2009, pág. 69).

A continuación se manifiesta otra definición de la información y comunicación del control interno: “El propósito de información y comunicación de contabilidad de la entidad es iniciar, registrar, procesar e informar de las operaciones de la entidad y mantener la responsabilidad por los activos relacionados”. (Arens & Randal, 2007, pág. 281) Es responsabilidad de un superior mantener una buena comunicación con sus subordinados dándoles a conocer en el tiempo oportuno las actividades que se va a realizar dentro o fuera de la organización, al igual que debe determinar responsabilidades para el registro y procedimientos que se llevan a cabo en el movimiento de inventarios, otro punto importante es que la información que se proporcione debe ser confiable, eficaz y oportuna, haciendo participes a todos los integrantes de la organización para que entre todos logren tomar las decisiones correctas ante cualquier circunstancia interna o externa. 1.2.2.6.5

Supervisión y Monitoreo.

Las operaciones y resultados que se realizan en cada área de la empresa deben ser supervisadas de manera continua, es decir; “Es un proceso consistente en evaluar su calidad. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales.” (Gutierrez, 2009, pág. 49).

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El monitoreo permite evaluar el funcionamiento del control interno tal como lo menciona el siguiente autor: “El monitoreo valora la efectividad el desempeño del control interno en el tiempo. El objetivo es asegurar que los controles estén funcionando de manera apropiada y, sino, tomar decisiones correctivas necesarias”. (Mantilla Blanco, 2008). Las instituciones que manejen controles internos deben realizar un monitoreo para verificar la eficiencia de este en todos los procesos de la organización caso contrario se deberá dar a conocer a todos los funcionarios sobre las fallas para tomar las medidas pertinentes al caso. 1.2.2.7 Métodos de evaluación del control interno. Para obtener un conocimiento acertado acerca de la documentación que se realiza en el diseño del control interno se basa en los siguientes métodos: Diagrama de flujo. “Representan gráficamente los flujos de los documentos, de las operaciones que se relaciona con estos y de las personas que interviene en las mismas, empleando para ello un conjunto de símbolos que permitan identificar los circuitos operativos de transacciones”. (Gutierrez, 2009, pág. 95) “Un diagrama de flujo del control interno es una representación simbólica de los documentos del cliente y su flujo secuencial en la empresa. Los diagramas de flujo representan una ventaja, principalmente porque proporcionan una idea concisa del sistema del cliente.” (Arens & Randal, 2007, pág. 285). Los diagramas de flujo son una representación gráfica y consiste en describir los procedimientos y documentación respectiva que son llevados a cabo en el manejo de la mercadería, haciendo constar al encargado de realizar cada uno de los procesos, y de esta manera mantener el orden adecuado para el registro de la mercadería evitando confusiones.

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Cuestionario sobre control interno. “En un cuestionario de control interno se hace se hace una serie de preguntas referentes a los controles en cada área como medio para indicar los aspectos de la estructura de control interno que pueden ser inadecuados”. (Arens & Randal, 2007, pág. 286) “Consiste en obtener información acerca del sistema de control interno a partir de una serie de cuestionarios previamente preparados para cada una de las áreas. Las diversas cuestiones planteadas en dichos cuestionarios se responden habitualmente con sí o no”. (Gutierrez, 2009, pág. 96) El método de cuestionario permite hacer una serie de preguntas a los encargados del manejo de los inventarios, las cuales están directamente relacionadas con los componentes del sistema de control interno a través de esto se logra identificar las falencias existentes. Inventarios. Los inventarios son una parte física con la que cuenta una empresa y se lo define de la siguiente manera: “Comprende todos aquellos artículos. Materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovable, para ser utilizado en procesos de trasformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro normal de los negocios del ente económico”. (Rincón & Lasso, 2009, pág. 101) “Los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el cursos normal de la operación; en proceso de producción, o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios”. (Carvalho, 2009, pág. 187). Tener un control de cualquier cantidad de bienes que se tenga a disposición es lo recomendable para la compañía ya que esto conforma el activo, y se debe realizar con la finalidad de tener una mejor organización, sobre todo cuando es necesario realizar evaluaciones físicas, evitando así perder productos llevando un mejor control de sus existencias. Por lo tanto el manejo de inventarios es indispensable en Agrocomodities ya 23

que permite llevar un registro contable de todos los movimientos que se realizan, es importante conocer la cantidad de mercadería que ingresa o sale de la compañía en un cierto periodo de tiempo y así lograr obtener información exacta de los bienes con que esta cuenta. 1.2.2.8 Tipos de inventarios. La forma de registro para cada inventario es diferente de acuerdo al bien que se va inventariar y saber reconocer de que tipo es y cómo tratarlo. A continuación se da a conocer los diferentes tipos de inventarios: 1.2.2.8.1

Inventario permanente.

El inventario permanente es una forma que puede adoptar la compañía para el registro de sus operaciones para conocer a profundidad sobre este inventario se lo describe de la siguiente manera: El sistema de inventario permanente o perpetuo, es de amplio uso en las empresas comerciales grandes y no requiere de inventarios físicos para su funcionamiento contable. Este método implica el uso de tarjetas de existencia o Kárdex que permitan valorar las mercancías que se venden como las que quedan en existencia. (Sinisterra & Polanco , 2007, pág. 62)

“Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente”. (Bravo M. , 2013, pág. 115) Con el uso del inventario permanente se logra conocer el saldo y costo de venta en el momento oportuno, es decir se registra todos las entradas y salidas de las mercaderías en el momento en que estas ocurren obteniendo información rápida en el momento que se la requiera sin tener que esperar al finalizar un periodo de tiempo. 1.2.2.8.2

Inventario periódico.

El inventario periódico es definido como: En el sistema de inventario periódico, el negocio no lleva un registro actualizado del inventario en existencia. En cambio al final del periodo, el negocio cuenta los artículos en existencia y calcula el costo del inventario final. La cifra de este inventario aparece en el balance y se usa para calcular el costo de las mercaderías vendidas. El sistema periódico también se llama sistema físico porque se basa en el conteo real del inventario físico. (Horngren, 2003, pág. 351).

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Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías en varias cuentas que por su nombre indica a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios periódicos que se obtienen mediante la toma o constatación física de las mercaderías que existe en la empresa. (Bravo M. , 2013, pág. 107)

El sistema de inventario periódico se realiza al finalizar un periodo de tiempo en el cual se conoce la existencia de las mercaderías para este sistema se realiza el conteo de forma física para identificar la cantidad de materiales que dispone la institución. 1.2.2.8.3

Inventario inicial.

El inventario inicial lo conforman los bienes disponibles al inicio de un periodo y es definido como: “Valor representado en mercaderías, por lo general se lo elabora al inicio del periodo contable”. (Zapata, 2011, pág. 92) Es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes el día de elaboración. Este inventario registra todos los bienes que posee la compañía y se lo elabora al comienzo del periodo contable para conocer la existencia de mercadería que dispone. 1.2.2.8.4

Inventario final.

Para una comprensión exacta acerca de este método se basa en el siguiente criterio: “Valor de las mercaderías no vendidas, en consecuencia constan físicamente al final del periodo”. (Zapata, 2011, pág. 92) Por otro lado, “Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo”. (Maangs, 2009, pág. 5). El inventario final se lo elabora al cerrar un periodo contable la finalidad de este inventario es que permite conocer los movimientos que se ha efectuado durante ese periodo de tiempo y conocer la nueva situación económica actual para el siguiente periodo.

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1.2.2.9 Métodos del costo de inventarios. Los métodos contables es una herramienta contable que contribuye a llevar el control detallado de la empresa lógicamente acompañados de instrumentos de inspección en donde se podrá identificar el número de existencias y saber en forma detallada el volumen de ventas y compras realizadas en un periodo determinado. Los métodos contables no son tomados en cuenta como parte metódica de una investigación sino como parte estructural de la contabilidad en sí. Existen algunos métodos de inventarios detallados a continuación: 1.2.2.9.1

Método PEPS o FIFO.

Este método es utilizado dependiendo de la naturaleza de cada empresa y es definido como: Lo primero que entra es lo primero que sale. Esto significa que las cantidades de un artículo que salen del almacén se van valorando al precio de compra de las primeras entradas. Lo que queda en el almacén al final del ejercicio estará valorado al precio de lo último que se compró. (Pombo, 2009, pág. 111).

Este método de inventario se refiere a que las primeras compras que se han efectuado deben ser las primeras en venderse, el precio de los artículos que se venden serán registrados al mismo precio que ingreso la mercadería, esto depende a las actividades de cada una de las empresas y de los productos a los que se dediquen a comercializar; resaltando lo que manifiesta Robert Meigs (2010) “la primera mercancía comprada es la primera mercancía vendida” pág. 327). 1.2.2.9.2

Método UEPS o LIFO.

Los siguientes autores los definen a este método como: Lo último que entra es lo primero que sale. Esto significa que las cantidades de un artículo que sale del almacén se van valorando al precio de compra de las últimas entradas. Lo que queda en el almacén al final del ejercicio estará valorado al precio de lo primero que se compró. (Pombo, 2009, pág. 111). El método de últimas entradas, primeras salidas (UEPS) también depende del costo de cada adquisición de inventario. El método UEPS es el contrario del PEPS. Conforme al método UEPS:  

Los últimos costos de inventario son los primeros que salen al costo de las mercaderías vendidas El inventario final se basa en los artículos más antiguos: los del inventario inicial más los de las primeras compras del periodo. (Horngren, 2003, pág. 355).

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En el método UEPS para el cálculo de las mercaderías que se van a vender se lo realiza al precio de la última compra que se ha efectuado, este método se refiere a que las mercaderías que ingresen al último serán las primeras que se vendan, en este método el precio de venta es el último precio al que se compró la mercadería. 1.2.2.9.3

Método costo promedio.

El método de costo promedio es la forma más conveniente de contabilizar las mercaderías, y es definido como: Se trata de valorar todas las existencias de un artículo en el almacén al mismo precio medio. Cuando se hace una nueva compra, se calcula al precio medio entre las existencias que había y la compra realizada. Todas las existencias quedan valoradas al precio medio resultante, que esta ponderado por las cantidades mezcladas. (Pombo, 2009, pág. 111).

El método costo promedio se basa en realizar un cálculo promedio entre la mercadería que se vente y las compras adquiridas últimamente para obtener un precio promedio el cual se convierte en el precio de venta de los productos, y es considerado un método eficaz tal como lo menciona Bravo (2009) en el libro Contabilidad General “En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la empresa, es fácil de aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario” (pág. 137). 1.3

Valoración crítica de los conceptos principales del sistema de control interno.

La conceptualización de los diferentes temas es de gran importancia en la elaboración del trabajo de grado ya que se obtiene información científica de diferentes autores; para lo cual se destaca los puntos más relevantes de la investigación. El control interno es adoptado por las empresas ya que es una manera de organizar y asegurar los bienes usados en el desempeño del negocio, ayuda a desarrollar una actividad económica eficiente y contribuye a que los registros contables sean confiables, la importancia del control interno radica en que las empresas que lo usan se establecen medidas y métodos de seguridad y confiabilidad en los registros contables; así como también se fijan políticas y procedimientos adecuados para el funcionamiento del negocio asignando responsabilidades a cada uno de los funcionarios y que sus actividades sean cumplidas eficientemente, el control interno comprende algunos elementos primordiales en 27

el funcionamiento del negocio ya que es indispensable procesar información transparente de sus operaciones, evaluar los resultados de forma continua para

detectar riesgos

económicos tomando decisiones oportunas, implementar medidas de control tanto en lo laboral como económica para evitar confusiones y desacuerdos; y sobretodo mantener una ambiente de trabajo estable. Un control interno hoy en día es muy útil en empresas que manejan distintos procesos en la comercialización de los productos usados en el giro del negocio, por tal razón el control interno en toda empresa se lo considera como un elemento primordial ya que su objetivo principal es establecer procedimientos que lleven a la empresa a desarrollar un adecuado crecimiento económico y una mayor eficiencia en las operaciones llevadas a cabo en el negocio y de esta manera conseguir un mejoramiento continuo, detectando tempranamente posibles errores en el manejo contable y financiero, logrando obtener una información transparente y oportuna, el control interno es importante en la organización y la consecución de los objetivos corporativos obteniendo una eficiente gestión empresarial y a su vez obtener una estable actividad económica. Las empresas comercializadoras tienen grandes movimientos de mercaderías por lo tanto se debe llevar un registro contante de las entradas y salidas de los productos ya que estos son el motor principal en el incremento económico y rentable de la empresa, desde este punto de vista se considera importante en la compañía Agrocomodities la implementación de un sistema de control interno acerca de los inventarios ya que esto promueve una organización en los diferentes procesos de entrada y salida de las mercaderías, evitando así la pérdida y deterioro de los productos, de igual manera a través del uso de un sistema de control interno se asegura la efectividad en las operaciones económicas brindando así una información transparente y oportuna. 1.4

Conclusiones parciales del capítulo.

 Para la elaboración de este capítulo se procedió a describir la manera en la que fue evolucionando el sistema de control interno desde la edad antigua hasta la actualidad convirtiéndose en un elemento necesario para el crecimiento de la compañía, permitiéndole detectar falencias acerca de las operaciones económicas y registro de las mercaderías. 28

 Se concluye que el sistema de control interno es un conjunto de procedimientos que la institución debe seguir para llevar una organización adecuada en el registro de los inventarios para lo cual se debe conocer minuciosamente cada uno de los componentes que lo conforman para posteriormente ponerlo en

práctica y así obtener mejores

resultados.  Mediante la valoración crítica se estable la importancia que origina mantener un eficiente control interno y las ventajas que conlleva el uso del mismo en el manejo de los inventarios y registro de las mercaderías, así como también se logra obtener la respectiva organización en los procedimientos contables, y mantener una estable actividad económica cumpliendo estrictamente los parámetros para los que fue creada.

29

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO. 2.1 Caracterización de la Compañía Agrocomodities. La compañía Agrocomodities es una institución mediana que fue creada por dos personas de nacionalidad colombiana radicada en la Tulcán llegando a abrir este negocio con el propósito de brindar productos de excelente calidad y a precios cómodos para el consumidor y de esta manera incrementar los ingresos y procurado una rentabilidad estable y con un enfoque de crecimiento a nivel provincial. 2.1.1

Caracterización sector.

La compañía fue constituida con el capital único de los propietarios por lo tanto pertenece al sector privado con la finalidad de obtener rentabilidad de los productos que comercializa y de esta manera incrementar el capital aportado y convertir a la compañía en un negocio reconocido por los consumidores y lograr el reconocimiento ante la competencia. 2.1.2

Caracterización rama.

La compañía Agrocomodities está dedicada a la venta al por mayor y al por menor, la actividad a la cual se dedica es la comercialización de productos como son: café, aceite, harina de soya, arroz; entre otros aptos para el consumo humano, ofreciendo a sus clientes productos de alta calidad y a precios accesibles a la economía del consumidor, garantizando la confiabilidad a sus clientes y procurando una rentabilidad económica de la compañía. 2.1.3

Caracterización empresa.

La compañía Agrocomodities es una sociedad anónima domiciliada en la ciudad de Tulcán en los alrededores del coliseo 19 de Noviembre en la avenida 24 de Mayo entre Claveles y Geranios, su principal laboral es la comercialización de productos específicos aptos para el consumo humano.

30

2.1.4

Caracterización contexto institucional.

La compañía Agrocomodities fue constituida como sociedad anónima el 24 de junio del año dos mil once, desde ese entonces su objetivo está encaminado a satisfacer las necesidades de las personas que adquieren sus productos. 2.2 Descripción del procedimiento metodológico. 2.2.1

Modalidad de investigación.

A continuación se presenta las modalidades de investigación las cuales permiten realizar un proceso sistematizado que es necesario para resolver el problema, y a través de este dar las respectivas alternativas de solución. Paradigma cualitativo. La investigación cualitativa trata de identificar la naturaleza profunda de las condiciones reales en la que se encuentra la compañía en lo referente al manejo de los inventarios ya que es indispensable hacer uso correcto de los procesos en la recepción y despacho de los productos, los procedimientos para el registro y control de las mercaderías, a su vez este paradigma tiene como finalidad la interpretación y análisis de los datos obtenidos en la investigación con el fin de dar una posible solución al problema, tales soluciones serán desarrolladas en la propuesta de este de este trabajo investigativo. Paradigma cuantitativo. El fin específico de esta modalidad de investigación es la recolección de información mediante la aplicación de encuestas a los empleados de la compañía los resultados obtenidos serán evaluados con el fin de conocer en términos numéricos el problema central de la investigación que es el manejo de los inventarios que contrarresta actualmente la compañía y de esta manera dar cumplimiento oportuno de cada uno de los objetivos planteados.

31

2.2.2

Tipos de investigación.

Investigación descriptiva A través de esta investigación se logra conocer la situación en la que se encuentra la institución describiendo detalladamente el correcto funcionamiento sobre el manejo de los inventarios que lleva a cabo, posteriormente se realiza el respectivo análisis sobre la situación en la que se encuentra la compañía. Investigación correlacional. Este tipo de investigación es utilizado con la finalidad de determinar la relación que existe entre las variables dependiente e independiente las cuales se reflejan en el manejo de inventarios y sistema de control respectivamente, es decir el sistema de control interno que aquí se propone, permita mejorar el manejo de los inventarios de la compañía. Investigación bibliográfica. Esta investigación se la utiliza ya que para realizar el trabajo es necesario obtener información adecuada mediante una amplia búsqueda basándose en libros, revistas y otros documentos necesarios para recoger información para este trabajo la cual posteriormente será analizada, sintetizada e interpretada de acuerdo al tema de investigación. Investigación de campo. La investigación de campo es utilizada ya que se va a obtener información de la realidad es decir que a través de esta investigación se logra llegar a conocer el verdadero problema en el que se encuentra actualmente la compañía Agrocomodities específicamente en lo que se refiere a manejo de inventarios y control interno; a fin de darle una posible solución poniendo en práctica los conocimientos adquiridos y así mejorar la situación en la que se encuentra la compañía.

32

Investigación aplicada. La investigación aplicada hace referencia, ya que se va a aplicar los conocimientos adquiridos durante la investigación para luego relacionar los conocimientos teóricos con la práctica para resolver el problema existente dándole la respectiva solución del caso. 2.2.3

Población y muestra.

La población y muestra permite conocer el número de individuaos a investigar que existe en la compañía los cuales serán tomados en cuenta para el levantamiento de información necesaria para realizar la investigación. Población. La población tomada en cuenta para esta investigación es de 10 empleados encargados de las distintas operaciones que se llevan a cabo en el proceso de ingreso y registro de la mercadería, los cuales se detallan a continuación: Cuadro N° 1. Población de la Compañía Agrocomodities. Desempeño Contador Asistente Contable Bodeguero Chofer Total

Número de Empleados 1 2 4 3 10

Elaborado por: Paola Revelo Fuente: Investigación de campo

Muestra. La muestra es un parte pequeña de la totalidad de una población en este caso se realiza la investigación al total de la población que son de 10 personas, ya que se tiene una población pequeña no se toma muestra por lo que se va a realizar el levantamiento de información a todos los empleados.

33

2.2.4

Métodos, técnicas e instrumentos de investigación.

Los diferentes métodos, técnicas e instrumentos que se van a utilizar en esta investigación son con el fin de recaudar, analizar e interpretar la información necesaria para lograr con la culminación de esta investigación, a continuación se detallan lo anteriormente mencionado:  Métodos de investigación. Métodos empíricos. Estos métodos ayudan a realizar procedimientos prácticos del objeto de estudio referente a la problemática de la compañía a investigarse. Los métodos empíricos a utilizarse son: Observación científica. La observación científica permite tener una percepción directa de la Compañía para conocer la realidad de la situación en la que se encuentra; realizando un diagnóstico del problema que se está investigando. Mediante la observación se logra acceder a la información directa e inmediatamente sobre los procesos del manejo de los productos que dispone y de esta forma buscar la respectiva solución para el mejoramiento de los procesos de los inventarios. Validación por vía de expertos. Para la elaboración del trabajo de grado se requiere la intervención de profesionales en el área de auditoría y contabilidad, los cuales son encargados de realizar un criterio profesional acerca de esta investigación.  Métodos teóricos. Método histórico- lógico. Este método se lo utilizó para realizar una reseña histórica sobre el control interno el mismo que se lo realiza cronológicamente.

34

Método analítico- sintético. Este método se lo aplica en este trabajo investigativo ya que se realiza análisis de cada uno de los temas que se investigaron de fuentes bibliográficas lo cual va a hacer utilizado en la propuesta tomando en cuenta las puntos más destacados en el desarrollo de la misma; así como también se realiza los respectivos análisis de los resultados obtenidos en la aplicación de las encuestas. El método sintético es aplicado con el propósito de realizar un breve resumen al momento de realizar las conclusiones parciales en las cuales consta una síntesis de cada uno de los puntos específicos que contienen cada capítulo. Método inductivo- deductivo. Este tipo de método es utilizado inductivamente, ya que permite conocer los aspectos del manejo de los inventarios para realizar un sistema de control que ayude a mejorar el proceso contable de mercaderías; y el método deductivo se lo utiliza con el propósito de aplicar los conocimientos científicos a fin de resolver un problema específico de la realidad de la compañía en estudio y así proponer el uso de un sistema de control de inventarios. Método sistémico. El método sistémico permite unificar toda la información que se logró obtener durante la investigación basándose en los requisitos que exige la misma, para finalmente obtener un único documento el cual se convierte en el trabajo de grado. Técnicas. Encuesta. La encuesta está basada en un conjunto de preguntas cerradas, dirigidas a las personas que laboran en la compañía Agrocomodities para conocer la situación real de la institución y obtener información más profundizada acerca del problema que se origina en la misma en lo referente al manejo de inventarios. Entrevista. Para conocer a profundidad los aspectos negativos que se originan dentro y fuera de la compañía se procede a realizar una entrevista al encargado del departamento contable a través del cual se obtendrá información que permita identificar las falencias en la compañía. 35

Instrumentos de investigación. Cuestionario. Para realizar las encuestas se elaborara un cuestionario el mismo que contiene una serie de preguntas para los empleados, lo que es importante para obtener un diagnóstico de la situación en la que se encuentra Agrocomodities. (Ver anexo No 1). Guía de entrevista. Para proceder a realizar la entreviste primeramente se realiza la guía de entrevista en la que constan preguntas abiertas, para que la persona entrevistada pueda describir de manera profunda la situación actual de la compañía. 2.3 Interpretación de resultados. 2.3.1

Interpretación de Resultados obtenido en la encuesta dirigida a los trabajadores de la Compañía Agrocomodities.

Luego de realizar la encuesta a los distintos empleados de Agrocomodities se obtuvieron los resultados necesarios los mismos que son interpretados a continuación: 1. ¿Cuenta la Compañía con un sistema de control interno de inventarios? Control de inventarios 0% 20% Si 80%

No

No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis El autor Maldonado (2009) hace referencia en que el sistema de control interno permite a la compañía mantener procedimientos para el registro de la mercadería y adopta una medida de seguridad en la rentabilidad de la compañía. De acuerdo a los resultados 36

obtenidos en esta pregunta la mayoría de los encuestados manifestaron que la compañía no cuenta con un sistema de control interno, mientras que pocos de los encuestados no tienen conocimiento acerca de la existencia de este sistema. Por lo tanto la carencia del sistema de control interno impide a la compañía realizar los procesos correctos en el manejo de los inventarios, evitando tener conocimiento exacto acerca de la rentabilidad de las operaciones. 2. ¿Considera usted que un sistema de control interno permitirá mejorar la eficiencia en el manejo de inventarios?

Manejo de Inventarios 0%

Si No

100%

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis Los inventarios constituyen todos los bienes o productos que dispone la compañía para la venta por lo tanto representa en una gran magnitud el giro del negocio tomando en cuenta lo mencionado por el autor (Jiménez, 2011). La totalidad de los encuestados consideraron que el sistema de control interno contribuye a obtener una mayor eficiencia en el manejo de los inventarios, por tal razón es necesario considerar que el uso del sistema de control interno es una fortaleza para la compañía ya que se obtiene resultados positivos en el manejo de los inventarios eliminando errores en los procedimientos y registros de los inventarios.

37

3. ¿Cuenta la compañía con un inventario detallado de los productos para su respectivo control? Materiales

40%

Si 60%

No No sabe

0%

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis Los inventarios es en si el registro de las mercaderías que dispone la compañía para ser vendida por tal razón es importante realizar un control de inventarios haciendo referencia a lo que menciona el autor (Rincón & Lasso, 2009). La mayoría de los

empleados

pertenecientes a esta compañía manifestaron que el registro de los productos se lo realiza de forma detallada por lo cual es una ventaja para los administradores considerando que disponen de esta información al momento que se la requiere y así tener todos en conocimiento de lo la institución posee, facilitándosele al encargado del control de inventarios el registro de los productos. 4. ¿Existe supervisión continua al responsable de llevar el control de inventarios dentro de la compañía?

Supervisión 40%

Si

60%

No

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

38

Análisis Una gran cantidad de los empleados encuestados manifestaron que en la compañía no existe supervisión continua a la persona encargada de llevar los inventarios por lo que la información que el lleva no es muy confiable, convirtiendo en una desventaja para la compañía ya que no tiene la seguridad total acerca de la mercadería. 5. ¿En qué forma se realiza el registro de los inventarios? Documentación 0%

0% Física Magnética

100% Las dos anteriores

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis El registro de los inventarios es una documentación en el que consta la totalidad de la mercadería disponible asegurando su perfecta condición física haciendo énfasis al criterio del autor (Jiménez, 2011). Los empleados de la compañía en su totalidad respondieron que el registro de los inventarios se los realiza de forma magnética por lo cual no es muy conveniente ya que puede existir pérdida de la información, por tal motivo se debe tener registros tanto de forma magnética como física para que así se pueda obtener respaldos de la información de los inventarios y toda información contable.

39

6. ¿En qué tiempo se realiza la constatación física de inventarios? Constatación Física 0%

0% 30%

Mensual Trimestral

70%

Semestral Anual

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis Al final del período el negocio cuenta los artículos en existencia y calcula el costo del inventario final, el sistema periódico consiste en realizar el conteo real del inventario físico según lo manifiesta, (Horngren, 2003). Los encuestados respondieron en un porcentaje razonable que las constataciones de inventarios se realizan cada semestre, por tal razón se encuentran una serie de inconvenientes al no poder coincidir la contabilización de los productos, ocasionado así pérdidas para la institución, los inventarios son una parte fundamental del giro rentable de la compañía; por lo tanto al no existir una constatación física periódica se convierte en un problema al momento de realizar los registros contables. 7. ¿De acuerdo a su criterio la información financiera de inventarios es? Información 0% 40% Confiable 60%

Poco confiable Nada confiable

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

40

Análisis Los datos e información financiera deben ser confiables, para dar a conocer públicamente los resultados económicos de la empresa haciendo énfasis en lo citado por el autor: (Mantilla, 2009). La mayoría de los empleados manifestaron que la información financiera de los inventarios es poco confiable por el motivo que no llevan adecuados procesos para el registro de los productos por lo que existe alteraciones en la veracidad de la información, la mala información es considerada una debilidad para la compañía ya que crea una imagen desfavorable ante los clientes. 8. ¿Se aplica un proceso contable de inventarios? Proceso Contable 0% 30% Si 70%

No No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis El proceso contable es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad las operaciones económicas de la organización según el autor (Janaco, 2010). En los resultados obtenidos se concluye que la mayoría de los empleados de la compañía dieron una respuesta negativa acerca del proceso contable de los inventarios, mientras que una minoría desconocen sobre el proceso contable, en la compañía no se aplica un proceso contable de inventarios lo que es desfavorable por lo que puede existir fallas en los registros de los inventarios, a través de los procesos se logra una eficiente y eficaz información de las mercaderías.

41

9. ¿Existe la aplicación de los componentes del control interno en el área financiera?

Componentes 0% 50%

50%

Si No No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis Los componentes del control interno los cuales conforman ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión pueden ser adoptados por cualquier tipo de institución según lo manifiesta el autor (Mantilla, 2009) y pueden ser implementados por la compañía ya que permite realizar las operaciones de una manera eficiente. La mitad de los empleados encuestados de esta institución manifestaron que no existe la aplicación de los componentes del control interno, mientras que la otra mitad no saben acerca de la aplicación de los componentes, por lo tanto la falta de aplicación de los componentes

es una debilidad y a su vez ocasiona una serie de

inconvenientes dentro y fuera de esta institución lo que le impide mantener adecuados procedimientos tanto en el manejo de inventarios como en los procedimientos para el registro.

42

10. ¿Cree usted que la inexistencia de un sistema de control interno de inventarios ocasiona una pérdida económica hacia la Institución? Pérdida Económica 30% Si 70%

No

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis La adopción del sistema de control interno previene y detecta posibles errores, asegurando la preparación de información confiable según lo manifiesta el autor (Mantilla, 2009). La mayoría de los empleados de la compañía respondieron que la inexistencia de un sistema de control interno si ocasiona pérdidas económica para la compañía, mientras que una minoría responderos lo contrario. La inexistencia de un sistema de un control interno trae como resultado la escases de procedimientos contables en el manejo de los inventarios, impidiendo tener conocimiento profundo sobre posibles fallas que se están ocasionando en el aspecto económico, siendo una gran desventaja para la compañía al no poder cumplir con sus metas corporativas obteniendo posibles pérdidas económicas. 11. ¿Cada que tiempo se realizan capacitaciones a los empleados acerca del manejo de la mercadería?

Capacitaciones 1 vez al año 2 veces al año 100%

Nunca

Elaborado por: Paola Revelo Fuente: Investigación de campo

43

Análisis El manejo de inventarios consiste en dar uso correcto de las cantidades de recursos que permiten una operación económica y garantizan la máxima satisfacción al cliente según lo define el autor (Rodriguez, 2011). La totalidad de los encuestas respondieron que no reciben capacitaciones acerca del manejo de inventarios. La falta de capacitación trae resultados negativos en lo referente al manejo correcto de la mercadería al momento de su recepción y despacho de la misma, impidiendo tener un registro adecuado y realizar las operaciones de manera eficiente y oportuna, siendo una debilidad en la parte económica de la compañía. 2.3.2

Interpretación de resultados obtenidos en la entrevista.

Mediante los resultados obtenidos en la entrevista dirigida al encargado del departamento contable de la compañía Agrocomodities se identificó las distintas amenazas y oportunidades por las que atraviesa la compañía en la actualidad, existen factores externos que afectan en cierta forma a la compañía tal como es el cambio continuo en aspectos económicos y políticos los cuales generan riesgos en la inversión y en la sostenibilidad de la compañía, por otro lado se tiene la inestabilidad al elegir a los proveedor y la competencia que tiene ante otros negocios. Así como la compañía tiene que enfrentar ante esas amenazas también tiene la oportunidad de ser una compañía altamente competitiva, incrementar su rentabilidad a través del incremento de productos a su negocio para cumplir con las exigencias de los clientes, parte fundamental de toda organización, aprovechando al máximo la capacidad que tiene la compañía para introducirse en varios puntos estratégicos de la ciudad. Por otro lado se determina que la compañía no cuenta con un sistema de control interno para el manejo de la mercadería, ocasionando esto desperdicio, pérdidas y mala información, creando obstáculos para tomar decisiones adecuadas. Bajo estas circunstancias se establece la oportunidad de implementar en la compañía Agrocomodities un sistema de control interno que permita mejorar el manejo de la mercadería y así asegurar la estabilidad económica brindando confiabilidad a los clientes.

44

2.3.3

Matriz FODA.

El análisis FODA permite conocer la situación actual en la que se encuentra la compañía con el fin de detectar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se le presenta a la compañía en la actualidad para posteriormente tomar las decisiones correctas del caso. Cuadro N° 2. Matriz FODA FORTALEZAS: compañía.

cualidades

que

tiene

la OPORTUNIDADES: cambios positivos que se le presentan a la compañía para su crecimiento

F1 Existe una excelente relación laboral F2 Cuenta con una estructura física adecuada para su funcionamiento F3 Realizar ventas al por mayor y menor F4 Ofrece productos a precios competitivos al mercado F5 Ofrece gran variedad de productos para el consumo humano

O1 Reconocimiento de la compañía a nivel nacional O2 Obtener un gran volumen de clientes satisfechos O3 Ser una compañía altamente competitiva dentro del mercado nacional O4 Expandir a la compañía en varios puntos estratégicos dentro de la ciudad O5 Ampliar la línea de productos para cumplir con las expectativas de los clientes

DEBILIDADES: son problemas que conlleva AMENAZAS: Factores externos que amenazan a la consigo la compañía que le impiden crecer compañía. económicamente. D1 Carece de un sistema de control interno para la cuenta inventarios. D2 Falta de aplicación de los componentes del control interno. D3 No existen adecuados procedimientos para el control de los inventarios. D4 Falta de capacitación a los empleados acerca de los procesos de ingreso y despacho de los productos. D5 No cuenta con un control de inventarios eficiente y constante. Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

45

A1 Dentro del mercado competitivo existen varios negocios que ofrecen los mismos productos. A2 Inestabilidad en la situación económica del país. A3 Inseguridad al momento de elegir a los proveedores. A4 cambio de precios constantemente.

Cuadro N° 3. Matriz de Estrategias AMENAZAS A1

Dentro del mercado competitivo existen varios negocios que ofrecen productos similares.

O1

Reconocimiento de la compañía a nivel nacional

A2

Inestabilidad en la situación económica del país.

O2

Obtener un gran volumen de clientes satisfechos

A3

Inseguridad al momento de elegir a los proveedores.

O3

Ser una compañía altamente competitiva dentro del mercado nacional

A4

Cambio de precios constantemente.

O4

Expandir a la compañía en varios puntos estratégicos dentro de la ciudad

O5

Ampliar la línea de productos para cumplir con las expectativas de los clientes

DEBILIDADES D1

ESTRATEGIAS DA

Carece de un sistema de control interno para la cuenta inventarios.

Falta de aplicación de D2 componentes del control interno.

OPORTUNIDADES

los

D1 A1

Establecer un sistema de control interno para ofrecer información eficiente de los productos.

D1 O2

D2 A3

Implementar nuevos mecanismos relacionados con los componentes del control interno para tomar decisiones acertadas al momento de elegir a sus proveedores.

D2 O3

Aplicar los elementos del control interno para organizar, procesar, controlar y detectar posibles riesgos y así obtener la excelencia corporal.

D3 O5

Definir correctamente los procedimientos y métodos del registro de los productos con el fin de obtener ventajas al momento de adquirir nuevos productos.

D4 O2

Tener un programa continuo de capacitación para los empleados sobre procesos de ingreso y despacho de los productos, con el fin de ofrecer excelente atención y brindar información exacta y oportuna a los clientes.

No existen adecuados procedimientos D3 para el control de los inventarios.

Falta de capacitación a los empleados D4 acerca de los procesos de ingreso y despacho de los productos.

ESTRATEGIAS DO Implementar un sistema de control de control interno para los inventarios con el fin de brindar productos adecuados para el consumo humano.

D4 A1

Capacitar constantemente a los empleados en procesos de ingreso y despacho de los productos, en cada una de las áreas de la compañía para brindar estabilidad a los clientes.

46

No cuenta con un control D5 inventarios eficiente y constante.

de

D5 O4 ESTRATEGIAS FA

FORTALEZAS F1

Existe una excelente relación laboral

F2

Cuenta con una estructura física adecuada para su funcionamiento Realizar ventas al por mayor y menor

F3

F4

Ofrece productos a precios competitivos al mercado

F5

Ofrece gran variedad de productos para el consumo humano

F1

F1 O2

F2 A1

Fortalecer la estructura física y dar a conocer mediante publicidad con el fin de atraer clientes.

F2 O4

F3 A1

Realizar promociones y descuentos a los clientes potenciales con el fin de asegurar e incrementar las ventas y los clientes

F3 O5

F4 A4

Establecer métodos y técnicas para mantener la estabilidad de los precios evitando un incremento desconsiderado para los clientes.

F4 O1

Expandir la línea de productos para cumplir con las expectativas de los clientes, teniendo como ventaja la estabilidad de los clientes.

F5 O2

Elaborado por: Paola Revelo

47

Realizar controles continuos de los inventarios para evitar pérdidas y confusiones al momento de su despacho y así conseguir el crecimiento económico e institucional. ESTRATEGIAS FO Fomentar un ambiente laboral estable mediante incentivos a sus capacidades para ofrecer un servicio de alta calidad a los clientes. Realizar estudios de mercado para identificar nuevos lugares estratégicos con el fin de expandir el negocio, encontrando nuevas oportunidades de crecimiento. Realizar estrategias de ventas y cumplir con los requerimientos de los clientes mediante la adquisición de varios productos. Mantener precios cómodos para los clientes y así captar la atención de estos con el propósito de que la compañía sea reconocida por la variedad de precios. Incrementar la variedad de productos para captar mayor volumen de clientes para optimizar la rentabilidad de la compañía.

Mediante la elaboración de este diagnóstico se puede observar la situación en la que se encuentra la compañía en la actualidad, lo cual permite mejorar de una manera eficiente las fortalezas, aprovechar oportunidades que se le presenten en el momento oportuno, eliminar las debilidades que le impiden a la compañía desempeñarse correctamente y sobretodo estar pendiente a las posibles amenazas, permitiéndole tomar las mejores decisiones y formularse estrategias para enfrentarse ante un problema ya sea interno o externo. 2.4 Conclusiones parciales del capítulo. En el capítulo dos se realizó la recolección de información utilizando los diferentes métodos y técnicas para conocer a profundo la situación actual de la institución por lo tanto se concluye lo siguiente:  Se investigó y detalló a profundidad sobre las características de la compañía tal como es la ubicación y actividad principal a la que se dedica, se considera un aspecto importante ya que se obtiene un conocimiento específico del objeto de estudio.  Para el desarrollo de la investigación se procedió a la aplicación los diferentes métodos y técnicas aplicables a esta investigación con el fin de obtener la información necesaria acera del problema en el manejo de la mercadería y la falta de proceso documentados que permitan llevar u registro, orientado a la toma de decisiones adecuadas y pertinentes para el desarrollo empresarial.  Los resultados obtenidos al momento de realizar la encuesta a los empleados de la compañía se pudo constatar que la carencia de un sistema de control interno de inventarios ocasiona una serie de inconvenientes dando lugar a situaciones desfavorables para la institución tal como es llevar inadecuados procesos contables creando cierta desviación de información a los empleados así como también puede perjudicar a la compañía en sí.

48

CAPÍTULO III: PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. 3.1 Título de la propuesta. Componentes del control interno para el manejo de inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. de la ciudad de Tulcán. 3.2 Caracterización de la Propuesta. El presente capítulo se encuentra enfocado en proponer la realización de un Sistema de Control Interno en el área contable de la empresa Agrocomodities S.A que tiene como naturaleza la comercialización de productos como es el café, maíz, arroz y aceite de palma. El control es un elemento básico que permite evaluar, coordinar y supervisar de una forma rigurosa los procesos contables que día a día se realizan en la comercializadora tales como monitorear y salvaguardar los inventarios de la empresa Agrocomodities S.A. El sistema de control interno está conformado de cinco componentes los cuales serán aplicados para el mejoramiento del manejo de los inventarios, así como también se contribuye al desarrollo económico de la compañía, los cuales son: Ambiente de control. Es adaptado en la compañía para el control del personal en el desempeño de las funciones en el manejo de inventarios y está conformado por factores tales como valores, principios, unidad de cumplimiento y estructura organizativa los mismos que dan lugar al funcionamiento adecuado en las áreas de la compañía así, como también contribuyen al desenvolvimiento laboral de los empleados con el fin de llevar los registros y manejo de las mercaderías de una manera eficiente, brindando servicios de calidad. Valoración de riesgos. La compañía debe enfrentarse a cambios constantes dentro y fuera de la organización, por lo tanto está expuesta a una serie de riesgos ya sean estos internos o externos para lo cual debe tener bien definida una categoría de riesgos, cobertura de objetivos, identificación de riesgos, factores internos y externos, y análisis de riesgos; elementos necesarios para tomar decisiones acertadas que permitan reducir el riesgo y así fortalecer el desarrollo económico ante la competencia, estando alerta a los factores cambiantes en el mercado competitivo. 49

Actividades de control. La compañía al momento de implementar actividades de control asegura la consecución de los objetivos y el fin para el cual fue creada, teniendo en cuenta las distintas etapas indispensables para llevar los registro, procesos y procedimientos sobre los inventarios en un adecuado orden; estas son: factores, los mismos que están orientados a implementar procedimientos para autorizaciones, documentación y formularios; archivos e informes haciendo constar clasificación y verificación de información, y establecimiento de acciones, etapas establecidas para tener en claro el manejo de los inventarios y la información contable. Información y comunicación. Las etapas en las que se debe basar la compañía para tener un procesamiento de información eficiente y una comunicación adecuada son: pasos para la información, calidad de la información, y comunicación interna y externa; etapas necesarias para mantener el direccionamiento de la compañía en un nivel altamente calificado, a través de la excelente comunicación entre empleados y clientes y la información veraz y oportuna en lo que se refiere a los inventarios y las condiciones físicas de la mercadería. Supervisión y Monitoreo. Este componente del control interno es utilizado especialmente para supervisar el cumplimiento de las actividades, procedimientos que fueron fijados dentro de la compañía para mejorar el manejo de los inventarios, para su comprobación se basa en las siguientes etapas: proceso de evaluación y documentación. 3.3 Desarrollo de los Componentes del Sistema de Control Interno. A continuación se representa una breve síntesis a cerca de la propuesta basada en cada uno de los componentes del sistema de control interno encaminados para mejorar los procesos para el adecuado manejo de los inventarios.

50

Gráfico Nº 1. Sistema de control interno.

Elementos: Categoría de riesgos Cobertura de objetivos Identificación de riesgos Factores internos y externos Análisis de riesgos Factores: Valores Principios Unidad de Cumplimiento Estructura Organizativas

Ambiente de control

Etapas: Proceso de evaluación Documentación

Etapas: Factores Archivos Informes

Evaluación de riesgos

Componentes del Sistema de control Interno para la Compañía Agrocomodities

Supervisión y monitoreo

Actividades de control

Información y Comunicación

Etapas: Información Sistemas estratégicos integrados Calidad de la información Comunicación interna externa

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.1

Ambiente de control.

El ambiente de control es un componente donde se trataran elementos indispensables como la estructura fundamental de una empresa como principios, valores, compromisos que regularan el comportamiento para el cumplimiento de actividades organizadas de la empresa a través del establecimiento de regulaciones en los factores internos.

51

e

y

Gráfico Nº 2. Factores del Ambiente de Control.

Ambiente de Control

Valores

Principios Factores Unidad de Cumplimiento del Sistema de Control

Estructura Organizativa

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.1.1 Valores.  Solidaridad. Especialmente para auto-perfeccionamiento ético y para hacer frente a las amenazas de ilícitos en el momento del manejo de inventarios.  Libertad. Sin que eso menoscabe la posibilidad de organización, cooperación y coordinación entre trabajadores y directivos de la empresa.  Igualdad. Se refiere al trato justo con ecuanimidad a todos y la contribución con su aporte intelectual y físico para la toma de decisiones.  Respeto. A la diversidad de criterios, creencias, puntos de vista, estrategias y modelos de organización que poseen nuestras instituciones sociales.  Frenar la corrupción. Destacando la lucha en contra de procedimientos incorrectos como el la malversación de fondos, la mediocridad, abusos de confianza, el conflicto de 52

intereses personales, el maltrato físico, emocional, moral y sexual, el cobro sin trabajar entre otras infracciones éticas.  Trabajo en equipo. Se busca el logro de objetivos organizacionales. 3.3.1.2 Principios.  Apego a la verdad con honradez, responsabilidad y autonomía de pensamiento, al servicio de una vigilancia permanente, una función de estímulo y prevención para el cumplimiento del Código en su conjunto.  Respeto a la libertad e impulsos a aprender a vivir esa libertad y a crear una atmósfera de libertad que consolide la autonomía institucional responsable.  Fortalecer la evaluación y la autoevaluación con retroalimentación y su aplicación en una rendición de cuentas, con objetividad y transparencia, en todos los niveles, tareas y departamentos de Agrocomodities S.A.  Crear un clima o ambiente de trabajo positivo, de armonía y favorable al cambio, al respeto, al reconocimiento de méritos y principalmente a reconocer que la organización es un “bien común” inalienable.  No involucrarse en conductas que impliquen discriminación por causa de: origen, etnia, género, color, edad, estado civil, ideología política, condición socio cultural y económico o incapacidad física o mental. 3.3.1.3 Unidad de cumplimiento del sistema de control interno. Esta unidad permite evaluar constantemente el cumplimiento de cada uno de los procesos contables en especial el manejo de inventarios, para lo cual se ha planteado la conformación de una unidad que verifique y controle los procesos, dicha unidad debe ser conformada por autoridades de la organización. Compañía Agrocomodities S.A. Una junta de evaluación del sistema de control interno se conforma de la siguiente manera.

53

Cuadro N° 4. Directivos para el Sistema de Control Interno. FUNCIÓN

RESPONSABLE

Presidente comisión de evaluación

Gerente general

Vicepresidente comisión

Subgerente

Tesorería comisión

Auditor interno

Primer Vocal

Contador

Elaborado por: Paola Revelo

Esta unidad es encargada de hacer respetar las siguientes disposiciones que permite controlar de una forma eficiente el manejo de inventarios a través de un sistema de control interno.  Establecer la misión y la visión.  Supervisar y aprobar objetivos.  Delega específicamente la responsabilidad y autoridad.  Evalúa los procesos periódicamente  Asumir total responsabilidad del sistema de control interno.  Vigilar y monitorear el seguimiento del sistema de control interno contable.  Aportar planes correctivos para el mejoramiento continuo. 3.3.1.4 Estructura organizativa. Dentro de la estructura organizativa se propone un organigrama individual en el departamento financiero con sus determinadas funciones. Objetivo: hacer conocer el nivel de jerarquías a los integrantes del departamento financiero.  Tiene que existir la segregación de funciones dentro de la empresa.  A Cada empleado debe tener bien definida la delimitación de su responsabilidad.  Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad, están obligados a operar según lo encargado.  Debe proporcionárseles el respectivo manual de funciones a cada uno de los empleados. 54

 La estructura Organizativa debe de facilitar el flujo de información.  Las actividades deben ser planeadas y controladas de manera que vayan enfocadas en el cumplimiento de los objetivos y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la compañía.  En la compañía tiene que haber información apropiada para determinar el nivel de autoridad y el alcance de las responsabilidades de cada individuo.  Se deben establecer políticas y procedimientos para el manejo del personal, que den como consecuencia personal competente y digna de confianza, para un sistema efectivo de control interno.  Debe proporcionarse recurso suficiente para entrenar al personal en actividades de la compañía. Gráfico Nº 3. Organigrama Departamento Financiero Compañía Agrocomodities.

Contador

Departamento Contable

Departamento Comercial

Talento Humano

Área de Operaciones

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.2

Evaluación de Riesgos.

En la compañía Agrocomodities S.A, la evaluación de riesgos demuestra como evaluar y supervisar los objetivos de la empresa como también el cumplimiento de los mismos a través de varios elementos propios del componente evaluación de riesgos.

55

Gráfico Nº 4. Elementos de la evaluación de riesgos.

Evaluación de Riesgos

Categoría de Riesgos

Cobertura de Objetivos

Identificación de Riesgos

Factores Internos y externos

Análisis de Riesgos

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.2.1 Categoría de riesgos. Este control contribuye al establecimiento acerca de la categoría de objetivos del sistema de control interno contable que puedan aplicarse en la compañía.  La compañía Agrocomodities S.A debe contar con objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento.  Los objetivos de la empresa tienen que contener planes estratégicos de acuerdo a las condiciones actuales.  Debe darse a conocer a los empleados de la empresa los objetivos generales de la empresa, para asegurar que el personal este en la misma sintonía.  Los jefes de los distintos departamentos de la empresa comercial Agrocomodities S.A debe disponer de declaraciones claras sobre los objetivos.  Se tiene que manifestar a los empleados los beneficios para la empresa al lograr los objetivos.  Los objetivos de la empresa deben de ser lo suficientemente específicos.  Los objetivos de las actividades del control interno contable estarán de acuerdo a lograr los objetivos globales de la empresa.  Debe revisarse periódicamente los avances de las actividades con relación a los objetivos.  Se tienen que ajustar los objetivos a las necesidades y condiciones actuales de la empresa así como a las del entorno.

56

3.3.2.2 Cobertura de objetivos. En este factor se elabora los objetivos específicos de las actividades contables como también como deben de estar vinculados con estrategias, recursos humanos y tecnológicos y estos a su vez tener compatibilidad con la misión y la visión de la compañía en donde deberán constar parámetros como:  La existencia de objetivos específicos establecidos para cada departamento de la empresa.  Los controles internos que llevará la empresa tiene que dar cobertura a los objetivos de operación como también a la información financiera y de cumplimiento.  La canalización de los recursos deberán estar acordes a la factibilidad del cumplimiento de objetivos.  Se deberán identificar los objetivos por el grado de importancia en el cumplimiento es decir prioridad de objetivos.  Identificar el grado de compromiso de los empleados por cumplimientos de objetivos.  Apoyo al departamento contable por parte de la administración como respaldo para el logro de objetivos.  Análisis de forma periódica de los objetivos.  Evaluar constantemente el cumplimiento de objetivos con relación al objetivo general. 3.3.2.3 Identificación de riesgos. Es factible que en la identificación de riesgos se utilicen técnicas como la entrevista encuestas con formularios de riegos, evaluaciones pero lo más difícil es la identificación de estos riesgos ya que pueden influir factores internos y externos para lo cual se deberá considerar parámetros básicos para esta identificación para lo cual propondremos los siguientes pasos: 1. Descripción de la actividad e identificación, gratificación y verificación del proceso. 2. Detallar la clasificación de riesgos en este caso financieros y de inventario. 57

3. Identificar las amenazas por procesos. 4. Identificar los puntos críticos y vulnerables del control 5. Establecimientos de las causas efectos del riesgo. 6. Establecimiento de los límites críticos. 7. Establecimiento de actividades de control y sistemas de vigilancia. 8. Elaboración de procedimientos y registros. 9. Elaboración de fichas de procesos. 10. Cálculo del indicador de riesgos por procesos y elaboración del mapa de riesgos. Sumados a estos pasos para el análisis de riesgos se tendrá que identificar los factores internos y externos de los posibles riegos para el análisis con los pasos anteriormente citados. 3.3.2.3.1

Factores internos y externos.

Los factores internos y externos se los ha dictaminado mediante el grado de responsabilidad al analizar las cuentas en el registro de inventarios en el proceso contable, ahora bien si se los ha clasificado en internos porque son procesos que se manejan en cada una de las cuentas y externos porque están acogidas a reglamentos y estamentos financieros que pueden perjudicar la inestabilidad de la empresa en base a políticas económicas del estado. A continuación se da a conocer los factores internos y externos: Cuadro N° 5. Factores internos y externos de la compañía Agrocomodities. INTERNOS Compras. Depreciaciones Efectivo. Ventas Toma Física de inventarios

EXTERNOS Proveedores Impuestos

Elaborado por: Paola Revelo

Debido a la identificación de estos factores internos y externos enfocados principalmente en el área contable permite saber dónde atacar y las partes críticas de los riesgos para lo cual se ha propuesto un mapa de riesgos para su respectivo control. 58

Posteriormente se explicará en una síntesis de los posibles riesgos. 3.3.2.4 Análisis de riesgos. El análisis de riesgo se realiza una descripción y la explicación de los factores internos y externos de sus actividades, como la valoración de este análisis de la clasificación de riesgos por su nivel en categorías como bajo, moderado y alto. Cuadro N° 6. Análisis de Riesgos

RIESGO

BAJO

CLASIFICACIÓN MODERAD O

Compras.

ALTO X

X

Depreciaciones Efectivo. Ventas. Toma Física de inventarios. Proveedores. Impuestos Elaborado por: Paola Revelo

X X X X X

A continuación se da una breve explicación acerca del porque se los considera a los factores de nivel bajo, medio o alto. Cuadro Nº 7 2. Factores internos y externos. CUENTA

FACTORES

NIVEL DE RIESGO

Compras

Interno

Alto

Depreciaciones

Interno

Bajo

59

ANÁLISIS Su nivel de riesgo es alto ya que se puede cumplir con los procedimientos correctos para la realización de las compras es de mucha utilidad debido a que se minimizan los riesgos de compras a proveedores que no cumplan los requisitos así como también evitar fraude en dicha actividad que afecte los costos de ventas o gastos de operación. Aplicar las respectivas depreciaciones oportunamente y de forma correcta provoca que no se afecten o sacrifiquen los costos de la empresa.

Efectivo

Interno

Alto

Ventas

Interno

Alto

Toma física de inventarios

Interno.

Alto.

Proveedores

Externo.

Moderado

Impuestos.

Externos.

Moderado.

No tener un control de recursos con que se dispone a determinada fecha, es de mucho riesgo en el momento de solvencia económica y la toma de decisiones. Llevar un control sobre las ventas con relación a lo facturado es de mucha importancia ya que al final de una mala facturación podría ocasionar pérdidas innecesarias a la empresa y por ende representa un riesgo alto para la empresa. Realizar toma física de inventarios periódicamente y tener y programas para ellos evitará los desperdicios y pérdidas que afecten los gastos directores en el área de inventarios es decir bodega. No contar con un auxiliar de cuenta de proveedores que refleje información necesaria como número de facturas fecha de la compra y fecha de vencimiento puede ser de riesgo moderado que ocasionaría retrasos en pagos a los proveedores y atrasos en la compra de productos y por ende confiabilidad de la empresa. El no pagar los impuestos a tiempo como el cambio de políticas económicas provocaría retrasos en solvencias en casos de legalizar documentación del área de inventarios.

Elaborado por: Paola Revelo

Esta clasificación se la realizará ya que en el control de mercaderías y cada uno de los factores ya sean internos o externos serán riesgos que afecten directamente a la cuenta inventarios.

60

Cuadro N° 8. Descripción de Riesgos

ACTIVIDADES

FACTORES

DESCRIPCIÓN

Compras.

Interno.

Registro adecuado de compras con documentos de soporte al momento de registro de inventarios.

Depreciaciones

Interno.

Las depreciaciones deben registrar correctamente de acuerdo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas

Interno.

El registro correcto y adecuado y sus diferentes arqueos de caja para cuadrar con la entrada y salida cuando se trata de efectivo.

Ventas

Interno.

El empleo coordinado y eficiente del ingreso de salidas mediante la aplicación de métodos de inventarios para su registro.

Toma Física de inventarios.

Interno.

Informes veraces de acuerdo al conteo físico del inventario.

Proveedores.

Externo.

Confiabilidad en la adquisición de la mercadería y formas de pago

Externo

Registro detallado de impuestos y aranceles de la mercadería que podría afectar en el momento del registro en las Kárdex.

Efectivo.

Impuesto.

Elaborado por: Paola Revelo

61

3.3.3

Actividades de control.

Gráfico Nº 5. Etapas para realizar las actividades de control. Actividades de Control

Factores

Procedimientos para autorizaciones

Procedimiento para documentación

Formularios y documentación autorizada

Archivos

Informes

Clasificación y procesamiento de la información

Verificación de la información

Establecimiento de acciones

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.3.1 Tipos de actividades de control. Las actividades de control se las establecerá mediante políticas que se deberá seguir para el cumplimiento de una forma organizada de tareas para lo cual se ha propuesto tareas y responsabilidades específicas como equilibrio organizacional las cuales detallamos a continuación.

62

Cuadro N° 9. Descripción de los procesos de las actividades de control

Autorizaciones

La delegación de autoridad en las tareas contables y financieras nos permite que cada proceso y actividad que se realice en el control interno sea responsabilidad de las personas encomendadas como herramienta de control y cumplimiento de las mismas.

Documentación como evidencia

La documentación obtenida y verificada es un medio de evidencia donde nos demuestre la veracidad del proceso de control interno en este caso las entradas y salidas de mercadería con el fin de detectar malas interpretaciones financieras al momento de un control.

Formularios documentación utilizada

y

Todo proceso deberá seguir una metodología de acuerdo al sistema de control interno esto le permitirá conseguir una herramienta de información fuente para detectar errores y realizar las acciones correctivas pertinentes.

Archivos

Toda documentación que se genere durante el proceso de control interno se deberá archivar con el fin de que al momento de una evaluación detectar posibles fallas en las responsabilidades y errores operativos que perjudique a la organización.

Informes.

Es una forma de hacer conocer el estado del proceso de control interno durante la evaluación de un área específica y sacar las conclusiones pertinentes para posteriormente proceder a la toma de decisiones de la autoridad.

Clasificación y procesamiento de la información

Verificación evaluación

Establecimiento acciones

La clasificación debe estar acorde a las áreas de la empresa que representen un riesgo, la mala aplicación de las actividades o provocar robos y fraudes lo que originaría es un desequilibrio económico. El proceso de clasificación debe ir acorde a las partes que sean más vulnerables y que puedan surgir de manera habitual.

y

Las evaluaciones se deberán realizar de manera constante y periódica con la finalidad de detectar si los procesos estén bien llevados de acuerdo a la metodología y la estructura del área examinada y poder conocer las necesidades y tomar acciones correctivas coherentes para el control de inventarios.

de

Una vez que se tienen identificadas las operaciones de la empresa en el área contable así como sus debilidades, se establece el control interno que permita garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en el departamento contable.

Elaborado por: Paola Revelo

Cada uno de estos parámetros se deberá manejar mediante procedimientos que oriente al departamento contable seguir los pasos y reglas para su correcta ejecución. 3.3.3.2 Procedimientos para autorizaciones.  Asignar un encargado responsable de inventarios en la empresa.  Identificar las necesidades de inventarios en base a un planeamiento organizado. 63

 Registro y preparación de informes en la entrega y recepción de mercadería.  Emitir órdenes de salida de mercancía cada vez que se entregue.  Emitir una orden de entrada de mercancía cada vez que se reciba una mercancía.  Realización de conteo físico para verificar si las cantidades recibidas y entregadas son correctas por lo menos una vez cada tres o cuatro meses sin importar el sistema que tenga adoptado la compañía.  La organización y ubicación del inventario para identificar y salvaguardar al responsable de que no salga mercaderías sin autorizaciones.  No recibir mercancías sin la autorización de compras.  No entregar mercancías sin la autorización de ventas.  Informe del responsable por mercadería en mal estado.  Buen almacenamiento para evitar robos, daños o descomposición.  Registro diario de tarjetas Kárdex de entradas y salidas de mercadería.  Mantener inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en ventas.  Ordenamiento de información y documentación de registros contables para presentación de informes generales cada vez que la administración lo requiera. 3.3.3.3 Procedimiento para documentación. 

Comprobante de Ingreso.



Recibo de consignación bancaria.



Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros.



Factura de venta.



Comprobante de venta con tarjeta de crédito



Cheque.



comprobante de egreso o comprobante de pago.



Letra de cambio.



Pagaré.



Nota débito.



Nota crédito.



Recibo de caja menor y reembolso de caja menor.



Nota de contabilidad. 64



Comprobante diario de contabilidad.

3.3.3.4 Formularios y documentación autorizada.  Se elaborará un formato para la revisión de mercaderías para su registro.  Formato Acta de entrega recepción de mercaderías  Formato de artículos o mercadería dañada.  Se deberá contar con un formato para notas de pedido.  Se contará con un formato de solicitud de cheque para aquellos gastos o compras que aún no se conocen los datos exactos o para pago de impuestos, etc. Se contará con un formato para solicitud de cotizaciones de materia prima, materiales, herramientas y/o servicios. 3.3.3.5 Archivos. Se debe considerar un lugar adecuado y organizado para el manejo de archivo contable con el fin de salvaguardar la información para lo cual se utiliza los siguientes parámetros. Se deberá realizar la debida selección de la correspondencia que será archiva.  Se considerará para el archivo la separación de la correspondencia por sección o departamento en este caso el área de contabilidad.  Los

archivadores

de

comprobantes

deberán

estar

en

buen

estado

para

mantener el orden dentro del lugar.  El lugar deberá contar con la suficiente seguridad.  El lugar asignado para archivo de la documentación deberá ser área restringida para el personal.  Los archivos deberán estar de acuerdo a lo que la ley manda.  Se harán respaldos semanales de la información por medio magnético.  Contablemente se harán respaldos mensuales de la información financiera con cierres mensuales. 3.3.3.6 Informes. Para la evaluación de los procesos basados en el control interno deberemos realizar los informes respectivos de cada una de las áreas supervisadas, las políticas que deberemos 65

utilizar son las siguientes:  Elaboración de informes para el área contable específicamente la de inventarios de mercaderías los que deberán contener la suficiente información comprobatoria sobre sus actividades.  Para cada esta área se deberá contar con un programa específico de los controles internos contables.  Los informes sobre las evaluaciones de las diferentes áreas serán entregados al responsable del control interno para luego ser revisados por el comité encargado del control interno.  Sobre los hallazgos de mayor relevancia de deberá realizar un informe especial para su respectivo análisis y seguimiento de superación y la realización de acciones correctivas.  Se deberá contar con un programa de seguimiento para superar cada una de las deficiencias. 3.3.3.7 Clasificación y procesamiento de la información. La clasificación y el procesamiento de información permite detectar las deficiencias y fortalezas de los procesos en el control de inventarios, como políticas se opta por las siguientes.  Contar con el registro de tarjetas para inventarios, donde se detalle las características de la existencia.  Los informes de las diferentes áreas de la empresa serán entregados al responsable del control interno contable.  Se deberá llevar registro de todas aquellas contingencias que puedan afectar los resultados o las metas de la empresa Agrocomodities S.A.  Cuando

se

detecte

riesgos

que

pueden

afectar

los

resultados

de

las

operaciones deberá contemplarse una provisión para ello.  Constantemente revisar y auditar la información contable de los sistemas informáticos.  Los empleados de cada área de la empresa responsable del procesamiento de la información debe estar consciente de su trabajo. 66

3.3.3.8 Verificación de la información. Todos los sistemas de información deberán ser supervisados y evaluados constantemente para poder verificar el estado de su cumplimiento y obtener una seguridad de que los procesos se están efectuando de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para lo cual se establece las siguientes políticas:  Se deberán revisar los controles internos contables constantes.  Se deberán verificar que los sistemas de información se ajusten a las necesidades del manejo de inventarios.  Se deberá verificar que los sistemas de información sean flexibles a los cambios según las necesidades de la empresa.  Se evaluarán los cambios en los sistemas de información  Se deberá contar con un sistema de información permanente. 3.3.3.9 Establecimiento de acciones. Permitirá idear acciones correctivas frente a las dificultadas de las actividades que nos proporciona el control interno contable, las políticas son las siguientes:  Se deberán establecer las acciones necesarias para el cumplimiento de las actividades en el manejo de inventarios.  Se establecerán acciones necesarias para la eficiencia y eficacia de las operaciones contables.  Se deberán establecer las acciones necesarias para la confiabilidad de la información financiera.  Se establecerán las acciones necesarias para el cumplimiento de las leyes y regulaciones en el manejo de control de inventarios.  El Comité de cumplimiento del control interno contable deberá analizar el establecimiento de nueva acciones en beneficio de la empresa.

67

3.3.4

Información y Comunicación

Gráfico Nº 6. Pasos de la información y comunicación Información y comunicación Integración de operaciones Información Tecnología

Sistemas estratégicos e integrados

Control de sistemas de información

Calidad de los sistemas de información Calidad de la información

Seguridad

Comunicación interna y externa

Elaborado por: Paola Revelo

3.3.4.1 Información. Este factor se encarga de capturar la información de forma coherente y oportuna para la viabilidad en los procesos de control de inventarios. Se suministrará información de fuentes interna y externas.  Toda la información suministrada deberá ser correcta, detallada y de forma oportuna para su total comprensión y fácil entendimiento.  Se desarrollaran o revisaran los sistemas de información d e l área financiera y de inventarios.  La realización de planes estratégicos y de mejoras en la detección de dificultades. 68

 Vinculación entre departamentos mediante sistemas de información.  Los estados financieros deberán contar con los anexos suficientes para una mejor comprensión y análisis.  Monitoreo de los sistemas de información contables.  Se deberá presentar notas sobre el análisis de las cifras presentadas en los estados financieros.  El

análisis

presentado

del manejo de inventarios mediante métodos y técnicas

contables de fácil comprensión.  La información suministrada por los sistemas de información deberán ser utilizados para análisis de toma de decisiones. 3.3.4.2 Sistemas estratégicos e integrados. Estos sistemas permitirán optimizar e entrelazar los procesos financieros con las diferentes áreas de la empresa como un todo para lo cual se enfoca en factores de comunicación y de la información tales como:  Integración de operaciones. Toda la información y comunicación de la empresa nace en los cambios contables para el manejo de procesos en las operaciones de la empresa.  Tecnología. La tecnología es la más fundamental ya que los sistemas de comunicación deben estar entrelazados entre sí mediante métodos informáticos que permitan optimizar tiempo y recursos para la empresa.  Control de sistemas de información. La evaluación permanente y periódica de los sistemas es necesaria para poder determinar el correcto funcionamiento de los procesos en el área de inventarios.  Calidad de los sistemas de información. Deben existir los reportes pertinentes de la verificación de la eficiencia de la información 69

para el desenvolvimiento de actividades y tareas del área contable y en especial del control de inventarios.  Seguridad. Este factor permite salvaguardar la información y los recursos. 3.3.4.3 Calidad de la información. El contenido de la información debe tener factores específicos y comprensibles para el uso de la misma y cumplir con parámetros tales como.  Brindar la información veraz y apropiada.  Se deberá actualizar la información de acuerdo como requiera la empresa.  La información suministrada debe contribuir como herramienta para el control interno contable.  Accesibilidad al personal autorizado solo a responsables encargados del control.  La información generada por las partes relacionadas deberá ser confiable y oportuna.  La administración deberá ser responsable de los sistemas de información estos sistemas de información deberán ser evaluados y aprobados.  Los sistemas de información deberán ser diseñados de manera que cumplan las necesidades de la empresa. 3.3.4.4 Comunicación interna y externa.  La comunicación interna y externa permitirá coordinar de una forma organizada las actividades y tareas a cumplir en la compañía.  La compañía Agrocomodities deben contar con medios de comunicación efectiva para transmitir información a todo el personal que labora en dicha compañía.  Se deberán establecer adecuadamente los canales de comunicación.  La administración deberá poseer receptividad a las sugerencias del personal. Se deberá comunicar a todo el personal sobre los objetivos de la empresa.  Se deberá comunicar a todo el personal sobre los riesgos a los que está expuesta la compañía. 70

 Se

deberán

crear

mecanismos

para

que

los

empleados

suministren

recomendaciones de mejoramiento continuo.  La información deberá ser fluida en cuanto a acciones de seguimiento. 3.3.5

Supervisión y Monitoreo.

Gráfico Nº 7. Etapas para realizar el monitoreo Supervisión y Monitoreo

Proceso de evaluación

Documentación

Proceso de evaluación

Elaborado por: Paola Revelo

Este factor permite coordinar y verificar la realidad de la empresa y los procesos contables en el tratamiento del control de inventarios mediante varios parámetros que se detalla a continuación:  Monitorear las evidencias de las actividades diarias.  Se deberá revisar la confiabilidad de los reportes realizados.  Los auditores independientes deberán comunicar de manera objetiva.  Se evaluarán

los controles para prevenir o detectar riesgos a que son

expuestos los inventarios.  Se deberá reportar la información de auditoria al comité de cumplimiento del control interno contable.  Se deberán tomar en cuenta las debilidades significativas encontradas por los auditores internos y externos.  Se deberán fortalecer los controles internos contables si fuese necesario. 3.3.5.1 Proceso de evaluación. Nos permitirá analizar el esquema del sistema de control interno y sus diferentes componentes aplicados a las actividades contables en el manejo de inventarios para lo cual se deberá seguir varios puntos mencionados a continuación: 71

 La comparación de metodología implementada con otras empresas de las mismas características.  Revisión de estados financieros constantemente.  El proceso de evaluación de los controles internos contables se hará con suficiente autoridad.  Se

deberán

incluir

en

las

evaluaciones

cuestionarios

y

otro

tipo

de

herramientas.  Documentación pertinente en el proceso de evaluación.  Se deberá dar seguimiento a los reportes de deficiencias.  Se deberá reportar al comité de cumplimiento del control interno contable de las deficiencias encontradas en el proceso de evaluación.  Se deberán implementar los controles necesarios para disminuir los riesgos. 3.3.5.2 Documentación. Este factor permite organizar los documentos como prueba para evidenciar cada uno de los procesos y actividades realizadas, a continuación se presentan el procedimiento a seguir:  Se documentarán los procesos y actividades.  Se supervisará el progreso y la revisión de los hallazgos  Se documentarán todas las transacciones y respaldos pertinentes.  Se deberá contar con la información disponible para su verificación  Se deberá contar con espacio físico para el archivo con su fácil comprensión.  Se

deberán

separar

los

archivos

de

los

documentos

por

sección

o

departamento.  Se desarrollaran programas de evaluación con segmentos cortos y largos de acuerdo a prioridades. 3.3.5.3 Plan de acción. Mediante este factor se identificar en base a las evaluaciones del control interno definir donde comenzar y que planes realizar para esto se debe seguir varios parámetros.  Identificar actividades de monitoreo rutinarias.  Analizar los informes de auditorías internas. 72

 Considerar los hallazgos relacionados con el control interno hechos por los auditores externos.  Focalizarse en áreas de mayores riesgos.  Supervisar y monitorear las acciones en los progresos de los hallazgos.  Seguimiento de acciones tomadas por las deficiencias encontradas en cada una de las evaluaciones. Una vez analizado y propuesto políticas y procedimientos de cómo llevar el control interno en la empresa y específicamente en el área de inventarios se procederá a proponer como se deberá registrar los inventarios en la parte contable detallando en una serie de flujo gramas en donde se hace énfasis los procesos, para lo cual se enfoca en parámetros que pueden afectar a la contabilidad como la adquisición de productos la misma que se detallara el proceso mediante un flujo grama donde se especifica el grado de importancia de cada actividad con sus respectivos responsables y la descripción de los mismos lo mismo se realizará con el proceso del control físico de inventarios y su importancia en el momento del conteo físico para salvaguardar las responsabilidades de cada responsable en el momento de la constatación física de las de los productos existentes, como también en el proceso de recepción de mercaderías, proceso que permite salvaguardar el estado de mercaderías y su completa legalidad mediante documentos legales y facturas. A continuación se da a conocer los respectivos procesos plasmados en flujo grama con su respectiva descripción de los mismos:

73

Cuadro N° 10. Flujograma Integrado Empresa “Agrocomodities S.A”

Paso

Nombre del proceso: Adquisición de Inventarios Actividad Responsable

Descripción

Administrador Se inicia el proceso de adquisición de inventarios

1

2

3

Verificación del stock

Administrador

Verifica proveedores Administrador

NO SI 4

5

6

7

Selección proveedores según producto

Administrador

Decide efectuar la compra.

Administrador

El administrador decide efectuar la compra previa constatación de la mercadería.

Administrador

Se establecerá rubros y forma de pagos con los proveedores

Contador

Se deberá registrar contablemente en libros las transacciones de la cuenta inventarios con documentos de respaldo

Contador

Finaliza el proceso

Define forma de pago

Registro de compras en libros

8

FIN Elaborado por: Paola Revelo

74

Se deberá verificar el stock de productos e identificar que requiere la empresa de los productos este procedimiento es netamente operativo El administrador verifica los proveedores que nos facilitara la mercadería y el grado de confianza este procedimiento es operativo Nos indica la decisión que se deberá temar para escoger los proveedores previo análisis de la calidad y precios de mercadería

Cuadro N° 11. Flujograma Integrado Empresa Agrocomodities Nombre del proceso control físico de inventarios Paso

Actividad

Responsable

Descripción Inicio del proceso de control físico de inventarios

1

2

Administrador

Programación diaria de inventarios.

Departamento contable

Realización de reportes sustentados en la documentación en las transacciones contables de inventarios

Bodeguero

En este paso el bodeguero será responsable de ordenar la mercadería de acuerdo al tipo y tiempo

Conteo Físico

Bodeguero

En esta operación el encargado estará en constante conteo físico como control diario.

Actualización Sistema.

Departamento contable

Actualización diaria del sistema contable previa verificación de entradas y salidas de inventarios.

Generación de reportes 3

4

Realización de planificaciones diarias de entradas y salidas de mercadería

Verificación de ubicación de productos.

5

6

Finaliza el proceso.

FIN 7 Elaborado por: Paola Revelo

75

Cuadro N° 12. Proceso de Recepción de Mercaderías Paso

Actividad

Responsable

Descripción Inicio proceso recepción de mercaderías

INICIO 1

Asignación lugar para mercadería.

Bodeguero

En este paso se deberá asignar la mercadería en lugares de fácil acceso y de protección de la mercadería

Contador

Organización de facturas para registro contable de inventarios

Contador

Decisiones en devolución de mercadería previa comprobación en cotejar la factura.

Contador

Ingresar al sistema los productos que ingresan a bodega para el control contable de inventarios.

2 Recepción de facturas

3

Devolución de mercadería.

NO

Coteja la factura con lo recibido.

4 SI

Ingreso artículos en sistemas. 5

Fin del proceso 6 Elaborado por: Paola Revelo

76

3.4 Validación por vía de expertos. 3.4.1

Objetivo.

Validar la propuesta mediante la vía de expertos. 3.4.2

Interpretación de resultados de la validación de la tesis.

Luego de realizar la respectiva propuesta sobre el tema sistema de control interno para el manejo de inventarios de la compañía Agrocomodities y dar el respectivo cumplimiento a los objetivos planteados se procedió a realizar la validación de la investigación la misma que es evaluada por profesionales en el área de contabilidad y auditoría entendidos en el tema propuesto con el fin de verificar la correcta elaboración y asegurar a la compañía hacer el uso pertinente. Los resultados obtenidos en las distintas etapas de esta investigación fueron: 3.4.2.1 Indicadores de calidad. Gráfico Nº 8. Carácter Científico. Carácter Científico 0% Muy satisfactorio Satisfactorio Poco Satisfactorio Nada Satisfactorio

100%

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis En el indicador de carácter científico los validadores manifestaron en su totalidad que la investigación es muy satisfactoria, puesto que está fundamentada con conocimientos científicos basados en el sistema de control interno e inventarios, debidamente analizados y acordes al tema de investigación.

77

Gráfico Nº 9. Estructura metodológica Estructura Metodológica 0%

Muy satisfactorio Satisfactorio

33% 67%

Poco Satisfactorio Nada Satisfactorio

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis La estructura metodológica fue valorada por la mayoría de los validadores como muy satisfactoria, mientras que la minoría la consideran satisfactoria, por lo tanto se la considera apta para la aplicación del sistema de control interno, ya que se utilizó diferentes métodos y técnicas haciendo posible el desarrollo adecuado y concreto de esta investigación con el fin de dar seguimiento al problema dar las respectivas soluciones en el manejo de los inventarios de la compañía Agrocomodities. Gráfico Nº 10. Organización de la propuesta Organización de la propuesta 0

Muy satisfactorio Satisfactorio Poco Satisfactorio 100%

Nada Satisfactorio

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

Análisis La totalidad de los validadores coincidieron que la organización de la propuesta es muy satisfactoria. Se determina que la propuesta está debidamente organizada para dar 78

cumplimiento a la mejora del manejo de inventarios por medio del uso de los componentes del control interno. Gráfico Nº 11. Viabilidad Viabilidad 0% Muy satisfactorio 33%

Satisfactorio Poco satisfactorio

67%

nada satisfactorio

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

La mayoría de los validadores concluyeron que la viabilidad para la aplicación de la propuesta es muy satisfactoria mientras que la minoría dijeron que es satisfactoria, por tal razón se establece que el desarrollo de la

propuesta es viable en el manejo de los

inventarios en la compañía Agrocomodities. Gráfico Nº 12. Actualidad de la propuesta Actualidad de la propuesta 0% Muy satisfactorio

33%

Satisfactorio 67%

Poco Satisfactorio Nada Satisfactorio

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

En el indicador de actualidad de la propuesta la mayoría de los validadores manifestaros que es muy satisfactoria, mientras que una minoría concluyeron que es satisfactoria, por lo tanto se determina que la aplicación del sistema de control interno es fundamental en el desempeño delas actividad que lleva acabo la compañía Agrocomodities en especial en el manejo de inventarios. 79

3.5 Conclusiones parciales del capítulo.  Se realizó la caracterización acerca en la que cosiste la propuesta para dar solución a los principales inconvenientes como es la inestabilidad en el manejo de los inventarios para lo cual se aplicó los cinco componentes del sistema de control interno.  Se realizó procesos y actividades que se debe seguir para cumplir con eficiencia el control de inventarios basados y entrelazados con cada uno de los componentes del sistema de control interno los mismos que son enfocados especialmente en el área contable ya que este departamento será el órgano en donde repose toda documentación y responsabilidad para su control, establecido factores importantes por cada componente los mismos que se encargaran de dar cumplimiento de cada componente con políticas y procedimiento para el cumplimiento de actividades en el área contable.  A través de la validación por vía de expertos se obtuvo la opinión de profesionales en contabilidad y auditoría sobre el tema del sistema de control interno para el manejo de inventarios de la compañía Agrocomodities con el fin de dar cumplimiento al trabajo de grado.

80

Conclusiones generales.  Para el desarrollo de esta investigación se procedió a definir cada uno de los temas relacionados con el control interno e inventarios basados en libros citados con los autores respectivos, los mismos que se realizaron los respectivos análisis; destacando como tema principal el sistema de control interno y los componentes que lo conforman ya que permiten mantener procedimientos eficientes para el manejo de los inventarios y de esta manera dar solución al problema expuesto por la compañía.  En el capítulo II se dio a conocer las características de la compañía, se realizó una investigación profunda haciendo uso de los instrumentos necesarios para el levantamiento de información sobre control interno, así como también se hizo el uso de métodos para llegar a obtener una investigación veraz, detectando ciertas falencias en el manejo de inventarios y la carencia de un sistema de control interno, lo cual impide el desempeño adecuado en las operaciones de la compañía.  En el capítulo III se desarrolló la propuesta la cual está encaminada a dar las soluciones pertinentes acerca del sistema de control interno para el manejo de los inventarios la misma que contiene distintas actividades y controles basados en los componentes del control interno los cuales van encaminados a lograr la excelencia institucional y llevar a cabo las operaciones de una manera eficiente dentro de la compañía.  Por último se procedió a realizar la validación de la propuesta por medio de profesionales en el área contable con el fin de asegurar que este trabajo investigativo cumple con los requisitos necesarios para el uso pertinente apto para solucionar los inconveniente en el manejo de inventarios.

81

Recomendaciones.  Se recomienda a los docentes y estudiantes de la universidad hacer el uso correspondiente de las fuentes investigativas con el propósito de adquirir mayores conocimientos sobre el control interno ya que es indispensable su aplicación en cualquier negocio.  Dentro de la compañía Agrocomodities se recomienda hacer el uso correspondiente del sistema de control interno específicamente en lo que representa los inventarios para tener como resultado una contabilidad exacta, veraz, y transparente; permitiendo tomar las decisiones oportunas en un tiempo determinado, y de tal manera ofrecer a sus clientes un servicio eficiente y manteniendo la rentabilidad económica de la compañía.  Al encargado del funcionamiento de la compañía se recomienda adoptar el sistema de control interno e inventarios ya que su uso es de gran beneficio en el crecimiento institucional, mediante el uso de este sistema se establece los componentes del control interno para el adecuado manejo de los inventarios que posee la compañía ya que estos son el motor principal para que esta progrese en el ámbito laboral y económico, un correcto control ayuda a sus directivos a detectar errores en el proceso contable y así poder tomar las medidas correctivas necesarias, garantizando a sus clientes productos de calidad y una información transparente y honesta.  El trabajo de grado está debidamente evaluado por lo tanto se recomienda a la compañía hacer uso de los componentes del control interno encaminados precisamente a solucionar el manejo de inventarios de la compañía.

82

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Anexo 1. Carta de Aprobación

Anexo N° 2

GUÍA DE ENTREVISTA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Entrevista dirigida al encargado del departamento contable de la Compañía Agrocomodities S.A.

Objetivo: Caracterizar el estado actual del manejo de los inventarios de la compañía Agrocomodities. Preguntas: 1. ¿Tiene en su empresa implementada un sistema de control interno para mejorar el manejo de mercadería? ¿En caso de no tenerlo cuáles son sus causas? No. El sistema de control interno no ha sido implementado en ninguna de las áreas de la compañía porque no se tiene conocimiento acertado acerca de este sistema, las causas al no contar con el control interno es que no se tiene un control de los productos de una manera correcta y constante por lo que se desconoce las condiciones físicas en las que se encuentra, por otro lado no se cuenta con procedimientos para la recepción y entrega de estos productos. 2. ¿Cómo cree Ud. que la compañía logre obtener ventajas competitivas en el mercado? Hoy en día existen varios negocios dedicados a actividades similares a las de la compañía que es vender productos como café, maíz, harina de soya, entre otros, situación por la cual se está realizando estrategias para tener concentración en el mercado, entre esas estrategias esta implementar nuevos productos para la venta, fortalecer la estructura de la compañía, crear más puntos de venta dentro de la ciudad y así poder tener clientes satisfechos cumpliendo con sus requerimientos, y en el futuro ser una compañía reconocida nacionalmente, y de esta manera llegar a ser una compañía competitiva.

3. ¿Cree Ud. que la situación económica y política del país afecta a la compañía? ¿Por qué? Si. Porque existen cambios constantes en los precios de los productos que se adquiere, también hay cambios en las políticas que impone el gobierno para las empresas afectando directamente a la rentabilidad de la compañía por lo que se debe estar en constante alerta ante esos cambios para poder tomar las decisiones debidas, evitando de la mejor manera alterar los precios de los productos. 4. ¿Cómo considera Ud. las relaciones comerciales con los proveedores? Las relaciones comerciales son muy bajas ya que se cambia de proveedor cada instante esto depende del poder de negociación que se reciba, por lo tanto no es muy seguro tener un único proveedor. 5. ¿Considera Ud. oportuno implementar un sistema de control interno para mejorar el manejo de la mercadería en la empresa? Se considera indispensable la implementación del sistema de control interno específicamente para el manejo de los productos porque mediante este sistema se mejoraría notablemente los procedimientos en el ingreso y despacho de los productos, brindando al cliente productos que cumplan con sus exigencias.

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

Anexo N° 3 Cuestionario UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Encuesta Dirigida al Personal de la Compañía Agrocomodities S.A Objetivo de la encuesta: Diagnosticar la situación actual de la compañía acerca del sistema de control interno. INDICACIONES: Marque con una X en la encuesta que Ud. Crea adecuada. 1 ¿Cuenta la Compañía con un sistema de control interno de inventarios? Si No No sabe 2 ¿Considera usted que un sistema de control interno permitirá mejorar la eficiencia en el manejo de inventarios? Si No 3 ¿Cuenta la compañía con un inventario detallado de los productos para su respectivo control? Si No No sabe 4 ¿Existe supervisión continua al responsable de llevar el control de inventarios dentro de la compañía? Si No

5 ¿En qué forma se realiza el registro de los inventarios? Física Magnética Las dos anteriores 6 ¿En qué tiempo se realiza la constatación física de inventarios? Mensual Trimestral Semestral Anual 7 ¿De acuerdo a su criterio la información financiera de inventarios es? Confiable Poco confiable Nada confiable 8 ¿Se aplica un proceso contable de inventarios? Si No No sabe 9 ¿Existe la aplicación de los componentes del control interno en el área financiera? Si No No sabe 10 ¿Cree usted que la inexistencia de un sistema de control interno de inventarios ocasiona una pérdida económica hacia la Institución? Si No

11 ¿Cada que tiempo se realizan capacitaciones a los empleados acerca del manejo de la mercadería? Una vez al año Dos veces al año Nunca

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

Anexo 4. Cuestionario de los componentes del control interno.

Formulario de los Cinco Componentes del Sistema de Control Interno de la Compañía Agrocomodities S.A ENTREVISTADO. ENTREVISTADOR. FECHA. No

PREGUNTAS

S I

N O

%PO N

CALI F

Observaciones

1. AMBIENTE DE CONTROL: Se pretende evaluar el entorno que estimule las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. 1.1 1.2 1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

¿Existe caja fuerte para Custodia del efectivo? ¿Se ha responsabilizado a una sola persona para el manejo de inventarios? ¿Existe asignación de funciones dentro del departamento en el área de inventarios? ¿Existe una segregación adecuada de las funciones de autorización, venta, custodia y cobranzas? ¿Las personas encargadas de contabilidad son responsables por una transacción completa? ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de procesos dentro del manejo de inventarios? ¿Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes tanto ingresos y egresos? ¿Se elaboran transacciones de entradas y salidas en libros para inventarios?

2. RIESGOS DE CONTROL: Se quiere evaluar si el departamento realiza actividades que le permitan evaluar los riesgos que afecten a las ventas. 2.1.

2.2.

2.3

¿Existen un control en la secuencia de emisión de cheques para el área de inventarios? ¿Se evita la firma de cheques en blancos en compra y venta de inventarios? ¿Existe autorización previa para la salida de cheques para adquisición de inventarios?

3. ACTIVIDADES DE CONTROL: Se pretende evaluar si se han cumplido con las políticas y procedimientos establecidos para cumplir con los objetivos y funciones asignadas en las áreas de inventarios. 3.1.

3.2. .

3.3

¿Se realiza un análisis por parte del responsable financiero para evitar riesgos? ¿Existe un presupuesto aprobado para el logro de metas y objetivos propuestos en cada una de sus actividades? ¿Se controla adecuadamente el acceso al efectivo, sin permitir que se utilicen las ventas del día para hacer pagos del día?

4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Determinar si el área realiza actividades que le permitan comunica resultados, excepciones, puntos de interés hacia la autoridad correspondiente en lo que refiere a las ventas y compras de inventarios. 4.1

4.2 4.3 4.4 4.5

¿Existe información en todos los niveles del departamento financiero en especial en inventarios? ¿Existe información de los estados financieros? ¿Se evita el uso de dinero en efectivo? ¿Es utilizada la información como herramienta de supervisión? ¿Es utilizada la información como herramienta de supervisión?

5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN: Determinar si el área realiza actividades que le permitan comunica resultados, excepciones, puntos de interés a la autoridad correspondiente. 5.1 5.2

¿Existe un monitoreo continuo por parte del área financiera? ¿Se ha dado una evaluación financiera por parte de una auditoría externa o interna?

Anexo 5. Validación

Anexo N° 6. Artículo Científico UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

ARTÍCULO CIENTÍFICO Tema: Sistema de Control Interno para el manejo de inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. de la ciudad de Tulcán. Autora: Paola Yajaira Revelo Morales Asesor: Ing. Danny Sandoval Tulcán – Ecuador 2015

1. TÍTULO: Sistema de control interno para el manejo de inventarios de la Compañía Agrocomodities S.A. de la ciudad de Tulcán. 1. NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL AUTOR PAOLA YAJAIRA REVELO MORALES

Universidad Regional Autónoma de los Andes. Egresada de la facultad de Sistemas Mercantiles. Carrera de Contabilidad y Auditoría. “UNIANDES”, Extensión Tulcán. E-mail: [email protected]. Dirección: Cdla. Padre Ponce Tulcán – Carchi – Ecuador. Teléfono: 236-272

3. RESUMEN En el presente artículo científico se da a conocer un resumen especifico e importante acerca de la investigación realizada sobre el sistema de control interno para el manejo de inventarios de la compañía Agrocomodities de la ciudad de Tulcán, la misma que es basada en diferentes teorías de varios autores describiendo los puntos más relevantes sobre el control interno, para el correcto desarrollo de esta investigación se sustenta en bases metodológicas las mismas que fueron empleadas para realizar un diagnóstico profundo del manejo de inventarios de la compañía, se realizó un estudio completo acerca de los inconvenientes que posee actualmente la compañía determinando la carencia de un sistema de conto interno, la falta de aplicación de los componentes del control interno, el inadecuado control de los inventarios y la falta de procedimientos en el manejo de la mercadería. A partir de lo cual se presenta la propuesta como posible solución a la situación evaluada a fin de mejorar los procedimientos relacionados con el manejo de inventarios y los correctos procesos para el registro de sus mercaderías; la misma que se constituye por los componentes del control interno: el ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión y monitoreo; de esta manera los directivos de esta compañía lograran una eficiente organización en sus actividades y procedimientos. PALABRAS CLAVES: control interno, inventarios

Sistema de control interno y manejo de

ABSTRACT. In this scientific article provides a specific and important summary about the research on the internal control system to manage inventories Agrocomodities company town Tulcán, the same which is based on different theories of various authors describing the highlights on internal control for the proper conduct of this research is based on methodological foundations the same that were used to conduct a thorough assessment of the company, after conducting a comprehensive study on the problems that currently owns the company such as the lack of internal control and management of inventories, for the completion of this work, aimed at solving the situation that this presents and improving procedures related to inventory management proposal and presents correct processes for recording its related directly control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and supervision and monitoring that make up the components of internal control, so merchandise managers of this company succeed in an efficient organization in its activities and procedures. KEYWORDS: internal control, internal control system and inventory management. 4. INTRODUCCIÓN. Dentro del ámbito comercial existen empresas dedicadas a brindar ya sea un servicio o un producto dependiendo de la naturaleza económica de la misma y cumpliendo con las exigencias de los clientes y dando seguimiento a los objetivos trazados por cada una de las

empresas, para lo cual se debe realizar diferente técnicas y procesos eficientes en cada una de las actividades. El principal motor de toda empresa viene siendo los inventarios los cuales comprende todos los productos que posee la compañía para la venta, destacando lo mencionado por el autor (Rincón & Lasso, 2009), es por ello que se establece el uso del sistema de control interno siendo este un plan de organización que adopta la administración de una entidad para asegurar la conducción ordenada y eficiente del negocio según lo establece el autor (Maldonado E, 2009). Este permite mejorar continuamente cada uno de los procesos que se manejan en el registro de los inventarios desde el momento que ingresa el producto hasta el momento que es vendido, la compañía Agrocomodities tiene gran movimiento de productos tales como café, harina de soya, aceite, arroz, entre otros; por lo tanto es indispensable la adopción del control interno ya que proporciona una seguridad razonable para alcanzar los objetivos de la empresa según lo menciona (Maldonado E, 2009). Esta situación, trae consigo resultados positivos y eficientes contribuyendo a sus directivos hacer el uso adecuado de los recursos que posee, establecer medidas de prevención y detección de riesgos que se le presenten en sus operaciones, mantener en orden sus procedimientos contables y teniendo como resultado una información financiera confiable la cual se relaciona con la prestación de datos financieros seleccionados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente haciendo referencia a lo citado por el autor (Mantilla, 2009); así como también tomar decisiones correctivas y oportunas descartando cualquier riesgo que se le pueda presentar logrando el éxito empresarial. 5. MATERIALES Y MÉTODOS a. Materiales: Los materiales utilizados en la investigación fue el cuestionario y la guía de entrevista los cuales fueron aplicados a los empleados y encargado del departamento contable de la compañía Agrocomodities con el fin de determinar específicamente los principales problemas que se ocasiona en el manejo de inventarios, para posteriormente analizarla y dar las soluciones respectivas durante el desarrollo de la investigación. b. Diseño Metodológico Para la elaboración de esta investigación se hace uso de la modalidad cualitativa la que permite tener un conocimiento específico de las actividades llevadas a cabo dentro de esta y la situación actual en la que se encuentra, y la modalidad cuantitativa la que hace referencia a los datos estadísticos mediante los cuales se determina en términos numéricos las falencias que conlleva la compañía en la actualidad y determinar la efectividad y ventajas de hacer uso de un sistema de control interno para los inventarios. Los tipos de investigación utilizados entre los más destacados son: la investigación descriptiva la cual sirve para detallar el funcionamiento sobre el manejo de los inventarios que lleva a cabo, dando cumplimiento a las variables dependiente e independiente para lo cual se realiza encuestas y entrevista; posteriormente se realiza el respectivo análisis sobre la situación en la que se encuentra la compañía; la investigación correlacional mediante la cual se determina la relación y semejanza que existe entre las variables dependiente e independiente que se presentan en la investigación y dar la solución necesaria a través del desarrollo de la investigación y finalmente diagnosticar si existen resultados positivos o

negativos al concluir la respectiva investigación; la bibliográfica es utilizada para la obtención de información complementaria en el proceso investigativo la cual se consigue mediante una amplia búsqueda basándose en libros, revistas e internet; y por último se utiliza la investigación de campo a través de la cual se logra llegar a conocer directamente el verdadero problema en el que se encuentra actualmente la compañía Agrocomodities específicamente en lo que se refiere al manejo de inventarios. Para obtener una investigación completa se hace uso de distintos métodos tales como: métodos empíricos y teóricos. Dentro de los métodos empíricos se encuentra la observación científica la que permite tener una percepción directa de la Compañía realizando un diagnóstico directo del problema que se está investigando para dar una solución eficiente; En los métodos teóricos se utiliza el método histórico- lógico en el que se conoce el proceso evolutivo acerca de cómo se ha ido manifestando el problema acerca del manejo de los inventarios y el control interno lo cual ha venido ocasionando inconvenientes desde tiempo atrás hasta la actualidad y establecer las soluciones pertinentes al caso; Método analítico- sintético se lo aplica con el fin de realizar análisis de cada uno de los temas que se investigaron de fuentes bibliográficas y resultados obtenidos; Método inductivodeductivo permite conocer los aspectos del manejo de los inventarios para determinar el tipo de control que ayude a mejorar el proceso contable de mercaderías y el método deductivo sirve para conocer la situación contable de la institución, para implementar el sistema de control de inventarios; y por último se tiene el Método sistémico con el cual se logra unificar las partes que se recolecta durante la investigación para formar un solo documento que al final se convierte en el presente documento. Población y Muestra Población: para la recolección de datos dentro del proceso de investigación se toma en cuenta a los diez empleados que conforman la compañía Agrocomodities, a quienes se aplica una encuesta. Mientras que al Gerente de la compañía se aplica la entrevista correspondiente. Muestra: ya que se tiene una población pequeña no se toma muestra por lo tanto se realiza el levantamiento de información a todos los empleados; es decir a los 10 empleados que conforman parte de la compañía. 6. RESULTADOS A través de los resultados obtenidos, se realiza un profundo análisis de la información obtenida y se estable la necesidad de diseñar un sistema de control interno para los inventarios de la compañía Agrocomodities. a) Recolección de Datos Para la recolección de información se la realizo a las personas que laboran en la compañía y que están relacionadas directamente con el registro y manejo de los inventarios, Para lo cual se hizo uso de encuestas y entrevista.

b) Análisis de los Resultados Resultados de la encuesta Luego de aplicar las encuestas se procedió a realizar los respectivos análisis que permitirán tener una perspectiva para la determinación de los principales inconvenientes que contrarresta la compañía en la actualidad, a continuación se detallan las preguntas más destacadas en la investigación: En la pregunta uno se menciona: ¿Cuenta la Compañía con un sistema de control interno de inventarios? Control de inventarios 0% 20%

Si 80%

No No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

La compañía no cuenta con un sistema de control interno, por lo tanto la carencia del sistema de control interno impide a la compañía realizar los procesos correctos en el manejo de los inventarios, evitando tener conocimiento exacto acerca de la rentabilidad de las operaciones. En la pregunta dos se cuestiona: ¿Considera usted que un sistema de control interno permitirá mejorar la eficiencia en el manejo de inventarios? Manejo de Inventarios 0%

Si No

100% Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

El sistema de control interno contribuye a obtener una mayor eficiencia en el manejo de los inventarios, por tal razón es necesario considerar que el uso del sistema de control interno

es una fortaleza para la compañía ya que se obtiene resultados positivos en el manejo de los inventarios. En la pregunta siete se preguntó: ¿De acuerdo a su criterio la información financiera de inventarios es? Información 0% 40%

Confiable 60%

Poco confiable Nada confiable

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo Análisis

La información financiera de los inventarios es poco confiable por el motivo que no llevan adecuados procesos para el registro de los productos por lo que existe alteraciones en la veracidad de la información. La pregunta ocho hace referencia a: ¿Se aplica un proceso contable de inventarios?

Proceso Contable 0% 30%

Si 70%

No No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

En la compañía no se aplica un proceso contable de inventarios lo que es desfavorable por lo que puede existir fallas en los registros de los inventarios, a través de los procesos se logra una eficiente y eficaz información de las mercaderías.

En la pregunta nueve se investiga: ¿Existe la aplicación de los componentes del control interno en el área financiera? Componentes 0% 50%

50%

Si No No sabe

Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Paola Revelo

La falta de aplicación de los componentes es una debilidad y a su vez ocasiona una serie de inconvenientes dentro y fuera de esta institución lo que le impide mantener adecuados procedimientos tanto en el manejo de inventarios como en los procedimientos para el registro. Resultados de la entrevista Mediante los resultados obtenidos en la entrevista dirigida al encargado del departamento contable de la compañía Agrocomodities se identificó las distintas amenazas y oportunidades por las que atraviesa la compañía en la actualidad, existen factores externos que afectan en cierta forma a la compañía tal como es el cambio continuo en aspectos económicos y políticos los cuales generan riesgos en la inversión y en la sostenibilidad de la compañía, por otro lado se tiene la inestabilidad al elegir a los proveedor y la competencia que tiene ante otros negocios. Así como la compañía tiene que enfrentar ante esas amenazas también tiene la oportunidad de ser una compañía altamente competitiva, incrementar su rentabilidad a través del incremento de productos a su negocio para cumplir con las exigencias de los clientes, parte fundamental de toda organización, aprovechando al máximo la capacidad que tiene la compañía para introducirse en varios puntos estratégicos de la ciudad. Por otro lado se determina que la compañía no cuenta con un sistema de control interno para el manejo de la mercadería, ocasionando esto desperdicio, pérdidas y mala información, creando obstáculos para tomar decisiones adecuadas. Bajo estas circunstancias se establece la oportunidad de implementar en la compañía Agrocomodities un sistema de control interno que permita mejorar el manejo de la mercadería y así asegurar la estabilidad económica brindando confiabilidad a los clientes.

Matriz FODA FORTALEZAS: cualidades que tiene la OPORTUNIDADES: cambios positivos que compañía. se le presentan a la compañía para su crecimiento F1 Existe una excelente relación laboral O1 Reconocimiento de la compañía a nivel F2 Cuenta con una estructura física adecuada nacional para su funcionamiento O2 Obtener un gran volumen de clientes F3 Realizar ventas al por mayor y menor satisfechos F4 Ofrece productos a precios competitivos O3 Ser una compañía altamente competitiva al mercado dentro del mercado nacional F5 Ofrece gran variedad de productos para el O4 Expandir a la compañía en varios puntos consumo humano estratégicos dentro de la ciudad O5 Ampliar la línea de productos para cumplir con las expectativas de los clientes DEBILIDADES: son problemas que AMENAZAS: Factores externos que conlleva consigo la compañía que le impiden amenazan a la compañía. crecer económicamente. D1 Carece de un sistema de control interno para la cuenta inventarios. D2 Falta de aplicación de los componentes del control interno. D3 No existen adecuados procedimientos para el control de los inventarios. D4 Falta de capacitación a los empleados acerca de los procesos de ingreso y despacho de los productos. D5 No cuenta con un control de inventarios eficiente y constante.

A1 Dentro del mercado competitivo existen varios negocios que ofrecen los mismos productos. A2 Inestabilidad en la situación económica del país. A3 Inseguridad al momento de elegir a los proveedores. A4 cambio de precios constantemente.

c) Presentación de los Resultados Las alternativas de solución se encuentran enfocadas en proponer la realización de un Sistema de Control Interno en el área financiera de la empresa Agrocomodities S.A que tiene como naturaleza la comercialización de productos como es el café, maíz, arroz y aceite de palma. En base al sistema se integra la estructura de las partes que conforman un departamento dirigidas siempre al ámbito contable y financiero de la empresa Agrocomodities S.A ya que dichas partes deben entrelazarse la una con la otra. El control es un elemento básico que nos permite evaluar, coordinar y supervisar de una forma rigurosa los procesos en este caso financieros y contables que día a día se realizan en la comercializadora como monitorear y salvaguardar los inventarios de la empresa Agrocomodities S.A. El Sistema de Control Interno aplicado al departamento contable de la empresa permitirá mejorar y evaluar con eficiencia el cumplimento de los procesos y su correcta aplicación

para la consecución de los objetivos propuestos como también la optimización de recursos y tiempo al encargado y responsable del manejo de inventarios.

Elementos: Categoría de riesgos Cobertura de objetivos Identificación de riesgos Factores internos y externos Análisis de riesgos Factores: Valores Principios Unidad de Cumplimiento Estructura Organizativas

Ambiente de control

Etapas: Proceso de evaluación Documentación

Supervisión y monitoreo

Etapas: Factores Archivos Informes

Evaluación de riesgos

Componentes del Sistema de control Interno para la Compañía Agrocomodities

Actividades de control

Información y Comunicación

Etapas: Información Sistemas estratégicos integrados Calidad de la información Comunicación interna externa

Elaborado por: Paola Revelo

7. Discusión Para mejorar los procesos y fijar procedimientos para los inventarios dentro de la compañía es indispensable la aplicación de los componentes del control interno, contribuyendo a su vez a la optimización de tiempo y recursos; descartando todo tipo de falencias en el registro de los inventarios. A continuación se presenta una breve síntesis para la aplicación de los componentes en la compañía. El presente capítulo se encuentra enfocado en proponer la realización de un Sistema de Control Interno en el área contable de la empresa Agrocomodities S.A que tiene como naturaleza la comercialización de productos como es el café, maíz, arroz y aceite de palma. El control es un elemento básico que permite evaluar, coordinar y supervisar de una forma rigurosa los procesos contables que día a día se realizan en la comercializadora tales como monitorear y salvaguardar los inventarios de la empresa Agrocomodities S.A. El sistema de control interno está conformado de cinco componentes los cuales serán aplicados para el mejoramiento del manejo de los inventarios, así como también se contribuye al desarrollo económico de la compañía, los cuales son:

e

y

Ambiente de control. Es adaptado en la compañía para el control del personal en el desempeño de las funciones en el manejo de inventarios y está conformado por factores tales como valores, principios, unidad de cumplimiento y estructura organizativa los mismos que dan lugar al funcionamiento adecuado en las áreas de la compañía así, como también contribuyen al desenvolvimiento laboral de los empleados con el fin de llevar los registros y manejo de las mercaderías de una manera eficiente, brindando servicios de calidad. Valoración de riesgos.- la compañía debe enfrentarse a cambios constantes dentro y fuera de la organización, por lo tanto está expuesta a una serie de riesgos ya sean estos internos o externos para lo cual debe tener bien definida una categoría de riesgos, cobertura de objetivos, identificación de riesgos, factores internos y externos, y análisis de riesgos; elementos necesarios para tomar decisiones acertadas que permitan reducir el riesgo y así fortalecer el desarrollo económico ante la competencia, estando alerta a los factores cambiantes en el mercado competitivo. Actividades de control.- la compañía al momento de implementar actividades de control asegura la consecución de los objetivos y el fin para el cual fue creada, teniendo en cuenta las distintas etapas indispensables para llevar los registro, procesos y procedimientos sobre los inventarios en un adecuado orden; estas son: factores, los mismos que están orientados a implementar procedimientos para autorizaciones, documentación y formularios; archivos e informes haciendo constar clasificación y verificación de información, y establecimiento de acciones, etapas establecidas para tener en claro el manejo de los inventarios y la información contable. Información y comunicación.- Las etapas en las que se debe basar la compañía para tener un procesamiento de información eficiente y una comunicación adecuada son: pasos para la información, calidad de la información, y comunicación interna y externa; etapas necesarias para mantener el direccionamiento de la compañía en un nivel altamente calificado, a través de la excelente comunicación entre empleados y clientes y la información veraz y oportuna en lo que se refiere a los inventarios y las condiciones físicas de la mercadería. Supervisión y Monitoreo.- este componente del control interno es utilizado especialmente para supervisar el cumplimiento de las actividades, procedimientos que fueron fijados dentro de la compañía para mejorar el manejo de los inventarios, para su comprobación se basa en las siguientes etapas: proceso de evaluación y documentación.

Conclusiones  Este artículo científico está orientado en bases científicas las mismas que aportan de forma relevante para la desarrollo del sistema de control interno que permita prevenir el mal manejo de las mercaderías.  La metodología empleada en la investigación es de gran utilidad para la recolección de información necesaria para el estudio acertado sobre la situación de la compañía Agrocomodities y a su vez mantener un proceso ordenado durante el desarrollo de la investigación hasta su culminación, haciendo uso de métodos y técnicas.  Mediante el uso del sistema de control interno y la aplicación de los componentes dentro de la compañía se mejora los procesos y procedimientos utilizados en los inventarios, teniendo como resultado el orden y monitoreo consecutivo y eficiente de las operaciones llevadas a cabo día a día.

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