Story Transcript
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES TESIS PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A. TEMA: “PROCEDIMIENTOS
DE
CONTROL
INTERNO
ADMINISTRATIVO
Y
FINANCIERO PARA EL DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE CONTRIBUYAN AL SISTEMA DE INFORMACION DE LA UNIANDES.” Autor: Raquel de los Ángeles Bedoya Sánchez Tutor: Dra. Myriam Poveda, MSC.
Ambato - 2014
AGRADECIMIENTO Agradezco a mi Padre Celestial quien no se ha apartado de mí,
ayudándome en los peores
momentos de mi vida, como también dándome las fuerzas para poder terminar este trabajo, quisiera también agradecer a mi asesora de tesis Dra Miriam Poveda por su única manera de ser, la Doctora Mónica Mayorga, quien es un ejemplo de
mujer, madre y profesional, gracias por el rigor y el empuje que me dio para la finalización de mi trabajo de grado.
Hoy y siempre agradecer a mi familia que a pesar que no están físicamente, he sentido su apoyo permanentemente y en general quisiera agradecer a todas la personas que han vivido conmigo esta experiencia de escalar un peldaño más y que desde los más profundo de mi corazón les agradezco el haberme brindado todo el apoyo, colaboración,
ánimo y sobre todo cariño y amistad.
DEDICATORIA El presente trabajo lo dedico a Dios por permitirme el haber llegado hasta
este momento tan
importante de mi vida, a mi Mami, mi Papi y Hermano por su amor incondicional y el apoyo que hicieron que yo pudiera lograr mis sueños, por motivarme y darme la mano cuando sentía que el camino se terminaba.
A mi hijo pechochito MATIAS, que es mi motor, corazón y vida, a mi abuelita María que con sus 102 años me ha demostrado que todo se puede en la vida, es solo cuestión de luchar.
Y a mis todos mis amigos que son como mis hermanos, que en todo me han ayudado para el logro de mis sueños.
INDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ................................. ¡Error! Marcador no definido. DECLARACIÓN DE AUTORÍA .................................. ¡Error! Marcador no definido. AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... 4 DEDICATORIA ............................................................................................................... 5 INDICE GENERAL ......................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1 CAPÍTULO I .................................................................................................................... 8 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .............................................................................. 8 1.
CONTROL INTERNO ............................................................................................. 8 1.1
Definición .......................................................................................................... 8
1.1.1
Control interno como Proceso: ................................................................... 8
1.1.2
Control interno realizado por personas:..................................................... 8
1.1.3
Control interno como un grado de seguridad razonable:............................ 8
1.1.4
Control interno en la consecución de objetivos: ......................................... 9
1.1.5
Estructura .................................................................................................... 9
1.2
Componentes del Control Interno ...................................................................... 9
1.2.1
Integridad y valores éticos: ....................................................................... 10
1.2.2
Administración Estratégica: ..................................................................... 10
1.2.3
Políticas y Prácticas de Talento Humano: ................................................ 11
1.2.4
Estructura organizativa: ............................................................................ 11
1.2.5
Delegación de Autoridad: ......................................................................... 11
1.2.6
Competencia profesional: ......................................................................... 11
1.2.7
Coordinación de acciones administrativas: .............................................. 12
1.2.8
Adhesión a las políticas institucionales: ................................................... 12
1.2.9
Unidad de Auditoría Interna: .................................................................... 12
1.3
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL: ............................................ 12
1.4
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO: ................................ 13
1.5
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: ............................. 14
1.6
SUPERVISIÓN: .............................................................................................. 14
1.6.1
Características de la supervisión............................................................... 15
1.7
Importancia ...................................................................................................... 15
1.8
Objetivos del Control Interno .......................................................................... 15
1.9
Elementos del Control Interno ......................................................................... 16
1.10
Clasificación del Control Interno ..................................................................... 16
1.10.1
Por su Naturaleza ...................................................................................... 17
1.10.2
Por su Aplicación...................................................................................... 20
1.11
Limitaciones del Control Interno ..................................................................... 20
1.12
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................ 21
1.13
AUDITORIA ................................................................................................... 23
1.13.1
Pistas de auditoria ..................................................................................... 24
1.13.2
Propósito de las pistas de auditoría........................................................... 25
1.13.3
Marcas de auditoria .................................................................................. 26
1.14
Sistemas de información .................................................................................. 27
1.14.1
Sistemas de información contable ............................................................ 28
1.14.2
Componentes de un sistema de información ............................................ 30
1.14.3
Propietarios del sistema ............................................................................ 30
1.14.4
Usuarios de sistemas................................................................................. 31
1.14.5
Diseñadores de sistemas ........................................................................... 31
1.14.6
Constructores de sistemas......................................................................... 32
1.14.7
Analista de sistemas.................................................................................. 32
CAPÍTULO II ................................................................................................................. 33 MARCO METODOLOGICO ........................................................................................ 33 2
Descripción Metodológica de la Propuesta ............................................................. 33 2.1
Modalidad de la Investigación ......................................................................... 33
2.2
Tipo de Investigación ....................................................................................... 33
2.3
Diseño de la Investigación de Campo .............................................................. 33
2.3.1 2.4
Población y Muestra ................................................................................. 33
Métodos, Técnicas e Instrumentos................................................................... 34
2.4.1
Métodos .................................................................................................... 34
2.4.2
Técnicas e Instrumentos ........................................................................... 35
2.5
Análisis e Interpretación de los Datos de las Encuestas .................................. 35
2.5.1 Encuestas Aplicadas a los Estudiantes de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Matriz Ambato ....................................... 36 CAPÍTULO III ............................................................................................................... 44
3
DESARROLLO DE LA PROPUESTA .................................................................. 44 3.1
TEMA: ............................................................................................................. 44
3.1.1
Objetivo General....................................................................................... 44
3.1.2
Esquema de Contenidos............................................................................ 44
3.1.3
SITUACION ACTUAL ........................................................................... 46
3.1.4
ORGANIGRAMA .................................................................................... 47
3.1.5
BASE LEGAL .......................................................................................... 47
3.1.6
MATRICES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ........................... 49
3.1.7
MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS ......................................................... 50
3.2
SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS ............................................................ 60
3.3
FLUJOGRAMAS ............................................................................................ 61
3.4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 66
3.4.1
CONCLUSIONES .................................................................................... 66
3.4.2
RECOMENDACIONES .......................................................................... 67
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 68 LINCOGRAFÍAS: .......................................................................................................... 69 ANEXOS ........................................................................................................................ 70
RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de investigación con el tema sobre PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
ADMINISTRATIVO
Y
FINANCIERO
PARA
EL
DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE CONTRIBUYAN AL SISTEMA DE INFORMACION DE LA UNIANDES, institución de tipo educacional dedicada principalmente a la formación de profesionales de Tercer Nivel y Cuarto Nivel, en la actualidad la institución cuenta con siete extensiones a nivel nacional , lo que ha hecho que la empresa magnifique su posición en el mercado, considerando que los riesgos son cada vez mayores para una empresa con problemas de control en el manejo de su información, ha sido factible desarrollar una solución al problema la misma que trata sobre un procedimientos de control interno administrativo y financiero, esta solución entrega resultados que beneficia a la institución, donde los Gerentes puedan ser partes de una mejora continua para el desarrollo de la institución, de esta manera la investigación se ha desarrollado mediante los siguientes capítulos que se detalla a continuación:
CAPITULO I En este capítulo se realiza el marco teórico, mediante el cual se investiga sobre los conceptos de las variables independientes como dependientes del problema planteado.
CAPITULO II En este capítulo se desarrolla la Modalidad de Investigación, determinando el estudio mediante la investigación bibliográfica y documental, determinando la población y muestra con la que cuenta la institución para el desarrollo de las técnicas de investigación, también
se realizó el análisis e interpretaciones de los resultados
obtenidos de las encuestas con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.
CAPITULO III En este capítulo se finaliza la investigación proponiendo la solución al problema mediante la Propuesta, la misma que es basa en la PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
ADMINISTRATIVO
Y
FINANCIERO
PARA
EL
DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE CONTRIBUYAN AL SISTEMA DE INFORMACION DE LA “UNIANDES”.
ABSTRACT
The present research with the topic ADMINISTRATIVE PROCEDURES FOR INTERNAL CONTROL AND FINANCIAL DEPARTMENT DEGREE AND CONTRIBUTE TO THE EXTENT OF THE INFORMATION SYSTEM UNIANDES , type educational institution dedicated to the training of professionals and Third Level Fourth Level , the institution currently has seven national extensions , which has made the company magnify their market position , whereas the risks are increasing for a company with control problems in the management of their information, has been possible to develop a solution to the problem is about the same as a financial and administrative procedures internal control , this solution delivers results that benefit the institution, where managers may be part of a continuous improvement in the development of the institution, Thus research has been developed through the following chapters is as follows :
CHAPTER I In this chapter the theoretical framework through which research on the concepts of independent variables as dependent of the problem is performed.
CHAPTER II This chapter develops research mode, determining the study by the literature and documentary research, determining population and sample that has the authority to develop research techniques, analysis and interpretation of the results was also performed obtained from surveys with their findings and recommendations.
CHAPTER III This chapter ends the research proposed solution to the problem by the Proposal, the same
which
is
based
on
INTERNAL
CONTROL
PROCEDURES
FOR
ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL FOR THE DEPARTMENT OF TITLE AND EXTENT TO CONTRIBUTE INFORMATION SYSTEM " UNIANDES "
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
El origen del control interno surge con la partida doble que es una de las principales medidas de control. Pero fue probablemente hasta fines del siglo XIX y principios del XX, cuando los hombres de negocios se preocuparon por tomar medidas y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
En sus inicios el Control Interno comienza en las funciones de la administración, hay información de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
Con el aumento de las empresas y de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, a finales de este siglo, como consecuencia de este fenómeno se comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades; el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Los contadores idearon la "comprobación interna" para asegurarse contra posibles errores y fraudes. "La comprobación interna es el término con el que se llamaba a lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados; que tienen 1
como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica" En la actualidad el control interno de los negocios ha tenido mayor auge debido a la nueva tecnología que ha permitido desarrollar de manera acelerada todos los procedimientos, con la finalidad de obtener mayor dominio en las operaciones de los negocios y en todo el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las exigencias en los Controles Internos.
Con los avances de las tecnologías de la informática, la automatización y procesamiento de las operaciones, han sucedido importantes cambios referentes al concepto y aplicación de las auditorías en las empresas.
Hoy por hoy el control interno es una de las herramientas más importantes que debe de encontrarse en las empresas u organizaciones, con el control interno se buscar conocer la solvencia del negocio, también este control abarca múltiples áreas de la empresa como lo son en el personal (colaboradores), activos de la empresa, control operativo etc.
Situación problemática.
En el creciente proceso de la globalización económica ha significado hoy día una difusión de la propiedad, de la empresa y la separación entre propiedad y dirección. La vinculación del propietario a la empresa no es tan fuerte como antes, en la que los dueños estaban ligados a la empresa a través de varias generaciones y en ella existían barreras de salida de tipo emocional muy fuertes. La situación actual de las medianas y grandes empresas ha hecho que en las mismas haya un proceso de despersonalización para poder atender al volumen y complejidad de las mismas.
Lamentablemente en la actualidad dentro de la mayoría de organizaciones ecuatorianas al control interno no lo es entendido como una responsabilidad gerencial que se desarrollada en forma autónoma, que debe ser ajustado a las necesidades y requerimientos de cada organización, lo que implica que la gerencia de la empresa debe
2
adoptar controles internos según la actividad económica y el sector en que se desenvuelva.
En todas las empresas ecuatorianas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. La mayoría de estos entes no cuenta con el control interno adecuado, debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos, carecen de información solidad sobre este tema, de una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integran la empresa.
Bajo todos estos parámetros citados en la mayoría de las empresas, se ha realizado un análisis en el Departamento de Titulación y Grados de la Universidad Regional Autónoma de los Andes donde hemos encontrado diferente dificultades que se pueden resumir en los siguientes puntos:
La ineficiencia de la explotación de los recursos con que cuenta Departamento.
Pérdida de recursos por negligencias.
Inexistencia del seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Desorganización en los eventos dificultando la toma de decisiones.
No existe una buena planificación de trabajo para evitar riesgos, detectar y corregir desviaciones que se presenten en el departamento y que puedan afectar el logro de los objetivos.
Inadecuada utilización de los procesos departamentales.
Formulación del Problema.
¿Cómo los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el Departamento de Titulación y Grado contribuirán el Sistema de Información de La UNIANDES?
3
Objeto de Estudio y Campo de Acción Objeto de Estudio Auditoría Campo de Acción proponer elaborar Control Interno Administrativo y Financiero Línea de Investigación Auditoría Objetivos Objetivo General
Diseñar los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el Departamento de Titulación y Grado que contribuyan al Sistema de Información de La UNIANDES. Objetivos Específicos
Fundamentar científica, teórica y metodológicamente los temas relacionados con procedimientos, control interno, control interno administrativo, control interno financiero y sistemas de información.
Diagnosticar la realidad actual sobre los procedimientos que realizan el Departamento de Titulación y Grado.
Elaborar
los componentes de los procedimientos de Control Interno
Administrativo y Financiero.
4
Idea a Defender
Con los Procedimientos de Control Interno
Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado se contribuirán el Sistema de Información de La UNIANDES. Justificación
La mayoría de las personas pensamos que los procedimientos de control interno son algo exclusivo de las grandes empresas o que el control interno no es de importancia. De ahí está herramienta se a convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan un adecuado control interno que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos fijados por las instituciones. El presente trabajo busca establecer un control interno administrativo y financiero a fin de poder evitar inconvenientes en la consecución de los resultados esperados, los procedimientos de control interno permitirá al departamento controlar la operatividad tanto administrativa como financiero, buscando siempre el cumplimiento de los fines para lo cual fue creada.
Sin duda se obtendrá
efectividad en varios frentes, logrando mediante diseño un
control interno administrativo y financiero efectivo. El control es parte de la gestión y como tal tiene que enmarcarse al logro de las mismas metas y objetivos de la institución; por tanto, todo procedimiento debe estar orientado a lograr dicha efectividad.
Los procedimientos de control internos propuestos consisten en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados del departamento, en atención al grado de eficiencia, efectividad, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes la Institución, así como del cumplimiento de las normas, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
5
De hecho, todo lo que contribuya al logro de las metas y objetivos puede ser aplicado para sacarle el máximo provecho. Este trabajo contendrá los lineamientos de cómo los procedimientos
de control interno puede ser el instrumento que necesitan el
departamento para facilitar la efectividad institucional. Este trabajo puede ser tenido en cuenta para que la gestión y el control para evitar marchar por rutas separadas, sino ser como un todo y más bien el control sea el verdadero facilitador de la efectividad institucional. Variables
Variable Dependiente
Sistema de Información de La UNIANDES.
Variable Independiente
Control Interno Administrativo y Financiero. Metodología TIPOS DE
DISEÑO DE LA
INVESTIGACIÓN
INVESTIGACIÓN
MÉTODOS
INVESTIGACIÓN
Investigación
Analítico – sintético
Entrevistas
bibliográfica
Inductivo – deductivo
Encuesta
(exploración de que se ha Histórico – lógico escrito en la comunidad Sistémico No experimental
INSTRUMENTOS DE
científica)
Técnicas de Auditoría
Investigación de campo Observación, (crear
nuevos
Constatación
conocimientos)
Entrevistas,
Investigación
Indagación,
longitudinal (estudios de Comparaciones, panel y análisis evolutivo del grupo) 6
Confirmaciones
Física,
Observación.
Descripción de la estructura o esquema de contenidos
Control Interno. o Control Interno como proceso. o Control Interno como un grado de seguridad razonable. o Control Interno en la consecución de objetivos. o Estructura. o Componentes del Control Interno. o Control Interno financiero. o Objetivos del Control Interno contable. o Control Interno administrativo. o Control Interno previo. o Control Interno continúo. o Control Interno posterior. o Limitaciones del Control Interno. o Evaluación del sistema de Control Interno. o Métodos de evaluación.
Auditoría. o Pistas de auditoría. o Propósito de las pistas de auditoría. o Marcas de auditoría.
Sistemas de información o Componentes de un sistema de información
Novedad
Con
los Procedimientos de Control Interno
Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado que incluya pistas de auditoría se fortalecerá el Sistema de Información de La UNIANDES.
7
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
1.
CONTROL INTERNO
1.1
Definición
Para MANTILLA S. (2007) “Es un proceso efectuado por el concejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos”, dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la información financiera. Cumplimientos de las leyes y normas aplicables.
1.1.1
Control interno como Proceso:
Porque incluye un conjunto de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organización se relaciona a los procesos de: planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organización.
1.1.2
Control interno realizado por personas:
Es establecido y ejecutado por los miembros de una organización quienes establecen los objetivos e implantan los mecanismos de control, ya que ellos son los únicos que conocen las necesidades y prioridades del personal que labora en una institución.
1.1.3
Control interno como un grado de seguridad razonable:
8
Dará respuesta a la consecución de los objetivos de la organización, esta información puede ser tomado por los directivos aunque puede ser afectado por fallas humanas como: errores simples, equivocaciones o por la complicidad de dos o más personas.
1.1.4
Control interno en la consecución de objetivos:
Los objetivos son alcanzables y fijados por cada entidad, se categorizan de tres maneras: Operacionales, es decir uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad. Información financiera, se relaciona con la preparación de estados financieros públicos. Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables .(Pág. 14-15)
1.1.5
Estructura
Está estructurado por el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto al logro de objetivos del control interno. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. (Pág. 16-17)
ANÁLISIS
Los procesos a los cuales están regido un sistema de control ha permitido a las empresas ser muchos más competentes debidos a su estructura, parámetros y procedimientos que va desarrollando con eficiencia efectividad y eficacia dentro de una planificación.
1.2
Componentes del Control Interno
Para MANTILLA S. (2008). Está constituido por los siguientes:
9
EL AMBIENTE DE CONTROL: El personal es el núcleo del negocio, como también el entorno donde trabaja, permite el ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas necesarias para el funcionamiento de la institución.
GRAFICO No.01
Normas del Ambiente de Control
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
ADMINISTARCIÓN ESTRATÉGICA
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE TALENTO HUMANO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DELEGACIÓN DE AUDITORIA COMPETENCIA PROFESIONAL COORDINACIÓN DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS
ADHESIÓN A LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES AUDITORIA INTERNA
Fuente: LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL Elaborado por: RAQUEL BEDOYA
1.2.1
Integridad y valores éticos:
Se orienta al
establecimiento de
principios y valores éticos que rijan la
conducta del personal orientados a la integridad y compromiso hacia la organización, estos valores serán regidos por los códigos de ética emitidos por la máxima autoridad.
1.2.2
Administración Estratégica:
Se refiere al conjunto de planes a realizarse por las instituciones los mismos que contendrán objetivos, programas, proyectos y actividades a realizarse durante un
10
período, como también se establecerán indicadores de gestión que permitan evaluar la gestión institucional.
1.2.3
Políticas y Prácticas de Talento Humano:
Para la buena administración del talento humano es necesario políticas los mismos que garanticen el desarrollo profesional asegurando transparencia, eficacia y vocación de servicio, es un proceso que inicia desde la planificación, clasificación, reclutamiento y selección del personal, capacitación, evaluación y promoción de acuerdo a las normas vigentes establecidas.
1.2.4
Estructura organizativa:
Se denomina estructura organizativa al organigrama funcional y estructural que posee cada una de las entidades que atienden al Cumplimiento de la misión y permite la consecución de objetivos, esta organización se la hará observando el tamaño y la naturaleza de las actividades que se realizan en la entidad.
1.2.5
Delegación de Autoridad:
Se refiere a la asignación de autoridad y responsabilidad para las actividades de operación y el establecimiento de relaciones de información y de autorización, en el cual todo el personal que labora en una institución son incentivados a la solución de problemas como también los límites de autoridad, las resoluciones adoptadas por delegación será consideradas como si fueran tomadas por la autoridad delegante.
1.2.6
Competencia profesional:
La competencia estará bajo la coordinación de la máxima autoridad de acuerdo a los requerimientos de trabajos concretos, en base a los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores que ayudarán a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente.
11
1.2.7
Coordinación de acciones administrativas:
Los responsables de la coordinación será la máxima autoridad y en unión con sus directivos establecerán medidas propicias de control que permita el buen funcionamiento de la institución y el cumplimiento de objetivos. Son el conjunto de medidas ya implantadas y el diseño de controles efectivos creados para cada área.
1.2.8
Adhesión a las políticas institucionales:
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades, quienes observarán las políticas institucionales y las específicas dependiendo de las áreas a las que pertenecen.
1.2.9
Unidad de Auditoría Interna:
La auditoría interna es un proceso que evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratégicos y gestión, actuarán con criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas, esta unidad
estará integrada por un
personal multidisciplinario.
ANÁLISIS
Gracias a este componente en el control interno podemos definir el carácter de una organización, de igual manera nos permite buscar y promover la conciencia y el compromiso hacia el control aplicando sanas políticas de administración, conociendo y cumpliendo las leyes y políticas establecidas.
1.3
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL:
Son todas las acciones actividades,
que realizan sus Directivos para el cumplimiento de
se orientan al establecimiento y ejecución de 12
políticas y
procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos, para ello se establecen las siguientes normas:
Procedimientos de Autorización y aprobación.
Controles sobre el acceso a recursos.
Rendición de Cuentas.
Segregación de Funciones.
Verificaciones y conciliaciones.
Revisión de Procesos, Actividades y tareas.
Evaluación del costo beneficio.
Evaluación de desempeño.
Documentación de procesos, actividades y tareas.
ANÁLISIS
Como podemos observar es muy importante ir verificando el cumplimiento de las actividades que realizan cada uno de los procedimientos, de igual manera la ejecución y el desempeño que nos permita alcanzar los objetivos propuestos, por quienes tienen la responsabilidad de hacerlo.
1.4
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO:
El monitoreo de los procesos y operaciones que realiza la entidad debe permitir conocer en forma oportuna si el cumplimiento de obligaciones asumidas son adecuados, que permitan el logro de objetivos y garantizar la idoneidad y calidad.
ANÁLISIS
En la elaboración de un buen plan de prevención y monitoreo permite la revisión de los objetivos y el replanteamiento de estrategias, la verificación y actualización de los contenidos del plan de acción propuesto. Además es esencial en un proceso de planeación, ejecución y verificación de proyectos en la organización.
13
1.5
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:
Los sistemas de información y comunicación permite que el personal capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones para ello es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
La información que se identifica, recoge, procesa y se presenta por medio de los sistemas deberán ser de reportes originados dentro de la institución.
Que la comunicación sea eficaz en todos los niveles de la organización de carácter interno y externo.
Que las estrategias y sistemas integrados estén de acuerdo a la planificación y diseño respondan a la necesidad de la entidad.
Que la información generada por los sistemas sean de calidad y de forma oportuna que permita a la máxima autoridad tomar decisiones adecuadas para gestionar y controlar las actividades de la entidad.
Que los medios utilizados para la comunicación sean eficientes materializándose en manuales, políticas, memorias, avisos, mensajes en video, verbales, etc.
ANÁLISIS
Utilizar y manejar un adecuado sistema de información y comunicación nos permite interactuar de mejor manera al personal, además es importante tener un manejo muy preciso de la información para la realización de cualquier proyecto a futuro ya que este nos permite conocer el estado actual en que se encuentra la empresa.
1.6
SUPERVISIÓN: Evalúa la calidad del control interno y permite que un sistema reaccione ágil y flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, se lo define también como un seguimiento por que se orienta a realizar varias actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad.
14
1.6.1
Características de la supervisión
Supervisión Continua: Aplicado en el transcurso normales de las operaciones
Evaluaciones puntuales: Enfocado a la evaluación de la eficacia del sistema.
Comunicación de las deficiencias de Control Interno: Se comunicará de las deficiencias a la máxima autoridad. (Pág. 27-2829-30)
ANÁLISIS
Debemos tomar en cuenta que es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
1.7
Importancia
Según MANTILLA, S. (2009). “El control interno ayuda a una entidad a conseguir sus metas de desempeño, rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Este sistema no asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones, también es un instrumento eficaz que permite lograr la eficiencia y eficacia en la realización de las actividades institucionales”.
1.8
Objetivos del Control Interno
El control interno está orientado a ofrecer una garantía razonable del cumplimiento del plan de organización y son los siguientes:
15
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes, reglamentos y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.
1.9
Elementos del Control Interno Plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para un buen control de activo, pasivo, ingresos y gastos. Procedimientos eficaces para llevar a cabo el plan proyectado. Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades”. (Pág. 7-8 )
1.10 Clasificación del Control Interno
GRAFICO No.03
POR SU NATURALEZA
POR SU APLICACIÓN
• Control interno financiero • Control interno administrativo • Control previo • Control continuo • Control posterior
Fuente: UNIVERSIDAD DE LOJA CARRERA DE CONTABILIDAD (modulo 9) Elaborado por: RAQUEL BEDOYA
16
1.10.1 Por su Naturaleza
1.10.1.1 CONTROL INTERNO FINANCIERO
Definición Para MANTILLA, S. (2007) “Son el conjunto de medidas establecidas por una entidad para el buen manejo de los recursos financieros observando y cumpliendo las normas vigentes y los principios de contabilidad aceptados por contador, se relaciona directamente con las operaciones realizadas por una institución.
Contable
Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a salvaguardar los activos y la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable.
El control contable debe: Proporcionar información veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer responsabilidades en las operaciones. Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
El sistema de contabilidad debe sustentarse en los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de contabilidad gubernamental que comprenden:
Catálogo de cuentas
Manual de aplicación de cuentas
Procedimientos contables, libros, y sistema de contabilidad gubernamental automatizado, adoptados por el Ministerio de Finanzas. 17
Objetivos del control interno contable Verificar la exactitud de las transacciones desde su inicio hasta la conclusión como: compras, ventas, costos, existencias, etc. Las fases del control interno contable desde su
autorización, ejecución,
anotación, y contabilización. Permite reflejar la auténtica distribución de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros. Establecer una clara y bien planteada organización y que cada uno de sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su función. (Pág. 20-21-22-2324-25)
ANÁLISIS
Este control nos permite tener seguridad, confiabilidad y exactitud en los registros en informes financieros, debe estar manipulado por el personal muy responsable y monitoreado por los niveles jerárquicos muy altos.
1.10.1.2 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Definición
Para MANTILLA, S. (2007) Es aquel que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables, se relaciona directamente con el plan de organización, métodos y procedimientos que ayudan a los directivos a lograr la eficiencia operacional y el cumplimiento de las políticas de la institución. El control administrativo está orientado al cumplimiento de objetivos y metas, lográndolo con eficiencia y responsabilidad en los servidores públicos que realizan acciones dentro de las instituciones, que inicia desde el Incorporación del Talento Humano, la clasificación de puestos, evaluación rotación del personal, capacitaciones, actuación y honestidad, asistencia e información actualizada. 18
Importancia
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. El proceso de control permite que el gerente controle el desempeño de los empleados.
Objetivos Proteger los bienes organizacionales contra robos o mala utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades. Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos. Limitar la cantidad de autoridad ejercida para las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos. Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros. Alcanzar los objetivos de la empresa, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.
Finalidad Medir la actividad desarrollada. 19
Procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado. Mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.
ANÁLISIS
Para mejorar el funcionamiento de la entidad, ademad de dotarla de los recursos necesarios e indispensables (humanos, materiales y financieros), debe poseer una organización administrativa compatible con su finalidad o razón de ser. Debe cumpir con el proceso administrativo completo de planeamiento, dirección y control como lo acabamos de ver.
1.10.2 Por su Aplicación
1.10.2.1 CONTROL INTERNO PREVIO
Control realizado por los servidores de la institución quienes analizarán las actividades propuestas antes de su autorización o ejecución, con respecto a la legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y en conformidad a los planes Institucionales.
1.10.2.2 CONTROL INTERNO CONTINUO
Es un control realizado en forma continua con la finalidad de inspeccionar y constatar la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios prestados o recibidos.
1.10.2.3 CONTROL INTERNO POSTERIOR
Es realizado por la unidad de Auditoría Interna ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales con posterioridad a su ejecución.
1.11 Limitaciones del Control Interno Cambiar una administración ineficiente por una excelente, el control interno no asegura éxito ni supervivencia. 20
Un sistema de control interno sin importar cuan bien diseñado concebido y operado promueve seguridad razonable no absoluta a la administración observando el cumplimiento de objetivos ya que este cumplimiento puede verse afectado por la toma de decisiones incorrectas o por la toma de este control por dos o más personas. Diseño de un sistema que refleje estrechez de recursos y los beneficios de los controles en relación a sus costos. (Pág. 36-37-38)
1.12 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Definición
Según YOLIMA, S., (2008). Es el conjunto de acciones que permite la modernización institucional pública o privada mediante la aplicación de normas garantizando la gestión administrativa, buscando crear una cultura organizacional que vincula el deseo de superación individual en beneficio propio, de la organización y de la sociedad para lograr el manejo eficiente, eficaz de recursos. Métodos de Evaluación
Muestreo estadístico
Proceso en el cual se revisan altos volúmenes de documentos, para ello es necesario programar pruebas de carácter selectivo, con la finalidad de extraer conclusiones sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Características:
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
21
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una deducción adecuada.
Método de cuestionario
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, construirá procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable. Método narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Método gráfico
También llamado flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.
Ventajas del método:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros. (Pág. 33-34-35)
22
ANÁLISIS
Para aplicar uno de estos métodos de evaluación dependerá mucho de cada una de las situaciones que se presenten, el elegir uno u otro método y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde utilizando el material que facilite la organización.
1.13 AUDITORIA
Para VILLAR, F.,(2010) Es una actividad documentada realizada con el objeto de verificar, mediante el examen y evaluación de evidencias objetivas, que los elementos del sistema aplicables son los adecuados y han sido desarrollados, documentados e implementados de forma efectiva de acuerdo con los requisitos especificados.
Objetivo
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.
Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes:
Exámenes de aspectos fiscales y legales. 23
Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial).
Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros. (Pág.66-67-68)
ANÁLISIS
Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración, realizado por un profesional (auditor), es decir, una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo empresa o entidad con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.
1.13.1 Pistas de auditoria
Definición.
Para ESPINOZA, S., (2011 ) Las pistas de auditoría no son controles por sí mismos, son “pistas”, “huellas” o “rastros” que se requieren para el uso analítico y administrativo; son más que todo un procedimiento que puede estar constituido por uno o varios documentos, informes o simplemente desprenderse de un control o conjunto de controles. En todos los sistemas, sean automatizados o no, las pistas de auditoría deben estar siempre presentes, y deben de cumplir con tres requisitos básicos:
a) Que cualquier transacción pueda ser seguida, desde el documento fuente que la originó, por medio del proceso a que es sometida, hasta las salidas (archivos, consultas por pantalla o informes) y los totales a los cuales se agregan.
b) Que cada salida o resumen de datos, se pueda seguir hacia atrás, hasta la transacción o cálculos que los produjeron.
24
c) Que cualquier transacción generada automáticamente, se pueda rastrear hasta el evento o condición que la generó.
Si se toma en cuenta que la pista de auditoría no es un control, sino que es un procedimiento de auditoría, con el fin de revisar documentos, cifras, procesos, balances, saldos, controles, totales, etc., se pueden citar como ejemplos de ellas, los siguientes: Cada adquisición de productos para inventarios se puede seguir, desde la requisición, pasando por las cotizaciones, la orden de compra, el documento de recibo y la entrada a bodega, hasta su inclusión en los totales del inventario; además se puede continuar con el proceso de pago con la factura original, la emisión del cheque respectivo o la transferencia electrónica al banco correspondiente.
a) La cantidad total que debe un cliente, se puede seguir hasta el documento que originó su cuenta y los recibos de pagos periódicos, que produjeron el saldo adeudado. b) Una orden de pedido o de compra, “disparada” por una reducción de los inventarios, por debajo del punto de pedido o de re-orden; se pueda detectar fácilmente. c) Que se puedan obtener con facilidad los documentos, comprobantes de diario y los listados de las partidas contables, que afectan los proyectos en proceso.
d) La cantidad total que tiene un asociado (a), se puede seguir hasta el documento que originó su cuenta y los recibos de ahorros o inversiones periódicos, que produjeron el saldo acumulado.
1.13.2 Propósito de las pistas de auditoría
Normalmente una pista de auditoría tiene dos propósitos:
El propósito de implosión: Que permite rastrear una transacción desde su origen, pasando por el proceso de transformación a que es sometida, hasta su almacenamiento y presentación. 25
El propósito de explosión: Que permite la reconstrucción de las diferentes operaciones a que ha sido sometida una transacción.
Para alcanzar el primero de estos propósitos se hace necesario almacenar, junto con la transacción, los dos siguientes elementos: El identificador del origen, que permite que la fuente de la transacción sea rastreada de una manera única. El identificador del destino, que permite que el dato que será afectado por la transacción, sea identificado de una manera única. (Pág.470-471-472)
ANÁLISIS
En la actualidad, debido tanto a la tecnología como a los diferentes elementos que existen para realizar auditorías, se ha vuelto mucho más sencillo diseñar las pistas de auditoría que se necesitan para obtener evidencia. Lo más importante que debe aprender y aplicar el auditor es que, independientemente del tipo de auditoría que esté realizando, sea financiera, operacional, administrativa, de seguimiento o de tecnología de información, siempre lo primero que debe hacer es saber a ciencia cierta, cuál es la evidencia que debe recopilar, en qué medio reside y cuáles son las posibilidades y medios para obtenerla; mientras no conozca estos aspectos de ninguna manera podrá saber qué es lo que necesita hacer y cómo lograr su objetivo.
1.13.3 Marcas de auditoria
Para QUEVEDO, J., (2005) las marcas de auditoria son signos que se ponen a un escrito para reconocerlo, así como completar la información plasmadas en las cedulas de auditoria, incluir observaciones o comentarios. Al igual que con los índices, cada auditor puede crear sus propias marcas y procedimientos, procurando que se utilicen de manera uniforme en todos los trabajos que realice.
26
Se recomienda la utilización de marcas estándar, entre las que señalamos las siguientes
Cotejado contra mayor o auxiliares. Cálculos aritméticos verificados.
+
Confirmación enviada Confirmación enviada y recibida de conformidad. Comprobante de requisitos fiscales. Inspeccionado físicamente. Cotejado contra papeles de trabajo del año anterior.
PPC
Papel de trabajo preparado por el cliente.
Se deben elaborar marcas simples y de fácil distinción. Para cualquier otra marca se pueden anotar letras minúsculas encerradas en un círculo, para las cuales se deberán señalar su significado en hoja anexa a la revisión del rubro donde se localice la marca o en el propio documento en que aparece dicha marca. (Pág.20-21)
ANÁLISIS
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
1.14 Sistemas de información
Para ANDREU, R. Y VALOR, D. (2006), definen los sistemas de información como el conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto estructurado de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con la estrategia. 27
El sistema de información de una organización debe, tal y como expone la definición, proporcionar tres funciones. La primera función hace referencia a la práctica y coordinación de las acciones operativas que se realizan de forma habitual a lolargo de la entidad.
La segunda función es poder ejercer el control necesario para identificar las acciones que van en contra de los objetivos de la organización, y a partir de aquí dirigir nuevas acciones rectificadoras de una forma eficiente. La tercera función de un sistema de información es proporcionar los datos necesarios para ayudar a tomar decisiones a nivel operativo, directivo y estratégico. Las tres funciones tienen como objetivo final el correcto funcionamiento de la organización. (Pág. 14-15)
1.14.1 Sistemas de información contable
Los subsistemas de información contable son los siguientes: Personal, costos de mano de obra y nómina. Planificación de necesidades de materiales de cambio neto. Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Mayor general y sistemas de informes financieros
Sin embargo para GÓMEZ, A., ABAJO, N., (2009). Se cuenta con muchos programas comerciales de computadora para los sistemas de información que se usan en tales casos. Dichos programas se encargan principalmente del control de transacciones, estas son los componentes esenciales de las operaciones de los negocios y por tanto, constituyen el objeto primario del control interno. Las transacciones incluyen los intercambios de activos o servicios con personas ajenas a la entidad y las transferencias o usos de activos o servicios en ella. Las funciones principales que intervienen en el flujo de las transacciones y los activos conexos abarcan la autorización, realización y registro de las transacciones, así como la contabilidad de los activos resultantes.
28
Necesitamos tener una idea general del significado de operación. Una operación describe algo que se ha hecho. Y ese “algo” puede ser un acto físico, una actividad mental o combinación de ambas cosas. A partir de este concepto elaboramos una jerarquía de definiciones: Una operación.- es un conjunto de elementos de trabajo que culminan en el cambio intencional de un objeto en cualquiera de sus características físicas o químicas, el montaje o desmontaje de sus componentes, la organización de otra operación, el transporte, la inspección o registro de un objeto, el registro de datos. Una operación se produce también cuando un esfuerzo mental es aplicado a una parte elemental de un problema complejo o simple. La tarea.- es un conjunto de operaciones, a menudo especial o de un solo tiempo, con un objetivo de terminar previamente establecido, que se ejecutan en una o varias estaciones de trabajo. El proceso.- es el conjunto de todas las operaciones requeridas para alcanzar los objetivos de un subsistema o sistema total. (Pág. 22-23-24)
Mientras que para FERNÁNDEZ, V., (2006). Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Aunque existe una gran variedad de sistemas la mayoría de ellos pueden representarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos elementos de entrada, elementos de salida, sección de transformación, mecanismos de control y objetivos. Mientras hay un gran consenso en la definición de sistema. En la actualidad, la expresión sistema de información se utiliza de forma común y habitual en las organizaciones, sin embargo existen tantas definiciones y matrices. A un asi, y basándonos en la definición dada de sistema, se podría realizar una primera aproximación definiéndola como un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común, satisfacer las necesidades de información de una organización. (Pág. 11-12-13-14-15-16-17-18)
29
1.14.2 Componentes de un sistema de información
Debido a la naturaleza los sistemas de información propuesta por BENDEY, W., DITTMAN, M., (2004). Dicha visión de los sistemas de información propone diversos componentes que deben interactuar entre ellos para un correcto desarrollo del sistema de información. A continuación se analiza cada uno de los componentes que formen parte de un sistema de información. Así como de sus relaciones: Un sistema de información Individuos participantes
Para FERNÁNDEZ, V., (2008) El primer componente que se analiza, que es el más importante, es el formado por las personas. Todos los individuos que puedan y deban participar en el desarrollo de un sistema de información se pueden clasificar en función de la visión que tienen. En este caso la clasificación está formada por cinco grandes grupos.
Propietario
Usuarios
Diseñadores
Constructores
Analistas
1.14.3 Propietarios del sistema
Son aquellas personas que patrocinan y promueven los sistemas de información. Entre las funciones de los propietarios esta fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de información y dar el visto bueno al sistema final. Debido a la distancia existente entre los propietarios de sistemas, el desarrollo y mantenimiento, los propietarios suelen participar en el proyecto en términos muy generales y sin entrar en detalle.
30
1.14.4 Usuarios de sistemas
Son aquellos que utilizan el sistema de información de una forma regular para capturar, introducir, validar, transformar, y almacenar los datos de información. Entre todos los grupos de individuos que participan en el desarrollo, los usuarios es el más cuantioso. Los sistemas de información pueden ser utilizados por una gran cantidad de individuos con objetivos y necesidades muy diversas. Es por ese motivo que puede ser interesante agrupar a los usuarios en grupos y subgrupos en función de la relación con la organización. Se puede distinguir entre usuarios internos a la empresa y usuarios externos.
GRAFICO No.04
Internos
Personal administrativo Profesionales y técnicos Gestores y directivos
Clientes Proveedores Aliados Trabajadores externos
USUARIOS
Externos
1.14.5 Diseñadores de sistemas
Son expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos. A diferencia de los propietarios y de los usuarios, los diseñadores se centran en aspectos tecnológicos más que en aspectos de negocio. La divergencia existente entre la perspectiva de los usuarios de sistemas y la de los diseñadores de sistemas hace necesario introducir un nuevo individuo en el desarrollo, el analista de sistemas.
31
1.14.6 Constructores de sistemas
Los constructores son otro tipo de especialistas en tecnología, son los encargados de fabricar el sistema de información basada en las especificaciones de diseño obtenidas de los diseñadores. Los avances tecnológicos han llevado a especializar a los constructores en distintas tareas en el desarrollo. Entre ellas pueden nombrar la de programador de aplicaciones informáticas.
1.14.7 Analista de sistemas
Es una persona que estudia los problemas y las necesidades de la empresa para determinar cómo podían combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos y la tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa. En una gran cantidad de ocasiones el analista coincide con el diseñador de sistemas. Sin embargo es recomendable tener presente que esta persona está desempeñando dos papeles al mismo tiempo. (Pág. 15-16-17-18-19)
ANÁLISIS
El enfoque de sistemas tiene como propósito enfrentarse a los problemas gradualmente más complejos que trazan la tecnología y las organizaciones modernas, problemas que por su naturaleza sobrepasan nuestra intuición y para los cuales es necesario entender su estructura y procesos (subsistemas, relaciones, restricciones del medio ambiente).
32
CAPÍTULO II
MARCO METODOLOGICO
2
Descripción Metodológica de la Propuesta
2.1
Modalidad de la Investigación
En este trabajo investigativo se empleó la modalidad cuali-cuantitativa, porque:
Cualitativa Debido a que se parte de un diagnóstico interno del Departamento de Titulación y Grado de la “UNIANDES”, sobre el los procedimientos que realiza en el Departamento.
Cuantitativa Porque para la investigación de campo se utilizó la estadística descriptiva, la misma que ayudó en la tabulación de datos de las encuestas efectuadas, los cuales sirvieron como base para posteriormente desarrollar un Procedimiento de Control Interno Administrativo y Financiero
y de esta forma contribuir a
mejorar el Sistema de Información de la UNIANDES.
2.2
Tipo de Investigación
La presente investigación es de carácter descriptivo y bibliográfico porque está dirigida a determinar como es y cómo está la situación del problema.
2.3
Diseño de la Investigación de Campo
2.3.1
Población y Muestra
La población considerada para este proyecto investigativo, está constituida por las personas que laboran en el Departamento de Titulación y Grado son cinco:
1. Secretaria de Titulación y Grado 33
2. Asistente de Titulación y Grado (1) 3. Asistente de Titulación y Grado (2) 4. Asistente de Titulación y Grado (3) 5. Auditor documental
Por lo que, las encuestas a ser aplicadas a los clientes internos serán receptadas al total de la población.
2.4
Métodos, Técnicas e Instrumentos
2.4.1
Métodos
Método Histórico - Lógico: Porque mediante la fundamentación teórica, con rigurosidad científica en la auditoría, se realizó la investigación bibliográfica de las principales categorías de control interno que sustentaron su aplicación lógica, mediante un procedimiento de control interno administrativo y financiero, a fin de contribuir al Sistema de Información del Departamento de Titulación y Grado “UNIANDES”.
Método Inductivo – Deductivo: Porque la investigación se desarrolló por partes (Inducción), es decir se diagnosticaron los aspectos administrativos y de servicio del Departamento de Titulación y Grado de la “UNIANDES”, para justificar la necesidad de implementar un Procedimiento de Control Interno Administrativo y Financiero que contribuya al Sistema de Información de la Universidad (Deducción).
Método Analítico-Sintético: Porque a partir del análisis del Departamento de Titulación y Grado, mediante la aplicación de encuestas a los integrantes del departamento y la interpretación de sus resultados, se sintetizaron las respectivas conclusiones y recomendaciones, que soportaron el Procedimiento de Control Interno Administrativo y Financiero para este departamento. 34
2.4.2
Técnicas e Instrumentos
Se emplearon FUENTES documentales y de campo, tanto primarias (textos y folletos de autores relacionados con el tema), como secundarias (artículos de revistas especializadas e información basada de Internet) y también, se recurrió a fuentes documentales terciarias (diccionario, abstract)
Las TÉCNICAS aplicadas son:
FICHAJE para incluir datos escuchados de los usuarios del Departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES, así como datos leídos en los diferentes textos y que nos han servido para sustentar el marco teórico.
OBSERVACIÓN DIRECTA de la gestión administrativa y de servicio del Departamento de Titulación y Grado de la “UNIANDES” y de esta manera detectar sus falencias y requerimientos.
ENCUESTAS se aplicaron encuestas al personal que labora en el Departamento de Titulación y Grado para determinar sus expectativas referentes a la solución de los problemas y así, argumentar objetivamente la propuesta de un Procedimiento de Control Interno Administrativo y Financiero.
Utilizando INSTRUMENTOS como fichas para recoger y sintetizar la información bibliográfica y de campo, así como también Guías de Observación y Cuestionarios, para la aplicación de las técnicas de campo antes mencionadas (Observación Directa y Encuestas, respectivamente)
2.5
Análisis e Interpretación de los Datos de las Encuestas
Las encuestas se aplicaron al personal que labora en el Departamento de Titulación y Grado de la “UNIANDES”, Matriz Ambato, de acuerdo al cuestionario que consta en Anexos 1, cuyo resultado se exponen, se analizan y se interpretan a continuación: 35
2.5.1
Encuestas Aplicadas a los Estudiantes de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Matriz Ambato
PREGUNTA No. 1
¿En su Departamento se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES?
CUADRO No.01 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
1
20
NO
4
80
TOTAL
5
100
GRAFICO No.05
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El 20% del personal del Departamento de Titulación y Grado indica que si tiene definidas las actividades para cumplir con las metas de la UNIANDES; y, el 80% no tienen claramente definidas las actividades. De lo cual se deduce que no les permite cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES.
36
PREGUNTA No. 2
¿El Departamento cuenta con mecanismos que miden los avances y resultados del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales?
CUADRO No.02 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
0
0
NO
5
100
TOTAL
5
100
GRAFICO No.06
100 100 80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES responden que no cuentan con un mecanismo que mida los avances y resultados del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales, de lo que se concluye el desarrollo de los objetivos y metas Institucionales no se están cumpliendo.
37
PREGUNTA No. 3
¿En el departamento se realizan supervisiones permanentes y mejoras continuas de las operaciones y actividades?
CUADRO No.03 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
0
0
NO
5
100
TOTAL
5
100
GRAFICO No.07
100 100 80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES, indican que no realizan supervisiones y mejoras de las operaciones y actividades, lo que se deduce que hay que tomar las alternativas necesarias para lograr que en el futuro organizar supervisiones y mejoras continuas.
38
PREGUNTA No. 4
¿En el departamento se operan controles para garantizar que los servicios se brindan con estándares de calidad?
CUADRO No.04 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
0
0
NO
5
100
TOTAL
5
100
GRAFICO No.08
100 100 80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES, indican que no realizan supervisiones y mejoras de las operaciones y actividades, lo que se deduce que hay que tomar las alternativas necesarias para lograr que en el futuro garantizar los servicios.
39
PREGUNTA No. 5
¿La información que genera y registra el departamento, en el ámbito de su competencia, es oportuna, confiable, suficiente y pertinente?
CUADRO No.05 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
2
40
NO
3
60
TOTAL
5
100
GRAFICO No.09
60 60 40
50 40 30 20 10 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 40% de las personas que trabajan en el Departamento indica que la información que genera en su dependencia es oportuna, confiable, suficiente y pertinente, mientras que el 60% considera que no lo es.
Entonces, el Departamento de Titulación y Grado debe realizar las gestiones pertinentes con los involucrados del Departamento, a fin que la información sea eficiente.
40
PREGUNTA No. 6
¿En el Departamento de Titulación y Grado se a realizado controles internos?
CUADRO No.06 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
0
0
NO
5
100
TOTAL
5
100
GRAFICO No.10
100 100
80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de los trabajadores encuestados responden que nunca se ha realizado controles internos en el departamento, por lo que la Institución en forma urgente, debería realizar este tipo de controles, con el objeto que de detectar errores y falencias, los cuales ayudaría a la satisfacción a la población estudiantil a la cual brinda sus servicios.
41
PREGUNTA No. 7
¿Usted cree, que con la existencia de un procedimiento de control interno en su departamento mejore el sistema de información de la Institución?
CUADRO No.07 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
5
100
NO
0
0
TOTAL
5
100
GRAFICO No.11
100 100 80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100 % de los encuestados contestan que por la falta de un procedimiento de control interno, se producen los inconvenientes en los trámites; y, la mayoría de los integrantes del departamento no asumen sus funciones con responsabilidad. Lo que deducimos que con la intervención de las autoridades para gestionar estos procedimientos de control interno, ayudaría impresionantemente a adquirir y asumir las responsabilidades de cada uno de los integrantes del departamento.
42
PREGUNTA No. 8
¿El departamento cuenta con un sistema automático de información?
CUADRO No.08 ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE SI
0
0
NO
5
100
TOTAL
5
100
GRAFICO No.12
100 100 80 60 40 0
20 0 SI
NO PORCENTAJE
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de los encuestados contestan que no tienen un sistema automático de información, lo que le provoca un retardo en la recolección y emisión de la misma, como podemos danos cuenta con la existencia de este mecanismo, la información estaría organizada, lista para su uso posterior y generados para cubrir una necesidad u objetivo.
43
CAPÍTULO III 3
3.1
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
TEMA: “PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE
CONTRIBUYAN
AL SISTEMA DE
INFORMACION DE
LA
UNIANDES.”
3.1.1
Objetivo General
Diseñar los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el Departamento de Titulación y Grado que contribuyan al Sistema de Información de La UNIANDES.
3.1.2
Esquema de Contenidos
44
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO UNIANDES
PORTADA SITUACION ACTUAL ORGANIGRAMA BASE LEGAL MATRICES FLUJOGRAMAS
RAQUEL BEDOYA
45
3.1.3
SITUACION ACTUAL
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES- es un Centro de Educación Superior, entidad de derecho privado y laico, con personería jurídica y autonomía administrativa y financiera, que ofrece una formación integral a sus estudiantes, sin distinción de sexo, raza, religión o política; por lo tanto, el ingreso de los alumnos depende de sus capacidades intelectuales.
La presencia de UNIANDES se fundamenta en la experiencia de más de 20 años en la educación privada ecuatoriana de entidades educacionales de los distintos niveles fundados por profesionales de la educación con una trayectoria de 40 años en el que hacer
educativo
y
de
manera
especial
en
el
nivel
universitario.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” fue creada en cumplimiento al Art. 7 de la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador.
Se basa en el informe No. 01235 del 10 de octubre de 1996 emitido por el Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas CONUEP; en la Ley de creación de la Universidad expedida por el Congreso Nacional el 9 de enero de 1997 y su publicación en el Registro Oficial No. 07 del 20 de febrero de 1997, constituyéndose así en Ley de la República. Además por el Estatuto Universitario aprobado por el CONUEP, según resolución No. 02 del 15 de octubre de 1997 y sus Reformas, según Of. No. CONESUP.STA del 28 de mayo del 2001; y, por el Proyecto Sistema de Teleducación autorizado por el CONUEP según resolución No. 00853 del 23 de septiembre de 1998. La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” tiene su matriz en la ciudad de Ambato, sus extensiones funcionan en las ciudades de: Tulcán, Ibarra, Santo Domingo, Quevedo, Babahoyo, Riobamba y el Puyo.
46
3.1.4
ORGANIGRAMA
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
AUDITOR ACADEMICO
ASISTENTE 1
3.1.5
ASISTENTE 2
ASISTENTE 3
BASE LEGAL
El marco legal que sustenta las funciones que realiza el Departamento de Titulación y Grado de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, Matriz Ambato es el Reglamento de Graduación, el mismo que en su Capítulo III, referente a los Procedimientos para la Sustentación e Incorporación expresa textualmente lo siguiente:
Art. 9. Del señalamiento de fecha para el grado.
El estudiante será notificado por el Departamento de Titulación y Grado con al menos quince días de antelación al ejercicio de la sustentación del trabajo de grado.
Art. 10. De la conformación del tribunal.
El Tribunal de grado estará integrado por: El Presidente del Tribunal y dos miembros designados por la Dirección de Carrera, es de obligación la presencia de los lectores.
47
Art.11. De la incorporación.
Los aspirantes que hayan cumplido con todos los requisitos para la obtención de títulos intermedios, deben concurrir a la ceremonia de incorporación en el día y hora que determine la Universidad por medio del Departamento de Titulación y Grado.
En caso de inasistencia el interesado deberá presentar una solicitud para que la universidad le señale nuevo día y hora para la incorporación, la misma que se la podrá realizar en los siguientes treinta días.
En el caso de los títulos terminales, cumplidos los requisitos exigidos por la Universidad, se realizará la incorporación en el acto de sustentación.
En el caso de que el estudiante no alcance la calificación mínima para optar por el título, deberá presentar una solicitud para fijar una nueva convocatoria en el plazo de noventa días.
Si vuelve a ser reprobado, el estudiante tendrá una última oportunidad que la tramitará de la misma manera. De no aprobar la tercera oportunidad el estudiante automáticamente ingresará al programa de actualizaciones de conocimientos.
Art. 12. Los estudiantes de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES, una vez concluido su proceso académico, deberán presentar el respectivo trabajo de grado en un plazo máximo de dos años, una vez superado éste tiempo, el estudiante
estará obligado a realizar los MODULOS DE ACTULIZACION DE
CONOCIMIENTOS, a fin de que pueda graduarse conforme lo dispuesto en el presente reglamento.
48
3.1.6
MATRICES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” SIMBOLIGÍA
SIMBOLOGÍA
SIGNIFICADO
E
Operación incorrecta
A
Comprobantes sin firmas correspondientes
F
Sin comprobante
X
Comprobante sin lleno de requisitos
Y
Comprobante con requisitos completos
49
3.1.7
MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Determinación de la fecha de Defensa del Trabajo de Grado
Nº
PROCEDIMIENTO
1
Señalamiento de la fecha de defensa del trabajo de grado.
OBJETIVO Determinar la fecha y hora para la defensa de los trabajos de tesis para elaborar la respectiva convocatoria a cada egresado.
PISTAS DE AUDITORIA
MARCAS
RESPONSABLE
TIEMPO
Petición de informe a al Departamento de Procesos de Titulación. (30 días de anticipación)
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
Conformación de grupos de cinco hasta seis egresados habilitados por carrera (Matriz de Tribunales)
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
5 DIAS
Definir fecha y hora para cada egresado.
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
2 DIAS
Convocatoria a los egresados (15 días de anticipación a la defensa).
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
5 DIAS
50
2
Conformación del tribunal.
Designar los tribunales de grado de los grupos de egresados y enviar los informes a las instancias correspondientes.
Petición de informes de asesores y lectores. (revisión en el archivo magnético)
F
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
Designación de los tribunales de grado, teniendo como miembros a los asesores y lectores del grupo. (obligatoria)
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
2 DIAS
Enviar informe de los tribunales de defensa de trabajos de grado para autorización por el Director de Carrera. (15 días de anticipación). Enviar informe de tribunales de defensa de trabajos de grado a las Asistentes del Departamento de Titulación (15 días de anticipación).
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
Enviar informe de tribunales de defensa de trabajos de grado a Secretaria General para elaboración de actas (5 días de anticipación)
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
Enviar informe de tribunales de defensa de trabajos de grado a la Gerencia de Investigación para organización los ejemplares. (5 días de anticipación)
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
51
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Incorporaciones
Nº
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1
Fijación de la fecha del acto de incorporación.
Definir la fecha y hora del acto de incorporación y efectuar su difusión oportunamente
PISTAS DE AUDITORIA
MARCAS
RESPONSABLE
TIEMPO
• Recepción de informes académicos, legales y financieros. (30 días de anticipación)
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
• Elaboración de la listas de estudiantes habilitados para la ceremonia de grado.
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
5 DIAS
• Enviar informe de los de los estudiantes a incorporarse para autorización por el Procurador (15 días de anticipación).
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
• Definir la fecha, hora y lugar de la ceremonia de grado
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
52
2
Conformación de los Determinar los integrantes de la mesa integrantes de la mesa directiva y solicitar su directiva. aprobación.
• Enviar a publicar en la página web de la Universidad, carteleras y con los coordinadores la información de la
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
• Designación de los integrantes habilitados antes de la mesa directiva: los Decanos de todas las carreras y autoridades (mínimo 5 personas)
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
2 DIAS
• Enviar informe de la mesa directiva para la autorización del Procurador.
A
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
Enviar informe aprobado de la mesa directiva a los Asistentes del Departamento de Titulación (15 días de anticipación).
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
1 DIA
53
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Recepción de Solicitudes
Nº
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1
Incorporación o nueva fecha de defensa del trabajo de grado.
Receptar solicitudes para conformar grupos de incorporaciones o de determinación de nueva fecha de defensa del trabajo de grado
PISTAS DE AUDITORIA
MARCAS
RESPONSABLE
TIEMPO
Recepción de la solicitud para incorporación.
V
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
Revisión del visto académico.
V V V Y
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
ASISTENTE 1 o 2
30 DIAS
Recepción de la solicitud para una nueva fecha de defensa del trabajo de grado, con los números telefónicos y la especie respectiva (actualmente de 100 dólares). Revisión del visto académico.
Y
ASISTENTE 1 o 2
1 DIA
V
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
Revisión del visto financiero.
V
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
Revisión del visto legal.
V
ASISTENTE 1 o 2
¼ DIA
Incluir en una nueva fecha de defensa de trabajo de grado dentro de 90 días.
V
ASISTENTE 1 o 2
90 DIAS
Revisión del visto financiero. Revisión del visto legal. Inclusión en un nuevo grupo de ceremonia
54
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Titulación
Nº
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1
Revisión de nóminas: académica, financiera y de documentos de los estudiantes para su legalización.
Verificar y enviar las nóminas académica, financiera y de documentos de los estudiantes para proceder a su legalización.
PISTAS DE AUDITORIA
MARCAS
RESPONSABLE
TIEMPO
nóminas
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Verificar nóminas académicas por estudiante y notificar las posibles inconsistencias
Y
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Verificar nóminas financieras por estudiante y notificar las posibles inconsistencias
Y
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Y
ASISTENTE 1 y 2
½ DÍA
Recepción aprobadas.
de
Verificar nóminas de documentos por estudiante y notificar las posibles inconsistencias.
55
2
Envío a la imprenta las nóminas de graduados, para la elaboración de los títulos.
Receptar y verificar los informes y los expedientes de documentación, para elaborar los formatos de envío de títulos a la imprenta, con los datos correspondientes a cada estudiante a incorporarse o a graduarse
Envío de nóminas: académicas, financieras y de documentos ya verificadas, al personal respectivo
A
ASISTENTE 1 y 2
½ DÍA
Recepción de los informes de los estudiantes a incorporarse.
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Recepción de los expedientes de documentación de los estudiantes que se incorporaran o graduarán.
V
ASISTENTE 1 y 2
½ DÍA
Cotejación de los expedientes de documentación con los informes.
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
• Verificación de que se encuentre completo el expediente de documentación.
V
ASISTENTE 1 y 2
1 DIA
Elaboración en el formato de envió de títulos.
V
ASISTENTE 1 y 2
1 DIA
56
3
Verificación de los datos de los títulos.
Comparar los datos de la nómina de elaboración de títulos con los títulos elaborados, con el objeto de detectar errores.
Digitación de los nombres completos, número de cédula y la denominación del título a incorporarse o graduarse.
V
ASISTENTE 1 y 2
1 DIA
Envió de las listas para la elaboración de los títulos para su aprobación.
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Envio de las listas adjuntando las fotos en caso de la elaboración de títulos terminales.
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
• Envió de las listas aprobadas a la imprenta. (15 días de anticipación)
V
ASISTENTE 1 y 2
¼ DIA
Organización de los títulos juntamente con la nómina de elaboración de títulos.
V
AUDITOR ACADEMICO
½ DÍA
Se ordenan alfabéticamente los títulos.
V
AUDITOR ACADEMICO
½ DÍA
Comprobación de datos en los títulos con la nómina de elaboración.
V
AUDITOR ACADEMICO
½ DÍA
57
4
5
Consignación de firmas
Registro electrónico de los códigos de refrendación
Enviar los títulos a las respectivas dependencias para que sean firmados
Elaborar un registro electrónico en donde conste el código de los títulos para el posterior envío de un listado
Revisión del Auditor Académico.
V
ASISTENTE 1
1 DIA
• Se realiza un comunicado al respectivo Decano.
F
ASISTENTE 1
½ DÍA
Se realiza un comunicado al Procurador. Firma del Decano
F
ASISTENTE 1
½ DÍA
V
ASISTENTE 1
½ DÍA
Firma del Procurador
V
ASISTENTE 1
½ DÍA
Se envían los títulos a la Secretaria General para que sean firmados.
V
ASISTENTE 1
½ DÍA
Se envían los títulos a la Rectora para que proceda a firmarlos.
V
ASISTENTE 1
1 DÍA
Copia del archivo de elaboración de títulos para utilizar los datos y designar códigos, poniendo como siglas las primeras letras de la denominación del título.
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
¼ DIA
de
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
¼ DIA
Impresión de la lista de los códigos
V
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
¼ DIA
Asentar refrendación.
58
la
fecha
6
Codificación y sellado de los Títulos
Consignar manualmente los respectivos códigos y sellos en los títulos
Envío de la lista de códigos. (8 días de anticipación)
E
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
½ DÍA
Cotejación de la lista de los códigos con los títulos.
V
ASISTENTE 1
¼ DIA
Si existe un faltante de código se realiza la petición a la persona encargada.
V
ASISTENTE 1
¼ DIA
Se procede a asentar los códigos y fecha de refrendación de forma manual con esfero azul y con letra imprenta, evitando el mínimo error.
V
ASISTENTE 1
1 DIA
Se colocan los sellos de: ProcuraduríaSecretaria y Rectorado
V
ASISTENTE 1
½ DÍA
59
3.2
SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” SIMBOLIGÍA
SÍMBOLO
REPRESENTA INICIO O FIN.- Indica el principio o el término del flujo o proceso
ACTIVIDAD.- Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento
LINEA.- Conecta una actividad con otra o con el inicio o el fin de un proceso
Indica que existe continuidad entre las actividades de un procedimiento con las de otro.
FUENTE: Franklin Benjamín, Organización de Empresas, página 215
60
3.3
FLUJOGRAMAS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Determinación de la fecha de Defensa del Trabajo de Grado INICIO Petición de informe a Gerencia de Investigación
V
Conformación de grupos de egresados por carrera
V
Definir fecha y hora para cada egresado
V
Convocatoria a los egresados
E
Petición de informes de asesores y lectores
F
Designación de los tribunales de grado
V
Enviar informe de tribunales para autorización de SG-P
E
Enviar informe de tribunales a Asistentes
E
Enviar informe de tribunales a Secretaria Gral. para elaboración de actas
E
Enviar informe de tribunales a Gerencia de Inv. para organización de ejemplares
E
FIN
61
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” Incorporaciones
INICIO Recepción de informes académicos, legales y financieros Elaboración de listas de estudiantes habilitados para ceremonia de grado
V
V
Enviar informe de estudiantes a incorporarse para autorización de SG-P
E
Definir fecha, hora y lugar de la ceremonia de grado
V
Enviar a publicar la información de la ceremonia de grado
E
Designación de los integrantes de la mesa directiva
E
Enviar informe de la mesa directiva para la autorización del Procurador
A
Enviar informe aprobado de la mesa directiva a los Asistentes del Departamento
E
FIN
62
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” Recepción de Solicitudes
INICIO
Recepción de solicitud para incorporación con los vistos buenos
V
Inclusión en un nuevo grupo de ceremonia
Y
Recepción de solicitud para nueva fecha de defensa
Y
Incluir en una nueva fecha de defensa de grado
FIN
63
V
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” Titulación INICIO
Recepción de nóminas aprobadas.
V
Verificar nóminas académicas por estudiante y notificar las posibles inconsistencias.
Y V
Verificar nóminas de documentos por estudiante y notificar las posibles inconsistencias.
Y V
Envío de nóminas: académicas, financieras y de documentos ya verificadas
A
Recepción de los informes de los estudiantes a incorporarse.
V
Recepción de los expedientes de documentación de los estudiantes que se incorporaran o graduarán.
V
Cotejación de los expedientes de documentación con los informes.
V
Verificación de que se encuentre completo el expediente de documentación.
V
Elaboración en el formato de envió de títulos.
V
Digitación de los nombres completos, número de cédula y la denominación del título a incorporarse o graduarse.
V
Envió de las listas para la elaboración de los títulos para su aprobación.
Envió de las listas adjuntando las fotos en caso de la elaboración de títulos terminales. Envió de las listas aprobadas a la imprenta.
64
V
V
E
Organización de los títulos juntamente con la nómina de elaboración de títulos. Se ordenan alfabéticamente los títulos.
Comprobación de datos en los títulos con la nómina de elaboración. Revisión del Auditor Académico.
V V
V V
Se realiza un comunicado al respectivo Decano.
F
Se realiza un comunicado al Procurador.
F
Firma del Decano Se envían los títulos a la Secretario General para que sean firmados.
V V
Se envían los títulos al Señora Rectora para que proceda a firmarlos.
V
Copia del archivo de elaboración de títulos para utilizar los datos y designar códigos.
V
Asentar la fecha de refrendación.
V
Impresión de la lista de los códigos
V
Envío de la lista de códigos
E
Cotejación de la lista de los códigos con los títulos.
V
Si existe un faltante de código se realiza la petición a la persona encargada. Se asientan los códigos y fecha de refrendación de forma manual, evitando el mínimo error.
Se colocan los tres sellos de: Procuraduría, Secretaria y Cancillería.
FIN
65
V
V V
3.4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.4.1
CONCLUSIONES
No existen manuales de función para cada uno de los cargos, lo que no permite que el personal no tengan una certeza de cuáles son las responsabilidades de cada cargo, esto es una consecuencia de falta de preocupación por parte de la Institución
para la
generación de los manuales de funciones provocando que el personal no tenga claras y delimitadas sus responsabilidades y nivel de autoridad, así como las características de su trabajo, así como carga laboral en exceso en algunos cargos y desmotivación en las personas.
La inexistencia de un de Control Interno en el Departamento de Titulación y Grado, ha generado problemas en el correcto funcionamiento de ciertos procesos en los departamento, que han provocado un mal manejo de los recursos de la Institución produciendo falta de eficiencia en el uso de los mismos, así como valores perdidos que se hubieran evitado si existieran puntos de control establecidos y una correcta supervisión.
El trabajo muestra la importancia de un correcto funcionamiento de un Control Interno en la Institución, pues con esta herramienta permite visualizar los puntos críticos en le Departamento y establecer lineamientos de control que permitan entregar una información confiable de su situación
administrativa, financiera
y como de sus
operaciones, ya que no es suficiente contar con políticas corporativas administrativas para la adecuada marcha de los procesos, si no políticas y procedimientos de control interno y establecer un responsable para verificar su cumplimiento.
66
3.4.2
RECOMENDACIONES
Realizar un procedimiento de Control Interno administrativo y financiero para el departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES se mejorara el Sistema de información, la eficiencia en el uso de los recursos y que evite la pérdida de los mismos, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos de la entidad y una adecuada supervisión del cumplimiento de los objetivos establecidos por la institución.
La gerencia deberá establecer indicadores de desempeño para verificar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales propuestas, por la misma, una vez que hayan sido implementados para verificar que estos sean respetados y certificar el correcto funcionamiento del control Interno.
Realizar un levantamiento de funciones para cada uno de los puestos existentes en la institución, que permita, delimitar las responsabilidades de cada uno de los empleados de la entidad, definir los perfiles de cada de los puesto con el fin de ser comunicados al personal que ingresa a la compañía, mantener actualizada la base de los requerimientos de personal.
Con un Sistema de automático de Información permitirá realizar una evaluación para encontrar los puntos críticos a los que están expuestos este Departamento y que les permita establecer parámetros de control propios para generar información confiable, oportuna, pertinente y flujos de sus operaciones correctas, complementando sus políticas y valores corporativos.
67
BIBLIOGRAFÍA MANTILLA, S., (2007), “CONTROL INTERNO- INFORME COSO”, Administración de riesgos del emprendimiento, Primera Edición. SANTA FE DE BOGOTA, BOGOTA. CHARLES T. HORNGREN, GEORGE FOSTER, SRIKAN M. DATAR; (2009), “Contabilidad de Costos, un enfoque gerencial” Décima Edición.
MÉXICO DF,
MÉXICO. MANTILLA, S., (2008), “CONTROL INTERNO- INFORME COSO”, Administración de riesgos del emprendimiento, Cuarta Edición. SANTA FE DE BOGOTA, BOGOTA. HORNGREN, F., SUNDEM, J., ELLIOTT, D. (2010) “Introducción a la Contabilidad Financiera”, Séptima Edición, Madrid, España. ESPINOZA, S., (2011), The Econimics of Microfinance, Boston. MIT Press VILLAR, F., (2010). Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial, México, México DF, (3ª Edición).Pearson educación de México, S.A., de C.V: MALDONADO, M., (2012). Auditoría de gestión, quito ecuador, (4ª edición), Producciones digitales Abya- Yala LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL, (2013). CAPITULO VIII HORNGREN, C., (2005), Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas, MEXICO D.F. UTEHA. AMAT, E., SALAS O, (2010)” Análisis Económico Financiero, Gestión,”, Décimo Sexta Edición, Barcelona, España YOLIMA, S., (2005) “Auditoria de Control Interno”, Primera Edición, Bogotá, Colombia. FERNÁNDEZ, V., (2006) “Desarrollo de Sistemas de Información”, Primera Edición, Cataluña, España.
68
GÓMEZ, A., ABAJO, N., (2008) ”Los Sistemas de Información en las Empresas”, Primera Edición, Austria España.
LINCOGRAFÍAS: http://books.google.com.ec/books?id=Sqm7jNZS_L0C&printsec=frontcover&d q=sistemas+de+informacion&hl=es&sa=X&ei=T1JyU6X_Ge2nsASZxIHwCA &ved=0CCsQ6AEwAA#v=onepage&q=sistemas%20de%20informacion&f=fal se http://books.google.com.ec/books?id=V8esyo3bk_YC&printsec=frontcover&dq =control+interno&hl=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLGsQTspYLoDQ&ved=0CCsQ6AEwAA http://books.google.com.ec/books?id=335uGf3nusoC&printsec=frontcover&dq =control+interno&hl=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLGsQTspYLoDQ&ved=0CDgQ6AEwAg http://books.google.com.ec/books?id=Mt8ku1gAsO4C&printsec=frontcover&dq
=control+interno&hl=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLGsQTspYLoDQ&ved=0CDIQ6AEwAQ http://books.google.com.ec/books?id=qENNV96qCSgC&dq=control+interno&h
l=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLG-sQTspYLoDQ&ved=0CEwQ6AEwBg
69
ANEXOS ANEXO 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DEL DEPARTAMENO Las respuestas que nos proporcione permitirán de manera cooperativa la detección de problemas existentes en el departamento.
Por favor, marque con una (X) la respuesta que usted estime conveniente:
1. ¿En su Departamento se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES? SI
NO
2. ¿El Departamento cuenta con mecanismos que miden los avances y resultados del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales? SI
NO
3. ¿En el departamento realizan supervisiones permanentes y mejoras continuas de las operaciones y actividades que realizan? SI
NO
4. ¿En el departamento se operan controles para garantizar que los servicios se brindan con estándares de calidad? SI
NO
70
5. ¿La información que genera y registra el departamento, en el ámbito de su competencia, es oportuna, confiable, suficiente y pertinente?
SI
NO
6. ¿En el departamento se a realizado controles internos? SI
NO
7. ¿Usted cree, que con la existencia de un procedimiento de control interno en su departamento mejore el sistema de información de la Institución? SI
NO
8. ¿El departamento cuenta con un sistema automático de información? SI
NO
Gracias por su colaboración.
71