Universidad Veracruzana Facultad de Administración de Empresas y Administración de Empresas Turísticas

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PROCESO DE COMPRAS EN LAS ORGANIZACIONES. CASO DE ESTUDIO: PAPELES, VINILOS Y LONAS S.A. DE C.V.

QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA: MARIA JOSSELYN VÁZQUEZ LÓPEZ

ASESOR: M.A. SILVIA G. FLORES AGUILAR

H. Veracruz, Ver.

2008

Índice

Tema

Pág.

Introducción Capítulo I: Metodología de la investigación 1.1 Planteamiento del problema .......................................................... 1 1.2 Objetivos generales y particulares ................................................ 2 1.3 Justificación del proyecto............................................................... 3 1.4 Alcances y limitaciones.................................................................. 4 1.5 Método de desarrollo de la propuesta ........................................... 4 Capítulo II: Marco teórico 2.1 Generalidades de las compras ...................................................... 6 2.1.1 Situaciones que dan origen a la compra ........................... 7 2.1.1.1 Recompra directa ..................................................... 8 2.1.1.2 Recompra modificada............................................... 8 2.1.1.3 Compra nueva .......................................................... 9 2.1.2 Objetivos e importancia del análisis operacional y funcional de las compras ..................................................................... 9 2.1.3 Importancia ........................................................................ 11 2.1.4 Conceptualización del abastecimiento .............................. 12 2.1.5 Situaciones que dan origen al abastecimiento.................. 13 2.1.6 Importancia y objetivos del análisis operacional ............... 13 2.1.7 Definiciones de compras ................................................... 13 2.1.7.1 ¿Qué es una compra organizacional? ..................... 14 2.1.8 Tipos de compras .............................................................. 15

2.1.8.1 Compras anticipadas ................................................ 15 2.1.8.2 Compras de emergencia .......................................... 16 2.1.8.3 Compra especulativa ................................................ 17 2.1.8.4 Compras recíprocas ................................................. 17 2.1.8.5 Compras personales ................................................ 18 2.1.8.6 Compras de salvamento.......................................... 18 2.1.8.7 Compras de excedentes........................................... 19 2.1.8.8 Compras en el mercado abierto .............................. 19 2.1.8.9 Compras de artículos relacionados .......................... 19 2.1.8.10 Compras especiales ............................................... 19. 2.1.8.11 Compras de elementos especiales ........................ 20 2.1.8.12 Compras de elementos de bajo costo .................... 20 2.1.8.13 Compras corporativas ............................................ 20 2.1.8.14 Compras consolidadas ........................................... 20 2.1.8.15 Compras Nacionales .............................................. 20 2.1.8.15.1 Licitaciones ............................................... 23 2.1.8.16 Compras Internacionales........................................ 25 2.1.9 Principios básicos de compras .......................................... 25 2.1.9.1 Calidad ...................................................................... 26 2.1.9.2 Cantidad ................................................................... 28 2.1.9.3 Precio exacto ............................................................ 30 2.1.9.4 Financiamiento ......................................................... 31 2.1.9.5 Servicio ..................................................................... 32 2.1.10 Objetivos del departamento de compra .......................... 32 2.1.11 Relación del departamento de compras con otras áreas 33 2.1.12 Organizaciones del departamento de compras .............. 34 2.1.13 Personal de compras ....................................................... 36 2.1.14 Comité de compras.......................................................... 37 2.1.14.1 Algunas atribuciones del comité de compras. ....... 38

2.1.15 Políticas de compras ....................................................... 38 2.1.16 Manual de compras ......................................................... 39 2.1.17 Como planear las compras en una empresa .................. 41 2.1.18 La función del departamento de compras ....................... 42 2.1.19 Proceso de compra.......................................................... 42 2.1.19.1 Reconocimiento del problema ................................ 42 2.1.19.2 Determinación de soluciones ................................. 43 2.1.19.3 Especificación del producto .................................... 43 2.1.19.4 Búsqueda de proveedores ..................................... 43 2.1.19.5 Adquisición y análisis de propuestas ..................... 44 2.1.19.6 Evaluación de propuestas del proveedor .............. 44 2.1.19.7 Procedimiento de pedido ........................................ 45 2.1.19.8 Evaluación del rendimiento .................................... 45 2.1.20 Influencia en el proceso de compra ................................ 45 2.1.21 Personas que integran el proceso de compra ................ 46 Capítulo III: Proveedores 3.1 Concepto ........................................................................................ 47 3.2 Decisión de seleccionar los proveedores ...................................... 47 3.3 Características de lo que es un buen proveedor........................... 47 3.3.1 ¿Qué se busca en un proveedor? ..................................... 48 3.4 Evaluación del proveedor .............................................................. 50 3.5 Análisis de los proveedores ........................................................... 52 3.6 Medios de reclutamiento de proveedores ..................................... 52 3.7 Requisitos que debe reunir un proveedor ..................................... 54 3.8 Registro de proveedores ............................................................... 55 3.9 Desarrollo de proveedores ............................................................ 56 3.10 Relación con los proveedores ..................................................... 61 3.11 Vigilancia de la estabilidad del proveedor ................................... 63

3.11.1 Consideraciones financieras ........................................... 63 3.11.2 Selección de cotizaciones ............................................... 64 3.11.3 Calidad del producto ........................................................ 65 3.11.4 Relaciones de trabajo ...................................................... 66 3.11.5 Responsabilidades financieras ....................................... 66 Capítulo IV: Caso de estudio: Papeles, Vinilos y Lonas S.A. de C.V. 4.1 Antecedentes históricos................................................................. 67 4.2 Misión ............................................................................................. 67 4.3 Visión ............................................................................................. 68 4.4 Valores ........................................................................................... 68 4.5 Políticas.......................................................................................... 68 4.6 Organigrama general ..................................................................... 71 4.7 Sucursales ..................................................................................... 72 4.8 Proveedores ................................................................................... 74 4.9 Descripción del proceso actual de compras.................................. 80 4.10 Hechos relevantes a nivel empresa ............................................ 81 4.11Desarrollo de la propuesta............................................................ 81 4.12 Departamento de compras centralizado ..................................... 92 4.13 Departamento de compras descentralizado................................ 93 4.14 Departamento de compras mixto ................................................ 94 Conclusiones Referencias bibliográficas Anexos

Introducción

Hoy más que nunca es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios fundamentales de la función compradora con el fin de establecer una buena política de compras que permita adoptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere.

El propósito de este trabajo es reafirmar estos principios a la luz de los nuevos procedimientos

y circunstancias, resolver con éxito los

problemas cada vez más complejos a que se enfrentan hoy día los directivos comerciales en genera, y los directivos de compras, así mismo ayudar a la formación de la responsabilidad directa.

Las empresas industriales, comerciales y de servicios desembolsan cantidades considerables en la compra de materias primas, útiles de oficina, mobiliario, etc. El éxito de cualquier empresa depende en gran parte de la manera en que administre y haga sus compras.

Para comprobar es necesario: seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento; mantener cordiales relaciones con los proveedores; preparar y aplicar adecuadamente las especificaciones de los materiales adquiridos; comprar con inteligencia, es decir, considerando todos los factores y no únicamente el precio; hacer los pedidos a su debido tiempo, con el fin de disponer oportunamente de las partidas que se necesitan; elaborar contratos en forma tal que se eviten las dificultades de orden jurídico; recibir las remesas o embarques e inspeccionarlos con detenimiento; procurar siempre llagar a un acuerdo en las diferencias que surjan con los proveedores, comprobar y aprobar las facturas, etc.

Se pretende ofrecer una exposición elemental del proceso de compras, ya que las compras demandan habilidades, capacidades, inteligencia, empeño e ingenio de parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, por lo cual las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.

Capítulo I: Metodología de la investigación

1.1 Planteamiento del problema

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; E l departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones. La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. Sin

embargo,

en

la

actualidad

compras

como

tal,

ha

evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas:

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La participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y los costos así como la sustitución de materiales. Por lo cuál, el área de compras permite tener un control exhaustivo en la gestión de aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los departamentos, hasta la confirmación de la factura del proveedor y su posterior contabilización.

1.2 Objetivos generales y particulares

Objetivo general:  Buscar y adquirir al precio justo, la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto

requerido, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y

disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. Y estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución. Objetivos específicos son:  Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa  Desarrollar y administrar las compras y establecer proveedores bien evaluados.  Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.  Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.  Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.  Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

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 Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

1.3 Justificación del proyecto

El área de compra de la empresa Papeles, Vinilos y lonas S.A. de C.V. Sirve para adquirir los bienes y servicios necesarios de la manera más eficiente y menos problemática a la vez que asegura una igual y justa oportunidad para todos los vendedores calificados. La función primordial del Departamento de Compras es la de asistir a los otros departamentos, asegurando materiales y servicios que cumplan las normas necesarias. A la misma vez, monitorea toda procuración para asegurar que se cumplan las leyes aplicables al respecto. La función de compras permite a las organizaciones establecer y mantener ventajas competitivas en el corto y largo plazo. Hoy los profesionales de compras tienen la oportunidad de influir más en la calidad de los productos y la generación de valor para su compañía a través de una mayor colaboración con sus proveedores y una reducción consistente de sus costos de operación. El proceso de compras se ha transformado significativamente en los últimos años, el desarrollo tecnológico y el uso de Internet como medio de intercambio de información

entre

clientes

y proveedores

ha

revolucionado

las

funciones

tradicionales de las áreas de compras, cambiando el rol del comprador al de un negociador estratégico para su organización. El camino hacia ésta transformación requiere conocer que es lo hacen las empresas de clase mundial, cuáles son las mejores prácticas de negocio y cómo adoptar nuevas tecnologías dentro de su organización para volver más eficiente sus procesos de compra. Las empresas de clase mundial utilizan compras estratégicas para consolidar su poder de compra y mantienen relaciones estrechas con sus proveedores. Una -3-

correcta categorización de sus compras en estratégicas y no estratégicas, ayudan a las empresas de clase mundial a consolidar su poder de compras mientras reducen su número de proveedores.

1.4 Alcances y limitaciones Alcances:  Este proyecto servirá para que cada sucursal de la empresa Papeles, Vinilos y lonas S.A. de C.V. cuente con su propio departamento de compras, ya que todos los productos que requieren se solicitan a la matriz.  Mejorar las condiciones de compra, con una amplia base de proveedores de productos, con la cual podemos conservar o mejorar la calidad, precios servicios y reducir principalmente los costos y gastos de operación de este departamento que provengan del extranjero para incrementar el número de clientes que tiene dicha empresa. Limitaciones:  Este proyecto se realizó directamente en la matriz y no en las demás sucursales de la empresa Papeles, Vinilos y lonas S.A. de C.V, lo cual imposibilita extraer conclusiones generales de todo el país.

1.5 Método de desarrollo de la propuesta

La investigación que se va realizar es de tipo cualitativa: por que es aquella que persigue describir sucesos complejos en su medio natural, con información preferentemente cualitativa. Dentro de las características principales de esta de metodología podemos mencionar:

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 La investigación cualitativa es inductiva.  Se trata de estudios en pequeña escala que solo se representan a sí mismos.  Hace énfasis en la validez de las investigaciones a través de la proximidad a la realidad empírica que brinda esta metodología.  No suele probar teorías o hipótesis. Es, principalmente, un método de generar teorías e hipótesis.  No tiene reglas de procedimiento. El método de recogida de datos no se especifica previamente. Las variables no quedan definidas operativamente, ni suelen ser susceptibles de medición.  La base está en la intuición. La investigación es de naturaleza flexible, evolucionaría y recursiva.  En general no permite un análisis estadístico.  Se pueden incorporar hallazgos que no se habían previsto.  Los investigadores cualitativos participan en la investigación a través de la interacción con los sujetos que estudian, es el instrumento de medida.  Analizan y comprenden a los sujetos y fenómenos desde la perspectiva de los dos últimos; debe eliminar o apartar sus prejuicios y creencias. Este proyecto de investigación se va a realizar mediante el método de la observación y la documentación, ya que se basa en fuentes de carácter documental y por estar colaborando directamente en el departamento de compras de la empresa Papeles, Vinilos y Lonas S.A. de C.V.

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Capítulo II: Marco teórico

2.1 Generalidades de las compras La actividad de compra se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios. (Cruz, 1999, Pág. 1)

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan.

En la actualidad las compras no deben basarse únicamente en la buena fe. Hoy están integradas al comercio, a la organización funcional especializada y a las técnicas que impone el comercio; han alcanzado tal importancia en forma creciente que la productividad y la comercialización dependen de ella.

Los principios y las técnicas de una buena función compradora son determinantes. Los compradores modernos buscan los medios par realizar estos actos de modo cada vez más perfecto y con un mayor nivel de eficiencia y actuación poseer una clara compresión de los objetivos y principios fundamentales de la función compradora para que esta herramientas puedan utilizarse inteligente y eficazmente a fin de llegar a una buena política de compras y adoptar las decisiones pertinentes.

Es propósito de esta obra reafirmar esos principios a la luz de nuevas circunstancias, e instituir lo que a mi juicio debiera ser “la secuencia más lógica de un procedimiento de compras”, a fin de hacer frente a los problemas cada vez más complejos que hoy enfrentan los directivos de las empresas. (Cruz, 1999, Pág. 2)

Con base en lo anterior, debe entenderse que toda empresa dedicada a la producción de satisfactores, comercialización de los mismos, o de los servicios que -6-

ofrece, tiene necesariamente que proveerse en forma adecuada y continua de materias primas, mercancías u otros materiales para su correcto funcionamiento, con lo que podrá enfrentar las necesidades del mercado y cumplir con sus objetivos.

Para tal fin, dichas materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:  Precio.  Calidad.  Cantidad.  Condiciones de entrega.  Condiciones de pago.  Servicios de postventa. El cumplimiento de estos puntos repercutirá invariablemente en la producción o comercialización de sus bienes o servicios, con lo que la empresa proyectará mala imagen, ocurrirá pérdida de mercado y se correrá el riesgo de salir definitivamente del mismo. (Cruz, 1999, Pág. 3)

2.1.1 Situaciones que dan origen a la compra

En términos generales, se pueden reconocer las siguientes situaciones que originan las compras: (Del Río, 1999, Pág. 5) A) Que el Departamento de compras recibirá una requisición de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitado abastecimiento para realizar cada una de ellas o cada uno de ellos.

B) Que el propio Encargado de Compras o el Departamento, identifique las necesidades de abastecimientos de su propia sección de compras, o bien, de l as otras divisiones o personas. -7-

C) Emisión del Pedido u Orden de Compra. (Del Río, 1999, Pág. 5)

El comportamiento de compra de las organizaciones está determinado en gran medida por el tipo de situación de compra al que se enfrentan en cada ocasión.

Atendiendo a factores tales como la novedad de la compra, la información necesaria y el número de decisiones a adoptar, es posible distinguir tres situaciones de compra diferentes: (Mc Carthy, 2000, Pág. 245)  Recompra directa.  Recompra modificada.  Compra nueva.

2.1.1.1 Recompra directa Ésta es una situación de compra rutinaria. El grado de incertidumbre es mínimo, los requerimientos de nueva información son mínimos y las decisiones se adoptan de una forma automática en base a criterios que han sido probados a lo largo del tiempo.

2.1.1.2 Recompra modificada Este tipo de situaciones se produce cuando hay un cambio en las condiciones de compra con el fin de obtener más beneficios, es decir cuando hay un cambio en el precio, en la calidad o incluso cuando se produce un cambio de proveedor.

En este tipo de compra se pueden utilizar los mismos criterios de elección que en la recompra directa, pero en este caso la incertidumbre es mayor por lo que se necesitará mayor cantidad de información.

Este tipo de compra supone un peligro para los proveedores que pueden perder a sus clientes o verse obligado a aceptar condiciones de venta que no le son beneficiosas. Supone también una oportunidad para el resto de los vendedores. -8-

2.1.1.3 Compra nueva

Este tipo de situaciones se produce cuando la organización compra por primera vez un producto. Ahora habrá tomar decisiones sobre las especificaciones del producto, la calidad, el precio, las condiciones de pago, los proveedores.

Cuanto mayor sea el grado de importancia del producto a comprar, mayor será la necesidad de información y mayor cantidad de personas se necesitarán para tomar la decisión.

La idea de compra nueva en una organización puede venir dada por necesidades internas de la organización, o por factores externos, tales como la presión de los clientes. (Mc Carthy, 2000, Pág. 245)

2.1.2 Objetivos e importancia del análisis operacional y funcional de las compras

A) Reducción de Costos y obtención de utilidades Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procurarán la minimización de costos, aunque como es lógico, los primeros pretenden utilidades, no así los segundos. (Del Río, 1999, Pág. 5)

En buscar las utilidades, se encuentran implícitas la obtención de materiales apropiados a un precio y cantidades adecuados, además recibidos oportunamente.

Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a la Organización, el Departamento de Compras y Abastecimientos debe emplear la competitividad, la cual se usa cuando se atiende a otros comprobadores que necesitan materiales, provisiones, servicios, enseres, equipos, etc. Para realizar lo anterior, el Comprobador debe de tener otras áreas de conocimiento; al saberlas y manejarlas adecuadamente logra la eficiencia. Un parámetro en la competencia -9-

profesional, es tener la cooperación de los usuarios y de otros entes, que conozcan los elementos que puedan determinar el valor adecuado de la compra, así como la calidad de lo adquirido, en su tiempo y espacio.

En el objetivo de utilidad, se requiere un criterio amplio para poder juzgar el valor de lo gastado para, de esta manera, evaluar el equilibrio que puede existir entre el precio y el valor, independientemente de observar la relación costo-beneficioutilidad.

B) Servicio

El Departamento de Compras (en adelante, como aspecto práctico, se citará así simplificadamente) debe estar lo suficientemente capacitado para servirle y apoyar a los demás departamentos, en todas las actividades operativas de la Entidad. Para lograr lo anterior, se necesita una intensa cooperación de las acciones con las del Departamento de Compras, para así obtener el valor óptimo de los bienes y los servicios que necesitan adquirir. El costo del servicio debe estar plenamente justificado, en función del beneficio obtenido, considerando los plazos (corto o largo). (Del Río, 1999, Pág. 6)

Las de servicios del Departamento de Compras, se pueden dividir en tres aspectos:  Las que quedan bajo su responsabilidad como: investigación de precios, elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación del personal, emitir

Órdenes de Compra, inspeccionar

pedidos, dar seguimiento (follow-up) a cada Pedido, etcétera.  Las que comparten con otros departamentos como: tener informes y asesoramiento, contabilización, investigación de mercado, procedimientos para realizar inventarios, almacenaje, y el control de éstos, así como concertar convenios y contratos, análisis de aseguramiento de calidad (control de calidad), Departamento Legal agentes aduanales, Instituciones de Crédito y Seguros, compañías de transporte, etcétera.  Las actividades que le interesan como: recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas, y otras concomitentes necesarias. - 10 -

Lo anterior varía de acuerdo a las necesidades de la Empresa. (Del Río, 1999, Pág. 5)

C) Control de convenio para obtener financiamiento Este es prioritario para que los integrantes de la Administración, lo conozcan a detalle y al momento en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos en cuanto a su seguimiento y realización que puede tener las siguientes reglas:  Aceptar

sólo

los

compromisos

autorizados

por

el

departamento

correspondiente.  Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo formatos de “Órdenes de Compra” y su registro.  Informar a la Administración sobre los inventarios, para que se cumpla con las disposiciones, cuando se lleven a cabo.  Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo con los parámetros. (Del Río, 1999, Pág. 7)

D) Control de tratos comerciales con los proveedores

Respeto a la Administración y los Dirigentes, sobre la especialidad de compras, el personal de este Departamento, debe asesorar y mantener infirmado a todos el personal de la Empresa, relacionado, para lo cual se debe de encargar de ejecutar y administrar las políticas, adiestrando que los necesite. (Del Río, 1999, Pág. 5)

2.1.3 Importancia Radica en que es vital para el éxito de las empresas tener en operación las Compras, puesto que la utilidad en una entidad, está determinada en gran medida, con la efectividad de la administración de los bienes y servicios adquiridos.

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2.1.4 Conceptualización del abastecimiento La palabra Abastecimiento tiene diversas aceptaciones, las cuales se mencionan a continuación: (Del Río, 1999, Pág. 8) A) En las empresas industriales, significa almacenar productos que se consumen dentro de un establecimiento, incluyendo la papelería y los artículos de oficina (en Estados Unidos). B) Para otros, el término abarcar como mínimo las funciones de: compra, Almacenamiento, Recepción (en le Reino Unido y Europa) C) En Canadá el término es muy amplio, ya que incluyen todas las adquisiciones del Gobierno Federal.

D) En el presente trabajo se trata tanto el abastecimiento como a la compra, tráfico, almacenamiento, y recepción, de todo lo que se consume dentro de la Empresa. E) Algunos autores consideran la palabra Abastecimiento como sinónimo de compra; pero, en realidad, son muy diferentes como se puede apreciar en la serie de características de cada una:

De compras o adquisición:  Conocimiento de la necesidad.  Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella.  Selección del proveedor que mejor calidad, servicio, financiamiento y condiciones otorguen.  Negociación del precio.  Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el Proveedor.  Determinar el medio de transportación conveniente.

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De la función del Abastecimiento, dentro de la Entidad:  Conocimiento de la necesidad.  Expedir la Requisición.  Hacer y esperar el Pedido.  Recibir los artículos o servicios.  Controlar el inventario.  Rotación del inventario a los departamentos. (Del Río, 1999, Pág. 9)

2.1.5 Situaciones que dan origen al abastecimiento Se puede decir, que sólo existe una circunstancia que da origen al Abastecimiento, y es la siguiente: que cada departamento o persona que pertenezca a la Institución, reconozcan una necesidad justificada o varias, de abastecimiento e informe al Departamento o el encargado de Compras, mediante una Requisición. La necesidad puede consistir en bienes y/ o servicios para la persona o el Departamento, con el objeto de poder realizar sus actividades y así lograr sus objetivos. (Del Río, 1999, Pág. 9)

2.1.6 Importancia y objetivos del análisis operacional La importancia del Análisis Operacional, radica en que sin el Abastecimiento, no se pueden lograr los objetivos generales ni particulares de Organismo, al no tener los materiales y los servicios generales necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieren, eficientemente. (Del Río, 1999, Pág. 10)

2.1.7 Definiciones de compras EL Diccionario de la Real Academia Española afirma; “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”. (Cruz, 1999, Pág. 3) - 13 -

“Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición. Tradicionalmente se dice que comprar “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”. Asimismo, “Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”. Michel Calimeri define así las compras: “La operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

También consideramos que comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como la negociación de los servicios de postventa. (Cruz, 1999, Pág. 4)

2.1.7.1 ¿Qué es una compra organizacional? La compra organizacional se define como el proceso de toma de decisiones mediante el cual las organizaciones formales establecen la necesidad para la compra de productos y servicios e identifican, evalúan y seleccionan entre marcas y proveedores alternativos.

En la mayoría de los casos, la actividad de compra de la organización es ejercida por un centro de compra, donde se integran las persones que intervienen en la elaboración de la decisión.

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El centro de compra y el proceso de decisión están sometidos a las influencias de factores organizacionales, factores interpersonales y de factores individuales que caracterizan a las personas que intervienen en estos procesos.

Por otra parte, la organización y, en particular, el centro de compra, se ve sometido a influencias externas que se concretan en las acciones de marketing que realizan los proveedores, y a las influencias que provienen del entorno económico, político, tecnológico, cultural, etc.

Con todo esto, la organización toma una respuesta, que se concreta en la elección del producto, elección del proveedor, etc. (Cruz, 1999, Pág. 1)

2.1.8 Tipos de compras Para abastecer a la Empresa de materiales, bienes y/ o servicios, es necesario realizar las compras que más convengan, reconociéndose los siguientes tipos de ellas: (Del Río, 1999, Pág. 10)

2.1.8.1 Compras anticipadas Se les llama así, a aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano, mediante un programa, surgiendo de una necesidad normal o consuetudinaria y no de la adquisición de productos para elaborar proyectos especiales.

A) Razones para comprar anticipadamente  Comprar para el inventario o para cubrirlo.  Tener reservas (provisiones)  Cuando se determina que se expandirá la Empresa; por lo tanto, se tienen que comprar más artículos.  Llevar a cabo contratos a largo plazo, en donde se prevé la cobertura de artículos en un determinado tiempo. - 15 -

 Disponer de artículos al surgimiento de la necesidad, evitarlo que se retrasen en su entrega, sin riesgos ni pérdidas ocasionadas, pero sobre todo, para evitar una compra de emergencia.  Adquirir inventarios a precio económico.  Mantener estables los costos, por adelantado, durante un periodo.  Procurar se citen de inventarios (J.I.T. Just in Time = Juntos a Tiempo).  Especular ante la posibilidad de un alza de precios de materiales, envases, empaques, e incluso en general.

B) Riesgos  Perdidas, por mantener inventarios obsoletos (mermas o desechos, deterioros, pérdidas físicas, etc.)  Pérdida, por que el mercado no acepte el producto.  Aumento de comisión financiera y gastos de la manutención del inventario.  Exceso de inventarios y problemas financieros.  Gastos de mantenimiento, conservación, ocupación de espacio, estiba, movimientos, roturas, incremento en primas de seguros, etc. Para poder tomar la decisión de compra anticipadamente, se debe de considerar los siguientes factores: espacio, tiempo, demanda, suministro, precio, oportunidad, aspecto financiero,

procurar erradicar inventarios,

convivencia

en

general,

básicamente. (Del Río, 1999, Pág. 11)

2.1.8.2 Compras de emergencia Surgen cuando el factor tiempo, priva de utilizar la compra normal, por lo que es preciso implantar ciertos controles como: A) Límite de compras urgentes, según políticas administrativas. B) Revisar con calma el Pedido, así como definir responsables. C) Autorización de la persona encargada de aprobar el pedido.

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2.1.8.3 Compra especulativa Se considera como a esta como una variable de la Compra Anticipada, combinada con la fluctuación de precios a la alza y relacionada con la ética de comercio.

Se dice que no tiene lugar en el programa de compra (aunque no generalmente). La compra Anticipada puede ser una Compra Especulativa, la cual depende del criterio sobre el futuro, por lo que para distinguir la compra Especulativa de la Normal, se debe de considerar la ética, hablando de la intención con la cual se compra y el riesgo que implica. (Del Río, 1999, Pág. 12)

La Compra Anticipada se puede transformar en una Compra Especulativa, en el instante en que su objeto e interés, son seguro suministro y eficiente, a precios lo mas bajos posibles, o buscar beneficios en los costos de los artículos comparados, aunque se corren los riesgos citados en el inciso “A)”, subinciso “B)”.

2.1.8.4 Compras recíprocas Son usadas por el proveedor como una medida de presión, realizándose entre un comprador y un proveedor, en la cual éste tiene más poder, pues pone condiciones a su conveniencia, dicha compra se observa en época de Depresión, donde se hace todo lo posible para obtener pedidos, o cuando hay escasez de lo que se quiere comprar.

Al aceptarse la Compra

Recíproca, se debe considerar el aspecto ético de la

honradez y el analítico, para poder aplicar, la reciprocidad en forma conveniente, tanto para el Proveedor coma para el cliente.

Los beneficios que otorga la Compra Recíproca, afectan en mayor medida al Departamento de Ventas que al de Compras, también no crea demanda ni aumenta ventas o consumos, solamente influye en la competencia. Consecuentemente las empresas que usan la Compra recíproca, tiene mayores beneficios para el producto,

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con costos altos, que para la persona que distribuye sin eficiencia ni competencia, pues utiliza a sus clientes por su carencia de ventajas.

En caso de que exista en la Empresa una necesidad de Compra Recíproca, el Departamento de Compras deja de ser selectivo, pues se le limita a los proveedores que la procuran. (Del Río, 1999, Pág. 12)

2.1.8.5 Compras personales Se refieren a realizar compras para la gente de la Entidad, por medio del Departamento de Compras, para beneficios de ellas, ya que obtienen precios de mayoristas, descuentos especiales, atención esmerada, tiempo de entrega y de pago, etcétera.

Existen ciertos inconvenientes, al implantar este tipo de compras: A) Es polémico considerar, hasta que grado resulta conveniente y justificable ampliar, a los trabajadores, los beneficios citados. B) Debilita la distribución, por parte del proveedor, en cuestión económica. C) La mayor parte de los proveedores no aceptan tal práctica, aunque la realizan por mantener las relaciones con los compradores. D) Es factible afectar las relaciones con el trabajador, al no concederle este tipo de beneficios, porque los pueden hacer conquistas laborales. E) El efectuar un pedido mínimo, puede ocasionar pérdida de tiempo y aumento de trabajo, entre otros. (Del Río, 1999, Pág. 13)

2.1.8.6 Compras de salvamento También denominadas Adquisiciones

de Salvamento, están relacionadas con el

abastecimiento y ocurren cuando un artículo, resulta ser excedente de uno u otro departamento.

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El departamento de Compras, ante dicha situación, propone la transferencia del producto, lo cual trae como ventaja evitar comprar y tener excedentes; lo anterior conforma un salvamento en la utilidad y en el valor del material, lo que es responsabilidad del Departamento de Compras. (Del Río, 1999, Pág. 13)

2.1.8.7 Compras de excedentes Es adquirir normalmente

materiales, para cubrir necesidades normales y quizá

futuras de la empresa, situación que suele ser una fuente de abastecimiento económico

para cubrir aspectos

ocasionales, casos de emergencia, o tener

prevenciones, y posiblemente excesos perfectamente estudiados y convenientes, lo que se puede confundir con las “Compras Especulativas”.

2.1.8.8 Compras en el mercado abierto Sucede cuando las solicitudes de un material, artículo o servicio, son en poco volumen; cuando la tendencia en el Mercado es cambiante; cuando se presentan situaciones convenientes en el Mercado para comprar; cuando los artículos y demás materiales, productos o servicios solicitados, se pueden conseguir con facilidad; etcétera. (Del Río, 1999, Pág. 13)

2.1.8.9 Compras de artículos relacionados Se realizan en pequeñas porciones de artículos y/o servicios, proporcionando economía en ciertas actividades diferentes a la fabricación, principalmente para los departamentos Administrativos y el de Contabilidad. (Del Río, 1999, Pág. 14)

2.1.8.10 Compras especiales Ocurren cundo se solicitan artículos y/o servicios, que no se ocupan rutinariamente en la Compañía, o bien, cuando los departamentos requieren de un solo producto o servicio, en volumen muy pequeño.

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2.1.8.11 Compras de elementos especiales Sucede cuando se desea adquirir artículos, materiales, o servicios de costo estable, de elementos importantes y particulares para la entidad, en los se pueden obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto número de proveedores.

2.1.8.12 Compras de elementos de bajo costo Cuando se hacen este tipo de compras, los artículos deben ser analizados cuanto a su monto, calidad, y necesidad que deben de cubrir, con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. (Del Río, 1999, Pág. 14)

2.1.8.13 Compras corporativas Son las que desarrollan los grandes grupos, las trasnacionales, o las corporaciones, para sus subsidiarias.

2.1.8.14 Compras consolidadas Se realizan en los grandes grupos empresariales, para sus sucursales o filiales (Tiendas Autoservicio). (Del Río, 1999, Pág. 14)

2.1.8.15 Compras nacionales Son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de un país, con apego a las leyes del mismo, que a su vez pueden ser locales (aquellas que se realizan en la misma plaza) o foráneas (las que realizan en plazas distintas pero dentro del mismo país). Y pueden realizarse en: (Del Río, 1999, Pág. 15)  Sector privado  Sector público (Gobierno)

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Dentro de las compras nacionales se encuentran las que realiza el Sector Privado, sin embargo aquí se tratan los aspectos más importantes de las com pras efectuadas en el Sector Público.

En México, el Estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimientos y a reglamentarlos para hacerlos más eficientes y dar transparencia al gasto público. Tal aseveración se desprende del artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que a la letra dice: “Los recursos económicos de que dispongan el Gobierno Federal y el Gobierno del Distrito Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, se administrarán con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados.

Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra pública que realicen, se adjudicarán o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Cuando las licitaciones a que hace referencia el párrafo anterior no sean idóneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado…”

Con base en lo anterior se creó la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 1993, modificada por decreto publicado el 5 de agosto de 1994.

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Para

los

efectos

de

esta

ley

quedan

comprendidas

las

adquisiciones,

arrendamientos y servicios, así como obra pública.

Con base en lo anterior puede decirse que la licitación pública es un procedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionar al proveedor más idóneo; su característica fundamental es ser un procedimiento abierto sujeto a los requisitos establecidos en la citada ley. (Del Río, 1999, Pág. 15)

Las licitaciones públicas podrán ser nacionales e internacionales. Es oportuno mencionar que existen ciertos principios rectores en la licitación:  La concurrencia (participación abierta de un x número de participantes).  La igualdad (equidad hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el procedimiento de la licitación).  La formación (los licitadores deben conocer todo acerca de la licitación a partir de la convocatoria)  La inconformidad (considera la intervención de los licitadores cuando contravienen las disposiciones establecidas en ley para impugnar algunas de las propuestas y defender la propia). Etapas o procedimientos de la licitación pública: 1. Que haya presupuesto para tal fin. 2. Que se establezcan las bases o condiciones de la licitación. 3. Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oficial de la Federación y en uno de los periódicos de mayor circulación. 4. Que los licitadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar hora y día previamente establecidos en los términos y condiciones de la convocatoria, señalando la vigencia de la misma. 5. Que se conozcan las ofertas en presencia de los demás licitadores. 6. Que se haga la adjudicación al licitador que haya ofrecido las mejores condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condiciones de entrega y de pago así como servicios de postventa.

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7. Formalización a través de una orden de compra (contrato de com praventa) en el momento en que firman comprador y vendedor. 8. Las demás circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado las mejores

condiciones

disponibles

en

cuanto

a

precio,

calidad,

financiamiento y oportunidad. Otros procedimientos citados en la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas son la invitación restringida y la adjudicación directa. (Del Río, 1999, Pág. 15) Invitación restringida. Participan por lo menos tres proveedores o contratistas según sea el caso, y licitadores que reúnen ciertas características (por ejemplo, capacidad de producción específica, maquinaria moderna o ciertos procesos de producción) que a juicio del estado y previa investigación tengan ciertos proveedores. Adjudicación directa. Elección razonada para elegir al más idóneo y capaz de realizar o cumplir con la contratación respectiva, por ejemplo, por su tecnología avanzada, o por ser el único titular de una patente en pleno derecho exclusivo de explotación.

2.1.8.15.1 Licitaciones

La licitación es un procedimiento legal y técnico de invitación a los interesados, para que, conforme a las bases preparadas al efecto, llamadas `pliego de condiciones', formulen propuestas de entre las cuales se elige y acepta la más ventajosa mediante la adjudicación, que perfecciona el contrato. En otros términos, es un procedimiento de selección del contratista de la Administración Pública que, sobre la base de una previa justificación de idoneidad moral, técnica y financiera, tiende a establecer qué persona es la que ofrece el precio más conveniente o la mejor oferta. (Del Río, 1999, Pág. 16)

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Ventajas El procedimiento de la licitación pública ofrece una serie de ventajas de orden técnico, económico, ético y político, en un todo de acuerdo con el principio de legalidad que debe imperar en el obrar estatal.

Así, con relación al Estado, el procedimiento materializa una acción moralizadora en lo que a contrataciones estatales se refiere, por cuanto en principio evita connivencias dolosas y promueve la acción de control y la fiscalización que sobre la actividad administrativa ejercen los mismos particulares, licitadores en el caso, quienes cuentan con los remedios procesales idóneos para impugnar el ilegitimo proceder estatal. Además, por este procedimiento, la Administración tiene mayores posibilidades de acierto en cuanto al cumplimiento y ejecución del contrato, calidad de la prestación, mayor capacidad técnica y financiera de los co-contratantes, etc.

Por otro lado, ofrece conveniencias económicas, dan la concurrencia y oposición entre los oferentes, que fijan por obtener la adjudicación y en ofrecer el precio más ventajoso para el licitante. (Del Río, 1999, Pág. 16)

Con relación a los administrados, el procedimiento constituye una garantía para los interesados en contratar con el estado y otros entes públicos, que sobre la base del principio de concurrencia e igualdad, y evitando tratos preferenciales, puede hacer real y efectiva la colaboración de los particulares.

Inconvenientes

Por lo que se refiere a las dificultades del procedimiento licitatorio pueden señalarse las siguientes:  No siempre se consigue el precio mas bajo sino que puede producirse un alza de las cotizaciones al conocerse las urgencias necesidades de la administración - 24 -

 La eventual lentitud en los tramites resulta perjudicial para el interés publico, todo vez que la administración se pierde "ofertas de ocasiones" sumamente ventajosas, que no se pueden aceptar en razón de que no es posible satisfacer la prontitud que el proponente suele requerir, debido a la burocrática ejecución del procedimiento.

Aun cuando el procedimiento de las licitaciones este bien reglamentado pueden efectuarse adjudicaciones indebidas pues la inmoralidad puede doblegar las formulas técnicas de rectitud impuestas por el ordenamiento jurídico al proceder administrativo; así por ejemplo, una licitación aparentemente correcta puede encubrir y simular una flagrante desviación de poder, pues los pliegos de condiciones pueden haber sido redactados de manera tal que solo la persona a quien se quiere favorecer quede en condiciones de prestar ofertas admisibles.

De cualquier manera, el saldo favorable del instituto lo prueba la circunstancia de su aceptación en todas las legislaciones y en todos los tiempos, si bien se requiere una normación flexible, adaptable a las distintas actividades del estado y que disminuya en lo posible los inconvenientes señalados. (Del Río, 1999, Pág. 16)

2.1.8.16 Compras internacionales Aquellas que se efectúan entre dos o más países, y se rigen por las leyes de los que las realizan, o bien de los acuerdos, convenios o tratados.

2.1.9 Principios básicos de compras Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su elección. Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio, financiamiento, y servicio, mismos que se desarrollan a continuación: (Del Río, 1999, Pág. 16)

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2.1.9.1 Calidad Este lineamiento no solamente trata de decir, si un artículo posee “buena o mala calidad”, no, es algo más profundo, ya que

se deben considerar todas las

características existentes en un material, artículo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean.

Entre las peculiaridades elementales a considerar, se encuentran las siguientes : propiedades, volumen, tamaño, etcétera.

A) Consideraciones de Calidad

Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artículos y servicios, las cuales son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización, y control de calidad. (Del Río, 1999, Pág. 16) 1) Conveniencia: Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable, es difícil, ya que no se puede medir, en general, por ser relativo a cada comprador, pues lo que es pertinente para uno puede no serlo para otro; más bien el que un articulo, material, o servicio, sea benéfico o no, se enmarca de acuerdo a las necesidades que cada comprador tiene, y el fin que se persiga.

Para independientemente de lo expuesto, el Departamento de Compras tiene la obligación de buscar y obtener la calidad necesaria de los artículos, a precios bajos, buen servicio, y ventajas en financiamiento; es decir, debe de procurar la eficiencia, por lo que la conveniencia es un factor básico.

2) Disponibilidad: Significa, además de conseguir el material, el artículo o el servicio que se desea, también adquirirlo con facilidad en las condiciones citadas en el párrafo anterior, dentro de un período razonable y viendo diversos proveedores, de no lograrse, la calidad y la elección del proveedor no sirven.

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Las reglas comerciales también juegan un papel importante, en la disponibilidad del producto, igualmente es susceptible de mejoramiento, consiguiendo fuerte nuevas y convenientes a corto y a largo plazos.

3) Costo: Otro factor importante, además de los anteriores y ligado profundamente a ellos, es el costo de los artículos, los materiales o los servicios, ya que es base para determinar la posibilidad de adquisición. (Del Río, 1999, Pág. 17)

Dentro de los costos, se deben de incluir los de operación, al utilizar el material, transformarlos, distribuirlo, etc., hasta llegar a alcanzar el Costo Total.

4) Sistematización: Este punto incluye a revisar que los artículos, las condiciones de calidad, las ventajas que deben proporcionar los posibles proveedores, y los costos más bajos; al unir esos elementos, se pueden tomar decisiones, en conjunto, para una buena compra. (Del Río, 1999, Pág. 17) 5) Control de Calidad: Se refiere a revisar que los artículos, los materiales, o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones, y considerar ciertos parámetros determinados.

El lugar y la fecha para realizar la revisión del Control de Calidad, dependen de la importancia que tenga para el Comprador el producto; pero normalmente se hace en su Entidad, por lo que el costo por la revisión de la calidad de la adquisición, es generalmente un gasto para el comprador.

La comprobación de la Calidad, de lo que pretende vender el Proveedor, debe efectuarla él bajo su costo y en su empresa, antes de surtir el pedido al Comprador, lo cual es un beneficio para los dos partes, pues ocasiones gastos en la facturación, el transporte, el empaque, y otros, en caso de no cumplir con las circunstancias establecidas.

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Los artículos también se pueden revisan al momento en que se utilizan, lo cual no es recomendable, pues dista mucho de cumplir con la eficacia, pudiendo traer consecuencias negativas. (Del Río, 1999, Pág. 17)

2.1.9.2 Cantidad Ya determinada la calidad de los artículos, se necesarias precisar la cantidad correcta. Al igual que el principio de conseguir la calidad adecuada, y la cantidad necesaria a alcanzar, lo cual, esto último, es una obligación del Encargado de Compras y de su personal, destinada a satisfacer las necesidades planeadas, para tener un balance con la operación y con los beneficios de las Compras al mayoreo, procurando también reserva de productos, justificada. (Del Río, 1999, Pág. 18)

La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar.

La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por los factores que se deben considerar:  Tipo de artículos.  Tiempo de entrega.  Necesidad del pedido.  Precio unitario del material.  Emisión de pedidos.  Costo de la transacción.  Período de compra.  Mantenimiento del inventario.

Este último de aplica otros factores tales como: inversiones en el mismo espacio en el almacén, sueldo de los trabajadores del Almacén, aseguramiento, amortización, inversión, y financiamiento necesario justificable, movimientos, básicamente.

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Los factores citados, se debieron de haber estudiado con la profundidad y la exactitud necesarias o convenientes. (Del Río, 1999, Pág. 18)

A) Factores que influyen en la cantidad El comprador debe de considerar diversos elementos, que intervienen al tomar la decisión de qué cantidad debe comprar, con el objeto de que se siga llevando a cabo la operación de la Empresa, que se refiere a precios bajos, aprovechamiento de los beneficios del comercio, y las expectativas del mercado, cuyos factores son los siguientes:

Tiempo adecuado en Entrega, Recepción, y Producción: Se refiere AL proveedor y abraca desde que se realiza el Pedido, hasta que se reciben los artículos en la Entidad compradora, anexando otra serie de factores, referentes a los productos que se tienen que transformar manual o mecánicamente, entre los que destacan: el tiempo de tránsito, su producción, y tolerancia de las instrucciones de producción del Proveedor. (Del Río, 1999, Pág. 19)

B) Tradición comercial

Está relacionada con la transformación del material, del empaque, y del envío de mercancías, por lo cual la cantidad varía, de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores. El costo de transporte constituye otro elemento, que se suman al costo unitario total de adquisición del Comprador. Sobre este punto, cabe recalar que es importante el transporte, por la razón de que el monto del mismo, aumenta o disminuye de acuerdo al espacio que ocupen los artículos que van a comprarse, su peso, riesgo y distancia.

C) Almacenaje y mantenimiento

De acuerdo con los mínimos y los máximos establecidos, en lo referido en le inciso.

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D) Mercado, condiciones y tendencias

Constituyen un aspecto principal para fijar la política en los Departamento de Compras y de Almacén. Al tender los precios a la alza, se debe de agrandar el lapso de incremento de las compras; pero cuando los precios van a la baja, se recomienda disminuir las mismas.

2.1.9.3 Precio exacto Es un elemento de mucha importancia, en la operación de la Compra. La Administración de la Compañía confía en que el Departamento de Compras, el Encargado, adquieren mercancías a precios favorables, que pueden dar una buena calificación al Departamento o al Encargado, basándose en los precios que se pagan. (Del Río, 1999, Pág. 19)

El precio es un termino y condición de la Orden de Compra, mismo que se puede estudiar por sí mismo, sólo tienen que relacionarse otros factores, como la cantidad, la calidad, el servicio y el financiamiento, que deben de considerarse como un medio para lograr otros objetivos de la Institución, aparte de los del Departamento de Compras, ya que el precio es un factor determinante en la decisión.

El Departamento o el Encargado de Compras, debe de cooperar para mantener al Organismo en competencia, con otros de su mismo giro, en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios, condición que es responsabilidad del citado Departamento o su Encargado, considerando los altos costos no necesarios y el mantenimiento de los fines que se persiguen.

Varias compras se obtienen por medio de ofertan, que también puede conocer la Competencia, a precios especiales, lo que puede dar lugar a precisar parte de la eficiencia de los responsables. (Del Río, 1999, Pág. 20)

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A) Proveedor adecuado

Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un trato inteligente, sobre los factores de calidad y servicio y el mejor precio; aunque esos factores se consignan fácilmente, es difícil su control.

Por lo regular el Vendedor es quien busca al cliente potencial, lo cual conduce a negociar, pero también se puede dar el caso en que el Comprador, busque a los vendedores cuando surge una necesidad con emergencia.

Las fases en la selección de fuentes de adquisición con las siguientes:  Averiguara todos los futuros y posibles lugares de suministro.  Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores.  Tratar y elegir quién surtirá un pedido.  Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor.  Duración del proceso.  Tiempo de entrega.

Al realizar la selección del Proveedor, se necesita medir su actuación como vendedor considerando la calidad, la cantidad, el precio, el servicio y el financiamiento para saber si él seguirá surtiendo los pedidos, o bien, si se estudia y elige a otro.

Se puede observar que los principios de Compras se relacionan íntimamente, ya que para analizar uno, se deben de estudiar también los otros. (Del Río, 1999, Pág. 20)

2.1.9.4 Financiamiento Este es un factor que deben tenerse mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene liquidez, o se presupuesta otra actividad más importancia o urgente, entre otras, referentes a la necesidad o manejo de pecuniario.

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2.1.9.5 Servicio En muchas ocasiones, este factor es determinantes en al decisión de la Compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domicilio del adquirentes, es influyente en la determinación final. (Del Río, 1999, Pág. 21)

2.1.10 Objetivos del departamento de compras: (Cruz, 1999, Pág. 6)

1. Mantener y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, en virtud de que las compras representan una inversión. 2. Servir eficazmente en la consecución de materias primas y artículos indispensables para la fabricación, comercialización de productos o servicios, a fin de mantener a la empresa competitivamente en operación, es decir, interpretar de manera efectiva las metas de la empresa. Sin embargo, también tiene otros propósitos:  Mantener la continuidad de abastecimiento de las materias primas para el Departamento de Producción.  Realizar las compras con la inversión mínima en existencias de materiales, y que sea compatible con seguridad y el beneficio económico.  Evitar desperdicios de las materias primas.  Adquirir materias primas a los precios más bajos posibles y con la calidad requerida.  Mantener en posición competitiva a su empresa en lo que se refiere a costo de materiales. Por otro parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la comercialización de productos terminados sería comprarlos y desplazarlos en periodos similares a los plazos de pago, para evitar aumentos en el costo financiero, lo que evitaría excedentes en los inventarios al operar al ritmo de las ventas.

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2.1.11 Relación del departamento de compras con otras áreas El área de Compras como parte integral de una empresa tiene relación con todas áreas de la misma, sin embargo, la vinculación directa por razón obvia de sus actividades es con los siguientes departamentos: (Cruz, 1999, Pág. 23)

Almacén: Esta relación existe debido a que precisamente este departamento mantiene a Compras en constante información sobre las existencias reales de materias primas, mercancías o materiales a través de controles minuciosos (control de inventario), además de ser el área donde se originan las requisiciones y pone en movimiento a Compras para su debido “resurtimiento” o “reaprovisionamiento”, y de esa manera estar en posibilidad de proveer oportunamente a Producción o a alguna otra área de la empresa.

Producción: Es de considerable importancia que Compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, para que Producción pueda transformarlas en artículos que coloquen competitivamente a su empresa con otras de su misma especie, de ahí la importancia de la coordinación con el Departamento de Compras. Tráfico: En las grandes empresas, Tráfico es el responsable de la recepción de los materiales que ingresan a la compañía, al verificar que reúnan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, que no hay mermas significativas o faltantes de los artículos amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el área de compras. Esto justifica el vinculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos. Contabilidad: Este departamento maneja informes o datos exactos y registrar en forma sistemática las operaciones comerciales que realiza una empresa. Así, las compras de materias primas u otros materiales deben registrarse oportunamente por Contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos que éstos ofrezcan a la empresa. (Cruz, 1999, Pág. 23) - 33 -

2.1.12 Organizaciones del departamento de compras Ya se ha mencionado que las compras en una empresa moderna presuponen como mínimo de un Departamento de Compras responsable de esta actividad y del personal idóneo para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la compañía.

Cómo estructurar u organizar éste dependerá de la magnitud de la empresa y de lo compleja que resulte la tarea de compras. (Cruz, 1999, Pág. 32)

Es una empresa pequeña el volumen de compras s mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función recaiga en una sola persona y otra que le auxilie para realizar trabajos complementarios, de aquí que deba entenderse que este tipo de organización no implicará ningún problema y se trabajará de manera centralizada.

En una empresa mediana, donde la actividad de compras es un poco más compleja, la organización deberá ser de otra índole, con personal más capacitado y con cierto grado de especialización; puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado. (Cruz, 1999, Pág. 32)

En una empresa grande, donde la tarea de compras es más amplia y especializada, la organización de este departamento deberá estar bien definida y clara en cuanto a sus funcione, procedimientos, políticas y objetivos, y dependiendo de su naturaleza establecer una organización centralizada, descentralizada o mixta.

Es obvio que en el mundo de los negocios existen empresas de muy diversas características. En México, aproximadamente el 90 por ciento lo representan microempresas, consideradas así por el número de empleados, y sólo el 10 por ciento se consideran empresas pequeñas, medianas y grandes.

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Sin embargo, toas las empresas tratan de alcanzar los objetivos que se han propuesto, lo que las obliga a organizarse con las estructuras que su juicio sean las más adecuadas.

Muchas de estas microempresas se apoyan en la experiencia e intuición de sus propietarios o socios, otras deciden apoyarse en especialistas y la menos tienen una organización más formal en la que claramente se observa que al estructura organizacional de la empresa es compleja y funcional, con modelos propios para el logro de sus objetivos. (Cruz, 1999, Pág. 33)

En las empresas medianas, los socios normalmente ocupan los cargos de dirección más importantes, aun sin tener ala experiencia requerida, con la sola razón de cuidar su inversión y no correr riesgos.

En las empresas grandes los puestos directivos recaen en verdaderos especialistas, con experiencia, capacidad, astucia, entre otras aptitudes, y los socios conforman el Consejo de Administración, con todas las facultades para modificar la estructura organizacional de su empresa, si a su juicio esto le s permite alcanzar los objetivos de la misma; en mayor o menor grado, todas ellas tratan de alcanzar sus objetivos mediante una adecuada organización.

Todas las empresas que se dedican a los negocios inician con un plan, dinero, recursos humanos, materiales, grandes objetivos y mucho entusiasmo, por lo que su preocupación primordial es que su inversión les reditúe grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y tratan de organizarse. Y es aquí precisamente donde surgen los primeros problemas, porque si son dos socios, ambos quieren el mismo objetivo, pero a veces desean alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen opiniones diferentes y terminan por organizarse según la experiencia e intuición de alguno de sus propietarios.

Si el número de de socios es mayor, el problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones contrarios, y para alcanzar sus objetivos toman modelos de organización generalmente de otras empresas. - 35 -

Si todo resulta bien, la empresa tendrá un sano crecimiento, buenas utilidades, etc., si no fura así, lo más probable es que la empresa cierre o quiebre y los socios pierdan su inversión; lo único que obtendrían sería experiencia para el próximo negocio que emprenda. (Cruz, 1999, Pág. 34)

2.1.13 Personal de compras El personal que realiza funciones de compras

está en una posición vulnerable

cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de su área cuando son compras que efectúa el Estado, por razón de las adquisiciones que realiza y por el trato continuo con fuentes externas a la compañía, de aquí que la conducta del personal de Compras deba estar libre de toda sospecha inmortal al realizar las adquisiciones, lo que le obliga a conducirse éticamente. Es decir, con:  Honradez  Integridad  Equidad  Probidad  Responsabilidad

En materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los valores éticos antes mencionados. Además, el comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores, por razón de las excesivas atenciones que tuvieran éstos, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas “cortesía comerciales”. (Cruz, 1999, Pág. 35)

Sin embargo, los artículos nombrados como de promoción pudieran constituir una excepción a los obsequios que hacen las compañías proveedoras, en una expresión genuina y de buena voluntad hacia los compradores, por la relación y los tratos

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continuos con ellos, pero sin olvidar que en exceso también puede interpretarse como actos inmortales.

Lo anterior, puede evitarlo el responsable de Compras dándole transparencia y eficacia a sus funciones, con la creación de un “comité de compras”.

2.1.14 Comité de compras El comité de compras normalmente se maneja en empresas grandes, sin que esto sea una norma, y se constituye por acuerdo de los consejos de administración de las mismas, integrándose con directivos de otras áreas relacionadas con la de Compras.

Dicho comité tiene como propósito fundamental establecer un mecanismo de coordinación que permita el desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área. (Cruz, 1999, Pág. 36)

Su integración tiene como fin consolidar debidamente la organización

de las

distintas acciones que concurren en el desarrollo de los planes de la empresa, y frecuentemente se integra por las siguientes áreas:  El director general de la empresa  Finanzas  Producción  Contabilidad  Compras  Almacén  Crédito y cobranzas

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2.1.14.1 Algunas atribuciones del comité de compras

 Establecer las bases sobre las cuales deban formularse las adquisiciones, derivadas del presupuesto para tal fin.  Aprobar o modificar, según el caso, los programas de adquisiciones.  Establecer políticas y normas que deban observarse en las adquisiciones y selección de proveedores.  Establecer las bases para la estandarización de maquinaria y equipos.  Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones.  Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de las adquisiciones.  Recomendar la rotación o reorganización del comité a efecto de darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.

2.1.15 Políticas de compras Definición del Diccionario de la Real Academia Española. Política, del latín, Politice y este del griego politiké. Por extensión = arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado.

Para el buen funcionamiento del Departamento de Compras, éste debe establecer sus políticas respecto al sistema de compras centralizado, descentralizado

que empleará la empresa, sea

o mixto, ya que éste afectará toda una serie de

políticas internas relativas a las líneas de autoridad, procedimiento y relaciones interdepartamentales, y definirá el alcance y responsabilidad del Departamento de Compras.

Cabe mencionar, que también las relaciones con proveedores se hallan sujetas a políticas establecidas por la empresa. (Cruz, 1999, Pág. 43)

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Características  Reflejan los objetivos y planes del departamento.  Deben ser flexibles.  Deben elaborarse por escrito.  Deben ser discretas.  Deben ser sencillas y claras.

Objetivos  Establecer criterios para tomar decisiones.  Son una herramienta administrativa.  Delimitan la responsabilidad de compras.  Deben darse a conocer a todo el personal de Compras.  Deben revisarse y actualizarse periódicamente.

Ejemplos de políticas de compras  Queda prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.  Todas las adquisiciones de la empresa deberán

ser realizadas por el

Departamento de Compras.  El Departamento de Compras se reserva el derecho exclusivo para objetar la calidad y el tipo de materiales, a fin de proteger los intereses de la empresa.  Las requisiciones deberán describir las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales.  Todas las compras superiores

a un millón de pesos

deberán estar

autorizadas por el comité de compras de la empresa.  Todas las importaciones de maquinaria

y equipos deberán

ser

autorizadas por el comité de compras.

2.1.16 Manual de compras En las empresas grandes, normalmente la Gerencia de Organización y Métodos se encarga de la estructura del manual de compras, con el propósito - 39 -

de manejarlo

como una herramienta constante de las actividades

que realiza el área

de

Compras, manteniéndolo actualizado conforme las circunstancias lo requieran.

El manual de compras proporciona una idea clara, lógica e integral de cómo opera el área de Compras y precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en cada una de las actividades que realiza. (Cruz, 1999, Pág. 47)

Sirve como medio de orientación al personal que labora en Compras, sobre todo al de nuevo ingreso, con ello se logra la optimización de los recursos humanos, con objeto de obtener

el máximo beneficio para la realización de las adquis iciones

conforme a los lineamientos y objetivos de la empresa.

Normalmente, en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos:  Introducción.  Índice.  Objetivos.  Estructura orgánica del área de compras.  Políticas.  Procedimientos.  Diagramas de flujo.  Formatos que se emplearán en compras.  Instructivo para su uso.

Lo anterior, ayuda a la empresa y le proporciona una razonable seguridad de que las actividades de compras se realizan de la manera previamente precisada por la Dirección General, el Comité de Compras o el Consejo de Administración de las empresas.

Además, su adecuada aplicación proporcionará mayor beneficio que costo y se tendrá la seguridad de que todas las operaciones siguen una secuencia lógica y

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quedan registradas en forma precisa y fiable, para la información que requiera Contabilidad en la preparación de sus estados financieros. (Cruz, 1999, Pág. 48)

2.1.17 Como planear las compras en una empresa Los factores que intervienen en la planeación del Departamento de Compras de una empresa industrial difieren de los de una empresa que únicamente comercializa productos terminados. (Cruz, 1999, Pág. 49)

En el caso de una empresa industrial, el Departamento de Producción determinará la frecuencia y cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor que haya realizado el Departamento de Ventas, por lo que será necesario que en Almacén haya materias primas suficientes para no interrumpir o paralizar las actividades del Departamento de Producción.

En el caso de una empresa que solamente comercializa, las compras y el volumen de las mismas se determinarán básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas, es decir, la fórmula ideal sería no tener inventarios, de tal suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su pago.

Se dice que para planear adecuadamente

las compras de una empresa

debe

seguirse una regla juiciosa, pues las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser. En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que puedan realizarse correctamente.

Para ello podemos auxiliarnos del pronóstico, que como lo define el Diccionario de la Real Academia Española, significa acción y efecto de pronosticar= predicción de las cosas futuras por medio del señales observadas; por lo tanto, el pronóstico es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuando y cuánto debe comprarse, y encontrar ese adecuado equilibrio.

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Si se utilizan técnicas cuantitativas para pronosticar las compras futuras de una empresa, podría partirse en principio de la referencia del consumo del último periodo anterior para prever existencias. (Cruz, 1999, Pág. 50)

2.1.18 La función del departamento de compras El papel de este departamento es muy importante y complejo, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el éxito comercial de las empresas. (Cruz, 1999, Pág. 53)

En las organizaciones industriales, comerciales o de servicios, es práctica común organizar la función de compras en un departamento especializado.

2.1.19 Proceso de compra

La toma de decisiones de compra en las organizaciones se puede describir como un proceso, el cual consta de ocho fases: (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.152)

2.1.19.1 Reconocimiento del problema

El proceso de compra se inicia con el reconocimiento por parte de alguno de la organización de una necesidad que puede ser satisfecha con la adquisición de un producto o un servicio.

El reconocimiento o aparición del problema puede venir dado por factores internos, como el lanzamiento de un nuevo producto que requiera la necesidad de compra de nuevas instalaciones, o por factores externos como los requerimientos de los clientes de mejorar la calidad del producto final que puede llevar a la necesidad de mejorar los componentes o las instalaciones. (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.153)

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2.1.19.2 Determinación de soluciones

Una vez que ha aparecido el problema los responsables de compra han de buscar aquellos productos cuyas características se adecuen a las necesidades de la organización.

En esta fase los proveedores han de tratar de que sus clientes potenciales tengan toda la información posible acerca de sus productos.

2.1.19.3 Especificación del producto

Una vez que se conocen las características de los productos que necesitamos, hemos de realizar la especificación técnica de los mismos. Este proceso lo suelen realizar los técnicos a través de instrumentos como el “análisis de valor”.

Esta especificación se utilizará en todo el proceso de compra de modo que aquellos productos que no cumplan las especificaciones serán rechazados inmediatamente.

2.1.19.4 Búsqueda de proveedores Una vez definido el producto que suple nuestras necesidades, hemos de buscar al proveedor más cualificado. (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.154)

La búsqueda de proveedores dependerá del tipo de compra que realicemos, cuanto mayor sea la importancia de la misma, mayor será el tiempo que dediquemos a esta fase.

Los responsables de marketing de los proveedores han de estar atentos para asegurar que están en la lista de proveedores buscados.

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2.1.19.5 Adquisición y análisis de propuestas En esta fase los compradores requieren a los proveedores más calificado que presentes sus propuestas para ser analizadas. (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.154)

En el caso de recompra directa o recompra modificada, esta fase suele estar unida a la fase 4ª, pero en la compra nueva, por ser más compleja, ambas están claramente separadas y además se suele utilizar bastante tiempo.

Los proveedores han de orientar sus esfuerzos a presentar propuestas atractivas, que pongan de manifiesto sus capacidades y recursos.

2.1.19.6 Evaluación de propuestas del proveedor

Una vez recibidas las propuestas de los proveedores cualificados se procede a una evaluación de las mismas. Al mismo tiempo que se evalúan las propuestas, se procede a un análisis de los proveedores (competencia técnica, capacidad de entrega del producto a tiempo y ofrecer un servicio de calidad). (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.155)

Los atributos del proveedor tienen mucha importancia en las distintas situaciones de compra. Así, se clasifican en cinco categorías los criterios que deben ser utilizados en la elección del proveedor:  Criterios de rendimiento. ¿Qué rendimiento tendrá el producto del proveedor?  Criterios económicos. ¿Cuánto costará comprar y usar el producto?  Criterios integrativos. ¿Está el proveedor orientado al cliente y a la cooperación con el mismo?  Criterios adaptativos. Ponen de manifiesto si los proveedores pueden adaptarse a las necesidades cambiantes del comprador.

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 Criterios legales. Suponen las restricciones legales o políticas que deben ser consideradas a la hora de adquirir y utilizar el producto. El comprador puede, antes de elegir a los proveedores, renegociar las condiciones que presentaron los proveedores en sus propuestas. También puede considerarse la posibilidad de elegir a varios proveedores, con el objeto de no depender de uno sólo. (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.156)

2.1.19.7 Procedimiento de pedido

En esta fase el comprador realiza un pedido a los proveedores elegidos, y se completa cuando los productos adquiridos son entregados a los usuarios y están en condiciones de ser utilizados.

2.1.19.8 Evaluación del rendimiento

Supone la evaluación del rendimiento de los productos adquiridos y de los proveedores que lo suministran. Si la evaluación es positiva se mantiene la relación con el proveedor considerado, y si la evaluación es negativa puede plantearse la necesidad de prescindir del mismo, y sustituirlo por otro.

2.1.20 Influencia en el proceso de compra

El comportamiento del consumidor está influenciado por una serie de variables que se distribuyen en dos grandes grupos:  Variables externas, que proceden del campo económico, tecnológico, cultural, medioambiental, clase social,

grupos sociales,

familia e

influencias personales.  Variables internas, que son principalmente de carácter psicológico, y podrían ser, la motivación, la percepción, la experiencia, características personales y las actitudes. (J. William, Michael y Bruce, 2004, Pág.157)

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2.1.21 Personas que integran el proceso de compra

1. Influyentes: son las personas que explícita o implícitamente ejercen alguna influencia en la decisión y las encontramos en:  Distribución cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar adecuado.  Promoción es importante para dar a conocer el producto.  El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las características del producto. 2. Los iniciadores: Reconocen un problema y la necesidad de adquirir productos o servicios. 3. Los influenciadores: Son los que de forma directa o indirecta ejercen alguna influencia en el proceso de toma de decisiones. Son los técnicos y los asesores. 4. Los compradores: Son los que tienen la responsabilidad formal de elegir a los proveedores y efectuar las compras. Son los directores de compra. 5. Los decisores: Son los que tienen el poder efectivo de elegir al proveedor y los productos o servicios que deben adquirirse. Son los miembros de la dirección en las compras importantes. 6. Los cancerberos: Son los que controlan los flujos de información pertinentes a la decisión de compra. 7.

Usuario:

es

la

persona

o

personas

producto o servicio. (Mc Carthy, 2000, Pág. 202)

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que

consumen

o

utilizan

el

Capítulo III: Proveedores 3.1 Concepto

Son proveedores aquellas personas físicas o jurídicas que surten a la empresa de existencias (mercaderías, materias primas, envases, etc.), que posteriormente ésta venderá, transformará o elaborará. Así, en un almacén de materiales de construcción, los proveedores serán aquellas empresas que le suministren la mercancía. (Del Río, 1999, Pág. III-13)

3.2 Decisión de seleccionar los proveedores La decisión de negociar un volumen dado de operaciones, con un determinado proveedor, siempre deberá estar

debidamente respaldada, ya que el arte de

comprar, en cuanto a realizar tal función de manera adecuada, descansa en un razonamiento que justifique de manera adecuada, descansa en un razonamiento que justifique tal decisión.

3.3 Características de lo que es un buen proveedor La selección de un proveedor se verá influida, según sea la idea que tenga el Comprador, respecto a lo que es un buen vendedor.

Un adecuado proveedor o proveedor preferido, será aquel que realice lo siguiente para sus clientes:  Venda productos de la calidad especificada y haga entrega de ellos, en las fechas establecidas. Ofrezca sus productos a un precio aceptable.  Sea capaz de avenirse a necesidades imprevistas, como podrían ser los incrementos o las disminuciones repentinas en le volumen de negocios,

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los cambios en las especializaciones, los problemas referentes a servicios y cualquier otra solicitud legitima. El buen proveedor toma la iniciativa para sugerir modos adecuados, superiores de servir a la clientela, e intenta descubrir nuevas formas para desarrollar productos y servicios, que permitan a los clientes, efectuar sus operaciones de la manera más económica, anticipadamente cuándo habrá escasez de materiales, huelgas, y cualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del Comprador; brindará asesoría tecnológica y de otra índole, cuando así lo solicite el cliente.

(Del Río,

1999, Pág. III-3)

3.3.1 ¿Qué se busca en un proveedor?  Rapidez: El tiempo es el mismo para todas las empresas, pero ¿no es cierto que algunas parezcan ir a un ritmo distinto? Para muchos clientes ésa es su prioridad a la hora de confiar en una compañía: rapidez en el servicio. Pero eso lo sabe usted mejor que nadie. Si su empresa se dedica a la venta de productos, la experiencia le habrá demostrado que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente. Si su empresa es de servicios quizá este problema no le resulte tan llamativo, pero pregúntese: ¿cuánto tiempo ha perdido esperando esas tarjetas que pidió para sus clientes? ¿Cuántas molestias le ha causado el retraso en la instalación de tal o cual componente porque su proveedor aun no ha llegado? Y, sin ir más lejos, ¿se ha fijado alguna vez en la pérdida de tiempo, la incomodidad y los problemas que le puede causar un asunto tan cotidiano como que a la impresora se le acabe la tinta o el papel y usted no tenga más a mano?  Eficacia: Pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores. Un proveedor puede resultar incluso excesivamente rápido si su única meta es realizar una gestión correcta de los tiempos. De nada sirve que le traigan en tres horas sus cartuchos de tinta de impresora si son de color y usted los necesitaba negros, o si en lugar de cinco le traen sólo uno. Vaya tomando nota: un buen proveedor no sólo es el que responde a sus pedidos tal y como usted lo desea, sino el que además se

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adelanta a sus necesidades. El proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia para su negocio que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan.  Preparación: Todo resultaría muy fácil si usted fuera una máquina de producir automática y sin sentimientos. Y desde luego que lo sería si sus clientes también lo fueran. Si todos fuéramos máquinas nosotros no habríamos escrito esto y usted no lo estaría leyendo. Pero no lo somos. Nueva vida está regida por las sorpresas, los contratiempos o aciertos imposibles de adivinar... en definitiva, por los imprevistos. ¿Está usted preparado para hacerles frente? Puede que sí, pero ¿y sus proveedores? Piense en la relación que le une a ellos y haga un detallado análisis de cómo reaccionaron esas veces en las que sucedió lo que nadie se esperaba. Y, ojo, no hablamos sólo de desgracias. ¿Se imagina que el éxito le impide atender a todos sus clientes porque no disponer de la cadena de proveedores adecuada? ¿Se imagina morir de éxito? Pues ha sucedido más veces de las que cree. En la mayoría de las ocasiones los proveedores mantienen un nivel medio en alguno de los aspectos relatados, pero muy pocos son muy buenos en algunos de ellos. Pero los buenos proveedores, los profesionales, los que a usted le interesan, son aquellos que cumplen de forma óptima con todos esos requisitos. Lo que queda es sencillo: basta con saber dar con ellos. Debemos pues tener en cuenta algunos elementos nuevos que antes no citábamos: (Del Río, 1999, Pág. II56)  Contacto y comunicación con los proveedores: Éste es uno de los eslabones de la cadena en la que más le puede ayudar la tecnología. Para muchas empresas, el fax sigue siendo indispensable; puede suceder que nuestro proveedor exija que un fax sea el visto bueno oficial del pedido, aunque no sea ésta la mejor forma de hacerlo... ¡o incluso aunque nosotros no tengamos con fax!  Gestión y control de las existencias: Éste es otro talón de Aquiles de las empresas. O bien hemos de recurrir al tiempo de alguno de nuestros empleados o departamentos para mantenernos al tanto de nuestras - 49 -

existencias, o sencillamente lo dejamos al albur del destino, es decir, pediremos las cosas cuando se acaben. Pero, si somos previsores, inevitablemente nos vemos abocados al famoso “hay que hacer inventario”, palabras que siguen resonando en muchas, muchísimas empresas como sinónimo de tiempo perdido. Y qué decir si además, para hacer inventario, hay que usar horas fuera de oficina, con el consiguiente gasto en dinero y las molestias personales.  Control del proceso: Ahora conocemos el proceso que rige nuestras relaciones con los proveedores, pero ¿disponemos de algún mecanismo que nos permita conocer el estado de un pedido? Una vez más, la tecnología sale en nuestra ayuda. Lo veremos más abajo, pero es hora ya de acabar con problemas tales como no saber dónde se encuentra un pedido, cuánto va a tardar en llegar o si va a sufrir retrasos, algo que en el siglo XXI que acaba de empezar es impensable. Si su proveedor no puede tenerle informado de la situación de un pedido, abandónele antes de terminar de leer este artículo. (Del Río, 1999, Pág. III8)

3.4 Evaluación del proveedor La evaluación de proveedores, constituye una función permanentemente de Departamento de Compras, para lo cual será necesario vigilar a aquéllos, con el fin de cerciorarse si, en efecto, están cumpliendo eficazmente con su cometido, siendo preciso evaluar las nuevas fuentes de abastecimiento, para cerciorarse, para cerciorarse de si su potencial merecerá serias consideraciones en el futuro. (Del Río, 1999, Pág. III-18)

A) Evaluación y Clasificación de Proveedores

Algunos ejecutivos de compras, han intentado establecer procedimientos formales de clasificación de proveedores, como un medio para seleccionarlos, dado que el precio generalmente se puede determinar de manera objetiva.

Un método que se ha descubierto como muy valioso, para evaluara su calidad, consiste en hacer una tabulación mensual de las facturas de cada uno de los

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proveedores, señalando el valor de los materiales enviados por éstos y que fueron rechazados durante un tiempo determinado. (Del Río, 1999, Pág. III-18)

La oportunidad entrega y el grado de servicio, se podrán evaluar exigiendo a la persona encargada de los trámites, que lleve una tabulación continua a cada uno de los proveedores, y que haya de cubrir los siguientes puntos:  Cumple con las fechas de entrega.  Normalmente acepta las fechas de entrega propuestas.  Los embarques a veces llegan tarde, y se requiere de gran cantidad de seguimiento.  Los embarques generalmente llegan tarde y rara vez cumple con las fechas prometidas.

B) Evaluación de Fuentes potenciales

Los factores que se consideran, para evaluar las fuentes potenciales son los siguientes: (Del Río, 1999, Pág. III-19)  La capacidad técnica e ingeniería.  La capacidad productiva.  La situación financiera.  La capacidad gerencial.

C) Evaluación Financiera

Es evidente que la saludable ó la mala situación financiera, podrá afectar a un proveedor, en cuanto a no poder responder a las necesidades de la clientela.

D) Evaluación de la Administración

Existe un consenso generalizado entre los ejecutivos de compras, en cuanto a la capacitación administrativa de un proveedor, que constituye un factor determinante en la evaluación y la selección de proveedores. (Del Río, 1999, Pág. III-19)

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3.5 Análisis de los proveedores

Además de los clientes, los proveedores también son una pieza clave para el funcionamiento de nuestra empresa. En nuestro análisis deberemos prestar especial atención a los siguientes elementos sobre los proveedores:  Localización geográfica.  Nivel de especialización.  Características del servicio o producto que nos ofrece: calidad, cantidad, precios....  Productos o servicios adicionales.  Presentación.  Las garantías ofrecidas.  Bonificaciones y descuentos.  Servicio de información y asesoramiento.  Servicio de postventa.  Los plazos de entrega.  Condiciones y facilidades de pago. Una vez seleccionados los proveedores de nuestro interés, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores.

Así mismo, se habrá de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez. (Mercado, 1993, Pág. 76)

3.6 Medios de reclutamiento de proveedores Para tomar una decisión sobre compras y realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capacitado y voluntarioso, y llegar a un acuerdo con él sobre los factores pertinentes de calidad, servicio y precio; ya se ha dicho anteriormente que la selección de la fuente correcta es suficiente para una

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automática satisfacción de todas las consideraciones relativas a la compra: la calidad será correcta, las entregas a su debido tiempo y a precios justos, pero esto no es tan sencillo ya que existen normas específicas de compras para todos estos satisfactores y en cualquier caso existe el problema de encontrar a ese proveedor ideal, tradicionalmente es el vendedor quien busca al cliente en potencia. Este es un importante medio para establecer contacto que pueda conducir a la relación comercial. (Mercado, 1993, Pág. 80)

El gerente o jefe de Compras buscará encontrar las mejores fuentes de suministros para sus necesidades. En algunos casos ésto será cuestión de efectuar una elección entre diversas y aproximadamente iguales y prometedoras fuentes de suministro, en otros casos puede constituir un problema que implique una extensa investigación hasta encontrar al proveedor ideal o incluso desarrollar esta fuente cuando anteriormente no existía ninguna utilizable. A continuación se mencionará 4 consideraciones a tomar en cuenta en la selección del proveedor. 1. En el proceso efectivo de la selección se debe considerar el resultado del análisis de mercado. 2. Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o descuentos de las fuentes posibles. 3. El estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido inicial. 4. El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en anteriores ocasiones. Así mismo es importante seguir con las siguientes indicaciones a modo de lograr una compra óptima: (Mercado, 1993, Pág. 81)

1. Compre material o servicio de la calidad requerida. 2. Asegúrese de la tecnología, capacidad y confiabilidad del proveedor para el suministro y entrega. 3. Obtenga en todas las compras el precio menor sin detrimento de la calidad y tiempos de entrega requeridos.

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4. Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores, aliente sus sugerencias y consejos para mejorar los productos.

3.7 Requisitos que debe reunir un proveedor Los gerentes o jefes de Compras están de acuerdo en que la prueba primera y más importante que debe aplicarse el posible proveedor es la de su habilidad para satisfacer las necesidades del comprador. ¿Puede un proveedor entregar las mercancías deseadas en la cantidad especificada y en el plazo convenido, y en qué grado puede hacerlo? Si la repuesta a esta pregunta es negativa, la fuente de abastecimiento en cuestión no es satisfactoria, al menos por el momento. (Mercado, 1993, Pág. 81)

No siempre es posible obtener respuesta directa a esta pregunta. En ese caso, hay que emplear pruebas indirectas. Por ejemplo, debe buscarse información sobre aspectos como los siguientes: hoja de servicios anterior, si se

dispone de ella;

situación financiera y la reputación; situación, tamaño y capacidad de la fábrica.

Aunque no siempre es una guía infalible, los resultados obtenidos en el pasado son buena prueba de lo que puede esperarse en lo futuro. ¿Cómo se cumplieron loas promesas de entrega? ¿Se hicieron prontamente los ajustes de las mercancías rechazadas? ¿Se ajustaban los materiales a las especificaciones? ¿Se prestaron los servicios solicitados con rapidez y eficiencia? Las respuestas pueden servir de guía sobre lo que puede esperarse de determinados proveedores en lo futuro.

La situación financiera es otro detalle que merece comprobación minuciosa. Un fabricante que tropiece con dificultades financieras puede ser incapaz de cumplimentar sus pedidos por muy buena que sea su situación desde el punto de vista técnico. Pos consiguiente, hay que comprobar la potencia financiera de los proveedores, estudiando sus calificaciones crediticias y sus estados financieros.

También deben apreciarse los aspectos técnicos de la capacidad de un proveedor para servir los pedidos. Si un proveedor está situado a bastante distancia, se reduce su capacidad para servir rápidamente los pedidos. Además, si se le confiaran éstos, - 54 -

habría que tener en almacén existencias mayores para ponerse a cubierto de los retrasos en tránsito. Debe también comprobarse el volumen y equipo de la fábrica del proveedor, pues son detalles que afectan a su capacidad para suministrar grandes cantidades de materiales a corto plazo. (Mercado, 1993, Pág. 82)

3.8 Registro de proveedores Consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en sí toda la información que pueda obtener sobre las mercancías que se compran o que puedan sustituir a las mismas. (Mercado, 1993, Pág. 82)

A veces se utiliza el registro de cotizaciones para consignar la confianza que merecen los servicios del vendedor. Los casos de incumplimiento de los plazos de entrega prometidos, los de rechazos de mercancías por no ajustarse a las especificaciones y otras fallas en el servicio, se anotan en la columna de observaciones del registro de cotizaciones frente al número del pedido a que se refiere la falla.

Con todo, esos asientos no dan siempre un registro satisfactorio de la solvencia del vendedor, por la razón de que es posible que su servicio haya sido satisfactorio en sus embarques de la mercancía particular en cuestión, pero no en lo que respecta a los embarques de otras mercancías. Esto no aparecería en el registro para la primera mercancía. Por consiguiente, conviene llevar un registro para cada vendedor, que muestre su historial completo en los embarques a la compañía.

Como hemos dicho, una fuente de abastecimiento puede ser afectada por razones tales como la capacidad para cumplir un contrato y la habilidad para hacer las entregas en las fechas convenidas. Por consiguiente, el registro del proveedor debe dar la siguiente información:

1. Tiempo necesario para los embarques hechos por ferrocarril, expreso o camión; 2. Capacidad del proveedor; - 55 -

3. Calificación crediticia; 4. Calificación de la compañía en lo que respecta al juicio que le merece y otra información análoga. (Mercado, 1993, Pág. 83)

3.9 Desarrollo de proveedores En toda empresa cuyos productos requieren cierto grado de especialización es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que necesita para su transformación o manufactura, se van a encontrar en el mercado nacional. Como no siempre es posible disponer de fuentes de abastecimiento adecuadas o por lo menos de la existencia de ellas, se llega a la necesidad de propugnar por su desenvolvimiento. La función de fomento de proveedores tiene como principal responsabilidad la de encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores que suministren a la empresa los materiales necesarios para su eficiente operación. Esto quiere decir que su esfuerzo será dirigido para localizar a los proveedores existentes, buscar nuevos proveedores que por medios de producción puedan fabricar las piezas necesarias y a desarrollar a aquellas con potencialidad que desean colaborar con la empresa. (Mercado, 1993, Pág. 83) Para llevar a cabo esta función y dada la experiencia ya obtenida, podem os clasificar su ejecución en: (Mercado, 1993, Pág. 84)

A) Investigación

En esta etapa se trata básicamente de conocer la potencialidad del mercado, en cuanto a empresas establecidas como a empresas en proceso de desarrollo o de creación reciente.

Esto es, conocer que hay en el mercado que nos pueda servir conforme a nuestros requerimientos y desde otro ángulo, necesitamos encontrar que nos fabrique esta o tal parte. Ambas situaciones implican una investigación minuciosa, la cual puede ser favorecida por los diversos medios. El punto de partida en la investigación lo vienen a constituir las necesidades de la empresa apoyadas por las especificaciones de los materiales y el grado de dificultad de obtención.

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Se investigan las necesidades de nuevos proveedores, ya sea por fallas de los actuales, por necesidad de un mejor número de ellos o cualquier otra causa que en estrecho contacto de los compradores se determine

Localizados los probables proveedores se acude a la investigación de facturas o requisitos que deben cubrir para llevar a cabo una evolución que determine qué tan idóneo o adecuado pueden resultar.

Entre los factores o aspectos que se toman en cuenta tenemos:

B) Situación financiera

Debe el proveedor potencial estar en una situación financiera apropiada que le permita hacer frente a los compromisos que implica la aceptación de un contrato de compra-venta, esto es, disponer de recursos suficientes que le permitan cubrir los gastos inherentes a la fabricación de una parte como adquisición de materia prima, mano de obra, gastos indirectos y de operación, etc. (Mercado, 1993, Pág. 84)

Este es un renglón muy importante pues la falta de recursos financieros en un momento dado no le permitiría cumplir con el compromiso, lo que implica para la empresa contratante un grave peligro en sus suministros.

Dada la importancia de esto reviste, es necesario fomentar la recopilación de información sobre proveedores que permita un análisis de la misma, determinando hasta qué punto puede ser recomendable operar con el proveedor elegido.

C) Calidad Debe asegurarse en la investigación que los sistemas de control de calidad sean adecuados a los productos que fabrica o si cuenta en los recursos (laboratorio, equipo, etc.) que le permitan al proveedor cumplir con las especificaciones deseadas. La garantía de una buena calidad de una pauta para continuar en el proceso de investigación. (Mercado, 1993, Pág. 85)

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D) Equipo y maquinaria adecuada

Se pretende al investigar este factor que el proveedor cuente con instalaci ones, equipo y maquinaria con capacidad, y estado de conservación y utilización suficiente para proveer los volúmenes determinados en el tiempo necesario que le permitan los requisitos bajo las mejores condiciones.

E) Deseo de promover buenas relaciones comerciales

Debe imperar en todo tipo de convenios, actitudes mutuas positivas que produzcan relaciones duraderas, pues estas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes. La empresa que lleva buenas relaciones comerciales con sus diversos proveedores, la beneficiará pues conseguirá condiciones equitativas para ambas partes, asegurándole a la empresa contar con un abastecimiento continuo. Por su parte las empresas que venden sus productos a otras, derivan sus beneficios de los grandes volúmenes de consumo.

F) Mejor precio

El obtener el mejor precio no implica que sea el más bajo sino el más conveniente. Esto comprende el logro de los factores anteriores pues su consecución significa el mejor aprovechamiento de los recursos con que se disponen ambas partes. Entre mayores esfuerzos se empleen en tecnificar, racionalizar los procesos y optimizar la administración, mayor será el rendimiento y se reducirán las deficiencias en la utilización de los recursos.

Entre los medios para llevar a cabo la investigación se cuenta con visitas a los proveedores potenciales, conocimiento de ellos a través de revistas especializadas; por medio de asociaciones, mismas que puedan proporcionar la información deseada; o por iniciativa de los mismos. (Mercado, 1993, Pág. 85)

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G) Análisis de alternativas

Terminando el proceso de investigación y recopilación de información se produce el análisis. No se puede afirmas que existan técnicas definidas para llevarlo a cabo, pues esto depende del tipo y necesidades de la empresa, por lo que debe emplearse el criterio en los casos particulares, apoyados desde luego en los resultados de la investigación. Es a través del análisis como puede determinarse con mayor visualización la potencialidad de un proveedor.

La empresa, en ocasiones y a pesar de hacer un análisis minucioso, al otorgar los contratos pasa por alto ciertas deficiencias, esto es producto de la escasa competencia por un lado y por otro la necesidad imperiosa de utilizar materiales nacionales que permitan la integración.

Se analizan asimismo las condiciones prevalecientes en el mercado que puedan llegar a modificar bruscamente las características deseadas y provocar un detenimiento en la adquisición de los materiales. (Mercado, 1993, Pág. 86)

H) Selección definitiva Normalmente se trata de obtener, en el proceso de la selección, un mínimo de tres proveedores para un mismo producto. Este mínimo está determinado para mantener la corriente ininterrumpida de suministro, además que establece competencias entre los seleccionados. (Mercado, 1993, Pág. 86)

I) Desarrollo

Obtenidos los tres proveedores se busca posteriormente lograr su desarrollo. Es decir, el enfoque que se adopta es con base en los resultados obtenidos en su actuación. Si se logran resultados favorables se evalúa la posibilidad de una mayor proyección de los mismos que en forma conjunta favorezcan los intereses de ambas partes. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor.

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Se tiende a lograr los servicios de los proveedores por períodos largos que hagan costeable

la adquisición de las mercancías, así

como los estudios que ellos

realizan. Se les indicará asimismo las políticas de la empresa en relación con proveedores. (Mercado, 1993, Pág. 86)

J) Evaluación

En esta etapa se viene a evaluar la actuación del proveedor en el período de duración del contrato. Para la evolución se considera los factores como calidad, estabilidad en el lugar requerido, con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseo de cooperación.

Son los anteriores factores los que vienen a determinar la calificación que e les signe y sirven

su vez como pautas para llevar a cabo las correcciones necesarias.

(Mercado, 1993, Pág. 87)

La evaluación se lleva a cabo en base a una escala de puntuación porcentual, en la que cada valor se asignará dependiendo del área afectada, se evaluará la falla y se aplicará el factor correspondiente al cual se irá restando de un valor total. Indicará la evaluación, la conveniencia o inconveniencia de seguir contando con los servicios del proveedor que se encuentran en los rangos de eliminación de aprobación, o indicará si es necesario el fomento o desarrollo de otros proveedores.

K) Responsabilidades Con lo ya expuesto, podemos concretar las responsabilidades del encargado de fomento de proveedores en:  Mantenerse informado de la situación del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de l empresa tanto para artículos que se están comprando como para los de nueva integración.  Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situación; así también mantener al día los

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cambios, ampliaciones, revisión de contratos colectivos de trabajo, períodos de vacaciones, etc.  Mantener informados a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo e indicarle en el caso de una evaluación deficiente las causas y así también las acciones correctivas necesarias. (Mercado, 1993, Pág. 87)

3.10 Relación con los proveedores Se tiene que buscar, para mantener una buena relación con los proveedores, procurando: (Del Río, 1999, Pág. IV-4)

A) Equidad  Dar a todos los vendedores, una atención completa.  Mantener la competencia abierta y justa.  Declinar de sacar ventaja de los errores del vendedor.  No hacer que el Vendedor haga gastos innecesarios.  No solicitar ofertas, por sistema, de un proveedor potencial, si el actual cumple con los requisitos.

B) Integridad  Observar una veracidad estricta en todas las transacciones, con los vendedores.  Respetar la confianza del Proveedor, o de su empresa, en cuanto a las cotizaciones.  Mantenerse libre de obligaciones con cualquier vendedor.

C) Servicio  Contestar las cartas prontamente.  Expeditar, cuando sea posible, las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rápidos a la entidad que presentó la muestra.

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D) Progresividad  Mantener una mente abierta, acerca de los métodos nuevos y materiales ofrecidos.  Estimular la elaboración de pruebas o ensayos de materiales, que pueden ser de valor.  Visitar, cuando sea necesario, las fuentes de aprovisionamiento y procurar informes acerca de la estabilidad y sus métodos. (Del Río, 1999, Pág. IV5)

E) Amistad

Es un plano apropiado, para ser estimulada entre comprador y vendedor, y que puede ser una gran ventaja ambas partes, pues tratar con amigos de negocios, cuando un artículo se requiere, es la manera más rápida de encontrar lo adecuado y el mejor precio.

F) Diversiones o Regalos de los Proveedores La aceptación de regalos, distintos a las novedades publicitarias, se prohíbe en todo momento, pues los empleados no deben obligarse con algún proveedor y no deben incluir transacción alguna, por la cual puedan beneficiarse personalmente.

G) Reciprocidad

Las buenas relaciones, son un factor esencial en los negocios y un buen medio de desarrollarlas, es dar preferencia a aquellos que regresan a favor. (Del Río, 1999, Pág. IV-5)

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3.11 Vigilancia de la estabilidad del proveedor

3.11.1 Consideraciones financieras A) Precio

Si la base de referencia se define, como el costo final para el usuario, será contra la cual se midan los demás factores; sin embargo, el precio tal y como se cotiza por un proveedor, no representa tal costo. (Del Río, 1999, Pág. III-18)

B) Costo de transporte

Éste, si no se incluye en el precio de la unidad entregada en el punto de consumo de Comprador, debe ser calculado con el peso de embarque cotizado, del punto de origen, y la tarifa de transporte apropiada.

C) Costo de instalación

Es el costo de poner el bien comprado en uso, puede encontrarse que difiera materialmente entre las fuentes que cotizan, conforme se considera la instalación y el ensamble. (Del Río, 1999, Pág. III-19)

D) Costo de preparación

El costo de los accesorios, herramientas, datos, etc., es una variable en la política de cotización de los proveedores.

E) Costo de preparación

Éstos raramente se incluyen en el precio del oferente, por lo que es conveniente, considerarlos para comparación de precios. (Del Río, 1999, Pág. III-20)

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F) Términos de pago

En tanto que los descuentos por pronto pago, tiendan a seguir una norma dentro de una industria determinada, en el sentido contable, un descuento por pronto pago, no es una porción del precio de un artículo.

G) Protección de precios Lo cual se puede lograr, mediante contratos anticipados.

3.11.2 Selección de cotizaciones Los factores a ser considerados, en la acción preliminar son:

A) Número de oferentes deseado

El número de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios, deben ser suficientes para asegurar la competencia, esta lista es conveniente que sea tan amplia, como necesaria para asegurar que se tomen en cuenta, todos los tipos de competencia deseados, incluyendo: (Del Río, 1999, Pág. III-14)

 Competencia de Precios: Busca a los productos del costo más bajo para los distribuidores, en relación con la calidad, el servicio, plazo de pago, básicamente.  Competencia Tecnológica: Procurar las diferencias, que existen entre los proveedores potenciales en el campo de las ideas; en las soluciones de ingeniería, diseño, materiales y técnicas de producción.  Competencia de Servicio: Indagar a aquellos que están mejor capacitados, para entregar en todo momento y en las cantidades requeridas, así como para proporcionar mantenimiento, partes y refacciones, garantías, etc., en el caso de maquinaria, equipo, y unidades de transporte.

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 Localización Geográfica: Ciertamente una o varias fuentes locales, deben ser el comienzo de la investigación. El costo de un artículo de la calidad requerida en el punto de su uso, es un buen criterio de compra.  Representación de Ventas: Localizar a lo más adecuados, en todos los aspectos.  Condiciones de Reciprocidad: Esto es frecuentemente un factor que influye, tanto en la solicitud de cotizaciones, como en la decisión final de la compra. (Del Río, 1999, Pág. III-14)

3.11.3 Calidad del producto Es el grado de calidad, que resultará en la vida útil más económica del artículo para el propósito requerido. Es la medida de las características deseadas del producto. (Del Río, 1999, Pág. III-20)

A) Especificaciones y diseño Deben considerarse para ello: la tabulación de ofertas o la lista de verificación, el estudio de los catálogos y la literatura de los concursantes, la discusión concienzuda de los aspectos de especificaciones, y el diseño con los representantes de ventas.

B) Reputación

El grado de respeto que un producto tiene en ele mercado, es una indicación de su calidad y confiabilidad para el propósito requerido. (Del Río, 1999, Pág. III-21)

C) Capacidad de abastecer volúmenes anticipados

Es con base en que el Comprador tenga la seguridad, de que el Proveedor elegido sea capaz de cubrir los requerimientos futuros.

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D) Compromisos con otros

Cubrir obligaciones con: compañía, matrices, subsidiarias o afiliadas, clientes excepcionales grandes.

3.11.4 Relaciones de trabajo La interrelación que existe entre la Administración y los trabajadores en la planta de un proveedor, es de gran interés para un comprador, que confía en esa planta para un abastecimiento consiste y regular de un producto. (Del Río, 1999, Pág. III-21)

3.11.5 Responsabilidades financieras La situación financiera de un proveedor actual o potencial, es un factor que requiere profunda consideración, por parte del Comprador, es la llave para la evaluación de: (Del Río, 1999, Pág. III-21)  Habilidades para proteger un producto en caso de falla.  Confiabilidad del abastecimiento.

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Capítulo IV: Caso de estudio: Papeles, vinilos y Lonas S.A. de C.V.

4.1 Antecedentes históricos Empresa 100% Mexicana ubicada en la ciudad de Veracruz, en el estado de Veracruz, México, creada en el año 2001 con el objetivo de distribuir y vender materiales a todos aquellos profesionales gráficos en el Estado y ahora en México.

A través de los años se logra convertir en líder en el sureste de México, manejando productos nacionales e internacionales que satisfacen la calidad que el mercado requiere, manejando alrededor de 2,500 productos de artes graficas.

Es en Papeles Vinilos y Lonas donde la calidad y servicio es el valor indispensable en nuestro equipo de personas y proveedores, permitiéndonos ofrecer a nuestros clientes la vanguardia y calidad en nuestra amplia gama de productos.

Nuestra comercialización e infraestructura permiten atender a nuestros clientes en la región cuya extensión abarca 1500 Km. de punta a punta cubriendo la región sureste del país cubriendo las principales ciudades permitiéndonos ofrecer un servicio integral y personal que nos ha distinguido por cubrir las necesidades de nuestros clientes contando con un servicio de telemarketing para tener cobertura nacional.

4.2 Misión Es una empresa nacida en Veracruz, México creada

para la satisfacción de

necesidades de materiales y equipo para impresión de arquitectos, diseñadores, serigrafistas, impresores de offset, impresores digitales, loneros, rotulistas, cortadores de vinil y estudiantes. Con el objetivo principal de brindar un adecuado servicio de calidad que permita a Papeles Vinilos y Lonas permanecer en constante progreso y contribuir al desarrollo de las artes graficas en la región. - 67 -

4.3 Visión Proyectar a Papeles Vinilos y Lonas como líder en el mercado de papeles, vinilos, lonas, cartulinas, láminas graficas y arquitectónicas de vanguardia, tintas, pantones, señalizadotes, reflejantes, plotters, navajas y displays. Con el propósito de lograr las metas fijadas y la satisfacción del cliente.

4.4 Valores  Actitud de Servicio: somos amables, oportunos y eficaces en la prestación de nuestros servicios.  Trabajo en equipo: valoramos y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes.  Alto Desempeño: Superamos continuamente nuestras metas y optimizamos el uso de recursos para crear valor.  Orientación al Cliente: construimos relaciones de largo plazo con nuestros clientes, que son nuestra razón de ser.  Actitud Positiva: Disfrutamos de lo que hacemos y estamos en una búsqueda.

4.5 Políticas 1. Política de no discriminación En Papeles Vinilos y Lonas se garantiza un lugar de trabajo sin discriminación, a través del cumplimiento de las leyes y reglamentos otorgando un trato digno para los trabajadores, excluyendo toda practica discriminatoria, tales como (sexo, raza, credo o religión, doctrina política y condición social), queda prohibida la aplicación de pruebas de embarazo en la selección y contratación de personal.

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2. Política de prohibición de trabajos forzados

En Papeles Vinilos y Lonas, se reconoce y se respeta el trabajo como un derecho y un deber social, apegándonos a lo perpetuado en los artículos 4°, 63°,65°,66°,67°,68°,69° y 74° de la Ley Federal del Trabajo. 3. Políticas de la declaración de edad mínima de ingreso

En Papeles Vinilos y Lonas, se tiene establecido que la edad mínima de contratación, es conforme a la ley federal del trabajo. La presente declaración aplica para todos los empleados de la empresa; administrativo, tienda, técnicos, ayudantes, chóferes etc. Enlace para todas las áreas de la empresa.

Titulo quinto bis (ley federal de trabajo)

Trabajo de menores: La prohibición de trabajo para los menores en los casos que se señalan el art. 145° 4. Políticas de libertad de asociación y negociación colectiva

Papeles Vinilos y Lonas garantiza un lugar de trabajo en donde la asociación y el convenio colectivo de los trabajadores se reconocen y respeta como un derecho legal.

ART.354 Ley federal del trabajo: la ley reconoce la libertad de coalición de los trabajadores y patrones.

ART.355 Ley federal de trabajo: Coalición es el acuerdo temporal de un grupo de trabajadores o patrones para la defensa de sus intereses comunes.

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ART.356 Ley federal de trabajo: Sindicato es la asociación de trabajadores o patrones constituida por el estudio, mejoramiento y defensa de sus respectivos intereses. ART. 357 (L.F.T.) Los trabajadores y patrones tienen derecho de constituir sindicatos, sin necesidad de autorización previa.

ART. 358 (L.F.T.) A nadie se le puede obligar a formar parte de un sindicato y ano formar parte de el. 5. Política de calidad

En papeles vinilos y lonas aseguramos la calidad de todos nuestros productos con el fin de superar las expectativas de nuestros clientes mediante la mejora continua en todos los procesos de la organización.

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4.6 Organigrama general

ORGANIGRAMA GENERAL PAPELES VINILOS Y LONAS S .A. DE C. DIRECCION GENERAL

MARKETING

DIRECCION

DIRECCIÓN

COMERCIAL

GERENTE DE TIENDA

ADMINISTRATIVA

GERENTE DE

GERENTE DE

TIENDA

TIENDA

COMPRAS

EJECUTIVO DE

EJECUTIVO DE

COMPRAS

COMPRAS

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ADMINISTRACION

AUXILIAR ADMVO.

AUXILIAR CONTABLE

4.7 Sucursales 1. Matriz Veracruz Dirección: Zamora No. 933 entre Allende y Netzahualcóyotl Col. Centro C.P. 91900 Veracruz, Veracruz Tel. 01 (229) 178 41 63 al 66 2. Sucursal Veracruz Dirección: Héroes de Puebla No. 532-A Col. Zaragoza C.P. 91900 Veracruz, Veracruz Tel. 01 (229) 935 91 73 al 74 [email protected] 3. Sucursal Córdoba Dirección: Av. 3 No. 1316 interior Col. Centro C.P. 94500 Córdoba, Veracruz Tel. 01 (271) 714 96 97 [email protected] 4. Sucursal de Coatzacoalcos Dirección: Zaragoza No. 806 entre Bravo y Galeana Col. Centro C.P. 96400 Coatzacoalcos, Veracruz [email protected] - 72 -

5. Sucursal Villahermosa Dirección: Av. 16 de Septiembre No. 619 Col. 1ero de Mayo C.P. 86190 Villahermosa, Tabasco Tel. 01 (993) 141 60 94 al 95 [email protected] 6. Sucursal Tuxtla Gutiérrez Dirección: 1era. Norte Poniente No. 330 Col. Centro C.P. 29000 Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tel. 01 (961) 614 53 59 [email protected] 7. Sucursal Mérida Dirección: Calle 4 No. 129 entre 17 y 17ª Col. Felipe Carrillo P. norte C.P. 97136 Mérida, Yucatán [email protected] 8. Sucursal Cancún Dirección: Av. Chichón Itza Manzana 54 local 3 Int. 1 Entre Tulúm y Uxmal Col. Supermanzana 63 C.P. 77511 Cancún, Quintana Roo Tel. 01 (998) 892 26 26 [email protected] - 73 -

4.8 Proveedores 1. Papelería Lozano Hermanos S.A. de C.V. Dirección: José Maria Izazaga N.39 Col. Centro C.P. 06080 Delegación Cuauhtemoc México D.F. Tel. 01(55) 5588 32 88 www.lozano.com.mx

2. Mextran S.A.de C.V. Dirección: Abedules 105 Col. Santa María Insurgentes C.P. 06430 México, D.F. Tel: 01(55) 55 41 04 32 www.mextran.com.mx

3. Celupal Internacional, S. de r.l. de C.V. Dirección: Pase de la Paz No. 24 Esq. Boulevard Lomas Verdes C.P. 53120 Estado de México, México Tel. 01 (55) 56 93 21 06 www.celupal.com.mx

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4. Oplex S.A. de C.V. Dirección: Campo Chilapilla No. 39 Santiago Ahuizotla C.P. 02750 Azcapotzalco México D.F. Tel. 01 (55) 55 61 23 05 www.oplex.com.mx

5. Indux S.A. de C.V. Dirección: Laminadora No. 37 Col. Bella Vista Tacubaya C.P. 01140 México, D.F. Tel. 01 (55) 52 72 20 99 www.indux.com.mx

6. Señalamiento Vial S.A. de C.V. Dirección: Av. Universidad No.771 Desp. 105 Col. Del Valle C.P. 03100 Delegación Benito Juárez, México, D.F. Tel. 01 (55) 56 88 67 35 www.ascmi.com.mx www.ascmisenalamiento.com

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7. Representaciones Industriales Boxler S.A. de C.V. Dirección: Blvd. Díaz Ordaz Km. 3.34 No.112 La Fama, Santa Catarina, N.L. C.P. 68100 México, D.F. www.ribsa.com.mx

8.- Laplex, S.A de C.V. Dirección: Azafrán No. 341-C Col. Granjas C.P. 08400 México, D.F. Tel. 01 (55) 56-57-07-92 www.laplex.com.mx

9. LDM S.A. de C.V. Dirección: Blvd. Xolotl No. 13 Pte. Col. Los Girasoles C.P. 83284 Hermosillo Sonora México Tel. 52 (662) 108 00 21 www.leinter.com.mx

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10. Japmex S.A. de C.V. Dirección: Calle Reforma No. 1771 Col. Pueblo Santa Ana Tepetitlan C.P. 45230 Zapopan, Jalisco Tel. 01 (33) 36 84 13 47 www.jampex.com.mx

11. Acrilicos Plastitec S.A. de C.V. Dirección: Calle 18 de marzo No. 100 Col. Sector zona centro C.P. 31000 Chihuahua, Chuihuahua HYPERLINK "http://www.plasitec.com.mx" www.plasitec.com.mx

12. Rotul Depot S.A. de C.V. Dirección: Av. Circ. Jorge Alvarez del Castillo No.1439 Col. Lomas del Country C.P.44610 Guadalajara, Jalisco HYPERLINK "http://www.rotuldepot.com.mx" www.rotuldepot.com.mx

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13. Sistemas y materiales para Señalamientos S.A. de C.V. Dirección: Norte 70-A No. 6019 Col. Aragón Inguarán México, D.F. Tel. 01 (55) 55 51 09 94 www.sistemasymateriales.com.mx

14. Techink (Hewlett-Packard) Dirección: Prolongación Reforma No. 700 Col. Lomas de Santa Fe C.P. 01210 México, D.F. Tel 01 (55) 52 58 43 23 HYPERLINK "http://www.techink.com.mx" www.techink.com.mx

15. Ingram Micro México, S.A. de C.V. Dirección: Laguna de Términos No.249 Col. Anahuac, C.P. 11320 México, D.F. Tel. 01 (55) 5263-6363 Fax: 01 (55) 5263-6502 www.ingrammicro.com.mx

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16. Avance y tecnología en Plástico S.A. de C.V. Dirección: C. Washington No. 3701 Int Edif 25 P Ind. Las Americas Chihuahua, Chihuahua Tel. 01 61 44 32 35 00 www.avanceytec.com.mx 17. Exel del Norte S.A. de C.V. Dirección: Arrayanes s/n Col. C.D. Industrial Bruno Pagliai C.P. 91697 Tel. 01 (229) 9 81 03 38 www.exel.com.mx 18. Soluciones personalizadas para personalizar (MTM) Dirección: Boulevard Toluca No. 13 Frac. Industrial Alce Blanco Naucalpan Estado de México Tel. 01 (55) 53 58 45 95 www.mtm.com.mx 19. Tekra Dirección: Avenida Industrias No. 1924 Frac. Industrias C.P. 78399 San Luis Potosí, S.L.P. Tel. 01 (444) 824 74 00 www.tekra.com.mx - 79 -

4.9 Descripción del proceso actual de compras El proceso de compra que realiza la empresa Papeles, Vinilos y Lonas S.A. de C.V., es el siguiente:

El ejecutivo de compras:

1. Abre el Sistema Administrativo Empresarial SAE, para bajar los respaldos de todas las sucursales. 2. Imprime un documento en donde especifica el nombre del proveedor y los productos que este surte. 3. Checa las existencias y ventas de los productos de cada proveedor, cabe señalar, que lo realiza para cada una de las sucursales. 4. Analiza las ventas del material y toma la decisión, si es conveniente realizar el pedido. 5. Realiza la orden de compra de cada sucursal, especificando la descripción, la cantidad y el precio del producto, así como el proveedor, la fletera y el destino de dicho material. Esta orden pasa a manos del Gerente del Departamento de Compras y es quien autoriza la adquisición. 6. Envía la orden de compra por Fax al proveedor, mismo que revisa y verifica los precios de los productos. 7. Contacta al proveedor vía telefónica solicitándole el número de guía y la fletera, donde fue embarcado el pedido solicitado.

En cuanto llega el material a la sucursal, el encargado de almacén, checa los productos y verifica que hayan llega en buen estado.

Gerente de Compras:

1. Verifica que la factura original y la entrada del material tengan los mismos costos. 2. Ingresa la entrada del material al Sistema Administrativo Empresarial SAE. - 80 -

3. Archivan la factura, para tener un control de las compras realizadas al mes de ese proveedor.

4.10 Hechos relevantes a nivel empresa De acuerdo al estudio que se realizo del Proceso de Compra de la compañía Papeles, Vinilos y Lonas S.A. de C.V., se detectó que existen unos pequeños problemas, en cuanto a la realización del pedido:  Solo existe un departamento de compras para todas las 8 sucursales, por lo tanto es un problema estar solicitando productos para cada una de ellas.  No se tiene un verdadero control en cuanto al material que se necesita de cada sucursal.  Hace falta una buena comunicación con los departamentos de compras y Almacén, ya que a veces no avisan al ejecutivo de compras el material que les llegó.  En ocasiones existen inconvenientes con los proveedores.  Cada semana se tienen que hacer traspasos de material para cada sucursal, esto genera perdida de tiempo y dinero.  El Departamento de Compras no se dá a vasto con todas las adquisiciones que se realizan al día.

4.11 Desarrollo de la propuesta A fin de contribuir y hacer frente a los problemas que se presentan en la empresa Papeles, Vinilos y Lonas S.A. de C.V., se busca modelos o procedimientos más pertinentes para realizar cualquier tipo de compra.

Por lo tanto, se tiene que utilizar un Proceso de compras especializado en cada una de las sucursales, donde el personal del Departamento de Compras se apoye para realizar una adquisición o abastecimiento de algún producto requerido. - 81 -

El proceso de compras consta de varios requisitos mínimos o indispensables los cuales deben contener:

Anexo: 1 y 2

1. Requisición o solicitud de materiales

En las prácticas comerciales, la requisición o solicitud de compras es un documento interno que maneja una empresa, en el que se plasma las necesidades del Departamento de Producción, o alguno de sus departamentos o sucursales a través del Departamento del Almacén.

En este caso, es recomendable que la descripción de los materiales requeridos se haga con la mayor claridad, precisión y detalle posible, para evitar confusiones al licitar las cotizaciones a los proveedores.

Por lo anterior, deben considerarse como básicos e indispensables los siguientes elementos:

1. Persona que solicita el material. 2. Departamento. 3. Sucursal. 4. Fecha en que se formula la requisición. 5. Numero. 6. Cantidad requerida. 7. Descripción clara, precisa y detallada del material solicitad. 8. Clave (si hay catalogo de proveedores; se usa normalmente en refacciones y similares). 9. Partida (numero de la partida presupuestal). 10. Unidad de medida (pieza, metros, caja, litros, kilogramos, galón, u otras). 11. Nombre y firmas de la persona que formuló la solicitud y el Vo. Bo. Del - 82 -

departamento correspondiente. 12. Observaciones.

2. Localizar fuentes proveedoras

Elección de proveedores

Al recibir el Departamento de Compras las requisiciones, estas deberán registrarse, clasificarse y turnarse a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta en primera instancia el registro de proveedores con que cuenta la empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o bien acudir a la información que brindan las cámaras, instituciones bancarias o asociaciones, a fin de obtener la información necesaria ( por ejemplo, si son distribuidores o fabricantes, su ubicación, disponibilidad para las entregas y tiempos de entrega, entre otras cosas).

No debe olvidarse que un buen proveedor es aquel que en todo momento actúa con honestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes, sus propios empleados y consigo mismo; que dispone de las instalaciones y los conocimientos técnicos y el abastecimiento de materiales; que ofrece precios razonables y establece políticas progresivas, perfeccionamiento continuo, salvaguarda los intereses de sus clientes y consecuentemente los de su empresa; es decir, que actúa bajo el principio de beneficio mutuo y aplica adecuadamente las relaciones humanas y comerciales.

En resumen, podría señalarse que los siguientes aspectos son la parte esencial y de mucha trascendencia para la elección de los proveedores.

Su capacidad financiera, es decir, investigan la confiabilidad que pueda ofrecer en el caso de que se hayan de conocer anticipos. La situación financiera desfavorable puede limitar sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de una empresa.

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Su capacidad técnica es muy importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.

Su capacidad de producción. Ésta es esencial, ya que permite conocer si la empresa tiene disposición y puede cumplir con sus obligaciones de producciones de producir materiales en determinado tiempo. 3. Solicitud de cotización

Con lo anterior, el comprador estará en posibilidad de solicitar la cotización al proveedor, misma que puede hacerse vía telefónica o por fax, y en la que trascribe todos las daos inherentes a lo solicitado en la requisición, además de lo indicado por el proveedor:

1. Número de la solicitud. 2. Partida. 3. Cantidad. 4. Unidad de medida (pieza, caja, metros, litros, u otras). 5. Descripción detallada de los materiales solicitados (marca, modelo). 6. Precios unitarios y precio total. 7. Lugar de entrega donde se requiere los materiales. 8. Condiciones de pago (30, 60, 90 días, u otros). 9. Fecha, nombres y firmas de la persona que solicitó la cotización. 10. Nombre de la persone que proporcionó la cotización (cuando es telefónica). 11. Nombre, domicilio y teléfono del proveedor a quien se le solicitó la cotización. 12. Observaciones. 4. Cotización

Es el documento que generalmente envían los proveedores y en el que manifiestan a los compradores, entre otros, el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad - 84 -

para hacerlas, las condiciones de pago y la garantía que ofrecen. A continuación se citan los más necesarios e indispensables:

1. Precio unitario y total 2. Condiciones de entrega 3. Disponibilidad de los materiales (si los tienen para entrega inmediata o el tiempo en que puede surtirlos). 4. Condiciones de pago (si será de riguroso contado: contado comercial: 30, 60, 90 días; o con anticipo, es decir, si se debe entregar algún anticipo y en qué porcentaje). 5. Calidad (las bondades de sus materiales o productos con relación a los de la competencia, las características similares

o mejores y, de ser posible, la

certificación ISO 9000). 6. Garantía (la que tienen sus materiales o productos, su vigencia y si es total o parcial). 7. Servicios de postventa (capacitación, mantenimiento, etc.). 8. Fecha, nombre y firma de la persona que envía la cotización. 5. Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones

Este documento lo maneja exclusivamente el Departamento de Compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características que ofrecen los proveedores respecto a sus materiales o productos, y de esa manera estar en posibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compra.

Los principales elementos que deben contener un cuadro o tabla comparativa de cotizaciones generales son:

1. Descripción detallada del artículo cotizado (marca, modelo, número de serie, entre otros). 2. Cantidad. - 85 -

3. Unidad de medida (pieza, caja, metros, kilogramos, litros u otras). 4. Precio unitario y precio total. 5. Garantía (vigencia, si es parcial o total). 6. Condiciones de

entrega

(en

bodega

del vendedor o

del

comprador,

disponibilidad, entre otro). 7. Condiciones de pago (30, 60 o 90 días); “con anticipo”: descuento ofrecidos- por volumen, por pago anticipado, etc.). 8. Número de cotización, fecha, vigencia. 9. Nombre del proveedor (indicar si es fabricante, distribuidor, si está en el país, en el extranjero, etc.) 10. Fecha, nombre y firma de la persona que elaboró el cuadro comparativo. 11. Número y fecha de la requisición que se está atendiendo. 12. Espacio para observaciones (normalmente se hacen sugerencias sobre las decisiones que pueden tomarse). 6. La negociación

Ésta es la parte más importante de todo el proceso de compras, porque aquí el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisión, pero siempre con el principio de beneficio mutuo, porque cuando se manejan las relaciones comerciales en un solo sentido, la relación no dura mucho tiempo. Las buenas negociaciones son productos de las buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa.

En este punto se debe de considerar a los proveedores como socios y no como empresas extrañas, de tal suerte que efectivamente se aplique el principio de beneficio mutuo para lograr la mejor negociación comercial posible.

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7. La orden de compra

La orden de compra es un documento que maneja el Departamento de Compras, y puede variar en su forma y extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo, en las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de Compras al proveedor elegido, que al aceptado y firmarlo de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos y obligaciones para ambas partes.

Generalmente consta de:

1. Número de la orden de compra. 2. Fecha en que se formula. 3. Nombre y razón social del comprador y proveedor. 4. Partida. 5. Cantidad. 6. Unidad de medida. 7. Descripción de los artículos 8. Precio unitario y total. 9. Condiciones de entrega de los materiales o productos. 10. Condiciones de pago. 11. Firmas correspondientes. 12. Observaciones. 13. Cláusulas a las que se sujetarán comprador y vendedor. Anexo: 3 al 7

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8. Pedido

Este documento manejado comúnmente por las empresas se considera un tanto informal en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el periodo, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega, la garantía, etc.; y se emplean normalmente para compras de poco valor y se formula generalmente por vía telefónica o fax. Sin embargo, el comprador debe llevar un registro minucioso de éstas, ya que al final también se reflejan en las inversiones de la empresa.

Es oportuno mencionar que una orden de comprar o incluso el mismo pedido pueden convertirse en un contrato, cuando sus especificaciones se amplían en esa forma por tiempo determinado y en materiales o productos invariables.

Para evitar posibles equivocaciones y para no dar lugar a dudas respecto a la forma de interpretar una orden de compra, y a la consiguiente responsabilidad legal que de ella se origine, en las órdenes de gran escala se acostumbra que el comprador haga con toda minuciosidad las especificaciones de los materiales o productos que necesita, auxiliado por el área jurídica de la empresa, de forma tal que el proveedor se obligue a entregar precisamente lo señalado, por lo que las especificaciones deben ser claras, precisas y con buena redacción para evitar malas interpretaciones. 9. Seguimientos de las órdenes de compra Cuando el Departamento de Compras ha fincado una orden de compra o pedido a “X” proveedor, debe verificar que éste cumpla con las condiciones de entrega pactadas y las especificaciones en cuanto a cantidad y garantía de los materiales o productos referidos en la Orden de compra.

Para estos casos, es norma común hacerlo a través de formatos especiales, llamados hojas de control y son requisitazos generalmente por vía telefónica. - 88 -

Una hoja de control para el seguimiento de orden de compra debe contener fundamentalmente:

1. No. De la orden de compra a que se refiere. 2. Nombre del proveedor. 3. Fecha en que se expidió la orden de compra 4. Requisición a que se refiere. 5. Fecha en la que se prometió la entrega ( promesa de entrega) 6. Descripción del artículo. 7. Persona con quien se habló. 8. Espacio para observaciones. 9. Nombre y firma de la persona que realizó el seguimiento. 10. Nota: esta hoja de control sirve para determinar, entre otros: 11. Si ya ha sido enviado el pedido. 12. Si se entregará en el plazo pactado. 13. Si se entregará en fecha posterior. 14. Si existen problemas para su entrega. 10. Recepción y comprobación de los materiales

Este corresponde principalmente a los departamentos que tienen la responsabilidad de verificar las entregas que hacen los proveedores; generalmente son Almacén o Tráfico.

Las funciones de estos departamentos son, entre otras, verificar el contenido de la orden de compra o pedido contra el contrato de transporte (guía, talón de embarque), para certificarse de que es precisamente lo que se consignó en la orden de compra y que no haya mermas, faltantes o deterioros significativos en el peso o contenido de los materiales o productos que se reciben.

Es también responsabilidad hacer las reclamaciones correspondientes así como notificar a los departamentos de Compras y contabilidad si hubiere faltantes, mermas o - 89 -

deterioros representativos, para que sean considerados al momento que los proveedores presente sus facturas a cobro.

Existen hojas de control para la recepción de materiales que normalmente contienen los siguientes datos:

1. No de la orden de compra o pedido. 2. Cantidad entregada. 3. Descripción del artículo entregado. 4. Procedente de (nombre del proveedor). 5. Unidad de medida (pieza, caja, paquete, kilogramos, litros, metros, u otras.) 6. Observaciones. (Indicar si hubo faltantes, mermas o alguna otra variación en las entregas.) 7. Nombre y firma del empleado que recibe la mercancía. 8. Fecha de recepción, nombre y firma de la persona que entrega al material. 11. Acuse de recibo

Es el documento por excelencia que maneja el Departamento de Almacén para dar aviso o iniciar las mercancías que está recibiendo por parte de la empresa proveedora, mismo que deberá coincidir literalmente con la descripción que señala en la orden de compra (tamaño, peso, cantidad, calidad, etc.) que originó la entrega a Almacén todo esto a fin de señalar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales que se solicitaron, por ejemplo: mermas considerables, defectos, retraso en las entregas u otros.

Lo anterior también debe considerarse al momento de revisar los documentos y efectuar el pago correspondiente al proveedor.

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12. Revisión de documentos y pago de facturas

En este caso, el Departamento de Compras, como parte iniciadoras de las adquisiciones, debe participar también en el cierre y vigilancia de las compras.

En sentido estricto, el Departamento de Contabilidad, a través del área Cuentas por Pagar, reciben las facturas para su revisión y pago correspondiente. (Generalmente el proveedor presenta sus facturas a cobro antes de su vencimiento.)

El área de Cuentas por Pagar extiende contra recibo al proveedor en el que se indican en la que se hará el pago vía depósito en la cuenta de cheques del citado proveedor, lo anterior, en virtud de las condiciones de pago que se hayan pactado en la orden de compra o pedido. 13.- Sistema de Compra autorizado

Un sistema es una serie de elementos unidos que forman una actividad o un procedimiento y que busca una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos, en una referencia de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar información.

Sistema de información más utilizado es el Sistema Administrativo empresarial (SAE), que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes.

La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos. - 91 -

Anexo 8

4.12 Departamento de compras centralizado La concentración de autoridad en un solo departamento y lleva implícito el control central de las compras ordinariamente en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Ventajas  Mayor control sobre el volumen de las compras.  Control más fácil de las piezas compradas, así como de la calidad de las mismas.  Obtención de mayores descuentos en grandes volúmenes de compras.  Asignación de menor personal de compras.  Procedimientos uniformes y mejor controlados.  Mejor control de inventarios, con la consiguiente disminución de inversiones.  Se evita duplicidad de funciones.  Los problemas generales son aclarados

en una sola

entrevista con el

comprador.  Reducción considerable de papeleo. Desventajas  En situaciones urgentes,

no siempre se pueden atender rápidamente los

requerimientos.  La pérdida de personal muy valioso repercute más en este sistema que en el descentralizado.  El personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales.  El personal de Compras tiene más carga de trabajo. - 92 -

 Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursales.  Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacén general a otras sucursales.  Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga.

4.13 Departamento de compras descentralizado En este tipo existen varios grupos independientes de compras que informan a sus jefes de las plantas o sucursales individuales o regionales, en vez de hacerlo a un solo jefe de adquisiciones en general. Ventajas  Se pueden realizar compras en forma más rápida, en situaciones urgentes.  Puede formar personal más experimentado y especializado.  Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad. Desventajas  La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.  No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas.  Los descuentos son menores.  Se utiliza más personal de Compras.  No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista.  En ocasiones, un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a necesitarlos.

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4.14 Departamento de compras mixto El departamento de compras mixto opera en empresas generalmente grandes y con varias sucursales, las que por su giro realizan de manera descentralizada sus compras, ya que no afecta mayormente la calidad, el precio o las condiciones de pago, y sí les favorece en la continuidad, volúmenes y condiciones de entrega.

Sin embargo, las compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que la alta dirección considera elevadas o que deben ser aprobadas por el comité de compras, se llevan a cabo de manera centralizada; por lo que al realizar la misma empresa compras centralizadas y descentralizadas, se dice que está operando con un sistema mixto.

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Conclusiones El objetivo del Departamento de Compras es obtener los mejores precios y condiciones, tanto de entrega, calidad, financiamiento, etc., así como mantener buenas relaciones con los proveedores. Para lograr lo anterior, se tiene que hacer hincapié en el proceso de compras.

Un proceso de compras debe contener todos los requisitos esenciales para realizar cualquier tipo de compra, sea ésta para una empresa fabril, comercial o de servicios.

Los ejecutivos de compras realizan una valiosa función en la empresa Papeles, Vinilos y Lonas, ya que llevan un control de todas las adquisiciones y abastecimientos, lo cual sirve para tener un panorama general de los productos demandados en el mercado.

Es importante mencionar que para que exista una buena compra se deben cumplir los requisitos establecidos en el proceso de compra.

Este proyecto de investigación servirá de base en la organización para realizar compras de los productos que requieran las sucursales que integran la empresa disminuyendo costos e incrementando los márgenes de utilidad.

Anexo 1: Proceso de compra

Anexo 2: Desarrollo de operación de compra

Anexo 8: Sistema Administrativo Empresarial (SAE)

Fuentes bibliográficas 1. Cruz Leonel, Compras: Principios Generales, Cecsa, México, D.F., 1999 2. Del Río Cristóbal, Adquisiciones y Abastecimientos, Ecafsa, México, D.F., 1999 3. J. William, J. Michael y J. Bruce, Fundamentos de Marketing, Mc Graw Hill, México, D.F., 2004 4. Martínez, Fausto, “Empresa Papeles, vinilos y Lonas S.A. de C.V.”, http://www.pavion.com.mx, domingo, 1 de junio de 2008 5. Mc Carthy Irwin, Marketing, Mc Graw Hill, México, D.F., 2000

6. Mercado Salvador, Las compras: Principios y Aplicaciones, Limusa, México, D.F., 1993