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1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en aras de garantizar el cumplimiento de las funciones definidas en el Decreto 4062 de 2011, debe garantizar el funcionamiento de los equipos y medios tecnológicos que coadyuven al normal desarrollo de las actividades misionales y administrativas propias. La Regional Nariño cuenta en los Puestos de Control Migratorio de San Miguel, Tumaco, Rumichaca y la sede principal de la Regional en Pasto, con plantas eléctricas, que garantizan el fluido eléctrico; incluso en los lugares más apartados de la geografía Colombiana en donde por una u otra razón no hay instalación de red eléctrica o el fluido no es normal, por lo cual es necesario suplir este servicio a través de plantas eléctricas de alto capacidad. El llevar a cabo labores de mantenimiento sobre los equipos, permiten una extensión de su vida útil, optimizando su funcionamiento con acciones preventivas que minimicen la frecuencia de fallas. Expuesto lo anterior, se puede concluir que es necesario contar con un servicio de mantenimiento especializado de carácter preventivo y correctivo para dichos equipos, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento del mismo y que a su vez permita atender de forma oportuna cualquier falla que estos puedan presentar. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, Regional Nariño, en la actualidad no cuenta con personal de planta para atender la necesidad expuesta, y el servicio debe ser asumido por personal profesional, calificado para este tema, que además debe cubrir los suministros y repuestos a que haya lugar para el normal funcionamiento de las plantas eléctricas. • VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN La contratación de una firma especializada en el mantenimiento de esta clase de equipos, le permite a la Entidad concentrar esfuerzos en sus objetivos misionales, además de garantizar el normal funcionamiento de los equipos requeridos para los mismos, presentándose además las siguientes ventajas:
El servicio es eficiente y ágil con personal calificado 2.

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Contratar la Prestación del Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de plantas eléctricas de la regional Nariño, ubicadas en Tumaco, Rumichaca, San Miguel y Pasto, incluyendo el suministro de insumos y repuestos a que haya lugar y demás servicios especiales. B. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección será hasta el 31 de diciembre de 2012 o hasta agotar presupuesto, contados a partir de la suscripción del Acta de Iniciación, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir expedición del registro presupuestal. C. FORMA DE PAGO La Unidad Administrativa especial Migración Colombia, pagará al contratista el valor pactado, en desembolsos mensuales de conformidad con los mantenimientos preventivos y correctivos efectivamente prestados incluidos los repuestos necesarios para tal fin, liquidados a los precios ofrecidos, previa presentación de la factura o cuenta de cobro con sus respectivos soportes tales como certificación del cumplimiento a satisfacción, la cual debe ser suscrita por el supervisor del contrato. Igualmente deberá adjuntar: Certificación Calle 100 No. 11b - 27 Edificio Platinum Bogotá • 5111150 [email protected]

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suscrita por el Revisor fiscal o Representante Legal según el caso, donde conste que el contratista cumple con sus obligaciones al sistema de salud (E.P.S. y riesgos profesionales) pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO 4: Si la Entidad recibe los documentos para pago dentro de los cinco (5) últimos días hábiles del mes, se tramitarán para efectos de pago, el primer día hábil del mes siguiente D. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Que la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los Mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la modificación al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de "Mínima Cuantía". Que la modalidad de selección de Mínima Cuantía, como lo establece el parágrafo 2° del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás Modalidades de selección. Que el Decreto 0734 del 13 de Abril de 2011 " por el cual reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la modalidad de selección de "Mínima Cuantía". En el presente caso se trata de celebrar un contrato de mínima cuantía, como quiera que valor se encuentre por debajo del 10% de la menor cuantía de conformidad con el presupuesto de la entidad. E. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO Estará a cargo del Coordinador Grupo de Apoyo de la Regional Nariño de la unidad Administrativa especial Migración Colombia o quien haga sus veces. 3. CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS A. SITIO DE PRESTACION DE LOS SERVICIOS Durante el término de ejecución, el contratista realizará los mantenimientos que se requieran, en la ciudad de Pasto.

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B. ESPECIFICACIONES TECNICAS Relación de Plantas 1. Planta eléctrica ubicada en la Calle 17 No. 29-70 Pasto de las siguientes características: Marca Modelo Potencia Voltaje Factor de Potencia Motor Combustible Generador Voltaje de arranque Batería

POWER PLUS PT701S 75KVA 60KW entre 120-208 0.80 IVECO Mod. F45M1 Diesel STANFORD Mod. CI224E1L 12V DC 4D 1200 de arranque

2. Planta eléctrica ubicada en el edificio del CENAF – Rumichaca (Ipiales) Marca Modelo Potencia Voltaje Factor de Potencia Motor Combustible Generador Voltaje de arranque Batería

POWER PLUS PP17LS 20KVA 16KW entre 120-208 0.80 LISTER PITER Mod. LPW3 Diesel STANFORD Mod. DCI162F 12V DC 600 AMPERIOS de arranque

3. Planta eléctrica ubicada en TUMACO Marca Modelo Potencia Voltaje Factor de Potencia Motor Combustible Generador Voltaje de arranque Batería

POWER PLUS PP17LS 20KVA 16KW entre 120-208 0.80 LISTER PITER Mod. LPW3 Diesel STANFORD Mod. DCI162F 12V DC 600 AMPERIOS de arranque

4. Planta eléctrica ubicada en Puesto de Control Migratorio sobre el Puente de San Miguel (Putumayo) Marca Modelo Potencia Voltaje

POWER PLUS PP17LS 20KVA 16KW entre 120-208

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Factor de Potencia Motor Combustible Generador Voltaje de arranque Batería

0.80 LISTER PITER Mod. LPW3 Diesel STANFORD Mod. DCI162F 12V DC 600 AMPERIOS de arranque

GENERALIDADES DEL SERVICIO: A continuación se detallan los mantenimientos preventivos identificados como de uso frecuente y los mantenimientos correctivos identificados como necesarios sin que el contrato derivado del presente proceso se limite solo a estos mantenimientos, sino que deben permitir la atención de cualquier eventualidad que presenten las plantas. MANTENIMIENTO PREVENTIVO GENERAL PARA CADA UNO DE LAS PLANTAS (INCLUIDO SUMINISTROS Y MANO DE OBRA) Filtros de aire Filtros de combustible Filtros de aceite Filtros de agua Liquido refrigerante Aceite motor diesel multigrado Batería estacionaria 12V Accesorios eléctricos Pruebas de intensidad y voltaje MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANTA SAN MIGUE Reparación total de motor LISSTER PETER 1pw3 Mantenimientos preventivos Desarrollo de cada una de las tareas sugeridas, donde se inspeccionan, corrigen y cambian los componentes programados en las operaciones de verificación de los componentes básicos del motor, sistema de encendido, de combustible, cambios de aceite y demás componentes que conforman las plantas eléctricas. Lo anterior con la finalidad de mantener la garantía y su buen funcionamiento. Mantenimiento correctivo Cambio inmediato de un componente, elemento o sistema que sufre avería por desgaste o fatiga de los materiales por uso, el servicio ofrecido debe ser especializado ya que el proveedor debe estar en capacidad de efectuar una reparación de motor o de cualquiera de los sistemas que conforman los equipos. Garantía mínima solicitada Mantenimiento Mano de obra Preventivo Mano de obra Correctivo Repuestos preventivo Repuestos correctivo

Tiempo mínimo 3 meses 6 meses 3 meses 6 meses

Atención inmediata Se deben cumplir las siguientes condiciones: 1. El proponente deberá asignar la cita máximo para las 24 horas siguientes a la solicitud de MIGRACION COLOMBIA Calle 100 No. 11b - 27 Edificio Platinum Bogotá • 5111150 [email protected]

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2. Asignar de manera inmediata mecánico(s) para efectuar el mantenimiento de las plantas una vez sea puesto a disposición del taller por parte de la entidad. 3. Para los mantenimientos correctivos se debe garantizar que el diagnostico se realizará en un periodo no superior a 16 horas hábiles. 4. Se debe garantizar que el tiempo muerto de trabajo a las plantas no será superior a 16 horas hábiles, salvo los casos en que este se deba a retrasos por importación de repuestos. Procedimiento durante la ejecución del contrato Para todos los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo se debe dar estricto cumplimiento al procedimiento detallado en anexo I (Ficha técnica), efectuando el desplazamiento a las zonas donde se encuentran instaladas las plantas Tumaco, San Miguel, Rumichaca y Pasto. Además de las a continuación relacionadas: a) Una vez en sitio de trabajo, el contratista deberá realizar diagnostico (máximo en 8 horas hábiles), con el cual elaborará la cotización (incluido descuento ofrecido, si es el caso), de mano de obra y repuestos, que se requieran para su mantenimiento. Esta cotización será remitida al supervisor del contrato informando a su vez el tiempo estimado en días (calendario) que se requiere para realizar el trabajo, tiempo que debe cumplir y el cual empezará a contarse una vez el supervisor autorice la reparación (este tiempo de trabajo estimado solo podrá ser reprogramado en casos especiales donde el retraso se deba a la importación de repuestos, para lo cual el supervisor del contrato verificará la situación y de ser viable aceptará la reprogramación de la fecha de entrega del vehículo . b) El contratista solo iniciará el proceso de mantenimiento (este proceso será verificado durante toda su ejecución por personal de la entidad) cuando el supervisor del contrato haya emitido autorización por escrito del mantenimiento, la cual será basada en la cotización previamente elaborada. c) Cuando surjan imprevistos, se debe informar inmediatamente al supervisor del contrato siguiendo lo estipulado en los dos numerales anteriores. d) En el momento mismo en que el contratista haga entrega a la entidad del equipo reparado, se debe hacer también la entrega de una fotocopia de la factura o pre liquidación correspondiente al mantenimiento realizado. e) Mensualmente se debe radicar en la entidad las facturas originales junto con todos sus soportes correspondientes a los mantenimientos realizados en ese periodo, adjunto el balance general del estado del contrato a la fecha. El proponente será el único autorizado para presentar facturas ante la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACION COLOMBIA. SERVICIO DE MANTENIMIENTO PLANTAS ELECTRICAS EN PASTO, RUMICHACA TUMACO (NARIÑO) Y SAN MIGUEL (PUTUMAYO) DENOMINACIÓN DEL SERVICIO: Descripción General del servicio:

SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE CUATRO PLANTAS ELÉCTRICAS Planta eléctrica Rumichaca. Manenimiento preventivo y correctivo de planta eléctica LISSTER PETER LPW3 de 20KVA con suministros y repuestos a que hubiere lugar. El mantenimiento debe incluir todos los costos directos e indirectos en que se incurra para mantenerla en perfecto estado de funcionamiento. Dadas las buenas condiciones en que se encuentra la planta es necesario un mantenimiento preventivo anual y correctivos cuando así se requieran. Mantenimiento Planta eléctrica Pasto, (Nariño) Mantenimiento, preventivo y correctivo de planta eléctrica de 75KVA POWER PLUS PP701S con suministros

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DENOMINACIÓN DEL SERVICIO:

SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE CUATRO PLANTAS ELÉCTRICAS y repuestos a que hubiere lugar. El mantenimiento debe incluir todos los costos directos e indirectos en que se incurra para mantenerla en perfecto estado de funcionamiento. Dadas las buenas condiciones en que se encuentra la planta es necesario un mantenimiento preventivo anual y correctivo cuando así se requiera. Mantenimiento Planta eléctrica Tumaco Mantenimiento, preventivo y correctivo de planta eléctrica de 20KVA POWER PLUS PP17LS con suministros y repuestos a que hubiere lugar. El mantenimiento debe incluir todos los costos directos e indirectos en que se incurra para mantener en perfecto estado de funcionamiento en cada una de las sedes. El mantenimiento preventivo, debe hacerse semestral, se efectúo ya uno al inicio de año. Dado el funcionamiento regular en que funciona el equipo, es necesario un segundo mantenimiento y correctivo cuando así se requiera. Mantenimiento Planta eléctrica San Miguel, Mantenimiento correctivo de planta eléctrica de 20KVA POWER PLUS PP17LS, la cual viene funcionando de manera permanente ya cinco años y se le debe garantizar los niveles de refrigerante en el radiador; aceite en el carter; combustible en el tanque; válvulas de combustible abiertas; nivel de agua destilada en las baterías y limpieza de los bornes; limpieza y buen estado del filtro de aire; que no haya fugas de agua, aceite, y/o combustible; verificar que no hayan tornillos flojos, elementos caídos, sucios, o faltantes en el motor y tableros; Operar la planta en vacio y si se puede con carga para comprobar que todos sus elementos operan satisfactoriamente, durante unos treinta minutos por lo menos; limpiar el polvo que se haya acumulado sobre la planta o en los pasos de aire de enfriamiento, así como en los tableros; comprobar la tensión correcta y el buen estado de las fajas del ventilador, alternador, et.; limpiar los tableros y contactos de relevadores si es necesario y en general observar cuidadosamente todos los componentes de la planta y tableros para corregir fallas . Esta planta garantiza el fluido eléctrico de San Miguel donde no hay red eléctrica y en el momento pese a los mantenimientos correctivos y preventivos que se le vienen efectuando es necesario desmontar, trasladar a Pasto para reparación total de motor y someter a banco de pruebas. Mantenimiento preventivo SEMESTRAL Cambio de filtros de aceite; cambios de filtros de aire; cambio de aceite del cárter; cambio de filtros de combustible Mantenimiento preventivo ANUAL: Cambio de batería; cambio de elemento anticorrosivo del agua; verificar estado de válvulas e inyectores; verificar funcionamiento de gobernador hidráulico; verificación de cabina de insonorización (ajuste de puertas, material acústico, chapas, pintura de la cabina

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DENOMINACIÓN DEL SERVICIO:

SUMINISTROS

SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE CUATRO PLANTAS ELÉCTRICAS entre otros. Para efectos de la descripción general del mantenimiento de las plantas eléctricas, se entienden por suministros los siguientes: ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

SUMINISTROS FILTROS DE AIRE F45M1 FILTROS DE COMBUSTIBLE F45M1 FILTROS DE ACEITE F45M1 FILTROS DE AGUA F45M1 LIQUIDO REFRIGERANTE ACEITE MOTOR DIESEL MULTIGRADO - GALON BATERIAS ESTACIONARIAS 4D 1200 arranque FILTRO DE AIRE LPW3 FILTRO DE COMBUSTIBLE LPW3 FILTRO DE ACEITE LPW3 FILTRO DE AGUA LPW3 BATERIAS 600 AMPERIOS DE ARRANQUE ACCESORIOS ELECTRICOS Global

Para efectos de la descripción general del servicio de mantenimiento de las plantas eléctricas se deben efectuar desplazamientos a cada una de las sedes en Pasto, Rumichaca, Tumaco (Nariño) y San Miguel (Putumayo) con los insumos necesarios para cada mantenimiento preventivo. En cuanto a los mantenimientos correctivos que implique el desmonte de la planta se deberá prever y garantizar la reparación inmediata a fin de no traumatizar el normal funcionamiento de las actividades de la Unidad Administrativa de Migración.

C.ANÁLISIS DE RIESGOS Para minimizar los riesgos derivados de esta contratación, el pago se realizará contra recibo a satisfacción de los servicios contratados. 4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO A. CONSULTA DE PRECIOS O CONDICIONES DE MERCADO Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso, se procedió a pre-cotizar los servicios, tomando como base para calcular el presupuesto, la cotización allegada para tal fin. SEGUIMIENTO DEL MERCADO: Para el presente estudio se consultaron las siguientes empresas: CARLOS ALEXANDER ORTIZ PORTILLO y MD REPUESTOS Las cotizaciones presentadas por las DOS (2) empresas cumplen con los servicios requeridos por la Unidad. DESCRIPCION Reparación total de motor lisster peter 1pw3. Cambio de sistema eléctrico y radiador, incluido desmonte y traslado asegurado de san miguel - pasto - san Miguel. Para banco de pruebas. Mantenimiento preventivo y correctivo con suministros planta eléctrica Tumaco, incluidos los gastos de desplazamiento a que haya lugar

TECNEC

MD REPUESTOS

13´940.000.00

15´730.000.00

2.525.000,00

2.930.000,00

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DESCRIPCION Mantenimiento preventivo y correctivo con suministros planta eléctrica ubicada en rumichaca incluidos los gastos de desplazamiento a que haya lugar. Mantenimiento preventivo y correctivo con suministros planta eléctrica ubicada en pasto, incluidos los gastos de desplazamiento a que haya lugar TOTAL PROMEDIO

TECNEC

MD REPUESTOS

2.375.000,00

2.830.000,00

3.141.000,00

3.420.000,00

21.981.000,00 23.445.500,00

24.910.000,00

CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo señalado en el estudio de mercado, el valor estimado para esta contratación es de VEINTITRES MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL QUIENTOS PESOS M.L. ($23.445.500.00), que se pagarán conforme a los servicios efectivamente recibidos. 5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria para desarrollar el objeto de la presente contratación, por valor de VEINTITRES MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS PESOS MCTE $ 23.445.500 Los recursos están amparados según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 37912 de Septiembre 10 de 2012 expedido por la Coordinación Financiera de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista.

FIRMAS DEL DOCUMENTO AREA RESPONSABLE: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA (Área que elabora los estudios técnicos y económicos - Anexos) FUNCIONARIO RESPONSABLE: ANA MERCEDES FIGUEROA RAMIREZ CARGO: Coordinadora Grupo de Apoyo Regional Nariño FIRMA: ____(Original firmado)_____________ ÁREA RESPONSABLE: DIRECCION REGIONAL FUNCIONARIO RESPONSABLE: MOISES GARCIA HIGINI CARGO: Director Regional Nariño FIRMA: ____(Original firmado)_____________ La modalidad de contratación, los estudios previos, ficha técnica, pliego de condiciones definitivas fueron aprobados en comité de contratación del 11 de septiembre de 2012.

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